|
Стр. 7
Наименование должности Наименование должности
руководителя организации, руководителя
выдающего дела организации-получателя
Подпись Расшифровка Подпись Расшифровка
подписи подписи
Дата Дата
Гербовая печать организации Гербовая печать организации
Выдал дела по поручению руководства ______________________________
(наименование организации)
Руководитель архива
организации (лицо,
ответственное за архив) Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Принял дела по поручению руководства _____________________________
(наименование организации)
Руководитель архива
организации (лицо,
ответственное за архив) Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Дела возвращены в полном объеме и сохранности.
Сдал по поручению руководства организации-получателя.
Руководитель архива
организации (лицо,
ответственное за архив) Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Принял по поручению руководства организации, выдавшей дела.
Руководитель архива
организации (лицо,
ответственное за архив) Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Формат А4 (210 x 297 мм)
Форма акта о выдаче дел во временное пользование
Приложение 19
к п. 4.5.4
Наименование организации
КНИГА ВЫДАЧИ ДОКУМЕНТОВ N ____
Начата __________
Окончена ________
Формат А4 (210 x 297 мм)
Форма титульного листа книги выдачи документов
----T------T----T-----T-------T----T--------T-----T--------T------
| N | Дата |Фонд|Опись|Ед. хр.|Кому|Расписка|Дата |Расписка|При- |
|п/п|выдачи| N | N | N |вы- |в полу- |воз- |в воз- |меча-|
| | | | | |дано|чении |врата|вращении|ние |
| | | | | | |дела |дела |дела | |
+---+------+----+-----+-------+----+--------+-----+--------+-----+
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 |
+---+------+----+-----+-------+----+--------+-----+--------+-----+
| | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | |
L---+------+----+-----+-------+----+--------+-----+--------+------
Итого в _______ году выдано из хранилища N _______________________
(цифрами и прописью)
__________________________________________________________ ед. хр.
Наименование должности работника,
составившего итоговую запись Подпись Расшифровка подписи
Дата
Формат А4 (210 х 297 мм)
Форма книги выдачи дел из хранилища
Приложение 20
к п. 4.5.8
Наименование организации
ЛИСТ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ
Фонд N _______________ Опись N ______________ Дело N _____________
Заголовок дела ___________________________________________________
--------T-------------T----------------------T---------T----------
|Дата |Кому выдано: |Характер использования|N исполь-|Подпись |
|исполь-|фамилия, ини-|(копирование, выписки,|зованных |лица, ис-|
|зования|циалы (раз- | просмотр и др.) |листов |пользо- |
| |борчиво) | | |вавшего |
| | | | |дело |
+-------+-------------+----------------------+---------+---------+
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
+-------+-------------+----------------------+---------+---------+
| | | | | |
| | | | | |
| | | | | |
| | | | | |
| | | | | |
L-------+-------------+----------------------+---------+----------
Формат А4 (210 x 297 мм)
Форма листа использования документов
Приложение 21
к п. 4.5.9
Наименование организации
КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДЕЛА
Дело _____________________________________________________________
(N и название)
Опись ____________________________________________________________
(N и название)
Фонд ____________________________________________________________
(N и название)
Выдано во временное пользование (читальный зал):
----T------------------------------T-------------T----------------
| N | Ф.И.О. пользователя | Дата выдачи | Дата возврата |
|п/п| | | |
+---+------------------------------+-------------+---------------+
| 1 | 2 | 3 | 4 |
+---+------------------------------+-------------+---------------+
| | | | |
+---+------------------------------+-------------+---------------+
| | | | |
+---+------------------------------+-------------+---------------+
| | | | |
+---+------------------------------+-------------+---------------+
| | | | |
+---+------------------------------+-------------+---------------+
| | | | |
+---+------------------------------+-------------+---------------+
| | | | |
L---+------------------------------+-------------+----------------
Формат А4 (210 х 297 мм)
Форма карты-заместителя дела
Приложение 22
к п. 4.7.5
Наименование организации
Название архива
АКТ УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
__________ N ____________ руководителя организации
_________________________ Подпись Расшифровка
(место составления) подписи
проверки, наличия и состояния дел Дата
__________________________
(постоянного, временного
хранения, по личному
составу)
Фонд N ______
Основание ________________________________________________________
(плановая проверка, перемещения документов,
стихийное бедствие и т.д.)
Составлен комиссией:
Председатель комиссии ____________________________________________
(наименование должности, фамилия,
инициалы)
Члены комиссии: __________________________________________________
(наименование должностей, фамилии, инициалы)
__________________________________________________________________
Проверка проводилась с ____________ по _____________
Проверкой установлено:
1. Всего числится по описям: ________________________________ дел,
(цифрами и прописью)
в том числе по описям, утвержденным (согласованным) ЭПК архивного
учреждения, _________________________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
2. Всего не оказалось в наличии _____________________________ дел,
(цифрами и прописью)
в том числе по описям, утвержденным (согласованным) ЭПК архивного
учреждения, _________________________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
3. Имеют литерные номера:
3.1. не учтенные в итоговых записях описей ______________ дел,
(цифрами и
прописью)
3.2. не перечисленных, но учтенных в итоговых записях описей
______________________ дел.
(цифрами и прописью)
4. Пропущено номеров.
4.1. не учтенных в итоговых записях описей ______________ дел,
(цифрами и
прописью)
4.2. не перечисленных, но учтенных в итоговых записях описей
______________________ дел.
(цифрами и прописью)
5. Неправильно положенных дел, относящихся к другим фондам,
_____________________________________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
6. Оказалось в наличии по данному фонду (включенных в описи)
_____________________________________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
7. Имеется не включенных в описи
_____________________________________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
8. Всего по данному фонду (включенных и не включенных в описи)
имеется в наличии
_____________________________________________________________ дел,
(цифрами и прописью)
из них:
8.1. требующих дезинфекции ______________________________ дел,
(цифрами и прописью)
8.2. требующих дезинсекции ______________________________ дел,
(цифрами и прописью)
8.3. требующих реставрации ______________________________ дел,
(цифрами и прописью)
8.4. требующих переплета и подшивки _____________________ дел,
(цифрами и прописью)
8.5. требующих восстановления затухающих текстов _____________
______________________ дел,
(цифрами и прописью)
8.6. неисправимо поврежденных ___________________________ дел,
(цифрами и прописью)
8.7. требующих технической обработки _________________________
(цифрами и прописью)
дел,
8.8. выдано во временное пользование _________________________
(цифрами и прописью)
дел.
9. Общая характеристика состояния и условий хранения документов.
Основные отрицательные явления в состоянии и условиях их хранения.
Приложение: лист(ы) проверки наличия и состояния дел (N ...).
Проверку проводили:
Наименование должностей Подписи Расшифровка
подписей
Дата
Формат А4 (210 х 297 мм)
Форма акта проверки наличия и состояния дел фонда
Приложение 23
к п. 4.8.1
__________________________________________________________________
(Название архивного учреждения) <*>
__________________________________________________________________
(Название фонда)
Фонд N ___
ОПИСЬ ОСОБО ЦЕННЫХ ДЕЛ
_________________
(крайние даты)
Формат А4 (210 x 297 мм)
Форма титульного листа описи особо ценных дел
--------------------------------
<*> Заполняется государственным архивом.
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
руководителя организации
Подпись Расшифровка
подписи
----T-----T----T---------T-------T------T-----------T-------------
| N | N | N |Заголовок|Крайние|Кол-во|N ед. учета| Примечание |
|п/п|описи|дела| дела | даты |листов|страхового | |
| | | | | | | фонда | |
+---+-----+----+---------+-------+------+-----------+------------+
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
+---+-----+----+---------+-------+------+-----------+------------+
| | | | | | | | |
| | | | | | | | |
| | | | | | | | |
| | | | | | | | |
| | | | | | | | |
L---+-----+----+---------+-------+------+-----------+-------------
В данную опись внесено _________________________ особо ценных дел,
(цифрами и прописью)
с N ____________ по N _____________, в том числе:
литерные номера: _________________________________________________
пропущенные номера: ______________________________________________
Из них имеют страховые копии __________________________ дел.
(цифрами и прописью)
Наименование должности
составителя описи Подпись Расшифровка подписи
Наименование должности
руководителя архива
(лица, ответственного
за архив) Подпись Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО УТВЕРЖДЕНО
Протокол ЦЭК (ЭК) организации Протокол ЭПК архивного
от _________ N ___________ учреждения
от _________ N ____________
Формат А4 (210 x 297 мм)
Форма описи особо ценных дел
Приложение 24
к п. 6.3.3
__________________________________________________________________
(Наименование организации)
__________________________________________________________________
(Название архива организации)
КНИГА
учета поступления и выбытия
документов
Том N _________
Начат _________
Окончен _______
Формат А3 (297 x 420 мм)
Форма титульного листа книги учета поступления
и выбытия документов
----T-------T------------T---------T--------T--------T----------------------T----------------------T------------T-------
| N |Дата |Наименование|Название,|Название|Крайние |Поступление описанных | Выбытие описанных |Неописанных |Приме-|
|п/п|поступ-|организации |номер и |и номер |даты | документов | документов |дел, доку- |чание |
| |ления и|(структурно-|дата до- |фонда, |посту- +----------------------+----------------------+ментов, лис-| |
| |выбытия|го подразде-|кумента, |описи |пивших | Кол-во дел | Кол-во дел |тов | |
| |доку- |ления, лица,|по кото- |посту- |или вы- +------T-------T-------+------T-------T-------+------T-----+ |
| |ментов |архива), от |рому пос-|пивших |бывших |посто-|времен-|по лич-|посто-|времен-|по лич-|посту-|выбы-| |
| | |которой пос-|тупили |или вы- |докумен-|янного|ного |ному |янного|ного |ному |пило |ло | |
| | |тупили (или |или выбы-|бывших |тов, |хране-|(свыше |составу|хране-|хране- |составу| | | |
| | |выбыли) до- |ли доку- |докумен-|включен-|ния |10 лет)| |ния |ния | | | | |
| | |кументы |менты |тов |ных в | | | | | | | | | |
| | | | | |опись | | | | | | | | | |
+---+-------+------------+---------+--------+--------+------+-------+-------+------+-------+-------+------+-----+------+
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 |
+---+-------+------------+---------+--------+--------+------+-------+-------+------+-------+-------+------+-----+------+
| | | | | | | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | | | | | | |
L---+-------+------------+---------+--------+--------+------+-------+-------+------+-------+-------+------+-----+-------
Итого в _____ году поступило ________________________ ед. хр. (для
(цифрами и прописью)
(аудио-, видеодокументов - + ед. уч.), в том числе:
показываются раздельно итоговые данные по графам 7, 8, 9, 13
книги;
выбыло _________________________ ед. учета (+ документов, листов),
(цифрами и прописью)
в том числе:
показываются раздельно итоговые данные по графам 10, 11, 12, 14.
Наименование должности лица,
составившего итоговую
годовую запись Подпись Расшифровка подписи
Заведующий архивом Подпись Расшифровка подписи
Дата
Формат А3 (297 х 420 мм)
Приложение 25
к п. 6.3.3
Наименование организации
СПИСОК ФОНДОВ
Том N ___________
Начат ___________
Окончен _________
Формат А4 (210 x 297 мм)
Форма титульного листа списка фондов
------T--------T------------T---------------------------T---------
| N |Название|Дата первого| Отметка о выбытии фонда |Примеча-|
|фонда| фонда |поступления +-----T---------------------+ние |
| | | документов |Куда | Дата и N документа, | |
| | | фонда |выбыл|на основании которого| |
| | | | | выбыл | |
+-----+--------+------------+-----+---------------------+--------+
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
+-----+--------+------------+-----+---------------------+--------+
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
L-----+--------+------------+-----+---------------------+---------
На 01.01.___ года в список включены фонды с N _______ по N ______.
Всего хранится в архиве __________________________ фондов, из них:
(цифрами и прописью)
______________________ содержат особо ценные дела.
(цифрами и прописью)
Номера свободные:
Наименование должности работника
архива, составившего годовую
итоговую запись Подпись Расшифровка подписи
Наименование должности
руководителя архива
(лица, ответственного
за архив) Подпись Расшифровка подписи
Дата
Формат А4 (210 x 297 мм)
Форма списка фондов
Приложение 26
к п. 6.3.3
Наименование организации
РЕЕСТР ОПИСЕЙ
Начат ___________
Окончен _________
Формат А4 (210 x 297 мм)
Форма титульного листа реестра описей
----T-----T-----T--------T---------------------T-----T-------T-------T-------
| N | N | N |Название| Кол-во дел в описи |Край-|Коли- |Коли- |Приме-|
|п/п|фонда|описи| описи +------T-------T------+ние |чество |чество |чание |
| | | | |посто-|времен-|по |даты |листов |экземп-| |
| | | | |янного|ного |лично-| |в описи|ляров | |
| | | | |хране-|(свыше |му | | |описи | |
| | | | |ния |10 лет)|соста-| | | | |
| | | | | |хране- |ву | | | | |
| | | | | |ния | | | | | |
+---+-----+-----+--------+------+-------+------+-----+-------+-------+------+
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 |
+---+-----+-----+--------+------+-------+------+-----+-------+-------+------+
| | | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | | |
L---+-----+-----+--------+------+-------+------+-----+-------+-------+-------
Всего хранится в архиве _________________________ описей, из
(цифрами и прописью)
них постоянного хранения _____________________________, временного
(цифрами и прописью)
хранения (свыше 10 лет) _________________________________________,
(цифрами и прописью)
по личному составу ______________________________.
(цифрами и прописью)
Наименование должности работника
архива организации, составившего
реестр описей Подпись Расшифровка подписи
Дата
Руководитель архива организации
(лицо, ответственное за архив) Подпись Расшифровка подписи
Дата
Форма реестра описей
Приложение 27
к п. 6.3.3
__________________________________________________________________
(Наименование организации)
__________________________________________________________________
(Название архива организации)
КНИГА
учета поступления и выбытия
страхового фонда и фонда пользования
Том N _________
Начат _________
Окончен _______
Формат А4 (210 x 297 мм)
Форма титульного листа книги учета поступления
и выбытия страхового фонда и фонда пользования
----T-------T----------T-----T------T------T--------T----------------------T-------------------T------
| N |Дата |Название |Дата |Номера|Номера|Кол-во |Сведения о страховом |Сведения о фонде |При- |
|п/п|поступ-|и N, дата |копи-|фондов|описей|ед. хр. |фонде (кол-во ед. хр.)|пользования (кол-во|ме- |
| |ления |документа,|рова-| | |подлин- | | ед. хр.) |чание|
| |или вы-|по которо-|ния | | |ников, +-----------T----------+----------T--------+ |
| |бытия |му посту- | | | |включен-| поступило | выбыло |поступило | выбыло | |
| |ед. хр.|пили или | | | |ных в | | | | | |
| |СФ |выбыли ед.| | | |единицу | | | | | |
| | |хр. СФ | | | |хранения| | | | | |
| | | | | | |страхо- | | | | | |
| | | | | | |вого | | | | | |
| | | | | | |фонда | | | | | |
+---+-------+----------+-----+------+------+--------+-----------+----------+----------+--------+-----+
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 |
+---+-------+----------+-----+------+------+--------+-----------+----------+----------+--------+-----+
| | | | | | | | | | | | |
+---+-------+----------+-----+------+------+--------+-----------+----------+----------+--------+-----+
| | | | | | | | | | | | |
L---+-------+----------+-----+------+------+--------+-----------+----------+----------+--------+------
Итого поступило в ____ году ______________________________ ед. хр.
(цифрами и прописью)
страхового фонда, __________________________________ ед. хр. фонда
(цифрами и прописью)
пользования;
выбыло ___________________________ ед. хр. страхового фонда
(цифрами и прописью)
и __________________________ ед. хр. фонда пользования.
(цифрами и прописью)
Наименование должности лица,
составившего годовую
итоговую запись Подпись Расшифровка подписи
Руководитель архива
(лицо, ответственное за архив) Подпись Расшифровка подписи
Дата
Формат А4 (210 x 297 мм)
Форма книги учета поступления и выбытия
страхового фонда и фонда пользования
Приложение 28
к п. 6.3.3
Гриф ограничения допуска
Наименование государственного архива <*>
ОПИСЬ N ___
страхового фонда
Формат А4 (210 x 297 мм)
Форма титульного листа описи страхового фонда
--------------------------------
<*> Заполняется в государственном архиве.
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
руководителя организации
Подпись Расшифровка
подписи
Дата
--------T-------T-------T------T----------------------T-----------
|N ед. |Дата |Кол-во |Кол-во| Сведения о делах, |Примечание|
|хр. |копиро-|кадров |дел, | входящих в единицу | |
|страхо-|вания |в ед. |вклю- | хранения страхового | |
|вого |доку- |хр. |ченных| фонда | |
|фонда |ментов |страхо-|в ед. +-------T------T-------+ |
| | |вого |хр. |Номера |Номера|Номера | |
| | |фонда | |фондов |описей|ед. хр.| |
+-------+-------+-------+------+-------+------+-------+----------+
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
+-------+-------+-------+------+-------+------+-------+----------+
| | | | | | | | |
| | | | | | | | |
| | | | | | | | |
| | | | | | | | |
| | | | | | | | |
L-------+-------+-------+------+-------+------+-------+-----------
Всего на 01.01.____ года в опись включено ________________________
(цифрами и прописью)
ед. хр., с N _____ по N _______, в том числе:
литерные номера: _________________________________________________
пропущенные номера: ______________________________________________
______________________ кадров м/ф страхового фонда
(цифрами и прописью)
скопировано ______________________ ед. хр.
(цифрами и прописью)
Наименование должности
работника архива,
составившего итоговую запись Подпись Расшифровка подписи
Наименование должности
руководителя архива Подпись Расшифровка подписи
(лица, ответственного за архив)
Дата
СОГЛАСОВАНО УТВЕРЖДЕНО
Протокол ЦЭК (ЭК) организации Протокол ЭПК архивного
учреждения
от _________ N ___________ от _________ N ____________
Формат А4 (210 x 297 мм)
Форма описи страхового фонда
Приложение 29
к п. 6.3.3
Кому представляется ___________________________________
(наименование и адрес получателя)
_______________________________________________________
Кем представляется ____________________________________
(наименование и адрес
_______________________________________________________
отчитывающейся организации)
_______________________________________________________
(форма собственности отчитывающейся организации)
ПАСПОРТ
архива организации, хранящей управленческую документацию
на 1 декабря 20__ года
1. Общие сведения
-----------T------------T-----------------T-----------------------
|Код строки| Количество | Площадь | Загруженность |
| | фондов | архивохранилища | архивохранилища (%) |
| | | (кв. м) | |
+----------+------------+-----------------+----------------------+
| А | 1 | 2 | 3 |
+----------+------------+-----------------+----------------------+
| 101 | | | |
L----------+------------+-----------------+-----------------------
2. Сведения о документах
-------------------T------T-----------------------------------------------------------------------
| Показатели | Код | Количество единиц хранения |
| |строки+-----T--------------T-----------------------T--------------T----------+
| | |Всего| Крайние даты |Из них внесено в описи,|Хранится сверх|Образуется|
| | | +-------T------+утвержденные (согласо- |установленного|в год дел |
| | | |Началь-|Конеч-|ванные) ЭПК архивного | срока | |
| | | |ная |ная |учреждения | | |
| | | | | +-----T-----------------+ | |
| | | | | |Всего| Крайние даты | | |
| | | | | | +-------T---------+ | |
| | | | | | |Началь-|Конечная | | |
| | | | | | |ная | | | |
+------------------+------+-----+-------+------+-----+-------+---------+--------------+----------+
| А | Б | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
+------------------+------+-----+-------+------+-----+-------+---------+--------------+----------+
|Постоянного хране-| 201 | | | | | | | | |
|ния | | | | | | | | | |
+------------------+------+-----+-------+------+-----+-------+---------+--------------+----------+
|По личному составу| 202 | | | | | | | | |
L------------------+------+-----+-------+------+-----+-------+---------+--------------+-----------
3. Кадры Условия хранения документов (нужное
подчеркнуть):
-------T----------- - Хранилище: есть, нет; сухое, сырое;
| Код |Количество| светлое, темное.
|строки| штатных | - Отопление: центральное, печное,
| |работников| отсутствует.
+------+----------+ - Стеллажи: металлические, деревянные,
| 301 | | комбинированные; нет.
L------+----------- - Шкафы: металлические, деревянные;
отсутствуют.
"__" _________ 20__ г. - Сигнализация: пожарная: есть, нет;
охранная: есть, нет.
- Читальный зал: есть, нет.
Руководитель организации, - Температурно-влажностный режим:
предприятия ___________ соблюдается, не соблюдается.
(подпись)
Фамилия и телефон исполнителя
Формат A3 (297 x 420 мм)
Форма паспорта архива организации, хранящей
управленческую документацию
Приложение 30
к п. 6.3.3
|
