Законы России  
 
Навигация
Реклама
Реклама
 

ПЕРЕЧЕНЬ ТИПОВЫХ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ, ОБРАЗУЮЩИХСЯ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИЙ, С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ (УТВ. РОСАРХИВОМ 06.10.2000) (РЕД. ОТ 27.10.2003)

По состоянию на ноябрь 2007 года
Стр. 8
 
   постоянного  срока  по  Перечню  (графа  N  3)  следующим  образом.
   Государственные,    муниципальные    организации    -    10    лет.
   Негосударственные  организации - не менее 10 лет,  дальнейший  срок
   хранения   документов  определяет  организация  в  соответствии   с
   действующим  законодательством и/или  необходимостью  практического
   использования документов.
       Определенные   документы  (нормативно-правового,  имущественно-
   хозяйственного  характера,  об итогах деятельности  и  перспективах
   развития  организации)  постоянного срока  хранения  по  настоящему
   Перечню  (ст. 5а, б, д, ж, 6а, 10а, 13а, 14, 15, 16,  19,  21,  22,
   24,  25,  26, 27, 28, 29, 30, 35а, 36, 37, 38, 47, 48, 49, 50,  57,
   69,   72а,   74а,   84, 85, 99а, 104а, 108, 114а, 135а,  136,  166,
   181,   187,  193а,  198а, 199а, 208, 218, 222а, 236, 253, 275, 311,
   319,   320,  322а,  337а, 349, 350а, б, в, 409, 422, 424, 427, 428,
   429,   489,  509)  необходимо  хранить  в  организациях  всех  форм
   собственности,  документы которых не поступают  в  государственные,
   муниципальные   архивы,  до  ликвидации  данных  организаций,   что
   обусловлено   действующим   законодательством   и/или    длительным
   практическим значением указанных документов.
       2.5.  Для  определения  сроков хранения документов  необходимо,
   найдя   соответствующую  статью  в  Перечне,  проводить   полистный
   просмотр  дел;  отбор  дел на хранение или  уничтожение  только  по
   заголовкам в описях или на обложках дел не допускается.
       Срок    хранения   документов   на   нетрадиционных   носителях
   соответствует  сроку  хранения  аналогичных  видов  документов   на
   традиционных носителях.
       2.6. Документы должны приниматься на хранение преимущественно в
   виде  подлинников, только при их отсутствии принимаются  заверенные
   копии.
       Документы   постоянного   срока  хранения   на   нетрадиционных
   носителях  принимаются на хранение в соответствии с  установленными
   правилами.
       2.7.   В  целях  полноты  состава  Архивного  фонда  Российской
   Федерации   Перечень  предусматривает  возможность  поступления   в
   государственные,   муниципальные   архивы   дублетных   документов,
   содержащихся  в  разных  фондах. Право решения  вопроса  их  отбора
   предоставляется государственным, муниципальным архивам.
       2.8.  Отметка "ЭПК", поставленная в Перечне к конкретным  видам
   документов,  означает,  что  часть  таких  документов  может  иметь
   научно-историческое  значение  и  в  установленном  порядке  должна
   передаваться в государственные, муниципальные архивы или  храниться
   в   организации.   Данная  отметка  предназначена  для   применения
   организациями  всех  форм  собственности,  являющимися  источниками
   комплектования  государственных,  муниципальных  архивов,  а  также
   может    быть    использована   негосударственными   организациями,
   осуществляющими постоянное хранение своих документов.
       2.9.  Исчисление  срока хранения документов  производится  с  1
   января  года,  следующего за годом окончания их  делопроизводством.
   Например,    исчисление    срока    хранения    дел,    законченных
   делопроизводством в 1999 году, начинается с 1 января 2000 года.
       Отметка  "до  минования надобности" означает, что  документация
   имеет  только  практическое значение. Срок ее хранения определяется
   самой организацией, но не может быть менее 1-го года.
       2.10.  Документация,  не  вошедшая  в  соответствующие  разделы
   настоящего  Перечня,  но  имеющая  срок  хранения  "постоянно"  или
   отметку  "ЭПК"  (ЭК)  по  какому-либо  ведомственному  перечню,   в
   зависимости  от результатов ее конкретного изучения принимается  на
   государственное,  муниципальное  хранение  или  уничтожается  после
   минования  в  ней  практической надобности. Решение  о  приеме  или
   уничтожении   документов  с  отметкой  "ЭПК"  (ЭК)  принимают   ЭПК
   архивных органов, учреждений.
       2.11.   Снижение   сроков  хранения,  установленных   настоящим
   Перечнем,   запрещается.  Повышение  сроков  хранения   документов,
   предусмотренных  настоящим  Перечнем,  может  иметь  место  в   тех
   случаях,  когда  это  вызвано специфическими  особенностями  работы
   организаций.
       Снятие  стоящей  при сроках хранения отметки "ЭПК"  разрешается
   только  при  условии  конкретизации видов документов  и  сроков  их
   хранения, обобщенных в статьях данного Перечня.
       2.12. Микрофильмирование документов (с последующим уничтожением
   их  оригиналов),  образующихся в деятельности  организаций,  должно
   производиться   в   соответствии  с  действующими  государственными
   стандартами.
       2.13.  Примечания,  используемые  в  Перечне,  комментируют   и
   уточняют     сроки    хранения    документов.    Примечание     "На
   государственное, муниципальное хранение не передаются.  Хранятся  в
   организациях"  уточняет  место хранения  документов,  имеющих,  как
   правило,  длительный  справочный  характер.  В  других  примечаниях
   указываются    признаки   выделения   определенных   разновидностей
   документов или конкретные разновидности документов, сроки  хранения
   которых  отличаются от указанных в графе N 3. Так, примечание  "При
   условии  завершения  проверки  (ревизии).  В  случае  возникновения
   споров,  разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются  до
   вынесения  окончательного  решения" конкретизирует  сроки  хранения
   бухгалтерской  документации.  Примечания  "после  истечения   срока
   действия  договора",  "после замены новыми" и т.д.  указывают,  что
   исчисление  срока,  названного  в  графе  N  3,  осуществляется   с
   определенного  момента.  В  примечаниях  оговорены  сроки  хранения
   отдельных  документов из общего их комплекса с  учетом  содержания,
   авторства,   места  создания,  копийности  (например,  "выполненные
   известными  авторами",  "памятников архитектуры",  "при  наличии  в
   организации   подлинников   копии   документов   -   до   минования
   надобности" и др.).
       2.14.  Для  удобства  пользования  Перечнем  к  нему  составлен
   указатель,   в  котором  в  алфавитном  порядке  перечислены   виды
   документов   и  вопросы  их  содержания  со  ссылками   на   номера
   соответствующих статей Перечня.
   
             3. Организация проведения и оформления отбора
                 документов на хранение и уничтожение
   
       3.1.  Для организации и проведения работы по определению сроков
   хранения   и   отбору  документов  на  хранение  и  уничтожение   в
   организациях  создаются постоянно действующие  экспертные  комиссии
   (ЭК),   в   состав   которых   входят  наиболее   квалифицированные
   специалисты     основных     структурных     подразделений      под
   председательством одного из руководящих работников  организации,  а
   также  представители  соответствующего  архивного  учреждения  (для
   организаций - источников комплектования) по согласованию с ним.
       3.2.   В   своей  работе  экспертные  комиссии  руководствуются
   правовыми  актами, нормативными документами, указаниями  Росархива,
   органов  управления архивным делом субъектов Российской  Федерации,
   настоящим  Перечнем,  нормативными и распорядительными  документами
   руководящего    органа   своей   ведомственной    системы,    своей
   организации.
       Экспертные   комиссии   определяют  совместно   с   архивом   и
   делопроизводственной службой порядок отбора документов на  хранение
   и   уничтожение  в  организации,  организуют  экспертизу   ценности
   документов и осуществляют контроль за ее проведением.
       3.3.  Отбор  документов на постоянное, временное хранение  и  к
   уничтожению   должен  проводиться  в  соответствии  с  действующими
   правилами  работы государственных, муниципальных архивов, правилами
   работы   архивов  организаций  (ведомственных  архивов),  а   также
   указаниями   Росархива  и  архивных  органов  субъектов  Российской
   Федерации.
       Документы,   сроки   хранения   которых   определены   Перечнем
   "постоянно", подлежат государственному, муниципальному  хранению  и
   передаются   в  архивы  в  сроки  и  в  соответствии  с   порядком,
   установленным  Положением об Архивном фонде  Российской  Федерации,
   или   по   решению  негосударственной  организации,  не  являющейся
   источником комплектования государственного, муниципального  архива,
   хранятся ею самостоятельно.
       3.4.  По  истечении  сроков хранения в  архивах  организаций  -
   источников  комплектования управленческая документация,  отобранная
   на   государственное,  муниципальное  хранение  с   соответствующим
   научно-справочным аппаратом и страховыми копиями  на  особо  ценные
   документы, передается в архивы.
       3.5.  Документы, отобранные экспертной комиссией на  постоянное
   или    длительное   хранение,   описываются   в   соответствии    с
   установленными требованиями.
       3.6.  Описи  (годовые разделы описей) на документы  постоянного
   хранения  составляются  в четырех экземплярах,  рассматриваются  на
   заседании  экспертной комиссии и направляются  на  утверждение  ЭПК
   соответствующего архивного органа, учреждения одновременно по  всем
   основным  подразделениям  организаций -  источников  комплектования
   государственного,    муниципального    архива.    Три    экземпляра
   утвержденной  описи возвращаются в организацию, а первый  экземпляр
   передается  в архив в качестве контрольного документа, по  которому
   будет  производиться прием документов на хранение. Описи документов
   по  личному  составу длительного срока хранения  согласовываются  с
   ЭПК  соответствующего архивного органа, учреждения  и  утверждаются
   руководителем организации.
       3.7.   После   утверждения   описей   организации   разрешается
   уничтожение  документов  с временными сроками  хранения  за  период
   времени, соответствующий утвержденным описям.
       Уничтожение  документов,  имеющих по Перечню  срок  хранения  с
   отметкой  "ЭПК",  а  также  не  предусмотренных  Перечнем,   должно
   согласовываться  с  архивным органом, учреждением,  если  последним
   при  утверждении  описей документов постоянного  хранения  не  было
   вынесено решения о возможности уничтожения остальных документов  за
   соответствующий период.
       Уничтожение    документов   оформляется   актом,   утверждаемым
   руководителем организации.
       3.8.  Архивные органы, учреждения проверяют правильность отбора
   документов  на постоянное хранение и при необходимости имеют  право
   потребовать  включения  в  опись постоянного  хранения  документов,
   отобранных к уничтожению или на временное хранение.
       3.9.  Организации, документы которых приему в  государственные,
   муниципальные  архивы не подлежат, уничтожают дела с  истекшими  по
   Перечню  сроками  хранения без согласования с  архивными  органами,
   учреждениями  при  условии  упорядочения  документов   по   личному
   составу за соответствующий период времени.
       3.10.  Отобранные к уничтожению и включенные в  акты  документы
   передаются  на  уничтожение в установленном порядке.  Использование
   этих документов для хозяйственных нужд запрещено.
       3.11.  Уничтожение документов без предварительного  утверждения
   архивным   органом,   учреждением  описей  документов   постоянного
   хранения  (для организаций, передающих документы в государственные,
   муниципальные архивы), а также нарушение установленных настоящим  и
   ведомственными  перечнями  сроков  хранения  документов,   является
   незаконным  и влечет за собой согласно Положению об Архивном  фонде
   Российской   Федерации  ответственность  в  установленном   законом
   порядке.
       3.12.  Контроль за правильностью применения настоящего  Перечня
   осуществляют  Росархив, органы управления архивным делом  субъектов
   Российской   Федерации   и   местного   самоуправления,    архивные
   учреждения.
       3.13.  С  введением  в действие настоящего  Перечня  часть  1-ю
   "Перечня    типовых   документов,   образующихся   в   деятельности
   госкомитетов,   министерств,   ведомств   и   других    учреждений,
   организаций  и  предприятий,  с  указанием  сроков  хранения"  (М.,
   1989),   утвержденного  Главным  архивным  управлением  при  Совете
   Министров  СССР  15  августа  1988  г.,  считать  утратившей   силу
   применительно   к   указанным  в  данном   Перечне   управленческим
   документам, начиная с середины 90-х годов ХХ в. (с 1995 года).  Для
   отбора  управленческих  документов за более ранний  период  времени
   (80-е   -  первую  половину  90-х  годов),  а  также  специфической
   (отраслевой)    документации    применяется    "Перечень    типовых
   документов,  образующихся в деятельности госкомитетов, министерств,
   ведомств   и  других  учреждений,  организаций  и  предприятий,   с
   указанием сроков хранения" (М., 1989).
       Наряду   с   ними   следует  применять  "Перечень   документов,
   подлежащих  приему  в  государственные  архивы  СССР"  (М.,  1973),
   систему  перечней  по  научно-технической  документации,  а   также
   ведомственные  перечни,  примерные  номенклатуры  дел  организаций,
   решения ЦЭПК Росархива о сроках хранения определенных документов.
   
   


Новости
Счетчики
 
Реклама
Правовые новости
Разное