|
Стр. 2
экспертной комиссии, заключения по утраченным (поврежденным) делам
(документам).
В сопроводительном письме указывается количество дел (в том
числе и ранее оставленных в делопроизводстве), листов описей.
4.10. Прием дел в центральный архив производится в специально
отведенных рабочих комнатах. Особое внимание уделяется проверке
соответствия оформления дел и описей требованиям действующих
нормативных правовых актов по ведению делопроизводства и
настоящего Наставления.
4.11. Дела и описи, подготовленные с нарушением установленных
требований, в центральный архив не принимаются и возвращаются в
воинскую часть для доработки.
4.12. На выявленные в ходе приема дела, имеющие физические
дефекты, по каждому фонду составляются акты. Первые экземпляры
актов подшиваются в дела фондов, а вторые - высылаются в адрес
воинской части, сдающей дела. В заверительную надпись дел, имеющих
физические дефекты, вносятся соответствующие уточнения.
4.13. В случае отсутствия внесенных в опись дел командир
воинской части (сдатчик) организует их розыск. Если розыск
отсутствующих дел не дал положительных результатов, данные дела на
основании заключения, утвержденного начальником штаба внутренних
войск, могут быть сняты с учета. На основании утвержденного
заключения в описи дел, передаваемых в центральный архив, делается
новая итоговая запись, где указываются количество, номера и
основания выбытия дел.
4.14. Дела, пораженные плесенью (насекомыми), подвергаются
дезинфекции (дезинсекции) и хранятся отдельно от других дел.
4.15. На обложке каждого дела, принятого от воинских частей, в
центральном архиве проставляется штамп (Приложение 2), заполняемый
в соответствии с требованиями подпункта 3.1.10 настоящего
Наставления.
4.16. По окончании приема дел центральным архивом на последнем
листе описи дел проставляется штамп о приеме документов (форма
11). В общее количество принятых дел включаются и сдаваемые дела,
ранее оставленные в делопроизводстве. Подписи заверяются гербовой
печатью архива.
4.17. Акт о сдаче документов на хранение (Приложения 13) в
центральный архив составляется в 2-х экземплярах.
Сдатчику документов (воинской части) высылается по одному
экземпляру актов о сдаче дел и описей дел.
4.18. На основании полученных из центрального архива
документов, указанных в пункте 4.17 настоящего Наставления, в
воинской части в соответствующих учетах делаются отметки о сдаче
дел. Историческая справка, описи дел, сданных на хранение в
центральный архив, подшиваются в отдельное дело, которое хранится
в воинской части постоянно.
4.19. Сдача и прием документов расформированной воинской части
осуществляются в архив вышестоящего органа военного управления.
Документы, сроки хранения которых истекли, разрешается уничтожать
на месте в установленном порядке.
4.20. В особых случаях (чрезвычайные обстоятельства, военное
время и т.д.) эвакуация архивных документов проводится порядком,
предусмотренным соответствующими планами воинских частей.
4.21. По заявлениям граждан (должностных лиц) центральный
архив принимает на хранение документы личного происхождения <*>.
--------------------------------
<*> К документам личного происхождения относятся документы,
созданные лицом вне сферы его служебной деятельности или
выполнения общественных обязанностей.
Предварительный просмотр документов личного происхождения, их
первичная систематизация, составление описи и подготовка
заключения соответствующих специалистов о ценности документов
могут проводиться по договоренности с владельцем у него на дому
или в центральном архиве.
Вопросы приема документов личного происхождения решаются
экспертно - проверочной комиссией ГУКВВ МВД России на основании
заявления их владельца (Приложение 14). На ее заседании
рассматриваются заявление владельца, опись документов личного
происхождения, составленная при их первичной разработке,
заключение соответствующего специалиста (специалистов) о ценности
этих документов.
На хранение в центральный архив документы личного
происхождения могут поступать также и в случаях:
безвозмездной передачи документов по договору дарения или по
завещанию;
принятия судом или нотариальным органом соответствующего
решения;
приобретения центральным архивом документов по договору купли
- продажи.
В случае предполагаемой покупки архивом документов личного
происхождения на рассмотрение комиссии представляется также проект
расценочной описи с указанием денежной оценки документов. Решение,
принятое ЭПК ГУКВВ МВД России, доводится владельцу документов
официальным письмом.
Прием центральным архивом на хранение документов личного
происхождения оформляется актом (Приложение 15). К акту
прилагается сдаточная опись документов личного происхождения
(Приложение 16).
5. Экспертиза ценности документов
5.1. Порядок создания, организации работы экспертных и
экспертно - проверочных комиссий и проведения экспертизы ценности
документов
5.1.1. Экспертиза научной и практической ценности документов -
это всестороннее их изучение для определения (оценки)
исторического, научного, социального, экономического,
политического и культурного значения. Результаты экспертизы
являются основанием для отбора документов на хранение или
уничтожение.
5.1.2. Экспертиза ценности документов начинается в текущем
делопроизводстве и выражается в раздельном формировании дел из
документов постоянного, длительного и временного хранения, а также
своевременной передаче документов постоянного и временного (свыше
10 лет) хранения в архив и уничтожении документов с истекшими
сроками хранения.
5.1.3. Экспертиза ценности документов производится как
самостоятельный вид работы, так и в процессе научно - технической
обработки фондов или ходе проверки наличия документов и их
состояния.
5.1.4. Для экспертизы ценности документов, отбора их для
хранения в воинских частях (бригадах, полках, отдельных
батальонах, отдельных войсковых и специальных комендатурах),
учреждениях и военно - учебных заведениях внутренних войск
образуются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК).
Для организации и проведения экспертизы ценности документов и
отбора их для передачи на государственное хранение, а также для
контроля и оказания практической помощи подчиненным воинским
частям в проведении экспертизы ценности документов в ГУКВВ МВД
России, управлениях округов внутренних войск, соединений
образуются постоянно действующие экспертно - проверочные комиссии
(ЭПК).
5.1.5. ЭПК (ЭК) образуется приказом командира воинской части
из числа наиболее компетентных специалистов основных структурных
подразделений (служб). В состав ЭПК (ЭК) включаются начальники
архива, секретного отделения (части) и представитель органов
Государственной архивной службы России (по согласованию).
Председателем ЭПК (ЭК) назначается один из заместителей начальника
штаба.
Контроль за деятельностью ЭПК (ЭК) возлагается на начальника
соответствующего штаба.
ЭПК (ЭК) действует на основании Положения, утверждаемого
соответствующим командующим (командиром, начальником).
Основными функциями ЭПК управления округа внутренних войск
(соединения) являются:
рассмотрение описей дел, подлежащих сдаче в центральный архив,
актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих дальнейшему
хранению;
подготовка и внесение на рассмотрение ЭПК ГУКВВ МВД России
предложений об установлении или изменении сроков хранения
документов;
методическое руководство и контроль за деятельностью ЭК
воинских частей;
осуществление контроля за полнотой внесенных в описи дел,
рассмотрение описей дел, подлежащих сдаче в архив, обеспечение
установленного порядка уничтожения дел с истекшими сроками
хранения.
5.1.6. К проведению экспертизы ценности документов
привлекается кадровый состав архивов, делопроизводственных служб.
На основании перечня документов, образующихся в деятельности
внутренних войск с указанием сроков хранения, отобранные на
хранение и выделенные к уничтожению дела представляются ЭПК (ЭК)
воинской части для определения ценности документов. ЭПК (ЭК)
рассматривает представленные материалы, заслушивает при
необходимости экспертов, консультантов и выносит соответствующее
решение. Решение ЭПК (ЭК) оформляется в виде протокола его
заседания (Приложение 17).
5.1.7. Экспертиза ценности документов производится путем
полистного просмотра и тщательного ознакомления с содержанием и
назначением подшитых в дело документов. Не допускается
установление ценности документов и определение сроков их хранения
по наименованиям (заголовкам) дел (документов).
5.1.8. При оценке документов учитывается:
на постоянное хранение в первую очередь отбираются подлинники
документов, содержание которых наиболее полно характеризует
служебную деятельность воинской части;
приказы, указания, директивы и другие документы, отражающие
сформирование, преобразования, деятельность и расформирование
данной воинской части, отбираются на постоянное хранение
независимо от установленных для них сроков хранения;
копии или выписки из документов, подлинники которых подлежат
хранению, отбираются для постоянного (временного) хранения только
в случае отсутствия их подлинников;
документы, связанные с вхождением воинских частей внутренних
войск в состав действующей армии за период Великой Отечественной
войны 1941 - 1945 годов и за время выполнения правительственных
боевых заданий на территории СССР и других государств, подлежат
постоянному хранению;
документы, содержание которых не вошло в другие сводные
документы за более длительный период, подлежат постоянному
(временному) хранению (например, при отсутствии годовых отчетов,
подлежащих постоянному хранению, постоянному хранению подлежат
полугодовые (квартальные) отчеты, а в случае отсутствия и таковых
- месячные отчеты);
в случае отсутствия в фонде воинской части основных документов
по учету личного состава, предусмотренных соответствующими
нормативными правовыми актами, постоянному (временному) хранению
подлежит вспомогательная документация по учету личного состава.
5.1.9. Уничтожению не подлежат документы с истекшими сроками
хранения в случае:
наличия на них резолюции и пометок, имеющих историческую,
научную, практическую или иную ценность;
использования данных документов в научных целях или в
исторических трудах (исследованиях) при наличии соответствующей
отметки в листе использования документов.
5.1.10. Срок хранения дела определяется по максимальному сроку
хранения документов, подшитых в дело.
Дело может быть выделено к уничтожению только при том условии,
если сроки хранения всех подшитых в него документов истекли.
При обнаружении в делах с временными сроками хранения
документов постоянного хранения последние из дел изымаются и
формируются в новое дело.
5.1.11. О выделении документов из дел делаются соответствующие
отметки в графе "Примечание" журнала учета журналов, картотек и
законченных производством дел (например: "Из дела, инвентарный
N 25, изъяты документы постоянного хранения на 42 листах (листы
N 8 - 49) и подшиты в дело N 59. Основание: Протокол экспертной
комиссии воинской части 3333 N 1 от 17 мая 1994 г. Начальник
секретной части В.И. Петров").
Новое дело берется на учет по этому журналу за очередным
порядковым инвентарным номером. Делопроизводственный номер на деле
в данном случае не проставляется.
5.2. Порядок уничтожения документов
5.2.1. Во внутренних войсках устанавливаются определенные
правила уничтожения архивных документов:
архивные документы могут быть уничтожены только после
истечения их сроков хранения и проведения экспертизы их ценности;
документы с временными (до 10 лет) сроками хранения
уничтожаются после утверждения сдаточных описей на дела
постоянного, длительного хранения и письменного разрешения ЭПК
вышестоящего органа военного управления;
дела, книги, журналы, картотеки со сроками хранения до 1 года
и приходно - расходные документы, при условии завершения ревизии,
могут быть уничтожены на основании решения ЭПК (ЭК) воинских
частей;
при расформировании, слиянии фондообразователя дела с
истекшими сроками хранения уничтожаются с соблюдением
вышеуказанных правил и после обязательной проверки их кадровым
составом архива;
документы временных сроков хранения, находящиеся в центральном
архиве, уничтожаются с разрешения ЭПК ГУКВВ МВД России и согласия
Российского государственного военного архива.
5.2.2. На дела, отобранные в ходе экспертизы к уничтожению,
составляется акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих
дальнейшему хранению (Приложение 18).
В акте о выделении к уничтожению дел указывается условное
наименование воинской части.
В случае включения в акт о выделении к уничтожению дел, из
которых изъяты документы, в нем указываются номера, наименования
изъятых документов и места их нахождения.
5.2.3. Акт о выделении к уничтожению дел подписывается членами
ЭПК (ЭК) и утверждается командиром воинской части. Второй
экземпляр акта высылается на рассмотрение ЭПК (ЭК) вышестоящего
органа военного управления.
Поступившие из воинской части акты о выделении к уничтожению
дел изучаются начальником архива (при необходимости с выездом в
воинскую часть). Заключение о результатах проверки докладывается
на заседании ЭПК управления округа внутренних войск (соединения).
Выписка из протокола ЭПК начальником штаба округа внутренних
войск (соединения) направляется в воинскую часть.
5.2.4. В центральном архиве акт на отобранные к уничтожению
документы подписывается лицами, производившими отбор документов.
Акт утверждается начальником центрального архива и представляется
на рассмотрение ЭПК ГУКВВ МВД России.
5.2.5. Документы, отобранные к уничтожению, уничтожаются в
установленном порядке в случае получения положительного заключения
соответствующей ЭПК (ЭК).
5.2.6. Уничтожение дел, включенных в акт о выделении к
уничтожению дел, производится в присутствии членов ЭПК (ЭК)
воинской части путем механической переработки на
бумагоперерабатывающих предприятиях или иным путем, исключающим
утрату документов или утечку содержащихся в них сведений. Дела с
документами, имеющими гриф "особой важности", уничтожаются только
путем сожжения на территории воинской части в отопительных или
специальных пожоговых печах с соблюдением установленных правил.
Дела уничтожаются вместе с приложениями к ним и внутренними
описями документов.
Запрещается использовать листы из дел, подлежащих уничтожению,
в качестве черновиков, для прокладок конвертов, хозяйственных и
иных нужд.
5.2.7. Доставка документов и дел к месту их уничтожения за
пределы воинской части производится в крытых автомашинах, в
опечатанной таре, в сопровождении вооруженной охраны.
Оставлять документы без охраны, а также перерабатывать
(сжигать) их в присутствии посторонних лиц запрещается.
После окончания переработки (сжигания) документов все
присутствовавшие члены ЭК (ЭПК) воинской части подписывают акт об
уничтожении дел (Приложение 18).
5.2.8. По окончании уничтожения дел в описях дел и книгах
учета на основании актов о выделении к уничтожению дел
производится отметка об их уничтожении, а в архивах
соответствующие отметки делаются, кроме того, в листах фондов и
книгах учета поступивших и выбывших дел.
5.2.9. Акты на уничтоженные дела, выписки из протоколов
экспертных комиссий подшиваются:
в воинских частях - в специальное дело с актами на
уничтоженные дела;
в архивах - в дела фондов.
5.2.10. Внесение каких-либо исправлений (вычеркивания,
дописки) в акты на уничтожение документов не разрешается. В
исключительных случаях (например, ошибки грамматические,
арифметические) исправления оговариваются и заверяются подписями
членов комиссии.
6. Учет документов и описей в архивах
6.1. Учет документов в архивах ведется по фондам, коллекциям,
а в пределах фонда - по единицам хранения (делам).
Архивный фонд является учетной и классификационной единицей
документов воинской части, принятой на хранение. Действительное и
условное наименования воинской части одновременно являются
названием ее архивного фонда.
В архивах ведется следующая основная учетная документация:
описи дел (Приложения 7 - 9);
книга учета архивных фондов (Приложение 19);
книга учета описей (Приложение 20);
книга учета поступивших и выбывших дел (Приложение 21) <*>;
лист фонда (Приложение 22);
паспорт архива по форме, предусмотренной для архивов в системе
МВД России.
--------------------------------
<*> В центральном архиве указанная книга ведется также в
каждом архивохранилище хранителями архивных фондов.
6.2. Порядковый номер по книге учета описей, за которым
зарегистрирована опись, является ее номером.
При выбытии всех дел по какой-либо законченной описи ее номер
другим описям не присваивается.
Описи дел в архивах не подшиваются, а хранятся отдельно по
каждому фонду в папках с клапанами и завязками.
Законченная опись поэкземплярно переплетается (подшивается) в
твердую обложку.
6.3. На каждый фонд ведется дело фонда. В дело фонда
включаются все документы, относящиеся к фонду: историческая
справка, акты о приеме и сдаче дел, справки о движении документов,
старые листы фондов после их пересоставления, акты, выписки из
протоколов об уничтожении архивных документов, акты проверок
наличия и состояния документов, протоколы экспертизы и другие
документы, характеризующие этот фонд. Акты и другие документы об
изменении состава и объема фонда подшиваются в дело только с
отметкой о внесении соответствующих изменений во все учетные
документы.
Делу фонда присваивается номер, который архивный фонд получил
по книге учета архивных фондов (Приложение 19). При передаче
описей и документов всего фонда передается и дело фонда.
6.4. В целях организации и обеспечения всех видов архивных
работ в центральном архиве создается комплекс архивных
справочников и учетных документов, составляющих систему научно -
справочного аппарата архива, в которую входят: описи дел,
исторические справки, листы фондов, постеллажные и пофондовые
топографические указатели, картотеки, перечни и другие справочники
информационного характера.
6.5. Справочники научно - справочного аппарата, а также
журналы учета архива регистрируются в установленном порядке.
6.6. Паспорт архива высылается центральным архивом в ГИЦ МВД
России в устанавливаемые сроки.
Ежегодно справка о составе и движении архивных фондов
(Приложение 23) представляется:
штабами соединений, бригад, полков, отдельных батальонов,
отдельных войсковых и специальных комендатур к 1 ноября - по
подчиненности;
воинскими частями и учреждениями непосредственного подчинения
командующему внутренними войсками, военно - учебными заведениями,
штабами округов внутренних войск к 1 января - в центральный архив.
7. Обеспечение сохранности документов в архивах
7.1. Основные требования к помещениям
7.1.1. Комплекс работ по обеспечению сохранности документов в
архивах включает в себя:
создание оптимальных условий хранения документов;
размещение документов в хранилищах и их топографирование;
соблюдение установленного порядка выдачи дел из архива;
учет документов, проверка их наличия и состояния;
определение состава особо ценных документов и создание на них
страхового фонда;
физико - химическое обеспечение сохранности документов.
7.1.2. Оптимальные условия хранения документов обеспечиваются:
предоставлением для архива помещений, отвечающих установленным
требованиям, и проведением их планово - предупредительного
ремонта;
оборудованием помещения архива средствами противопожарной
защиты, тушения пожаров и охранно - пожарной сигнализацией;
применением специального оборудования для хранения документов
(стеллажей, сейфов, коробок и т.д.);
созданием оптимального температурно - влажностного и светового
режима в помещении архива, проведением санитарно - гигиенических
мероприятий.
7.1.3. В соответствии с объемом и составом хранящихся дел
архиву предоставляется отдельное здание, помещение, оборудованное
для хранения документов. Архивохранилище отделяется от других
частей здания противопожарными стенами и перекрытиями с пределом
огнестойкости не менее 2 часов.
Хранилища должны быть удалены от:
промышленных предприятий, выделяющих пыль и агрессивные газы
(хлор, сернистый газ, окислы азота и иные), на расстояния, не
менее установленных санитарными нормами;
объектов и сооружений, опасных в пожарном отношении, - в
соответствии с требованиями строительных норм и правил;
лабораторных, производственных, складских и бытовых помещений,
связанных с хранением или применением пищевых продуктов или
химических веществ, и не иметь общих с ними вентиляционных
каналов.
7.1.4. Оптимальные условия хранения документов и работы с ними
предусматривают предоставление для архива следующих помещений:
архивохранилища для хранения документов;
помещения для приема, временного хранения, акклиматизации
документов;
помещения для работы исследователей (читальный зал);
рабочих комнат для кадрового состава архива.
Рабочие комнаты и помещения для исследователей (читальный зал)
должны быть изолированы от помещений архивохранилищ.
7.1.5. Помещения архивохранилищ должны быть безопасными в
пожарном отношении, гарантированно защищены от затопления и иметь
запасный выход. В них не допускается проводка газовых,
водопроводных, канализационных и других магистральных
трубопроводов. Трубы немагистрального характера изолируются
специальными защитными приспособлениями, исключающими
проникновение выбросов из них в архивохранилище.
7.1.6. Двери архивохранилища обиваются металлическим листом и
оборудуются прочными запорами. На окна, расположение которых не
исключает доступ в хранилище извне, устанавливаются откидные
металлические решетки (ставни) с замками.
7.1.7. Пригодность помещения для хранения архивных документов
определяется комиссией, которая назначается командиром воинской
части.
7.2. Противопожарный режим
7.2.1. По пожарной опасности помещения архивов относятся к
категории "В". Хранилища должны быть размещены в зданиях не ниже
второй степени огнестойкости.
7.2.2. В целях обеспечения пожарной безопасности
архивохранилища оборудуются охранно - пожарной сигнализацией,
первичными средствами тушения пожаров, противопожарным
водоснабжением, деревянные стеллажи обрабатываются огнезащитными
составами.
Основными огнетушащими средствами для архивохранилищ являются
углекислотные или порошковые огнетушители, которые устанавливаются
из расчета не менее одного огнетушителя на каждые 50 кв. м
площади, но не менее двух на каждое отдельное помещение. В
необходимых случаях архивохранилища оборудуются системами
автоматического газового пожаротушения.
7.2.3. Пожарные краны устанавливаются вне архивохранилища.
Каждый пожарный кран должен быть укомплектован пожарным рукавом и
пожарным стволом, длина которых позволяла бы их использовать в
любом месте архивохранилища.
7.2.4. В архиве (а в центральном архиве - и в каждом
архивохранилище) на видном месте вывешиваются: инструкция о мерах
пожарной безопасности, список пожарного расчета и план эвакуации
документов и имущества на случай пожара или другого стихийного
бедствия.
7.2.5. В архивах, где численность кадрового состава позволяет,
создаются внештатные пожарные расчеты. В центральном архиве в
состав внештатного пожарного расчета включается весь кадровый
состав архива, с которым периодически, но не реже одного раза в
полугодие, проводятся занятия по мерам пожарной безопасности и
практическим действиям во время пожара.
7.2.6. В архивохранилищах запрещается:
отделка стен, потолков сгораемыми материалами;
курение;
применение электронагревательных приборов;
хранение легковоспламеняющихся веществ и взрывоопасных
предметов.
7.2.7. В архивохранилищах допускается воздушное или водяное
отопление низкого давления. Установка в архивохранилищах любых
отопительных печей запрещается.
7.3. Электрооборудование и световой режим
7.3.1. В помещениях архивохранилищ прокладывается скрытая
электропроводка (допускается электропроводка в газовых трубах),
применяется полугерметическая осветительная арматура, используются
светильники, электрощиты и распределительные устройства закрытого
типа.
Хранилища оборудуются отключающими рубильниками.
Распределительные электрощиты, предохранители и рубильники
устанавливаются вне архивохранилищ. Все электрооборудование
обеспечивается заземлением.
В качестве источников искусственного освещения применяются
лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой наружной
поверхностью, допускается использование и люминесцентных ламп с
урезанным ультрафиолетовым участком спектра. Светильники ставятся
на удалении от коробок с документами не менее чем на 50 см.
Розетки должны быть снабжены крышками или установлены в закрытых
коробках. Шнуры пылесосов и переносных светильников заключаются в
резиновые шланги.
Переносные светильники оборудуются защитными стеклянными
колпаками и сетками.
7.3.2. При наличии в архивохранилище естественного освещения
не допускается попадание на документы прямых солнечных лучей.
7.3.3. Защита документов от разрушающего действия света
обеспечивается:
хранением документов в коробках, папках и переплетах, а также
в шкафах и на стеллажах закрытого типа;
применением на окнах светорассеивающих стекол, штор и жалюзи.
7.3.4. Мероприятия, указанные в пп. 7.3.3 настоящего
Наставления, по защите архивных документов от разрушающего
действия естественного света должны предусматриваться во всех
помещениях, где проводится работа с документами.
7.4. Температурно - влажностный режим
7.4.1. Для обеспечения длительной сохранности документов на
бумажной основе в архивохранилищах устанавливается оптимальный
температурно - влажностный режим: от +14 °C до +20 °C, влажность
воздуха - от 50% до 65%.
В целях обеспечения установленного в абзаце первом настоящей
статьи температурно - влажностного режима помещения
архивохранилищ, в случае необходимости, оборудуются
дополнительными источниками увлажнения воздуха или дополнительными
приборами для просушивания помещений.
7.4.2. Контрольно - измерительные приборы устанавливаются в
каждом архивохранилище в главных проходах на стеллажах, вдали от
отопительных и вентиляционных систем.
Проверка измерительных приборов проводится не реже одного раза
в квартал с обязательной их регулировкой, а при необходимости -
заменой неисправных приборов.
В архивохранилищах температура и влажность воздуха измеряются
не реже двух раз в неделю в одно и то же время.
Показания контрольных измерительных приборов (термометр,
гигрометр, психрометр) фиксируются в специальных регистрационных
журналах (Приложение 24). В них также отражаются и меры, принятые
по нормализации режима в хранилищах в случае его отклонения от
установленных норм.
7.5. Физико - химическая сохранность документов
7.5.1. Помещения архива (архивохранилища) должны содержаться в
чистоте, исключающей накопление пыли, а также возможность
появления насекомых или грызунов.
7.5.2. Защита документов (дел) от пыли достигается:
обеспечением максимально возможной герметичности помещений
архивохранилищ;
оборудованием вентиляционной системы фильтрами, очищающими
воздух от пыли;
периодическим проведением обеспыливания коробок с документами,
стеллажей и помещений архивохранилищ;
протиранием не реже одного раза в месяц полов, плинтусов,
подоконников, стеллажей, коробок растворами разрешенных к
применению в архивохранилищах препаратов;
слежением за состоянием дощатых полов, чтобы они не имели
щелей и были окрашены масляной краской;
окрашиванием нижней части стены архивохранилища (на 2/3
высоты) масляной краской, а верхней - клеевой.
7.5.3. При обнаружении в архивохранилищах насекомых и грызунов
немедленно принимаются меры к организации и проведению
дезинсекционных и дератизационных мероприятий.
Для обработки архивохранилищ используются только препараты,
разрешенные к применению и обеспечивающие физико - химическую
сохранность документов.
7.5.4. При обнаружении в архивохранилищах документов и
коробок, пораженных плесенью, осуществляется дезинфекция
пораженных дел (документов) и помещений архивохранилища.
Пораженные плесенью дела и документы изолируются при этом от
других дел и документов.
Стеллажи, на которых находились пораженные плесенью документы,
и прилегающие к этим стеллажам стены протираются растворами
препаратов, разрешенных к применению, а затем просушиваются.
7.5.5. На выявленные документы с физическими дефектами основы
или текста (утрата частей документа, разрывы и др.) по каждому
фонду составляется акт, в котором указываются виды специальной
обработки, которой должен быть подвергнут документ (реставрация,
дезинфекция, микрофильмирование, копирование, фотореставрация и
другие), и порядок осуществления необходимых мер. После проведения
обработки документа и устранения выявленных физических дефектов
акт с соответствующими отметками подшивается в дело фонда.
7.5.6. Радиоактивное заражение архивных документов, уровень
заражения до и после дезактивации устанавливается и контролируется
специальными службами при участии начальника архива.
Архивные документы, зараженные радиоактивными веществами,
подлежат дезактивации методом обеспыливания с применением
пылесосов, оснащенных набором сменных пылесборников (матерчатых
или бумажных).
Дела (документы), подвергнутые дезактивации, запаиваются в
полиэтиленовую пленку и хранятся затем определенное время в режиме
консервации в специально выделенных помещениях хранилищ.
7.6. Оборудование архивохранилищ и размещение в них архивных
дел
7.6.1. Архивохранилища оборудуются, как правило, стационарными
металлическими стеллажами.
Для хранения учетных документов особой важности и совершенно
секретных дел используются металлические шкафы и сейфы. При
большом объеме таких документов для их хранения выделяются
отдельные изолированные помещения (архивохранилища), в которых они
могут храниться на открытых стеллажах.
7.6.2. В архивохранилищах с естественным освещением стеллажи
устанавливаются перпендикулярно стенам с оконными проемами. В
архивохранилищах без окон стеллажи устанавливаются с учетом
особенностей помещений.
Стеллажи устанавливаются с соблюдением следующих норм их
размещения:
ширина главных проходов (между рядами стеллажей) - не менее
120 см;
ширина проходов между стеллажами - не менее 75 см;
расстояние между стеной и стеллажами - не менее 75 см;
расстояние между стеной и торцом стеллажа - не менее 45 см;
удаление от источника тепла - не менее 60 см;
расстояние между полками по высоте - не менее 40 см;
расстояние от пола до нижней полки стеллажа - не менее 20 см.
7.6.3. Размещение в архивохранилищах дел архива должно быть
рациональным и проводиться с учетом:
создания оптимальных условий для хранения документов;
ежегодного движения дел (прием и передача дел);
оперативного использования документов.
Все поступающие в архив документы размещаются в
архивохранилищах на стеллажах или в шкафах в картонных коробках
(180 x 350 x 245 мм) в горизонтальном положении в один или два
ряда. В отдельных случаях (при наличии нестандартных дел)
допускается вертикальное хранение дел.
7.6.4. Размещение коробок на полках стеллажей и плотность их
заполнения делами должны обеспечивать свободное, без усилий,
перемещение коробок, выемку и вложение дел.
Между полкой стеллажа и верхней крышкой коробки оставляется
зазор не менее 3 см для обеспечения циркуляции воздуха.
7.6.5. К коробкам приклеиваются ярлыки (Приложение 25), в
которых указываются: номер фонда и описи, год (годы) и крайние
номера дел, вложенных в данную коробку. Коробки нумеруются
порядковыми номерами в пределах каждого фонда. Не допускается
хранение документов на полу, подоконниках и других местах, не
предназначенных для этих целей.
7.6.6. При возникновении стихийных бедствий (наводнения,
землетрясения, и т.д.), пожара принимаются меры по спасению и
охране документов.
Для определения физического состояния документов и проверки их
наличия приказом командира воинской части назначается комиссия.
Результаты работы комиссии оформляются актом, составляемым в
произвольной форме.
7.6.7. Случаи утраты, порчи, гибели документов рассматриваются
как происшествия, о чем немедленно докладывается в установленном
порядке.
7.7. Топографирование
7.7.1. Все помещения архива, а также стеллажи, шкафы, полки
должны быть пронумерованы. Помещения нумеруются буквенными
индексами, а стеллажи, шкафы, полки - арабскими цифрами. Стеллажи
и шкафы нумеруются самостоятельно слева направо от входа, а полки
на стеллажах - по шкафам сверху - вниз и слева - направо. Номера
проставляются четкими, выделяющимися на фоне окраски стеллажа
цифрами.
7.7.2. В целях закрепления места хранения дел (документов) и
наиболее быстрого их нахождения в архиве составляются постеллажные
топографические указатели (Приложение 26) и пофондовые
топографические указатели (Приложение 27).
7.7.3. Постеллажные топографические указатели (Приложение 26)
составляются на каждый стеллаж и располагаются по порядку номеров
стеллажей в пределах каждого отдельного помещения архива.
Пофондовый топографический указатель (Приложение 27) составляется
на архив (архивохранилище).
7.7.4. В случае изменения места размещения дел и документов в
топографические указатели вносятся соответствующие изменения и
дополнения.
7.8. Транспортировка и перемещение документов
7.8.1. При транспортировке и перемещении дел и документов
должно быть обеспечено соблюдение мер, обеспечивающих их
сохранность.
За пределы здания документы вывозят только в упакованном виде.
При транспортировке документы помещают в портфели, чемоданы или
упаковывают в пачки. При этом используют плотную бумагу и шпагат,
под который подкладывают полоски картона. При многодневных
перевозках на большие расстояния документы упаковывают в
водозащитный материал и помещают в ящики или другую тару.
7.9. Порядок допуска в архивохранилища
7.9.1. Архивохранилища являются режимными помещениями. Допуск
в архивохранилище осуществляется в установленном порядке.
7.9.2. Порядок допуска в архивохранилище устанавливается:
в управлении округа, соединения - начальником соответствующего
штаба;
в военно - учебном заведении - начальником военно - учебного
заведения;
в центральном архиве - начальником центрального архива.
7.10. Проверка наличия и состояния дел
7.10.1. В целях установления фактического наличия дел
(документов) и их физического состояния не реже одного раза в пять
лет проводится проверка архивных фондов воинских частей.
Проверка наличия и состояния дел (документов) осуществляется
также:
перед передачей их на постоянное хранение в государственные
архивы;
после перемещения дел (документов) в другое помещение;
после происшествий, вызвавших перемещение (эвакуацию) дел
(документов), или доступа в хранилища посторонних лиц;
при смене командующего (командира), начальника штаба округа,
соединения, начальника военно - учебного заведения, начальника
архива (архивохранилища).
7.10.2. Проверка наличия и состояния дел проводится комиссией,
назначенной приказом командира воинской части.
7.10.3. Проверка наличия и состояния дел (документов)
проводится путем сверки описательных статей описи с заголовками и
другими записями, имеющимися на обложке дела.
Физическое состояние дел (документов) определяется путем их
визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в
листе проверки (Приложение 28), затем в акте проверки
(Приложение 29).
Делать в процессе проверки наличия и состояния дел
(документов) какие-либо пометки или записи в описях дел и других
учетных документах запрещается.
7.10.4. Архивные дела, находящиеся на день проверки во
временном пользовании внутри архива (в структурных подразделениях
воинской части), проверяются на общих основаниях. Дела, выданные в
установленном порядке во временное пользование по описям и актам
выдачи, считаются имеющимися в наличии.
7.10.5. Акт о результатах проверки наличия и состояния дел
(документов) утверждается командиром воинской части. К акту о
результатах проверки прилагаются акты проверки (Приложение 29) по
каждому фонду отдельно.
На основании актов проверки наличия и состояния дел в учетные
документы вносятся необходимые изменения.
7.10.6. Обнаруженные неучтенные дела после проверки вносятся в
соответствующую опись.
7.10.7. В случае обнаружения недостачи дел организуется их
розыск. Данные о разыскиваемых делах вносятся в книгу учета
недостающих дел (Приложение 30).
7.10.8. Найденные в результате розыска дела (документы)
подкладываются на места, а в книге учета недостающих дел делается
запись: "Найдено и подложено в фонд".
Дела, причина отсутствия которых подтверждена соответствующими
документами, исключаются из описей и других учетных документов. В
книге учета недостающих дел указываются даты, номера документов,
которыми подтверждается отсутствие дел.
7.10.9. По фактам недостачи или неисправимого повреждения дел
проводится административное расследование. На такие дела
составляются соответствующие акты (Приложения 31, 32), которые
вместе с заключением административного расследования
представляются на рассмотрение ЭПК ГУКВВ МВД России.
Разрешение на их списание с учета дает начальник штаба
внутренних войск на основании заключения ЭПК ГУКВВ МВД России.
7.10.10. Проверка наличия и состояния дел считается
завершенной после внесения в учетные документы архива всех
необходимых изменений и дополнений.
8. Использование архивных документов
8.1. Порядок выдачи дел и документов для использования
8.1.1. Архивные документы внутренних войск используются в
научных, политических, служебных, воспитательных, историко -
культурных целях, а также для обеспечения прав и законных
интересов граждан в порядке, установленном законодательством
Российской Федерации.
Основными формами использования документов архивов внутренних
войск являются: информирование командования воинских частей и
исполнение их запросов; просветительско - пропагандистская работа;
исполнение запросов социально - правового характера;
предоставление документов для исследования.
8.1.2. Командиры воинских частей, а также граждане,
использующие документы внутренних войск, несут ответственность за
правильность использования документов и содержащейся в них
информации.
8.1.3. Разрешение на работу с документами, хранящимися в
центральном архиве, архивах округа, соединения, военно - учебного
заведения, дают соответственно начальник центрального архива,
командующий войсками округа, командир соединения, начальник военно
- учебного заведения внутренних войск.
8.1.4. Архивы информируют командование воинских частей,
заинтересованные учреждения о составе и содержании документальных
фондов. Информирование осуществляется путем периодического
составления информационных писем, справок - ориентировок,
тематических обзоров и т.п.
8.1.5. Ознакомление общественности с материалами архивов
осуществляется путем опубликования их в средствах массовой
информации, организации выставок документов, посвященных истории и
деятельности внутренних войск.
Тематика, содержание статей, передач, выставок разрабатываются
ЭК (ЭПК) и утверждаются руководителем соответствующего органа
военного управления.
8.1.6. Документальные материалы архива выдаются:
для служебных целей;
для научно - исследовательской работы.
Во временное пользование вне архива материалы выдаются в
установленном порядке структурным подразделениям (службам) ГУКВВ
МВД России, управлений округов, соединений, воинским частям,
учреждениям внутренних войск.
8.1.7. Дела, выданные исследователям, исполнителям, должны
быть возвращены в хранилище в течение рабочего дня.
8.1.8. Во временное пользование дела выдаются только по
письменным запросам и на срок, не превышающий 3-х месяцев <*>.
--------------------------------
<*> Порядок хранения секретных архивных дел в ГУКВВ МВД
России, округах, соединениях, военно - учебных заведениях,
воинских частях внутренних войск устанавливается нормативными
актами, регламентирующими режим секретности во внутренних войсках.
8.1.9. Разрешение на выдачу дел во временное пользование дает
в округе, соединении соответствующий начальник штаба, в военно -
учебном заведении - начальник учебного отдела.
В структурные подразделения ГУКВВ МВД России дела выдаются на
основании письма, подписанного начальником соответствующего
управления, самостоятельного отдела и начальником секретариата
ГУКВВ МВД России.
8.1.10. Пользователи архивных документов несут ответственность
за их сохранность и соблюдение установленных настоящим
Наставлением правил использования архивных документов.
Начальник архива или назначенные им должностные лица имеют
право контролировать состояние выданных дел, порядок их хранения
пользователями.
8.1.11. Выдача из архива дел для использования оформляется
следующими документами:
требованиями на выдачу дел (Приложение 33);
актами о выдаче дел во временное пользование вне пределов
|
