|
Стр. 4
агрессивными газами (хлор, сернистый газ, окислы азота), на
расстояния, установленные санитарными нормами;
от объектов и сооружений, опасных в пожарном отношении, в
соответствии с требованиями строительных норм и правил.
При определении пригодности района для строительства архивных
зданий учитывается заключение местной санитарно-эпидемиологической
станции.
175. В целях обеспечения оптимальных условий хранения
документов и работы с ними в архиве оборудуются следующие
помещения:
хранилища для хранения документов;
помещения для приема, временного хранения и подготовки
документов к сдаче в архив;
помещения для работы исследователей (читальный зал);
рабочие комнаты для сотрудников архива.
Рабочие комнаты для сотрудников и помещения для работы
исследователей (читальный зал) должны быть изолированы от хранилищ
для хранения документов.
В центральных архивах, кроме того, должны быть помещения:
для размещения научно-справочного аппарата и учетных
документов;
для размещения справочно-информационного фонда, научно -
справочной библиотеки и методического кабинета;
для микрофильмирования и фотокопирования документов
(лаборатория микрофотокопирования документов);
для реставрации, дезинфекции и переплета;
для размещения вычислительной и множительной техники;
для помещения вспомогательного назначения (гардероб, приемная
и др.).
176. Архивохранилища архива должны быть удалены от
лабораторных, производственных, складских и бытовых помещений,
связанных с хранением или применением пищевых продуктов или
химических веществ, и не иметь общих с ними вентиляционных
каналов.
177. Архивохранилища архива должны быть безопасными в пожарном
отношении, гарантированы от затопления и иметь запасный выход.
В помещениях архивохранилищ не должно быть газовых,
водопроводных, канализационных и других магистральных
трубопроводов. Проводка труб немагистрального характера
допускается при условии их изоляции в специальных защитных
приспособлениях, исключающих проникновение выбросов из них в
архивохранилище. Использовать под архивохранилища подвальные,
полуподвальные и другие помещения, не отвечающие требованиям
хранения документов, запрещается.
Для вызова должностных лиц (дежурного по архивохранилищу)
посетителями в архивохранилищах устанавливаются электрические
звонки. Здания архивохранилищ оборудуются охранной сигнализацией.
178. Входные двери в архивохранилища должны быть обиты железом
и иметь прочные запоры. По окончании работы двери архивохранилищ
запираются и опечатываются. Порядок вскрытия архивохранилищ и
допуска сотрудников архива в архивохранилища устанавливается
начальником архива.
179. На окна, расположение которых позволяет доступ извне,
устанавливаются металлические решетки.
Для эвакуации личного состава, документов и имущества через
окна часть решеток на них навешивается на петли. Решетки всегда
должны быть заперты на замки и опечатаны на бирку металлической
печатью. Доступ для открывания замков должен быть как с наружной,
так и с внутренней стороны. Окна, оборудованные открывающими
решетками, нумеруются. К ключам от замков таких окон прикрепляются
бирки с указанием номеров окон.
180. Помещение архива (архивохранилища) до размещения в нем
документов принимается комиссией, которая назначается в
центральных архивах начальниками архивов, в окружных и флотских
архивах начальниками штабов, в подчинении которых находятся данные
архивы.
Комиссия проверяет исправность технического оснащения
помещений и состояние температурно-влажностного режима в
архивохранилищах, на основании чего составляется акт. Акт
утверждается начальником, назначившим комиссию. Осмотр состояния
помещения архива (архивохранилища) проводится в дальнейшем по
требованию начальника архива (архивохранилища), но не реже 1 раза
в 5 лет.
Электро- и противопожарное оборудование
181. Пожарная охрана архивов осуществляется в соответствии с
Правилами пожарной безопасности, изложенными в уставе внутренней
службы Вооруженных Сил Российской Федерации, и Руководством по
противопожарной защите и местной обороне в Вооруженных Силах
Российской Федерации <*>.
--------------------------------
<*> Приказ министра обороны Российской Федерации 1995 г.
N 322.
Ответственность за организацию пожарной охраны, постоянную
готовность пожарного оборудования и обучение личного состава
правилам пожарной безопасности несут начальники архивов.
182. В помещениях архивов прокладывается скрытая
электропроводка; допускается электропроводка в газовых трубах.
Осветительная арматура применяется полугерметическая. Светильники,
электрощиты и распределительные устройства должны быть закрытого
исполнения. Архивохранилища оборудуются отключающими рубильниками.
Распределительные электрощиты, предохранители и рубильники
устанавливаются только вне архивохранилищ.
В целях противопожарной защиты все электрооборудование
обеспечивается заземлением.
Архивохранилища должны размещаться в зданиях не ниже второй
степени огнестойкости.
183. Основным противопожарным оборудованием архивов являются
углекислотные огнетушители новейших конструкций, которые
устанавливаются из расчета не менее одного на каждые 100 кв. м
площади.
Помещения архивов оборудуются противопожарным водоснабжением.
Пожарные краны устанавливаются на лестничных площадках. Каждый
пожарный кран должен иметь прорезиненный рукав протяженностью до
крайней точки архивохранилища.
184. В архивохранилищах не должно быть металлических печей и
железных дымоходов. В качестве отопления допускается воздушное
отопление или центральное водяное отопление низкого давления.
185. Воздуховоды, вентиляционные камеры и шахты приточно -
вытяжной вентиляции в помещениях архивохранилищ должны выполняться
из несгораемых материалов.
186. Проемы и двери во внутренних стенах и перегородках
архивохранилищ, а также проемы и двери, ведущие непосредственно на
лестничную клетку из этих помещений, оборудуются в противопожарном
отношении.
187. В архивах (в центральных архивах - в каждом
архивохранилище) на видном месте вывешиваются инструкции по мерам
пожарной безопасности, пожарный расчет личного состава и план
эвакуации документов и имущества на случай пожара. В пожарный
расчет включается весь личный состав архива (архивохранилища), с
которым периодически, но не реже одного раза в квартал, проводятся
занятия по мерам противопожарной безопасности и практическим
действиям личного состава во время пожара. В расчете указываются
обязанности и действия личного состава по предупреждению пожара и
во время пожара. В плане эвакуации указываются пути эвакуации и
место сосредоточения документов и имущества, фамилии лиц,
выделяемых для охраны. План и расчет утверждаются начальниками
архивов, а в центральных архивах - начальниками отделов.
188. Архивохранилища и помещения для работы с документами
должны иметь удобные для эвакуации документов выходы к лифтам, на
лестничные клетки, в коридоры.
Запрещается загромождать пути эвакуации различными предметами
и оборудованием, все двери эвакуационных выходов должны свободно
открываться в направлении выхода из здания, подвальные помещения и
цокольные этажи должны иметь собственные выходы, в коридорах на
путях эвакуации должны быть установлены символические изображения
знаков "выходить здесь", "открытая дверь" и др.
189. Архивохранилища и помещения для работы с документами
должны быть оборудованы пожарной сигнализацией.
190. В архивохранилищах категорически запрещается:
курить;
хранить легковоспламеняющиеся и взрывоопасные предметы,
спички, зажигалки и т.п.;
пользоваться керосиновыми лампами, свечами;
применять временную электропроводку;
самостоятельно (без электромонтера) производить какие-либо
изменения или исправления в электропроводке и электрооборудовании;
использовать настольные лампы со сгораемыми абажурами, а также
электронагревательные приборы.
Температурно-влажностный и световой режим
191. Температурно-властностный режим хранения документов
должен соответствовать следующим данным:
-----------------------T--------------------T--------------------¬
¦ Виды документов ¦Помещения с регули- ¦Помещения с нерегу- ¦
¦ ¦ руемым климатом ¦ лируемым климатом ¦
¦ +---------T----------+---------T----------+
¦ ¦темпера- ¦влажность,¦темпера- ¦влажность,¦
¦ ¦тура, - C¦ % ¦тура, - C¦ % ¦
+----------------------+---------+----------+---------+----------+
¦Документы на бумажной ¦+17 - +19¦ 50 - 55 ¦+14 - +20¦ 45 - 60 ¦
¦основе ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦Кинодокументы (ч/б), ¦ +12 ¦ 50 +-5 ¦ Не выше ¦ 40 - 55 ¦
¦страховые копии ¦ ¦ ¦ +15 ¦ ¦
¦Фотодокументы ¦+15 - +20¦ 40 - 50 ¦+15 - +25¦ 30 - 60 ¦
L----------------------+---------+----------+---------+-----------
192. В целях улучшения режима хранения в помещениях
архивохранилищ с нерегулируемым климатом рекомендуются
проветривания, установка дополнительных источников увлажнения
воздуха или дополнительных приборов для просушивания помещений и
т.п.
193. Температурно-влажностный режим хранения документов
контролируется путем измерения климатических параметров воздуха не
реже двух раз в неделю в одно и то же время.
Показания контрольных измерительных приборов (термометр,
гигрометр, психрометр, термограф) фиксируются в журналах
наблюдений за температурой и относительной влажностью воздуха.
194. Установка контрольных измерительных приборов производится
в главных проходах на стеллажах, вдали от отопительных и
вентиляционных систем. Приборы на расстоянии 1,4 +- 0,1 м от пола
монтируются на одном контрольном щитке. На приборы не должны
падать прямые солнечные лучи.
Контрольно-измерительные приборы устанавливаются в каждом
архивохранилище.
Проверку измерительных приборов проводят по аспирационному
психрометру не реже одного раза в три месяца с обязательной
регулировкой и заменой неисправных.
195. Температуру и влажность воздуха в закрытых шкафах и
сейфах контролируют самопишущими приборами. Закрытые шкафы и сейфы
для хранения документов проветривают не реже одного раза в неделю.
196. Освещение в архивохранилищах может быть естественным и
искусственным.
Не допускается освещение документов прямым солнечным светом.
В целях защиты документов от разрушающего действия солнечных
лучей архивохранилища следует располагать в здании с окнами на
северную сторону.
Защита документов от действия света обеспечивается:
применением в окнах светорассеивающих стекол;
покраской обычных стекол белой краской;
хранением документов в коробках, папках и переплетах, а также
в шкафах и на стеллажах закрытого типа;
применением на окнах светорассеивателей, защитных фильтров.
197. В качестве источников искусственного освещения применяют
лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой наружной
поверхностью, допускается использование и люминесцентных ламп с
урезанным ультрафиолетовым участком спектра.
198. Светильники должны быть удалены от коробок с документами
не менее чем на 50 см.
Освещенность на вертикальной поверхности стеллажа на высоте
1 м от пола - 30 лк; на рабочем месте для просмотра
делопроизводственной документации - 100 лк.
199. Защита документов от разрушающего действия естественного
и искусственного света должна предусматриваться не только в
архивохранилищах, но и во всех помещениях при любых видах работ.
Санитарно-гигиенический режим
200. Помещения архива должны содержаться в образцовом порядке
и чистоте, исключающих возможность появления плесени, насекомых,
грызунов и накопления пыли (не более 0,15 мг/куб. м).
201. Для защиты документов от пыли необходимо:
обеспечить максимально возможную герметичность помещений
архивохранилищ и оборудовать их установками, очищающими воздух от
пыли и вредных газообразных примесей;
периодически, не реже одного раза в год, проводить
обеспыливание коробок с документами, стеллажей и помещений
архивохранилищ с помощью электропылесоса или ватными (марлевыми)
тампонами, увлажненными раствором формалина;
проводить систематическую влажную уборку помещений
архивохранилищ: не реже одного раза в месяц протирать полы,
плинтусы, подоконники водными растворами соответствующих
химических средств;
следить за состоянием дощатых полов, чтобы они не имели щелей
и были окрашены масляной краской;
нижнюю часть стен архивохранилищ (2/3 высоты) окрашивать
масляной краской, а верхнюю - клеевой;
периодически проветривать помещения архивохранилищ. Вопрос о
целесообразности проветривания решается с учетом абсолютной
влажности наружного и внутреннего воздуха.
202. В архивохранилищах должно проводиться регулярное
наблюдение за физическим состоянием документов.
203. При обнаружении в архивохранилищах плесени, насекомых или
грызунов немедленно принимаются меры по их уничтожению.
Документы, пораженные плесенью, изолируются от остальных и
подвергаются дезинфекции. Стеллажи, на которых лежали пораженные
материалы, и прилегающие к ним стены протираются 3 - 5% раствором
формалина, а затем просушиваются. Дезинфицируются коробки, папки и
другие средства упаковки.
Документы, пораженные насекомыми, также изолируются и
подвергаются дезинсекции. Для уничтожения насекомых в условиях
архива можно применять бромистый метил, хлорофос (3% водный
раствор) и инсектициды в аэрозольных баллонах, используемые в быту
для борьбы с насекомыми. При поражении значительного количества
документов насекомыми и обнаружении их в различных местах
архивохранилища: на стеллажах, в щелях пола, под плинтусами и т.д.
необходима дезинсекция всего архивохранилища. Такую дезинсекцию
проводят специальные фумигационные отряды карантинной службы или
санитарно-эпидемиологической станции.
Архивные дела, прошедшие дезинфекцию и дезинсекцию,
укладываются отдельно от других дел на карантин сроком до трех
месяцев, после чего они вновь подвергаются осмотру.
При обнаружении в архивохранилище грызунов следует обращаться
в санитарно-эпидемиологическую станцию.
О каждом случае повреждения документов грызунами или
насекомыми - вредителями бумаг докладывается начальнику архива.
204. Для проведения санитарно-гигиенических работ в
архивохранилищах (обеспыливание, перемещение дел и т.п.) в плане
работы архива предусматриваются санитарные дни (не реже одного
раза в месяц).
Оборудование архивов (архивохранилищ)
205. Архивохранилища оборудуются металлическими стационарными
стеллажами с соблюдением установленного для архива порядка их
размещения, но не менее размеров, указанных ниже:
ширина главных проходов (между рядами стеллажей) - 120 см;
расстояние между полками по высоте - переменное, но не менее
40 см;
расстояние между стеной и стеллажами, параллельными стене, -
75 см;
расстояние между стеной и торцом стеллажа - 45 см;
ширина проходов между стеллажами - 75 см;
расстояние от стеллажей до отопительной системы - не менее
1 м;
расстояние от пола до нижней полки стеллажа не менее 15 см, а
в цокольных этажах - не менее 30 см.
Допускается оборудование архивохранилищ деревянными стеллажами
при условии обработки их огнезащитными составами.
206. В приспособленных зданиях высота стеллажей определяется
высотой помещения и мощностью перекрытий. При высоте помещений
свыше 4 м и двухъярусных стеллажах предусматриваются межъярусные и
межстеллажные перекрытия.
207. Конструкция и размеры стеллажей, а также шкафов для
документов особого формата (газеты, карты, планы, коробки с
микрофильмами и т.п.) определяются размерами этих документов.
208. Для хранения особо ценных дел в архиве используются сейфы
или металлические шкафы <*>.
--------------------------------
<*> При большом объеме документов для них выделяются отдельные
хранилища.
Для размещения справочных картотек к документам в
архивохранилище устанавливаются картотечные шкафы.
209. Для перемещения документов в архивохранилище и работы у
стеллажей используются библиотечные тележки (БТ-1), легкие
устойчивые стремянки.
210. При наличии в архиве фонда пользования в читальном зале
устанавливаются аппараты для чтения микрофильмов.
211. Внутри каждого архивохранилища (комнаты) вывешивается
опись имущества (инвентаря, мебели и оборудования) с указанием
фамилии лица, ответственного за правильную их эксплуатацию.
212. Архивом разрабатывается план мероприятий по эвакуации и
укрытию документов при чрезвычайных происшествиях, в котором
должны быть предусмотрены:
порядок и место эвакуации и укрытия документов;
перечни и количество документов, подлежащих эвакуации и
укрытию в 1, 2 и 3 очереди;
список работников, ответственных за эвакуацию и укрытие;
меры по охране документов в местах эвакуации и укрытия.
План эвакуации и место укрытия документов на случай
возникновения чрезвычайного происшествия должны быть согласованы с
соответствующими службами и утверждены начальником, в подчинении
которого находится архив.
С планом эвакуации и местом укрытия документов должны быть
ознакомлены все сотрудники архива.
Б. Размещение документов в архивохранилищах.
Топографирование
213. Принятые архивные документы с постоянным и длительными
сроками хранения укладываются и хранятся в архивах в специальных
коробках. Дела со сроками хранения до 25 лет включительно могут
хранится в пачках, обернутых в бумагу. Зазор между полкой стеллажа
и верхней крышкой коробки (пачки), обеспечивающий циркуляцию
воздуха, должен быть не менее 5 см.
214. Архивные дела укладываются в коробки в соответствии с их
шифром в пределах описи, фонда, при этом дела должны вкладываться
и извлекаться из них без усилий. При хранении в пачках архивные
дела укладываются высотой 18 - 20 см и обвязываются шпагатом.
215. Документы одного и того же фонда за период Великой
Отечественной войны и последующие годы хранятся в центральных
архивах, как правило, раздельно <*>.
--------------------------------
<*> Документы фондообразователей, расформированных по 1960 год
включительно, хранятся вместе с документами периода Великой
Отечественной войны.
216. Совершенно секретные, секретные и несекретные дела в
архивах хранятся вместе.
217. Не допускается хранение документов в транспортной таре, в
штабелях, на полу, подоконниках, лестничных площадках и в других,
не предназначенных для этих целей местах.
218. Порядок размещения фондов в центральных архивах по
архивохранилищам определяется планом (схемой) их размещения. План
(схема) находится в подразделении, осуществляющем централизованный
учет (у лица, ответственного за учет), а выписки из него - в
архивохранилищах.
В целях закрепления места хранения и поиска документов в
архивохранилищах составляются пофондовые и постеллажные
топографические указатели (формы N 40, 41). Топографические
указатели составляются на карточках в необходимом количестве
экземпляров; один экземпляр хранится в подразделении,
осуществляющем централизованный учет (у лица, ответственного за
учет), второй - в соответствующем архивохранилище.
Изменения в размещении документов своевременно отражаются во
всех экземплярах указателей, а также в плане (схеме) размещения
фондов.
219. Описи на принятые дела в окружных и флотских архивах
хранятся в папках с клапанами и завязками с трех сторон. Описи
группируются по фондам и хранятся в папках неподшитыми.
Описи на принятые дела в центральных архивах группируются в
хронологической последовательности по годам и подшиваются в папки
отдельно по каждому фонду. Описи дел главных штабов и управлений
видов Вооруженных Сил Российской Федерации, штаба Тыла Вооруженных
Сил Российской Федерации, штабов и управлений округов, группы
войск, флотов, армий, флотилий, штабов и управлений родов войск,
главных и центральных управлений Министерства обороны Российской
Федерации, а также высших военно-учебных заведений, научно -
исследовательских и проектных институтов группируются и
подшиваются отдельно по каждому управлению (отделу), отделению
(службе).
Описи в архивах хранятся в помещениях для хранения документов
или в специально выделенных для этих целей комнатах в
закрывающихся на замки и опечатываемых на бирки шкафах.
220. Все помещения архивохранилищ, а также стеллажи, шкафы,
полки нумеруются. Стеллажи и шкафы нумеруются самостоятельно слева
направо от входа, а полки на стеллажах - по шкафам сверху вниз
слева направо.
Номера должны быть проставлены четкими выделяющимися на фоне
окраски стеллажа цифрами.
Бирка с номером и табличка, в которой указывается назначение
архивохранилища (комнаты), прикрепляются на наружной стороне
входной двери.
221. На коробках (пачках) проставляются порядковые номера, в
соответствии с которыми они укладываются на стеллажи, а в
центральных архивах, кроме того, указывается и количество архивных
дел в них. Там, где это удобно и целесообразно, самостоятельная
нумерация коробок (пачек) может производиться по следующим группам
документов:
архивные дела с постоянным сроком хранения;
архивные дела по учету личного состава;
архивные дела с временными сроками хранения (по срокам их
уничтожения).
На пачках с архивными документами временного срока хранения
указывается год уничтожения документов.
В. Порядок выдачи дел из архивов (архивохранилищ),
транспортирование и упаковка дел
222. Дела выдаются из архивохранилищ:
для использования (исследователям <*> - в читальный зал,
сотрудникам архива - в рабочие помещения, воинским частям и
учреждениям);
для проведения архивных работ с документами
(усовершенствование научно-справочного аппарата, экспертиза
ценности документов и др. - в рабочие помещения сотрудникам
архива);
для проведения работ по созданию страхового фонда, копированию
или специальной обработке документов в целях обеспечения их
сохранности (в лаборатории архива).
--------------------------------
<*> Исследователями в настоящем Наставлении именуются лица,
допущенные к работе с архивными документами.
Дела, содержащие ветхие документы или имеющие легко
разрушающиеся печати, а также особо ценные документы, для
использования из архивохранилищ не выдаются; вместо них выдаются
их копии. В исключительных случаях подлинники таких документов
могут быть выданы по письменному разрешению начальника архива.
223. По запросам воинских частей и учреждений, а также
государственных органов в их адрес могут быть высланы во временное
или постоянное пользование личные и пенсионные дела офицеров,
прапорщиков и мичманов, а также сержантов, старшин, солдат и
матросов, проходивших военную службу по контракту в Вооруженных
Силах Российской Федерации, уголовные и гражданские дела по
разрешению;
из окружных и флотских архивов - начальников штабов, в
подчинении которых находятся архивы;
из центральных архивов - начальников этих архивов.
Оперативные, боевые, по учету личного состава документы,
истории болезней и др. в исключительных случаях могут быть высланы
во временное пользование на срок более трех месяцев по разрешению:
из ЦАМО - начальника Генерального штаба Вооруженных Сил
Российской Федерации;
из ЦВМА - начальника Главного штаба Военно-Морского Флота;
из архива Ракетных войск стратегического назначения -
начальника Главного штаба Ракетных войск стратегического
назначения;
их архива военно-медицинских документов - начальника Главного
военно-медицинского управления Министерства обороны Российской
Федерации.
224. Запрещается выдавать из архивов находящиеся среди
документов архивных фондов паспорта, военные билеты, орденские
книжки, а также делать с этих документов копии и выписки.
Сведения о наличии указанных документов в архиве и их
содержании сообщаются заинтересованным воинским частям и
учреждениям, государственным органам.
Запрещается изъятие документов из дел для практических и
научных целей и высылка их за пределы архивов. В исключительных
случаях (для приобщения документов к уголовному делу и др.)
изъятие документов производится с разрешения начальника, в
подчинении которого находится архив. В дело на место изъятого
документа помещается его копия с указанием на обороте основания и
даты изъятия подлинного документа.
С документов по учету материальных средств, с финансовых
документов, изъятых для приобщения к уголовному делу, копии не
снимаются. Вместо изъятых документов в дело вшиваются справки -
заместители.
225. Дела выдаются их архивохранилищ сотрудникам архива,
исполняющим запросы (задания), на срок, не превышающий 10 дней, а
занимающимся научной работой - до 30 дней.
Описи дел выдаются на срок, не превышающий 5 дней.
Срок выдачи дел для архивных работ, страхового копирования и
других специальных работ определяется планами работы архива.
Продление установленных сроков выдачи описей и дел допускается в
особых случаях с разрешения начальника архива.
226. Выдача из архивов во временное пользование оперативных,
боевых, по учету личного состава и других документов оформляется
актом (форма N 42), который составляется в двух экземплярах - один
остается в архиве, а другой - выдается получателю.
227. Дела выдаются их архивохранилищ для использования и
проведения работ по реставрации, переплету и страховому
копированию только в обработанном виде.
Перед выдачей дел из архивохранилищ проверяется их состояние,
соответствие заголовка дела на обложке заголовку дела в описи;
перед выдачей и при возвращении дел в архивохранилища проверяются
также нумерация листов и состояние документов каждого выданного
дела.
Каждое выдаваемое из архивохранилищ для использования дело
должно иметь лист использования дела (форма N 30).
Архивные дела выдаются сотрудниками архива и принимаются от
них обратно под расписку в карточке выдачи (форма N 31).
228. На место выдаваемого дела подкладывается отдельная для
каждого дела карта - заместитель, в которой проставляются номера
фонда, описи, единицы хранения, когда и кому выдано, подпись
выдавшего дело сотрудника и отметка о возврате. Карты -
заместители на возвращенные дела хранятся в архивохранилищах до
минования надобности.
229. Состояние дел, возвращаемых в архивы (архивохранилища)
после использования, должно быть проверено в присутствии лица,
возвращающего эти документы. При обнаружении недостачи дел или
отдельных листов в них, а также повреждений дел и документов
сотрудниками архива (архивохранилища) составляется акт в двух
экземплярах, один из которых предъявляется командиру воинской
части (начальнику учреждения), использовавшей документы, для
привлечения виновных к ответственности, или в соответствующие
органы для привлечения воинской части (учреждения) к
ответственности; другой - остается в архиве (архивохранилище).
230. Выдача дел их архивохранилищ и прием их обратно
производятся хранителями фондов.
231. При транспортировании документов на любые расстояния
соблюдаются меры по охране и защите их от воздействия вредных
факторов окружающей среды путем применения специальных видов
упаковок, обеспечивающих защиту документов от осадков, света,
механических повреждений. Перевозки документов производятся в
крытых автомашинах обязательно в сопровождении сотрудников архива.
При многодневных перевозках на большие расстояния документы
упаковываются в водозащитный материал и помещаются в ящики
(контейнеры).
Для внутриархивных перемещений из одного здания в другое могут
использоваться любые транспортные средства (автомашины,
мотороллеры, тележки).
Г. Проверка наличия и состояния дел и описей
232. Проверка наличия и состояния дел и описей проводится в
целях установления фактического наличия их и выявления дел и
описей, требующих консервационно-профилактической и
реставрационной обработки.
233. Проверке могут быть подвергнуты дела и описи всего архива
(архивохранилища), группы фондов, отдельного фонда или его части.
234. Проверка наличия и состояния дел и описей является
постоянной плановой работой каждого архива.
Проверка наличия и состояния дел постоянного хранения
проводится один раз в 10 лет.
Проверка наличия и состояния дел по личному составу и
документов временного (свыше 10 лет) хранения проводится один раз
в 15 лет.
В архивах с интенсивным использованием дел проверки наличия и
состояния выданных для использования в течение предшествующего
года дел проводятся ежегодно.
Единовременные проверки наличия и состояния дел и описей всех
или части фондов архива (архивохранилища) проводятся также:
а) каждый раз, когда это вызывается каким-либо нарушением
нормальных условий хранения документов и при этом есть основания
предполагать их порчу или утрату;
б) при передаче документов из архива (архивохранилища);
в) при приеме дел хранителями фондов на хранение;
г) при смене начальника архива округа, группы войск, флота,
флотилии, в центральных архивах - хранителя фондов.
235. Проверка наличия и состояния документов и описей
проводится комиссиями, назначаемыми в окружных и флотских архивах
начальниками штабов, в подчинении которых находятся архивы, а в
центральных архивах - начальниками этих архивов.
236. Перед проверкой наличия и состояния документов и описей
комиссия должна ознакомиться с документами предыдущих проверок,
делом фонда и с основными учетно-справочными материалами,
относящимися к проверяемому фонду. Проверка наличия описей
производится по книгам учета поступления и выбытия описей дел
(листам фондов). Наличие документов проверяется путем сверки
наименования (заголовка) архивного дела и архивных шифров,
имеющихся на обложке каждого дела, с записями в описи. Физическое
состояние определяется путем визуального просмотра дел.
Делать какие-либо пометы или записи в ходе проверки в описях
дел или других учетных документах категорически запрещается.
Проверкой устанавливаются:
а) наличие описей;
б) количество архивных дел, числящихся по описям;
в) количество архивных дел, оказавшихся налицо;
г) номера и наименования архивных дел, не обнаруженных при
проверке;
д) количество архивных дел, не включенных в описи;
е) количество архивных дел, не относящихся к данному фонду;
ж) количество архивных дел, не оговоренных в итоговой записи
(литерных);
з) номера и наименования архивных дел с неустранимыми
повреждениями, пораженных плесневым грибком или насекомыми, а
также архивные дела, требующие реставрации и переплета;
и) условия хранения документов.
Результаты проверки вносятся в лист проверки наличия и
состояния документов и описей фонда (форма N 34). Листы проверки
включаются в дело фонда.
237. При проверке наличия и состояния дел необходимо:
сохранять порядок расположения дел на стеллажах, в коробках,
папках;
подкладывать на свои места обнаруженные во время проверки
неправильно подложенные дела проверяемого фонда;
изымать из проверяемого фонда неправильно подложенные дела
других фондов;
изымать не внесенные в опись дела фонда;
изымать и изолировать поврежденные биологическими вредителями
дела и немедленно докладывать об этом начальнику архивохранилища
(архива).
238. По окончании проверки наличия и состояния дел в конце
каждой описи после заверительной надписи делается запись:
"Проверено", проставляется дата проверки; запись подписывается
проводившими проверку сотрудниками с указанием их должностей.
В случае обнаружения в описи неучтенных литерных, свободных и
пропущенных порядковых номеров итоговая запись пересоставляется, а
в листе проверки наличия и состояния документов и описей фонда
делаются отметки, которые затем фиксируются обобщенно в акте
проверки наличия и состояния документов и описей (форма N 37).
239. При приеме архивных дел хранителями фондов на хранение
результаты проверки наличия документов записываются только в книге
учета описей и архивных дел, принятых на хранение (форма N 35).
При последующих проверках наличие архивных дел и описей
устанавливается на основе записей, сделанных в этой книге, а также
на основании накладных на архивные дела и описи, принятые и
переданные после предыдущей проверки.
Порядок проведения проверок наличия и состояния документов и
описей, а также проверок при смене хранителя фондов определяют:
в окружных и флотских архивах - начальники штабов, в
подчинении которых находятся архивы;
в центральных архивах - начальники этих архивов.
240. Архивные дела, находящиеся на день проверки во временном
пользовании внутри архива, проверяются на общих основаниях с
делами, находящимися в архивохранилище.
Архивные дела, находящиеся в период проверки во временном
пользовании за пределами архива, считаются имеющимися в наличии.
241. Если в ходе проверки будет выявлено отсутствие дел и
описей, то организуется их розыск в течение одного года с момента
завершения проверки.
В ходе розыска необходимо:
изучить все учетные документы по выдаче дел из
архивохранилища;
проверить дела находящихся рядом фондов;
изучить дело фонда, в первую очередь имеющиеся акты на
документы, отобранные для уничтожения, акты выдачи дел во
временное пользование, ранее составленные акты проверки наличия и
состояния документов и описей фонда.
В случае когда недостающие архивные дела и описи обнаружить не
удалось, они вносятся в книгу учета недостающих архивных дел и
описей (форма N 36). Для принятия окончательного решения
назначается административное расследование. О результатах
расследования докладывается по команде.
242. По окончании проверки наличия и состояния документов на
основании записей в книге учета описей и архивных дел, принятых на
хранение, или листов проверки наличия и состояния документов и
описей фонда составляется акт (форма N 37), который с приложенными
к нему документами (списками, заключениями, справками и др.)
представляется на рассмотрение и утверждается:
в окружных и флотских архивах - начальниками штабов, в
подчинении которых находятся архивы;
в центральных архивах - начальниками этих архивов.
Акты проверки наличия и состояния документов и описей служат
основанием для передачи документов на хранение вновь назначенным
хранителям фондов.
243. Архивные дела, не включенные в описи, учитываются и
присоединяются к соответствующему фонду в установленном порядке.
244. Проверка наличия и состояния дел и описей считается
завершенной после внесения изменений, выявленных проверкой, в
учетные документы проверяемого фонда.
245. Проверка наличия и выборочный технический контроль
микрофильмов страхового фонда проводятся не реже одного раза в
3 года.
Наличие и техническое состояние позитивов микрофильмов
проверяется в процессе выдачи их для использования, но во всех
случаях не реже одного раза в 10 лет.
Выборочному техническому контролю подвергаются 20 процентов
количества негативов микрофильмов. При обнаружении дефектов
прогрессирующего характера (плесень, отслоение эмульсии и т.п.)
контролю подвергаются все негативы микрофильмов данного года.
Негативы и позитивы микрофильмов, имеющие дефекты, передаются
на реставрационно-профилактическую обработку.
Д. Микрофильмирование документов в архивах.
Снятие электрографических копий с документов
246. Микрофильмирование документов производится в целях:
создания страхового фонда уникальных и особо ценных
документов;
обеспечения сохранности подлинных документов (оригиналов);
расширения возможностей использования документов путем
создания тематических микрофильмов.
247. Создание страхового фонда, а также тематических
микрофильмов осуществляется на основании годовых планов работы
центральных архивов и организуется как самостоятельный вид работы
архивов. К страховому фонду создается необходимый научно -
справочный аппарат.
Страховому копированию в первую очередь подлежат документы
периода Великой Отечественной войны 1941 - 1945 годов.
248. Страховой копией для документов на бумажной основе
является негативный микрофильм 1 поколения (негатив микрофильма),
изготовленный на черно-белой фотографической пленке (типа
"Микрат 300", 35 мм) методом непосредственного фотографирования
документов.
Одновременно с созданием страхового фонда изготавливается
комплект фонда пользования, который состоит из 2 позитивных
микрофильмов 2 поколения, изготовленных с негативных микрофильмов
1 поколения.
249. Организация микрофильмирования (выявление, отбор и
подготовка оригиналов к съемке, изготовление, учет, хранение и
использование микрофильмов), технология операций
микрофильмирования определяется инструкциями, разрабатываемыми в
соответствии с требованиями нормативных документов по этим
вопросам Росархива и утверждаемыми начальниками центральных
архивов.
250. В целях обеспечения сохранности подлинников уникальных
документов в центральных архивах разрешается производить снятие
электрографических копий с них для использования в читальных
залах.
Оригиналы документов, с которых изготовлены позитивы
микрофильмов и электрографические копии, являются
неприкосновенными.
251. Обеспечение центральных архивов необходимым для
микрофильмирования и снятия электрографических копий документов
оборудованием и материалами возлагается на Центральное управление
материальных ресурсов и внешнеэкономических связей Министерства
обороны Российской Федерации, а в Военно-Морском Флоте - на
Главное техническое управление Военно-Морского Флота.
252. Изготовление, учет и хранение микрофильмов страхового
фонда производятся в порядке, установленном для секретных
документов, независимо от грифа секретности оригиналов.
Страховой фонд является неприкосновенным и хранится
территориально обособленно от оригиналов документов, с которых
изготовлены страховые копии, в специальных хранилищах страхового
фонда.
Комплект фонда пользования хранится, как правило, при
читальном зале архива.
Е. Обеспечение физико-химической сохранности
документов
253. Комплекс работ по специальной технической обработке
документов: обеспыливание, физическая и химическая реставрация,
дезинфекция, дезинсекция, фотореставрация и другие виды работ,
обеспечивающих сохранность документов, а также создание страхового
фонда проводят лаборатории, являющиеся структурными
подразделениями центральных архивов.
254. Документы с физическими дефектами основы (ветхость,
утрата частей документа, разрывы и др.) или текста (частичное или
полное выцветание текста) регистрируются в картотеке или книге
учета физического состояния документов, где фиксируются виды и
сроки специальной обработки, которой впоследствии должны быть
подвергнуты документы (реставрация, дезинфекция,
микрофильмирование, фотореставрация, копирование), и намечаются
конкретные меры по организации этой обработки документов.
255. Независимо от ценности документов немедленной передаче на
обработку (дезинфекция, дезинсекция) подлежат дела и документы,
пораженные биологическими вредителями - плесенью и насекомыми.
Очередность устранения остальных дефектов определяется
информационной значимостью и интенсивностью использования
документов. Из равноценных документов первоочередной специальной
обработке подлежат сильно разрушенные ветхие документы и документы
с прогрессирующим угасанием текстов. Природа дефектов и способы их
устранения устанавливаются специалистами лабораторий.
256. Учет дел, передаваемых в лаборатории, ведется в книге
учета по следующей форме: номер по порядку, дата передачи, номер и
название фонда, номер описи, номер дела по описи, количество
листов в деле, расписка ответственного лица лаборатории в приеме
дела, дата возвращения дела в архивохранилище, расписка хранителя
фонда в приеме дела.
ГЛАВА IX
ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВАХ
А. Общие положения
257. Документы, хранящиеся в архивах Вооруженных Сил
Российской Федерации, используются в военных, научных и
социально-культурных целях, а также для обеспечения прав и
законных интересов граждан.
258. Архивы Вооруженных Сил Российской Федерации информируют
заинтересованные воинские части и учреждения, государственные
органы и общественные организации о документах по актуальным
военным проблемам, выполняют их запросы в установленном порядке, а
гражданам Российской Федерации и государств - участников
Содружества Независимых Государств выдают справки социально -
правового характера, представляют документы или их копии для
изучения в читальных залах архивов, организуют выставки
документов, готовят документы для опубликования в печати.
259. Командиры воинских частей (начальники учреждений),
руководители организаций и предприятий других министерств и
ведомств, в также исследователи, использующие документы архивов
Вооруженных Сил Российской Федерации, несут ответственность за
|
