|
Стр. 2
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания
____________________________________
(наименование коллегиального органа)
10.01.98 N 5
СОГЛАСОВАНО
Письмо Росархива
10.01.98 N 02-15/1247-Т
82. Грифы согласования могут располагаться на отдельном "Листе
согласования", если содержание проекта служебного документа
затрагивает интересы нескольких организаций. На проекте служебного
документа делается отметка: "Лист согласования прилагается".
83. Внешнее согласование в зависимости от содержания проекта
служебного документа осуществляется в следующей
последовательности:
а) с организациями, когда они выступают обязательной стороной
в правоотношениях, возникающих вследствие издания служебного
документа, или когда содержание служебного документа затрагивает
их интересы;
б) с общественными организациями - в случаях необходимости или
предусмотренных положениями об этих организациях;
в) с органами, осуществляющими государственный
надведомственный контроль (надзор) в определенной области
(экологический, пожарный и т.п.);
г) с вышестоящими органами - в случаях, когда
законодательством предусматривается возможность совершения
управленческих действий только с согласия этих органов.
VI. Подписание служебных документов
84. Служебные документы подписывают должностные лица в
пределах своих полномочий. В состав подписи входят: наименование
должности лица, подписывающего документ, его воинское звание,
личная подпись и ее расшифровка (инициал имени и фамилия).
85. При подписании служебного документа несколькими лицами
равных должностей их подписи располагают на одном уровне
вертикальными рядами, которые ограничиваются соответственно левой
и правой границами текстового поля, а расшифровки подписей
располагаются под наименованием должностей. При разных должностях
подписи располагают одну под другой в соответствии с занимаемой
должностью.
86. Служебные документы, направляемые от имени Министерства
обороны организациям, не подчиненным Министерству обороны,
подписываются Министром обороны Российской Федерации или его
заместителями, а от имени других органов военного управления -
руководителями этих органов от командира (начальника) воинской
части, ему равного и выше. Служебные документы, направляемые
подчиненным воинским частям или учреждениям, подписываются
должностными лицами в пределах полномочий по подчиненности.
87. Приказы и директивы подписывают командиры (начальники),
которым уставами Вооруженных Сил и положениями об органах военного
управления предоставлено право издавать приказы и директивы.
88. Приказания подписывают начальники штабов всех наименований
или военные коменданты гарнизонов.
89. Указания подписывают начальники главных и центральных
управлений Министерства обороны и управлений видов Вооруженных
Сил, заместители и помощники командующих войсками округов,
группами войск, флотами, армиями, флотилиями, командующие
(начальники) родами войск, начальники управлений, служб и отделов,
подчиненных командующему войсками округа, группой войск, флотом,
армией, флотилией, и адресуют нижестоящим должностным лицам по
роду своей деятельности.
90. Приказы по вопросам боевой готовности, оперативной и
боевой подготовки, по результатам инспектирования (проверок)
войск, организационным, мобилизационным и другим важнейшим
вопросам подписывают главнокомандующий (командующий, командир,
начальник) и начальник главного штаба (штаба), а в воинской части,
где должность начальника штаба штатом не предусмотрена, приказы
подписывает командир (начальник) воинской части единолично.
91. Право подписи служебных документов, кроме приказов,
директив, приказаний и указаний (пункты 87 - 90 настоящей
Инструкции), в пределах полномочий предоставляется:
а) в воинской части (на корабле), соединении - командиру и его
заместителям (старшему помощнику командира корабля);
б) на судне - капитану и первому помощнику;
в) в учреждении, включая военное образовательное учреждение
профессионального образования, на предприятии, в организации -
начальнику (руководителю) и его заместителям;
г) в гарнизоне - начальнику, его заместителям и военному
коменданту гарнизона;
д) в управлении округа, группы войск, флота, армии, флотилии -
командующему, его заместителям (помощникам), заместителям
начальника штаба, командующим (начальникам) родами войск и их
заместителям, заместителям начальника тыла, начальникам
самостоятельных управлений, отделов и служб;
е) в центральных органах военного управления Вооруженных Сил:
начальникам главных управлений и управлений Генерального штаба
и их заместителям;
командующим (начальникам) родами войск, их заместителям;
начальникам самостоятельных управлений, направлений,
инспекций, отделов, служб и их заместителям;
заместителям: начальника Генерального штаба Вооруженных Сил,
начальника Тыла Вооруженных Сил, начальника вооружения Вооруженных
Сил, начальника строительства и расквартирования войск, начальника
связи Вооруженных Сил, начальника штаба Тыла Вооруженных Сил;
командующим (начальникам) родами войск видов Вооруженных Сил и
их заместителям, заместителям начальников главных штабов видов
Вооруженных Сил, начальникам главных управлений и управлений видов
Вооруженных Сил и их заместителям, заместителям начальника
вооружения и начальника Тыла, начальникам самостоятельных
инспекций, комитетов, отделов и служб всех наименований;
начальникам главных и центральных управлений Министерства
обороны и их заместителям.
92. В центральных органах военного управления Вооруженных Сил
право подписи некоторых видов служебных документов может быть
предоставлено начальникам несамостоятельных управлений,
направлений, инспекций, комитетов, отделов и служб. Виды служебных
документов и перечень должностных лиц, имеющих право подписывать
эти служебные документы, устанавливаются решениями начальников
главных штабов видов Вооруженных Сил, командующих (начальников)
родами войск, начальников главных и центральных управлений
Министерства обороны, главных управлений и управлений Генерального
штаба Вооруженных Сил.
93. В случае временной нетрудоспособности, отпуска или
временного отсутствия по другой причине командира (начальника),
имеющего право подписывать служебные документы, это право
принадлежит тому лицу, на которое возложено временное исполнение
обязанностей по воинской должности отсутствующего. О возложении на
военнослужащего временного исполнения обязанностей объявляется
приказом убывающего на время или вышестоящего командира
(начальника). В этом случае на служебных документах перед
наименованием должности пишется: врио (временно исполняющий
обязанности). Если на военнослужащего возложено временное
исполнение обязанностей по воинской должности, которая вакантна,
то на служебных документах перед наименованием должности пишется:
врид (временно исполняющий должность).
Подписывать служебные документы с предлогом "за" или
проставлением черты перед наименованием должности запрещается.
94. Для направления служебного документа в подчиненные
воинские части нескольким адресатам командиром (начальником) может
подписываться только один экземпляр, который остается в делах
отправителя. В этом случае адресатам посылаются экземпляры
документа, исполненные техническими средствами копирования или
заверенные должностным лицом в пределах полномочий или
непосредственным исполнителем служебного документа. Для
направления служебного документа нескольким адресатам в высшие
инстанции командир (начальник) подписывает все экземпляры. В этом
случае в делах остается копия документа, исполненная техническими
средствами копирования или заверенная исполнителем.
95. Предписания офицерам о направлении к месту военной службы
по окончании военного образовательного учреждения
профессионального образования может подписывать начальник отдела
кадров, а отпускные билеты слушателям (курсантам) - начальник
строевого отдела военного образовательного учреждения
профессионального образования.
96. Командиры (начальники) воинских частей своими приказами
могут ограничить круг должностных лиц воинских частей, которым
настоящей Инструкцией предоставлено право подписи служебных
документов.
97. Служебные документы коллегиальных органов подписываются
председательствующим на заседании коллегиального органа и
секретарем.
98. В необходимых случаях к представляемому на подпись проекту
служебного документа прилагается доклад, в котором указываются
основания для составления проекта служебного документа, с кем
согласован проект, а также излагаются разногласия, возникшие при
подготовке проекта, мотивы непринятия поступивших предложений.
Доклад должен быть предельно кратким.
Если проект служебного документа подготовлен в соответствии с
поручением вышестоящего командира (начальника), то к
представляемому на подпись проекту служебного документа
прилагается и это поручение.
VII. Утверждение служебных документов
99. Служебные документы утверждаются командиром (начальником)
воинской части, в компетенцию которого входит решение вопросов,
изложенных в утверждаемых документах.
100. Утверждение служебного документа производится
проставлением грифа утверждения или изданием распорядительного
документа (в тех случаях, когда требуются дополнительные
предписания и разъяснения).
101. Гриф утверждения должен состоять из слова "УТВЕРЖДАЮ",
наименования должности и воинского звания лица, утверждающего
документ, личной подписи, ее расшифровки и даты. Например:
Утверждаю
Командир войсковой части 35440
полковник ______________ Н. Петров
(подпись)
10.01.98
102. Если служебный документ утверждается постановлением,
решением, приказом, протоколом, гриф утверждения состоит из слова
"УТВЕРЖДЕНО", названия документа, его даты и номера.
103. Гриф утверждения располагают в правом верхнем углу
служебного документа. При наличии нескольких грифов утверждения
или согласования их располагают на одном уровне.
VIII. Дата служебного документа и вступление его в силу
104. Датой служебного документа является дата его подписания.
Для служебного документа, принимаемого коллегиальным органом,
датой является дата его принятия, а для утверждаемого служебного
документа - дата его утверждения. Дату служебного документа и,
если необходимо, надписи "Вручить лично" и о срочности проставляет
должностное лицо, подписывающее или утверждающее служебный
документ. Для служебных документов, составленных совместно
несколькими организациями, датой является дата подписания его
должностным лицом, которое подписывает его последним.
Для подписания, утверждения и согласования документов
используются словесно-цифровой и цифровой способы датирования.
Словесно-цифровой способ датирования применяется при написании дат
в текстах правовых актов, протоколов, поручений, финансовых
документов, писем, служебных записок, телеграмм (например: 13
декабря 1998 г.).
Цифровой способ датирования используется при визировании,
написании резолюций, проставлении отметок о прохождении и
исполнении служебного документа, передаче телефонограмм и в иных
случаях. При этом дата проставляется тремя парами цифр,
разделенными точками, в последовательности: число, месяц, год
(например: 13.12.98).
105. Служебные документы вступают в силу с момента их
подписания (принятия или утверждения), если в тексте служебного
документа или законодательством не предусмотрена другая дата.
IX. Адресование служебных документов
106. Служебные документы адресуют в организации, их
структурные подразделения, воинские части, конкретному лицу.
107. При адресовании служебного документа в организацию,
воинскую часть или их структурные подразделения без указания
должностного лица их наименования пишут в именительном падеже,
например:
Министерство обороны
Российской Федерации
УПРАВЛЕНИЕ ДЕЛАМИ
103160, г. Москва, К-160
108. При адресовании служебного документа руководителю
организации наименование ее входит в состав наименования должности
адресата. Например:
Генеральному директору
объединения "АГРОПРОМ"
И.И. Иванову
125445, г. Москва, А-445
109. При адресовании служебного документа должностному лицу
название организации указывается в именительном падеже, а
должность, воинское звание и фамилия адресата - в дательном.
Например:
Министерство обороны
Российской Федерации
Начальнику Главного
управления кадров
генерал-полковнику И.Г. Панину
103160, г. Москва, К-160
110. При адресовании служебного документа должностному лицу
без указания его фамилии указывается наименование должности лица,
которому адресован документ, и его почтовый адрес. Например:
Военному комиссару
Кировской области
610002, г. Киров, 2
111. При адресовании служебных документов (кроме директив),
рассылаемых большому числу адресатов, перечисляются не более
четырех адресатов. Каждый экземпляр такого документа должен быть
подписан. Запрещается перечислять все воинские части и учреждения,
входящие в состав округа, флота, армии, флотилии, соединения. При
направлении документа более чем в четыре адреса составляется
расчет рассылки (указатель рассылки) и на каждом документе
указывается только один адрес. Например:
Командирам воинских частей
Только: командиру войсковой
части 51808
112. Адресование служебных документов, направляемых
должностным лицам воинских частей, имеющих условные наименования,
производится по их условному наименованию. Например:
Командиру
войсковой части 51808
344012, г. Ростов-на-Дону, 12
113. Адресование служебных документов, направляемых воинским
частям, дислоцирующимся за пределами Российской Федерации,
производится без указания пунктов дислокации. Например:
Командиру войсковой части -
полевая почта 10011
114. Адресование служебных документов физическому лицу в
соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи <*>
производится в следующем порядке:
--------------------------------
<*> Утверждены Постановлением Правительства Российской
Федерации от 26 сентября 1997 г. N 1239.
наименование адресата (фамилия, имя, отчество);
название улицы, номер дома, номер квартиры;
название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
название области, края, автономного округа (области),
республики;
страна (для международных почтовых отправлений);
почтовый индекс. Например:
Карпухину Александру Егоровичу,
улица Остоженка, дом 11, квартира 5,
город Москва, 119115.
115. При ведении служебной переписки между центральными
органами военного управления Вооруженных Сил, а также внутри
округов и флотов служебные документы могут адресоваться и
пересылаться по действительным или условным наименованиям.
Доставка таких служебных документов осуществляется силами и
средствами фельдъегерско-почтовой связи.
116. При ведении служебной переписки между центральными
органами военного управления Вооруженных Сил и штабами,
управлениями, направлениями, отделами и службами округов, групп
войск, флотов и в обратном порядке служебные документы
составляются и адресуются по действительным наименованиям, а
пересылка (доставка) их осуществляется:
а) в штабы, управления, направления, отделы и службы
центральных органов военного управления Вооруженных Сил, округов и
флотов - по условным наименованиям, а если они не присвоены, - по
действительным наименованиям с указанием почтовых индексов и
наименований пунктов приписки к объектам почтовой связи
Государственного комитета Российской Федерации по связи и
информатизации;
б) в штабы, управления, направления, отделы и службы групп
войск и войск, временно находящихся за границей, - по условным
наименованиям с указанием почтовых индексов без наименования
пункта дислокации.
В таком же порядке по присвоенным действительным наименованиям
служебные документы составляют и адресуют воинские части, которым
условные наименования не присвоены.
117. Штабы, управления, направления, отделы и службы
центральных органов военного управления Вооруженных Сил, округов,
групп войск, флотов, которым присвоены условные наименования, при
переписке с воинскими частями, с гражданскими учреждениями,
предприятиями и организациями и военными представительствами на
предприятиях промышленности все служебные документы составляют и
адресуют по условным наименованиям.
118. Военные представительства Министерства обороны на
предприятиях, в учреждениях и организациях при ведении служебной
переписки несекретные служебные документы, не требующие скрепления
гербовой печатью, составляют на бланках с угловыми штампами по
наименованиям: "Представительство заказчика N...".
Несекретные служебные документы, направляемые военным
представительствам Министерства обороны на предприятиях, в
учреждениях и организациях, адресуются по условным наименованиям:
"Представительство заказчика N...". Пересылка этих документов
осуществляется по почтовым адресам, установленным для предприятий,
учреждений и организаций, с указанием на пакете (конверте) фамилии
и инициалов военного представителя.
Указывать на пакетах (конвертах) слова: "Военное
представительство", "Военный представитель", "Представительство
заказчика" или "Представитель заказчика", а также воинское звание
военного представителя запрещается.
X. Делопроизводство
Организация и задачи несекретного делопроизводства
119. В каждой воинской части организуется несекретное
делопроизводство. В зависимости от объема служебных документов
ведение несекретного делопроизводства возлагается на отдельное
структурное подразделение, предназначенное только для этих целей,
или на строевой, общий, административно-хозяйственный отдел,
отделение (часть), а там, где штатами они не предусмотрены,
приказом командира (начальника) воинской части назначается
ответственное лицо за ведение несекретного делопроизводства.
В воинской части могут быть организованы делопроизводства
(филиалы) и в соответствующих отделах (службах) в зависимости от
характера выполняемых работ. Ведение этих делопроизводств
возлагается на штатный личный состав этих отделов (служб), а
особенности учета, хранения и обращения с некоторыми служебными
документами определяются специальными наставлениями,
руководствами, инструкциями.
120. Несекретное делопроизводство воинских частей должно
размещаться в изолированных помещениях, оборудованных тамбуром с
окном для выдачи документов или барьером. Двери помещений должны
иметь надежные замки и сигнализацию, выведенную на пульт
управления дежурного по воинской части.
Ведение делопроизводства в отделах (службах) разрешается в
общих рабочих комнатах этих отделов (служб). Служебные документы
хранятся в запираемых и опечатываемых шкафах или ящиках.
121. По окончании рабочего дня помещения несекретного
делопроизводства закрываются, опечатываются и сдаются под охрану
дежурному по воинской части (оперативному дежурному, начальнику
караула) под расписку в книге приема и сдачи служебных помещений и
находящихся в них сейфов и ключей от них, предусмотренной
Наставлением по защите государственных секретов в Вооруженных
Силах <*>.
--------------------------------
<*> Приказ Министра обороны 1990 г. N 010.
122. Для ведения несекретного делопроизводства назначаются
лица, способные обеспечить сохранность служебных документов. Они
обязаны знать и выполнять требования настоящей Инструкции. Если в
делопроизводстве работает более одного человека, то между ними
распределяются функциональные обязанности. Время работы
сотрудников несекретного делопроизводства, включая время на
выполнение внутренних работ, регламентируется распорядком дня.
123. Основные задачи несекретного делопроизводства:
а) прием, учет, отправка и хранение служебных документов и
служебных изданий;
б) доклад командованию поступивших служебных документов и
передача их на исполнение в соответствии с указаниями
командования;
в) ведение и оформление дел;
г) выдача исполнителям служебных документов, служебных изданий
и дел для работы;
д) контроль за соблюдением исполнителями правил хранения
служебных документов и служебных изданий, обращения с ними, а
также за своевременным возвращением их в делопроизводство;
е) учет печатей и штампов, множительных аппаратов,
электронно-вычислительных машин, факсов и контроль за их
использованием (где нет секретных отделов);
ж) подготовка и передача служебных документов в архивы, а
также отбор и уничтожение служебных документов и архивных
материалов;
з) учет, хранение и выдача бланков строгой отчетности; учет,
хранение и выдача исполнителям рабочих тетрадей и других носителей
информации.
Прием и учет служебных документов
124. Прием поступающей служебной корреспонденции производится
экспедицией или делопроизводством воинской части.
125. В нерабочее время служебная корреспонденция принимается
дежурным по штабу воинской части, который записывает ее в книгу
учета входящей корреспонденции (Приложение N 7), а с прибытием
лица, ответственного за делопроизводство, передает всю полученную
корреспонденцию в делопроизводство под расписку в этой книге, не
вскрывая пакеты, бандероли и посылки. О получении срочных пакетов
дежурный докладывает командиру (начальнику) воинской части или
начальнику штаба воинской части.
126. Принимаемые и передаваемые телефонограммы записываются
дежурным по штабу воинской части в ведущуюся у него книгу учета
телефонограмм. Принятые телефонограммы дежурный докладывает
должностным лицам, которым они адресованы. Об ознакомлении с
телефонограммами должностные лица расписываются в указанной книге.
В конце текста телефонограммы указываются время приема (передачи)
и фамилии принявшего и передавшего телефонограмму. Порядковая
нумерация передаваемых телефонограмм ведется с начала года.
127. Если дежурный по штабу воинской части не назначается, то
служебная корреспонденция в нерабочее время принимается дежурным
по воинской части в порядке, предусмотренном пунктами 125 и 126
настоящей Инструкции.
128. Лицо, принимающее служебную корреспонденцию, обязано
проверить правильность адресования пакетов, сверить номера на
пакетах с номерами, указанными в реестре (расписке), разборчиво
расписаться в приеме пакетов, указав прописью их количество, дату
и время получения. Расписка заверяется мастичной печатью "Для
пакетов".
129. Лицо, ведущее делопроизводство, вскрывает полученные
пакеты, разрезая их с трех сторон так, чтобы не повредить
вложенные документы, изымает все вложения и проверяет их наличие.
Если при вскрытии пакета будет обнаружено повреждение, отсутствие
документа или приложения к нему, а также несоответствие номера,
указанного на пакете, номеру вложенного документа, то об этом
составляется акт в двух экземплярах, один из которых направляется
отправителю.
130. Конверты от поступившей корреспонденции после проверки
уничтожаются, за исключением случаев, когда только по ним можно
установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля
имеет значение в качестве доказательства времени отправки и
получения служебного документа.
131. Ошибочно засланные пакеты и служебные документы
передаются или пересылаются по принадлежности за их же номерами, а
излишние возвращаются отправителю или по его просьбе высылаются в
другую воинскую часть.
132. Поступившие в воинскую часть служебные документы (в том
числе приказы, директивы, приказания и указания), а также
документы, подготовленные в воинской части, регистрируются в
журнале учета служебных документов (Приложение N 8). В штабах
объединений и выше, а также в военных комиссариатах субъектов
Российской Федерации приказы (директивы, приказания и указания),
полученные из вышестоящих инстанций для рассылки подчиненным
воинским частям, регистрируются, кроме того, в книге учета
приказов и директив (Приложение N 9).
133. Служебные документы регистрируются в воинской части один
раз: поступившие - в день поступления, подготовленные в воинской
части - в день утверждения или подписания.
134. Пакеты с надписью: "Вручить лично" регистрируются в
журнале учета служебных документов (Приложение N 8) без вскрытия
путем записи номеров документов и наименования отправителя,
имеющихся на пакете. При наличии на пакете нескольких номеров
каждый номер регистрируется отдельно. Запись о содержании этих
документов может не производиться или же производится по
возвращении их в делопроизводство. Если запись о содержании такого
документа не производится, то в графе "Наименование или краткое
содержание документа" делается пометка: "Вручен лично". В
отдельных случаях пакеты с надписью: "Вручить лично" могут быть
вскрыты с разрешения адресата уполномоченным им лицом.
135. Служебные документы, поступающие в воинские части,
секретариаты и канцелярии для временного пользования и не
подлежащие постоянному хранению, регистрируются в журнале учета
переходящих служебных документов (Приложение N 10) и передаются по
принадлежности под расписку в этом журнале или по реестру
(Приложение N 11) с последующей отметкой об этом в журнале учета
переходящих служебных документов.
136. При регистрации служебных документов на оборотной стороне
последнего листа поступившего документа в левом нижнем углу
ставится штамп (Приложение N 12). При наличии приложений к
документу на оборотной стороне последнего листа каждого приложения
ставится штамп (Приложение N 13).
На служебных документах, которые получены с сопроводительными
письмами и подлежат учету в других книгах, журналах, штамп не
ставится, а на сопроводительных письмах к этим документам делается
отметка, в каких книгах, журналах (с указанием их номеров по
Номенклатуре дел, книг и журналов) и за какими порядковыми
номерами они учтены.
137. До регистрации служебные документы для доклада и
исполнения передавать запрещается.
138. Рабочие тетради, служебные издания и другие подобные
документы, пересылаемые без сопроводительных писем, регистрируются
в соответствующих книгах и журналах учета (без регистрации в
журнале учета служебных документов).
139. Служебные документы, подготовленные для пользования
внутри воинской части и подлежащие хранению в делах, после подписи
(утверждения) учитываются в журнале учета служебных документов
(Приложение N 8).
140. Служебные документы, подготовленные для временного
пользования (справки, планы, графики, расписания и т.п.), в
журнале учета служебных документов не регистрируются и
уничтожаются в делопроизводстве по миновании надобности. По
указанию командира (начальника) воинской части один экземпляр
таких документов может быть оставлен для пользования и учтен в
делопроизводстве.
141. Командир (начальник) воинской части в зависимости от
объема переписки и количества исполнителей устанавливает, каким
должностным лицам служебные документы докладываются
непосредственно лицами, ответственными за делопроизводство.
Остальной личный состав документы на исполнение получает в
несекретном делопроизводстве или через уполномоченных несекретных
делопроизводств в управлениях, направлениях, отделах и службах
воинской части.
142. Служебные документы могут регистрироваться при помощи
средств вычислительной техники или машинописного заполнения форм в
зависимости от наличия технических средств.
Рассмотрение и организация исполнения
служебных документов
143. Поступившие служебные документы докладываются командиру
(начальнику) воинской части и рассматриваются им, как правило, в
день поступления, а документы с отметкой "Срочно" и телеграммы -
немедленно.
144. Служебные документы из делопроизводства передаются
исполнителям под расписку в журнале учета служебных документов
(Приложение N 8). Передача служебных документов из одного
направления, отдела (службы) в другой производится через лицо,
ведущее делопроизводство, под расписку в журналах учета.
Допускается передача документов для временного пользования другим
исполнителям воинской части под расписку в реестре (Приложение N
11). В этом случае исполнитель обязан получить документы обратно
под расписку в том же реестре.
В центральных органах военного управления Вооруженных Сил, в
штабах и управлениях округов, групп войск, флотов, армий и
флотилий документы для согласования могут передаваться в таком же
порядке в другие штабы, управления, направления, отделы, службы.
Служебные документы могут передаваться для согласования в
гражданские учреждения по реестру с разрешения командира
(начальника) воинской части.
145. Доклады, предложения, заключения и проекты служебных
документов, представляемые во исполнение поручений, адресованных
нескольким должностным лицам, должны быть согласованы с ними, а
также с другими заинтересованными должностными лицами.
146. К докладам, предложениям, заключениям и проектам
служебных документов, представляемым во исполнение поручений,
прилагается материал с оригиналом поручения, во исполнение
которого подготовлен служебный документ.
147. В тех случаях, когда в поступившем документе
запрашивается о разъяснении того или иного вопроса или
испрашивается разрешение на проведение какого-либо мероприятия, а
также по другим аналогичным запросам и ходатайствам, командир
(начальник), которому адресован такой документ, ответ на него
может дать на этом же документе в виде краткой резолюции. Такой
служебный документ считается исполненным и подлежит возвращению
отправителю за входящим номером без сопроводительного письма.
148. Если командир (начальник), которому адресован служебный
документ, не имеет прав на решение поставленного вопроса, он
направляет документ по команде или должностному лицу, в
компетенцию которого входит решение этого вопроса.
Если в служебном документе наряду с вопросами, относящимися к
компетенции должностного лица, которому адресован служебный
документ, затрагиваются вопросы, подлежащие разрешению в другом
учреждении, то из него делается выписка (снимается копия), которая
направляется по принадлежности, о чем уведомляется должностное
лицо, представившее служебный документ.
149. Решения и поручения (в дальнейшем - поручения) по
исполнению служебных документов пишутся на свободных от текста
полях этих документов. Поручение по исполнению служебного
документа дается в форме резолюции командира (начальника).
В состав резолюции должны входить следующие элементы: фамилия
и инициалы исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок
исполнения, подпись автора резолюции, дата. При наличии в
резолюции нескольких исполнителей указывается ответственный
исполнитель, а если он не указан, то ответственным исполнителем
становится лицо, названное в резолюции первым. Ему предоставляется
право созыва соисполнителей и координации их работы.
150. Резолюция может быть написана на бланке или на отдельном
листе, приложенном к служебному документу. На нижнем поле этого
листа (бланка) указываются дата и номер документа, к которому
относится резолюция.
В необходимых случаях для написания поручения, а также для
ознакомления со служебными документами прилагаются специальные
листы (Приложения N 14 - 15), которые после исполнения служебного
документа наклеиваются на оборотную сторону его последнего листа.
151. Служебные документы передаются исполнителю в день их
рассмотрения командиром (начальником), но не позднее следующего
дня, через несекретное делопроизводство.
152. Ответственный исполнитель обязан организовать исполнение
служебного документа в установленный срок. Соисполнители должны
представить ответственному исполнителю все необходимые материалы
по вопросам, входящим в их компетенцию.
153. Все служебные документы должны исполняться в
установленный срок, который указывается в самом служебном
документе либо в поручении (в резолюции) о его исполнении. Срок
исполнения служебного документа определяется должностным лицом,
подписывающим служебный документ (поручение), исходя из срока,
установленного органом, направившим служебный документ, или срока,
установленного законодательством. При установлении срока
исполнения служебного документа командир (начальник) должен
учитывать время, необходимое на доставку и исполнение служебного
документа.
154. Если срок исполнения служебного документа не указан ни в
самом служебном документе, ни в поручении, то служебный документ
должен быть исполнен в срок не более месяца, а служебный документ
с пометкой "Срочно" - в трехдневный срок.
155. Изменение срока исполнения служебного документа
производится должностным лицом, установившим срок. При
необходимости продления срока исполнения служебного документа
должностному лицу, давшему поручение, не позднее чем за три дня
(по срочному документу - за один день) до истечения срока
исполнения представляется доклад с указанием причин задержки,
принимаемых мер и срока, необходимого для исполнения (доработки)
служебного документа.
Доклад с ходатайством о продлении срока исполнения служебного
документа допускается представлять без согласования с должностными
лицами, указанными в поручении в качестве соисполнителей.
156. Об изменении срока исполнения служебного документа
делаются соответствующие отметки в документах, в которых был
указан первоначальный срок исполнения.
Отправка служебных документов
157. Служебные документы после их подписи командиром
(начальником) регистрируются в журнале учета служебных документов
(Приложение N 8) и отправляются по назначению делопроизводством,
как правило, в день их приема от исполнителей.
Телеграммы и срочные документы отправляются немедленно.
Отправка служебных документов без регистрации их в журнале учета
запрещается.
158. При приеме служебных документов для отправки лицо,
ведущее делопроизводство, обязано в присутствии исполнителя
проверить правильность оформления и адресования служебного
документа, наличие всех экземпляров и приложений к ним с
пересчетом листов, а также наличие на экземпляре, остающемся в
деле, расчета рассылки и отметки, в какое дело служебный документ
следует подшить.
Расчет рассылки подписывается начальником управления,
направления, отдела (службы), которым подготовлен служебный
документ.
159. Присвоенный воинской части цифровой индекс проставляется
впереди исходящего номера и отделяется от него дробной чертой.
Например: 205/123.
Если служебный документ составлен на бланке с угловым штампом,
то исходящий номер проставляется в угловом штампе.
Если служебный документ составлен на листке без углового
штампа, то исходящий номер проставляется под датой подписанного
служебного документа.
160. Каждый исходящий служебный документ, как правило, должен
иметь копию, которая заверяется исполнителем с указанием его
должности, воинского звания, фамилии и инициалов. Копия
подшивается в дело вместе с исполненным документом.
Если копия исходящего служебного документа требуется для
работы, она выдается исполнителю под расписку в журнале учета
исходящих служебных документов (Приложение N 8).
В тех случаях, когда оставлять в делах копии отправляемых
служебных документов нет надобности, разрешается исполнение
исходящих служебных документов по количеству адресатов без копии.
161. Отчеты, доклады, акты, списки и тому подобные служебные
документы, если к ним не требуется пояснений и указаний,
направляются адресатам без сопроводительных писем. Дата и
исходящий номер на этих служебных документах, если они составлены
не на бланках с угловым штампом (без углового штампа),
проставляются ниже подписей должностных лиц, в левом нижнем углу.
162. В тех случаях, когда к исходящему служебному документу
прилагается служебный документ, имеющий входящий, инвентарный или
другой номер, в соответствующем журнале учета указываются
наименование адресата, которому отправляется этот документ, а
также номер и дата исходящего служебного документа, при котором он
отправлен.
163. При необходимости отправки входящих (инвентарных)
служебных документов в другие воинские части они могут
пересылаться за присвоенными им входящими (инвентарными) номерами.
В журнале учета служебных документов (Приложение N 8) указываются,
кому отправляется служебный документ, порядковый номер по книге
реестров (разносной книге) и дата отправки.
164. Разрешается давать ответы непосредственно на поступивших
служебных документах с последующим возвращением их за входящими
номерами. В этих случаях в журнале учета служебных документов
(Приложение N 8) производится отметка об отправке: "Возвращен
отправителю" и указываются порядковый номер по реестру и дата
возвращения. Краткое содержание ответов и поручений, данных на
возвращаемом служебном документе, записывается в журнале учета
служебных документов (Приложение N 8).
165. Рабочие тетради и служебные издания разрешается
отправлять за их учетными номерами без сопроводительных писем.
166. Наряды, накладные и другие приходно-расходные служебные
документы на вооружение, военную технику и другие материальные
средства в журнале учета служебных документов не регистрируются и
пересылаются за присвоенными им номерами по соответствующим книгам
учета.
Конвертование служебных документов
167. Служебные документы, подлежащие пересылке, конвертуются.
Отправляемые одновременно несколько служебных документов одному и
тому же адресату вкладываются в один пакет.
В тех случаях, когда приложения посылаются в нескольких
пакетах, в первый вкладывается сопроводительное письмо и на пакете
ставится номер этого письма, а на последующих пакетах ставится
этот же номер с добавлением перед номером буквы "к", например: к N
205/275. На основном служебном документе или в сопроводительном
письме указывается количество отправляемых пакетов.
168. Служебные документы, посылаемые постоянным адресатам,
могут отправляться в пакетах с адресами получателя и отправителя,
напечатанными типографским способом.
169. На лицевой стороне пакета (почтового конверта, оболочки
почтового отправления) указываются:
а) степень срочности, если она имеется на подписанном
служебном документе;
б) почтовый адрес получателя;
в) номера всех служебных документов, вложенных в пакет. На
пакетах, подлежащих вскрытию лично адресатом, делается надпись:
"Вручить лично".
170. В адресах на пакетах запрещается указывать воинские
звания, фамилии, имена, отчества и штатные воинские должности
отправителей и получателей служебных документов, а также
принадлежность их к Вооруженным Силам, кроме случаев,
предусмотренных пунктами 118 и 171 настоящей Инструкции.
171. Почтовые адреса на пакетах (почтовых конвертах, оболочках
почтовых отправлений) отправителей и получателей пишутся в
следующей последовательности:
а) для воинских частей, расположенных на территории Российской
Федерации, - наименование получателя (фамилия, имя, отчество для
физических лиц); название улицы, номер дома, номер квартиры;
название населенного пункта (города, поселка и т.п.); название
области, края, автономного округа (области), республики; страна
(для международных почтовых отправлений); почтовый индекс. В таком
же порядке производится написание адреса отправителя. Адрес
получателя пишется в правой части пакета, а адрес отправителя - в
левом верхнем углу. В наименовании адресата пишется: "Командиру
(начальнику) войсковой части _____________" (указывается условное
наименование воинской части, а если оно не установлено, то
действительное);
б) для воинских частей, расположенных вне территории
Российской Федерации, а в военное время для всех воинских частей -
"Командиру войсковой части - полевая почта _________". При этом
указываются номер полевой почты и почтовый индекс без указания
пункта дислокации;
в) для военных представительств Министерства обороны на
предприятиях, в учреждениях и организациях - фамилия, инициалы
военного представителя; условное (предприятие п/я К-0001) или
действительное наименование предприятия, учреждения и организации;
название населенного пункта (город, поселок и т.п.); название
области, края, автономного округа (области), республики; почтовый
индекс.
172. Если отправителю служебного документа известно
действительное наименование воинской части, но неизвестно ее
условное наименование или известно условное наименование, но
неизвестно наименование населенного пункта или пункта приписки к
узлу (станции) фельдъегерско-почтовой связи или к объекту почтовой
связи Государственного комитета Российской Федерации по связи и
информатизации, то документ может быть адресован: в случае, если
действительное наименование воинской части подлежит засекречиванию
в соответствии с Перечнями сведений, подлежащих засекречиванию в
Вооруженных Силах <*>, - в порядке, установленном для документов,
имеющих гриф секретности, в остальных случаях - по условному
|
