|
Стр. 1
МИНИСТЕРСТВО ВНУТРЕННИХ ДЕЛ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПРИКАЗ
от 5 сентября 1995 г. N 345
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ НАСТАВЛЕНИЯ ПО АРХИВНОМУ ДЕЛУ
ВО ВНУТРЕННИХ ВОЙСКАХ МВД РОССИИ
1. Утвердить согласованное с Росархивом Наставление по
архивному делу во внутренних войсках МВД России (прилагается).
2. Заместителю Министра - командующему внутренними войсками
МВД России, командующим войсками округов, командирам соединений и
воинских частей, начальникам учреждений и военных образовательных
учреждений профессионального образования внутренних войск МВД
России:
2.1. Организовать изучение утвержденного Наставления с
должностными лицами штабов, кадровым составом делопроизводственных
служб, членами соответствующих экспертных комиссий.
2.2. В течение I полугодия 1996 года архивное дело во
внутренних войсках МВД России привести в соответствие с
требованиями Наставления, указанного в пункте 1 настоящего
Приказа.
2.3. Обеспечить действенный контроль за комплектованием,
хранением, использованием архивных фондов.
3. Ответственность за организацию исполнения настоящего
Приказа возложить на заместителя Министра - командующего
внутренними войсками МВД России генерал - лейтенанта Романова А.А.
Министр,
генерал - полковник
А.КУЛИКОВ
Приложение
к Приказу МВД России
от 5 сентября 1995 г. N 345
Согласовано
Заместитель Руководителя
Государственной архивной
службы России
В.А.ЕРЕМЧЕНКО
НАСТАВЛЕНИЕ
ПО АРХИВНОМУ ДЕЛУ ВО ВНУТРЕННИХ ВОЙСКАХ МВД РОССИИ
1. Общие положения
1.1. Настоящим Наставлением по архивному делу во внутренних
войсках МВД России <*> определяются основы организации и ведения
архивного дела во внутренних войсках Министерства внутренних дел
Российской Федерации <**>: подготовка документов к сдаче в архивы;
прием, учет, систематизация, хранение, использование архивных
документов; проведение экспертизы ценности архивных документов и
порядок их уничтожения.
--------------------------------
<*> Далее - Наставление.
<**> Далее - внутренние войска.
1.2. Архивные документы, образовавшиеся и образующиеся при
осуществлении деятельности Главного управления командующего
внутренними войсками МВД России (ГУКВВ МВД России), управлений
округов внутренних войск, соединений, воинских частей, учреждений
и военных образовательных учреждений профессионального образования
внутренних войск <*>, имеющие историческое, научное, социальное,
экономическое, политическое или культурное значение, являются
федеральной собственностью и входят в состав государственной части
Архивного фонда Российской Федерации.
--------------------------------
<*> В дальнейшем ГУКВВ МВД России, управления округов
внутренних войск, соединения, воинские части, учреждения и военные
образовательные учреждения профессионального образования
внутренних войск именуются "воинские части", если иное не
оговорено в тексте Наставления.
1.3. Архивное дело во внутренних войсках организуется в
соответствии с федеральными законами и иными нормативными
правовыми актами Российской Федерации, нормативными актами МВД
России, командующего внутренними войсками МВД России, настоящим
Наставлением, а также правилами и методическими рекомендациями
Государственной архивной службы России (Росархива).
1.4. Организационно - методическое руководство архивным делом
во внутренних войсках осуществляет штаб внутренних войск через
центральный архив внутренних войск.
1.5. В воинских частях за организацию учета, хранения,
использования документов, качественную подготовку и своевременную
их сдачу в архивы отвечают начальники штабов, а в воинских частях,
где штабы отсутствуют, - командиры (начальники) воинских частей.
1.6. На архивы управлений округов внутренних войск,
соединений, отдельных бригад и военных образовательных учреждений
профессионального образования <*> возлагаются следующие задачи:
учет и обеспечение сохранности принятых документов и дел;
оформление принятых дел и составление на них описей;
выдача в установленном порядке во временное или постоянное
пользование дел, а также архивных справок, копий и выписок из
документов;
участие в проведении экспертизы ценности документов,
хранящихся в архиве, уничтожении в установленном порядке архивных
документов с истекшими сроками хранения;
контроль за правильностью формирования и оформления дел в
делопроизводствах воинских частей и их структурных подразделениях,
согласование номенклатуры дел воинских частей;
подготовка и сдача в установленном порядке документов в
центральный архив.
--------------------------------
<*> Далее - военно - учебные заведения.
В воинских частях, где архивы не создаются, указанные задачи
возлагаются на секретные отделения (части), делопроизводственные
службы.
1.7. Для хранения архивных документов и работы с ними в
воинских частях выделяются помещения, достаточные для приема и
хранения дел, отвечающие установленным требованиям оборудования
архивохранилищ, правилам пожарной безопасности, нормам
температурно - влажностного, санитарно - гигиенического режимов
хранения документов Архивного фонда Российской Федерации.
1.8. Документы Архивного фонда Российской Федерации по
истечении установленного срока их хранения на местах сдаются на
хранение в центральный архив.
1.9. На центральный архив возлагается:
организационно - методическое руководство архивной работой во
внутренних войсках;
разработка нормативных документов по архивному делу во
внутренних войсках;
оказание практической помощи воинским частям в организации
архивного дела;
прием, хранение, учет и использование архивных документов;
научно - техническая обработка принятых на хранение архивных
документов, составление описей;
создание научно - справочного аппарата (исторические справки,
тематические обзоры, каталоги, справочники, перечни, картотеки и
т.п.);
выдача архивных справок, копий и выписок из документов;
участие в работе по увековечению памяти погибших
военнослужащих внутренних войск;
выдача дел (документов) во временное пользование;
участие в проведении экспертизы ценности документов,
находящихся на хранении в архиве, и уничтожении в установленном
порядке документов с истекшими сроками хранения;
контроль за организацией и проведением экспертизы ценности
документов в воинских частях, подготовкой и сдачей документов в
архив;
подготовка заключений по актам воинских частей о выделении к
уничтожению документов, не подлежащих дальнейшему хранению, и
представление их на рассмотрение Экспертно - проверочной комиссии
ГУКВВ МВД России (ЭПК ГУКВВ МВД России);
участие в повышении квалификации лиц, ответственных за ведение
архивного дела и делопроизводства в воинских частях по вопросам
формирования и оформления дел, проведения экспертизы ценности
документов;
согласование номенклатур дел воинских частей;
разработка перечней документов, образующихся в деятельности
внутренних войск, с указанием сроков хранения;
подготовка и сдача документов на постоянное хранение в
федеральные государственные архивы и центры хранения документации;
микрофильмирование особо ценных документов с целью создания
страхового фонда и сохранности подлинников;
реставрация дел и документов;
ведение научно - исследовательской работы, подготовка
документов по истории и наиболее актуальным вопросам служебно -
боевой деятельности внутренних войск;
проверка состояния архивного дела и организации документальной
части делопроизводства в воинских частях.
1.10. Для выполнения указанных задач центральному архиву
предоставляется право:
готовить методические рекомендации и указания воинским частям
по организации работы с документами, устранению выявленных
недостатков в постановке архивного дела;
осуществлять в установленном порядке переписку с
предприятиями, учреждениями, организациями, органами военного
управления, воинскими частями по вопросам архивной работы.
1.11. Хранящиеся в архивах документы сохраняются с
установленным ранее грифом секретности. Его изменение,
рассекречивание документов и дел производятся на основании Закона
Российской Федерации "О государственной тайне" и других
нормативных правовых актов Российской Федерации, нормативных актов
МВД России.
1.12. Лица, виновные в хищении, утрате или незаконной продаже
архивных документов, а также в разглашении содержащихся в архивных
документах сведений, составляющих государственную, служебную и
иную, охраняемую законом, тайну, привлекаются к ответственности в
соответствии с законодательством Российской Федерации.
2. Образование архивных фондов
2.1. Сроки хранения документов в воинских частях и архивах
2.1.1. В архивах внутренних войск хранятся законченные
делопроизводством документы ГУКВВ МВД России, управлений округов
внутренних войск и соединений, воинских частей, учреждений и
военно - учебных заведений.
2.1.2. Сроки хранения документов устанавливаются перечнем
документов, образующихся в деятельности внутренних войск, с
указанием сроков хранения, утверждаемым Министром внутренних дел
Российской Федерации по согласованию с Росархивом Российской
Федерации, и исчисляются с 1 января года, следующего за годом
окончания их делопроизводством.
2.1.3. В ГУКВВ МВД России дела, книги, журналы, картотеки
(далее - дела) по окончании их делопроизводством хранятся один год
в секретариате, после чего в установленном порядке сдаются на
хранение в центральный архив.
2.1.4. В управлениях округов внутренних войск, соединений,
военно - учебных заведениях документы после окончания
делопроизводством и годичного хранения в секретариате (секретно -
картографическом отделении) сдаются на хранение в архивы округов
внутренних войск, соединений, военно - учебных заведений.
2.1.5. Документы воинских частей (бригад, полков, отдельных
батальонов, отдельных войсковых и специальных комендатур) после
окончания делопроизводством хранятся в секретных частях, секретных
отделениях, делопроизводствах.
2.1.6. Документы воинских частей со сроками хранения свыше 10
лет один раз в пять лет сдаются в архивы вышестоящих органов
военного управления.
2.1.7. Передача документов воинских частей из центрального
архива в соответствующий государственный архив осуществляется в
порядке, определенном Соглашением о сроках, условиях хранения и
использования Архивного фонда Российской Федерации, заключенным
между МВД России и Росархивом 7 июня 1994 г.
2.1.8. В воинских частях, архивах округов внутренних войск,
соединений и военно - учебных заведений дела, не подлежащие сдаче
в центральный архив, по истечении сроков хранения уничтожаются в
порядке, установленном настоящим Наставлением.
2.2. Фондирование документов воинских частей
2.2.1. Документальный фонд воинской части составляет
совокупность логически связанных между собой документов,
образовавшихся в деятельности воинской части. По отношению к
документальному фонду воинская часть является фондообразователем.
2.2.2. Фондообразователю присуще наличие:
приказа на формирование;
действительного или условного наименования;
права издания приказов;
собственного делопроизводства, гербовой печати.
2.2.3. Фондообразователь возникает при:
формировании новой воинской части независимо от того, что под
присвоенным номером, действительным или условным наименованием
ранее уже существовала воинская часть;
реорганизации воинской части в соединение или соединения в
воинскую часть.
2.2.4. Фондообразователь остается прежним при:
переименовании воинской части или частичном изменении ее
действительного или условного наименования;
изменении подчиненности в пределах внутренних войск, места
дислокации;
реорганизации отдельной роты в отдельный батальон, отдельного
батальона в полк, полка в бригаду и наоборот;
изменении возложенных на воинскую часть задач.
2.2.5. Реорганизация двух и более воинских частей в одну
влечет за собой прекращение деятельности одного или нескольких
фондообразователей.
При расформировании воинской части с передачей ее задач другой
воинской части законченные делопроизводством дела включаются в
состав документального фонда расформированной воинской части (при
этом Боевое знамя, грамота к нему и государственные награды
расформированной воинской части сдаются в Центральный музей
внутренних войск МВД России), а дела, книги, журналы и т.д.,
переданные для окончания делопроизводством воинской части -
преемнице, включаются в состав документального фонда последней.
3. Подготовка документов к сдаче в архив
3.1. Оформление дел, книг, журналов и картотек
3.1.1. Основным содержанием работы при подготовке документов к
сдаче в архив является их оформление, обеспечение сохранности в
целях всестороннего использования в интересах граждан, общества и
государства.
3.1.2. Подготовка документов к сдаче в архив производится в
процессе делопроизводства. По завершении года:
проверяется наличие и правильность учета сформированных за год
дел в соответствии с номенклатурой дел;
отбираются документы, дела, подлежащие передаче в архив;
выделяются к уничтожению документы и дела с истекшими сроками
хранения.
3.1.3. Подготовка к сдаче в архив документов общего
делопроизводства проводится кадровым составом секретных частей, а
документов служб - кадровым составом соответствующих структурных
подразделений.
3.1.4. Дела, книги, журналы, картотеки должны быть оформлены в
соответствии с требованиями нормативных правовых актов МВД России,
командующего внутренними войсками, регламентирующих порядок
ведения делопроизводства и постановку архивного дела в воинских
частях.
Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том
числе и с документами по личному составу <*>, подлежат полному
оформлению, которое предусматривает: подшивку или переплет дела,
нумерацию листов, составление внутренней описи документов,
содержащихся в деле, и заверительной надписи дела.
--------------------------------
<*> К документам по личному составу относятся: приказы по
личному составу, приказы по строевой части, алфавитные книги,
журналы, карточки учета личного состава, карточки лицевых счетов
на выплату денежного содержания, личные дела военнослужащих,
свидетельства о болезни, невостребованные трудовые книжки и другие
документы, отражающие учет личного состава.
Дела со сроком хранения до 10 лет включительно могут
оформляться частично (не проводится пересистематизация документов
в деле, внутренняя опись документов не составляется), но с
обязательным соблюдением установленных требований по оформлению
секретных дел.
3.1.5. Документы, составляющие дело, подшиваются прочными
нитками (шнуром) на расстоянии 1 - 2 см от корешка в твердую
обложку из картона (размером 229 на 324) или переплетаются с
учетом возможности свободного чтения текста всех документов, их
реквизитов, виз и резолюций на них. При этом все металлические
предметы (булавки, скрепки и т.п.) из дел удаляются. Дело должно
содержать не более 250 листов, или его толщина не должна превышать
4 см.
3.1.6. Все листы дела, книги, журнала нумеруются арабскими
цифрами в правом верхнем углу, не задевая текста документов, их
реквизитов, виз и резолюций на них, черным графитным карандашом
или нумератором. Употребление чернил и цветных карандашей для
нумерации листов запрещается. Листы внутренней описи документов
нумеруются отдельно римскими цифрами. Листы дел, состоящих из
нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно. Нумерации
подлежат все листы, независимо от их формата, имеющие текст или
пометки.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрированные
документы, представляющие самостоятельные листы в деле, нумеруются
на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем
углу. При этом лист любого формата, подшитый за один край,
нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый по изгибу,
нумеруется как два самостоятельных листа.
Лист с наклеенными документами (вырезками, выписками,
фотографиями и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу
одним краем подклеены другие документы (вырезки, вставки и т.п.),
то каждый документ нумеруется отдельно.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом
вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером - каждое
вложение в конверте.
Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов
(включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или
сохранять собственную нумерацию (в том случае, когда она
соответствует порядковому расположению листов в деле).
3.1.7. В случае обнаружения большого числа ошибок в нумерации
листов дела проводится их перенумерация. При этом старый номер
зачеркивается и рядом проставляется новый номер листа.
При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах
допускается употребление литерных номеров листов (например, 10а,
10б и т.д.).
3.1.8. Все подшитые документы вносятся в опись документов,
находящихся в деле, которая подшивается в начале дела. Опись
включает в себя номера документов, их краткое содержание и номера
соответствующих листов. В ней также указываются сведения об
изъятии или включении документов в дело со ссылкой на
соответствующий акт.
По окончании дела в конце описи документов, находящихся в
деле, указывается (цифрами и прописью) количество внесенных в нее
документов, количество изъятых или взамен их подшитых листов.
Во внутренней описи делается итоговая запись. Опись
документов, находящихся в деле, подписывается лицом, оформившим
дело, с указанием должности, воинского звания, фамилии, даты.
3.1.9. Для учета количества листов в деле и фиксации
особенностей их нумерации составляется заверительная надпись дела
(Приложение 1).
Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе -
заверителе дела, в книгах (журналах) - на оборотной стороне
последнего чистого листа, в картотеках - на отдельном чистом листе
формата карточки. Запрещается заверительную надпись выносить на
обложку дела или чистый оборот листа последнего документа.
Кроме реквизитов, установленных формой заверительной надписи,
в случае необходимости в ней указываются:
литерные номера листов и пропущенные номера;
номера листов с наклеенными фотографиями, документами,
вырезками из газет;
номера крупноформатных листов;
номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них
листов;
номера поврежденных листов.
Заверительная надпись подписывается составителем с указанием
должности, воинского звания, фамилии, даты.
Все последующие изменения в составе и состоянии дела
отмечаются в заверительной надписи. При ее пересоставлении
погашенная надпись сохраняется в деле.
3.1.10. На обложках дел постоянного или временного (свыше 10
лет) хранения (Приложение 2) указываются:
гриф секретности;
наименование воинской части. На обложках дел с секретными
документами указывается действительное наименование воинской
части, а ниже в скобках - условное наименование. Если в период
формирования дела наименование воинской части изменялось, то
указываются все наименования. На несекретных делах воинских частей
указывается только условное наименование. Использование сокращений
при указании действительных (условных) наименований воинских
частей не допускается;
наименование структурного подразделения, документы о
деятельности которого собраны в деле (например, секретная часть,
финансовая служба и т.д.);
номер дела, присвоенный делопроизводством. Если дело состоит
из нескольких томов, то на обложке первого тома указывается
количество томов дела и номер данного тома (например: "дело
состоит из трех томов. Том 1"), на последующих - номер очередного
тома. На обложке последнего тома, кроме того, делается
соответствующая отметка (например, том 3, последний);
краткий заголовок дела (книги, журнала), раскрывающий
содержание подшитых в дело документов. В заголовках дел с
приказами (протоколами и т.д.) указываются, кроме того, крайние
номера подшитых документов (например: "Приказы командира полка с
N 1 по N 35"). Дела, состоящие из нескольких томов, имеют единый
заголовок.
Число, месяц, год начала и окончания дела. При этом в дате
начала и окончания дела месяц пишется прописью. Для дел с
приказами (протоколами и т.п.) датой начала дела считается дата
подписания (утверждения) самого раннего документа, а датой
окончания - дата подписания (утверждения) самого позднего
документа. Для дел, содержащих переписку, датой начала дела
считается дата регистрации первого входящего (исходящего)
документа, а датой окончания - дата регистрации самого позднего
входящего (исходящего) документа. Для книг учета личного состава
датой начала книги считается дата самой ранней записи, а датой
окончания - дата самой поздней записи. На обложках дел с планами,
отчетами, личными карточками работников воинских частей,
карточками лицевых счетов на выплату денежного содержания
военнослужащим и заработной платы работникам воинских частей,
свидетельствами о болезни (историями болезни) разрешается
указывать только годы.
Если в деле имеются отдельные документы за более ранние годы,
на его обложке под крайними датами документов делается оговорка:
"Имеются документы за _________ годы", а при необходимости после
заголовка указывается также наименование этих документов;
количество листов в деле, проставленное на основании
заверительной надписи дела;
запись о сроке хранения дела (переносится на обложку дела из
соответствующей номенклатуры дел). При введении в действие новых
перечней документов со сроками хранения старые записи о сроках
хранения перечеркиваются и указываются новые данные.
На обложке дела оставляется место для двойного архивного
штампа (Приложение 2), левая часть которого заполняется в архиве
округа внутренних войск, соединения или военно - учебного
заведения, а правая - в центральном архиве. Штамп проставляется на
лицевой стороне обложки в нижнем левом и верхнем правом углах, при
этом верхний срез штампа должен быть обращен к середине обложки.
3.1.11. При оформлении обложки дела надписи должны быть
выполнены разборчиво, без сокращений, светостойкими чернилами или
тушью. Если на обложку наклеивается титульный лист, изготовленный
типографским способом, то надписи на нем разрешается печатать на
пишущей машинке. Титульный лист должен наклеиваться с накладкой
клея на всю поверхность листа так, чтобы под ним не образовалось
воздушных пустот. Использование силикатного канцелярского клея при
этом запрещается.
3.1.12. В случае изъятия какого-либо документа из дела вместо
него подшивается справка - заместитель на изъятый документ.
Подшитая в дело справка - заместитель на изъятый документ
считается за такое же количество листов, какое она замещает. В
этом случае нумерация листов в деле и исправление общего
количества листов не производятся.
3.1.13. Личные карточки на уволенных (умерших) работников
воинской части систематизируются по алфавиту фамилий, имен,
отчеств и подшиваются (переплетаются) в твердые обложки по
размерам этих карточек. На каждое дело составляется внутренняя
опись с указанием фамилии, имени, отчества (в именительном падеже)
и номеров листов карточек. Карточки лиц, изменивших в период
работы фамилию, вносятся в опись по их прежней и новой фамилиям. В
заголовке дела помимо сведений, указанных в пп. 3.1.10 настоящего
Наставления, дополнительно указывается, за какие годы и на какие
буквы алфавита подшиты в дело карточки. При наличии в воинской
части небольшого количества карточек разрешается подшивать их в
одно дело за несколько лет.
3.1.14. Карточки лицевых счетов на выплату денежного
содержания военнослужащим формируются в дела отдельно от карточек
заработной платы работников воинской части. При подготовке
карточек к сдаче в архив они систематизируются раздельно по
алфавиту фамилий, имен и отчеств и подшиваются (переплетаются) в
обложки по размерам этих карточек. Внутренняя опись, заголовок
дела оформляются в порядке, указанном в пп. 3.1.8 и 3.1.11
настоящего Наставления.
3.1.15. Карточки заработной платы работников воинской части
подшиваются в дела, оформление которых производится в порядке,
указанном в пп. 3.1.14 Наставления. При небольшом количестве
карточек заработной платы работников воинской части они могут
подшиваться в одно дело с карточками лицевых счетов на выплату
денежного содержания военнослужащим.
3.1.16. Многотиражные газеты, издаваемые в части,
систематизируются по годам, а внутри года - по восходящим номерам
(датам) и переплетаются в твердые обложки по размерам газет.
Толщина дел с газетами не должна превышать 3 см. Таким же порядком
оформляются дела с печатными изданиями (брошюрами, листовками,
плакатами и т.д.).
3.1.17. Истории болезней (свидетельства о болезни) подшиваются
в дела в алфавитном порядке. На каждое дело составляется
внутренняя опись, в которой указываются фамилии, имена и отчества
больных, номера листов относящихся к ним документов. Истории
болезней, начатые в одном году, а законченные в другом,
подшиваются в дела года их окончания.
3.1.18. Личные дела высших офицеров, погибших (умерших),
военнослужащих, осужденных судом военного трибунала, оформляются в
соответствии с правилами их ведения.
При этом в личное дело военнослужащего подшивается выписка из
приказа об исключении из списков воинской части, а в личное дело
военнослужащего, осужденного судом военного трибунала, кроме того,
- копия приговора суда.
В конце личного дела на вшитом чистом листе делается
заверительная надпись, в которой помимо сведений, указанных в
пп. 3.1.9 Наставления, указываются количество фотокарточек, данные
о наличии жетона с личным номером. Запись подписывается лицом,
ответственным за ведение личных дел. Например: "В личное дело
подшито и пронумеровано 148 (сто сорок восемь) листов. В личном
деле три фотокарточки и жетон с личным номером Е-001020.
Ответственный исполнитель отдела кадров МО ВВ МВД России старший
прапорщик В.А. Гусев. 20.07.93".
3.1.19. Архивное дело - исторический формуляр воинских частей,
при подготовке к сдаче в архив, оформляется с учетом следующих
особенностей:
перед форзацем вкладывается лист, на котором повторяются
записи, предусмотренные для оформления обложки дела;
во все разделы исторического формуляра записываются сведения
на день расформирования воинской части со ссылкой на нормативный
правовой акт, послуживший основанием для ее расформирования;
документы в каждом разделе нумеруются самостоятельной
нумерацией и вносятся во внутреннюю опись. Чистые листы бланков и
внутренняя опись не нумеруются. Опись помещается в начале дела;
в конце дела составляется заверительная надпись, в которой
указывается итоговое количество документов во всех разделах.
Внутренняя опись и заверительная надпись исторического
формуляра подписываются начальником штаба воинской части, а в
отдельных воинских частях, где нет начальника штаба, - командиром
(начальником) воинской части.
3.1.20. На подготовленные к сдаче в архив дела составляется
историческая справка (Приложение 3).
В исторической справке указываются:
в заголовке - все действительные и условные наименования
воинской части в период, за который сдаются в архив документы;
в графе 1 - дата приказа МВД России или командующего
внутренними войсками о сформировании (переформировании,
реорганизации) и других изменениях в структуре, виде деятельности
воинской части;
в графе 2 - номера приказов о происшедших структурных
изменениях, изменениях в виде деятельности; какие воинские части
или кадры явились основой формирования, по каким штатам
формировались, переформировывались, переименовывались;
расформирование или переформирование двух или более воинских
частей в одну, куда переданы Боевое знамя воинской части,
государственные награды, личный состав и материальная часть;
подчиненность воинской части; места дислокации воинских частей,
подразделений <*>, воинское звание, фамилия, имя и отчество
командира воинской части; участие воинской части в значительных
общественных мероприятиях;
в графе 3 - наименования, адреса архивов, в которые сдавались
документы за прошлые годы; факты утраты документов в воинской
части;
в графе 4 - при какой воинской части и в какой период личный
состав получал денежное довольствие (в случае отсутствия своей
финансовой службы); учреждения, осуществляющие медицинское
обеспечение личного состава воинской части (с указанием точных
почтовых адресов лечебных учреждений).
--------------------------------
<*> Для населенных пунктов, расположенных на территории,
отнесенной к районам Крайнего Севера, или в местностях,
приравненных к районам Крайнего Севера, необходимо указывать также
и название административного района.
Историческая справка печатается в 3-х экземплярах,
подписывается командиром воинской части, начальником штаба,
заверяется гербовой печатью с действительным наименованием
воинской части. В военно - учебных заведениях исторические справки
подписываются начальником училища и начальником учебного отдела, а
в отдельных воинских частях, где нет начальников штабов, -
командирами (начальниками) воинских частей.
3.2. Составление архивных описей
3.2.1. На дела, отобранные экспертной комиссией воинской части
в соответствии с требованиями раздела 5 настоящего Наставления для
хранения, в архивах составляются описи дел.
В зависимости от сроков хранения документов составляются
самостоятельные описи дел:
на дела постоянного хранения;
на дела временного (свыше 10 лет) хранения;
на дела временного (до 10 лет) хранения в ГУКВВ МВД России,
управлениях округов, соединений;
на личные дела военнослужащих, проходивших военную службу по
контракту.
В центральном архиве на документы по личному составу,
отобранные для постоянного хранения, составляется отдельная опись.
В бригадах, полках, отдельных батальонах, учреждениях, военно
- учебных заведениях на дела временных (до 10 лет) сроков хранения
описи не составляются, для них учетно - справочными документами
являются номенклатура дел и журнал учета журналов и законченных
производством дел.
Дела с документами, содержащими сведения, составляющие
государственную тайну, и дела с несекретными документами
включаются в одну опись в зависимости от их сроков хранения.
Описям дел присваивается гриф секретности, соответствующий
грифу секретности документов, содержащихся в делах.
3.2.2. Описи печатаются на белой бумаге плотностью 65 - 80
грамм на кв. см формата А-4 (210 x 297 мм). С левой стороны описи
оставляется чистое поле не менее 25 мм для подшивки. Текст
печатается на пишущей машинке без помарок, исправлений, с
использованием и оборотной стороны листов.
3.2.3. В воинских частях (бригадах, полках, отдельных
батальонах, отдельных войсковых и специальных комендатурах) описи
дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения печатаются в 4
экземплярах; в управлениях округов, соединений (дивизий и
отдельных бригад), воинских частях, учреждениях, непосредственно
подчиненных командующему внутренними войсками, военно - учебных
заведениях - в 3 экземплярах. На дела с временными сроками
хранения (до 10 лет) описи печатаются в 2 экземплярах.
3.2.4. В опись вносятся дела только одной воинской части
(одного фондообразователя).
Опись дел состоит из:
заглавного (титульного) листа (Приложение 4);
оглавления описи (Приложение 5);
списка сокращенных слов (Приложение 6);
описательных статей (Приложения 7, 8, 9);
листа - заверителя (Приложение 10).
3.2.5. На заглавном (титульном) листе (Приложение 4)
указываются:
действительное и условное (без сокращений) наименования
воинской части, которая вела дела и закончила их
делопроизводством.
В случае переименования воинской части указываются все ее
действительные и условные наименования, даты их присвоения
(изменения);
номер описи дел;
название описи дел;
крайние даты дел, внесенных в опись (если в опись внесены дела
за несколько лет с перерывами, то проставляются только те годы, за
которые имеются документы).
Заглавный (титульный) лист составляется в воинской части при
подготовке дел к первой сдаче в архив. Все последующие изменения и
дополнения вносятся в центральном архиве.
3.2.6. В оглавлении описи дел (Приложение 5) записываются в
хронологическом порядке годовые разделы, структурные подразделения
и номера листов описи, на которых расположены записи о них.
Дополнения в оглавление вносятся после каждого приема документов в
центральном архиве.
3.2.7. Все сокращения, применяемые в тексте описи, вносятся в
список сокращенных слов (Приложение 6). Список сокращенных слов
составляется при подготовке дел к сдаче в архив, а в последующем,
в случае появления новых сокращений, в список сокращенных слов
вносятся соответствующие изменения и дополнения.
3.2.8. Описательная статья описи дел (Приложения 7 - 8)
представляет собой совокупность сведений о деле, включающую
следующие элементы:
порядковый номер дела (с 1 до 9999 включительно);
индекс дела (делопроизводственный, инвентарный учетные номера
дела);
заголовок дела;
крайние даты дела;
количество листов в деле;
срок хранения (для дел временного хранения);
примечание.
3.2.9. Описательные статьи описи на личные дела военнослужащих
(Приложение 9) содержат следующие элементы:
порядковый номер дела;
учетный номер личного дела;
фамилию, имя, отчество лица, личное дело которого сдается в
архив;
количество листов в деле;
примечание.
3.2.10. Заголовки дел в опись дел вносятся по структурным
подразделениям, их нумерация производится в валовом порядке. В
случае, если дело состоит из нескольких томов, каждый том вносится
в опись под самостоятельным номером. При этом в описи дел пишется
наименование только первого тома, а наименования остальных томов,
размещенных на этой же странице, обозначаются словами "То же". На
каждом новом листе описи дел заголовок дела указывается полностью.
Не законченные производством (переходящие) дела вносятся в
раздел описи дел по году их заведения и во все последующие разделы
описи без указания порядкового номера. В этом случае в графе
"Примечание" делается отметка: "См. д. N ___". Порядковые номера
по описи делам присваиваются при включении их в опись по окончании
делопроизводством. Присвоенные номера дел проставляются в годовых
разделах описей, где имеются записи о таких делах.
При достижении в графе 1 описи дел нумерации дел до цифры 9999
составляется новая опись, имеющая тот же порядковый номер.
3.2.11. Внесенные в опись дел заголовки, даты дел, количество
листов, сроки хранения должны соответствовать записям на обложках
дел.
Графа "Примечание" используется для отметок о выбытии дела
(тома), особенностях физического состояния дел и документов и т.п.
Между наименованиями (заголовками) дел в описи оставляется
свободное место (межстрочный интервал) не менее 10 мм.
3.2.12. В конце раздела описи дел ниже последней описательной
статьи делается итоговая запись, в которой цифрами и прописью
указываются общее количество и крайние номера включенных дел, а
также особенности нумерации дел в описи (литерные, пропущенные
номера).
3.2.13. Лист - заверитель описи дел (Приложение 10)
составляется один раз при ее окончании и является ее последним
листом. Лист - заверитель содержит заверительную надпись, в
которой указывается общее количество листов описательных статей и
справочного аппарата, особенности (ошибки), допущенные в
нумерации.
3.2.14. Описи дел, подписанные составителем, рассматриваются в
порядке, предусмотренном пунктом 5.1.15 настоящего Наставления,
экспертными комиссиями воинских частей.
3.2.15. Описи дел утверждаются командиром воинской части и
заверяются гербовой печатью с действительным наименованием
воинской части.
4. Сдача и прием документов в архив
4.1. Документы воинских частей сдаются в архивы на основании
графика, утверждаемого начальником штаба внутренних войск (округа,
соединения).
4.2. В воинских частях все дела, книги, журналы, подлежащие
сдаче, в соответствующий архив должны быть сосредоточены в
секретных частях и расставлены согласно описям. При приеме дел от
структурных подразделений (служб) начальник секретной части обязан
проверить правильность оформления, количество листов, наличие
заверительных надписей. В документах по личному составу обращается
внимание на достоверность имеющихся записей. Вскрытые недостатки
устраняются непосредственно структурными подразделениями,
ответственными за ведение дел.
4.3. Начальник архива округа внутренних войск (соединения)
предварительно, до сдачи документов в архив округа внутренних
войск (соединения), проверяет непосредственно в воинских частях
качество подготовки дел к сдаче в архив.
При этом проверяется: соответствие заголовка дела содержащимся
в нем документам, правильность и законченность оформления дел,
качество подшивки или переплета дел.
В целях исключения утрат документов, имеющих научную и
практическую ценность, начальник архива обязан просматривать также
и дела, выделенные к уничтожению.
4.4. Начальник штаба воинской части незамедлительно принимает
меры по устранению недостатков, выявленных начальником архива, и
выполнению его предложений при подготовке документов к сдаче в
архив.
При отсутствии значащихся по учетам дел проводится
административное расследование, в проведении которого принимает
участие начальник архива. Если меры, принятые к розыску
отсутствующих дел, не дали положительных результатов, заключение
административного расследования о причинах отсутствия дел
докладывается в вышестоящий штаб. Предварительно заключение
административного расследования рассматривается на заседании
экспертной комиссии воинской части. Обнаруженные дела включаются в
опись дел.
4.5. Способ доставки документов из воинской части в архив
округа (соединения) и лица, ответственные за их сохранность при
перевозке, определяются начальником штаба округа (соединения). При
этом соблюдаются правила и требования, предусмотренные для
доставки (пересылки) секретных документов.
4.6. Вместе с документами в архив округа (соединения)
предоставляются: описи дел с постоянными и временными (свыше 10
лет) сроками хранения - в 4 экземплярах; описи дел с временными
(до 10 лет) сроками хранения - в 2 экземплярах; историческая
справка, протоколы заседания экспертной комиссии, заключения по
утраченным (поврежденным и т.п.) делам (документам) - по 2
экземпляра каждого документа.
Количество дел, листов перечисленных документов, степень их
секретности указываются в сопроводительном письме.
4.7. Начальник архива округа (соединения) при приеме
документов обязан:
проверить устранение недостатков, выявленных при
предварительном просмотре дел и документов в воинской части, и
выполнение предложений;
проверить количество листов в секретных делах;
сверить данные (о заголовке, крайних датах, количестве листов
и др.) в описях, на обложке и в заверительной надписи. При
обнаружении расхождений начальником архива делаются необходимые
исправления, заверяемые печатью "Для справок";
проставить на последнем листе описей (на всех экземплярах)
штамп о приеме дел (Приложение 11) или сделать соответствующую
запись.
Подпись начальника архива о приеме дел заверяется гербовой
печатью воинской части. Последние экземпляры описей дел
возвращаются воинской части - сдатчику.
4.8. В архиве после каждого поступления или выбытия дел
вносятся соответствующие изменения в опись дел и составляется
новая итоговая запись (Приложение 12), в которой указываются в том
числе и основания внесенных изменений. Изменения в итоговой записи
вносятся во все имеющиеся в архиве экземпляры описи.
4.9. Способ доставки документов в центральный архив определяет
начальник штаба внутренних войск. При этом во всех случаях
документы доставляются (пересылаются) с соблюдением правил и
требований, предусмотренных для доставки (пересылки) секретных
документов.
Ответственность за сохранность документов в пути следования в
центральный архив несет сдатчик.
Для сдачи документов в центральный архив воинская часть
выделяет ответственных лиц (как правило, начальников
секретариатов, секретно - картографических отделений, секретных
отделений и начальников архивов).
При сдаче документов в центральный архив вместе с делами по
каждому архивному фонду представляются по три экземпляра описей
дел и по одному экземпляру исторической справки, протокола
экспертной комиссии, заключения по утраченным (поврежденным) делам
|
