|
Стр. 1
ЦЕНТРАЛЬНАЯ ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 9 июля 1999 г. N 7/43-III
ОБ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ЦЕНТРАЛЬНОЙ
ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ КОМИССИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
(с изм., согл. Постановлений Центризбиркома РФ от 10.12.2004 N 132/926-4,
от 20.12.2006 N 192/1204-4,
с изм., внесенными Постановлениями Центризбиркома РФ
от 06.12.1999 N 56/698-3, от 25.04.2000 N 101/1131-3,
от 24.01.2001 N 120/1206-3)
Центральная избирательная комиссия Российской Федерации
постановляет:
1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в Центральной
избирательной комиссии Российской Федерации (прилагается).
2. Руководителям структурных подразделений Аппарата Центральной
избирательной комиссии Российской Федерации осуществить
необходимые меры по введению в действие указанной Инструкции,
обеспечить строгое соблюдение установленных ею правил и порядка
работы с документами.
3. Считать утратившим силу Постановление Центральной
избирательной комиссии Российской Федерации от 1 сентября 1995 г.
N 11/78-II.
Председатель Центральной
избирательной комиссии
Российской Федерации
А.А.ВЕШНЯКОВ
Секретарь Центральной
избирательной комиссии
Российской Федерации
О.К.ЗАСТРОЖНАЯ
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ЦЕНТРАЛЬНОЙ ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ КОМИССИИ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
(в ред. Постановлений Центризбиркома РФ от 10.12.2004 N 132/926-4,
от 20.12.2006 N 192/1204-4)
1. Общие положения
1.1. Настоящая Инструкция устанавливает единую систему
делопроизводства, порядок работы с документами, основные правила
их подготовки и оформления в Центральной избирательной комиссии
Российской Федерации.
Инструкция разработана в соответствии с Федеральными законами
"Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в
референдуме граждан Российской Федерации", "Об архивном деле в
Российской Федерации" и другими федеральными законами, Основными
положениями Государственной системы документационного обеспечения
управления, Регламентом Центральной избирательной комиссии
Российской Федерации, Положением об Аппарате Центральной
избирательной комиссии Российской Федерации (далее - Аппарат), а
также постановлениями и другими нормативными актами ЦИК России.
1.2. Делопроизводство в ЦИК России осуществляется с
использованием Государственной автоматизированной системы
Российской Федерации "Выборы" (далее - ГАС "Выборы").
1.3. Правила и порядок работы с документами, предусмотренные
настоящей Инструкцией, обязательны для членов ЦИК России и
работников Аппарата, Федерального центра информатизации при ЦИК
России (далее - ФЦИ) и Российского центра обучения избирательным
технологиям при ЦИК России (далее - РЦОИТ).
1.4. В случае ухода в отпуск, выезда в командировку, болезни,
увольнения исполнителя документов руководитель структурного
подразделения Аппарата передает неисполненные документы другому
исполнителю.
1.5. Руководитель структурного подразделения Аппарата
определяет ответственного за ведение делопроизводства работника,
который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные
сроки (в том числе ввод в электронную базу данных подразделения
информации о документах), информирует руководителя о состоянии их
исполнения, организует справочно-информационную работу в
подразделении, готовит проект номенклатуры дел подразделения,
ведет и формирует дела в соответствии с номенклатурой дел,
обеспечивает их сохранность, готовит и передает дела в Центральный
архив ЦИК России (далее - Архив), выдает работникам документы и
дела, контролирует их возврат, знакомит работников с нормативными
и методическими документами по делопроизводству, готовит заявки на
изготовление печатей и штампов.
1.6. Обеспечение функционирования и совершенствования системы
делопроизводства с использованием ГАС "Выборы", методическое
сопровождение организации делопроизводства, контроль за
соблюдением требований настоящей Инструкции осуществляет
Управление документационного и кадрового обеспечения.
1.7. В настоящей Инструкции используются следующие термины:
автоматизированные средства делопроизводства (далее - АСД) -
комплекс программных средств ГАС "Выборы" подсистемы автоматизации
административной деятельности избирательных комиссий,
предназначенный для автоматизации документационного обеспечения
управленческой деятельности ЦИК России;
бланк документа - лист бумаги с постоянными реквизитами,
идентифицирующими автора официального письменного документа;
внутренний документ - документ, подготовленный в ЦИК России (в
структурном подразделении Аппарата), не выходящий за пределы ЦИК
России (структурного подразделения Аппарата);
входящий документ - документ, поступивший в ЦИК России;
дело - совокупность документов, относящихся к одному вопросу
или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку, или
один такой документ;
делопроизводство, документационное обеспечение (управления) -
отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и
организацию работы с официальными документами в ЦИК России;
докладная записка - документ, адресованный руководителям ЦИК
России, руководителям структурных подразделений, содержащий
обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и
предложениями составителя;
документ - зафиксированная на материальном носителе информация
с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;
документирование - запись информации на различных носителях по
установленным правилам;
документооборот - движение документов в ЦИК России с момента их
получения или создания до завершения исполнения или отправки;
дубликат документа - повторный экземпляр подлинника документа,
имеющий юридическую силу;
заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с
установленным порядком проставляются необходимые реквизиты,
придающие ей юридическую силу;
индивидуальный срок исполнения - срок исполнения документа,
установленный организационно-распорядительным документом или
резолюцией;
информация - сведения о лицах, предметах, фактах, событиях,
явлениях и процессах, представленные в любой форме;
исполнитель - лицо, готовящее документ и ответы на входящие
документы;
исходящий документ - официальный документ, отправляемый из ЦИК
России за подписью уполномоченного на то должностного лица;
контроль исполнения документов - совокупность действий,
обеспечивающих своевременное исполнение документов;
координатор исполнения - член ЦИК России, указанный в резолюции
руководителей ЦИК России первым и координирующий работу по
исполнению документа;
копия документа - документ, полностью воспроизводящий
информацию подлинного документа и все его внешние признаки или их
часть и не имеющий юридической силы;
номенклатура дел - систематизированный перечень наименований
дел, заводимых в структурных подразделениях Аппарата, с указанием
сроков их хранения, оформленный в установленном порядке;
нормативные документы - совокупность инструктивных материалов,
рассчитанных на постоянное или многократное действие и содержащих
какие-либо нормы, правила, предписания;
организация работы с документами - организация
документооборота, хранения и использования документов в
деятельности ЦИК России;
ответственный за исполнение - руководитель структурного
подразделения Аппарата, ФЦИ и РЦОИТ, указанный в резолюции
руководителей ЦИК России первым после члена (членов) ЦИК России;
официальный документ - документ, созданный юридическим или
физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном
порядке;
письмо - обобщенное название различных по содержанию
документов, служащих средством общения между организациями,
гражданами;
повторное обращение - обращение, поступившее от одного и того
же лица по одному и тому же вопросу или в связи с тем, что
заявитель не был удовлетворен ответом, данным на первое обращение;
подлинник документа (оригинал) - первый или единственный
экземпляр официального документа, обладающий юридической силой;
поручение - документ организационно-распорядительного
характера, предписывающий выполнение тех или иных заданий;
регистрация документа - запись учетных данных о документе по
установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления
или получения;
резолюция (документа) - реквизит, состоящий из надписи на
документе или отдельном листе, приложенном к документу, сделанной
должностным лицом и содержащей принятое им решение;
реквизит документа - обязательный элемент оформления
официального документа;
секретарь приемной - работник отдела прохождения документации,
работающий в приемной Председателя, заместителя Председателя,
секретаря ЦИК России, члена ЦИК России и Руководителя Аппарата;
соисполнители - члены ЦИК России, указанные в резолюции
руководителей ЦИК России после координатора исполнения, и лица,
указанные после ответственного за исполнение;
срок исполнения документа - срок, установленный нормативным,
правовым или иным актом, организационно-распорядительным
документом или резолюцией;
типовой срок исполнения - срок исполнения, установленный
нормативно-правовым актом;
формирование дела - группировка исполненных документов в дела в
соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов
внутри дела;
учет документов - фиксация факта получения документов без
проставления на них регистрационных штампов;
электронная регистрационная карточка документа (далее - ЭРК) -
регистрационная карточка, создаваемая при регистрации документа с
использованием АСД.
2. Прием, регистрация и прохождение
поступающей корреспонденции
2.1. Прием, первоначальная обработка, распределение и
регистрация поступающей в ЦИК России корреспонденции производятся
в централизованном порядке в отделе прохождения документации
Управления документационного и кадрового обеспечения (далее -
отдел прохождения документации) с использованием АСД.
2.2. При вскрытии конвертов, поступающих фельдсвязью или по
почте, проверяется правильность адресования, комплектность и
целостность документов, наличие приложений, сверяется соответствие
их номеров учетным номерам, указанным на конвертах. Неправильно
адресованные и ошибочно вложенные документы пересылаются по
назначению или возвращаются отправителю.
2.3. Если при вскрытии конверта обнаружено отсутствие
документов или их отдельных листов, приложений, повреждение
документов или несоответствие номеров документов номерам,
указанным на конверте, работником отдела прохождения документации
составляется акт в двух экземплярах. Один экземпляр акта
посылается отправителю, другой приобщается к принятым документам.
На оборотной стороне последнего листа поврежденного документа в
правом нижнем углу делается отметка "Документ получен в
поврежденном виде".
2.4. Конверты от поступивших документов не уничтожаются, если
только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки и
получения документов.
2.5. Пакеты с пометкой "Лично" учитываются по пакетному журналу
и передаются адресатам в закрытом виде под расписку.
Документы, адресованные лично Председателю, заместителю
Председателя, секретарю ЦИК России, членам ЦИК России, передаются
им через секретарей приемных под расписку.
2.6. Прием адресованных руководителям ЦИК России документов по
электронной почте ГАС "Выборы" осуществляется через почтовый ящик,
находящийся в отделе прохождения документации и являющийся
официальным почтовым ящиком ЦИК России.
2.7. Оперативная информация, поступающая по электронной почте
ГАС "Выборы" на почтовый ящик абонента, не являющийся официальным
почтовым ящиком ЦИК России, подлежит учету в соответствующем
структурном подразделении Аппарата.
2.8. Прием писем, поступающих по сети Интернет и относящихся к
избирательной деятельности, осуществляет отдел прохождения
документации.
2.9. Прием адресованных руководителям ЦИК России факсограмм,
поступающих на официальный номер факсимильного аппарата, который
находится в отделе прохождения документации, осуществляет отдел
прохождения документации.
Факсограммы, поступающие в структурные подразделения как
необходимая для работы оперативная информация, в отделе
прохождения документации не регистрируются.
2.10. Поступившие документы подразделяются на регистрируемые и
нерегистрируемые (Приложение N 1).
2.11. При регистрации поступившего документа в ЭРК обязательно
вводятся следующие реквизиты: вид документа, его исходящий номер и
дата, данные о корреспонденте (фамилия, имя, отчество физического
лица или название организации, местонахождение отправителя), а
также краткое содержание документа, количество листов основного
документа и листов приложения, количество экземпляров.
На оборотной стороне первого листа зарегистрированного
документа проставляется регистрационный штамп с указанием
входящего номера, даты и времени регистрации, а также количество
листов основного документа и количество листов приложения. На
приложении проставляется входящий номер документа, к которому оно
относится.
К повторным документам прикладывается информация о ранее
поступивших документах и результатах их исполнения в виде ЭРК.
Информация о зарегистрированных документах с использованием АСД
передается в соответствующие структурные подразделения Аппарата.
2.12. После регистрации документов в отделе прохождения
документации помощник Председателя докладывает Председателю ЦИК
России:
- все документы, поступившие из Администрации Президента
Российской Федерации, Правительства Российской Федерации,
министерств, палат Федерального Собрания Российской Федерации,
органов судебной власти, Прокуратуры Российской Федерации, Счетной
палаты Российской Федерации, запросы и обращения членов Совета
Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания
Российской Федерации вне зависимости от их содержания;
- документы по вопросам применения и разъяснения норм
федеральных законов и законов субъектов Российской Федерации;
- документы по вопросам финансирования выборов, обеспечения
деятельности избирательных комиссий и созданных при ЦИК России
организаций, эксплуатации и развития средств автоматизации,
обучения организаторов выборов и избирателей;
- жалобы на решения и действия (бездействие) нижестоящих
избирательных комиссий, комиссий референдума и их должностных лиц
при проведении федеральных выборов и референдума, а также
избирательных комиссий субъектов Российской Федерации при
проведении региональных и местных выборов и референдумов;
- ходатайства по кандидатурам в состав избирательных комиссий
субъектов Российской Федерации на руководящие должности в этих
комиссиях;
- ходатайства о награждении;
- документы по вопросам проведения референдума Российской
Федерации, региональных референдумов;
- документы по вопросам международного сотрудничества;
- документы по вопросам развития ГАС "Выборы";
- документы по вопросам деятельности Научно-методического
совета при ЦИК России.
Помощник заместителя Председателя ЦИК России докладывает
заместителю Председателя ЦИК России:
- документы по вопросам формирования и расходования средств
избирательных фондов, фондов референдума;
- документы по бухгалтерской и финансовой отчетности
избирательных комиссий;
- жалобы на решения и действия (бездействие) окружных,
территориальных и участковых избирательных комиссий и их
должностных лиц;
- документы по вопросам финансирования агитации, взаимодействия
со средствами массовой информации;
- документы по вопросам проведения местных референдумов;
- документы по вопросам деятельности контрольно-ревизионных
служб при избирательных комиссиях;
- документы по вопросам организации и проведения ЦИК России
конкурсов (товары, услуги, строительство, ремонт и т.п.);
- документы по вопросам содержания и эксплуатации зданий ЦИК
России;
- документы по вопросам социально-бытового, медицинского,
пенсионного обеспечения членов ЦИК России и работников Аппарата;
- обращения граждан по вопросам, не входящим в компетенцию ЦИК
России (для пересылки в другие организации);
- бессодержательные обращения граждан (для списания "в дело").
Начальник Управления документационного и кадрового обеспечения
докладывает секретарю ЦИК России:
- документы по вопросам взаимодействия с политическими
партиями, иными общественными объединениями, федеральными
государственными органами;
- документы по вопросам правового обучения избирателей,
профессиональной подготовки организаторов выборов;
- документы по вопросам регистрации (учета) избирателей,
участников референдума;
- документы по вопросам издательской деятельности;
- документы, касающиеся нормативов технологического
оборудования;
- документы по вопросам документационного обеспечения
деятельности избирательных комиссий.
Документы, поступающие из избирательных комиссий субъектов
Российской Федерации по запросу ЦИК России, докладываются
руководителю ЦИК России, подписавшему запрос или соответствующее
поручение.
Документы, адресованные членам ЦИК России, регистрируются в
установленном порядке, докладываются Председателю, заместителю
Председателя или секретарю ЦИК России, затем передаются
исполнителям согласно резолюции.
При необходимости отдел прохождения документации по указанию
руководителей ЦИК России переадресовывает оформленные документы.
По согласованию с Председателем, заместителем Председателя ЦИК
России поручения по исполнению отдельных документов готовят
помощник Председателя ЦИК России, помощник заместителя
Председателя ЦИК России.
2.13. Копии федеральных законов, актов палат Федерального
Собрания Российской Федерации, Президента Российской Федерации и
Правительства Российской Федерации после регистрации направляются
Председателю, заместителю Председателя, секретарю ЦИК России,
членам ЦИК России, Руководителю Аппарата и в структурные
подразделения в соответствии со списком рассылки (Приложение N 2).
2.14. После доклада документы с резолюцией Председателя,
заместителя Председателя или секретаря ЦИК России направляются в
отдел прохождения документации для внесения резолюций в ЭРК.
Работники, ответственные за делопроизводство в структурных
подразделениях Аппарата, секретари приемных заместителя
Председателя, секретаря ЦИК России, членов ЦИК России,
Руководителя Аппарата получают документы в отделе прохождения
документации, расписываясь за них в карточках.
В структурных подразделениях Аппарата документы, полученные из
отдела прохождения документации, вторично не регистрируются.
2.15. Если в резолюции руководителей ЦИК России указаны члены
ЦИК России и руководители структурных подразделений, то работу по
исполнению документа координирует член ЦИК России, указанный в
резолюции первым, - координатор исполнения. Координатору
исполнения передается копия документа. Подлинник документа
передается руководителю структурного подразделения, указанному в
резолюции первым после члена (членов) ЦИК России, - ответственному
за исполнение. Остальным членам ЦИК России, руководителям
структурных подразделений, указанным в резолюции (соисполнителям),
- передаются копии документа.
Ответственный за исполнение организует исполнение документа в
установленный срок. Соисполнители по поручению ответственного за
исполнение представляют все необходимые материалы. Соисполнители
несут равную ответственность за своевременную и качественную
подготовку документов.
2.16. Передача подлинников входящих документов из одного
структурного подразделения Аппарата в другое осуществляется только
через отдел прохождения документации, работник которого вносит
соответствующую отметку в ЭРК.
2.17. Документы, поступившие из избирательных комиссий,
организаций и от физических лиц непосредственно в структурные
подразделения Аппарата, подлежат обязательной передаче в отдел
прохождения документации для регистрации.
2.18. Документы, поступившие после окончания рабочего дня и в
выходные дни, принимаются оперативным дежурным ЦИК России,
записываются в журнал установленной формы и передаются в отдел
прохождения документации на следующий день. Секретные пакеты не
вскрываются и передаются в запечатанном виде в отдел прохождения
документации.
3. Работа с документами, содержащими
информацию ограниченного доступа
3.1. К служебной информации ограниченного доступа относится
несекретная информация, ограничения на распространение которой
диктуются служебной необходимостью.
3.2. Необходимость проставления пометки "Для служебного
пользования" определяется исполнителем документа, руководителем
структурного подразделения Аппарата или руководителем ЦИК России,
подписывающим или утверждающим документ.
3.3. На первой странице документа (а в случае необходимости - и
его проекта), содержащего служебную информацию ограниченного
распространения, а также на первой странице сопроводительного
листа к документам, содержащим служебную информацию ограниченного
распространения, в правом верхнем углу проставляются пометка "Для
служебного пользования" и номер экземпляра.
3.4. Работа с документами, содержащими служебную информацию
ограниченного распространения, осуществляется в порядке,
установленном для несекретных документов.
3.5. Копирование (тиражирование) документов с грифом "Для
служебного пользования" производится только в протокольном отделе
Управления документационного и кадрового обеспечения (далее -
протокольный отдел) с разрешения начальника Управления
документационного и кадрового обеспечения, при этом осуществляется
учет каждого экземпляра указанных документов.
3.6. Документы с грифом "Для служебного пользования" передаются
членам ЦИК России и работникам Аппарата под расписку.
3.7. Документы с грифом "Для служебного пользования" хранятся в
закрывающихся шкафах.
3.8. Запрещается передавать документы с грифом "Для служебного
пользования" по незащищенным каналам компьютерно-модемной связи и
по факсу.
3.9. Документы с грифом "Для служебного пользования" печатаются
в протокольном отделе. На лицевой или оборотной стороне в левом
нижнем углу последнего листа документа проставляется количество
отпечатанных экземпляров, фамилия исполнителя и номер его
служебного телефона.
3.10. Уничтожение дел, документов и изданий с грифом "Для
служебного пользования", утративших свое практическое значение и
не имеющих научной и исторической ценности, производится по акту
(Приложение N 3). В учетных формах делается отметка об уничтожении
со ссылкой на соответствующий акт.
3.11. В случае утраты документов или изданий с грифом "Для
служебного пользования" либо разглашения этой информации
руководитель структурного подразделения Аппарата информирует об
этом начальника Управления документационного и кадрового
обеспечения и проводит служебное расследование, о результатах
которого докладывает Руководителю Аппарата. Об утрате дел,
документов и изданий с грифом "Для служебного пользования" в
структурном подразделении составляется акт, на основании которого
делаются соответствующие отметки в учетных формах.
4. Основные требования к подготовке и оформлению документов
4.1. Документы должны излагаться кратко и ясно, быть
аргументированными, обеспечивать точное и однозначное восприятие
содержащейся в них информации.
4.2. Документы печатаются на бланках установленной формы
(Приложение N 4).
В ЦИК России установлены следующие виды бланков:
бланк протокола заседания;
бланк постановления;
бланк выписки из протокола заседания;
бланк распоряжения;
бланк решения;
бланк Председателя;
бланк заместителя Председателя;
бланк секретаря;
бланк Руководителя Аппарата;
общий бланк (для подготовки любого вида документа, кроме
письма);
бланк письма;
бланк Управления пресс-службы и информации.
4.3. Выдача бланков структурным подразделениям Аппарата, а
также контроль за правильным использованием бланков и их
соответствием установленным образцам осуществляется протокольным
отделом.
4.4. При подготовке и оформлении документов члены ЦИК России и
работники Аппарата должны соблюдать правила оформления реквизитов,
изложенные ниже.
Реквизит "Дата документа". Датой документа является дата его
подписания, утверждения. Датой протокола является дата заседания,
а акта - дата события.
Документы, изданные совместно двумя и более организациями,
должны иметь одну (единую) дату.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в следующей
последовательности: число, месяц, год. Число и месяц оформляются
двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, а год - четырьмя
арабскими цифрами, например: 07.11.2004
Цифровой способ датирования используется при визировании,
оформлении резолюций, учетных карточек, проставлении отметок об
исполнении и т.п.
Словесно-цифровой способ используется при датировании
нормативных и распорядительных документов, финансовых документов,
справок, а также в их текстах, например: 7 ноября 2004 г.
4.5. Реквизит "Ссылка на регистрационный номер и дату
документа" используется только при оформлении писем, включается в
бланк, дополняется проставлением даты и индекса того документа, на
который дается ответ. Наличие этого реквизита исключает
необходимость упоминания регистрационного номера и даты
поступившего документа в тексте письма.
4.6. Реквизит "Адресат". Этот реквизит располагают в правом
верхнем углу.
Документы адресуют в организации, их структурные подразделения,
должностным лицам или гражданам при ответе на их обращения.
Наименование организации и структурного подразделения указываются
в именительном падеже, например:
Аппарат Государственной Думы Федерального
Собрания Российской Федерации,
Правовое управление
Если документ адресуется должностному лицу, наименование
организации указывается в именительном падеже, а должность и
фамилия - в дательном. При этом инициалы указываются перед
фамилией. Например:
Институт законодательства и сравнительного
правоведения при Правительстве
Российской Федерации
Заведующему отделом
П.П. Петрову
Если документ адресуется руководителю организации или его
заместителю, наименование организации должно входить в
наименование должности адресата, например:
Заместителю директора Всероссийского
научно-исследовательского института
документоведения и архивного дела
И.И. Иванову
Если документ адресуется организации, сначала указывается ее
наименование, затем почтовый адрес, например:
Центральная избирательная комиссия
Российской Федерации
Б. Черкасский пер., д. 9, Москва, 109012
Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по
отношению к самой длинной строке.
На документах, адресованных федеральным государственным
органам, органам государственной власти субъектов Российской
Федерации, избирательным комиссиям субъектов Российской Федерации,
адрес не указывается.
Если документ отправляется в несколько однородных
государственных органов или организаций, их следует указывать
обобщенно, например:
Председателям избирательных комиссий
субъектов Российской Федерации
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово
"копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатом не пишется.
При направлении документа более чем в четыре адреса
составляется список рассылки, который подписывается руководителем
структурного подразделения Аппарата, а на каждом экземпляре
документа указывается только один адрес.
При адресовании документа физическому лицу вначале указываются
инициалы и фамилия получателя, затем почтовый адрес, например:
И.И. Иванову
ул. Полярная, дом 45, кв. 5, Москва,
112145
4.7. Реквизит "Гриф утверждения документа". Документ может
утверждаться должностным лицом или специально издаваемым
документом.
Если документ утверждается конкретным должностным лицом, то
реквизит "Гриф утверждения документа" состоит из следующих
элементов: слово "Утверждаю" (без кавычек и прописными буквами),
наименование должности, подпись, инициалы и фамилия лица,
утвердившего документ, и дата утверждения, например:
УТВЕРЖДАЮ
Председатель Центральной избирательной
комиссии Российской Федерации
личная подпись инициалы, фамилия
Дата
При утверждении документа постановлением, решением,
распоряжением, протоколом гриф утверждения состоит из слова
"Утвержден" (Утверждена, Утверждены или Утверждено), наименования
утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера,
например:
УТВЕРЖДЕН
Постановлением Центральной избирательной
комиссии Российской Федерации
от 7 сентября 2004 г. N 21/117-4
Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу
документа. Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа"
центрировать элементы относительно самой длинной строки.
4.8. Реквизит "Резолюция" оформляется на отдельном листе
формата А6 (105 x 147) (Приложение N 4), приложенном к документу,
или на документе. Резолюция включает фамилии и инициалы
исполнителей, при необходимости, - содержание поручения, срок
исполнения, подпись и дату. Например:
Иванову И.И.
Петрову П.П.
Прошу подготовить проект письма
к 21.02.2005
личная подпись
дата
4.9. Реквизит "Заголовок к тексту". Заголовок к тексту должен
кратко и точно раскрывать содержание документа и быть согласован с
наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы:
"о чем (о ком)?", например:
Распоряжение
О создании аттестационной комиссии
"чего (кого)?", например:
Должностная инструкция
ведущего специалиста
Документы, оформленные на бланках формата А5, поручения
руководителей ЦИК России, телеграммы не озаглавливаются.
Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через
один межстрочный интервал, точка в конце заголовка не ставится.
Заголовок располагается на первом листе над текстом документа по
центру.
4.10. Реквизит "Текст документа". Текст документа должен, как
правило, состоять из двух частей. В первой части указываются
причины, основания, цели составления документа, во второй -
решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
Текст документа может содержать только заключительную часть
(например, распоряжение - распорядительную часть без
констатирующей, письмо, заявление - просьбу без пояснения).
В тексте документа, подготовленного на основании документов
других организаций или ранее изданных документов, обязательно
указываются их реквизиты: наименование документа, наименование
организации - автора документа, дату, регистрационный номер и
заголовок к тексту документа.
Тексты документов большого объема могут делиться на разделы,
подразделы и пункты, которые пишутся арабскими цифрами, например:
1. Раздел
1.1. Подраздел
1.1.1. Пункт
Абзацы внутри пунктов не нумеруются.
В письмах используют следующие формы изложения:
от первого лица множественного числа ("просим направить",
"направляем на рассмотрение");
от первого лица единственного числа ("считаю необходимым",
"прошу выделить");
от третьего лица единственного числа ("ЦИК России считает
возможным").
4.11. Реквизит "Отметка о наличии приложений". Этот реквизит
располагается от границы левого поля после текста перед подписью.
Если документ имеет приложения, названные в тексте, отметка о
наличии приложений оформляется по следующей форме:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если документ имеет приложения, не названные в тексте, их
наименования необходимо перечислить после текста документа перед
подписью с указанием количества листов в каждом приложении и
количества экземпляров, при наличии нескольких приложений их
нумеруют, например:
Приложение: 1. Положение об Экспертной комиссии на 13 л. в 1
экз.
2. Примерная номенклатура дел на 4 л. в 1 экз.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не
указывается.
Если приложение направляется не во все указанные в документе
адреса, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей
форме:
Приложение: на 6 л. в 2 экз. только в первый адрес.
Если к документу прилагается другой документ, также имеющий
приложение, то отметка о наличии приложения оформляется следующим
образом:
Приложение: письмо избирательной комиссии Орловской области от
15.10.2004 N 01-20/435 и приложение к нему, всего на 8 л.
В постановлениях и распоряжениях сведения о наличии приложений
указываются в тексте. Например:
"Разработать и представить проект плана по форме, указанной в
приложении N 1"
Если в документе, к которому относится приложение, оно не
утверждается, а просто содержится ссылка на него, то в правом
верхнем углу указывается, к какому постановлению (распоряжению)
приложение относится:
Приложение
к Постановлению Центральной избирательной
комиссии Российской Федерации
от 29 октября 2004 г. N 138/995-4
Приложение
к распоряжению Председателя Центральной
избирательной комиссии
Российской Федерации
от 26 октября 2004 г. N 275-р
При наличии нескольких приложений они нумеруются. Например,
приложение N 1, приложение N 2 и так далее.
Слово "Приложение" можно также печатать прописными буквами и
центрировать.
4.12. Реквизит "Подпись". На каждом документе ставится подпись
и указывается должность, инициалы и фамилия подписавшего его лица.
В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности
лица, подписывающего документ, его личная подпись, расшифровка
подписи (инициалы, фамилия).
Если документ оформляется на бланке ЦИК России, то реквизит
"Подпись" включает сокращенное наименование должности лица,
подписывающего документ, его личную подпись, расшифровку подписи
(инициалы и фамилию). Например:
Заместитель Председателя личная подпись инициалы, фамилия
Документ может быть подписан исполняющим обязанности
должностного лица. Не допускается ставить предлог "за", надпись от
руки "Зам." или косую черту перед наименованием должности.
Если письмо оформляется на бланке Председателя, заместителя
Председателя, секретаря ЦИК России или Руководителя Аппарата, то
должность не указывается.
Если письмо оформляется не на бланке, то реквизит "Подпись"
содержит полное наименование должности лица, подписавшего
документ, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и
фамилию). Например:
Руководитель Аппарата
Центральной избирательной комиссии
Российской Федерации личная подпись инициалы, фамилия
При подписании документа несколькими должностными лицами их
подписи располагаются одна под другой в последовательности,
соответствующей занимаемой должности, если документ оформлен на
бланке, например:
Председатель личная подпись инициалы, фамилия
Главный бухгалтер личная подпись инициалы, фамилия
При подписании документа несколькими лицами, занимающими равные
должности, их подписи располагают на одном уровне. Например:
Начальник Правового управления Начальник Международного
управления
личная подпись инициалы, фамилия личная подпись инициалы, фамилия
В документе, подготовленном комиссией, созданной для решения
того или иного вопроса, подписи располагаются одна под другой.
Первым указывается председатель комиссии, а фамилии членов
комиссии располагаются в алфавитном порядке. Например:
Председатель комиссии личная подпись инициалы, фамилия
Члены комиссии личная подпись инициалы, фамилия
личная подпись инициалы, фамилия
личная подпись инициалы, фамилия
Если документ составлен как прилагаемая к основному документу
справка или информация, вместо подписи под текстом документа, как
правило, указывается название соответствующего структурного
подразделения Аппарата, в котором подготовлена справка или
информация.
4.13. Реквизит "Гриф согласования документа" состоит из слова
"Согласовано" (без кавычек и прописными буквами), наименования
должности лица, с которым согласовывается документ (включая
наименование организации), его личной подписи, расшифровки подписи
(инициалы, фамилия) и даты согласования. Например:
СОГЛАСОВАНО
Руководитель Аппарата
Центральной избирательной комиссии
Российской Федерации
личная подпись инициалы, фамилия
|
