|
Стр. 1
ВЫСШИЙ АРБИТРАЖНЫЙ СУД РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПРИКАЗ
от 26 марта 1996 г. N 7
О ВВЕДЕНИИ В ДЕЙСТВИЕ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
В АРБИТРАЖНЫХ СУДАХ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
(в ред. Приказа ВАС РФ от 30.07.96 N 25)
В соответствии с Федеральным конституционным законом "Об
арбитражных судах в Российской Федерации", определяющим основные
положения организационного обеспечения деятельности арбитражных
судов в Российской Федерации, приказываю:
1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в арбитражных
судах Российской Федерации и ввести ее в действие с 1 апреля
1996 года.
2. Направить Инструкцию в федеральные арбитражные суды
округов, арбитражные суды субъектов Российской Федерации для
руководства и исполнения.
3. Председателям арбитражных судов:
3.1. Организовать изучение Инструкции в аппарате арбитражного
суда, обеспечив четкое исполнение ее основных положений и
требований, устанавливающих единую систему организации
делопроизводства, порядка работы с процессуальными и иными
документами, а также ввода информации о них в автоматизированные
программные подсистемы "Делопроизводство" и "Судопроизводство".
3.2. Привести действующие в арбитражных судах инструкции по
делопроизводству в соответствие с настоящей Инструкцией с учетом
структуры, штатной численности и технической оснащенности
арбитражного суда.
4. Председателям судебных составов судебных коллегий,
руководителям структурных подразделений и Общего отдела Высшего
Арбитражного Суда Российской Федерации организовать изучение
настоящей Инструкции в судебных составах и подразделениях,
обеспечив ее неуклонное исполнение в практической работе по
совершенствованию организационной деятельности арбитражных судов.
5. Отделу информатизации Высшего Арбитражного Суда Российской
Федерации (В.П. Иванов) при разработке и внедрении
автоматизированной информационно - коммуникационной системы
арбитражных судов предусмотреть единую технологию регистрации и
учета прохождения документов.
6. Контроль за выполнением настоящего Приказа возложить на
Общий отдел Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации.
Председатель
Высшего Арбитражного Суда
Российской Федерации
В.Ф.ЯКОВЛЕВ
Утверждена
Приказом Председателя
Высшего Арбитражного Суда
Российской Федерации
от 26 марта 1996 г. N 7
Согласовано
Заместитель
Руководителя Росархива
В.А.ЕРЕМЧЕНКО
15 марта 1996 года
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АРБИТРАЖНЫХ СУДАХ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
(в ред. Приказа ВАС РФ от 30.07.96 N 25)
1. Общие положения
1.1. Настоящая Инструкция устанавливает единую систему
организации делопроизводства, порядок работы с процессуальными и
иными документами, письмами и обращениями граждан и носит
обязательный характер при ведении делопроизводства в системе
арбитражных судов Российской Федерации применительно к
особенностям структуры с учетом штатной численности и технической
оснащенности каждого конкретного арбитражного суда.
1.2. Общее ведение делопроизводства и методическое руководство
работой с документами в структурных подразделениях арбитражного
суда возлагается на службу делопроизводства - канцелярию, иное
подразделение или специалиста суда <*>.
--------------------------------
<*> Далее - канцелярия.
1.3. Ответственность за организацию делопроизводства,
соблюдение установленных правил и порядка работы с документами,
обращениями граждан в судебных составах и структурных
подразделениях <*> возлагается на их руководителей.
--------------------------------
<*> Далее - подразделения.
Руководитель подразделения назначает ответственного за ведение
делопроизводства, который утверждается приказом по арбитражному
суду.
1.4. Работники арбитражного суда несут персональную
ответственность за выполнение требований настоящей Инструкции,
сохранность процессуальных и других документов.
Об утрате документов немедленно докладывается руководству
арбитражного суда, по данному факту руководитель подразделения
составляет акт, в необходимых случаях назначается служебное
расследование.
1.5. Сведения, содержащиеся в служебных документах, не
подлежат разглашению лицам, не имеющим отношения к работе с этими
документами.
Передача документов или их копий работникам сторонних
организаций, а также использование содержащихся в них сведений в
средствах массовой информации допускаются только с разрешения
руководства арбитражного суда.
1.6. Передача документов из подразделения в подразделение
осуществляется через канцелярию под расписку лица, принимающего
документ, по указанию руководителя, ранее установившего
исполнителя.
1.7. Судьи и специалисты арбитражного суда при уходе в отпуск,
выезде в командировку обязаны по указанию руководителя
подразделения передать через ответственного за ведение
делопроизводства в подразделении находящиеся у них на исполнении
документы другим исполнителям. При увольнении или переходе на
работу в другое подразделение арбитражного суда все числящиеся за
работником документы передаются лицу, ответственному за ведение
делопроизводства в подразделении.
1.8. Правила работы с секретными документами определяются
специальной инструкцией.
2. Прием, регистрация и распределение корреспонденции
2.1. Поступающая в арбитражный суд корреспонденция принимается
и регистрируется в канцелярии.
2.2. Корреспонденция принимается от почтовых отделений и от
граждан в течение всего рабочего дня.
2.3. При приеме корреспонденции сотрудники канцелярии
проверяют состояние конвертов или упаковки, правильность
адресования. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по
принадлежности или возвращается отправителю.
2.4. При вскрытии конвертов (упаковок) проверяется наличие
документов и материалов, указанных в приложении; сверяются
исходящие номера документов с учетными номерами, указанными на
конвертах. Конверты прилагаются к документам.
2.5. В случае отсутствия указанных в приложении документов или
повреждения документов составляется акт в двух экземплярах
(Приложение 1), который подписывается сотрудниками канцелярии.
Один экземпляр акта прилагается к поступившему документу и
передается вместе с ним на рассмотрение исполнителю, второй
хранится в наряде канцелярии.
2.6. Пакеты с пометкой "Лично" не вскрываются. Они
направляются адресатам, их содержимое не является официальным
документом до возвращения в канцелярию и регистрации.
2.7. Поступившая корреспонденция подбирается (сортируется) по
категориям: исковые заявления, апелляционные жалобы, кассационные
жалобы, заявления о пересмотре судебных актов по вновь открывшимся
обстоятельствам, дополнительные материалы к судебным делам,
законодательные, нормативные, служебные документы и т.д.
2.8. Сотрудники канцелярии в правом углу нижнего свободного
поля первого листа документа проставляют штамп с полным
наименованием арбитражного суда, указывают дату поступления
документа, входящий номер и индекс.
Зарегистрированные документы передаются в соответствующее
подразделение.
2.9. В приемной (секретариате) ведется журнал приема -
передачи телефонограмм, факсограмм. Листы журнала должны быть
пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью.
2.10. Регистрация процессуальных документов ведется отдельно
от других видов документов.
Регистрационный номер искового заявления должен включать в
себя обязательные реквизиты: индекс арбитражного суда и порядковый
номер искового заявления, присваиваемый в пределах одного
календарного года, а также год поступления заявления. При
необходимости может дополняться индекс судебного состава.
Например: А01-125/96-С4, где А01 - индекс Арбитражного суда
Республики Адыгея (Приложение 4), 125 - порядковый номер искового
заявления, 96 - календарный год, С4 - индекс судебного состава.
2.11. Регистрационный номер искового заявления присваивается
арбитражному делу и не подлежит изменению при последующем
рассмотрении дела в судебных инстанциях.
2.12. При заполнении регистрационно - контрольных карточек
(Приложение 2) сотрудниками канцелярии вносятся следующие данные:
регистрационный номер искового заявления и дата его поступления в
суд, исходящий номер и дата искового заявления, полное
наименование истца, ответчика и других лиц, участвующих в деле
(название организации, фамилия, имя, отчество гражданина -
предпринимателя).
2.13. Регистрация искового заявления может производиться в
автоматизированном режиме (на компьютере с последующей распечаткой
компьютерных карточек) или по картотеке (на регистрационно -
контрольных карточках).
2.14. Зарегистрированные сотрудниками канцелярии исковые
заявления передаются не позднее следующего дня под расписку в
регистрационно - контрольных карточках ответственным за
делопроизводство в соответствующих коллегиях с указанием даты
передачи.
2.15. Первый экземпляр регистрационно - контрольной карточки с
распиской о поступлении искового заявления в коллегию (судебный
состав) хранится в картотеке канцелярии. Второй экземпляр карточки
передается вместе с исковым заявлением в коллегию (судебный
состав) и хранится в наряде у ответственного за делопроизводство.
В последующем в регистрационно - контрольную карточку (компьютер)
вносятся данные о произведенных действиях.
2.16. После передачи искового заявления по назначению второй
экземпляр регистрационно - контрольной карточки помещается в
отдельную картотеку коллегии или соответствующего подразделения
арбитражного суда.
2.17. Судебное дело формируется в коллегии (судебном составе)
в следующем порядке: внутренняя опись документов (Приложение 3);
определение о принятии искового заявления к производству; исковое
заявление и документ, подтверждающий направление копии искового
заявления и приложенных к нему документов лицам, участвующим в
деле; платежное поручение (квитанция) об уплате государственной
пошлины; копия претензии и квитанция о ее отправке, ответ на
претензию (когда это предусмотрено федеральным законом для данной
категории споров или договором); документы, подтверждающие
обстоятельства, на которых основываются исковые требования; отзыв
ответчика с прилагаемыми документами; доверенность (если исковое
заявление подписано представителем истца); дополнительные
документы, представляемые сторонами; ходатайства и принимаемые по
ним определения; решение; протокол судебного заседания;
определение о назначении к слушанию апелляционной жалобы;
апелляционная жалоба; отзывы и другие документы, представленные в
апелляционную инстанцию; определения, постановление апелляционной
инстанции; кассационная жалоба, отзывы, определения, постановление
и т.д. Документ - ответ помещается за документом - запросом.
2.18. Наименование всех документов вносится во внутреннюю
опись дела в порядке поступления. Нумерация листов дела ведется
карандашом арабскими цифрами в правом верхнем углу.
Указанные материалы подшиваются в дело с твердой обложкой
(Приложение 5). Объем одного тома дела не должен превышать
150 листов.
К арбитражному делу не должны приобщаться материалы,
подлежащие возврату, дубликаты уже имеющихся в деле документов,
черновики.
2.19. Апелляционная жалоба на решение арбитражного суда
принимается и регистрируется в порядке, аналогичном порядку приема
и регистрации исковых заявлений.
2.20. Сотрудники канцелярии после регистрации апелляционной
жалобы подбирают соответствующее арбитражное дело, рассмотренное
судом первой инстанции, и приобщают к нему жалобу. В
регистрационном штампе на апелляционной жалобе проставляется номер
дела, соответствующий номеру искового заявления, и дата
регистрации.
2.21. Данные по апелляционной жалобе вносятся канцелярией в
регистрационно - контрольную карточку (компьютер) в следующем
порядке: дата поступления, исходящий номер апелляционной жалобы,
наименование заявителя. Апелляционная жалоба вместе с делом не
позднее следующего дня передается канцелярией под расписку в
регистрационно - контрольной карточке секретарю заместителя
председателя суда, курирующего рассмотрение апелляционных жалоб,
либо председателю судебного состава по рассмотрению апелляционных
жалоб.
2.22. После назначения судебного состава для рассмотрения
апелляционной жалобы информация о судебном составе и судье -
докладчике вносится в регистрационно - контрольную карточку
(компьютер) и жалоба вместе с делом передается исполнителю под
расписку.
Сведения об этом сообщаются в канцелярию не позднее следующего
дня.
2.23. Регистрационно - контрольная карточка помещается в
отдельную картотеку "Апелляционные жалобы" для последующего
контроля за сроком рассмотрения жалобы и справочной работы.
2.24. Кассационная жалоба принимается и регистрируется
арбитражным судом первой инстанции в порядке, аналогичном порядку
приема и регистрации исковых заявлений и апелляционных жалоб.
2.25. При регистрации кассационной жалобы канцелярией
проверяется наличие указанных в приложении документов, подписей,
наличие документов в деле согласно описи, состояние обложки и
документов (отсутствие залитых чернилами листов, целостность
листов и т.п.), наличие в описи дела подписи лица, ответственного
за делопроизводство, нумерация листов и т.д.
2.26. В регистрационном штампе на кассационной жалобе
проставляется номер дела, присвоенный ранее исковому заявлению, и
дата поступления жалобы.
2.27. В регистрационно - контрольных карточках (компьютере)
канцелярией вносятся регистрационные данные о жалобе.
2.28. После регистрации кассационной жалобы сотрудники
канцелярии подбирают дело и вносят соответствующую информацию о
поступлении жалобы на внутреннюю сторону обложки дела.
2.29. Правильно оформленная кассационная жалоба вместе с делом
не позднее следующего дня передается из канцелярии под расписку
секретарю (помощнику) председателя или заместителя председателя
арбитражного суда с сопроводительным письмом о направлении жалобы
и дела в федеральный арбитражный суд округа.
2.30. Кассационная жалоба вместе с делом должна быть
отправлена заказной почтой в федеральный арбитражный суд округа в
пятидневный срок со дня ее поступления.
Копия сопроводительного письма подшивается в наряд канцелярии
для контроля за движением дела.
В регистрационно - контрольные карточки (компьютер) вносится
информация об отправке.
2.31. В случае поступления заявлений о принесении протестов
они принимаются и регистрируются в соответствии с порядком,
установленным в Высшем Арбитражном Суде Российской Федерации,
утвержденным распоряжением от 14 июля 1995 г. N 14.
2.32. Заявление о пересмотре по вновь открывшимся
обстоятельствам вступившего в законную силу судебного акта
принимается в соответствии с требованиями Арбитражного
процессуального кодекса Российской Федерации (глава 23).
Заявление вместе с делом передается канцелярией секретарю
(помощнику) председателя или заместителю председателя для
определения судебной инстанции, которая должна рассмотреть это
заявление в соответствии со ст. 194 Арбитражного процессуального
кодекса Российской Федерации.
2.33. Все дополнительные материалы по делу (отзывы,
ходатайства и т.д.) регистрируются в хронологическом порядке в
день их поступления.
В регистрационно - контрольные карточки (компьютер) заносятся
регистрационный номер, дата, исходящие реквизиты, наименование
документа (содержание).
Заявление о пересмотре дела, дополнительные материалы и
документы передаются ответственному за делопроизводство в коллегии
(судебном составе) под расписку для передачи исполнителю, который
приобщает их к делу и докладывает материалы дела председателю
коллегии.
3. Прохождение судебного дела и документов
3.1. Исковое заявление вместе с приложениями к нему принимает
ответственный за делопроизводство в коллегии (судебном составе) от
сотрудника канцелярии под расписку в регистрационно - контрольной
карточке, которая остается в картотеке канцелярии. Вторая карточка
передается в коллегию для учетной и справочно - контрольной
работы.
3.2. Ответственный за делопроизводство в коллегии (судебном
составе), проверив реквизиты искового заявления, прилагаемые
документы и убедившись в уплате госпошлины, не позднее следующего
дня передает исковое заявление председателю коллегии, который
своей резолюцией назначает судью для рассмотрения искового
заявления.
3.3. После назначения судьи информация вносится в
регистрационно - контрольную карточку (компьютер). В тот же день
исковое заявление передается назначенному судье под расписку в
регистрационно - контрольной карточке.
О вынесенном судьей определении делается отметка в
регистрационно - контрольной карточке (компьютере).
3.4. При принятии искового заявления к производству
формируется судебное дело в порядке, указанном в п. 2.17 настоящей
Инструкции.
3.5. Специалист коллегии ведет последовательные контрольные
хронологические записи по установленной форме на внутренней
стороне обложки дела о процессуальных и иных действиях, связанных
с рассмотрением судебного дела, а именно: фиксирует даты принятия
судебных актов, их рассылки лицам, участвующим в деле, даты
выписки и отправки исполнительных листов взыскателям и т.д.
3.6. Процессуальные документы (определение, решение,
постановление, исполнительный лист и др.), а также справка на
возврат госпошлины оформляются на бланках (Приложения 6 - 24).
Бланки документов подлежат специальному учету и хранятся у
ответственного за делопроизводство в коллегии и у заведующего
машинописным бюро.
3.7. Дополнительные документы и материалы, в том числе: отзывы
на исковое заявление, встречные иски, уведомления об изменении
адреса и т.д., по мере поступления приобщаются к делу. Их
регистрационные номера, даты поступления и наименования
(содержание) вносятся по указанию судьи в опись дела.
3.8. Ответственный за делопроизводство в коллегии не реже двух
раз в месяц представляет председателю коллегии сведения о движении
дел и документов, о контрольных сроках их исполнения, причинах
неисполнения и т.п.
3.9. После принятия судебного акта по делу подлинный экземпляр
с копией исполнительного листа подшивается в дело. Заверенные
ответственным за делопроизводство лицом копии судебных актов
(заверяется каждый лист) заказными письмами с уведомлениями о
вручении направляются лицам, участвующим в деле. Об отправке
исполнительного листа делается отметка в регистрационно -
контрольной карточке и на контрольной стороне обложки дела.
3.10. Специалист заверяет каждый лист описи документов дела.
На обложке дела проставляется дата завершения производства по
делу.
3.11. Не позднее чем через неделю после истечения
кассационного срока судебное дело по описи (Приложение 25) сдается
на хранение в архив под расписку заведующему архивом. Первый
экземпляр описи передается вместе с делом в архив, второй хранится
у ответственного за делопроизводство коллегии до минования
надобности.
3.12. Делопроизводство по апелляционной жалобе ведется по
правилам, предусмотренным для работы с исковыми заявлениями.
3.13. Делопроизводство по кассационным жалобам в федеральных
арбитражных судах округов ведется в порядке, аналогичном порядку
приема, регистрации, прохождения исковых заявлений и апелляционных
жалоб.
3.14. Федеральный арбитражный суд округа не позднее пяти дней
после принятия постановления по кассационной жалобе возвращает
дело заказной почтой в арбитражный суд субъекта Российской
Федерации. Производство (наряд) по этой жалобе остается на
хранении в судебном составе, рассмотревшем кассационную жалобу.
3.15. Дела из арбитражных судов могут быть истребованы
Председателем Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации, его
заместителями либо по их поручению, а также Генеральным прокурором
Российской Федерации и его заместителями.
3.16. После регистрации запроса о высылке арбитражного дела в
архиве подбирается истребованное дело, к которому приобщается
запрос. Сотрудники архива (канцелярии) проверяют наличие
документов, указанных в описи дела, и подготавливают
сопроводительное письмо с указанием количества томов и листов.
Дело с сопроводительным письмом и запросом передается
председателю арбитражного суда (его заместителю), который
подписывает письмо.
3.17. Истребуемое дело направляется заказной почтой. Копия
сопроводительного письма вместе с запросом подшивается в наряд
истребуемых дел, который хранится в канцелярии.
Исходящие данные заносятся в регистрационно - контрольную
карточку (компьютер).
4. Регистрация, распределение, прохождение других
документов и корреспонденции
4.1. Поступающая в адрес арбитражного суда корреспонденция, не
относящаяся к конкретным судебным делам, регистрируется в
канцелярии в отдельной картотеке (журнале, компьютере).
4.2. Прием и регистрация корреспонденции осуществляется в
порядке, определенном в разделе 2 настоящей Инструкции. Передача
корреспонденции в структурные подразделения производится в
соответствии с их функциями.
4.3. При регистрации документа в правом углу нижнего поля
первой страницы на свободном от текста месте проставляется штамп с
полным наименованием арбитражного суда, указываются
регистрационный входящий номер, дата поступления документа, индекс
секретариата или структурного подразделения, куда направляется
документ. Лицо, принявшее документ, ставит свою подпись.
4.4. Регистрационный номер, как правило, состоит из индекса
секретариата или структурного подразделения (согласно
установленной в суде индексации) и порядкового номера поступления
документа в пределах календарного года.
Например: С1-434 05.03.96, где
С1 - индекс секретариата председателя суда,
434 - порядковый номер по поступлении,
05.03.96 - дата регистрации.
4.5. На документ заполняются два экземпляра регистрационно -
контрольных карточек (Приложение 26), в которые вносятся следующие
реквизиты: входящий регистрационный номер, присваиваемый в
канцелярии, дата поступления, наименование корреспондента,
исходящие номера и дата поступившего документа, вид документа
(письмо, запрос, информация, указание, распоряжение, нормативный
акт, разъяснение) и его краткое содержание, а также другие данные.
4.6. Зарегистрированные документы передаются по назначению в
день их регистрации, в крайнем случае - при поздней доставке,
необходимости подбора материалов, большого объема
корреспонденции - не позднее следующего дня, а срочная
корреспонденция - незамедлительно под расписку в регистрационно -
контрольной карточке сотрудника, принимающего документы
(секретаря, инспектора, специалиста, помощника председателя суда,
заместителя председателя).
Первый экземпляр регистрационно - контрольной карточки
остается в контрольно - справочной картотеке канцелярии, второй
экземпляр приобщается к документу для последующих отметок о его
прохождении и исполнении в подразделениях.
4.7. Секретарь (помощник) председателя суда (его заместителя)
или иной уполномоченный на то работник вносит информацию в
картотеку (журнал, компьютер) по поступающим документам и передает
их председателю суда (его заместителю).
Секретарь (помощник) заносит в карточку (журнал, компьютер)
резолюцию (указание) председателя суда (его заместителя) с
поручением об исполнении документа и в тот же день передает
документ под расписку в канцелярию.
4.8. Сотрудники канцелярии вносят в регистрационно -
контрольную карточку фамилию и инициалы назначенного исполнителя
(исполнителей), резолюцию (указание) председателя суда (его
заместителя) о действиях по исполнению документа, сроке его
исполнения. Документ в тот же день (или не позднее следующего)
передается под расписку в карточке сотруднику, ответственному за
делопроизводство в структурном подразделении, в котором работает
назначенный исполнитель. Соответствующая информация по документу
вносится в картотеку (компьютер).
4.9. Ответственный за делопроизводство передает поступившие
документы руководителю подразделения. Указание руководителя о
дальнейшем порядке рассмотрения или разрешения документа
записывается в регистрационно - контрольную карточку. Документ
передается через ответственного за делопроизводство
непосредственному исполнителю под расписку в карточке.
Соответствующая информация о движении документа в тот же день
вносится в картотеку (компьютер) и сообщается в канцелярию.
Регистрационно - контрольная карточка помещается в раздел
картотеки "На контроле".
4.10. По завершении работы над документом ответственный за
делопроизводство в структурном подразделении заполняет оборотную
сторону регистрационно - контрольной карточки, информацию об
исполнении вносит в журнал (компьютер) и сообщает об этом в
канцелярию.
4.11. Периодически, не реже двух раз в месяц, ответственный за
делопроизводство докладывает в форме сводки (справки) руководителю
структурного подразделения о соблюдении сроков исполнения
документов сотрудниками.
4.12. Передача зарегистрированных документов из одного
подразделения суда в другое производится только по указанию (с
согласия) руководителя, поручившего рассмотреть документы, и
оформляется через канцелярию. На регистрационной карточке
проставляются фамилия и инициалы руководителя подразделения,
которому передается документ, а также дата передачи.
4.13. При составлении и оформлении документов сотрудники
арбитражного суда должны руководствоваться следующими основными
требованиями:
а) документ печатается на бланке установленной формы; при
переписке между подразделениями суда бланки не используются;
б) для оформления сопроводительных писем, запросов и в
некоторых других случаях могут применяться бланки с трафаретной
заготовкой печатного текста;
в) к документам объемом более одной страницы следует
составлять краткие заголовки;
г) служебный документ должен быть кратким, ясным,
аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие
его содержания;
д) отправляемому из суда документу присваивается исходящий
номер, который состоит из индекса секретариата руководителя,
подписавшего документ (например С1), индекса подразделения, его
подготовившего (К2), порядкового номера и даты подписания
документа: С1-К2-254 05.05.96.
На оборотной стороне последнего листа первого и второго
экземпляров исходящего документа в левом нижнем углу указываются
фамилия исполнителя и номер его служебного телефона (кроме
процессуальных документов).
Исходящие письма отправляются с оригиналом подписи. Копия
исходящего документа, завизированная исполнителем, помещается в
дело в соответствии с номенклатурой;
е) в реквизитах исходящего документа - ответа указываются
номер и дата документа, на который дается ответ;
ж) служебные документы подписываются должностными лицами в
соответствии с предоставленными им полномочиями; в состав подписи
входит: полное наименование должности лица, подписывающего
документ (если документ исполнен не на бланке руководства), личная
подпись и ее машинописная расшифровка.
4.14. Исполненные документы (или их проекты) представляются
руководителю подразделения для визирования и доклада (подписи)
руководству суда. Визы проставляются на копиях, остающихся в суде.
4.15. Документы, отправляемые за подписью руководства суда,
регистрируются в канцелярии.
Одна из копий документа хранится в деле канцелярии,
соответствующем номенклатуре, другая - в подразделении
исполнителя.
4.16. Копии документов, отправленных за подписью руководителей
структурных подразделений, хранятся в структурных подразделениях.
4.17. На исполненном документе (его копии либо копии ответа)
руководитель подразделения делает отметку: "Исполнено. Снять с
контроля. В дело N _______, всего ________ листов", ставит свою
подпись и дату.
4.18. Ответственные за делопроизводство в подразделениях
оформляют документы и приложения к ним, вносят информацию об
исполнении и отправке документов в регистрационно - контрольную
карточку (компьютер) и передают подготовленную корреспонденцию в
канцелярию на отправку.
4.19. Порядок и срок хранения материалов по исполненным
документам обеспечивается в соответствии с номенклатурой дел,
пересматриваемой ежегодно и утверждаемой председателем суда.
5. Порядок работы с документами, содержащими
служебную информацию ограниченного распространения
5.1. Положения настоящей Инструкции распространяются на работу
с документами с грифом "Для служебного пользования".
5.2. Судебным делам, к которым приобщаются документы с грифом
"Для служебного пользования", также присваивается этот гриф.
5.3. Гриф "Для служебного пользования" ставится на отдельных
судебных делах и документах нормативного, информационного и
справочного характера, содержащих несекретные сведения
ограниченного распространения. К ним относятся сведения, не
подлежащие опубликованию в открытой печати, использованию в
средствах массовой информации, а также требующие ограничения круга
знакомящихся с ними лиц.
5.4. Дела и документы с грифом "Для служебного пользования":
учитываются в регистрационно - контрольных карточках, как
правило, отдельно от несекретной документации. При незначительном
объеме документов с грифом "Для служебного пользования"
разрешается вести их учет совместно с другой несекретной
корреспонденцией. В этом случае к регистрационному номеру
документа добавляется отметка "ДСП";
передаются работникам подразделений суда под расписку;
пересылаются сторонним организациям заказной почтой;
тиражируются только через копировально - множительное бюро с
письменного разрешения руководства подразделения и начальника
канцелярии. Учет тиражируемых документов осуществляется
поэкземплярно;
хранятся в запираемых и опечатываемых шкафах.
5.5. Необходимость проставления грифа "Для служебного
пользования" определяется исполнителем и должностным лицом,
подписывающим или утверждающим документ. Гриф и номер экземпляра
проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на
обложке и титульном листе документа и на первой странице
сопроводительного письма к этим документам.
5.6. Документы с грифом "Для служебного пользования" после
исполнения группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел
несекретного делопроизводства. Документы группируются в дела
отдельно или вместе с другими несекретными документами по одному и
тому же вопросу.
5.7. Уничтожение дел, документов с грифом "Для служебного
пользования", которые утратили практическое значение и не имеют
исторической ценности, производится в подразделениях суда по акту.
6. Организация личного приема и порядок
рассмотрения обращений граждан
6.1. Личный прием граждан по вопросам, входящим в компетенцию
арбитражных судов, осуществляется председателем суда, его
заместителями, руководителями структурных подразделений и судьями
в соответствии с утвержденным графиком, который вывешивается в
вестибюле суда или в приемной.
В арбитражных судах, где созданы приемные, прием
осуществляется также сотрудниками приемной.
Работники, осуществляющие прием, не вправе давать гражданам
юридические консультации.
6.2. Учет граждан, обратившихся на прием, ведется в
специальных журналах. В журналах отмечаются дата приема, фамилия,
имя, отчество гражданина, существо вопроса и результат его
рассмотрения.
Если обращение не было окончательно разрешено на личном приеме
у руководства, оно через канцелярию передается в судебную коллегию
или структурное подразделение, которым поручается его разрешение.
6.3. Работа с обращениями, письмами, жалобами и
заявлениями <*> граждан осуществляется в строгом соответствии с
действующим законодательством. Обращения граждан принимаются к
рассмотрению арбитражными судами Российской Федерации по всем
вопросам, входящим в их компетенцию.
--------------------------------
<*> Далее - обращения.
6.4. К рассмотрению не принимаются обращения без подписи
(анонимные), содержащие оскорбительные выражения (они подшиваются
в наряд), а также не поддающиеся прочтению (последние возвращаются
заявителям).
6.5. Обращения граждан регистрируются канцелярией в
регистрационно - контрольной карточке (Приложение 26) либо в
журнале или в компьютере.
В картотеку (компьютер) заносятся фамилия, имя и отчество
заявителя, регион, откуда поступило обращение, входящий номер,
дата регистрации, краткое содержание вопроса с обязательным
указанием арбитражного суда, иной организации, действия которых
оспаривает заявитель.
6.6. Входящий номер состоит из индекса подразделения, в
которое направляется обращение для разрешения, и порядкового
номера. Коллективные обращения регистрируются с пометкой
"Коллективное" на фамилию первого заявителя, которому и
направляется ответ с просьбой уведомить о нем других заявителей.
6.7. После регистрации, в зависимости от содержания и важности
поставленных вопросов, обращения передаются на рассмотрение в
соответствующий секретариат руководства или структурное
подразделение ответственному за делопроизводство под расписку.
Канцелярия ведет централизованный учет поступивших обращений
граждан, осуществляет контроль за их исполнением, представляет
руководству необходимые сведения и справки.
6.8. Ответственность за организацию рассмотрения обращений или
их разрешения по существу, за соблюдение сроков исполнения, а
также за состояние делопроизводства по ним в структурных
подразделениях возлагается на руководителей этих подразделений.
6.9. Председателю суда и его заместителям докладываются
обращения, поступившие из высших федеральных государственных
органов, от депутатов Федерального Собрания Российской Федерации,
а также обращения с жалобами на действия сотрудников аппарата
суда, о серьезных нарушениях законности и чрезвычайных ситуациях.
6.10. Порядок приема сторон, представителей юридических лиц
определяется руководством арбитражного суда.
6.11. Все данные о прохождении и рассмотрении обращений
вносятся в регистрационно - контрольные карточки или компьютер. Об
исполнении обращений ответственный за делопроизводство докладывает
руководителю подразделения.
6.12. Обращение снимается с контроля руководителем
подразделения или его заместителем, а в соответствующих случаях
руководством арбитражного суда.
7. Подготовка инициативных и распорядительных документов
7.1. Инициативные предложения по совершенствованию
законодательства и иных правовых актов, проекты документов,
разработанные по поручению руководства Высшего Арбитражного Суда
Российской Федерации, направляются в Высший Арбитражный Суд
Российской Федерации с сопроводительным письмом, в котором
обосновывается необходимость в таком документе.
7.2. На оборотной стороне последнего листа сопроводительного
письма указываются наименование структурного подразделения,
фамилия и телефон исполнителя, подготовившего проект документа.
7.3. Запросы, ответы и т.д. печатаются на листах формата А4
(210 x 297 мм) через полтора межстрочных интервала в трех
экземплярах. Первый экземпляр направляется адресату, второй
остается в канцелярии, третий - в структурном подразделении -
исполнителе.
7.4. Проекты приказов разрабатываются структурными
подразделениями по поручению руководства или по собственной
инициативе.
Текст приказа состоит, как правило, из констатирующей и
распорядительной частей.
В констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых
действий. Если основанием к изданию приказа является
законодательный акт, нормативный или распорядительный документ
Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации, то в
констатирующей части указывается его название, дата, номер,
заголовок и передается содержание той его части, которая
непосредственно касается судебных органов.
Распорядительная часть начинается словом "Приказываю".
В распорядительной части приказа указываются исполнители,
конкретные действия и сроки исполнения предписываемых действий.
7.5. Если приказ дополняет, отменяет или изменяет ранее
изданные приказы или их отдельные пункты, это оговаривается в его
тексте.
В последнем пункте распорядительной части указывается
должностное лицо или подразделение и его руководитель, на которых
возлагается контроль за исполнением приказа в целом.
7.6. Проект приказа представляется на визы руководителям
структурных подразделений, в компетенцию которых входят
рассматриваемые вопросы.
Приказы нумеруются по порядку в пределах календарного года.
Приказы по основной деятельности регистрируются и хранятся
отдельно от приказов по кадровым вопросам.
Приказы по кадровым вопросам по окончании календарного года
подлежат полному оформлению и передаче на постоянное хранение в
архив суда.
7.7. Проекты распоряжений разрабатываются структурными
подразделениями по поручению руководства или по собственной
инициативе.
Распоряжения издаются в целях разрешения оперативных вопросов
по отдельным направлениям деятельности арбитражного суда.
Распоряжения оформляются в таком же порядке, как и приказы,
только распорядительная часть начинается словом "Предлагаю".
Распоряжение может быть подписано председателем суда или его
заместителем.
7.8. Протокол - документ, в котором фиксируется ход обсуждения
вопросов и принятие решения на совещаниях, конференциях и
заседаниях коллегиальных органов.
Протокол может вестись и при проведении собраний.
Протоколы нумеруются по порядку в пределах календарного года и
подшиваются в отдельное дело.
Протокол подписывается председательствующим на совещании,
конференции, заседании или собрании и лицом, ведущим протокол.
7.9. Телеграмма составляется согласно образцу (Приложение 27)
и передается для отправки в канцелярию. Телеграмма печатается в
трех экземплярах: первый передается в почтовое отделение или
телетайпную, второй с отметкой канцелярии о времени ее отправки
возвращается в соответствующее структурное подразделение, третий
остается в канцелярии.
Текст телеграммы составляется кратко, ясно, по возможности без
предлогов, союзов и местоимений. Знаки препинания - зпт., тчк.,
двтчк., квч., тире - употребляются только в тех случаях, когда их
отсутствие может изменить смысл сообщения. Цифровые данные в
телеграммах рекомендуется писать словами.
Текст печатается на одной стороне листа через два интервала
прописными буквами, без переносов, абзацев и исправлений.
Перед адресом указывается категория телеграммы:
"Правительственная", "Молния", "Срочная".
Телеграммы подписываются только председателем суда или его
заместителями. Председатель суда вправе определить категорию
простых телеграмм, которые могут подписываться руководителями
структурных подразделений, их заместителями и судьями.
Адрес отправителя печатается без сокращений, но со знаками
препинания и под чертой в конце текста телеграммы.
Исправления, внесенные при подписании телеграммы, должны быть
оговорены под чертой надписью "Исправленному верить" и заверены
лицом, подписавшим телеграмму.
8. Оформление реквизитов документов
8.1. Посередине верхнего поля бланков судебных и
распорядительных документов арбитражного суда (определение,
решение, постановление, приказ, распоряжение) помещается
изображение Государственного герба Российской Федерации.
Наименование суда указывается в точном соответствии с Законом
"Об арбитражных судах в Российской Федерации".
8.2. Датой принятия документа является дата его подписания;
для документа, принятого коллегиальным органом, - дата принятия
решения; для документа, подлежащего утверждению, - дата
утверждения. Дата документа проставляется должностным лицом,
подписывающим или утверждающим документ.
Для документа, составленного совместно несколькими
организациями, датой принятия является дата его подписания
последним участником.
8.3. Дата подписания, утверждения, согласования документа, а
также даты, содержащиеся в тексте, должны указываться арабскими
цифрами в следующей последовательности - число, месяц, год.
Например: 03.02.96. В тексте документа, содержащего ссылку на
судебный акт или сведения финансового характера, применяется
словесно - цифровой способ оформления даты: 03 февраля 1996 года.
При подписании документа несколькими лицами равных должностей
их подписи располагают на одном уровне.
При подписании документа несколькими лицами неравных
должностей их подписи располагают одну под другой в
последовательности, соответствующей занимаемой должности.
Если должностное лицо, подпись которого предусмотрена в
проекте документа, отсутствует, то документ должен подписываться
лицом, исполняющим его обязанности, или его заместителем. При этом
необходимо указывать фактическую должность лица, подписавшего
документ, и его фамилию (исправления "и.о.", "зам." вносятся
машинописным способом). Не допускается дописывание в документе
слова "за" или проставление косой черты перед наименованием
|
