|
Стр. 6
Наименование должности работника
архива, внесшего изменения
в учетные документы Подпись Расшифровка подписи
Дата
Формат А4 (210 x 297 мм)
Форма акта о выделении к уничтожению документов,
не подлежащих хранению
Приложение 5
к п. 2.4.2
__________________________________________________________________
(Название государственного архива)
__________________________________________________________________
(Название организации)
Фонд N _______
Опись N ______
__________________________________________________________________
(Название описи)
__________________________________________________________________
_______________________
(Крайние даты)
Формат А4 (210 x 297 мм)
Форма титульного листа описи
электронных документов постоянного хранения
УТВЕРЖДАЮ
Протокол ЭПК ______________
(название
архива)
____________ N ____________
Фонд N
Опись N
За _____________ год
------T---T---------T------T-------T-------T----T---------T-------
|N ед.| N |Заголовок|Дата | Объем |Кол-во |Фор-|Состав |Приме-|
|учета|ед.|ед. учета|созда-|(Мбайт)|записей|мат |текстовой|чание |
| |хр.| |ния | | (для |дан-|сопрово- | |
| | | | | | баз |ных |дительной| |
| | | | | |данных)| |докумен- | |
| | | | | | | |тации | |
+-----+---+---------+------+-------+-------+----+---------+------+
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
+-----+---+---------+------+-------+-------+----+---------+------+
| | | | | | | | | |
L-----+---+---------+------+-------+-------+----+---------+-------
В данный раздел описи включено ______________________ ед. учета с
(цифрами и прописью)
N ___ по N ____;
______________________ ед. хр. с N ___ по N ___ объемом ___ Мбайт.
(цифрами и прописью)
Всего в опись включено ______________________ ед. учета с N ______
(цифрами и прописью)
по N _____;
______________________ ед. хр. с N ___ по N ___ объемом ___ Мбайт.
(цифрами и прописью)
Наименование должности
составителя описи Подпись Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК (ЦЭК) организации N _______________
Председатель ЭК (ЦЭК) организации ________________________________
(должность, подпись,
расшифровка подписи)
Формат А4 (210 x 297 мм)
Форма описи электронных документов постоянного хранения
Приложение 6
к п. 6.3.3
ЛИСТ ФОНДА N ______________
_______________________________________ __________________________
(Местонахождение фонда (наименование (Дата первого поступления
организации, где хранится фонд)) документов фонда)
---------------------------------T--------------------------------
| Крайние даты | Название фонда |
| каждого названия фонда | |
+--------------------------------+-------------------------------+
| 1 | 2 |
+--------------------------------+-------------------------------+
| | |
| | |
| | |
| | |
| | |
L--------------------------------+--------------------------------
1. Учет неописанных документов
-------T-------------------T-------------T-------------T----------
| Дата |Название, N и дата | Поступление | Выбытие | Наличие |
|записи|документа, по кото-| | |(остаток)|
| |рому поступили или +-------T-----+-------T-----+---------+
| |выбыли документы |Кол-во |Край-|Кол-во |Край-|Всего ед.|
| | |ед. хр.|ние |ед. хр.|ние | хр. |
| | | |даты | |даты | |
+------+-------------------+-------+-----+-------+-----+---------+
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
+------+-------------------+-------+-----+-------+-----+---------+
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
L------+-------------------+-------+-----+-------+-----+----------
Форма листа фонда
2. Учет описанных документов
-----T-----T-------T----------T------T----------------------------T--------------------------------------T-----------
|Дата|Номер|Крайние| Название |Посту-| Выбытие | Наличие (остаток) |Микрофиль-|
|за- |описи| даты |описи или |пило +---T----------T-------------+---T----------------------------------+мировано |
|писи| дел | дел |аннотация |дел |Дел|Основание |В том числе |ед.| В том числе |дел посто-|
| | |описи |документов| | | выбытия |по описям, |хр.+----------------------T-----------+янного |
| | | | | | |(название,|утвержден- | | постоянного хранения | по л/с |хранения |
| | | | | | | дата, N |ным ЭПК | +---T--T---------------+---T-------+ |
| | | | | | |документа)+-------T-----+ | | |из них по опи- |ед.|крайние| |
| | | | | | | |ед. хр.|край-| | | |сям, утвержден-|хр.| даты | |
| | | | | | | | |ние | | | |ным ЭПК | | | |
| | | | | | | | |даты | | | +-------T-------+ | | |
| | | | | | | | | | | | |ед. хр.|крайние| | | |
| | | | | | | | | | | | | | даты | | | |
+----+-----+-------+----------+------+---+----------+-------+-----+---+---+--+-------+-------+---+-------+----------+
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10| 11|12| 13 | 14 |15 | 16 | 17 |
+----+-----+-------+----------+------+---+----------+-------+-----+---+---+--+-------+-------+---+-------+----------+
| | | | | | | | | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | | | | | | | | |
L----+-----+-------+----------+------+---+----------+-------+-----+---+---+--+-------+-------+---+-------+-----------
Формат А4 (210 x 297 мм)
Форма листа фонда
Приложение 7
к п. 3.4.6
Наименование организации
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ УТВЕРЖДАЮ
___________ N _______ Наименование должности
_____________________ руководителя организации
(место составления)
Подпись Расшифровка
На ___________ год подписи
Дата
-------T---------------T-------T-------------T--------------------
|Индекс| Заголовок дела|Кол-во |Срок хранения| Примечание |
| дела | |ед. хр.|и N статей по| |
| | | | перечню | |
+------+---------------+-------+-------------+-------------------+
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
+------+---------------+-------+-------------+-------------------+
| Название раздела |
+------T---------------T-------T-------------T-------------------+
| | | | | |
| | | | | |
| | | | | |
| | | | | |
| | | | | |
L------+---------------+-------+-------------+--------------------
Наименование должности
руководителя службы ДОУ
организации Подпись Расшифровка подписи
Дата
Виза руководителя архива
(лица, ответственного за архив)
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК) Протокол ЭПК архивного
учреждения
от ___________ N __________ от ________ N _____________
Формат А4 (210 x 297 мм)
Форма номенклатуры дел организации
Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в ____ году
в организации
----------------------T-------------T-----------------------------
| По срокам хранения | Всего | В том числе: |
| | +-----------T----------------+
| | |переходящих|с отметкой "ЭПК"|
+---------------------+-------------+-----------+----------------+
| 1 | 2 | 3 | 4 |
+---------------------+-------------+-----------+----------------+
|Постоянного | | | |
+---------------------+-------------+-----------+----------------+
|Временного (свыше 10| | | |
|лет) | | | |
+---------------------+-------------+-----------+----------------+
|Временного (до 10 лет| | | |
|включительно) | | | |
+---------------------+-------------+-----------+----------------+
|ИТОГО: | | | |
L---------------------+-------------+-----------+-----------------
Наименование должности
руководителя службы ДОУ Подпись Расшифровка подписи
Дата
Итоговые сведения переданы в архив.
Наименование должности
передавшего сведения Подпись Расшифровка подписи
Дата
Форма итоговой записи к номенклатуре дел организации
Приложение 8
к п. 3.4.6
Наименование организации
Наименование структурного
подразделения
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
__________ N ________
_____________________
(место составления)
На _____________ год <*>
-------T---------------T-------T-------------T--------------------
|Индекс| Заголовок дела|Кол-во |Срок хранения| Примечание |
| дела | |ед. хр.|и N статей по| |
| | | | перечню | |
+------+---------------+-------+-------------+-------------------+
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
+------+---------------+-------+-------------+-------------------+
| Название раздела |
+------T---------------T-------T-------------T-------------------+
| | | | | |
L------+---------------+-------+-------------+--------------------
Наименование должности
руководителя структурного
подразделения Подпись Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО <**>
Протокол ЭК структурного
подразделения
от _____________ N ___________
Наименование должности
руководителя архива
(лица, ответственного
за архив) Подпись Расшифровка подписи
Дата
Формат А4 (210 х 297 мм)
Форма номенклатуры дел
структурного подразделения организации
--------------------------------
<*> К выписке из номенклатуры дел организации для данного
структурного подразделения по окончании календарного года
составляется итоговая запись по форме, указанной в приложении 7, и
делается отметка о передаче итоговых сведений в службу ДОУ
организации.
<**> При наличии ЭК структурного подразделения.
Приложение 9
к п. 3.6.16
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N _____
В деле подшито и пронумеровано ___________________________ листов,
(цифрами и прописью)
в том числе:
литерные номера листов __________________________________________;
пропущенные номера листов ________________________________________
+ листов внутренней описи ________________________________________
--------------------------------------------------------T---------
| Особенности физического состояния и формирования дела | Номера |
| | листов |
+-------------------------------------------------------+--------+
| 1 | 2 |
+-------------------------------------------------------+--------+
| | |
| | |
| | |
| | |
| | |
L-------------------------------------------------------+---------
Наименование должности
работника Подпись Расшифровка подписи
Дата
Формат А4 (210 x 297 мм)
Форма листа-заверителя дела
Приложение 10
к п. 3.6.17
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов ед. хр. N ______________
----T---------T---------T-------------------T--------------T------
| N | Индекс | Дата |Заголовок документа| Номера |При- |
|п/п|документа|документа| |листов ед. хр.|меча-|
| | | | | |ние |
+---+---------+---------+-------------------+--------------+-----+
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
+---+---------+---------+-------------------+--------------+-----+
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
L---+---------+---------+-------------------+--------------+------
Итого ___________________________________ документов.
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи __________________________.
(цифрами и прописью)
Наименование должности лица,
составившего внутреннюю опись
документов дела Подпись Расшифровка подписи
Дата
Формат А4 (210 x 297 мм)
Форма внутренней описи документов дела
Приложение 11
к п. 3.6.18
Код гос. архива ______
Код организации ______
------------------
|Ф. N |
_______________________________________________ |________________|
|Оп. N |
_______________________________________________ |________________|
|Д. N |
_______________________________________________ |________________|
L-----------------
__________________________________________________________________
(Наименование архивного учреждения)
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
(Наименование организации и структурного подразделения)
ДЕЛО N ___ ТОМ N __
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
(Заголовок дела)
__________________________________________________________________
(Крайние даты)
На _________ листах
Хранить ___________
-------------
|Ф. N _____ |
| |
|Оп. N ____ |
| |
|Д. N _____ |
L------------
Формат А4 (210 x 297 мм)
Форма обложки дела
постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения
Приложение 12
к п. 3.7.2
__________________________________________________________________
(Наименование организации)
__________________________________________________________________
(Наименование структурного подразделения)
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
руководителя структурного
подразделения
Подпись Расшифровка
подписи
Дата
ОПИСЬ N
__________________________________________________________________
----T--------T-----------T---------T--------T--------T------------
| N | Индекс | Заголовок | Крайние | Кол-во | Срок | Примечание|
|п/п| дела | дела | даты | листов |хранения| |
+---+--------+-----------+---------+--------+--------+-----------+
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 <*> | 7 |
+---+--------+-----------+---------+--------+--------+-----------+
| Название раздела |
+---T--------T-----------T---------T--------T--------T-----------+
| | | | | | | |
+---+--------+-----------+---------+--------+--------+-----------+
| | | | | | | |
+---+--------+-----------+---------+--------+--------+-----------+
| | | | | | | |
+---+--------+-----------+---------+--------+--------+-----------+
| | | | | | | |
+---+--------+-----------+---------+--------+--------+-----------+
| | | | | | | |
+---+--------+-----------+---------+--------+--------+-----------+
| | | | | | | |
L---+--------+-----------+---------+--------+--------+------------
В данную опись внесено _______________________ ед. хр. с N _______
(цифрами и прописью)
по N __________________________, в том числе:
литерные номера: _________________________________________________
пропущенные номера: ______________________________________________
Наименование должности
составителя описи Подпись Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО <**>
Наименование должности руководителя Протокол ЭК структурного
службы ДОУ подразделения
Подпись Расшифровка подписи от ______________ N _______
Дата
Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет)
хранения и по личному составу структурного
подразделения организации
--------------------------------
<*> Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения.
<**> При наличии ЭК структурного подразделения.
Приложение 13
к п. 3.7.17
Передал
__________________________________________________________ ед. хр.
(цифрами и прописью)
и _________________________ регистрационно-контрольных картотек к
(цифрами и прописью)
документам <*>
Наименование должности сотрудника
структурного подразделения Подпись Расшифровка подписи
Дата
Принял ______________________ ед. хр. и __________________________
(цифрами и прописью) (цифрами и прописью)
регистрационно-контрольных картотек к документам.
Наименование должности работника
архива организации Подпись Расшифровка подписи
Дата
Формат А4 (210 x 297 мм)
Форма итоговой записи и заверительной надписи
--------------------------------
<*> Передаются вместе с делами канцелярии.
Приложение 14
к п. 3.7.18
__________________________________________________________________
(Название государственного архива <*>)
__________________________________________________________________
(Название фонда)
Фонд N ____________
ОПИСЬ N ________
__________________________________________________________________
(Название описи)
Крайние даты документов ___________________
Формат А4 (210 x 297 мм)
Форма титульного листа описи документов постоянного хранения
--------------------------------
<*> Заполняется в государственном архиве.
Приложение 15
к п. 4.4.3.3
Наименование организации
КАРТОЧКА ПОСТЕЛЛАЖНОГО
ТОПОГРАФИЧЕСКОГО УКАЗАТЕЛЯ
СТЕЛЛАЖ N ___________ ХРАНИЛИЩЕ N ____________
-------T-------T------T-------T--------------------T--------------
|Шкаф N|Полка N|Фонд N|Опись N|Дела с N | Примечание |
| | | | (н/д) |____________________| |
| | | | |по N | |
| | | | |____________________| |
+------+-------+------+-------+--------------------+-------------+
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
+------+-------+------+-------+--------------------+-------------+
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
L------+-------+------+-------+--------------------+--------------
Формат А6 (148 x 105 мм)
Форма карточки постеллажного топографического указателя
(лицевая сторона)
-------T-------T------T-------T--------------------T--------------
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
+------+-------+------+-------+--------------------+-------------+
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
L------+-------+------+-------+--------------------+--------------
Форма карточки постеллажного топографического указателя
(оборотная сторона)
Приложение 16
к п. 4.4.3.4
Наименование организации
КАРТОЧКА ПОФОНДОВОГО
ТОПОГРАФИЧЕСКОГО УКАЗАТЕЛЯ
ФОНД N ___________ ХРАНИЛИЩЕ N __________
Название фонда ___________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
--------T---------------T-------T--------T---------T--------------
|Опись N|Дела с N _____ |Стеллаж| Шкаф N | Полка N | Примечание |
| |по N _________ | N | | | |
+-------+---------------+-------+--------+---------+-------------+
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
+-------+---------------+-------+--------+---------+-------------+
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
L-------+---------------+-------+--------+---------+--------------
Формат А4 (210 х 297 мм)
Примерная форма
карточки пофондового топографического указателя
Приложение 17
к п. 4.5.3
Наименование организации
Название архива
ЗАКАЗ (ТРЕБОВАНИЕ) РАЗРЕШАЮ выдачу дел
Руководитель архива
____________ N ___________ (зав. читальным залом)
__________________________
(место составления) Подпись Расшифровка
на выдачу документов подписи
Дата
__________________________________________________________________
(фамилия и инициалы исследователя; работника структурного
подразделения)
__________________________________________________________________
(тема исследования)
-----T-----T-------T---------T---------------T--------------------
|Фонд|Опись|Ед. хр.|Заголовок| Расписка |Расписка сотрудника|
| N | N | N | ед. хр. |пользователя в | читального зала в |
| | | | | получении | приеме |
+----+-----+-------+---------+---------------+-------------------+
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
+----+-----+-------+---------+---------------+-------------------+
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
L----+-----+-------+---------+---------------+--------------------
Формат А5 (148 x 210 мм)
Форма заказа на выдачу дел
(лицевая сторона)
-----T-----T-------T---------T---------------T--------------------
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
+----+-----+-------+---------+---------------+-------------------+
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
L----+-----+-------+---------+---------------+--------------------
Подпись исследователя
Формат А5 (148 x 210 мм)
Форма заказа на выдачу дел
(оборотная сторона)
Приложение 18
к п. 4.5.3
Наименование организации
АКТ
_____________ N ____________
____________________________
(место составления)
о выдаче дел во временное пользование
____________________________
(наименование организации,
ее адрес, почтовый индекс)
Основание ____________________________________________________
__________________________________________________________________
Для какой цели выдаются дела _________________________________
Выдаются следующие ед. хр. из фонда N ________________________
(название фонда)
-----T-----T-------T---------T-------T----------T-----------------
| N |Опись|Ед. хр.|Заголовок|Крайние|Количество| Примечание |
|п/п | N | N | ед. хр. | даты | листов | |
| | | | | | (время | |
| | | | | |звучания, | |
| | | | | | метраж) | |
+----+-----+-------+---------+-------+----------+----------------+
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
+----+-----+-------+---------+-------+----------+----------------+
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
L----+-----+-------+---------+-------+----------+-----------------
Всего выдается __________________________________________ ед. хр.,
(цифрами и прописью)
срок возвращения ___________________________.
Дела выданы в упорядоченном состоянии, подшиты, в обложках, с
пронумерованными листами и заверительными надписями.
Получатель обязуется не предоставлять дел, полученных во
временное пользование, для занятий посторонним лицам, не выдавать
по ним копий, выписок и справок, не публиковать документы без
разрешения организации, выдавшей дела.
Получатель обязуется вернуть дела в архив организации в
указанный в акте срок.
Получатель предупрежден об ответственности по закону в случае
утраты или повреждения полученных во временное пользование дел.
|
