|
Стр. 4
телеграммы, адрес, текст, подпись должностного лица, дату,
регистрационный (подписной) номер и отметку об исполнителе.
Визы согласования проставляют на оборотной стороне подлинника
телеграммы, отметку об исполнителе - в левом нижнем углу лицевой
стороны подлинника телеграммы.
6.86. В адресе телеграммы необходимо указывать:
для адресатов железнодорожного транспорта, расположенных на
территории Российской Федерации, - пункт назначения, условное
(сокращенное) наименование железной дороги, полное или условное
(сокращенное) наименование адресата (подразделения, должностного
лица). Например: "Новосибирск З-Сиб М, НОД, ДС".
При направлении телеграммы с одним и тем же текстом всем или
нескольким филиалам общества к ней прилагается составленный
исполнителем указатель рассылки с адресами получателей, включающий
также подразделения аппарата управления общества, филиалы и иные
организации, расположенные в г. Москве, которым копии телеграмм
доставляются через экспедицию или направляются почтовой связью. В
этом случае исполнитель в указателе рассылки или на телеграмме
делает отметку (проставляет подпись), подтверждающую отправление
им копии телеграммы адресатам, расположенным в г. Москве, через
экспедицию или почту;
для адресатов железнодорожного транспорта, расположенных на
территории других государств - участников Содружества Независимых
Государств, - пункт назначения, полное или условное (сокращенное)
наименование железной дороги, полное наименование адресата
(подразделения, должностного лица). Например: "Ташкент
Государственная акционерная железнодорожная компания "Узбекистан
Темир Йуллари" Начальнику информационно-вычислительного центра";
для других юридических и физических лиц - полный адрес,
позволяющий обеспечить доставку телеграммы адресату, и полное
наименование адресата.
При направлении телеграмм главам законодательной и
исполнительной власти субъектов Российской Федерации, полномочным
представителям Президента Российской Федерации в федеральных
округах указывают полный адрес, наименование должности, инициалы и
фамилию.
6.87. Текст телеграммы излагают кратко и печатают шрифтом N 14
на лицевой стороне бланка без переноса слов и исправлений. Текст
не должен превышать, как правило, двух машинописных страниц.
Вставки в напечатанном тексте не допускаются. Числа пишутся
арабскими цифрами и при необходимости могут быть написаны
прописью. Не допускается помещать в телеграммах таблицы, писать
римские цифры и другие обозначения, не воспроизводимые телеграфным
аппаратом. Если телеграмма является ответом на поступивший
документ, то дается ссылка на его дату и номер.
6.88. Подпись включает полное или условное (сокращенное)
наименование должностного лица, личную подпись (инициалы и
фамилия) и отделяется от последней строки текста межстрочным
интервалом 24 - 36 пт.
6.89. Дату и регистрационный (подписной) номер проставляют от
левой границы текстового поля на 24 - 36 пт ниже наименования
должности лица, подписавшего телеграмму.
6.90. При подготовке телеграммы за подписью президента
общества исполнитель готовит проект подписного экземпляра
телеграммы с визами согласования. После подписания копию
телеграммы для Центральной станции связи готовит отдел
документационного обеспечения.
6.91. При подготовке телеграммы за подписью вице-президента
общества исполнитель готовит проект подписного экземпляра
телеграммы с визами согласования и копии проекта телеграммы: одну
- для Центральный станции связи, одну - для подразделения аппарата
управления общества, подготовившего проект телеграммы, одну - для
секретариата вице-президента общества, который подписывает данную
телеграмму, а также необходимое количество копий для направления в
другие подразделения.
На копиях проекта телеграммы исполнитель проставляет в правом
верхнем углу первого листа условное (сокращенное) наименование
подразделения-получателя, а также подтверждает соответствие текста
копий подлиннику документа, проставляя в центре листа ниже
реквизита "Подпись" заверительную подпись "Верно" и свою подпись.
6.92. На принятой к отправке телеграмме и на ее копии
(ксерокопии) телеграфист проставляет служебный заголовок и
расписывается в приеме.
Подлинники телеграмм, отправленных за подписью президента и
вице-президентов общества, Центральная станция связи возвращает в
отдел документационного обеспечения (копии телеграммы остаются на
Центральной станции связи).
6.93. Подлинник телеграммы, отправленной за подписью
руководителя подразделения аппарата управления общества, после
проставления телеграфистом служебного заголовка и расписки о
приеме возвращают исполнителю, а передачу телеграммы производят по
копии (ксерокопии), которая остается на Центральной станции связи.
Подготовка и оформление докладной, служебной,
пояснительной и объяснительной записок, справки
6.94. Докладная записка адресуется президенту
(вице-президенту) общества, руководителю подразделения аппарата
управления общества или руководителю вышестоящего органа и
содержит доклад о проделанной работе, состоянии дел в каком-либо
виде деятельности общества, выполнении заданий по командировке,
проверке, ревизии (с выводами и предложениями).
Докладная записка составляется как по инициативе работника
аппарата управления общества, так и по указанию президента
(вице-президента) общества, руководителя подразделения аппарата
управления общества. По инициативе работника докладная записка
составляется, как правило, с целью побудить должностное лицо,
которому она адресуется, принять определенное решение.
Текст докладной записки, как правило, состоит из описательной
и заключительной частей. В описательной части излагается суть
поднятого в записке вопроса, приводятся ссылки на документы, факты
и события, вызвавшие необходимость написать докладную записку. В
заключительной части излагаются выводы, предложения, просьбы.
Рекомендуется заканчивать докладные записки фразами: "Докладываю в
порядке информации", "Прошу Вашего решения" и другими (в
зависимости от содержания).
Если в докладной записке излагаются предложения, мнения или
заключения автора, основанные на результатах проработки
рассматриваемого в записке вопроса с причастными должностными
лицами, то об этом должно быть указано в тексте записки (например:
"Данное предложение согласовано (поддерживается) начальниками
департаментов Фамилия И.О., Фамилия И.О." или "Заключение
подготовлено с учетом мнения...").
Докладная записка подписывается составителем, если она
представляется руководителю подразделения, и руководителем
подразделения, если она представляется президенту
(вице-президенту) общества.
Докладная записка вице-президента общества на имя президента
общества регистрируется отделом документационного обеспечения.
Докладная записка представляется президенту общества
начальником Департамента управления делами или руководителем
секретариата президента общества.
Резолюция президента общества по изложенным в докладной
записке вопросам ставится руководителем его секретариата
(помощником) на контроль, при этом устанавливается срок
выполнения, если он не указан президентом общества.
6.95. Служебная записка по своему назначению близка к
докладной записке, но составляется должностным лицом одного
подразделения аппарата управления общества на имя должностного
лица другого подразделения (или одним вице-президентом общества на
имя другого вице-президента).
Текст служебной записки состоит, как правило, из обоснования
(изложения причин составления) и предложения, просьбы, заявки и
др.
6.96. Пояснительная записка составляется для разъяснения
содержания отдельных положений прилагаемого документа (проекта
приказа общества или иного нормативного документа, программы,
сметы, плана, заявки и др.), обоснования целесообразности издания
документа.
В пояснительной записке приводятся при необходимости
результаты проработки рассматриваемого вопроса и проведенной
экспертизы, расчеты и обоснования, а также прогнозы
социально-экономических и иных последствий реализации предлагаемых
решений.
Пояснительная записка подписывается руководителем
подразделения аппарата управления общества, подготовившего
документ.
6.97. Докладная и служебная записки оформляются на стандартных
листах бумаги формата А4 и должны иметь следующие реквизиты:
адресат, заголовок к тексту, текст, подпись, дату, регистрационный
номер.
Визы согласования проставляются на оборотной стороне
подлинника записки. Отметка об исполнителе проставляется в левом
нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа
подлинника записки.
Образцы докладной и пояснительной записок приведены в
Приложениях N 20 и 21.
6.98. В объяснительной записке автор (исполнитель) дает
объяснение должностному лицу общества в связи с невыполнением
задания, поручения, обязательства или совершением
несанкционированного действия, имеющего негативные последствия для
общества.
6.99. Справка подготавливается, как правило, для отражения
результатов производственно-финансовой деятельности общества, его
филиалов и других обособленных структурных подразделений, а также
для подтверждения сведений о его работниках и содержит описание
(подтверждение) тех или иных фактов, событий и другую необходимую
информацию.
Справки составляют для представления в установленном порядке
или по запросу.
В названии справки должно быть кратко отражено существо
вопроса, о котором пойдет речь. В названии справки может быть
указана дата или период времени, к которым относятся сведения,
изложенные в справке.
Типовые справки, например о работе, доходах работника,
рекомендуется оформлять на унифицированных бланках (формах) с
трафаретным текстом. Справка подписывается уполномоченным на то
лицом общества и заверяется печатью.
Подготовка и оформление доверенности
6.100. Доверенность - документ, подтверждающий право
юридического или физического (должностного) лица представлять
интересы доверителя и/или совершать определенные этим документом
действия.
6.101. Доверенности от имени общества выдаются на право
заключения договоров (соглашений, контрактов), на проведение
сделок с имуществом общества, финансовых сделок, на получение
товарно-материальных ценностей, представительство перед любыми
третьими лицами от имени общества, ведение дел в судебных органах
и др.
Доверенность от имени общества оформляется на общем бланке ОАО
"РЖД", образец которого приведен в Приложении N 22.
Порядок выдачи, отмены, регистрации, учета и хранения
доверенностей устанавливается положением, утверждаемым президентом
общества.
6.102. Проект доверенности подготавливается в 2 экземплярах -
подписной и визовой.
Визы согласования проставляются на оборотной стороне
последнего листа визового экземпляра доверенности.
Отметка об исполнителе проставляется в левом нижнем углу
оборотной стороны последнего листа визового экземпляра
доверенности.
На подписном экземпляре доверенности визы согласования и
отметка об исполнителе не проставляются.
7. РАССМОТРЕНИЕ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН
Организация работы с обращениями граждан
7.1. В обществе рассматриваются индивидуальные и коллективные
предложения, заявления и жалобы граждан (далее - обращения
граждан).
Обращения граждан могут поступать в общество по почтовой
связи, по каналам электронной почты и факсимильной связи, а также
в устной форме:
предложения - обращения, направленные на улучшение
деятельности общества, обособленных структурных подразделений
общества;
заявления - обращения в целях реализации прав и законных
интересов граждан;
жалобы - обращения с требованием о восстановлении прав и
законных интересов граждан, нарушенных действиями (бездействием)
либо решениями должностных лиц общества, обособленных структурных
подразделений общества.
7.2. Работа с обращениями граждан осуществляется в
соответствии с Конституцией Российской Федерации, федеральными
законами и иными нормативными правовыми актами Российской
Федерации, а также решениями общества, изданными во исполнение
этих актов.
7.3. Обеспечение своевременного рассмотрения письменных и
устных обращений граждан, организацию контроля исполнения, а также
ведение их централизованного учета осуществляет отдел по работе с
обращениями граждан и организации их приема Департамента
управления делами (далее - отдел по работе с обращениями граждан).
Отдел по работе с обращениями граждан проводит анализ
(обобщение) вопросов, поставленных гражданами в обращениях и на
личных приемах, и подготавливает соответствующую информацию для
президента и вице-президентов общества и предложения по улучшению
работы с обращениями граждан.
Рассмотрение письменных обращений граждан
7.4. Письменные обращения граждан Российской Федерации,
граждан государств - участников Содружества Независимых Государств
и других иностранных государств, поступившие в адрес президента и
вице-президентов общества, общества без указания конкретного
адресата, а также обращения граждан, полученные при их приеме и во
время командировок должностных лиц общества, регистрирует отдел по
работе с обращениями граждан.
Письменные обращения граждан, поступившие в подразделения
аппарата управления общества, регистрируются этими подразделениями
отдельно от других документов.
7.5. Письменные обращения граждан, поступившие в общество из
Администрации Президента Российской Федерации, Правительства
Российской Федерации, Совета Федерации и Государственной Думы
Федерального Собрания Российской Федерации, регистрируются отделом
документационного обеспечения и направляются на рассмотрение и
исполнение в порядке, установленном настоящей Инструкцией (в
резолюции по этим поручениям предусматривают направление копии
обращения отделу по работе с обращениями граждан).
7.6. Отдел по работе с обращениями граждан регистрирует
письменные обращения граждан путем проставления в правом верхнем
углу первого листа обращения отметки о поступлении в общество
(регистрационного штампа), включающей индекс этого отдела,
присвоенный обращению порядковый номер и дату его поступления.
На каждое письменное обращение граждан заполняется
регистрационно-контрольная карточка (РКК).
7.7. В случае получения повторного обращения гражданина
обращению присваивают тот же номер регистрации, что и
первоначальному, на лицевой стороне РКК вверху указывают, что
обращение является повторным, а в графе РКК "Краткое содержание"
указывают, кому направлено на решение первоначальное обращение.
Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же
гражданина по одному и тому же вопросу, если со времени подачи
первого обращения истек установленный законодательством Российской
Федерации срок рассмотрения и ответ заявителю не дан или заявитель
не удовлетворен данным ему ответом.
7.8. Дубликатом обращения считаются обращения одного и того же
лица по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам
и поступившие в общество, или обращения с одинаковым текстом.
Дубликаты обращений, поступившие в течение месяца со дня дачи
заявителю исчерпывающего ответа, повторному рассмотрению не
подлежат и направляются в дело с согласия начальника отдела по
работе с обращениями граждан. Если они поступили из Администрации
Президента Российской Федерации, Правительства Российской
федерации, от членов Совета Федерации или депутатов
Государственной Думы и не взяты ими на контроль, заявителю
направляют повторный ответ.
Все дубликаты обращений регистрируют под тем же номером, что и
первоначальные обращения. При этом в РКК после номера обращения
указывают дату его поступления.
Анонимные обращения (без подписи автора, указания фамилии и
почтового адреса для ответа), обращения, не поддающиеся прочтению,
содержащие нецензурные выражения, как правило, не рассматриваются.
Сообщения, в том числе анонимные, о совершенных или
готовящихся преступлениях пересылаются в соответствующие
правоохранительные органы.
7.9. Зарегистрированные письменные обращения граждан в
зависимости от содержащихся в них вопросов начальник отдела по
работе с обращениями граждан докладывает президенту и
вице-президентам общества или направляет с сопроводительным
письмом (вместе с РКК) для рассмотрения в подразделения аппарата
управления общества, в ведении которых находятся поставленные
вопросы.
В проекте резолюции президента и вице-президентов общества,
содержащей поручения по письменному обращению гражданина,
указывают срок исполнения поручения, порядок направления автору
обращения ответа, а при необходимости и доклада (информации) о
результатах рассмотрения.
Не допускается направлять обращения граждан для их
рассмотрения и (или) ответа тем должностным лицам, решения или
действия (бездействие) которых обжалуются.
7.10. Письменные обращения граждан по вопросам, отнесенным к
компетенции обособленных структурных подразделений общества, не
требующие доклада президенту и вице-президентам общества,
направляют в срок не позднее 5 дней с даты их поступления с
сопроводительным письмом за подписью начальника отдела по работе с
обращениями граждан (или за подписью руководителя подразделения
аппарата управления общества, если обращение рассматривается
соответствующим подразделением) на рассмотрение в обособленное
структурное подразделение общества, в компетенцию которого входит
решение поставленных в обращении вопросов, с обязательным
уведомлением об этом автора обращения.
7.11. Решения по письменным обращениям граждан, поступившим в
общество, должны быть приняты в срок до одного месяца со дня
поступления. По письменным обращениям граждан, не требующим
дополнительного изучения и проверки, решения должны быть приняты в
срок не более 15 дней со дня поступления.
Обращения военнослужащих рассматриваются в первоочередном
порядке.
В случае, когда для рассмотрения обращений граждан необходимо
проведение специальной проверки, истребование дополнительных
материалов и принятие других мер, срок рассмотрения письменного
обращения может быть продлен, но не более чем на один месяц,
руководителем, давшим поручение, или по согласованию с начальником
Департамента управления делами - руководителем подразделения
аппарата управления общества, у которого обращение находится на
исполнении. О продлении срока рассмотрения сообщают автору
обращения и в отдел по работе с обращениями граждан.
7.12. О результатах рассмотрения письменного обращения
подразделением аппарата управления общества руководитель этого
подразделения извещает автора обращения, как правило, в письменной
форме.
При уведомлении автора письменного обращения в устной форме
делают отметку на первом листе письменного обращения или на
отдельном листе с указанием даты уведомления.
7.13. Письма - ответы на обращения граждан, подписанные
президентом и вице-президентами общества, отправляют через отдел
документационного обеспечения, где им присваивают соответствующие
регистрационные номера. Визовые экземпляры этих писем передают для
хранения в подразделение аппарата управления общества, в котором
находится подлинник обращения гражданина.
7.14. Передачу зарегистрированных отделом по работе с
обращениями граждан письменных обращений граждан из одного
подразделения аппарата управления общества в другое производят по
согласованию с начальником отдела по работе с обращениями граждан.
7.15. Письменные обращения граждан, переданные президенту
общества во время его командировок, должны быть рассмотрены в
оперативном порядке.
7.16. Контроль за своевременным и объективным рассмотрением
письменных обращений граждан, поступивших на исполнение в
подразделения аппарата управления общества, осуществляют
руководители этих подразделений.
7.17. Письменные обращения граждан считаются разрешенными,
если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты
необходимые меры и даны ответы авторам обращений. При повторном
обращении дополнительное рассмотрение разрешенных обращений
граждан проводится в случае выявления новых обстоятельств или
изменения нормативного правового регулирования в сфере, касающейся
вопроса повторного обращения.
Письменное обращение гражданина, по которому президентом
(вице-президентом) общества было дано поручение с указанием
доложить о результатах рассмотрения, снимается с контроля по его
решению после рассмотрения им доклада об исполнении.
7.18. Письменные обращения граждан и документы, связанные с их
рассмотрением, подразделения аппарата управления общества
формируют в дело.
Копии документов, связанных с рассмотрением письменных
обращений граждан (поручений руководства общества по обращениям и
информации об их исполнении, сопроводительных писем, ответов о
рассмотрении писем и др.), подразделения аппарата управления
общества направляют в отдел по работе с обращениями граждан.
Рассмотрение устных обращений граждан
7.19. Прием граждан и рассмотрение их устных обращений
осуществляют в приемной общества, организация работы которой,
включая порядок приема граждан, определяется соответствующим
нормативным документом общества.
Прием граждан в приемной общества организуют работники отдела
по работе с обращениями граждан ежедневно, кроме выходных и
праздничных дней. Учет обратившихся граждан и высказанных ими
предложений, заявлений и жалоб ведется путем заполнения
регистрационно-контрольных карточек.
В случае, если поставленные гражданином во время приема
вопросы не входят в компетенцию общества, ему разъясняется порядок
обращения в соответствующие органы (организации).
Если во время приема граждан решение поставленных ими вопросов
невозможно, от них принимается письменное обращение, которое после
регистрации направляется на рассмотрение в установленном порядке.
На письменных обращениях, переданных гражданами во время
приема, проставляется отметка: "Принято на личном приеме".
7.20. Президент и вице-президенты общества, другие должностные
лица общества ведут личный прием, о времени которого граждан
информирует приемная общества.
Прием граждан президентом и вице-президентами общества
организуют работники отдела по работе с обращениями граждан, прием
граждан руководителями подразделений аппарата управления общества
- работники этих подразделений.
8. РАССМОТРЕНИЕ ОБРАЩЕНИЙ ЧЛЕНОВ
СОВЕТА ФЕДЕРАЦИИ И ДЕПУТАТОВ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ДУМЫ
ФЕДЕРАЛЬНОГО СОБРАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
8.1. Подготовка и направление ответов на обращения членов
Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального
Собрания Российской Федерации осуществляется в соответствии с
Федеральным законом "О статусе члена Совета Федерации и статусе
депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской
Федерации".
8.2. При поступлении в общество обращения члена Совета
Федерации или депутата Государственной Думы по вопросам, связанным
с их деятельностью, должностные лица общества, в ведении которых
находятся затронутые в обращении вопросы, обязаны безотлагательно
(а при необходимости получения дополнительных материалов - не
позднее 30 дней со дня получения обращения) дать ответ на это
обращение и предоставить запрашиваемые документы или сведения.
Если необходимо провести дополнительную проверку или
истребовать какие-либо материалы, указанные должностные лица
общества обязаны сообщить об этом обратившемуся члену Совета
Федерации или депутату Государственной Думы.
8.3. Прием, учет, регистрацию и направление на рассмотрение
поступающих в общество обращений членов Совета Федерации и
депутатов Государственной Думы, а также контроль за их исполнением
осуществляет Департамент управления делами в соответствии с
установленным настоящей Инструкцией порядком работы с входящими
документами.
8.4. Проекты ответов на обращения членов Совета Федерации и
депутатов Государственной Думы подготавливают подразделения
аппарата управления общества в соответствии с поручениями
президента и вице-президентов общества.
При необходимости поручается обособленным структурным
подразделениям общества представить материалы по затронутым в
запросах и обращениях членов Совета Федерации и депутатов
Государственной Думы вопросам.
8.5. Обращения членов Совета Федерации и депутатов
Государственной Думы и документы, связанные с их рассмотрением,
формируют в дела в соответствии с номенклатурой дел.
9. МАШИНОПИСНЫЕ И КОПИРОВАЛЬНО-МНОЖИТЕЛЬНЫЕ РАБОТЫ
Машинописные работы
9.1. Документы общества печатают в бюро оформления документов
отдела документационного обеспечения, секретариатах
вице-президентов общества и подразделениях аппарата управления
общества.
В помещение бюро оформления документов, где выполняются
машинописные работы, посторонние лица не допускаются. Печатание
документов под диктовку производят с разрешения начальника
(заместителя начальника) Департамента управления делами.
9.2. Подготовленные к печатанию рукописные материалы должны
быть написаны разборчиво, черными, фиолетовыми или синими
чернилами (пастой), на одной стороне листа.
При подготовке материалов для печатания особенно четко и
разборчиво следует писать фамилии, специальные термины, названия
населенных пунктов, географические названия.
Материалы, написанные небрежно, трудно читаемые, исправленные
карандашом, к печатанию не принимаются.
Документы печатают с соблюдением стандартных требований к
машинописному оформлению документов, аккуратно, без помарок.
Проверку и считку отпечатанного материала производит исполнитель
документа. Материалы, напечатанные с ошибками и другими дефектами,
возвращают для исправления.
9.3. Для подготовки документов рекомендуется применять
автоматизированные технологии. При этом создают базы данных
корреспондентов, форм документов, трафаретных текстов и текстовых
заготовок, машинные редакторские программы и др., порядок
разработки, эксплуатации и пользования которыми определяется
стандартами в области автоматизированных технологий.
9.4. При подготовке организационно-распорядительных документов
общества применяют редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше
с использованием шрифта Times New Roman, размер N 14 - 16 (для
оформления табличных материалов допускается использование шрифта
размером N 10 - 12).
При печатании докладов, отчетов, совместных с другими
организациями документов, материалов информационно-справочного
характера допускается использование шрифта Arial, размер N 12 -
18.
При изготовлении бланков (форм) документов используют шрифты
корпоративного стиля EuropeExt08.
9.5. Для печатания документов используют стандартные листы
бумаги формата А4 (210 x 297 мм). Если текст документа содержит не
более 7 строк, то допускается использование листов бумаги формата
А5 (148 x 210 мм).
Документы печатают, как правило, на одной стороне листа.
Лист документа, оформленный как на бланке, так и не на бланке,
должен иметь поля: левое - не менее 25 мм, правое - 15 - 20 мм,
верхнее и нижнее - не менее 20 мм.
При печатании документа на оборотной стороне листа размер
левого поля должен быть 15 - 20 мм, правого - не менее 25 мм.
Наименование вида документа - ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, ПОРУЧЕНИЕ,
ПРОТОКОЛ, АКТ, СПРАВКА и др. печатают прописными буквами вразрядку
(2 пт), полужирным шрифтом, слова КОПИЯ, ВЫПИСКА, а также слова
СОГЛАСОВАНО, УТВЕРЖДАЮ, УТВЕРЖДЕН (при согласовании, утверждении
документов) - прописными буквами без выделения полужирным шрифтом.
Заголовки к тексту приказа и распоряжения, заголовки разделов
(глав) положений, правил, инструкций и других нормативных
документов печатают полужирным шрифтом размером N 14.
Текст документа должен печататься, как правило, шрифтом
размером N 14 с межстрочным интервалом 18 пт. Допускается
печатание через межстрочный интервал 12 пт текстов документов на
листе формата А5, а также в случае, когда необходимо разместить
текст документа на одной странице. Первую строку каждого абзаца
текста печатают с красной строки, то есть отступив 1,25 см от
левой границы текстового поля.
В тексте документа фамилия и инициалы должны быть напечатаны
на одной строке, с одинаковым расстоянием между фамилией и
инициалами. Это достигается одновременным нажатием перед их
печатанием клавиш Shift, Ctrl и пробел. При печатании инициалов
после фамилии делают один неразрывный пробел, что позволяет
печатать фамилию и инициалы на одной строке.
Документы, подлежащие последующей существенной ручной правке,
одностраничные документы, где текст необходимо разместить
равномерно по всей площади листа, а также выступления, доклады
рекомендуется печатать через межстрочный интервал 24 пт.
Реквизиты документов (кроме текста), состоящие из нескольких
строк, печатают, как правило, через межстрочный интервал 12 пт.
При печатании реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения
документа", "Отметка о наличии приложения" и "Гриф согласования
документа" рекомендуется отделять друг от друга составные части
этих реквизитов (наименование организации, должность, инициалы и
фамилия должностного лица, почтовый адрес, слова УТВЕРЖДАЮ,
УТВЕРЖДЕН, СОГЛАСОВАНО, Приложение) межстрочными интервалами 18
пт.
Реквизиты не подчеркивают и отделяют друг от друга
межстрочными интервалами 24 - 48.
Расшифровку личной подписи в реквизите "Подпись" печатают без
скобок на уровне последней строки наименования должности и
выравнивают по правой границе текстового поля. Инициалы печатают
перед фамилией. Пробелы между инициалами, а также между инициалами
и фамилией не делают. При наличии нескольких подписей,
располагаемых одна под другой, наименование должностей и
расшифровку подписей разделяют межстрочными интервалами 24 - 48
пт.
В документах, состоящих из двух и более страниц, страницы
начиная со второй должны быть пронумерованы. Номера страниц
проставляют посередине листа в 10 - 15 мм от верхнего его края
арабскими цифрами, без каких-либо слов и знаков.
9.6. При печатании документов с помощью компьютерной техники
используют стандартные положения табулятора.
От нулевого положения табулятора печатают реквизиты
"Наименование организации", "Наименование структурного
подразделения", "Справочные данные об организации" (почтовый и
телеграфный адрес, индекс предприятия связи, номер телетайпа
(абонентского телеграфа), номер телефона, факса, номер счета в
банке), "Дата документа", "Регистрационный номер документа",
"Ссылка на регистрационный номер и дату документа", "Заголовок к
тексту" и "Текст документа" (без абзацев), наименование должности
в реквизитах "Подпись", "Гриф согласования документа", "Отметка об
исполнителе", заверительную надпись "Верно", дату при заверении
копий.
При наличии нескольких грифов согласования их располагают один
под другим. Первый ряд печатают от нулевого положения табулятора,
второй - от 8-го.
От 1-го положения табулятора печатают начало абзацев в тексте,
реквизит "Отметка о наличии приложения" (в письме).
От 8-го положения табулятора печатают реквизиты: "Адресат",
"Гриф утверждения документа", "Гриф согласования документа" (если
более одного согласовывающего).
Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в
самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к
его изданию, то слова "Примечание" и "Основание" печатают от
нулевого положения табулятора, а относящийся к ним текст - через
межстрочный интервал 12 пт.
Начала строк многострочных реквизитов должны быть выровнены по
вертикали.
Копировально-множительные работы
9.7. Копирование и тиражирование документов общества
производится с использованием копировально-множительных аппаратов
Административно-хозяйственного управления. Для копирования
документов могут также использоваться копировальные аппараты,
установленные в подразделениях аппарата управления общества.
Заказ на копировально-множительные работы (по форме,
установленной Департаментом управления делами) подписывает
руководитель (заместитель руководителя) подразделения аппарата
управления общества - исполнителя данного документа, который несет
ответственность за целесообразность его тиражирования. Тираж
документа должен соответствовать количеству экземпляров,
предусмотренному указателем рассылки документа.
9.8. Экземпляр документа общества (приказа, распоряжения,
положения, правил, инструкции и др.), подготовленный для
тиражирования на копировально-множительных аппаратах, не должен
иметь помарок, подчисток, наклеек, рукописных вставок.
Способ и очередность тиражирования документов в зависимости от
их вида, срочности и тиража определяются начальником (заместителем
начальника) отдела документационного обеспечения.
9.9. Использованные для тиражирования экземпляры документов по
окончании тиражирования возвращают заказчикам
копировально-множительных работ.
10. ПОДГОТОВКА ДОКУМЕНТОВ К АРХИВНОМУ ХРАНЕНИЮ
И ПЕРЕДАЧА В АРХИВ
Составление номенклатуры дел
10.1. Документы после их исполнения группируют в дела. Дело -
это помещенные в отдельную обложку документ или совокупность
документов, относящихся к определенному вопросу деятельности
общества.
Номенклатура дел представляет собой оформленный в
установленном порядке систематизированный перечень заголовков
(наименований) дел с указанием сроков их хранения.
В целях обеспечения единого подхода к учету, систематизации и
описанию дел, быстрого поиска документов, определения сроков их
хранения составляется номенклатура дел каждого подразделения
аппарата управления общества, а на основе этих номенклатур -
сводная номенклатура дел аппарата управления общества.
10.2. Номенклатура дел подразделения аппарата управления
общества ежегодно составляется на предстоящий год по установленной
форме службой делопроизводства подразделения с участием членов
экспертной комиссии этого подразделения (ЭК) и с привлечением
квалифицированных специалистов и не позднее 1 декабря текущего
года представляется на согласование в отдел методологии
делопроизводства и архивов Департамента управления делами (далее -
отдел архивов).
Руководитель подразделения аппарата управления общества
подписывает два экземпляра согласованной номенклатуры дел, один из
которых направляет в Департамент управления делами.
Номенклатура дел вводится в действие с 1 января следующего
календарного года.
При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться
Уставом ОАО "РЖД", положениями о подразделениях аппарата
управления общества и их отделах, планами работы и отчетами,
штатными расписаниями, перечнем типовых управленческих документов,
образующихся в результате деятельности организаций, с указанием
сроков хранения, утвержденным Росархивом 6 октября 2000 г. (далее
- перечень типовых документов Росархива), перечнем документов,
образующихся в деятельности ОАО "РЖД", с указанием сроков хранения
(далее - перечень документов общества), номенклатурами дел за
предшествующие годы, описями дел постоянного и временного (свыше
10 лет) хранения, справочными картотеками.
Номенклатура дел вновь созданного подразделения аппарата
управления общества разрабатывается этим подразделением и в
месячный срок представляется в Департамент управления делами.
10.3. Сводная номенклатура дел аппарата управления общества
составляется Департаментом управления делами и подписывается
начальником этого департамента.
Сводная номенклатура дел после согласования ее с Центральной
экспертной комиссией общества (ЦЭК) утверждается президентом
общества или лицом, осуществляющим его полномочия.
Сводную номенклатуру дел печатают в трех экземплярах: первый
(утвержденный) экземпляр является документом постоянного хранения
и включается в номенклатуру дел Департамента управления делами;
второй - используется в Департаменте управления делами в качестве
рабочего документа; третий - хранится в отделе архивов.
Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется,
утверждается и вводится в действие с 1 января следующего
календарного года.
Сводная номенклатура дел аппарата управления общества не реже
одного раза в 5 лет согласовывается с экспертно-проверочной
комиссией архивного учреждения (ЭПК).
Разделы сводной номенклатуры дел располагают в
последовательности согласно утвержденной структуре аппарата
управления общества и в качестве названий разделов используют
наименования подразделений аппарата управления общества. В сводную
номенклатуру дел включают заголовки дел, отражающие все виды
деятельности общества.
10.4. Номенклатуру дел оформляют по установленной форме
(номенклатура дел подразделения аппарата управления общества -
Приложение N 23, сводная номенклатура общества - Приложение N 24)
и заполняют в следующем порядке.
В графе 1 проставляют индекс каждого дела, который состоит из
буквенного обозначения отдела и порядкового номера дела (в
пределах отдела). Например, индекс дела по номенклатуре дел -
ЦТт-5, где ЦТ - условное наименование Департамента локомотивного
хозяйства, т - условное наименование технического отдела, 5 -
порядковый номер дела в пределах технического отдела Департамента.
В подразделениях аппарата управления общества, не имеющих отделов,
индекс дела состоит из обозначения подразделения и порядкового
номера дела.
В графе 2 проставляют заголовки дел (томов, частей). Заголовки
дел должны быть краткими и конкретными, в обобщенной форме
отражать основное содержание и состав документов.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей
последовательности: название вида дела (переписка, документы к
заседаниям совета директоров общества, правления общества,
документы к совещаниям у президента общества и др.) или вида
документов (приказы, протоколы, акты и др.); наименование общества
или подразделения аппарата управления общества - автора документа;
наименование организации, которой будут адресованы или от которой
будут получены документы (адресат или корреспондент документа);
краткое содержание документов дела; название местности
(территории), с которой связано содержание документов дела; дата
(период), к которой относятся документы дела.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но
не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела
употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках
указывают основные разновидности документов, которые должны быть
сгруппированы в деле. Например: "Документы о проведении
тематических выставок железнодорожного транспорта (доклады, планы,
списки, характеристики экспонатов)".
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными
корреспондентами, их поименно не называют, а указывают общее
видовое название. Например: "Переписка с филиалами ОАО "РЖД" о
подготовке и передаче научно-технической документации на архивное
хранение".
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными
корреспондентами, их поименно не называют, а указывают
наименование вопроса, по которому велась переписка. Например:
"Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам
реформирования железнодорожного транспорта".
В заголовке дела указывают конкретного корреспондента, если
переписка ведется только с ним. Например: "Переписка с
Всероссийским научно-исследовательским институтом железнодорожного
транспорта (ВНИИЖТ) по вопросам научно-методической работы".
В заголовке дела, касающегося одного
административно-территориального образования (населенного пункта),
указывают его название. Например: "Переписка с администрацией
Орловской области об обеспечении перевозок продукции
агропромышленного комплекса области". Если содержание дела
касается нескольких однотипных административно-территориальных
образований, в заголовке дела указывают не конкретные названия, а
их общее видовое название. Например: ("Переписка с главами
исполнительной власти субъектов Российской Федерации о развитии
пригородных пассажирских железнодорожных перевозок".
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную
документацию, указывают период (квартал, год), на (за) который
составлены планы (отчеты).
Если дело состоит из нескольких томов или частей, то
составляют общий заголовок дела, а затем при необходимости
составляют заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание
документов дела. Заголовки могут уточняться в процессе
формирования и оформления дел.
Не допускается использование в заголовке дела неконкретных
формулировок типа "Разные материалы", "Снабжение", "Справочные
материалы", "Дело для документов служебного пользования" и т.п., а
также вводных слов и усложненных оборотов.
В графе 3, заполняемой по окончании года, проставляют
количество дел (томов, частей).
В графе 4 указывают сроки хранения дел и номера статей в
соответствии с перечнем типовых документов Росархива и перечнем
документов общества.
В графе 5 проставляют отметки о заведении дел, передаче их в
архив общества, о переходящих делах, выделении дел к уничтожению,
о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в
другое подразделение аппарата управления общества или другую
организацию.
10.5. Номенклатура дел подразделения аппарата управления
общества состоит из разделов, названиями которых являются
наименования отделов подразделения. Разделы располагают в
последовательности согласно утвержденной структуре подразделения.
В качестве первого раздела номенклатуры рекомендуется указывать
службу делопроизводства.
В пределах каждого раздела номенклатуры дел порядок
расположения заголовков определяется степенью важности документов,
составляющих дела (приказы, распоряжения, поручения, протоколы,
планы, отчеты, переписка). Дела с однородными наименованиями
располагают по срокам хранения, по корреспондентам или
географическим названиям (в алфавитном порядке).
В номенклатуру дел подразделения аппарата управления общества
должны быть включены все документы, создаваемые или получаемые
подразделением в течение года, а также поступившие из другого
подразделения не законченные делопроизводством дела для их
продолжения. В номенклатуру дел не включают печатные издания,
брошюры, справочники и другие аналогичные документы.
Если в обществе возникает новый вид деятельности (участок
работы), то формируется соответствующее дело и вносятся дополнения
в номенклатуру. Для этого в каждом разделе номенклатуры дел
оставляют резервные места для номеров вновь заводимых дел.
10.6. В случае изменения структуры и функций подразделения
аппарата управления общества на следующий год составляется,
согласовывается и подписывается новая номенклатура дел этого
подразделения. Если изменений не произошло, номенклатуру дел
уточняют, подписывают и вводят в действие с 1 января следующего
года.
В каждый отдел подразделения аппарата управления общества
направляют соответствующую выписку из номенклатуры дел этого
|
