|
Стр. 4
обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего
документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или
машинописным способом, например: "вр.и.о.", "и.о.", "зам."). Не
допускается подписывать документы с предлогом "за" или
проставлением косой черты перед наименованием должности.
При подписании документа несколькими должностными лицами
Министерства их подписи располагают одну под другой в
последовательности, соответствующей занимаемой должности.
При подписании документа несколькими лицами равных должностей
их подписи располагают на одном уровне, первый лист документа при
этом оформляется не на бланке.
3.3.3. Факсограмма не должна являться основанием для принятия
окончательных решений соответствующим руководителем.
3.3.4. Исходящие документы Министерства представляются на
регистрацию оформленными в соответствии с положениями раздела II
"Правила подготовки и оформления документов" Инструкции и
подписанными. Неправильно оформленные документы возвращаются
исполнителю на доработку.
3.3.5. После подписания исходящих документов осуществляется их
регистрация в системе "Дело", при этом:
документы, подписанные руководством Министерства, вместе с
основанием передаются исполнителями для регистрации в отдел
правительственной и общей корреспонденции Депгосслужбы;
документы, подписанные руководством департаментов,
регистрируются в соответствующих департаментах лицами,
ответственными за ведение делопроизводства.
В процессе регистрации подписанных документов проверяется:
оформление реквизитов, наличие необходимых виз, наличие
необходимого числа копий, идентичность всех копий подписанному
подлиннику, наличие отметки об исполнителе.
Датой документа является дата его регистрации. Документ
регистрируется, как правило, в день его подписания.
3.3.6. Исходящие документы, подписанные руководством
Министерства, передаются исполнителем для регистрации в отдел
правительственной и общей корреспонденции Депгосслужбы в трех
экземплярах: подлинник документа и его копия, копия документа с
визами-оригиналами.
3.3.7. При регистрации исходящего документа на нем указываются
присвоенный регистрационный номер и дата регистрации. Исходящим
документам одного и того же содержания, направляемым в несколько
адресов, присваивается, как правило, один номер.
Регистрационный номер исходящего документа состоит:
для документов, подписанных руководством Министерства - из
установленного делопроизводственного индекса руководства
Министерства, подписавшего документ, дефиса, индекса
департамента-исполнителя, косой черты, порядкового номера
отправления и может дополняться при необходимости другими
условными обозначениями. Например: N АГ-15/4235, N АК-П12/987, N
ИР-НацП14/1231;
для документов департаментов - из делопроизводственного
индекса департамента, дефиса, номера дела по номенклатуре дел,
косой черты и порядкового номера отправления. Например: N
32-15/46.
Условные делопроизводственные обозначения (индексы)
Министерства утверждаются приказом.
3.3.8. Исходящие документы отправляются средствами почтовой
связи, фельдъегерской связи, нарочными, а также по каналам
телефонной и факсимильной связи.
Обработка документов для отправки почтовой связью
осуществляется экспедицией в соответствии с действующими Правилами
оказания услуг почтовой связи.
Доставка документов адресату фельдъегерской связью или
нарочными осуществляется по решению отдела правительственной и
общей корреспонденции.
Разница между датой документа и днем его отправки не должна
превышать одного дня.
Способ отправки документа фиксируется в системе "Дело".
3.3.9. Исходящие документы принимаются экспедицией на отправку
в открытом виде.
Документы, подготовленные к отправке, передаются полностью
оформленными, подписанными, зарегистрированными, с указанием
почтового адреса или со списком рассылки.
В экспедиции проверяется наличие полного адреса и его
точность, наличие приложений, а также наличие регистрационного
номера, подлинной подписи и других необходимых элементов
оформления. Неправильно оформленные документы возвращаются
исполнителям на доработку.
3.3.10. При адресовании документа более чем в четыре адреса
составляется список рассылки. В списке рассылки указывается
наименование вида документа, заголовок, номер и дата документа, к
которому относится список рассылки, далее перечисляются полные
наименования организаций и их полные почтовые адреса. Список
рассылки подписывается должностным лицом, подготовившим документ.
При направлении документов в федеральные органы
государственной власти, законодательные и исполнительные органы
государственной власти субъектов Российской Федерации полные
почтовые адреса могут не указываться.
Почтовые адреса могут также не проставляться на документах,
направляемых постоянным однородным организациям (в этом случае
целесообразно применять списки рассылки и конверты с заранее
напечатанными адресами).
В целях повышения оперативности отправки при направлении
документа по списку рассылки в однородные организации не всех
субъектов Российской Федерации (не более 20 субъектов) в списке
рассылки следует перечислить только исключенные субъекты.
Например: "...во все субъекты Российской Федерации, кроме:
Пензенской обл., Смоленской обл.,..., Ханты-Мансийского АО".
3.3.11. Обо всех изменениях в составе и наименованиях
субъектов Российской Федерации, постоянных корреспондентов
Министерства, а также их почтовых адресов следует незамедлительно
информировать экспедицию.
Особенности подготовки и отправки телеграмм, факсограмм
3.3.12. Телеграммы за подписью Министра или его заместителей
оформляются, как правило, на бланках категории
"правительственная".
Текст телеграммы излагается кратко, ясно, по возможности без
предлогов, союзов, местоимений и знаков препинания (если это не
приводит к искажению смысла), цифровые данные рекомендуется писать
словами. Текст телеграммы печатается через два межстрочных
интервала прописными буквами без переносов и без абзацев.
Подписанные руководством Министерства телеграммы
регистрируются в отделе правительственной и общей корреспонденции
и передаются в экспедицию для отправки.
3.3.13. При передаче текстов служебных документов по каналам
факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими
требованиями:
объем передаваемого документа (текста, схемы, графического
изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не
должен превышать 5 страниц;
ответственность за содержание передаваемой информации
возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и
руководителя соответствующего департамента;
факсограммы зарубежным корреспондентам отправляются на русском
языке с приложением при необходимости неофициального перевода на
английском языке;
запрещается передавать текст документов с пометкой "Для
служебного пользования".
Учет подлежащего передаче документа осуществляется в
установленном порядке.
Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям
с отметкой о времени отправки.
3.4. Порядок прохождения внутренних документов
К внутренним документам Министерства относятся документы,
составленные, подписанные и используемые внутри Министерства
(приказы, распоряжения, протоколы, инструкции, регламенты,
докладные записки, объяснительные записки, акты, заявки, сводки и
др.).
Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и
оформления должно соответствовать прохождению отправляемых
документов (составление и оформление проекта документа,
согласование, подписание, регистрация, направление адресату), а на
этапе исполнения - прохождению поступающих документов (прием,
рассмотрение руководством, резолюция, направление исполнителю).
3.4.1. Приказы (распоряжения) руководства Министерства,
протоколы заседаний коллегии Министерства, совещаний у руководства
Министерства регистрируются соответственно в установленном порядке
в Депадминистрации, Депгосслужбе или Депэкономике.
3.4.2. Переписка между департаментами и отделами по вопросам,
которые могут быть решены в оперативном (рабочем) порядке и не
требуют документального оформления, не допускается.
3.4.3. Передача внутренних документов в Министерстве
осуществляется только через лиц, ответственных за ведение
делопроизводства в департаментах.
3.4.4. Докладные записки на имя руководства Министерства с
результатами их рассмотрения в обязательном порядке доводятся до
авторов указанных документов.
3.4.5. Документы служебной переписки Министерства (служебные
записки, докладные записки и др.) регистрируются лицами,
ответственными за делопроизводство департамента-составителя.
Повторная регистрация департаментом-получателем при приеме таких
документов не допускается.
3.4.6. При регистрации документов служебной переписки в
системе "Дело" документу присваивается регистрационный номер,
который состоит из делопроизводственного индекса департамента,
составившего документ, дефиса, номера дела по номенклатуре дел,
косой черты и порядкового номера в пределах календарного года.
Например: N вн12-5/156.
3.5. Учет количества документов
Учет количества документов Министерства за определенный период
времени проводится на основании сведений, содержащихся в системе
"Дело", которая позволяет составлять отчеты об учитываемых
документах по различным критериям (по потокам, по департаментам,
по исполнителям и т.п.).
Результаты учета количества документов обобщаются
Депгосслужбой и при необходимости представляются руководству
Министерства.
За единицу учета количества документов принимается сам
документ, без учета его копий, создаваемых в Министерстве.
Поступающие, отправляемые и внутренние документы учитываются
отдельно.
3.6. Работа исполнителей с документами
Исполнение документа предусматривает сбор и обработку
необходимой информации, подготовку проекта документа, его
оформление, согласование, представление на подписание
(утверждение) руководством Министерства или департамента,
подготовку к пересылке адресату.
Исполнитель при работе с документами руководствуется едиными
требованиями, установленными Регламентом Министерства, настоящей
Инструкцией.
При работе с документами исполнитель несет ответственность за
их сохранность и конфиденциальность содержащейся в них информации.
Сведения, содержащиеся в документах, могут использоваться только в
служебных целях и в пределах должностных обязанностей гражданских
служащих.
Документы, оформленные с нарушениями положений Инструкции,
возвращаются исполнителю на доработку.
3.6.1. Передача полученных для исполнения документов или их
копий другим служащим (того же департамента или другого) может
осуществляться исполнителем только с разрешения или по поручению
руководства департамента или отдела и через лицо, ответственное за
ведение делопроизводства в данном департаменте.
3.6.2. Для всех документов, подготовленных к отправке через
экспедицию, исполнитель указывает полные почтовые адреса (в
реквизите "Адресат" документа или на отдельном листе). Исключение
составляют вышестоящие федеральные органы законодательной,
исполнительной и судебной власти Российской Федерации, а также
организации - постоянные корреспонденты.
На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса,
исполнитель готовит список рассылки и вместе с документом передает
на подпись руководителю.
С целью повышения оперативности отправки документа при наличии
в списке рассылки более 10 адресов адресаты должны быть
расположены в алфавитном порядке по названию городов (или
населенных пунктов).
3.6.3. Исполнитель самостоятельно определяет необходимое
количество экземпляров полученного или отправляемого документа и
обеспечивает тиражирование документа.
При необходимости тиражирование документов для государственных
служащих Министерства осуществляется централизовано по разрешению
Депгосслужбы.
3.6.4. При оперативном решении вопросов без составления
дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе:
о дате поступления (если образовался интервал времени между
поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах
промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры
и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения.
Все служебные отметки на документе, связанные с его
прохождением и исполнением, должны исполнителем датироваться и
подписываться.
Все отметки размещаются на свободных от текста местах.
3.6.5. По завершении исполнения поручения исполнитель
проставляет на документе отметку о направлении в дело согласно
номенклатуре дел и подшивает в дело.
3.6.6. Документ, как правило, не может быть представлен на
подпись или для принятия окончательного решения руководству
Министерства или департамента, если основанием для него является
факсограмма. Факсограмма должна быть заменена на подлинник
документа. Ответственность за замену факсограммы
зарегистрированного документа на подлинник несет головной
исполнитель.
3.6.7. После завершения работы с документами с пометкой
"Подлежит возврату в Депгосслужбу" (исполнения содержащихся в них
поручений, ознакомления и т.д.) исполнитель возвращает указанные
документы в отдел правительственной и общей корреспонденции
Депгосслужбы.
3.6.8. В случае увольнения, перевода на другую работу, ухода в
отпуск или отъезда в длительную командировку исполнитель передает
документы другому исполнителю по указанию руководителя через
должностное лицо, ответственное за ведение делопроизводства в
департаменте.
IV. ПОИСКОВАЯ СИСТЕМА ПО ДОКУМЕНТАМ
4.1. Регистрация документов
4.1.1. Основой построения поисковых систем является
регистрация документов - запись учетных данных о документе по
установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления
или получения.
4.1.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета,
исполнения и использования в справочных целях. Не подлежат
регистрации документы, указанные в Приложении N 14.
Регистрируются документы, поступающие из других организаций и
от физических лиц, а также создаваемые - внутренние и
отправляемые.
Документы регистрируются независимо от способа их доставки,
передачи или создания.
4.1.3. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день
поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При
передаче документа из одного подразделения в другое новый
регистрационный номер на документе не проставляется.
4.1.4. Регистрация документов производится в пределах групп, в
зависимости от названия вида документа, автора и содержания.
Например, отдельно регистрируются документы, поступившие из
Правительства Российской Федерации, приказы Министерства по
основной деятельности, приказы по личному составу, служебная
переписка, обращения граждан и т.п.
4.1.5. Регистрация документов, поступающих в адрес руководства
Министерства или непосредственно в Министерство, а также
документов, подписанных руководством Министерства, осуществляется
отделом правительственной и общей корреспонденции Депгосслужбы.
Регистрация документов, поступающих в адрес департаментов или
их должностных лиц, а также подписанных руководством департаментов
и отделов, осуществляется лицами, ответственными за ведение
делопроизводства в соответствующем департаменте.
Распорядительные документы, протоколы заседаний коллегии
Министерства, совещаний у руководства Министерства регистрируются
в Депадминистрации.
4.1.6. Документы регистрируются в регистрационно-контрольных
формах - регистрационно-контрольных карточках подсистемы
"Регистрация" системы "Дело" и традиционных журналах.
4.1.7. Регистрационный номер документа состоит из порядкового
номера, который, исходя из информационных потребностей
Министерства, может дополняться цифровым индексом департамента,
индексом дела по номенклатуре дел, кодом документа по
классификатору корреспондентов, исполнителей и др. Составные части
регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой или
дефисом.
4.1.8. Для создания поисковых систем и достижения
информационной совместимости регистрационных данных
устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации:
наименование организации (автора или корреспондента);
наименование вида документа;
дата и регистрационный номер документа;
дата и индекс поступления;
заголовок к тексту (краткое содержание документа);
резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
срок исполнения документа;
отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от
характера документа и задач использования информации может
дополняться другими реквизитами:
гриф (отметка) ограничения доступа к документу;
внутренняя переадресация документов по исполнителям;
код по тематическому классификатору;
ключевые слова;
количество листов документа;
наличие приложений;
должностное лицо, поставившее документ на контроль;
промежуточные сроки исполнения;
перенос сроков исполнения;
срок хранения документа;
статус документа (проект, версия);
вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др.
4.1.9. При регистрации документов-ответов в системе "Дело"
должна осуществляться связка с документом-основанием.
Документу-ответу присваивается исходящий номер в пределах
соответствующего регистрационного массива.
4.2. Организация поисковой системы по документам
4.2.1. Для обеспечения эффективного использования информации
при принятии решений в Министерстве используется система
автоматизированного делопроизводства и электронного
документооборота "Дело".
4.2.2. Информация о документах, полученная при их регистрации,
поступает в систему "Дело", которая включает в себя картотеки,
кабинеты и классификационные справочники.
4.2.3. Эффективность работы поисковой системы достигается
путем разработки классификационных справочников:
классификатора вопросов деятельности Министерства;
классификатора видов документов;
классификатора корреспондентов;
классификатора резолюций;
классификатора исполнителей;
классификатора результатов исполнения документов;
номенклатуры дел и др.
4.2.4. В системе "Дело" поиск сведений о конкретном документе,
самого документа или подборки материалов осуществляется по
реквизитам документа (заголовок, вид документа, дата принятия,
номер документа и т.п.).
4.2.5. Система "Дело" обеспечивает оперативный поиск
информации о деятельности Министерства.
V. КОНТРОЛЬ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ПОРУЧЕНИЙ
Контроль за исполнением поручений включает постановку
документа на контроль, анализ хода исполнения, снятие исполненного
документа с контроля, учет и обобщение результатов исполнения
документов, информирование руководства о состоянии исполнения
документов.
5.1. Контролю подлежат все требующие исполнения
зарегистрированные в Министерстве документы.
5.2. Контролю подлежит исполнение:
поручений Президента Российской Федерации, Председателя
Правительства Российской Федерации, заместителя Председателя
Правительства Российской Федерации;
поручений, содержащихся в актах Президента Российской
Федерации и Правительства Российской Федерации;
планов по выполнению актов и поручений Президента Российской
Федерации, актов Правительства Российской Федерации и поручений
Председателя Правительства Российской Федерации (его
заместителей);
поручений, содержащихся в протоколах заседаний Правительства
Российской Федерации, комиссий Правительства Российской Федерации,
совещаний у Председателя Правительства Российской Федерации или
его заместителей;
поручений Председателя Правительства Российской Федерации или
его заместителей, данных во исполнение федеральных законов, актов
и поручений Президента Российской Федерации;
поручений Председателя Правительства Российской Федерации или
его заместителей, данных во исполнение поручений Председателя
Правительства Российской Федерации или его заместителей, данных по
парламентским запросам и запросам членов Совета Федерации
Федерального Собрания Российской Федерации и депутатов
Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;
поручений руководства Министерства по письмам Администрации
Президента Российской Федерации и Аппарата Правительства
Российской Федерации;
поручений, содержащихся в приказах, распоряжениях, протоколах
коллегии Министерства, совещаний у руководства Министерства;
поручений руководства Министерства;
письменных обращений граждан.
5.3. Персональная ответственность за организацию работы с
документами и исполнительскую дисциплину в департаменте
возлагается на директора департамента. Текущий контроль за
исполнением поручений руководства Министерства осуществляет
заместитель директора департамента (с утверждением этой функции в
должностном регламенте).
Если поручение адресовано руководителям нескольких
департаментов, ответственность за организацию его исполнения
возлагается на должностное лицо, указанное в резолюции первым.
Головному исполнителю направляется подлинник документа, остальные
исполнители получают копии документа или его электронную версию.
С целью сокращения сроков прохождения документов и улучшения
качества их подготовки головной исполнитель обязан обеспечить
созыв соисполнителей, коллегиальное рассмотрение и выработку
согласованного решения.
Соисполнители в равной мере несут ответственность за
качественное и своевременное выполнение поручения.
Соисполнителям при исполнении совместных поручений необходимо
представить материалы головному исполнителю с таким расчетом,
чтобы на завершение работы над документом оставалось не менее
половины установленного срока.
Проекты документов, подготовленные во исполнение поручения со
сроком исполнения до 10 дней, должны согласовываться
соисполнителями в суточный срок.
5.4. Контроль за исполнением поручений в Министерстве
осуществляют, как правило:
отдел контроля и проверки исполнения Депгосслужбы - поручений
Президента Российской Федерации, Правительства Российской
Федерации, парламентских запросов, запросов и обращений членов
Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации и
депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской
Федерации, обращений граждан, приказов, распоряжений, поручений
коллегии и Министра;
помощники (советники) Министра - за подготовкой материалов к
заседаниям и совещаниям, которые проводит или в которых участвует
Министр; поручений по проведенным по инициативе Министра
совещаниям;
референты заместителя Министра - за подготовкой материалов к
заседаниям и совещаниям, которые проводит или в которых участвует
Министр; поручений, данных заместителем Министра по рассмотренным
им документам; поручений по проведенным по инициативе заместителя
Министра; за подготовкой материалов к совещаниям в министерствах;
гражданские служащие, ответственные за ведение
делопроизводства и контроля в департаментах, - поручений,
поступивших непосредственно в адрес департаментов; поручений,
данных на совещаниях у руководства Министерства, проводимых по
инициативе департаментов Министерства.
Поручения, данные в протоколах заседаний коллегии или
проводимых руководством Министерства совещаний, контролируются по
каждому пункту.
В случае, когда в резолюции Министра первым указывается один
из заместителей Министра и указанный заместитель вносит в данное
поручение Министра дополнения и уточнения, отдел контроля и
проверки исполнения Депгосслужбы контролирует непосредственно
поручение Министра, референт заместителя Министра контролирует
уточняющие поручения, данные заместителем Министра.
5.5. Поручения подлежат исполнению, как правило, в следующие
сроки:
а) с конкретной датой исполнения:
из вышестоящих организаций - в указанный срок;
по остальным документам, зарегистрированным в Депгосслужбе, -
устанавливает срок исполнения поручений руководство Министерства и
Депгосслужбы; зарегистрированным в департаменте, - устанавливает
срок исполнения поручений руководство департамента;
б) без указания конкретной даты исполнения:
имеющие в тексте пометку "Весьма срочно" - исполняются в
суточный срок; "срочно" - исполняются в трехдневный срок; имеющие
пометку "оперативно" - в 10-дневный срок; остальные - в срок не
более месяца;
по обращениям членов Совета Федерации Федерального Собрания
Российской Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального
Собрания Российской Федерации - не позднее чем через 30 дней со
дня получения;
по поручениям Правительства Российской Федерации, данным
федеральным органам исполнительной власти по доработке и
согласованию проектов постановлений и распоряжений, рассмотренных
на заседании Правительства Российской Федерации, а также по
проектам постановлений и распоряжений Правительства Российской
Федерации, поступившим от головного исполнителя на согласование, -
до 10 дней;
по письменным обращениям граждан, поступившим в Министерство,
- не более 30 дней, требующим дополнительного изучения и проверки
- до двух месяцев со дня их регистрации с уведомлением гражданина,
направившего обращение.
Сроки исполнения поручений устанавливают: для документов,
зарегистрированных в Депгосслужбе, - руководство Министерства и
Депгосслужбы; для документов, зарегистрированных в департаменте, -
руководство департамента.
Установленный срок исполнения поручения не должен приходиться
на выходной или праздничный день.
Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях:
поступивших из вышестоящих органов государственной власти и
внутренних - с даты подписания (утверждения) документа;
поступивших из других федеральных органов исполнительной
власти, организаций и обращений граждан - с даты их поступления.
Поручения со сроком исполнения до 10 дней должны доводиться
отделом правительственной и общей корреспонденции Депгосслужбы с
резолюцией руководства Министерства до исполнителя в день
поступления.
При невозможности получения резолюции руководства Министерства
в день поступления документа в соответствующий департамент
направляется ксерокопия документа.
В целях сокращения сроков исполнения поручений проекты
нормативных правовых актов направляются для одновременного
согласования в заинтересованные департаменты. Согласование проекта
документа проводится в течение трех дней. Визирование
согласованного проекта документа проводится в течение суток.
Депправо обязано рассматривать проекты правовых нормативных
актов, поступивших на согласование, в срок не более 5 суток.
5.6. Срок исполнения, указанный в резолюции или определенный
содержанием документа, может быть изменен только должностным
лицом, давшим поручение. Об изменении срока исполнения поручения
необходимо в тот же день поставить в известность Депгосслужбу для
внесения изменений в системе "Дело".
Изменение срока, определенного Депгосслужбой, осуществляется
Депгосслужбой в установленном порядке.
В случаях, когда исполнение поручения Президента Российской
Федерации, Правительства Российской Федерации невозможно
осуществить в установленный срок по объективным причинам, Министр
(или замещающее его лицо) представляет автору поручения
мотивированные предложения о продлении срока с указанием
планируемой даты исполнения. Такие предложения представляются не
позднее чем в 10-дневный срок с даты подписания поручения. При
предоставлении на подпись Министру указанного предложения о
продлении срока выполнения поручения одновременно представляется
утвержденный заместителем Министра график поэтапного выполнения
данного поручения с указанием конкретных сроков выполнения этапов
и ответственных лиц.
Если невозможность соблюдения соответствующего срока
выясняется в процессе исполнения поручения, исполнитель обязан не
менее чем за три дня до его истечения обратиться по подчиненности
с обоснованной просьбой о продлении срока.
5.7. Для изменения головного исполнителя или состава
исполнителей по документам, направленным на исполнение поручением
руководства Министерства, директор заинтересованного департамента
в течение трех дней (а по срочным и оперативным поручениям -
незамедлительно) представляет руководству Министерства письменное
предложение с обоснованием необходимости изменения головного
исполнителя или соисполнителей.
Передача контрольных документов, зарегистрированных в
Депгосслужбе, для исполнения из одного департамента в другой
осуществляется только через отдел правительственной и общей
корреспонденции Депгосслужбы.
Изменение головного исполнителя и соисполнителей и передача
контрольных документов, зарегистрированных в Депгосслужбе,
отмечается (учитывается) в системе "Дело" гражданскими служащими
отдела правительственной и общей корреспонденции Депгосслужбы.
5.8. Документ считается исполненным, когда приняты решения по
поставленным в нем вопросам, полностью исполнена резолюция
должностного лица, давшего поручение, и, если требуется, направлен
доклад об исполнении в соответствующие организации или дан ответ
по существу заинтересованным лицам.
Если по исполнению поручения нет необходимости доклада
руководству хода исполнения поручения или его результата, об этом
соответствующий помощник (советник) Министра или референт
заместителя Министра делает запись на документе.
Исполнитель поручения несет ответственность за исполнение
документа до тех пор, пока документ не снят с контроля.
Поручения, не снятые с контроля и не продленные в
установленные сроки, считаются невыполненными.
В случае неисполнения поручения в установленный срок
руководство отдела контроля и проверки исполнения Депгосслужбы
докладывает об этом руководству Депгосслужбы и Министерства с
указанием причин невыполнения, конкретных виновников и вносит
соответствующие предложения о наказании виновных.
5.9. При уходе в отпуск, выбытии в командировку, отсутствии по
болезни, увольнении или перемещении гражданский служащий, на
исполнении у которого находится контрольный документ, обязан
передать другому гражданскому служащему по согласованию с
непосредственным руководителем и службой, обеспечивающей контроль
исполнения поручений, все контролируемые документы.
5.10. Директора департаментов обязаны систематически проводить
совещания, на которых обсуждается состояние исполнительной
дисциплины и намечаются меры по ее укреплению.
Депгосслужба уполномочена анализировать состояние
исполнительской дисциплины в департаментах Министерства,
докладывать руководству Министерства и еженедельно направляет
руководству департаментов справки о текущем состоянии
исполнительской дисциплины.
Заместители Министра должны регулярно рассматривать состояние
исполнительной дисциплины по курируемым вопросам в соответствии с
распределением обязанностей между руководством Министерства.
Заместитель Министра, отвечающий за организацию
документооборота и исполнительскую дисциплину в Министерстве,
еженедельно на совещании с участием заместителей директоров
департаментов, ответственных за организацию контроля в
департаментах, уполномочен рассматривать вопросы исполнительской
дисциплины.
Состояние исполнительской дисциплины в Министерстве
рассматривается на еженедельных оперативных совещаниях у Министра.
VI. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ
Организация работы с документами в делопроизводстве
представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих
сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и
оформление дел на делопроизводственной стадии и их передачу в
архив Министерства в соответствии с требованиями, установленными
нормативно-методическими документами по архивному делу и
делопроизводству Министерства культуры и массовых коммуникаций
Российской Федерации, Федерального архивного агентства и других
федеральных органов исполнительной власти.
6.1. Составление номенклатур дел
6.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень
заголовков (наименований) дел, заводимых в Министерстве, с
указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных
документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков
их хранения и является основой для составления описей дел
постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для
учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
6.1.2. При составлении номенклатуры дел следует
руководствоваться Положением о Министерстве, департаментах,
отделах, штатным расписанием, планами и отчетами о работе,
перечнями документов с указанием сроков их хранения,
номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы,
образующиеся в деятельности Министерства, их виды, состав и
содержание.
6.1.3. В Министерстве составляются номенклатуры дел
департаментов (Приложение N 19) и сводная номенклатура дел
Министерства (Приложение N 21).
6.1.4. Номенклатура дел департамента составляется (не позднее
15 ноября текущего года) лицом, ответственным за ведение
делопроизводства, согласовывается с архивом Министерства,
подписывается директором департамента и представляется в
Депгосслужбу.
Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок
разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в
Депгосслужбу.
6.1.5. Сводная номенклатура дел составляется Депгосслужбой на
основе номенклатур дел департаментов.
6.1.6. Сводная номенклатура дел Министерства подписывается
директором Депгосслужбы, согласовывается с центральной экспертной
комиссией (далее - ЦЭК) Министерства, с экспертной проверочной
комиссией (далее - ЭПК) федерального архива, в который документы
передаются на постоянное хранение, и утверждается (не позднее
конца текущего года) руководством Министерства. Согласовывается
номенклатура дел с федеральным архивом не реже одного раза в 5
лет, если не было коренных изменений в функциях и структуре
Министерства.
6.1.7. После утверждения сводной номенклатуры дел департаменты
Министерства получают выписки из соответствующих ее разделов для
использования в работе.
6.1.8. Сводная номенклатура дел печатается в четырех
экземплярах. Первый, утвержденный экземпляр номенклатуры дел,
является документом постоянного срока хранения и включается в
номенклатуру дел в раздел Депгосслужбы.
Второй экземпляр сводной номенклатуры дел используется в
Депгосслужбе в качестве рабочего.
Третий экземпляр номенклатуры дел применяется в архиве
Министерства.
Четвертый экземпляр - передается в федеральный архив, с
которым согласовывалась номенклатура дел.
6.1.9. Сводная номенклатура дел в конце каждого года
уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января
следующего календарного года.
6.1.10. Сводная номенклатура дел составляется и
согласовывается заново в случае коренных изменений функций и
структуры Министерства.
6.1.11. Названиями разделов номенклатуры дел Министерства
являются названия департаментов. В сводной номенклатуре дел
разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой
Министерства.
6.1.12. В номенклатуру дел включаются заголовки дел,
отражающие все документируемые участки работы Министерства.
Периодические издания в номенклатуру дел не включаются.
6.1.13. Номенклатура дел содержит пять граф, которые
заполняются следующим образом.
В графе "Индекс дела" номенклатуры дел проставляются индексы
каждого дела, включенного в номенклатуру дел. Индекс дела состоит
из установленного в Министерстве делопроизводственного индекса
департамента и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в
пределах департамента. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.
Например: 11-07-01, где 11 - делопроизводственный индекс
Депгосслужбы; 07 - порядковый номер отдела организации
делопроизводства с архивом Депгосслужбы; 01 - порядковый номер
заголовка дела.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы
для однородных дел в пределах разных департаментов. Для
переходящих дел индекс сохраняется.
В графу "Наименование дела" номенклатуры дел включаются
заголовки дел (томов).
Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать
основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных
формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а
также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление
сокращенных слов и сокращенных наименований федеральных органов
исполнительной власти и учреждений.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей
последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.)
или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название
департамента (автор документа); название организации, которой
будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат
или корреспондент документа); краткое содержание документов дела;
название местности (территории), с которой связано содержание
документов дела; дата (период), к которым относятся документы
дела.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но
не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела
употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках
указываются основные разновидности документов, которые должны быть
сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).
Например:
Документы по проведению конкурсов на выполнение НИОКР для нужд
АПК (заявки, протоколы, справки, сметы и др.)
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и
по какому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными
корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее
видовое название.
Например:
Переписка с федеральными органами исполнительной власти по
вопросам финансового оздоровления сельхозтоваропроизводителей
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными
корреспондентами, последние не перечисляются.
Например:
Переписка об изданиях и журналах по вопросам сельского
хозяйства
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если
переписка ведется только с ним.
Например:
Переписка с Минфином России по вопросам бюджетного
финансирования
При обозначении в заголовках дел названий
административно-территориальных единиц указывается их общее
видовое название, а не конкретные названия, если содержание дела
касается нескольких однородных административно-территориальных
единиц.
Например:
Переписка с органами управления АПК субъектов Российской
Федерации по вопросам сельскохозяйственного производства
Если содержание дела касается одной
административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее
(его) название указывается в заголовке дела.
Например:
Переписка с администрацией Краснодарского края по вопросам
виноградарства и виноделия
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную
документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который
составлены планы (отчеты).
Например:
План работы коллегии Министерства
Сводный годовой отчет Министерства по сельскому хозяйству
Российской Федерации
Если дело будет состоять из нескольких томов, то составляется
общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются
заголовки каждого тома, уточняющие содержание заголовка дела.
Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том,
должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и
подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности
документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале
располагаются заголовки дел, содержащих
организационно-распорядительную документацию.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и
оформления дел.
Графа "Количество дел (томов)" номенклатуры дел заполняется по
окончании календарного года.
В графе "Сроки хранения и статьи по перечню" указывается срок
хранения дела, номера статей по перечню.
В графе "Примечание" указываются название перечней документов,
использованных при определении сроков хранения дел, проставляются
отметки о заведении дел, о переходящих делах (например,
|
