|
Стр. 2
документации (ОКУД).
В бланке письма наименование вида документа не указывается.
2.6.5. Датой документа является дата его регистрации или
утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения),
для акта - дата события.
Дата утверждаемого документа проставляется должностным лицом,
утверждающим документ.
Документы, изданные совместно двумя или более федеральными
органами исполнительной власти должны иметь одну (единую) дату.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в
последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц
оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год -
четырьмя арабскими цифрами (например: 14.03.2005).
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты
(например: 14 марта 2005 г.)
2.6.6. Регистрационный номер документа - цифровое или
буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его
регистрации.
В состав регистрационного номера документа обязательно входит
порядковый номер, который в установленных случаях дополняется
другими буквенными или цифровыми индексами.
Регистрационный номер документа, составленного несколькими
юридическими лицами, состоит из присвоенных ими регистрационных
номеров документа, перечисленных через косую черту в порядке
перечисления авторов документа.
2.6.7. Ссылка на регистрационный номер и дату документа
включает регистрационный номер и дату документа, на который должен
быть дан ответ.
2.6.8. Место издания или составления документа указывается в
том случае, если затруднено его определение по реквизитам
"Наименование организации" и "Справочные данные об организации".
Место составления или издания документа указывают с учетом
принятого административно-территориального деления, оно включает
только общепринятые сокращения.
2.6.9. Адресат. Документы адресуют организациям, их
структурным подразделениям, должностным или физическим лицам.
При адресовании документа организации, ее структурному
подразделению без указания должностного лица их наименования
пишутся в именительном падеже, например:
Министерство культуры
и массовых коммуникаций
Российской Федерации
Административно-правовой
департамент
Если документ направляют в несколько однородных организаций,
то их указывают обобщенно, например:
Администрации субъектов
Российской Федерации
При направлении документа конкретному должностному лицу
наименование организации и подразделения указывается в
именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном,
например:
Министерство образования и науки
Российской Федерации
Департамент управления делами
Ведущему консультанту
А.И.Петрову
При адресовании документа руководителю организации ее
наименование входит в состав наименования должности адресата,
например:
Генеральному директору
объединения "Ростекстиль"
В.Д.Иванову
В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес.
Элементы почтового адреса указывают в последовательности,
установленной действующими Правилами оказания услуг почтовой
связи. В соответствии с ними определен следующий порядок написания
почтового адреса:
наименование адресата (для граждан - фамилия, имя, отчество);
название улицы, номер дома, номер квартиры;
название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
название района;
название республики, края, области, автономного округа
(области);
название страны (для международных почтовых отправлений);
почтовый индекс.
При адресовании письма в организацию указывают ее
наименование, затем почтовый адрес, например:
Государственное учреждение
"Всероссийский научно-
исследовательский институт
документоведения
и архивного дела"
Профсоюзная ул., д. 82,
Москва, 117393
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и
инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
Бельдовой М.В.
Саянская ул., д. 12, кв. 32,
Москва, 111531
При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся
перед фамилией, при адресовании физическому лицу - после нее.
Документ не должен содержать более четырех адресатов.
При адресовании документа более чем в четыре адреса
составляется список рассылки. В списке рассылки указывается
наименование вида документа, заголовок, номер и дата документа, к
которому относится список рассылки, далее перечисляются полные
наименования организаций и их полные почтовые адреса. Список
рассылки подписывается должностным лицом, подготовившим документ.
При направлении документов в федеральные органы
государственной власти, законодательные и исполнительные органы
государственной власти субъектов Российской Федерации полные
почтовые адреса могут не указываться.
Почтовые адреса могут также не проставляться на документах,
направляемых постоянным корреспондентам, однородным организациям
(в этом случае целесообразно применять списки рассылки и конверты
с заранее напечатанными адресами).
В целях повышения оперативности отправки при направлении
документа по списку рассылки в однородные организации не всех
субъектов Российской Федерации в списке рассылки следует
перечислить только исключенные субъекты (не более 20 субъектов).
Например: "...во все субъекты Российской Федерации, кроме:
Пензенской обл., Смоленской обл.,..., Ханты-Мансийского АО".
2.6.10. На документах, подлежащих утверждению, гриф
утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа
документа. Допускается его располагать на полуторном межстрочном
расстоянии (18 пт) от следующей строки.
При утверждении документа уполномоченным должностным лицом
гриф утверждения оформляется следующим образом:
УТВЕРЖДАЮ
Министр сельского хозяйства
Российской Федерации
Личная подпись И.О. Фамилия
Дата
При утверждении документа приказом, коллегией Министерства
гриф утверждения состоит из слов "утверждено", "утверждена" или
"утвержден", наименования утверждающего документа в творительном
падеже, его даты и номера. Слово "утверждено" согласуется в роде и
числе с видом утверждаемого документа, печатается прописными
буквами (инструкция - УТВЕРЖДЕНА, положение - УТВЕРЖДЕНО,
материалы - УТВЕРЖДЕНЫ).
Например:
УТВЕРЖДЕНО
Приказом Минсельхоза России
от 16.05.2005 N 150
2.6.11. В состав реквизита резолюция входят следующие
элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), подпись, дата, а
также при необходимости содержание поручения и срок исполнения.
Например:
А.И. Ивановой
М.И. Сидоровой
Прошу подготовить проект
договора с Консалтинговой
группой "АВС" к 05.10.2005
Личная подпись
Дата
Резолюция в Министерстве оформляется, как правило, на
отдельном бланке (Приложение N 15).
Бланк резолюции оформляется на листе белой бумаги формата А6
(105 х 148 мм) и содержит наименование должности руководителя (для
руководства Министерства - "Министр сельского хозяйства Российской
Федерации" и "Заместитель Министра сельского хозяйства Российской
Федерации", для руководства департаментов наименование должности
содержит краткое наименование департамента, например: "Директор
Депгосслужбы Минсельхоза России"), инициалы и фамилию
руководителя, ссылку на дату резолюции и номер документа, к
которому относится резолюция.
На бланке резолюции (поручения) в левом нижнем углу
проставляется дата резолюции, а в правый нижний угол переносится
регистрационный номер документа, по которому дается поручение.
В тексте резолюции (поручения) определяются необходимые
действия по исполнению документа, при необходимости указываются
порядок и срок исполнения.
Поручение, содержащееся в тексте резолюции, должно быть
конкретным (например: "...Прошу рассмотреть и ответить..." или
"...Прошу рассмотреть и подготовить проект ответа...") и не должно
допускать двойного толкования (например: "...Для рассмотрения и
ответа...").
В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам,
равным по должности, головным исполнителем является лицо,
указанное в резолюции (поручении) первым (на головного исполнителя
также может указывать одно из слов: "созыв", "свод" или "отв.").
Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их
работы.
Головной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в
виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.
На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих
типовые сроки исполнения, в резолюции указываются инициалы и
фамилия исполнителя, подпись автора резолюции, дата резолюции.
2.6.12. Заголовок к тексту документа должен передавать краткое
содержание документа (размер заголовка, как правило, не более
четырех строк с длиной строки 8 - 9 см). Заголовок должен быть
согласован с наименованием вида документа и отвечать на вопросы:
"о чем?" ("о ком?"), "чего?" ("кого?"), например:
а) заголовок к приказу:
ПРИКАЗ
Об изменении штатного расписания
б) заголовок к должностному регламенту:
Должностной регламент
заместителя директора Департамента рыболовства
в) заголовок к письму:
О передаче имущества ФГУ...
Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.
К тексту документа, оформленного на бланке формата А5,
заголовок может не составляться.
2.6.13. Реквизит отметка о контроле за исполнением поручения
состоит из слова или штампа "Контроль" (буквы "К") и даты
исполнения поручения.
2.6.14. Текст документа оформляют в виде связного текста,
таблицы, анкеты или в виде соединения этих структур.
Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой
части указываются причины, цели, основания создания документа; во
второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, рекомендации.
Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы
- распорядительную часть без констатирующей, письма - просьбу без
пояснения). В тексте документа, подготовленного на основании или
во исполнение ранее изданного документа, указывают его реквизиты:
наименование документа, наименование организации-автора, дату,
регистрационный номер, заголовок к тексту.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., его
можно разбить на разделы, пункты, которые нумеруют арабскими
цифрами либо строчными буквами с закрывающей скобкой.
В распорядительных документах Министерства, а также во
внутренних документах, адресованных руководству, текст излагают от
первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю",
"прошу").
В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего
лица единственного числа ("постановляет", "решил").
В совместных документах текст излагают от первого лица
множественного числа ("приказываем", "решили").
В письмах используют следующие формы изложения:
от первого лица множественного числа ("просим
предоставить...", "направляем в Ваш адрес");
от первого лица единственного числа ("прошу выслать", "считаю
необходимым");
от третьего лица единственного числа ("Министерство не
возражает"). В письмах, направляемых Президенту Российской
Федерации и в Правительство Российской Федерации, как правило,
используется слово "доложить".
Если текст документа располагается на нескольких страницах, то
страницы нумеруются, начиная со второй, в середине верхнего поля.
При составлении текста в виде анкеты наименования признаков
характеризуемого объекта должны быть выражены именем
существительным в именительном падеже или словосочетанием с
глаголом второго лица множественного числа настоящего или
прошедшего времени ("имеете", "были", "находились" и т.д.).
Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с
наименованиями признаков.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные
именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и
строк должны быть согласованы с заголовками.
Если таблицу печатают более чем на одной странице,
наименования граф таблицы повторяются на каждой странице
(допустимо пронумеровать графы таблицы на первой странице, а на
следующих страницах печатать только номера соответствующих граф).
2.6.15. Отметку о наличии приложения, названного в тексте
письма, оформляют следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Или:
Приложение: на 4 л.
Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то
указывают его наименование, число листов и число экземпляров
(больше 1 экземпляра). При наличии нескольких приложений их
нумеруют, например:
Приложения: 1. Справка о... на 3 л.
2. Проект... на 8 л. в 2 экз.
3. Копия письма... на 2 л. в 5 экз.
Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.
Если к документу прилагается другой документ, также имеющий
приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим
образом:
Приложение: письмо Росархива от 05.06.2005 N 02-6/172 и
приложение к нему, всего на 3 л.
Если приложение направляют не во все указанные в документе
адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.
В приложении к нормативному правовому или распорядительному
документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут
"Приложение" с указанием наименования распорядительного документа,
его даты и регистрационного номера, например:
Приложение N 2
к Приказу Минсельхоза России
от N
Приложение на лицевой стороне последнего листа содержит визу
директора департамента (или замещающего его должностного лица),
подготовившего приложение.
2.6.16. В состав реквизита подпись входят: наименование
должности лица, подписавшего документ (при использовании
должностного бланка наименование должности не указывается), личная
подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).
Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте
документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее
его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно
указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и
его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным
способом, например: "вр.и.о.", "и.о.", "зам."). Не допускается
подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой
черты перед наименованием должности.
Например:
И.о. директора Депветживотноводства Личная подпись И.О. Фамилия
При подписании документа несколькими должностными лицами их
подписи располагают на одном уровне или одну под другой в
последовательности, соответствующей занимаемой должности.
Например:
Заместитель Министра Личная подпись И.О. Фамилия
Директор Деппродрынков Личная подпись И.О. Фамилия
При подписании документа несколькими лицами, равными по
должности, но представляющими разные органы, подписи располагают
на одном уровне, первый лист документа при этом оформляют не на
бланке.
Например:
Директор Депнаучтехполитики Директор Депадминистрации
Личная Личная
подпись И.О. Фамилия подпись И.О. Фамилия
Документы, направляемые от имени Министерства, подписываются
руководством Министерства. Документы, направляемые от имени
департамента, подписываются руководством департамента.
Документы, направляемые в вышестоящие органы, органы
представительной и судебной власти, подписываются Министром или по
его поручению заместителем Министра и при необходимости визируются
директором Депправа в установленном порядке.
Документы, направляемые в ответ на обращения глав субъектов
Российской Федерации, подписываются Министром или по его поручению
заместителем Министра.
Заместитель Министра подписывает документы, направляемые в
Администрацию Президента Российской Федерации, палаты Федерального
Собрания Российской Федерации, Правительство Российской Федерации,
только в том случае, если документы из указанных вышестоящих
органов с поручением дать ответ адресованы непосредственно
заместителю Министра или на то есть соответствующее поручение
Министра.
Документы, направляемые в федеральные органы исполнительной
власти, субъекты Российской Федерации, подведомственным и другим
организациям, а также гражданам подписываются Министром, его
заместителем или директором департамента в соответствии с
компетенцией и при необходимости визируются директором Депправа в
установленном порядке.
2.6.17. Согласование проекта документа оформляется визой на
документе (внутреннее согласование) или грифом согласования
(внешнее согласование).
Внутреннее согласование оформляется визой. Виза включает в
себя личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и
дату. Виза может включать в себя также сокращенное наименование
департамента, директор которого визирует документ, или сокращенное
наименование подведомственных Федеральной службы или Федерального
агентства в случае, если документ визирует соответствующий
руководитель.
В целях сокращения сроков визирования документа рекомендуется
проводить одновременную параллельную проработку проекта документа
в заинтересованных департаментах, Федеральной службе, Федеральном
агентстве, подведомственных и других заинтересованных
организациях.
При наличии замечаний (возражений) у должностных лиц,
визирующих проект документа, проект в обязательном порядке
визируется ими с замечаниями в письменном виде. Замечания, особые
мнения и дополнения к проекту документа могут быть оформлены на
отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом:
Например:
Замечания прилагаются
Депветживотноводство
Личная подпись И.О. Фамилия
Дата
В случае если замечания исполнителем учтены, должностное лицо,
сделавшее замечание, перечеркивает запись и визирует повторно со
словом "учтены".
Замечания по неурегулированным разногласиям докладываются
руководителю, подписывающему документ.
В случае несоответствия действующему законодательству
представляемых на подпись руководству Министерства проектов
нормативных правовых, распорядительных актов и иных документов
директор Депправа (его заместитель), не визируя документ, должен
дать соответствующее правовое заключение. В случае подписания
указанных документов, не прошедших правовую экспертизу, директор
Депправа вправе сообщить об этом руководству.
Внешнее согласование - согласование проекта документа с
федеральными органами исполнительной власти и организациями,
интересы которых в нем затрагиваются.
Внешнее согласование документа оформляется грифом
согласования, который включает в себя слово "согласовано",
наименование должности лица, с которым согласовывается документ
(включая наименование организации), личную подпись, расшифровку
подписи и дату согласования, например:
СОГЛАСОВАНО
Заместитель Министра юстиции
Российской Федерации
Личная подпись И.О. Фамилия
Дата
Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" в
левом нижнем углу документа.
Грифы согласования могут располагаться на отдельном "Листе
согласования", если содержание документа затрагивает интересы
нескольких организаций. На документе при этом делается отметка
"Лист согласования прилагается" либо "...согласованный с...".
Согласование документа осуществляется в следующей
последовательности:
с должностными лицами Министерства;
с руководителями подведомственных организаций, интересы
которых затрагиваются в документе;
с федеральными органами исполнительной власти, интересы
которых затрагивает содержание документа;
при необходимости - с органами, осуществляющими
государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной
области (экологический, пожарный и т.п.), с общественными
организациями;
с вышестоящими органами - в случаях, когда законодательством
предусматривается возможность совершения управленческих действий
только с согласия этих органов.
2.6.18. Оттиск печати. Министерство имеет печать с
изображением Государственного герба Российской Федерации (далее -
гербовая печать) и иные печати согласно Положению о Министерстве
сельского хозяйства Российской Федерации.
Оттиск гербовой печати ставится на документах, требующих
особого удостоверения их подлинности. Примерный перечень
документов, на которых в обязательном порядке ставится оттиск
гербовой печати, приведен в Приложении N 16. Решение о заверении
гербовой печатью документов, не входящих в указанный перечень,
принимает руководство Министерства, а также директор Депгосслужбы.
Оттиск простых круглых печатей (без изображения
государственной символики) ставится на копиях документов для
удостоверения их соответствия подлинникам.
Оттиск печати должен захватывать окончание наименования
должности лица, подписавшего документ.
2.6.19. Для заверения соответствия копии документа подлиннику
ниже реквизита "Подпись" проставляют: заверительную надпись
"Верно", должность лица, заверившего копию, личную подпись,
расшифровку подписи, дату заверения.
Например:
Верно
Ведущий специалист-эксперт
отдела кадров (подпись) И.О. Фамилия
Дата
Отметка о заверении копии удостоверяется оттиском печати
Министерства, Депгосслужбы, Депадминистрации соответственно.
2.6.20. Отметка об исполнителе документа проставляется в левом
нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа
подлинника документа.
Отметка включает фамилию исполнителя и номер его телефона,
напечатанные, как правило, шрифтом N 12, например:
Максимова 334 46 46
На документе, подготовленном группой исполнителей, в отметке
об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.
2.6.21. Отметка об исполнении документа и направлении его в
дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер
документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии
такого документа - краткие сведения об исполнении; слова "В дело"
и номер дела, в котором будет храниться документ.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
подписывается и датируется исполнителем документа или
руководителем департамента, подготовившего документ.
2.6.22. Отметка о поступлении документа в Министерство
содержит дату поступления документа (при необходимости - время
поступления). Проставляется от руки или в форме штампа на обороте
первого листа документа.
2.6.23. Идентификатор электронной копии документа - отметка
(колонтитул) - в случае необходимости проставляется в левом нижнем
углу каждой страницы документа и содержит, как правило,
наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые
данные.
2.7. Особенности подготовки и оформления
отдельных видов документов Министерства
2.7.1. Приказ, распоряжение
Подготовка приказа (распоряжения) включает оформление проекта,
его согласование, подписание и регистрацию.
2.7.1.1. Проекты приказов (распоряжений) готовят и вносят на
рассмотрение руководства Министерства департаменты на основании
поручений Министра, его заместителя либо в инициативном порядке.
Указанные проекты должны быть согласованы с заинтересованными
департаментами, подведомственными Федеральной службой и
Федеральным агентством.
Проекты приказов (распоряжений), вносимых на основании
поручений Министра или его заместителя, должны быть подготовлены
исполнителем в течение 15 дней, если не установлен другой срок.
Поручения, содержащиеся в приказах (распоряжениях), должны
быть конкретными и реальными, включать исполнителей и сроки и
увязываться с ранее принятыми решениями.
Ответственность за качество проектов документов и их
согласование с заинтересованными сторонами, а также надлежащее их
оформление несут директора департаментов, руководители Федеральной
службы и Федерального агентства, которые осуществляют подготовку
проекта документа и вносят его на рассмотрение руководству
Министерства.
Контроль за надлежащим оформлением проектов приказов
(распоряжений) осуществляет Депадминистрация.
2.7.1.2. Проекты приказов (распоряжений) по основной
деятельности, представляемые на подпись руководству Министерства,
визируются в следующем порядке:
исполнитель и директор департамента (руководители Федеральной
службы, Федерального агентства), внесшие проект на рассмотрение;
директора департаментов, руководители Федеральной службы,
Федерального агентства (уполномоченные на то их заместители), если
проект содержит в их адрес обязательства или поручения;
заместитель Министра (в соответствии с распределением
обязанностей);
директор Депправа,
директор Депадминистрации.
При этом дополнительно каждый лист проекта приказа
(распоряжения) визируется на оборотной стороне руководством
Депправа.
Проекты приказов (распоряжений) о признании утратившими силу
нормативных правовых, распорядительных актов, как правило,
визируют: исполнитель, директор департамента, подготовившего
документ, директор Депправа, заместитель Министра - в случае, если
документ подписывает Министр, а также директор Депадминистрации.
Проекты приказов (распоряжений) во исполнение указов и
распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и
распоряжений Правительства Российской Федерации, в которых не
установлены конкретные поручения, визируют: исполнитель, директор
департамента, подготовившего документ, заместитель Министра (в
соответствии с распределением обязанностей), директор Депправа, и
директор Депадминистрации.
Распоряжения, издаваемые для утверждения предпроектной и
проектной документации по объектам, финансируемым за счет средств
федерального бюджета, Депправом не визируются.
2.7.1.3. В случае, когда получен отказ в государственной
регистрации нормативного правового акта из Министерства юстиции
Российской Федерации, Депправо подготавливает проект приказа об
отмене нормативного правового акта, в регистрации которого
отказано. После подписания Министром (или лицом, исполняющим его
обязанности) приказ об отмене указанного нормативного правового
акта регистрируется в Депадминистрации.
Копия зарегистрированного приказа об отмене нормативного
правового акта, в регистрации которого отказано, направляется
Депправом в Министерство юстиции Российской Федерации в течение 10
дней со дня получения отказа.
2.7.1.4. При наличии замечаний (возражений) у должностных лиц,
визирующих проект приказа (распоряжения), проект в обязательном
порядке визируется ими с замечаниями (пункт 2.6.17 Инструкции).
Возникающие при согласовании (визировании) проекта приказа
(распоряжения) возражения или замечания излагаются на отдельном
листе, подписываются директором соответствующего департамента,
руководителями Федеральной службы, Федерального агентства или
уполномоченными на то их заместителями и прикладываются к
указанному проекту.
При наличии разногласий по проекту документа вносящие его
директора департаментов, руководители Федеральной службы и
Федерального агентства должны обеспечить обсуждение проекта
заинтересованными сторонами на согласительном совещании у
заместителя Министра с целью поиска взаимоприемлемого решения.
Проект документа может быть представлен на подпись руководству
Министерства с неурегулированными разногласиями только вместе с
протоколом согласительного совещания у заместителя Министра и
подлинниками замечаний, подписанными соответствующими директорами
департаментов, руководителями Федеральной службы, Федерального
агентства, имеющими разногласия. Окончательное решение принимает
Министр.
2.7.1.5. В случае внесения в процессе согласования в проект
приказа (распоряжения) существенных изменений проект подлежит
повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если
при доработке в проект вышеуказанных документов внесены уточнения,
не меняющие его сути.
2.7.1.6. Проекты приказов (распоряжений) могут быть возвращены
внесшим их департаментам Министерства, Федеральной службе,
Федеральному агентству Депправом и Депадминистрацией для доработки
либо в связи с отсутствием оснований для их издания.
2.7.1.7. Приказы подписывает Министр, а в его отсутствие -
должностное лицо, исполняющее его обязанности. В подписи в этом
случае указывается должность "Вр.и.о. Министра".
Распоряжения подписывает Министр или его заместитель (в
соответствии с распределением обязанностей).
Подписанные приказы (распоряжения) по основной деятельности
Министерства, а также по иным вопросам, находящимся в ведении
Министерства, регистрируют соответственно в установленном порядке
Депадминистрация, Депгосслужба и Депэкономика.
Проекты приказов (распоряжений) представляются на подпись
руководству Министерства только через Депадминистрацию.
Внесение поправок в подписанный приказ (распоряжение) не
допускается.
2.7.1.8. Датой приказа является дата его регистрации.
2.7.1.9. Копии подписанных приказов (распоряжений),
зарегистрированных в Депадминистрации, Депгосслужбе или
Депэкономике, направляются адресатам в соответствии с указателем
рассылки, который составляется и подписывается исполнителем.
Копии приказов (распоряжений) при необходимости заверяются
оттиском печати Депадминистрации, Депгосслужбы или Министерства
соответственно.
2.7.1.10. Приказы (распоряжения) оформляются на бланках
установленного образца (Приложения N 4 и 5) и имеет следующие
реквизиты:
Герб Российской Федерации;
Наименование Министерства;
Наименование вида документа - приказ (распоряжение);
Дата и номер. Дата оформляется словесно-цифровым способом,
номер состоит из знака "N" и порядкового номера приказа.
Место составления приказа (распоряжения).
Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста
приказа и может выравниваться по левой границе или по центру
текста. В случае если заголовок приказа выравнивается по левой
границе текста, длина строки заголовка - 8 - 9 см от границы
левого поля. Рекомендуемый размер заголовка - не более четырех
строк, напечатанных через один межстрочный интервал (12 пт). Точка
в конце заголовка не ставится.
Например:
О конкурсе на звание "Лучший
бухгалтер агропромышленного комплекса"
При наличии заголовка к распоряжению он выравнивается по
центру.
Заголовок допускается располагать на расстоянии двух - четырех
межстрочных интервалов (24 - 48 пт) от предшествующих реквизитов
на бланке документа.
Текст отделяется от заголовка приказа (распоряжения) двумя -
тремя межстрочными интервалами (24 - 36 пт), печатается шрифтом
размером N 14 через один межстрочный интервал (12 пт) от левой
границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам
текстового поля. Поля устанавливаются в соответствии с пунктом
2.4.4 Инструкции. Первая строка абзаца начинается на расстоянии
1,25 см от левой границы текстового поля.
Текст приказа (распоряжения), как правило, состоит из двух
частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.
В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты
и события, послужившие основанием для издания приказа
(распоряжения). Она может начинаться словами "в целях", "во
исполнение", "в связи", "в соответствии" и т.д. Если приказ
(распоряжение) издается на основании другого документа, то в
констатирующей части указывается наименование издавшей
организации, дата, номер и заголовок. В исключительных случаях в
распоряжениях преамбула может отсутствовать.
Преамбула в проектах приказов завершается словом
"приказываю:", которое печатается вразрядку (в распоряжениях это
слово отсутствует).
Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты (в
случае необходимости их допускается нумеровать арабскими цифрами
или буквами с закрывающей скобкой).
Распорядительная часть приказа состоит из конкретных поручений
и содержит перечисление предписываемых действий с указанием
исполнителя каждого действия и сроков исполнения и, как правило,
строится по следующей схеме: исполнитель, которому дается
поручение (в качестве исполнителей указываются департаменты,
подведомственные Федеральная служба, Федеральное агентство или
конкретные должностные лица) - срок выполнения поручения - суть
поручения.
Департаментам Министерства и должностным лицам Министерства, а
также подведомственным Федеральной службе и Федеральному агентству
(их должностным лицам) даются прямые поручения. Другим
организациям поручения даются через взаимодействующие с ними
департаменты, например:
"1. Деппищепрому организовать работу ФГУ "Возрождение" по
подготовке...".
Заинтересованным, не находящимся в ведении Министерства
организациям (должностным лицам), как правило, даются
рекомендации, например:
"1. Рекомендовать Россельхозакадемии в срок до 15 марта 2006
г. подготовить соответствующие материалы...".
Если приказ (распоряжение) изменяет, отменяет или дополняет
ранее изданный аналогичный документ или какие-то его положения, то
один из пунктов распорядительной части текста должен содержать
ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его
даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами
"Признать утратившим силу...".
2.7.1.11. Последний пункт распорядительной части, как правило,
содержит сведения о должностном лице или департаменте, на которое
возлагается контроль за выполнением приказа.
Указанный пункт может отсутствовать, если приказ
(распоряжение) содержит только нижеследующие пункты:
о создании комиссии (совета, рабочей группы, организационного
комитета и т.п.) и утверждении состава указанных координационных,
совещательных органов;
об утверждении Правил (Порядка, Методики, Нормативов,
Положений и т.п.);
об отмене либо признании утратившими силу ранее изданных
нормативно-правовых актов, распорядительных документов или
внесении в них изменений и дополнений.
При наличии других пунктов в приказе (распоряжении) пункт о
контроле за выполнением приказа (распоряжения) должен быть в
обязательном порядке.
2.7.1.12. В приказ (распоряжение) не следует включать пункт о
доведении его до сведения кого-либо. Организации, департаменты,
должностные лица, до сведения которых доводится приказ
(распоряжение), перечисляются в указателе рассылки, который
исполнитель готовит вместе с проектом приказа (распоряжения).
2.7.1.13. Визы проставляются на лицевой стороне последнего
листа первого экземпляра проекта приказа (распоряжения) в нижней
части. Допускается оформление виз в нижней части оборотной стороны
последнего листа проекта приказа (распоряжения), если текст
проекта указанных документов занимает более половины последнего
листа.
При визировании проекта приказа (распоряжения) неукоснительно
соблюдается правило: от одного департамента - одна виза -
директора департамента (или лица, замещающего его).
2.7.1.14. Подпись состоит из наименования должности лица,
подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи
(инициалы, фамилия).
Наименование должности располагается от левой границы
текстового поля, инициалы и фамилия - от правой границы текстового
поля.
2.7.1.15. Приложение к приказу (распоряжению) оформляется в
том случае, если в документе имеется на него ссылка, например:
"прилагаемый порядок", "(прилагается)", "(приложение N 3)",
"согласно приложению" и т.п. При наличии нескольких приложений они
нумеруются, например, "приложение N 2". Листы каждого приложения
нумеруются самостоятельно по центру верхнего поля, начиная со
второй страницы.
Если приложением к приказу (распоряжению) является перечень,
план (мероприятий), состав (совета, оргкомитета, рабочей группы,
комиссии) и другие подобные документы, то наименование такого
документа печатается жирным шрифтом N 14 прописными буквами, как
правило, вразрядку, центрируется, а заголовок печатается через
один интервал (12 пт) после наименования со строчной буквы,
центрируется.
Например:
СОСТАВ
организационного комитета по подготовке и проведению
1-й Всероссийской выставки "День садовода"
или
ПОРЯДОК
организации ветеринарного надзора за переадресовкой
импортного сырья
При издании утверждаемого приказом (распоряжением) приложения
как самостоятельного документа в правом углу первого листа
указанного документа проставляется гриф утверждения со ссылкой на
номер и дату утвердившего его приказа (распоряжения).
|
