Законы России
 
Навигация
Популярное в сети
Курсы валют
04.10.2017
USD
57.94
EUR
67.98
CNY
8.71
JPY
0.51
GBP
76.94
TRY
16.17
PLN
15.77
 

РАСПОРЯЖЕНИЕ ГУБЕРНАТОРА МО ОТ 27.12.2002 N 1193-РГ ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ОРГАНАХ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ, ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНАХ МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ

По состоянию на ноябрь 2007 года
Стр. 3
 
                           В.Л. Петрову
   
       При   адресовании   документа   руководителю   организации   ее
   наименование  входит  в  состав  наименования  должности  адресата,
   например:
   
                           Генеральному директору
                           ОАО "Мосэнерго"
   
                           А.Н. Ремезову
   
   или
   
                           Главе Раменского района
                           В.Ф. Демину
   
   или
   
                           Командующему войсками
                           Московского военного округа
                           генерал-полковнику
   
                           И.И. Ефремову
   
       Если  документ отправляется в несколько однородных организаций,
   их наименования указываются обобщенно, например:
   
                           Главам муниципальных образований
                           Московской области
   
   или
   
                           Председателям комитетов по управлению
                           имуществом муниципальных образований
                           Московской области
   
       В  состав  реквизита  "Адресат" может входить  почтовый  адрес.
   Элементы   почтового   адреса  указываются  в   последовательности,
   установленной правилами оказания услуг почтовой связи. Если  письмо
   адресуется  организации, указывают ее наименование, затем  почтовый
   адрес.
       При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и
   фамилию получателя, затем почтовый адрес, например:
   
       И.П. Сидорову
       ул. Триумфальная, д. 5, кв. 36
       г. Королев, Московская область, 143204
   
       Реквизит  не  должен содержать более четырех адресатов,  каждый
   экземпляр такого документа должен быть подписан.
       При большем количестве адресатов составляется список рассылки.
       Почтовый  адрес не проставляется на документах. При направлении
   документов   в   федеральные   органы  государственной   власти   и
   постоянным   корреспондентам   применяются   конверты   с   заранее
   напечатанными адресами.
       8.3.13. Утверждение документа.
       "Гриф  утверждения документа" располагается  в  верхнем  правом
   углу   документа  и  состоит  из  слова  "УТВЕРЖДАЮ",  наименования
   должности  лица,  утверждающего документ, его  подписи,  инициалов,
   фамилии и даты утверждения:
   
                                  УТВЕРЖДАЮ
   
                                  Губернатор Московской области
   
                                  (подпись)   И.О. Фамилия
                                  17 мая 2002 г.
   
   или
   
                                  УТВЕРЖДАЮ
   
                                  Первый заместитель министра
                                  Правительства Московской области -
                                  руководителя аппарата Правительства
                                  Московской области
   
                                   (подпись)   И.О. Фамилия
                                   20 июня 2002 г.
   
       8.3.14. Резолюция.
       Резолюция   -  реквизит,  который  оформляется  соответствующим
   должностным лицом и содержит поручение по данному документу.
       Резолюции,  как  правило, оформляются  на  специальных  бланках
   формата  А6,  на  нижнем  поле которых  указываются  номер  и  дата
   документа, к которому относится резолюция (приложение N 34).
       В   резолюции   определяются  организации,  подразделения   или
   должностные  лица,  которым поручено выполнение  задания,  анализа,
   выработки предложений и др.
       Резолюция    включает   фамилии   исполнителей    (наименование
   структурных   подразделений,  сторонних  организаций),   содержание
   поручения, срок исполнения, подпись и дату, например:
   
   В.Д. Петрову
   П.С. Никитину
   Прошу принять срочные меры.
   Доложить к 19.01.2002.
   
   Личная подпись
   09.01.2002
   
   или
   
   Министерство культуры Московской области
   
   Администрация Лотошинского района
   
   Просьба рассмотреть вопросы,
   находящиеся в Вашей компетенции,
   и о результатах сообщить заявителям
   
   Личная подпись   (инициалы, фамилия)
   09.01.2002
   
       При наличии нескольких исполнителей ответственным за исполнение
   считается  названный первым в резолюции. Ему предоставляется  право
   созыва соисполнителей и координации их работы.
       На   документах,  не  требующих  дополнительных   указаний   по
   исполнению   и  имеющих  типовые  сроки  исполнения,  в   резолюции
   указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.
       8.3.15. Заголовок к тексту.
       "Заголовок  к тексту" - реквизит документа, выражающий  краткое
   содержание  текста. Наличие заголовка сокращает  время  прохождения
   документа при регистрации и исполнении.
       Заголовок согласуется с наименованием вида документа, например:
   приказ  (о чем) о создании аттестационной комиссии, карточка (чего)
   учета движения основных средств.
       К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, письмам
   объемом   менее  двух  страниц  и  ответам  на  обращения   граждан
   заголовок, как правило, не составляется.
       8.3.16.   Отметка  о  контроле  проставляется  на   документах,
   подлежащих контролю, в виде буквы "К" или штампа "КОНТРОЛЬ".
       8.3.17. Текст документа.
       Текст   должен   содержать  достоверную   и   аргументированную
   информацию.
       Тексты  документов оформляются в виде анкеты, таблицы, связного
   текста, трафарета или сочетания этих форм.
       Сплошной  связный  текст  документа  содержит  грамматически  и
   логически  согласованную информацию об управленческих  действиях  и
   применяется   при   подготовке   положений,   инструкций,   правил,
   приказов,  распоряжений, протоколов, актов, договоров,  контрактов,
   соглашений, докладных записок, писем, справок и т.д.
       Связный текст состоит из двух частей. В первой, констатирующей,
   части  указываются причины, основания, цели составления  документа.
   В  этой части при необходимости должна быть установлена взаимосвязь
   с  ранее  изданными нормативными актами или другими документами  по
   данному  вопросу. В тексте документов, подготовленных на  основании
   или  в  развитие  документов других организаций или ранее  изданных
   документов, указываются их реквизиты: наименование вида  документа,
   автор, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту.
       Во    второй   (заключительной)   части   излагаются   решения,
   распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
       Если   содержание  документа  не  нуждается  в  пояснении   или
   обосновании, то текст может содержать только заключительную  часть,
   например:  приказы  -  распорядительную часть  без  констатирующей,
   письма  -  просьбу  без  пояснения, справки,  докладные  записки  -
   оценку фактов, выводы.
       Если  связный текст содержит несколько решений, выводов и т.д.,
   то  он  разбивается  на разделы, подразделы,  пункты  и  подпункты.
   Разделы  и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки), которые
   пишутся   с   заглавной   буквы.  Точка  в   конце   заголовков   и
   подзаголовков  не  проставляется.  Пункты  и  подпункты  нумеруются
   арабскими   цифрами,   разделенными  точками.   Текст   пунктов   и
   подпунктов пишется с прописной буквы и заканчивается точкой.
       При   подготовке   документов,  составленных   по   однотипным,
   повторяющимся  ситуациям (приказов по личному  составу,  договоров,
   контрактов,   актов,   сопроводительных   и   гарантийных    писем,
   претензий,     заявок,    заключений    и    т.д.),    используются
   унифицированные формы с трафаретным текстом.
       При   подготовке  текстов  документов  рекомендуется  применять
   текстовый  редактор  Word  for Windows  версии  от  6.0  и  выше  с
   использованием  шрифтов  Times New Roman Cyr  размером  N  12  (для
   оформления  табличных материалов), 13, 14, 15, Times DL размером  N
   12, 13, 14.
       8.3.18. Оформление приложений к документу.
       Приложения к документу могут быть трех видов:
       -    приложения,   утверждаемые   или   вводимые   в   действие
   соответствующими   нормативными   правовыми   и   распорядительными
   документами (постановлениями, распоряжениями, приказами);
       -  приложения, поясняющие или дополняющие содержание  основного
   документа;
       -    приложения,   являющиеся   самостоятельными   документами,
   направляемые с сопроводительным письмом.
       Отметка о наличии приложения оформляется двумя способами.
       Если  приложение  названо в тексте, то отметка  о  его  наличии
   оформляется следующим образом:
   
   Приложение: на 5 л. в 2 экз.
   
       Если   документ  имеет  приложение,  не  названное  в   тексте,
   указываются его наименование, количество листов и экземпляров;  при
   наличии нескольких приложений они нумеруются, например:
   
   Приложение: 1. Штатное расписание... на 4 л. в 3 экз.
               2. Смета расходов... на 3 л. в 3 экз.
   
       Если  к  документу прилагается другой документ,  также  имеющий
   приложение,  то отметка о наличии приложения оформляется  следующим
   образом:
   
   Приложение: письмо Минюста России от 17.02.94 N 01-4/172
               и приложение к нему, всего на 7 л.
   
       В  приложении  к  нормативному  правовому  и  распорядительному
   документу  в верхнем правом углу первого листа делается  отметка  с
   указанием  наименования  документа,  его  даты  и  регистрационного
   номера, например:
   
                                        Приложение N 2
                                        к постановлению Правительства
                                        Московской области
                                        от 22.03.2001 N 93/12
   
       Если  приложение направляется не во все указанные  в  документе
   адреса, отметка о его наличии оформляется следующим образом:
   
   Приложение: на 3 л. в 5 экз. в первый адрес.
   
       Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается,
   например:
   
      Приложение в 3 экз.
   
   или
   
      Приложение: техническое    задание    на   разработку   системы
   "Электронная почта" в 2 экз.
   
       При большом количестве приложений на них составляется отдельная
   опись, а в самом документе после текста указывается:
   
   Приложение: согласно описи на ___ л.
   
       8.3.19. Подпись документа.
       В  состав  реквизита  "Подпись" входят: наименование  должности
   лица,  подписавшего документ (полное, если документ оформлен не  на
   бланке,  и  сокращенное  -  на документе, оформленном  на  бланке);
   личная подпись и ее расшифровка (инициалы, фамилия), например:
   
   Начальник Управления
   по связи и информатизации (подпись)        П.В. Сергеев
   
   
       При подписании документов на бланке должностного лица должность
   подписавшего не указывается.
       При  подписании  документа несколькими должностными  лицами  их
   подписи   располагаются  одна  под  другой  в   последовательности,
   соответствующей занимаемой должности, например:
   
   Начальник управления         (подпись)          А.Т. Бычков
   
   Главный бухгалтер            (подпись)          Е.Д. Брынкина
   
       При  подписании документа несколькими лицами равных  должностей
   их подписи располагаются на одном уровне.
       Документ    может   быть   подписан   исполняющим   обязанности
   должностного лица с указанием его фактической должности и  фамилии.
   При  этом  не разрешается ставить надпись от руки "зам"  или  косую
   черту перед наименованием должности.
       Документы  коллегиальных  органов  (коллегии,  совета  и   др.)
   подписываются   председательствующим  на  заседании  коллегиального
   органа и секретарем.
       В  документах, составленных комиссией, указываются не должности
   лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии  в
   соответствии с распределением, например:
   
   Председатель комиссии      (подпись)            Н.В. Куликов
   
   Члены комиссии             (подпись)            К.М. Артемьева
   
                              (подпись)            С.П. Матвеев
   
                              (подпись)            В.А. Филатов
   
       8.3.20.  Печать заверяет подлинность подписи должностного  лица
   на  документах,  предусмотренных специальными нормативными  актами,
   удостоверяющих   права   лиц,  фиксирующих   факты,   связанные   с
   финансовыми средствами.
       На  документах  финансового характера печать  проставляется  на
   специально  отведенном месте без захвата наименования  должности  и
   подписи.
       Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым.
       8.3.21.  Копия  документа - документ, полностью воспроизводящий
   информацию  подлинного  документа и все его  внешние  признаки  или
   часть их.
       Копия  с  документа воспроизводится машинописным  способом  или
   средствами оперативной полиграфии.
       При  изготовлении копии машинописным способом  текст  документа
   перепечатывается полностью, включая элементы бланка.
       Машинописная  копия и копия, изготовленная  с  помощью  средств
   оперативной  полиграфии, должны быть заверены лицом, удостоверяющим
   их  полное  соответствие  подлинникам. При  заверении  соответствия
   копии  документа  подлиннику отметка о заверении копии  оформляется
   следующим   образом:   ниже   реквизита   "Подпись"   проставляются
   заверительная  надпись "Верно"; должность лица, заверившего  копию;
   личная  подпись,  расшифровка  подписи  (инициалы,  фамилия),  дата
   заверения, например:
   
   Подпись    (инициалы, фамилия)
   
   Верно
   
   Заместитель
   заведующего отделом кадров   (подпись)   И.О. Фамилия
   
   23.10.2001
   
       При пересылке копии с документа в другие организации или выдаче
   ее   на   руки   частным   лицам   заверительная   подпись   должна
   удостоверяться печатью без изображения государственного герба.
       8.3.22. Отметка об исполнителе.
       Реквизит  "Отметка об исполнителе" включает фамилию исполнителя
   документа   и   номер   его   телефона.  Отметка   об   исполнителе
   располагается  на  лицевой или оборотной стороне  последнего  листа
   документа в левом нижнем углу, например:
   
   Лебедев
   975-41-51
   
       8.3.23.  Отметка  об исполнении документа и направлении  его  в
   дело  включает следующие данные: ссылка на дату и номер  документа,
   свидетельствующего  о  его  исполнении,  а  при  отсутствии  такого
   документа  - краткие сведения об исполнении; слова "В дело";  номер
   дела, в котором будет храниться документ, например:
   
   Материалы отправлены
   факсом 26.02.2002
   N 03-15/131.
   В дело.   (подпись)    (инициалы, фамилия)
   
   27.02.2002
   
   или
   
   Издан приказ от 28.10.98 N 120
   "О создании экспертной комиссии".
   В дело N 01-46.
   
   Подпись     (инициалы, фамилия)
   29.01.2002
   
       Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна
   быть  подписана и датирована руководителем подразделения, в котором
   исполнен документ.
       8.3.24.  Отметка о поступлении документа проставляется  в  виде
   штампа,  в  поле  которого  указываются  порядковый  номер  и  дата
   поступления документа.
   
             IX. Организация приема и передачи документов
             с использованием средств факсимильной связи.
                           Электронная почта
   
                        9.1. Факсимильная связь
   
       9.1.1.   Средства   факсимильной  связи   предназначаются   для
   оперативной  передачи  и  приема  текстов  документов  и  служебных
   материалов.
       9.1.2.  В  аппарате  Правительства  официальные  номера  факсов
   установлены  в  Управлении  по  обеспечению  деятельности  аппарата
   Правительства Московской области.
       9.1.3. При приеме и передаче по телефаксам служебной информации
   работники,  назначенные ответственными за  этот  участок  работы  в
   аппарате  Правительства,  государственных органах,  руководствуются
   следующим порядком:
       - запрещается передавать секретные сведения и тексты документов
   с грифом "Для служебного пользования";
       -  факсограммы на иностранных языках отправляются  при  наличии
   перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;
       -   ответственность   за  содержание  передаваемой   информации
   возлагается  на исполнителя, подготовившего материал к передаче,  и
   руководителя соответствующего подразделения;
       -  объем  передаваемого материала (текста, схемы,  графического
   изображения),  выполненного  на писчей  бумаге  формата  А4  черным
   цветом, не должен превышать 5 листов;
       -   подлежащий  передаче  материал  регистрируется  в   журнале
   установленной  формы  (приложение N  35)  без  проставления  штампа
   регистрации;
       -  подлинники материалов после передачи информации возвращаются
   исполнителям  под  расписку  с  отметкой  о  времени  отправки  или
   подшиваются в дело;
       -  поступившие на официальный факс факсограммы регистрируются в
   журнале  установленной  формы (приложение N  36)  без  проставления
   регистрационного  штампа, вручаются по назначению  под  расписку  в
   журнале в день их приема, срочные - немедленно;
       -  факсограммы на иностранных языках доставляются адресату  без
   перевода.
       9.1.4.   Контроль   за  использованием  факсимильной   техники,
   установленной     в    подразделениях    аппарата    Правительства,
   государственных     органах,    возлагается    на     руководителей
   подразделений аппарата Правительства и государственных органов.
   
                        9.2. Электронная почта
   
       9.2.1.  Электронная  почта (далее именуется "ЭП")  используется
   для  обмена информацией, ее обработки и хранения с помощью  средств
   электронно-вычислительной  техники.  ЭП  используется  как   внутри
   одной   организации,   так  и  между  различными   государственными
   органами  и  организациями, имеющими соответствующие  аппаратные  и
   программные средства.
       9.2.2. Электронными сообщениями (письмами) называются документы
   и данные, передаваемые по каналам ЭП.
       9.2.3.  Каждому абоненту в системе ЭП выделяется индивидуальная
   область  памяти  на  сервере.  ЭП  -  "почтовый  ящик",  в  который
   помещаются  электронные сообщения для этого  абонента  по  мере  их
   поступления.   Абоненту  электронной  почты   присваивается   адрес
   электронной почты, который является уникальным.
       9.2.4.  При  получении электронных сообщений абонент средствами
   электронно-вычислительной  техники  производит  доступ   к   своему
   почтовому  ящику  и  переносит его содержимое  в  виде  электронных
   сообщении на свой компьютер.
       9.2.5.  Функционирование  и  развитие  системы  ЭП  в  аппарате
   Правительства  обеспечивает Управление по обеспечению  деятельности
   аппарата   Правительства  Московской  области,  в   государственных
   органах - работники, назначенные руководителями.
       9.2.6.  Для  обмена информацией с абонентами  ЭП,  не  имеющими
   адреса  ЭП,  используется официальный конкретный адрес  электронной
   почты.
   
         X. Изготовление документов на бумажных и электронных
             носителях, копировально-множительные работы.
              Стенографирование. Звукозапись мероприятий
   
               10.1. Изготовление документов на бумажных
                        и электронных носителях
   
       10.1.1.  Изготовление  документов и материалов  на  бумажных  и
   электронных  носителях в аппарате Правительства производится  общим
   отделом,    в    государственных   органах    -    соответствующими
   подразделениями с соблюдением установленных правил.
       Для   изготовления  принимаются  только  служебные   материалы.
   Подготовка документов под диктовку не допускается.
       Изготовление  документов  производится  в  порядке  поступления
   материалов, срочные материалы оформляются вне очереди.
       10.1.2.    Представляемые   рукописи   должны   быть   написаны
   разборчиво,  на  одной стороне листа, с использованием  контрастных
   красителей  синего,  фиолетового  и  черного  цветов.  Небрежно   и
   неразборчиво   написанные  черновики,  правленные  карандашом,   не
   принимаются.
       10.1.3.  Рукопись для изготовления документа сдается  вместе  с
   подписанным бланком заказа установленной формы.
       Сданные  материалы  учитываются  в  журнале  учета  выполненных
   работ,   в   котором  отмечаются  фамилия  исполнителя  и  название
   документа.
       10.1.4.   Оформление   документов   производится   на   бланках
   установленной  формы  или  на  бумаге стандартных  размеров  на  их
   лицевой   стороне  красками  насыщенного  цвета.  При  изготовлении
   документов   на   бумажных  и  электронных  носителях   соблюдаются
   установленный  порядок расположения текста,  правила  орфографии  и
   пунктуации.
       10.1.5. Текст документов на бланках формата А4 печатается через
   1,5  межстрочных  интервала, на бланках формата  А5  -  через  один
   межстрочный интервал.
       Тексты  документов,  подготовляемых  к  типографскому  изданию,
   печатаются через 2 межстрочных интервала.
       10.1.6. Машинописный текст должен быть напечатан аккуратно, без
   ошибок, пропусков, помарок и правильно расположен.
       10.1.7.  Реквизиты  документа  отделяются  друг  от  друга  2-4
   межстрочными интервалами.
       10.1.8.   Наименование   вида   документа,   а   также    слова
   "СОГЛАСОВАНО",     "УТВЕРЖДАЮ",     "УТВЕРЖДЕНО",     "ПРИКАЗЫВАЮ",
   "ПРЕДЛАГАЮ" печатаются прописными буквами.
       Слова   "Примечание",   "Приложение",  "Основание"   печатаются
   строчными буквами, кроме начальных.
       10.1.9.  Расшифровка подписи (инициалы и фамилия)  в  реквизите
   "Подпись"   печатается  с  пробелом  на  уровне  последней   строки
   наименования должности.
       10.1.10.  Максимальная длина строки многострочных реквизитов  -
   28  печатных знаков. Если заголовок к тексту превышает 150 печатных
   знаков,   его  допускается  продлевать  до  границы  правого   поля
   документа  или  переносить  на  следующую  строку.  Точка  в  конце
   заголовка не ставится.
       10.1.11.  При изготовлении документов на двух и более страницах
   вторая и последующие страницы нумеруются.
       Номера  страниц  проставляются посередине верхнего  поля  листа
   арабскими  цифрами на расстоянии не менее 10 мм  от  верхнего  края
   листа.
   
                10.2. Копировально-множительные работы
   
       10.2.1.   Копировально-множительные   работы   (снятие    копий
   документов,  тиражирование, макетирование и др.)  осуществляются  в
   аппарате  Правительства  Управлением  по  обеспечению  деятельности
   аппарата   Правительства  Московской  области,  в   государственных
   органах  -  соответствующими  службами.  Копирование  документов  в
   небольших   тиражах  может  производиться  в  подразделениях,   где
   установлены копировальные аппараты.
       Снятие  копий и тиражирование производятся только со  служебных
   документов.  Ограниченно  допускается снятие  копий  с  документов,
   изданных типографским способом (отдельные страницы или разделы).
       10.2.2.  Ответственность за соблюдение  правил  копирования  на
   множительных  аппаратах,  установленных  в  подразделениях,   несут
   должностные  лица, в ведении которых они находятся. Все  работники,
   допущенные  к выполнению копировальных работ, проходят обязательный
   инструктаж  по  технике безопасности и правилам производства  работ
   на копировально-множительной технике.
       10.2.3.  Работа  по  снятию копий документов,  тиражирование  в
   аппарате   Правительства,   в   государственных   органах    должны
   производиться   на   основании  заполненного   бланка   заказа   на
   производство  работ, подписанного руководителем  подразделения  или
   его заместителем.
       Заказы выполняются в порядке очередности их поступления.
       10.2.4.   Учет   произведенных  работ  ведется   на   основании
   заполненных бланков заказов, которые хранятся в течение года.
       Не    допускаются   необоснованное   размножение    документов,
   неэкономное расходование бумаги и расходных материалов.
       Целесообразность и порядок копирования документов и материалов,
   необходимых    для    работы    в   подразделениях,    определяются
   руководителями подразделений. Изготовленные копии подлежат учету  в
   установленном порядке.
       10.2.5. Документы и материалы (как правило, первые экземпляры -
   подлинники)  передаются  на размножение  в  несброшюрованном  виде,
   качественно и четко напечатанными.
       Тираж  размноженных  материалов должен соответствовать  заказу.
   Изготовленные   копии  выдаются  заказчику  вместе  с   подлинником
   документа.   О   выполнении  работы  на  бланке   заказа   делается
   соответствующая отметка.
   
                        10.3. Стенографирование
   
       10.3.1.  Стенографирование мероприятий Правительства,  аппарата
   Правительства   выполняется  общим  отделом  и  осуществляется   по
   предварительным      заявкам     руководителей      соответствующих
   подразделений  (приложение  N 52). Заявки  представляются  в  общий
   отдел  за  3  дня  до  проведения  мероприятия.  В  государственных
   органах  стенографирование  проводимых  мероприятий  обеспечивается
   службами   делопроизводства  или  другими  службами,  определенными
   руководителями.
       10.3.2.    Стенографирование   производится    в    специальных
   учитываемых тетрадях. Стенографические тетради уничтожаются  спустя
   полгода после их заполнения.
       При    расшифровке   и   печатании   стенографических   записей
   стенографистка   руководствуется  правилами,   установленными   для
   выполнения работ на бумажных и электронных носителях.
       Не  допускается  передиктовка  напечатанного  текста,  а  также
   диктовка цифровых материалов, пофамильных списков, передача  писем,
   таблиц и другой информации по телефону.
       10.3.3.    Стенограммы   заседаний   Правительства,   областных
   собраний,   оперативных  совещаний,  проводимых  в   Правительстве,
   печатаются  в  двух экземплярах, учитываются в журнале  регистрации
   стенографических  работ и направляются на хранение  в  протокольный
   отдел как приложения к протоколам.
       Стенограммы  других мероприятий также учитываются в  журнале  и
   передаются   ответственным   работникам   подразделений    аппарата
   Правительства, государственных органов под расписку.
   
                     10.4. Звукозапись мероприятий
   
       10.4.1.   Звукозапись   мероприятий,  проводимых   Губернатором
   Московской  области, Вице-губернатором Московской области,  первыми
   заместителями    и    заместителями   Председателя    Правительства
   Московской  области, министром Правительства Московской  области  -
   руководителем    аппарата   Правительства    Московской    области,
   осуществляется  Управлением  по обеспечению  деятельности  аппарата
   Правительства  Московской  области  (отделом  связи)  на  основании
   предварительных   заявок   или  служебных   записок   руководителей
   подразделений.  В  государственных органах при необходимости  также
   осуществляется звукозапись проводимых мероприятий.
       Звукозапись мероприятий, как правило, производится на магнитную
   ленту   (аудиокассету)  и  выполняется  в  архивном  и  диктофонном
   варианте. Звукозапись некоторых мероприятий производится  только  в
   диктофонном варианте.
       Расшифровка  и  распечатка диктофонной звукозаписи  мероприятий
   осуществляются после их завершения.
       10.4.2. При проведении закрытых мероприятий принимаются меры по
   защите информации.
       Стенограмма   при   расшифровке   звукозаписи   печатается    в
   соответствии с требованиями настоящей Инструкции.
       Диктофонные записи мероприятий, используемые при расшифровке  и
   подготовке   стенограммы,   размагничиваются   сразу    после    ее
   подготовки.
       10.4.3.  Архивная звукозапись производится на магнитную  ленту,
   которая имеет свой порядковый номер. Перед началом или сразу  после
   окончания  мероприятия лента регистрируется в специальном  журнале,
   где  указываются  название  мероприятия,  место  проведения,  время
   начала  и  окончания,  скорость  записи,  порядковый  номер  ленты,
   фамилия работника, ответственного за звукозапись.
       10.4.4.    В   необходимых   случаях   по   служебной   записке
   организаторов  проводимых мероприятий осуществляется  прослушивание
   или перезапись архивной звукозаписи.
       Архивная  магнитофонная лента проводимых  мероприятий  хранится
   отдельно   в   соответствии   со   своими   порядковыми   номерами.
   Размагничивание  архивных звукозаписей производится,  как  правило,
   по истечении 1 месяца со дня проводимого мероприятия.
   
          XI. Требования к изготовлению, учету, использованию
                     и хранению печатей и штампов
   
       11.1. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица  на
   документах,  предусмотренных специальными  нормативными  актами,  а
   также  удостоверяющих  права лиц, фиксирующих  факты,  связанные  с
   финансовыми средствами.
       11.2.  Диаметр  круглой  печати  составляет  38-42  мм.  Штамп,
   определяемый  как разновидность печати прямоугольной  формы,  имеет
   размеры от 35 x 50 мм до 70 x 100 мм.
       11.3.   В  Правительстве  Московской  области,  государственных
   органах используются круглые гербовые и негербовые печати.
       Для  проставления отметок о получении, регистрации, прохождении
   и   исполнении  документов,  а  также  других  отметок  справочного
   характера используются мастичные (резиновые) штампы.
       11.4.  Порядок  воспроизведения  герба  Московской  области  на
   печатях  регламентируется Законом Московской области N  9/99-ОЗ  "О
   гербе  и  флаге  Московской  области"  (с  изменениями,  внесенными
   Законами Московской области N 58/99-ОЗ, 6/2001-ОЗ).
       11.5.  Любое  изображение на печатях и штампах святого  Георгия
   Победоносца,  поражающего копьем Змия, не соответствующее  описанию
   герба  Московской  области, является искаженным изображением  герба
   Московской области.
       11.6.   Изготовление   печатей  и  штампов,   необходимых   для
   обеспечения  деятельности  аппарата Правительства,  государственных
   органов, производится с разрешения их руководителей.
       11.7. В Правительстве имеются одна большая, одна малая гербовые
   мастичные   печати   и  одна  металлическая  гербовая   печать,   в
   государственных органах одна гербовая мастичная печать.
       11.8.   Подлинность  подписей  должностных  лиц  на  документах
   Правительства   удостоверяется   большой   гербовой   печатью,   на
   наградных  документах  - малой гербовой печатью  Правительства,  на
   документах    государственного   органа    -    гербовой    печатью
   государственного органа.
       11.9.  Подписи  Губернатора  Московской  области  на  служебных
   удостоверениях  членов Правительства Московской области  и  подписи
   министра  Правительства Московской области - руководителя  аппарата
   Правительства  Московской  области  на  удостоверениях   работников
   аппарата  Правительства заверяются оттиском металлической  гербовой
   печати.
       11.10.  Примерный  перечень  документов,  на  которые  ставится
   гербовая печать, приведен в приложении N 37.
       11.11.   Аппарат  Правительства,  государственные  органы   при
   необходимости  в  установленном  порядке  имеют  право  изготовлять
   простые  круглые мастичные печати (без изображения герба Московской
   области),  которые ставятся на копиях документов для  удостоверения
   их соответствия подлинникам.
       11.12.    Рассылаемые   копии   постановлений    Правительства,
   постановлений   и  распоряжений  Губернатора  Московской   области,
   распоряжений    Вице-губернатора   Московской    области,    первых
   заместителей,  заместителей Председателя  Правительства  Московской
   области,  министра Правительства Московской области -  руководителя
   аппарата   Правительства  Московской  области  заверяются   печатью
   "Аппарат Правительства Московской области. Протокольный отдел".
       11.13. На документах по личному составу аппарата Правительства,
   доверенностях, командировочных удостоверениях проставляется  печать
   "Аппарат Правительства Московской области. Отдел кадров".
       11.14.  На  пакетах при отправке корреспонденции  проставляется
   печать "Для пакетов".
       11.15.   Для   обеспечения  оперативной   доставки   документов
   используются  штампы  "Весьма  срочно"  ("В.  срочно"),   "Срочно",
   "Вручить немедленно".
       11.16.  Оказание  методической  помощи,  согласование  образцов
   печатей    и    штампов   подразделений   аппарата   Правительства,
   государственных органов осуществляются общим отделом.
       11.17. В аппарате Правительства размещает и исполняет заказ  по
   изготовлению   печатей   и   штампов  Управление   по   обеспечению
   деятельности аппарата Правительства Московской области.
       11.18.  Все  печати и штампы регистрируются в  общем  отделе  и
   выдаются  подразделениям  аппарата  Правительства  под  расписку  в
   журнале.
       11.19. В подразделениях аппарата Правительства, государственных
   органах  печати  и штампы должны учитываться в специальном  журнале
   учета,  выдаваться  работникам под расписку,  храниться  в  надежно
   закрываемых и опечатываемых сейфах или металлических шкафах.
       11.20.  Контроль  за правильностью учета печатей  и  штампов  в
   аппарате  Правительства осуществляет общий отдел, в государственных
   органах - должностные лица, назначенные руководителями.
       11.21.  Об  утере  печати или штампа в подразделениях  аппарата
   Правительства  незамедлительно ставятся  в  известность  заведующий
   общим отделом, в государственных органах - их руководители.
       11.22.  Пришедшие в негодность и утратившие значение  печати  и
   штампы  подлежат  возврату в общий отдел,  службы  делопроизводства
   государственных   органов,  где  они   уничтожаются   по   акту   в
   установленном порядке.
       11.23.   Ответственность  и  контроль  за  соблюдением  порядка
   использования   и  хранения  печатей  и  штампов   возлагаются   на
   руководителей     подразделений    аппарата    Правительства,     в
   государственных органах - на их руководителей.
   
         XII. Составление номенклатуры дел. Формирование дел.
                     Порядок передачи дел в архив
   
                  12.1. Составление номенклатуры дел
   
       12.1.1.   Номенклатура   дел  -  систематизированный   перечень
   наименований   дел,  имеющихся  в  Правительстве,   государственных
   органах,   с   указанием   сроков  их   хранения,   оформленный   в
   установленном порядке.
       Номенклатура    дел   составляется   в   целях    обоснованного
   распределения  документов,  формирования,  систематизации  и  учета
   дел,   организации  группировки  исполненных  документов  в   дела,
   определения  сроков их хранения. Номенклатура дел используется  при
   построении  информационно-поисковой системы и является основой  для
   составления  описей  дел постоянного и временного  (свыше  10  лет)
   хранения,   а   также  для  учета  дел  временного   (до   10   лет
   включительно) хранения.
       Номенклатура дел Правительства Московской области (приложение N
   38)   составляется   общим  отделом  на  основе   номенклатур   дел
   подразделений   аппарата  Правительства  при  методической   помощи
   Центрального  государственного  архива  Московской  области.  Вновь
   созданное   подразделение  обязано  в  месячный  срок   разработать
   номенклатуру  дел  подразделения и представить ее  в  общий  отдел.
   Номенклатура  дел печатается в необходимом количестве  экземпляров.
   Первый  утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом
   постоянного срока хранения и включается в номенклатуру  дел  общего
   отдела,  второй  -  используется в качестве рабочего,  третий  -  в
   архиве  общего  отдела,  четвертый - в Центральном  государственном
   архиве  Московской области, с которым согласовывалась  номенклатура
   дел.
       Названиями    разделов    номенклатуры    дел    Правительства,
   государственных     органов    являются    названия     структурных
   подразделений, которые располагаются в сводной номенклатуре  дел  в
   соответствии с утвержденной структурой.
       В  государственных  органах номенклатуру дел составляют  службы
   делопроизводства     при    взаимодействии    с    соответствующими
   структурными подразделениями и ведомственными архивами.
       12.1.2. Графы номенклатур дел заполняются следующим образом.
       В  графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела,
   включенного  в  номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного
   цифрового  обозначения  структурного  подразделения  и  порядкового
   номера  заголовка  дела по номенклатуре. Индексы  дел  обозначаются
   арабскими цифрами.
       Например:    12-05,   где   12   -   обозначение   структурного
   подразделения,   05   -   порядковый  номер   заголовка   дела   по
   номенклатуре.
       В  графу  2  номенклатуры дел включаются заголовки дел  (томов,
   частей).
       Заголовок  дела  должен  четко,  в  обобщенной  форме  отражать
   основное содержание и состав документов дела.
       12.1.3.  Порядок расположения заголовков дел внутри разделов  и
   подразделов  номенклатуры  дел  устанавливается  единый  для   всех
   подразделений   и   определяется  степенью   важности   документов,
   составляющих   дела,   их  взаимосвязью.  В  начале   располагаются
   заголовки  дел,  содержащие законодательные и нормативные  правовые
   акты   федеральных  органов  государственной  власти,   нормативные
   правовые и распорядительные акты Правительства, планово-отчетная  и
   аналитическая  документация, переписка,  регистрационно-контрольные
   формы,  номенклатура дел. В заголовках дел, содержащих переписку  с
   разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.
       Например:
       "Переписка  об  организации семинаров и совещаний  по  вопросам
   документирования управленческой деятельности".
       Для   вновь   заводимых  дел  в  каждом  разделе   номенклатуры
   оставляются резервные номера.
       Заголовки  дел  могут  уточняться  в  процессе  формирования  и
   оформления дел.
       Графа  3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного
   года.
       В  графе  4  указываются срок хранения дела, номера  статей  по
   Перечню   типовых   управленческих   документов,   образующихся   в
   деятельности организаций, с указанием сроков хранения.
       В   графе   5   "Примечание"  указываются   названия   перечней
   документов,  использованных при определении  сроков  хранения  дел,
   проставляются   отметки  о  заведении  дел,  о  переходящих   делах
   (например,  переходящее с 1995 г.), о выделении дел к  уничтожению,
   о лицах, ответственных за формирование дел, и др.
       12.1.4.  По  окончании года в конце номенклатуры  дел  делается
   итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).
       12.1.5.    Утвержденная   номенклатура    дел    Правительства,
   государственного  органа  хранится  в  компьютерной   системе   для
   упрощения ее ведения, корректировки и переработки.
       Номенклатура дел уточняется в конце каждого года и  вводится  в
   действие   с   1   января   следующего   года.   Номенклатура   дел
   согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК)  Управления
   по делам архивов Московской области не реже чем раз в 5 лет.
   
                        12.2. Формирование дел
   
       12.2.1. Формирование дел - группирование исполненных документов
   в   дело  в  соответствии  с  номенклатурой  дел  и  систематизация
   документов внутри дела.
       Дела  в  аппарате  Правительства формируются децентрализованно,
   т.е.  в  подразделениях аппарата Правительства,  в  государственных
   органах - по распоряжению их руководителей.
       Формированием   дел  в  подразделениях  аппарата  Правительства
   занимаются работники, ответственные за ведение делопроизводства.
       Контроль за формированием дел осуществляется общим отделом.
       12.2.2.  При  формировании дел необходимо  соблюдать  следующие
   основные  требования: помещать в дело только исполненные, правильно
   оформленные   документы  в  соответствии  с  заголовками   дел   по
   номенклатуре;   помещать  вместе  все  документы,   относящиеся   к
   разрешению  одного вопроса; помещать приложения вместе с  основными
   документами;   группировать   в   одно   дело   документы    одного
   календарного  года,  за  исключением  переходящих  дел;   раздельно
   группировать  в  дела  документы постоянного  и  временного  сроков
   хранения.   В  дело  не  должны  помещаться  документы,  подлежащие

Новости партнеров
Счетчики
 
Популярное в сети
Реклама
Разное