|
Стр. 2
пропуск исполняющим органом срока, установленного юридическим
комитетом;
представление исполняющим органом несогласованного или не
полностью согласованного проекта документа (ответа, договора,
правового акта, отзыва и т.д.);
отрицательный результат правовой (юридической) экспертизы
проекта документа (ответа, договора, правового акта, отзыва и
т.д.), который был представлен исполняющим органом.
Подготовленный юридическим комитетом проект правового акта
может быть представлен на подпись Губернатору Ленинградской
области без согласования.
4.5. В случае если руководитель органа исполнительной власти
Ленинградской области не согласен с содержанием судебного акта,
заявления или жалобы в суд, представления или протеста прокурора,
официальных документов надзирающих или контролирующих органов, он
обязан:
письменно уведомить об этом юридический комитет;
организовать участие подчиненных ему работников в судебном
разбирательстве и/или иных процессуальных действиях;
обеспечить работников доверенностями, материалами и
документами, необходимыми для участия в судебном разбирательстве
и/или иных процессуальных действиях.
4.6. Руководитель исполняющего органа, допустивший пропуск
срока, установленного юридическим комитетом, либо представивший
юридическому комитету несогласованный или не полностью
согласованный проект документа (ответа, договора, правового акта,
отзыва и т.д.), несет дисциплинарную ответственность.
Раздел 5. Подготовка и согласование проектов писем и телеграмм
Губернатора Ленинградской области и Правительства Ленинградской
области
5.1. Проекты писем и телеграмм Губернатора Ленинградской
области и Правительства Ленинградской области подготавливаются и
визируются исполнителями, руководителями соответствующих органов
исполнительной власти Ленинградской области и курирующими вице-
губернаторами Ленинградской области на втором экземпляре внизу
лицевой стороны последнего листа либо на его оборотной стороне.
Фамилия исполнителя и номер его служебного телефона
располагаются на оборотной стороне последнего листа каждого
экземпляра документа в левом нижнем углу.
5.2. Проекты писем и телеграмм Губернатора Ленинградской
области или Правительства Ленинградской области в адрес Президента
Российской Федерации, Председателя Правительства Российской
Федерации, его заместителей, руководителей федеральных органов
исполнительной власти проходят обязательное редактирование в
протокольном отделе, затем передаются в группу автоматизированной
подготовки документов для оформления на бланке установленной формы
и через управление делопроизводства направляются Губернатору
Ленинградской области на подписание.
5.3. Проекты писем и телеграмм Губернатора Ленинградской
области или Правительства Ленинградской области в федеральные
органы государственной власти по бюджетным вопросам проходят
согласование в комитете финансов, по вопросам участия в
федеральных целевых программах и вопросам налогообложения - в
комитете экономического развития.
5.4. Руководитель органа исполнительной власти Ленинградской
области, подготовившего проект письма Губернатора Ленинградской
области или Правительства Ленинградской области, представляет
перечень документов (копий), которые следует направить в
представительство Правительства Ленинградской области при
Правительстве Российской Федерации с копией письма, и передает их
в сектор служебной корреспонденции.
5.5. Письма, телеграммы или факсимильные сообщения,
адресованные одновременно всем руководителям органов
исполнительной власти Ленинградской области либо органов местного
самоуправления (кроме подписанных Губернатором Ленинградской
области или руководителем аппарата Губернатора и Правительства
Ленинградской области), рассылаются только по согласованию с
руководителем аппарата Губернатора и Правительства Ленинградской
области.
5.6. Оформление, регистрация и отправка служебных документов
осуществляется в соответствии с разделом 9 настоящей Инструкции.
Раздел 6. Контроль исполнения правовых актов, поручений и
других документов Губернатора Ленинградской области и
Правительства Ленинградской области
6.1. Контролю подлежат все поступившие в Администрацию
Ленинградской области документы, требующие исполнения.
6.2. Правовые акты Губернатора Ленинградской области и
Правительства Ленинградской области, поручения Губернатора
Ленинградской области, поступившие в Администрацию Ленинградской
области документы, имеющие особую значимость, ставятся на контроль
Губернатора Ленинградской области (далее - контрольные документы).
При постановке документа на контроль на правом верхнем поле
документа делается отметка о контроле буквой "К" или словом
"Контроль".
6.3. Контроль исполнения контрольных документов осуществляют
аппарат Губернатора и Правительства Ленинградской области, а также
отраслевые органы исполнительной власти Ленинградской области в
соответствии с полномочиями.
6.4. Учет и контроль по срокам и существу исполнения, анализ и
обобщение поступающей на имя Губернатора Ленинградской области
информации о ходе и результатах исполнения контрольных документов,
подготовку соответствующих предложений для доклада Губернатору
Ленинградской области осуществляет сектор контроля исполнения
распорядительных документов общего отдела управления
делопроизводства.
6.5. Контроль сроков исполнения поручений Губернатора
Ленинградской области по обращениям граждан осуществляет отдел по
работе с обращениями граждан управления делопроизводства.
6.6. Исполнение поручений, содержащихся в правовых актах
Губернатора Ленинградской области и Правительства Ленинградской
области, протоколах заседаний Правительства Ленинградской области,
а также исполнение письменных поручений Губернатора Ленинградской
области, в том числе содержащихся в протоколах проведенных
совещаний и резолюциях на документах (далее - поручения),
организуют вице-губернаторы Ленинградской области или руководители
органов исполнительной власти Ленинградской области, которым
адресованы поручения.
6.7. Контроль исполнения поручений первого вице-губернатора
Ленинградской области и вице-губернаторов Ленинградской области
осуществляют их секретариаты.
6.8. Организацию исполнения поручений осуществляют руководители
органов исполнительной власти Ленинградской области.
6.9. Срок исполнения документа указывается непосредственно в
документе или в поручении.
Поручения подлежат исполнению в следующие сроки:
с конкретной датой исполнения - в указанный срок;
имеющие пометку "Срочно" - в 3-дневный срок;
имеющие пометку "Оперативно" - в 10-дневный срок;
остальные - в срок не более месяца;
по запросам депутатов Законодательного собрания Ленинградской
области - не позднее чем через 10 дней со дня получения;
по запросам членов Совета Федерации, депутатов Государственной
Думы - не позднее чем через 30 дней со дня получения;
по поручениям Правительства Российской Федерации - в срок,
указанный в поручении.
Если последний день срока исполнения поручения приходится на
нерабочий день, это поручение подлежит исполнению не позднее
рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.
6.10. Если информация представлена позже указанного срока
исполнения поручения, такое поручение считается просроченным, что
является основанием для применения к исполнителю дисциплинарного
взыскания.
6.11. Исполнение по документам, указанным в пункте 4.1,
осуществляется в сроки, установленные в разделе 4 настоящей
Инструкции и юридическим комитетом.
6.12. При необходимости продления срока исполнения поручения
должностное лицо, которому дано поручение, не позднее чем за три
дня до истечения срока исполнения представляет на имя Губернатора
Ленинградской области письменное ходатайство о продлении срока
исполнения с указанием причин невозможности исполнения поручения в
установленные сроки, а также предложениями по новому сроку
исполнения и/или составу соисполнителей.
Продление срока исполнения поручения Президента Российской
Федерации или Правительства Российской Федерации допускается в
исключительных случаях при наличии объективных причин. Должностное
лицо, которому дано поручение, не позднее чем в 10-дневный срок от
даты получения такого поручения представляет Губернатору
Ленинградской области письменное ходатайство о продлении срока
исполнения с указанием объективных причин невозможности исполнения
поручения в установленные сроки, а также предложениями о новом
сроке исполнения и/или составе соисполнителей.
6.13. Об изменении срока исполнения документов ответственный за
делопроизводство своевременно информирует управление
делопроизводства для внесения изменений в учетные формы (новый
срок исполнения, дата представления изменения, подпись).
6.14. При уходе в отпуск, убытии в командировку, в случае
болезни, перемещения или увольнения с должности работник,
ответственный за исполнение документа или поручения, обязан
уведомить своего непосредственного начальника или руководителя
органа исполнительной власти Ленинградской области о всех
имеющихся у него документах и поручениях, передать их
ответственному за делопроизводство или по согласованию с
непосредственным начальником - другому работнику.
6.15. Если поручение Губернатора Ленинградской области дано
нескольким должностным лицам, ответственным исполнителем является
должностное лицо, указанное в поручении первым, или против фамилии
которого стоит пометка "Отв.", "Свод", "Созыв".
Ответственный исполнитель несет ответственность за точное и
своевременное исполнение данного поручения, организует и
координирует работу по его исполнению, а также определяет порядок
подготовки и согласования материалов, представляемых Губернатору
Ленинградской области или в Правительство Ленинградской области в
связи с исполнением этого поручения.
6.16. В целях исполнения поручения ответственный исполнитель
вправе сформировать рабочую группу из представителей
соисполнителей поручения, представителей других заинтересованных
органов исполнительной власти Ленинградской области и организаций
(по согласованию) и/или назначить рабочее совещание с указанными
представителями.
При наличии разногласий между соисполнителями по поводу
исполнения поручения ответственный исполнитель в обязательном
порядке проводит согласительное совещание с участием руководителей
органов исполнительной власти Ленинградской области -
соисполнителей поручения или их заместителей.
Организацию и проведение рабочих и/или согласительных совещаний
обеспечивают ответственные за исполнение поручения.
6.17. Соисполнитель поручения представляет письменный ответ на
запрос ответственного исполнителя не позднее чем за пять дней до
даты истечения срока исполнения поручения, при наличии пометки
"Срочно" - не позднее чем за один рабочий день до даты истечения
трехдневного срока исполнения либо в иной срок, установленный в
запросе ответственного исполнителя.
6.18. Ответственный исполнитель письменно информирует
Губернатора Ленинградской области о ходе и результатах исполнения
поручения, а также направляет в адрес заинтересованных лиц копии
писем, подлинник поручения и приложенные к нему документы и
материалы.
Если исполнение поручения завершилось изданием правового акта,
Губернатору Ленинградской области направляется копия правового
акта.
6.19. Ходатайства о продлении сроков исполнения поручения,
выполнении поручения и/или снятии поручения с контроля до их
представления Губернатору Ленинградской области анализируются и
обобщаются в управлении делопроизводства, которое вырабатывает
соответствующие рекомендации для Губернатора Ленинградской
области.
Руководитель аппарата Губернатора и Правительства Ленинградской
области вправе ходатайствовать о продлении сроков исполнения
поручения или снятии поручения с контроля.
Если в ходатайстве о продлении сроков исполнения поручения,
выполнении поручения и/или снятии поручения с контроля нет
достаточных оснований для продления сроков исполнения поручения
или снятии поручения с контроля, а также сведений о надлежащем
исполнении поручения, руководитель аппарата Губернатора и
Правительства Ленинградской области вправе вернуть такой документ
ответственному исполнителю на доработку.
6.20. Поручение снимается с контроля на основании резолюции
Губернатора Ленинградской области.
Информация о снятии поручения с контроля немедленно доводится
до ответственного исполнителя сектором контроля исполнения
распорядительных документов общего отдела управления
делопроизводства.
6.21. Обобщенная информация о выполнении поручений доводится до
Губернатора Ленинградской области руководителем аппарата
Губернатора и Правительства Ленинградской области.
Раздел 7. Прием, учет, регистрация и распределение документов и
материалов, поступивших на имя Губернатора Ленинградской области и
Правительства Ленинградской области
7.1. Документы и материалы, поступившие на имя Губернатора
Ленинградской области, Правительства Ленинградской области,
первого вице-губернатора Ленинградской области и вице-губернаторов
Ленинградской области, а также в аппарат Губернатора и
Правительства Ленинградской области принимаются, учитываются и
регистрируются в секторе служебной корреспонденции общего отдела
управления делопроизводства.
7.2. Поступившие в Правительство Ленинградской области копии
федеральных законов, правовых актов палат Федерального Собрания
Российской Федерации, актов Конституционного Суда Российской
Федерации, правовых актов Президента Российской Федерации,
правовых актов Правительства Российской Федерации учитываются,
регистрируются и хранятся в юридическом комитете.
Юридический комитет обеспечивает подготовку проектов резолюций
Губернатора Ленинградской области и контроль исполнения указанных
документов.
7.3. Прием и регистрация писем, телеграмм граждан в адрес
Губернатора Ленинградской области и Правительства Ленинградской
области осуществляются отделом по работе с обращениями граждан
управления делопроизводства.
7.4. Информация о зарегистрированных документах заносится в
электронную карточку системы "Канцелярия" и передается в
электронные базы данных органов исполнительной власти,
подключенных к единой системе электронного документооборота (ЕСЭД)
Администрации Ленинградской области.
7.5. Телефонограммы в адрес Губернатора Ленинградской области,
первого вице-губернатора Ленинградской области и вице-губернаторов
Ленинградской области принимаются работниками их секретариатов.
7.6. Корреспонденция на иностранных языках после регистрации
передается для перевода в комитет международных и региональных
связей Ленинградской области и с текстом перевода направляется
адресату.
7.7. Не подлежат регистрации статистические сборники, книги,
периодические издания, проспекты с научно-технической информацией,
поздравительные письма и телеграммы, открытки, пригласительные
билеты и другие документы по определению начальника управления
делопроизводства. Перечень нерегистрируемых документов,
поступающих в Администрацию Ленинградской области, приведен в
приложении 2 к настоящей Инструкции.
7.8. При вскрытии конвертов с документами работником сектора
служебной корреспонденции проверяется правильность адресования и
оформления, комплектность и целостность документов, приложений к
ним; сверяются номера документов с номерами, указанными на
конвертах. В правом верхнем углу входящего документа проставляется
регистрационный штамп установленной формы.
Неправильно адресованные и оформленные, ошибочно вложенные в
конверт документы пересылаются по назначению или возвращаются
отправителю.
При недостаче документов (отдельных их листов) или приложений к
ним составляется акт (по форме согласно приложению 3 к настоящей
Инструкции) в трех экземплярах, один из которых остается в секторе
служебной корреспонденции, другой приобщается к поступившему
документу, третий направляется отправителю.
На оборотной стороне последнего листа поврежденного документа
делается запись или ставится штамп "Документ получен в
поврежденном виде".
Конверты, в которые были вложены документы, не уничтожаются в
тех случаях, когда только по конвертам можно установить адрес
отправителя, дату отправления и получения документов.
На конвертах с пометкой "Лично" проставляются дата поступления
и учетный номер, конверты передаются адресатам без вскрытия и
учитываются в обычном порядке по реквизитам, указанным на
конвертах.
7.9. В секторе служебной корреспонденции документы, кроме
срочных, поступившие до 15 часов, регистрируются в день
поступления, поступившие после 15 часов, регистрируются датой
следующего дня.
Информация о зарегистрированных документах, их прохождении и
исполнении хранится в технологической базе данных
автоматизированной системы "Канцелярия" не менее трех лет.
7.10. Сектор служебной корреспонденции направляет поступившие
документы адресатам по назначению.
Документы, адресованные Губернатору Ленинградской области,
Правительству Ленинградской области, при необходимости
предварительной проработки, подготовки информации и предложений
могут направляться по поручению (указанию) начальника управления
делопроизводства вице-губернаторам в соответствии с распределением
обязанностей или в органы исполнительной власти Ленинградской
области.
Документы, адресованные первому вице-губернатору Ленинградской
области и вице-губернаторам Ленинградской области, направляются в
их секретариаты.
7.11. Документы передаются адресатам в день их регистрации
(учета), а имеющие пометки "Срочно" или "Вручить немедленно"
(далее - срочные документы) передаются немедленно.
Зарегистрированные документы передаются под роспись в реестре с
указанием даты, времени передачи документа и фамилии работника,
принявшего документ.
Документы, подготовленные в органе исполнительной власти
Ленинградской области и используемые внутри его, относятся к
категории внутренних документов и регистрируются (учитываются)
службой делопроизводства в соответствующем журнале, карточке или
автоматизированной системе.
Переписка по вопросам текущей деятельности между
подразделениями органов исполнительной власти Ленинградской
области, как правило, не допускается. В исключительных случаях
переписка ведется без регистрации документов в службе
делопроизводства.
7.12. Зарегистрированные в секторе служебной корреспонденции
документы передаются из одного органа исполнительной власти
Ленинградской области в другой только через сектор служебной
корреспонденции с переадресацией в автоматизированной системе
"Канцелярия".
Передача документов внутри органа исполнительной власти
Ленинградской области осуществляется через службу
делопроизводства.
7.13. При работе с документами, поступившими в орган
исполнительной власти Ленинградской области и зарегистрированными
в установленном порядке, не разрешается вносить в них какие-либо
правки и пометки, кроме предусмотренных настоящей Инструкцией.
7.14. При уходе в отпуск, убытии в командировку, в случае
болезни работник с разрешения непосредственного руководителя
передает другому работнику через службу делопроизводства
находящиеся у него на исполнении документы. При увольнении
числящиеся за исполнителем документы сдаются в службу
делопроизводства.
Контроль за передачей документов осуществляется руководителем
соответствующего подразделения.
7.15. Поступившие документы представляются работником службы
делопроизводства руководителю органа исполнительной власти
Ленинградской области и согласно его резолюциям передаются на
исполнение. Резолюция включает фамилию исполнителя (исполнителей),
текст поручения, срок исполнения, подпись руководителя и дату.
7.16. Состояние работы с документами в органе исполнительной
власти Ленинградской области (на подготовке, на докладе, на
контроле, исполнено, доложено, списано в дело) фиксируется
работником службы делопроизводства.
Служба делопроизводства ежемесячно сверяет наличие документов,
находящихся на исполнении, с данными, занесенными в базу данных
"Канцелярия", представляет руководителю органа исполнительной
власти Ленинградской области справку о прохождении и исполнении
документов.
Раздел 8. Подготовка и оформление документов в органах
исполнительной власти Ленинградской области. Отправка документов
Основные требования к подготовке и оформлению документов
8.1. При подготовке и оформлении документов работники должны
руководствоваться следующими основными требованиями:
документы печатаются на бланках установленной формы, если иное
не установлено настоящей Инструкцией;
письма, адресованные Президенту Российской Федерации,
Председателю Правительства Российской Федерации, руководителям
федеральных органов государственной власти по вопросам, входящим в
компетенцию Губернатора Ленинградской области или Правительства
Ленинградской области, оформляются соответственно на бланках
Губернатора Ленинградской области или Правительства Ленинградской
области за подписью Губернатора Ленинградской области либо лица,
исполняющего его обязанности;
письма за подписью первого вице-губернатора Ленинградской
области, вице-губернаторов Ленинградской области по вопросам,
входящим в их компетенцию, оформляются на бланках соответственно
первого вице-губернатора Ленинградской области и вице-губернаторов
Ленинградской области;
письма руководителей органов исполнительной власти
Ленинградской области и их заместителей по вопросам, входящим в
компетенцию органов исполнительной власти Ленинградской области,
оформляются на бланках этих органов;
при переписке между структурными подразделениями органов
исполнительной власти Ленинградской области бланки не
используются;
содержание документа должно быть кратким, аргументированным,
обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в нем
информации;
фамилия исполнителя и номер его служебного телефона
проставляются на лицевой или оборотной стороне последнего листа в
левом нижнем углу документа;
исходящие письма отправляются с подписью должностного лица,
копия исходящего документа, завизированная исполнителем (при
необходимости с указателем рассылки), помещается в дело в
соответствии с номенклатурой дел;
в письмах-ответах указываются номер и дата документа, на
который дается ответ; дата и номер письма выносятся в заголовок
первого листа;
документы подписываются должностными лицами в соответствии с их
полномочиями, при этом указывается должность (полное наименование,
если документ оформлен не на бланке, и сокращенное, если документ
оформлен на бланке) и приводится расшифровка подписи с указанием
инициалов и фамилии лица, подписывающего документ;
подписание документа, на котором указана фамилия одного
должностного лица, другим должностным лицом (с предлогом "за" или
косой чертой перед наименованием должности подписывающего) не
допускается;
проекты документов должны быть завизированы исполнителями и
другими должностными лицами, ответственными за его подготовку,
виза проставляется на лицевой стороне последнего листа проекта
документа на его нижнем поле: на первом экземпляре (подлиннике)
распорядительных и других внутренних документов, приложения к
документу, на копии отправляемого документа (кроме телеграммы);
датой документа является дата его подписания, утверждения или
составления, проставляемая словесно-цифровым способом (например:
"12 мая 2004 года") либо цифровым способом, то есть тремя парами
арабских цифр, разделенными точками, в последовательности число,
месяц, год (например: "15.04.04"). Словесно-цифровой способ
применяется в текстах документов, при датировании правовых актов,
финансовых и других служебных документов, цифровой способ
датирования используется при написании резолюций, визировании,
проставлении отметок об исполнении документов и в иных случаях;
при направлении документа руководителю организации ее
наименование (в родительном падеже) включается в состав
наименования должности адресата (в дательном падеже); при
направлении документа в организацию ее наименование указывается в
именительном падеже, а должность и фамилия руководителя - в
дательном падеже, при направлении документа в адрес нескольких
однородных организаций их наименования указываются обобщенно,
например: "Руководителям органов исполнительной власти
Ленинградской области", "Главам муниципальных образований";
адресат указывается в правом верхнем поле документа;
полный почтовый адрес указывается в случае направления
документа разовому корреспонденту;
почтовый адрес располагается после фамилии адресата;
в ответах на письма граждан сначала указывается почтовый адрес,
затем инициалы имени, отчества и фамилия адресата;
в адресной части письма, телеграммы может быть указано не более
четырех адресатов, при этом каждый экземпляр документа должен быть
оформлен и подписан, а адресат, которому направляется конкретный
экземпляр, подчеркивается. При направлении документа более чем в
четыре адреса составляется указатель рассылки, который
подписывается исполнителем; на каждом экземпляре документа
указывается только один адресат;
если документ имеет приложения, указанные в тексте, отметка о
них делается после текста до подписи по форме: "Приложение: по
тексту на ___ л. в ____ экз.". Приложения, не указанные в тексте,
перечисляются с указанием наименования, количества листов и
экземпляров. Если приложения сброшюрованы, количество листов в них
можно не указывать;
на документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения
проставляется в правом верхнем углу первого листа документа. Если
документ утверждается должностным лицом, гриф утверждения состоит
из следующих элементов: слова "УТВЕРЖДАЮ", наименования должности,
подписи, инициалов имени, отчества, фамилии лица, утвердившего
документ, даты утверждения. Если документ утверждается правовым
актом, гриф утверждения включает слово "УТВЕРЖДЕН" в
соответствующем роде и числе, наименование распорядительного
документа, его дату и номер;
отправляемому документу присваивается регистрационный номер,
который состоит из индекса органа исполнительной власти
Ленинградской области и порядкового номера документа органа
исполнительной власти Ленинградской области, при этом исходящий
номер может быть дополнен индексом дела в соответствии с
номенклатурой дел;
письмам и телеграммам, подписанным Губернатором Ленинградской
области, первым вице-губернатором Ленинградской области, вице-
губернаторами Ленинградской области, регистрационные номера
присваиваются только в секторе служебной корреспонденции общего
отдела управления делопроизводства;
письмам и телеграммам, подписанным руководителями
(заместителями руководителей) органов исполнительной власти
Ленинградской области, регистрационные номера присваиваются
ответственными за делопроизводство, после чего копия документа с
экземпляром регистрационной карточки помещается в соответствующее
дело согласно номенклатуре дел и хранится в органе исполнительной
власти Ленинградской области.
8.2. Служебные письма зарубежным адресатам (в том числе в
посольства и представительства иностранных государств) оформляются
на бланках.
На бланке в правом верхнем углу первого листа письма
указываются адрес зарубежного корреспондента, напечатанный
латинским шрифтом и включающий фамилию (имя и фамилию) адресата,
наименование организации (фирмы), должность адресата, название
города и страны.
Проект письма зарубежному адресату подлежит согласованию с
комитетом международных и региональных связей Ленинградской
области.
8.3. Телеграммы за подписью должностных лиц Ленинградской
области оформляются следующим образом:
текст телеграммы излагается кратко, печатается без исправлений,
не должен превышать одной машинописной страницы;
подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой; в подписи
указываются наименование должности и фамилия лица, подписавшего
телеграмму (без инициалов имени и отчества);
для отправки передаются три экземпляра текста телеграммы.
Отправка документов
8.4. Исходящие документы за подписью Губернатора Ленинградской
области, первого вице-губернатора Ленинградской области, вице-
губернаторов Ленинградской области передаются для обработки и
отправки адресатам в сектор служебной корреспонденции общего
отдела управления делопроизводства. Документы, подписанные
руководителями органов исполнительной власти Ленинградской
области, отправляются через ответственного за делопроизводство.
На отправку передаются подлинник документа и подписанный
исполнителем указатель рассылки (при направлении документа более
чем четырем адресатам). При этом ответственному за
делопроизводство дополнительно передается необходимое количество
оформленных для отправки адресатам копий документа в соответствии
с указателем рассылки. Для отправки телеграммы передаются
оформленный подлинник, две копии и два экземпляра указателя
рассылки, подписанные исполнителем.
Экземпляр документа (письма, телеграммы) с проставленным на нем
исходящим номером и датой отправки возвращается в соответствующий
орган исполнительной власти Ленинградской области.
Документы отправляются адресатам в зависимости от степени
срочности их доставки. Степень срочности доставки документа
определяется руководителем органа исполнительной власти
Ленинградской области.
Документы, направляемые по домашним адресам, отправляются через
почтовое отделение связи.
Неправильно оформленные для отправки документы возвращаются
исполнителям на доработку.
Документы неслужебного характера к отправке не принимаются.
Служебные документы структурных подразделений аппарата
Губернатора и Правительства Ленинградской области, направляемые по
всем видам связи, отправляются только через сектор служебной
корреспонденции за номерами, присвоенными им сектором служебной
корреспонденции.
Раздел 9. Рассмотрение обращений членов Совета Федерации,
депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской
Федерации и депутатов Законодательного собрания Ленинградской
области
9.1. В настоящем разделе определены особенности работы с
депутатскими запросами членов Совета Федерации, депутатов
Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации и
депутатов Законодательного собрания Ленинградской области (далее -
обращения депутатов) к Губернатору Ленинградской области,
Правительству Ленинградской области, руководителям органов
исполнительной власти Ленинградской области.
9.2. В качестве депутатского запроса рассматривается письмо,
оформленное на бланке члена Совета Федерации, депутата, фракции,
депутатской группы Государственной Думы, с соответствующей
подписью (подписями).
В качестве обращения депутата Законодательного собрания
Ленинградской области рассматривается письмо Председателя
Законодательного собрания или его заместителя, к которому
прилагается правовой акт Законодательного собрания и депутатское
обращение, рассмотренное на заседании Законодательного собрания.
9.3. Депутатские запросы и обращения депутатов на имя
Губернатора Ленинградской области, Правительства Ленинградской
области, первого вице-губернатора Ленинградской области, вице-
губернаторов Ленинградской области регистрируются в секторе
служебной корреспонденции общего отдела управления
делопроизводства.
Депутатские запросы и обращения депутатов, к которым приложены
письма граждан, дополнительно регистрируются в отделе по работе с
обращениями граждан.
9.4. Поступившие в управление делопроизводства депутатские
запросы и обращения депутатов направляются:
адресованные Губернатору Ленинградской области, Правительству
Ленинградской области - Губернатору Ленинградской области;
адресованные первому вице-губернатору Ленинградской области -
первому вице-губернатору Ленинградской области;
адресованные вице-губернаторам Ленинградской области - вице-
губернаторам Ленинградской области;
адресованные органам исполнительной власти Ленинградской
области - руководителям органов исполнительной власти
Ленинградской области.
9.5. Орган исполнительной власти Ленинградской области или
должностное лицо, которому непосредственно адресован депутатский
запрос или обращение, должен дать ответ на него в письменной форме
не позднее 10 дней со дня получения обращения или в иной
установленный в депутатском запросе или обращении срок.
В случае необходимости проведения в связи с обращением или
запросом депутата дополнительной проверки или дополнительного
изучения каких-либо вопросов следует сообщить об этом депутату в
10-дневный срок со дня получения обращения.
9.6. Орган исполнительной власти Ленинградской области,
которому поручено рассмотреть обращение депутата, адресованное
Губернатору Ленинградской области или Правительству Ленинградской
области, в 10-дневный срок с момента регистрации документа в
секторе служебной корреспонденции представляет Губернатору
Ленинградской области проект ответа.
9.7. Направление исполнителям поручений, данных по обращениям
депутатов, и контроль исполнения этих поручений осуществляются в
соответствии с настоящей Инструкцией.
9.8. Обращения и запросы депутатов, адресованные
непосредственно в органы исполнительной власти Ленинградской
области, документы по их рассмотрению, в том числе ответы,
исполняются в соответствии с настоящей Инструкцией и формируются в
этих органах в дела согласно номенклатуре дел.
Раздел 10. Рассмотрение обращений граждан
10.1. В аппарате Губернатора и Правительства Ленинградской
области организация централизованного учета и обеспечение
своевременного рассмотрения письменных и устных обращений граждан,
а также письменных обращений граждан, поступивших с
сопроводительными письмами из палат Федерального Собрания
Российской Федерации, из вышестоящих государственных органов,
осуществляется отделом по работе с обращениями граждан управления
делопроизводства.
10.2. Письменные обращения граждан, поступившие на имя
Губернатора Ленинградской области, в адрес Правительства
Ленинградской области, регистрируются в отделе по работе с
обращениями граждан. На лицевой стороне первого листа в правом
верхнем углу письменного обращения проставляется регистрационный
штамп. Информация о зарегистрированных обращениях заносится в
специализированную автоматизированную систему.
10.3. Письменные обращения граждан, в которых отсутствуют
фамилия и адрес автора обращения, признаются анонимными и не
подлежат рассмотрению.
Не рассматриваются обращения, содержащие выражения,
оскорбляющие честь и достоинство других лиц, бессмысленные по
содержанию. По решению начальника отдела анонимные, бессмысленные
или некорректные по содержанию обращения списываются "В дело" в
порядке, установленном настоящей Инструкцией.
10.4. Обращения граждан, подлежащие рассмотрению в органах
исполнительной власти, направляются в эти органы с распечатками
электронных учетных карточек, содержащих краткую аннотацию, а
также другую информацию, необходимую для работы с обращением.
В органах исполнительной власти обращения граждан учитываются в
учетно-контрольных карточках или журналах.
Переадресовка обращений граждан из одного органа исполнительной
власти в другой осуществляется через отдел по работе с обращениями
граждан или с уведомлением отдела.
Информация о письменных обращениях с прилагаемыми подарками,
иными вложениями в конверты доводится до сведения начальника
управления делопроизводства для принятия соответствующего решения.
Государственные награды, удостоверения к ним, паспорта, трудовые
книжки, иные документы возвращаются в органы местного
самоуправления по месту жительства заявителя для возврата их
авторам обращения.
10.5. Письменные обращения граждан рассматриваются в срок до
одного месяца со дня их регистрации. В отдельных случаях срок
рассмотрения обращения может быть продлен должностным лицом,
давшим поручение, но не более чем на один месяц, о чем исполнитель
уведомляет автора обращения.
10.6. Если отдел по работе с обращениями граждан сочтет
необходимым направить письменное обращение гражданина на
рассмотрение в орган исполнительной власти либо в муниципальное
образование, обращение отправляется с сопроводительным письмом, в
котором оговаривается порядок ответа заявителю, а при
необходимости - и Правительству Ленинградской области. В таком
случае в правом верхнем углу первого листа письма ставятся штампы
"Контроль" и "Письмо подлежит возврату в Правительство
Ленинградской области".
Если рассмотрение обращения закончено непосредственно в органе
исполнительной власти Ленинградской области, автор обращения
извещается о результатах, как правило, в письменной, а в отдельных
случаях в устной форме, о чем исполнителем делается запись в
правом нижнем углу первого листа письма с указанием даты разговора
с заявителем.
10.7. Письменные обращения, содержащие вопросы, не входящие в
компетенцию органа исполнительной власти Ленинградской области, в
5-дневный срок направляются по принадлежности, о чем сообщается
заявителю.
10.8. Обращения граждан считаются разрешенными, если
рассмотрены все поставленные в них вопросы и даны ответы
заявителям.
Копии документов, связанных с рассмотрением обращений граждан,
поступивших на имя Губернатора Ленинградской области,
Правительства Ленинградской области, направляются в отдел по
работе с обращениями граждан для корректировки базы данных
автоматизированной системы.
Законченные делопроизводством обращения граждан в органах
исполнительной власти Ленинградской области формируются в дела в
соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
10.9. Контроль за своевременным, объективным и полным
рассмотрением обращений граждан, направленных в органы
исполнительной власти Ленинградской области, осуществляют их
руководители.
10.10. Справочную работу по законченным делопроизводством
обращениям граждан ведет отдел по работе с обращениями граждан.
10.11. Прием посетителей в приемной Правительства Ленинградской
области осуществляется работниками отдела ежедневно, кроме
выходных дней. Учет посетителей, высказанных ими предложений,
просьб и жалоб ведется на карточках установленной формы.
Письменные заявления, жалобы, ходатайства и предложения,
переданные посетителями на приеме, учитываются и рассматриваются
как письменные обращения граждан.
10.12. Отдел по работе с обращениями граждан ведет анализ и
обобщение поступающих обращений, систематически готовит на имя
Губернатора Ленинградской области справки о количестве и характере
поступивших и рассмотренных письменных и устных обращений граждан.
Организация работы по приему граждан
10.13. Рассмотрение устных обращений граждан осуществляется в
приемной Правительства Ленинградской области (далее - Приемная).
Прием граждан ведут члены Правительства Ленинградской области,
руководители органов исполнительной власти Ленинградской области и
работники отдела по работе с обращениями граждан.
10.14. Запись на прием осуществляют работники отдела по работе
с обращениями граждан ежедневно с 9.00 до 18.00 (кроме выходных и
праздничных дней), в пятницу с 9.00 до 17.00.
Во время записи устанавливается количество устных и письменных
обращений гражданина в Приемную. При повторных обращениях делается
запрос об имеющихся в отделе материалах по заявителю.
10.15. Работник отдела по работе с обращениями граждан, ведущий
прием, составляет краткую аннотацию просьбы заявителя.
10.16. Во время приема работник отдела по работе с обращениями
граждан вправе направить заявителя на прием в орган исполнительной
власти Ленинградской области, в компетенцию которого входит
решение вопроса.
Прием заявителей руководителями соответствующих органов
исполнительной власти Ленинградской области осуществляется в
установленные для этих должностных лиц дни приема граждан.
10.17. При необходимости для рассмотрения поставленных
заявителем вопросов в Приемную может быть приглашен работник
соответствующего органа исполнительной власти Ленинградской
области.
10.18. Руководители органов исполнительной власти Ленинградской
области осуществляют прием граждан в соответствии с ежемесячным
графиком, утверждаемым Губернатором Ленинградской области.
10.19. Материалы личного приема граждан руководителями органов
исполнительной власти Ленинградской области учитываются и
обрабатываются в отделе по работе с обращениями граждан.
Учетные данные о проведенном приеме вводятся в электронную
карточку системы "Обращения граждан".
10.20. Оригинал письменного обращения гражданина с копией
карточки личного приема прикладываются к сопроводительному письму
отдела по работе с обращениями граждан в адрес органа
исполнительной власти Ленинградской области, в ведении которого
находится решение соответствующих вопросов.
10.21. Ход подготовки ответов на устные и письменные обращения
граждан, поступившие во время личного приема, контролируется
отделом по работе с обращениями граждан.
10.22. В случае если поставленные на личном приеме вопросы не
входят в компетенцию органа исполнительной власти Ленинградской
области, заявителю даются разъяснения по обращению в
соответствующие органы власти или организации.
10.23. Члены Правительства Ленинградской области осуществляют
прием граждан по поручению Губернатора Ленинградской области в
соответствии с графиком, который доводится до сведения посетителей
через информационный стенд в Приемной.
10.24. Запись граждан на личный прием к членам Правительства
Ленинградской области и подготовку вопросов к личному приему
граждан осуществляют работники отдела по работе с обращениями
граждан.
10.25. Отдел по работе с обращениями граждан обязан не позднее
чем за два дня до даты приема граждан направить в адрес членов
Правительства Ленинградской области, осуществляющих этот прием,
необходимые документы и материалы. Один комплект документов
остается в отделе по работе с обращениями граждан.
10.26. Отправка материалов по результатам приема граждан с
поручениями Губернатора Ленинградской области или членов
Правительства Ленинградской области на исполнение в органы
исполнительной власти Ленинградской области осуществляется отделом
по работе с обращениями граждан через сектор служебной
корреспонденции.
Материалы приема заносятся в электронную карточку системы
"Обращения граждан".
10.27. Контроль исполнения поручений Губернатора Ленинградской
области, членов Правительства Ленинградской области по результатам
приема граждан осуществляется отделом по работе с обращениями
граждан. Материалы личного приема граждан должностными лицами
хранятся в архиве отдела.
10.28. Информация о принятых по обращениям граждан мерах
направляется отделом по работе с обращениями граждан на
ознакомление руководителю, осуществлявшему прием. После
возвращения материалов, если по ним не поступает дополнительных
поручений, они снимаются с контроля и формируются в дела. Если
рассмотрение заявления остается на контроле, в базе данных
делается запись о продлении срока рассмотрения обращения.
|
