|
Стр. 2
Компаний.
Электронные копии всех документов по результатам сертификации
СУБ Компаний хранятся в отраслевой системе ОДСРК. Бумажные копии
документов хранятся в архивах ГАМРП. Сроки хранения копий ДСК и
СвУБ установлены как для документов длительного хранения и
составляют 10 лет с момента издания документов.
6.4.3. ДСК, СвУБ, временные ДСК и СвУБ оформляются на
стандартных бланках, отпечатанных типографским способом. Бумажные
копии всех других форм и документов по результатам сертификации
СУБ могут быть получены путем вывода на печать электронных копий,
хранящихся в ОДСРК.
7. Процесс сертификации
7.1. Общие положения
7.1.1. Все отчетные документы, способствующие проведению
освидетельствования СУБ на соответствие требованиям МКУБ, должны
быть представлены аудитору в период освидетельствования.
7.1.2. Компания должна представить аудиторам документы для
проверки соответствия требованиям международных конвенций и правил
классификации и постройки морских судов, относящихся к судам, для
доказательства того, что Компания выполняет требования
обязательных норм и правил.
7.1.3. Соответствие СУБ требованиям кодексов, руководств и
стандартов, рекомендованных ИМО, администрациями,
классификационными обществами и организациями рыбной
промышленности, не является обязательным. Аудитор должен поощрять
Компанию в случае использования ею этих рекомендаций.
7.1.4. Для подтверждения выполнения обязательных требований,
выполнение которых не может быть проверено в период конвенционных
или классификационных освидетельствований (например, поддержание
технического состояния судна и оборудования между
освидетельствованиями, требования по эксплуатации), Компания
должна иметь:
- действующую систему планового технического обслуживания
судов, содержащую документированные процедуры и инструкции,
описывающие эксплуатационные требования и методы поддержания
технического состояния, отчетные документы о проведении работ и
ремонтов;
- отчетные документы по периодическим проверкам проведения
судовых операций со стороны командного состава судна.
7.1.5. Освидетельствование СУБ Компании на соответствие
требованиям обязательных норм и правил не дублирует и не отменяет
освидетельствований для выдачи других судовых документов
(свидетельств).
7.1.6. Освидетельствование СУБ Компании на соответствие
требованиям МКУБ не освобождает руководство Компании, капитана,
командный и рядовой составы судна от их повседневных обязанностей
в отношении выполнения национального и международного
законодательств, относящихся к безопасности и защите окружающей
среды.
7.1.7. Освидетельствование СУБ Компании на соответствие
требованиям МКУБ проводится администрацией на выборочной основе в
соответствии с утвержденным планом освидетельствования. Если в
период освидетельствования несоответствий не обнаружено, то это не
значит, что их не существует.
7.1.8. Если в период освидетельствования будет установлено,
что СУБ Компании не соответствует требованиям МКУБ и получение
Компанией / судном ДСК / СвУБ невозможно, то дальнейшее
расходование ресурсов по сертификации необходимо прекратить, пока
обнаруженные несоответствия не будут устранены и предъявлены
представителям ГКР РФ.
7.1.9. При освидетельствовании Компаний, пользующихся услугами
сторонних организаций по обеспечению функционирования СУБ, кроме
самой Компании, проверке должна быть подвергнута организация,
оказывающая такие услуги, по следующим аспектам:
- наличие у организации свидетельства об аккредитации на
данный вид деятельности от ГКР РФ;
- наличие у организации действующего ДСК (если организация
является рыбопромысловой компанией);
- наличие у организации действующего сертификата соответствия
стандартам ИСО 9002 (если организация не является рыбопромысловой
компанией);
- наличие надежной связи, оперативного обмена документами и
взаимодействия между Компанией и организацией.
7.1.10. Работы по сертификации СУБ рыбопромысловых компаний
начинаются после получения обращения Компании (письмо, факс,
телекс), поданного на имя начальника ГАМРП, о намерении
сертифицировать СУБ на соответствие требованиям МКУБ и
необходимости проведения следующих видов освидетельствований:
1. Первоначальное освидетельствование Компании:
- для выдачи ДСК и СвУБ;
- для выдачи временного ДСК / временного СвУБ.
2. Возобновляющее освидетельствование Компании / судна.
3. Периодическое освидетельствование Компании / судна.
4. Дополнительное освидетельствование Компании / судна.
7.1.11. После обращения Компании / судна, ГАМРП, получившая
первоначальное обращение, направляет в Компанию / на судно
следующие формы документов:
1. Для выполнения работ, связанных с сертификацией СУБ
Компании:
- заявку на сертификацию СУБ Компании (Приложение 11);
- заявку на сертификацию СУБ судна (Приложение 12);
- приложение к заявке - лист опроса по СУБ для определения
готовности Компании к освидетельствованию (Приложение 13)
(направляется при условии проведения первоначального
освидетельствования в полном объеме).
2. Для выполнения работ, связанных с сертификацией СУБ судна:
- заявку на сертификацию СУБ судна (Приложение 12).
Формы заявок и лист опроса хранятся в папке "Стандартные формы
системы сертификации" в разделе "Нормативные документы системы
сертификации" ОДСРК. Порядок отсылки форм заявок и листа опроса
изложен в "Руководстве по использованию ОДСРК" (п. 13 настоящего
Положения).
Компания направляет заполненные формы документов и приложения
к ним в адрес ГАМРП.
7.2. Прием заявок
7.2.1. Процесс приема заявок на проведение работ по
сертификации СУБ начинается с момента получения ГАМРП заявок по
формам, приведенным в Приложениях 11 и 12. Анализ заявок на
освидетельствование производится в отделе сертификации по МКУБ
ГАМРП начальником отдела или лицом, его замещающим.
Начальник отдела сертификации по МКУБ назначает ответственного
исполнителя из числа персонала отдела, который регистрирует
заявку. Ответственный исполнитель планирует работу "Анализ заявки"
для Компании и/или судна(ов) в системе ОДСРК. При этом вся
информация из полученных заявок и листа опроса вносится в
электронные формы, подключенные к данной работе. Процедура
планирования работы "Анализ заявки" описана в "Руководстве по
использованию ОДСРК" (п. 13 настоящего Положения).
После регистрации начальник отдела сертификации по МКУБ
проводит анализ заявки на предмет возможности ее выполнения. По
результатам анализа заполняется форма "Контрольный лист анализа
заявки", которая подключена к работе "Анализ заявки". В
контрольном листе указывается аудитор, ответственный за выполнение
освидетельствования по данной заявке. Форма контрольного листа
приведена в Приложении 14.
Аудитор, который назначается ответственным за выполнение
освидетельствования, должен иметь квалификацию не ниже "старший
аудитор по МКУБ". В исключительных случаях допускается назначать
ответственным сотрудника отдела сертификации по МКУБ, имеющего
квалификацию "аудитор по МКУБ".
7.2.2. При анализе заявки в зависимости от конкретных условий
предстоящей услуги (объема, объекта, сроков выполнения,
продолжительности и т.п.) определяется необходимость заключения
договора. Процедура заключения и согласования договора описана в
нормативном документе системы управления качеством ГАМРП
"Процедура анализа контрактов и других заявок на услуги". Общие
условия оказания услуг по освидетельствованию рыбопромысловых
компаний на соответствие МКУБ приведены в Приложении 24 настоящего
Положения.
7.2.3. В случае принятия решения о заключении договора договор
оформляется в системе ОДСРК на основании шаблона типовой формы
договора при выполнении отчета о работе "Анализ заявки". Процедура
отчета о работе "Анализ заявки" описана в "Руководстве по
использованию ОДСРК" (п. 13 настоящего Положения).
Предварительный расчет стоимости работ по сертификации
производится ответственным аудитором в соответствии с действующим
положением о тарифах на работы ГКР РФ по сертификации СУБ и
согласовывается с начальником отдела сертификации по МКУБ.
7.3. Анализ содержания заявки
7.3.1. С получением заявки производится анализ ее содержания.
7.3.2. При проведении анализа должно быть установлено, что:
- содержание заявки точно определено и зафиксировано в
письменном виде;
- содержание заявки соответствует требованиям нормативных
документов ГКР РФ;
- оплата гарантирована;
- учитываются действующие соглашения с другими администрациями
или классификационными обществами.
7.3.3. Если в результате анализа устанавливается неточность
соотношения содержания заявки с требованиями ГКР РФ, то об этом
сообщается Компании с указанием выявленной неточности.
7.3.4. Если в процессе переписки с Компанией выясняется, что
нет возможности соотнести содержание заявки с требованиями ГКР РФ,
заявка аннулируется с отметкой в "Контрольном листе анализа
заявки" и письменным уведомлением Компании. Причина аннулирования
заявки указывается в графе листа анализа заявки "Дополнительные
указания начальника отдела сертификации".
7.4. Анализ возможности выполнения заявки
7.4.1. После устранения всех неточностей в содержании заявки
производится анализ возможности ее выполнения.
7.4.2. При анализе определяется возможность ГАМРП выполнить
заявку (наличие необходимого персонала, нормативных и справочных
документов, форм и бланков документов, способ доставки персонала
ГАМРП к месту работы и т.д.) аудиторами отдела сертификации по
МКУБ.
7.4.3. Если в результате анализа устанавливается, что ГАМРП не
имеет возможности выполнить заявку, то об этом сообщается
Компании. При этом сообщается о возможных путях выполнения заявки
ГКР РФ или другими ГАМРП. Заявка аннулируется с отметкой в
"Контрольном листе анализа заявки" и письменным уведомлением
Компании / судна. Причина аннулирования заявки указывается в графе
листа анализа заявки "Дополнительные указания начальника отдела
сертификации".
7.4.4. При невозможности выполнить заявку на сертификацию СУБ
судна начальник отдела сертификации по МКУБ должен исследовать
возможность выполнения заявки путем привлечения ресурсов другой
ГАМРП. Для этого копия заявки и лист опроса рассылаются в ГАМРП,
которые предположительно могут выполнить заявку. При получении
положительного ответа начальник отдела сертификации по МКУБ
формирует поручение (Приложение 15) и отсылает его в адрес
исполнителя. Поручение формируется в системе ОДСРК при отчете о
работе "Анализ заявки". Решение о выдаче поручения вносится в
"Контрольный лист анализа заявки" с указанием номера поручения и
ГАМРП, которой поручено выполнение работ. Копия поручения и
информация о передаче заявки в другую ГАМРП отсылается Компании /
судну.
7.4.5. Начальник отдела сертификации по МКУБ, получивший
поручение, назначает ответственного аудитора из состава
квалифицированных аудиторов по МКУБ ГАМРП для выполнения работ по
поручению. Ответственный аудитор регистрирует заявку в
соответствии с п. 7.2 настоящего Положения. После завершения работ
по сертификации СУБ судна исполнитель отсылает в ГАМРП, давшую
поручение, копии отчетных документов, перечень которых приведен в
поручении (Приложение 15).
7.4.6. Если возникают непредусмотренные обстоятельства,
ведущие к невыполнению поручения, исполнитель в кратчайшие сроки
информирует ГАМРП, давшую поручение, для принятия решения о
выполнении или аннулировании заявки.
7.4.7. После получения отчетных документов по выполненному
поручению ответственный аудитор ГАМРП, давшей поручение,
отчитывается по работе "Проведение освидетельствования" в системе
ОДСРК в соответствии с процедурой, изложенной в п. 7.12.7
настоящего Положения.
7.5. Планирование освидетельствований СУБ
7.5.1. После завершения процедуры подписания договора (п. п.
7.2.2 - 7.2.3 настоящего Положения) ГАМРП осуществляет
планирование освидетельствований в соответствии с принятыми
заявками Компании / судна, подписавшей договор.
7.5.2. Освидетельствование осуществляется в три этапа:
1. Анализ представленных документов.
2. Освидетельствование береговых подразделений компании.
3. Освидетельствование заявленных судов компании.
Объем работ по каждому из этапов определяется типом
проводимого освидетельствования.
7.5.3. Планирование работ по освидетельствованию
осуществляется в системе ОДСРК. Процедура планирования работ
описана в "Руководстве по использованию ОДСРК" (п. 13 настоящего
Положения). Планы проведения освидетельствования Компании и судов
утверждаются заместителем начальника ГАМРП или начальником отдела
сертификации по МКУБ.
7.5.4. Планы проведения освидетельствования после утверждения
в ГАМРП должны быть согласованы с Компанией посредством переписки
или непосредственно перед началом освидетельствования.
7.5.5. Ответственность за разработку планов проведения
освидетельствования несет ответственный аудитор, назначенный для
проведения освидетельствования Компании и ее судов.
7.5.6. Ответственный аудитор, выполняющий планирование
освидетельствований в системе ОДСРК, должен указывать:
- цели и объем освидетельствования;
- дату и время завершения анализа документации по СУБ;
- дату и время проведения освидетельствования береговых
подразделений и филиалов Компании, а также судов;
- состав аудиторов по МКУБ, выполняющих освидетельствование;
- язык освидетельствования;
- список лиц, ответственных за предъявление СУБ проверяемых
подразделений Компании и судов;
- распределение аудиторов по МКУБ по подразделениям Компании и
судам, а также по элементам СУБ;
- перечень совещаний с руководящим составом Компании.
7.5.7. В планах проведения освидетельствования должно быть
предусмотрено время для совещания аудиторов по МКУБ по результатам
освидетельствования за день и время для подготовки отчета.
7.5.8. Типовая форма плана проведения освидетельствования
подключается к корневой работе "Проведение освидетельствования",
заполняется аудитором, ответственным за проведение
освидетельствования, и отсылается Компании / судну для
согласования (Приложение 16).
7.5.9. Компания несет ответственность за назначение лиц,
представляющих подразделения и суда аудиторам по МКУБ при
освидетельствовании. Фамилии этих лиц должны быть внесены в план
Компанией перед началом освидетельствования.
7.5.10. В процессе освидетельствования, по согласованию с
Компанией, планы (в части времени и сроков освидетельствования)
могут корректироваться с учетом информации и наблюдений,
полученных во время освидетельствования.
7.5.11. Сертификации подлежат филиалы Компании в соответствии
с разделом 7.12.5 настоящего Положения.
7.6. Анализ документации по СУБ
7.6.1. ГАМРП осуществляет анализ документации по СУБ с целью
проверки ее соответствия требованиям МКУБ с использованием
контрольного листа по проверке документации (Приложение 17).
Контрольный лист заполняется при отчете о выполнении работы
"Анализ документации по СУБ" в системе ОДСРК. Бумажная копия
контрольного листа хранится совместно с рассмотренной
документацией.
7.6.2. Если представляемая документация по СУБ отражает полное
(или признанное ГАМРП достаточным) соответствие требованиям МКУБ и
при ее рассмотрении не выявляется несоответствий, она одобряется
ГАМРП. Документация по СУБ, не соответствующая требованиям МКУБ,
должна быть доработана и/или исправлена Компанией.
7.6.3. Рассмотрению ГАМРП подлежит окончательно разработанная
документация по СУБ: руководства, процедуры, инструкции и другие
нормативные документы, определяющие функциональные требования к
СУБ.
7.6.4. Представляемая ГАМРП на рассмотрение и одобрение
документация по СУБ должна содержать все необходимые данные для
проверки выполнения требований МКУБ.
7.6.5. ГАМРП представляются оформленные (утвержденные) в
установленном порядке подлинники документов.
7.6.6. Одобрение документации по СУБ ГКР РФ, или ГАМРП
действительно для всех иных ГАМРП. Это одобрение может быть (при
наличии оснований) отменено или изменено только ГАМРП, одобрившей
документацию по СУБ, а также Управлением мореплавания, развития
флота и портов Государственного комитета РФ по рыболовству.
Документация по СУБ, одобренная одной из ГАМРП, принимается
другими ГАМРП для осуществления надзора без дополнительного
одобрения этой документации.
7.6.7. Если разработка документации и внедрение СУБ Компании
осуществлялись с привлечением аккредитованной в ГКР РФ
консультационной организации, то анализ документации проводится в
объеме пунктов 1, 4 и 6 минимального перечня представляемых
документов (Приложение 18).
7.6.8. Принципиальные разногласия по документации по СУБ
подлежат окончательному разрешению Управлением мореплавания,
развития флота и портов Государственного комитета РФ по
рыболовству.
7.6.9. За рассмотрение документации по СУБ ГАМРП взимает плату
в соответствии с договором на работы по сертификации СУБ
(независимо от результатов рассмотрения).
7.6.10. Объем представляемой документации по СУБ
согласовывается между ГАМРП и Компанией и определяется типом
проводимого освидетельствования.
7.6.11. Документация по СУБ должна представляться ГАМРП в двух
экземплярах с сопроводительным письмом и полным перечнем
представляемых на рассмотрение документов.
Допускается представление документации на электронных
носителях, кроме документов, приведенных в п. 1 минимального
перечня представляемых документов (Приложение 18).
По требованию ГАМРП Компания должна представить дополнительные
материалы, поясняющие функциональные требования к СУБ.
Минимальный перечень представляемых документов приведен в
Приложении 18.
7.6.12. Продолжительность рассмотрения ГАМРП документации по
СУБ составляет не более 20 дней со дня получения документации по
СУБ. В каждом конкретном случае точная дата завершения
рассмотрения документации сообщается Компании и включается в план
проведения освидетельствования.
При условии выполнения п. 7.6.7 настоящего Положения срок
рассмотрения документации сокращается до 5 рабочих дней.
7.6.13. Оформление результатов анализа документации по СУБ
1. Одобрение ГАМРП документации по СУБ осуществляется
постановкой на титульном листе соответствующих документов Компании
штампа ГАМРП и подписи исполнителя.
2. Результаты рассмотрения документации по СУБ оформляются
составлением заключения по форме, представленной в Приложении 19.
3. При отрицательных результатах рассмотрения документации по
СУБ в заключении приводятся замечания ГАМРП. При этом на
документах штампы ГАМРП не ставятся.
4. После одобрения документации по СУБ один комплект
документации и заключение возвращаются с сопроводительным письмом
Компании. Документация по СУБ остается в ГАМРП.
5. Заключение оформляется в системе ОДСРК при отчете по работе
"Анализ документации по СУБ". Бумажная копия заключения заверяется
подписью исполнителя и круглой печатью ГАМРП.
6. ГАМРП рассматривает хранящиеся у него экземпляры документов
как конфиденциальную информацию, которая может быть передана
третьей стороне только с согласия ее юридического владельца.
7. В комплекте с одобренной или принятой к сведению
документацией по СУБ, остающейся в ГАМРП, должны быть бумажные
копии заключения и сопроводительного письма.
8. После проведения освидетельствования Компании и
корректировки СУБ по результатам освидетельствования документация
по СУБ с копиями заключения и сопроводительного письма передается
в архив.
7.6.14. Срок действия одобрения документации по СУБ
1. Проверка и корректировка документации по СУБ, а также
представление ее на рассмотрение ГАМРП должны производиться
Компанией без специального уведомления со стороны ГАМРП.
2. Срок действия одобрения ГАМРП документации по СУБ - 3 года.
По истечении этого срока документация по СУБ должна быть проверена
и откорректирована Компанией с целью учета изменений требований
МКУБ, произошедших за указанное время, и представлена на
рассмотрение ГАМРП. При невыполнении указанного требования
одобрение ГАМРП теряет силу.
3. Одобрение ГАМРП документации по СУБ теряет силу, если:
- изменения, внесенные в МКУБ, не отражены в документации по
СУБ;
- в одобренную документацию по СУБ без ведома ГАМРП внесены
изменения, затрагивающие вопросы, входящие в ее компетенцию.
4. ГАМРП может снять свое одобрение документации по СУБ, если
документация по СУБ своевременно не приведена в соответствие с
требованиями МКУБ.
7.6.15. Изменения одобренной документации по СУБ
1. Изменения, вносимые в одобренную ГАМРП документацию по СУБ
и затрагивающие требования МКУБ, должны быть до их реализации
одобрены ГАМРП.
2. Все изменения, вносимые в документацию по СУБ, должны быть
согласованы той же ГАМРП, которая одобрила эту документацию.
7.7. Первоначальное освидетельствование
7.7.1. Первоначальное освидетельствование проводится после
завершения анализа документации (п. 7.6 настоящего Положения).
Перед рассмотрением документации ГАМРП может провести
предварительную проверку обязательств Компании по внедрению СУБ и
проверку того, что Компания установила ответственность за
внедрение СУБ. После рассмотрения документации аудиторы ГАМРП
могут посетить Компанию для обсуждения недостатков в документации,
обнаруженных при ее рассмотрении и для планирования последующего
освидетельствования.
7.7.2. Первоначальное освидетельствование начинается с
проверки эффективности функционирования СУБ береговых
подразделений, включая получение объективного доказательства того,
что СУБ Компании функционирует не менее 3-х месяцев на берегу и не
менее 3-х месяцев на одном судне каждого типа, эксплуатируемого
Компанией и заявленного ею для включения в ДСК.
Объективное доказательство помимо прочего должно включать:
- отчетные документы по внутренним проверкам береговых
подразделений и судов;
- конвенционные и классификационные документы, по крайней мере
для одного судна каждого типа, заявленного Компанией, для
включения в ДСК.
7.7.3. Для выдачи СвУБ судну ГАМРП проводит первоначальное
освидетельствование, которое включает в себя следующие этапы:
1. Проверка того, что судно имеет ДСК, включающий тип и
относящийся к данному судну, и проверка выполнения требований п.
5.2.3, при этом процесс освидетельствования может быть продолжен
только при наличии соответствующего ДСК.
2. Проверка эффективности функционирования СУБ, включая
получение объективного доказательства того, что СУБ функционирует
не менее 3-х месяцев на данном судне. Объективное доказательство,
помимо прочего, должно включать отчетные документы по внутренним
проверкам данного судна, проведенным Компанией.
7.7.4. Если Компания уже имеет действующий ДСК, выданный
администрацией другой страны или классификационным обществом -
членом МАКО, то проводится дополнительное освидетельствование в
соответствии с п. 5.1.11 настоящего Положения.
7.7.5. На основании положительных результатов первоначального
освидетельствования выдаются ДСК и СвУБ (временный ДСК и временное
СвУБ).
Решение о выдаче или об отказе в выдаче ДСК принимается
начальником ГАМРП или капитаном порта в течение 30 дней со дня
регистрации получения акта освидетельствования СУБ Компании
(Приложение 25).
В случае необходимости проведения дополнительной, в том числе
независимой, экспертизы решение принимается в 15-дневный срок
после получения акта освидетельствования СУБ Компании.
В отдельных случаях, в зависимости от сложности и объема
подлежащих экспертизе материалов, начальником ГАМРП срок принятия
решения о выдаче или об отказе в выдаче ДСК может быть
дополнительно продлен до 30 дней.
Уведомление об отказе в выдаче ДСК направляется Компании
начальником ГАМРП или капитаном порта в письменном виде в
трехдневный срок после принятия соответствующего решения с
указанием причин отказа.
Решение об отказе в выдаче СвУБ принимается начальником ГАМРП
или капитаном порта на основании представленного ответственным
аудитором акта освидетельствования СУБ судна, который вручается
капитану.
7.8. Периодическое освидетельствование
7.8.1. Периодическое освидетельствование Компании проводится
для подтверждения срока действия ДСК и/или СвУБ. Целью
периодического освидетельствования, помимо прочего, является
проверка:
1. Эффективности функционирования СУБ.
2. Соответствия требованиям МКУБ изменений, внесенных в СУБ.
3. Выполнения корректирующих действий по несоответствиям,
обнаруженным в период эксплуатации.
4. Того, чтобы конвенционные и классификационные свидетельства
были действующими.
Периодические освидетельствования для подтверждения действия
ДСК вправе осуществлять только ГАМРП, выдавшая ДСК.
Периодическое освидетельствование для подтверждения действия
СвУБ вправе осуществлять любые ГАМРП с обязательным согласованием
с ГАМРП приписки судна.
7.8.2. Конвенционные и классификационные свидетельства должны
быть проверены по крайней мере для одного судна каждого типа,
включенного в ДСК.
7.8.3. Периодическое освидетельствование проводится ежегодно в
период 3-х месяцев до или после установленной ежегодной даты
действия ДСК.
7.8.4. Срок выполнения периодического освидетельствования не
может превышать 30 дней. При обнаружении существенных
несоответствий в процессе выполнения освидетельствования срок их
устранения не ограничивается. Повторное выполнение
освидетельствования осуществляется в срок не более 30 дней с
момента получения объективных доказательств устранения
обнаруженных несоответствий.
ГАМРП, выдавшая ДСК и/или СвУБ, на основании результатов
периодического освидетельствования вправе сократить срок
следующего освидетельствования, но не более чем до 9-ти месяцев.
Решение о подтверждении или об отказе в подтверждении ДСК
принимается в течение 2 дней со дня оформления акта
освидетельствования.
Уведомление об отказе в подтверждении ДСК направляется
Компании в письменном виде в 3-дневный срок после принятия
соответствующего решения с указанием причин отказа.
Решение о подтверждении или об отказе в подтверждении СвУБ
принимается аудитором немедленно после завершения проверки судна,
фиксируется в акте освидетельствования СУБ судна, который
вручается капитану.
7.9. Возобновляющее освидетельствование
7.9.1. Возобновляющее освидетельствование проводится в объеме
первоначального освидетельствования с целью проверки соответствия
всех элементов СУБ, относящихся к Компании и судну, требованиям
МКУБ и проверки эффективности функционирования СУБ в достижении
этих целей, установленных МКУБ.
При положительных результатах возобновляющего
освидетельствования ГАМРП выдает новые документы (ДСК / СвУБ)
сроком на 3 года.
7.9.2. Работы, связанные с возобновляющим
освидетельствованием, должны быть проведены в период с 6-ти
месяцев до установленной даты окончания действия ДСК и/или СвУБ.
7.9.3. Возобновляющее освидетельствование проводится в
соответствии с требованиями п. п. 7.7.2 и 7.7.3 и включает
проверку всех элементов и проверку эффективности функционирования
СУБ.
7.9.4. Если Компанией были внесены изменения в СУБ, то при
проведении возобновляющего освидетельствования ГАМРП проводит
рассмотрение документации в соответствии с требованиями,
изложенными в разделе 7.6.
7.10. Дополнительное освидетельствование
7.10.1. Дополнительное освидетельствование должно проводиться
при обнаружении значительного(ых) несоответствия(ий) в период
проведения первоначального, периодического или возобновляющего
освидетельствований для проверки того, что значительное
несоответствие полностью устранено Компанией и/или судном.
7.10.2. Дополнительное освидетельствование может быть
проведено:
- при внесении изменений в СУБ для подтверждения действия ДСК
и/или СвУБ;
- по решению ответственного за проведение сертификации
аудитора в зависимости от характера обнаруженных несоответствий;
- в ситуации, изложенной в п. 7.7.4 настоящего Положения.
7.10.3. Объем дополнительного освидетельствования и порядок
его проведения определяются в зависимости от причины, по которой
осуществляется освидетельствование.
Компания должна известить ГАМРП и предъявить судно к
дополнительному освидетельствованию без специального требования
ГАМРП.
7.11. Внеочередное освидетельствование
7.11.1. Внеочередное освидетельствование проводится по решению
ГКР РФ в случае тяжелых аварий, при обнаружении грубых нарушений
международных конвенций, национального законодательства, правил
промысла, а также в связи со значительными структурными
изменениями Компании.
7.11.2. Цель внеочередного освидетельствования - получить
объективные доказательства того, что выявленные значительные
несоответствия, перечисленные в п. 7.11.1, зарегистрированы,
проведен соответствующий анализ случившегося, корректирующие
действия разработаны и внедрены, разработаны и внедряются
соответствующие предупреждающие действия.
Внеочередное освидетельствование проводится в объеме
первоначального.
7.11.3. Внеочередное освидетельствование проводится по
инициативе ответственного аудитора, который направляет Компании
соответствующее уведомление с обоснованием необходимости
внеочередного освидетельствования и договор на проведение
освидетельствования.
Отказ Компании заключить договор на проведение внеочередного
освидетельствования может являться причиной приостановки действия
сертификационных документов и их изъятия.
7.12. Освидетельствование СУБ
7.12.1. Процесс освидетельствования Компании осуществляется в
соответствии с планом освидетельствования и включает в себя:
- вступительное совещание;
- освидетельствование Компании;
- заключительное совещание.
7.12.2. Вступительное совещание.
Перед началом освидетельствования аудитор, ответственный за
его проведение, должен провести вступительное совещание, целью
которого является:
- представление аудитора(ов) высшему руководству проверяемой
Компании и/или судну;
- изложение цели и объема освидетельствования;
- краткое изложение плана, методов и процедур, которые будут
использованы при проведении освидетельствования;
- установление официальных каналов связи между аудитором(ами)
и проверяемой Компанией и/или судном;
- подтверждение наличия у Компании и/или судна ресурсов,
документации и вспомогательных средств, необходимых для проведения
освидетельствования;
- подтверждение даты и времени заключительного совещания и
любых промежуточных совещаний между аудитором(ами) и высшим
руководством проверяемой Компании и/или судна.
7.12.2. Перед началом первоначального и возобновляющего
освидетельствований на вступительном совещании аудитор по МКУБ,
ответственный за проведение освидетельствования, передает Компании
декларацию аудиторов по МКУБ о конфиденциальности информации,
получаемой от Компании во время освидетельствования. Форма
декларации приведена в Приложении 2.
7.12.3. Проверка СУБ.
1. Все виды освидетельствований проводятся на основе
одобренной ГАМРП документации по СУБ с целью получения
объективного доказательства ее эффективного внедрения и
применения.
2. Сбор объективных доказательств осуществляется посредством
опроса, проверки документов и наблюдения за деятельностью и
условиями выполнения этой деятельности с использованием
контрольных листов освидетельствования СУБ.
3. Для облегчения проведения освидетельствования аудитор(ы)
должен применять контрольные листы освидетельствования,
используемые для оценки элементов СУБ.
4. Наблюдения, выявленные в процессе освидетельствования,
записываются на обратной стороне контрольных листов
освидетельствования СУБ:
- контрольный лист освидетельствования СУБ Компании
(Приложение 20) предназначен для использования при
освидетельствовании береговых подразделений;
- контрольный лист освидетельствования СУБ судна (Приложение
21) предназначен для использования при освидетельствовании судна.
5. Вопросы по контрольным листам освидетельствования СУБ не
ограничивают дополнительные действия или наблюдения со стороны
аудитора по МКУБ, которые могут быть необходимыми в процессе
освидетельствования для получения более ясной информации о СУБ
Компании или судна.
6. Все подразделения Компании, входящие в СУБ, а также
применимые к ним элементы СУБ должны проверяться в соответствии с
планом освидетельствования.
7. После проверки различных элементов СУБ в подразделениях
Компании и на судне за рабочий день группа аудиторов по МКУБ
должна рассмотреть все свои наблюдения, чтобы решить, какие из них
должны быть представлены как несоответствия.
8. Каждое наблюдение, идентифицированное как несоответствие
или значительное несоответствие, должно оформляться актом о
несоответствии и корректирующих действиях, форма которого
приведена в Приложении 22.
9. Несоответствия должны быть сформулированы в терминах
положений МКУБ.
10. Все наблюдения и несоответствия должны быть рассмотрены
ответственным за проведение освидетельствования аудитором
совместно с полномочным представителем руководства проверяемой
Компании для ясного понимания Компанией результатов
освидетельствования.
11. По завершению проверки каждого подразделения Компании или
судна выявленные несоответствия обсуждаются между аудиторами по
МКУБ и руководителями проверяемых подразделений или судовых служб.
12. Руководитель проверяемого подразделения или начальник
судовой службы разрабатывает корректирующие действия и намечает
сроки исполнения по каждому несоответствию, которые должны быть
согласованы с ответственным аудитором по МКУБ. Сроки выполнения
корректирующих действий не должны превышать 3-х месяцев.
13. В случае выявления значительного несоответствия Компания
или капитан судна должны незамедлительно принять меры для его
устранения.
14. В зависимости от характера несоответствий проверка
выполнения корректирующих действий может быть осуществлена при
дополнительном или периодическом освидетельствовании, что
устанавливается ответственным аудитором по МКУБ внесением в акт о
результатах освидетельствования номеров актов о несоответствиях,
по которым необходимо провести дополнительное освидетельствование.
15. Компания должна представить в ГАМРП уведомление о
выполнении корректирующих действий.
7.12.4. Контроль выполнения корректирующих действий.
1. После проведения освидетельствования Компании и/или судна
ответственный аудитор должен:
- организовать контроль за выполнением корректирующих действий
в установленные сроки;
- провести анализ сведений, полученных от Компании и/или
судна, о выполнении корректирующих действий;
- представить начальнику отдела сертификации по МКУБ ГАМРП
информацию о результатах анализа для принятия решения о снятии с
оперативного контроля выставленных несоответствий.
2. При последующем освидетельствовании СУБ Компании аудитор,
кроме прочего, должен проверить эффективность корректирующих
действий по выставленным несоответствиям. Для этого до начала
работ он должен сформировать отчет "Перечень незакрытых
несоответствий по Компании и ее судам" в системе ОДСРК.
3. Проверить эффективность действия принятых мероприятий,
которые должны быть подтверждены объективными доказательствами.
4. При положительных результатах сделать отметку в акте "Акт о
несоответствиях и корректирующих действиях", форма которого
приведена в Приложении 22, подтверждающую устранение
несоответствия, и направить эти акты в ГАМРП в составе отчетных
документов по проведению освидетельствования.
5. Закрытие выставленных несоответствий проводится ГАМРП на
основании отчета аудиторов отдела сертификации по МКУБ,
проводивших освидетельствование, в соответствии с разделом 7.12
настоящего Положения. Исполнитель, назначенный начальником отдела
сертификации по МКУБ, выполняет отчет о работе "Закрытие
несоответствий" в системе ОДСРК. Процедура отчета о работе
"Закрытие несоответствий" описана в "Руководстве по использованию
ОДСРК" (п. 13 настоящего Положения).
7.12.5. Освидетельствование филиалов Компании.
1. Если Компания передала часть ответственности своим
филиалам, то выбор филиалов, которые подлежат сертификации, должен
быть таким, чтобы при их освидетельствовании обеспечить проверку
соответствия всей Компании требованиям МКУБ.
2. Освидетельствование филиала должно включать проверку
соответствия всем требованиям МКУБ, относящимся к данному филиалу.
3. Компания должна проводить внутренние проверки всех своих
филиалов и вести отчетные документы по этим проверкам, которые
должны быть представлены аудиторам.
4. Если Компания передала часть ответственности своим
филиалам, то ГАМРП должна дополнительно к ДСК оформить приложение
к ДСК, в котором должен быть приведен перечень филиалов Компании.
5. Если филиалы Компании выполняют одинаковые функции, то
количество филиалов, подлежащих первоначальному
освидетельствованию, определяется в соответствии с таблицей 1.
Таблица 1
-------------------------------T---------------------------------¬
¦ Общее количество филиалов, ¦Количество филиалов, подлежащих ¦
¦выполняющих одинаковые функции¦первоначальному освидетельство- ¦
¦ ¦ванию ¦
+------------------------------+---------------------------------+
¦ 2 - 3 ¦ 2 ¦
+------------------------------+---------------------------------+
¦ 4 - 5 ¦ 3 ¦
+------------------------------+---------------------------------+
¦ Более 5 ¦ По согласованию ¦
L------------------------------+----------------------------------
6. Если филиалы Компании выполняют разные функции, то
количество филиалов, подлежащих первоначальному
освидетельствованию, определяется в соответствии с таблицей 2.
Таблица 2
-----------------------------T-----------------------------------¬
¦ Общее количество филиалов, ¦ Количество филиалов, подлежащих ¦
¦ выполняющих разные функции ¦первоначальному освидетельствованию¦
+----------------------------+-----------------------------------+
¦ 2 - 3 ¦ 2 ¦
+----------------------------+-----------------------------------+
¦ Более 3 ¦ По согласованию ¦
L----------------------------+------------------------------------
7. В независимости от изложенного, если Компания определяет
какой-либо филиал как головное представительство, то это головное
представительство должно всегда проверяться при первоначальном
освидетельствовании.
8. В период действия ДСК все филиалы Компании должны быть
проверены при периодических освидетельствованиях.
9. Если в период действия ДСК в СУБ Компании добавляется
какой-либо филиал, то он должен быть проверен при периодическом
освидетельствовании. Добавленный филиал должен быть внесен в
приложение к ДСК в период периодического освидетельствования.
7.12.6. 3аключительное совещание.
1. В конце освидетельствования, перед представлением отчета об
освидетельствовании ответственный аудитор должен провести
заключительное совещание с высшим руководством Компании или судна
и с лицами, ответственными за соответствующие функции, процессы
или судовые операции. Основной целью заключительного совещания
является представление руководству Компании / судна значительных
несоответствий, несоответствий, наблюдений и отступлений,
сделанных в период освидетельствования, в такой форме, чтобы
руководство ясно представляло себе результаты освидетельствования.
2. В конце заключительного совещания Компании представляется
отчет об освидетельствовании.
7.12.7. Отчет об освидетельствовании.
1. Отчет об освидетельствовании Компании должен готовиться под
руководством ответственного за проведение освидетельствования
аудитора и должен содержать:
- план освидетельствования;
- акты о несоответствиях и корректирующих действиях;
- контрольные листы освидетельствования;
- акты о результатах освидетельствований (Приложения 23 и 25).
2. Отчет об освидетельствовании представляется ответственным
аудитором по МКУБ высшему руководству Компании. Любые
дополнительные рассылки должны определяться после консультации с
Компанией.
3. Компания и ГАМРП должны обеспечить надлежащую сохранность
отчета, содержащего конфиденциальную информацию или информацию,
являющуюся собственностью.
4. Аудитор по МКУБ несет ответственность за полноту и
аккуратность заполнения отчетных документов.
5. Все отчетные документы по освидетельствованию должны быть
подписаны представителем Компании.
6. Ответственный за проведение освидетельствования аудитор по
МКУБ должен проверить и подписать все отчетные документы, включая
контрольные листы освидетельствования.
Ответственный за проведение освидетельствования аудитор по
МКУБ несет полную ответственность за все этапы сертификации.
Ответственный аудитор должен иметь квалификацию "старший аудитор
по МКУБ". В исключительных случаях допускается назначать
ответственным аудитором лицо, имеющее квалификацию "аудитор по
|
