Законы России
 
Навигация
Популярное в сети
Курсы валют
24.06.2017
USD
59.66
EUR
66.68
CNY
8.72
JPY
0.54
GBP
75.99
TRY
17.03
PLN
15.77
 

ПРИКАЗ СУДЕБНОГО ДЕПАРТАМЕНТА ПРИ ВЕРХОВНОМ СУДЕ РФ ОТ 15.06.2007 N 76 ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АППАРАТЕ СУДЕБНОГО ДЕПАРТАМЕНТА ПРИ ВЕРХОВНОМ СУДЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

По состоянию на ноябрь 2007 года
Стр. 1

                 СУДЕБНЫЙ ДЕПАРТАМЕНТ ПРИ ВЕРХОВНОМ СУДЕ
                          РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
   
                                 ПРИКАЗ
                         от 15 июня 2007 г. N 76
   
                        ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ
          ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АППАРАТЕ СУДЕБНОГО ДЕПАРТАМЕНТА
                 ПРИ ВЕРХОВНОМ СУДЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
   
       В  целях  совершенствования организации и практического ведения
   делопроизводства  в  аппарате  Судебного департамента при Верховном
   Суде Российской Федерации приказываю:
       1.  Утвердить  и  ввести  в  действие прилагаемую Инструкцию по
   делопроизводству  в  аппарате  Судебного департамента при Верховном
   Суде Российской Федерации (далее - Инструкция).
       2.    Руководителям    структурных    подразделений   Судебного
   департамента  в  срок  до  1  августа 2007 г. организовать изучение
   настоящей   Инструкции   подчиненными   работниками  и  доложить  в
   установленном порядке.
       3.   Административно-хозяйственному   отделу   (Осадчий   Г.Н.)
   организовать  изготовление  типографским  способом  300 экземпляров
   указанной Инструкции.
       4.  Начальникам  управлений  (отделов) Судебного департамента в
   субъектах  Российской Федерации организовать переработку инструкций
   по  делопроизводству,  с учетом требований настоящей Инструкции и в
   срок до 1 сентября 2007 г. доложить в установленном порядке.
       5.  Признать  утратившим  силу Приказ Судебного департамента от
   30   августа   2001   г.   N  125  "Об  утверждении  Инструкции  по
   делопроизводству  в  аппарате  Судебного департамента при Верховном
   Суде Российской Федерации".
       6.  Контроль  за  исполнением  настоящего  Приказа  оставляю за
   собой.
   
                                                  Генеральный директор
                                                             А.В.ГУСЕВ
   
   
   
   
   
                                                            Утверждена
                                                              Приказом
                                                Судебного департамента
                                                    при Верховном Суде
                                                  Российской Федерации
                                               от 15 июня 2007 г. N 76
   
                               ИНСТРУКЦИЯ
          ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АППАРАТЕ СУДЕБНОГО ДЕПАРТАМЕНТА
                 ПРИ ВЕРХОВНОМ СУДЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
   
                           I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
   
       1.1.   Инструкция  по  делопроизводству  в  аппарате  Судебного
   департамента  при Верховном Суде Российской Федерации разработана с
   учетом   Типового  регламента  внутренней  организации  федеральных
   органов   исполнительной   власти,   утвержденного   Постановлением
   Правительства  Российской  Федерации  от  28  июля  2005  г. N 452,
   Типового     регламента    взаимодействия    федеральных    органов
   исполнительной  власти,  утвержденного Постановлением Правительства
   Российской   Федерации  от  19  января  2005  г.  N  30  и  Типовой
   инструкции    по    делопроизводству    в    федеральных    органах
   исполнительной власти <*>.
   --------------------------------
       <*>   Утверждена  Приказом  Министерства  культуры  и  массовых
   коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. N 536.
   
       1.2.   Положения   настоящей   Инструкции  распространяются  на
   организацию   работы   с   документами,   включая   их  подготовку,
   регистрацию,  учет  и контроль исполнения, осуществляемые с помощью
   автоматизированных  (компьютерных)  технологий в аппарате Судебного
   департамента  при  Верховном  Суде  Российской  Федерации  (далее -
   Судебный департамент).
       Настоящая  Инструкция  определяет  порядок работы с документами
   открытого характера.
       Порядок   работы  с  документами  ограниченного  пользования  в
   аппарате   Судебного  департамента  регламентируется  Положением  о
   порядке    обращения   со   служебной   информацией   ограниченного
   распространения  в  аппарате  Судебного  департамента при Верховном
   Суде  Российской  Федерации  и  в  управлениях  (отделах) Судебного
   департамента в субъектах Российской Федерации <*>.
   --------------------------------
       <*>  Утверждено  Приказом  Судебного департамента от 22 февраля
   2007 г. N 25.
   
       1.3.   Организация,   ведение   и   совершенствование   системы
   документационного   обеспечения   управления   на   основе   единой
   технической  политики  и применения современных технических средств
   в  работе  с  документами,  методическое  руководство и контроль за
   соблюдением  установленного порядка работы с документами в аппарате
   Судебного департамента осуществляется Управлением делами.
       1.4.      Ответственность     за     организацию,     состояние
   делопроизводства  и  соблюдение  требований  настоящей Инструкции в
   структурных  подразделениях  Судебного  департамента возлагается на
   их руководителей.
       Руководитель      структурного     подразделения     определяет
   ответственного  за  ведение  делопроизводства, который обеспечивает
   учет  и  прохождение  документов в установленные сроки, информирует
   руководство о состоянии их исполнения.
       Права   и  обязанности  работников,  ответственных  за  ведение
   делопроизводства  в  структурных  подразделениях, закрепляются в их
   должностных регламентах.
       1.5.  Регистрация  служебных  документов  в  аппарате Судебного
   департамента,   контроль   за   исполнением  поручений  руководства
   осуществляется с использованием автоматизированной системы "Дело".
       1.6.    Информация,    содержащаяся    в    документах,   может
   использоваться   только  в  служебных  целях  и  в  соответствии  с
   полномочиями  должностных  лиц,  работающих или знакомящихся с этой
   информацией.
       1.7.   Передача   служебных   документов,  их  копий,  а  также
   сведений,  содержащихся  в  них,  работникам других организаций или
   гражданам  допускается  только  с  разрешения руководства Судебного
   департамента через Управление делами.
       1.8.   Взаимодействие   с   представителями   средств  массовой
   информации,   передача   им  какой-либо  служебной  информации  или
   документов  осуществляются Отделом по связям со средствами массовой
   информации,  а  в  отдельных  случаях  -  уполномоченными лицами по
   поручению руководства Судебного департамента.
       1.9.  Требования  настоящей  Инструкции  обязательны  для  всех
   работников Судебного департамента.
       1.10.   Работники  Судебного  департамента  несут  персональную
   ответственность  за сохранность служебных документов и содержащейся
   и них информации.
   
                    II. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА
                    В АППАРАТЕ СУДЕБНОГО ДЕПАРТАМЕНТА
   
       Движение  документов  в  Судебном  департаменте  с  момента  их
   разработки  или  получения  до  завершения  исполнения или отправки
   образует документооборот.
       Различается три основных потока документации:
       документы, поступающие из сторонних организаций (входящие);
       документы, отправляемые в другие организации (исходящие);
       документы,  разрабатываемые  в  структурных  подразделениях, не
   направляемые    за    пределы   аппарата   Судебного   департамента
   (внутренние).
       Порядок  прохождения документов и операции, производимые с ними
   в   аппарате  Судебного  департамента,  регламентируются  настоящей
   Инструкцией,    Регламентом    внутренней   организации   Судебного
   департамента,    положениями   о   структурных   подразделениях   и
   должностными регламентами их работников.
   
                  2.1. Организация доставки документов
   
       Доставка     корреспонденции     в     Судебный     департамент
   осуществляется,  как правило, специализированными службами доставки
   почтовой,   фельдъегерской   и   специальной   связи  на  основании
   заключенных  договоров  или  непосредственно  нарочными (курьерами)
   самих отправителей.
       По  каналам связи в Судебный департамент поступают факсограммы,
   телефонограммы,  а  также  могут  поступать документы в электронном
   виде   (с   последующим   представлением   документов  на  бумажных
   носителях).
   
                 2.2. Прием, регистрация и распределение
                       поступающей корреспонденции
   
       2.2.1.  Прием,  первоначальная  обработка  и  регистрация  всей
   корреспонденции,  поступающей  в Судебный департамент, производятся
   в  централизованном  порядке  отделом документационного обеспечения
   (далее - экспедиция) Управления делами.
       2.2.2.   Работники   экспедиции,  принимающие  корреспонденцию,
   обязаны   в   присутствии   лица,  доставившего  пакеты,  проверить
   правильность  адресования и целостность упаковки, сверить номера на
   пакетах   с   номерами,  указанными  в  реестре  (описи,  расписке,
   разносной  книге),  разборчиво расписаться в приеме пакетов, указав
   прописью   их   количество,   дату   и  время  получения.  Расписка
   заверяется  мастичным  штампом  "Судебный департамент при Верховном
   Суде Российской Федерации" или печатью "Для пакетов".
       Ошибочно  присланные  документы  возвращаются  отправителю  или
   пересылаются по принадлежности.
       В  случае  обнаружения  поврежденных пакетов в почтовом реестре
   (описи) делается соответствующая запись.
       2.2.3.  Все  поступившие  пакеты  вскрываются,  за  исключением
   пакетов  с  пометкой  "Лично". Такие пакеты без вскрытия передаются
   непосредственно  адресату  или  уполномоченному  на то работнику по
   реестру (приложение N 1) под роспись.
       2.2.4.  Работники  экспедиции  вскрывают  пакеты,  не  допуская
   повреждения  документов, проверяют наличие и целостность документов
   и   приложений   к  ним,  сверяют  номера  документов  с  номерами,
   указанными на пакетах.
       Если  при  вскрытии  пакета  обнаружено  отсутствие  документа,
   приложений  к  нему  или  отдельных  листов, а также несоответствие
   номера,  указанного  на  пакете, номеру вложенного документа, то об
   этом составляется акт (приложение N 2) в двух экземплярах.
       Первый  экземпляр акта высылается отправителю, второй экземпляр
   остается в Управлении делами.
       В  случае  получения  поврежденного  документа  на  обороте его
   последнего  листа ставится отметка "Документ получен в поврежденном
   виде".
       2.2.5.  При  поступлении  документов с пометкой "Для служебного
   пользования"  они  передаются  работнику экспедиции, ответственному
   за  их  учет,  для  регистрации  по  соответствующим журналам учета
   отдельного делопроизводства.
       Пакеты,  поступившие  в  адрес  Главного управления обеспечения
   деятельности  военных  судов  (ГУВС),  без  вскрытия  и регистрации
   записываются  в  разносную  книгу  (приложение  N  3)  и передаются
   работнику ГУВС под роспись.
       2.2.6.  После  просмотра  поступившей  корреспонденции упаковка
   конвертов  (пакетов)  уничтожается,  кроме случаев, когда только по
   ним можно установить адрес отправителя или дату отправки.
       2.2.7.  Вся поступившая корреспонденция сортируется работниками
   экспедиции на регистрируемые и нерегистрируемые документы.
       Регистрации    подлежат   все   документы,   требующие   учета,
   исполнения  и  использования  в справочных целях (распорядительные,
   статистические,    бухгалтерские,   кадровые,   служебные   письма,
   обращения граждан и т.д.).
       Нерегистрируемые    документы   в   соответствии   с   перечнем
   нерегистрируемых    документов    (приложение   N   4)   передаются
   непосредственно по назначению.
       2.2.8.    Документы,    адресованные    руководству   Судебного
   департамента   (Генеральному   директору  и  его  заместителям),  и
   документы  без указания конкретного адресата передаются экспедицией
   в  отдел  прохождения документов Управления делами для рассмотрения
   и регистрации.
       В   зависимости   от   важности  и  назначения  документов  они
   распределяются     на    требующие    обязательного    рассмотрения
   руководством   и  на  передаваемые  непосредственно  в  структурные
   подразделения.
       Документы,     не    требующие    обязательного    рассмотрения
   руководством    Судебного    департамента,   а   также   документы,
   адресованные    непосредственно    в   структурные   подразделения,
   регистрируются на эти подразделения.
       2.2.9.   Регистрация   документов   осуществляется  в  день  их
   поступления.     Основной     регистрационно-контрольной     формой
   регистрации  документов  в аппарате Судебного департамента являются
   электронные карточки.
       При  передаче документов из одного структурного подразделения в
   другое они повторно не регистрируются.
       Регистрация  документов  производится путем ввода в электронную
   карточку  автоматизированной  системы  "Дело"  основных  реквизитов
   поступившего   документа:   наименование  организации  отправителя,
   номер,  дата  и  фамилия автора документа, указываются адресат, вид
   документа, его краткое содержание, количество листов.
       На   регистрируемом   документе  проставляется  регистрационный
   штамп    с   указанием   входящего   номера   (указывается   индекс
   структурного  подразделения  и через дробную черту порядковый номер
   электронной карточки), даты регистрации и количества листов.
       Указанный  штамп  проставляется  на  обороте  последнего  листа
   основного документа в левом нижнем углу.
       При  наличии приложений к документу на обороте последнего листа
   каждого приложения проставляется штамп "К вх. N...".
       2.2.10.   Поступающие   в   Судебный   департамент   телеграммы
   регистрируются  на  общих  основаниях,  затем  передаются на доклад
   руководству и на исполнение.
       2.2.11.   Документы,  поступившие  в  Судебный  департамент  по
   каналам   факсимильной   связи,   в  том  числе  непосредственно  в
   структурные  подразделения,  принимаются  в порядке, указанном в п.
   2.6 настоящей Инструкции.
       2.2.12.   Телефонограммы,  адресованные  руководству  Судебного
   департамента     и     структурных    подразделений,    принимаются
   соответствующими  работниками (в их приемных), на которых возложены
   указанные  функции. Текст поступившей телефонограммы записывается в
   журнале  или  печатается  получателем  на листе бумаги и оперативно
   передается руководителю, которому она адресована.
       2.2.13.  Запрещается  передавать незарегистрированные служебные
   документы на доклад и исполнение.
       2.2.14.   Корреспонденция,   предназначенная  для  рассмотрения
   Генеральным   директором   Судебного   департамента,  докладывается
   Генеральному директору управляющим делами.
       Корреспонденция,  предназначенная для заместителей Генерального
   директора,  передается  им  через  соответствующих  работников,  на
   которых возложены данные обязанности, по разносной книге.
       2.2.15.   На   основании   рассмотрения   служебных  документов
   Генеральный  директор и его заместители дают поручения исполнителям
   в форме резолюции.
       Резолюция  оформляется  на специальном бланке (приложение N 5),
   приложенном  к  служебному  документу, и включает в себя: фамилию и
   инициалы   исполнителя,   содержание   поручения,   подпись  автора
   резолюции,  дату,  срок исполнения и отметку о постановке документа
   на  контроль,  если  документ  контрольный.  На  нижнем  поле этого
   бланка  указывается номер документа, к которому относится резолюция
   ("К вх. N...").
       Если  поручение  дано  нескольким  исполнителям, то должностное
   лицо,  указанное  в  поручении  первым  или ответственным, является
   основным  исполнителем  данного поручения, несет ответственность за
   его исполнение и организует работу соисполнителей.
       Если   поступившие   документы   не   требуют   исполнения,  то
   Генеральный  директор  и  его  заместители делают на них пометки об
   ознакомлении (подпись, дата ознакомления).
       2.2.16.  Рассмотренные  руководством  документы  возвращаются в
   Управление   делами   для   внесения  резолюций  в  регистрационные
   карточки.
       По  окончании  регистрации  на  все  документы  распечатывается
   реестр  (приложение  N  1)  и  документы  передаются  в структурные
   подразделения    для    последующего   исполнения.   Ответственному
   исполнителю,   как   правило,  передается  подлинник  документа,  а
   соисполнителям - копии.
       Переадресация  документов  производится  только  руководителем,
   давшим поручение.
       2.2.17.  Документы  передаются по назначению в течение рабочего
   дня,  срочные  документы  -  в  течение  часа после их получения, а
   весьма срочные - немедленно.
   
             2.3. Учет и хранение отдельных видов документов
   
       2.3.1.  Учет  документов,  изданий  с  пометкой "Для служебного
   пользования"  и  их  хранение  в  аппарате  Судебного  департамента
   возлагается на Управление делами.
       Отдельные  документы  с пометкой "Для служебного пользования" в
   соответствии  с  утвержденной номенклатурой дел разрешается хранить
   непосредственно   в   структурных   подразделениях  с  обязательным
   соблюдением мер по обеспечению их сохранности.
       2.3.2.  Копии  федеральных конституционных законов, федеральных
   законов,  указов  и  распоряжений  Президента Российской Федерации,
   постановлений  и  распоряжений  Правительства Российской Федерации,
   поступившие   в   аппарат   Судебного  департамента  после  доклада
   Генеральному  директору  Судебного департамента, передаются в отдел
   систематизации       законодательства      Главного      управления
   организационно-правового обеспечения деятельности судов (ГУОПО).
       Ответственность   за   их   учет,   систематизацию  и  хранение
   возлагается  на  начальника  отдела систематизации законодательства
   ГУОПО.
       2.3.3.  Поступившие  копии  приказов и распоряжений федеральных
   органов    исполнительной    власти,    приказов   и   распоряжений
   Председателя  Верховного  Суда  Российской  Федерации после доклада
   Генеральному  директору  Судебного  департамента передаются в отдел
   распорядительных  документов,  планирования  и  контроля Управления
   делами.
       Ответственность   за   их   учет   и  хранение  возлагается  на
   начальника   отдела  распорядительных  документов,  планирования  и
   контроля Управления делами.
       2.3.4.  Приказы и распоряжения Генерального директора Судебного
   департамента  и его заместителей регистрируются и хранятся в отделе
   распорядительных  документов,  планирования  и  контроля Управления
   делами.
       Ответственность  за  их  регистрацию  и хранение возлагается на
   начальника   отдела  распорядительных  документов,  планирования  и
   контроля Управления делами.
       Копии  приказов Судебного департамента по основной деятельности
   и  распоряжений  передаются в отдел систематизации законодательства
   ГУОПО  для последующего их ввода соответствующими работниками ГУОПО
   в   электронный   ведомственный   банк   правовых  актов  Судебного
   департамента.
       2.3.5.   Планы,   решения   и   материалы   коллегии  Судебного
   департамента,  планы,  протоколы оперативных совещаний руководящего
   состава    Судебного    департамента,    планы   работы   Судебного
   департамента  на  конкретный  период и перспективу, отчеты о работе
   Судебного    департамента   учитываются   и   хранятся   в   отделе
   распорядительных  документов,  планирования  и  контроля Управления
   делами.
       2.3.6.  Письменные  обращения  (предложения, заявления, жалобы)
   граждан,   поступившие  в  Судебный  департамент,  после  первичной
   регистрации  в  экспедиции  передаются  в  отдел обращений и приема
   граждан Управления делами.
       Ответственность  за  регистрацию обращений граждан и ответов на
   них,   организацию   рассмотрения,   обеспечение   их   сохранности
   возлагается   на  начальника  отдела  обращений  и  приема  граждан
   Управления делами.
       2.3.7.  Обращения (запросы) международных организаций и граждан
   зарубежных   государств,  поступившие  в  Судебный  департамент  на
   иностранных     языках,     передаются    экспедицией    в    Отдел
   международно-правового  сотрудничества  для  их перевода, и которые
   затем  возвращаются  в  Управление  делами  для доклада руководству
   Судебного департамента.
       2.3.8.  Договоры,  заключенные Судебным департаментом с другими
   организациями, регистрируются в Юридическом отделе.
       После  регистрации один экземпляр договора (визовой) передается
   подразделением-исполнителем  на  хранение  в отдел бюджетного учета
   Судебного     департамента     Главного    финансово-экономического
   управления  (ГФЭУ),  а другой экземпляр - пересылается организации,
   заключившей договор с Судебным департаментом.
       Ответственность  за  организацию  учета договоров и хранение их
   копий возлагается на начальника Юридического отдела.
   
            2.4. Регистрация и отправка исходящих документов
   
       2.4.1.  Отправка  документов  в аппарате Судебного департамента
   производится    в   централизованном   порядке   через   экспедицию
   Управления делами.
       2.4.2.    Все   исходящие   документы   подлежат   обязательной
   регистрации.   Не   прошедший   регистрацию  документ  не  является
   официальным   документом   и   на   отправку   не  принимается.  На
   регистрацию   передается   отправляемый  документ  и  документ,  на
   который   подготовлен   ответ.   К   ним   в  обязательном  порядке
   прикладываются   все  материалы,  на  основании  которых  готовился
   документ,  в  хронологическом  порядке  (с  докладными  записками о
   переносе   сроков   исполнения   поручения   и  служебных  записок,
   представляющих      собой      переписку     между     структурными
   подразделениями-соисполнителями в процессе подготовки документа).
       2.4.3. Исходящие документы регистрируются:
       за  подписью  Генерального  директора  Судебного департамента и
   его заместителей - в Управлении делами;
       за   подписью   руководителя  структурного  подразделения  -  в
   делопроизводстве структурного подразделения.
       2.4.4.   Регистрация   исходящих  документов  осуществляется  в
   автоматизированной  системе  "Дело"  путем внесения соответствующих
   реквизитов документа в электронную карточку после их подписания.
       Регистрационный   номер   исходящего   документа   состоит   из
   буквенного   индекса   Судебного  департамента,  цифрового  индекса
   структурного  подразделения  (приложение  N 6) и порядкового номера
   документа.
       Например,   N   СД-6/88   означает:   СД   -  индекс  Судебного
   департамента;  6  - индекс Управления делами; 88 - порядковый номер
   исходящего документа.
       Зарегистрированные  документы сдаются исполнителями на отправку
   в экспедицию по реестрам (приложение N 7).
       2.4.5.  Работник экспедиции, принимающий документы на отправку,
   в  присутствии исполнителя обязан проверить правильность оформления
   и  адресования,  наличие  всех экземпляров документа и приложений к
   ним.
       Документы,  отправляемые по списку рассылки, принимаются только
   в   готовом  виде:  они  должны  быть  размножены  и  скреплены  по
   экземплярам.
       Копии  распорядительных  документов,  сдаваемые в экспедицию на
   отправку,   в  обязательном  порядке  должны  иметь  оттиск  печати
   Управления делами.
       Документы   на  электронном  носителе  принимаются  экспедицией
   только  с  сопроводительным  письмом  и  в упаковке, обеспечивающей
   сохранность носителей и записанной на них информации.
       Досылка  или замена разосланного ранее документа осуществляется
   по указанию лица, подписавшего документ, или управляющего делами.
       Неправильно оформленные документы к отправке не принимаются.
       За  принятые  документы  работник  экспедиции  расписывается  в
   реестре с указанием количества документов, даты и времени приема.
       2.4.6.  Обработка  отправляемой  корреспонденции  в  экспедиции
   включает  ее  сортировку,  адресование,  фальцевание  и  вложение в
   конверты,  их  заклеивание, составление сопроводительных документов
   (реестров,  списков)  и сдачу работникам почтовой, фельдъегерской и
   специальной связи.
       В  целях  установления  единого  порядка обработки и оформления
   отправляемой  корреспонденции  в  Управлении  делами для работников
   экспедиции   разрабатывается   Инструкция   о   порядке   обработки
   отправляемой   корреспонденции,  которая  утверждается  управляющим
   делами.
       2.4.7.  Полученные экспедицией документы, рассылаемые по списку
   рассылки  в  суды  и  управления Судебного департамента в субъектах
   Российской  Федерации,  отправляются  два  раза в неделю (вторник и
   четверг).
       2.4.8.  Отправка  документов осуществляется, как правило, через
   работников   почтовой,   фельдъегерской   и  специальной  связи  на
   основании заключенных договоров.
       Доставка  срочных служебных документов в государственные органы
   власти,  министерства,  ведомства и другие организации, находящиеся
   в  г.  Москве,  осуществляется  нарочными - работниками структурных
   подразделений, которые подготовили указанные документы.
       2.4.9.    Телеграммы,    подписанные   Генеральным   директором
   Судебного  департамента,  сдаются  в экспедицию для их последующего
   оформления и отправки через почтовое отделение связи.
       Отправка  телеграмм  осуществляется  в соответствии с Правилами
   оказания услуг телеграфной связи <*>.
   --------------------------------
       <*>    Утверждены   Постановлением   Правительства   Российской
   Федерации от 15 апреля 2005 г. N 222.
   
       2.4.10.  Главное  управление  обеспечения  деятельности военных
   судов  регистрацию  и  отправку  исходящих  документов осуществляет
   самостоятельно через общий отдел.
   
                  2.5. Порядок оформления и прохождения
                          внутренних документов
   
       2.5.1.  К  внутренним  документам  относятся докладные записки,
   справки,  информации, заявки, представляемые Генеральному директору
   Судебного  департамента,  а также служебные записки, представляемые
   заместителям  Генерального  директора  и  руководителям структурных
   подразделений.
       2.5.2.  Внутренние  документы  оформляются на стандартном листе
   бумаги   (формата   A4)   без   бланка  и  в  обязательном  порядке
   регистрируются:
       за   подписью   руководителя  структурного  подразделения  -  в
   структурном подразделении, в котором он был исполнен;
       за  подписью заместителей Генерального директора - в Управлении
   делами.
       2.5.3.  Передача  документов между структурными подразделениями
   осуществляется     через     лиц,    ответственных    за    ведение
   делопроизводства   в  конкретном  подразделении,  для  заместителей
   Генерального  директора  -  через  соответствующих  работников в их
   приемных.
   
            2.6. Прием и передача документов по каналам связи
   
       2.6.1.   Средства   факсимильной   связи   предназначаются  для
   оперативной  передачи  текстов  служебных документов организациям и
   приема текстов от организаций.
       2.6.2.  Служебная  информация,  передаваемая  и  принимаемая по
   каналам связи, не является официальным документом.
       Последующая  досылка  оригинала документа (кроме информации для
   сведения) обязательна.
       2.6.3.   Прием   факсограмм   на   имя   руководства  Судебного
   департамента  осуществляется в их приемных или в Управлении делами.
   Регистрация    факсограмм,   подписанных   Генеральным   директором
   Судебного   департамента   и   его  заместителями,  производится  в
   Управлении  делами,  а  их  передача осуществляется исполнителями в
   структурных подразделениях.
       2.6.4.   Принятые  факсограммы  учитываются  в  "Журнале  учета
   принятых   факсограмм"   (приложение  N  8).  На  обороте  принятой
   факсограммы  в  правом  нижнем углу проставляется штамп с указанием
   порядкового   номера   (берется   из   журнала   учета  поступивших
   факсограмм), даты и количества листов.
       Поступившие  факсограммы  передаются  адресатам  в день приема,
   срочные  -  немедленно под расписку в журнале учета. Факсограммы на
   иностранном   языке   передаются   в  Отдел  международно-правового
   сотрудничества  для  их  перевода,  и  которые затем возвращаются в
   Управление делами для доклада руководству Судебного департамента.
       2.6.5.  Подлежащий  передаче  по  факсу  документ учитывается в
   "Журнале   учета  служебных  документов,  отправляемых  по  каналам
   связи" (приложение N 9).
       При  передаче  текстов  документов  по каналам связи необходимо
   руководствоваться следующими требованиями:
       запрещается   передавать  тексты  документов  с  пометкой  "Для
   служебного пользования";
       объем  передаваемого  документа  (текста,  схемы,  графического
   изображения),  выполненного  на бумаге формата A4 черным цветом, не
   должен превышать 5 листов;
       факсограммы  на  иностранных  языках  отправляются  только  при
   наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;
       ответственность    за    содержание   передаваемой   информации
   возлагается  на  исполнителя, подготовившего документ к передаче, и
   руководителя соответствующего подразделения.
       Работник,  отправивший  факсограмму,  на  подлиннике  документа
   делает   отметку   с   указанием  своей  фамилии,  даты  и  времени
   отправления.   Отметка  оформляется  на  обороте  последнего  листа
   подлинника.   Подлинник   документа   остается   у  исполнителя,  а
   документы    за    подписью    Генерального   директора   Судебного
   департамента и его заместителей передаются в Управление делами.
   
                    2.7. Организация делопроизводства
                      в структурных подразделениях
   
       2.7.1.   Для   непосредственного   ведения  делопроизводства  в
   структурных   подразделениях   руководителями   этих  подразделений
   назначаются  ответственные  работники,  права и обязанности которых
   определяются их должностными регламентами.
       2.7.2.  На  работников,  ответственных  за  делопроизводство  в
   структурных    подразделениях,   возлагаются   следующие   основные
   функции:
       ежедневное  получение  поступившей корреспонденции в экспедиции
   Управления  делами  и  проверка соответствия количества документов,
   фактически   полученных   подразделением,   количеству  документов,
   зарегистрированных в системе "Дело";
       доклад  документов  руководителю  структурного  подразделения и
   последующая передача их работникам подразделения на исполнение;
       регистрация  исходящих  и  внутренних  документов,  подписанных
   руководителем  структурного подразделения, проверка правильности их
   оформления;
       контроль   за   прохождением   документов   в  подразделении  и
   соблюдением сроков их исполнения;
       составление  номенклатуры  дел  структурного  подразделения  на
   основе   предложений   отделов   структурного  подразделения  и  ее
   хранение;
       формирование,   оформление,   учет,   хранение   и  обеспечение
   использования  дел,  находящихся  в  делопроизводстве и законченных
   делопроизводством;  подготовка  и  своевременная  передача  дел  по
   решению  руководителя  структурного  подразделения  на  хранение  в
   центральный архив Судебного департамента;
       учет   служебной   информации,   поступившей  и  переданной  по
   средствам связи;
       хранение  печатей и штампов, используемых в делопроизводстве, и
   правильное их применение;
       еженедельное     информирование    руководителя    структурного
   подразделения  о  состоянии  делопроизводства  в  подразделении,  а
   также об исполненных и находящихся на исполнении документах.
       2.7.3.   Передача   исполненных   в  структурном  подразделении
   документов  между структурными подразделениями осуществляется через
   работников,   ответственных  за  делопроизводство,  под  роспись  в
   реестре.
       Служебные    документы,   исполненные,   зарегистрированные   в
   структурном   подразделении,   доложенные   Генеральному  директору
   Судебного  департамента,  минуя  Управление делами, непосредственно
   руководителем  структурного  подразделения  и  имеющие  поручения с
   контрольным    сроком    исполнения,    представляются    в   отдел
   распорядительных  документов,  планирования  и  контроля Управления
   делами   для  постановки  их  на  контроль,  затем  возвращаются  в
   структурное   подразделение   для   последующего   их   размножения
   работником,   ответственным   за   делопроизводство,   и   передачи
   соисполнителям   для   исполнения   в   соответствии  с  резолюцией
   Генерального директора Судебного департамента.
       Документы,  зарегистрированные  на  имя  руководства  Судебного
   департамента,  передаются  из  одного  структурного подразделения в
   другое   только   через  отдел  прохождения  документов  Управления
   делами.
       2.7.4.  Документы  со  штампом  "Подлежит возврату в Управление
   делами"   после  исполнения  в  обязательном  порядке  должны  быть
   возвращены в отдел прохождения документов Управления делами.
       2.7.5.  Документы,  которые исполняются несколькими работниками
   подразделения, передаются им поочередно или одновременно в копиях.
       2.7.6.  На  время  болезни  (отпуска,  командировки) работника,
   ответственного  за делопроизводство, его обязанности возлагаются на
   другого работника.
       При  увольнении или при назначении работника, ответственного за
   делопроизводство,  в  другое  структурное подразделение, числящиеся
   за  ним документы и дела передаются вновь назначенному работнику по
   приемо-сдаточному    акту,   который   утверждается   руководителем
   структурного подразделения.
       2.7.7.   В   целях   обеспечения   эффективного   контроля   за
   организацией     и    практическим    ведением    делопроизводства,
   планированием  и контролем за ходом исполнения поручений Управление
   делами  периодически  (один  раз  в  два  года) организует проверку
   состояния  делопроизводства  в структурных подразделениях Судебного
   департамента и о результатах докладывает Генеральному директору.
   
           2.8. Работа исполнителей со служебными документами
   
       2.8.1.   Руководители   структурных   подразделений   Судебного
   департамента   обеспечивают  оперативное  рассмотрение  документов,
   доведение  их  до исполнителей в день поступления. При рассмотрении
   документов    руководитель    подразделения   выделяет   документы,
   требующие    срочного   исполнения.   Документы,   присланные   для
   согласования,  рассматриваются  в первую очередь. Срочные документы
   передаются немедленно.
       2.8.2.  Исполнитель  получает  документы  в день их регистрации
   или  на  следующий  день  с  поручением  (резолюцией)  руководителя
   структурного подразделения.
       2.8.3.  Исполнение  документа  включает в себя сбор и обработку
   необходимой   информации,   подготовку   проекта   документа,   его
   оформление,     согласование,    представление    для    подписания
   (утверждения)     руководством     Судебного    департамента    или
   руководителем подразделения, подготовку к пересылке адресату.
       2.8.4.   Исполненные  и  представленные  на  подпись  документы
   должны  быть  оформлены  в  соответствии  с  требованиями настоящей
   Инструкции,  иметь  необходимые  приложения  и  визы  (исполнителя,
   начальника   отдела,   соисполнителей,   заместителей  Генерального
   директора   Судебного   департамента   по  курируемым  направлениям
   деятельности  и  др.).  К ним в обязательном порядке прикладываются
   все   материалы,   на   основании  которых  готовился  документ,  в
   хронологическом  порядке  (с докладными записками о переносе сроков
   исполнения  поручения  и  служебных  записок,  представляющих собой
   переписку   между  структурными  подразделениями-соисполнителями  в
   процессе подготовки документа).
       2.8.5.  В том случае, если исходящее письмо является ответом на
   обращение  (запрос),  исполнитель указывает номер и дату документа,
   на который подготовлен ответ.
       2.8.6.    Количество    экземпляров    рассылаемого   документа
   определяет  исполнитель.  На  документ,  рассылаемый  более  чем  в
   четыре   адреса,   исполнитель  готовит  список  рассылки,  который
   утверждается      руководителем     структурного     подразделения,
   подготовившего документ, и согласовывается с Управлением делами.
       Список  рассылки  прилагается  к  визовому  экземпляру, который
   вместе с подлинным экземпляром подшивается в соответствующее дело.
       2.8.7.  На  визовом экземпляре текст бланка не воспроизводится,
   на  месте  бланка  проставляется  дата подписания и регистрационный
   номер,   а   подпись   должностного  лица,  подписавшего  документ,
   заверяется исполнителем документа или его руководителем по форме:
   
   Верно
   Ведущий специалист          Личная подпись            Е.Л. Петрова
   15.04.2007
   
       2.8.8.  При оперативном решении вопросов без составления ответа
   исполнитель  делает отметки на документе о дате получения документа
   на  исполнение, о датах промежуточного исполнения (запрос сведений,
   телефонные  переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного
   исполнения,  направлении  документа в дело. Все отметки оформляются
   на   оборотной   стороне   последнего  листа  основного  документа,
   визируются   исполнителем,   начальником  соответствующего  отдела,
   руководителем  структурного  подразделения с расшифровкой фамилии и
   проставлением   даты.  Списание  документа  в  дело  осуществляется
   руководителем  структурного  подразделения  или  его заместителем и
   заверяется подписью.
       2.8.9.   Если   поручение   дано  нескольким  исполнителям,  то
   должностное  лицо,  указанное в поручении первым или ответственным,
   является    основным    исполнителем   данного   поручения,   несет
   ответственность    за    его   исполнение   и   организует   работу
   соисполнителей   по   его   выполнению.   В   случае  необходимости
   исполнения  поручения  в  сжатые  сроки  он  организует  исполнение
   поручения   в   оперативном   порядке.  Все  остальные  исполнители
   ответственны  за  своевременный  и качественный анализ информации и
   представление  ответственному  исполнителю в установленные им сроки
   необходимых  материалов  (проектов  документов, справок, сведений и
   т.д.).
       При   необходимости   изменения   срока   исполнения  поручения
   основной  исполнитель  представляет  на  имя Генерального директора
   докладную  записку  с  мотивированной  просьбой  о  продлении этого
   срока.
       Итоговый  документ  в  обязательном  порядке  визируется  всеми
   соисполнителями  документа, указанными в поручении, и заместителями
   Генерального   директора   Судебного   департамента  по  курируемым
   направлениям деятельности.
       2.8.10.   Контроль   за   исполнением  инициативных  документов
   (запросов  в  федеральные  органы  исполнительной  власти, проектов
   федеральных  законов,  указов  и распоряжений Президента Российской
   Федерации,  постановлений  и  распоряжений Правительства Российской
   Федерации,  запросов  о представлении сведений от органов Судебного
   департамента  и  судов  в субъектах Российской Федерации и др.), по
   которым  ожидается  получение  ответа,  осуществляет  ответственный
   исполнитель документа.
       2.8.11.  При  работе  с  документами с пометкой "Для служебного
   пользования"    или    разработке   таких   документов   необходимо
   руководствоваться  требованиями  Положения  о  порядке обращения со
   служебной  информацией  ограниченного  распространения  в  аппарате
   Судебного  департамента при Верховном Суде Российской Федерации и в
   управлениях    (отделах)   Судебного   департамента   в   субъектах
   Российской Федерации <*>.
   --------------------------------
       <*>  Утверждено  Приказом  Судебного департамента от 22 февраля
   2007 г. N 25.
   
       2.8.12.    Порядок    работы    с    письменными    обращениями
   (предложениями,   заявлениями,   жалобами)   граждан  и  подготовка
   ответов  на  них  осуществляется  в  соответствии  с  Инструкцией о
   порядке  рассмотрения обращений граждан и приема граждан в Судебном
   департаменте при Верховном Суде Российской Федерации <*>.
   --------------------------------
       <*>  Утверждена  Приказом  Судебного департамента от 20 декабря
   2006 г. N 141.
   
       2.8.13.  Порядок  работы  с  договорами  в  аппарате  Судебного
   департамента  осуществляется в соответствии с Инструкцией о порядке
   согласования,   заключения   и   контроля  исполнения  договоров  в
   аппарате  Судебного  департамента  при  Верховном  Суде  Российской
   Федерации <*>.
   --------------------------------
       <*>  Утверждено  Приказом  Судебного  департамента  от 29 марта
   2005 г. N 34.
   
       2.8.14.  При  уходе  работника в отпуск, убытии в командировку,
   перемещении  по  службе  или  увольнении имеющиеся у него документы
   передаются   по   указанию   руководителя   подразделения   другому
   работнику с обязательной отметкой в описи (приложение N 10).
       2.8.15.   В   случае   утраты   служебного  документа  работник
   Судебного  департамента  обязан  немедленно доложить об этом своему
   непосредственному начальнику.
       Руководитель  структурного  подразделения письменно докладывает
   Генеральному   директору  Судебного  департамента  о  факте  утраты
   документа,  информирует  управляющего  делами. На основании решения
   Генерального   директора  Судебного  департамента  в  установленном
   порядке    формируется   комиссия,   которая   проводит   служебное
   расследование.   Председатель   комиссии,   с   учетом  предложений
   Управления  делами,  докладывает  Генеральному  директору Судебного
   департамента  результаты  служебного  расследования  с необходимыми
   материалам, выводами для принятия окончательного решения.
       На   утраченные   документы,   издания   и   дела   с  пометкой
   составляется  акт (приложение N 11), на основании которого делаются
   соответствующие  отметки  в  учетных  формах.  Акты  на  утраченные
   документы  (дела)  постоянного  срока хранения после их утверждения
   передаются в архив для включения в дело фонда.
   
            2.9. Порядок размножения и копирования документов
   
       2.9.1.   Размножение   и   копирование  документов  в  аппарате
   Судебного     департамента     производится    централизованно    в
   копировально-множительном    бюро    Административно-хозяйственного
   отдела.
       2.9.2.  Основанием  для  выполнения множительных работ является
   заполненный бланк заказа установленной формы (приложение N 12).
       Решение  о  необходимости  размножения  документов  принимается
   руководителем  структурного  подразделения. Подписанный им заказ на
   производство     копировально-множительных     работ     визируется
   управляющим делами.
       2.9.3.  Размножение  документов  осуществляется  в  порядке  их
   поступления     и     в     соответствии    с    графиком    работы
   копировально-множительного бюро.
       В  первоочередном  порядке  размножаются  материалы  с пометкой
   "срочно".
       Срочность     копирования     устанавливается     руководителем
   структурного подразделения по согласованию с управляющим делами.
       2.9.4.   Материалы,  передаваемые  в  копировально-множительное
   бюро  для размножения, должны быть разброшюрованы, напечатаны четко
   и разборчиво.
       В  целях сокращения объемов пересылаемых документов Управлением
   делами   в  суды,  управления  (отделы)  Судебного  департамента  в
   субъектах  Российской  Федерации  размножение  служебных документов
   осуществляется, как правило, с оборотом.
       Перед    размножением    копия    распорядительного   документа
   заверяется печатью Управления делами.
       2.9.5.  Поступающие  заказы  на  выполнение копировальных работ
   записываются   в   журнал   учета  копировально-множительных  работ
   (приложение N 13).
       2.9.6.  Изготовленные  копии  документов  вместе с подлинниками
   выдаются     заказчику     под     роспись    в    журнале    учета
   копировально-множительных работ.
       Исполненные  заказы хранятся в копировально-множительном бюро в
   течение года, после чего уничтожаются.
       2.9.7.     Ответственность    за    правильное    использование
   копировальной    техники    в    копировально-множительном    бюро,
   сохранность и учет выполняемых работ несут его работники.
       2.9.8.   Изготовление   небольших  по  объему  и  тиражу  копий
   документов  осуществляется на копировальной технике непосредственно
   в структурных подразделениях.
   
                   2.10. Учет объема документооборота
   
       2.10.1.   Под   объемом   документооборота   понимается   общее
   количество   документов   по   их   видам   в   каждом  структурном
   подразделении  и  в целом по Судебному департаменту за определенный
   период (квартал, полугодие, год).
       Учет  общего  документооборота  производится  в табличной форме

Новости партнеров
Счетчики
 
Популярное в сети
Реклама
Разное