|
Стр. 8
Кому представляется _________________________
(наименование и адрес
_____________________________________________
получателя)
Кем представляется __________________________
(наименование и адрес
_____________________________________________
отчитывающейся организации)
_____________________________________________
_____________________________________________
(форма собственности отчитывающейся
организации)
ПАСПОРТ
организации, хранящей документы отраслевого фонда
______________________________________________________
(название отраслевого фонда)
на 1 декабря 20__ года
1. Сведения о хранилищах 3. Кадры
-------T----------T--------T-------------- --------T-------------
| Код |Количество| Площадь| Степень | | Код | Количество |
|строки| хранилищ |хранилищ|загруженности| | строки| штатных |
| | | | (%) | | | работников |
+------+----------+--------+-------------+ +-------+------------+
| А | 1 | 2 | 3 | | А | 1 |
+------+----------+--------+-------------+ +-------+------------+
| 101 | | | | | 301 | |
L------+----------+--------+-------------- L-------+-------------
2. Сведения о документах
-------------T------T-------T--------------T------T---------
| Показатели | Код |Кол-во | Крайние даты |Коли- |Объем | Условия хранения документов
| |строки|ед. хр.+-------T------+чество|записан-| (нужное подчеркнуть):
| | | |началь-|конеч-|баз |ной ин- | Хранилище: есть, нет; сухое,
| | | |ная |ная |данных|формации| сырое; светлое, темное.
| | | | | | |(Мбайт) | Отопление: центральное,
+------------+------+-------+-------+------+------+--------+ печное, отсутствует.
| А | Б | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | Стеллажи: металлические,
+------------+------+-------+-------+------+------+--------+ деревянные, комбинированные;
|Научно-тех- | 201 | | | | - | - | нет.
|ническая | | | | | | | Шкафы: металлические,
|документация| | | | | | | деревянные; отсутствуют.
+------------+------+-------+-------+------+------+--------+ Сигнализация: пожарная: есть,
|Фотодокумен-| 202 | | | | - | - | нет;
|ты | | | | | | | охранная: есть, нет.
+------------+------+-------+-------+------+------+--------+ Читальный зал: есть, нет.
|Документы на| 203 | | | | | | Температурно-влажностный режим:
|машинных но-| | | | | | | соблюдается, не соблюдается.
|сителях | | | | | | |
+------------+------+-------+-------+------+------+--------+
|Другие доку-| 204 | | | | - | - |
|менты | | | | | | |
L------------+------+-------+-------+------+------+---------
Примечание. В строке 202 указывается количество подлинников
(негативов и позитивов при отсутствии негативов) без учета копий и
отпечатанных позитивов.
"__" __________ 20__ г.
Руководитель организации, предприятия ___________ Расшифровка подписи _____________
(подпись)
Фамилия и телефон исполнителя
Формат А3 (297 х 420 мм)
Форма паспорта организации, хранящей документы
отраслевого фонда
Приложения 31
к п. 6.3.5
УЧЕТНАЯ КАРТОЧКА ЕДИНИЦЫ УЧЕТА
ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ (ЭД)
Фонд N _________ Опись N _______ Ед. учета _____________
---------------T----------T--------T------------T-----------------
| Наименование |Заголовок |N единиц| Отметка о |Дата поступления|
|организации / | единицы |хранения| наличии | |
|подразделения,| учета | | копий ЭД | |
| от которых | | | | |
| поступили | | | | |
| документы | | | | |
+--------------+----------+--------+------------+----------------+
| | | | | |
+--------------+----------+--------+------------+----------------+
| Формат | Вид | Объем | Количество | Дата |
| | носителя | (Мбайт)|записей для | создания |
| | | | БД | |
+--------------+----------+--------+------------+----------------+
| | | | | |
| | | | | |
+--------------+----------+--------+------------+----------------+
|Срок хранения |Место хра-| | Подпись лица, |
| |нения | Примечание | внесшего запись|
| |(стеллаж, | | |
| |полка, | | |
| |сейф и | | |
| |т.д.) | | |
+--------------+----------+---------------------+----------------+
| | | | |
L--------------+----------+---------------------+-----------------
Формат А5 (148 х 210 мм)
Форма учетной карточки единицы учета ЭД
(лицевая сторона)
-------------T--------T----T------T-------T-----T------T----------
| Вид работы | N акта |Дата|Новый | Объем |Вид |N еди-|Подпись |
|(перезапись,|миграций| |формат|(Мбайт)|носи-|ниц |лица, |
| миграции) |и пере- | | | |теля |хране-|внесшего |
| |записи | | | | |ния |запись |
+------------+--------+----+------+-------+-----+------+---------+
| | | | | | | | |
| | | | | | | | |
| | | | | | | | |
| | | | | | | | |
| | | | | | | | |
L------------+--------+----+------+-------+-----+------+----------
Формат А5 (148 х 210 мм)
Форма учетной карточки единицы учета ЭД
(оборотная сторона)
Приложение 32
к п. 6.3.5
Наименование организации УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
АКТ руководителя организации
__________ N ____________
_________________________ Подпись Расшифровка
(место составления) подписи
о миграции и перезаписи
электронных документов Дата
Фонд N _______________________________________________________
(название фонда)
--------------T---------------------------------------------------
| Опись N | Единица учета N |
+-------------+--------------------------------------------------+
| 1 | 2 |
+-------------+--------------------------------------------------+
| | |
| | |
L-------------+---------------------------------------------------
Характеристики ЭД до миграции / перезаписи:
Формат _______________________________________
Объем (МБайт) ________________________________
Количество и N ед. хр. _______________________
Характеристики ЭД после миграции / перезаписи:
Формат _______________________________________
Объем (Мбайт) ________________________________
Количество и N ед. хр. _______________________
Работу выполнили:
Должность Подпись Расшифровка подписи
Должность Подпись Расшифровка подписи
Работу принял руководитель архива
Подпись Расшифровка подписи
Дата
Изменения в учетные документы внесли:
Должность Подпись Расшифровка подписи
Должность Подпись Расшифровка подписи
Дата
Формат А4 (210 x 297 мм)
Форма акта миграций и перезаписей ЭД
Приложение 33
к п. 6.3.5
ЖУРНАЛ
УЧЕТА ПОСТУПЛЕНИЯ И ВЫБЫТИЯ
ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ
----T-------T--------T---------T--------T---------------------T---------------------T-----T-----T-------
| N |Дата |Наимено-|Название,|Название|Поступление описанных| Выбытие описанных ЭД|Дата |Срок |Приме-|
|п/п|поступ-|вание |N и дата |и N фон-| ЭД | |соз- |хра- |чание |
| |ления |органи- |докумен- |да, опи-+---T----T----T-------+---T----T----T-------+дания|нения| |
| |или |зации / |та, по |си и ед.|Вид|Объ-|Фор-|Кол-во |Вид|Объ-|Фор-|Кол-во | | | |
| |выбытия|подраз- |которому |уч. пос-|но-|ем |мат |ед. хр.|но-|ем |мат |ед. хр.| | | |
| | |деления,|принято |тупивших|си-| | |(запи- |си-| | |(запи- | | | |
| | |от кото-|поступ- |или вы- |те-| | |сей для|те-| | |сей для| | | |
| | |рого |ление |бывших |ля | | |ЭД) |ля | | |ЭД) | | | |
| | |поступи-|или вы- |ЭД | | | | | | | | | | | |
| | |ли доку-|бытие ЭД | | | | | | | | | | | | |
| | |менты | | | | | | | | | | | | | |
+---+-------+--------+---------+--------+---+----+----+-------+---+----+----+-------+-----+-----+------+
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10| 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 |
+---+-------+--------+---------+--------+---+----+----+-------+---+----+----+-------+-----+-----+------+
| | | | | | | | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | | | | | | | |
L---+-------+--------+---------+--------+---+----+----+-------+---+----+----+-------+-----+-----+-------
Итого в ________ году ПОСТУПИЛО _________________________ ед. уч.,
(цифрами, прописью)
_____________________ ед. хр. объемом _____________________ Мбайт,
(цифрами, прописью) (цифрами, прописью)
в том числе постоянного хранения ________________________ ед. уч.,
(цифрами, прописью)
_____________________ ед. хр. объемом _____________________ Мбайт,
(цифрами, прописью) (цифрами, прописью)
временного хранения __________________________________ ед.уч.,
(цифрами, прописью)
_____________________ ед. хр. объемом _____________________ Мбайт;
(цифрами, прописью) (цифрами, прописью)
ВЫБЫЛО _____________________ ед. уч., ________________________
(цифрами, прописью) (цифрами, прописью)
ед. хр. объемом _____________________ Мбайт,
(цифрами, прописью)
в том числе постоянного хранения ________________________ ед. уч.,
(цифрами, прописью)
_____________________ ед. хр. объемом _____________________ Мбайт,
(цифрами, прописью) (цифрами, прописью)
временного хранения _________________________________ ед. уч.,
(цифрами, прописью)
_____________________ ед. хр. объемом _____________________ Мбайт.
(цифрами, прописью) (цифрами, прописью)
Наименование должности лица,
составившего годовую запись Подпись Расшифровка подписи
Дата
Руководитель архива организации Подпись Расшифровка подписи
Дата
Формат А4 (210 x 297 мм)
Форма журнала учета поступления и выбытия
электронных документов
Приложение 34
к п. 6.3.5
ЖУРНАЛ
УЧЕТА МИГРАЦИЙ И ПЕРЕЗАПИСЕЙ
ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ
-------T---T----------------T----------------T-------T------------
|Дата | N | Исходные данные| Новые данные |N акта |Подпись ли-|
|мигра-|ед.+---T----T-------+---T----T-------+мигра- |ца, внесше-|
|ции / |уч.| N |Фор-| Объем | N |Фор-| Объем |ций и |го запись |
|пере- | |ед.|мат |(Мбайт)|ед.|мат |(Мбайт)|переза-| |
|записи| |хр.| | |хр.| | |писей | |
+------+---+---+----+-------+---+----+-------+-------+-----------+
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 |
+------+---+---+----+-------+---+----+-------+-------+-----------+
| | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | |
L------+---+---+----+-------+---+----+-------+-------+------------
Итого подверглось миграции / перезаписи за _______________ год
________________________ ед. уч., ________________________ ед. хр.
(цифрами, прописью) (цифрами, прописью)
объемом _____________________ Мбайт.
(цифрами, прописью)
Наименование должности лица,
составившего годовую запись Подпись Расшифровка подписи
Дата
Зав. архивом организации Подпись Расшифровка подписи
Дата
Формат А4 (210 x 297 мм)
Форма журнала учета миграций и перезаписей
электронных документов
Приложение 35
к пп. 6.4.1.1, 6.4.1.2
УТВЕРЖДАЮ УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности Директор
руководителя организации государственного архива
Подпись Расшифровка Подпись Расшифровка
подписи подписи
Дата Гербовая печать Дата Гербовая печать
организации государственного
архива
АКТ
__________ N ____________
_________________________
(место составления)
приема-передачи документов
на постоянное хранение
в государственный архив
В связи с ____________________________________________________
(истечением срока хранения документов
__________________________________________________________________
(название фонда) в организации, ликвидацией организации и т.д.)
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
(наименование организации)
передает, а ______________________________________________________
(наименование государственного архива)
принимает на государственное хранение документы и страховые копии
за _________ и справочный аппарат к ним:
(годы)
----T--------T--------------T-----------------T-------T-----------
| N |Название|Кол-во экземп-| Кол-во принятых |Кол-во |Примечание|
|п/п|и номер |ляров описи | дел |страхо-| |
| | описи | |-----------------|вых | |
| | | | количество ОЦД |копий | |
+---+--------+--------------+-----------------+-------+----------+
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
+---+--------+--------------+-----------------+-------+----------+
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
L---+--------+--------------+-----------------+-------+-----------
Итого принято _______________________________ ед. хр. (в том числе
(цифрами и прописью)
страховых копий)
В государственном архиве фонд N _________________________
Передачу произвели: Прием произвели:
Наименование должностей лиц, Наименование должностей лиц,
производивших передачу производивших прием
Подпись Расшифровка Подпись Расшифровка
подписи подписи
Дата Дата
Формат А4 (210 х 297 мм)
Форма акта приема-передачи документов
на государственное хранение
Приложение 36
к пп. 6.4.1.2
Наименование организации
АКТ УТВЕРЖДАЮ
__________ N ____________ Наименование должности
_________________________ руководителя организации
(место составления)
Подпись Расшифровка
о необнаружении документов, подписи
пути розыска которых исчерпаны
Дата
Фонд N ____________________
(название фонда)
В результате ________________________ установлено отсутствие в
фонде перечисленных ниже дел, предпринятые архивом всевозможные
меры по розыску дел положительных результатов не дали, в связи с
чем считаем возможным снять с учета
------T---T-----------------T-------------T-------T---------------
|Опись|Ед.|Заголовок ед. хр.| Количество |Крайние|Предполагаемые|
| N |хр.| |листов (время| даты |причины отсут-|
| | N | | звучания, | |ствия |
| | | | метраж) | | |
+-----+---+-----------------+-------------+-------+--------------+
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
+-----+---+-----------------+-------------+-------+--------------+
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
L-----+---+-----------------+-------------+-------+---------------
Итого ________________________________________________ ед. хр.
(цифрами и прописью)
Содержание утраченных материалов может быть частично
восполнено следующими ед. хр.: ___________________________________
(номера ед. хр. и их групповые
__________________________________________________________________
заголовки)
Наименование должности
руководителя архива
(лица, ответственного
за архив) Подпись Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО <*> СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭПК архивного учреждения Протокол ЦЭК (ЭК) организации
от ____________ N __________ от ____________ N _________
Изменения в учетные документы архива внесены.
Руководитель архива,
(лицо, ответственное за учет) Подпись Расшифровка подписи
Дата
Формат А4 (210 x 297 мм)
Форма акта о необнаружении дел, пути розыска
которых исчерпаны
--------------------------------
<*> В случае, если не обнаружены дела постоянного хранения.
Приложение 37
к пп. 6.4.1.2
Наименование организации
АКТ УТВЕРЖДАЮ
__________ N ____________ Наименование должности
_________________________ руководителя организации
(место составления)
Подпись Расшифровка
о неисправимых повреждениях подписи
документов
Дата
Фонд N ____________________
(название фонда)
В фонде обнаружены документы, признанные неисправимо
поврежденными:
----T-----T-------T---------T------------T-------T----------------
| N |Опись|Ед. хр.| Кол-во | Заголовок |Крайние|Сущность и при-|
|п/п| N | N | листов |поврежденных| даты |чины поврежде- |
| | | | (время | ед. хр. | |ния |
| | | |звучания,| | | |
| | | | метраж) | | | |
+---+-----+-------+---------+------------+-------+---------------+
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
+---+-----+-------+---------+------------+-------+---------------+
| | | | | | | |
| | | | | | | |
L---+-----+-------+---------+------------+-------+----------------
Итого обнаружено неисправимо поврежденных
______________________ ед. хр.
(цифрами и прописью)
Перечисленные ед. хр. подлежат списанию ввиду:
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Наименование должности
руководителя архива
(лица, ответственного за архив) Подпись Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭПК архивного учреждения Протокол ЦЭК (ЭК) организации
от _________ N _________ от _________ N ____________
Изменения в учетные документы архива внесены.
Наименование должности работника,
внесшего изменения в учетные
документы Подпись Расшифровка подписи
Дата
Формат А4 (210 x 297 мм)
Форма акта о неисправимых повреждениях документов
Приложение 38
к пп. 6.4.1.3
Наименование организации
АКТ УТВЕРЖДАЮ
__________ N ____________ Наименование должности
_________________________ руководителя организации
(место составления)
Подпись Расшифровка
описания документов личного подписи
происхождения
Дата
Фонд N ___________________________________________________________
(название фонда)
По состоянию на ______________________ в фонде N ______________ по
(дата начала работы)
учетным данным числилось ____________ описей, ____________________
временных дел (единиц хранения), __________________ документов.
В процессе описания сформировано __________ дел (единиц хранения),
выделено не подлежащих хранению _____________ документов (листов),
______ дел; возвращено владельцу ____________ документов (листов),
___________ дел (единиц хранения).
Вновь составлена опись N ________________ на ___________ дел.
По состоянию на _________________________ в фонде N ______________
(дата завершения работ)
числится ___________ описей, _______________ дел (единиц хранения)
за _______ годы.
Проведены следующие виды работ ___________________________________
(перечисляются виды проведенных
__________________________________________________________________
работ, кроме описания документов)
__________________________________________________________________
в объемах: _______________________________________________________
__________________________________________________________________
(каталогизация, выявление дел, требующих реставрации)
К описи составлен следующий научно-справочный аппарат: ___________
__________________________________________________________________
(предисловие, оглавление, указатели)
Работу выполнили ___________________________ Подписи Расшифровка
(наименование должностей) подписей
Работу принял
Наименование должности
руководителя архива
(лица, ответственного за архив) Подпись Расшифровка подписи
Дата
Опись одобрена ЦЭК (ЭК) организации
протокол N _________ от __________________
Опись утверждена ЭПК архивного учреждения
протокол N _________ от __________________
Изменения в учетные формы внесены.
Наименование должности
руководителя архива (лица,
ответственного за архив) Подпись Расшифровка подписи
Дата
Не подлежащие хранению документы владельцу возвращены в количестве
_______________ дел (документов) на _____ л.
Подпись владельца архива Расшифровка подписи
Дата
Председатель ЦЭК (ЭК) организации
Подпись Расшифровка подписи
Дата
Формат А4 (210 х 297 мм)
Форма акта описания документов личного происхождения
Приложение 39
к пп. 6.4.1.3
Наименование организации
АКТ УТВЕРЖДАЮ
__________ N ____________ Наименование должности
_________________________ руководителя организации
(место составления)
Подпись Расшифровка
об образовании объединенного подписи
архивного фонда
Дата
Фонды в составе __________________ N _____ в количестве ______ ед.
(название фонда)
хр. __________________ N _________ в количестве __________ ед. хр.
(название фонда)
______________________ N _________ в количестве __________ ед. хр.
(название фонда)
______________________ N _________ в количестве __________ ед. хр.
(название фонда)
и т.д.
по состоянию на ______________________ в фонде N ______________ по
(дата начала работы)
учетным данным числилось ________________________.
В процессе создания объединенного архивного фонда сформирован фонд
__________________________________________________________________
(название)
в составе __________________ ед. хр., внесенных в ________________
(количество) (количество)
описи.
По состоянию на __________________________ в объединенном архивном
(дата завершения работ)
фонде N _________ числится _________ описей, _________ дел (единиц
хранения) за _______ годы.
Проведены следующие виды работ ___________________________________
(перечисляются виды проведенных
__________________________________________________________________
работ, кроме описания документов)
К описи составлен следующий научно-справочный аппарат ____________
__________________________________________________________________
(предисловие, оглавление, указатели)
Работу выполнили ____________________________ Подписи Расшифровка
(наименование должностей) подписей
Работу принял
Наименование должности
руководителя архива (лица,
ответственного за архив) Подпись Расшифровка подписи
Дата
Опись одобрена ЦЭК (ЭК) организации
протокол N __________ от ______________
Опись утверждена ЭПК архивного учреждения
протокол N __________ от ______________
Изменения в учетные формы внесены.
Наименование должности
руководителя архива (лица,
ответственного за архив) Подпись Расшифровка подписи
Дата
Не подлежащие хранению документы владельцу возвращены в количестве
_________ дел (документов) на __ л.
Подпись владельца архива Расшифровка подписи
Дата
Председатель ЦЭК (ЭК) организации
Подпись Расшифровка подписи
Дата
Формат А4 (210 х 297 мм)
Форма акта об образовании объединенного архивного фонда
Приложение 40
к пп. 6.4.1.3
Наименование организации
АКТ УТВЕРЖДАЮ
__________ N ____________ Наименование должности
_________________________ руководителя организации
(место составления)
Подпись Расшифровка
о технических ошибках в подписи
учетных документах
Фонд N _________________ Дата
Название фонда _______________________________________________
__________________________________________________________________
В ходе выполнения _________________________ обнаружены технические
ошибки в записях _________________________________________________
-----------------------T---------------------T--------------------
| Название документа | Существующая запись | Следует записать |
+----------------------+---------------------+-------------------+
| 1 | 2 | 3 |
+----------------------+---------------------+-------------------+
| | | |
+----------------------+---------------------+-------------------+
| | | |
+----------------------+---------------------+-------------------+
| | | |
+----------------------+---------------------+-------------------+
| | | |
L----------------------+---------------------+--------------------
В результате количество единиц хранения увеличилось (уменьшилось)
на _____________________ ед. хр.
(цифрами, прописью)
Примечания:
Должность Подпись Расшифровка подписи
Дата
Изменения внесены в учетные документы.
Наименование должности
руководителя архива (лица,
ответственного за архив) Подпись Расшифровка подписи
Дата
Формат А4 (210 х 297 мм)
Форма акта о технических ошибках
в учетных документах
Приложение 41
к п. 6.4.1
Наименование организации
АКТ УТВЕРЖДАЮ
|
