|
Стр. 1
Одобрены
решением
Коллегии Росархива
от 06.02.2002
ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА
РАБОТЫ АРХИВОВ ОРГАНИЗАЦИЙ
ВВЕДЕНИЕ
Основные правила работы архивов организаций являются
нормативно-методическим документом, определяющим их деятельность.
Правила основываются на действующей правовой базе в области
информации, документационного обеспечения управления и архивного
дела, синтезируют опыт отечественного архивного дела, учитывают
современные достижения в применении технических средств и
информационных технологий в работе с документами.
Право и обязанность создания архивов организаций для
временного хранения документов Архивного фонда Российской
Федерации, отнесенных к государственной собственности, установлены
Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде
Российской Федерации и архивах (1993), Положением об Архивном
фонде Российской Федерации (1994) и Положением о Федеральной
архивной службе России (1998), соответствующими нормативными
актами субъектов Российской Федерации.
Настоящие Правила распространяются на архивы государственных
организаций, а также обязательны для всех негосударственных
организаций в части обеспечения сохранности, описания, учета и
использования документов Архивного фонда Российской Федерации,
отнесенных к государственной собственности.
Архивы организаций, хранящие кино-, фото-, фоно- и
видеодокументы (аудиовизуальные), научно-технические,
картографические, телеметрические документы, руководствуются
настоящими Правилами в части организации, планирования,
отчетности, методической работы с управленческими документами,
хранящимися в архивах; во всех остальных вопросах работа с
указанными документами регламентируется соответствующими
инструкциями и правилами.
Правила не распространяются на документы, работа с которыми
регламентируется Законом Российской Федерации от 21 июля 1993 г.
N 5485-1 "О государственной тайне" и Указом Президента Российской
Федерации от 30 ноября 1995 г. N 1203 "Об утверждении перечня
сведений, отнесенных к государственной тайне".
Государственные организации, не отнесенные к составу
источников комплектования государственных архивов, а также
негосударственные организации могут руководствоваться настоящими
Правилами при организации и обеспечении работы своих архивов.
К Правилам приложены формы документов, обеспечивающих работу
архива.
Основные правила работы архивов организаций подготовлены
рабочей группой Росархива и ВНИИДАД в составе: Еремченко В.А.
(руководитель группы), Альбрехт Б.В., Банасюкевич В.Д., Гавлин
М.Л., Киселев И.Н., Красавин А.С., Ларин М.В., Мещерина Т.А.,
Привалов В.Ф., Смогло И.А., Сокова А.Н., Солобай Н.М., Степанова
Л.А.
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Понятие архива организации
1.1.1. Документы Архивного фонда Российской Федерации,
отнесенные к государственной собственности, до передачи на
постоянное хранение, временно, в пределах сроков, установленных
Федеральной архивной службой России, хранятся в организации <*>.
--------------------------------
<*> В соответствии с Положением об Архивном фонде Российской
Федерации (1994) для архивных документов ряда федеральных органов
власти и иных организаций на основании соглашений, заключаемых
указанными органами с Федеральной архивной службой,
устанавливаются специальные сроки и порядок временного и
депозитарного хранения документов. В данном случае создаются
центральные архивы организаций или отраслевые фонды на правах
юридического лица, в своей деятельности они руководствуются
Основными правилами работы государственных архивов.
1.1.2. В целях своевременного приема архивных документов от
структурных подразделений или других источников комплектования,
обеспечения их учета, сохранности, упорядочения и использования в
соответствии с настоящими Правилами и подготовки к передаче
документов на постоянное хранение в организации создается архив.
В зависимости от объема документов архив создается как
самостоятельное структурное подразделение организации или
подразделение в составе службы документационного обеспечения
управления (делопроизводства), осуществляющее прием и хранение
архивных документов с целью использования.
1.1.3. Организация обеспечивает архив необходимым помещением,
оборудованием и кадрами.
1.1.4. Должностные лица организации несут ответственность за
нарушение норм, установленных настоящими Правилами.
1.2. Виды архивов
1.2.1. В зависимости от компетенции (функций) организации
могут создаваться следующие виды архивов:
центральный архив федерального органа власти или органа власти
субъекта Российской Федерации, хранящий документы аппарата органа
власти, документы организаций непосредственного подчинения и
других организаций, включенных в список источников комплектования
архива, утвержденный руководителем органа власти;
центральный отраслевой архив, хранящий документы всех
организаций, отнесенных к определенной отрасли, всех уровней
подчиненности и независимо от их территориального расположения;
объединенный архив, хранящий документы нескольких организаций
отрасли, связанных системой соподчиненности или однотипных по
профилю деятельности;
архив организации, хранящий документы только данной
организации и ее предшественников.
1.2.2. В зависимости от состава документации, подлежащей
хранению в архиве, могут создаваться:
архив управленческой документации;
научно-технический архив;
аудиовизуальный архив;
архив документации на электронных носителях.
1.2.3. Архивы, состав документов которых обусловлен способом
записи информации и носителем, могут создаваться как
самостоятельные единицы или как структурные подразделения в
составе архива организации.
1.3. Основные задачи и функции архива
1.3.1. Основными задачами архива организации являются:
комплектование архива документами, состав которых предусмотрен
положением об архиве;
учет и обеспечение сохранности документов;
создание научно-справочного аппарата к документам архива;
использование хранящихся в архиве документов;
подготовка и передача документов, относящихся к Архивному
фонду Российской Федерации, на постоянное хранение в соответствии
со сроками и требованиями, установленными Федеральной архивной
службой России и органами управления архивным делом субъектов
Российской Федерации.
1.3.2. Для организаций, осуществляющих временное депозитарное
хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, основные
задачи архива определяются в соответствии с соглашениями и
договорами, заключенными ими с учреждениями Федеральной архивной
службы России.
1.3.3. В целях выполнения основных задач архив осуществляет
следующие функции:
ведет списки организаций и (или) структурных подразделений
организаций - источников комплектования архива;
принимает упорядоченные документы структурных подразделений
организации и организаций - источников комплектования архива;
учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив
документов;
создает и поддерживает в актуальном состоянии
научно-справочный аппарат к документам архива;
организует информационное обслуживание руководителей и
структурных подразделений организации, осуществляет использование
документов по запросам организаций и частных лиц, в том числе
социально-правовым запросам граждан, ведет учет и анализ
использования;
проводит экспертизу ценности и осуществляет комплекс
организационных и методических мероприятий по передаче документов
на постоянное хранение;
осуществляет проверку правильности формирования и оформления
дел в структурных подразделениях организаций и других организациях
- источниках комплектования;
организует работу по составлению номенклатуры дел организации;
оказывает методическую и практическую помощь структурным
подразделениям в работе с документами;
участвует в разработке нормативных и методических документов
по архивному делу и документационному обеспечению управления;
участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации
работников архива и службы документационного обеспечения
управления, в том числе в организациях - источниках комплектования
архива.
1.3.4. Архивы организаций осуществляют прием электронных
документов (ЭД), обеспечивают их сохранность, учет, отбор и
использование, а также подготовку и передачу на государственное
хранение. На хранение передаются ЭД в составе фондов организаций -
источников комплектования архивов.
Все операции, осуществляемые с ЭД при передаче на архивное
хранение и в процессе хранения (перезапись, конвертирование в
новые форматы, сжатие и др.), должны быть документированы для
обеспечения аутентичности ЭД.
1.4. Права архива
Для выполнения основных задач и функций архив организации
имеет право:
требовать от структурных подразделений своевременной передачи
в архив документов в упорядоченном состоянии;
контролировать правила работы с документами в структурных
подразделениях и организациях - источниках комплектования архива;
запрашивать от структурных подразделений и организаций -
источников комплектования необходимые для работы архива сведения;
участвовать в мероприятиях, проводимых Федеральной архивной
службой России, органами управления архивным делом субъектов
Российской Федерации, федеральными архивами Российской Федерации,
по вопросам архивного дела и документационного обеспечения
управления.
1.5. Ответственность архива
Архив совместно с руководителем организации несет
ответственность за:
несоблюдение условий обеспечения сохранности документов;
утрату и несанкционированное уничтожение документов;
необоснованный отказ в приеме на хранение документов
постоянного хранения и по личному составу подведомственных
организаций, при ликвидации организации или изменении формы
собственности;
нарушение правил использования документов и доступа
пользователей к документам, установленных законодательством.
2. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ
2.1. Нормативно-методические основы экспертизы
ценности документов
2.1.1. Экспертиза ценности документов - это изучение
документов на основании критериев их ценности в целях определения
сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.
2.1.2. Отнесение документов к составу Архивного фонда
Российской Федерации осуществляется по результатам экспертизы
ценности на основании принципов историзма, системности и
целостности путем комплексного применения критериев происхождения,
содержания, внешних особенностей документов.
К критериям происхождения относятся: роль и место организации
в системе государственного управления или конкретной отрасли,
значимость выполняемых ею функций, значение физического лица в
жизни общества, время и место образования документа.
К критериям содержания относятся: значимость события
(явления), отраженного в документе, значение имеющейся в документе
информации, повторение информации документа в других документах,
вид документа, подлинность документа.
К критериям внешних особенностей относятся: форма фиксирования
и передачи содержания, удостоверения, оформления документа, его
физическое состояние.
При отнесении документов к составу Архивного фонда Российской
Федерации учитывается фактор степени полноты и сохранности фонда.
2.1.3. Экспертиза ценности документов проводится на основе:
действующего законодательства и правовых актов Российской
Федерации по архивному делу и документационному обеспечению
управления;
типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков
их хранения, типовых и примерных номенклатур дел;
нормативно-методических документов Федеральной архивной службы
России и органов управления архивным делом субъектов Российской
Федерации в области архивного дела.
2.1.4. Отбор электронных документов на архивное хранение
осуществляется в результате экспертизы ценности ЭД, которая
проводится экспертной комиссией организации.
На первом этапе экспертизы ЭД архив совместно с
делопроизводственной службой или службой, отвечающей за
функционирование информационных технологий в организации,
определяет перечень систем, тем и проектов, документы которых
могут иметь ценность в соответствии с общими критериями
экспертизы. В рамках перечня проводится отбор ЭД на постоянное и
временное хранение; перечень утверждается экспертной комиссией
организации.
Экспертиза ЭД проводится экспертной комиссией во взаимосвязи с
документацией организации на традиционных носителях (применяется в
комплексе система общих и специальных критериев: значимость,
полнота (завершенность) документа; аутентичность документа;
отсутствие дублирующей информации в документах, принятых на
архивное хранение).
При приеме ЭД на хранение в архив учитываются факторы:
ограничения на прием ЭД; завершенность процесса создания ЭД;
стоимость возможного перевода ЭД в другой формат при приеме в
архив; наличие законодательных актов, препятствующих передаче ЭД;
наличие необходимой сопроводительной документации; соответствие
типа электронного оборудования различным режимам хранения ЭД;
затраты на обеспечение хранения.
2.2. Организация проведения
экспертизы ценности документов
2.2.1. Экспертиза ценности документов в организации
проводится:
в делопроизводстве - при составлении номенклатур дел, в
процессе формирования дел и при подготовке дел к передаче в архив;
в архиве - в процессе подготовки к передаче дел на постоянное
хранение.
2.2.2. Для организации и проведения работы по экспертизе
ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное
хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, включая
управленческую, научно-техническую, аудиовизуальную,
машиночитаемую и другую документацию <*>, образующуюся в процессе
деятельности организации, создается экспертная комиссия (ЭК).
--------------------------------
<*> Для экспертизы ценности и отбора на постоянное хранение
научно-технической и другой специальной документации может быть
создана отдельная ЭК, состоящая из специалистов по этой
документации.
В министерствах и ведомствах, других организациях, имеющих
подведомственную сеть, создаются центральные экспертные комиссии
(ЦЭК).
2.2.3. ЦЭК (ЭК) создается приказом руководителя организации из
числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее
трех человек. В состав ЭК организации в обязательном порядке
включается руководитель архива или лицо, ответственное за архив.
В состав ЦЭК целесообразно включить представителя архивного
учреждения, для которого данная организация является источником
комплектования.
Председателем ЦЭК (ЭК) назначается один из руководящих
работников организации, курирующий вопросы делопроизводства и
архива.
2.2.4. Основными задачами ЦЭК (ЭК) являются:
организация и проведение экспертизы ценности документов на
стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и в
процессе формирования дел;
организация и проведение экспертизы ценности документов на
стадии подготовки их к передаче в архив организации;
организация и проведение отбора и подготовки документов к
передаче на постоянное хранение в государственный или
муниципальный архив.
2.2.5. Основными функциями ЦЭК (ЭК) являются:
организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;
рассмотрение и вынесение на утверждение и согласование с
экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения
проектов номенклатур дел организации, описей дел постоянного и
временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному
составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих
хранению;
подготовка и вынесение на рассмотрение ЭПК архивного
учреждения предложений об изменении сроков хранения отдельных
категорий документов, установленных перечнями, и об определении
сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями;
участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и
методических документов по вопросам работы с документами в
организации.
2.2.6. ЦЭК (ЭК) проводит заседания в соответствии с планом
работы и по мере необходимости. Заседания ЦЭК (ЭК)
протоколируются. Протоколы подписываются председателем и
секретарем комиссии. Решения ЦЭК (ЭК) вступают в силу после
утверждения руководителем организации.
Протоколы ЦЭК (ЭК), содержащие решения об одобрении проектов
типовых и примерных номенклатур дел, об изменении сроков хранения
документов, установленных типовыми и ведомственными перечнями
документов с указанием сроков их хранения, а также типовыми и
примерными номенклатурами дел, утверждаются руководителем
организации только после их рассмотрения ЭПК соответствующего
архивного учреждения.
2.3. Порядок проведения экспертизы ценности документов
2.3.1. Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно
работниками службы документационного обеспечения управления
совместно с ЦЭК (ЭК) организации под методическим руководством
архива.
2.3.2. При проведении экспертизы ценности документов в
структурных подразделениях осуществляется отбор дел постоянного и
временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор дел
с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных
подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы,
сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются
качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность
определения сроков хранения дел.
2.3.3. Отбор документов постоянного и временного (свыше 10
лет) хранения проводится путем полистного просмотра дел. Не
допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на
основании заголовков дел.
Дела с отметкой "ЭПК" подвергаются полистному просмотру с
целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих
постоянному хранению.
Дела с отметкой "ЭПК", содержащие документы постоянного
хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава
документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам
или оформляются в самостоятельные дела.
Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного
хранения, определяются по перечню документов с указанием сроков их
хранения или по номенклатуре дел организации.
Подшивка вновь сформированных дел производится только после
завершения экспертизы ценности документов.
2.3.4. Архив проводит экспертизу ценности документов при
отборе их на постоянное хранение под методическим руководством
соответствующего государственного или муниципального архива.
2.3.5. Подготовка электронных документов к передаче в архив
организации состоит из следующих этапов:
проверка физического состояния машинных носителей,
предназначенных для передачи в архив;
запись ЭД на машинные носители;
проверка качества записи;
описание ЭД;
проставление архивных шифров на единицах хранения (на
футлярах) в соответствии с архивной описью (описями) электронных
документов постоянного хранения и по личному составу;
подготовка комплекта сопроводительной документации.
Сопроводительная документация ЭД должна быть достаточной для
обеспечения их сохранности и использования. В ней отражается
следующая информация: название документа, дата его создания,
характеристика содержания (аннотация), электронный формат,
физическая и логическая структура (для БД, сайтов и т.п.), объем
документа (для БД также - количество записей).
2.4. Оформление результатов
экспертизы ценности документов
2.4.1. По результатам экспертизы ценности документов в
организации составляются описи дел постоянного (приложение 1),
временного (свыше 10 лет) хранения (приложение 2) и по личному
составу (приложение 3), а также акты о выделении к уничтожению
дел, не подлежащих хранению (приложение 4).
2.4.2. В архиве организации в зависимости от состава и объема
ЭД, отнесенных к составу Архивного фонда Российской Федерации,
составляются описи электронных документов постоянного хранения,
описи дел по личному составу (приложение 5). Управленческая,
научно-техническая документация, отдельные комплексы ЭД включаются
в самостоятельные описи.
Порядок оформления и утверждения описей установлен в п. 6.4.5
настоящих Правил.
2.4.3. ЭПК архивного учреждения утверждает описи дел
постоянного хранения и согласовывает описи дел по личному составу
(включая описи дел ЭД).
2.4.4. Указанные (п. 2.4.1) описи и акты рассматриваются на
заседании ЦЭК (ЭК) организации одновременно. Одобренные ЦЭК (ЭК)
акты и описи утверждаются руководителем организации только после
утверждения ЭПК архивного учреждения описей дел постоянного
хранения; после этого организация имеет право уничтожать дела,
включенные в данные акты.
2.4.5. Дела включаются в акт, если предусмотренный для них
срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется акт.
Например, законченные дела с трехлетним сроком хранения в 1991 г.
могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1
января 1995 г.
Акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению,
составляется на дела всей организации. Если в акте указаны дела
нескольких подразделений, то название каждого подразделения
указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.
Заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, вносятся в акт
под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к
данной группе.
2.4.6. Архивные учреждения проверяют правильность отбора дел
на постоянное хранение и при необходимости имеют право потребовать
включить в опись дел постоянного хранения дела, отобранные на
временное хранение или к уничтожению.
2.4.7. Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку
(утилизацию). Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной,
в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и
вес бумажной макулатуры.
Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляется под контролем
сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов
архива.
3. КОМПЛЕКТОВАНИЕ АРХИВА
3.1. Комплектование архива организации
3.1.1. Комплектование архива организации - это систематическое
пополнение архива документами структурных подразделений
организации, а также других организаций, являющихся источниками
комплектования архива.
3.1.2. Комплектование архива включает:
определение источников комплектования архива;
определение состава документов, подлежащих приему в архив;
организация передачи документов в архив.
3.2. Источники комплектования архива
Основными источниками комплектования архива организации
являются:
структурные подразделения организации;
подведомственные организации;
физические лица.
3.3. Состав документов, подлежащих передаче в архив
3.3.1. Архив организации в соответствии с положением о нем
комплектуется делами постоянного, временного (свыше 10 лет)
хранения, а также делами по личному составу.
3.3.2. Дела временного хранения со сроками хранения до 10 лет
передаче в архив организации, как правило, не подлежат. Они
хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении
сроков хранения подлежат уничтожению (см. п. 2.4.5).
3.3.3. Документы личного происхождения в архив организации
передаются на временное хранение по заявлению их владельца
(собственника) с последующей передачей в государственный архив на
постоянное хранение.
3.3.4. В архив передаются документы
организаций-предшественников, а также документы ликвидированных
подчиненных организаций.
3.4. Номенклатура дел
3.4.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный
перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве
организации, с указанием сроков их хранения, по установленной
форме.
3.4.2. Архив в целях качественного комплектования документами
архивного фонда контролирует и оказывает необходимую методическую
и практическую помощь службе документационного обеспечения
управления в составлении номенклатуры дел. Ответственность за ее
составление возлагается на службу документационного обеспечения
управления организации.
3.4.3. Номенклатура дел является основой для составления
описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и
основным учетным документом в делопроизводстве, а в архиве
организации используется для учета дел временного (до 10 лет
включительно) хранения.
Закрепленная в номенклатуре схема систематизации дел может
быть использована при разработке схемы картотеки на исполненные
документы.
3.4.4. Различаются три вида номенклатур дел: типовая,
примерная и индивидуальная номенклатуры дел конкретной
организации.
Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в
делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным
документом.
Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел,
заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она
распространяется, с указанием их индексов, и носит
рекомендательный характер.
3.4.5. Типовые и примерные номенклатуры дел используются для
составления индивидуальной номенклатуры дел.
В номенклатуру дел организации из типовой или примерной
номенклатуры дел переносятся предусмотренные ими заголовки дел,
которые предполагается завести в делопроизводстве организации,
конкретизированные с учетом ее специфики.
Сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной
номенклатурой дел, переносятся в индивидуальную номенклатуру дел
без изменений.
3.4.6. Номенклатура дел организации (сводная) (приложение 7)
составляется по установленной форме на основании номенклатур дел
структурных подразделений, разработанных по аналогичной форме
(приложение 8), согласованных ими с архивом и подписанных
руководителями этих подразделений.
Номенклатура дел организации оформляется на общем бланке
организации.
Номенклатура дел организации визируется руководителем архива
или лицом, ответственным за архив, подписывается руководителем
службы или лицом, ответственным за документационное обеспечение
управления, и после одобрения ЦЭК (ЭК) организации направляется на
согласование с ЭПК соответствующего архивного учреждения, после
чего утверждается руководителем организации.
После утверждения номенклатуры дел организации структурные
подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для
использования в работе.
Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год
составляется в последнем квартале текущего года.
Согласованная с архивным учреждением номенклатура дел в конце
каждого года уточняется, утверждается руководителем организации и
вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
Номенклатура дел согласовывается с архивным учреждением не
реже одного раза в 5 лет. В случае коренного изменения функций и
структуры организации разрабатывается новая номенклатура дел.
3.4.7. Номенклатура дел составляется на основе изучения
состава и содержания документов, образующихся в деятельности
организации.
При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться
уставом или положением об организации, положениями о ее
структурных подразделениях, штатным расписанием, номенклатурой дел
организации за прошлый год, описями дел постоянного и временного
(свыше 10 лет) хранения, регистрационными формами, ведомственными
и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения,
типовыми и примерными номенклатурами дел.
3.4.8. В номенклатуре дел предусматриваются заголовки дел для
группировки документов, отражающие все документируемые участки и
вопросы деятельности организации.
В номенклатуру дел организации включаются дела временно
действующих органов, документы которых служат правовым основанием
для подтверждения полномочий организации или прекращения ее
деятельности (например, дела ликвидационной комиссии организации
включаются в номенклатуру дел ликвидируемой организации).
Основой для определения структуры номенклатуры дел является
структура (штатное расписание) организации. Разделами,
подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются
названия подразделений (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел
кадров и т.п.).
3.4.9. Графы номенклатуры дел организации, ее структурных
подразделений заполняются следующим образом.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела,
включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного
в организации цифрового обозначения структурного подразделения и
порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах
структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими
цифрами. Например: 02-03, где 02 - индекс структурного
подразделения, 03 - порядковый номер заголовка дела по
номенклатуре дел.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы
для однородных дел разных структурных подразделений (направлений
деятельности).
Пример: "Приказы по основной деятельности" (02-03, 03-03,
04-03 и т.д.).
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов,
частей).
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и
подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности
документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.
Вначале располагаются заголовки дел, содержащих
организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки
дел, содержащих постановления и приказы вышестоящих организаций,
располагаются перед заголовками дел с приказами руководителя
организации. Далее располагаются заголовки дел, содержащих
плановые и отчетные документы.
Заголовки дел, заведенных по географическому и по
корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по
алфавиту географических названий или корреспондентов.
Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать
основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных
формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.п.), а
также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и
оформления дел.
Состав элементов заголовка дела, располагаемых в принятой
последовательности, определяется характером документов дела.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но
не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида
дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в
скобках указываются основные разновидности документов, которые
должны быть в деле.
Пример: "Документы о проведении научных конференций и
симпозиумов (планы, списки, доклады)".
Термин "документы" применяется также в заголовках дел,
содержащих документы - приложения к какому-либо документу.
Пример: "Документы к протоколам заседания коллегии
министерства".
Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного
года, являются "переходящими" и вносятся в номенклатуру дел
организации следующего года с тем же индексом.
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то
составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости
составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание
заголовка дела.
В графе 3 номенклатуры дел указывается количество дел (томов,
частей). Она заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по
перечню (типовому, ведомственному), а при его отсутствии - по
типовой или примерной номенклатуре дел.
При включении в номенклатуру заголовков, документов, срок
хранения которых не предусмотрен типовым или ведомственным
перечнями документов, срок их хранения устанавливается ЭПК
соответствующего архивного учреждения по представлению архива и
ЦЭК (ЭК) организации.
В графе 5 "Примечание" в течение всего срока действия
номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих
делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую
организацию для продолжения и др.
3.4.10. По окончании делопроизводственного года в конце
номенклатуры дел заменяется итоговая запись о количестве
заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного
хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры
дел организации, в обязательном порядке сообщаются архивному
учреждению, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с
указанием должности лица, сделавшего отметку, и расшифровки его
подписи.
3.5. Порядок формирования дел в организации
3.5.1. Формированием дел называется группировка исполненных
документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.
В дело помещаются документы, которые по своему содержанию
соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в
дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением
особо ценных), а также документы, подлежащие возврату.
3.5.2. Дела формируются в организациях при централизованном
ведении делопроизводства - службой ДОУ организации, при
децентрализованном - как структурными подразделениями (лицами,
ответственными за ДОУ), так и службой ДОУ организации.
Формирование дел ведется под непосредственным методическим
руководством архива организации, а при необходимости - и
соответствующего государственного архива.
3.5.3. При формировании дел необходимо соблюдать следующие
основные требования:
документы постоянного и временного хранения необходимо
группировать в отдельные дела;
включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
группировать в дело документы одного календарного года;
исключение составляют: переходящие дела; судебные дела; личные
дела, которые формируются в течение всего периода работы данного
лица в организации; документы выборных органов и их постоянных
комиссий, депутатских групп, которые группируются за период их
созыва; документы учебных заведений, которые формируются за
учебный год; документы театров, характеризующие сценическую
деятельность за театральный сезон; дела фильмов, рукописей,
истории болезней и др.;
дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не
более 4 см.
3.5.4. Внутри дела документы должны быть расположены так,
чтобы они по своему содержанию последовательно освещали
определенные вопросы. При этом документы располагаются в
хронологическом порядке (входящие - по датам поступления,
исходящие - по датам отправления) или по алфавиту авторов и
корреспондентов.
Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или
составления, присоединяются к документам, к которым они относятся.
Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том,
о чем в документе делается отметка.
3.5.5. Распорядительные документы группируются в дела по видам
и хронологии с относящимися к ним приложениями:
уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными
документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с
указанными документами. Если же они утверждены в качестве
самостоятельного документа, то их группируют в отдельные дела;
приказы по основной деятельности группируются отдельно от
приказов по личному составу;
приказы по личному составу группируются в дела в соответствии
с установленными сроками их хранения. Целесообразно при больших
объемах документов приказы по личному составу, касающиеся
различных сторон деятельности организации (прием на работу,
увольнение и перемещение, командировки и т.д.), группировать в
отдельные дела;
поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению
группируются в дела по направлениям деятельности организации;
утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и
другие документы группируются отдельно от их проектов;
документы в личных делах располагаются в хронологическом
порядке по мере их поступления;
лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате
группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту
фамилий;
предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы
организации и все документы по их рассмотрению и исполнению
группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам;
переписка группируется, как правило, за календарный год и
систематизируется в хронологической последовательности,
документ-ответ помещается за документом-запросом. При
возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в
предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с
указанием индекса дела предыдущего года. В зависимости от
специфики деятельности организации переписка может группироваться
также за учебный год, срок созыва выборных органов и т.д.
3.6. Требования к оформлению дел, принимаемых в архив
3.6.1. Оформление дел проводится работниками службы
документационного обеспечения управления организации или другими
структурными подразделениями, в обязанности которых входит
заведение и формирование дел, при методической помощи и под
контролем архива организации.
3.6.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или
частичное оформление дел.
3.6.3. Полному оформлению подлежат дела постоянного,
временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.
Полное оформление дел предусматривает:
подшивку или переплет дела;
нумерацию листов дела;
составление листа-заверителя;
составление, в необходимых случаях, внутренней описи
документов;
внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела
(уточнение названия организации, регистрационного индекса дела,
крайних дат дела, заголовка дела).
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат
частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию
документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи
не составлять.
3.6.4. Документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола
в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом
возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и
резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету)
металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов
удаляются.
3.6.5. Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных
документов или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых
папках с тремя клапанами с завязками или в коробках.
3.6.6. При наличии в деле невостребованных личных документов
(удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) эти
документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. При
наличии большого количества таких документов последние изымаются
из дел и на них составляется отдельная опись.
3.6.7. В конце каждого дела подшивается чистый бланк
листа-заверителя, а в начале дела (для учета особо ценных
документов) - бланк внутренней описи документов дела.
3.6.8. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка
расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела
(кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими
цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым
карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела
нумеруются отдельно.
3.6.9. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей,
нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно.
3.6.10. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные
документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются
на оборотной стороне на верхнем поле листа.
3.6.11. Сложенный лист (формата А3, А2) разворачивается и
нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист
любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист;
лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и
нумеруется как один лист.
3.6.12. Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями,
вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Если к
документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста,
переводы, вырезки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно.
3.6.13. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при
этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером
каждое вложение в конверте.
|
