|
Стр. 2
приложения.
(пп. 34.1 в ред. Приказа МВД РФ от 22.07.2000 N 790)
34.2. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на
документах, предусмотренных нормативными правовыми актами
Российской Федерации, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты,
связанные с финансовыми средствами.
Документы заверяют печатью.
При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже
реквизита "Подпись" проставляются: заверительная надпись "Верно",
должность лица, заверившего копию, его личная подпись, расшифровка
подписи (инициалы, фамилия), дата заверения, например:
Подпись
Верно
Инспектор отдела кадров Личная подпись А.К. Круглов
02.03.98
Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по
усмотрению руководителя подразделения Министерства.
35. Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя,
отчество) исполнителя документа и номер его телефона. Отметка об
исполнителе располагается, как правило, на оборотной или лицевой
стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:
Петров или Иванов Николай Васильевич
129 13 80 234 34 56
35.1. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа,
свидетельствующего об его исполнении, или при отсутствии такого
документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер
дела, в котором будет храниться документ.
Отметка об исполнении документа должна быть подписана и
датирована исполнителем, а направление его в дело - за подписью
начальника (заместителя начальника) отдела подразделения
Министерства, в котором исполнен документ.
35.2. Отметка о поступлении документа в подразделение
Министерства содержит порядковый номер и дату поступления
документа (при необходимости - часы и минуты).
Допускается отметку о поступлении документа в подразделение
Министерства проставлять в виде штампа.
35.3. Идентификатором электронной копии документа является
отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу последней
страницы документа и содержащая наименование диска, директорий,
файла на машинном носителе и дату.
(пп. 35.3 в ред. Приказа МВД РФ от 22.07.2000 N 790)
36. Порядок подготовки документов на бланках.
36.1. Устанавливаются два основных формата бланков документов -
А4 и А5, ГОСТ Р 6.30-97; допускается использование бланков
форматов А3 и А6 по ГОСТ 9327.
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без
него, должен иметь поля, мм:
30 - левое;
20 - правое;
20 - верхнее;
20 - нижнее.
(абзац в ред. Приказа МВД РФ от 22.07.2000 N 790)
36.2. Бланки документов проектируют в соответствии с
Приложениями 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7 к настоящей Инструкции. Сплошными
линиями обозначены фиксированные границы зон расположения
реквизитов, пунктиром - переменные. Каждая зона определяется
совокупностью входящих в нее реквизитов.
36.3. Устанавливают два варианта расположения реквизитов на
бланках - угловой и продольный (Приложения 8, 9).
Реквизиты 01, 02, 03 располагают над серединой реквизита 04.
Реквизит 04 допускается располагать на уровне реквизита 03.
Реквизиты 04, 05, 06, 10, ограничительные отметки для
реквизитов 07, 08, 09 в переделах границ зон расположения
реквизитов размещают одним из способов:
центрованным (начало и конец каждой строки реквизита равно
удалены от границ зоны расположения реквизитов);
флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы
зоны расположения реквизитов).
36.4. Для подразделения Министерства, его структурного
подразделения, должностного лица устанавливаются следующие виды
бланков документов:
общий бланк;
бланк письма;
бланк конкретного вида документа, кроме письма.
Общий бланк используют для изготовления любых видов документов,
кроме письма.
Бланки структурного подразделения или должностного лица
изготавливаются в том случае, если руководитель структурного
подразделения или должностное лицо имеют исключительное право
подписи.
Общий бланк, как правило, включает реквизиты 01, 02, 03, 04.
Бланк письма может включать реквизиты 01, 02, 03, 04, 05 и при
необходимости ограничительные отметки для верхних границ зон
расположения реквизитов 07, 08, 09, 10, 12, 13, 14, 15, 16, 17.
Бланк конкретного вида документа, кроме письма, как правило,
включает реквизиты 01, 02, 03, 04, 06, 10, ограничительные отметки
для границ зон расположения реквизитов 07, 08, 09, 10, 15, 16.
36.5. Документы, как правило, изготавливают на пишущей машинке
или при помощи печатающих устройств средств вычислительной
техники.
Отдельные внутренние документы, авторами которых являются
должностные лица, допускается писать от руки (рапорт, заявление,
объяснительная записка).
При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и
последующие страницы должны быть пронумерованы.
Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа
<*>.
--------------------------------
<*> ГОСТ Р 6.30-97.
Допускается печатание документов с использованием оборотной
стороны листа.
V. ПОРЯДОК ОБРАБОТКИ ДОКУМЕНТОВ
37. Корреспонденция поступает в МВД России по почте, по каналам
связи, доставляется курьерами, фельдсвязью, работниками
Министерства и посетителями.
37.1. Поступающая в адрес Министерства по почте корреспонденция
принимается централизованно - экспедицией фельдсвязи.
37.2. Корреспонденция, адресованная Министру внутренних дел
Российской Федерации, его заместителям, а также МВД России, без
указания конкретного подразделения Министерства, доставляется
экспедицией фельдсвязи и регистрируется в общем (первом) отделе
Аппарата Министра <*>.
--------------------------------
<*> Далее - "общий отдел".
37.3. Корреспонденция, адресованная непосредственно в
конкретные подразделения Министерства, доставляется фельдсвязью и
регистрируется в секретариатах данных подразделений.
37.4. Корреспонденция, адресованная руководству Министерства с
пометкой "Срочно", "Вручить немедленно", а также корреспонденция,
поступившая из федеральных органов исполнительной власти после
окончания рабочего дня, сдается экспедицией фельдсвязи в приемную
Министра. Дежурный приемной Министра регистрирует документы в
пакетно-контрольном журнале.
37.5. О содержании документов дежурный приемной Министра
докладывает руководству Аппарата Министра и при необходимости
срочного исполнения информирует заинтересованных руководителей
подразделений Министерства для организации оперативного
исполнения, о чем делает соответствующую отметку на документе.
37.6. Служебные документы, полученные непосредственно
работниками Министерства из органов внутренних дел или других
учреждений и организаций, адресованные МВД России или конкретному
руководителю, должны быть переданы в общий отдел или секретариат
соответствующего подразделения Министерства.
37.7. Порядок движения документов в Аппарате Министра
закрепляется в схеме прохождения документов (Приложение 10 к
настоящей Инструкции).
37.8. Корреспонденция, поступившая в Аппарат Министра,
проходит: прием, сортировку, первоначальную регистрацию,
предварительное рассмотрение, доклад руководству Министерства и
доставление исполнителям. Процедура сортировки и регистрации в
секретариатах подразделений Министерства повторяет порядок
выполнения этих операций.
37.9. Прием документов включает: проверку правильности его
доставки; проверку сохранности упаковки (пакета, конверта);
вскрытие конвертов; проверку правильности вложений.
37.10. Поступившая в общий отдел корреспонденция вскрывается,
за исключением пакетов, имеющих пометку "Лично". Такие пакеты
регистрируются без вскрытия и передаются адресату или
уполномоченному на то сотруднику.
Пакеты, имеющие специальный литер "М" или "МВ", вскрываются
уполномоченным сотрудником первого отдела и докладываются
руководству МВД России. После подготовки резолюции и ознакомления
руководства Министерства такие документы направляются адресату или
уполномоченному на то сотруднику Управления мобилизационной
подготовки МВД России.
(пп. 37.10 в ред. Приказа МВД РФ от 22.07.2000 N 790)
37.11. При вскрытии конвертов проверяется правильность
адресования и оформления, комплектность и целостность документов и
приложений к ним, сверяются номера документов с номерами,
указанными на конвертах.
37.12. Неправильно адресованные и оформленные, ошибочно
вложенные документы пересылаются по назначению или возвращаются
отправителю.
37.13. При недостаче документов (отдельных их листов) или
приложений к ним составляется акт (Приложение 11) в трех
экземплярах, один из которых остается в общем отделе или
секретариате, второй приобщается к поступившему документу, а
третий посылается отправителю.
37.14. При поступлении поврежденного документа на оборотной
стороне его последнего листа в правом нижнем углу ставится отметка
"Документ получен в поврежденном виде".
37.15. Конверты от вложенных в них документов не уничтожаются в
тех случаях, когда только по ним можно установить адрес
отправителя, дату отправки и получения документов.
37.16. Поступившие документы учитываются и распределяются на
регистрируемые и нерегистрируемые. Примерный перечень
нерегистрируемых документов приведен в Приложении 12 к настоящей
Инструкции. Каждое подразделение Министерства разрабатывает
собственный перечень нерегистрируемых документов.
38. Регистрация поступивших документов производится в общем
отделе или секретариате подразделения с вводом информации о них в
технологическую базу данных автоматизированной системы
"Секретариат" (при наличии), журнал учета входящих документов или
учетную карточку.
38.1. На зарегистрированных документах в нижней левой части
оборотной стороны последнего листа основного документа
проставляется регистрационный штамп с заполнением соответствующих
реквизитов.
38.2. При регистрации поступившего документа в
автоматизированной системе "Секретариат" в электронную карточку
вводятся необходимые данные о документе и одновременно
распечатываются учетные карточки документа, которые вместе с
документом направляются по назначению.
38.3. При заполнении регистрационной карточки на документ,
имеющий гриф секретности, его содержание излагается без указания
секретных сведений.
38.4. Данные о зарегистрированных документах хранятся в
автоматизированной системе "Секретариат" не менее 5 лет.
38.5. Поступившая в общий отдел корреспонденция на иностранных
языках, в том числе письменные обращения иностранных граждан,
направляется в Главное управление правовой работы и внешних связей
МВД России для перевода или аннотации. Такие документы с переводом
(аннотацией) возвращаются Главным управлением правовой работы и
внешних связей МВД России в общий отдел для их направления в
подразделения Министерства. Если в них затрагиваются вопросы,
относящиеся только к компетенции Главного управления правовой
работы и внешних связей МВД России, то такие документы
рассматриваются в установленном порядке.
38.6. Зарегистрированная в общем отделе (секретариате)
корреспонденция распределяется на потоки, направляемые:
руководству Министерства (подразделения Министерства);
в подразделения Министерства;
отдельным исполнителям.
Корреспонденция докладывается руководителю подразделения
Министерства, как правило, в день ее поступления.
38.7. Руководители Аппарата Министра докладывают поступившие
документы Министру или передают их через Секретариат руководства
Министерства для рассмотрения заместителями Министра, как правило,
в день их поступления.
(пп. 38.7 в ред. Приказа МВД РФ от 22.07.2000 N 790)
38.8. Если документ, исходя из его содержания и значимости
поставленных в нем вопросов, нет необходимости докладывать
руководству Министерства, то руководителями Аппарата Министра или
помощниками заместителей Министра он направляется руководству
соответствующего подразделения Министерства с краткой резолюцией
на бланке установленного образца (Приложение 13), например: "На
доклад Иванову А.П.".
38.9. Указания исполнителям даются в форме резолюции, которая
должна быть лаконичной, содержать порядок и характер исполнения
документа, а также фамилии исполнителей, подпись руководителя и
дату.
38.10. Проекты резолюций Министра готовятся Аппаратом Министра,
а заместителей Министра - их помощниками.
38.11. На бланке резолюции проставляется регистрационный номер
документа. При необходимости резолюция Министра может быть
подготовлена в виде отдельного поручения. В этом случае ей
присваивается очередной исходящий номер, а текст переносится на
информационное поле экранной формы карточки с индексом 1/....
38.12. После доклада корреспонденции руководству Министерства
резолюция переносится на регистрационные карточки, затем экземпляр
карточки, выданной ПЭВМ, направляется вместе с документами в
соответствующее подразделение Министерства.
38.13. Документы с поручениями Президента Российской Федерации
и Председателя Правительства Российской Федерации, а также с
пометками "Весьма срочно" и "Срочно" передаются в секретариаты
заместителей Министра под расписку с указанием даты и времени
получения.
38.14. Передача зарегистрированных в общем отделе документов из
одного подразделения Министерства в другое осуществляется через
этот отдел, в исключительных случаях - через секретариаты
подразделений, но с обязательным уведомлением соответствующих
сотрудников общего отдела.
38.15. При возвращении документа из подразделения Министерства
в общий отдел (после исполнения или ознакомления) повторная
регистрация его отделом не производится, а делается отметка в
регистрационной карточке о движении документа.
38.16. Документы, зарегистрированные в общем отделе и
направленные для исполнения в подразделения Министерства,
учитываются секретариатом в соответствии с требованиями настоящей
Инструкции.
Документы, полученные для ознакомления, подлежат возврату в
общий отдел, как правило, в течение суток, если не оговорен иной
порядок.
38.17. Направление документов на исполнение производится в день
их регистрации, срочных документов - немедленно.
39. Документы, подписанные Министром внутренних дел Российской
Федерации, заместителями Министра и руководителями подразделений
Министерства и направленные в другие организации и учреждения, а
также подразделения Министерства (за исключением резолюций),
являются исходящими и им присваивается учетный номер, который
указывается через дробь после соответствующего индекса (например:
1/1234, 12/3456).
На исходящие документы заполняется соответствующий раздел
регистрационной карточки (Приложение 14).
39.1. Передача документов на подпись Министру осуществляется,
как правило, через Аппарат Министра.
39.2. Документы, подписанные руководством Министерства,
направляются адресатам только за регистрационными номерами
Аппарата Министра, если не установлен иной порядок.
Исходящие документы подразделения Министерства подписываются
только начальниками главного управления, управления или их
заместителями.
(абзац введен Приказом МВД РФ от 22.07.2000 N 790)
39.3. Недооформленные или неправильно оформленные документы
подлежат возврату исполнителю.
39.4. Документ за подписью руководства Министерства,
направляемый во все или большинство органов внутренних дел и
воинских частей внутренних войск МВД России, визируется
начальниками главных управлений, управлений или их заместителями.
Виза проставляется на оборотной стороне последнего листа
подлинника документа или лицевой стороне копии документа либо в
листе визирования.
После этого документ размножается и отправляется секретариатом
подразделения Министерства, подготовившим этот документ. Подлинник
документа с листом визирования и разверсткой на его рассылку
передается на хранение в архивную группу через исходящую группу
общего отдела.
(пп. 39.4 в ред. Приказа МВД РФ от 22.07.2000 N 790)
39.5. Если поставленные в документах вопросы не требуют
аргументированных разъяснений или подготовки какого-либо
документа, разрешается содержание ответа писать на самом документе
и возвращать его автору за входящим номером. В этом случае на
регистрационной карточке делается соответствующая отметка.
39.6. Подготовленные подразделением Министерства документы
внутреннего обращения (планы, справки и т.д.), а также предложения
в проекты нормативных правовых актов, материалы к совещанию
передаются в другие подразделения Министерства под расписку в
реестре (разносной книге): секретные - по учетным номерам
отпечатанных документов, несекретные и для служебного пользования
- без регистрации.
39.7. Подготовленные в подразделениях Министерства докладные
записки на имя Министра или его заместителей регистрируются
секретариатом как исходящие документы и передаются в Аппарат
Министра или помощникам заместителей Министра. Докладной записке,
доложенной Министру, присваивается входящий регистрационный номер
Аппарата Министра, ее краткое содержание и текст резолюции
заносятся в электронную карточку.
Подлинник документа возвращается в соответствующее
подразделение Министерства, секретариат которого организует его
доведение по поручению Министра до всех заинтересованных
подразделений Министерства.
39.8. Копии исходящих документов заверяются работниками,
исполнившими документ, и руководителем секретариата подразделения
Министерства.
39.9. Копии документов, подписанных руководством Министерства
(в том числе и при личном докладе), заверяются исполнителями и
руководителем (заместителем) подразделения Министерства.
39.10. Копии исходящих документов и регистрационные карточки
(сведения на документы, отработанные на ЭВМ) хранятся:
на корреспонденцию, отправленную общим отделом Аппарата
Министра, - в архиве (базе данных) этого отдела (2-й экземпляр
документа) и в подразделении Министерства, подготовившем документ
(3-й экземпляр);
на корреспонденцию, отправленную подразделениями Министерства,
- в этих подразделениях.
39.11. Нормативные правовые акты, подписанные руководством
Министерства, учитываются в приказном отделении третьего
(организационно-режимного) отдела Аппарата Министра <*> в журналах
установленной формы.
--------------------------------
<*> Далее - "приказное отделение".
39.12. Рассылка ведомственных нормативных правовых актов МВД
России по органам внутренних дел и внутренним войскам, другим
федеральным органам исполнительной власти производится приказным
отделением через экспедицию фельдсвязи согласно разверстке,
составленной исполнителем и утвержденной руководителем
соответствующего подразделения Министерства.
39.13. С целью оптимального обеспечения органов внутренних дел
и внутренних войск нормативными правовыми актами МВД России и
создания необходимого их резерва приказное отделение по
согласованию с исполнителем может вносить в разверстку изменения и
дополнения.
40. Доставка и отправка документов отделом Государственной
фельдъегерской службы при Правительстве Российской Федерации,
обслуживающим фельдъегерской связью МВД России <*>.
--------------------------------
<*> Далее - "отдел фельдъегерской службы".
40.1. Отдел фельдъегерской службы осуществляет доставку и
отправку:
всех секретных и несекретных документов за подписью руководства
Министерства, адресованных органам государственной власти
Российской Федерации;
срочной корреспонденции за подписью руководства Министерства,
подлежащей доставке адресатам, расположенным в границах г. Москвы;
корреспонденции из центрального здания Министерства (ул.
Житная, 16) в его подразделения, расположенные по другим адресам,
и обратно.
40.2. Вся корреспонденция отделом фельдъегерской службы
принимается к доставке только в законвертованном виде. Передача
корреспонденции отделу фельдъегерской службы производится по
реестрам.
40.3. Доставка корреспонденции отделом фельдъегерской службы
осуществляется по маршрутам и графикам, разработанным этим отделом
и согласованным с Аппаратом Министра.
40.4. Пересылка документов, дел и изданий с пометкой "Для
служебного пользования" производится фельдъегерской связью,
заказными или ценными почтовыми отправлениями, а также с
курьерами. Отправляемые документы, дела и издания с пометкой "Для
служебного пользования" должны быть вложены в конверты из плотной
бумаги либо упакованы. На упаковке (конверте) указываются адреса и
наименование (открытое или условное) получателя и отправителя,
номера вложенных документов с добавлением отметки "ДСП" после
каждого номера. На конверте, упаковке документов с пометкой "Для
служебного пользования" запрещается указывать фамилии и должности
руководителей и сотрудников.
40.5. Порядок оформления и передачи (пересылки) совершенно
секретных и секретных документов, специзделий, технической,
товаросопроводительной и перевозочной документации, а также
документов и изданий с пометкой "Для служебного пользования" за
границу или представителям иностранных учреждений, организаций и
фирм регламентирован специальными положениями.
41. Учет объема документооборота.
41.1. Движение документов с момента их получения или создания
до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело образует
документооборот Министерства.
Документооборот осуществляется в виде потоков документов,
циркулирующих между пунктами обработки документации.
Различаются потоки поступающих, отправляемых и внутренних
документов.
41.2. Секретариаты разрабатывают схемы движения документов
(прохождения документов), которые утверждаются руководителями
подразделений Министерства.
41.3. Под объемом документооборота понимается количество
полученных и созданных подразделениями Министерства документов за
определенный период времени.
41.4. Общий документооборот по Министерству подсчитывается по
группам и видам документов, регистрационным формам, подразделениям
Министерства (местам регистрации документов).
Поступающие и создающиеся в Министерстве документы
подсчитываются отдельно.
41.5. При определении объема документооборота раздельно
подсчитывается количество основных документов и количество их
экземпляров (копий), изготовленных средствами оперативного
размножения, которое выражается дробью, где числитель обозначает
количество основного документа, а знаменатель - количество копий.
41.6. Ежеквартально начальником секретариата каждого
подразделения Министерства составляются сведения о
документообороте в подразделении Министерства (Приложение 15),
которые докладываются руководителю подразделения Министерства или
его заместителю и за их подписью представляются в Аппарат Министра
не позже 10-го числа месяца, следующего за отчетным периодом.
41.7. Аппарат Министра ежеквартально анализирует данные о
документообороте, готовит по этому вопросу соответствующую справку
и предложения для принятия управленческих решений по
совершенствованию работы с документами и внесению соответствующих
организационно-штатных изменений. При необходимости данные о
документообороте докладываются руководству Министерства.
VI. РАБОТА С НОРМАТИВНЫМИ ПРАВОВЫМИ АКТАМИ
42. Учет законов Российской Федерации, указов и распоряжений
Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений
Правительства Российской Федерации, нормативных правовых актов
федеральных органов исполнительной власти осуществляется отдельно
от другой служебной корреспонденции.
42.1. Законодательные и иные нормативные правовые акты
принимаются от отдела фельдъегерской связи по реестру
непосредственно в группе обработки нормативных актов общего отдела
и регистрируются в учетной карточке (в экранной форме учетной
карточки ЭВМ) (Приложение 16 к настоящей Инструкции) <*>.
--------------------------------
<*> Далее - "учетная карточка".
42.2. Документы после регистрации и подготовки по ним проектов
решений, обеспечивающих их исполнение, первоначально направляются
для ознакомления (в течение суток) в ГУПРиВС МВД России, а затем
докладываются руководству Министерства и с резолюцией
соответствующего руководителя направляются для исполнения.
42.3. Законодательные и иные нормативные правовые акты,
направленные для ознакомления руководству Министерства,
руководителям подразделений Министерства, подлежат возврату в
общий отдел не позднее 3 суток с даты получения. При этом в случае
необходимости организации исполнения поручения руководства
Министерства разрешается установленным порядком делать с них копии
или выписки.
42.4. Передача подлинника нормативного правового акта из
подразделения в подразделение Министерства осуществляется только
через общий отдел установленным порядком.
42.5. Возвращенные в Аппарат Министра нормативные правовые акты
(после ознакомления и исполнения) с отметкой в учетной карточке
передаются по реестру для комплектования в фонд правовых актов
ГУПРиВС МВД России, за исключением нормативных правовых актов с
литером "М" или "МВ". Такие нормативные правовые акты направляются
в Управление мобилизационной подготовки МВД России для хранения
(со справкой об исполнении на обороте последнего листа документа).
(пп. 42.5 в ред. Приказа МВД РФ от 22.07.2000 N 790)
43. Учет законодательных актов федеральных органов
исполнительной власти в подразделениях Министерства.
43.1. Полученные для исполнения либо ознакомления нормативные
правовые акты регистрируются в журналах установленного образца.
Штампы с наименованием подразделений, дата регистрации и
регистрационные номера в этих случаях на актах не проставляются.
43.2. Обработка, доклад руководителям подразделений
Министерства и передача документов исполнителям должны
осуществляться в день их поступления в секретариат или в первый
рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.
43.3. После ознакомления с поручением руководства Министерства
всех заинтересованных руководителей структурных подразделений и
выполнения поручения ответственным исполнителем документы
возвращаются секретариатами подразделений Министерства в группу
обработки нормативных актов общего отдела.
VII. Контроль выполнения документов и поручений
(в ред. Приказа МВД РФ от 26.12.2003 N 1020)
44. Контроль представляет собой совокупность мероприятий,
направленных на обеспечение своевременного и полного выполнения
документов и поручений <*>. Контроль исполнения поручений
включает:
систематизацию и подготовку сведений о содержании и сроках
выполнения поручений, подготовку и направление исполнителям
контрольных и учетных карточек;
периодический сбор, обобщение и анализ информации о ходе и
состоянии выполнения поручений;
осуществление по указанию соответствующих руководителей
проверки фактического выполнения поручений, а также подготовку по
ее результатам материалов (рапорт, справка, докладная записка) для
доклада руководителям;
подготовку предложений по обеспечению своевременного выполнения
поручений, повышению исполнительской дисциплины, совершенствованию
организации и осуществления контроля.
------------------------------------
<*> Далее - "поручений".
45. Контроль за выполнением поручений в пределах своей
компетенции осуществляют следующие субъекты контроля:
Главное организационно-инспекторское управление МВД России <*>,
Управление делами МВД России <**> - в центральном аппарате и
подчиненных подразделениях Министерства внутренних дел Российской
Федерации.
------------------------------------
<*> Далее - "ГОИУ МВД России".
<**> Далее - "УД МВД России".
Подразделения делопроизводства и режима - в службах,
департаменте, главных управлениях и управлениях центрального
аппарата и подчиненных подразделениях Министерства внутренних дел
Российской Федерации.
ГОИУ МВД России осуществляет контроль за выполнением:
федеральных конституционных законов и федеральных законов,
указов и распоряжений Президента Российской Федерации,
постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации по
вопросам, отнесенным к компетенции Министерства внутренних дел
Российской Федерации;
решений и протокольных поручений Правительства Российской
Федерации, Совета Безопасности Российской Федерации и его
комиссий, межведомственных комиссий и совещаний по вопросам,
отнесенным к компетенции Министерства внутренних дел Российской
Федерации;
решений коллегии МВД России, объединенных коллегий МВД России;
протоколов коллегий, протоколов оперативных совещаний при Министре
внутренних дел Российской Федерации;
распоряжений Министра внутренних дел Российской Федерации по
конкретным вопросам, а также планирующих и иных документов
межотраслевого характера, контроль за исполнением которых поручен
ГОИУ МВД России.
УД МВД России контролирует выполнение поручений:
данных Министром внутренних дел Российской Федерации по
рассмотренной им служебной корреспонденции, за исключением
документов, отнесенных настоящей Инструкцией к компетенции ГОИУ
МВД России;
поступивших из высших органов государственной власти Российской
Федерации с пометкой "Срочно" и "Оперативно";
Министра внутренних дел Российской Федерации по предложениям,
заявлениям, жалобам и обращениям граждан, письмам и запросам
депутатов всех уровней, публикациям и сообщениям в средствах
массовой информации;
заместителей Министра внутренних дел Российской Федерации
(осуществляют сотрудники УД МВД России, проходящие службу в
аппарате соответствующего заместителя Министра).
Контроль за выполнением плана командирований специалистов МВД
России за границу и приемов иностранных делегаций осуществляет
Управление международного сотрудничества МВД России.
Контроль за выполнением Перечня проектов нормативных правовых
актов, подлежащих разработке и сопровождению (приложение N 2 к
Плану основных организационных мероприятий МВД России),
осуществляет Главное правовое управление МВД России.
Подразделения делопроизводства и режима контролируют выполнение
поручений, поступивших из ГОИУ и УД МВД России, аппаратов
заместителей Министра внутренних дел Российской Федерации, в части
их своевременного выполнения сотрудниками соответствующего
подразделения.
46. На поручениях, подлежащих контролю УД МВД России,
проставляется штамп "Контроль", после чего они направляются с
приложением контрольной карточки (Приложение 17 к настоящей
Инструкции) в соответствующие подразделения, как правило, в день
их регистрации, а срочные - немедленно.
УД МВД России направляет в ГОИУ МВД России подлинник или копию
документа, контроль за выполнением поручений по которым возложен
на ГОИУ МВД России.
ГОИУ МВД России при получении поручений осуществляет:
введение их в базу данных информационной системы электронного
документооборота ГОИУ МВД России;
заполнение на них контрольных карточек (Приложение N 17-1 к
настоящей Инструкции), которые направляются ответственному
исполнителю за 10 дней до выполнения поручения, а также карточек-
уведомлений (Приложение N 17-2 к Инструкции) для напоминания и
упреждающего контроля. При заполнении контрольной карточки и
карточки-уведомления на документ, имеющий гриф секретности, его
содержание излагается без указания секретных данных.
Выставление контрольной карточки - исключительная прерогатива
субъекта контроля. Субъекты контроля в подразделениях -
исполнителях поручения осуществляют контроль в процессе
непосредственного контакта с исполнителями по действующим в
системе МВД России каналам прямой и обратной связи, позволяющим
решать данные вопросы бездокументационным путем.
47. Виды контроля за выполнением поручений:
промежуточный - осуществляется, как правило, за выполнением
особо значимых мероприятий, имеющих промежуточные этапы
выполнения;
заключительный - осуществляется по окончании выполнения
поручения в целом (в части касающейся) посредством сбора сведений
о выполнении содержащихся в нем мероприятий и проверки их
результатов.
В целях повышения эффективности контроля по отдельным
поручениям, имеющим особое значение, длительный срок исполнения
или значительное количество исполнителей и соисполнителей, по
указанию руководства МВД России может подготавливаться план
контроля, который должен содержать сведения о промежуточных сроках
представления подготавливаемых проектов документов в
заинтересованные инстанции. План разрабатывается соответствующим
субъектом контроля и после согласования с ответственными
исполнителями утверждается руководителем, давшим поручение о его
разработке. Контроль за выполнением плана осуществляет
соответствующий субъект контроля. Копии плана контроля или выписки
из него в части касающейся направляются руководителям
подразделений, являющихся ответственными исполнителями или
соисполнителями.
48. Субъект контроля в порядке промежуточного контроля за
выполнением особо значимых поручений или имеющих несколько этапов
выполнения осуществляет:
периодический сбор сведений о ходе их исполнения;
анализирует полученную информацию, при необходимости готовит
предложения руководству МВД России по обеспечению своевременного
исполнения поручений;
по указанию руководства МВД России проводит проверки
фактического выполнения поручений, с привлечением в случае
необходимости сотрудников других подразделений.
49. Поручение подлежит выполнению в срок, указанный в
контрольной карточке или резолюции соответствующего руководителя.
Поручения без указания конкретной даты выполнения, имеющие в
тексте пометку "срочно", исполняются в 3-дневный срок; имеющие
пометку "оперативно" - в 10-дневный срок, а остальные - в срок не
более одного месяца (срок исчисляется с даты их подписания).
Срок выполнения исчисляется в календарных днях по поручениям:
Президента Российской Федерации - с даты его подписания;
содержащимся в федеральных конституционных законах и
федеральных законах, указах и распоряжениях Президента Российской
Федерации, постановлениях и распоряжениях Правительства Российской
Федерации - с даты их вступления в силу (если не установлен особый
срок);
содержащимся в протоколах заседаний Правительства Российской
Федерации - с даты подписания протокола;
руководителей высших органов государственной власти Российской
Федерации, по обращениям министерств и других федеральных органов
исполнительной власти, иных органов и организаций - с даты их
поступления в МВД России.
В случаях, когда срок выполнения поручения истекает в нерабочий
день, окончанием срока исполнения считается предыдущий рабочий
день.
Срок выполнения поручения соисполнителем равен половине срока,
установленного для выполнения поручения ответственному
исполнителю.
Доклады об исполнении федеральных конституционных законов,
федеральных законов, указов, распоряжений и поручений Президента
Российской Федерации, а также документы, подготовленные во
исполнение постановлений, распоряжений и поручений Правительства
Российской Федерации, представляются на имя Президента Российской
Федерации или Председателя Правительства Российской Федерации в
срок до 30 дней, если в тексте документа не указаны иные сроки их
выполнения.
Запросы, содержащиеся в обращениях Министерства иностранных дел
Российской Федерации, рассматриваются в срок до 15 дней, если иное
не указано в обращениях, а по запросам, требующим
межведомственного согласования, - не более 30 дней. При наличии
грифа "Срочно" - не более пяти рабочих дней, грифа "Вне очереди" -
не более трех рабочих дней <*>.
------------------------------------
<*> Постановление Правительства Российской Федерации от 14
марта 1997 г. N 300 "О порядке рассмотрения обращений Министерства
иностранных дел Российской Федерации и входящих в его систему
дипломатических представительств по вопросам международного
сотрудничества" (Собрание законодательства Российской Федерации,
1997, N 12, ст. 1437).
Поручения, содержащиеся в приказах, указаниях, директивах,
протоколах заседаний коллегии МВД России, совещаний при Министре,
за подписью Министра внутренних дел Российской Федерации,
исполняются в срок до 30 дней, если не указаны иные сроки
выполнения.
Мероприятия всех видов планов, разрабатываемых в подразделениях
центрального аппарата МВД России, подразделениях, непосредственно
подчиненных МВД России, исполняются в сроки, указанные в этих
планах.
50. Субъекты контроля, а также сотрудники, которым поручено
осуществление контрольных функций, ежемесячно проводят анализ
состояния выполнения контролируемых поручений и результаты
докладывают соответствующему руководителю.
Работник, которому поручено осуществлять контроль и проверку
выполнения поручений, обязан:
установить в соответствующем подразделении Министерства (с
соисполнителем) контакт с начальником подразделения
делопроизводства и режима и конкретным исполнителем;
располагать оперативной информацией о ходе выполнения
поручения, принимать соответствующие меры к обеспечению
своевременного представления ответственным подразделением
Министерства (соисполнителем) материалов на доклад;
в случаях невозможности выполнения поручения к установленному
сроку затребовать представления от подразделения Министерства -
исполнителя мотивированного рапорта о продлении срока не позднее
чем за три дня до истечения срока исполнения.
51. Персональную ответственность за своевременное и
качественное выполнение поручений руководства Министерства несут
руководители соответствующих подразделений Министерства,
являющиеся ответственными исполнителями.
Ответственным за своевременное выполнение поручения является
руководитель подразделения Министерства, указанный в резолюции.
Если поручение дано нескольким руководителям, то работу по его
выполнению координирует должностное лицо, указанное в поручении
первым или отмеченное символом "*" или словом "созыв", которое
готовит и согласовывает с соисполнителями итоговый документ.
Соисполнители обязаны участвовать в проработке вопроса и
представлять ответственному исполнителю необходимые материалы.
При необходимости расширения числа соисполнителей или
переназначения ответственного исполнителя поручения должностное
лицо, ответственное за выполнение, представляет на имя
руководителя, давшего поручение, рапорт с указанием мотивированной
причины внесенного предложения. Изменение такого характера
фиксируется в контрольной карточке. При переназначении исполнителя
подлинник документа с отметкой о рассылке копий в таких случаях
направляется вновь назначенному ответственному исполнителю.
52. Необходимость размножения документов, по которым даны
поручения (за исключением секретных), а также количество копий
определяются лицом, организующим выполнение. Размноженные
экземпляры документов, не воспроизводящие факсимильной подписи
подлинника, удостоверяются печатью <*>.
------------------------------------
<*> Порядок размножения документов определен главой X настоящей
Инструкции.
С поручения, требующего срочного выполнения, копии для
одновременной рассылки ответственному исполнителю и соисполнителям
могут быть сняты по решению начальника УД МВД России. Подлинник
документа с отметкой о рассылке копий в таких случаях направляется
лицу, ответственному за организацию выполнения.
53. Контроль за получением ответов на запросы, направленные в
учреждения и организации, а также в подразделения Министерства,
ведется непосредственными исполнителями.
Если поручение поступило в МВД России с задержкой и сроки его
выполнения истекли или объективно недостаточны для своевременного
выполнения, то руководство УД МВД России обеспечивает уточнение
сроков выполнения поручения с контрольными подразделениями
Администрации Президента Российской Федерации или Аппарата
Правительства Российской Федерации. По иным поручениям
согласование сроков их выполнения проводится устно ответственным
исполнителем с последующим письменным уведомлением субъекта
контроля.
54. При невозможности выполнения поручения в установленный срок
решение о продлении (переносе) этого срока может быть принято
только должностным лицом, установившим срок выполнения.
При необходимости изменения срока выполнения поручения
должностное лицо, ответственное за выполнение, представляет рапорт
на имя руководителя, давшего поручение, не позднее трех дней до
истечения установленного срока с изложением мотивированной просьбы
о его продлении и указанием конкретных мер, которые необходимо
осуществить для выполнения поручения, а также предложением о
реальном сроке выполнения.
Рапорт об изменении срока выполнения поручения, не отвечающий
требованиям настоящей Инструкции, возвращается должностному лицу -
исполнителю для доработки и повторного представления.
При получении согласия должностного лица об изменении срока
выполнения поручения исполнитель представляет копию рапорта об
изменении срока выполнения соответствующему субъекту контроля.
Субъект контроля своевременно вносит в компьютерную базу данных
изменение срока выполнения поручения.
При необходимости продления срока выполнения поручения
Президента Российской Федерации исполнитель поручения представляет
в УД МВД России на подпись Министру внутренних дел Российской
Федерации письмо, согласованное с курирующими заместителями
Министра и ГОИУ МВД России, на имя Руководителя Администрации
Президента Российской Федерации с мотивированной просьбой о
продлении срока выполнения не позднее чем за пять дней до его
истечения.
При необходимости продления срока выполнения поручения
Правительства Российской Федерации исполнитель поручения
представляет на подпись курирующему заместителю Министра письмо,
согласованное с ГОИУ МВД России, в Правительство Российской
Федерации с мотивированной просьбой о продлении срока выполнения
не позднее чем за пять дней до его истечения.
|
