|
Стр. 1
ФЕДЕРАЛЬНАЯ ТАМОЖЕННАЯ СЛУЖБА
ПРИКАЗ
от 18 октября 2004 г. N 160
О ТИПОВОЙ ИНСТРУКЦИИ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ И РАБОТЕ АРХИВА В ТАМОЖЕННЫХ ОРГАНАХ
(с изм., согл. Приказа ФТС РФ от 30.03.2007 N 383)
В целях улучшения организации документационного обеспечения и
работы архивов в таможенных органах, реализации положений новой
редакции Таможенного кодекса Российской Федерации и выполнения
мероприятий по преобразованию ГТК России в Федеральную таможенную
службу приказываю:
1. Утвердить согласованную с Росархивом "Типовую инструкцию по
делопроизводству и работе архива в таможенных органах
(региональных таможенных управлениях, таможнях, таможенных
постах)" (приложение).
2. Начальникам региональных таможенных управлений, таможен,
таможенных постов:
обеспечить организацию делопроизводства и работу архивов в
соответствии с утвержденной Типовой инструкцией;
усилить внимание к вопросам соблюдения таможенными постами
порядка подписания и регистрации документов, контроля за их
исполнением.
3. Считать утратившими силу Приказы ГТК России от 09.03.99 N
150 "О Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в
таможенных органах", 10.04.2000 N 290 "О внесении изменений в
Типовую инструкцию по делопроизводству и работе архива в
таможенных органах" и 15.09.2003 N 1006 "О порядке регистрации и
подписания документов в таможенных органах".
4. Контроль за исполнением настоящего Приказа осуществлять
заместителю руководителя ФТС России Ю.Ф. Азарову.
Руководитель службы
генерал-полковник
таможенной службы
А.Е.ЖЕРИХОВ
Приложение
к Приказу ФТС России
от 18.10.2004 N 160
ТИПОВАЯ ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ И РАБОТЕ АРХИВА В ТАМОЖЕННЫХ
ОРГАНАХ (РЕГИОНАЛЬНЫХ ТАМОЖЕННЫХ УПРАВЛЕНИЯХ,
ТАМОЖНЯХ, ТАМОЖЕННЫХ ПОСТАХ)
(в ред. Приказа ФТС РФ от 30.03.2007 N 383)
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Типовая инструкция по делопроизводству и работе архива в
таможенных органах (региональных таможенных управлениях, таможнях,
таможенных постах) <*> разработана в целях совершенствования
документационного обеспечения управления и повышения его
эффективности путем унификации состава и форм управленческих
документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля
исполнения документов.
--------------------------------
<*> В дальнейшем тексте - "таможенные органы", "таможенный
орган", "таможенные управления, таможни, а также таможенные посты
со статусом юридического лица", "управление, таможня, а также
таможенный пост со статусом юридического лица", "региональное
таможенное управление, таможня, таможенный пост со статусом
юридического лица", "управление или таможня", "управление,
таможня", "управление, таможня, таможенный пост", "таможенное
управление (таможня, таможенный пост со статусом юридического
лица)".
Инструкция устанавливает общие требования к функционированию
служб документационного обеспечения управления, документированию
управленческой деятельности и организации работы с документами в
таможенных органах <*>.
--------------------------------
<*> Порядок работы с секретными документами, документами с
грифом "Для служебного пользования" (включая правила учета,
хранения и использования печатей, штампов, бланков) и другой
специфической документацией регламентируется специальными
нормативными актами.
1.2. Таможенные органы организуют и ведут делопроизводство на
основе индивидуальных инструкций и других нормативно-методических
документов, не противоречащих настоящей Типовой инструкции.
1.3. Положения настоящей Инструкции распространяются на
организацию работы с документами независимо от вида носителя,
включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения,
осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных)
технологий.
Автоматизированные технологии обработки документной
информации, применяемые в таможенном органе, должны отвечать
требованиям инструкции по делопроизводству.
1.4. Организация, ведение, совершенствование системы
документационного обеспечения управления на основе единой
технической политики и применения современных технических средств
в работе с документами, методическое руководство и контроль за
соблюдением установленного порядка работы с документами в
подразделениях таможенного органа осуществляются отделом
(отделением) документационного обеспечения (далее - ОДО) -
приложение 1.
Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение
установленных правил и порядка работы с документами в структурных
подразделениях таможенных органов возлагается на их руководителей.
Руководитель структурного подразделения (а также таможенного
поста, не имеющего ОДО) определяет ответственного за ведение
делопроизводства, который обеспечивает учет и прохождение
документов в установленные сроки, информирует руководство о
состоянии их исполнения (приложение 2).
Передача документов, их копий работникам сторонних организаций
допускается с разрешения руководства таможенных органов или
структурных подразделений.
При уходе должностного лица в отпуск, выбытии в командировку,
увольнении или перемещении имеющиеся у него документы по указанию
руководителя структурного подразделения передаются другому
должностному лицу.
1.5. Задачи, функции, порядок работы ОДО регламентируются
положением (приложение 1).
Права, обязанности и ответственность должностных лиц ОДО
определяются должностными инструкциями (приложение 3), которые
должны быть оформлены в соответствии с Приказом ГТК России от
29.11.2002 N 1277.
1.6. Порядок работы с обращениями граждан регламентируется
специальной инструкцией.
(п. 1.6 введен Приказом ФТС РФ от 30.03.2007 N 383)
2. ДОКУМЕНТАЦИЯ ТАМОЖЕННЫХ ОРГАНОВ
2.1. Деятельность таможенных органов обеспечивается системой
взаимоувязанной управленческой документации. Ее состав
определяется компетенцией таможенных органов, порядком разрешения
вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером
взаимосвязей между таможенными органами, другими органами
управления и организациями.
2.2. При подготовке документов следует применять текстовый
редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием
шрифтов Times New Roman Cyr размером N 12 - для оформления
табличных материалов, 14, 16, Times DL размером N 12, 14 через 1 -
2 интервала.
2.3. Таможенные органы (таможенные управления, таможни, а
также таможенные посты со статусом юридического лица) издают
приказы, распоряжения, инструкции, положения, протоколы, иные
документы в соответствии с их компетенцией.
Установленные указанными актами требования и правила могут
быть отменены или изменены только путем издания новых
распорядительных актов. Запрещается применять в этих целях такой
вид документов, как письма.
Использование в этих целях телеграмм, телетайпограмм,
факсограмм, телефонограмм допускается только в случае принятия
безотлагательных мер и при условии обязательного последующего
издания соответствующих актов по данному вопросу.
3. ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ
ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ
3.1. Приказ, распоряжение
3.1.1. Приказами и распоряжениями оформляются решения по
оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам
внутренней работы таможенного органа.
Проекты приказов (распоряжений) готовят и вносят подразделения
на основании поручений начальника таможенного органа, его
заместителя либо в инициативном порядке. Проекты приказов по
кадровым вопросам готовит кадровая служба на основании
соответствующих представлений.
Приказы подписываются начальником таможенного органа или по
его поручению заместителем.
Обеспечение качественной подготовки проектов приказов
(распоряжений) и их согласование с заинтересованными сторонами
возлагается на руководителей подразделений, которые готовят и
вносят проект.
Обеспечение правильности оформления проектов приказов
(распоряжений) является обязанностью ОДО.
3.1.2. Проекты приказов (распоряжений) и приложения к ним
визируются исполнителем и руководителем подразделения, внесшим
проект, руководителями подразделений, которым в проекте
предусматриваются задания и поручения, а также руководителями ОДО
и юридической службы. Возражения по проекту приказа
(распоряжения), возникающие при согласовании, излагаются в
справке, которая прилагается к проекту.
Если в процессе согласования в проект приказа вносятся
изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и
повторному согласованию.
Проекты приказов (распоряжений), представляемые начальнику
таможенного органа на подпись, визируются его заместителями в
соответствии с распределением обязанностей.
3.1.3. Проекты приказов (распоряжений) печатаются на
стандартных бланках установленной формы и докладываются для
подписи при необходимости со справкой, которая должна содержать
краткое изложение сути приказа, обоснование его необходимости, а
также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем
согласован. Датой приказа является дата его подписания.
Проекты приказов (распоряжений), подготовленных совместно с
другими органами или организациями, печатаются на стандартных
листах бумаги без бланка с указанием названий таможенного органа и
других органов или организаций.
Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах
календарного года; приказы по основной деятельности, личному
составу и распоряжения нумеруются отдельно.
3.1.4. Размноженные экземпляры приказов (распоряжений)
направляют адресатам в соответствии со списком рассылки, который
составляется и подписывается исполнителем.
3.1.5. Приказ (распоряжение) печатается на бланке
установленной формы (приложения 4 и 5) шрифтом размером N 14.
Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста
приказа. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается
через 1 межстрочный интервал.
Заголовок к приказу, оформленному на бланке с продольным
расположением реквизитов, выравнивается по центру.
Текст отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами,
печатается шрифтом размером N 14 через 1 интервал и выравнивается
по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца
начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текст приказа состоит из 2 частей: констатирующей (преамбулы)
и распорядительной.
В первой (констатирующей) части указывается основание или
причина составления приказа. Если приказ издается на основании
другого документа, то в констатирующей части указываются
наименование этого документа, его дата, номер и заголовок.
Если содержание приказа не нуждается в пояснении, то его текст
содержит только распорядительную часть.
Преамбула в проектах приказов завершается словом ПРИКАЗЫВАЮ, а
в проектах распоряжений - ОБЯЗЫВАЮ.
Распорядительная часть должна содержать перечисление
предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и
сроков исполнения. Она делится на пункты и подпункты, нумеруемые
арабскими цифрами. Действия однородного характера перечисляются в
одном пункте.
В случае, если управленческое действие связано с конкретным
исполнителем, соответствующий пункт приказа начинается с указания
должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся перед
фамилией). В качестве исполнителей указываются структурные
подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт
распорядительной части содержит сведения о подразделении или
должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением
приказа.
Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный
документ или какие-то его положения, то один из пунктов
распорядительной части текста должен содержать ссылку на
отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера
и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами: "Признать
утратившим силу...".
Визы включают должности визирующих, личные подписи,
расшифровку подписей и дату. Визы располагаются на листе
согласования, который является оборотной стороной последнего листа
текста приказа (распоряжения) - приложение 6.
Подпись состоит из наименования должности и специального
звания лица, подписавшего приказ (распоряжение), личной подписи и
расшифровки подписи (инициалы, фамилия).
Приказы (распоряжения) подписывает начальник таможенного
органа, а в его отсутствие - лицо, его замещающее.
В приложении к распорядительному документу (приказ,
распоряжение) на первом его листе в верхнем правом углу
указывается "Приложение...", наименование распорядительного
документа, его дата и регистрационный номер; например:
Приложение 2
к Приказу Московского
таможенного управления
от 22.03.97 N 93
Если в приложении к приказу даны документы другой организации
(например, инструкция Минфина России), то в верхнем правом углу
данного приложения делается соответствующая запись:
Приложение
к Приказу Московского
таможенного управления
от 02.02.95 N 4
(Инструкция Минфина России
от 22.12.94 N 305/27)
Приложения к приказу подписываются руководителем структурного
подразделения, подготовившего проект. Подпись ставится на лицевой
стороне последнего листа приложения.
3.1.6. Совместные приказы печатаются на стандартных листах
бумаги формата А4 (210 x 297 мм) без бланка.
При оформлении совместного приказа:
наименования организаций располагаются на одном уровне;
наименование вида документа - ПРИКАЗ располагается
центрированно;
дата приказа - единая, соответствует дате более поздней
подписи; располагается центрированно;
регистрационный номер приказа, составленного двумя и более
организациями, состоит из регистрационных номеров приказа каждой
из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке
указания авторов в приказе;
подписи руководителей организаций располагаются ниже текста на
одном уровне.
3.2. Положение, правила, инструкция
3.2.1. Положение принимается в случае, если в нем
устанавливаются системно связанные между собой правила по
вопросам, отнесенным к компетенции таможенного органа.
В правилах устанавливаются требования, обязательные для
выполнения.
В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо
деятельности или применения положений правовых актов.
Положения (правила, инструкции) применяются как
самостоятельные правовые акты, которые подписываются
руководителем, или как акты, утверждаемые таможенным органом;
утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем
издания распорядительного документа об их утверждении.
3.2.2. Порядок подготовки проекта положения (правил,
инструкции) соответствует общему порядку подготовки проектов
правовых актов.
3.2.3. Заголовок к тексту положения (правил, инструкции)
отвечает на вопрос "О чем?".
Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит
раздел "Общие положения", в котором указываются основания
разработки, основное назначение правового акта и сфера его
распространения, ответственность за нарушение установленных правил
и технологий.
Основной текст положения (правил, инструкции) делится на
главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.
Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.
3.3. Протокол
3.3.1. Протокол составляется на основании записей,
произведенных во время совещания (заседания), представленных
тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.;
документы к обсуждению представляются структурными подразделениями
таможенного органа, на которые возложена их подготовка, не позднее
чем за 15 дней до даты, предусмотренной планом работы
коллегиального органа. Справки подписываются руководителями
подразделений-исполнителей.
Записи во время заседания, сбор документов и подготовка текста
возлагаются на секретаря коллегиального органа и должностных лиц
подразделений, готовивших вопросы к обсуждению. Текст протокола
должен быть подготовлен не позднее чем через 3 дня со дня
заседания. Проекты соответствующих пунктов протокола визируются
подразделением, ответственным за подготовку.
3.3.2. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и
основной.
Во вводной части оформляются следующие реквизиты:
Председатель или Председательствующий
Секретарь
Присутствовали - список присутствовавших или отсылка к
прилагаемому списку присутствовавших
Повестка дня
Докладчики по каждому пункту повестки дня
Текст основной части протокола состоит из разделов,
соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела
строится по схеме:
СЛУШАЛИ-ВЫСТУПИЛИ-РЕШИЛИ.
Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте
протокола или прилагается к нему; в последнем случае в тексте
делается сноска "Текст выступления прилагается". Постановление
(решение) в тексте протокола печатается полностью; при
необходимости приводятся итоги голосования.
Протокол может фиксировать решение об утверждении какого-либо
документа. В этом случае в тексте протокола должна содержаться
ссылка на этот документ, а сам документ прилагается к протоколу.
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения,
записывается в тексте протокола (после соответствующего
протокольного решения).
Допускается форма составления протокола, при которой
фиксируются только принятые постановления (решения) по
соответствующим вопросам.
3.3.3. Протокол подписывается председательствующим на
заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.
Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах
календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы
заседаний коллегии; протоколы технических, научных и экспертных
советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные
номера, включающие порядковые номера протоколов организаций,
принимавших участие в заседании.
3.3.4. Копии протоколов при необходимости рассылаются
заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии
со списком рассылки, который составляет ответственный исполнитель
и подписывает руководитель подразделения, готовившего рассмотрение
вопроса.
Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из
протоколов.
3.3.5. Протоколы печатаются на стандартном бланке протокола и
имеют следующие реквизиты:
наименование документа - слово ПРОТОКОЛ печатается прописными
буквами;
вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита
2 межстрочными интервалами и печатается через 1 интервал;
место проведения заседания, совещания - печатается через 2
межстрочных интервала после реквизита "вид заседания, совещания";
дата и номер протокола - печатаются через 2 межстрочных
интервала ниже предыдущего реквизита.
Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных
интервала.
Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой.
Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и
включает наименование должности лица, председательствовавшего на
заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи
(инициалы и фамилия).
Наименование должности печатается от левой границы текстового
поля через 1 межстрочный интервал.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки
наименования должности без пробела между инициалами и фамилией.
Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.
3.4. Акт
Акт - документ, составляемый несколькими лицами и
подтверждающий установленные ими факты или события.
Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей.
В вводной части акта указываются распорядительный документ, на
основании которого актируются факт, событие или действие (в
именительном падеже), его номер и дата. При перечислении лиц,
участвовавших в составлении акта, указываются наименования
должностей с обозначением организаций, фамилии и инициалы (в
именительном падеже). Если акт составлен комиссией, то первым
указывается председатель комиссии. Фамилии членов комиссии
располагаются в алфавитном порядке. Слова "Основание",
"Председатель", "Члены комиссии", "Присутствовали" пишутся с
прописной буквы.
В основной (констатирующей) части акта излагаются
установленные факты, а также выводы и заключения. Констатирующая
часть заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и
месте их нахождения, которые помещаются перед отметкой о наличии
приложений к акту; например:
Составлен в 3 экземплярах:
1-й экземпляр -
2-й экземпляр -
3-й экземпляр -
Количество экземпляров акта определяется числом
заинтересованных в нем сторон или нормативными документами,
регламентирующими составление акта.
При наличии приложений ссылка на них дается в конце текста
акта перед подписями и оформляется как реквизит "отметка о наличии
приложений".
Акт подписывается всеми членами комиссии. При расшифровке
подписей инициалы ставятся перед фамилиями.
3.5. Текст договоров фиксирует соглашение сторон об
установлении каких-либо отношений и регулирует эти отношения.
Текст договора подразделяется на разделы, пункты и подпункты.
3.6. Доверенность - документ, фиксирующий факт предоставления
права на совершение каких-либо действий от лица доверителя
(таможенного органа или его должностных лиц).
Официальные доверенности выдаются таможенным органом своему
представителю на совершение сделок, получение денег,
товарно-материальных ценностей или других действий от имени
таможенного органа. В тексте официальной доверенности указываются
следующие сведения:
должность и паспортные данные доверенного лица;
организация, в которой производятся действия по доверенности;
вид действий;
образец подписи лица, получившего доверенность;
срок действия доверенности.
Личные доверенности выдаются от лица доверителя (должностного
лица) на получение зарплаты и других выплат, связанных с трудовыми
отношениями, получение корреспонденции и др. В тексте личной
доверенности указываются доверитель, доверенное лицо и вид
действий по доверенности.
3.7. Служебные письма
3.7.1. Письма как вид документа по содержанию и назначению
могут быть инструктивные, гарантийные, информационные,
письма-запросы, письма-извещения, письма-приложения, письма-ответы
и др.
Письма могут быть простыми и сложными.
Простые письма составляются в случаях, когда не требуется
изложения сложных в административном или юридическом отношениях
ситуаций. Простое письмо может иметь одну или две смысловые части.
Письмо, состоящее из одной части, - это просьба без пояснения,
напоминание без преамбулы, сообщение без обоснования. Если письмо
состоит из двух частей, то первая - это обоснование письма,
изложение причин его написания, мотивировка, а вторая,
заключительная - просьба или отказ, напоминание, предложение,
согласие, выражение гарантии и т.п. Текст простого письма не
должен превышать 1 - 2-х машинописных страниц.
Сложные письма составляются по вопросам, требующим подробного
изложения ситуации, ее анализа, оценки, аргументации, формулировки
выводов, мнений, предложений, просьб. Сложные письма могут
содержать до трех машинописных страниц текста. Они состоят из
следующих основных частей:
вступление - обоснование, причины, цели письма;
основное содержание - просьба, решение, напоминание;
заключение.
Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причины
его написания. Вступление может содержать:
ссылку на документ (организационно-правовой, распорядительный,
нормативный, договорный, информационный или
справочно-аналитический) и (или) его отдельные пункты, послужившие
юридическим основанием или поводом для письма;
констатацию факта, события, сложившейся ситуации.
Основное содержание письма составляют описание события или
ситуации, их анализ и приводимые доказательства. Заключение
представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований,
просьб, отказов, напоминаний.
Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного
или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны.
3.7.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются
резолюцией руководства таможенного органа на основании имеющихся
сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора
резолюции.
Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям,
зафиксированным в резолюции руководителя таможенного органа.
Сроки подготовки инициативных писем определяются
руководителями структурных подразделений.
3.7.3. Служебные письма печатаются на стандартных бланках
формата А4 или А5 (приложение 7); изготовление бланков писем с
изображением Государственного герба Российской Федерации
средствами электронно-вычислительной техники (ЭВТ) запрещается.
Использование бланков писем для оформления документов,
направляемых таможней таможенным постам и таможенным постом (в
составе таможни) в таможню, запрещается.
3.7.4. Датой письма является дата его подписания.
3.7.5. Отметка о наличии приложения, названного в тексте
письма, оформляется следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то
указываются его наименование, число листов и экземпляров; при
наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами;
например:
Приложение: 1. Справка о ... на 3 л. в 2 экз.
2. Проект ... на 8 л. в 3 экз.
Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывается;
например:
Приложение: в 3 экз.
или
Приложение: Техническое задание на разработку системы "Электронная
почта" в 2 экз.
При большом количестве приложений на них составляется
отдельная опись, а в самом документе после текста указывается:
Приложение: согласно описи на ... л.
Если к документу прилагается другой документ, также имеющий
приложение, отметка о наличии приложения оформляется следующим
образом:
Приложение: письмо Банка России от 08.07.2003 N 12-7/184 и
приложение к нему, всего на 3 л.
Если приложение направляется не во все указанные в документе
адреса, то отметка о его наличии оформляется следующим образом:
Приложение: на 4 л. в 3 экз. только в первый адрес.
3.8. Записки (докладные, служебные, объяснительные)
3.8.1. Докладная записка - документ, адресованный руководству
таможенного органа, структурного подразделения и информирующий о
сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, выполненной
работе, содержащий выводы и предложения составителя. Она готовится
как по инициативе составителя, так и по указанию руководства.
Докладная записка оформляется на стандартном листе бумаги
формата А4 и имеет следующие основные реквизиты: наименование
структурного подразделения, адресат, наименование вида документа,
дата, номер, заголовок к тексту, текст, подпись (приложение 8).
3.8.2. Служебные записки применяются для решения оперативных
вопросов, возникающих в управленческой деятельности структурных
подразделений таможенного органа (запросы, уточнение заданий,
информации по запросам, разъяснения и др.). Указанные записки
составляются только по тем вопросам, которые требуют обязательного
документального подтверждения. Переписка между подразделениями по
вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке и не
требуют документального оформления, не допускается.
Оформление служебных записок осуществляется аналогично
докладным запискам.
3.8.3. Объяснительная записка - документ, объясняющий причины
какого-либо события, факта, поступка.
Объяснительная записка пишется составителем, как правило, от
руки на чистом листе бумаги.
3.9. Подготовка и оформление совместных документов
Таможенным органом могут быть приняты документы совместно с
другими организациями (приказы, распоряжения, инструкции,
положения, письма). Совместные документы оформляются не на бланке.
При оформлении совместных документов указываются полные
наименования организаций, участвовавших в подписании документа.
Первым указывается наименование организации, являющейся
инициатором создания документа. Подписи руководителей оформляются
на одном уровне, например:
Начальник Северо-Западного Президент АОЗТ "Ломоносовский
таможенного управления фарфоровый завод"
В.И. Вьюнов В.И. Петров
15.07.2004 16.07.2004
Подписывается столько экземпляров документа, сколько
организаций участвовало в его создании. Каждый подписанный
экземпляр является подлинником и хранится в делах
организаций-участников. Экземпляр совместного документа с визами
согласования хранится в делах организации - инициатора создания
документа.
Регистрационный номер документа, составленного таможенным
органом совместно с другими организациями, состоит из
регистрационных номеров документа каждой из этих организаций,
проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в
документе.
Документы, изданные таможенным органом совместно с другими
организациями, должны иметь одну (единую) дату.
4. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
4.1. Бланки документов
4.1.1. Документы таможенного органа должны оформляться на
бланках, иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и
порядок их расположения:
01 - Государственный герб Российской Федерации <*>;
02 - герб субъекта Российской Федерации;
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 - код таможенного органа <*>;
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН)
таможенного органа <*>;
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины
постановки на учет (ИНН/КПП) <*>;
07 - код формы документа;
08 - наименование таможенного органа <*>;
09 - справочные данные о таможенном органе <*>;
10 - наименование вида документа <*>;
11 - дата документа <*>;
12 - регистрационный номер документа <*>;
13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа <*>;
14 - место составления или издания документа <*>;
15 - адресат <*>;
16 - гриф утверждения документа <*>;
17 - резолюция <*>;
18 - заголовок к тексту <*>;
19 - отметка о контроле <*>;
20 - текст документа <*>;
21 - отметка о наличии приложения <*>;
22 - подпись <*>;
23 - гриф согласования документа <*>;
24 - визы согласования документа <*>;
25 - оттиск печати <*>;
26 - отметка о заверении копии <*>;
27 - отметка об исполнителе <*>;
28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело
<*>;
29 - отметка о поступлении документа в таможенный орган <*>;
30 - идентификатор электронной копии документа <*>.
--------------------------------
<*> Указанные реквизиты являются обязательными.
Схемы расположения реквизитов документов приведены в
приложениях 9 и 10.
Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги
форматов А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм).
Правовые акты, распорядительные документы и письма таможенного
органа оформляются на бланках в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003
"Унифицированные системы документации. Унифицированная система
организационно-распорядительной документации. Требования к
оформлению документов".
Документы, издаваемые от имени двух или более организаций,
оформляются на стандартных листах бумаги без бланка.
4.1.2. В таможенном органе применяются следующие бланки:
бланки с указанием наименования регионального таможенного
управления (приложения 4, 5, 7 и 11);
бланки с указанием наименования таможни (приложения 4, 5, 7 и
11);
бланки с указанием таможенного поста со статусом юридического
лица (приложения 4, 5, 7 и 11).
4.1.3. Бланки документов должны использоваться строго по
назначению и не могут передаваться другим организациям и лицам.
4.1.4. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и
без него, должен иметь поля:
20 мм - левое;
10 мм - правое;
20 мм - верхнее;
20 мм - нижнее.
4.1.5. Бланки документов изготавливаются на белой бумаге или
бумаге светлых тонов. Бланки для документов постоянного хранения
изготавливаются на бумаге высших сортов.
4.1.6. Устанавливаются два варианта бланков - угловой
(приложения 7 и 9) и продольный (приложения 4, 5, 10 и 11).
4.1.7. Реквизит "Государственный герб Российской Федерации"
располагается над серединой реквизита "Наименование таможенного
органа".
4.1.8. Для таможенного органа устанавливаются следующие виды
бланков организационно-распорядительных документов:
общий бланк (приложение 11),
бланк письма (приложение 7),
бланк конкретного вида документа, кроме письма.
4.1.9. Общий бланк используется для изготовления любых видов
документов, кроме письма, и включает в себя реквизиты:
Государственный герб Российской Федерации,
наименование Службы - Федеральная таможенная служба,
наименование таможенного органа,
дата документа,
место составления или издания документа.
Бланк письма таможенного органа включает в себя реквизиты:
Государственный герб Российской Федерации,
код таможенного органа,
основной государственный регистрационный номер (ОГРН)
таможенного органа,
идентификационный номер налогоплательщика/код причины
постановки на учет (ИНН/КПП),
наименование Службы - Федеральная таможенная служба,
наименование таможенного органа,
справочные данные о таможенном органе.
Бланк конкретного вида документа (кроме письма) таможенного
органа включает в себя реквизиты:
Государственный герб Российской Федерации,
наименование Службы - Федеральная таможенная служба,
наименование таможенного органа,
наименование вида документа,
место составления или издания документа,
ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов
"Дата документа", "Регистрационный номер документа", "Заголовок к
тексту".
4.2. Требования к изготовлению, учету, использованию и
хранению гербовых бланков
4.2.1. Бланки с воспроизведением Государственного герба
Российской Федерации изготавливаются полиграфическими
предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид
деятельности, по заказам таможенных органов <*>.
--------------------------------
<*> Для документов временного срока хранения допускается
использовать бланки, полученные с помощью оперативной полиграфии
(ксерокопии), а также воспроизводить все необходимые реквизиты
бланка при создании конкретного документа на персональном
компьютере. Изготовление бланков без изображения Государственного
герба Российской Федерации на компьютерных принтерах и
копировально-множительных аппаратах осуществляется только с
разрешения начальника ОДО.
4.2.2. Гербовые бланки документов таможенного органа подлежат
учету. На них типографским способом или специальным нумератором
проставляются учетные порядковые номера, а при необходимости и
серии этих номеров. Учет гербовых бланков ведется раздельно по
видам бланков в регистрационно-учетном журнале, при этом
используются следующие реквизиты:
при поступлении бланков:
наименование вида гербового бланка,
дата поступления,
номер сопроводительного документа,
наименование организации - поставщика гербовых бланков,
количество экземпляров,
серия и номера гербовых бланков;
при выдаче бланков:
наименование вида гербового бланка;
количество экземпляров;
серия и номера гербовых бланков;
наименование структурного подразделения таможенного органа,
фамилия и инициалы должностного лица - получателя гербовых
бланков;
расписка в получении;
примечание (отметка об уничтожении и т.д.).
4.2.3. Гербовые бланки хранятся в надежно запираемых и
опечатываемых шкафах.
4.2.4. Уничтожение гербовых бланков осуществляется по акту с
отметкой в учетно-регистрационном журнале.
4.2.5. Контроль за изготовлением, использованием и хранением
гербовых бланков возлагается на ОДО. Лица, персонально
ответственные за учет, использование и хранение бланков,
назначаются распорядительным документом руководителя таможенного
органа.
4.2.6. Проверка наличия, использования и хранения гербовых
бланков осуществляется не реже раза в год комиссией, назначаемой
распорядительным документом руководителя таможенного органа. О
проверках делаются отметки в учетно-регистрационном журнале после
последней записи. В случае обнаружения нарушений при учете,
хранении и использовании гербовых бланков комиссия проводит
служебное расследование, результаты которого оформляются актом и
доводятся до сведения руководителя таможенного органа.
4.3. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов
4.3.1. Изображение государственного герба
Государственный герб Российской Федерации помещается на
верхнем поле распорядительных документов (приказ, распоряжение) и
письма.
4.3.2. Код таможенного органа проставляется по Общероссийскому
классификатору предприятий и организаций (ОКПО) и служит для
ускорения передачи документированной информации по каналам
электронной связи. Код является элементом электронной
идентификации документа.
4.3.3. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН)
таможенного органа проставляется в соответствии с документами,
выдаваемыми налоговыми органами.
4.3.4. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины
постановки на учет (ИНН/КПП) проставляется в соответствии с
документами, выдаваемыми налоговыми органами.
4.3.5. Наименование таможенного органа
|
