|
Стр. 5
Вооруженных Сил Российской Федерации, несут ответственность за
правильность использования документов и содержащейся в них
информации.
260. Использование документов сотрудниками архива проводится с
разрешения начальника архива.
261. Воинские части и учреждения, организации и граждане при
использовании документов архивов Вооруженных Сил Российской
Федерации обязаны делать ссылки на место хранения документов.
262. Центральным архивам наряду с предоставлением бесплатных
услуг разрешается заключать соглашения и лицензионные договоры на
использование архивной информации, оказывать юридическим и
физическим лицам платные услуги <*>.
--------------------------------
<*> "Номенклатура платных работ и услуг, выполняемых архивными
учреждениями и организациями" и методические рекомендации "Расчет
свободных цен на работы и услуги, выполняемые архивными
учреждениями и организациями" утверждены Приказом Росархива
8 февраля 1993 г. N 10.
Право заключения соглашений и лицензионных договоров на
использование архивной информации и оказание других услуг
предоставляется центральным архивам только по согласованию с
вышестоящими органами военного управления при условии обеспечения
услугами архивов потребностей Министерства обороны Российской
Федерации в полном объеме.
Договоры на выполнение платных услуг заключаются в
соответствии с правилами и нормами, определенными Гражданским
кодексом Российской Федерации.
Бесплатно осуществляются:
социально-правовые запросы граждан о подтверждении прохождения
военной службы, пребывании в действующей армии, присвоении званий,
награждении, нахождении на излечении, установлении судьбы
родственников, подтверждении трудового стажа и размеров заработной
платы, получении образования, о снятии судимости и по другим
вопросам;
обслуживание в читальном зале архива. Исключение составляет
обслуживание по личному заявлению исследователя или договору, в
котором оговорены особые условия его работы (предоставление в
срочном порядке дел и в количестве больше установленного, оказание
помощи при поиске документов по научно-справочному аппарату,
выявление дел по теме, предоставление документов в часы, не
предусмотренные графиком работы читального зала и др.);
предоставление документов во временное пользование воинским
частям и учреждениям (без права копирования и тиражирования);
предоставление информации о документах, копий документов
воинским частям (учреждениям), находящимся на сметно-бюджетном
финансировании.
Центральные архивы имеют право определять в конкретных случаях
категории юридических и физических лиц (пенсионеры, участники
Великой Отечественной войны, дома инвалидов и др.), для которых
услуги осуществляются бесплатно.
263. Денежные средства, полученные от предоставления платных
услуг, в пределах расходов на содержание и эксплуатацию зданий,
сооружений, фондов и оборудования архивов, включая амортизацию,
коммунальные расходы, отопление, капитальный и текущий ремонт и
других расходов, связанных с предоставлением платных услуг,
зачисляются на восстановление соответствующих статей сметы
Министерства обороны и используются в порядке, установленном
Классификацией расходов по смете Министерства обороны <*>.
--------------------------------
<*> Приказ Министра обороны 1990 г. N 200.
Оставшиеся после восстановления на смету Министерства обороны
суммы денежных средств распределяются:
20 процентов перечисляются довольствующему финансовому органу
для зачисления в Централизованный фонд Министерства обороны
Российской Федерации на вид N 203 внебюджетных средств;
80 процентов расходуются центральными архивами в соответствии
с их годовыми сметами доходов и расходов, согласованными с
довольствующими финансовыми органами.
264. Документы, хранящиеся в архивах Вооруженных Сил
Российской Федерации, предоставляются для использования, кроме
тех, использование которых может нанести ущерб интересам
Российской Федерации или отдельных граждан.
265. Характер и объем использования документов устанавливаются
должностными лицами, которым предоставлено право допуска к
документам, и определяются в зависимости от цели и темы работы.
Б. Допуск к архивным документам
266. Допуск исследователей к архивной военной документации
разрешают:
а) к документам, хранящимся в ЦАМО:
главных штабов и управлений видов Вооруженных Сил Российской
Федерации, штаба Тыла Вооруженных Сил Российской Федерации, группы
войск, штабов и управлений родов войск, штабов и управлений
округов, главных и центральных управлений Министерства обороны
Российской Федерации - начальник Генерального штаба Вооруженных
Сил Российской Федерации;
к секретным документам штабов и управлений фронтов и ниже -
начальник ИАиВМЦ;
к несекретным документам штабов и управлений фронтов и ниже -
начальник ЦАМО;
б) к документам, хранящимся в ЦВМА:
к документам штаба и управлений Главного штаба Военно-Морского
Флота и к секретным документам штабов и управлений флотов и ниже -
заместитель начальника Главного штаба Военно-Морского Флота;
к несекретным документам штабов и управлений флотов и ниже -
начальник ЦВМА;
в) к документам, хранящимся в архиве Ракетных войск
стратегического назначения:
к документам штаба и управлений Главного штаба Ракетных войск
стратегического назначения и к секретным документам штабов и
управлений армий и ниже - заместитель начальника Главного штаба
Ракетных войск стратегического назначения;
к несекретным документам штабов и управлений армий и ниже -
начальник архива Ракетных войск стратегического назначения;
г) к документам, хранящимся в архиве военно-медицинских
документов Военно-медицинского музея Министерства обороны
Российской Федерации:
к документам Главного военно-медицинского управления
Министерства обороны Российской Федерации и к секретным документам
военно-медицинских частей и учреждений - начальник Главного
военно-медицинского управления Министерства обороны Российской
Федерации;
к несекретным документам военно-медицинских частей и
учреждений - начальник Военно-медицинского музея Министерства
обороны Российской Федерации;
д) к документам военной коллегии Верховного Суда Российской
Федерации, хранящимся в ЦАМО, - председатель военной коллегии
Верховного Суда Российской Федерации
е) к документам военных судов, хранящимся в ЦАМО, -
заместитель Генерального директора Судебного департамента при
Верховном Суде Российской Федерации - начальник Главного
управления обеспечения деятельности военных судов;
(в ред. Приказа Министра обороны РФ от 05.06.2002 N 228)
Допуск к архивным документам, разработанным в 1946 году и
последующие годы, осуществляется только с письменного согласия
фондообразователя или соответствующего главного штаба вида
Вооруженных Сил Российской Федерации (главного, центрального
управления Министерства обороны Российской Федерации).
267. Допуск к документам, находящимся на хранении в окружных и
флотских архивах, разрешают начальники штабов, в подчинении
которых находятся архивы.
268. Допуск исследователей к секретной военной документации за
1918 - 1940 годы, находящейся на хранении в Российском
государственном военном архиве и Российском государственном архиве
Военно-Морского Флота, находящихся в ведении Росархива,
производится в соответствии с соглашением между Государственной
архивной службой России и Министерством обороны Российской
Федерации о сроках и условиях временного хранения и использования
военной архивной документации <*>.
--------------------------------
<*> Соглашение между Государственной архивной службой России и
Министерством обороны Российской Федерации от 9 ноября 1994 года.
Заявки на допуск к работе с документами в указанных
государственных архивах должны представляться в Генеральный штаб
Вооруженных Сил Российской Федерации в двух экземплярах
(форма N 28в).
269. Допуск исследователей к работе с архивными документами
производится на основании письменных заявок заинтересованных в их
работе воинских частей и учреждений, государственных органов и
общественных организаций или личных заявлений граждан <*>.
--------------------------------
<*> Допуск исследователей из государств - участников
Содружества Независимых Государств к несекретным архивным
документам воинских частей и учреждений за 1941 - 1992 годы
производится на общих основаниях.
Заявки на допуск исследователей к работе с секретными
архивными документами представляются только на лиц, имеющих допуск
к секретным документам и работам. Заявки составляются на бланках
установленного образца (формы N 28 и 28а) и заверяются гербовой
печатью. А заявлении граждан на допуск к работе с несекретными
архивными документами должны быть указаны наименование воинской
части (учреждения), к документам которой необходимо оформить
допуск, тема, хронологические границы и цели исследования, а также
другие необходимые данные (форма N 28б).
270. К заявкам на допуск к архивным документам лиц, ведущих
научно-исследовательские работы (диссертации, дипломные работы,
монографии и т.п.), прилагаются утвержденные и заверенные гербовой
печатью краткие планы - проспекты этих работ.
271. Заявка на допуск исследователя к документам,
находящимся на хранении в центральных архивах, должна поступать в
соответствующие учреждения на рассмотрение за месяц до намеченного
срока работы исследователя в архиве.
272. Допуски (разрешения) к работе с документами архива
оформляются на бланках с угловым штампом и заверяются гербовой
печатью (форма N 29).
273. Исследователь, прибывающий в архив для работы с
документами, обязан иметь уведомление о допуске к работе с
архивными документами, удостоверение личности (паспорт) и, при
необходимости, справку по соответствующей форме о том, что он
допущен к работе с секретными документами.
В. Работа исследователей с архивными документами.
Ведение записей в рабочих тетрадях
274. Работа исследователей с документами производится только в
читальных залах или специально отведенных для этих целей комнатах
архива.
Для работы с документами, не снятыми с секретного хранения,
оборудуются отдельные комнаты.
Распорядок работы исследователей в читальных залах окружных и
флотских архивов утверждается начальниками штабов, в подчинении
которых находятся архивы, а в центральных архивах - начальниками
указанных архивов.
275. Исследователи обязаны соблюдать существующие в архивах
Вооруженных Сил Российской Федерации правила работы с документами.
276. Выдача архивных документов производится по письменным
заявкам (требованиям), составляемым лично исследователями. Заявки
(требования) составляются на основании описей. Описи
исследователям выдаются только тех фондов, к документам которых
они допущены. В заявки включаются только те архивные дела, в
которых содержатся документы согласно допуску. В одну заявку
включается не более 15 архивных дел и, как правило, одного фонда.
277. Исследователям для работы выдаются только те архивные
документы, которые указаны в допусках. Выдача документов, не
указанных в допусках, и ознакомление исследователей с документами
и описями фондов, не относящимися к теме и цели их работы, не
разрешается.
Документы следственных, уголовных <*>, гражданских,
персональных и личных дел, содержащие компрометирующие сведения
как о лицах, на которых они заведены, так и о третьих лицах, а
также тайны личной жизни граждан, исследователям не выдаются до
истечения 75 лет с момента их создания.
--------------------------------
<*> Доступ к уголовным делам в отношении лиц, подвергшихся
политическим репрессиям и реабилитированным в установленном
законом порядке, в том числе к материалам кассационного,
надзорного и реабилитационного производств, а также к материалам
личного дела заключенного, если таковые приложены к уголовному
делу, осуществляется в соответствии с Регламентом доступа к
материалам прекращенных уголовных и фильтрационно-проверочных дел
в государственных и ведомственных архивах Российской Федерации.
М., Росархив, 1993.
Предоставление документов, затрагивающих охраняемые законом
интересы, честь и достоинство лица, на которое заведено дело,
возможно при наличии согласия его, а после его смерти - его прямых
наследников.
Доступ к другим официальным документам следственных,
уголовных, гражданских, персональных и личных дел не
ограничивается.
278. Архивные дела, в которых имеются одновременно сведения
или описания событий за военный и послевоенный периоды
(исторические формуляры, книги учета личного состава и т.п.),
исследователям, имеющим допуск к документам только военного
периода, не выдаются. Указанные дела могут быть выданы заведующему
читальным залом, который знакомит исследователя с содержанием
только указанных в допуске сведений или документов.
279. Одновременно у исследователя может находиться в
пользовании не более 15 архивных дел (позитивов микрофильмов) и по
времени - не свыше одного месяца.
Отсрочка в предоставлении исследователя архивных документов и
научно-справочного аппарата допускается в случаях работ по
реставрации и микрофильмированию, использования их в выставочных
экспозициях, передачи дел во временное пользование воинским частям
(учреждениям).
При выполнении сотрудниками архивы срочных заданий документы,
находящиеся у исследователей, изымаются и возвращаются в
соответствующие архивохранилища.
280. Архивные дела по учету личного состава (приказы по
личному составу, книги учета личного состава и др.) выдаются
исследователям на срок до 3 дней.
281. Архивные дела (оригиналы документов), на которые имеются
позитивы микрофильмов, исследователям, как правило, не выдаются.
Вместо оригиналов документов для ознакомления выдаются позитивы
микрофильмов.
282. Архивные дела, выдаваемые исследователям, должны быть
проверены полистно и полностью оформлены (документы подшиты, листы
пронумерованы, заверительные надписи и внутренние описи на них
заверены, на обложках дел разборчиво написаны номера фонда, описи
и дела или инвентарный номер). Особое внимание при подготовке дел
обращается на наличие и физическое состояние имеющихся в делах
фотографий, схем и другого иллюстративного материала.
Выдача в читальный зал непроверенных, неоформленных и
находящихся в ветхом состоянии архивных дел запрещается.
Состояние позитивов микрофильмов перед выдачей в читальный зал
проверяется на аппарате для чтения микрофильмов.
283. В каждом выдаваемом архивном деле (позитиве микрофильма)
должны быть лист использования дела (форма N 30) и карточка выдачи
(форма N 31).
284. Архивные дела, подлежащие выдаче в читальный зал для
обеспечения работы исследователей, вносятся в книгу учета архивных
дел (позитивов микрофильмов), выданных во временное пользование
внутри архива (форма N 32), и вместе с заявками (требованиями)
доставляются в читальный зал.
285. Архивные дела выдаются исследователям и принимаются от
них обратно под расписку в карточке выдачи.
Исследователи, получая архивные дела, должны проверить их
состояние в присутствии лица, выдающего дела, и расписаться за их
получение в карточке выдачи.
286. Полученные архивные дела, а также справочные пособия,
рабочие тетради и металлические печати, выдаваемые исследователям,
учитываются ими в описи архивных дел (форма N 33).
287. Исследователи несут ответственность за состояние,
сохранность и использование полученных ими документов. Об
обнаруженных дефектах они обязаны поставить в известность
заведующего читальным залом (начальника архива).
Если в архивных делах, принимаемых от исследователей, будет
обнаружена недостача или повреждение документов, то об этом
сотрудниками читального зала (архива) составляется акт. После
рассмотрения и утверждения один экземпляр акта помещается в дело
фонда, а другой - докладывается по команде для принятия
соответствующих мер. Недостача или повреждение документов
оговариваются в заверительных надписях дел со ссылкой на акт.
Исследователи, допустившие порчу или хищение документов, а
также грубо нарушившие правила работы с документами, лишаются
права работы в архиве, о чем начальником архива письменно
докладывается начальнику, разрешившему допуск. Одновременно
начальник архива сообщает воинской части (учреждению), по
ходатайству которой был выдан допуск, о лишении исследователя
права работать с архивными документами.
288. В целях сбережения документов в процессе использования и
исключения разглашения государственной тайны всем работающим с
документами запрещается:
а) исправлять и подчеркивать текст, делать какие-либо отметки
на документах и описях, загибать листы, закладывать между листами
ручки, карандаши и т.п., делать проколы листов, смачивать
документы при перелистывании;
б) снимать копии документов, чертежей, карт и рисунков через
копировальную бумагу, а также использовать для копирования
прозрачный материал (кальку);
в) производить записи в неучтенных рабочих тетрадях, блокнотах
и на отдельных листах бумаги;
г) держать документы под воздействием прямых солнечных лучей;
д) вносить в читальный зал продукты питания, а также портфели,
папки, свертки, фотоаппараты, газеты, журналы, книги;
е) выносить за пределы читального зала архивные документы,
справочную литературу и рабочие тетради;
ж) оставлять дела на столах при выходе их читального зала;
з) передавать документы или сообщать сведения из них другим
лицам.
289. Для хранения секретных архивных документов и секретных
рабочих тетрадей за каждым исследователем на время работы его в
читальном зале закрепляется сейф (металлический шкаф). Обращение с
секретными документами производится в соответствии с требованиями
приказов министра обороны Российской Федерации по работе с этими
документами.
Для хранения несекретных архивных документов и несекретных
рабочих тетрадей исследователям выдаются специальные коробки или
чемоданы.
290. Выписки из архивных документов и справочной литературы
исследователями производятся только в оформленных и учтенных в
архиве рабочих тетрадях. Одновременно у исследователя может
находиться не более трех рабочих тетрадей.
О характере использования документов архивного дела (позитива
микрофильма) исследователи производят соответствующие записи в
листе использования дела. Правильность заполнения этого листа
проверяют лица, принимающие дела от исследователей.
291. Записи в рабочие тетради должны производиться
исследователями с соблюдением следующих требований:
а) записи делаются чернилами, текст должен быть написан только
на русском языке, разборчивым почерком и на одной стороне листа;
б) после каждой выписки из документов должна быть сделана
ссылка на источники: номера фонда, описи, дела и листа или
выходные данные и страницы официальных изданий. При записи в
рабочие тетради сведений из микрофильмов ссылки делаются на
поисковые данные оригиналов документов и на те архивы, в которых
хранятся эти оригиналы;
в) запрещается выписывать в несекретные рабочие тетради
сведения их архивных документов и справочной литературы, имеющих
грифы секретности, вычерчивать с секретных топографических карт
планы и схемы в масштабе с обозначением на них координатной
сетки;
г) не разрешается выписывать в рабочие тетради полное
содержание документов (копировать документы), если на то нет
разрешения в допуске, а также выписывать в рабочие тетради
сведения и данные, не относящиеся к теме исследования.
292. Записи в рабочих тетрадях, сделанные исследователями,
проверяются сотрудниками архивов.
После проверки рабочие тетради, схемы и другие материалы с
выписками из архивных документов и справочной литературы
высылаются в адрес, указанный в допуске.
Рабочие тетради и схемы, не содержащие секретных сведений,
могут быть выданы исследователям на руки.
Рабочие тетради с выписками, сделанными с нарушением
требований настоящего Наставления, в адрес исследователей не
высылаются, а уничтожаются в установленном порядке в архиве.
Рабочие тетради и схемы с грифами секретности высылаются в
адрес только тех воинских частей (учреждений) и государственных
органов, где ведется секретное делопроизводство.
Невостребованные рабочие тетради хранятся в читальном зале
(архиве) один год, после чего уничтожаются в установленном
порядке.
293. Воинские части (учреждения), государственные органы,
издательства и отдельные лица, опубликовавшие работы, основанные
на документах архивов Вооруженных Сил Российской Федерации,
предоставляют (направляют) один экземпляр этих работ в те архивы,
документы которых ими были использованы при написании работ.
Г. Изготовление копий с архивных документов,
их публикация и экспонирование
294. Копирование архивных документов осуществляется на
основании письменных заказов исследователей и с разрешения лиц,
имеющих право допуска к архивным документам, в соответствии со ст.
ст. 266 - 267 настоящего Наставления. Объем одного заказа
определяется архивом исходя из технических возможностей
копировальной техники и других объективных причин.
295. Разрешается копирование в размерах, не превышающих
5 процентов фонда, документы которого предоставлены исследователю.
Копирование целостных фондов или коллекций документов архива
допускается в исключительных случаях с разрешения начальника
Генерального штаба Вооруженных Сил Российской Федерации.
296. Изготовление копий в порядке оказания платных услуг
производится после предварительной оплаты стоимости выполняемых
работ.
297. С документов плохой физической сохранности разрешается
делать машинописные или фото- и микрокопии с материалов фонда
пользования, но не с самих подлинников.
298. Копирование научно-технической документации производится
по разрешению разработчиков проекта (темы) или их правопреемников.
299. Изготовление графических копий чертежных и иллюстративных
материалов (при наличии разрешения в допуске) производится
непосредственно исследователями.
В случае необходимости исследователи приглашают для выполнения
этой работы специалистов - исполнителей (чертежников,
копировщиков, художников). Допуск специалистов - исполнителей
оформляется в установленном порядке. Ответственность за точность
графических копий, изготовленных таким способом, архивы не несут.
300. При изготовлении копий техническим средствами архива, их
аутентичность подлинным документам удостоверяется архивом.
Архивные копии заверяются подписью начальника архива
(архивохранилища) и гербовой печатью архива.
На архивных копиях, изготовленных фото- или электрографическим
способом, поисковые данные проставляются на обороте каждого листа,
заверительная надпись и гербовая печать - на обороте последнего
листа документа.
301. Копии документов, изготовленные по заказам
исследователей, проверяются сотрудниками архива.
После проверки копии документов высылаются в адрес, указанный
в допуске.
Копии документов, не содержащие секретных сведений, могут быть
выданы исследователям на руки.
Копии документов с грифами секретности высылаются в адрес
только тех воинских частей (учреждений) и государственных органов,
где ведется секретное делопроизводство.
302. Публикация и экспонирование документов, хранящихся в
архивах Вооруженных Сил Российской Федерации, производятся с
разрешения лиц, имеющих право допуска к архивным документам, в
соответствии со ст. ст. 266 - 267 настоящего Наставления.
Д. Использование архивных документов в целях
справочной работы
303. Архивы Вооруженных Сил Российской Федерации исполняют
запросы воинских частей (учреждений), государственных органов и
общественных организаций <*>, а также письма и заявления граждан и
выдают им архивные справки, архивные копии, архивные выписки.
--------------------------------
<*> Правила составления и адресования запросов устанавливаются
Генеральным штабом Вооруженных Сил Российской Федерации.
Архивные справки по заявлениям отдельных граждан могут быть
выданы только по вопросам социально-правового характера,
касающимся их личных прав и законных интересов (о прохождении
военной службы, пребывании в действующей армии, награждениях и
т.п.).
Архивом военно-медицинских документов, кроме того, выдаются
справки о ранении, заболевании и лечении в военно-медицинских
учреждениях за периоды советско-финляндской войны 1939 -
1940 годов, Великой Отечественной войны 1941 - 1945 годов, участия
в боевых действиях в послевоенный период.
Архивные справки могут выдаваться гражданам как о них самих,
так и о лицах, находящихся на их иждивении или под их опекой, а
также об умершем супруге или близком родственнике.
Если при наведении справок обнаружатся сведения, из-за которых
справку нельзя выдать на руки заявителю, то она высылается в адрес
заинтересованного учреждения, а заявителю сообщается, куда
направлена справка.
Копии наградных листов и истории болезней в адрес отдельных
граждан архивами не высылаются.
304. Заявления и запросы о судимости, мере наказания и лишения
воинских званий по приговорам военных судов, а также о снятии
судимости, восстановлении в воинских званиях и реабилитации, о
высылке копий приговоров и определений по уголовным и гражданским
делам рассматриваются и исполняются в архивах в соответствии с
требованиями Руководства по делопроизводству в военных судах.
305. Поступившие в архивы запросы воинских частей и
учреждений, государственных органов и общественных организаций,
письма и заявления граждан учитываются в журналах регистрации и
учета исполнения запросов (писем), рассматриваются должностными
лицами и направляются на исполнение.
Для контроля за ходом исполнения писем и заявлений граждан и
нахождения копий ранее выданных архивных справок (при повторных
обращениях) в архивах ведется картотека.
306. Архивные справки составляются на основании документов
(подлинников и заверенных копий), хранящихся в архиве и
относящихся к вопросу заявления.
Воинским частям (учреждениям) и государственным органам
архивные справки могут быть выданы и по официально не оформленным
и не заверенным документам (неподписанный список, проект приказа,
незаверенная автобиография и т.п.), о чем указывается в выдаваемом
документе.
307. Архивные справки составляются по установленной форме на
бланке архива с обозначением названия документа: "Архивная
справка".
В справке приводятся названия документов, их даты и излагаются
сведения, имеющиеся в этих документах. При этом изложение дается в
хронологической последовательности событий, а не документов, в
которых они освещаются. Допускается приводить в справке выдержки
из документов, заключая их в кавычки.
Исполнитель не должен излагать собственных выводов по
содержанию документов, на основании которых составляется архивная
справка.
Несовпадение отдельных данных документов архива со сведениями,
изложенными в запросе или заявлении, не должно служить
препятствием для включения их в архивную справку при условии, если
совпадение всех остальных сведений не оставляет никаких сомнений в
тождественности лица или фактов, о которых говорится в документах
и которые являются предметов запроса. В этих случаях сведения
включаются в архивную справку такими, какими они значатся в
документах архива, а расхождения, несовпадения и неточные названия
оговариваются в тексте архивной справки ("так в документе").
Оговаривается также отсутствие имени и отчества, невозможность
расшифровки инициалов или одного из них.
После текста справки помещаются поисковые данные, послужившие
основанием для ее составления (номера фондов, описей, дел и
листов); допускается включение шифров дел и ссылок на номера
листов в тексте справки после изложения каждого факта или события.
К архивной справке могут прилагаться копии документов и
выписки из них, подтверждающие сведения, приведенные в архивной
справке.
308. Архивные копии изготовляются архивами путем дословного
воспроизведения всего текста документа, а архивные выписки - путем
воспроизведения части текста документа.
При изготовлении архивной копии или архивной выписки следует
точно воспроизводить текст документа, не допуская исправлений
орфографических и синтаксических ошибок, а также замены отдельных
букв и слов. При наличии в документе указанных ошибок делается
оговорка, что копия или выписка воспроизведена с полным
соблюдением текста оригинала.
О снятии копий (выписок) с документов производится
соответствующая запись в листах использования документов.
Архивные копии и выписки из документов высылаются при
сопроводительных письмах.
309. Исполненные архивные справки сверяются с документами, на
основании которых они составлены, и подписываются:
в окружных и флотских архивах - начальниками архивов;
в центральных архивах, архиве Ракетных войск стратегического
назначения и архиве военно-медицинских документов - начальниками
отделов (архивохранилищ) и отделений.
310. Архивные справки при высылке их отдельным гражданам, а
также в адрес органов социального обеспечения заверяются гербовой
печатью архива.
Архивные справки по вопросам социально-правового характера, не
содержащие государственной тайны, а также личные документы
(свидетельства о рождении, браке, об образовании, дипломы,
трудовые книжки и др.) могут выдаваться архивами на руки
заявителям с разрешения должностных лиц, указанных в ст. 309
настоящего Наставления.
Копии архивных справок (без штампа и печати архива) остаются в
архиве и заверяются исполнителями.
Архивные справки в адрес "до востребования" архивами не
высылаются.
311. При отсутствии в архиве документов, необходимых для
подтверждения запрашиваемых сведений, составляется ответ на бланке
архива, но без надписи "Архивная справка". В ответе указываются
причины отсутствия документов, даются рекомендации, куда следует
обращаться за справкой.
Если запрос или заявление содержат не все данные, необходимые
для наведения справки, в адрес заявителя направляется письмо с
просьбой сообщить дополнительные данные.
312. При пересылке запросов или заявлений граждан в другие
архивы (учреждения) заявителю высылается копия сопроводительного
письма или отдельное уведомление.
313. Предметно-тематические запросы, связанные с поиском и
изучением большого количества архивных документов, архивами не
исполняются. Для исследования документов и получения необходимых
сведений заинтересованные воинские части и учреждения,
государственные органы и общественные организации направляют в
архивы своих представителей. Допуск этих лиц к архивным документам
осуществляется в порядке, изложенном в ст. ст. 266 - 267
настоящего Наставления.
ГЛАВА X
КОНТРОЛЬ ЗА СОСТОЯНИЕМ И РАБОТОЙ АРХИВОВ.
ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ В ГОСУДАРСТВЕННЫЕ АРХИВЫ
314. Штабы и управления всех степеней обязаны систематически
проверять состояние и работу подчиненных архивов, а также порядок
учета, хранения и уничтожения архивных дел в воинских частях
(учреждениях).
ИАиВМЦ совместно с ЦАМО и ЦВМА проверяют состояние и работу
окружных и флотских архивов не реже одного раза в 5 лет.
315. Проверка архивов может быть полной, охватывающей весь
комплекс задач, решаемых архивами, или по отдельным видам их
работы. Результаты проверки отражаются в акте, составляемом в
произвольной форме. Акт докладывается начальнику, по распоряжению
которого проводилась проверка. В необходимых случаях по итогам
может издаваться приказ.
316. Представители Росархива допускаются к проверке состояния
и обеспечения сохранности и использования документов в центральных
архивах по согласованию с Генеральным штабом Вооруженных Сил
Российской Федерации и при наличии специальных удостоверений.
317. Начальники центральных архивов один раз в 3 года к
30 декабря отчетного года представляют в Росархив паспорта архивов
(форма N 4), предварительно согласованные с начальником ИАиВМЦ, а
начальники округов и группы войск в соответствии с Табелем срочных
донесений ежегодно представляют в ЦАМО доклады о состоянии архивов
и проделанной работе за истекший год. Начальники архивов флотов и
флотилий аналогичные доклады представляют в ЦВМА.
Доклады составляются в произвольной форме, но с обязательным
освещением следующих вопросов:
а) состояние архива (оборудование, пригодность помещений для
хранения документов, наличие комнат для приема дел от сдатчиков,
площадь и кубатура архивохранилищ, общая емкость архивохранилищ и
наличие свободных площадей для приема архивных дел);
б) движение дел за год (наличие архивных дел на 1 января
отчетного года, сколько и за какие годы принято архивных дел от
войск, передано в другие архивы, уничтожено с истекшими сроками
хранения. Наличие дел на 1 января наступившего года, из них:
постоянного и временных сроков хранения, количество архивных дел,
подлежащих передаче в центральные архивы, крайние даты дел,
количество фондов);
в) состояние справочной работы (количество поступивших и
исполненных писем и запросов, сроки исполнения и характер даваемых
ответов, наименования и виды разработанного научно-справочного
аппарата);
г) какая проведена работа по проверке хранения и уничтожения
архивных дел в воинских частях (учреждениях);
д) устранение недочетов, отмеченных в актах проверки архива;
е) штат и укомплектованность архива личным составом;
ж) предложения по улучшению работы архива.
318. Начальники ЦАМО и ЦВМА (последний через Главный штаб
Военно-Морского Флота) ежегодно к 1 февраля представляют в ИАиВМЦ
доклады о работе и состоянии центральных, окружных и флотских
архивов.
Аналогичные доклады представляют в ИАиВМЦ начальник архива
Ракетных войск стратегического назначения (через Главный штаб
Ракетных войск стратегического назначения) и начальник архива
военно-медицинских документов Военно-медицинского музея
Министерства обороны Российской Федерации (через Главное военно -
медицинское управление Министерства обороны Российской Федерации).
319. Документы государственной части Архивного фонда
Российской Федерации, находящиеся на хранении в архивах
Министерства обороны Российской Федерации, по истечении 75-летнего
срока хранения передаются на постоянное хранение в соответствующие
государственные архивы <*>.
--------------------------------
<*> В необходимых случаях сроки хранения документов в архивах
Министерства обороны Российской Федерации могут быть продлены
Росархивом по согласованию с Министерством обороны Российской
Федерации.
Передача документов в государственные архивы производится по
акту (форма N 38). Акт составляется в двух экземплярах. Первый
экземпляр акта передается архиву - приемщику, а второй - остается
у архива - сдатчика.
Сроки и порядок передачи документов согласовываются с
Росархивом.
ГЛАВА XI
ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ АРХИВОВ
А. Общие положения
320. Работа архивов Вооруженных Сил Российской Федерации
организуется в соответствии с положениями об архивах.
Положения о центральных архивах вводятся в действие приказами
министра обороны Российской Федерации.
Положение об архиве Ракетных войск стратегического назначения
утверждается начальником Главного штаба Ракетных войск
стратегического назначения.
Положения об окружных и флотских архивах утверждаются
начальниками штабов, в подчинении которых находятся эти архивы.
321. Положения о структурных подразделениях центральных
архивов (отделах, архивохранилищах, отделениях) разрабатываются на
основании положений о центральных архивах и утверждаются
начальниками архивов.
322. На имеющиеся в архивах должности согласно штатным
расписаниям (за исключением должности начальника архива)
составляются должностные инструкции, регламентирующие обязанности
работников архивов.
Должностные инструкции утверждаются:
в центральных архивах - начальниками этих архивов;
в архиве Ракетных войск стратегического назначения -
заместителем начальника Главного штаба Ракетных войск
стратегического назначения;
в окружных и флотских архивах - начальниками штабов, в
подчинении которых находятся эти архивы.
Б. Методическая работа
323. Методическая работа в архивах Вооруженных Сил Российской
Федерации заключается в разработке и совершенствовании методов
проведения архивных работ и внедрения их в практику и ведется на
базе результатов научных исследований и обобщения опыта работы.
324. Основными формами методической работы являются:
составление инструкций, рекомендаций и других методических
пособий;
обсуждение и решение методических вопросов на методической и
экспертно-проверочной (экспертной) комиссиях;
изучение и обобщение передового опыта;
методическая помощь сотрудникам архива;
методическая помощь лицам, ответственным за ведение
делопроизводства в воинских частях и учреждениях, по вопросам
формирования и оформления дел, подготовки и сдачи документов в
архивы.
325. Методические пособия по направлениям и видам работ
архивов Вооруженных Сил Российской Федерации создаются на основе
нормативно-методических документов Росархива и научных разработок
Всероссийского научно-исследовательского института
документоведения и архивного дела. При подготовке методических
пособий учитывается и обобщается имеющийся опыт работы.
326. В методических пособиях конкретизируются общие
методические положения и определяются особенности работы
применительно к специфике профильных для архива документов. В
пособии определяются цели, основные задачи, методы и порядок
проведения работы, подкрепляемые конкретными примерами.
327. Наставление по архивному делу в Вооруженных Силах
Российской Федерации и перечни документов со сроками их хранения
согласовываются с Росархивом и вводятся в действие приказами
министра обороны Российской Федерации.
Методические пособия, разработанные архивами для внутреннего
пользования, вводятся в действие приказами начальников архивов.
328. Для рассмотрения и решения вопросов методического
обеспечения работ в центральных архивах создаются методические
комиссии. Состав комиссий и положения о них утверждаются
начальниками архивов.
В. Планирование работы
329. В архивах Вооруженных Сил Российской Федерации
составляются:
годовые планы работы центральных архивов, архива Ракетных
войск стратегического назначения и архива военно-медицинских
документов Военно-медицинского музея Министерства обороны
Российской Федерации;
годовые и месячные планы работы окружных и флотских архивов;
годовые и месячные планы работы подразделений архивов
(отделов, архивохранилищ, отделений, лабораторий).
330. Годовое планирование работы архивов производится на
основе определения главных задач работы архивов на планируемый
год. Планы разрабатываются в соответствии с приказами министра
обороны Российской Федерации, директивами начальника Генерального
штаба Вооруженных Сил Российской Федерации по вопросам архивного
дела и делопроизводства.
331. Годовой план работы архива составляется с указанием
конкретных видов работ (форма N 43).
По каждому виду работы определяется его объем. В случае если
объем работ показать невозможно, их трудоемкость выражается только
затратой времени.
Для определения бюджета времени, который необходимо затратить
на выполнение видов работ в предусмотренном планом объеме, следует
использовать Нормы времени и нормы выработки на виды работ,
проводимые в архивах Вооруженных Сил Российской Федерации <*>.
--------------------------------
<*> Утверждены начальником ИАиВМЦ.
К плану прилагается расчет рабочего времени личного состава
архива, в котором указываются количество сотрудников в архиве по
штату и общий бюджет рабочего времени.
Годовые и месячные планы работы составляются по единым формам
и показателям.
План работы архива утверждается начальником, которому
непосредственно подчинен архив.
Г. Работа с кадрами
332. Подбор кадров, расстановка и использование сотрудников
архивов осуществляются в соответствии с задачами архивов, их
организационно-штатной структурой и квалификационными
характеристиками должностей.
333. В целях повышения уровня знаний и совершенствования
профессиональных навыков сотрудников архива проводятся мероприятия
по повышению их квалификации. Формы повышения квалификации (курсы
переподготовки, совещания, лекции, семинары и другие мероприятия)
определяются годовыми планами работы архивов.
334. Для вновь принятых в архив сотрудников обязателен
инструктаж по технике безопасности, производственной санитарии и
противопожарной защите.
Д. Учет труда и отчетность
335. Учет труда в архивах Вооруженных Сил Российской Федерации
ведется в табеле учета рабочего времени сотрудников архива и в
листах учета ежедневной работы.
Табельный учет является основой для контроля за использованием
рабочего времени и начисления заработной платы. Лист учета
ежедневной работы является учетным и отчетным документом
сотрудника, по которому определяются ежедневное выполнение
плановых заданий, действующих норм выработки и времени, процент
выполнения плана и производительность труда.
336. Отчетность, так же как и планирование, является одной из
функций управления, от постановки и правильного ведения которой
|
