|
Стр. 3
документов и определения их принадлежности к составу документации
того или иного фондообразователя.
108. При определении фондовой принадлежности документов
необходимо учитывать следующее:
входящие документы относятся к фонду той воинской части
(учреждения), которой они получены; фондовая принадлежность их
определяется по адресату, оттиску регистрационного штампа,
содержанию документов, отражающему функции и вопросы деятельности
воинской части (учреждения), по резолюциям и пометам о направлении
документов на исполнение;
копии исходящих документов относятся к фонду той воинской
части (учреждения), которая является автором документов; фондовая
принадлежность их определяется по подписям, делопроизводственным
пометам и по содержанию документов;
документы внутреннего обращения относятся к фонду той воинской
части (учреждения), которой они составлены; фондовая
принадлежность их, как правило, определяется по названию воинской
части (учреждения), которое указано в документе, по подписи
авторов.
109. Документы воинской части (учреждения) и ее первичных
общественных организаций (профсоюзных, спортивных и др.)
фондируются вместе.
110. Дела, которые велись последовательно в двух и более
воинских частях (учреждениях), включаются в состав архивного фонда
той воинской части (учреждения), в которой они были закончены
делопроизводством.
111. В тех случаях, когда среди документов одного архивного
фонда будут обнаружены ошибочно включенные документы других
фондов, они должны быть выделены и присоединены к документам тех
фондов, к которым они относятся.
112. Каждому архивному фонду воинской части (учреждения)
присваивается официальное название соответствующего
фондообразователя (полное или сокращенное) со всеми его
переименованиями в хронологической последовательности и номер.
Архивный фонд является основной классификационной и учетной
единицей документов архива и дроблению не подлежит.
113. Хронологическими границами архивного фонда воинской части
(учреждения) являются официальные даты образования и ликвидации
воинской части (учреждения); объединенного архивного фонда - даты
образования и ликвидации наиболее ранней и наиболее поздней по
времени деятельности воинской части (учреждения), документы
которой вошли в состав фонда; архивной коллекции - даты самого
раннего и самого позднего документа.
Крайними датами документов фонда являются даты самого раннего
и самого позднего из документов, входящих в его состав. Они могут
не совпадать с крайними датами деятельности фондообразователя,
если по каким-либо причинам отсутствуют документы начального и
завершающего этапов деятельности воинской части (учреждения) или
если в фонд воинской части (учреждения) были переданы не
завершенные делопроизводством дела воинской части (учреждения)
предшественника и т.д.
Б. Классификация документов в пределах
архивного фонда
114. Под классификацией документов в пределах архивного фонда
понимается их группировка и расположение в фонде.
За единицу классификации документов и учетную единицу в
пределах архивного фонда принимается единица хранения (дело),
представляющая собой физически обособленный отдельный документ или
совокупность письменных документов, заключенных в отдельную
обложку.
115. Практическое осуществление классификации документов (дел)
в пределах архивного фонда называется их систематизацией.
Систематизация дел в пределах архивного фонда осуществляется
на основе разработанной схемы систематизации фонда.
116. Распределение дел внутри фонда по всем делениям схемы
систематизации проводится с учетом следующих классификационных
признаков:
структурного (в соответствии со структурными подразделениями);
хронологического (по периодам или датам, к которым относятся
документы);
функционального, отраслевого, тематического, предметно -
вопросного;
номинального (по родам дел, видам и разновидностям
документов);
корреспондентского (по воинским частям, учреждениям и лицам, в
результате переписки с которыми образовались документы);
географического;
авторского (по названиям воинских частей, учреждений или
фамилиям лиц, которые являются авторами документов).
Дела группируются, как правило, не по одному, а
последовательно по тем признакам, применение которых окажется
наиболее целесообразным.
117. Архивные фонды, вошедшие в объединенный архивный фонд, в
его пределах располагаются по значимости фондообразователей, по
хронологии их создания, по алфавиту названий и т.д. В пределах
каждого архивного фонда, вошедшего в объединенный архивный фонд,
могут применяться разные схемы систематизации, их выбор
определяется характером деятельности конкретной воинской части
(учреждения), составом и объемом ее документов, при этом для
фондов однородных воинских частей (учреждений) используются
одинаковые схемы систематизации.
Дела каждого фонда, вошедшего в объединенный архивный фонд,
включаются в отдельную опись или составляют самостоятельный раздел
описи дел объединенного архивного фонда.
Объединенному архивному фонду присваивается типовое название,
общее для всех фондообразователей, документы которых вошли в его
состав. Например: "Отдельные строительные батальоны".
118. При распределении дел по схемам систематизации необходимо
иметь в виду следующее:
дела относятся к тому году, в котором они начаты
делопроизводством или в котором поступили в данную воинскую часть
(структурное подразделение) для продолжения делопроизводством;
планы, отчеты, сметы и документы к ним относятся к тому году,
на который или за который они составлены, независимо от времени их
составления; перспективные планы относятся к начальному году их
действия, а отчеты за эти годы к последнему году отчетного
периода;
дела, начатые делопроизводством в одном подразделении и
переданные для продолжения в другое подразделение, относятся к
тому подразделению, в котором они были закончены
делопроизводством;
в пределах года или хронологического периода дела
располагаются по значимости структурных частей фонда.
Принадлежность дел к какому-либо структурному подразделению
устанавливается по названию структурного подразделения,
обозначенного на обложке дела, индексам, присвоенным структурным
подразделениям, резолюциям, подписям должностных лиц,
регистрационному штампу, содержанию документов.
ГЛАВА VI
ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ.
ПОРЯДОК УНИЧТОЖЕНИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
119. Экспертизой ценности документов называется изучение
документов на основе принципов и критериев их ценности в целях
определения сроков хранения документов и отбора их для дальнейшего
хранения.
Экспертиза ценности документов проводится на основе принципов
историзма, комплексности и всесторонности путем комплексно
применяемых критериев происхождения, содержания, внешних
особенностей документов. К критериям происхождения относятся:
значение воинской части (учреждения) в составе Вооруженных Сил
Российской Федерации, значимость события (явления, предмета),
отраженного в документах; время и место образования документов. К
критериям содержания относятся: значение имеющейся в документе
информации, ее повторение в других документах, целевое назначение,
вид и разновидность документа. К критериям внешних особенностей
документов относятся: подлинность; наличие резолюций, виз, помет
на документе, внешний вид документа, форма передачи содержания,
удостоверения и оформления документов (в том числе художественные,
палеографические, языковые и другие особенности, физическое
состояние документа).
А. Организация экспертизы ценности документов
120. Экспертиза ценности документов проводится:
в делопроизводстве воинских частей (учреждений) при
составлении номенклатур дел, при формировании дел и проверке
правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к
последующему хранению;
в окружных и флотских архивах как самостоятельный вид работы,
а также в процессе подготовки дел к передаче в центральные архивы;
в центральных архивах как самостоятельный вид работы, а также
в ходе научно-технической обработки документов.
121. Для организации и проведения методической и практической
работы по экспертизе ценности документов создаются следующие
постоянно действующие экспертные комиссии:
а) Центральная экспертная комиссия Министерства обороны
Российской Федерации;
б) экспертно-проверочные комиссии центральных архивов;
в) экспертные комиссии отделов (отделений, архивохранилищ)
центральных архивов;
г) экспертная комиссия архива Ракетных войск стратегического
назначения;
д) экспертная комиссия архива военно-медицинских документов
Военно-медицинского музея Министерства обороны Российской
Федерации;
е) экспертные комиссии воинских частей (учреждений).
122. Центральная экспертная комиссия Министерства обороны
Российской Федерации создается из представителей управлений
Генерального штаба Вооруженных Сил Российской Федерации, главных
штабов видов Вооруженных Сил Российской Федерации, штаба Тыла
Вооруженных Сил Российской Федерации, штабов родов войск, главных
и центральных управлений Министерства обороны Российской
Федерации. В состав комиссии на правах ее членов включаются
начальники центральных архивов.
Председателем комиссии является начальник ИАиВМЦ.
При рассмотрении вопросов экспертизы, касающихся одного вида
Вооруженных Сил Российской Федерации, Центральная экспертная
комиссия Министерства обороны Российской Федерации проводит свои
заседания в ограниченном составе.
Центральная экспертная комиссия Министерства обороны
Российской Федерации рассматривает и выносит общие рекомендации по
методическим и практическим вопросам экспертизы ценности
документов и снятия с них грифа секретности.
123. Экспертно-проверочные комиссии ЦАМО и ЦВМА создаются для
решения общих для отделов (отделений, архивохранилищ) данного
архива методических и практических вопросов экспертизы ценности
документов, комплектования архива документами, проверки
деятельности экспертных комиссий отделов (отделений,
архивохранилищ) и снятия грифа секретности с архивных документов.
Экспертные комиссии отделов (отделений, архивохранилищ)
центральных архивов являются основными рабочими комиссиями по
экспертизе ценности хранящихся в этих архивах документов.
Экспертно-проверочные и экспертные комиссии создаются в
основном из сотрудников архивов. В состав экспертно-проверочных
комиссий на правах ее членов могут включаться представители
соответственно Российского государственного военного архива и
Российского государственного архива Военно-Морского Флота.
К работе экспертно-проверочных комиссий центральных архивов
привлекаются представители главных и центральных управлений
Министерства обороны Российской Федерации для рассмотрения
архивных материалов их структурных подразделений.
124. Основными функциями экспертных комиссий воинских частей
(учреждений) являются:
отбор документов постоянного и временного хранения для
передачи в окружные и флотские архивы;
отбор документов с временными сроками хранения, подлежащих
дальнейшему хранению в воинской части (учреждении);
выделение к уничтожению дел, сроки хранения которых истекли;
рассмотрение описей дел и актов на дела, отобранные для
уничтожения;
рассмотрение актов на дела, отобранные для уничтожения ввиду
неисправимых повреждений, и актов о необнаружении дел, подлежащих
передаче на хранение в архивы;
подготовка и внесение на рассмотрение экспертно-проверочных
комиссий центральных архивов предложений об установлении и
изменении сроков хранения документов;
участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных
документов и методических пособий по вопросам организации
документов в делопроизводстве, экспертизе ценности документов и
отбору их на хранение (перечней документов с указанием сроков их
хранения, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству и т.п.).
На экспертные комиссии штабов округов, группы войск, флотов и
флотилий, кроме того, возлагается экспертиза ценности и проверка
полноты состава документов, оставляемых на дальнейшее хранение в
фондах окружных и флотских архивов. В состав комиссий на правах их
членов назначаются сотрудники архивов.
125. Экспертные комиссии создаются приказами командиров
воинских частей (начальников учреждений) из числа наиболее
квалифицированных работников в количестве не менее трех человек.
126. Деятельность экспертных (экспертно-проверочных) комиссий
определяется положениями о них, разрабатываемыми на основе типовых
положений, утвержденных Росархивом, и оформляется протоколами и
решениями. Протоколы подписываются председателем и секретарем
комиссии и утверждаются начальником штаба воинской части
(начальником учреждения, начальником центрального архива).
Б. Методика проведения экспертизы ценности документов
127. Подготовку к экспертизе ценности документов необходимо
начинать с изучения истории фондообразователя и фонда, а также
состава и содержания документов.
Перед экспертизой ценности документов больших, сложных фондов
или групп фондов составляется рабочая инструкция, в которой
определяются особенности работы применительно к специфике
профильных для фонда документов. В инструкции определяются цели,
основные задачи, методы и порядок проведения работы, подкрепляемые
конкретными примерами.
128. При экспертизе ценности изучение документов начинается с
фондов вышестоящей воинской части (учреждения), затем изучаются
документы фондов подчиненных воинских частей и учреждений,
определяется наличие дублетных или поглощенных документов. При
этом устанавливается, где основные экземпляры таких документов
должны быть оставлены на хранение. Каждое дело просматривается
сотрудником, производящим экспертизу, полистно. Определение
научной и практической ценности документов только по заголовкам в
описях и на обложках дел не допускается.
129. При проведении экспертизы ценности документов учитываются
характер повторения их информации в других документах
(внутрифондовое, межфондовое повторение), вид, форма и полнота
повторения. Выделение документов с повторяющейся информацией к
уничтожению проводится только после сверки их с документами,
оставляемыми на хранение.
130. Документы, поврежденные в такой степени, что большая
часть текста документов недоступна для прочтения и восстановление
их не представляется возможным, могут быть отобраны к уничтожению.
В тех случаях, когда возможно хотя бы частичное восстановление
текста поврежденных документов, они оставляются на хранение,
реставрируются или фотокопируются.
131. При решении вопроса о целесообразности дальнейшего
хранения отдельных категорий документов необходимо учитывать
следующее:
приказы, директивы и другие документы, отражающие
формирование, преобразование, деятельность и расформирование
данной воинской части (учреждения), остаются в ее делах на
постоянное хранение независимо от установленных для них сроков
хранения;
копии или выписки из документов, подлинники которых подлежат
хранению, могут быть отобраны для уничтожения только при наличии
самих подлинников;
количество экземпляров одного документа, оставляемых на
постоянное хранение, устанавливается экспертной комиссией исходя
из степени научной и практической ценности этого документа,
интенсивности его использования, а также физического состояния
подлинника и копий;
газеты, листовки, обращения, брошюры и информационные
документы (обзоры, бюллетени, сводки и т.п.) могут храниться в
фонде их издателя в двух и более экземплярах;
копии оперативных и боевых документов (оперативные директивы,
боевые приказы и распоряжения, боевые донесения, оперативные
сводки, журналы боевых действий, отчеты о боевых действиях и
т.п.), а также копии организационно-распорядительной документации
за период Великой Отечественной войны 1941 - 1945 годов и за время
участия войск в боевых действиях на территориях других государств
уничтожению не подлежат независимо от количества экземпляров этого
документа, имеющихся в фонде воинской части (учреждения);
сводные документы планово-отчетного характера с истекшими
сроками хранения, содержание которых не вошло в другие сводные
документы за более длительный период, уничтожению не подлежат.
Например, при отсутствии годовых отчетов, подлежащих постоянному
хранению, оставляются на хранение квартальные отчеты, а при
отсутствии и квартальных - месячные отчеты;
документы справочного характера по учету личного состава могут
быть уничтожены только при наличии в фонде воинской части
(учреждения) основных документов, предусмотренных соответствующими
приказами Министерства обороны Российской Федерации.
Документы с истекшими сроками хранения не подлежат
уничтожению, если:
резолюции и пометки на них имеют историческую, научную или
практическую ценность;
документы использованы в научных целях или в исторических
трудах (исследованиях), о чем имеется отметка в листе
использования.
Если в дело подшиты документы, имеющие постоянный, длительные
и истекшие сроки хранения, то такое дело расширяется с целью
отбора на хранение документов с постоянным и длительными сроками
хранения и изъятия для уничтожения документов с истекшими сроками
хранения.
132. Приговоры, решения, определения и постановления,
изымаемые из подлежащих уничтожению уголовных и гражданских дел,
оформляются в дело в порядке, указанном в статьях 50 -
53 настоящего Наставления.
133. По каждой группе однородных фондов военных судов
(гарнизонных и окружных (флотских)) оставляется на постоянное
хранение не менее чем в трех фондах каждой группы полный комплекс
уголовных и гражданских дел, в том числе и подлежащих уничтожению
в связи с истечением сроков хранения.
(в ред. Приказа Министра обороны РФ от 05.06.2002 N 228)
Перечень военных судов, документы которых подлежат хранению в
полном комплексе, рассылается Главным управлением обеспечения
деятельности военных судов по согласованию с ЦАМО.
(в ред. Приказа Министра обороны РФ от 05.06.2002 N 228)
134. При проведении экспертизы ценности документов
используются перечни документов с указанием сроков их хранения,
номенклатуры дел, нормативно-методические документы по данному
вопросу, разработанные Росархивом, а также центральными архивами.
В. Оформление результатов экспертизы ценности
документов
135. По результатам экспертизы ценности документов в воинских
частях и учреждениях составляются описи в соответствии с
требованиями статей 57 - 72 настоящего Наставления и акты на
уничтожение дел (форма N 17).
136. Акты на уничтожение дел, имеющих гриф секретности,
составляются по действительному наименованию воинской части
(учреждения) с присвоением им грифа "секретно". Акты на
уничтожение несекретных дел могут осуществляться по условному
наименованию воинской части (учреждения) без грифа секретности.
При включении в акты дел, из которых изъяты документы по
справкам - заместителям, в актах указываются номера и наименования
изъятых документов и места их нахождения.
137. Акты в архивах составляются по каждому фонду отдельно, а
дела однородных групп фондов от соединения и ниже могут вноситься
в один акт. При включении в акт дел нескольких воинских частей
и учреждений в начале указывается групповое наименование их
(механизированные полки, отдельные полки связи, отдельные
артиллерийские дивизионы и т.п.), а номера и наименования воинских
частей и учреждений помещаются в возрастающем порядке перед
перечислением в акте их дел.
Когда уничтожению подлежат не все дела, включенные в описи,
акт (форма N 18) составляется с перечислением наименований
уничтожаемых дел.
Если уничтожению подлежат все дела, включенные в описи, акт
(форма N 19) составляется без перечисления наименований
уничтожаемых дел. В этих случаях к акту прикладываются описи, дела
по которым подлежат уничтожению. В описях в соответствующих графах
должны быть проставлены сроки хранения и номера статей
действующего перечня.
Акты в архивах составляются по действительному наименованию
воинских частей и учреждений или по номеру фонда.
Акты на уничтожение дел воинских частей и учреждений за период
Великой Отечественной войны 1941 - 1945 годов, расформированных
воинских частей и учреждений в послевоенный период, а также
воинских частей и учреждений, не имеющих условных наименований,
составляются без грифа секретности. В несекретном порядке
составляются акты по номеру фонда без указания действительных
наименований воинских частей и учреждений.
Актам на дела, отобранные для уничтожения, в которых
наименования дел составляют государственную тайну, присваивается
соответствующий гриф секретности.
Акты, в которые включаются дела существующих воинских частей и
учреждений, имеющих действительное и условное наименования, а
также акты, к которым прикладываются секретные описи, составляются
с грифом "секретно".
Дела с грифом секретности и несекретные включаются в отдельные
акты.
138. На архивные дела, подлежащие уничтожению в связи с
наличием неустранимых повреждений, составляется акт (форма N 20)
по каждому фонду в отдельности.
139. Наименования (заголовки) дел в акте должны
соответствовать их наименованиям (заголовкам) в описи.
Если наименование (заголовок) дела по описи не соответствует
характеру подшитых в него документов, в акте помимо наименования
дела по описи ниже в скобках пишется новое наименование,
соответствующее содержанию подшитых в дело документов.
Однородные по содержанию дела в акт вносятся под общим для
этих дел заголовком. Помещаемые ниже повторяющиеся одинаковые
наименования (заголовки) дел обозначаются словами "То же".
В графу акта "Основание к уничтожению" кроме номеров
соответствующих статей по перечням могут вноситься уточнения
экспертной комиссии, поясняющие дополнительные мотивы отбора дел
на уничтожение (копийность, наличие данных в других документах и
т.п.).
140. Дела включаются в акт на уничтожение, если
предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в
котором составлен акт. Например, дела с трехлетним сроком
хранения, законченные делопроизводством в 1996 году, могут быть
включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января
2000 года, с пятилетним сроком хранения - не ранее 1 января
2002 года.
141. Акт на уничтожение дел составляется, как правило, на дела
всей воинской части (учреждения). Если в акте указаны дела
нескольких структурных подразделений, то название каждого
структурного подразделения указывается перед группой заголовков
дел этого подразделения.
142. Центральные, окружные и флотские архивы проверяют
правильность отбора дел на хранение и при необходимости имеют
право потребовать включить в описи дела, отобранные к уничтожению.
143. Акты на архивные дела, отобранные к уничтожению,
утверждаются:
на дела воинской части (учреждения) - начальником штаба
воинской части (начальником учреждения);
на дела, хранящиеся в окружных и флотских архивах, -
начальником штаба, в подчинении которого находится архив;
на дела, хранящиеся в центральных архивах, - начальниками этих
архивов.
144. Дела, предназначенные для уничтожения, после утверждения
актов хранятся в специально отведенном для них месте отдельно от
документов с постоянным и временными сроками хранения.
145. Уничтожение архивных дел, включенных в акт, производится
путем механической переработки на бумагоперерабатывающих
предприятиях.
Дела с документами, имеющими гриф "особой важности", или с
шифротелеграммами уничтожаются только путем сожжения на территории
воинской части (учреждения), архива.
Уничтожать архивные дела другими способами, а также
использовать документы из этих дел для черновиков или
хозяйственных нужд запрещается.
Архивные дела уничтожаются вместе с приложениями к ним и
внутренними описями документов.
146. Доставка документов к месту переработки производится в
крытых автомашинах в сопровождении вооруженной охраны.
Механическая переработка или сжигание архивных дел
(документов) должны производиться до полной их переработки
(сжигания) в присутствии всех членов комиссии.
Оставлять дела без охраны, а также перерабатывать (сжигать) их
в присутствии посторонних лиц запрещается.
Закончив переработку (сжигание) дел, все члены комиссии
подписывают акт об уничтожении дел.
147. После уничтожения архивных дел на основании актов в
инвентарных книгах (номенклатурах дел, книг и журналов), а в
штатных архивах в описях, алфавитных карточках (формы N 5, 6) и
книгах учета описей и архивных дел, принятых на хранение
(форма N 35), производится отметка об уничтожении дел, а общее
количество уничтоженных дел списывается по книге учета поступления
и выбытия дел (форма N 21).
148. В архивах учет актов на уничтоженные дела ведется по
книге учета актов (форма N 22).
149. Акты на уничтоженные архивные дела подшиваются:
в архивах - в отдельные дела или дела фондов;
в воинских частях и учреждениях - в специальные дела с актами
на уничтоженные архивные дела.
150. Приемо-сдаточные накладные, по которым дела передаются на
переработку на бумагоперерабатывающую фабрику, подшиваются в
соответствующее дело после внесения изменений в учетные документы
архива.
ГЛАВА VII
УЧЕТ ДОКУМЕНТОВ И ОПИСЕЙ В АРХИВАХ
151. Учет документов в архивах является средством обеспечения
их сохранности и контроля за их наличием, закрепляет организацию
документов по определенным классификационным комплексам,
обеспечивает возможность их адресного поиска.
152. Основными единицами учета являются архивный фонд,
архивная коллекция, единица хранения (дело).
Учету подлежат все хранящиеся в архиве документы, в том числе
копии документов страхового фонда и копии фонда пользования, а
также описи дел.
153. Учет документов в архивах строится на основе принципов
централизации, преемственности учетных документов на всех стадиях
работы (в делопроизводстве, в окружных, флотских, центральных и
государственных архивах). Это достигается строгой регламентацией
системы учетной документации и требований к ее заполнению, единым
методическим руководством.
154. Учет документов в окружных и флотских архивах
осуществляется централизованно начальником архива или специально
выделенным сотрудником, в центральных архивах - специальным
подразделением. Кроме централизованного учета в центральных
архивах ведется учет документов в каждом архивохранилище
начальниками архивохранилищ и хранителями фондов. Порядок ведения
учета, вспомогательные формы учетной документации, порядок
внесения изменений в учетные документы архива, а также передача
соответствующих учетных документов из архивохранилищ в
подразделение централизованного учета устанавливаются приказами
начальника архива.
Учетные документы хранятся в архивохранилище (или специально
выделенном помещении) в сейфах или металлических шкафах.
155. Учет документов в архивах ведется по основным и
вспомогательным учетным документам. Ведение основных учетных
документов обязательно для каждого архива. Необходимость ведения и
виды вспомогательных учетных документов определяются в каждом
архиве руководством архива.
156. Основными учетными документами в архивах являются:
книга учета поступления и выбытия дел (форма N 21) для учета в
архиве каждого поступления и выбытия дел;
книга учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда
пользования (форма N 39) для учета в архиве каждого поступления и
выбытия страхового фонда и фонда пользования;
книга учета поступления и выбытия описей дел (форма N 24) для
учета и нумерации описей дел фондов в архиве <*>;
список фондов (форма N 23) для пофондового и количественного
учета фондов (объединенных архивных фондов) и архивных коллекций,
присвоения им номеров по мере поступления в архив;
лист фонда (форма N 25) для фиксации изменений в наименовании
фонда, учета и нумерации описей дел фонда, учета документов,
отражающих изменения в составе и объеме фонда;
опись дел (формы N 7, 9, 10) для поединичного и суммарного
учета дел;
опись страхового фонда (форма N 8) для поединичного и
суммарного учета единиц хранения страхового фонда копий особо
ценных документов;
паспорт архива (форма N 4) для отражения состояния архива на
1 декабря отчетного года.
--------------------------------
<*> Ведется в тех архивах, где не составляются листы фондов.
157. На каждый фонд ведется дело фонда. В дело фонда
включаются документы по истории фондообразователя и фонда:
историческая справка и дополнения к ней, копия характеристики
фонда, составленная для путеводителя или справочника, сведения об
использовании фонда, схема систематизации и другие методические
пособия по обработке фонда, старые листы фонда после
пересоставления, акты передачи документов на государственное
хранение, акты о выделении к уничтожению документов и дел фонда,
акты о неисправимых повреждениях документов и дел фонда, материалы
проверок наличия и состояния дел и другие документы.
Акты и другие документы, фиксирующие изменения в составе и
объеме фонда, включаются в дело фонда только с отметкой о внесении
изменений в учетные документы.
Все документы в деле фонда располагаются в хронологической
последовательности их составления. На документы дела фонда
составляется внутренняя опись, листы дела нумеруются, к делу фонда
составляется заверительная надпись. По мере пополнения дела фонда
заверительная надпись и внутренняя опись дополняются. Если
документы, подлежащие включению в дело фонда, находятся в составе
сформированных дел, то в дело фонда включается справка с
перечислением этих документов и их поисковых данных.
Каждому делу фонда присваивается номер соответствующего фонда.
Дела фондов хранятся в порядке их номеров.
158. В книгу учета поступления и выбытия дел (форма N 21)
записываются последовательно все первичные и повторные поступления
и выбытия дел. Каждое поступление или выбытие получает один
порядковый номер независимо от того, состоит ли оно из документов
одного или нескольких фондов.
Если поступление состоит из документов нескольких фондов, то
данные по каждому фонду (названия фондов, номера фондов и т.д.)
записываются с новой строки за тем же порядковым номером. Если
фонд поступает впервые, то номер фонда проставляется в книге учета
поступления и выбытия дел после присвоения ему номера по списку
фондов. Если поступившие дела являются частью фонда, уже
имеющегося в архиве, то в соответствующей графе книги указывается
номер, присвоенный этому фонду ранее.
Ежегодно в книге учета поступления и выбытия дел подводится
итог количества поступивших и выбывших за год дел.
159. За единицу хранения и учета страхового фонда,
подготовленного в виде рулонного микрофильма, принимается
физически обособленный рулон микрофильма страхового фонда вне
зависимости от количества заснятых на нем фондов, дел, документов.
За единицу измерения страхового фонда принимается кадр
микрофильма.
Учет копий страхового фонда ведется по книге учета поступления
и выбытия страхового фонда и фонда пользования (форма N 39) и
описям страхового фонда (форма N 8).
Запись в книге учета поступления и выбытия страхового фонда и
фонда пользования производится по мере поступления микрофильмов
вне зависимости от фондовой принадлежности документов, объема
включенных в страховую копию дел или документов, количества
страховых копий. По книге учета поступления и выбытия страхового
фонда и фонда пользования единицам хранения страхового фонда
присваиваются порядковые номера.
Постоянным шифром единицы хранения страхового фонда являются
название архива, номер описи страхового фонда, номер единицы
хранения страхового фонда с добавлением индекса "СФ". Шифр
проставляется на контрольных кадрах страховой копии, на бланке
этикетки на верхней крышке большой кинокоробки и бортах упаковки.
160. Список фондов (форма N 23) ведется в архиве, хранящем
документы двух и более фондов.
Фонд (объединенный фонд), коллекция вносятся в список фондов
при первом поступлении их документов в архив. Каждому вновь
поступающему в архив фонду присваивается очередной номер по списку
фондов в хронологической последовательности его поступления.
Название фондообразователя в списке фондов указывается
полностью без сокращений в виде официально принятого названия
воинской части (учреждения), которое определяется в соответствии с
требованиями, изложенными в главе V настоящего Наставления.
Если название фондообразователя в период своего существования
менялось, то в списке фондов указываются все его названия в
хронологической последовательности.
К списку фондов составляется итоговая запись на 1 января
каждого года. Для удобства пользования списком фондов при
необходимости составляется указатель, по которому можно определить
номер фонда, присвоенный документам того или иного
фондообразователя.
При передаче из архива документов всего фонда в списке фондов
делается запись, в которой указывается, куда, когда и на основании
каких документов передан фонд. Номер выбывшего архивного фонда
другому фонду не присваивается.
161. Лист фонда (форма N 25) заводится при первом поступлении
фонда и заполняется с соблюдением следующих основных требований:
в графе "Дата первого поступления фонда в архив" указывается
дата первого поступления дел фонда в данный архив, для
объединенного архивного фонда и коллекции - дата поступления или
дата создания их в архиве;
в графе "Местонахождение фонда" указывается наименование
архива, в котором хранится фонд;
в графе "Крайние даты каждого наименования фонда" указываются
начальная и конечная даты существования воинской части
(учреждения) под каждым наименованием независимо от наличия в
фонде документов за этот период;
если воинская часть (учреждение) продолжает функционировать,
конечная дата не проставляется. Для фондов личного происхождения в
этой графе указываются даты жизни лица фондообразователя;
в графе "Наименование фонда" в хронологической
последовательности перечисляются все наименования воинской части
(учреждения) фондообразователя с момента их возникновения вне
зависимости от наличия документов за этот период;
в листе фонде фиксируются все поступления и выбытия документов
фонда. Основанием для записи поступления и выбытия документов
являются: акт приема - передачи дел в архив, акт на документы,
отобранные для уничтожения, акт о технических ошибках в учете, акт
о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны, акт о
неисправимом повреждении дел, акт проверки наличия и состояния
дел, описи дел фонда. По листу фонда присваиваются очередные
порядковые номера описям по мере их поступления в архив или
составления в архиве. Количество дел приводится по каждой описи
отдельно, а также по всему фонду в целом;
если на листе фонда не остается места для очередных записей,
заводится лист - продолжение, вверху которого указывается:
"Продолжение, ф. N 25, лист 2". На первом листе делается ссылка:
"см. продолжение л. 2 (3, 4 и т.д.)". Листы - продолжения
подкладываются за основным листом;
лист фонда пересоставляется в исключительных случаях, если он
неисправимо поврежден;
в случае пересоставления листа фонда старый помещается в дело
фонда. В верхнем правом углу старого и нового листов фонда
делается отметка "Лист пересоставлен" и указывается дата
пересоставления листа, должность, подпись лица, пересоставившего
лист фонда;
листы фондов хранятся в порядке номеров фондов в папке с
клапанами. В каждой папке на листе - заверителе делается
заверительная надпись, где указываются начальные и конечные
номера фондов и общее количество фондов, листы которых находятся в
папке.
162. Описи на принятые дела в окружных и флотских архивах, где
не ведутся листы фондов, учитываются (регистрируются) в книге
учета поступления и выбытия описей дел (форма N 24).
В центральных архивах описи на принятые дела учитываются в
листе фонда (форма N 25).
Порядковый номер, за которым учтена опись по книге учета
поступления и выбытия описей дел (листу фонда), является ее
номером. В описях на совершенно секретные и секретные дела к
номеру описи добавляются соответственно буквы "сс" и "с".
Номер выбывшей описи другой описи не присваивается.
В центральных архивах описи после регистрации передаются в
архивохранилища по накладной (форма N 26).
В окружных и флотских архивах, а в центральных архивах
непосредственно в архивохранилищах описи, кроме того, учитываются
в фондах по перечню описей, который ведется по следующей форме:
номер по порядку, номера описей, гриф секретности описи,
количество листов в описи, количество дел по описи, номера листов,
отметка о выбытии описи.
163. Опись страхового фонда (форма N 8) составляется в
2 экземплярах. Первый экземпляр передается со страховыми копиями в
специальное архивохранилище, второй остается в архиве.
Графы описи заполняются на основании книги учета поступления и
выбытия страхового фонда и фонда пользования.
В зависимости от конкретных условий описи могут составляться
на микрофильмы страхового фонда одного или нескольких фондов.
Описи нумеруются в валовом порядке.
Страховая копия в опись записывается только один раз.
Порядковый номер, присвоенный страховой копии по описи, является
ее постоянным номером.
Перенумерация страховых копий или присвоение освободившихся
номеров копий другим копиям запрещается.
В конце описи делается итоговая запись о количестве включенных
в опись единиц хранения страхового фонда.
164. Учет архивных дел воинских частей (учреждений), уголовных
и гражданских дел, высылаемых за пределы архивов, ведется по
книге учета архивных дел (форма N 27). В центральных архивах такие
книги ведутся в каждом архивохранилище.
165. Учет личных (пенсионных) дел офицеров, высылаемых за
пределы архива, ведется в книге учета по следующей форме: номер по
порядку, дата высылки, инвентарный номер личного (пенсионного)
дела, исходящий номер документа, при котором выслано дело, на кого
выслано дело (фамилия, имя и отчество), кому и в какой адрес
выслано дело, дата возвращения дела и входящий номер документа,
расписка ответственного лица в приеме дела.
166. Учет архивных дел и позитивов микрофильмов, выдаваемых
внутри архива, ведется по книге учета архивных дел (позитивов
микрофильмов), выданных во временное пользование (форма N 32). В
центральных архивах такие книги ведутся хранителями фондов в
каждом архивохранилище.
167. В целях раскрытия состава и содержания документов архива,
для обеспечения поиска документов и их использования, а также для
выполнения других видов работ (комплектование, фондирование и
т.п.) создается комплекс архивных справочников и учетных
документов, составляющих систему научно-справочного аппарата
архивов Вооруженных Сил Российской Федерации.
В центральных архивах систему научно-справочного аппарата
составляют: описи дел, исторические справки, списки и листы
фондов, каталоги документов и другие справочники информационного
порядка.
В окружных и флотских архивах систему научно-справочного
аппарата составляют: описи дел, списки фондов, исторические
справки и картотеки.
ГЛАВА VIII
ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВАХ
168. Для обеспечения сохранности архивных документов в архивах
Вооруженных Сил Российской Федерации проводится следующий комплекс
взаимосвязанных работ:
создание оптимальных условий хранения документов;
размещение документов в архивохранилищах и их
топографирование;
соблюдение порядка выдачи дел из архивов (архивохранилищ);
учет документов (см. главу VII), проверка их наличия и
состояния;
определение состава уникальных и особо ценных документов и
создание на них страхового фонда и фонда пользования;
обеспечение физико-химической сохранности документов.
169. Обеспечение сохранности документов в центральных архивах
возлагается начальниками архивов на начальников (заведующих)
архивохранилищ и хранителей фондов, а в окружных и флотских
архивах начальниками соответствующих штабов на начальников
архивов.
Начальники архивов, архивохранилищ, хранители фондов несут
полную ответственность за сохранность переданных им фондов.
170. При смене начальника архива (отдела, архивохранилища)
прием - передача документов и учетно-справочного аппарата к ним, а
также помещений архива (отдела, архивохранилища), инвентаря и
оборудования производится по акту.
Для приема - передачи дел назначается комиссия в составе не
менее 3 человек.
171. Охрана и пропускной режим в окружных и флотских архивах
определяются начальниками штабов, в подчинении которых находятся
архивы, а в центральных архивах - начальниками этих архивов.
А. Создание оптимальных условий хранения документов
172. Оптимальные условия хранения документов обеспечиваются:
строительством, реконструкцией и ремонтом зданий архивов;
оборудованием архивохранилищ средствами пожаротушения,
охранной и противопожарной сигнализацией;
применением специальных средств хранения документов (стеллажи,
шкафы, сейфы, коробки, папки и т.п.);
применением технических средств для создания оптимального
температурно-влажностного и светового режима, проведением
санитарно-гигиенических мероприятий в помещениях архивохранилищ.
Требования к помещениям архива (архивохранилища)
173. В соответствии с объемом и составом хранящихся дел архиву
предоставляются отдельные здания (или часть здания), специально
построенные и оборудованные или приспособленные для хранения
документов.
Строительство специальных зданий архива может проводиться как
по типовым проектам зданий государственных архивов, так и по
индивидуальным проектам, согласованным с заинтересованными
организациями.
174. Здания архивов должны быть удалены:
от промышленных предприятий, загрязняющих воздух пылью и
агрессивными газами (хлор, сернистый газ, окислы азота), на
|
