|
Стр. 2
Московской области (далее - нормативные правовые и
распорядительные акты) подразделения аппарата Правительства,
государственные органы руководствуются порядком подготовки
нормативных правовых и распорядительных актов в соответствии с
Регламентом Правительства Московской области и настоящей
Инструкцией.
5.1.2. Проекты нормативных правовых и распорядительных актов
Губернатора Московской области, Правительства оформляются на
бланках установленного образца, утверждаемых Губернатором
Московской области и изготовляемых типографским способом
(приложения N 10, 12, 13, 15, 17, 19, 21, 22, 27, 28), протоколы
заседаний Правительства оформляются на бланках (приложение N 29).
В государственных органах нормативные правовые и
распорядительные акты (распоряжения, приказы) оформляются на
бланках, утверждаемых руководителями государственных органов
(приложения N 47, 48).
Текст печатается на компьютере на одной стороне листа.
Использование ксерокопий бланков запрещено.
5.1.3. Совместные нормативные правовые и распорядительные акты
оформляются на бланке, смонтированном на чистом листе бумаги, и в
количестве, соответствующем числу органов или организаций
(должностных лиц), от имени которых принимается документ, с
указанием их обязательных реквизитов (реквизиты и подписи
должностных лиц располагаются на одном уровне).
5.1.4. Обязательными реквизитами нормативных правовых и
распорядительных актов являются:
- герб Московской области (на бланке изображен в красном цвете
на верхнем поле листа над реквизитом "Наименование органа
(должностного лица)";
- наименование органа (должностного лица) - автора документа;
- название вида документа (постановление, распоряжение,
приказ);
- дата, регистрационный номер, место принятия документа;
- заголовок;
- текст документа;
- подпись лица, официально уполномоченного подписывать
соответствующий документ (в состав реквизита входят: полное
наименование должности, личная подпись, инициалы (ставятся перед
фамилией), фамилия лица, подписавшего документ);
- печать;
- лист согласования.
5.1.5. Датой принятия нормативного правового и
распорядительного акта является дата его подписания.
Датой совместного нормативного правового и распорядительного
акта является последняя дата его подписания.
5.1.6. Внесение каких-либо изменений в подписанные
постановления (распоряжения) запрещается.
5.2. Требования к составлению и оформлению нормативных
правовых и распорядительных актов
При подготовке проектов нормативных правовых и распорядительных
актов необходимо соблюдать следующие требования:
5.2.1. Заголовок к тексту акта дается в краткой форме, точно
отражает его содержание, формулируется в виде ответа на вопрос "о
чем (о ком)?" и располагаются в центральной части листа перед
текстом документа.
5.2.2. Текстовая часть нормативных правовых и распорядительных
актов, как правило, подразделяется на констатирующую (преамбулу) и
постановляющую (распорядительную) части.
В констатирующей части указываются причины, основания, цели
принятия нормативных правовых и распорядительных актов. В этой
части при необходимости устанавливается взаимосвязь с ранее
изданными нормативными правовыми актами Российской Федерации и
Московской области, другими документами по данному вопросу. В
тексте документов, подготовленных на основании и в развитие ранее
изданных нормативных правовых и распорядительных актов,
указываются их реквизиты: название вида документа, наименование
органа (должностного лица) - автора документа, дата,
регистрационный номер (например: "...в соответствии с
постановлением Губернатора Московской области от 10.02.2000 N 46-
ПГ "О порядке подготовки, регистрации и хранения договоров и
соглашений, подписываемых Губернатором Московской области"...).
Текст документа излагается простым и доступным для понимания
языком, не допускающим возможности двоякого толкования.
Сокращения, применяемые в тексте, должны быть официально
принятыми. Нельзя использовать аббревиатуры: РФ (правильно -
Российская Федерация), МО (правильно - Московская область) и т.д.
Нормативные предписания в констатирующую часть не включаются.
Констатирующая часть постановлений Губернатора Московской
области завершается словом "постановляю", постановлений
Правительства Московской области - словами "Правительство
Московской области постановляет", после которых ставится
двоеточие.
Если содержание акта не нуждается в пояснении или обосновании,
текст может содержать только постановляющую (распорядительную)
часть.
В постановляющей (распорядительной) части акта в повелительной
форме указывается: кому, в какой срок и какие действия
предписывается выполнить.
В том случае, если управленческое действие предполагает
конкретного исполнителя, соответствующий пункт акта должен
начинаться с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в
тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже. Если в качестве
исполнителя указывается государственный орган или подразделение
аппарата Правительства, после названия государственного органа
(подразделения) в скобках указываются фамилия и инициалы его
руководителя в именительном падеже, например: "Министру финансов
Правительства Московской области Кузнецову А.В. ..." или
"Министерству финансов Московской области (Кузнецов А.В.)...".
5.2.3. Проекты постановлений (распоряжений) в распорядительной
части должны содержать пункты, предусматривающие:
- поручения членам Правительства или руководителям
государственных органов по осуществлению контроля за исполнением
акта;
- сроки исполнения поручений;
- указания по опубликованию в официальных изданиях (в
обязательном порядке для актов, затрагивающих права, свободы и
обязанности человека и гражданина);
- указание о признании утратившими силу ранее принятых по этому
вопросу актов (пунктов акта) с указанием их даты, номера и
заголовка, если вновь принимаемый нормативный правовой или
распорядительный акт изменяет, дополняет или отменяет их или какие-
то их положения;
- указания о снятии с контроля ранее принятого акта в случае
его выполнения либо если новый акт издается взамен ранее
принятого.
Если подготавливаемый акт влечет за собой изменения или
дополнения других документов, эти изменения или дополнения
включаются в проект подготавливаемого акта или представляются
одновременно в виде отдельного проекта акта.
5.2.4. Если в тексте дается ссылка на приложение ("согласно
приложению", "приложение"), то на первой странице приложения в
правом верхнем углу делается надпись с указанием названия
нормативного правового и распорядительного акта, его даты и номера
по форме:
Приложение
к постановлению (или к распоряжению)
Губернатора Московской области
от ___________ N ______________
При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими
цифрами, перед которыми ставится знак "N" (приложение N 1,
приложение N 2 и т.д.).
Если в тексте акта записано: "утвердить Положение, Устав,
состав комиссии или иной документ (прилагается)", то в прилагаемом
для утверждения документе перед заголовком в правом верхнем углу
помещается гриф:
УТВЕРЖДЕН
(в роде, соответствующем виду документа)
постановлением Губернатора
Московской области
(или постановлением Правительства
Московской области)
от ____________ N ______________
Последний лист каждого приложения визируется исполнителем по
следующей форме: личная подпись, расшифровка подписи, дата
визирования.
5.2.5. Если в акте неоднократно употребляется то или иное
понятие (объект, круг объектов), то при первом упоминании
приводится его полное и в скобках сокращенное наименование (по
форме: "далее -"), после чего употребляется только сокращенное
наименование. Например: "В соответствии с Инструкцией по
делопроизводству в исполнительных органах государственной власти
Московской области, государственных органах Московской области
(далее - Инструкция)".
Наименования упоминаемых в акте государственных органов,
организаций приводятся в полном соответствии с их официальным
названием, закрепленным положениями (уставами) об этих органах
(организациях).
5.2.6. Порядок и сроки согласования проектов нормативных
правовых и распорядительных актов устанавливаются Регламентом
Правительства Московской области.
5.2.7. Согласование проекта постановления (распоряжения)
осуществляется путем визирования.
Лист согласования оформляется на оборотной стороне последнего
листа проекта (но не на приложении к нему) согласно прилагаемому
образцу (приложение N 30).
Лист согласования может иметь продолжение при наличии большого
количества согласующих органов, организаций и лиц и печатается на
отдельном листе с грифом "Продолжение листа согласования".
Если в процессе согласования проекта в него вносятся
существенные изменения, он подлежит доработке и повторному
согласованию с должностными лицами, компетенцию которых
затрагивают вносимые изменения.
Если при доработке проекта внесены уточнения, не меняющие сути
документа, исполнитель перепечатывает текст проекта, визирует его
у должностного лица, представившего проект, а также в Правовом
управлении аппарата Правительства Московской области (далее -
правовое управление). Прежний вариант проекта с визами
прилагается.
При наличии разногласий по проекту замечания излагаются на
отдельном листе и прилагаются к проекту. В этом случае виза
оформляется следующим образом: "Замечания прилагаются" (личная
подпись, дата).
5.2.8. Допускается в целях ускорения процесса согласования
проекта рассылать его одновременно нескольким согласующим органам,
организациям и лицам.
Ответственность за идентичность всех рассылаемых экземпляров
проекта возлагается на исполнителя. Датой поступления проекта на
согласование считается дата его регистрации в согласующем органе
(организации).
На основании полученных письменных ответов от согласующих
органов (организаций) исполнитель оформляет и прилагает к проекту
дополнительный лист согласования вместе с письмами, в которых
указываются:
- наименование согласующего органа;
- должность, фамилия, инициалы руководителя, с которым
согласован проект;
- дата согласования и номер документа, содержащего визу,
подтверждающую согласование.
Дополнительный лист согласования подписывается исполнителем с
указанием должности, инициалов, фамилии и даты (приложение N 31).
5.3. Порядок подписания, регистрации, рассылки и хранения
нормативных правовых и распорядительных актов
5.3.1. Подготовленные и согласованные проекты постановлений и
распоряжений на бланке и в электронном виде (дискете) с
пояснительной запиской (к проекту постановления Правительства или
при наличии разногласий), списком рассылки (на бумажном носителе и
дискете), другими информационными материалами сдаются исполнителем
в протокольный отдел аппарата Правительства Московской области
(далее - протокольный отдел).
Протокольный отдел передает сданные исполнителем проекты
постановлений и распоряжений Губернатора Московской области на
подпись в секретариат Губернатора Московской области.
Распоряжения Вице-губернатора Московской области, первых
заместителей, заместителей Председателя Правительства, министра
Правительства Московской области - руководителя аппарата
Правительства Московской области сдаются в протокольный отдел
после их подписания для оформления, тиражирования и рассылки.
5.3.2. Постановление Правительства после доработки
представляется исполнителем в правовое управление для проверки
соответствия текста доработанного постановления стенографической
записи заседания Правительства. После повторного визирования в
правовом управлении постановление Правительства сдается
исполнителем в протокольный отдел для передачи на подпись
Губернатору Московской области.
5.3.3. Подписанное Губернатором Московской области
постановление (распоряжение) возвращается в протокольный отдел для
оформления, тиражирования и рассылки.
Подписанные постановления (распоряжения) регистрируются в
специальных журналах установленной формы в течение календарного
года.
Регистрация постановлений Правительства ведется в порядке
возрастания номеров и состоит из порядкового номера и (через
дробь) номера протокола заседания Правительства. Пример: 41/9, где
"41" - порядковый номер постановления, а "9" - номер протокола
заседания.
Регистрация постановлений, распоряжений Губернатора Московской
области, распоряжений Вице-губернатора Московской области ведется
в порядке возрастания номеров и состоит из порядкового номера и
буквенного индекса: "ПГ" - постановление Губернатора Московской
области, "РГ" - распоряжение Губернатора Московской области, "РВГ"
- распоряжение Вице-губернатора Московской области.
Регистрация распоряжений первых заместителей, заместителей
Председателя Правительства Московской области, министра
Правительства Московской области - руководителя аппарата
Правительства Московской области ведется в порядке возрастания
номеров и состоит из порядкового номера и буквенного индекса "р".
Буквенный индекс пишется после порядкового номера через дефис.
5.3.4. Документы, подготовленные совместно двумя или более
органами, после согласования представляются на подпись и
регистрацию в протокольный отдел в количестве экземпляров, равном
числу органов, подготовивших документ. Регистрационный номер
такого документа состоит из регистрационных номеров документов
каждого органа, проставляемых в порядке указания авторов в
документе (через дробь).
5.3.5. Подписанные документы тиражируются с указанием и
согласно списку рассылки, каждый экземпляр документа заверяется
печатью и рассылается в течение 3 дней.
Дополнительная рассылка и выдача копий документов
осуществляется по согласованию с исполнителем.
Замена разосланных экземпляров нормативных правовых и
распорядительных актов (при обнаружении редакционных и технических
ошибок) может быть произведена только по согласованию с автором
документа и с разрешения министра Правительства Московской области
- руководителя аппарата Правительства Московской области.
5.3.6. В протокольном отделе на каждый нормативный правовой и
распорядительный акт оформляется кодификационная карточка для
формирования информационно-поисковой картотеки.
5.3.7. Подлинники нормативных правовых и распорядительных актов
после их тиражирования и рассылки хранятся в протокольном отделе в
течение двух календарных лет, а затем передаются в архив общего
отдела.
5.3.8. Оформление и заверение соответствия копии постановления
(распоряжения) подлиннику акта осуществляется заведующим
протокольным отделом, а в его отсутствие - заместителем
заведующего отделом по письменным обращениям на имя министра
Правительства Московской области - руководителя аппарата
Правительства Московской области.
5.3.9. Порядок подготовки проектов договоров и соглашений,
представляемых для подписания Губернатору Московской области, их
регистрации, внесения изменений и дополнений к ним определяется
законодательством Российской Федерации, законодательством
Московской области, Регламентом Правительства Московской области и
Порядком подготовки, регистрации и хранения договоров и
соглашений, подписываемых Губернатором Московской области,
утверждаемыми Губернатором Московской области.
5.3.10. В государственных органах договор (соглашение)
регистрируется и хранится в службах делопроизводства в
соответствии с номенклатурой дел.
VI. Контроль исполнения
6.1. Контроль исполнения включает в себя: постановку на
контроль, предварительную проверку и регулирование хода
исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа
в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения
документов, информирование руководителей в целях своевременного и
качественного исполнения поручений.
6.2. Контролю исполнения подлежат принятые нормативные правовые
и распорядительные акты, зарегистрированные в делопроизводстве
служебные и информационные документы с соответствующими
резолюциями руководителей, а также порученные для контроля
мероприятия.
6.3. Руководители государственных органов, структурных
подразделений аппарата Правительства возлагают ответственность за
организацию контроля исполнения поручений на одного из своих
заместителей либо оставляют организацию исполнения поручений за
собой.
6.4. Организация контроля включает:
- распределение задач и организацию взаимодействия между
органами и должностными лицами, осуществляющими контрольные
функции;
- определение порядка, форм и методов обмена информацией между
контролирующими инстанциями и исполнителями документов;
- осуществление целенаправленного сбора сведений о ходе
исполнения нормативных правовых и распорядительных актов или
контролируемых мероприятий;
- обобщение информации и проведение всестороннего анализа
состояния процесса исполнения, разработку предложений по
дальнейшему осуществлению контроля;
- обсуждение на оперативных совещаниях хода исполнения
нормативных правовых и распорядительных актов;
- проведение выездов комиссий на место реализации
контролируемых мероприятий с целью уточнения состояния дел и
разработки предложений руководству;
- обеспечение ведения на каждом этапе работы контрольных форм,
установленной документации (на бумажных или электронных носителях)
по состоянию исполнения мероприятий.
6.5. Руководитель, на которого возложен контроль, при
постановке задачи работнику, осуществляющему непосредственно
контрольные функции, определяет, какой результат (документ) и в
какие конечные сроки должен быть получен, разъясняет задачи
соисполнителей и порядок взаимодействия с ними; отдает указания о
порядке запроса у исполнителей (служебной запиской или устно)
данных о ходе исполнения контролируемого мероприятия или
документа.
6.6. Работники, осуществляющие контроль, заносят сведения о
контролируемом мероприятии в электронную таблицу контроля
(приложение N 32), контрольную карточку, контрольное дело (далее -
контрольная карточка).
Впоследствии в контрольные карточки заносятся сведения о всех
разрабатываемых, передаваемых и получаемых по данному вопросу
документах (или их копии).
6.7. В поручениях, как правило, устанавливается конкретный срок
(календарная дата) их исполнения.
Сроки исполнения поручений, содержащихся в нормативных правовых
и распорядительных актах, указываются в тексте документа и
определяются по сроку исполнения последнего поручения,
предусмотренного данным актом.
В тексте поручения могут быть указания "срочно" или
"оперативно", которые предусматривают соответственно 3-дневный или
10-дневный срок исполнения поручения, считая от даты его
подписания.
Если срок исполнения не указан, поручение подлежит исполнению в
срок до одного месяца, считая от даты подписания поручения. Если
последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий
день, оно подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.
Сроки исполнения протокольных поручений определяются, как
правило, в протоколе и исчисляются с даты проведения заседания
(совещания).
6.8. В случае если по ходу совещания срок исполнения указан не
был, он исчисляется:
- для доработки рассмотренного проекта документа - до 5 рабочих
дней;
- исполнение поручений, требующих дополнительного изучения
вопроса, - до 1 месяца.
6.9. Контрольный орган в контрольные сроки должен получить
документированную или устную информацию о ходе выполнения
нормативного правового и распорядительного акта или
контролируемого мероприятия.
Документированные данные (письмо, факсограмма, электронная
почта) и содержание сведений, полученных устно (по телефону),
заносятся в контрольную карточку.
Исполнители поручений Губернатора Московской области через
секретариаты или ответственных за контроль должностных лиц
еженедельно представляют в секретариат Губернатора Московской
области оперативную информацию об исполнении поручений, в том
числе по устным докладам Губернатору Московской области, принятым
решениям по ним или копии документов с докладами, по которым
приняты решения.
(абзац введен распоряжением Губернатора МО от 30.06.2006 N 395-РГ)
6.10. По истечении срока и проведении всех мероприятий
контрольный орган докладывает результаты своей работы по
контролируемому вопросу вышестоящему руководителю для получения
его резолюции - "выполнено, с контроля снять" или "продолжить
контроль до устранения недостатков".
6.11. Снятие с контроля нормативных правовых и распорядительных
актов и поручений производится на основании представленной
исполнителем информации об их выполнении.
В зависимости от оценки руководителя процесс контроля
продолжается или контрольная карточка закрывается и хранится в
контрольном органе.
6.12. Доклад о состоянии исполнения документов руководителю
осуществляется с установленной им периодичностью - еженедельно или
ежемесячно.
При этом по указанию руководителя доклад может быть полным или
сокращенным (только по мероприятиям с нарушенными сроками
исполнения).
Доклад, как правило, включает:
- докладную записку со сводным анализом состояния исполнения
документов в сфере ответственности руководителя с указанием общих
причин вскрытых недостатков, тенденций развития исполнения
документов и предлагаемых мер по исправлению положения;
- статистический анализ состояния исполнения документов по
подразделениям, подчиненным данному руководителю, за отчетный
период или нарастающим итогом, обычно с начала года;
- таблицу данных о состоянии исполнения контролируемых
мероприятий или таблицу данных о мероприятиях с нарушенными
сроками исполнения.
6.13. Контроль за выполнением правовых актов Российской
Федерации, поручений руководителей федеральных исполнительных
органов государственной власти организуется аналогичным образом.
VII. Рассмотрение обращений граждан и депутатов
7.1. Организация работы с обращениями граждан
7.1.1. В соответствии с Законом Московской области от 02.11.99
N 76/99-ОЗ "Об обращениях граждан" в настоящей Инструкции под
обращениями граждан понимаются предложения, заявления, жалобы и
ходатайства граждан.
7.1.2. Делопроизводство по обращениям граждан в аппарате
Правительства и государственных органах ведется централизованно и
отдельно от других видов документов. В аппарате Правительства
организация централизованного учета и делопроизводства по
обращениям граждан ведется управлением по работе с обращениями
граждан в государственных органах - специальными подразделениями
или работниками, назначенными руководителями.
7.1.3. Поступившие обращения подлежат регистрации в
информационной системе в течение суток со дня их получения. Не
подлежат регистрации стандартные поздравительные открытки,
приглашения, анонимные телеграммы и письма, газетные вырезки,
копии писем, переданные по факсу.
7.1.4. В соответствии с Законом Московской области "Об
обращениях граждан" работа с обращениями граждан производится в
соответствии с утвержденным руководителем государственного органа
Порядком рассмотрения обращений граждан. Порядок рассмотрения
обращений граждан в Правительстве утверждается Губернатором
Московской области. Управление по работе с обращениями граждан в
пределах своей компетенции оказывает государственным органам
необходимую методическую помощь, а также ведет информационно-
справочную и аналитическую работу по обращениям граждан,
поступившим в Правительство.
7.2. Порядок работы с обращениями,
поступившими от депутатов
7.2.1. Под обращениями депутатов в настоящей Инструкции
понимаются письма членов Совета Федерации Федерального Собрания
Российской Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального
Собрания Российской Федерации, депутатов Московской областной
Думы, депутатов органов законодательной (представительной) власти
иных субъектов Российской Федерации (например, депутатов
Московской городской Думы) и депутатов Советов депутатов
муниципальных образований Московской области, адресованные
Губернатору Московской области или членам Правительства Московской
области, руководителям государственных органов, по вопросам,
связанным с осуществлением депутатской деятельности, оформленные
на соответствующем бланке и имеющие подпись депутата.
7.2.2. Поступившие в Правительство обращения депутатов
регистрируются в отделе служебной корреспонденции и в тот же день
направляются на рассмотрение:
- обращения членов Совета Федерации Федерального Собрания
Российской Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального
Собрания Российской Федерации, депутатов Московской областной
Думы, адресованные персонально Губернатору Московской области,
Вице-губернатору Московской области, первым заместителям
Председателя Правительства Московской области, заместителям
Председателя Правительства Московской области, членам
Правительства, - в соответствующие секретариаты или службы
делопроизводства;
- адресованные Правительству Московской области - в
секретариаты заместителей Председателя Правительства Московской
области в соответствии с распределением обязанностей между ними;
- обращения депутатов органов законодательной
(представительной) власти иных субъектов Российской Федерации и
депутатов Советов депутатов муниципальных образований Московской
области - членам Правительства в соответствии с утвержденным
распределением обязанностей между ними;
- обращения депутатов, содержащие просьбы о рассмотрении писем
граждан, - в управление по работе с обращениями граждан.
7.2.3. Копии обращений членов Совета Федерации Федерального
Собрания Российской Федерации и депутатов Государственной Думы
Федерального Собрания Российской Федерации и копии ответов после
их получения на указанные обращения направляются для сведения в
Управление по связям с федеральными органами государственной
власти аппарата Правительства Московской области.
7.2.4. Если рассмотрение обращения депутата требует получения
заключения от государственного органа Московской области, органа
местного самоуправления или другой организации, то в его адрес
высылается копия, а оригинал обращения остается у исполнителя.
7.3. Особенности рассмотрения парламентских
и депутатских запросов
7.3.1. Парламентским запросом считается обращение, принятое на
заседании Государственной Думы или Совета Федерации и оформленное
постановлением в соответствии с регламентом соответствующей палаты
Федерального Собрания Российской Федерации.
7.3.2. Должностное лицо, которому направлен парламентский
запрос, должно дать ответ на него в устной (на заседании
соответствующей палаты Федерального Собрания Российской Федерации)
или в письменной форме не позднее чем через 15 дней со дня
получения парламентского запроса или в иной установленный
соответствующей палатой Федерального Собрания Российской Федерации
срок.
Ответ должен быть подписан тем должностным лицом, которому
направлен парламентский запрос, либо лицом, временно исполняющим
его обязанности.
7.3.3. В соответствии с Законом Московской области N 1/94-ОЗ "О
статусе депутата Московской областной Думы" (с изменениями,
внесенными Законами Московской области N 22/95-ОЗ, N 23/95-ОЗ, N
55/97-ОЗ, N 64/97-ОЗ, N 47/2000-ОЗ, N 61/2002-ОЗ) депутат, группа
депутатов Московской областной Думы вправе обращаться с запросом к
Правительству Московской области, руководителям центральных
исполнительных органов государственной власти Московской области
по вопросам, входящим в компетенцию этих органов. Должностное
лицо, к которому обращен запрос, должно дать ответ на него в
устной (на заседании Московской областной Думы) или в письменной
форме не позднее чем через 15 дней со дня его получения или в иной
установленный Московской областной Думой срок.
VIII. Подготовка и оформление документов
8.1. Бланки документов
8.1.1. Оформленные документы Правительства, аппарата
Правительства, государственных органов должны иметь установленный
комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения
(приложение N 33).
Документы оформляются на бланках формата А4 (210 x 297 мм) и А5
(210 x 148 мм) установленной формы с угловым или продольным
расположением реквизитов, а также на стандартных листах бумаги.
Основным вариантом расположения реквизитов на бланках является
продольный. Для бланков поручений установлен формат А6 (105 x 148
мм и 210 x 210 мм).
Внутренняя переписка по вопросам материально-технического,
информационного, хозяйственного и иного обеспечения ведется, как
правило, без использования бланков.
Бланки не применяются при подготовке первоначальных вариантов
документов, для оформления копий служебных писем, остающихся в
делах (кроме ксерокопий).
8.1.2. Бланки документов изготавливаются на белой бумаге или
бумаге светлых тонов. Бланки изготавливаются типографским
способом.
Допускается использовать копии бланков, полученные с помощью
средств оперативной полиграфии (ксерокопии), а также
воспроизводить все необходимые реквизиты бланка непосредственно
при создании конкретного документа на персональном компьютере.
8.1.3. Установлены следующие виды бланков документов:
- общий бланк;
- бланк письма;
- бланк конкретного вида документа (кроме письма).
8.2. Требования к изготовлению, учету, использованию
и хранению гербовых бланков
8.2.1. Бланки документов с воспроизведением герба Московской
области (далее - гербовые бланки) являются полиграфической
продукцией строгой отчетности.
8.2.2. Гербовые бланки изготавливаются только полиграфическими
и штемпельно-граверными организациями, имеющими лицензии на
соответствующий вид деятельности, сертификаты о наличии
технических и технологических возможностей для изготовления
указанного вида продукции на должном качественном уровне.
8.2.3. Гербовые бланки подлежат учету. На них типографским
способом или специальным нумератором проставляются учетные
порядковые номера. Учет гербовых бланков ведется раздельно по
видам бланков в регистрационно-учетном журнале, при этом
используются следующие реквизиты:
при поступлении бланков:
- наименование вида гербового бланка;
- дата поступления, номер сопроводительного документа;
- наименование организации - поставщика гербовых бланков;
- количество экземпляров, серия и номера гербовых бланков;
при выдаче бланков:
- наименование вида гербового бланка;
- количество экземпляров;
- номера гербовых бланков;
- наименование структурного подразделения - получателя гербовых
бланков;
- расписка в получении;
- примечание (отметка об уничтожении и т.д.).
Гербовые бланки хранятся в надежно запираемых шкафах.
Уничтожение гербовых бланков осуществляется по акту с отметкой в
учетно-регистрационном журнале.
8.2.4. Контроль за изготовлением гербовых бланков Правительства
и аппарата Правительства, выдача их подразделениям аппарата
Правительства, государственным органам возлагается на Управление
по обеспечению деятельности аппарата Правительства Московской
области.
8.2.5. Контроль за учетом, использованием и хранением гербовых
бланков Правительства, аппарата Правительства в подразделениях
аппарата Правительства обеспечивает общий отдел.
8.2.6. В государственных органах контроль за учетом,
использованием, хранением гербовых бланков Правительства и
аппарата Правительства, а также гербовых бланков государственных
органов возлагается на службы делопроизводства или на работников,
назначенных руководителями.
8.3. Оформление реквизитов в процессе
подготовки документов
8.3.1. При подготовке и оформлении документов используются
следующие обязательные реквизиты: герб Московской области,
наименование организации, справочные данные об организации,
наименование вида документа, дата документа, отметка о поступлении
документа, регистрационный номер документа, ссылка на
регистрационный номер и дату документа, гриф ограничения доступа к
документу, адресат, гриф утверждения документа, резолюция,
заголовок к тексту, отметка о контроле, текст документа, отметка о
наличии приложения, подпись, гриф согласования документа, визы
согласования документа, печать, отметка о заверении копии, отметка
об исполнителе, отметка об исполнении документа и направлении его
в дело.
8.3.2. В процессе подготовки документов необходимо соблюдать
следующие правила оформления обязательных реквизитов.
8.3.3. Наименование организации.
Наименование организации, являющейся автором документа, должно
соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных
документах.
Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его
отсутствии - полное наименование вышестоящей организации.
8.3.4. При оформлении реквизита "Справочные данные об
организации" указываются почтовый адрес, номера телефонов
(справочная служба), факсов, адрес электронной почты и др.
8.3.5. Наименование вида документа.
Используются следующие наименования основных видов документов:
постановление, распоряжение, приказ, протокол, акт, справка,
служебная записка, план, отчет.
8.3.6. Дата документа.
Датой документа является дата его подписания или утверждения.
Для документов, фиксирующих решения, принимаемые коллегиально
(протокол, акт и др.), датой является дата принятия решения, а не
подписания. Процессы создания, оформления, исполнения документов
(согласование, визирование, утверждение, подписание резолюции и
т.д.) датируются.
Если авторами документа являются две и более организации, то
его датой является наиболее поздняя дата подписания.
Документы вступают в силу с даты их подписания (или
утверждения), если в тексте или законодательством не предусмотрен
иной порядок их вступления в силу.
Дата подписания, утверждения, согласования документа, а также
даты, содержащиеся в тексте, оформляются арабскими цифрами в
следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца
и месяц оформляются словесно - цифровым (12 марта 2002 г.) или
цифровым способом (двумя парами арабских цифр, разделенными
точкой; год - четырьмя арабскими цифрами; например: 12.03.2002
(при ссылке в тексте на правовой акт или иной документ дата
оформляется следующим образом: "письмо от 12.03.2002 N ...)".
Если порядковый номер месяца или числа состоит из одной цифры,
то перед ними проставляется ноль, например: 08.02.2002.
При обозначении в документах временного периода (план 2001-2005
гг.) второй год следует указывать полностью, а не двумя последними
цифрами. Временной период может быть выражен с помощью предлогов
с, до, по (без слова "включительно") или слов "по состоянию
на...", например: "с 2001 по 2003 гг.", "за период с 15.12.2001 по
31.12.2002", "по состоянию на 15.12.2001". Слово "год" сокращается
только в сочетании с цифрами, не допускаются сокращения "с.г." и
"т.г.". При включении в дату конкретного месяца слово "месяц" не
указывается ("в марте 2002 года", а не "в марте месяце 2002
года"). Слово "квартал" в дате не сокращается, номер квартала
обозначается римской цифрой ("в I квартале 2002 года"). Номер
полугодия пишется словами "в первом полугодии 2002 года".
8.3.7. Регистрационный номер документа.
Реквизит "Регистрационный номер документа" - цифровое
обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.
8.3.8. Ссылка на регистрационный номер и дату документа.
Реквизит "Ссылка на регистрационный номер и дату документа"
используется только в тех видах документов, которые являются
ответами на запрос (письмо, справка, докладная записка, акт,
заключение, обзор и т.д.). Сведения в реквизит переносятся с
поступившего документа.
Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания
номера и даты поступившего документа в тексте письма.
8.3.9. Гриф "Для служебного пользования" с указанием номера
экземпляра проставляется в верхнем правом углу первой страницы
документа.
8.3.10. Гриф согласования документа состоит из слова
"СОГЛАСОВАНО", должности лица, с которым согласовывается документ
(включая наименование организации), личной подписи, расшифровки
подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования (проставляются в
левом верхнем углу листа), например:
СОГЛАСОВАНО
Министр экономики Правительства
Московской области
Личная подпись И.О. Фамилия
23 мая 2002 г.
Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф
согласования оформляют по следующей форме:
СОГЛАСОВАНО
Письмо Российской академии
медицинских наук
от 30.10.2000 N 451-805
или
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания координационного
совета Главного управления региональной
безопасности Московской области
от 21.06.2002 N 10
8.3.11. Визы согласования документа.
Согласование документа оформляется визой, включающей подпись и
должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы,
фамилию) и дату подписания. Например:
Начальник правового управления
Личная подпись (инициалы, фамилия)
25.01.2002
При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим
образом:
Замечания прилагаются
Начальник правового управления
Личная подпись (инициалы, фамилия)
25.01.2002
Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются,
датируются и прилагаются к документу.
Для документа, подлинник которого отправляется из организации,
визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии
отправляемого документа.
8.3.12. Адресование документа.
Документы адресуют в организации, их структурные подразделения,
должностным или физическим лицам.
Наименования организации и ее структурного подразделения
указываются в именительном падеже, например:
Министерство юстиции Российской Федерации
Управление систематизации законодательства
или
Министерство экономики Московской области
или
Администрация Коломенского района
Московской области
Должность лица, которому адресован документ, указывается в
дательном падеже, инициалы указываются перед фамилией, например:
Управление Президента Российской Федерации
по работе с обращениями граждан
Заместителю начальника Управления
В.Д. Матвееву
или
Комитет по земельным ресурсам
и землеустройству Наро-Фоминского района
Заместителю председателя Комитета
В.П. Сергеевой
или
Министерство жилищно-коммунального
хозяйства, топлива и энергетики
Московской области
Первому заместителю министра
В.Л. Петрову
|
