|
Стр. 2
каждое вложение в конверте.
3.6.14. Подшитые в дело документы с собственной нумерацией
листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем
порядке или сохранять собственную нумерацию, если она
соответствует порядку расположения листов в деле.
3.6.15. В случаях обнаружения большого числа ошибок в
нумерации листов дела проводится их перенумерация. При
перенумерации листов старые номера зачеркиваются и рядом ставится
новый номер листа; в конце дела составляется новый
лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но
сохраняется в деле.
При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при
подготовке их архивом организации к передаче на государственное
хранение допускается по согласованию с государственным архивом
употребление литерных номеров листов.
3.6.16. Лист-заверитель составляется в деле на отдельном
листе, в книгах - на оборотной стороне последнего чистого листа, в
картотеках - на отдельном чистом листе формата карточки.
Лист-заверитель дела составляется по установленной форме
(приложение 9), в которой указываются цифрами и прописью
количество пронумерованных листов дела, количество листов
внутренней описи, оговариваются особенности нумерации номеров дела
(наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров, номеров
листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов,
конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов), а
также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с
количеством листов в них, если они не были отмечены в общей
валовой нумерации в деле.
Лист-заверитель дела подписывается его составителем. Все
последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения,
замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со
ссылкой на соответствующий акт.
Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или
чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или
переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за
верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела.
3.6.17. Внутренняя опись документов дела составляется для
учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения,
учет которых вызывается спецификой данной документации (особо
ценные, личные, судебные, следственные дела и т.д.), а также для
учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения,
сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не
раскрывают конкретное содержание документа.
Внутренняя опись составляется на отдельном листе по
установленной форме (приложение 10), в которой содержатся сведения
о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах,
заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется
итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью
количество включенных в нее документов и количество листов
внутренней описи.
Внутренняя опись подписывается ее составителем. Если дело
переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то
составленная по установленной форме опись подклеивается к
внутренней стороне лицевой обложки дела.
Изменения состава документов дела (изъятия, включения
документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе
"Примечания" со ссылками на соответствующие акты. При
необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней
описи и заверительная надпись дела.
3.6.18. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет)
хранения и по личному составу составляется и оформляется по
установленной форме (приложение 11), в которой указываются
наименование организации, структурного подразделения, индекс дела,
архивный шифр дела, номер дела (тома, части) по годовому разделу
сводной описи дел, заголовок дела.
На обложке дел постоянного хранения предусматривается место
для наименования государственного архива, в который дела
организации будут приняты, обозначения кодов государственного
архива и организации.
При изменении наименования организации (структурного
подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела,
или при передаче дела в другую организацию (в другое структурное
подразделение) на обложке дела указывается новое наименование этой
организации или организации-правопреемника, а прежнее наименование
организации (структурного подразделения) заключается в скобки.
Заголовок дела на обложке дел переносится из номенклатуры дел
организации, согласованной с экспертно-проверочной комиссией
соответствующего архивного учреждения. В необходимых случаях в
заголовок вносятся уточнения (номера приказов, протоколов и др.).
В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов
(частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий
заголовок дела и заголовок каждого тома (части).
В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их
копийность. Подлинность документов дела в заголовке не
оговаривается.
На обложке дела указываются арабскими цифрами крайние даты
дела - год(ы) заведения и окончания дела.
Если в дело включены документы (приложения и т.п.), даты
которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела, с новой
строчки делается об этом запись: "в деле имеются документы за...
год(ы)". Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих
годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.
Крайними датами дел, содержащих
организационно-распорядительную, творческую и иную документацию
(протоколы, стенограммы, письма, доклады и т.д.), для которых
точная датировка имеет важное значение, а также дел, состоящих из
нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов
дела, т.е. даты регистрации (составления) самого раннего и самого
позднего документов, включенных в дело.
Если делом является журнал регистрации приказов, распоряжений
и т.п., то датой дела будут точные календарные даты первой и
последней записей в журнале.
Крайними датами дела, содержащего протоколы заседаний,
являются даты утверждения (для документов, которые утверждаются)
или составления первого и последнего протоколов, составляющих
дело.
Крайними датами личного дела являются даты подписания приказа
о приеме и увольнении лица, на которое это дело заведено.
Обязательными реквизитами обложки дела являются количество
листов в деле, которое проставляется на основании заверительной
надписи дела, и сроки хранения дела (на делах постоянного хранения
пишется: "Хранить постоянно").
3.7. Составление и оформление описей дел
3.7.1. Для обеспечения комплектования архива в организации на
все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного
(свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу
ценности, составляются архивные описи.
Архивная опись (далее - опись) - это архивный справочник,
содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного
фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия
содержания.
Описи составляются отдельно: на дела постоянного хранения;
дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу;
дела, состоящие из документов, характерных только для данной
организации (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам
и т.п.).
Отдельная опись представляет собой перечень дел с
самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией.
3.7.2. В организации, в каждом структурном подразделении описи
составляются ежегодно под непосредственным методическим
руководством архива. По этим описям документы передаются в архив.
Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой
для подготовки сводной описи дел организации, которую готовит
архив и по которой он сдает дела на постоянное хранение.
Описи дел структурных подразделений составляются по
установленной форме (приложение 12) в трех экземплярах и
представляются в архив организации через год после завершения дел
в делопроизводстве.
3.7.3. Описательная статья описи дел структурного
подразделения включает в себя следующие элементы:
порядковый номер дела (тома, части) по описи;
индекс дела (тома, части);
заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его
заголовку на обложке дела;
даты дела (тома, части);
количество листов в деле (томе, части);
срок хранения дела.
3.7.4. При составлении описи дел структурного подразделения
соблюдаются следующие требования:
заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой
схемой систематизации на основе номенклатуры дел;
каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым
номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то
каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным
номером);
порядок нумерации дел в описи - валовый за несколько лет;
порядок присвоения номеров описям структурных подразделений
устанавливается по согласованию с архивом;
графы описи заполняются в точном соответствии с теми
сведениями, которые вынесены на обложку дела;
при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками
пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные
однородные дела обозначаются словами "То же", при этом другие
сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе
описи заголовок воспроизводится полностью);
графа описи "Примечания" используется для отметок о приеме
дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим
структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о
наличии копий и т.п.
В конце описи вслед за последней описательной статьей
заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и
прописью) количество дел, первый и последний номера дел по описи
дел, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи
(наличие литерных и пропущенных номеров).
Опись дел структурного подразделения подписывается
составителем с указанием его должности и утверждается
руководителем структурного подразделения.
По требованию архива организации к описи могут составляться
оглавление, список сокращений, указатели.
3.7.5. На основе описей дел структурных подразделений
составляется годовой раздел сводной описи дел организации,
подготовка которого возлагается на архив организации под
непосредственным методическим руководством соответствующего
архивного учреждения.
3.7.6. В годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения
включаются заголовки дел постоянного хранения, отложившихся в
течение года в деятельности структурных подразделений, и заголовки
дел, сформированных из документов, выделенных из дел с временными
сроками хранения, имевших отметку "ЭПК", причем только после
сверки их со сводной номенклатурой за тот же год и проверки
правильности формирования и оформления дел. В необходимых случаях
заголовки дел уточняются, дела подвергаются расшивке и
переформированию при обнаружении, что дело сформировано
неправильно.
3.7.7. Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения
составляется по установленной форме (приложение 1). Элементы
описательной статьи и порядок внесения заголовков дел в годовой
раздел сводной описи дел постоянного хранения, заполнение граф
аналогичны элементам и порядку, изложенным в пунктах 3.7.3 -
3.7.4.
Первому годовому разделу сводной описи дел фонда присваивается
номер по листу фонда, все последующие годовые разделы числятся за
этим номером до образования законченной описи.
3.7.8. Заголовки дел, включенные в годовой раздел сводной
описи дел постоянного хранения, нумеруются в валовом порядке.
3.7.9. Заголовки дополнительно обнаруженных дел в зависимости
от их количества могут быть внесены в годовой раздел под литерными
номерами в соответствии с принятой систематизацией или в конец
годового раздела.
После внесения в опись записей о поступлении или выбытии дел
составляется окончательная итоговая запись, в которой указываются
также основания внесенных изменений.
Внесение в годовой раздел сводной описи дел изменений после
утверждения его ЭПК архивного учреждения допускается только после
принятия ЭПК, утвердившей этот раздел, соответствующего решения.
3.7.10. К первому годовому разделу сводной описи дел
постоянного хранения составляется предисловие и при необходимости
- указатели, оглавление, список сокращенных слов, которые
составляют справочный аппарат годового раздела описи.
3.7.11. В предисловие включаются сведения об основных
направлениях деятельности и структуре организации за период,
который охватывают дела описи; дается краткая характеристика
содержания и полноты документов фонда, включенных в раздел;
указывается наличие дел, выходящих за хронологические границы
фонда; отмечаются наиболее типичные группы дел как по
разновидностям документов, так и по содержанию; дается краткая
характеристика содержащейся в описи информации о подведомственных
или вышестоящих организациях; освещаются особенности формирования,
описания и систематизации заголовков дел, наличие справочного
аппарата к разделу, основные принципы его составления и порядок
пользования им.
Предисловие подписывается составителем с указанием должности и
даты составления предисловия и заведующим архивом организации
(лицом, ответственным за архив).
3.7.12. Оглавление составляется, если в годовом разделе
сводной описи дел имеются подразделы, другие более мелкие группы
дел, справочный аппарат к разделу. В оглавлении перечисляются:
предисловие, список сокращений (составляемый в необходимых
случаях), названия всех подразделов и более мелких групп дел,
включенных в раздел, указатели (если они имеются).
3.7.13. Годовой раздел сводной описи дел составляется в 4-х
экземплярах.
Годовые разделы, если они не являются законченной описью, не
подшиваются и не переплетаются; они должны храниться в папках с
клапанами и завязками.
3.7.14. Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения
подлежит рассмотрению ЦЭК (ЭК) организации, после чего в случае
согласования в конце раздела ставится гриф "Согласовано" с
указанием номера протокола ЦЭК (ЭК) и даты заседания, на котором
он был рассмотрен. Одобренные годовые разделы направляются на
рассмотрение архивного учреждения в соответствии со сроками,
установленными графиком представления описей дел на рассмотрение
ЭПК архивного учреждения, но не позднее чем через 2 года, а
центральным архивом министерства, ведомства Российской Федерации
(центральным отраслевым архивом при министерстве, ведомстве
Российской Федерации) - через 4 года после завершения
делопроизводством дел, включенных в раздел. Представляются 4 его
экземпляра.
После утверждения годового раздела ЭПК архивного учреждения
раздел утверждается руководителем организации, затем первый
экземпляр годового раздела сводной описи в качестве контрольного
передается в государственный архив, остальные остаются в
организации.
3.7.15. Несколько годовых разделов сводных описей дел
постоянного хранения или один годовой раздел, число заголовков дел
в которых достигло четырехзначной цифры, считаются законченной
архивной описью.
В организациях с небольшим объемом ежегодно образующихся дел
постоянного хранения (до 200 дел) опись считается законченной,
если в нее включены годовые разделы сводных описей дел постоянного
хранения за 5 лет.
3.7.16. Каждой законченной описи присваивается номер.
3.7.17. Законченная опись имеет самостоятельную нумерацию
заголовков дел, к ней составляются итоговая запись и заверительная
надпись. Итоговая запись и заверительная надпись (приложение 13) к
законченной описи составляются так же, как к годовому разделу
сводной описи дел.
При этом заверительные надписи, составленные к годовым
разделам сводных описей дел, изымаются.
3.7.18. Обязательным элементом оформления законченной описи
является титульный лист (приложение 14).
На титульном листе законченной описи дел постоянного хранения
указываются:
название фонда;
номер фонда;
номер описи;
название описи, которое включает указание категории документов
(постоянного, временного хранения, по личному составу и т.д.),
содержащихся в делах, заголовки которых включены в опись;
крайние даты дел, включенных в опись.
Перед названием фонда на титульном листе оставляется место для
написания полного названия государственного архива, в котором
будут постоянно храниться дела данной организации.
3.7.19. К законченной описи обязательно составляются
оглавление и предисловие, а также указатели и список сокращенных
слов при наличии последних в годовых разделах.
3.7.20. Законченная опись вместе с титульным листом и
справочным аппаратом к ней заключается в твердую обложку и
переплетается.
3.7.21. В годовой раздел сводной описи дел временного (свыше
10 лет) хранения включаются заголовки дел, отложившихся в течение
года в деятельности структурных подразделений.
Порядок внесения заголовков дел в годовой раздел аналогичен
порядку, указанному в пп. 3.7.4, 3.7.6 - 3.7.9.
Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет)
хранения составляется по установленной форме (приложение 2).
Порядок заполнения граф описи, нумерации заголовков дел раздела,
составления итоговой записи и заверительной надписи к разделу
аналогичен порядку, указанному в пп. 3.7.7 - 3.7.9, 3.7.17.
Систематизация заголовков дел в годовом разделе сводной описи
дел временного (свыше 10 лет) хранения соответствует
систематизации заголовков дел в сводной номенклатуре дел за этот
же год.
При необходимости к годовому разделу этой описи составляются
оглавление, список сокращенных слов (см. п. 3.7.10).
Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет)
хранения печатается в двух экземплярах и одобряется вначале ЦЭК
(ЭК) организации, а затем утверждается ее руководителем.
3.7.22. Годовой раздел сводной описи дел по личному составу
имеет установленную форму (приложение 3). Порядок заполнения граф,
формы описи, нумерации заголовков дел раздела, составления
итоговой записи и заверительной надписи к разделу аналогичен
порядку, указанному в пп. 3.7.7 - 3.7.9, 3.7.17.
3.7.23. Заголовки дел в годовом разделе сводной описи дел по
личному составу систематизируются по номинальному признаку с
учетом следующей последовательности:
приказы (распоряжения) по личному составу;
списки личного состава;
карточки по учету личного состава (при отсутствии отдельной
описи личных дел);
личные дела (при отсутствии отдельной описи личных дел);
лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате
(расчетные ведомости по зарплате);
невостребованные трудовые книжки (при отсутствии отдельной
описи);
акты о несчастных случаях.
Указанные виды документов, образующиеся в организации в
больших объемах, могут выделяться в самостоятельные годовые
разделы описи (личные дела, трудовые книжки и т.п.). Личные дела
(личные карточки) вносятся в сводный годовой раздел описи по году
увольнения лица, на которое заведено личное дело, и
систематизируются по алфавиту.
При необходимости к годовому разделу сводной описи дел и к
законченной описи дел по личному составу составляются оглавления,
указатели и списки сокращенных слов.
Годовой раздел сводной описи дел по личному составу
организации, передающей документы на постоянное хранение,
печатается в трех экземплярах, подписывается составителем,
заверяется начальником отдела кадров (инспектором по кадрам) и
представляется на рассмотрение ЦЭК (ЭК) организации. После
одобрения раздела ЦЭК (ЭК) он подлежит согласованию с ЭПК
соответствующего архивного учреждения и утверждению руководителем
организации.
Порядок составления и оформления законченной описи дел по
личному составу аналогичен порядку, указанному в пп. 3.7.16 -
3.7.20. Форма титульного листа к законченной описи дел по личному
составу идентична форме титульного листа к законченной описи дел
постоянного хранения (приложение 14).
Порядок составления и оформления описи на каждую разновидность
специфических для данной организации документов (научные отчеты,
тексты программ радио- и телепередач и т.п.), а также на служебные
ведомственные издания определяется в зависимости от сроков их
хранения по аналогии с порядком составления и оформления описей
дел постоянного и временного хранения. Дела систематизируются в
годовых разделах сводных описей с учетом специфики документов.
3.7.24. Отбор документов на уничтожение и составление на них
акта (приложение 4) производится после подготовки описей дел
постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения за этот период.
Акты о выделении документов и дел к уничтожению рассматриваются на
заседании ЭК одновременно с описями дел.
Для организаций, сдающих дела на постоянное хранение, акты
утверждаются руководителем организации после утверждения описей
дел постоянного хранения за этот период архивным учреждением.
3.7.25. Порядок передачи документов в архив организации.
Дела постоянного и долговременного хранения, включая документы
по личному составу, передаются в архив организации не позднее чем
через три года после их завершения в делопроизводстве.
Передача дел в архив организации осуществляется по графику,
составленному архивом, согласованному с руководителями структурных
подразделений, передающих документы в архив, и утвержденному
руководителем организации.
В период подготовки дел структурным подразделением к передаче
в архив организации сотрудником архива предварительно проверяется
правильность их формирования, оформления и соответствие количества
дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии
с номенклатурой дел организации. Все выявленные при проверке
недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного
подразделения обязаны устранить. При обнаружении отсутствия дел
составляется соответствующая справка.
Прием каждого дела производится лицом, ответственным за архив
(специальным сотрудником), в присутствии работника структурного
подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого
дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце
каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество
фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата
приема-передачи дел, а также подписи ответственного за архив
(сотрудника архива) и лица, передавшего дела.
При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в
делах.
Дела, увязанные в связки, доставляются в архив организации
сотрудниками структурных подразделений.
Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки
на документы. Наименование каждой картотеки включается в опись.
4. ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА
4.1. Система мер обеспечения сохранности документов
4.1.1. Организация хранения документов - система мероприятий,
включающая рациональное размещение документов, контроль за их
движением и физическим состоянием, копирование документов с целью
создания страхового фонда и фонда пользования, восстановление
(реставрация) первоначальных или близких к первоначальным свойств
и внешних признаков документов, подвергшихся повреждению или
разрушению.
4.1.2. Для обеспечения сохранности документов в архиве должны
осуществляться:
комплекс мер по организации хранения, предусматривающий
создание материально-технической базы хранения документов (здание
и помещения хранилищ, средства хранения документов, средства
охраны и безопасности хранения, средства климатического контроля,
средства копирования и восстановления поврежденных документов и
т.п.);
комплекс мер по созданию и соблюдению нормативных условий
хранения документов (температурно-влажностный, световой,
санитарно-гигиенический, охранный режимы хранения).
4.1.3. Система мер по организации хранения должна обеспечивать
сохранность документов и контроль их физического состояния при
поступлении документов в архив, при их хранении и передаче
документов на постоянное хранение. При организации хранения и
создании условий хранения следует учитывать специфику видового
состава документов, характерного для конкретного архива.
4.2. Требования к зданиям и помещениям архива
4.2.1. Архив размещают в специально построенных или
приспособленных для хранения документов зданиях или отдельных
помещениях здания. Специальные помещения для архивов организаций
должны предусматриваться при строительстве или переоборудовании
административных зданий.
4.2.2. При отсутствии специального помещения для архива
организаций выделяется приспособленное помещение в
административном здании организации. Размещение в приспособленных
помещениях производится в установленном порядке после их
экспертизы. Экспертиза устанавливает пригодность помещения
(огнестойкость, долговечность, прочность конструкции, техническая
укрепленность), состояние помещения, наличие отопительных и
вентиляционных систем.
Экспертиза проводится представителями архивных,
эксплуатационных, пожарных, охранных, санитарных и других
профильных служб. Результаты экспертизы оформляются актом.
4.2.3. Не допускается прием в эксплуатацию ветхих, сырых,
неотапливаемых, не отвечающих санитарно-гигиеническим требованиям
помещений, а также помещений здания, занятого службами
общественного питания, пищевыми складами и организациями,
хранящими агрессивные и пожароопасные вещества или применяющими
опасные и химические технологии.
4.2.4. К помещениям основного назначения архива относятся:
хранилища для хранения документов;
помещения для приема, временного размещения, акклиматизации
документов и вспомогательных работ с ними;
помещения для использования документов (читальный зал, участок
выдачи, участок учетно-информационных и поисковых систем);
рабочие комнаты сотрудников архива.
Допускается многофукциональность отдельных помещений (залов) с
выделением перегородками основных и вспомогательных участков.
4.2.5. Хранилища должны размещаться в изолированных
помещениях.
Помещения хранилищ должны быть безопасными в пожарном
отношении, гарантированы от затопления, иметь запасной выход. В
помещениях не должно быть газовых и водонесущих магистральных
трубопроводов.
Хранение в помещениях без окон допускается при наличии в
хранилище естественной или искусственной вентиляции,
обеспечивающей 2 - 3-кратный воздухообмен в час.
4.2.6. Электропроводка в хранилищах должна быть скрытой,
штепсельные розетки - герметичными, переносная электроаппаратура
должна иметь резиновую изоляцию шнуров. Общие и поэтажные
рубильники располагают вне помещений хранилищ.
4.2.7. Отделку помещений хранилищ проводят с использованием
неагрессивных, непылящихся материалов, а в системах и средствах
пожаротушения применяют нейтральные, безопасные для документов
вещества.
4.2.8. В хранилищах запрещается применение огня,
нагревательных приборов, размещение посторонних объектов.
Ремонтно-монтажные работы проводятся с соблюдением мер защиты,
охраны и сохранности документов.
4.3. Режимы хранения документов
Документы должны храниться в условиях, обеспечивающих их
защиту от повреждений, вредных воздействий окружающей среды и
исключающих утрату документов.
4.3.1. Световой режим
4.3.1.1. Постоянное хранение документов должно осуществляться
в темноте. Все виды работ с документами должны проводиться при
ограниченных или технологически необходимых уровнях освещения.
4.3.1.2. Освещение в хранилищах может быть естественным и
искусственным.
4.3.1.3. Естественное освещение в хранилищах допускается
рассеянным светом, при условии применения на окнах
светорассеивателей, регуляторов светового потока, защитных
фильтров, штор, жалюзи, окраски стекол. Для защиты документов
применяют хранение в переплетах, папках, коробках, шкафах, на
стеллажах закрытого типа, в оберточной бумаге и т.п.
4.3.1.4. Для искусственного освещения применяют лампы
накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью.
Допускается применение люминесцентных ламп с урезанным
ультрафиолетовым участком спектра типа ЛБ, ЛХБ, ЛТБ.
4.3.1.5. Уровень освещенности в диапазоне видимого спектра не
должен превышать: на вертикальной поверхности стеллажа на высоте 1
м от пола - 20 - 50 лк (люкс), на рабочих столах - 100 лк (люкс).
4.3.2. Температурно-влажностный режим
4.3.2.1. В помещениях хранилищ, оборудованных системами
кондиционирования воздуха, должен поддерживаться оптимальный
температурно-влажностный режим, учитывающий специфику видов
документов: для бумажных документов - температура 17 - 19 град. С,
относительная влажность воздуха 50 - 55%; дня пленочных материалов
- черно-белых (15 град. С и 40 - 55%) и цветных (2 - 5 град. С и
40-55%); для документов на магнитных лентах и дисковых носителях -
15 - 20 град. С и 50 - 65%.
4.3.2.2. Резкие колебания температуры и влажности в хранилищах
не допускаются. В помещениях с нерегулируемым климатом должны
осуществляться мероприятия по оптимизации климатических условий на
основе рационального отопления и проветривания помещений,
использования средств осушения или увлажнения воздуха. При
длительном стабильном повышении относительной влажности воздуха до
80 - 90% предпринимаются обязательные меры по нормализации
климатических условий (интенсивное проветривание, осушение
хранилищ, устранение причин повышения влажности).
4.3.2.3. Температурно-влажностный режим в хранилищах
контролируется путем регулярного измерения параметров воздуха: в
кондиционируемых помещениях - один раз в неделю, в помещениях с
нерегулируемым климатом - два раза в неделю, при нарушениях режима
хранения - ежедневно.
4.3.2.4. Контрольно-измерительные приборы (термометры,
психрометры, гигрометры) размещают в главном проходе на стеллаже,
вдали от отопительных и вентиляционных систем. Показания приборов
фиксируются в регистрационном журнале.
4.3.3. Санитарно-гигиенический режим
4.3.3.1. Помещения архива должны содержаться в чистоте, в
условиях, исключающих возможность появления плесени, насекомых,
грызунов, пыли.
4.3.3.2. В помещениях хранилищ должна быть обеспечена
свободная циркуляция воздуха, исключающая образование
непроветриваемых зон, опасных в санитарно-биологическом отношении.
4.3.3.3. Открывающиеся в теплое время года окна, а также
вентиляционные отверстия в стенах, потолках, полах хранилищ и
наружные отверстия вентиляционных систем следует защищать сетками
с диаметром ячеек не более 0,5 мм.
4.3.3.4. В помещениях хранилищ запрещается пребывание в
верхней одежде, мокрой и грязной обуви, хранение и использование
пищевых продуктов, курение.
4.3.3.5. В помещениях хранилищ необходимо проводить
систематическую влажную уборку. Не реже одного раза в год
проводится обеспыливание стеллажей, шкафов, средств хранения;
полы, плинтусы, подоконники, цокольные части стеллажей
обрабатываются водными растворами антисептиков (2%-ный формалин,
5%-ный катамин АБ и т.п.).
4.3.3.6. Два раза в год (в начале и по окончании отопительного
сезона) документы (выборочно) и помещения хранилищ подвергают
обследованию для своевременного обнаружения насекомых и плесневых
грибов.
При обнаружении биологических вредителей принимают срочные
меры по дезинфекции и дезинсекции помещений силами архива,
санэпидемстанции или карантинной службы.
4.3.3.7. При проведении уборок или санитарных обработок вода и
антисептические растворы не должны попадать на документы.
4.3.4. Охранный режим
4.3.4.1. Охранный режим обеспечивается выбором места
размещения архива в здании, техническими средствами защиты,
организацией системы охраны, сигнализации, соблюдением мер
пропускного режима, порядка доступа в хранилище, опечатыванием
помещений. Наружные двери архива и хранилищ должны иметь
металлическую облицовку и прочные запоры. На доступные извне окна
устанавливают запираемые, распашные наружу металлические решетки.
Помещения архива оборудуют охранной сигнализацией, в нерабочее
время помещения пломбируются (опечатываются). Хранилища в рабочее
время должны быть закрыты на ключ. Право доступа в хранилище имеют
заведующий и сотрудники данного хранилища, а в отдельных случаях -
другие лица в их сопровождении. Вынос документов из архива
осуществляется только по специальным пропускам в установленном
порядке.
4.3.4.2. Охранный режим распространяется также на помещения, в
которых временно хранятся архивные документы и материальные
ценности архива (читальный, выставочный залы, лаборатории и т.п.).
4.4. Размещение документов в хранилище
4.4.1. Документы в хранилищах размещаются в порядке,
обеспечивающем их комплексное хранение в соответствии с учетными
документами и оперативный поиск. Порядок расположения документов в
архиве определяется планом (схемой) их размещения.
4.4.2. Средства хранения
4.4.2.1. Хранилища оборудуются стационарными или передвижными
металлическими стеллажами, в качестве вспомогательных средств
хранения применяют металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи и
т.п.
4.4.2.2. Стеллажи и открытые средства хранения устанавливают
перпендикулярно стенам с оконными проемами, а в помещениях без
окон - с учетом особенностей помещений и оборудования. Не
допускается размещение средств хранения вплотную к наружным стенам
здания и к источникам тепла.
Расстановка средств хранения осуществляется в соответствии с
нормами:
расстояние между рядами стеллажей (главный проход) - 120 см;
расстояние (проход) между стеллажами - 75 см;
расстояние между наружной стеной здания и стеллажами,
параллельными стене, - 75 см;
расстояние между стеной и торцом стеллажа или шкафа (обход) -
45 см;
расстояние между полом и нижней полкой стеллажа (шкафа) - не
менее 15 см, в цокольных этажах - не менее 30 см.
Оборудование с выдвижными частями (ящиками, секциями,
дверцами) устанавливается по специальным нормам с учетом
типоразмеров средств хранения.
4.4.2.3. Документы размещают на стеллажах, в шкафах с
использованием первичных защитных средств хранения (коробок,
папок, специальных футляров, пакетов и т.п.) в соответствии с
видами, форматом и другими внешними особенностями документов:
бумажные документы постоянного хранения размещают в картонных
коробках, папках, а документы временного хранения - в связках;
микрофильмы страхового фонда и фонда пользования должны иметь
стандартные и защитные ракорды, наматываться в рулон на сердечники
фотослоем наружу и храниться в металлических коробках по ГОСТ
4097-78;
микрофильмы и фотодокументы на плоских пленочных или других
форматных носителях упаковывают в конверты и кассеты и хранят в
коробках, папках, другой упаковке по ГОСТ 7-65-92.
4.4.2.4. Место хранения электронных документов определяет
руководитель организации. ЭД могут храниться в архиве организации
или в специализированном подразделении (вычислительном центре,
информационном отделе и т.д.) <*>.
--------------------------------
<*> В соответствии с "Примерным положением об архиве (архивной
службе) документов на машинных носителях учреждений, организаций,
предприятий" (М., 1990).
4.4.2.5. Обязательными условиями архивного хранения ЭД
являются:
наличие в архиве программно-аппаратных средств для хранения,
копирования и воспроизведения ЭД, их перезаписи в новые форматы,
передачи информации по каналам связи и др.;
обеспечение доступа к информации установленных категорий
пользователей, а также обеспечение защиты информации от
несанкционированного доступа (путем применения соответствующих
технических средств и правовых норм);
обеспечение режима хранения ЭД, исключающего утрату,
уничтожение или искажение информации.
Обеспечение хранения ЭД предусматривает также поддержание
оптимальных режимов хранения носителей ЭД.
Технические параметры данных режимов определяются
соответствующими государственными стандартами (ГОСТ 28388-89.
Система обработки информации. Документы на магнитных носителях.
Порядок выполнения и обращения; ГОСТ 2.501-88. ЕСКД. Правила учета
и хранения; ГОСТ 19.601-78. ЕСПД. Правила дублирования, учета и
хранения; ГОСТ 24.402-80. Единая система стандартов
автоматизированной системы управления. Система технической
документации на АСУ. Учет, хранение и обращение; РД 50-524-84.
Методические указания. Порядок хранения документов на машинных
носителях).
По мере старения носителя должна производиться перезапись ЭД
на новые носители.
4.4.2.6. Не допускается размещение документов на полу,
подоконниках, в неразобранных кипах.
4.4.2.7. Размещение секретных документов осуществляется в
соответствии с требованиями инструкции по работе с секретными
материалами.
4.4.3. Телеграфирование
4.4.3.1. Все помещения архива, а также стеллажи, шкафы, полки
нумеруются.
В каждом отдельном помещении стеллажи, шкафы, полки нумеруются
сверху вниз, слева направо.
4.4.3.2. В целях закрепления места хранения документов в
хранилищах составляются постеллажные и при большом объеме фондов
пофондовые топографические указатели.
4.4.3.3. Карточки постеллажного топографического указателя
составляются на каждый стеллаж и располагаются по порядку номеров
стеллажей в пределах каждого отдельного помещения (приложение 15).
4.4.3.4. Карточки пофондового топографического указателя
составляются на каждый фонд и располагаются в порядке номеров
фондов (приложение 16). При необходимости архивом организации
может проводиться топографирование хранящихся в архиве документов
с учетом структурных подразделений организации.
4.5. Порядок выдачи дел из хранилищ
4.5.1. Дела выдаются из хранилищ:
для использования работниками организации;
для использования гражданами в читальном зале для научных и
иных исследований;
во временное пользование для других организаций;
для проведения архивных работ с документами;
для проведения страхового копирования и специальной обработки
документов с целью улучшения физического состояния документов.
4.5.2. Дела выдаются во временное пользование из хранилищ на
срок, не превышающий:
1 месяц для использования работниками организации;
1 месяц для использования документов в читальном зале;
3 месяца во временное пользование для других организаций;
6 месяцев для экспонирования документов.
Органам суда и прокуратуры дела выдаются до прекращения дела
или вынесения судебного решения.
Продление установленных сроков выдачи документов во временное
пользование, в том числе органам суда и прокуратуры, а также для
экспонирования допускается в особых случаях с разрешения
руководителя организации по письменному подтверждению пользователя
о сохранности документов.
4.5.3. Выдача дел из хранилища оформляется следующими
документами:
заказами (требованиями) на выдачу дел в читальный зал и
сотрудникам организации (приложение 17);
актами о выдаче дел во временное пользование другим
организациям, в том числе органам суда и прокуратуры, или для
экспонирования документов (приложение 18);
заказами на проведение работ по страховому копированию и
реставрации документов.
4.5.4. Выдача документов из хранилища регистрируется в книгах
выдачи документов (приложение 19):
выдачи дел работникам организации;
выдачи дел в читальный зал;
выдачи дел во временное пользование другим организациям.
4.5.5. Исполненные заказы (требования) исследователей хранятся
в личных делах исследователей, все прочие - до истечения сроков их
хранения. Заказы (требования) целесообразно хранить до проведения
проверки наличия и состояния дел.
4.5.6. Выдача дел во временное пользование в другие
организации оформляется актом, который составляется в двух
экземплярах, один их которых остается в архиве организации, другой
выдается получателю. Акт подписывается руководителем организации,
передающей дела, и руководителем организации-получателя: подписи
скрепляются гербовыми печатями организаций. После возвращения дел
в двух экземплярах акта делается соответствующая отметка: один
экземпляр остается в организации-получателе, другой хранится в
деле фонда в архиве организации, выдававшем дела.
4.5.7. Направление на страховое копирование, реставрацию,
переплет оформляется заказом. Заказ оформляется в архиве
организации по форме акта о выдаче во временное пользование другой
организации.
4.5.8. Дела выдаются из хранилища для использования и
проведения работ по страховому копированию, реставрации, переплету
только в обработанном виде.
Перед выдачей дел из хранилища проверяется соответствие шифра
и заголовка дела на обложке шифру и заголовку дела в описи; перед
выдачей и при возвращении дел в хранилище проверяются нумерация
листов и состояние документов каждого выданного дела.
Каждое выдаваемое из хранилища дело должно иметь лист
использования (приложение 20).
4.5.9. При выдаче дел из хранилища на место выданного дела
подкладывается карта-заместитель, в которой указывается номер
дела, номер описи, номер фонда, когда и кому выдано дело, дата его
возврата и подпись сотрудника, выдавшего дело, с указанием
должности. При возвращении дела в хранилище карта-заместитель
изымается (приложение 21).
4.5.10. Состояние дел, возвращаемых в архив после
использования, должно быть проверено в присутствии лица,
возвращающего документы.
При обнаружении недостачи дел или отдельных листов в них, а
также повреждений дел и документов сотрудниками архива
составляется акт в двух экземплярах, один из которых
представляется исследователю читального зала или руководителю
организации, использовавшей документы, для привлечения виновных к
ответственности, второй - остается в архиве.
4.5.11. При перемещении документов за пределами архива должны
соблюдаться меры предосторожности, надежно обеспечивающие их
сохранность.
При транспортировке документов соблюдаются меры по охране и
защите их от воздействия вредных факторов окружающей среды путем
применения специальных видов упаковок, обеспечивающих защиту
документов от осадков, света, механических повреждений.
4.6. Обеспечение физико-химической
сохранности документов
4.6.1. Выявленные документы постоянного хранения с физическими
дефектами основы (утрата частей документа, разрывы и др.) или
текста регистрируются в журнале или картотеке учета физического
состояния документов, где фиксируются виды специальной обработки,
которой впоследствии должен быть подвергнут документ (реставрация,
|
