|
Стр. 3
делается запись о продлении срока рассмотрения обращения.
Раздел 11. Изготовление и использование бланков документов,
печатей и штампов
Изготовление и использование бланков документов
11.1. Бланки документов, применяемые в органах исполнительной
власти Ленинградской области, должны использоваться строго по
назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться
другим организациям или лицам.
11.2. Бланки Губернатора Ленинградской области, Правительства
Ленинградской области являются бланками строгой отчетности и
подлежат учету в протокольном отделе и секторе служебной
корреспонденции общего отдела.
11.3. Бланки Губернатора Ленинградской области, Правительства
Ленинградской области используются при подготовке проектов
документов в аппарате Губернатора и Правительства Ленинградской
области.
11.4. Бланки Губернатора Ленинградской области могут выдаваться
органам исполнительной власти Ленинградской области для
оперативной подготовки проектов документов только по указанию
(разрешению) Губернатора Ленинградской области, руководителя
аппарата Губернатора и Правительства Ленинградской области или
начальника управления делопроизводства.
В журнале учета выдачи бланков Губернатора Ленинградской
области, Правительства Ленинградской области указываются номер
выданного бланка, фамилия должностного лица, давшего разрешение на
выдачу бланка, наименование органа исполнительной власти
Ленинградской области и фамилия получившего бланк.
Орган исполнительной власти Ленинградской области представляет
отчет об использовании полученных бланков по установленной
управлением делопроизводства форме.
11.5. Введение в обращение новых бланков для органов
исполнительной власти Ленинградской области осуществляется по
согласованию с управлением делопроизводства на основании обращения
органа исполнительной власти Ленинградской области в адрес
управления делами с приложенным образцом (макетом) нового бланка.
Не разрешается изготовление бланков на компьютерах и
копировально-множительных аппаратах.
11.6. Управление делопроизводства:
получает от органов исполнительной власти Ленинградской области
заявки на изготовление бланков, а также образцы (макеты) бланков;
согласовывает заказы на изготовление в типографии печатно-
бланочной продукции.
11.7. Управление делами Правительства Ленинградской области при
изготовлении бланков Губернатора Ленинградской области,
Правительства Ленинградской области, гербовых бланков обеспечивает
их максимальную защищенность от подделки.
Заказы на изготовление бланков Губернатора Ленинградской
области, Правительства Ленинградской области, гербовых бланков
размещаются в установленном порядке на предприятиях, имеющих
лицензию на изготовление защищенной от подделок полиграфической
продукции.
11.8. Управление делами Правительства Ленинградской области
обеспечивает изготовление бланков и другой печатно-бланочной
продукции по заказам органов исполнительной власти Ленинградской
области.
11.9. Руководители органов исполнительной власти Ленинградской
области несут ответственность за обеспечение сохранности
неиспользованных бланков и правильность их использования.
Изготовление и использование печатей и штампов
11.10. Для удостоверения подлинности документов или
соответствия копий документов подлинникам в органах исполнительной
власти Ленинградской области используются гербовые и другие
печати, если это предусмотрено положениями об органах
исполнительной власти Ленинградской области.
11.11. Гербовые печати Губернатора Ленинградской области и
Правительства Ленинградской области хранятся у работников,
перечень которых определяет руководитель аппарата Губернатора и
Правительства Ленинградской области.
11.12. Печати с изображением Государственного герба Российской
Федерации и/или герба Ленинградской области (далее - гербовая
печать) могут иметь органы исполнительной власти Ленинградской
области, если это предусмотрено положениями о них.
11.13. Гербовые печати проставляются на командировочных
удостоверениях, платежных поручениях, других финансовых документах
в установленных законодательством случаях.
11.14. Гербовые печати на удостоверениях работников
проставляются управлением государственной службы и кадров аппарата
Губернатора и Правительства Ленинградской области.
11.15. Для проставления отметок о получении, регистрации,
прохождении и исполнении документов, других отметок справочного
характера применяются соответствующие мастичные (резиновые)
штампы.
11.16. На копиях областных законов, правовых актах Губернатора
Ленинградской области и Правительства Ленинградской области,
подготовленных к тиражированию, проставляется круглая (негербовая)
печать управления делопроизводства.
11.17. Печать управления делами Правительства Ленинградской
области применяется при оформлении гарантийных писем и финансовых
документов.
11.18. Оттиск печати проставляется на документах в строго
определенном месте. При этом оттиск должен захватывать часть
наименования должности лица, подписавшего документ.
11.19. Изготовление гербовых и других печатей, а также штампов
для органов исполнительной власти Ленинградской области
производится по их письменным заявкам управлением делами
Правительства Ленинградской области при наличии образца (макета)
оттиска печати или штампа.
11.20. Штампы и печати органов исполнительной власти
Ленинградской области должны учитываться ответственными за
делопроизводство в специальном журнале, выдаваться работникам под
роспись и храниться в металлических шкафах или сейфах.
11.21. Контроль правильности хранения и использования печатей и
штампов в органах исполнительной власти Ленинградской области
осуществляет управление делопроизводства.
11.22. Пришедшие в негодность и аннулированные печати и штампы
направляются в управление делопроизводства и уничтожаются по акту.
В журналах учета проставляются соответствующие отметки.
11.23. Ответственность за хранение и контроль использования
печатей и штампов в органах исполнительной власти Ленинградской
области возлагается на их руководителей.
При смене руководителя органа исполнительной власти
Ленинградской области печати и штампы передаются по акту с
отметками в журналах учета.
Раздел 12. Техническое обеспечение работы с документами
Печатание документов
12.1. Печатание документов в органах исполнительной власти
Ленинградской области осуществляется с использованием программно-
технических средств, компьютерной и машинописной техники при
соблюдении требований настоящей Инструкции и Правил оформления
документов, которые утверждаются руководителем аппарата
Губернатора и Правительства Ленинградской области.
12.2. В группе автоматизированной подготовки документов
протокольного отдела управления делопроизводства печатаются только
служебные документы Губернатора Ленинградской области,
Правительства Ленинградской области, аппарата Губернатора и
Правительства Ленинградской области.
В первоочередном порядке печатаются проекты правовых актов
Губернатора Ленинградской области и Правительства Ленинградской
области, законопроекты, документы Губернатора Ленинградской
области, документы к мероприятиям с участием Губернатора
Ленинградской области, другие документы, связанные с обеспечением
деятельности Губернатора Ленинградской области.
Срочные документы печатаются в очередности, определяемой
начальником протокольного отдела по согласованию с исполнителями.
Передаваемые для печатания рукописи, равно как и вставки,
сноски, поправки должны быть написаны разборчиво, с соблюдением
правил орфографии и пунктуации, на одной стороне листа, с
использованием контрастных красителей. Не принимаются для
печатания черновики, написанные небрежно, неразборчиво, с
использованием других красителей, кроме указанных, или правленные
карандашом.
При подготовке материалов к печатанию особое внимание следует
обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных
терминов, наименований ведомств и организаций, иностранных слов и
географических названий, применять только общепринятые сокращения
слов.
Перенос проектов правовых актов Губернатора Ленинградской
области и Правительства Ленинградской области на бланки
производится только в группе автоматизированной подготовки
документов. Проекты, подготовленные в органах исполнительной
власти Ленинградской области с использованием компьютерной
техники, передаются для переноса на бланки вместе с магнитной
записью соответствующих файлов.
Заказ на печатание документов оформляется на бланке
установленной формы (приложение 4 к Инструкции) и подписывается
исполнителем.
12.3. Печатание в группе автоматизированной подготовки
документов производится на бланках установленной формы или на
бумаге стандартных размеров. Документ печатается, как правило, в
одном экземпляре.
Корректорские работы специалистами, печатающими документы, не
производятся.
Вторая и последующие страницы документа должны быть
пронумерованы. Номер проставляется посередине верхнего поля листа
арабскими цифрами без слова "страница" или сокращения "стр." и
знаков препинания.
Фамилия исполнителя и номер его служебного телефона
проставляются на лицевой или оборотной стороне последнего листа
документа внизу слева.
12.4. В группе автоматизированной подготовки документов сданные
для печатания материалы и объем выполненной работы учитываются в
журнале.
Использованные при печатании документов бланки, имеющие номера,
учитываются в специальном журнале, с указанием номера бланка,
фамилии исполнителя, даты печатания.
12.5. В случае необходимости печатания срочного документа во
внерабочее время исполнитель заблаговременно (не менее чем за два
часа до окончания рабочего дня) дает письменную заявку на имя
начальника управления делопроизводства.
Копирование (тиражирование) документов
12.6. Копировально-множительные работы осуществляются в группе
копировально-множительных работ общего отдела управления
делопроизводства и в органах исполнительной власти Ленинградской
области, имеющих множительную технику.
12.7. В группу копировально-множительных работ для копирования
сдаются только служебные документы. Заказ на выполнение
копировально-множительных работ оформляется на бланке
установленной формы (приложение 5 к Инструкции) и подписывается
руководителем органа исполнительной власти Ленинградской области
либо ответственным за делопроизводство.
Тиражирование материалов объемом свыше 50 страниц или 20
экземпляров, а также изготовление цветных копий и брошюрование
производится по согласованию заказа с начальником управления
делопроизводства.
Размножение бланков, используемых в Администрации Ленинградской
области, не разрешается.
К тиражированию не принимаются книги, брошюры, журналы и т.п.
Документы передаются на копирование в несброшюрованном виде,
четко напечатанными, как правило, первые экземпляры (подлинники).
Заказы выполняются в порядке очередности их поступления.
В приоритетном порядке тиражируются материалы к заседаниям
Правительства Ленинградской области, рассылочные экземпляры
законов, правовых актов, поручений Губернатора Ленинградской
области.
Тираж изготовленных копий должен соответствовать заказу и
выдаваться исполнителю с подлинником документа. О выполнении
работы делается соответствующая запись на бланке заказа.
12.8. Учет выполненных работ в группе копировально-множительных
работ ведется в журналах установленной формы на основании заказов.
12.9. Порядок использования множительной техники в органах
исполнительной власти Ленинградской области устанавливается их
руководителями с учетом требований, изложенных в настоящей
Инструкции.
12.10. В случае необходимости копирования документов во
внерабочее время исполнитель заблаговременно (не менее чем за два
часа до окончания рабочего дня) дает письменную заявку на имя
начальника управления делопроизводства.
Стенографирование
12.11. Стенографическая запись мероприятий, проводимых в
Правительстве Ленинградской области, осуществляется по письменным
заявкам руководителей органов исполнительной власти Ленинградской
области в управление делами Правительства Ленинградской области.
Звукозапись мероприятий
12.12. Звукозапись мероприятий, проводимых в Правительстве
Ленинградской области, осуществляется специалистами управления
делами Правительства Ленинградской области по заявкам
руководителей органов исполнительной власти Ленинградской области.
12.13. Учет, техническую обработку и хранение фонограмм
обеспечивает управление делами Правительства Ленинградской
области.
Прием и оперативная передача текстов служебных документов по
официальным каналам факсимильной связи
12.14. Факсимильные аппараты (телефаксы), имеющие официальные
номера Правительства Ленинградской области, установлены в секторе
служебной корреспонденции общего отдела управления
делопроизводства.
Документ, принятый по факсимильной связи, не имеет юридической
силы.
12.15. При передаче и приеме текстов служебных документов по
каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими
требованиями:
передача документа осуществляется на основании заявки
установленной формы (приложение 6 к Инструкции), подписанной
руководителем. Заявки хранятся в течение одного года;
объем передаваемого документа (текст, схема, графическое
изображение), выполненного на писчей бумаге формата А4 (210 x 297)
черным цветом, не должен превышать 5 листов;
ответственность за содержание передаваемой информации
возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и
руководителя соответствующего органа исполнительной власти
Ленинградской области;
факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии
перевода, заверенного лицом, подготовившим факсограмму;
запрещается передавать тексты документов с грифом "Для
служебного пользования";
принятые к передаче по каналам факсимильной связи документы
учитываются в журнале установленной формы (приложение 7 к
Инструкции) без проставления регистрационного штампа. Подлинники
после передачи возвращаются исполнителям с указанием времени
отправки;
поступившие по каналам факсимильной связи документы учитываются
в журнале установленной формы (приложение 8 к Инструкции) без
проставления регистрационного штампа и передаются адресатам под
расписку в день их приема, срочные - немедленно;
факсограммы на иностранных языках передаются адресату без
перевода.
12.16. Контроль за использованием факсимильной техники,
установленной в органах исполнительной власти Ленинградской
области, осуществляется их руководителями.
Раздел 13. Составление номенклатуры дел, формирование дел,
передача их в архив, использование архивных документов
Порядок составления и утверждения номенклатуры дел
13.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный
перечень заголовков дел, заводимых в органах исполнительной власти
Ленинградской области, с указанием сроков хранения дел,
оформленных в установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных
документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков
их хранения и является основой для составления описей дел
постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.
В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все
документируемые участки работы органа исполнительной власти
Ленинградской области, в том числе справочные и контрольные
картотеки, личные дела, журналы учета документов.
13.2. При составлении номенклатуры дел следует
руководствоваться положениями об органах исполнительной власти
Ленинградской области, их штатными расписаниями, планами и
отчетами.
13.3. Номенклатура дел на следующий календарный год (приложение
9 к Инструкции) разрабатывается до 1 ноября текущего года службой
делопроизводства (ответственным за делопроизводство),
согласовывается с уполномоченным органом исполнительной власти
Ленинградской области в области архивного дела и утверждается
руководителем. Копия передается в управление делопроизводства.
Вновь образованный орган исполнительной власти Ленинградской
области в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел и
согласовывает ее с уполномоченным органом исполнительной власти
Ленинградской области в области архивного дела.
13.4. Номенклатура дел органа исполнительной власти
Ленинградской области составляется на основании номенклатуры дел
структурных подразделений, утверждается руководителем и
согласовывается с уполномоченным органом исполнительной власти
Ленинградской области в области архивного дела.
Названиями разделов сводной номенклатуры дел являются
наименования подразделений. Разделы располагаются в соответствии с
утвержденной структурой и штатным расписанием.
После утверждения сводной номенклатуры дел структурные
подразделения получают выписки соответствующих разделов для
использования в работе.
В утвержденную сводную номенклатуру дел в течение года по
согласованию с управлением делопроизводства могут вноситься
изменения.
Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется,
утверждается и вводится в действие с 1 января следующего
календарного года.
13.5. Графы номенклатуры дел (сводной номенклатуры дел)
заполняются следующим образом:
В графе 1 "Индекс дела" проставляется индекс дела, состоящий из
индекса подразделения и цифрового обозначения дела по
номенклатуре.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы
для однородных дел в пределах разных подразделений (отделов или
секторов), в том числе если номенклатура дел подразделения
построена по структурному принципу.
В графу 2 "Заголовок дела" включаются заголовки дел (томов,
частей).
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и
подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности
документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Используется
следующая последовательность наименований дел:
организационно-распорядительная документация;
плановая документация;
отчетная документация;
документация, относящаяся к выполнению вопросов основной
деятельности;
документация, относящаяся к проверкам (ревизиям) осуществления
основной деятельности;
документация, относящаяся к учетно-справочной работе с
документами;
номенклатура дел структурного подразделения;
резервные номера.
Внутри каждого выделенного комплекса документов следует
систематизировать наименования дел по следующим уровням:
документация вышестоящих органов; документация органов
исполнительной власти Ленинградской области.
Так, в номенклатуре дел сначала указываются дела, в которых
сгруппированы распорядительные документы вышестоящих органов,
затем дела с распорядительными документами органа исполнительной
власти Ленинградской области.
Заголовок дела должен в четкой и обобщенной форме отражать
основное содержание и состав документов дела, исключать различные
толкования. Не допускается употребление в заголовке дела
неконкретных формулировок типа "Разные материалы", "Общая
переписка" и т.п., а также вводных слов, сложных синтаксических
оборотов.
В номенклатуру дел включаются заголовки дел для группировки
документов с грифом "Для служебного пользования" ("ДСП"), журналы
учета документов и изданий с грифом "ДСП".
Заголовок дела формируется на основе элементов, располагаемых в
следующей последовательности:
название документа (приказы, протоколы и т.д.), наименование
рода заводимого дела (переписка, документы);
автор документа (название органа исполнительной власти
Ленинградской области, государственного учреждения, структурного
подразделения);
корреспондент (название органа исполнительной власти
Ленинградской области, государственного учреждения, которому
адресуют и от которого получают документ);
вопрос и краткое содержание документов дела;
название местности (территории), с которой связано содержание
документов дела;
даты (период), к которым относятся документы дела;
указание на то, что документ представлен копией.
Состав элементов заголовка определяется характером документов,
помещенных в деле.
Название документа в заголовке дела указывается в единственном
или множественном числе (при группировке в деле документов одного
названия), например:
"Журнал учета выдачи удостоверений", "Протоколы заседаний
Правительства Ленинградской области".
При наличии в деле нескольких категорий документов категории
перечисляются в заголовке, например:
"Протоколы и стенограммы заседаний Правительства Ленинградской
области".
Если документы, имеющие разные названия, относятся к одному
вопросу и не связаны последовательностью делопроизводства, при
формировании заголовка дела используется термин "Документы". В
этом случае в конце заголовка в скобках перечисляются названия
документов, из которых будет сформировано дело, например:
"Документы, представляемые в судебные органы и милицию по
уголовным и гражданским делам (акты, докладные записки, справки и
др.)".
Термин "Документы" может использоваться также в заголовках дел,
содержащих приложения к какому-либо документу.
Термин "Переписка" используется в заголовках дел, формирующих
корреспонденцию, поступающую от одного или нескольких органов
исполнительной власти Ленинградской области, государственного
учреждения, например:
"Переписка с гражданами о выдаче архивных справок".
Для внутренних документов используется краткое название органа
исполнительной власти Ленинградской области, государственного
учреждения (структурного подразделения) или приводится общее
видовое название, например:
"Протоколы заседаний Правительства Ленинградской области".
При указании в заголовке корреспондента используется конкретное
наименование органа исполнительной власти Ленинградской области,
государственного учреждения или обобщенное видовое название без
конкретного перечисления, например:
"Переписка с Росархивом о...";
"Переписка с международными организациями о научном
сотрудничестве".
Если документы относятся к корреспонденции, поступающей из
одного населенного пункта, в заголовке дела указывается его
название, например:
"Переписка с организациями Ленинградской области о выполнении
договоров".
Если содержание дела касается нескольких однородных
корреспондентов, их конкретные названия в заголовке дела не
указываются, а дается общее название, например:
"Переписка с исполнительными органами государственной власти
Ленинградской области о проведении совещания по вопросам
делопроизводства".
В заголовке дела может указываться временной период, к которому
относится содержание документа, например:
"Распоряжения Губернатора Ленинградской области по вопросам
основной деятельности за 2005 год".
В заголовках дел, содержащих плановую, отчетную документацию,
указывается не только год, но и месяц, квартал, например:
"Бизнес-планы на январь-декабрь 2005 года";
"Сводный баланс доходов и расходов за второй квартал 2005
года".
Если в деле группируются статистические формы, заполняемые в
органе исполнительной власти Ленинградской области,
государственном учреждении, в заголовке указывается ее номер
(шифр), например:
"Личные карточки (форма Т-2)".
В заголовках дела при необходимости указывается, что документ
представлен копией, например:
"Распоряжения Губернатора Ленинградской области. Копии".
Если дело состоит из нескольких томов или частей, составляется
общий заголовок дела и в заголовки томов при необходимости могут
вноситься уточнения.
Не включаются в номенклатуру дел заголовки печатных изданий.
Графа 3 "Количество единиц хранения" заполняется в конце
календарного года.
В графе 4 "Срок хранения и номера статей по перечню"
указывается срок хранения дела в соответствии с Перечнем типовых
управленческих документов, образующихся в деятельности
организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Федеральной
архивной службой России 6 октября 2000 года.
На делах временного срока хранения, в которых могут находиться
документы, имеющие научную, историческую и практическую
значимость, при отборе на хранение проставляются срок временного
хранения и пометка экспертной комиссии.
Графа 5 "Примечание" заполняется в течение срока действия
номенклатуры дел. В графе проставляются отметки о заведении дел,
переходящих делах, дополнительные сведения о делах, включенных в
номенклатуру дел (например, названия документов, используемых при
определении сроков хранения дел), отметки о выделении дел к
уничтожению, передаче дел в другое структурное подразделение для
продолжения, месте хранения и др.
В течение года в утвержденную номенклатуру дел вносятся
сведения о заведении дел, включении новых дел и т.п. По окончании
года в номенклатуру дел вносятся итоговые сведения о количестве
заведенных дел. Итоговая запись о категориях и количестве дел
составляется согласно приложению 10 к настоящей Инструкции.
Формирование и оформление дел, законченных делопроизводством
13.6. Законченные делопроизводством документы в 15-дневный срок
должны быть оформлены в дело в соответствии с требованиями
настоящей Инструкции и утвержденной номенклатурой дел.
Номер дела, в которое будет подшит документ, определяет
исполнитель, согласовав номер с работником соответствующей службы
делопроизводства. На документе проставляются отметка "В дело
N...", дата передачи документа в дело, подпись исполнителя (с
расшифровкой фамилии и инициалов), при необходимости - отметка о
решении вопроса, изложенного в документе.
Неисполненные и/или неправильно оформленные документы
возвращаются исполнителю.
13.7. При формировании дел соблюдаются следующие основные
правила:
1) документы постоянного и временного срока хранения
группируются в отдельные дела;
2) в дело включается один экземпляр каждого документа;
3) каждый документ, помещенный в дело, оформляется в
соответствии с требованиями государственных стандартов и других
нормативных актов;
4) в дела помещаются документы, по виду, наименованию и
содержанию соответствующие заголовкам дел по номенклатуре дел;
5) в дело группируются документы одного календарного года
(исключение составляют переходящие дела, судебные дела, личные
дела, которые формируются в течение всего периода работы
конкретного лица в органе исполнительной власти Ленинградской
области, государственном учреждении, документы выборных органов,
их постоянных комиссий и др.);
6) дело не должно превышать 250 листов при толщине не более 4
сантиметров. Если объем дела превышает установленные нормы,
относящиеся к делу документы формируются в два или несколько томов
(частей), индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с
добавлением обозначений "т. 1", "т. 2" и т.д.;
7) внутри дела документы располагаются так, чтобы по своему
содержанию они последовательно освещали определенные вопросы. При
этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие -
по датам поступления, исходящие - по датам отправления или в
алфавитном порядке (по авторам и корреспондентам);
8) приложения к документам независимо от даты их утверждения
или составления присоединяются к документам, к которым они
относятся. Приложения объемом более 250 листов составляют
отдельный том, о чем в документе делается отметка;
9) в дела помещаются только исполненные, правильно оформленные
документы, то есть документы с наличием необходимых подписей, дат
и номеров, отметок об исполнении, подписей, заверяющих копии и
т.п.;
10) при необходимости включения в дело факсограммы с нее
снимается ксерокопия, которая подшивается в дело, на ксерокопии
ставится отметка об уничтожении факсограммы;
11) при оформлении дел запрещается использовать фломастер,
скотч, силикатный клей, подклеивать документы следует только клеем
"ПВА";
12) не допускается вносить в документы постоянного срока
хранения и документы по личному составу исправления, не заверенные
печатью и подписью должностного лица.
Экспертиза ценности документов
13.8. Экспертиза ценности документов - изучение документов на
основании критериев их ценности в целях определения сроков
хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного
фонда Ленинградской области.
Экспертиза ценности документов в органе исполнительной власти
Ленинградской области проводится при составлении номенклатуры дел,
в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения
документов к делам при подготовке дел к передаче на хранение в
архив. Экспертиза ценности документов проводится постоянно
действующей экспертной комиссией (ЭК) органа исполнительной власти
Ленинградской области.
13.9. При проведении экспертизы ценности документов
осуществляется отбор документов постоянного срока хранения для
передачи в архив; отбор документов с временными сроками хранения и
"До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в
органе исполнительной власти Ленинградской области; выделение к
уничтожению документов, сроки хранения которых истекли.
При этом одновременно уточняются качество и полнота действующей
номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел,
заведенных в соответствии с номенклатурой дел; проверяется
соблюдение установленного порядка оформления документов и
формирования дел.
13.10. Отбор документов для постоянного хранения проводится
путем полистного просмотра дел. Из дел постоянного срока хранения
подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики,
варианты, неоформленные копии документов, факсограммы, документы,
подлежащие возврату, и документы с временными сроками хранения.
Черновики, копии, варианты документов могут включаться в дело
только в случае отсутствия подлинника документа. Это относится
прежде всего к документам, подписанным или правленным Губернатором
Ленинградской области.
Дела с отметкой "ЭК" также подвергаются полистному просмотру с
целью определения документов, подлежащих постоянному хранению.
Дела с отметкой "ЭК", содержащие документы постоянного срока
хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава
документы постоянного срока хранения присоединяются к однородным
делам или оформляются в самостоятельные дела.
13.11. По результатам экспертизы ценности документов
составляются описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет)
сроков хранения, дел по личному составу, а также акт о
необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны
(приложение 11 к Инструкции), и акт о выделении документов (дел) к
уничтожению (приложение 12 к Инструкции). При этом в номенклатуре
дел напротив каждого заголовка дела в графе "Примечание" делается
соответствующая отметка, например:
"Уничтожено 02.04.2004" или "Передано на хранение в ________ по
описи 04.02.2004" и т.п.
13.12. Документы, не подлежащие сдаче в архив, и дела
трехлетнего и годичного сроков хранения уничтожаются в органе
исполнительной власти Ленинградской области после составления
описей дел постоянного срока хранения по акту (приложение 12 к
Инструкции), который утверждается руководителем и хранится
постоянно.
13.13. Подшивка дел производится только после проведения
экспертизы ценности документов.
Систематизация документов внутри дела
13.14. В дело подшиваются все документы по конкретному вопросу
вместе с приложениями, указанными в тексте документа. При
отсутствии приложений, указанных в тексте документа, исполнитель
обязан сделать запись на документе о их местонахождении.
13.15. Документы внутри дела располагаются в хронологическом
порядке.
Нормативные и организационно-распорядительные документы,
приложения и примечания к ним группируются в дела по видам актов и
хронологии.
Положения и инструкции, утвержденные распорядительными
документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с
указанными документами. Если положения и инструкции утверждены как
самостоятельные документы, они группируются в самостоятельные
дела.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по
номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела,
систематизируются по номерам протоколов.
Дела переписки группируются, как правило, за период
календарного года и систематизируются в хронологическом порядке;
документ-ответ помещается за документом-запросом. При
возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в
предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с
указанием индекса дела предыдущего года.
13.16. В делах, находящихся в делопроизводстве, документы
текущего года располагаются в хронологическом порядке снизу вверх
по мере поступления. При подготовке к сдаче в архив дела с
документами постоянного и временного сроков хранения
переформировываются в обратном порядке: документ, поступивший в
календарном году последним, должен быть последним в деле, а первый
документ календарного года - первым в деле.
13.17. Все документы по одному вопросу, поступившие и
рассмотренные в течение календарного года, группируются вместе в
один раздел переписки. При возобновлении переписки по истечении
года подшивка документов в дело переписки текущего года
производится с указанием индекса дела предыдущего года.
13.18. При переподшивке документов из одного дела в другое на
обложке дела указывается, в какое дело переподшит документ.
13.19. Если в деле имеются обращения нескольких организаций,
поступившие в разные сроки и исполненные одним решением, они
группируются сначала по корреспондентскому признаку, затем - по
хронологическому.
13.20. Если в переписке или в документах, послуживших
основанием к выпуску решения Губернатора Ленинградской области,
Правительства Ленинградской области, имеется секретная информация,
все документы по данному вопросу передаются в особую часть.
Оформление дел и нумерация листов
13.21. В зависимости от сроков хранения проводится полное или
частичное оформление дел.
Полному оформлению подлежат дела постоянного срока хранения,
временного (свыше 10 лет) срока хранения и дела по личному
составу. Полное оформление дела предусматривает подшивку или
переплет, нумерацию листов, составление листа-заверителя дела
(приложение 13 к Инструкции), составление внутренней описи
документов дела (приложение 14 к Инструкции), оформление
реквизитов обложки.
Дела временного срока хранения не подшиваются, документы в них
хранятся в скоросшивателях, внутренняя опись не составляется.
13.22. Обложка дела оформляется по установленной форме
(приложение 15 к Инструкции). На обложке дела помещаются следующие
реквизиты: наименование органа исполнительной власти, индекс дела,
заголовок, крайние даты помещенных в дело документов, количество
листов в деле, срок хранения документов.
По окончании года в надписи на обложках дел постоянного срока
хранения вносятся уточнения, проверяется соответствие заголовков
дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых
случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения.
На корешке дела указываются индекс дела по номенклатуре, год и
срок хранения.
13.23. При написании заголовка дела за основу берется
формулировка, данная в номенклатуре дел.
13.24. Даты на обложке должны соответствовать году начала и
окончания дела. Крайними датами дела являются начальная дата дела
(дата самого раннего документа в деле) и конечная дата (дата
самого позднего документа в деле). При этом учитываются даты
входящих и исходящих документов (в случае их отсутствия - даты
регистрации документов), справок органа исполнительной власти
Ленинградской области.
При выведении крайних дат не учитываются дата списания
документов в дело и дата списания дела в архив, даты резолюций,
даты отметок исполнителя и даты, проставленные датером (за
исключением случаев, когда на документах не имеется других дат,
кроме перечисленных).
При написании крайних дат на обложках дел постоянного срока
хранения число и год проставляются арабскими цифрами, название
месяца пишется прописью без сокращения. На обложках дел временного
срока хранения указывается только год.
На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей),
проставляются крайние даты каждого тома (части).
13.25. Надпись на обложке дела производится черными
светостойкими чернилами или тушью.
13.26. По окончании календарного года в надписи на обложках дел
постоянного и временного сроков хранения вносятся уточнения: при
несоответствии заголовка дела на обложке содержанию подшитых
документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.
13.27. Листы в деле нумеруются простым карандашом сверху вниз,
цифры проставляются в правом верхнем углу листа. Нумерация
цветными карандашами и чернилами не допускается.
Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как
один лист в правом верхнем углу; лист, сложенный и подшитый за
середину, нумеруется как два листа. Документы с собственной
нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в
общем порядке.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала
конверт, затем - очередным номером каждое вложение в конверте.
Фотографии и другие иллюстративные материалы нумеруются на
оборотной стороне в левом верхнем углу.
Приложение к делу, составляющее отдельный том, нумеруется
отдельно.
13.28. Каждое дело заканчивается листом-заверителем
установленной формы (приложение 13 к Инструкции).
В заверительном листе дела постоянного срока хранения цифрами и
прописью указываются фактическое количество листов в данном деле,
количество листов внутренней описи и графические особенности
отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.),
ставится дата, должность и подпись работника (с расшифровкой),
сформировавшего дело. Если количество листов в деле изменяется,
заверительная надпись составляется вновь.
Остальные реквизиты заверительного листа заполняются
работниками архива.
По согласованию с архивом в органе исполнительной власти
Ленинградской области на обложках дела может проставляться номер
дела по описи, номер описи и фонда.
При изменении наименования органа исполнительной власти
Ленинградской области в период, объединяющий документы дела, или
при передаче дела в другой орган исполнительной власти
Ленинградской области на обложке указывается новое наименование
органа исполнительной власти Ленинградской области, а прежнее
наименование заключается в скобки.
В листах-заверителях дел временного (свыше 10 лет) срока
хранения указываются количество листов в деле, должность, фамилия
работника, сформировавшего дело, дата.
Хранение документов и дел в подразделении
13.29. До передачи документов и дел в государственный архив их
хранение осуществляется в органе исполнительной власти
Ленинградской области.
Руководители органов исполнительной власти Ленинградской
области ответственны за организацию хранения документов и дел.
13.30. К каждому делу, которое хранится в архиве органа
исполнительной власти Ленинградской области, оформляется лист
использования документов (приложение 16 к Инструкции), в котором
делается соответствующая отметка с указанием даты, должности и
фамилии ознакомившегося, а также перечень документов, с которыми
он ознакомлен.
Изъятие документов из дел постоянного срока хранения
допускается только с разрешения руководителя органа исполнительной
власти Ленинградской области, при этом в деле должны быть
оставлены заверенная копия документа и акт об изъятии подлинника.
Передача дел в архив
13.31. Подготовка документов к сдаче на хранение в архив
включает проведение экспертизы ценности документов, формирование и
оформление дел, составление описей дел и актов о выделении к
уничтожению документов и дел.
13.32. Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет)
сроков хранения находятся по месту их формирования в течение двух
лет, затем сдаются в архив органа исполнительной власти
Ленинградской области по решению руководителя органа
исполнительной власти Ленинградской области.
В случае принятия решения о ликвидации или реорганизации органа
исполнительной власти Ленинградской области лицо, исполняющее
обязанности руководителя, обязано в течение одного месяца с
момента принятия такого решения организовать формирование всех
имеющихся документов в дела, оформление дел и передачу их в архив
независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по
описям и номенклатуре дел.
При реорганизации органа исполнительной власти Ленинградской
области документы и дела передаются органам исполнительной власти
Ленинградской области в соответствии с их компетенцией.
13.33. В подготовленном к сдаче в архив деле постоянного срока
хранения на последнем листе внутренней описи делается надпись "В
архив", которая заверяется подписью руководителя органа
исполнительной власти Ленинградской области. В делах временного
срока хранения, подлежащих передаче в архив, надпись "В архив"
|
