|
Стр. 4
5.10. Контроль исполнения строится на базе регистрационных
данных.
Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения
документов, по исполнителям, группам документов (указы и
распоряжения Президента Российской Федерации, поручения Президента
Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства
Российской Федерации, поручения Правительства Российской
Федерации, Верховного Суда Российской Федерации, постановления и
решения органов судейского сообщества, приказы и распоряжения
Судебного департамента, решения коллегии и т.п.), заявителям.
VI. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ
Организация работы с документами в делопроизводстве
представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих
сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и
оформление дел на делопроизводственной стадии и их передачу в
центральный архив Судебного департамента в соответствии с
требованиями, установленными нормативно-методическими документами
по архивному делу и делопроизводству.
6.1. Составление и ведение номенклатуры дел
6.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень
заголовков (наименований) дел, книг, журналов, заводимых в
Судебном департаменте, с указанием сроков их хранения, оформленный
в установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных
документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков
их хранения и является основой для составления описей дел
постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для
учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
6.1.2. При составлении номенклатуры дел следует
руководствоваться Федеральным законом от 8 января 1998 г. N 7-ФЗ
"О Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации",
положениями о структурных подразделениях Судебного департамента,
штатным расписанием, планами и отчетами о работе, номенклатурой
дел Судебного департамента за прошлый год, Федеральным законом от
22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской
Федерации", Перечнем типовых управленческих документов,
образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их
хранения.
6.1.3. В Судебном департаменте составляются номенклатуры дел
структурных подразделений и сводная номенклатура дел Судебного
департамента.
6.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения Судебного
департамента (приложение N 25) составляется непосредственно в
структурном подразделении, подписывается руководителем
структурного подразделения, согласовывается с управляющим делами и
ответственным за центральный архив Судебного департамента и
представляется в Управление делами до 1 ноября текущего года.
Ответственность за составление номенклатуры дел структурного
подразделения возлагается на работника, ответственного за
делопроизводство.
6.1.5. Вновь созданное структурное подразделение в месячный
срок разрабатывает номенклатуру дел, согласовывает и представляет
в Управление делами для включения в сводную номенклатуру дел
Судебного департамента.
6.1.6. На основе номенклатуры дел структурных подразделений
Управлением делами ежегодно составляется сводная номенклатура дел
Судебного департамента на очередной календарный год (приложение N
26).
Сводная номенклатура дел визируется ответственным за
центральный архив, подписывается управляющим делами,
согласовывается с Центральной экспертной комиссией Судебного
департамента и Экспертно-проверочной комиссией Государственного
архива Российской Федерации (не реже одного раза в 5 лет).
Утверждается Генеральным директором Судебного департамента
ежегодно.
6.1.7. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом
количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры
дел является документом постоянного срока хранения и включается в
раздел Управления делами сводной номенклатуры дел; второй -
используется в Управлении делами в качестве рабочего; третий -
применяется в центральном архиве Судебного департамента; четвертый
- передается в Государственный архив Российской Федерации, с
которым согласовывалась номенклатура дел.
6.1.8. После утверждения сводной номенклатуры дел Судебного
департамента структурные подразделения получают выписки из
соответствующих ее разделов для использования в работе.
6.1.9. Сводная номенклатура дел в конце каждого года
уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января
следующего календарного года.
В случае коренных изменений функций и структуры Судебного
департамента сводная номенклатура составляется и согласовывается
заново.
6.1.10. Названиями разделов сводной номенклатуры дел являются
названия структурных подразделений. Разделы располагаются в
соответствии с утвержденной структурой Судебного департамента.
Первый раздел номенклатуры дел включает заголовки дел Управления
делами.
6.1.11. В номенклатуру дел включаются заголовки дел и журналов
учета, в том числе и с пометкой "Для служебного пользования",
отражающие все документируемые участки работы, в том числе
справочные и контрольные картотеки, личные дела (вносятся в
номенклатуру дел под общим заголовком и единым индексом).
В номенклатуру дел не включаются периодические издания.
6.1.12. Графы номенклатуры заполняются следующим образом.
В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в
номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Судебном
департаменте цифрового обозначения структурного подразделения
(приложение N 6), отдела и порядкового номера заголовка дела по
номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел
обозначаются арабскими цифрами, например: 6-3-04, где 6 -
обозначение Управления делами, 3 - обозначение отдела
распорядительных документов, планирования и контроля Управления
делами, 04 - порядковый номер заголовка дела в пределах подраздела
номенклатуры дел.
Группы цифр индекса отделяются одна от другой с помощью тире.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы
для однородных дел в пределах разных структурных подразделений;
для переходящих дел индекс сохраняется.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов,
частей).
Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать
основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных
формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а
также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление
сокращенных слов и сокращенных наименований федеральных органов
исполнительной власти и учреждений.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей
последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.)
или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название
федерального органа исполнительной власти или структурного
подразделения (автор документа); название организации, которой
будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат
или корреспондент документа); краткое содержание документов дела;
название местности (территории), с которой связано содержание
документов дела; дата (период), к которым относятся документы
дела.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но
не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела
употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках
указываются основные разновидности документов, которые должны быть
сгруппированы в деле (планы, доклады, отчеты и т.д.). Например:
"Документы по вопросам информатизации органов и учреждений
Судебного департамента".
В заголовках дел, предназначенных для группировки документов
одной разновидности, указывается эта разновидность документов во
множественном числе, например: "Протоколы коллегии Судебного
департамента".
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и
по какому вопросу она ведется. Если переписка ведется с
однородными корреспондентами, последние не перечисляются, а дается
их общее видовое наименование, например: "Переписка с управлениями
(отделами) Судебного департамента в субъектах Российской Федерации
по вопросам состояния зданий".
При необходимости заголовок может быть дополнен другими
элементами.
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными
корреспондентами, последние не перечисляются, например: "Переписка
по вопросам государственной службы".
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то
составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости
составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание
заголовка дела.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и
подразделов номенклатуры определяется степенью важности
документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.
Вначале располагаются заголовки дел, содержащих
организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки
дел, содержащих копии законодательных и иных нормативных актов
Президента Российской Федерации, законодательных, исполнительных
органов государственной власти, органов судебной власти,
располагаются перед заголовками дел с приказами и распоряжениями
Судебного департамента. Далее располагаются заголовки дел,
содержащих плановые и отчетные документы.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и
оформления дел.
Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного
года.
В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей со
ссылкой на Перечни документов с указанием сроков их хранения, а
при его отсутствии - согласованный с Центральной
экспертно-проверочной комиссией Федерального архивного агентства
срок хранения.
В графе 5 "Примечание" в течение всего срока действия
номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих
делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за
формирование дел, и др.
6.1.13. Если в течение года возникают новые документированные
участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся
в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе
номенклатуры оставляются резервные номера.
6.1.14. По окончании календарного года в конце номенклатуры
дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел
(томов) и журналов учета, отдельно постоянного и временного
хранения (приложение N 25). Сведения о количестве и категориях
заведенных дел в структурных подразделениях за прошедший год
представляются в Управление делами к 1 февраля текущего года.
На основе этих данных Управлением делами составляется итоговая
запись сводной номенклатуры дел (приложение N 26), которая
передается в центральный архив Судебного департамента.
6.2. Формирование дел
6.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в
дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация
документов внутри дела.
Дела заводятся в структурных подразделениях в начале
календарного года. Формированием дел занимаются работники,
ответственные за делопроизводство.
6.2.2. Исполненные документы должны в 10-дневный срок
сдаваться исполнителями работникам, ответственным за
делопроизводство в структурных подразделениях, для формирования их
в дела.
Номер дела, в которое должен быть подшит документ,
определяется руководителем структурного подразделения или
исполнителем в соответствии с номенклатурой дел.
Контроль за правильностью формирования дел осуществляет
Управление делами.
6.2.3. При формировании дел необходимо соблюдать следующие
общие правила:
документы постоянного и временного хранения необходимо
группировать в отдельные дела;
помещать в дело только исполненные, правильно оформленные
документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
группировать в дело документы одного календарного года, за
исключением переходящих дел, личных дел;
в дело помещаются все документы, относящиеся к разрешению
одного вопроса, с приложениями, указанными в документах (при
отсутствии приложений, указанных в документе, на нем должна быть
запись об их местонахождении);
факсограммы, телефонограммы помещаются в дела на общих
основаниях;
в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату,
лишние экземпляры, черновики;
по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в
деле нескольких томов индекс и заголовок проставляются на каждом
томе с добавлением пометки "том 1", "том 2" и т.д.
6.2.4. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в
хронологической, вопросно-логической последовательности, по
региональному признаку, в алфавитном порядке или в их сочетании.
В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида
документов, формируются копии принятых федеральных законов, актов
Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской
Федерации.
Документы коллегии группируются в два дела: протоколы и
решения коллегии; документы к заседаниям коллегии.
Распорядительные документы группируются в дела по видам и в
хронологическом порядке с относящимися к ним приложениями. Приказы
по основной деятельности группируются отдельно от приказов по
личному составу и приказов по административно-хозяйственным
вопросам.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по
номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела,
систематизируются по номерам протоколов.
Положения, инструкции, утвержденные распорядительными
документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с
указанными документами. Если они утверждены в качестве
самостоятельного документа, то группируются в самостоятельные
дела.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и
другие документы группируются отдельно от проектов.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Ведение дел государственных служащих осуществляется в
соответствии с Положением о персональных данных государственного
гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного
дела, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 30
мая 2005 г. N 609.
Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы
организаций и все документы по их рассмотрению и исполнению
группируются раздельно от заявлений граждан по личным вопросам.
Переписка группируется, как правило, за период календарного
года и систематизируется в хронологической последовательности;
документ-ответ помещается за документом-запросом. При
возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в
предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с
указанием индекса предыдущего года.
Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов,
подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество
копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера
дела, в котором подшит подлинник этого документа.
6.2.5. Списки рассылки служебных документов подшиваются в
отдельные дела.
6.3. Оформление дел
6.3.1. Дела Судебного департамента подлежат оформлению при их
заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка дела
к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по
описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и
составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится
работниками, ответственными за делопроизводство в структурных
подразделениях, или исполнителями структурных подразделений при
методической помощи и под контролем центрального архива Судебного
департамента.
6.3.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или
частичное оформление дел.
Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного
(свыше 10 лет) хранения и по личному составу.
Полное оформление дела предусматривает:
оформление реквизитов обложки дела по установленной форме;
нумерацию листов в деле;
составление внутренней описи документов дела;
составление заверительной надписи дела;
подшивку или переплет дела;
внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
6.3.3. Обложка постоянного или временного (свыше 10 лет) дела
изготавливается из твердого картона форматом C4 (230 x 320 мм) и
оформляется по установленной форме (приложение N 27). На обложке
дела указываются реквизиты: наименование организации, наименование
структурного подразделения, индекс дела, заголовок дела, дата дела
(тома), количество листов в деле, срок хранения дела, архивный
шифр дела.
Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются
следующим образом: наименование Судебного департамента указывается
полностью, в именительном падеже; наименование структурного
подразделения указывается в соответствии с утвержденной
структурой; индекс и заголовок дела переносятся из номенклатуры
дел Судебного департамента; дата дела указывается на начало
заведения и окончания документов в деле.
При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, а
название месяца пишется прописью.
Для дел с приказами (протоколами и т.п.) датой начала дела
считается дата подписания (утверждения) самого раннего документа,
а датой окончания - дата подписания (утверждения) самого позднего
документа. Для дел, содержащих переписку, датой начала дела
считается дата регистрации первого входящего (исходящего)
документа, а датой окончания - дата регистрации самого позднего
входящего (исходящего) документа.
Если делом является журнал приказов, распоряжений или журнал
учета тех или иных документов, то датой журнала будут календарные
даты первой и последней записи в журнале.
Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме
и увольнении лица, на которое оно заведено.
Если в деле имеются отдельные документы за более ранние годы,
на его обложке под крайними датами делается оговорка: "Имеются
документы за - годы".
Количество листов в деле проставляется на основании
заверительной надписи дела.
Запись о сроке хранения дела переносится на обложку дела из
номенклатуры дел Судебного департамента. На делах постоянного
хранения пишется: "Хранить постоянно". При введении в действие
новых перечней документов со сроками хранения старые записи о
сроках хранения перечеркиваются и указываются новые данные.
На обложке дела оставляется место для двойного архивного
штампа, левая часть которого заполняется в центральном архиве
Судебного департамента (приложение N 27), а правая - в
Государственном архиве Российской Федерации. Штамп проставляется
на лицевой стороне обложки в нижнем левом и верхнем правом углах
соответственно.
При оформлении обложки дела надписи должны быть выполнены
разборчиво, без сокращений, чернилами, пастой или тушью черного
(синего) цвета.
6.3.4. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка
расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме
листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются в
развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в правом
верхнем углу, не задевая текста документов, простым карандашом или
нумератором. Использование чернил и цветных карандашей для
нумерации листов запрещается. Листы внутренней описи документов
дела нумеруются отдельно.
Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по
каждому тому отдельно.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрированные
документы, представляющие самостоятельные листы в деле, нумеруются
на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем
углу. При этом лист любого формата, подшитый за один край,
нумеруется как один лист: лист, сложенный и подшитый по изгибу,
нумеруется как два самостоятельных листа.
Лист с наклеенными документами (вырезками, выписками,
фотографиями и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу
одним краем подклеены другие документы (вырезки, вставки и т.п.),
то каждый документ нумеруется отдельно.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются так: сначала
конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
В случае обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов
дела проводится их перенумерация, при этом старый номер
зачеркивается и рядом проставляется новый номер листа.
При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах
допускается употребление литерных номеров листов (например, 10а,
10б и т.д.).
6.3.5. Документы, подшитые в дело, вносятся во внутреннюю
опись (приложение N 28). Опись содержит сведения о порядковых
номерах документов дела, их индексах (регистрационных номерах),
датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен
каждый документ.
По окончании ведения дела в конце внутренней описи
составляется итоговая запись (приложение N 28) с указанием
(цифрами и прописью) количества внесенных в нее документов и
количества листов внутренней описи. Итоговая запись подписывается
ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты
составления. Заверенная составителем внутренняя опись документов
дела подшивается в начале дела.
6.3.6. Для учета количества листов в деле и фиксации
особенностей их нумерации составляется заверительная надпись дела.
Заверительная надпись составляется в конце дела на отдельном
листе - заверителе дела (приложение N 29), в журналах - на
оборотной стороне последнего чистого листа. Запрещается выносить
заверительную надпись на обложку дела или чистый оборот листа
последнего документа.
В заверительной надписи дела указывается цифрами и прописью
количество пронумерованных листов дела и количество листов
внутренней описи. При необходимости оговариваются особенности
нумерации документов дела: наличие литерных номеров листов и
пропущенных номеров; номера листов с наклеенными фотографиями,
документами, вырезками из газет; номера крупноформатных листов;
номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов.
Заверительная надпись подписывается ее составителем с
указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.
6.3.7. Документы, составляющие дело, подшиваются прочными
нитками (шнуром) на четыре прокола с учетом возможности свободного
чтения текста всех документов, их реквизитов, виз и резолюций на
них. При подготовке дел к подшивке металлические предметы
(скрепки, булавки и т.п.) из документов удаляются.
6.3.8. Все последующие изменения в составе и состоянии дела
(повреждения, замена подлинных документов копиями, присоединение
новых документов и т.д.) отмечаются в заверительной надписи со
ссылкой на соответствующий акт.
6.3.9. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения
подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в
скоросшивателях, не изменять систематизацию документов в деле,
листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
6.4. Экспертиза ценности документов
6.4.1. Экспертиза ценности документов - изучение документов на
основании критериев их ценности в целях определения сроков
хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного
фонда Российской Федерации.
6.4.2. Экспертиза ценности документов в Судебном департаменте
проводится: при составлении номенклатуры дел, при формировании дел
и проверке правильности отнесения документов к делам, при
подготовке дел к последующему хранению.
6.4.3. Экспертизу ценности документов в Судебном департаменте
организует и проводит постоянно действующая центральная экспертная
комиссия (ЦЭК).
Функции и права ЦЭК, а также организация ее работы
определяются Положением о постоянно действующей центральной
экспертной комиссии Судебного департамента.
6.4.4. Экспертиза ценности документов постоянного и временного
хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях
Судебного департамента работниками, ответственными за ведение
делопроизводства, с привлечением соответствующих специалистов и
под непосредственным методическим руководством Управления делами.
6.4.5. При проведении экспертизы ценности документов в
структурных подразделениях осуществляются:
отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет)
хранения для передачи в центральный архив Судебного департамента;
отбор дел с временными сроками (до 10 лет) хранения,
подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях;
выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения
которых истекли.
Отбор документов постоянного и временного хранения, а также
выделение к уничтожению дел с истекшими сроками хранения
проводится на основании Перечней документов с указанием сроков их
хранения и сводной номенклатуры дел Судебного департамента путем
полистного просмотра дел.
Окончательное решение по результатам экспертизы ценности
документов принимает ЦЭК, а в необходимых случаях - Федеральная
архивная служба России, экспертно-проверочная комиссия (ЭПК)
Государственного архива Российской Федерации.
6.4.6. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные
экземпляры, черновики, не оформленные копии и документы с
временными сроками хранения.
При обнаружении в делах с временными сроками хранения
документов постоянного хранения последние из дел изымаются и
присоединяются к однородным делам или формируются в новое дело.
Если в дело подшиты документы (временного срока хранения) с
различными сроками хранения, то срок хранения такого дела
устанавливается по документам, имеющим наибольший срок хранения.
6.4.7. По результатам экспертизы ценности документов
составляются описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет)
хранения и по личному составу (приложение N 30), а также акты о
выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения
(приложение N 31).
6.5. Составление описи дел
6.5.1. Описи составляются отдельно на дела постоянного
хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному
составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи не
составляются. Учет их ведется по номенклатуре дел.
6.5.2. Описи на дела постоянного хранения составляются в
каждом структурном подразделении ежегодно под непосредственным
методическим руководством Управления делами. По этим описям
документы сдаются в центральный архив Судебного департамента не
позднее чем через три года после завершения дел в производстве.
Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат
основой для подготовки сводной описи (приложение N 32), которую
готовит центральный архив Судебного департамента и по которой он
сдает дела на государственное хранение в Государственный архив
Российской Федерации.
6.5.3. При составлении описи дел соблюдаются следующие
требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным
порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов
(частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в
отдельный том приложение к делу, вносится в опись под
самостоятельным номером; порядок нумерации дел в описи - валовый;
графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями,
которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел
с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого
дела, а все остальные однородные дела обозначаются под тем же
заголовком, при этом другие сведения о делах вносятся в опись
полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится
полностью); графа описи "примечание" используется для отметок о
приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел
другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о
наличии копий и т.п.
6.5.4. В конце описи вслед за последней описательной статьей
делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и
прописью) количество дел, числящихся по описи, а также
оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и
пропущенные номера).
6.5.5. Опись дел структурного подразделения подписывается
составителем с указанием его должности, согласовывается с
управляющим делами и ответственным за центральный архив и
утверждается руководителем структурного подразделения.
6.5.6. Опись дел структурного подразделения составляется в
двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в
центральный архив Судебного департамента, а второй остается в
качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении.
6.6. Отбор документов и оформление их на уничтожение
6.6.1. Отбор документов за соответствующий период к
уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению
(приложение N 31) проводится после составления сводной описи дел
постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты
рассматриваются на заседании центральной экспертной комиссии
одновременно. Одобренные ЦЭК акты утверждаются Генеральным
директором Судебного департамента только после утверждения
экспертно-проверочной комиссией Государственного архива Российской
Федерации описи дел постоянного хранения.
6.6.2. Документы включаются в акт, если предусмотренный для
них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт.
Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные
делопроизводством в 2002 году, могут быть включены в акт, который
будет составлен не ранее 1 января 2006 года.
При составлении акта должны соблюдаться следующие правила:
документы располагаются по годам их составления в соответствии
с индексами сводной номенклатуры дел;
однородные документы вносятся в акт под общим заголовком с
указанием их количества;
при включении в акты дел, из которых изъяты документы,
указываются наименования и номера документов, причины изъятия и
место их нахождения.
6.6.3. Дело может быть выделено к уничтожению только при
условии, если сроки хранения всех подшитых в него документов
истекли.
6.6.4. Документы, предназначенные для уничтожения, после
утверждения актов о выделении их к уничтожению сдаются на
предприятия вторсырья, имеющие соответствующую лицензию на
выполнение данного вида работ.
Сдача документов производится ответственным за центральный
архив и оформляется приемо-сдаточными накладными, в которых
указывается вес принятой бумажной макулатуры.
Дата сдачи документов, их вес и номер накладной указываются на
акте о выделении документов к уничтожению.
На основании акта в учетных документах центрального архива
производятся отметки об уничтожении документов, а сам акт
подшивается в соответствующее дело.
6.6.5. Подлежащие уничтожению дела временного срока хранения
включаются в акт о выделении к уничтожению одновременно с
составлением сводной описи дел постоянного хранения за этот же год
(период). Опись и акт рассматриваются на заседании ЦЭК Судебного
департамента одновременно. Согласованный ЦЭК Судебного
департамента акт утверждается Генеральным директором Судебного
департамента только после утверждения экспертно-проверочной
комиссией (ЭПК) Государственного архива Российской Федерации описи
дел постоянного хранения. После этого документы, включенные в акт,
могут быть уничтожены в установленном порядке.
6.7. Организация оперативного хранения документов
6.7.1. С момента заведения и до передачи в центральный архив
Судебного департамента дела хранятся по месту их формирования - в
структурных подразделениях Судебного департамента.
Руководители структурных подразделений и работники, отвечающие
за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и
дел.
Дела хранятся в рабочих комнатах в шкафах, обеспечивающих их
полную сохранность.
Для оперативного поиска документов дела в шкафу располагаются
в вертикальном положении корешками наружу в соответствии с
номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается
на внутренней стороне шкафа.
На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре
дел.
6.7.2. Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10
лет) хранения хранятся по месту их формирования в течение трех
лет, а затем сдаются по описям в центральный архив Судебного
департамента.
6.7.3. Личные дела гражданских служащих хранятся в отделе
кадров Судебного департамента в течение 10 лет со дня их
увольнения с гражданской службы, после чего передаются в
центральный архив Судебного департамента (п. 23 Указа Президента
Российской Федерации от 30 мая 2005 г. N 609).
6.7.4. Дела временного хранения (до 10 лет включительно)
хранятся в структурных подразделениях, а по истечении сроков их
хранения передаются в центральный архив для централизованного
уничтожения.
6.7.5. Выдача дел другим структурным подразделениям
производится с разрешения руководителя структурного подразделения
на срок не более одного месяца. Выдача дел осуществляется под
расписку в карточке выдачи дел (приложение N 33). После истечения
указанного срока дело должно быть возвращено на место его
хранения.
6.7.6. Изъятие документов из дел постоянного хранения
допускается в исключительных случаях и производится с разрешения
Генерального директора Судебного департамента с оставлением в деле
заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
6.7.7. В случае ликвидации или реорганизации структурного
подразделения работник, ответственный за делопроизводство этого
структурного подразделения в период проведения ликвидационных
мероприятий, формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет
дела и передает их в центральный архив Судебного департамента
независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по
описям дел и номенклатуре дел.
VII. ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ НА ХРАНЕНИЕ В АРХИВ
7.1. Документы, образующиеся в результате деятельности
Судебного департамента, являются федеральной собственностью и
после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном
Федеральным архивным агентством, подлежат обязательной передаче на
постоянное хранение в Государственный архив Российской Федерации
как часть архивного фонда Российской Федерации.
Хранение документов постоянного и временного (свыше 10 лет)
срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов
по личному составу, их учет, использование, отбор и подготовку к
передаче на государственное хранение осуществляет центральный
архив Судебного департамента.
7.2. Центральный архив Судебного департамента хранит документы
аппарата Судебного департамента.
7.3. В своей практической деятельности центральный архив
Судебного департамента руководствуется законодательством
Российской Федерации, приказами и распоряжениями Генерального
директора Судебного департамента, нормативно-методическими
документами Федерального архивного агентства (Росархива) и
Положением о центральном архиве Судебного департамента.
7.4. В центральный архив Судебного департамента передаются
дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и документы
по личному составу. Их передача производится по описям (приложение
N 30).
Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения
передаются в центральный архив не позднее чем через три года после
их завершения в делопроизводстве.
7.5. Передача дел в центральный архив Судебного департамента
осуществляется по графику, утвержденному управляющим делами.
7.6. В период подготовки дел структурным подразделением к
передаче в центральный архив ответственный за центральный архив
предварительно проверяет правильность их формирования, оформления
и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел,
заведенных в соответствии с номенклатурой дел Судебного
департамента. Все выявленные при проверке недостатки в
формировании и оформлении дел работники структурного подразделения
обязаны устранить.
7.7. Прием каждого дела производится ответственным за
центральный архив Судебного департамента в присутствии работника,
ответственного за ведение делопроизводства в структурном
подразделении. При этом на обоих экземплярах описи против каждого
дела, включенного в опись, делается отметка о наличии дела. В
конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью
количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих
дел, дата приема-передачи дел, а также подписи ответственного за
центральный архив и лица, передававшего дела.
Вместе с делами в центральный архив Судебного департамента
передаются регистрационные картотеки (журналы) на документы или
программные средства и базы данных, содержащие информацию о
регистрации и исполнении передаваемых документов, которые
включаются в опись как отдельные единицы хранения.
7.8. Дела, находящиеся на хранении в центральном архиве,
выдаются работникам аппарата Судебного департамента для работы во
временное пользование на основании письменного запроса,
подписанного руководителем структурного подразделения и
согласованного с управляющим делами. Дела выдаются по карточкам
выдачи (приложение N 33) на срок не более 10 дней.
Сторонним организациям дела выдаются на основании их
письменных запросов с разрешения Генерального директора Судебного
департамента или его заместителя по актам (приложение N 34) на
срок не более 3 месяцев.
По истечении установленного срока при необходимости
производится переоформление документов на выданные дела после
ознакомления с их сохранностью.
Дела с подлинными приказами и распоряжениями Генерального
директора работникам Судебного департамента и сторонним
организациям не выдаются.
7.9. В работе с архивными делами не допускается изъятие
документов, внесение в них правок и пометок.
Состояние дел, возвращаемых в центральный архив после
использования, должно быть проверено в присутствии лица,
возвращающего эти документы. При обнаружении недостачи дел или
отдельных листов в них, а также повреждений дел и документов
ответственным за центральный архив составляется акт в двух
экземплярах, один из которых предъявляется руководителю
структурного подразделения или организации, использовавшей
документы, для привлечения виновных к ответственности, другой
остается в центральном архиве.
Согласовано
Руководитель
Федеральной архивной службы России
В.П.КОЗЛОВ
14.06.2007
протокол
ЦЭК Судебного департамента
от 27.04.2007 N 3
Приложение N 1
к п. 2.2.3, п. 2.2.16
РЕЕСТР
на передачу входящих документов
---------T---------T----------T----------T-----------T------------¬
¦Входящий¦ Откуда ¦ Краткое ¦ Кому ¦ Резолюция ¦ Роспись ¦
¦ номер, ¦поступил,¦содержание¦адресовано¦руководства¦в получении,¦
¦ кол-во ¦ номер ¦документа ¦ ¦ ¦ дата ¦
¦листов, ¦ и дата ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ дата ¦документа¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+--------+---------+----------+----------+-----------+------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
+--------+---------+----------+----------+-----------+------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+--------+---------+----------+----------+-----------+------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+--------+---------+----------+----------+-----------+------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+--------+---------+----------+----------+-----------+------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
Приложение N 2
к п. 2.2.4
УТВЕРЖДАЮ
управляющий делами
Судебного департамента
при Верховном Суде
Российской Федерации
"__" ________ 200_ г.
АКТ
"__" _________ 200_ г. г. Москва
Мы, нижеподписавшиеся, работники отдела документационного
обеспечения Управления делами ________________ (должность, фамилия
и инициалы) ______________________________________________________
составили настоящий акт в том, что в Судебный департамент поступил
пакет (бандероль, посылка и т.п.) N ___________________________ из
_______________________________________ (наименование организации)
При вскрытии указанного почтового отправления установлено, что
__________________________________________________________________
(указываются выявленные недостатки)
__________________________________________________________________
Настоящий акт составлен в двух экземплярах. Первый экземпляр -
адресату, второй - в дело.
Приложение: <*> 1. Документ N _____
2. Лицевая сторона пакета
Подписи: _______________
_______________
_______________
--------------------------------
<*> Приложение указывается в том случае, если документы
возвращаются отправителю обратно.
Приложение N 3
к п. 2.2.5
|
