|
Стр. 3
распорядительной части приказа.
6.21. Отдельные задания, поясняющие или дополняющие содержание
приказа (в том числе включающие цифровые данные), оформляют в виде
приложений к приказу, на которые в соответствующих пунктах
распорядительной части приказа должна быть ссылка (как правило,
"согласно приложению"). На первой странице приложения в правом
верхнем углу проставляют отметку о приложении (нумерационный
заголовок), в котором указывают дату и номер приказа ОАО "РЖД":
Приложение
к приказу ОАО "РЖД"
от "__" сентября 2005 г. N __
Приложения заканчивают чертой, расположенной по центру, на
расстоянии межстрочного интервала 36 пт от последней строки
текста. Длина черты 3 - 4 см.
Если прилагаемые к приказу документы утверждаются этим
приказом (в тексте приказа дается формулировка "Утвердить"), то на
первой странице в правом верхнем углу каждого из этих документов
проставляют отметку об утверждении (отметку о приложении в этом
случае не делают):
УТВЕРЖДЕН
приказом ОАО "РЖД"
от "__" сентября 2005 г. N __
6.22. Нумерацию страниц приказа, каждого приложения к нему и
утверждаемого приказом документа производят отдельно.
Если утверждаемый приказом документ (положение, правила,
инструкция и др.) имеет приложения, которые поясняют или дополняют
содержание этого документа, нумерация страниц такого документа и
приложений к нему должна быть сквозной (единой).
6.23. Проект приказа, завизированный исполнителем и
руководителем подразделения аппарата управления общества,
подготовившего проект, согласовывается с руководителями причастных
подразделений аппарата управления (обособленных структурных
подразделений) общества, соответствующими вице-президентами
общества и начальником Правового департамента.
Начальник Департамента управления делами визирует проект
приказа перед представлением на подпись президенту общества или
лицу, осуществляющему его полномочия.
При наличии приложений каждое из них визируется исполнителем и
руководителем подразделения аппарата управления общества,
подготовившего проект, а также руководителями подразделений, в
ведении которых находятся предусмотренные в приложении вопросы,
задания.
Если в процессе согласования в проект приказа вносят
изменения, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.
6.24. Виза согласования включает должность визирующего, личную
подпись, расшифровку подписи и дату. Визу проставляют на оборотной
стороне последнего листа проекта приказа и каждого приложения к
нему.
Отметку об исполнителе проставляют в левом нижнем углу
оборотной стороны последнего листа проекта приказа.
6.25. Если в ходе согласования проекта приказа возникли
разногласия, которые не разрешены в рабочем порядке, то
руководитель подразделения аппарата управления общества,
подготовившего проект приказа, проводит согласительное совещание с
участием руководителей подразделений общества (или их
представителей, уполномоченных принимать решение по
рассматриваемому документу), которые имеют замечания по проекту, и
при необходимости представителя Правового департамента.
По вопросам, не урегулированным на совещании, исполнитель
составляет протокол разногласий, в котором отражаются замечания по
проекту и мнение подразделения, подготовившего проект, и
направляет его с проектом приказа вице-президенту общества, в
ведении которого находится этот вопрос.
Если согласие по спорным вопросам и в этом случае не
достигнуто, проект приказа рассматривает первый вице-президент
общества и представляет на подпись в одобренной им редакции, о чем
указывается в пояснительной записке к проекту.
6.26. Руководитель подразделения аппарата управления общества,
который имеет замечания по проекту приказа в целом или по его
отдельным положениям, может изложить свое мнение с соответствующей
мотивировкой на проекте приказа или отдельном листе. В этом случае
он проставляет свою подпись (визу), рядом с которой пишет: "С
замечаниями" или "Замечания прилагаются".
6.27. К проекту приказа, представляемого на подпись, должны
прилагаться документы, во исполнение которых подготовлен проект, и
при необходимости документы (копии документов), на которые имеется
ссылка в подготовленном проекте приказа.
Если проект приказа подготовлен в инициативном порядке (при
необходимости и в других случаях), к нему прилагают пояснительную
записку, которая должна содержать обоснование целесообразности его
принятия, а также возможные последствия реализации предлагаемых
решений.
6.28. Приказы подписываются президентом общества или лицом,
осуществляющим его полномочия.
Подпись включает должность лица, подписавшего приказ, личную
подпись и расшифровку подписи (инициалы, фамилия).
6.29. Приказы по личному составу подписываются президентом
общества (лицом, осуществляющим его полномочия), а также
вице-президентом общества, в ведении которого в соответствии с
распределением обязанностей находятся кадровые вопросы.
Тексты приказов по личному составу, связанных с назначением,
освобождением, перемещением, увольнением, командированием
работников, начинаются, как правило, с обозначения (глаголом в
неопределенной форме) действия, которое необходимо произвести:
назначить, освободить, уволить, перевести, принять, командировать,
предоставить отпуск и др. Затем указывают фамилию, инициалы
работника (в приказах о приеме на работу - имя и отчество
полностью) и его должность.
6.30. На экземпляре приказа, подготовленном к тиражированию
(размножению), проставляется печать отдела документационного
обеспечения, а личная подпись президента общества не приводится.
Размноженные экземпляры приказа отдел документационного
обеспечения рассылает согласно указателю рассылки, составленному и
подписанному исполнителем. Копию приказа в обязательном порядке
направляют в Правовой департамент, а также, за исключением приказа
по личному составу, в отдел инспекции и контроля.
6.31. Совместные приказы общества и других организаций
печатают на стандартных листах бумаги формата А4 (без
использования бланков).
При оформлении совместного приказа наименования общества и
другой организации располагают на одном уровне.
6.32. Подразделения аппарата управления общества в рамках
установленной компетенции могут издавать приказы во исполнение
нормативных документов общества или для осуществления своей
исполнительной деятельности исходя из задач и функций
подразделения, а также приказы по личному составу в пределах
предоставленных руководителям подразделений полномочий.
Подразделения аппарата управления общества создают и
изготовляют бланки приказа подразделения на основе образца бланка
приказа, приведенного в Приложении N 7.
Подготовка и оформление распоряжения
6.33. Распоряжениями общества оформляются решения по отдельным
вопросам преимущественно оперативного характера, связанным с
уставной деятельностью общества, а также с исполнением решений
высших органов государственной власти, федеральных органов
исполнительной власти и иных государственных органов, совета
директоров общества, правления общества и нормативных документов
общества.
Распоряжения могут содержать отдельные предписания общего
характера и длительного действия.
Распоряжение оформляется на бланке установленной формы,
образец которого приведен в Приложении N 8.
6.34. Подготовку проектов распоряжений осуществляют
подразделения аппарата управления общества, а также обособленные
структурные подразделения общества по поручению президента и
вице-президентов общества или в инициативном порядке.
6.35. Заголовок распоряжения должен кратко отражать содержание
текста распоряжения. Заголовок печатается полужирным шрифтом,
точка в конце заголовка не ставится.
Текст распоряжения, как правило, состоит из констатирующей и
распорядительной частей. Констатирующая часть завершается
двоеточием (слово "приказываю" в распоряжениях не употребляют).
Распоряжение может не иметь констатирующей части.
Распорядительная часть текста содержит предписываемые действия
с указанием исполнителей (должность, фамилия и инициалы) и сроки
исполнения.
6.36. Проект распоряжения, завизированный исполнителем и
руководителем подразделения аппарата управления общества,
подготовившего проект, согласовывается с руководителями причастных
подразделений аппарата управления (обособленных структурных
подразделений) общества.
Проект распоряжения, представляемого на подпись президенту
общества, визирует также вице-президент (вице-президенты)
общества, в ведении которого находятся рассматриваемые вопросы.
Если проект распоряжения содержит вопросы, решение которых
связано с применением правовых норм, то такой проект
согласовывается с Правовым департаментом.
Проект распоряжения, не содержащий вопросов, связанных с
применением правовых норм, подлежит только правовому
редактированию работниками Правового департамента.
Урегулирование разногласий по проекту распоряжения производят
в порядке, установленном для проекта приказа.
При наличии приложений к распоряжению каждое из них визируется
исполнителем и руководителем подразделения аппарата управления
общества, подготовившего проект документа, а также руководителями
(заместителями руководителей) подразделений, в ведении которых
находятся предусмотренные в приложении вопросы, задания.
Оформление приложений к распоряжению производится аналогично
оформлению приложений к приказу.
Визы согласования проставляют на оборотной стороне последнего
листа проекта распоряжения и каждого приложения к нему.
Отметку об исполнителе проставляют в левом нижнем углу лицевой
стороны последнего листа проекта распоряжения шрифтом размером N 8
- 10.
6.37. Распоряжения подписываются президентом общества или
лицом, осуществляющим его полномочия.
Распоряжения по отдельным вопросам оперативного характера
могут подписываться также вице-президентами общества, в ведении
которых находятся эти вопросы. Если проект распоряжения содержит
поручения руководителям подразделений аппарата управления
общества, курируемых другими вице-президентами общества, то такой
проект должен быть согласован с этими вице-президентами.
6.38. На экземпляре распоряжения, подготовленном к
тиражированию (размножению), проставляется печать отдела
документационного обеспечения, а подпись президента
(вице-президента) общества не приводится.
Размноженные экземпляры распоряжения отдел документационного
обеспечения рассылает согласно указателю рассылки, составленному и
подписанному исполнителем.
Подготовка и оформление поручения
6.39. Поручением президента (вице-президентов) общества даются
задания и указания по решению текущих вопросов, разработке
предложений по результатам совещаний, рабочих встреч,
командировок, а также по подготовке документов, докладов и других
материалов.
В поручениях в качестве исполнителей указывают должностных лиц
общества, в функции (обязанности) которых входит решение
поставленных вопросов. При необходимости поручения могут быть
направлены для сведения и другим должностным лицам (например: +
Иванову И.И.).
Поручение оформляется на бланке установленной формы, образец
которого приведен в Приложении N 9.
6.40. Проекты поручений президента и вице-президентов общества
подготавливают и визируют соответственно руководитель секретариата
(помощник) президента общества и руководитель секретариата
(советник) вице-президента общества.
Если проект поручения президента (вице-президента) общества
подготовлен подразделением аппарата управления общества, его
визируют руководитель этого подразделения и руководитель
соответствующего секретариата (помощник, советник). Руководители
секретариатов (помощники, советники) президента и вице-президентов
общества могут при необходимости потребовать, чтобы проект
поручения был завизирован также другими должностными лицами.
Визы согласования проставляются на оборотной стороне
последнего листа проекта поручения.
Отметка об исполнителе проставляется в левом нижнем углу
лицевой стороны последнего листа проекта поручения шрифтом N 8 -
10.
6.41. Подписанное президентом общества поручение регистрирует
отдел документационного обеспечения, который изготавливает
необходимое количество копий и передает их в экспедицию для
направления адресатам согласно составленному исполнителем
указателю рассылки.
Подписанное вице-президентом общества поручение регистрирует
секретариат этого вице-президента. Необходимое количество
изготовленных исполнителем (лицом, подготовившим проект поручения)
копий передается в экспедицию для направления адресатам согласно
составленному исполнителем указателю рассылки.
Подготовка и оформление протокола
6.42. Решения, которые принимаются на совещаниях, проводимых
президентом и вице-президентами общества, а также руководителями
подразделений аппарата управления общества, оформляют протоколами.
Протокол оформляется на бланке установленной формы, образец
которого приведен в Приложении N 10.
Протоколами также оформляются решения, принимаемые на
совместных заседаниях правления, комиссий, советов ОАО "РЖД" и
соответствующих органов других организаций, на рабочих встречах
руководителей общества с руководителями субъектов Российской
Федерации, акционерных обществ и др. Протоколы таких совместных
заседаний и рабочих встреч оформляются на стандартных листах
бумаги формата А4. Образец составления протокола рабочей встречи
президента общества и руководителя субъекта Российской Федерации
приведен в Приложении N 11.
6.43. Протоколами не могут оформляться решения о назначении,
освобождении, увольнении и привлечении к дисциплинарной
ответственности работников общества. Такие решения оформляют в
порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
6.44. Организация совещаний, проводимых президентом общества,
возлагается на Департамент управления делами, проводимых
вице-президентами общества, - на их секретариаты, проводимых
руководителями подразделений аппарата управления общества, - на
работников этих подразделений.
6.45. Материалы к совещаниям, проводимым президентом или
вице-президентами общества, подготавливает подразделение аппарата
управления общества, на которое возложена эта работа, с участием
причастных подразделений.
Подготовленный проект протокола (или предложения для включения
в проект протокола в случае оперативного рассмотрения вопросов),
завизированный исполнителем и руководителем подразделения,
подготовившего проект, направляется вместе с другими материалами к
совещанию в Департамент управления делами (секретариаты
соответствующих вице-президентов общества) не позднее чем за 2 дня
до даты совещания. Проект протокола заблаговременно, до начала
совещания передается исполнителем также причастным должностным
лицам, которым в проекте предусмотрены поручения, задания.
6.46. Проект протокола совещания, проводимого президентом
общества, оформляется Департаментом управления делами, проводимого
вице-президентом общества, - подразделением аппарата управления
общества, которое осуществляло подготовку материалов к этому
совещанию. Протокол должен быть оформлен не позднее 3 дней со дня
проведения совещания.
6.47. Проект протокола, подготовленный на подпись с учетом
состоявшегося на совещании обсуждения рассматриваемых вопросов и
решений, принятых председательствующим на совещании, должен быть
завизирован исполнителем и руководителем подразделения аппарата
управления общества, подготовившего проект протокола. По указанию
председательствующего проект протокола визируется также другими
должностными лицами, которым в проекте предусмотрены поручения,
задания.
Проект протокола совещания, проводимого президентом общества,
визирует также вице-президент общества, в ведении которого
находится рассматриваемый на совещании вопрос, а также
вице-президент общества, который дорабатывал по указанию
президента общества проект протокола.
6.48. Визы согласования проставляют на оборотной стороне
последнего листа проекта протокола.
Отметку об исполнителе проставляют в левом нижнем углу
оборотной стороны последнего листа проекта протокола.
6.49. В протоколе сначала указывают должностных лиц,
принимавших участие в совещании. Слово "Присутствовали" печатают
от границы левого поля, подчеркивают, после слова ставят
двоеточие. Ниже через межстрочный интервал 12 - 24 пт печатают
наименования должностей присутствовавших, а справа от наименования
должностей - их фамилии и инициалы через межстрочный интервал 12
пт. Наименования должностей могут быть указаны обобщенно, при этом
фамилии печатают в алфавитном порядке независимо от должности.
Допускается оформлять список присутствующих на совещании (с
указанием должностей, фамилий и инициалов) в виде приложения.
Если совещание проходило не в г. Москве, то через межстрочный
интервал 24 пт после реквизита "Вид совещания" указывают по центру
листа место проведения совещания (например, г. Новосибирск).
Дату, оформляемую словесно-цифровым способом, и номер
протокола печатают справа.
6.50. Основная часть протокола включает в себя вопросы,
рассматриваемые на совещании, и принятые по ним решения и
печатается шрифтом размером N 14 через межстрочный интервал 18 пт.
Каждый вопрос нумеруется римской цифрой, название вопроса,
которое печатается центрованным способом, начинается, как правило,
с предлога "О" ("Об").
Под названием проводят сплошную черту. Под чертой в скобках
через межстрочный интервал 12 пт печатают фамилии должностных лиц,
выступавших на совещании по этому вопросу.
6.51. Решения (поручения), принятые по каждому
рассматриваемому на совещании вопросу, излагают в протоколе в виде
отдельных пунктов, которые нумеруют арабскими цифрами, и адресуют
соответствующим должностным лицам общества (вице-президентам
общества, руководителям подразделений аппарата управления и
обособленных структурных подразделений общества).
Пункты подразделяют при необходимости на подпункты, которые
могут обозначаться строчными буквами или арабскими цифрами с
круглой скобкой, или на абзацы (без буквенного и цифрового
обозначения). Подпункты печатают с красной строки со строчной
буквы и отделяют один от другого точкой с запятой.
Принятые на совещании решения (поручения), требующие срочного
исполнения, должны быть доведены до исполнителей незамедлительно
(до оформления и рассылки протокола) для организации их выполнения
в установленные сроки. Доведение этих решений (поручений) до
исполнителей производится подразделением аппарата управления
общества, на которое возложена подготовка совещания.
Если к протоколу прилагают какие-либо материалы, то об этом
делается соответствующая запись в протоколе.
Подпись отделяют от текста межстрочным интервалом 36 пт. Она
включает наименование должности председательствующего на
совещании, личную подпись и ее расшифровку (инициалы, фамилия).
6.52. Подписанный президентом общества протокол совещания
регистрирует отдел документационного обеспечения, который также
изготавливает необходимое количество копий и передает их в
экспедицию для направления адресатам согласно составленному
исполнителем указателю рассылки.
Подписанный вице-президентом общества протокол совещания
регистрирует секретариат этого вице-президента. Необходимое
количество изготовленных исполнителем копий передается в
экспедицию для направления адресатам согласно составленному
исполнителем указателю рассылки. В обязательном порядке протокол
направляют в секретариат президента общества.
6.53. Если на совещании рассматривалось несколько вопросов, то
адресатам могут быть посланы соответствующие выписки из протокола.
Выписки из протокола заверяют без воспроизведения подписи
председательствующего на совещании.
6.54. Оформление протокола совещания, проводимого
руководителем подразделения аппарата управления общества,
производится аналогично оформлению протокола совещания у
президента (вице-президента) общества.
6.55. Подготовка протоколов заседаний совета директоров,
правления и ревизионной комиссии общества осуществляется в
соответствии с положениями об этих органах или их регламентами.
Оформление протокола заседания правления общества производится
на бланке установленной формы. Образец оформления протокола
приведен в Приложении N 12.
Подготовка и оформление письма
6.56. Служебное или деловое письмо применяется в
управленческой деятельности для осуществления информационного
обмена с организациями как состоящими, так и не состоящими в
отношениях соподчинения.
Письма могут использоваться для доведения до подразделений
аппарата управления (обособленных структурных подразделений)
общества сведений официального характера, разъяснений о применении
нормативных правовых актов и документов, а также указаний по
вопросам деятельности этих подразделений в рамках установленных
производственно-финансовых планов и заданий, в пределах полномочий
должностного лица, подписывающего письмо.
Письма общества оформляются на бланках установленной формы,
образцы которых приведены в Приложениях N 13 - 15.
Оформление писем производится:
за подписью президента общества - на бланке письма ОАО "РЖД" с
угловым расположением реквизитов, на бланке письма ОАО "РЖД" с
продольным расположением реквизитов, на бланке письма президента
ОАО "РЖД";
за подписью вице-президентов общества - на бланке письма ОАО
"РЖД" с угловым расположением реквизитов, на бланке письма ОАО
"РЖД" с продольным расположением реквизитов, на бланках письма
первого вице-президента ОАО "РЖД", старшего вице-президента ОАО
"РЖД" и вице-президента ОАО "РЖД" соответственно.
Бланк письма с угловым расположением реквизитов используется
для оформления писем по производственно-финансовым и другим
вопросам уставной деятельности общества (письмо-предложение,
письмо-запрос, письмо-ответ, письмо-просьба и др.), а также для
оформления сопроводительных, информационных, гарантийных и других
аналогичных писем.
Бланк письма с продольным расположением реквизитов
рекомендуется использовать для оформления писем, содержащих
приглашение, выражение благодарности, а также писем-поздравлений,
извещений и других аналогичных писем размером не более одной
страницы.
Бланк письма президента (вице-президента) общества обычно
используется по его усмотрению для оформления письма в адрес
конкретного должностного лица другой организации.
6.57. Оформление писем за подписью руководителей подразделений
аппарата управления общества производится на бланке письма
департамента (управления) ОАО "РЖД", образец которого приведен в
Приложении N 16, а за подписью руководителей обособленных
структурных подразделений общества на бланке соответствующего
подразделения (Приложение N 17).
6.58. Содержание писем должно отвечать по существу на вопросы,
которые поставлены в обращениях и запросах, поступивших в
общество.
6.59. Письма могут быть адресованы организациям, их
структурным подразделениям, руководителям или иным должностным
лицам, а также физическим лицам.
В состав реквизита "Адресат", который указывают в правом
верхнем углу первого листа письма (первую строку печатают на
уровне наименования общества в угловом штампе бланка), входят
наименование организации (структурного подразделения организации),
должность, инициалы и фамилия получателя (при адресовании письма
должностному лицу инициалы указывают перед фамилией).
6.60. Составные части реквизита "Адресат" - наименование
организации (структурного подразделения организации), должность,
инициалы и фамилию должностного лица, почтовый адрес - печатают с
новой строки через межстрочный интервал 12 пт. Начала строк
многострочного реквизита выравниваются по вертикали.
Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат"
относительно самой длинной строки, которая ограничивается правым
полем документа. Например:
Председателю Государственной Думы
Федерального Собрания
Российской Федерации
И.О.Фамилия
Каждую составную часть реквизита "Адресат" рекомендуется
отделять друг от друга межстрочным интервалом 18 пт.
6.61. При направлении письма в организацию или структурное
подразделение организации (без указания должностного лица) их
наименование пишут в именительном падеже. Например (наименования
организаций, их адреса, фамилии и инициалы лиц являются
условными):
Министерство транспорта
Российской Федерации
6.62. Письмо можно адресовать конкретному должностному лицу
организации, если решение поставленных в письме вопросов входит в
компетенцию этого должностного лица. При этом наименование
организации пишут в именительном падеже, а наименование должности
и фамилию - в дательном. Например:
Транспортное агентство
"Логистика и транспорт"
Начальнику финансового отдела
И.И.Иванову
Если письмо адресуют руководителю организации или его
заместителю, то наименование организации входит в наименование
должности адресата, которое пишется в дательном падеже. Например:
Заместителю генерального
директора ОАО "Грузовая
транспортная компания"
П.П.Петрову
6.63. Если в состав реквизита "Адресат" входит почтовый адрес,
то сначала указывают наименование организации, затем ее почтовый
адрес, например:
Всероссийский научно-
исследовательский институт
документоведения и архивного дела
Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393
На письмах, направляемых в высшие органы государственной
власти, федеральные органы исполнительной власти и иные
государственные органы, а также филиалы общества, их адрес не
указывают.
6.64. При адресовании письма президенту (вице-президенту)
общества наименование его должности включает сокращенное
наименование общества - ОАО "РЖД", например:
Президенту ОАО "РЖД"
И.О.Фамилия
или
Вице-президенту ОАО "РЖД"
И.О.Фамилия
При адресовании письма другим должностным лицам общества
(руководителям департаментов, управлений, обособленных структурных
подразделений) допускается не указывать наименование общества,
например:
Начальнику Департамента
коммерческой работы в сфере
грузовых перевозок
И.О.Фамилия
или
Начальнику Центра управления
перевозками
И.О.Фамилия
6.65. При адресовании письма руководителю (должностному лицу)
филиала или иного обособленного структурного подразделения
общества его наименование пишут без указания статуса этого
подразделения в обществе (то есть не надо указывать, что железная
дорога или проектный институт является филиалом ОАО "РЖД").
Например:
Начальнику Московской железной
дороги
И.О.Фамилия
или
Директору Иркутского проектно-
изыскательского института
И.О.Фамилия
6.66. Если письмо адресуют физическому лицу, то сначала
указывают его фамилию, затем инициалы, далее почтовый адрес,
например:
Калинину И.П.
ул. Садовая, д. 5, кв. 12,
г. Липки, Киреевский р-н,
Тульская обл., 301264
6.67. Письмо не должно содержать более четырех адресатов.
Слово КОПИЯ перед вторым, третьим, четвертым адресатами не пишут.
Каждый экземпляр отправляемого письма должен быть подписан.
6.68. Письмо должно иметь краткий заголовок, раскрывающий
содержание письма. Если в письме содержится несколько вопросов, то
его заголовок должен быть сформулирован обобщенно. Заголовок
письма печатают строчными буквами от левой границы текстового поля
через один межстрочный интервал 12 пт, точку в конце заголовка не
ставят.
Письма - ответы на обращения граждан заголовка не имеют.
6.69. Письмо должно касаться, как правило, одного вопроса. В
одном письме может быть затронуто несколько вопросов, если они
взаимосвязаны.
Текст письма обычно состоит из двух частей. В первой части
излагают причину или основание подготовки письма, приводят ссылки
на документы, являющиеся причиной или основанием подготовки
письма. Во второй части излагают просьбы, предложения, выводы.
Текст письма печатают, как правило, шрифтом размером N 14, с
межстрочным интервалом 18 пт.
6.70. В письме, оформленном на бланке президента или
вице-президента общества, текст излагают от первого лица
единственного числа: "Прошу обеспечить...", "Направляю проект
постановления...".
В письме, оформленном на бланке общества (или на бланке
подразделения аппарата управления общества), текст излагают от
первого или третьего лица единственного числа или первого лица
множественного числа: "Прошу выделить...", "Направляю
материалы...", "ОАО "РЖД" считает...", "Департамент управления
финансами сообщает...", "Просим направить...".
6.71. Письмо может иметь приложения.
Отметку о наличии приложений к письму печатают (между текстом
и подписью) через межстрочный интервал 18 - 24 пт от последней
строки текста письма. Слово "Приложение" печатают с новой строки,
с отступа 1,25 см от левого края поля, после него ставят двоеточие
и через межстрочный интервал 12 пт печатают текст отметки.
Если письмо имеет приложение, на которое в тексте письма есть
ссылка, то отметку о нем оформляют следующим образом:
Приложение: на 8 л. в 3 экз.
Если письмо имеет приложения, на которые ссылки в тексте нет,
то перечисляют их наименования с указанием количества листов в
каждом приложении и количества экземпляров. Например:
Приложения: 1. Справка о согласовании проекта стандарта
"Документация внешнеторговая" на 5 л. в 2 экз.
2. Отзывы по проекту стандарта на 3 л. в 2 экз.
Если к письму прилагается другой документ, имеющий приложение,
то отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: письмо Росархива от 22.09.2005 N 4/3032 и
приложение к нему, всего на 7 л.
Если письмо направляют в несколько адресов, а приложение не во
все адреса, то отметку оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в первый адрес.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов в них не
указывают. Например:
Приложение: 2 журнала.
При большом количестве приложений составляют их опись, а в
конце письма указывают:
Приложение: согласно описи, на 48 л.
Приложения, которые поясняют или дополняют содержание письма,
должны быть оформлены на стандартных листах бумаги формата А4,
завизированы и иметь все необходимые для прилагаемого документа
реквизиты.
Нумерацию страниц письма и страниц приложений производят
отдельно.
6.72. Письма подписываются должностными лицами общества в
соответствии с их полномочиями.
Письма, направляемые в адрес Президента Российской Федерации,
Правительства Российской Федерации, Совета Федерации и
Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации,
подписываются президентом общества или лицом, осуществляющим его
полномочия.
6.73. Проект письма, завизированный исполнителем и
руководителем подразделения аппарата управления общества,
подготовившего этот проект, до представления на подпись должен
быть согласован с причастными должностными лицами. Согласование
оформляется визами, проставляемыми на оборотной стороне последнего
листа визового экземпляра проекта письма.
Отметку об исполнителе проставляют в левом нижнем углу лицевой
или оборотной стороны последнего листа подлинника и визового
экземпляра проекта письма. При проставлении отметки об исполнителе
на лицевой стороне листа ее печатают шрифтом размером N 8 - 10, на
оборотной стороне - шрифтом размером N 14.
6.74. При оформлении письма на бланке ОАО "РЖД" в реквизите
"Подпись" указывают сокращенное наименование общества, например:
Президент
ОАО "РЖД" (личная подпись) И.О.Фамилия
При оформлении письма на бланке президента (вице-президента)
ОАО "РЖД" наименование должности перед подписью не указывают.
При оформлении письма на бланке департамента (управления)
общества в реквизите "Подпись" не указывают наименований
подразделения и общества. Например, на бланке Департамента анализа
конъюнктуры рынка подпись оформляется:
Начальник департамента (личная подпись) И.О.Фамилия
Если руководитель соответствующего подразделения аппарата
управления (обособленного структурного подразделения) общества
является членом правления общества, то это может быть указано при
оформлении его подписи на бланке департамента (управления) или
филиала ОАО "РЖД":
Начальник департамента,
член правления ОАО "РЖД" (личная подпись) И.О.Фамилия
или
Начальник железной дороги,
член правления ОАО "РЖД" (личная подпись) И.О.Фамилия
При оформлении письма на стандартном листе бумаги (без
использования бланка) наименования общества и подразделения
аппарата управления общества включаются в состав наименования
должности подписывающего, например:
Начальник Департамента
корпоративных финансов ОАО "РЖД" (личная подпись) И.О.Фамилия
6.75. При подготовке письма за подписью президента общества
исполнитель готовит проект подписного экземпляра письма и визовой
экземпляр.
После подписания президентом общества письма и его регистрации
отдел документационного обеспечения рассылает подготовленные им
копии письма (на стандартном листе бумаги без использования
бланка) согласно составленной исполнителем рассылке.
6.76. При подготовке письма за подписью вице-президента
общества исполнитель готовит проект подписного экземпляра письма,
визовой экземпляр и копии проекта письма (на стандартном листе
бумаги без использования бланка): одна - для подразделения
аппарата управления общества, подготовившего проект письма, одна -
для секретариата вице-президента общества, который подписывает
данное письмо, а также необходимое количество копий для
направления в другие подразделения.
На копиях проекта письма за подписью вице-президента общества
исполнитель проставляет в правом верхнем углу первого листа
условное (сокращенное) наименование подразделения-получателя, а
также подтверждает соответствие текста копий подлиннику документа,
проставляя в центре листа ниже реквизита "Подпись" заверительную
надпись "Верно" и свою подпись.
Подготовка и оформление письма при переписке
с зарубежными корреспондентами
6.77. При переписке общества с руководителями организаций
железнодорожного транспорта (железных дорог) иностранных
государств, в том числе государств - участников Содружества
Независимых Государств, письма направляются за подписью президента
общества (лица, осуществляющего его полномочия) или
вице-президента общества, в ведении которого в соответствии с
распределением обязанностей находятся вопросы международных
связей.
Подготавливаемые подразделениями аппарата управления общества
проекты писем для направления зарубежным адресатам после
согласования с причастными подразделениями аппарата управления
общества должны быть согласованы с Департаментом международных
связей.
6.78. Переписку по оперативным вопросам, связанным с
перевозкой грузов и пассажиров, использованием и ремонтом
локомотивов, вагонов и контейнеров, осуществлением взаиморасчетов
между обществом и организациями железнодорожного транспорта
(железными дорогами) государств - участников Содружества
Независимых Государств, работой межгосударственных пунктов
пропуска поездов и обеспечением движения поездов в условиях
чрезвычайных ситуаций, подразделения аппарата управления общества
могут вести в пределах своей компетенции непосредственно с
соответствующими подразделениями организаций железнодорожного
транспорта этих государств и Дирекцией Совета по железнодорожному
транспорту государств - участников Содружества.
Оперативную переписку с железными дорогами иностранных
государств по вопросам прицепки вагонов к международным
пассажирским поездам может вести начальник (заместитель
начальника) Департамента дальних пассажирских перевозок.
6.79. Письма, направляемые иностранным организациям
(должностным лицам), находящимся за границей, печатают на бланках
общества для зарубежной переписки (образец бланка письма для
переписки с зарубежными корреспондентами приведен в Приложении N
18) или на стандартном листе бумаги формата А4.
На отправляемых за границу письмах проставляют исходящий номер
документа и дату отправления, а штампы, печати и отметку об
исполнителе не проставляют.
Отметку об исполнителе проставляют в левом нижнем углу лицевой
или оборотной стороны последнего листа визового экземпляра письма,
остающегося в деле.
6.80. Реквизит "Адресат" включает инициал имени (имя) и
фамилию, должность адресата, наименование организации, номер дома,
название улицы, название населенного пункта, почтовый код (индекс)
или номер почтового маршрута, название страны.
Если письмо адресуют организации, то сначала указывают ее
наименование, затем почтовый адрес.
Если письмо адресуют должностному лицу организации, то сначала
указывают инициал имени (имя), фамилию, должность, наименование
организации, затем почтовый адрес.
Реквизит "Адресат" располагают в правом верхнем углу первого
листа письма и пишут компактно, без разрядки и подчеркиваний.
Составные части реквизита выравнивают по левой его границе. С
учетом практики переписки с конкретными адресатами допускается
располагать реквизит "Адресат" в левом верхнем углу первого листа
письма.
Дату письма и регистрационный номер проставляют в соответствии
с расположением этих реквизитов на бланке документа. Дату
оформляют словесно-цифровым способом.
6.81. Заголовок к тексту в письмах к зарубежным адресатам не
является обязательным реквизитом.
Письмо начинается, как правило, с обращения. В деловой
переписке могут использоваться, в частности, следующие обращения:
"Уважаемые господа" - к организации в целом;
"Уважаемый господин Блэк";
"Уважаемая госпожа Смит";
"Уважаемый господин Председатель (Директор)" - к должностному
лицу, фамилия которого неизвестна.
Письмо может заканчиваться следующими фразами: "С глубоким
уважением", "С уважением", "Наилучшие пожелания", после которых
ставится запятая, затем проставляется подпись.
6.82. В деловой переписке подпись включает наименование
должности лица, подписавшего документ, личную подпись и ее
расшифровку (инициалы и фамилия). Подпись располагается под
текстом документа (или под отметкой о наличии приложения).
В подписи на письмах, адресуемых частным лицам, не указывают
должность подписывающего и не расшифровывают подпись, а указывают
только наименование подразделения аппарата управления общества.
Например: Департамент дальних пассажирских перевозок ОАО "РЖД".
Письма в адрес частных лиц печатают на стандартном листе
бумаги формата А4.
6.83. Отметку о наличии приложения располагают под текстом
письма и оформляют в порядке, предусмотренном пунктом 6.71
настоящей Инструкции.
Подготовка и оформление телеграммы
6.84. В виде телеграммы передают задания и указания по решению
оперативных вопросов эксплуатационно-производственной деятельности
в пределах полномочий должностного лица, подписавшего телеграмму,
тексты подписанных в установленном настоящей Инструкцией порядке
приказов, распоряжений, протоколов и других документов общества,
подлежащих незамедлительной доставке адресату, а также информацию,
необходимую для обеспечения текущей деятельности обособленных
структурных подразделений общества.
Телеграммой не могут решаться вопросы, требующие издания
соответствующего нормативного документа.
Телеграмма оформляется на бланке установленной формы, образец
которого приведен в Приложении N 19.
6.85. Телеграммы за подписью президента и вице-президентов
общества, других должностных лиц общества, которым предоставлено
право подписи служебных телеграмм, должны содержать отметку о виде
телеграммы, адрес, текст, подпись должностного лица, дату,
|
