|
Стр. 9
__________ N ____________ Наименование должности
_________________________ руководителя организации
(место составления)
Подпись Расшифровка
об обнаружении документов подписи
(не относящихся к данному
фонду, архиву, неучтенных Дата
и т.д.)
В ходе _______________________________________________________
(вид работы)
обнаружено _______________________________________________________
(в фонде, хранилище, рабочем помещении)
__________________________________________________________________
----T---------T----------------T--------------T-------------------
| N |Заголовок|Шифр (если есть)|К какому фонду| Примечания |
|п/п| ед. хр. | | относится | |
+---+---------+----------------+--------------+------------------+
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
+---+---------+----------------+--------------+------------------+
| | | | | |
+---+---------+----------------+--------------+------------------+
| | | | | |
+---+---------+----------------+--------------+------------------+
| | | | | |
+---+---------+----------------+--------------+------------------+
| | | | | |
L---+---------+----------------+--------------+-------------------
Итого обнаружено
______________________________________________________ документов.
(цифрами и прописью)
Наименование должности работника Подпись Расшифровка подписи
Дата
Изменения внесены в учетные документы.
Наименование должности
руководителя архива (лица,
ответственного за архив) Подпись Расшифровка подписи
Дата
Формат А4 (210 x 297 мм)
Форма акта об обнаружении документов
Приложение 42
к п. 8.2.2
Наименование организации Петрову Б.И.
ул. Жуковского,
105/2, кв. 5,
г. Новосибирск, 630082
АРХИВНАЯ СПРАВКА
31.06.99 N 04-5/173
Москва
На N 310 от 25.06.99
В документах архивного фонда Всероссийского объединения
хлебопродуктов "Росхлебопродукт", в ведомостях на выдачу
заработной платы рабочим и служащим за апрель - декабрь 1962 г.,
значится Петров Борис Иванович в должности инженера.
Основание: ф. 50, оп. 2, д. 3, лл. 105 - 106.
Справка выдана для предоставления по месту работы.
Наименование должности
руководителя организации
(структурного подразделения,
в состав которого
входит архив) Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Наименование должности
руководителя архива (лица,
ответственного за архив) Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Гербовая печать организации
Формат А4 (210 x 297 мм)
или А5 (148 х 210 мм)
Форма архивной справки (образец)
Приложение 43
к п. 8.3.4
Наименование организации
КАРТОЧКА ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ
Фамилия
__________________________________________________________________
Имя ____________________________ Отчество ________________________
Место работы (учебы) и должность _________________________________
__________________________________________________________________
Организация, направившая пользователя, ее адрес __________________
__________________________________________________________________
Образование ______________________________________________________
Ученая степень, звание ___________________________________________
Тема и хронологические рамки исследования ________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Место жительства _________________________________________________
__________________________________________________________________
Телефоны: _________ (домашний); __________ (служебный)
Серия и N документа, удостоверяющего личность ____________________
__________________________________________________________________
С правилами работы пользователей в читальных залах
государственных архивов Российской Федерации ознакомился(ась),
обязуюсь их выполнять.
Дата ___________ Подпись __________
Формат А4 (210 x 297 мм)
Форма карточки пользователя
Приложение 44
к п. 8.6
Наименование организации
ЖУРНАЛ
РЕГИСТРАЦИИ ВЫДАННЫХ КОПИЙ, ВЫПИСОК, СПРАВОК,
ТЕМАТИЧЕСКИХ МАТЕРИАЛОВ
----T--------T-------T-------T---------T---------T--------T-------
| N | Автор |Дата и |Содер- |Название |Дата и |Расписка|При- |
|п/п|запроса,|регист-|жание |выданного|регист- |в полу- |меча- |
| |исх. N, |рацион-|запроса|документа|рационный|чении |ние |
| | дата, |ный но-| | (копия, |номер вы-|или дата| |
| | адрес, |мер за-| | выписка,|данного |отправки| |
| |телефон |проса | | справка |документа| | |
| | | | | и др.) | | | |
+---+--------+-------+-------+---------+---------+--------+------+
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
+---+--------+-------+-------+---------+---------+--------+------+
| | | | | | | | |
| | | | | | | | |
| | | | | | | | |
| | | | | | | | |
| | | | | | | | |
L---+--------+-------+-------+---------+---------+--------+-------
Формат А4 (210 х 297 мм)
Форма журнала регистрации выданных копий,
выписок, справок, тематических материалов
Приложение 45
к п. 8.6
Наименование организации
ЖУРНАЛ
РЕГИСТРАЦИИ ПОСЕЩЕНИЙ ПОЛЬЗОВАТЕЛЯМИ
ЧИТАЛЬНОГО ЗАЛА
Начат __________
Окончен ________
Формат А4 (210 х 297 мм)
Форма титульного листа журнала регистрации посещений
пользователями читального зала
----T--------------T----------------T-----------------------------
| N |Дата посещения|Кол-во выданных |Фамилия, инициалы пользова- |
|п/п| |ед. хр. и описей|теля <*> (разборчиво) |
+---+--------------+----------------+----------------------------+
| 1 | 2 | 3 | 4 |
+---+--------------+----------------+----------------------------+
| | | | |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
| | | | |
L---+--------------+----------------+-----------------------------
Итого в ________ году количество посещений читального зала
пользователями составило _________________________________________
(цифрами и прописью)
Наименование должности
сотрудника архива Подпись Расшифровка подписи
Дата
Формат А4 (210 x 297 мм)
Форма журнала регистрации посещений
пользователями читального зала
--------------------------------
<*> Графа заполняется пользователем.
Приложение 46
к п. 10.2.1
Наименование организации УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
руководителя организации
<*>
Подпись Расшифровка
подписи
Дата
ПЛАН
РАБОТЫ _______________________ на 20__ ГОД
(наименование архива)
----T--------T-------T------T--------T----------T------T----------
| N |Название|Единица|Объем | Бюджет | Срок |Испол-|Примеча- |
|п/п|раздела |измере-|работы|рабочего|исполнения|нитель|ние |
| |и наиме-|ния | |времени | | | |
| |нование | | | | | | |
| |вида ра-| | | | | | |
| |боты | | | | | | |
+---+--------+-------+------+--------+----------+------+---------+
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
+---+--------+-------+------+--------+----------+------+---------+
| | | | | | | | |
| | | | | | | | |
| | | | | | | | |
| | | | | | | | |
| | | | | | | | |
L---+--------+-------+------+--------+----------+------+----------
Наименование должности
руководителя архива Подпись Расшифровка подписи
Дата
Форма годового плана работы архива
--------------------------------
<*> Или руководителя архива, если архив является
самостоятельным учреждением.
Приложение 47
к п. 10.3.1
КАРТОЧКА УЧЕТА РАБОТЫ С ОРГАНИЗАЦИЕЙ
1. Общие сведения об организации
Наименование организации и
ее непосредственная подчиненность ________________________________
________________________________
Адрес организации ________________________________________________
Название архива __________________________________________________
Адрес архива _____________________________________________________
Название, дата и N документа
Об образовании организации _______________________________________
О реорганизации организации ______________________________________
О ликвидации организации _________________________________________
Фамилия, имя, отчество, N телефона
Руководителя организации _________________________________________
Начальника управления делами
(Управляющего делами,
начальника общего или 1-го отдела) _______________________________
Начальника канцелярии ____________________________________________
Председателя ЦЭК (ЭК) ____________________________________________
Руководителя архива или лица,
ответственного за архив __________________________________________
Дата и N приказа о назначении лица,
ответственного за архив __________________________________________
2. Дата согласования или утверждения нормативно-методических и
плановых документов
Положения об архиве ______________________________________________
Инструкции по ведению делопроизводства ___________________________
Номенклатуры дел организации _____________________________________
Плана-графика передачи дел в архив _______________________________
Положения о ЦЭК (ЭК) организации _________________________________
Форма карточки учета работы с организацией
(лицевая сторона)
3. Сведения о проверках работы архива
---------T--------------T-----------T-----------T-----------------
| Дата | Организация, | Основные |Результаты | Примечание |
|проверки|осуществляющая|предложения|реализации | |
| | проверку | по итогам |предложений| |
| | | проверки | | |
+--------+--------------+-----------+-----------+----------------+
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
+--------+--------------+-----------+-----------+----------------+
| | | | | |
| | | | | |
| | | | | |
| | | | | |
| | | | | |
L--------+--------------+-----------+-----------+-----------------
4. Сведения об упорядочении и передаче дел в госархив
---T--T--T---------------T--------------------------------------T----------------
| | | | Утверждение | Одобрение описей ЭПК |Согласование с |
| | | | описей ЭПК | | ЭПК описей на |
| | | +---------------+---------------T----------------------+дела по личному|
| | | |дел постоянного| особо ценных | копий страхового | составу |
| | | | хранения | дел | фонда | |
| | | +------T--------+------T--------+------T-------T-------+------T--------+
| | | |кол-во|крайние |кол-во|крайние |кол-во|кол-во |крайние|кол-во|крайние |
| | | | дел |даты дел| дел |даты дел| ед. |ед. хр.| даты | дел |даты дел|
| | | | | | | |учета | | дел | | |
+--+--+--+------+--------+------+--------+------+-------+-------+------+--------+
| 1| 2| 3| 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 |
+--+--+--+------+--------+------+--------+------+-------+-------+------+--------+
| | | | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | | | |
L--+--+--+------+--------+------+--------+------+-------+-------+------+---------
Форма карточки учета работы с организацией
(оборотная сторона)
Приложение 48
к п. 10.5.1
Наименование организации УТВЕРЖДАЮ
АКТ Наименование должности
руководителя организации
__________ N ____________
_________________________ Подпись Расшифровка
(место составления) подписи
приема-передачи при смене Дата
руководителя архива
В соответствии с приказом от ____________ N __________________
______________________ передал, а ________________________________
(ф.и.о. передающего) (ф.и.о. принимающего)
принял в присутствии комиссии, образованной на основании данного
приказа, в составе председателя _________________________ и членов
(ф.и.о.)
________________________________________________________ документы
(ф.и.о.)
архива, страховые копии документов за _______ годы и справочный
аппарат к ним.
----T---------T-------T----------------T--------------T-----------
| N |Название |Кол-во |Кол-во принятых |Кол-во ед. хр.|Примечание|
|п/п|и N описи|экземп-|дел - числитель,| страхового | |
| | |ляров |знаменатель - | фонда | |
| | |описи |количество ОЦД | | |
+---+---------+-------+----------------+--------------+----------+
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
+---+---------+-------+----------------+--------------+----------+
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
L---+---------+-------+----------------+--------------+-----------
ИТОГО принято _______________________________________________ дел,
(цифрами и прописью)
в том числе ____________________________________ особо ценных дел,
(цифрами и прописью)
_______________________________________ ед. хр. страхового фонда и
(цифрами и прописью)
__________________________ описей в ______________________________
(цифрами и прописью) (цифрами и прописью)
экземплярах.
Состояние документов, страхового фонда и описей: _____________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
(общая характеристика состояния)
Одновременно передаются ______________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
(виды НСА и его объемы, состояние)
Состояние помещения архива: __________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
(общая характеристика состояния)
Наличие и состояние оборудования и инвентаря: ________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
(общая характеристика состояния)
Передал Подпись Расшифровка подписи
Принял Подпись Расшифровка подписи
Председатель комиссии Подпись Расшифровка подписи
Члены комиссии: Подпись Расшифровка подписи
Форма акта приема-передачи при смене руководителя архива
|
