|
Стр. 5
направляют соответствующую выписку из номенклатуры дел этого
подразделения.
10.7. По окончании года в конце номенклатуры дел подразделения
аппарата управления общества производят итоговую запись о
количестве дел (томов) постоянного, временного (свыше 10 лет) и
временного (до 10 лет включительно) хранения, а также дел,
переходящих на следующий год.
Служба делопроизводства подразделения заверяет итоговую запись
и направляет информацию об итоговых данных в отдел архивов.
10.8. Номенклатуру дел вводят в АС "Документооборот", хранят в
памяти для упрощения ее ведения, корректировки и при необходимости
переработки.
Технология автоматизированного составления номенклатуры дел не
отличается по существу от традиционной.
Формирование дел
10.9. Формирование дела - это группировка исполненных
документов в соответствии с номенклатурой дел и систематизация их
внутри дела.
Дела в подразделениях аппарата управления общества формирует
служба делопроизводства подразделения. Допускается формирование
отдельных дел в отделах подразделения в случаях, обусловленных
спецификой их деятельности. При этом назначают должностное лицо,
ответственное за формирование дел.
Формирование дел осуществляют под методическим руководством и
контролем отдела архивов.
10.10. При формировании дел необходимо соблюдать следующие
требования:
помещать в дело только исполненные и правильно оформленные
документы, относящиеся к этому делу (в соответствии с заголовками
дел по номенклатуре);
группировать в дело документы одного года, за исключением
переходящих дел;
группировать в дело раздельно документы постоянного и
временного хранения;
не помешать в дело документы, подлежащие возврату, и
материалы, не относящиеся к формируемому делу, черновики, лишние
экземпляры;
объем дела (тома) не должен превышать 250 листов (30 - 40 мм
толщины);
при наличии в деле нескольких томов (частей) на каждом томе
проставляют индекс, заголовок дела и номер тома.
В процессе формирования дела проверяют соответствие оформления
документов заголовкам дел по номенклатуре, наличие подписи, даты,
индекса, отметки об исполнителе, заверительной подписи, отметки "В
дело...". Неправильно оформленные документы возвращают
исполнителям на доработку.
Документы, прилагаемые к основному документу, помещают
независимо от даты их составления вместе с основным документом, к
которому они относятся. Приложения большого объема группируют в
отдельный том дела.
10.11. Документы внутри дела располагают в хронологическом
порядке. Наиболее ранние документы располагают в начале дела.
Запрос и ответ должны группироваться в одно дело независимо от
того, кто его подготовил и отправил. Документ-ответ располагают
после документа-запроса.
Если документ-ответ готовится подразделением аппарата
управления общества, а отправляется через отдел документационного
обеспечения за подписью президента (вице-президента) общества, то
и запрос и ответ должны быть в деле, формируемом этим отделом.
Документы, поступившие в отдел документационного обеспечения,
но исполненные и отправленные подразделением аппарата управления
общества, формируются (запрос и ответ) в дело подразделения (кроме
документов со штампом "Подлежит возврату").
10.12. В отдельные дела формируют официально поступившие копии
федеральных законов, актов Президента Российской Федерации и
Правительства Российской Федерации, выписки из протоколов
заседаний Правительства Российской Федерации.
Все документы отчетного и информационного характера по
исполнению акта Президента Российской Федерации или Правительства
Российской Федерации, находящиеся на контроле, подшивают в
заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то
указанные документы подшивают в отдельное дело.
Документы совета директоров общества и правления общества
группируют раздельно в дела: протоколы заседаний совета директоров
общества, протоколы заседаний правления общества, документы к
заседаниям совета директоров общества, документы к заседаниям
правления общества.
10.13. Приказы, распоряжения, протоколы, положения, правила,
инструкции и другие документы с относящимися к ним приложениями
группируют в дела по видам документов, внутри дела - по хронологии
или по номерам. Положения, правила, инструкции и другие документы,
утвержденные приказами и распоряжениями, группируют в дело вместе
с соответствующими приказами и распоряжениями.
Материалы, связанные с подготовкой указанных документов,
формируют в отдельные дела, внутри дела систематизируют по номерам
документов.
10.14. Приказы по основной деятельности группируют отдельно от
приказов по личному составу. Документы в личных делах располагают
в хронологическом порядке.
10.15. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные
списки и другие аналогичные документы должны храниться в делах
того года, к которому они относятся по своему содержанию,
независимо от времени составления и даты поступления. Например,
отчет за 2003 год, составленный в 2004 году, помещается в дело за
2003 год; план на 2004 год, составленный в 2003 году, помещается в
дело за 2004 год.
Проекты планов (отчетов, смет и др.) и утвержденные планы
(отчеты, сметы и др.) группируют в отдельные дела.
10.16. В дело с перепиской по какому-либо вопросу помещают в
хронологическом порядке все документы, связанные с решением этого
вопроса. Сначала подшивают инициативный документ, а затем другие
документы, относящиеся к данному вопросу. При продолжении
переписки, начавшейся в предыдущем году, документы включают в дело
текущего года с указанием индекса дела за предыдущий год.
Экспертиза ценности документов
10.17. Экспертиза ценности документов - это установление по
соответствующим критериям хозяйственного, социально-культурного,
исторического и иного значения документов для определения сроков
их хранения и отбора на государственное хранение.
Экспертизу ценности документов на стадии делопроизводства
проводят при составлении номенклатуры дел, а также в процессе
формирования дел, проверки правильности отнесения документов к
делам и при подготовке дел к передаче в архив общества.
10.18. Для организации и проведения экспертизы ценности
документов, отбора на хранение и уничтожение документов в аппарате
управления общества постоянно действуют Центральная экспертная
комиссия общества, состав которой утверждает президент общества, и
экспертные комиссии подразделений аппарата управления общества,
состав которых утверждают руководители подразделений.
Функции, права и организация работы Центральной экспертной
комиссии определяются положением, которое утверждает президент
общества. Функции, права и организация работы экспертных комиссий
подразделений устанавливаются руководителями подразделении
аппарата управления общества в соответствии с типовым положением
об экспертной комиссии, утверждаемым президентом (первым
вице-президентом) общества.
Центральная экспертная комиссия и экспертные комиссии
подразделений руководствуются в своей работе Положением об
Архивном фонде Российской Федерации, перечнем типовых документов
Росархива, другими нормативно-методическими документами Росархива
и перечнем документов общества.
Центральная экспертная комиссия и отдел архивов осуществляют
координацию работы экспертных комиссий подразделений и контроль за
их работой.
10.19. Экспертизу ценности документов постоянного и временного
(свыше 10 лет) хранения проводят в подразделениях аппарата
управления общества ежегодно лица, ответственные за ведение
делопроизводства, совместно с экспертными комиссиями подразделений
и Центральной экспертной комиссией под методическим руководством
отдела архивов.
10.20. При проведении в подразделениях аппарата управления
общества экспертизы ценности документов осуществляют отбор
документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для
передачи в архив, отбор документов временного (до 10 лет
включительно) хранения и с пометкой "До минования надобности",
подлежащих дальнейшему хранению в подразделениях, и отбор к
уничтожению документов, сроки хранения которых истекли.
Отбор документов на постоянное, временное (свыше 10 лет),
временное (до 10 лет включительно) хранение и к уничтожению
проводят на основании перечня типовых документов Росархива,
перечня документов общества и номенклатуры дел на соответствующий
год, с проверкой фактического содержания документов в делах путем
полистного их просмотра. Не допускается отбор дел на хранение и
уничтожение только на основании заголовков на обложках дел, без
проверки имеющихся в них документов.
На постоянное хранение отбирают подлинники документов. В
случае их отсутствия на хранение отбирают заверенные копии, при
этом должны быть приняты меры к розыску подлинников документов.
Дела с отметкой "ЭПК" также подвергают полистному просмотру для
определения и выделения документов, подлежащих постоянному
хранению.
Окончательное решение по результатам экспертизы ценности
документов принимает Центральная экспертная комиссия.
10.21. По результатам экспертизы ценности документов в
подразделении аппарата управления общества составляют описи дел
постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному
составу, а также акты о выделении к уничтожению документов, не
подлежащих хранению (Приложение N 25).
Отбор документов к уничтожению и составление указанных актов
производят после составления описей дел постоянного хранения и дел
по личному составу подразделения аппарата управления общества за
соответствующий период. Акты о выделении к уничтожению документов
согласовывают с отделом архивов и представляют на рассмотрение
экспертной комиссии подразделения. На заседании экспертной
комиссии подразделения указанные описи и акты рассматривают
одновременно.
Согласованные с экспертной комиссией подразделения акты о
выделении к уничтожению документов утверждаются руководителями
подразделений аппарата управления общества только после
утверждения экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения
сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. После
этого разрешается уничтожить в установленном порядке дела,
включенные в эти акты.
Акты о выделении к уничтожению документов, хранящихся в отделе
архивов, согласовываются с Центральной экспертной комиссией и
утверждаются в установленном порядке начальником этого
департамента.
В акт о выделении к уничтожению включают документы, срок
хранения которых истек к 1 января текущего года. Например,
законченные делопроизводством в 2003 году дела с 3-летним сроком
хранения могут быть уничтожены с 1 января 2007 г., с 5-летним
сроком хранения - с 1 января 2009 г.
10.22. Акты о выделении к уничтожению документов составляют,
как правило, на дела всего подразделения аппарата управления
общества. Наименования отделов подразделения указывают в акте
перед группой заголовков дел, относящихся к этим отделам.
10.23. Документы, подлежащие уничтожению, формируются в связки
и сдаются подразделениями аппарата управления общества в
Административно-хозяйственное управление.
Лица, виновные в хищении, порче или незаконном уничтожении
документов, привлекаются к ответственности в соответствии с
законодательством Российской Федерации.
Оформление дел
10.24. Оформление дела включает комплекс работ по подготовке
его к хранению. Дела оформляются при их заведении и по завершении
года.
Оформление дел производится работниками Департамента
управления делами и служб делопроизводства подразделений аппарата
управления общества. Работник, ответственный за формирование дел
текущего делопроизводства, обязан подшить все исполненные
документы в соответствующие дела по номенклатуре.
10.25. В зависимости от сроков хранения проводят полное или
частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела
постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному
составу.
Полное оформление дела предусматривает оформление реквизитов
обложки дела по установленной форме, нумерацию листов в деле,
составление листа-заверителя дела, составление при необходимости
внутренней описи документов дела, подшивку или переплет дела,
внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
Документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения
должны быть подобраны в хронологическом порядке (более ранние
документы располагают в начале дела, более поздние - в конце дела)
и подшиты в три - четыре прокола в твердую обложку или
переплетены. Металлические скрепки из дел удаляют. Листы в деле,
кроме листа-заверителя дела и внутренней описи, должны быть
пронумерованы в правом верхнем углу черным графитным карандашом
или нумератором. Листы в каждом томе нумеруют отдельно.
Фотографии, чертежи, диаграммы, иллюстрации и другие
специфические документы, представляющие самостоятельные листы в
деле, нумеруют в левом верхнем углу оборотной стороны.
При подшивке в дело конвертов с вложениями нумеруют сначала
конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
После завершения нумерации листов составляют лист-заверитель
дела (на отдельном листе), помещаемый в конце дела, на котором
цифрами и прописью указывают количество листов в данном деле,
особенности отдельных документов, например чертеж, фотография,
рисунок.
Лист-заверитель дела подписывается его составителем с
указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.
Количество листов в деле, соответствующее указанному в
листе-заверителе дела, проставляют на обложке дела.
10.26. При частичном оформлении дел дела временного (до 10 лет
включительно) хранения могут храниться в скоросшивателях, листы в
этих делах не нумеруют, уточнение обозначений на обложках не
производят, описи на дела и лист-заверитель дела не составляют,
учет ведут по номенклатуре дел.
10.27. Для учета документов определенных категорий постоянного
и временного (свыше 10 лет) хранения (особо ценные документы,
личные дела и др.) составляют внутреннюю опись документов дела
(Приложение N 26).
Внутреннюю опись документов дела составляют также на дела
постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если в эти дела
включены документы, заголовки которых не раскрывают их конкретного
содержания.
Внутренняя опись помещается в начале дела и включает в себя
индексы и даты документов, их краткое содержание и номера
соответствующих листов дела, на которых расположен каждый
документ. Листы внутренней описи нумеруют отдельно, их количество
на листе-заверителе дела обозначают после общего количества листов
дела через знак "+" (плюс). Внутренняя опись завершается итоговой
записью, в которой указывают количество включенных в нее
документов и количество листов внутренней описи.
Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с
указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи.
Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем
внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к
внутренней стороне лицевой обложки дела.
Необходимость составления внутренней описи документов дела
определяется отделом архивов.
10.28. Обложки дел постоянного и временного (свыше 10 лет)
хранения и дел по личному составу оформляют по форме согласно
Приложению N 27.
На обложке дела указывают следующие реквизиты:
полное наименование общества в именительном падеже с указанием
после него в скобках официально принятого сокращенного
наименования;
наименование подразделения аппарата управления общества (в
соответствии с утвержденной структурой на момент заведения дела);
индекс дела по номенклатуре дел;
заголовок дела по сводной номенклатуре дел общества;
номер дела и номер тома, если дело состоит из нескольких томов;
даты начала и окончания дела. Датой начала дела считается дата
самого раннего документа дела, а датой окончания - дата самого
позднего документа (дата регистрации входящего и исходящего
документов, дата соответствующего внутреннего документа общества
или акта Президента Российской Федерации и Правительства
Российской Федерации). При определении даты начала и окончания
дела не учитывают даты резолюций, списания документов в дело. Даты
оформляют словесно-цифровым способом;
количество листов в деле согласно листу-заверителю дела,
которое указывают после окончания дела (кроме дел временного (до
10 лет включительно) хранения, в которых листы не нумеруют);
срок хранения дела, который переносят на обложку дела из
соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком
хранения, указанным в перечне типовых документов Росархива или в
перечне документов общества. На делах постоянного хранения пишут:
"Хранить постоянно";
архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела), который
проставляется отделом архивов на обложках дел постоянного хранения
чернилами только после включения этих дел в годовые разделы
сводных описей.
На обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет)
хранения предусматривают место для кодов архивного учреждения и
общества по Общероссийскому классификатору предприятий и
организаций (ОКПО).
10.29. По окончании года в оформление обложек дел постоянного
и временного (свыше 10 лет) хранения, заведенных по номенклатуре
дел подразделения аппарата управления общества, вносят необходимые
уточнения:
если наименование подразделения (отдела) изменилось или дело
передано для окончания в другое подразделение (отдел), на обложке
пишется новое наименование подразделения (отдела);
в заголовках дел, содержащих приказы, распоряжения, указывают
номера этих документов;
если переписка сформирована в дело из нескольких томов, в
заголовке каждого тома указывают корреспондента, название
местности (территории), число, месяц, год начала и окончания тома;
если в деле имеются документы за более ранние годы, чем год,
образования дела, то на его обложке под датой делают оговорку:
"Имеются документы за ___ годы";
на обложке дела указывают количество листов в деле,
соответствующее указанному на листе-заверителе дела;
при внесении дел в опись на обложке дела проставляют номер
дела по описи и по согласованию с отделом архивов - номер описи и
фонда.
Надписи на обложках дел следует производить четко,
светостойкими чернилами или тушью.
10.30. Дела подразделения аппарата управления общества с
момента их заведения до сдачи в архив общества хранят в этом
подразделении (в помещении службы делопроизводства или в другом,
специально отведенном закрывающемся помещении). Дела располагают в
закрывающихся шкафах корешками наружу в соответствии с
номенклатурой дел подразделения общества, которую помещают на
внутренней стороне дверцы шкафа. Шкафы должны предохранять
документы от пыли, воздействия солнечного света и обеспечивать их
полную сохранность.
Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет)
хранения хранят по месту их формирования в течение трех лет, а
затем сдают в архив общества.
10.31. Отдел архивов контролирует обеспечение сохранности и
порядок использования документов постоянного и временного (свыше
10 лет) хранения до сдачи их в архив общества.
Составление описей дел постоянного и временного
(свыше 10 лет) хранения
10.32. По окончании года проводят отбор документов постоянного
и временного (свыше 10 лет) хранения, на которые составляют опись.
Опись состоит из годовых разделов и представляет собой
систематизированный перечень заголовков дел (томов, частей) и
других сведений о них (Приложение N 28).
Опись должна иметь заглавный лист (Приложение N 29),
оглавление, предисловие, список сокращений.
10.33. Описи составляют в трех экземплярах, отдельно описи дел
постоянного хранения, дел временного (свыше 10 лет) хранения, а
также описи дел по личному составу. Описи дел временного (до 10
лет включительно) хранения не составляют.
В каждом подразделении аппарата управления общества описи дел
постоянного хранения составляет ежегодно под методическим
руководством отдела архивов работник службы делопроизводства,
ответственный за эту работу. По этим описям документы сдают в
отдел архивов. Описи дел подразделений представляют в отдел
архивов через один год после завершения дел делопроизводством.
На основании описей дел, подготовленных подразделениями
аппарата управления общества, подготавливается сводная опись дел
общества.
10.34. Заголовки дел в описях систематизируют в соответствии с
номенклатурой дел. Дела отделов вносят в опись согласно структуре
соответствующего подразделения аппарата управления общества. Дела
в каждом отделе систематизируют по степени важности.
В описи дел службы делопроизводства подразделения аппарата
управления общества располагают в начале описи, общественных
организаций - в конце описи.
Документы по личному составу систематизируют в описи по видам
документов либо в алфавитном или хронологическом порядке.
Переходящие дела вносят в опись того года, в котором они были
начаты. В этом случае в конце годового раздела описи каждого
следующего года, в течение которого дело продолжалось
делопроизводством, необходимо указывать: "Документы по данному
году см. также в разделе за ____ год N ____".
В опись наименование дела вносится полностью, без сокращений и
изменений. Каждое дело (том) имеет по описи самостоятельный
порядковый номер. Опись дел постоянного хранения подразделения
аппарата управления общества ведут в течение нескольких лет с
единой нумерацией и заканчивают ее ведение, а также начинают
ведение новой по согласованию с отделом архивов.
10.35. Годовой раздел описи дел постоянного хранения
подразделения аппарата управления общества, составляемый в трех
экземплярах, после согласования с отделом архивов, экспертной
комиссией подразделения и Центральной экспертной комиссией
утверждает руководитель соответствующего подразделения.
Годовые разделы описей дел, согласованные с Центральной
экспертной комиссией, после передачи дел в архив объединяют в
годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения общества
(Приложение N 30).
10.36. Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения
составляется в четырех экземплярах, согласовывается с Центральной
экспертной комиссией, утверждается экспертно-проверочной комиссией
архивного учреждения, после чего утверждается руководством
общества.
Годовой раздел сводной описи дел по личному составу
(Приложение N 31) составляется в трех экземплярах, согласовывается
с Центральной экспертной комиссией и экспертно-проверочной
комиссией архивного учреждения, после чего утверждается
руководством общества.
Сводные описи, дел долговременного хранения (за исключением
дел по личному составу) не согласовывают с экспертно-проверочной
комиссией архивного учреждения.
10.37. Описи дел временного (свыше 10 лет) хранения,
составляемые в трех экземплярах, оформляют аналогично описям дел
постоянного хранения.
10.38. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения
учитывают по номенклатуре дел и хранят в подразделениях аппарата
управления общества.
Передача документов в архив
10.39. В архив общества передают дела с исполненными
документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел
по личному составу. Передачу этих дел производят только по описям
дел не позже чем через 3 года после завершения их
делопроизводством.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения, как
правило, не передаются в архив общества, а хранятся в
подразделениях аппарата управления общества и по истечении
установленных сроков хранения уничтожаются.
10.40. Подразделения аппарата управления общества производят
передачу дел в архив общества один раз в год за весь год по
графику, составленному отделом архивов, согласованному с
руководителями подразделений и утвержденному начальником
Департамента управления делами.
Если отдельные дела необходимы подразделениям для текущей
работы, то отдел архивов оформляет выдачу этих дел во временное
пользование и контролирует их состояние и хранение.
10.41. В период подготовки подразделением аппарата управления
общества дел к передаче в архив общества отдел архивов
предварительно проверяет правильность их формирования и
оформления, а также соответствие количества дел, включенных в
опись, количеству дел, заведенных согласно номенклатуре дел
общества. Все выявленные при проверке недостатки это подразделение
обязано устранить.
10.42. Прием каждого дела производит работник отдела архивов в
присутствии работника службы делопроизводства подразделения
аппарата управления общества. При этом на всех экземплярах описи
делают отметку о наличии включенного в нее дела. В конце каждого
экземпляра описи указывают цифрами и прописью количество
фактически принятых дел и дату приема-передачи дел, после чего
свои подписи ставят работник отдела архивов и работник службы
делопроизводства подразделения, передавшего дела. Один экземпляр
описи возвращают этому подразделению.
Вместе с делами в архив общества передают информацию о
регистрации передаваемых документов, содержащуюся в электронном
виде в базе данных АС "Документооборот". Заголовок базы данных
включают в опись.
Передачу дела в архив общества оформляют актом
приема-передачи, который подписывают работник службы
делопроизводства подразделения аппарата управления общества,
передавший дело, и работник отдела архивов, принявший его.
10.43. В случае упразднения или реорганизации подразделения
аппарата управления общества работник службы делопроизводства
этого подразделения формирует в период проведения мероприятий по
упразднению или реорганизации подразделения все имеющиеся
документы в дела, составляет на них описи, оформляет дела и
передает их в архив общества независимо от сроков хранения.
Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел
упраздняемого или реорганизуемого подразделения аппарата
управления общества.
Оперативное использование архивных документов
10.44. Работники аппарата управления общества при работе с
документами могут пользоваться завершенными делами (документами),
хранящимися в подразделении (до сдачи их в архив), и делами
(документами), находящимися в архиве общества.
10.45. Подразделения аппарата управления общества могут
выдавать дела (документы) во временное пользование работнику этого
подразделения на срок, как правило, не более одного месяца. На
выданные дела (документы) срок, как правило, не более одного
месяца. На выданные дела (документы) заполняют
карточки-заместители (их ставят на место выданного дела), в
которых указываются отдел и подразделение, номер дела (документа),
дата его выдачи, лицо, которому выдано, расписка в получении, дата
возвращения и расписка о приеме дела (документа).
10.46. Дела (документы), хранящиеся в Департаменте управления
делами или архиве общества, могут быть выданы во временное
пользование работникам подразделений аппарата управления общества,
а также филиалов, иных обособленных структурных подразделений и
учреждений общества по письменному обращению их руководителей (с
обоснованием необходимости выдачи) только с разрешения начальника
этого департамента.
10.47. Выдача каких-либо документов из дел постоянного
хранения, находящихся в текущем делопроизводстве в подразделениях
аппарата управления общества и архиве общества, сторонним
организациям, как правило, не разрешается. В исключительных
случаях (например, по требованию судебных, следственных и
налоговых органов) выдачу (изъятие) документов производят с
разрешения президента общества или лица, осуществляющего его
полномочия, с оставлением в деле заверенной копии изъятого
документа и акта об изъятии.
10.48. Работники аппарата управления общества отвечают за
сохранность полученных архивных дел (документов) и использование
полученной информации.
При работе с архивными документами не разрешается вносить в
них правки, делать пометки, работать с ними вне служебных
помещений.
11. ИЗГОТОВЛЕНИЕ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ
11.1. Фирменная печать общества (печать юридического лица) -
это круглая печать, содержащая полное фирменное наименование на
русском языке, сокращенное фирменное наименование на русском и
английском языках, название места нахождения общества, его логотип
и некоторые другие реквизиты.
11.2. Необходимость изготовления штампов с факсимильным
воспроизведением подписи президента и вице-президентов общества
определяют соответственно президент и вице-президенты общества.
Они также назначают лиц, ответственных за использование и
сохранность этих штампов.
Штампы с факсимильным воспроизведением подписи президента и
вице-президентов общества разрешается при необходимости ставить на
копиях подписанных ими в установленном порядке документов.
Использование указанных штампов при оформлении подлинников
документов запрещается.
11.3. Заявку на изготовление печатей общества, а также штампов
с факсимильным воспроизведением подписи президента и
вице-президентов общества подписывает начальник Департамента
управления делами.
Учет печатей и штампов, изготовленных по заявке Департамента
управления делами, ведется этим Департаментом.
11.4. В подразделениях аппарата управления общества для
обеспечения ведения делопроизводства используют печати (штампы),
которые изготавливают по заявке руководителей этих подразделений.
Учет таких печатей (штампов) ведется этими подразделениями.
Простая круглая печать подразделения аппарата управления
общества содержит наименование общества без логотипа и
наименование соответствующего подразделения.
11.5. Печати (штампы) выдают под расписку работникам, на
которых возложена обязанность заверять документы печатями
(штампами) и ответственность за их использование и сохранность.
При освобождении от этой обязанности они должны сдать печати
(штампы) в подразделение аппарата управления общества, в котором
они их получили.
Об утере печати (штампа) работник обязан незамедлительно
сообщить руководителю подразделения аппарата управления общества,
который должен провести служебное расследование обстоятельств
утери.
О результатах расследования руководитель подразделения
общества информирует начальника Департамента управления делами,
если печать (штамп) находится на учете в этом департаменте.
В случае утери фирменной печати общества начальник
Департамента управления делами докладывает президенту общества.
11.6. Пришедшие в негодность или утратившие значение печати
(штампы) подлежат возврату в Департамент управления делами, если
они получены в этом Департаменте, где уничтожаются по акту. Печати
(штампы), находящиеся на учете в подразделениях аппарата
управления общества, уничтожаются по акту в этих подразделениях. В
акте должен быть проставлен оттиск уничтожаемых печатей (штампов).
11.7. Учет применяемых в делопроизводстве подразделений
аппарата управления общества печатей (штампов) ведется путем
регистрации их в журналах установленной формы. Печати (штампы)
хранятся в сейфах или опечатываемых металлических шкафах.
11.8. Контроль за использованием печатей (штампов) возлагается
на руководителей подразделений аппарата управления общества, в
которых они используются.
Приложение N 1
(к п. 1.2 Инструкции)
ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ
В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 при подготовке и оформлении
документов используют следующие реквизиты:
1. Государственный герб Российской Федерации
ОАО "РЖД" и обособленные структурные подразделения общества не
вправе помещать на своих бланках изображение Государственного
герба Российской Федерации.
2. Герб субъекта Российской Федерации
ОАО "РЖД" и обособленные структурные подразделения общества на
своих бланках не помещают изображение герба субъекта Российской
Федерации.
3. Эмблема организации или товарный знак
Уставом ОАО "РЖД", утвержденным Постановлением Правительства
Российской Федерации от 18 сентября 2003 г. N 585, предусмотрено,
что общество вправе иметь собственную эмблему и другие средства
визуальной идентификации.
На бланках общества, его филиалов, представительств и иных
обособленных структурных подразделений используется логотип
открытого акционерного общества "Российские железные дороги",
состоящий из аббревиатуры "РЖД" и эмблемы общества.
4. Код организации
Код ОАО "РЖД" по Общероссийскому классификатору предприятий и
организаций (ОКПО) - 00083262.
5. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН)
ОГРН проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми
налоговыми органами.
6. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины
постановки на учет (ИНН/КПП)
ИНН/КПП проставляется в соответствии с документами,
выдаваемыми налоговыми органами.
7. Код формы документа
Код формы документа проставляется по Общероссийскому
классификатору управленческой документации (ОКУД).
8. Наименование организации
Уставом общества установлено его полное фирменное наименование
- открытое акционерное общество "Российские железные дороги" и
сокращенное - ОАО "РЖД".
В документах общества допускается применять наименование - ОАО
"Российские железные дороги".
Наименование филиала, представительства, иного структурного
подразделения, учреждения общества располагают ниже наименования
общества.
9. Справочные данные об организации
Справочные данные об обществе указываются на бланках
документов и включают в себя почтовый адрес, номера телефона,
факса, другие сведения по усмотрению общества.
10. Наименование вида документа
Виды документов, издаваемых обществом, соответствуют видам
документов, предусмотренным Общероссийским классификатором
управленческой документации (ОКУД).
11. Дата документа
Датой документа является дата его подписания (утверждения) или
дата события, которое зафиксировано в документе. Например, датой
приказа, распоряжения, поручения, письма является дата их
подписания, протокола - дата заседания, акта - дата события. Датой
положения, правил, инструкции и других утверждаемых документов
является дата их утверждения.
Документ, составленный совместно несколькими организациями,
должен иметь одну (единую) дату. Если организации проставили на
совместном документе разные даты, то датой документа считается
самая поздняя дата.
Даты документов оформляют словесно-цифровым и цифровым
способами. Словесно-цифровой способ применяют при оформлении даты
приказов, распоряжений, положений, правил, инструкций, протоколов,
писем, других организационно-распорядительных документов общества
(например, 4 октября 2005 г.).
При оформлении даты цифровым способом (даты визирования,
поступления документа или направления его в дело) арабскими
цифрами указывают день, месяц и год. День и месяц оформляют двумя
парами цифр, разделенными точкой, год четырьмя цифрами. Например,
4 октября 2005 г. при оформлении цифровым способом будет выглядеть
следующим образом - 04.10.2005 (точка после года не ставится).
12. Регистрационный номер документа
Регистрационным номером документа является порядковый номер,
присваиваемый издаваемому или отправляемому документу. Порядковый
номер может дополняться индексом дела по номенклатуре дел и
другими обозначениями.
13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа
Реквизит "Ссылка на регистрационный номер и дату документа"
представляет собой регистрационный номер и дату документа, на
который должен быть дан ответ.
В бланках для писем этот реквизит состоит из постоянной части
в виде "На N ____ от ________", в которой проставляют номер и дату
документа.
14. Место составления или издания документа
Место составления или издания документа указывают в случае,
когда затруднено его определение по реквизитам "Наименование
организации" и "Справочные данные об организации".
Место составления или издания документа заказывают с учетом
принятого административно-территориального деления (при указании
Москвы и Санкт-Петербурга букву "г." не ставят).
15. Адресат
Адресатом могут быть организации, их структурные
подразделения, должностные или физические лица.
В состав реквизита "Адресат" может при необходимости входить
почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в следующей
установленной Правилами оказания услуг почтовой связи
последовательности: название улицы, номер дома, номер квартиры,
название населенного пункта, название района, название области,
края, автономного округа (области), республики, почтовый индекс.
16. Гриф утверждения документа
Утверждению подлежат нормативные и иные документы общества, в
частности положения, правила и инструкции, структура и штатные
расписания подразделений аппарата управления общества, акты
контрольно-ревизионных проверок, акты приема в эксплуатацию
законченных строительством зданий и сооружений, составы комиссий и
советов, сметы расходов на содержание аппарата управления, другие
документы, приобретающие юридическую силу после утверждения.
Гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования
должности лица, утверждающего документ, личной подписи, ее
расшифровки (инициалы и фамилия), даты утверждения и
регистрационного номера, например:
УТВЕРЖДАЮ
Вице-президент ОАО "РЖД"
(личная подпись) И.О.Фамилия
"__" сентябрь 2005 г. N _____
Подлежащий утверждению документ (кроме нормативного документа)
должен быть подписан руководителем подразделения аппарата
управления общества, подготовившего этот документ (с соблюдением
правил оформления реквизита "Подпись").
При утверждении документа несколькими должностными лицами
грифы утверждения располагают рядом, на одном или на нескольких
уровнях.
Если требуется осуществить мероприятия, связанные с введением
в действие или исполнением утверждаемого документа, то такой
документ утверждается приказом или распоряжением, в котором
излагаются эти мероприятия.
При утверждении документа приказом или распоряжением гриф
утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН, согласованного в роде и
числе с наименованием документа (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО,
УТВЕРЖДЕНЫ), наименования утверждающего документа в творительном
падеже, его даты и номера. Например:
УТВЕРЖДЕН
распоряжением ОАО "РЖД"
от 25 сентября 2005 г. N 750р
Каждую составную часть реквизита "Гриф утверждения документа"
печатают с новой строки. Начала строк многострочного реквизита
выравниваются по вертикали. Допускается центрировать элементы
относительно самой длинной строки.
Гриф утверждения располагают в правом верхнем углу документа.
При утверждении документа приказом (распоряжением) текст этого
документа заканчивается чертой длиной 3 - 4 см, расположенной по
центру на расстоянии межстрочного интервала 36 пт от последней
строки текста.
17. Резолюция
Резолюция может быть написана на самом документе или на
отдельном листе, который прилагается к подлиннику документа. В
состав реквизита "Резолюция" входят следующие элементы: фамилия и
инициалы исполнителя (исполнителей), которому направляется
документ, предписываемое действие (указание о порядке и характере
исполнения документа), срок исполнения, личная подпись
должностного лица, дата подписания резолюции.
На документе должно быть, как правило, не более одной
резолюции. Недопустимо давать по одному и тому же документу
противоречащие друг другу указания и поручения.
В резолюции в качестве исполнителей определяют должностных лиц
(вице-президентов, руководителей подразделений аппарата управления
или обособленных структурных подразделений общества), в функции
(обязанности) которых входит решение поставленных в документе
вопросов.
Первым указывают вице-президента общества, который организует
исполнение документа, а первым из руководителей подразделений
аппарата управления общества - руководителя подразделения, который
является ответственным исполнителем. Другие должностные лица
являются соисполнителями документа.
Нецелесообразно без надобности предусматривать большое
количество исполнителей, особенно в резолюции с пометкой "Срочно".
Если исполнение документа требует решения нескольких вопросов,
то резолюция может состоять из нескольких отдельных пунктов.
В резолюции могут быть указаны должностные лица, которым
данный документ (с резолюцией) должен быть направлен для сведения
(например: + Петрову И.И.).
При оформлении резолюции на отдельном листе указывают номер
регистрации документа (из регистрационного штампа), к которому
относится эта резолюция, а также при необходимости должностное
лицо (фамилия и инициалы), у которого документ находится на
контроле. На оборотной стороне листа проставляется виза лица,
подготовившего проект резолюции.
-----------------------------------------------------------------¬
¦ ----------------------¬ ¦
¦ L---------------------- ¦
¦ (дата исполнения) ¦
¦ ¦
¦ К вх. N _______________ ¦
¦ Сергееву С.С. ¦
¦ Иванову В.С. ¦
¦ Полякову И.К. - отв. ¦
¦ Миронову П.Я. ¦
¦ Прошу рассмотреть и доложить с проектом ответа В.А. Денисову.¦
¦ ¦
¦ + Петрову И.И. ¦
¦ И.О.Фамилия ¦
¦ ¦
¦"__" октября 2005 г. ¦
+----------------------------------------------------------------+
¦НА КОНТРОЛЕ у Фамилия И.О. ¦
|
