|
Стр. 3
бумажного носителя (тексты, таблицы, графики, рисунки, чертежи,
фотографии и т.д.) и прием этой информации в виде копии факсимиле.
Отправляемые документы должны быть выполнены черным цветом,
иметь четкое и контрастное изображение.
Объем передаваемого документа не должен превышать пяти листов.
На передаваемом документе в верхнем правом углу проставляется
отметка "Факс с досылкой" или "Факс без досылки".
В нижнем левом углу лицевой стороны последнего листа документа
указываются фамилия и номер телефона исполнителя.
Подписанный документ регистрируется (проставляются исходящий
номер и дата). После этого документ поступает к оператору для
передачи.
Тексты документов с пометкой "Для служебного пользования"
передавать запрещается.
Документы, предназначенные для отправки, подлежат
обязательному учету в журнале (приложение 19). После передачи
информации подлинники документов возвращаются исполнителю с
отметкой на оборотной стороне последнего листа подлинника о
времени отправки.
Поступившие в таможенный орган факсограммы подлежат
обязательному учету в журнале (приложение 19).
Принятые факсограммы доставляются по назначению под расписку в
день приема, срочные - немедленно.
4.5.4. Телефонограмма
Телефонограммы используются для оперативного решения вопросов
в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют
документального оформления.
Текст телефонограммы должен включать не более 50 слов.
Требования к изложению текста телефонограмм аналогичны
требованиям к изложению телеграмм и телетайпограмм.
Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается
лицом, от имени которого она передается.
Подписанные телефонограммы регистрируются; после передачи на
них проставляются дата и время передачи, фамилии и номера
телефонов передавшего и принявшего (приложение 20). Датой
телефонограммы является дата ее передачи.
Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней
должен прилагаться их список с указанием номеров телефонов.
Переданные телефонограммы подшиваются в хронологическом
порядке в отдельное дело. Если телефонограммой подтверждается
исполнение какого-либо документа, то ее копия приобщается к этому
документу.
Входящая телефонограмма должна иметь те же реквизиты, что и
исходящая, за исключением подписи, которая на входящей
телефонограмме отсутствует.
Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется
следующими реквизитами:
исходящим регистрационным номером отправляемой телефонограммы;
должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица,
отправившего телефонограмму;
должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица,
принявшего телефонограмму;
входящим регистрационным номером полученной телефонограммы.
Принятые телефонограммы печатаются в двух экземплярах. Первый
экземпляр передается руководству таможенного органа на
рассмотрение, второй - подшивается в дело входящих телефонограмм.
После исполнения первый экземпляр телефонограммы с отметкой о
выполнении поручения руководства подшивается в дело по вопросному
принципу в соответствии с номенклатурой дел.
4.5.5. Ответственность за содержание информации, передаваемой
по каналам телексной и факсимильной связи, правильность оформления
документов возлагается на исполнителя, подготовившего документ к
передаче, и руководителя соответствующего структурного
подразделения.
Срочные документы, поступившие из ФТС России, доводятся до
таможен и таможенных постов в день получения также в виде
телеграммы, телетайпограммы, факсограммы, телефонограммы с
последующей досылкой самого документа.
4.5.6. Сообщения, передаваемые электронной почтой (ЭП)
Электронными сообщениями (письмами) называются документы,
передаваемые по каналам ЭП, которая позволяет осуществлять обмен
данными между средствами ЭВТ, анализ, обработку, хранение
полученных и отправленных сообщений.
В системе ЭП предусмотрены следующие операции с письмами:
поиск, копирование, отбор по заданному критерию.
Электронное сообщение состоит: из адреса или нескольких
адресов получателей; заголовка, содержащего служебную информацию;
текста.
Требования к оформлению документов, посылаемых ЭП, аналогичны
требованиям, изложенным в подразделе 4.3.
5. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
5.1. Организация документооборота
5.1.1. Движение документов в таможенном органе с момента их
создания или получения до завершения исполнения или отправки
образует документооборот.
5.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые
с ними в таможенном органе, регламентируются настоящей
Инструкцией, положениями о структурных подразделениях и
должностными инструкциями их должностных лиц.
5.1.3. Решение о регистрации и исполнении документов,
поступивших в таможенный пост (в составе таможни) не из ОДО
таможни, а непосредственно от организаций и физических лиц,
принимается руководством таможенного поста в соответствии с
Перечнем полномочий таможенных органов РФ, установленных в
соответствии с Таможенным кодексом РФ и распределенных в
соответствии с их уровнем.
5.2. Организация доставки документов
5.2.1. Доставка документов в таможенные органы осуществляется,
как правило, средствами почтовой, фельдъегерской и электрической
связи.
С помощью почтовой и фельдъегерской связи в таможенные органы
доставляются письменная корреспонденция в виде простых и
регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких
пакетов, а также печатные издания.
5.2.2. По каналам электрической связи поступают: телеграммы
(телетайпограммы), факсограммы, телефонограммы, сообщения по
электронной почте.
5.3. Прием, обработка и распределение поступающих документов
5.3.1. Документы, поступающие в таможенный орган, проходят
первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию и
рассмотрение руководством.
Прием и первичная обработка документов осуществляется
должностными лицами ОДО (в таможенных постах, где ОДО отсутствует,
- лицом, ответственным за делопроизводство (далее - ответственный
за делопроизводство).
При поступлении документов в нерабочее время они принимаются
дежурным по таможенному органу.
Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с
пометкой "лично"), проверяется правильность доставки, целостность
упаковки, наличие документов и подписей. Ошибочно доставленная
корреспонденция пересылается по принадлежности или возвращается
отправителю.
При некомплектности или повреждении документов составляется
акт в двух экземплярах, один из которых остается в ОДО (у
ответственного за делопроизводство), другой - направляется
отправителю.
При отсутствии на документе адреса отправителя конверт
прилагается к документу. Конверт прилагается к документу и в том
случае, когда дата почтового штемпеля необходима для подтверждения
времени отправки и получения документа.
Во всех остальных случаях конверты уничтожаются.
На полученных документах проставляется регистрационный штамп
(приложение 13).
Документы распределяются на подлежащие регистрации (приложение
21) и подлежащие учету по реестру (приложение 22).
5.3.2. Документы, адресованные руководству таможенного органа,
а также без указания конкретного лица или структурного
подразделения предварительно рассматриваются в ОДО, затем
направляются руководству таможенного органа или в структурное
подразделение.
Предварительное рассмотрение документов осуществляется исходя
из оценки их содержания и на основании установленного в таможенном
органе распределения обязанностей между руководством.
Без предварительного рассмотрения передаются по назначению
документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям
или их должностным лицам.
Рассмотренные руководством таможенного органа документы
возвращаются в ОДО, где в базе данных делаются отметки об их
возврате, в регистрационно-контрольную карточку (далее - РКК)
вносится содержание резолюции, документы ставятся на контроль, а
затем передаются на исполнение.
Рассмотренные руководством приказы, распоряжения вышестоящего
таможенного органа размножаются, направляются, рассылаются
структурным подразделениям и таможенным органам в соответствии со
списком рассылки, составленным ОДО. Передача копий указанных
документов структурным подразделениям осуществляется только с
соответствующей распиской в списке рассылки.
Подлинник документа, который исполняется несколькими
структурными подразделениями, направляется ответственному
исполнителю; остальным исполнителям передаются копии документа.
5.3.3. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с
проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же
правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение
руководству таможенного органа и исполнение.
5.3.4. На документах, подлежащих в соответствии с
номенклатурой формированию в дела в ОДО, перед направлением на
исполнение в структурные подразделения проставляется штамп
"Подлежит возврату в ОДО" (приложение 13).
5.4. Организация обработки и передачи отправляемых документов
5.4.1. Документы, отправляемые таможенным органом, передаются
почтовой, фельдъегерской и электрической связью.
Обработка документов для отправки почтовой связью
осуществляется ОДО (ответственным за делопроизводство) таможенного
органа в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи,
утвержденными Постановлением Правительства РФ от 26.09.2000 N 725.
Документы для отправки передаются полностью оформленными,
зарегистрированными с указанием почтового адреса или рассылки.
Обработка отправляемой корреспонденции включает ее сортировку,
адресование, вложение в конверты, заклеивание, взвешивание,
франкирование и оформление почтового отправления.
Документы, отправляемые одновременно в один адрес,
вкладываются в один конверт.
Документы, подлежащие отправке, обрабатываются и отправляются
в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.
Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется
по указанию лица, подписавшего документ (в отдельных случаях -
начальника ОДО).
Отправляемая корреспонденция учитывается в:
описях (заказная, сторонним организациям) - приложение 23;
реестрах (направляемая через фельдъегерскую службу) -
приложение 24.
Вторые экземпляры описей и реестров с пометкой об отправке
корреспонденции формируются в дела ОДО.
5.4.2. С помощью средств электрической связи осуществляется
передача информации в виде телеграмм, телетайпограмм, факсограмм,
телефонограмм, электронных сообщений.
Телеграммы, составляемые в таможенном органе, принимаются
сотрудниками ОДО завизированными, подписанными, датированными,
зарегистрированными с отметкой о категории и виде отправления.
Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами
предоставления услуг телеграфной связи, утвержденными
Постановлением Правительства РФ от 28.08.97 N 1108.
5.4.3. Передача телефонограмм осуществляется устно по каналам
телефонной связи и записывается (печатается) получателем.
5.5. Порядок прохождения внутренних документов
5.5.1. Прохождение внутренних документов на этапах их
подготовки и оформления должно соответствовать прохождению
отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих
документов.
5.5.2. Проекты распорядительных документов после подготовки и
согласования с заинтересованными подразделениями и должностными
лицами передаются в правовую службу для проверки соответствия
содержания документов действующему законодательству, а затем в
ОДО, который осуществляет контроль за правильностью их оформления
(подраздел 3.1).
Оформленные документы передаются на подпись руководству
таможенного органа в соответствии с правом подписи документов и
распределением обязанностей.
5.5.3. Копии подписанных руководством распорядительных
документов рассылаются в структурные подразделения в соответствии
со списком рассылки.
5.5.4. Передача документов, зарегистрированных в ОДО, между
другими структурными подразделениями таможенного органа
осуществляется только через ОДО (ответственного за
делопроизводство). Документы передаются с соответствующей отметкой
в РКК или списке рассылки.
5.6. Прием и обработка документов, поступающих по каналам
электронной почты и факсимильной связи
Электронная почта - один из компонентов системы автоматизации
документооборота, средство доставки, отправки информации и ее
передачи между пользователями как внутри таможенного органа, так и
между таможенными органами, имеющими соответствующие аппаратные и
программные средства.
Отправитель электронного сообщения запускает программу
отправки почты и создает файл сообщения, указывает его имя, дату и
время отправки. Сообщения можно вводить и редактировать с помощью
текстовых редакторов. Электронные сообщения передаются адресатам в
соответствии со списком рассылки.
Адресат получает изображение документа на экране компьютера
или в виде копии на бумажном носителе, полученной при помощи
печатающего устройства (принтера).
При наличии электронной почты документы обрабатываются при
помощи автоматизированной регистрации.
Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте,
исполняются аналогично документам на бумажных носителях.
5.7. Учет количества документов
5.7.1. Учет количества документов за определенный период
времени (год, месяц) проводится в таможенном органе по месту
регистрации документов: в ОДО (по электронной картотеке
автоматизированной базы данных), в остальных структурных
подразделениях - с учетом всех видов документов (протоколов, ГТД,
постановлений и др.) и форм регистрации (карточек, журналов и
др.).
Результаты учета количества документов обобщаются ОДО.
5.7.2. За единицу учета количества документов принимается сам
документ, без учета копий, создаваемых при печатании и
размножении.
Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно в
копировально-множительной службе, машинописном бюро и т.п.
Итоговые данные подсчета представляются руководству
таможенного органа и в вышестоящий таможенный орган в табличной
форме (приложение 25).
5.8. Работа с обращениями и запросами депутатов
5.8.1. Подготовка и направление ответов на обращения и запросы
депутатов осуществляются таможенными органами в соответствии с
законодательством Российской Федерации о статусе депутата.
5.8.2. В качестве обращения и запроса рассматривается письмо,
написанное на бланке депутата, имеющее подпись депутата и дату.
При обращении депутата в таможенный орган должностные лица
должны предоставить депутату всю информацию, связанную с его
депутатской деятельностью.
При обращении депутата должностные лица безотлагательно (а при
необходимости получения дополнительных материалов - не позднее 30
дней со дня получения обращения) дают ответ на это обращение и
предоставляют запрашиваемые документы или сведения.
Должностное лицо, которому направлены обращение или запрос
депутата, должно дать ответ в письменной форме не позднее чем
через 30 дней со дня их получения или в иной, согласованный с
инициатором запроса, срок.
5.8.3. В случае необходимости проведения в связи с обращением
или запросом дополнительных проверки или изучения каких-либо
вопросов об этом сообщается автору обращения или запроса в
3-дневный срок со дня его получения.
5.8.4. Прием, обработка, направление поступающих обращений и
запросов депутатов осуществляется ОДО таможенного органа в
соответствии с установленным в подразделе 5.3 порядком работы.
5.8.5. Обращения и запросы депутатов, документы по их
рассмотрению формируются в дела в соответствии с номенклатурой
дел.
5.9 - 5.9.32. Исключены с 21 марта 2007 года. - Приказ ФТС РФ
от 30.03.2007 N 383.
6. ПОИСКОВАЯ СИСТЕМА ПО ДОКУМЕНТАМ
6.1. Регистрация документов
6.1.1. Основой построения поисковых систем является
регистрация документов - запись учетных данных о документе по
установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления
или получения.
6.1.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета,
исполнения и использования в справочных целях.
Регистрируются документы, поступающие из других организаций и
от физических лиц, а также создаваемые таможенным органом -
внутренние и отправляемые.
Документы регистрируются независимо от способа их доставки,
передачи или создания.
6.1.3. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день
поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При
передаче документа из одного структурного подразделения в другое
он повторно не регистрируется.
6.1.4. Регистрация документов производится в пределах групп, в
зависимости от названия вида документа, автора и содержания.
Например, отдельно регистрируются документы, поступившие из ФТС
России или направляемые ей, распорядительные документы (приказы
начальника управления или таможни по основной деятельности,
приказы по личному составу, протоколы и решения коллегии),
служебная переписка и др.
(в ред. Приказа ФТС РФ от 30.03.2007 N 383)
6.1.5. Документы, поступившие из ФТС России, органов
государственной власти субъектов РФ и местного самоуправления, а
также организаций, предприятий, таможенных органов и др.,
поступающих на рассмотрение руководства таможенного органа,
распорядительные документы (приказы, распоряжения), переписка за
подписью руководства таможенного органа, докладные записки на имя
руководства таможенного органа регистрируются и учитываются
(приложения 21 и 22) в ОДО.
Протоколы заседаний и решения коллегии, оперативных совещаний
у начальника таможенного органа регистрируются в отделе
обеспечения деятельности коллегии, организационно-аналитическом
отделе и т.п.
Документы, не подлежащие регистрации в ОДО и учитываемые по
реестру (приложение 22), регистрируются или учитываются в
структурных подразделениях в соответствии с порядком,
предусмотренным организационно-методическими документами этих
подразделений.
6.1.6. Документы регистрируются и учитываются в базах данных
установленного в ОДО таможенного органа КПС "УКИД-Р". Базами
данных являются электронные картотеки, в которые вносятся основные
реквизиты регистрируемых (приложение 26) и учитываемых (приложение
29) документов.
Распечатанные экземпляры карточек на внесенные в электронные
картотеки документы используются для создания вспомогательных
картотек в ОДО и структурном подразделении, куда передается
документ на исполнение.
6.2. Регистрация входящих документов
6.2.1. После проставления на входящих документах в
соответствии с пп. 4.3.25 и 5.3.1 регистрационного штампа они
сортируются для внесения их в электронные картотеки
соответствующих баз данных КПС "УКИД-Р":
"Документы вышестоящих таможенных органов";
"Документы организаций, таможен и постов";
абзац исключен с 21 марта 2007 года. - Приказ ФТС РФ от
30.03.2007 N 383;
"Документы реестрового учета".
При вводе основных реквизитов поступивших документов в
электронные картотеки баз данных "Документы вышестоящих таможенных
органов", "Документы организаций, таможен и постов" осуществляется
автоматическое сквозное присвоение регистрационных номеров
документов. Присвоенный автоматизированной системой номер
документа переносится в регистрационный штамп (приложение 13).
Абзац исключен с 21 марта 2007 года. - Приказ ФТС РФ от
30.03.2007 N 383.
Документы реестрового учета систематизируются по структурным
подразделениям таможенного органа, после чего вносятся в
электронную картотеку соответствующей базы данных без присвоения
им регистрационных номеров (приложение 29). После ввода основных
реквизитов в электронные карточки распечатываются два экземпляра
реестра (приложение 30), один из которых с распиской
ответственного за делопроизводство структурного подразделения в
получении остается в ОДО, другой вместе с документами передается в
это структурное подразделение.
6.2.2. В электронные карточки баз данных вносятся основные
реквизиты документов соответственно указанным в карточке полям
(приложение 26). Правила заполнения полей в электронных карточках
баз данных приведены в "Руководстве пользователя" КПС "УКИД-Р".
На документы, внесенные в электронные картотеки баз данных
(кроме базы "Документы реестрового учета"), распечатывается единая
сокращенная форма РКК (приложение 27) в двух экземплярах. Один
экземпляр РКК с распиской ответственного за делопроизводство
структурного подразделения в получении документа помещается в
картотеку ОДО, другой вместе с документом передается в это
подразделение на исполнение.
6.3. Регистрация исходящих документов
6.3.1. Исходящие документы таможенного органа регистрируются
централизованно в ОДО.
6.3.2. Перед регистрацией исходящих документов должностные
лица ОДО проверяют наличие на документе подписей и соответствующих
виз (в том числе и соисполнителей, указанных в резолюции),
приложений к документам, фамилии и номера телефона исполнителя, а
также правильность написания адресата, номера и даты документа, на
который дается ответ.
Исходящие письма-ответы принимаются на регистрацию от
ответственных за делопроизводство структурных подразделений только
вместе с документами-запросами (основаниями) и экземпляром РКК,
полученным подразделением в соответствии с п. 6.2.2.
Представленный структурным подразделением экземпляр РКК помещается
в валовую картотеку ОДО, а находящийся в указанной картотеке
экземпляр РКК изымается и уничтожается.
6.3.3. Документы, оформленные с нарушением требований данной
Инструкции, в ОДО не регистрируются и подлежат возврату в
структурное подразделение на доработку.
6.3.4. Номер исходящего письма таможенного органа состоит из
индекса структурного подразделения, номера дела по номенклатуре и
индивидуального порядкового номера по "шахматке" (приложение 31),
например:
01-18/456, где
01 - обозначение ОДО,
18 - номер дела по номенклатуре,
456 - индивидуальный порядковый номер письма;
или
14-11/128, где
14 - обозначение структурного подразделения,
11 - номер дела по номенклатуре,
128 - индивидуальный порядковый номер письма.
Письмам, подписанным руководством таможенного органа, индекс
дела присваивается и проставляется должностными лицами ОДО.
Письма за подписью руководителей структурных подразделений
поступают на регистрацию в ОДО от ответственных за
делопроизводство структурных подразделений с проставленным
индексом дела структурного подразделения, в которое будет подшита
копия письма, завизированная всеми заинтересованными лицами (далее
- визовая копия).
Визовая копия письма должна полностью соответствовать
оригиналу письма и не иметь никаких исправлений.
6.3.5. После проставления исходящего регистрационного номера
на оригинале и визовой копии письма визовые копии заверяются
штампом "Верно. Инспектор ОДО" с обязательным указанием личной
подписи, ее расшифровки и даты, предусмотренных п. 4.3.22.
6.3.6. При регистрации основные реквизиты исходящих писем
вносятся в электронные карточки базы данных "Переписка"
(приложение 32) и на каждое письмо распечатывается РКК (приложение
27) (если визовая копия письма подлежит возврату в структурное
подразделение, то ответственный за делопроизводство данного
подразделения расписывается в РКК за получение копии письма).
Распечатанные РКК составляют в ОДО картотеку исходящих писем
таможенного органа.
Если входящий документ исполнен без составления письменного
ответа (вопрос решен по телефону, путем личной встречи и т.п.) и
формируется в дело структурного подразделения - исполнителя,
ответственный за делопроизводство данного подразделения возвращает
в ОДО экземпляр РКК, полученный подразделением в соответствии с п.
6.2.2, со всеми необходимыми отметками об исполнении и списании в
дело. Представленный структурным подразделением экземпляр РКК
помещается в соответствующую картотеку входящих документов, а
первоначальный экземпляр РКК из картотеки изымается и
уничтожается.
6.3.7. Оригиналы исходящих писем могут выдаваться на руки
исполнителям под расписку с разрешения начальника ОДО только в
исключительных случаях с целью срочной отправки адресату. В этом
случае на копии письма проставляется штамп "Подлинник получен"
(приложение 13) с указанием фамилии должностного лица, получившего
оригинал письма, его подписи и даты.
6.3.8. Письмо, подлежащее размножению для рассылки адресатам,
должно поступать в ОДО с заполненным и подписанным руководством
структурного подразделения списком рассылки.
Организацию работы по копированию (тиражированию) писем в
соответствии с рассылкой осуществляет исполнитель. На отправку
размноженные экземпляры писем поступают полностью сформированные и
сброшюрованные.
6.4. Регистрация внутренних документов
6.4.1. Регистрация приказов и распоряжений таможенного органа
осуществляется ОДО.
Приказы регистрируются порядковыми номерами и в пределах
каждого вида приказа:
по основной деятельности;
о командировании, наложении взысканий, предоставлении отпусков
(учебных, по личным обстоятельствам) - с добавлением индекса "КМ";
о поощрении, премировании, награждении - с добавлением индекса
"П";
о приеме на службу, работу и назначении на должность,
зачислении в распоряжение; увольнении со службы, работы и
освобождении от должности - с добавлением индекса "К";
по аттестации, присвоению званий, выплате процентных надбавок
- с добавлением индекса "А".
Распоряжения нумеруются порядковыми номерами с добавлением
индекса "р".
Присвоение порядковых номеров приказам и распоряжениям
осуществляется по "шахматке" (приложение 31) и в пределах
календарного года.
При регистрации приказов и распоряжений таможенного органа их
основные реквизиты вносятся в электронную картотеку базы данных
"Приказы, распоряжения" (приложение 33).
6.4.2. Докладные и служебные записки, отчеты о командировках
на имя руководства таможенного органа регистрируются в ОДО в базе
данных "Протоколы, докладные записки" (приложение 26).
Регистрационный номер докладных и служебных записок, отчетов о
командировках состоит из порядкового номера с добавлением индекса
"дз". Присвоение порядкового номера осуществляется по "шахматке"
(приложение 31) и в пределах календарного года. Регистрационный
номер проставляется в штампе (приложение 13).
После присвоения регистрационного номера порядок прохождения
докладных и служебных записок, отчетов должен соответствовать
подразделу 5.5.1:
сотрудники ОДО осуществляют ввод основных реквизитов записок и
отчетов в электронные карточки базы данных "Протоколы, докладные
записки";
рассмотренные руководством таможенного органа записки и отчеты
возвращаются в ОДО, где в базе данных делаются отметки об их
возврате, в РКК вносится содержание резолюции, документы ставятся
на контроль;
распечатываются два экземпляра РКК, один из которых с
распиской ответственного за делопроизводство структурного
подразделения в получении остается в ОДО для формирования
картотеки записок и отчетов, другой вместе с документом передается
в это структурное подразделение на исполнение.
По окончании исполнения докладные, служебные записки со всеми
относящимися к ним документами и экземпляром РКК структурное
подразделение возвращает в ОДО, где:
в электронные карточки базы данных "Протоколы, докладные
записки" вносятся отметки об исполнении;
представленный структурным подразделением экземпляр РКК со
сведениями об исполнении помещается в картотеку записок и отчетов,
а находящийся в указанной картотеке экземпляр РКК изымается и
уничтожается.
6.4.3. Регистрация докладных и служебных записок на имя
руководителей структурных подразделений осуществляется
ответственными за делопроизводство этих подразделений.
Регистрационный номер состоит из индекса дела по номенклатуре и
порядкового номера, присваиваемого по "шахматке" и в пределах
календарного года.
Размножение, контроль за исполнением указанных записок
осуществляют ответственные за делопроизводство структурных
подразделений - исполнителей.
6.5. Организация поисковой системы по документам
6.5.1. Для обеспечения эффективного использования информации
при принятии решений в таможенных органах используется КПС
"УКИД-Р".
6.5.2. При регистрации документов необходимая информация
вносится в КПС "УКИД-Р", включающий в себя электронные картотеки
баз данных по входящим документам ("Документы вышестоящих
таможенных органов", "Документы организаций, таможен и постов",
"Документы реестрового учета"), исходящим и внутренним документам
("Переписка", "Приказы, распоряжения", "Протоколы, докладные
записки", "Другие").
(в ред. Приказа ФТС РФ от 30.03.2007 N 383)
6.5.3. По базам данных "Документы вышестоящих таможенных
органов", "Документы организаций, таможен и постов", "Приказы,
распоряжения", "Протоколы, докладные записки" в ОДО ведутся
электронные контрольные картотеки и валовые (на основе РКК)
картотеки, по которым осуществляются контроль исполнения и
информационно-поисковая работа.
(в ред. Приказа ФТС РФ от 30.03.2007 N 383)
6.5.4. КПС "УКИД-Р" обеспечивает поиск информации или
конкретного документа по реквизитам (названию, виду документа,
дате принятия, номеру документа и др.).
Поисковый запрос может содержать любую комбинацию реквизитов.
6.5.5. Порядок защиты и доступа к информации, содержащейся в
электронных базах данных ОДО, определяет руководство таможенного
органа.
6.5.6. В структурных подразделениях учет документов,
поступивших на исполнение из ОДО, осуществляется по РКК
(приложение 27), направленных вместе с документами. Указанные РКК
составляют основные картотеки структурных подразделений, где
карточки систематизируются по исполнителям (отделам) и срокам
исполнения документов.
Кроме картотек в структурных подразделениях используется также
КПС "УКИД-Р".
7. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
7.1. Организация контроля исполнения
7.1.1. Контроль исполнения включает в себя: постановку на
контроль, предварительную проверку и регулирование хода
исполнения; информирование руководителей в целях своевременного и
качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах;
снятие с контроля, направление исполненного документа в дело;
учет, обобщение, анализ хода и результатов исполнения документов.
7.1.2. Контролю подлежат все зарегистрированные документы,
требующие исполнения.
При постановке документа на контроль в верхнем правом углу
документа в ОДО проставляется отметка о контроле (п. 4.3.16).
Документы, зарегистрированные в базах данных "Документы
вышестоящих таможенных органов", "Документы организаций, таможен и
постов", "Протоколы, докладные записки" и не контролируемые (не
имеющие штампа "Контроль") ОДО, подлежат закрытию в указанных
базах должностными лицами ОДО на основании отметок в РКК,
представленных ответственными за делопроизводство структурных
подразделений.
7.1.3. Контроль исполнения обеспечивают:
руководство таможенного органа;
ОДО, осуществляющий учет контролируемых документов, а также
ход и состояние их исполнения;
ответственные за делопроизводство структурных подразделений.
Контроль исполнения документов по существу вопроса
осуществляют руководители структурных подразделений таможенного
органа.
7.1.4. Контроль соблюдения сроков исполнения документов и
другие контрольные операции осуществляют:
документов с поручениями (резолюциями) руководства таможенного
органа, приказов по основной деятельности и распоряжений
таможенного органа, обращений и запросов депутатов - ОДО, если
иное не оговорено в резолюции (или тексте распорядительного
документа);
(в ред. Приказа ФТС РФ от 30.03.2007 N 383)
поручений, содержащихся в протоколах заседаний коллегии
таможенного управления, - отдел обеспечения деятельности коллегии;
поручений оперативных совещаний у руководства таможенного
управления - организационно-инспекторская служба, у руководства
таможни - организационно-аналитический отдел;
планов (работы, мероприятий и др.) - в соответствии с
функциями структурных подразделений таможенного органа;
документов с поручениями начальника структурного подразделения
- ответственный за делопроизводство данного подразделения.
7.1.5. Контроль исполнения документов строится на базе
регистрационных данных.
ОДО ведет контроль по электронным картотекам баз данных
"Документы вышестоящих таможенных органов", "Документы
организаций, таможен и постов", "Приказы, распоряжения",
"Протоколы, докладные записки". В электронные карточки указанных
баз данных вносятся контролируемые действия, задания, вопросы и
др., даты исполнения, структурные подразделения - исполнители, ход
исполнения и т.д.
(в ред. Приказа ФТС РФ от 30.03.2007 N 383)
7.1.6. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных
днях: поступивших из вышестоящих таможенных органов, органов
государственной власти субъектов РФ и местного самоуправления,
внутренних документов - с даты подписания (утверждения) документа
(поручения), а поступивших из других организаций, предприятий,
таможенных органов и обращений граждан - с даты их поступления.
Сроки исполнения документов определяются руководителем исходя
из срока, установленного организацией, направившей документ, или
сроков, установленных законодательством.
Документы подлежат исполнению в следующие сроки:
с конкретной датой исполнения - в указанный срок;
без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте
пометку "срочно", - в 3-дневный срок; имеющие пометку "оперативно"
- в 10-дневный срок, остальные - в срок не более месяца;
обращения и запросы депутатов - не позднее чем через 30 дней
со дня получения;
абзац исключен с 21 марта 2007 года. - Приказ ФТС РФ от
30.03.2007 N 383;
телеграммы, телетайпограммы, факсограммы, телефонограммы -
срочные - в день поступления, остальные - до 5 дней;
по сообщениям, опубликованным в средствах массовой информации,
теле- и радиопередачах, - не позднее двух недель;
внутренние документы таможенного органа (приказы,
распоряжения, решения коллегии, протоколы совещаний и др.) -
согласно указанному в них сроку; в случае, если срок исполнения не
указан, то в месячный срок со дня регистрации (вступления в силу).
Если последний день срока исполнения документа приходится на
нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее
рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.
Дата исполнения указывается в резолюции руководителя и
фиксируется в РКК (приложения 26 и 27).
7.1.7. При необходимости изменения срока исполнения документа
ответственный исполнитель представляет на имя руководителя
таможенного органа, давшего поручение, мотивированную просьбу о
его продлении не позднее 3-х дней до истечения этого срока.
Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не
продлеваются.
О всех случаях изменения срока исполнения документов
ответственный исполнитель своевременно информирует ОДО для
внесения изменений в электронные картотеки баз данных - новый
срок, дата изменения, подпись. Новый срок исполнения переносится и
в РКК на документ.
Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их
имеют право только вышестоящие органы или организация - автор
документа.
7.1.8. Передача контрольных документов из одного структурного
подразделения в другое осуществляется только через ОДО, который
вносит отметки о передаче документа в электронные картотеки и
передает документ в соответствующее структурное подразделение.
При уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случае болезни,
увольнения или перемещения ответственный исполнитель обязан по
согласованию с руководством структурного подразделения передать
другому сотруднику все контролируемые документы и поставить об
этом в известность ответственного за делопроизводство структурного
подразделения, который доводит сведения о новом ответственном
исполнителе до ОДО.
7.1.9. Структурное подразделение - соисполнитель считается
ответственным за срыв сроков исполнения контрольного документа,
если необоснованно задержаны более чем на 5 дней:
представление ответственному исполнителю проекта ответа,
информации по исполнению документа и т.п.;
согласование проекта документа, подготовленного другими
подразделениями-соисполнителями.
7.1.10. Проверка хода исполнения осуществляется до истечения
сроков исполнения документов (предварительный контроль) в
следующем порядке:
задания последующих лет - не реже одного раза в год. Приказы
по основной деятельности и распоряжения долгосрочного действия
подлежат контролю через год, считая от даты регистрации;
задания последующих месяцев текущего года - не реже одного
раза в месяц;
задания текущего месяца - каждые 10 дней и за 5 дней до
истечения срока.
Все напоминания исполнителям и информация о них фиксируются в
электронных карточках (приложение 26).
7.1.11. Документ считается исполненным и снимается с контроля
после фактического выполнения поручений по существу,
документированного подтверждения исполнения, сообщения результатов
заинтересованным организациям и лицам.
Направление запроса по документу или промежуточного ответа
автору обращения не может служить основанием для признания
документа исполненным.
7.1.12. Снятие документа с контроля осуществляет руководство
таможенного органа или по его поручению ОДО и оформляется отметкой
об исполнении документа и направлении его в дело в соответствии с
п. 4.3.24. Информация об исполнении документа отражается также и в
электронной карточке (приложения 26 и 27).
7.1.13. О ходе выполнения приказов и распоряжений таможенного
органа структурное подразделение, которому в них дано поручение, в
установленный срок вносит докладную записку на имя руководителя
таможенного органа, на которого возложен контроль исполнения
приказа, распоряжения. Записка должна содержать информацию о
полноте и своевременности выполнения документа, фактические
данные, характеризующие результаты работы, предложение о снятии
приказа, распоряжения с контроля или о продлении срока исполнения.
Данные о ходе выполнения приказов и распоряжений, информация о
снятии их с контроля обязательно отражаются в электронной карточке
(приложение 33).
7.1.14. ОДО на основании ежемесячных справок, получаемых от
структурных подразделений (приложение 34), не реже одного раза в
месяц готовит сводные данные о состоянии исполнительской
дисциплины в таможенном органе, на основании которых формируются
оперативные и аналитические отчеты для информирования руководства
таможенного органа в установленные им сроки.
8. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В СТРУКТУРНЫХ
ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ. РАБОТА ИСПОЛНИТЕЛЕЙ С ДОКУМЕНТАМИ
8.1. Ответственные за делопроизводство структурных
подразделений таможенного органа получают корреспонденцию из ОДО.
8.2. Документы, полученные из ОДО, в структурном подразделении
повторно не регистрируются. Учет их рассмотрения, ознакомления и
исполнения ведется по РКК (приложение 27), с которыми документы
поступают в структурное подразделение, и в базах данных КПС
"УКИД-Р".
Основные реквизиты поступивших документов, в т.ч. приказов,
распоряжений, решений коллегии и др., ответственные за
делопроизводство структурных подразделений вносят в базы данных
самостоятельно.
8.3. На рассмотрение руководству структурного подразделения
передаются документы без РКК, которые на этот период помещаются в
раздел картотеки "У руководства".
8.4. Руководители структурных подразделений таможенного органа
обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до
исполнителей в день поступления, контроль за качественным
исполнением документов по существу вопросов.
8.5. При рассмотрении документов руководитель структурного
подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения и
рассмотрения в первую очередь (например, присланные для
согласования).
8.6. После рассмотрения руководством ответственные за
делопроизводство структурных подразделений переносят его резолюцию
в электронную карточку базы данных и передают исполнителю документ
под расписку в РКК:
документы, рассмотренные в день поступления, - в день
поступления или на следующий день;
срочные документы - немедленно.
8.7. Если резолюцией руководства определены несколько
исполнителей, то передача документа осуществляется только через
ответственного за делопроизводство структурного подразделения с
соответствующей отметкой в РКК (приложение 27) и электронной
карточке базы данных.
При наличии ответственного исполнителя все остальные
исполнители ответственны за своевременный, качественный анализ
информации и представление ответственному исполнителю в
установленные им сроки необходимых материалов (проектов
документов, справок, сведений и т.д.).
Ответственный исполнитель несет персональную ответственность
за полноту и достоверность информации, использованной при
подготовке документа.
8.8. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку
необходимой информации, подготовку проекта документа; его
оформление, согласование, представление на подписание
(утверждение) руководством таможенного органа или структурного
подразделения; подготовку к пересылке адресату.
Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров
документа и передает документ на тиражирование.
8.9. При оперативном решении вопросов без составления
дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе:
о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные
переговоры и т.д.), дате и результатах окончательного исполнения.
Все отметки размещаются на свободных от текста местах
|
