|
Стр. 3
не позднее чем за пять дней до его истечения.
В исключительных случаях допускается устное согласование
изменения срока выполнения поручения Правительства Российской
Федерации с должностным лицом Аппарата Правительства Российской
Федерации с указанием в рапорте о продлении установленного срока
выполнения поручения его должности, фамилии, имени, отчества и
служебного телефона. Рапорт в обязательном порядке представляется
начальнику УД МВД России для решения вопроса о продлении срока.
Копия рапорта направляется в ГОИУ МВД России.
55. Снятию с контроля подлежат поручения, по которым выполнены
содержащиеся в них задания, решены поставленные вопросы и
направлены ответы всем заинтересованным адресатам, результаты
выполнения доложены соответствующему руководителю, давшему
поручение. Указанные сведения заносятся в контрольную карточку
документа исполнителем.
При снятии с контроля на документе проставляется штамп "Снято с
контроля".
Если о выполнении поручения доложено руководству Министерства в
устной форме, в контрольной карточке делается соответствующая
запись за подписью руководителя подразделения Министерства,
ответственного за выполнение данного поручения.
VIII. СИСТЕМАТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ
(ТАБЕЛЬ ДОКУМЕНТОВ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ МИНИСТЕРСТВА),
ФОРМИРОВАНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ. ПОДГОТОВКА
ДОКУМЕНТОВ К АРХИВНОМУ ХРАНЕНИЮ
56. Систематизация документов заключается в установлении
единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих
осуществление однотипных управленческих задач и функций.
57. Систематизация документов проводится в целях сокращения
количества применяемых документов, типизации их форм, повышения
качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения
информационной совместимости различных систем документации по
одноименным и смежным функциям управления, более эффективного
использования вычислительной техники.
Особенности систематизации нормативных правовых актов
соответствуют Классификатору систематизированной картотеки
нормативных правовых актов в системе МВД России <*>.
--------------------------------
<*> Приказ МВД России от 3 октября 1997 г. N 642.
58. Применение табеля и альбома форм документов.
58.1. В целях сокращения количества применяемых форм документов
в подразделении Министерства разрабатывается табель документов.
58.2. Табель документов - это перечень форм документов
подразделения Министерства, необходимых и достаточных для
реализации его функций и задач, содержащий характеристику каждого
документа с точки зрения его юридического статуса, этапов
подготовки и порядка прохождения.
58.2.1. В табель включаются документы как традиционные, так и
создаваемые средствами вычислительной техники.
58.2.2. Для разработки табеля форм документов, применяемых в
подразделении Министерства, создается рабочая группа, включающая
работников - специалистов по основным направлениям деятельности
подразделения Министерства.
58.2.3. Разработка и заполнение табеля форм документов
проводятся в два этапа. На первом выявляются условия, определяющие
процессы документирования и полный перечень применяемых
документов, что достигается путем изучения юридических оснований
документирования (документов, регламентирующих вопросы работы с
документами, нормативных правовых актов МВД России).
58.2.4. По результатам первого этапа работы в каждом
структурном подразделении Министерства составляется список
создаваемых управленческих документов.
58.2.5. Второй этап заключается в анализе технологии подготовки
и прохождения выявленного комплекса документации.
58.2.6. Табель оформляется в табличной форме на листах формата
А3 (Приложение 18 к настоящей Инструкции).
58.2.7. После заполнения табель подписывается начальником
секретариата и утверждается руководителем подразделения
Министерства. Копии (выписки) соответствующих разделов табеля
выдаются в структурные подразделения.
Запрещается создавать документы, не указанные в табеле.
58.2.8. Ведение табеля, внесение в него изменений
осуществляются секретариатом. Внесение новых форм документов в
табель производится в установленном порядке руководителем
подразделения Министерства.
58.2.9. При необходимости на основе табеля документов создается
альбом форм документов подразделения Министерства, включающий в
себя формы наиболее часто создаваемых документов.
58.2.10. В альбом включаются только формы документов, прошедшие
унификацию, то есть в которых проведено разделение постоянной и
переменной информации, унифицирован текст путем приведения его к
трафарету, анкете или таблице, установлено стабильное расположение
реквизитов.
58.2.11. Для удобства применения в альбоме формы документов
могут группироваться по разделам, соответствующим определенным
направлениям деятельности подразделения или видам документов.
58.3. Применение альбома форм документов обязательно при
использовании в подразделении Министерства автоматизированной
системы подготовки документов, т.е. оперативного создания
документов на основе заранее введенных в память ПЭВМ образцов.
59. Составление номенклатур дел, формирование и оформление дел.
59.1. В целях правильного формирования дел,
систематизированного хранения документов и оперативного их поиска
составляется номенклатура дел.
Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел,
заводимых в подразделении Министерства, с указанием сроков их
хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел
является классификационным справочником и используется при
построении информационно-поисковой системы и является основным
учетным документом дел текущего года.
59.2. Номенклатура дел составляется на основе изучения состава,
содержания и количества документов, образующихся в процессе
деятельности подразделения Министерства.
59.3. При составлении номенклатуры дел следует
руководствоваться положением о подразделении Министерства,
положениями о его структурных подразделениях, штатным расписанием,
планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием
сроков их хранения, номенклатурами дел за прошлые годы.
59.4. Номенклатура на очередной год составляется секретариатом
совместно с руководителями других структурных подразделений,
подписывается начальником секретариата, согласовывается с Центром
архивной информации и реабилитации жертв политических репрессий
ГИЦ МВД России <*>, после чего утверждается руководителем
подразделения Министерства и вводится в действие с 1 января.
--------------------------------
<*> ГКВВ МВД России - номенклатура дел согласовывается с
Центральным архивом ВВ МВД России.
59.5. Заверенная копия утвержденной номенклатуры передается в
Центр архивной информации и реабилитации жертв политических
репрессий ГИЦ МВД России для контроля за полнотой сдачи дел на
хранение. В структурные подразделения выдаются выписки из
соответствующих разделов номенклатуры для использования в работе.
59.6. Номенклатура дел учитывается по журналу учета исходящих
документов и хранится в течение года в секретариате у лица,
ответственного за ее ведение, а после годовой проверки наличия
документов подшивается в отдельное дело с номенклатурами.
59.7. В каждом подразделении Министерства составляется сводная
номенклатура дел. В структурных и подчиненных (подведомственных)
подразделениях, имеющих самостоятельное делопроизводство, в
зависимости от объема документов и места дислокации допускается
составление отдельных номенклатур дел.
59.8. Составляется единая номенклатура особой важности,
совершенно секретных, секретных и несекретных дел.
59.9. В номенклатуре указываются наименования разделов и
заголовки дел. Разделами номенклатуры являются структурные
подразделения и (или) функции (направления деятельности)
подразделения Министерства.
В пределах каждого раздела дела располагаются последовательно
по степени важности, срокам хранения и степени секретности
документов.
59.10. В номенклатуре должны быть предусмотрены заголовки дел
для группировки документов, отражающие все документируемые участки
работы и вопросы деятельности подразделения Министерства. Не
законченные производством дела являются "переходящими" и вносятся
в номенклатуру дел каждого последующего года с тем же индексом.
59.11. Не подлежат включению в номенклатуру дел какие-либо
отдельные планы, дела оперативного учета и дела наблюдательного
характера.
59.12. Заголовок номенклатурного дела должен четко и в
обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов
дела. Не допускается употребления в заголовке дела неконкретных
формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а
также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.
59.13. Заголовок номенклатурного дела состоит из элементов,
располагаемых в следующей последовательности:
название вида дела или разновидности документов;
название подразделения Министерства или его структурного
подразделения (автора документа);
название подразделения (организации), которому будут адресованы
или от которого будут получены документы (адресат или
корреспондент документа);
краткое содержание документов дела;
название местности (территории), с которой связано содержание
документов дела;
даты (период), к которым относятся документы дела;
указание на копийность документов дела.
Состав элементов заголовка определяется характером документов
дела. Секретные сведения в заголовки дел не включаются.
59.14. В заголовках номенклатурных дел, содержащих документы по
одному вопросу, в качестве вида дела употребляется термин
"документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные
разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в
деле. Термин "документы" применяется также в заголовках дел,
содержащих приложения к какому-либо документу.
59.15. В заголовках номенклатурных дел, предназначенных для
группировки документов одной разновидности, указывается эта
разновидность документов во множественном числе.
59.16. Название подразделения Министерства (организации) в
качестве автора документов указывается кратко или приводится его
общее видовое название.
59.17. В заголовках номенклатурных дел, содержащих переписку,
указывается, с кем и по какому вопросу (вопросам) она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными
корреспондентами, последние не перечисляются, а указывается их
общее видовое название. Корреспонденты не указываются, если дело
содержит переписку с разнородными организациями. В заголовке дела
указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется
только с ним.
59.18. В заголовках номенклатурных дел, содержащих плановую или
отчетную документацию, указывается период на (за) который
составлены планы (отчеты).
59.19. Формированием дел называется группировка исполненных
документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.
59.20. Номенклатурные дела формируются в подразделениях
Министерства при централизованном ведении делопроизводства -
секретариатом; при децентрализованном - как структурными
подразделениями (лицами, ответственными за ведение
делопроизводства), так и секретариатами.
59.21. При формировании номенклатурных дел необходимо соблюдать
следующие основные требования:
документы постоянного и временного сроков хранения группируются
в отдельные дела;
в дело включается по одному экземпляру каждого документа;
в делах оформляются описи документов;
каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в
соответствии с требованиями государственных стандартов и
ведомственных нормативных правовых актов;
в дело группируются документы одного календарного года
(исключение составляют переходящие дела и документы, переходящие
сроком исполнения на последующий год);
дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более
40 мм.
59.22. Несекретные документы могут подшиваться с совершенно
секретными и секретными, если они соответствуют наименованию
номенклатурного дела.
59.23. При приеме документов проверяется наличие подписей, дат,
номеров, заверительных подписей, фамилий исполнителей, отметок об
исполнении, рассылке, направлении документов в конкретное
номенклатурное дело, а также соответствие грифа ограничения
доступа документов грифу дела.
59.24. Распорядительные документы группируются в номенклатурные
дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
Протоколы и материалы к ним формируются в отдельные дела.
Плановые и отчетные документы включаются в дела того года, к
которому они относятся, независимо от даты их составления или
поступления. Перспективные планы работы формируются в дела первого
года действия планов, а отчеты об их выполнении - в дела
последнего года.
Переписка по вопросам служебной деятельности группируется в
дела за период календарного года и систематизируется в
хронологической последовательности; документ-ответ помещается за
документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному
вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело
текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
Письма и заявления граждан, запросы социально-правового
характера формируются в отдельные дела вместе с материалами по их
рассмотрению.
59.25. Номенклатурные дела заводятся только по мере поступления
на подшивку первого исполненного документа и выдаются лицам,
ответственным за их ведение (сохранность), под расписку в
номенклатуре с указанием даты.
59.26. Дата заведения дела, проставляемая в номенклатуре дел,
должна соответствовать дате списания в дело первого документа,
поступившего на подшивку, а дата окончания - дате списания
последнего документа.
(пп. 59.26 в ред. Приказа МВД РФ от 22.07.2000 N 790)
59.27. Вторые и последующие тома вносятся в номенклатуру дел по
мере их заведения отдельной строкой, за номером дела, что
подтверждается в номенклатуре распиской лица, ответственного за
ведение (сохранность) тома, с указанием даты его заведения.
59.28. По законченным делам (томам) в номенклатуре дел
исполнителем или лицом, ответственным за хранение дела, делаются
записи с указанием даты окончания дела (тома), количества листов в
нем и других необходимых данных.
59.29. Если в течение года в подразделении Министерства
заводятся новые дела, они вносятся в номенклатуру дел за
дополнительными номерами. Разрешается предусматривать в
номенклатуре или ее разделах резервные номера дел (без указания
наименования).
59.30. По окончании календарного года секретариатом
подразделения Министерства в конце номенклатуры дел составляется
итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно
постоянного и временного хранения, и дел, переходящих на следующий
год. Каждый том считается самостоятельной учетной единицей.
Начальник секретариата заверяет эту запись и сообщает итоговые
данные в Центр архивной информации и реабилитации жертв
политических репрессий ГИЦ МВД России.
59.31. Оформление номенклатурных дел и подготовка их к
архивному хранению осуществляются в соответствии с требованиями
Инструкции по архивной работе в органах внутренних дел,
утвержденной соответствующим нормативным правовым актом <*>.
--------------------------------
<*> В ГКВВ МВД России в соответствии с требованиями Наставления
по архивному делу во внутренних войсках МВД России, утвержденного
Приказом МВД России N 345 от 05.09.1995.
IX. ИЗГОТОВЛЕНИЕ, ИСПОЛЬЗОВАНИЕ И ХРАНЕНИЕ БЛАНКОВ
ДОКУМЕНТОВ, ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ
60. Изготовление, использование и хранение бланков.
60.1. Бланки документов с воспроизведением Государственного
герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации
<*> являются полиграфической продукцией.
--------------------------------
<*> Далее - "гербовые бланки".
60.2. Контроль за использованием гербовых бланков возлагается
на секретариаты подразделений Министерства.
60.3. Гербовые бланки изготавливаются типографией МВД России по
заявкам подразделений Министерства.
60.4. Гербовые бланки подлежат учету. На гербовых бланках
проставляются порядковые номера. Учет ведется в учетно-
регистрационной форме (карточке, журнале), отдельно от остальных
учетов.
Учетно-регистрационная форма включает в себя следующие
реквизиты:
порядковый номер;
наименование вида бланка;
получатель бланка (наименование подразделения, должность,
фамилия и инициалы получившего);
количество экземпляров;
серия и номера бланков;
расписка в получении;
примечания (отметка об уничтожении).
(абзац введен Приказом МВД РФ от 22.07.2000 N 790)
60.5. Гербовые бланки хранятся в надежно запираемых
металлических шкафах (сейфах).
60.6. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге
или бумаге светлых тонов.
Подготовку проектов материалов, представляемых на подпись
Министру внутренних дел Российской Федерации или одному из его
заместителей, следует осуществлять на чистом листе бумаги, и после
окончательного согласования текста документа со всеми
заинтересованными подразделениями Министерства, печатать на
учтенном гербовом бланке с указанием его номера на оборотной
стороне 2-го и 3-го экземпляров.
(абзац введен Приказом МВД РФ от 22.07.2000 N 790)
60.7. Проверка наличия, использования и хранения гербовых
бланков осуществляется по итогам года комиссией, назначаемой
приказом руководителя подразделения Министерства. В случаях
обнаружения нарушений при работе с гербовыми бланками комиссия
проводит служебную проверку, результаты которой оформляются актом
и сообщаются в Аппарат Министра.
60.8. Бланки с изображением геральдического знака - эмблемы МВД
России изготавливаются типографским способом или с помощью средств
вычислительной техники непосредственно при изготовлении
конкретного документа.
60.9. Геральдический знак - эмблема органов внутренних дел
Российской Федерации и внутренних войск Министерства внутренних
дел Российской Федерации представляет собой изображение
увенчанного одной большой и двумя малыми коронами золотого
(серебряного) двуглавого орла с распростертыми крыльями, держащего
в правой лапе скипетр, а в левой - державу. На груди орла
расположен круглый щит с изображением на фоне цветов
Государственного флага Российской Федерации пешего воина,
поражающего копьем дракона. Щит наложен на скрещенные мечи
золотистого цвета и окаймлен лавровыми ветвями серебристого цвета,
если орел имеет золотистый цвет, и на скрещенные мечи серебристого
цвета и лавровые ветви золотистого цвета, если орел имеет
серебристый цвет.
Геральдический знак - эмблема органов внутренних дел Российской
Федерации и внутренних войск Министерства внутренних дел
Российской Федерации может выполняться в черно-белом изображении.
60.10. Испорченные гербовые бланки или неподписанные проекты
документов сдаются лицу, ответственному за их учет. Об уничтожении
делаются отметки в учетно-регистрационной форме за подписями
ответственного за учет и исполнителя документа.
(пп. 60.10 веден Приказом МВД РФ от 22.07.2000 N 790)
61. Изготовление и использование печатей и штампов.
61.1. Для удостоверения подлинности документов или соответствия
копий документов подлинникам в подразделениях Министерства
используются гербовые и другие печати.
Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении
и исполнении документов, других отметок справочного характера
применяются соответствующие мастичные (резиновые) штампы.
61.2. Печати с изображением Государственного герба Российской
Федерации ставятся на документах, требующих особого удостоверения
их подлинности (Приложение 19 к настоящей Инструкции). Простые
круглые мастичные печати (без изображения государственной
символики) ставятся на копиях документов для удостоверения их
соответствия подлинникам. Оттиск печати проставляется на
документах в строго определенном месте. При этом оттиск должен
захватывать часть наименования должности лица, подписавшего
документ.
При убытии лица, ответственного за хранение печати с
изображением Государственного герба Российской Федерации, в отпуск
или служебную командировку печать передается лицу, временно
назначенному ответственным за хранение печати, по журналу
установленной формы под расписку с отражением в приказе по
подразделению Министерства.
(абзац в ред. Приказа МВД РФ от 22.07.2000 N 790)
61.3. Образцы печатей и штампов, заказываемые подразделениями
Министерства, согласовываются с Аппаратом Министра, утверждаются
руководителем соответствующего подразделения Министерства.
61.4. В подразделениях Министерства печати и штампы должны
учитываться в специальном журнале, выдаваться сотрудникам,
работникам под расписку и храниться в несгораемых металлических
шкафах или сейфах.
На журнале учета печатей и штампов проставляется пометка "Для
служебного пользования", их листы нумеруются, прошиваются и
опечатываются.
61.5. Контроль за правильностью хранения и использования
печатей и штампов в подразделениях Министерства осуществляет
Аппарат Министра.
61.6. Уничтожение ненужных и пришедших в негодность печатей и
штампов производится с составлением акта по месту их учета
комиссией, назначаемой руководителем подразделения Министерства.
В акте во всех случаях уничтожения печатей и штампов
обязательно воспроизводятся оттиски уничтожаемых печатей и
штампов.
Акт об уничтожении печатей и штампов составляется в одном
экземпляре, подписывается всеми членами комиссии и утверждается
руководителем, назначившим такую комиссию, с указанием способа
уничтожения. Об уничтожении делаются отметки в журнале учета
печатей и штампов.
Печати и штампы при расформировании или реорганизации
подразделения Министерства уничтожаются в течение суток с момента
прекращения работы ликвидационной комиссии.
Пришедшие в негодность печати и штампы, а равно печати и
штампы, вместо которых в связи с изменением наименования
подразделения Министерства изготовлены новые, уничтожаются в срок
не более трех суток после получения новых печатей и штампов.
Металлические печати уничтожаются путем полного спиливания
текста, а каучуковые печати и штампы разрезаются на мелкие части и
сжигаются.
(пп. 61.6 в ред. Приказа МВД РФ от 22.07.2000 N 790)
61.7. Контроль за использованием печатей и штампов возлагается
на руководителей подразделений Министерства.
При их смене печати и штампы передаются по акту.
X. ТЕХНИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ
Печатание документов
62. Печатание документов осуществляется в машинописных бюро, а
также непосредственно в подразделениях Министерства с
использованием программно-технических средств, компьютерной и
машинописной техники при соблюдении требований настоящей
Инструкции.
62.1. В машинописных бюро печатаются документы только
служебного характера.
62.2. Несекретные рукописи в машинописные бюро (машинистке,
секретарю) сдаются без расписок, секретные - под расписку на
корешках спецблокнота или во внутренней описи документов,
находящихся у исполнителя.
62.3. Передаваемые для печатания рукописи, равно как и вставки,
сноски, поправки, должны быть написаны разборчиво, на одной
стороне листа, с соблюдением правил орфографии и пунктуации, с
использованием контрастных красителей синего, фиолетового или
черного цвета. Не принимаются для печатания небрежно и
неразборчиво написанные черновики с использованием других
красителей, кроме указанных, или правленные карандашом.
При подготовке материалов к печатанию особое внимание следует
обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных
терминов, наименований учреждений и организаций, иностранных слов
и географических названий, применять только общепринятые
сокращения слов.
62.4. Печатание документа в машинописном бюро производится на
соответствующих бланках или стандартных листах бумаги. Документы
на бланках формата А4 печатаются, как правило, через 1,5 или 2
межстрочных интервала, а формата А5 - через 1 межстрочный
интервал. Документ печатается, как правило, в одном экземпляре.
62.5. На оборотной стороне последнего листа каждого экземпляра
отпечатанного документа внизу слева проставляется количество
экземпляров, адресовка экземпляров (например: 1 - в адрес, 2 - в
АМ, 3 - в дело, сокращенное наименование подразделения
Министерства), фамилия исполнителя, номер его телефона, фамилия
машинистки, дата, когда был отпечатан документ.
62.6. Отпечатанный для служебного пользования документ и
черновой материал выдаются исполнителю под расписку в карточке,
которая затем под расписку в журнале передается в секретариат для
контроля за дальнейшим движением подготовленного документа.
62.7. Отпечатанные несекретные документы машинописным бюро
выдаются исполнителю без расписки.
62.8. Считка и вычитка отпечатанных документов производятся
исполнителем.
62.9. Если секретный документ печатается непосредственно
исполнителем на средствах вычислительной техники, имеющей
соответствующее предписание на эксплуатацию, то до начала
печатания исполнитель обязан расписаться в секретариате (общем
отделе) за присвоенный документу номер мб (при подготовке
документа на средствах вычислительной техники - машинного номера)
и проставление его на каждом листе документа. Данные требования
необходимо соблюдать и при пересылке документа в виде файла на
дискете, как приложения к секретному документу, при этом в тексте
документа необходимо указать регистрационный номер дискеты,
наименование файла, учетный номер файла, гриф секретности, размер,
например: "Приложение - дискета N 00, файл (имя), мб (мн) 000,
секретно, 000 байт.
(пп. 62.9 введен Приказом МВД РФ от 22.07.2000 N 790)
Копирование (тиражирование) документов
63. Копировально-множительные работы осуществляются
централизованно на множительных участках или в типографиях по
наряду установленной формы (Приложение 20). Копирование
(тиражирование) небольших по объему документов может производиться
непосредственно в подразделениях Министерства, имеющих
множительную технику.
63.1. Наряд в типографию подписывается руководителем
подразделения Министерства, а в Аппарате Министра - начальником
(заместителем начальника) организационно-режимного отдела. Наряд
на множительный участок подписывается в Аппарате Министра -
начальниками (заместителями начальников) отделов.
В подразделениях Министерства наряды на снятие копий и
множительные работы подписывает начальник секретариата
(заместитель начальника секретариата), который проверяет
правильность оформления документов, разверсток на рассылку,
наличие разрешения руководства подразделения Министерства на
размножение.
63.2. На множительные участки сдаются только служебные
документы, как правило, первые экземпляры (подлинники) документов
или рукописных текстов, отвечающие необходимым техническим
требованиям. Материалы должны быть разброшюрованы, напечатаны
четко и разборчиво черным цветом на стандартных листах бумаги
формата А3, А4 или А5.
63.3. Тираж изготовленных копий должен соответствовать заказу и
выдаваться исполнителю вместе с первым экземпляром (подлинником)
документа. Заказы выполняются в порядке очередности их
поступления. О выполнении работы на бланке заказа делается
соответствующая отметка. Учет выполнения работ ведется на
основании заказов.
63.4. Копирование секретных документов производится в порядке,
установленном соответствующей инструкцией.
Стенографирование
64. Документы служебного характера могут быть подготовлены с
помощью стенографирования.
64.1. Стенографирование, независимо от степени секретности
текста, производится в специальных тетрадях, которые учитываются в
журнале учета рабочих тетрадей, в самостоятельном разделе.
64.2. Использованные стенографические тетради хранятся 1 год,
после чего уничтожаются в установленном порядке.
64.3. При расшифровке и печатании стенографических записей
стенографистка руководствуется правилами, установленными для
выполнения машинописных работ. Не допускается передиктовка
напечатанного текста, а также диктовка цифровых материалов,
пофамильных списков, передача стенографисткам текстовых писем,
таблиц и другой информации по телефону.
Прием и оперативная передача текстов документов
по официальным каналам связи, организация их учета
65. Телефонограмма - обобщенное название различных по
содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом
передачи текста, передается устно по каналам телефонной связи и
записывается (печатается) получателем.
65.1. Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется
следующими реквизитами, обеспечивающими идентификацию подписи
отправляемой телефонограммы: исходящим регистрационным номером
отправляемой телефонограммы; должностью, фамилией, именем,
отчеством лица, отправившего телефонограмму; подписью лица,
принявшего телефонограмму, и входящим регистрационным номером
полученной телефонограммы.
65.2. Телефонограммы рекомендуется использовать для
оперативного решения служебных вопросов в тех случаях, когда
сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального
оформления. Телефонограммами передаются несложные тексты
(приглашения на совещания, заседания и т.д.).
65.3. Телефонограмма составляется в одном экземпляре и
подписывается руководителем или ответственным исполнителем.
65.4. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к
ней должен прилагаться список подразделений, которым ее
направляют, и номера телефонов, по которым она должна быть
передана.
65.5. В телефонограмме не должно быть более 50 слов. В тексте
следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов.
65.6. Датой телефонограммы является дата ее передачи.
65.7. Рекомендуется применять специальные бланки для
телефонограмм (Приложение 21 к настоящей Инструкции). Если бланки
отсутствуют, то телефонограмма записывается в журнал по форме:
должность, инициалы, фамилия сотрудника, передавшего
телефонограмму;
номер телефона;
должность, инициалы, фамилия сотрудника, принявшего
телефонограмму;
номер телефона;
дата, номер телефонограммы;
время передачи;
текст телефонограммы;
должность, инициалы, фамилия лица, от имени которого передается
телефонограмма.
65.8. Принимаемая (поступающая) телефонограмма может быть
сначала застенографирована или записана с помощью
звукозаписывающей техники, а затем расшифрована и отпечатана.
Следует проверять правильность записи повторным чтением
телефонограммы в конце ее передачи.
Документы, отправляемые телефаксом
66. Телефаксная (факсная, фототелеграфная) связь является одним
из видов электросвязи (в основном с применением телефонных
каналов), передающая информацию с бумажного носителя (тексты,
таблицы, графики, рисунки, чертежи, фотографии и т.д.) при помощи
факсимильной аппаратуры.
66.1. Средства факсимильной связи предназначаются для
оперативной передачи и приема текстов документов и служебных
материалов подразделениям Министерства (от подразделений
Министерства), организациям (от организаций) и устанавливаются в
секретариатах подразделений Министерства, дежурных частях или
приемных руководителей подразделений.
66.2. Требования к составлению и оформлению сообщений,
полученных по телефаксной связи, определяются видом отправляемого
документа-подлинника (письма, договора, протокола), отправленного
адресату.
66.3. К передаче по телефаксной связи запрещены документы с
пометкой "Для служебного пользования" и выше.
66.4. Все, что подлежит передаче по телефаксной связи (текст,
фотография, чертеж и т.п.), должно быть написано или изображено
только в пределах ограничительной рамки телефаксной аппаратуры,
решение о передаче текста принимает руководитель, подписавший
документ.
66.5. Отправляемые документы должны быть напечатаны четким,
контрастным шрифтом или написаны контрастными (черными, темно-
синими) чернилами, шариковой ручкой, тушью.
66.6. Чертежи и штриховые изображения оформляются четко и
контрастно, свободное поле чертежей не должно иметь помарок.
66.7. Необходимо, чтобы в отправляемых документах со смешанным
содержанием (фото и текст) текстовая часть не была бледнее
фотографии.
Фотографии должны быть четкими, с контрастным изображением.
66.8. Запрещена отправка документов, написанных с
использованием красного, зеленого, желтого цветов; отпечатанных
или написанных на красной, серой бумаге, а также напечатанных
шрифтом слабой контрастности или с недостаточной четкостью.
66.9. Оригиналы переданных и принятых факсограмм учитываются в
журналах установленной формы (Приложение 22 к настоящей
Инструкции).
66.10. На оригинале переданной или принятой факсограммы
проставляется дата и время передачи (приема) факсограммы,
наименование корреспондента (куда направлена или откуда получена
факсограмма) и номер его факса, эти записи заверяются подписью
исполнителя.
Оригинал принятой факсограммы докладывается руководителю
подразделения (его заместителю) и передается с резолюцией
руководителя (его заместителя) исполнителю, о чем делается пометка
в соответствующем журнале.
66.11. Законченные делопроизводством факсограммы сдаются
исполнителем для подшивки в дело принятых факсограмм, имеющих срок
хранения один год.
Электронные сообщения (письма)
67. Электронные сообщения (письма) представляют собой
документы, передаваемые с помощью электронной почты (системы связи
между ЭВМ). Электронная почта позволяет осуществлять обмен данными
между ЭВМ, анализ, обработку и хранение полученных и отправленных
сообщений.
67.1. Электронная почта используется как для пересылки
сообщений между адресатами внутри одного подразделения
Министерства, так и для передачи сообщений между различными
подразделениями Министерства, имеющими соответствующие аппаратные
и программные средства <*>.
--------------------------------
<*> Приказы МВД России от 26 мая 1997 г. N 311 и от 14 сентября
1998 г. N 567.
67.2. Каждому абоненту в электронной почте выделяется
индивидуальный "почтовый ящик" (область памяти ЭВМ), которому
присваивается код пользователя. Обмен электронными сообщениями
осуществляется через эти почтовые ящики.
67.3. Всю корреспонденцию, в зависимости от ее содержания и
предназначения, система электронной почты хранит в различных
"папках", подразделяющихся на личные и общие, составляющие архив
системы, что позволяет отделить полученные письма от отправленных,
отдельно хранить неоконченные письма и копии удаленных, защитить
частную информацию, поскольку личные папки одного пользователя
должны быть недоступны для других пользователей системы
электронной почты.
67.4. В число личных папок любого пользователя входят
специальные папки, которые создаются автоматически при
регистрации. В специальные папки автоматически помещаются
пришедшие и составленные письма, отправленные и удаленные, письма-
шаблоны (типовые формы), используемые при создании новых писем.
67.5. К общим папкам имеют доступ все пользователи системы
электронной почты одного компьютера или локальной сети.
67.6. Предусмотрены следующие операции с письмами: поиск писем,
включающих заданное выражение, копирование и перенос писем из
одной папки в другую, отбор писем по заданному критерию.
67.7. При отправке письма указываются: адрес или адреса
получателей; заголовок письма.
Адрес в системе электронной почты состоит из имени электронного
почтового ящика (которое обычно совпадает с регистрационным именем
пользователя) и домена, который описывает место (адрес или
локальную систему), где этот электронный ящик находится. Имя и
домен разделяются знаком "@", например:
- alecs@munic.msk.su - имя@домен.
Домен состоит из нескольких поддоменов, разделенных точками.
Последний поддомен - это код страны из двух букв (в RelCom это
обычно "su" - Советский Союз, действительное в настоящее время для
России), предпоследний обозначает город (msk - Москва) или
организацию внутри страны и т.д.
67.8. Электронное сообщение включает служебный заголовок и
текст сообщения. Служебный заголовок содержит несколько полей,
которые задаются автором сообщения или автоматически добавляются
системой:
отметка о прохождении через компьютер;
дата и время отправления электронного сообщения;
имя отправителя и обратный электронный адрес;
внутренний идентификатор сообщения, индекс, который
используется для ссылок на сообщение;
электронный адрес получателя;
тема сообщения указывается автором электронного сообщения.
67.9. В соответствии с Федеральным законом от 20 февраля 1995
года "Об информации, информатизации и защите информации" (Собрание
законодательства Российской Федерации от 20 февраля 1995 г. N 8,
ст. 609) юридическая сила документов, хранимых, обрабатываемых и
передаваемых с помощью автоматизированных информационных и
телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной
цифровой подписью. Юридическая сила электронной цифровой подписи
признается при наличии в указанных системах программно-технических
средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении
установленного режима их использования. Право удостоверять
идентичность электронной цифровой подписи осуществляется на основе
лицензии.
68. Телеграмма - это обобщенное название различных по
содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом их
передачи, приема и доставки, передается по телеграфным каналам
связи с помощью специальной аппаратуры в виде буквенно-цифрового
текста.
68.1. Отправителями телеграфной корреспонденции являются
должностные лица, которым предоставлено право переписки по
служебным вопросам.
68.2. Телеграммы используются для оперативного решения
служебных вопросов и подписываются руководителями подразделений
Министерства. Поздравительные телеграммы принимаются только за
подписью Министра или его заместителей.
68.3. Не принимаются телеграммы, подлежащие к отправке по
городу Москве (отправка осуществляется исполнителем по
факсимильной связи или через фельдъегерскую службу).
68.4. Телеграммы печатаются крупным шрифтом через 2 интервала,
без применения произвольных сообщений.
68.5. Телеграмма должна быть составлена в следующем порядке
(Приложение 23):
подробный почтовый адрес;
полное наименование адресата (подразделения Министерства);
текст телеграммы (служебно-оперативного характера);
должность, Ф.И.О. руководителя, подписавшего телеграмму;
в нижней части телеграфного бланка, под чертой, указываются
полный адрес управления, Ф.И.О. начальника управления, его
подпись, Ф.И.О. исполнителя и его контактный телефон, печать о
разрешении передачи телеграфом.
68.6. Адрес и наименование адресата должны содержать все
необходимые сведения, обеспечивающие безусловную доставку
телеграммы адресату. Ответственность за полноту и точность
написания адреса возлагается на отправителя телеграммы
(наименования номерных улиц указывать прописью, слова "проспект",
"проезд", "переулок" в адресной части должны быть написаны
полностью).
68.7. Приему к отправке подлежат телеграммы, в которых не более
300 слов. За отдельное слово считается:
каждое слово в телеграмме, написанное в соответствии с
правилами грамматики русского языка;
каждое отдельно стоящее слово в адресе, в том числе и в
наименованиях пункта назначения;
каждая группа, состоящая из цифр, букв, или смешанная группа,
состоящая из знаков, цифр, независимо от их числа;
каждый знак, буква или цифра, написанные отдельно;
каждая из составных частей слова, а также каждая из частей в
составных наименованиях городов, фамилиях, именах и других
названиях, соединенных чертой или без нее;
каждый знак препинания, написанный полным или сокращенным
словом.
68.8. Телеграммы в виде форм, таблиц, ведомостей, графиков при
наличии римских цифр, латинских букв, условных обозначений не
принимаются для передачи.
68.9. Если телеграмма передается нескольким адресатам с одним и
тем же текстом: до 10 - к ней должен прилагаться список городов и
управлений, которым ее направляют, свыше 10 - прилагается
оформленная схема (разверстка), в которой отмечены необходимые
города, N телеграммы, Ф.И.О. исполнителя и его контактный телефон.
68.10. Телеграмма передается в день ее поступления на телеграф.
XI. АВТОМАТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ
69. Применение автоматизированных систем при обработке сведений
по документам, поступающим и направляемым подразделениям
Министерства, осуществляется по следующим направлениям:
автоматизация документационных процессов в Аппарате Министра;
автоматизация документационных процессов в подразделениях
Министерства;
автоматизация документационных процессов в других
подразделениях системы МВД России.
69.1. Ключевым элементом системы является универсальное
автоматизированное рабочее место, позволяющее после
соответствующей настройки вести обработку любых документов, иметь
доступ к любым информационным массивам и ресурсам системы, давать
возможность выполнять функции любому пользователю системы.
69.2. Автоматизированная система документационного обеспечения
подразделений Министерства должна обеспечивать:
обработку карточек документов (ввод, регистрация, контроль
исполнения, списание в архив, выдача форм статистической
отчетности) в интересах секретариата (канцелярии) подразделения;
подготовку и обработку текстов документов (корректировка,
хранение, поиск) для исполнителей.
69.3. При необходимости в автоматизированной системе может быть
|
