Законы России
 
Навигация
Популярное в сети
Курсы валют
14.12.2017
USD
59.14
EUR
69.47
CNY
8.93
JPY
0.52
GBP
78.77
TRY
15.42
PLN
16.49
 

ПРИКАЗ МИНИСТРА ОБОРОНЫ РФ ОТ 23.05.1999 N 170 ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ВООРУЖЕННЫХ СИЛАХ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

По состоянию на ноябрь 2007 года
Стр. 3
 
   имеющих  гриф  секретности,  в  остальных  случаях  -  по условному
   наименованию  в  порядке,  установленном  для несекретных служебных
   документов.
   --------------------------------
       <*> Приказ Министра обороны Российской Федерации 1996 г. N 055.
   
       Отправка  таких  документов  производится  в двойной упаковке с
   предупредительной   надписью:   "Двойной   пакет".   На  внутреннем
   конверте  указывается,  кому адресован документ (действительное или
   условное  наименование  воинской  части - получателя), а на внешнем
   конверте  пишется адрес узла (станции) фельдъегерско-почтовой связи
   военного округа, на территории которого находится отправитель.
       173.  Адреса  получателей  и  отправителей служебных документов
   следует  писать  (печатать) четко, полно, без сокращений и помарок.
   Пятизначные  номера  условных наименований на пакетах проставляются
   под словами "Войсковая часть" или "Полевая почта".
       174.  Лицо, ответственное за конвертование и отправку служебных
   документов,  обязано  перед  отправкой  пакетов  сверить  адреса  и
   номера,  указанные на пакетах, с адресами и номерами, указанными на
   служебных  документах,  в  книге  реестров  (реестрах)  и  журналах
   учета, в которых эти документы зарегистрированы.
       175.  В  воинских  частях,  где  имеются  экспедиции,  пакеты с
   документами   для  отправки  сдаются  в  эти  экспедиции  по  книге
   реестров или реестру (Приложение N 16).
       Пакеты,  подлежащие  пересылке  через  объекты  почтовой  связи
   Государственного   комитета   Российской   Федерации   по  связи  и
   информатизации,    оплачиваются    в   установленном   порядке   по
   действующим   тарифам  этого  государственного  комитета,  а  затем
   сдаются  экспедицией  в объект почтовой связи, к которому приписана
   воинская  часть,  или  на  станцию фельдъегерско-почтовой связи для
   пересылки по назначению.
       176.  В  воинских  частях, где нет экспедиций, пакеты сдаются в
   объект   почтовой   связи   Государственного   комитета  Российской
   Федерации  по  связи  и информатизации сотрудником делопроизводства
   за плату или с наклеенными марками.
       177.  Служебные  документы местным адресатам могут сдаваться по
   принадлежности   под   расписку   в   реестре   через  экспедиторов
   (посыльных, фельдъегерей) воинских частей.
       178.   Правилами  оказания  услуг  почтовой  связи  установлены
   следующие  размеры  и  предельная масса внутренних (для пересылки и
   доставки  в  пределах  Российской Федерации) почтовых отправлений в
   упаковке:
       письма  -  110  x  220 мм, 114 x 162 мм или 162 x 229 мм, 229 x
   324 мм, 250 x 353 мм; предельная масса - 2 кг;
       почтовые карточки - 105 x 148 мм;
       бандероли  максимальные:  36  см  в  одном  из  трех  измерений
   (длина,  ширина,  высота);  предельная  масса - 2 кг, а с вложением
   одной  книги - 3 кг при сумме трех измерений, не превышающей 65 см.
   Для  бандеролей,  свернутых  трубкой,  -  70  см  в длину и 15 см в
   диаметре.  В  отдельных случаях бандероли, свернутые трубкой, могут
   приниматься   длиной  до  1,5  м,  когда  вложение  не  может  быть
   перегнуто  (карты,  схемы и т.д.). Минимальные размеры бандеролей -
   10  см  в  одном  измерении  и  не  менее  5 см в другом (при любой
   минимальной  толщине), а свернутых трубкой - 10 см в длину и 5 см в
   диаметре.  Допускается  превышение установленной максимальной массы
   бандероли на 100 г.
       Посылки,  в  том числе с одеждой граждан, призванных на военную
   службу,  максимальные:  50  x 50 x 40 см; предельная масса - 20 кг.
   Подлежат  приему отдельные посылки с предметами до 2 м при условии,
   что  периметр (длина окружности) наибольшего поперечного сечения не
   превышает  1,5  м.  Минимальные  размеры  посылок:  10  см  в одном
   измерении и не менее 5 см в каждом из остальных измерений.
   
                Хранение служебных документов, оформление
                      и ведение дел, книг, журналов
   
       179.  Все  исполненные  служебные документы подшиваются в дела,
   которые   заводятся   по   предметному   (тематическому)  и  другим
   признакам  в зависимости от содержания и разновидности документов с
   учетом  установленных сроков хранения. Дела, как правило, заводятся
   на один год.
       180.  В  каждой  воинской  части на все заводимые дела, книги и
   журналы  к  началу  года  составляется  номенклатура  дел,  книг  и
   журналов  (Приложение  N  17).  Номенклатура  составляется с учетом
   важности,  однотипности  поступающих  в дела документов и сроков их
   хранения.  Она является основным учетным документом на текущий год.
   Нумерация   формируемых   дел,   книг   и  журналов  (в  том  числе
   переходящих)  по  возможности  должна  сохраняться из года в год. В
   номенклатуру  вносятся  все  вновь  заводимые дела, книги и журналы
   учета     несекретного     делопроизводства     воинской     части,
   делопроизводств  направлений,  отделов и служб, а также дела, книги
   и журналы, не законченные ведением в прошлом году.
       При    составлении   номенклатуры   следует   руководствоваться
   примерным  перечнем дел, книг и журналов, включаемых в номенклатуру
   (Приложение  N  18),  а  также  Перечнем  документов  со сроками их
   хранения <*>.
   --------------------------------
       <*> Приказ Министра обороны Российской Федерации 1997 г. N 033.
   
       181.  Номенклатура  дел,  книг  и журналов подписывается лицом,
   ответственным    за    ведение    делопроизводства,    утверждается
   начальником  штаба  воинской  части,  а где эта должность штатом не
   предусмотрена  -  командиром (начальником) воинской части или одним
   из  его заместителей. Номенклатура дел, книг и журналов учитывается
   в  журнале  учета  служебных  документов,  а после годовой проверки
   наличия  служебных  документов  и  перерегистрации переходящих дел,
   книг  и  журналов  подшивается  в дело. В номенклатуре производятся
   все  необходимые  отметки  в  графах и итоговая запись о количестве
   дел,  книг  и  журналов,  заведенных  в течение года. Например: "По
   настоящей  номенклатуре  за  1998  год  заведено  105  дел,  книг и
   журналов в 130 томах".
       182.  Направлениям,  отделам,  службам  и другим подразделениям
   воинской  части  выдаются выписки из номенклатуры. Выдача дел, книг
   и  журналов  в  направления,  отделы, службы и другие подразделения
   воинской   части  производится  под  расписку  в  карточках  выдачи
   (Приложение N 19).
       183.   Изменения   в   номенклатуру   вносятся   с  письменного
   разрешения   должностного   лица,   утвердившего  ее.  Внесенные  в
   номенклатуру  изменения заверяются подписью лица, ответственного за
   ведение делопроизводства.
       Вторые  и  последующие  тома  дел,  книг  и журналов вносятся в
   номенклатуру  по  мере их заведения за теми же номерами с указанием
   "том   2",   "том   3"  и  т.д.,  для  чего  в  номенклатуре  после
   соответствующих  номеров дел, книг и журналов оставляется место для
   записи последующих томов.
       184.  Учетные  карточки на вооружение, военную технику и другие
   материальные  средства  оформляются  в  картотеках,  размещаемых  в
   картонных  коробках  или  деревянных  ящиках длиною 38 см. Высота и
   ширина ящиков должны соответствовать размерам карточек.
       На  лицевую  сторону  каждого  картотечного  ящика наклеивается
   титульный  лист,  на  котором  указываются  данные  применительно к
   Приложению N 19.
       Заверительные   надписи   в  картотеках  оформляются  на  листе
   формата карточки, помещаемом за последней карточкой.
       Коробки  и  ящики  с карточками, если они не убираются в шкафы,
   должны запираться и опечатываться.
       Учетные  карточки  (картотека) на вооружение, военную технику и
   другие  материальные  средства  подлежат учету по номенклатуре дел,
   книг и журналов.
       185.  При  реорганизации  воинской  части,  влекущей  за  собой
   изменение  рода  войск, действительного или условного наименования,
   ведение   дел,   книг   и   журналов   прекращается  и  в  порядке,
   установленном    настоящей    Инструкцией,    составляется    новая
   номенклатура,  в  которую  вносятся  вновь  заводимые дела, книги и
   журналы.
       Если  воинская  часть  будет  только  переименована  (присвоено
   почетное  наименование), ведение дел продолжается. В этом случае на
   обложках   дел   под   старым   наименованием   указывается   новое
   наименование воинской части.
       186.  Журналы, рабочие тетради и книги учета делопроизводства и
   исполнителей,  магнитные  носители  информации,  которые  ведутся в
   течение  нескольких  лет,  могут учитываться по книге учета рабочих
   тетрадей  (Приложение  N  20).  Эта книга вносится в номенклатуру и
   переучитывается из года в год.
       187.  По  окончании  года  все  дела,  книги и журналы учета со
   сроком  хранения  10  лет и более учитываются в инвентарном журнале
   (Приложение N 21).
       В  том  случае,  если  некоторые  дела  или  журналы необходимо
   продолжать   в  следующем  году,  они  переносятся  в  номенклатуру
   следующего   года  с  отметкой,  за  каким  номером  они  учтены  в
   следующем году.
       188.  При  небольшом  объеме  служебной  переписки журнал учета
   служебных  документов может вестись на протяжении нескольких лет. В
   этом  случае  регистрация  документов  должна ежегодно начинаться с
   первого номера.
       189.  Вся  переписка  по  одному  и тому же вопросу подшивается
   вместе,  в  одно дело, в порядке поступления и исполнения служебных
   документов.   Приказы   и  директивы  подшиваются  (брошюруются)  в
   порядке  их  номеров  в  отдельные папки по годам издания. При этом
   приказы подшиваются (брошюруются) отдельно от директив.
       Как  исключение, некоторые служебные документы по одному и тому
   же  вопросу,  исполненные  в  новом  году, могут подшиваться в дела
   прошлого  года  (и  наоборот, служебные документы прошлого года - в
   дела  нового  года) без их перерегистрации. В этих случаях в книгах
   и  журналах  учета  указывается,  в  дело  какого  года подшиты эти
   документы.
       190.  Дата  начала  дела,  проставляемая  в  номенклатуре  дел,
   должна   соответствовать   дате   первого   подшитого  в  это  дело
   служебного  документа.  Дата  окончания дела должна соответствовать
   дате  последнего  подшитого  в  дело служебного документа. Эти даты
   проставляются на обложке дела после его окончания.
       191.  Подшивка  служебных  документов  в дело производится так,
   чтобы  сохранилась  полная  возможность  чтения  текста, который не
   должен  подходить  к линии подшивки ближе двух сантиметров, а листы
   не выступали за края обложки.
       Подшивка    должна    производиться   периодически,   по   мере
   поступления  исполненных  документов. Не допускается накапливание и
   длительное хранение неподшитых служебных документов.
       192.   При   формировании   дел   необходимо  соблюдать  состав
   служебных  документов,  которые  должны  подшиваться в данное дело.
   Включение  в  дело  документов,  не  относящихся  к  нему,  а также
   черновиков,  вариантов,  лишних  экземпляров  размноженных копий не
   допускается.   Не   разрешается   подшивать  в  дела  неисполненные
   служебные документы.
       Номер  дела,  в  которое должен быть подшит служебный документ,
   определяет  исполнитель.  На  документе  проставляется  отметка: "В
   дело  N  ____"  (указываются  номер дела, дата, подпись исполнителя
   или командира (начальника)).
       193.  Все  подшитые  в  дело  служебные  документы нумеруются в
   правом   верхнем   углу   нумератором   или  графитным  карандашом.
   Нумерация  листов  в  каждом томе дела начинается с первого номера.
   Чистые листы не нумеруются.
       Лист,  сложенный  вдвое  и пришитый за середину, нумеруется как
   два  отдельных листа. Лист, сложенный в несколько раз и пришитый за
   один   край,   нумеруется   как  один  лист,  фотографии  и  другие
   иллюстративные  материалы  нумеруются  очередным порядковым номером
   на оборотной стороне в левом верхнем углу.
       194.  Если  к служебному документу подклеены одним краем другие
   служебные  документы (переводы, вставки текста, справки и т.п.), то
   на  каждом  листе  подклеенного  служебного документа проставляется
   очередной порядковый номер.
       Если   на   листе  служебного  документа  наклеены  фотоснимки,
   таблицы,  схемы  и  т.п.,  то  этот  лист  нумеруется  как один. На
   оборотной  стороне  такого  листа делается опись наклеенных на него
   документов,   которая   удостоверяется   подписью  исполнителя.  Во
   внутренней  описи  и  заверительной  надписи  в  конце дела о таких
   листах  делается  оговорка.  Например:  "На листе пять наклеено три
   фотоснимка согласно описи на обороте листа".
       195.  Карты,  схемы,  планы,  чертежи,  склеенные из нескольких
   листов,  нумеруются  как один лист. На таких картах, схемах, планах
   и  чертежах  на  обороте  или свободном от текста месте указывается
   количество  листов  в  склейке. Заверительная надпись подписывается
   лицом,  ответственным  за  ведение  делопроизводства. Во внутренней
   описи  и  заверительной  надписи  в  конце  дела  о  таких склейках
   делается  оговорка.  Например:  "Лист  пять  -  карта-склейка из 10
   листов".
       Карты,  схемы,  планы,  чертежи, фотоснимки, магнитные носители
   информации    и    другие   материалы,   которые   невозможно   или
   нецелесообразно   подшивать  в  дела,  могут  храниться  в  деле  в
   отдельных  папках  (конвертах) или могут быть сброшюрованы в альбом
   и взяты на инвентарный учет.
       196.    При   подшивке   служебных   документов   металлические
   скрепления   удаляются.   Использование  при  подклейке  мучного  и
   крахмального клейстеров не разрешается.
       197.  В  каждом  деле  ведется внутренняя опись подшитых в него
   служебных документов (Приложение N 22).
       198.  Одновременно  с  заведением дела заполняется карточка его
   выдачи  (Приложение N 19), которая хранится в конверте, приклеенном
   к  внутренней  стороне обложки дела, и вместе с ним сдается в архив
   или  уничтожается.  Если  карточка заполнена полностью, заполняется
   новая  карточка,  которая  приобщается  к  заполненной. Заполненная
   карточка  во  внутреннюю  опись  дела  не вносится, не нумеруется и
   листом дела не считается.
       В  журналах  учета  служебных документов (входящих и исходящих)
   делаются  отметки,  в  какое  дело  подшит  служебный  документ,  и
   указываются номера листов подшитого служебного документа.
       199.   Подлинные   личные   документы   военнослужащих   и  лиц
   гражданского   персонала   (свидетельства   о  рождении,  о  браке,
   документы  об  образовании  и  т.п.)  в  дела  не  подшиваются. При
   необходимости  в  дела  подшиваются  только  заверенные  в воинской
   части копии этих документов.
       200.  Обложки  дел  должны быть стандартного размера (229 x 324
   мм) и изготовлены из твердого картона.
       На  обложке  дела  проставляются:  номер  и  наименование  дела
   согласно  номенклатуре дел, условное наименование воинской части, а
   если  таковое  не  присвоено,  то действительное наименование; дата
   начала   и   окончания,   количество   листов  в  деле,  количество
   приложений  к нему и срок хранения дела в архиве (Приложение N 23).
   Если  дело  состоит из нескольких томов, то на обложке первого тома
   указывается  количество  томов  этого  дела, на последующих томах -
   номер  очередного  тома,  на  последнем  томе  после  номера тома в
   скобках - "последний".
       Наименование  дела  должно  быть кратким, ясным и в то же время
   полно  отражать  содержание подшитых в него документов. Присваивать
   делам  наименования  "Разная переписка", "По общим вопросам" и т.п.
   запрещается.
       Если  делу  нельзя  дать  одно  общее  название,  то  заголовок
   составляется  путем  обобщения  сходных  служебных  документов.  На
   обложках  книг  и  журналов  указываются  те  же  данные,  что и на
   обложках   дел.   Все   заводимые   книги  и  журналы  должны  быть
   пронумерованы.
       201.  Записи  в  книгах и журналах учета производятся чернилами
   или  пастой фиолетового, синего, черного цветов. Всякое исправление
   должно  быть оговорено и заверено подписью исправлявшего. Подчистки
   не допускаются.
       Надписи   на   обложках   дел,  книг  и  журналов  производятся
   чернилами,    разборчиво,   без   сокращений.   Если   на   обложку
   наклеивается  титульный  лист, изготовленный типографским способом,
   то надписи на нем разрешается печатать на машинке.
       202.  Дела, книги и журналы учета, а также служебные документы,
   не  подшитые  в  дела,  подлежат  хранению  в запирающихся на замок
   сейфах,  шкафах  или  ящиках,  которые опечатываются личной печатью
   работника  делопроизводства, ответственного за их хранение. Место и
   порядок  хранения  ключей  устанавливает  начальник  штаба воинской
   части,  а  где  эта  должность  штатом не предусмотрена, - командир
   (начальник) воинской части или один из его заместителей.
       203.  Изъятие  из  дела  служебного  документа  производится  с
   разрешения  начальника  штаба  воинской  части, а где эта должность
   штатом  не  предусмотрена,  - командира (начальника) воинской части
   или  одного  из  его заместителей. При изъятии служебного документа
   на  его  место  подшивается  справка-заместитель (Приложение N 24).
   Справка-заместитель  подписывается начальником делопроизводства или
   лицом,  ответственным  за  ведение  делопроизводства,  и заверяется
   мастичной  печатью  "Для  пакетов".  Исправление  общего количества
   листов  в  этом  случае  не производится, а на последнем листе дела
   указывается количество листов, изъятых из дела.
       Об  изъятых служебных документах делается отметка во внутренней
   описи.
       Временное   изъятие   служебных   документов   из  текущих  дел
   производится  лицом,  ответственным за ведение делопроизводства. По
   возвращении   служебного   документа   в  дело  справка-заместитель
   уничтожается.
       204.   После  закрытия  дел,  книг  и  журналов  текущего  года
   делаются соответствующие отметки в номенклатуре дел.
       Законченные   ведением   дела,   книги  и  журналы  хранятся  в
   делопроизводстве и составляют архивный фонд воинской части.
       О  сданных  на  хранение в архив и уничтоженных делах, книгах и
   журналах  делается  отметка в номенклатуре дел с проставлением даты
   и номеров сдаточных описей или актов.
       205.  Порядок оформления дел, книг и журналов, подлежащих сдаче
   в  архивы  в  воинских  частях,  их  хранения, подготовки и сдачи в
   центральные  архивы,  архивы  округов,  флотов  и флотилий, а также
   правила   фондирования   документов   определены   Наставлением  по
   архивному делу в Вооруженных Силах Российской Федерации <*>.
   --------------------------------
       <*> Приказ Министра обороны Российской Федерации 1996 г. N 270.
   
           Постоянная готовность несекретного делопроизводства
   
       206.   Несекретное   делопроизводство  находится  в  постоянной
   готовности  для  работы  в  условиях  перехода  войск  с мирного на
   военное положение.
       Основные   задачи  несекретного  делопроизводства:  обеспечение
   вывоза  и  сохранности служебных документов, бесперебойная работа с
   ними,  своевременная сдача в архив и уничтожение ненужных служебных
   документов.
       В  делопроизводстве  должна  быть  инструкция  личному  составу
   делопроизводства  по  действиям  при  переводе  Вооруженных  Сил  с
   мирного   на   военное   время,   которая  утверждается  командиром
   (начальником)  воинской  части.  К  инструкции  должны  прилагаться
   описи  служебных  документов,  вывозимых по боевой тревоге, и описи
   служебных документов, сдаваемых в архив.
       207.  Для  хранения несекретных документов, вывозимых по боевой
   тревоге,  делопроизводства  должны  иметь  запираемые  ящики, а для
   доставки  архивных  материалов  к  месту  сдачи  -  мешки и бирки с
   приспособлениями для опечатывания.
       208.   По   боевой  тревоге  вывозится  минимально  необходимое
   количество  несекретных  служебных документов, изданий, дел, книг и
   журналов.  Перечень их определяет начальник штаба воинской части, а
   где  эта  должность штатом не предусмотрена, - командир (начальник)
   воинской части или один из его заместителей.
   
          Контроль за состоянием несекретного делопроизводства
   
       209.  Командиры  (начальники)  воинских  частей  систематически
   контролируют  состояние  несекретного  делопроизводства  и  порядок
   работы со служебными документами.
       210.  Ежегодно  (в январе - феврале) состояние делопроизводства
   в   воинской  части  проверяется  комиссией,  назначаемой  приказом
   командира   (начальника)   воинской  части.  Члены  комиссии  перед
   проверкой  инструктируются  начальником штаба воинской части, а где
   эта  должность  штатом не предусмотрена, - командиром (начальником)
   воинской  части  или  одним из его заместителей. Комиссия проверяет
   выполнение  требований  настоящей  Инструкции,  наличие  текущих  и
   архивных  дел,  документов  и  изданий  с  пометкой "Для служебного
   пользования",  бланков  строгого  учета, печатей и штампов (где нет
   секретных  отделов),  наличие  служебных  документов, не подшитых в
   дела,   и   выборочно   проверяет   наличие  несекретных  служебных
   документов  из числа наиболее важных. Проверка наличия производится
   путем   сверки   книг  и  журналов  учета  с  фактическим  наличием
   служебных  документов,  а также отметок в этих книгах и журналах об
   уничтожении или отправке документов с актами и реестрами.
       211.  К началу работы комиссии все учтенные служебные документы
   должны   быть   сданы   в  делопроизводство,  подшиты  в  дела  или
   перерегистрированы  в книгах и журналах учета нового года. В книгах
   и  журналах  прошлого  года  делается  отметка  с  указанием  новых
   учетных номеров.
       О  результатах  проверки  командиру (начальнику) воинской части
   представляется   акт,   в   котором  указываются,  какие  документы
   проверялись,   за   какой  период,  с  какого  и  по  какой  номер,
   обнаруженные  недостатки и предложения. К акту прилагается перечень
   неподшитых в дела служебных документов.
   
            XI. Контроль за исполнением служебных документов
   
       212.  В  воинских  частях  должен  быть  установлен контроль за
   исполнением   служебных   документов.   Целью   контроля   является
   обеспечение  своевременного  и  качественного исполнения поручений,
   зафиксированных  в  служебных  документах.  Осуществление  контроля
   является одной из основных обязанностей всех должностных лиц.
       213.  Обязательному  контролю подлежат все служебные документы,
   в  которых  определены  сроки  исполнения  или  имеются поручения о
   представлении   докладов,   предложений,  заключений  и  выполнении
   (проведении) других конкретных мероприятий.
       Контроль  осуществляется  за  исполнением служебных документов,
   как  поступающих  из вышестоящих органов военного управления, так и
   направляемых в подчиненные воинские части.
       214.  Служебные  документы,  взятые на контроль, учитываются по
   журналу  (карточке)  контроля  за  исполнением служебных документов
   (Приложения    N    25    -    26)    или    заносятся   в   память
   электронно-вычислительной  машины, предназначенной для этой цели, с
   указанием   даты,   регистрационного   номера,   вида   и  краткого
   содержания  служебного  документа, поручения должностных лиц, срока
   исполнения,  фамилии  исполнителя,  отметки  об исполнении и других
   необходимых данных.
       На  лицевой  стороне первого листа таких служебных документов в
   правом верхнем углу ставится штамп (Приложение N 27).
       215.  Служебный  документ  считается  исполненным и снимается с
   контроля,  когда рассмотрены все поставленные в нем вопросы, по ним
   приняты    необходимые    меры   и   даны   исчерпывающие   ответы,
   соответствующие законодательству.
       На   исполненном   служебном   документе  должна  быть  отметка
   исполнителя  с  указанием,  каким  номером (входящим, исходящим или
   инвентарным)  исполнен  служебный документ, дата исполнения и номер
   дела,  в которое служебный документ должен быть подшит. Эта отметка
   делается   на   оборотной   стороне   последнего  листа  служебного
   документа и свидетельствуется подписью исполнителя.
       На   служебных  документах,  по  которым  поставленные  вопросы
   решены  в  оперативном  порядке,  исполнитель  на оборотной стороне
   последнего   листа  делает  отметку,  когда  и  как  решен  вопрос,
   заверяемую своей подписью.
       О  снятии  служебного  документа  с контроля делается отметка в
   журнале (карточке) контроля.
       216.    Персональная   ответственность   за   своевременное   и
   качественное   исполнение   поручений   возлагается  на  командиров
   (начальников),  которым  были  даны  поручения,  и непосредственных
   исполнителей.
       Непосредственное  ведение  работы  по  контролю  за исполнением
   служебных  документов  возлагается  на  лиц,  назначенных приказами
   соответствующих командиров (начальников).
       217.  Для  ведения контроля за исполнением служебных документов
   в  каждой  воинской  части отрабатывается система контроля, которая
   должна включать:
       а)  средства контроля: система автоматизированного контроля или
   журналы (карточки) контроля за исполнением служебных документов;
       б)  органы  контроля:  соответствующие  командиры и начальники,
   штабы,   делопроизводства   и   лица,  специально  назначенные  для
   контроля;
       в)  методы контроля: личный контроль соответствующих командиров
   и   начальников;  заслушивание  должностных  лиц,  назначенных  для
   ведения   контроля;   периодические   проверки;  анализ  исполнения
   служебных документов.
       218.     Лица,     на     которых    возложено    осуществление
   непосредственного  контроля  за  исполнением  служебных документов,
   обязаны:
       а)  постоянно  контролировать исполнение служебных документов и
   иметь необходимые сведения о ходе их выполнения;
       б)    упреждать    возможность    невыполнения    поручений   в
   установленные   сроки,   докладывать   о   всех   случаях  задержки
   исполнения соответствующим командирам (начальникам);
       в)  периодически анализировать состояние исполнения документов,
   в   том  числе  и  в  подчиненных  воинских  частях,  разрабатывать
   мероприятия  по  усилению  контроля исполнения и вносить командирам
   (начальникам) предложения об улучшении этой работы.
       219.  Состояние  контроля  за  исполнением служебных документов
   проверяется  два  раза  в  году (по состоянию на 1 января и 1 июля)
   комиссиями,    специально    назначаемыми    приказами    командира
   (начальника)   воинской   части.  Результаты  проверок  оформляются
   актами и докладываются соответствующим командирам (начальникам).
       В   актах   проверки   отражаются   следующие   вопросы:  общее
   количество  служебных документов, поставленных на контроль; сколько
   из   них  исполнено  в  установленные  сроки;  какие  поручения  не
   исполнены  в срок; причины неисполнения; виновные лица; предложения
   по совершенствованию контроля.
   
                XII. Учет и рассылка приказов и директив
   
       220.   Издаваемые   командиром   (начальником)  воинской  части
   приказы  и  директивы  регистрируются  в  книге  учета  приказов  и
   директив   (Приложение   N   9).  Приказы  нумеруются  отдельно  от
   директив.   Порядковые   номера   приказов   и   директив  ежегодно
   начинаются с первого номера.
       Если  приказы  и  директивы  ведутся в специальных книгах, то в
   книге учета приказов и директив они не учитываются.
       221.   Приказы   и   директивы   должны   издаваться  в  строго
   ограниченном  количестве  и  высылаться только в те воинские части,
   которым   они   необходимы.   Высылка   приказов  для  сведения  не
   разрешается.
       Ответственность  за определение тиражей и правильность рассылки
   приказов  и  директив  возлагается  на  начальника  штаба  воинской
   части,  а где эта должность штатом не предусмотрена, - на командира
   (начальника) воинской части или одного из его заместителей.
       222.  Приказы  и  директивы  рассылаются  по расчетам рассылки,
   которые составляются на каждый приказ (директиву) в отдельности.
       Расчеты  рассылки  приказов  и директив составляются на обороте
   последнего  листа  подлинного экземпляра приказа (директивы) или на
   отдельном     листе,     подписываются    начальником    управления
   (направления,   отдела,   службы),  подготовившего  проект  приказа
   (директивы),  и  утверждаются  начальником  штаба воинской части, а
   где   эта   должность   штатом   не   предусмотрена,  -  командиром
   (начальником) воинской части или одним из его заместителей.
       В  необходимых  случаях  расчеты  рассылки могут составляться в
   специально заведенной книге расчетов рассылки.
       223.  Приказы  и  директивы,  высылаемые воинским частям, могут
   направляться  за  присвоенными  им  номерами  без  сопроводительных
   писем   с   указанием   на  пакете  номера  приказа  (директивы)  и
   количества    экземпляров    (если    направляется   более   одного
   экземпляра). Например: "N 311 - 2 экз.".
       При  высылке  нескольких экземпляров приказа (директивы) одному
   и  тому  же  адресату  они  могут высылаться и при сопроводительных
   письмах,  в  которых  указывается количество экземпляров и для кого
   они предназначены.
       224.   Штабы   армий,   им  равные  и  выше,  а  также  военные
   комиссариаты   субъектов   Российской   Федерации   рассылку  своих
   приказов,  а  также  приказов и директив, полученных из вышестоящих
   инстанций  для  подчиненных  воинских  частей,  производят по книге
   учета   приказов  и  директив  (Приложение  N  9)  или  по  типовым
   расчетам,   утверждаемым   соответствующими  начальниками.  Типовые
   расчеты периодически уточняются.
       225.  Воинским  частям,  которым  приказы  и директивы в полном
   объеме  не  требуются,  высылаются  выписки  из  них.  На пакетах и
   реестрах  проставляются:  номер  и год издания документа. Например:
   "вып.  N  170-96  г.".  О  произведенных  выписках  на  приказах  и
   директивах  делаются  отметки  с  указанием  объемов  выписок, кому
   высланы.
       226.   Объявление   в   своих   приказах  приказов  и  директив
   вышестоящих  командиров  (начальников)  запрещается, за исключением
   приказов по личному составу.
       Командиры  (начальники)  воинских  частей  в  своих  приказах и
   директивах  могут  довести  в  изложении  до  подчиненных  воинских
   частей   отдельные   требования  приказов  и  директив  вышестоящих
   командиров (начальников) с обязательной ссылкой на них.
       227.   Подлинные   приказы  командиров  (начальников)  воинских
   частей  брошюруются в отдельное дело, за исключением случаев, когда
   такие приказы ведутся в специальных книгах.
       Подшивать  приказы  и  директивы  в  дела  с другими служебными
   документами запрещается.
       Дела  с подлинными приказами и директивами на руки исполнителям
   не выдаются.
       228.   Порядок   ознакомления   с   приказами   и   директивами
   устанавливается командиром (начальником) воинской части.
       В   каждой  воинской  части  ведется  журнал  учета  объявления
   приказов,  директив и других служебных документов личному составу и
   должностным лицам (Приложение N 28).
       229.   Вводимые   в  действие  приказами  уставы,  наставления,
   инструкции,     правила    и    другие    руководящие    документы,
   предназначенные  для постоянного пользования, разрешается учитывать
   по журналу учета служебных изданий (Приложение N 29).
       230.  Документы,  послужившие  основанием  для  издания приказа
   (директивы),  листы  согласования,  доклады  подшиваются отдельно в
   соответствующие  дела  с  отметкой  на  них  даты  и номера приказа
   (директивы).
       231.  Справочная  работа  по  приказам  и директивам командиров
   (начальников)  проводится применительно к требованиям Инструкции по
   ведению   справочной  работы  по  приказам  и  директивам  Министра
   обороны <*>.
   --------------------------------
       <*> Директива Генерального штаба 1977 г. N ДГШ-31.
   
       Ответственность  за  ведение  справочной  работы  по приказам и
   директивам  возлагается  на  начальника штаба воинской части, а где
   эта  должность штатом не предусмотрена, - на одного из заместителей
   командира (начальника) воинской части.
       232.   При   расформировании   воинской   части   все   приказы
   (директивы)  вышестоящих командиров (начальников) по указанию штаба
   округа,  группы войск, флота передаются в другие воинские части или
   уничтожаются на месте в установленном порядке.
       Подлинные  приказы  и директивы расформированной воинской части
   подлежат сдаче в архив.
   
           XIII. Особенности работы со служебными документами,
                  содержащими информацию ограниченного
                             распространения
   
       233.  К  служебным документам (изданиям), содержащим информацию
   ограниченного   распространения,  относятся  документы,  содержащие
   несекретную  информацию,  касающуюся  деятельности воинских частей,
   ограничения   на   распространение   которой   диктуются  служебной
   необходимостью.
       234.   Не   могут   быть   отнесены   к   служебной  информации
   ограниченного распространения:
       а)   акты  законодательства,  устанавливающие  правовой  статус
   государственных  органов,  организаций, общественных объединений, а
   также права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации;
       б)   сведения   о  чрезвычайных  ситуациях,  опасных  природных
   явлениях   и   процессах,   экологическая,  гидрометеорологическая,
   гидрогеологическая,  демографическая,  санитарно-эпидемиологическая
   и   другая  информация,  необходимая  для  обеспечения  безопасного
   существования  населенных  пунктов,  граждан и населения в целом, а
   также производственных объектов;
       в)   описание   структуры  органа  исполнительной  власти,  его
   функций, направлений и форм деятельности, а также его адрес;
       г)   порядок  рассмотрения  и  разрешения  заявлений,  а  также
   обращений граждан и юридических лиц;
       д)  решения  по  заявлениям  и обращениям граждан и юридических
   лиц, рассмотренным в установленном порядке;
       е)  документы,  накапливаемые  в  открытых  фондах  библиотек и
   архивов,   информационных  системах  организаций,  необходимые  для
   реализации прав, свобод и обязанностей граждан.
       235.  Порядок  обращения со служебными документами, содержащими
   служебную   информацию   ограниченного  распространения,  определен
   настоящей   Инструкцией  в  соответствии  с  Положением  о  порядке
   обращения  со служебной информацией ограниченного распространения в
   федеральных органах исполнительной власти <*>.
   --------------------------------
       <*>    Утверждено   Постановлением   Правительства   Российской
   Федерации от 3 ноября 1994 г. N 1233.
   
       236.  На  служебных документах (изданиях), содержащих служебную
   информацию  ограниченного  распространения,  проставляется  пометка
   "Для служебного пользования".
       237.   Необходимость   проставления   пометки  "Для  служебного
   пользования"   на   служебных  документах  и  изданиях,  содержащих
   служебную  информацию  ограниченного  распространения, определяется
   исполнителем  и  должностным  лицом, подписывающим или утверждающим
   служебный   документ.   Указанная   пометка   и   номер  экземпляра
   проставляются  в  правом  верхнем  углу  первой страницы служебного
   документа,  на обложке и титульном листе издания, а также на первой
   странице сопроводительного письма к таким документам.
       238.  Прием  и  учет служебных документов, содержащих служебную
   информацию   ограниченного   распространения,  осуществляются,  как
   правило,  структурными  подразделениями,  которым  поручен  прием и
   учет несекретной документации.
       Служебные  документы  с  пометкой  "Для служебного пользования"
   учитываются  по  журналу  учета  служебных документов (Приложение N
   8),  а  служебные  издания  -  по  журналу  учета служебных изданий
   (Приложение   N   29),   как   правило,   отдельно  от  несекретной
   документации.    При   незначительном   объеме   таких   документов
   разрешается   вести   их  учет  совместно  с  другими  несекретными
   документами.   К   регистрационному   номеру  служебного  документа
   добавляется отметка "ДСП".
       239.   Служебные   документы   с   пометкой   "Для   служебного
   пользования"  печатаются  (размножаются)  в машинописном бюро. Учет
   размноженных  документов  осуществляется  поэкземплярно. На обороте
   последнего   листа   каждого   экземпляра   документа   указываются
   количество  отпечатанных  экземпляров, фамилия исполнителя, фамилия
   лица,    отпечатавшего    документ,   дата   печатания   документа.
   Отпечатанные   и  подписанные  документы  вместе  с  черновиками  и
   вариантами  передаются  для  регистрации работнику, осуществляющему
   их  учет.  Черновики  и  варианты  уничтожаются  этим  работником с
   отражением факта уничтожения в учетных формах.
       Печатание  (тиражирование)  изданий  с пометкой "Для служебного
   пользования"   на   полиграфических  предприятиях  Вооруженных  Сил
   производится   в   соответствии   с   требованиями   Положения   об
   издательской    деятельности    по    выпуску   служебных   изданий
   (документов) в Вооруженных Силах Российской Федерации <*>.
   --------------------------------
       <*> Приказ Министра обороны Российской Федерации 1996 г. N 355.
   
       240.   Служебные   документы   с   пометкой   "Для   служебного
   пользования":
       а)  передаются  только  тем  исполнителям,  которые имеют к ним
   непосредственное отношение и только под расписку;
       б)  пересылаются  сторонним организациям фельдъегерской связью,
   заказными или ценными почтовыми отправлениями;
       в)  размножаются (тиражируются) только с письменного разрешения
   соответствующего командира (начальника);
       г)   хранятся  в  надежно  запираемых  и  опечатываемых  шкафах
   (ящиках, хранилищах);
       д)   разрешается   брать   для  занятий  (работы)  в  поле,  на
   полигонах,  в  подразделениях,  парках  и  т.п.  Они  выдаются  под
   расписку  руководителям  занятий  (работ)  и  должны переноситься и
   храниться в чемоданах (портфелях).
       241.  При  направлении  служебного  документа  с  пометкой "Для
   служебного  пользования"  в  несколько  адресов составляется расчет
   рассылки,  в  котором  поадресно  проставляются  номера экземпляров
   отправляемых     документов.    Расчет    рассылки    подписывается
   исполнителем  и  утверждается  начальником  штаба воинской части, а
   где   эта   должность   штатом   не   предусмотрена,  -  командиром
   (начальником) воинской части или одним из его заместителей.
       242.   Исполненные   служебные   документы   с   пометкой  "Для
   служебного  пользования"  группируются  в  дела  в  соответствии  с
   номенклатурой   дел  несекретного  делопроизводства.  При  этом  на
   обложке  дела,  в которое помещены такие служебные документы, также
   проставляется пометка "Для служебного пользования".
       243.  Уничтожение  дел,  документов  с пометкой "Для служебного
   пользования",  утративших  свое  практическое значение и не имеющих
   исторической  ценности,  производится  по акту. В учетных формах об
   этом делается отметка со ссылкой на соответствующий акт.
       244.  Передача  служебных  документов  и  дел  с  пометкой "Для
   служебного    пользования"    от    одного    исполнителя   другому
   осуществляется   с   разрешения   их   непосредственного  командира
   (начальника).
       245.   При   смене   лица,  ответственного  за  учет  служебных
   документов  с  пометкой  "Для служебного пользования", составляется
   акт    приема-сдачи    этих    документов,   который   утверждается
   соответствующим командиром (начальником).
       246.  Проверка  наличия  служебных  документов, дел и изданий с
   пометкой  "Для  служебного  пользования"  проводится не реже одного
   раза    в   год   комиссиями,   назначаемыми   приказом   командира
   (начальника)  воинской  части.  В состав таких комиссий обязательно
   включаются  лица, ответственные за учет и хранение этих документов,
   дел и изданий.
       В  библиотеках  и архивах, где сосредоточено большое количество
   изданий,  дел  и  других  материалов  с  пометкой  "Для  служебного
   пользования",  проверка  наличия  может  проводиться не реже одного
   раза в пять лет.
       Результаты проверки оформляются актом.
       247.  О  фактах  утраты  служебных  документов,  дел и изданий,
   содержащих   служебную  информацию  ограниченного  распространения,
   либо   разглашения   этой   информации   лицо,   ответственное   за
   сохранность   информации,  докладывает  соответствующему  командиру
   (начальнику),   который   назначает   комиссию   для  расследования
   обстоятельств  утраты  или  разглашения.  Результаты  расследования
   докладываются    в    письменном   виде   командиру   (начальнику),
   назначившему комиссию.
       248.  На  утраченные  документы, дела и издания с пометкой "Для
   служебного  пользования"  составляется  акт,  на основании которого
   делаются соответствующие отметки в учетных формах.
       249.  Снятие  пометки "Для служебного пользования" производится
   приказами   командиров   (начальников),  подписавших  (утвердивших)
   такие  служебные  документы,  или приказами вышестоящих должностных
   лиц,  а  также  без приказов - путем зачеркивания этими командирами
   (начальниками)  или  вышестоящими должностными лицами на подлиннике
   служебного   документа   пометки  "Для  служебного  пользования"  с
   указанием даты, их воинского звания, должности и фамилии.
       О  снятии  пометки  "Для  служебного  пользования" на служебных
   документах,  делах  или изданиях, а также в учетных формах делаются
   соответствующие  отметки  и информируются все адресаты, которым эти
   документы    (издания)   направлялись.   Имеющиеся   на   служебных
   документах,    делах   или   изданиях   пометки   "Для   служебного
   пользования"  зачеркиваются  одной  чертой  чернилами  или пастой с
   указанием  даты  и  номера  приказа  (решения)  о  снятии  пометки,
   воинского звания, должности и фамилии лица, снявшего пометку.
       Например:  "Пометка "Для служебного пользования" снята приказом
   командира  войсковой  части _______ ________ года N ____ полковника
   Максимова А.П.".
       250.  Дела  с несекретными служебными документами, в которых по
   мере  накопления  материалов сосредотачиваются обобщенные сведения,
   касающиеся  деятельности  воинских  частей,  предприятий  оборонной
   промышленности,   материально-технического   обеспечения  и  других
   аналогичных  сведений, хранятся и выдаются для работы применительно
   к служебным документам с пометкой "Для служебного пользования".
       251.   За   разглашение   служебной   информации  ограниченного
   распространения,    а   также   нарушение   порядка   обращения   с
   документами,    содержащими    такую   информацию,   военнослужащий
   (работник)   может   быть   привлечен  к  дисциплинарной  или  иной
   предусмотренной      законодательством     Российской     Федерации
   ответственности.
       252.  Снятие  копий  со  служебных  документов  с пометкой "Для
   служебного   пользования",   поступивших  из  вышестоящей  воинской
   части,   и   изготовление  выписок  из  них  допускаются  только  с
   письменного   разрешения   командира   (начальника),   подписавшего
   служебный документ.
   
                     XIV. Бланки строгой отчетности
   
       253.   Бланки  строгой  отчетности  учитываются  и  хранятся  в
   порядке,  установленном  для  документов с пометкой "Для служебного
   пользования".
       К  бланкам  строгой  отчетности  относятся  бланки: документов,
   удостоверяющих  личность  и гражданство военнослужащих; документов,
   удостоверяющих   личность   и  правовое  положение  военнослужащих;
   трудовых   книжек   с   вкладышами  к  ним,  воинских  перевозочных
   документов,   аттестатов   на   материальные   ценности,   чековых,
   квитанционных  и  расчетных  книжек,  а  также  бланки  с  угловыми
   штампами   воинской   части,   бланки   с   грифом  "Секретно"  (по
   заполнении)  и  другие бланки, расходование которых предусмотрено с
   поэкземплярным учетом.
       254.  Учет  бланков  строгой  отчетности ведется в направлениях
   (отделах,  службах)  воинских  частей  по журналу (Приложение N 30)
   или   по   формам,  установленным  соответствующими  наставлениями,
   руководствами,  инструкциями,  правилами.  По  состоянию  на  01.01
   каждого  года  в журнале учета бланков строгой отчетности выводится
   итоговая запись об остатке наличия бланков.
       255.  Для  издания  бланков  строгой отчетности определяется их
   тираж. При издании бланки строгой отчетности нумеруются.
   
           XV. Особенности учета и рассылки служебных изданий
   
       256.   Все  полученные  из  других  воинских  частей,  а  также
   изготовленные   в   типографиях   несекретные   служебные   издания
   учитываются  по  журналу учета служебных изданий (Приложение N 29).
   На    сопроводительных   письмах,   при   которых   они   получены,
   указывается,  за  какими  номерами  учтены  эти  издания по журналу
   учета,   а   должностное  лицо,  получившее  служебные  издания  на
   хранение, расписывается в этом.
       На   служебных  изданиях,  остающихся  для  пользования  внутри
   воинской  части, на обложке и титульном листе проставляется учетный
   номер   (Приложение  N  31).  Дополнительно  полученные  экземпляры
   служебных изданий учитываются за новыми номерами.
       Несекретные  служебные издания при их печатании и тиражировании
   подлежат   предварительному   и   последующему   контролю  органами
   информационной безопасности в средствах массовой информации.
       257.  Тиражи  и расчеты рассылки служебных изданий утверждаются
   начальниками  штабов  округов,  групп  войск,  флотов, им равными и
   выше,   командующими   (начальниками)  родами  войск,  начальниками
   главных   и   центральных   управлений   Министерства   обороны   и
   Генерального штаба Вооруженных Сил.
       Служебные  издания  с  учетом  их  содержания  направляются  по
   подчиненности  и  только  в  те  воинские  части,  для  которых они
   действительно необходимы.
       Пересылка  служебных  изданий  через  штабы  округов в воинские
   части,   непосредственно   подчиненные   главнокомандующим   видами
   Вооруженных    Сил,   командующим   (начальникам)   родами   войск,
   начальникам  главных и центральных управлений Министерства обороны,
   дислоцирующиеся на территории округов, запрещается.
       258.  Служебные  издания, поступающие для рассылки, рассылаются
   за   инвентарными   номерами,  за  исходящими  номерами  (если  они
   присвоены  изданию)  или  при  сопроводительных  письмах, в которых
   указываются   наименование   и   количество   экземпляров  изданий.
   Сопроводительные   письма,  при  которых  получены  или  отправлены
   издания,  подшиваются  в  отдельное  дело.  Расчеты рассылки в этом
   случае  подписываются исполнителем и утверждаются начальником штаба
   воинской  части,  а  где  эта  должность штатом не предусмотрена, -
   командиром   (начальником)   воинской   части   или  одним  из  его
   заместителей.
       259.  Для временного пользования служебные издания высылаются в
   другие  воинские  части  с  сопроводительным  письмом.  Отметка  об
   отправке  служебного  издания в журнале учета не производится, и по
   возвращении  служебные  издания  хранятся  за прежними инвентарными

Новости партнеров
Счетчики
 
Популярное в сети
Реклама
Разное