|
Стр. 4
Оконченные производства по взысканию штрафов, наложенных по
гражданским делам, приобщаются к соответствующему делу,
находящемуся в производстве суда, о чем делается запись в журнале
формы N 14.
6. Производства по взысканию сумм пособий, выплаченных
на содержание детей за время розыска их родителей
151. На основании материалов, поступивших от органов
социальной защиты, судья в соответствии со статьей 352 ГПК РСФСР
выносит определение о выдаче исполнительного документа на
взыскание с должника сумм временных пособий, выплаченных на
содержание детей за время его розыска, с начислением установленных
законодательством 10 процентов на эти суммы.
Взыскание сумм пособий находится на особом контроле суда до
полного погашения долга. После окончания взыскания исполнительный
документ приобщается к производству, которое списывается в архив,
о чем делается запись в журнале формы N 16.
7. Производства по жалобам на действия
судебного пристава - исполнителя по исполнению
решения или на отказ в совершении таких действий
(статья 428 ГПК РСФСР и статья 90 Федерального закона
"Об исполнительном производстве")
152. При назначении судебного заседания по жалобе или протесту
на действия судебного пристава - исполнителя о времени и месте
заседания извещаются взыскатель, должник и прокурор, принесший
протест, в судебное заседание вызывается также судебный пристав -
исполнитель, действия которого обжалуются. Копии вынесенного
определения высылаются указанным лицам.
Определение обращается к исполнению после его вступления в
законную силу. Определение считается исполненным после совершения
судебным приставом - исполнителем исполнительных действий в той
форме, как его обязал суд.
Оконченное производство по жалобе на действия судебного
пристава - исполнителя приобщается к соответствующему
исполнительному производству, о чем делается запись в журнале
(форма N 17).
XIII. Прием, учет и хранение вещественных доказательств
и личных документов осужденных
153. Вещественные доказательства по уголовным делам,
поступившие в суд от органов расследования или приобщенные к делам
по определению (постановлению) суда, принимаются, учитываются и
хранятся с соблюдением правил, предусмотренных Инструкцией о
порядке изъятия, учета, хранения и передачи вещественных
доказательств по уголовным делам, ценностей и иного имущества
органами предварительного следствия, дознания и судами,
утвержденной 18.10.89, а также настоящей временной Инструкцией.
154. Вещественные доказательства принимаются судом от органов
предварительного следствия и дознания в упакованном и опечатанном
виде с описью содержимого на упаковке и указанием номера дела, к
которому они приобщены.
При поступлении предметов, истребованных судом по гражданским
делам от предприятий, учреждений, организаций, наличие их
сверяется по сопроводительному письму.
155. Секретарь суда, принимая уголовное дело с приобщенными к
нему вещественными доказательствами, проверяет целостность
(сохранность) упаковки и печати.
При обнаружении нарушения упаковки или печати секретарь в
присутствии председателя суда (судьи) и лица, доставившего дело,
вскрывает упаковку и сверяет наличие вещей, содержащихся в ней, со
справкой к обвинительному заключению и с постановлением о
приобщении к делу вещественных доказательств. При отсутствии
расхождений вещественные доказательства вновь упаковываются и
опечатываются. О вскрытии упаковки составляется акт, который
подшивается в дело.
При наличии расхождений между содержимым упаковки и справкой к
обвинительному заключению, постановлением о приобщении к делу
вещественных доказательств, а также если опись содержимого на
упаковке не соответствует справке и постановлению, дело судом не
принимается. Об установленных нарушениях составляется акт, который
подписывается председателем суда (судьей), секретарем и лицом,
доставившим дело. Копия акта вместе с делом и вещественными
доказательствами высылается органу, направившему дело в суд.
156. Вещественные доказательства, приобщенные к делу судом,
соответствующим образом упаковываются и опечатываются. Упаковка
должна обеспечивать сохранность вещественных доказательств от
повреждения и порчи.
На упаковке указываются: наименование вложенного, его
количество, номер дела, к которому вещественные доказательства
приобщены, а после регистрации - номер по порядку записей в
журнале учета вещественных доказательств (форма N 55).
Опечатывание вещественных доказательств производит судья.
Печать ставится таким образом, чтобы вещественные доказательства
не могли быть заменены или изъяты без ее повреждения.
157. Предметы и вещи, поступившие в суд с делом, но не
признанные в установленном порядке вещественными доказательствами,
судом не принимаются. О возвращении вещей и предметов составляется
акт, который подписывается председателем суда (судьей), секретарем
и лицом, доставившим дело в суд. Копия акта вместе с вещами
направляется органу, передавшему их в суд.
158. Для учета вещественных доказательств в суде ведется
журнал (форма N 55), который должен быть прошнурован,
пронумерован, скреплен печатью и подписью председателя суда.
159. Все вещественные доказательства регистрируются в журнале
в день поступления дела. Регистрация вещественных доказательств,
приобщенных к делу судом, производится в день вынесения
соответствующего определения (постановления).
При регистрации вещественному доказательству присваивается
номер (порядковый номер по журналу). В журнале указываются: дата
поступления и наименование вещественного доказательства, его
количество, номер дела, к которому оно приобщено, фамилия, имя,
отчество обвиняемого и сведения о движении вещественного
доказательства.
Наименование вещественного доказательства и его количество
проставляются в соответствии с записью на упаковке.
160. После регистрации вещественного доказательства на его
упаковке проставляется номер, за которым дело зарегистрировано в
суде, и номер вещественного доказательства по журналу учета, а в
справочном листе указывается место хранения.
161. Если вещественные доказательства в суд не направлялись, а
находятся на хранении в органах предварительного следствия,
дознания или в другом учреждении, секретарь суда указывает место
их нахождения (хранения) в журнале учета.
162. Передача вещественных доказательств судье для осмотра и
возвращение их на хранение отмечаются в журнале учета.
После осмотра вещественных доказательств, произведенного судом
в соответствии с требованиями УПК РСФСР, они вновь упаковываются и
опечатываются.
163. При передаче уголовного дела и вещественных доказательств
в другой суд или прокуратуру в отношении каждого передаваемого
объекта в журнале учета вещественных доказательств производится
соответствующая запись.
164. В соответствии со статьей 85 УПК РСФСР вещественные
доказательства хранятся в суде до вступления в законную силу
приговора или определения (постановления) суда о прекращении дела.
В тех случаях, когда спор о праве на вещь подлежит разрешению
в порядке гражданского судопроизводства, вещественные
доказательства хранятся до вступления в законную силу решения
суда.
До вступления приговора (определения, постановления) в
законную силу вещественные доказательства могут быть возвращены их
владельцу только по письменному распоряжению судьи,
председательствующего по делу. Секретарь оформляет передачу вещей
по правилам, изложенным в пункте 169 настоящей временной
Инструкции.
165. После вынесения приговора (определения, постановления)
секретарь суда делает отметку в журнале учета о состоявшемся
решении суда в отношении вещественных доказательств с указанием
содержания и даты решения.
166. Для обращения к исполнению приговора в части реализации
конфискованных судом орудий преступления, которые находятся на
хранении в учреждениях, организациях, ведомствах, выписывается
исполнительный документ, который направляется для исполнения в
подразделение судебных приставов по месту нахождения вещественных
доказательств. Копия сопроводительного письма подшивается в дело,
а в журнале учета вещественных доказательств отмечается, кому и
когда направлен исполнительный документ.
167. Если вещественные доказательства, подлежащие реализации,
хранятся в суде, секретарь суда под расписку передает
исполнительный документ и вещественные доказательства судебному
приставу - исполнителю.
Расписка судебного пристава - исполнителя в получении
вещественных доказательств подшивается в дело, а в журнал вносится
запись о передаче вещественных доказательств судебному приставу -
исполнителю.
Исполнительный документ с отметками судебного пристава -
исполнителя и судьи об исполнении подшивается в дело. В журнале
делается отметка об исполнении.
168. Вещественные доказательства (орудия преступления и вещи,
запрещенные к обращению), подлежащие по приговору (постановлению,
определению) передаче в соответствующие учреждения, направляются в
эти учреждения с нарочным или по почте с сопроводительным письмом,
а также копией приговора (определения, постановления) или выпиской
из него.
Копия сопроводительного письма и документ о приеме
соответствующим учреждением вещественных доказательств подшиваются
в дело, и на них указываются порядковые номера листов дела.
В журнале отмечается исполнение и указывается номер листа
дела, подтверждающего сдачу вещественного доказательства.
169. Вещественные доказательства, которые по приговору
(решению, определению, постановлению) суда должны быть возвращены
владельцу, выдаются ему под расписку.
В расписке должны быть указаны номер паспорта или иного
документа, удостоверяющего личность, и адрес владельца. Расписка
подшивается в дело, и на ней указывается порядковый номер листа
дела, а в журнале делается отметка об исполнении со ссылкой на
этот лист дела.
Если владельцем является учреждение, предприятие, организация,
вещественное доказательство передается его представителю в том же
порядке, при наличии доверенности.
В случае отказа владельца от получения вещи или неявки его без
уважительных причин по вызовам в суд в течение 6 месяцев вещи,
годные к употреблению, по постановлению судьи передаются
соответствующему налоговому органу для реализации, а не
представляющие ценности - уничтожаются.
(в ред. Приказа Судебного Департамента при Верховном Суде РФ от
24.08.1999 N 94)
170. Вещественные доказательства, подвергающиеся быстрой
порче, если они не могут быть возвращены владельцу (например,
из-за отсутствия точных данных о нем или его местонахождении),
передаются по постановлению судьи в соответствующие учреждения для
использования по назначению. Передача производится судебным
приставом - исполнителем по акту.
Первый экземпляр акта передачи для реализации скоропортящихся
вещественных доказательств и подробная их опись приобщаются к
делу. Второй экземпляр акта вместе с вещественными
доказательствами передается организации, занимающейся реализацией
товаров. Третий экземпляр акта остается у судебного пристава -
исполнителя, который контролирует оприходование сумм, вырученных
от реализации, и зачисление их на депозитный счет подразделения
судебных приставов.
171. Уничтожение вещественных доказательств согласно приговору
(определению, постановлению) суда производится комиссией в составе
судьи, народного заседателя и секретаря суда. Об уничтожении
вещественных доказательств составляется акт, который приобщается к
делу, а в журнале делается отметка. В отдельных случаях, если это
вызывается особыми свойствами вещественных доказательств, они
передаются с сопроводительным письмом и копией приговора
(определения, постановления) или выпиской из него для уничтожения
специальным органам других ведомств (органам внутренних дел,
здравоохранения и т.п.). Копия сопроводительного письма и
документ, подтверждающий получение ведомством вещественного
доказательства, подшиваются в дело. В журнале учета вещественных
доказательств делается отметка об исполнении.
172. Если вещественное доказательство, подлежащее выдаче
владельцу или уничтожению, находится на хранении в органах
внутренних дел или прокуратуре, секретарь суда направляет в эти
органы копию приговора (определения, постановления) или выписку из
него. В сопроводительном письме, подписанном судьей, указывается
дата вступления приговора (определения, постановления) в законную
силу и предлагается сообщить суду о дате исполнения.
Копия сопроводительного письма и сообщение об исполнении
подшиваются к делу. В журнале учета делается отметка об
исполнении.
173. Изъятые у арестованных паспорта, военные билеты, трудовые
книжки и другие личные документы приобщаются к делу и хранятся в
отдельном опечатанном пакете, подшитом к делу и пронумерованном
порядковым номером листа дела. В таком же порядке хранятся
названные документы, признанные вещественными доказательствами по
делу.
174. Военные билеты военнообязанных и удостоверения о приписке
к призывным участкам призывников, осужденных к лишению свободы, не
позднее семидневного срока после вступления приговора в законную
силу направляются в районные (городские) военные комиссариаты по
месту учета.
Паспорт направляется администрации места предварительного
заключения, где содержится осужденный.
Трудовые книжки, профсоюзные билеты и другие личные документы
лиц, осужденных к лишению свободы, хранятся при деле в отдельном
пакете.
175. Работникам суда запрещается какая бы то ни было
реализация вещественных доказательств, а также их приобретение, в
частности через торгующие организации, производящие их реализацию.
176. Использование вещественных доказательств для каких-либо
служебных или иных целей запрещается.
На документах, письмах и других бумагах, являющихся
вещественными доказательствами, запрещается делать какие-либо
отметки, надписи или новые складки (перегибы).
177. За сохранность вещественных доказательств, находящихся в
деле, несет ответственность судья, под председательством которого
оно рассматривается.
За сохранность вещественных доказательств, которые хранятся в
суде отдельно от дела, несет ответственность секретарь суда или
другой работник, на которого приказом председателя возложена
обязанность по учету и хранению вещественных доказательств.
178. Председатель суда или его заместитель не реже одного раза
в квартал проверяет правильность ведения журнала учета
вещественных доказательств, соответствие записей фактическому
наличию вещей, своевременность и правильность исполнения решения
суда в отношении вещественных доказательств. О результатах
проверки составляется акт.
179. При смене работника, ответственного за учет и хранение
вещественных доказательств, их прием и передача оформляются актом.
При составлении акта проверяется соответствие записей в журнале
фактическому наличию вещей. Акт подписывается председателем суда
(его заместителем), лицом, сдающим журнал и вещественные
доказательства, и лицом, принимающим их.
180. Помещение для хранения вещественных доказательств и
условия их хранения должны соответствовать требованиям, изложенным
в разделе XIX.
XIV. Порядок выдачи судебных дел и документов, ведение
и хранение нарядов, книг, карточек и журналов
181. Судебные дела выдаются для ознакомления в помещении суда
при предъявлении:
а) обвиняемыми, подсудимыми, осужденными, оправданными,
потерпевшими, сторонами, третьими лицами и их законными
представителями по уголовным и гражданским делам - документа,
удостоверяющего личность;
б) адвокатами, выступающими по делам в суде первой и
кассационной инстанций, а также адвокатами, знакомящимися с
делами, законченными производством, - ордера юридической
консультации и удостоверения личности;
в) другими лицами, выступающими по гражданским делам,
гражданскими истцами, ответчиками и их представителями,
выступающими по уголовным делам, - доверенности на ведение дела и
документа, удостоверяющего личность;
г) судьями и другими ответственными работниками вышестоящих
судов, прокурорами, работниками системы Судебного департамента при
Верховном Суде Российской Федерации - удостоверения личности;
д) общественными обвинителями и защитниками - документов,
удостоверяющих личность и полномочия.
Ознакомление с делами должно проходить в специально
оборудованном для этой цели помещении в присутствии и под
контролем уполномоченного на то работника канцелярии суда в
условиях, которые исключают возможность изъятия, повреждения или
уничтожения материалов дел.
(в ред. Приказа Судебного Департамента при Верховном Суде РФ от
24.08.1999 N 94)
Об ознакомлении с делом делается отметка в справочном листе.
182. По письменным требованиям органов, которым законом
предоставлено право истребовать дела, и на основании распоряжения
председателя суда или его заместителя судебные дела направляются
им в трехдневный срок по почте или с рассыльным.
Секретарь суда обязан контролировать возврат дел и не реже 1
раза в квартал докладывать председателю суда.
До возвращения дела в суд требование о его высылке, копии
сопроводительного письма, приговора или решения хранятся в
контрольной папке. В учетно - статистической карточке отмечается,
когда, кому и по какому запросу дело направлено и когда оно
возвращено в суд.
183. Учет выдачи и высылки дел, находящихся в архиве суда,
производится в соответствии с действующими правилами по ведению
архива.
184. Отдельные документы из судебных дел, а также заверенные
копии этих документов и письменные справки по делам выдаются
канцелярией суда и архивариусом обвиняемым, подсудимым,
осужденным, оправданным, потерпевшим, сторонам по гражданскому
делу и их представителям по письменному заявлению с разрешения
председателя суда или судьи с оплатой в надлежащих случаях
государственной пошлины. Эти заявления приобщаются к делу.
185. Подлинные документы, представленные сторонами по
гражданскому делу, возвращаются сторонам с обязательным
оставлением в деле копий, заверенных судьей. Лицо, получившее
подлинный документ из дела, должно расписаться в получении этого
документа на копии, оставленной в деле.
В случае направления документа почтой копия сопроводительного
письма подшивается в дело.
186. Выдаваемые судом копии приговоров, решений, постановлений
и определений по уголовным и гражданским делам, в том числе
определений и постановлений, вынесенных вышестоящим судом, должны
быть прошиты, пронумерованы, заверены судьей, секретарем и
скреплены печатью. В тех случаях, когда приговор, решение,
определение, постановление были изменены вышестоящим судом, об
этом следует указать в выдаваемой копии.
На копии также указывается, в каком деле подшит подлинный
документ и в производстве какого суда находится дело.
Лицо, получившее копию, должно расписаться в справочном листе.
В случае направления копии документа по почте в справочном листе
делается об этом отметка.
187. В каждом суде к началу года составляется номенклатура
нарядов, карточек, книг и журналов. При составлении номенклатуры
необходимо руководствоваться номенклатурой основных нарядов
(Приложение к Инструкции).
В номенклатуру должны быть внесены все вновь заводимые наряды,
картотеки, книги и журналы учета делопроизводства, а также наряды,
книги и журналы, законченные ведением в прошлом году.
Дополнения в номенклатуру вносятся с разрешения лица,
утвердившего ее. Внесенные в номенклатуру дополнения заверяются
подписью лица, ответственного за ведение делопроизводства.
Вторые и последующие тома нарядов, книг и журналов вносятся в
номенклатуру по мере их заведения.
188. Номенклатура нарядов, карточек, книг и журналов
составляется заведующим канцелярией (старшим секретарем),
утверждается председателем суда, а после годовой проверки наличия
документов подшивается в наряд.
189. Все исполненные служебные документы подшиваются в наряды,
которые заводятся по предметному (тематическому) принципу с учетом
установленных сроков хранения документов. Наряды, как правило,
заводятся на один год в соответствии с номенклатурой.
Вся переписка по одному и тому же вопросу подшивается в одном
наряде в хронологическом порядке поступления и исполнения
документов по данному вопросу.
Не разрешается подшивать в наряды неисполненные документы.
Подшивка должна производиться систематически. Не допускается
накапливание и длительное хранение неподшитых служебных
документов.
190. Документы в наряд подшиваются так, чтобы сохранилась
полная возможность свободного чтения текста, а листы не выступали
за края обложки. В случаях, когда текст на документах расположен
близко к краю листа, к такому листу для подшивки его в наряд
(дело) подклеивается полоска бумаги.
191. На всех подшитых в наряд документах в правом верхнем углу
проставляется порядковый номер. Нумерация листов в каждом томе
наряда начинается с первого номера. Чистые листы в нарядах не
нумеруются.
Лист, сложенный и подшитый за середину, нумеруется как два
отдельных листа. Лист, сложенный в несколько раз и прошитый за
один край, нумеруется на верхней складке как один лист.
Карты, схемы, чертежи, фотоснимки и другие материалы, которые
невозможно или нецелесообразно подшивать в наряд, могут храниться
при наряде в отдельных пакетах (конвертах).
При подшивке документов металлические скрепления (булавки,
скрепки и т.п.) удаляются.
Подшивка в наряд черновиков и лишних экземпляров не
допускается.
Подлинные личные документы в наряды не подшиваются, а
возвращаются их владельцам. При необходимости в наряд подшиваются
только заверенные копии этих документов.
Толщина нарядов не должна превышать 5 сантиметров. Каждый
наряд может содержать не более 300 листов. Если документов больше,
заводится очередной том наряда.
192. На обложке наряда проставляются его номер и наименование
согласно номенклатуре, название суда, дата начала и окончания,
количество листов и приложений, срок хранения в архиве. Если наряд
состоит из нескольких томов, то на обложке первого тома
указывается количество томов этого наряда, а на последующих томах
- номер очередного тома и номер наряда.
Наименование наряда должно быть кратким, ясным и в то же время
полно отражать содержание подшитых в нем документов. Присваивать
нарядам наименования, которые не определяют содержание подшитых в
них документов ("Разная переписка", "По разным вопросам" и т.п.),
запрещается.
Если наряду нельзя дать одно общее наименование, то заголовок
составляется путем обобщения сходных документов, подшитых в нем,
или перечисления наиболее важных документов.
193. На обложках книг (журналов) указываются те же данные, что
и на обложках нарядов, кроме количества приложений. Каждая
заводимая книга (журнал) должна быть пронумерована по листам.
Записи в книгах (журналах) учета производятся ручкой. Всякое
исправление должно быть оговорено и заверено подписью
исправляющего. Подчистки не допускаются.
194. Надписи на обложках нарядов, книг и журналов делаются
ручкой, разборчиво, без сокращений. Если на обложку наклеивается
титульный лист, изготовленный типографским способом, то надписи на
нем разрешается печатать на машинке.
195. В конце каждого наряда подшивается чистый лист для
заверительной надписи (форма N 56). В этой надписи указывается
цифрами и прописью количество пронумерованных в деле листов.
Заверительная надпись в книгах (журналах) делается на последней
странице.
Заверительная надпись подписывается лицом, ответственным за
ведение делопроизводства, и скрепляется печатью "Для пакетов".
196. Если некоторые наряды, книги или журналы необходимо
продолжать в следующем году, они переносятся в номенклатуру
следующего года с указанием в соответствующей графе номенклатуры
против наименования соответствующего наряда, книги или журнала, за
каким номером они учтены в следующем году.
197. Правовые акты органов законодательной и исполнительной
власти, постановления пленумов Верховного Суда, решения органов
системы Судебного департамента по кадровому, организационному и
ресурсному обеспечению деятельности судов брошюруются в отдельные
папки (наряды) по годам издания.
198. Выписки из приказов вышестоящих инстанций по кадровым
вопросам подшиваются в отдельный наряд.
Приказы, издаваемые в суде, ведутся в отдельной книге (форма
N 57). Порядок ознакомления с приказами устанавливается
председателем суда. Об отмене, изменении и дополнении приказа
делается соответствующая отметка на приказе. Отметки должны
вноситься своевременно, аккуратно и только ручкой.
Документы, послужившие основанием для издания приказа,
подшиваются в соответствующие наряды с отметкой на них даты и
номера приказа.
199. Наряды, книги, журналы учета, а также служебные
документы, не подшитые в наряды, подлежат хранению в шкафах,
сейфах или ящиках, запираемых на замок и опечатываемых. Хранение
документов в незапирающихся шкафах, сейфах, ящиках запрещается.
XV. Организация архива суда
200. Законченные судебные дела, исполнительные производства,
наряды, журналы и картотеки поступают на хранение в архив суда.
201. При учете и хранении дел и других материалов в архиве
соблюдаются требования, предусмотренные Правилами по ведению
архивного хозяйства и Единой государственной системой
делопроизводства, а также - изложенные в настоящей временной
Инструкции.
202. В судебных делах, подлежащих сдаче в архив суда,
подшиваются и пронумеровываются все документы, приобщенные к делу.
Опись находящихся в деле документов и их количество листов в деле
заверяется подписью секретаря.
203. Для сдачи дел и материалов в архив суда составляется
опись этих дел и материалов в соответствии с правилами работы
архивов учреждений, организаций и предприятий (форма N 58).
Опись подписывается председателем суда и секретарем суда
(заведующим канцелярией).
204. На обложках дел и материалов, сдаваемых в архив, а также
на учетно - статистических карточках или в регистрационных
журналах проставляется архивный номер, за которым дело или
материал сданы по описи в архив, и номер самой описи, а также
указываются срок хранения в соответствии с Перечнем документов
Министерства юстиции, органов, учреждений юстиции и судов, с
указанием сроков хранения документов, год и месяц отбора для
уничтожения. Судебные дела хранятся в архиве по годам в порядке
архивных номеров.
205. Разрешение на передачу судебного дела в архив дает судья,
под председательством которого дело было рассмотрено, или
председатель суда. При этом судья проверяет все производство по
делу, обращая особое внимание на реальное исполнение вступившего в
законную силу приговора, решения, постановления, определения.
Разрешив сдачу дела в архив, судья в левом верхнем углу
наружной стороны обложки после проставления штампа "Архив" ставит
дату и свою подпись, а также определяет год (дату), по который
включительно дело должно храниться в архиве, или делает надпись
"постоянно", если дело подлежит постоянному хранению.
Эти даты переносятся секретарем суда в правый верхний угол
учетно - статистических карточек красным карандашом или ручкой с
чернилами (пастой) красного цвета.
XVI. Учет, использование и хранение служебных
изданий и оргтехники
206. К служебным изданиям относятся все поступившие в суд для
общего пользования кодексы, официальные издания и иные сборники
текущего законодательства, бюллетени вышестоящих судов,
инструкции, положения и другие своды правил, регламентирующих
служебную деятельность и структуру судов, учебники, справочники и
иные подобные издания.
207. Все полученные из вышестоящих инстанций, а также
приобретенные или изготовленные в типографиях служебные издания
учитываются заведующим канцелярией (консультантом, секретарем
суда) в книге учета служебных изданий (форма N 59). На
сопроводительных письмах к изданиям указывается, за какими
инвентарными номерами учтены издания в книге учета, и
расписывается лицо, получившее издание на хранение.
На изданиях проставляется инвентарный номер. Дополнительно
полученные экземпляры изданий учитываются за новыми инвентарными
номерами.
208. В случае износа книги учета изданий, а также в тех
случаях, когда большинство занесенных в книгу изданий уничтожено,
с разрешения председателя суда может быть произведен переучет
изданий и заведена новая книга учета.
Переучет производится с составлением акта комиссией,
назначенной председателем суда. В новую книгу учета переносятся,
как правило, только те издания, которые к моменту переучета
имеются в наличии и нужны для работы.
После переучета изданий и оформления новой книги старые книги
учета по истечении двух лет уничтожаются по акту.
Издания, утратившие практическое значение, уничтожаются в
установленном порядке по распоряжению председателя суда.
Председатель суда ежегодно назначает специальную комиссию,
которая проверяет всю имеющуюся литературу, выявляет излишнюю,
ненужную и потерявшую практическую ценность, решает вопрос о ее
последующем уничтожении или направлении в вышестоящую инстанцию.
Уничтожение такой литературы должно быть произведено без ущерба
для служебной деятельности суда.
209. Издания хранятся в том же порядке, что и служебные
документы. Выдача изданий для пользования производится под
расписку в карточке выдачи (форма N 60).
210. При поступлении в суд оргтехники лицу, назначенному
приказом председателя суда материально ответственным за нее,
необходимо проверить ее техническое состояние, наличие
документации, правильность и полноту заполнения технических
паспортов. Всю оргтехнику это лицо обязано зарегистрировать в
журнале (форма N 61).
Вся документация, относящаяся к оргтехнике, хранится у
материально ответственного лица суда.
211. Приказом (распоряжением) председателя суда оргтехника
закрепляется под расписку за соответствующими работниками.
Работники суда несут ответственность за техническое состояние
и сохранность оргтехники, закрепленной за ними.
При использовании в судебном заседании средств оргтехники
магнитофонные ленты и киноленты приобщаются к делу, упаковываются
и опечатываются с описью содержания на упаковке и указанием номера
дела. Опись удостоверяется секретарем судебного заседания.
XVII. Прием и передача дел
212. Передача дел при смене председателя суда производится с
участием представителя управления (отдела) Судебного департамента
в субъекте Российской Федерации, осуществляющего организационное
обеспечение деятельности данного суда.
213. Передача дел оформляется приемо - сдаточным актом, в
котором должны быть отражены:
а) общая характеристика делопроизводства, состояние учета,
отчетности и архива суда;
б) наименование картотек, журналов, книг, нарядов, которые
ведутся в суде, и их наличие;
в) количество пронумерованных листов в каждой картотеке,
журнале, книге, наряде;
г) неисполненные документы и нерассмотренные дела;
д) все документы архива суда, все уголовные, гражданские,
административные дела и прочие материалы, находящиеся в архиве;
е) соответствие записей в журнале учета вещественных
доказательств их фактическому наличию.
Приемо - сдаточный акт составляется в двух экземплярах и
подписывается лицами, участвующими в передаче. Один экземпляр акта
остается в суде, второй направляется в управление (отдел)
Судебного департамента в субъекте Российской Федерации,
осуществляющее организационное обеспечение деятельности данного
суда.
214. При освобождении или переводе на другую работу судей,
других сотрудников суда они обязаны в присутствии председателя
суда, судьи и заведующего канцелярией и с участием материально
ответственного лица передать все имеющиеся у них дела и
неисполненные документы, а также справочные материалы и
материальные ценности другому работнику, на которого возложено
исполнение обязанностей переводимого (освобождаемого) работника,
либо материально ответственному лицу. При обнаружении недостачи
имущества, утраты дел, служебных изданий или документов
председатель суда назначает служебное расследование.
XVIII. Составление и оформление служебных документов
215. Документы должны составляться кратко, ясно и не иметь
помарок, их содержание должно быть полным, объективным и
исключающим поводы к повторной переписке.
Текст служебного документа должен состоять из трех логически
связанных частей: введения, обоснования и заключения. Во введении
указывают события и факты, послужившие основанием для составления
документа. Во второй части приводят разъяснения, соображения,
расчеты и т.п., вызвавшие необходимость принятия тех или иных
решений. В заключении формулируют выводы, предложения, просьбы,
составляющие цель документа.
216. Документы могут быть изготовлены машинописным и
рукописным способами. Служебные документы для печатания на пишущей
машинке должны быть написаны ясно, разборчиво, чернилами или
пастой.
В них должны быть четко выделены абзацы.
В верхнем левом углу первой страницы рукописи исполнитель
указывает количество экземпляров, которые необходимо напечатать,
свою подпись и дату.
217. Документы адресуются организации, ведомству, учреждению,
их структурным подразделениям или конкретному должностному лицу.
При указании на документе адресата соблюдаются следующие
правила:
- наименование организации, ведомства, учреждения и их
структурных подразделений указывается в именительном падеже;
- при направлении документа должностному лицу название
организации, ведомства, учреждения указывается в именительном
падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном падеже;
- почтовый адрес указывается полностью: индекс отделения связи
(допускается указывать индекс главпочтамта), республика, край,
область, город, улица, номер дома;
- документ не должен содержать более трех адресов; при
направлении документа более чем в три адреса на каждом документе
указывается только один адрес.
218. При ответах на запросы в начале текста обязательно
указываются номер и дата документа, на который дается ответ.
219. В сопроводительных документах, к которым имеются
приложения, под текстом после слова "Приложение" указывается
наименование приложенных документов, их количество, а также их
входящие (исходящие) номера.
Отметка о наличии приложения печатается на три интервала ниже
текста.
220. Под текстом документа либо под указанием о приложении
документов слева печатается должность, а справа - инициалы и
фамилия лица, подписывающего документ.
Внизу на обороте последнего листа указывается фамилия
исполнителя и дата изготовления документа.
221. Каждый исходящий документ, как правило, должен иметь
копию, которая заверяется исполнителем с указанием его должности.
После подписания документа копия подшивается в наряд или дело.
222. Служебные документы, как правило, подписываются одним
должностным лицом. При временном отсутствии в суде должностного
лица, которому предоставлено право ведения служебной переписки,
документы подписываются лицом, временно его замещающим.
Подписывать документы с предлогом "За" или проставлением косой
черты перед наименованием должности запрещается.
При направлении документа нескольким адресатам подписываются
все отправляемые экземпляры.
Служебные документы должны подписываться разборчиво, без
сокращений и росчерков.
Дату подписания документа и, если необходимо, надпись "Лично"
или указание о срочности проставляет лицо, подписывающее документ.
223. При подписании документов, составленных комиссией,
указывают не должности лиц, составляющих документ, а распределение
обязанностей в составе комиссии.
224. На документах, требующих особого удостоверения их
подлинности, ставится печать. Перечень документов, на которых
проставляется печать, определяется на основании действующих
нормативных актов.
Печать проставляется таким образом, чтобы оттиск затрагивал
подлинную подпись и название должности подписывающего.
225. Поправки, внесенные при подписании документа на первом
экземпляре, переносятся исполнителем на остальные экземпляры.
В подписанные служебные документы вносить какие-либо
исправления и добавления запрещается.
На документах, заверенных гербовой печатью, подчистки и
неоговоренные исправления не допускаются.
226. Телеграфная переписка допускается только по срочным
вопросам. Текст телеграммы излагается кратко, без союзов,
предлогов и знаков препинания, если при этом не искажается его
содержание. В телеграмме не допускаются переносы слов, поправки и
исправления.
Телеграмма печатается в двух экземплярах. Перед телеграфным
адресом указывается категория телеграммы. Под текстом телеграммы
указываются сокращенно должность, а также фамилия подписавшего
телеграмму, а под чертой - фамилия и должность этого лица, адрес
суда без сокращений и дата отправления телеграммы.
227. Все подписанные документы отправляются только через
канцелярию суда в установленном настоящей временной Инструкцией
порядке.
Работник канцелярии перед отправкой документа обязан:
- проверить правильность написания адреса, наличие указанных в
документах приложений и подписей. На письмах с несколькими
адресами подчеркнуть адрес того корреспондента, которому
направляется данный экземпляр письма;
- составить опись о направлении документа, в которой
проставляется дата и исходящий номер.
228. Процессуальные документы составляются по правилам,
предусмотренным процессуальным законодательством.
Особенности передачи электронных копий сводных документов
судебной статистики регламентируются Инструкцией по ведению
судебной статистики в судах общей юрисдикции Российской Федерации,
управлениях (отделах) Судебного департамента при Верховном Суде
Российской Федерации.
XIX. Помещения для ведения делопроизводства в суде.
Хранилища дел и документов. Охрана помещений и хранилищ
229. Помещения и хранилища, в которых ведется делопроизводство
и хранятся судебные дела, документы, вещественные доказательства в
рабочее и нерабочее время, должны отвечать требованиям,
обеспечивающим их сохранность. К таким помещениям и хранилищам
относятся кабинеты судей, канцелярия и архив суда. Их размещение и
оборудование должны исключать возможность бесконтрольного
проникновения в них посторонних лиц и гарантировать сохранность
находящихся в этих помещениях и хранилищах судебных дел,
документов и вещественных доказательств.
Входные двери этих помещений и хранилищ должны быть
оборудованы замками, гарантирующими надежное их закрытие в
нерабочее время, двери канцелярии и архива сверх того - обиты
металлом, а окна защищены металлической решеткой. Для контроля за
входом могут устанавливаться шифрованные и электронные замки.
Помещения и хранилища оснащаются противопожарной и охранной
сигнализацией, связанной с постом охраны или пультом
централизованного наблюдения за сигнализацией при органах охраны.
230. В помещения и хранилища допускаются председатель суда,
его заместитель, судьи, а также лица, которые имеют прямое
отношение к ведущимся в этих помещениях и хранилищах работам.
Доступ других лиц в помещения и хранилища может быть разрешен
только в случае служебной необходимости председателем суда либо
его заместителем.
231. Внутренняя планировка и расположение рабочих мест в
помещениях и хранилищах должны способствовать выполнению работы
исполнителями в условиях, предусматривающих обеспечение
персональной ответственности лиц за сохранность судебных дел,
документов и вещественных доказательств.
Для приема и выдачи дел и документов в канцелярии и архиве
выделяется часть помещения, изолированная барьером.
В помещениях и хранилищах запрещается хранение посторонних
предметов.
232. Для хранения дел, документов, вещественных доказательств
помещения и хранилища снабжаются необходимым количеством сейфов и
металлических шкафов.
Разрешается хранение архивных дел и вещественных доказательств
на открытых стеллажах при условии надежной изоляции хранилища от
других помещений суда и надлежащих мер против бесконтрольного
проникновения в это хранилище.
233. По окончании рабочего дня сейфы, металлические шкафы,
помещения и хранилища запираются и опечатываются. При опечатывании
мастика или сургуч накладываются так, чтобы исключить возможность
их снятия без повреждения оттиска печати.
234. Ключи от сейфов, металлических шкафов, помещений и
хранилищ (за исключением ключей от сейфов и металлических шкафов,
находящихся в кабинетах судей, а также ключей от кабинетов судей)
в нерабочее время хранятся в одном из сейфов или металлических
шкафов. Ключ от этого сейфа или металлического шкафа и ключ от
входной двери помещения передаются заведующему канцелярией
(старшему секретарю).
Запрещается хранить ключи от сейфов, металлических шкафов в
рабочих столах.
235. Сдачу ключей, а также получение ключей, вскрытие
помещений и хранилищ производят работающие в них сотрудники,
ответственные за сохранность судебных дел, документов и
вещественных доказательств. Списки таких лиц утверждаются
председателем суда.
При отсутствии лиц, отвечающих за сохранность дел, документов,
вещественных доказательств, помещения и хранилища могут быть
вскрыты комиссией, созданной по указанию председателя суда, о чем
составляется акт.
236. Перед вскрытием помещений и хранилищ должна быть
проверена целость оттисков печатей, исправность запоров. При
обнаружении нарушения целости оттисков печатей, повреждения
запоров или других признаков, указывающих на возможное
проникновение в эти помещения посторонних лиц, помещения не
вскрываются, а составляется акт, и о случившемся немедленно
ставится в известность председатель суда.
237. Уборка и другие необходимые хозяйственные работы в
помещениях и хранилищах производятся только в присутствии
работников, отвечающих за сохранность дел и документов.
Во время уборки и хозяйственных работ все дела и документы
должны находиться в сейфах и металлических шкафах.
238. На случай пожара, аварии или стихийного бедствия
разрабатывается специальная инструкция, утверждаемая председателем
суда, в которой предусматривается порядок вызова должностных лиц,
вскрытия помещений и хранилищ, очередность спасения судебных дел,
документов и вещественных доказательств и дальнейшего их хранения.
239. Запрещается выносить из помещения суда для выполнения
работы на дому судебные дела и документы, за исключением случаев
рассмотрения дела на выездной сессии.
240. Для опечатывания помещений, хранилищ, сейфов и
металлических шкафов выдаются номерные металлические печати под
расписку в журнале (форма N 62).
В этом же журнале учитываются выданные для работы резиновые
|
