|
Стр. 3
номер и дату утвердившего его приказа (распоряжения).
Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и
строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем
существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк
грамматически должны быть согласованы с заголовками. Текст таблицы
печатается через один межстрочный интервал (12 пт) шрифтом N 14 (в
исключительных случаях допускается применять шрифт N 12).
Если таблицу печатают более чем на одной странице,
наименования граф (или номера граф, соответствующие номерам граф
на первой странице таблицы) повторяются на каждой странице.
В таблице ссылка на сноску может быть обозначена звездочкой
или цифрой. Сноски могут быть даны как на каждой странице, где
есть ссылки на сноску, так и в конце таблицы. После знака сноски
текст сноски начинается с абзацного отступа с прописной буквы. В
конце текста сноски ставится точка.
Примечание дается в конце приложения. Если есть сноски, то
примечание дается перед сносками.
Например:
Весь текст документа, касающегося сроков производства <*>
тракторов, не приводится.
Примечания: 1. Объем поставок тракторов при необходимости
может быть уточнен заводом-изготовителем.
2. Срок поставки тракторов может быть уточнен Министерством.
--------------------------------
<*> Включая производство по кооперации.
Сноски допускается печатать шрифтом N 12. На каждой странице
не должно проставляться более трех сносок.
Приложение, дублирующее документ, утвержденный другим органом,
визируется директором департамента и в левом верхнем углу первого
листа указывается, кем был утвержден документ.
Приложение к приказу (распоряжению) визируется директором
департамента (или замещающим его лицом), подготовившего указанное
приложение, на лицевой стороне последнего листа.
2.7.1.16. Совместный приказ федеральных органов исполнительной
власти печатается на стандартных листах бумаги формата А4 без
бланка. Количество подлинников приказа соответствует количеству
органов исполнительной власти, участвующих в издании приказа. На
каждом экземпляре приказа должно быть столько подписей, сколько
органов исполнительной власти участвует в издании приказа.
При оформлении совместного приказа:
наименования федеральных органов исполнительной власти
располагаются на одном уровне;
наименование вида документа (приказ или распоряжение)
располагается по центру;
дата совместного приказа единая, соответствует дате более
поздней подписи;
регистрационный номер документа, составленного совместно двумя
и более федеральными органами исполнительной власти, состоит из
регистрационных номеров документа каждого из этих органов,
проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в
документе;
подписи руководителей федеральных органов исполнительной
власти располагаются ниже текста на одном уровне.
2.7.1.17. Выписка из приказа оформляется на общем бланке
Министерства (Приложение N 9) и заверяется печатью
Депадминистрации, Депгосслужбы, Депэкономики соответственно.
Выписка из приказа содержит реквизиты:
наименование вида документа (ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА);
дата и номер (те же, что у приказа);
место составления;
заголовок приказа;
часть текста (констатирующая часть (если существует)
приводится полностью, слово "приказываю:" и необходимая часть
текста);
подпись (указывается наименование должности и инициалы с
фамилией должностного лица, подписавшего приказ);
отметка о заверении копии (заверительная надпись "Верно",
должность лица, заверившего копию, личная подпись, расшифровка
подписи, дата заверения).
2.7.2. Положение, правила, инструкция, регламент
2.7.2.1. Положение принимается в том случае, если в нем
устанавливаются системно связанные между собой правила по
вопросам, отнесенным к компетенции Министерства.
В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные
для выполнения.
В инструкции, регламенте излагается порядок осуществления
какой-либо деятельности или порядок применения положений
законодательных и иных нормативных актов.
2.7.2.2. Порядок подготовки проекта положения, правил,
инструкции, регламента соответствует общему порядку подготовки
проектов нормативных правовых и распорядительных документов
Министерства (пункт 2.4).
2.7.2.3. Положение (правила, инструкция, регламент)
применяется как самостоятельный правовой акт, утверждаемый
руководством Министерства.
В случае, когда утверждение оформляется изданием приказа
(распоряжения) Министерства, положение (правила, инструкция,
регламент) регистрируются в установленном порядке.
Нормативные документы, разрабатываемые департаментами
Министерства по вопросам, касающимся их деятельности и носящие
методический и разъяснительный характер (правила, инструкция,
регламент и др.), утверждаются руководством Министерства как
самостоятельные документы и регистрируются в Депадминистрации.
Вышеуказанные документы, не прошедшие регистрацию в
Депадминистрации, признаются недействительными. Подлинники
указанных выше документов после регистрации в Депадминистрации
передаются для хранения в представившие их департаменты.
2.7.2.4. Проект положения (правил, инструкции, регламента)
печатается на стандартном листе бумаги формата А4 шрифтом N 14 и
оформляется как приложение к приказу (распоряжению) либо с грифом
утверждения.
В грифе утверждения слова "утверждаю", "утверждено" печатаются
прописными буквами шрифтом N 14, следующие строки печатаются через
один межстрочный интервал (12 пт) на расстоянии полутора
межстрочных интервалов (18 пт) от грифа утверждения:
УТВЕРЖДАЮ
Министр сельского хозяйства
Российской Федерации
Личная подпись (И.О. Фамилия)
Дата
Если положение (правила, инструкция) утверждаются приказом
(распоряжением), то вышеуказанные документы оформляются как
приложение:
УТВЕРЖДЕНО
приказом Минсельхоза России
от N
Наименование документа "положение" ("правила", "инструкция",
"регламент") печатается прописными буквами, выделяется полужирным
шрифтом и располагается по центру.
Заголовок к тексту положения отвечает на вопрос "о чем?".
Например:
ПОЛОЖЕНИЕ
о Департаменте ветеринарии и животноводства
Заголовок к тексту правил, инструкции, регламента отвечает на
вопрос "кого?" "чего?" (например: Должностной регламент главного
специалиста, Правила проведения...).
Текст положения (правил, инструкции, регламента) излагается от
третьего лица единственного или множественного числа. В тексте
используются слова: "должен", "следует", "необходимо",
"запрещается", "не допускается".
Констатирующей частью положения (правил, инструкции,
регламента), как правило, служит раздел "Общие положения", в
котором указываются основания разработки, основное назначение
нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за
нарушение установленных правил и технологий.
Основной текст положения (правил, инструкции, регламента)
может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь
названия.
Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и
подпунктов производится арабскими цифрами и буквами с закрывающей
скобкой.
2.7.3. Протокол
2.7.3.1. Протокол совещания (заседания) в Министерстве
издается в краткой форме, при которой опускается ход обсуждения
вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.
Протокол составляется на основании записей, произведенных во
время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и
выступлений, справок, проектов решений и др.
Протоколы совещаний, подписанные Министром или заместителями
Министра, регистрируются и хранятся в Депадминистрации.
Копии протоколов при необходимости рассылаются
заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с
указателем рассылки, который составляет и подписывает
ответственный исполнитель департамента, готовившего рассмотрение
вопроса. Копии протоколов заверяются печатью Депадминистрации.
Принятые решения могут доводиться до сведения исполнителей в
виде выписок из протоколов (подпункт 2.7.3.6), которые оформляются
в установленном порядке и заверяются печатью Депадминистрации.
2.7.3.2. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и
основной. В вводной части, как правило, указываются инициалы и
фамилия председательствующего (председателя), а также должности,
инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании (совещании).
Основная часть протокола содержит рассматриваемые вопросы и
принятые по ним решения.
В случае, когда оформляется "протокол совещания в Минсельхозе
России" или "протокол совместного совещания", указываются инициалы
и фамилия председательствующего (без указания должности).
Должность председательствующего в этом случае указывается на
последней странице протокола в реквизите "подпись".
В вводной части протокола совещания у конкретного должностного
лица Министерства слово "председательствующий" не указывается.
Слово "Присутствовали:" печатается от границы левого поля,
подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие.
Присутствовавших на совещании гражданских служащих
Министерства и подведомственных Федеральной службы и Федерального
агентства допускается объединять в группы с указанием должности,
например: "заместители директоров департаментов", "начальник,
заместители начальника отдела Депправа", "начальник, заместители
начальников управлений Россельхознадзора" и т. д. Должности
представителей иных организаций и ведомств, как правило,
расшифровываются, а в протоколе согласительного (межведомственного
совещания) - расшифровываются в обязательном порядке.
Основная часть протокола содержит рассматриваемые вопросы,
принятые по ним решения и данные на совещании поручения.
Рассматриваемые вопросы нумеруются римскими цифрами. Цифра не
проставляется, если на совещании рассматривался один вопрос.
Наименование вопроса начинается с предлога "О" ("Об") и печатается
по центру шрифтом без выделения и отчеркивается.
Под чертой в скобках указываются фамилии выступивших;
завершающим, как правило, является председательствующий на
совещании.
Затем указываются принятые по вопросу решения в виде
конкретных поручений. Конкретные поручения нумеруются арабскими
цифрами и буквами с закрывающей скобкой и строятся по схеме:
департамент или должностное лицо, которому дается поручение - срок
выполнения поручения - суть поручения. При необходимости наряду с
прямыми поручениями (подготовить, представить, направить и т.д.)
используются следующие формулировки: "принять к сведению
информацию", "отметить, что", "принять предложение" и другие.
Департаментам Министерства и должностным лицам Министерства, а
также подведомственным Федеральной службе и Федеральному агентству
или их должностным лицам даются прямые поручения. Другим
организациям поручения даются через курирующие департаменты,
например:
"1. Деппищепрому организовать работу ФГУ "Возрождение" по
подготовке...".
Заинтересованным, не находящимся в ведении Министерства
организациям (должностным лицам), как правило, даются
рекомендации, например:
"1. Рекомендовать Россельхозакадемии в срок до 15 марта 2006
г. подготовить соответствующие материалы...".
2.7.3.3. Визирует протокол исполнитель, директор департамента
(или замещающее его лицо) - инициатора проведения совещания,
директор департамента (или замещающее его лицо), в чьем ведении
находится обсуждаемый вопрос, референт заместителя Министра или
помощник (советник) Министра соответственно.
Протоколы, в которые в процессе визирования вносятся
изменения, не приводящие к искажению смысла, повторно не
визируются.
К проекту протокола совещания прилагается указатель рассылки,
подписанный руководителем соответствующего департамента.
2.7.3.4. Подписывает протокол председательствовавший на
заседании (совещании). Датой протокола является дата проведения
заседания (совещания).
2.7.3.5. Протоколы заседаний коллегии Министерства, совещаний
у руководства Министерства оформляются на бланках установленного
образца (Приложения N 6 - 8) шрифтом N 14 и имеют следующие
реквизиты:
Наименование документа - слово "ПРОТОКОЛ" печатается от
границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным
шрифтом и выравнивается по центру.
Вид совещания печатается полужирным шрифтом через один
межстрочный интервал (12 пт) и выравнивается по центру. Отделяется
от следующего текста сплошной линией.
Место проведения совещания выравнивается по центру.
Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через
два межстрочных интервала (24 пт) ниже предыдущего реквизита.
Номер протокола совещания (заседания), проводимого
руководством Министерства, включает буквенный индекс руководителя
Министерства или его заместителя, проводившего совещание, дефис,
делопроизводственный индекс департамента, готовившего совещание,
косую черту, порядковый номер в пределах календарного года.
Номер протокола совещания, проводимого руководством
департамента, включает делопроизводственный индекс департамента,
дефис, порядковый номер в пределах календарного года.
Протоколы совместных совещаний имеют составные номера,
включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших
участие в совещании.
Подпись отделяется от текста тремя-четырьмя межстрочными
интервалами (36 - 48 пт) и включает наименование должности лица,
проводившего совещание, его личную подпись, расшифровку подписи
(инициалы и фамилия).
Наименование должности печатается от левой границы текстового
поля через один межстрочный интервал.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки
наименования должности. Последняя буква в расшифровке
ограничивается правым полем.
2.7.3.6. Выписка из протокола оформляется на общем бланке
Министерства (Приложение N 9) и имеет реквизиты:
наименование вида документа (ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА);
заголовок протокола;
дата и номер (те же, что у самого протокола);
место составления;
часть текста (приводится полностью вводная часть и необходимая
часть текста с вопросом, который обсуждался на совещании с
соответствующим решением);
подпись (председательствовавшего без личной подписи);
отметка о заверении копии (заверительная надпись "Верно",
должность лица, заверившего копию, личная подпись, расшифровка
подписи, дата заверения).
2.7.4. Служебные письма
2.7.4.1. Служебные письма составляются в Министерстве:
как исполнение поручений Президента Российской Федерации и
Правительства Российской Федерации;
как исполнение поручений Президента Российской Федерации и
Правительства Российской Федерации по обращениям граждан по
вопросам, относящимся к компетенции Министерства;
как сопроводительные письма к проектам законодательных актов
Российской Федерации, актов Президента Российской Федерации и
Правительства Российской Федерации;
как ответы на запросы федеральных органов исполнительной,
представительной и судебной власти, органов законодательной и
исполнительной власти субъектов Российской Федерации и
муниципальных образований;
как ответы на запросы различных организаций, предприятий и
частных лиц;
как инициативные письма.
2.7.4.2. Служебные письма, направляемые в другие организации в
пределах Российской Федерации, составляются на русском языке и
печатаются на бланках писем установленного образца формата А4 или
А5 шрифтом N 14, как правило, через один межстрочный интервал - 12
пт (в исключительных случаях допускается использовать полуторный
межстрочный интервал - 18 пт).
Служебные письма, напечатанные на бланках писем Министерства,
руководства Министерства (Приложения N 10 - 13), подписываются
соответствующим руководителем Министерства.
Служебные письма, напечатанные на бланках писем департаментов
(Приложение N 14), подписываются руководством соответствующих
департаментов.
Служебные письма, подписываемые руководителями двух и более
федеральных органов исполнительной власти, оформляются на
стандартном листе бумаги формата А4 без бланка. При этом данные о
наименовании федеральных органов исполнительной власти включаются
в наименование должности лиц указанных органов, подписавших
письмо, в реквизите "подпись".
2.7.4.3. Все письма должны иметь заголовок. Исключение могут
составлять письма, текст которых занимает до 5 - 6 строк, или
оформленные на бланках формата А5.
Заголовок письма отвечает на вопрос "о чем?" и печатается
вверху слева шрифтом N 14 через один интервал, выравнивается по
левому краю. Величина заголовка, как правило, одна - две строки
длиною 8 - 9 см.
В случае если письмо является ответом на поручение Президента
Российской Федерации, Правительства Российской Федерации,
Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата
Правительства и в тексте письма нет ссылки на данное поручение, в
заголовке к тексту под чертой дается ссылка на дату и номер
данного поручения. Ссылка приводится один раз - либо в начале
текста, либо в заголовке.
2.7.4.4. При оформлении письма на двух и более страницах
вторая и последующие страницы нумеруются по центру верхнего поля
листа арабскими цифрами.
2.7.4.5. Текст служебного письма, как правило, должен касаться
одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и
будут рассматриваться в одном структурном подразделении
организации-адресата.
Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой,
констатирующей части указываются причины, основания, цели
составления письма. В этой части при необходимости должна быть
установлена взаимосвязь с ранее изданными нормативными актами и
другими документами по данному вопросу. В тексте писем,
подготовленных на основании или в развитие документов других
организаций или ранее изданных документов, указываются их
реквизиты: название вида документа, автор, дата, регистрационный
индекс, заголовок.
Например:
"В соответствии с Постановлением Правительства Российской
Федерации от 14 марта 1997 г. N 307 "Об утверждении Положения о
ведении государственного мониторинга водных объектов..."
Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы,
предложения, просьбы, решения и т.д.
Тексты ответных писем должны точно соответствовать поручениям,
зафиксированным в резолюции руководителя.
Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа.
Например: "Министерство считает...", "Минсельхоз России
рассмотрел...".
Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его
текст излагается от 1-го лица единственного числа: "прошу...",
"направляю...". В письмах, адресованных вышестоящим организациям
(должностным лицам), используется фраза "Минсельхоз России
докладывает".
2.7.4.6. Проект письма за подписью руководства Министерства
визируют на втором экземпляре (на лицевой стороне последнего
листа): исполнитель, директор департамента, подготовившего письмо,
директор департамента - соисполнителя документа или его
заместитель (согласно распределению обязанностей), референт
заместителя Министра - в случае, если письмо подписывает
заместитель Министра; заместитель Министра и помощник Министра - в
случае, если письмо подписывает Министр. Если письмо содержит
вопросы, входящие в компетенцию Депправа, второй экземпляр также
визирует директор Депправа или его заместитель. При необходимости
второй экземпляр также визирует руководитель Федеральной службы,
Федерального агентства, подведомственной организации или его
заместитель.
Проект письма за подписью Министра может не содержать визу
заместителя Министра в случаях, когда проект составляется во
исполнение поручения Министра, данного непосредственно
руководителю департамента.
Для соисполнителей, визирующих второй экземпляр проекта
письма, представляемого на подпись руководству Министерства,
неукоснительно соблюдается правило: от одного департамента
(Федерального агентства, Федеральной службы) - одна виза
(директора департамента или замещающего его лица, руководителя
Федерального агентства, Федеральной службы или его заместителя).
Визы всех остальных лиц, участвующих в подготовке письма
(заместителей директоров департаментов, начальников отделов, их
заместителей, иных гражданских служащих), при необходимости
проставляются на третьем экземпляре письма.
Письмо за подписью руководства департамента визируется
исполнителем и начальником отдела (замещающим его лицом). Визы
проставляются на лицевой стороне последнего листа второго
экземпляра проекта письма.
2.7.4.7. В целях сокращения сроков визирования документа
целесообразно проводить одновременную параллельную проработку
проекта документа в заинтересованных департаментах, Федеральной
службе, Федеральном агентстве, подведомственных и других
заинтересованных организациях.
В случае, если департамент-соисполнитель представил головному
исполнителю предложения по проекту документа в письменном виде,
виза этих департаментов при подготовке головным исполнителем
окончательного варианта проекта документа, представляемого на
подпись руководству Министерства, как правило, не требуется.
При наличии у визирующих проект письма должностных лиц
замечаний (возражений) проект документа в обязательном порядке
визируется ими с замечаниями (пункт 2.6.17 Инструкции).
Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа
оформляются на отдельном листе. Краткие замечания по проекту
письма допускается оформлять на визируемом экземпляре письма.
2.7.4.8. На подпись руководству Министерства служебное письмо
представляется исполнителем в трех экземплярах:
первый экземпляр подписывается руководством Министерства,
регистрируется Депгосслужбой и отправляется адресату;
второй экземпляр зарегистрированного письма с визами (подпункт
2.7.4.6) остается в Депгосслужбе;
третий экземпляр зарегистрированного Депгосслужбой письма
возвращается головному исполнителю.
На подпись руководству департамента служебное письмо
представляется исполнителем в двух экземплярах:
первый экземпляр подписывается руководством департамента,
регистрируется лицом, ответственным за ведение делопроизводства в
департаменте, и отправляется адресату через Депгосслужбу
(экспедицию);
второй экземпляр зарегистрированного письма с визами
подшивается в дело лицом, ответственным за ведение
делопроизводства в департаменте.
2.7.4.9. В случае если при подписании письма руководством
Министерства возникает необходимость его дополнительного
визирования, руководство соответствующего департамента визирует
письмо в суточный срок.
2.7.4.10. Датой письма является дата его регистрации.
Регистрация письма должна проводиться в день его подписания.
2.7.4.11. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются
резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения
поручений, запросов или по решению автора резолюции.
Сроки подготовки инициативных писем определяются руководством
Министерства и департаментов.
III. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
3.1. Организация документооборота
3.1.1. Движение документов в Министерстве с момента их
получения или создания до завершения исполнения, отправки или
направления в дело образует документооборот Министерства.
Порядок прохождения документов в Министерстве и операций,
производимых с ними, определяются Регламентом Министерства,
настоящей Инструкцией, положениями о департаментах, отделах,
должностными регламентами гражданских служащих.
3.1.2. Департаменты должны рассматривать вопросы, касающиеся
функций департамента (согласно положению о департаменте), без
дополнительного поручения руководства Министерства. Различные
вопросы, касающиеся взаимодействия департаментов, должны вноситься
на рассмотрение руководству Министерства только в случаях, если не
найдено согласованных решений с соответствующими департаментами.
Не допускается внесение руководству Министерства новых
проектов решений при невыполнении предыдущих по тем же вопросам.
Каждое новое решение по одному и тому же вопросу должно
приниматься только в тех случаях, когда выполнено предыдущее либо
возникли какие-либо новые обстоятельства.
3.1.3. С целью рационального сокращения документооборота
гражданские служащие Министерства должны в полной мере
использовать предоставленные права для самостоятельного решения
вопросов, относящихся к их компетенции.
Предложения руководству Министерства должны представляться
только по вопросам, требующим его решения или участия.
3.1.4. При использовании в Министерстве системы электронного
документооборота Депгосслужбой разрабатываются маршруты движения
документов. Использование маршрутов позволяет определить
последовательность операций, производимых с документом, и путь его
движения уже на начальном этапе подготовки проекта или при
поступлении документа в Министерство.
3.1.5. Документы, зарегистрированные и доставленные в
департаменты Министерства с использованием системы электронного
документооборота, являются равнозначными документам,
зарегистрированным традиционным способом, и обязательными для
исполнения.
3.2. Прием, регистрация и распределение
поступающих документов
3.2.1. Документы доставляются в Министерство через отделение
связи (почтой, телеграфом), фельдъегерской связью, нарочными,
курьерами и уполномоченными представителями различных организаций.
Кроме того, документы могут поступать в Министерство по
каналам телефонной и факсимильной связи, электронной почты.
Способ получения документов фиксируется при регистрации в
системе автоматизированного делопроизводства и электронного
документооборота "Дело" (далее - система "Дело").
3.2.2. Документы, поступающие в Министерство, принимаются,
предварительно рассматриваются, регистрируются, рассматриваются
руководством и направляются исполнителям.
3.2.3. Прием поступающих в Министерство документов
осуществляется централизованно экспедицией в составе отдела
правительственной и общей корреспонденции Депгосслужбы (далее -
экспедиция).
Прием документов в рабочие дни после 18 часов осуществляется
дежурным гражданским служащим отдела правительственной и общей
корреспонденции или дежурным сотрудником приемной Министра. В
праздничные и выходные дни прием документов осуществляется
дежурным сотрудником приемной Министра.
3.2.4. Документы, поступившие с фельдъегерской связью,
нарочным, а также телеграммы и заказная корреспонденция
принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема.
Документы, направленные на проводимые Министерством конкурсы,
принимаются в установленном порядке конкурсной комиссией.
3.2.5. При приеме документов проверяется правильность
доставки, целостность упаковки, вскрываются конверты, проверяется
правильность и комплектность вложения.
Ошибочно доставленные документы пересылаются по назначению или
возвращаются отправителю.
При приеме в экспедиции вскрываются все конверты, кроме
конвертов, адресованных в департаменты Министерства с пометкой
"Лично", в общественные организации.
Содержимое конвертов проверяется на правильность и
комплектность вложения. В случаях ошибочных вложений, отсутствия
документов или их повреждений, затрудняющих прочтение существа
вопроса, составляется акт в двух экземплярах, один из которых
хранится в экспедиции, а второй - возвращается отправителю
документа вместе с самим документом.
Вскрытые конверты, как правило, уничтожаются. Не подлежат
уничтожению конверты в случаях, если они являются единственным
источником установления адреса отправителя, даты отправки или
поступления документа.
3.2.6. На полученном документе проставляется штамп о
поступлении документа в Министерство с указанием сокращенного
наименования Министерства и даты поступления документа. Штамп
проставляется на оборотной стороне последнего листа документа.
3.2.7. Документы, адресованные руководству Министерства и
непосредственно в Министерство, передаются в отдел
правительственной и общей корреспонденции Депгосслужбы.
Документы, адресованные непосредственно департаментам, отделам
или их должностным лицам, передаются в соответствующие
департаменты для регистрации, рассмотрения руководством
департамента и исполнения.
Гражданские служащие, ответственные за ведение
делопроизводства соответствующих департаментов, забирают документы
из экспедиции не реже трех раз в день.
3.2.8. Документы на иностранных языках передаются для
уточнения адресата в Депсотрудничество. После чего для документов,
адресованных руководству Министерства, Депсотрудничество
обеспечивает перевод на русский язык и передает их для регистрации
в отдел правительственной и общей корреспонденции Депгосслужбы.
Остальные документы после уточнения адресата передаются по
назначению.
3.2.9. Предварительное рассмотрение документов, адресованных
руководству Министерства или непосредственно в Министерство,
осуществляется отделом правительственной и общей корреспонденции
Депгосслужбы. Поступившие документы распределяются на требующие
рассмотрения руководством Министерства и направляемые
непосредственно в департаменты, исходя из оценки содержания
документа на основании утвержденного распределения обязанностей
между руководством Министерства, положений о департаментах
Министерства, должностных регламентов. При этом документы,
адресованные на имя Министра или его заместителю, направляются
непосредственно адресату.
Предварительное рассмотрение документов, адресованных
руководству департамента, отдела департамента или должностному
лицу департамента, осуществляется гражданскими служащими,
ответственными за ведение делопроизводства соответствующего
департамента.
3.2.10. Регистрации подлежат все документы, поступающие в
Министерство, за исключением документов, перечень которых приведен
в Приложении N 17.
Документы, адресованные руководству Министерства, а также
направленные непосредственно в Министерство, регистрируются в
отделе правительственной и общей корреспонденции.
Документы, адресованные в департаменты, отделы или их
должностным лицам, регистрируются в департаментах гражданскими
служащими, ответственными за ведение делопроизводства
соответствующих департаментов.
Входящие документы регистрируются только один раз, в день их
поступления.
Документы, поступившие в рабочие дни после 18 часов, могут
быть зарегистрированы на следующий день.
3.2.11. Все регистрируемые входящие документы регистрируются в
подсистеме "Регистрация" системы "Дело".
При регистрации входящих документов в отделе правительственной
и общей корреспонденции на документе проставляется присвоенный
регистрационный индекс, который состоит из порядкового номера
поступления в Министерство в пределах календарного года и может
при необходимости дополняться литерными обозначениями. Например: N
1266, N Нац-785.
При регистрации правительственной корреспонденции (перечень
которой приведен в Приложении N 16) в регистрационный индекс перед
порядковым номером поступления в Министерство (через дефис)
включается прописная литера "П". Например: N П-364, N НацП-361.
При регистрации в департаментах Министерства входящему
документу присваивается регистрационный номер, состоящий из
делопроизводственного индекса департамента, дефиса и порядкового
номера поступления в данном подразделении в пределах календарного
года. Например: N 14-167.
3.2.12. После регистрации в системе "Дело" на документе
проставляется регистрационный штамп. Регистрационный штамп
проставляется в правой нижней части лицевой стороны первой
страницы документа и содержит сокращенное наименование
структурного подразделения, зарегистрировавшего документ, дату и
регистрационный индекс документа.
При поступлении документа с сопроводительным письмом
регистрационный штамп проставляется на сопроводительном письме.
3.2.13. Поступившие в Министерство правительственные
документы, указанные в Приложении N 18, после завершения работы с
ними (исполнения содержащихся в них поручений, ознакомления и др.)
подлежат возврату в отдел правительственной и общей
корреспонденции Депгосслужбы. На таких документах на верхнем поле
первого листа в отделе правительственной и общей корреспонденции
проставляется штамп "Подлежит возврату в Депгосслужбу".
3.2.14. Все входящие документы передаются на рассмотрение
руководству Министерства и департаментов в день их поступления, а
требующие срочного исполнения - незамедлительно.
Документы, подлежащие регистрации, но незарегистрированные в
установленном порядке, не рассматриваются.
3.2.15. Подготовку проекта поручения (резолюции) Министра
осуществляют помощник (советник) Министра. Подготовку проекта
поручения (резолюции) заместителя Министра осуществляет референт
заместителя Министра. В случае отсутствия Министра, заместителя
Министра, помощник (советник) и референт соответственно готовят
поручения в соответствии с порядком замещения по утвержденному
распределению обязанностей между руководством Министерства.
При подготовке проекта поручения (резолюции) руководства
Министерства по перечням поручений Президента Российской
Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации,
заместителя Председателя Правительства Российской Федерации,
протоколам заседаний Правительства Российской Федерации, совещаний
у Председателя Правительства Российской Федерации и его
заместителей, протоколам правительственных комиссий Российской
Федерации, планам реализации мероприятий и поручениям, имеющим
несколько пунктов, помощники (советники), референты определяют
головного исполнителя по каждому пункту перечня, протокола или
поручения и при необходимости определяют ответственного за свод.
При подготовке проекта поручения (резолюции), где при
исполнении задействованы подведомственные Федеральное агентство
или Федеральная служба, головным исполнителем, как правило,
определяется департамент Министерства, курирующий в соответствии с
закрепленной сферой деятельности Федеральное агентство или
Федеральную службу по данному поручению.
3.2.16. Резолюции (поручения) руководства Министерства и
департаментов по рассмотренным документам оформляются, как
правило, на бланках резолюции (Приложение N 15).
На бланке резолюции (поручения) в левом нижнем углу
проставляется дата резолюции, а в правый нижний угол переносится
регистрационный номер документа, по которому дается поручение.
Дата резолюции должна соответствовать дате рассмотрения
документа соответствующим должностным лицом.
В тексте резолюции (поручения) определяются необходимые
действия по исполнению документа, при необходимости указываются
порядок и срок исполнения.
Поручение, содержащееся в тексте резолюции, должно быть
конкретным (например: "...Прошу рассмотреть и ответить..." или
"...Прошу рассмотреть и подготовить проект ответа...") и не должно
допускать двойного толкования (например: "...Для рассмотрения и
ответа...").
3.2.17. В резолюции (поручении) указывается исполнитель и
соисполнители. В случаях, когда поручение дается двум или
нескольким лицам, головным исполнителем является лицо, указанное в
поручении первым (на головного исполнителя также может указывать
одно из слов: "созыв", "свод" или "отв."). Ему предоставляется
право созыва соисполнителей и координация их работы.
В случае если в резолюции Министра первым указан заместитель
Министра и при этом головной исполнитель не обозначен словом
"отв.", "свод", "созыв", головным исполнителем является первый,
указанный после заместителя Министра, исполнитель.
Головной исполнитель и соисполнители вправе давать поручения в
виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.
Для изменения головного исполнителя или состава исполнителей
по документам, направленным на исполнение поручением руководства
Министерства, директор заинтересованного департамента в течение
трех дней (а по срочным и оперативным поручениям -
незамедлительно) представляет руководству Министерства письменное
предложение с обоснованием необходимости изменения головного
исполнителя или соисполнителей.
Изменение головного исполнителя или состава исполнителей по
документам, направленным на исполнение Депгосслужбой,
осуществляется по взаимному согласию руководства
департаментов-исполнителей и Депгосслужбы в течение трех дней (а
по срочным и оперативным поручениям - незамедлительно) через отдел
правительственной и общей корреспонденции с соответствующей
отметкой в системе "Дело". Если взаимного согласия руководства
департаментов-исполнителей не достигнуто, то изменение головного
исполнителя или состава соисполнителей осуществляется заместителем
Министра по письменному предложению заинтересованного директора
департамента.
Изменение головного исполнителя и соисполнителей отмечается
(учитывается) в системе "Дело" в отделе правительственной и общей
корреспонденции Депгосслужбы.
3.2.18. Рассмотренные руководством Министерства документы
возвращаются в отдел правительственной и общей корреспонденции,
где в систему "Дело" вносится содержание резолюции и при
необходимости устанавливается срок исполнения поручения.
В департаментах резолюцию руководства департамента и срок
исполнения поручений в систему "Дело" вносят лица, ответственные
за ведение делопроизводства.
На документ, поставленный на контроль, и бланк с резолюцией к
такому документу проставляется отметка о контроле. Отметка о
контроле проставляется в правом верхнем углу на первом листе
документа и в правом нижнем углу бланка резолюции. Отметка о
контроле содержит литеру "К" или слово "Контроль" и контрольную
дату исполнения документа.
3.2.19. После фиксирования содержания резолюции в системе
"Дело" документ передается исполнителю.
Гражданские служащие, ответственные за ведение
делопроизводства в департаментах, получают зарегистрированные и
направленные в соответствующие департаменты документы в отделе
правительственной и общей корреспонденции не менее трех раз в
день, а срочные документы - незамедлительно.
3.2.20. Если в резолюции указаны несколько исполнителей, то
подлинник документа получает головной исполнитель, соисполнителям
передаются копии. В случаях, когда документ содержит большое
количество страниц, для соисполнителей копируется только титульный
лист документа с поручениями руководителя, о чем в системе "Дело"
делается соответствующая отметка. В указанном случае головной
исполнитель знакомит соисполнителей с документом, проводя при
необходимости ознакомительное совещание.
Особенности приема факсограмм
3.2.21. Факсограмма (факс) - это получаемая на бумажном
носителе копия документа (письменного, графического,
изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи (при
помощи факсимильной аппаратуры).
3.2.22. При приеме факсограмм проверяется качество полученного
изображения, правильность адресования и комплектность.
Нечитаемые, ошибочно направленные, полученные не полностью
факсограммы не рассматриваются и не регистрируются.
3.2.23. Регистрация полученных факсограмм осуществляется по
решению руководства соответствующего департамента, исходя из
существа излагаемого вопроса.
Регистрация факсограмм осуществляется в обычном установленном
порядке (пункты 3.2.10 - 3.2.11).
Поступивший вслед за факсограммой подлинник документа повторно
не регистрируется. Все факсограммы должны быть заменены на
полученные подлинники документов.
3.3. Обработка исходящих документов
Исходящими документами Министерства являются документы,
направляемые из Министерства в органы государственной власти,
местного самоуправления, организации, должностным лицам и
гражданам.
Работа с исходящими документами включает составление и
оформление проекта документа, его согласование, подписание,
проверку правильности оформления, регистрацию и отправление.
Переписка с иностранными корреспондентами осуществляется через
Депсотрудничество.
3.3.1. Документы, направляемые от имени Министерства,
подписываются Министром и его заместителями. Документы,
направляемые от имени департамента, подписываются директором
департамента и его заместителями.
Документы, направляемые в вышестоящие органы, органы
представительной и судебной власти, а также ответы на обращения
глав субъектов Российской Федерации подписываются Министром или по
его поручению заместителем Министра.
Документы, направляемые в Администрацию Президента Российской
Федерации, палаты Федерального Собрания Российской Федерации,
Правительство Российской Федерации, подписываются заместителем
Министра только в том случае, если документы из указанных
вышестоящих органов с поручением дать ответ адресованы
непосредственно заместителю Министра, или на то есть поручение
Министра.
Документы, направляемые в федеральные органы исполнительной
власти, субъекты Российской Федерации, подведомственным и другим
организациям, а также гражданам, подписываются Министром, его
заместителем или директором департамента, его заместителями в
соответствии с компетенцией.
3.3.2. Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на
проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо,
исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом
обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего
|
