|
Стр. 1
Утверждаю
Начальник Главного
архивного управления
при Совете Министров СССР
Ф.М.ВАГАНОВ
15 августа 1988 года
ПЕРЕЧЕНЬ
ТИПОВЫХ ДОКУМЕНТОВ, ОБРАЗУЮЩИХСЯ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
ГОСКОМИТЕТОВ, МИНИСТЕРСТВ, ВЕДОМСТВ И ДРУГИХ
УЧРЕЖДЕНИЙ, ОРГАНИЗАЦИЙ, ПРЕДПРИЯТИЙ,
С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ
(в ред. решения Госналогслужбы РФ, Росархива от 27.06.1996,
с изм., внесенными Указаниями, утв. Росархивом 06.10.2000)
УКАЗАНИЯ
ПО ПРИМЕНЕНИЮ ПЕРЕЧНЯ
1. Общие положения
1.1. "Перечень типовых документов, образующихся в деятельности
госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений,
организаций, предприятий, с указанием сроков хранения" составлен в
соответствии с Положением о Государственном архивном фонде СССР
(ГАФ СССР), утвержденным Постановлением Совета Министров СССР от
4 апреля 1980 г. N 274, и с учетом положений современных
нормативных документов и методических пособий по экспертизе
ценности документов и комплектованию государственных архивов.
1.2. Перечень включает документы, образующиеся при
документировании однотипных управленческих функций, выполняемых
госкомитетами, министерствами, ведомствами и другими учреждениями,
организациями, предприятиями в процессе своей деятельности, а
также документацию, образующуюся в результате научно-технической и
производственной деятельности учреждений, организаций, предприятий
<*>.
--------------------------------
<*> Далее в тексте вместо слов "учреждений, организаций,
предприятий" употребляется слово "организаций".
Документы, отражающие специфические функции организаций
(присущие определенной ведомственной системе), предусматриваются в
соответствующих ведомственных перечнях.
1.3. Состав документов и сроки их хранения в Перечне
определены в результате непосредственного изучения документов, с
учетом рекомендаций специалистов соответствующих отраслей
народного хозяйства и социально-культурного строительства, а также
положений: "Перечня типовых документальных материалов,
образующихся в деятельности министерств, ведомств и других
учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения
материалов" (М., 1969), "Перечня документальных материалов по
личному составу государственных, общественных и кооперативных
учреждений, организаций и предприятий СССР с указанием сроков
хранения материалов" (М., 1963), "Перечня документов, подлежащих
приему в государственные архивы СССР" (М., 1973), "Перечня
научно-технической документации, подлежащей приему в
государственные архивы СССР" (М., 1987), современных нормативных
документов, регламентирующих процесс документирования научных
исследований, проектных, конструкторских, технологических,
патентно-лицензионных работ, а также работ, связанных с
применением различных автоматизированных систем, ведомственных
перечней документов со сроками хранения, решений ЦЭПК Главархива
СССР об изменении сроков хранения отдельных видов документов.
1.4. Перечень предназначен для использования в качестве
основного нормативного документа при определении сроков хранения и
отборе на хранение и уничтожение типовых документов, т.е. общих
для всех или большинства госкомитетов, министерств, ведомств и
других организаций (в том числе организаций, действующих на
общественных началах). Для облегчения работы по отбору документов
в Перечень включены также некоторые виды документов нетипового
характера.
1.5. Перечень служит целям охраны, организации и качественного
пополнения состава ГАФ СССР. Перечень используется при
формировании дел, при подготовке номенклатур дел, при разработке
схем классификации документов, при разработке ведомственных
перечней документов, а также в практике работы
экспертно-проверочных комиссий (ЭПК) архивных органов и экспертных
служб госкомитетов, министерств, ведомств и других организаций.
2. Структура Перечня и порядок его применения
2.1. Перечень построен по функционально-отраслевому принципу и
включает разделы, отражающие основные направления деятельности
организаций, свойственные им, как правило, независимо от уровня в
системе управления и ведомственной принадлежности. Разделы имеют
подразделы по более узким вопросам.
2.2. Перечень состоит из двух частей. Первая часть включает
документы, образующиеся в управленческой деятельности организаций,
вторая - документы, образующиеся в научно-технической и
производственной деятельности организаций. Каждая часть имеет свою
нумерацию разделов и подразделов.
2.2.1. Первая часть Перечня состоит из 12 разделов:
раздел 1 включает документацию, отражающую распорядительные,
организационные функции управления, функции контроля, а также
правовое обеспечение управления, организацию документационного
обеспечения управления и организацию ведомственного хранения
документов;
разделы 2 - 4 включают документы, последовательно раскрывающие
прогнозирование, планирование, ценообразование, финансирование,
кредитование, учет и отчетность организаций;
раздел 5 включает документацию по набору и использованию
трудовых ресурсов, организации труда, производительности труда,
трудовой дисциплине, нормированию труда, тарификации, заработной
плате, охране труда, а также по организации и проведению
соцсоревнования;
раздел 6 содержит документы о работе с кадрами: приеме,
распределении, перемещении и учете кадров, подготовке кадров,
повышении их квалификации, проведении аттестации, а также
награждении, присвоении почетных и ученых званий, присуждении
ученых степеней;
раздел 7 содержит документацию, отражающую вопросы
социально-культурного развития трудовых коллективов, в том числе
социальное страхование, медицинское и санаторно-курортное
обслуживание, жилищно-бытовые вопросы, организацию общественного
питания, организацию работы детских учреждений, дворцов и домов
культуры, клубов, библиотек, а также физкультурно-спортивную
работу;
раздел 8 включает документы о научно-информационной
деятельности организаций и издании ведомственной литературы;
раздел 9 содержит документы об организации и осуществлении
экономического, научно-технического и культурного сотрудничества с
зарубежными странами;
раздел 10 содержит документацию о материально-техническом
снабжении и организации хранения имущественно-материальных
ценностей;
раздел 11 включает документацию по административному и
хозяйственному обслуживанию организаций, эксплуатации служебных
зданий, транспортному обслуживанию, по организации ведомственной
связи, охране организаций, а также организации гражданской
обороны;
раздел 12 содержит документы, раскрывающие вопросы организации
и деятельности первичных профсоюзных и общественных организаций
(касс взаимопомощи, товарищеских судов, групп и постов народного
контроля, добровольных народных дружин и др.).
Документы по планированию и отчетности организаций (в том
числе и общественных) даны в обобщенной формулировке наименований
статей во 2 и 4 разделах Перечня, в других разделах указаны лишь
отдельные планово-отчетные документы, отличающиеся спецификой
содержания или сроками хранения. Документы, образующиеся при
реализации функций, осуществляемых профорганизациями совместно с
администрацией организаций, включены в 5 и 7 разделы Перечня.
Отдельные документы по экономическому, научно-техническому и
культурному сотрудничеству с зарубежными странами даны в 1, 6, 8,
10 разделах (ч. I); 3 (ч. II).
2.2.2. Вторая часть Перечня состоит из 7 разделов:
раздел 1 включает основные виды документов, образующихся в
организациях при проведении научно-исследовательских и
опытно-конструкторских работ и испытании опытных образцов изделий;
раздел 2 содержит документы, образующиеся в области
изобретательства, рационализации и патентно-лицензионных работ
<*>;
--------------------------------
<*> Состав и содержание заявок на изобретения, поступающих на
государственное хранение, определены "Перечнем научно-технической
документации, подлежащей приему в государственные архивы СССР"
(М., 1987) и в настоящем Перечне не рассматриваются.
раздел 3 включает документы по планировке, проектированию,
строительству, реконструкции, ремонту объектов;
раздел 4 содержит документы, отражающие основные вопросы
организации производственной деятельности, внедрения новой техники
и технологии, механизации и автоматизации производственных
процессов; конструкторских работ по изделиям серийного и массового
производства; технологии и технологического оснащения
производства; энергетического и топливного обеспечения,
эксплуатации и ремонта оборудования;
раздел 5 включает документы о качестве продукции, техническом
контроле, стандартизации, о государственной приемке продукции;
раздел 6 содержит основные документы о контроле за состоянием
окружающей среды и мероприятиях по ее охране;
раздел 7 содержит основные виды документов, образующихся при
проектировании и функционировании автоматизированных систем (ОАСУ,
АСУП, АСТПП, САПР и др.).
Вопросы охраны окружающей среды отражены, в том числе, и в
проектной документации, включенной в раздел 3 данного Перечня.
В разделе 3 (подраздел 3.4 "Проектирование объектов
капитального строительства") сроки хранения документов определены
соответственно стадиям проектирования и с учетом особенностей
отбора научно-технической документации по индивидуальному,
типовому и экспериментальному проектированию <*>.
-------------------------------
<*> Состав и содержание технических документов, поступающих на
государственное хранение по каждой из стадий проектирования,
определены "Перечнем научно-технической документации, подлежащей
приему в государственные архивы СССР" (М., 1987) и в настоящем
Перечне не рассматриваются.
В 7 разделе представлена типовая документация, которая
используется как в традиционном виде, так и в нетрадиционном
закодированном (на машинных носителях).
2.3. Документы в разделах и подразделах Перечня расположены по
степени значимости вопросов и видов в логической
последовательности. Статьям в Перечне присвоена единая сквозная
нумерация (графа N 1). Перечень не содержит в статьях конкретные
наименования документов (графа N 2), а дает обобщенное
наименование каждого вида документа. При объединении в одной
статье разных видов документов по одному вопросу, имеющих
одинаковый срок хранения, используется термин "документы", а в
скобках раскрываются наименования всех видов документов,
включенных в статью.
2.4. Сроки хранения документов в Перечне дифференцированы по
двум группам организаций.
2.4.1. К первой группе отнесены организации, в результате
деятельности которых образуются документы, имеющие политическое,
народно-хозяйственное, научное, социально-культурное или
историческое значение и подлежащие приему в государственные
архивы. Сроки хранения документов этих организаций даны в 3 графе
Перечня.
Первая группа включает организации - источники комплектования
полного приема и организации - источники комплектования
выборочного приема.
Источники комплектования полного приема - это все организации
одного вида (разновидности), находящиеся в зоне комплектования
государственного архива, от каждой из которых поступление ценных
документов в этот архив осуществляется непосредственно в полном
комплексе <*>. К ним относятся организации, которые по своему
значению в отраслевой ведомственной системе являются органами
управления, а также организации, выполняющие основные функции и
задачи в области народно-хозяйственного и социально-культурного
строительства.
--------------------------------
<*> Под "полным комплексом" документов понимается совокупность
документов, имеющих постоянный срок хранения.
Сроки хранения документов организаций - источников
комплектования полного приема даны в 3 графе Перечня.
Источниками комплектования выборочного приема являются
отдельные организации из числа определенного вида (разновидности),
находящиеся в зоне комплектования государственного архива, от
которых в этот архив непосредственно поступают все или части
документальных комплексов, выделенных по ряду признаков.
Выборочный прием предусматривает две основные формы: повидовую и
групповую.
При повидовом выборочном приеме в государственный архив
непосредственно поступают отдельные виды и разновидности
создаваемых организациями ценных документов, не повторяющиеся в
вышестоящем органе <*>, а также их информационно-аналитические
документы и отчеты, поступившие в вышестоящую организацию. Сроки
хранения документов повидового выборочного приема даны в 3 графе
Перечня.
-------------------------------
<*> Состав отбираемых документов индивидуален для каждого вида
организаций.
При групповом выборочном приеме предусматривается поступление
полных комплексов ценных документов непосредственно от организаций
данного вида (разновидности), вошедших в выборочную совокупность.
Сроки их хранения даны в 3 графе Перечня.
2.4.2. Вторая группа включает организации вспомогательного и
обслуживающего характера, непосредственно от которых документы в
государственные архивы не поступают. Сроки хранения документов
этой группы даны в 4 графе Перечня. К этой группе отнесены и
организации, не вошедшие в состав выборочной совокупности при
групповом выборочном приеме, а также организации и предприятия,
отмеченные знаком "X" в "Примерных списках видов учреждений,
организаций и предприятий, не являющихся источниками
комплектования государственных архивов" (М., 1987). Однако ценная
информационно-аналитическая и отчетная документация последних,
поступившая в вышестоящие организации, должна быть принята на
государственное хранение в составе фондов вышестоящих организаций.
2.5. Для определения сроков хранения документов необходимо,
найдя соответствующую статью в Перечне, проводить полистный
просмотр дел; отбор дел на хранение или уничтожение только по
заголовкам в описях или на обложках дел не допускается.
2.6. Документы должны приниматься на государственное хранение
преимущественно в виде подлинников, только при отсутствии
подлинников принимаются копии соответствующих документов.
2.7. В целях оптимизации состава ГАФ СССР Перечень максимально
ограничивает поступление в государственные архивы дублетных
документов.
Нормативные документы (уставы, положения, правила, инструкции
и др.) рекомендуется принимать на государственное хранение, как
правило, в фонде руководящего (утверждающего) органа.
Прием плановой документации должен осуществляться в составе
фонда организации - автора документа.
В целях обеспечения сохранности наиболее ценных документов и
их широкого использования допускается определенная дублетность
документов при их поступлении на хранение в разные государственные
архивы. Так, подлежат приему в фондах организаций размноженные
экземпляры постановлений Советов Министров СССР и союзных
республик, решения коллегий министерств и ведомств, относящиеся к
деятельности конкретных организаций.
По отношению к другим видам (разновидностям) документов
государственным архивам в ряде случаев предоставляется право
самостоятельно решать вопросы дублетности в целях обеспечения
сохранности и широкого использования документов ГАФ СССР.
2.8. При экспертизе ценности научно-технической документации
следует учитывать, что местом хранения подлинной
научно-технической документации являются организации- разработчики
(авторы), а также организации-заказчики (Госплан СССР, Госстрой
СССР и госстрои союзных республик, облисполкомы, горисполкомы,
головные институты в отрасли, а также предприятия - держатели
подлинников (головные заводы - изготовители изделий серийного,
массового производства)).
Полный комплект научно-технической документации (подлинники и
копии) по проекту объекта капитального строительства (за
исключением проектов по строительству железных и шоссейных дорог
магистрального значения), как правило, сосредотачивается у
генпроектировщика. Полный комплект научно-технической документации
проектов железных и шоссейных дорог сосредоточен в управлениях
дорог.
Подлинная научно-техническая документация отдельных частей
проекта, выполненных на договорных началах субподрядными
организациями, передается генпроектировщику по согласованию с ним
для укомплектования проектов с последующей передачей в
государственные архивы.
Патентная документация поступает на государственное хранение,
как правило, в виде подлинников. По усмотрению архивных учреждений
союзных республик на государственное хранение может быть отобрана
патентная документация в виде копий с целью отражения истории
патентного дела в данной республике.
Научно-техническая документация в машиночитаемой форме,
имеющая историческое значение, принимается на государственное
хранение в случае, если ее информация не повторяется на
традиционных носителях.
2.9. Постоянные сроки хранения научно-технической документации
в Перечне означают, что на государственное хранение отбираются
документы по проектам, проблемам, включенным в перечни проектов,
проблем, научно-техническая документация по которым подлежит
передаче на государственное хранение. Научно-техническая
документация, не вошедшая в состав Перечня проектов, проблем,
хранится соответственно срокам, определенным настоящим Перечнем,
или до минования практической надобности.
2.10. Отметка "ЭПК", поставленная в Перечне к конкретным видам
документов, означает, что часть таких документов может иметь
научно-историческое значение и в установленном порядке должна
передаваться в государственные архивы.
2.11. Исчисление срока хранения документов производится с
1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.
Например, исчисление срока хранения дел, законченных
делопроизводством в 1986 г., начинается с 1 января 1987 г.
Сроки хранения научно-технической документации исчисляются с 1
января года, следующего за годом окончания разработки темы,
проекта.
Для документов, которым установлен срок хранения 75 лет - "В"
ЭПК, исчисление срока хранения следует проводить с учетом возраста
человека (обозначенного буквой "В") к моменту окончания дела.
Продолжительность хранения дела после его окончания
делопроизводством должна равняться разности 75 лет - "В", где
"В" - возраст лица к моменту окончания дела.
Отметка "до минования надобности" означает, что документация
имеет ограниченное практическое значение. Срок ее хранения
определяется самими организациями.
2.12. Документация, не вошедшая в соответствующие разделы
настоящего Перечня, но имеющая срок хранения "постоянно" или
отметку "ЭПК" ("ЭК") по какому-либо ведомственному перечню, в
зависимости от результатов ее конкретного изучения принимается на
государственное хранение или уничтожается по миновании в ней
практической надобности. Решение о приеме или уничтожении
документов с отметкой "ЭПК" ("ЭК") принимается ЭПК архивных
учреждений союзных и автономных республик, краев, областей и
государственных архивов.
2.13. Снижение в ведомственных перечнях сроков хранения,
установленных данным Перечнем, запрещается. Повышение в
ведомственных перечнях сроков хранения, предусмотренных настоящим
Перечнем, может иметь место в тех случаях, когда необходимость
вызывается специфическими особенностями работы организаций данной
системы.
Снятие стоящей при сроках хранения отметки "ЭПК" в
ведомственных перечнях разрешается только при условии
конкретизации видов документов и сроков их хранения, обобщенных в
статьях данного Перечня.
2.14. Микрофильмирование документов (с последующим
уничтожением их оригиналов), образующихся в деятельности
организаций, должно производиться в соответствии с действующими
государственными стандартами (ГОСТ N 1300279). Запрещается
уничтожать оригиналы (подлинники) документов, имеющих
научно-историческое значение и подлежащих передаче на
государственное хранение, даже в случае изготовления с них
микрофильмов.
2.15. Примечания, используемые в Перечне, комментируют и
уточняют сроки хранения документов. Примечание "На государственное
хранение не передаются. Хранятся в организациях" уточняет место
хранения документов, имеющих, как правило, справочный характер. В
других примечаниях указываются признаки выделения определенных
разновидностей документов или конкретные разновидности документов,
сроки хранения которых отличаются от указанных в 3 и 4 графах.
Так, примечание: "При условии завершения ревизии. В случае
возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел -
сохраняются до вынесения окончательного решения" конкретизирует
сроки хранения бухгалтерской документации. Примечания "после
истечения срока действия договора", "после утверждения", "после
замены новыми", "после снятия изделий с производства", "после
ввода объекта в эксплуатацию" и т.д. указывают, что исчисление
срока, названного в 3, 4 графах, осуществляется с указанного
момента. В примечаниях оговорены сроки хранения определенных
документов из общего их комплекса с учетом содержания, авторства,
времени и места создания. Например, переписка по кредитным
операциям хранится в организациях 3 года, а в примечании оговорен
5-летний срок хранения для переписки с внешнеторговыми
организациями.
2.16. Для удобства пользования Перечнем к нему составлен
указатель, в котором в алфавитном порядке перечислены виды
документов и вопросы их содержания со ссылками на номера
соответствующих статей Перечня.
3. Организация проведения и оформления отбора
документов на хранение и уничтожение
3.1. Для организации и проведения работы по определению сроков
хранения и отбору документов на хранение и уничтожение в
организациях создаются постоянно действующие экспертные комиссии,
в состав которых входят наиболее квалифицированные специалисты
основных структурных подразделений под председательством одного из
руководящих работников организации, а также представители
соответствующего архивного учреждения.
3.2. В своей работе экспертные комиссии руководствуются
Положением о ГАФ СССР, Основными положениями ЕГСДОУ, правилами,
инструкциями и указаниями Главного архивного управления при Совете
Министров СССР, настоящим Перечнем, нормативными и
распорядительными документами руководящего органа своей
ведомственной системы.
Экспертные комиссии определяют совместно с архивом и
делопроизводственной службой порядок отбора документов на хранение
и уничтожение в организации, организуют экспертизу ценности
документов и осуществляют контроль за ее проведением, уделяя
основное внимание документам, подлежащим передаче в
государственные архивы.
3.3. Отбор документов на постоянное и временное хранение и к
уничтожению должен проводиться в соответствии с действующими
"Основными правилами работы государственных архивов СССР" (М.,
1984), "Основными правилами работы ведомственных архивов" (М.,
1986), "Правилами работы с научно-технической документацией в
организациях и на предприятиях СССР" (М., 1977, 1984), "Основными
правилами работы с научно-технической документацией в
государственных архивах СССР" (М., 1985).
Документы, срок хранения которых определен Перечнем
"постоянно", подлежат государственному хранению и передаются в
соответствующие государственные архивы в сроки, установленные
Положением о ГАФ СССР. Предельные сроки хранения документов ГАФ
СССР в ведомствах установлены Положением о ГАФ СССР:
- для документов министерств, ведомств и других организаций
союзного и республиканского подчинения - 15 лет;
- для документов организаций краевого, областного, окружного
подчинения - 10 лет;
- для документов организаций районного и городского подчинения
и колхозов - 5 лет;
- для научно-технической документации - до минования
практической надобности, но не свыше 15 лет;
- для кинофотодокументов и документов на машинных носителях,
входящих в состав научно-технической документации, - до минования
практической надобности, но не свыше 15 лет.
3.4. По истечении сроков хранения в ведомственных архивах
управленческая и научно-техническая документация, отобранная на
государственное хранение, с соответствующим научно-справочным
аппаратом и страховыми копиями на особо ценные документы
передается в государственные архивы.
3.5. Экспертиза ценности научно-технической документации
проводится в два этапа.
На первом этапе выбирается проблематика исследований и
проектов изделий промышленного производства и технологических
процессов, объектов планировки и капитального строительства,
научно-техническая документация которых подлежит передаче на
государственное хранение. Конечным результатом этой работы
является составление "Перечня проектов, проблем,
научно-техническая документация по которым подлежит передаче на
государственное хранение".
На втором этапе экспертизе подвергаются комплексы
научно-технической документации, подлежащей приему на
государственное хранение. Итогом этого этапа является составление
описи единиц хранения научно-технической документации,
передаваемых в государственные архивы.
3.6. Документы, отобранные экспертной комиссией на постоянное
или длительное хранение, описываются в соответствии с
установленными требованиями.
3.7. Описи (годовые разделы описей) на документы постоянного
хранения составляются в четырех экземплярах, рассматриваются на
заседании экспертной комиссии, подписываются ее членами и
направляются на утверждение ЭПК соответствующего архивного органа
одновременно по всем основным подразделениям организаций. Три
экземпляра описи, утвержденной ЭПК архивного органа, возвращаются
в организацию, а первый экземпляр (для научно-технической
документации - три экземпляра) передается в государственный архив
в качестве контрольного документа, по которому будет производиться
прием документов на государственное хранение. Описи документов по
личному составу длительного срока хранения согласовываются с ЭПК
соответствующего архивного учреждения и утверждаются руководителем
организации.
3.8. После утверждения описей архивным органом организации
разрешается уничтожение документов с временными сроками хранения
за период времени, соответствующий утвержденным описям.
Уничтожение документов, имеющих по Перечню срок хранения с
отметкой "ЭПК", а также не предусмотренных Перечнем, должно
согласовываться с архивным учреждением, если последним при
утверждении описей документов постоянного хранения не было
вынесено решения о возможности уничтожения остальных документов за
соответствующий период.
Уничтожение документов оформляется актами (на управленческую
документацию составляется один экземпляр, на научно-техническую -
два), утверждаемыми руководителем организации. Акты на
научно-техническую документацию согласовываются с ЭПК
государственной архивной службы.
3.9. Архивные органы проверяют правильность отбора документов
на постоянное хранение и при необходимости имеют право потребовать
включения в опись постоянного хранения документов, отобранных к
уничтожению или на временное хранение.
3.10. Организации, от которых документы приему в
государственные архивы не подлежат, уничтожают дела (практическая
надобность в которых отпала и сроки хранения которых по Перечню
истекли) без согласования с архивными органами. Однако, если
имеется указание соответствующего ведомства о согласовании
уничтожения документов с вышестоящей организацией, то акты на
документы, подлежащие уничтожению, направляются на рассмотрение в
эту организацию.
3.11. Отобранные к уничтожению и включенные в акты документы
передаются организациям, ведающим заготовкой вторичного сырья, с
целью переработки на бумажных фабриках. Использование этих
документов для хозяйственных нужд запрещено. Сдача документов
оформляется приемо-сдаточными накладными.
3.12. Уничтожение документов без предварительного утверждения
архивным органом описей документов постоянного хранения (для
организаций, передающих документы в государственные архивы), а
также нарушение установленных настоящим и ведомственными перечнями
сроков хранения документов является незаконным и влечет за собой
согласно Положению о ГАФ СССР ответственность в установленном
законом порядке.
3.13. Контроль за правильностью применения настоящего Перечня
осуществляют Главное архивное управление при Совете Министров
СССР, республиканские и местные архивные учреждения.
3.14. С введением в действие данного Перечня "Перечень типовых
документальных материалов, образующихся в деятельности
министерств, ведомств и других учреждений, организаций и
предприятий, с указанием сроков хранения материалов", утвержденный
Главным архивным управлением при Совете Министров СССР 3 декабря
1967 г., и последующие его переиздания, а также "Перечень
документальных материалов со сроками хранения до 5 лет, подлежащих
уничтожению без утверждения архивными учреждениями" (М., 1964),
"Перечень документальных материалов по личному составу
государственных, общественных и кооперативных учреждений,
организаций и предприятий СССР с указанием сроков хранения
материалов" (М., 1963) считать утратившими силу.
Наряду с настоящим Перечнем следует применять "Перечень
документов, подлежащих приему в государственные архивы СССР" (М.,
1973), "Перечень научно-технической документации, подлежащей
приему в государственные архивы СССР" (М., 1987). При отборе на
государственное хранение научно-технической документации,
созданной до 1968 г., применяется "Перечень научно-технической
документации, подлежащей приему в государственные архивы СССР"
(М., 1969).
Часть I. ДОКУМЕНТЫ, ОБРАЗУЮЩИЕСЯ
В УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
-----T----------------------------------T-----------------------T---------------¬
¦Но- ¦ Вид документов ¦ Срок хранения ¦ Примечание ¦
¦мер ¦ ¦ документов ¦ ¦
¦ста-¦ +-----------T-----------+ ¦
¦тьи ¦ ¦в учрежде- ¦в учрежде- ¦ ¦
¦ ¦ ¦ниях, орга-¦ниях, орга-¦ ¦
¦ ¦ ¦низациях, ¦низациях, ¦ ¦
¦ ¦ ¦предприя- ¦предприя- ¦ ¦
¦ ¦ ¦тиях, доку-¦тиях, доку-¦ ¦
¦ ¦ ¦менты кото-¦менты кото-¦ ¦
¦ ¦ ¦рых посту- ¦рых не по- ¦ ¦
¦ ¦ ¦пают в гос-¦ступают в ¦ ¦
¦ ¦ ¦архивы ¦госархивы ¦ ¦
+----+----------------------------------+-----------+-----------+---------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦
+----+----------------------------------+-----------+-----------+---------------+
¦ ¦ 1. ОРГАНИЗАЦИЯ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ¦
¦ ¦ ¦
¦ ¦ 1.1. Распорядительская деятельность ¦
¦ ¦ ¦
¦1 ¦Законы, указы, постановления, ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦решения Верховных Советов, ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦Президиумов и постоянных ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦комиссий Верховных Советов СССР, ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦союзных и автономных республик: ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ а) по месту разработки ¦Пост. ¦ - ¦ ¦
¦ ¦ б) в других организациях ¦На госхра- ¦На госхра- ¦ ¦
¦ ¦ ¦нение не ¦нение не ¦ ¦
¦ ¦ ¦передаются.¦передаются.¦ ¦
¦ ¦ ¦Хранятся в ¦Хранятся в ¦ ¦
¦ ¦ ¦организа- ¦организа- ¦ ¦
¦ ¦ ¦циях ¦циях ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦2 ¦Совместные постановления ЦК ¦ ¦ ¦<1> При ¦
¦ ¦КПСС, Совета Министров СССР, ¦ ¦ ¦поступлении ¦
¦ ¦ВЦСПС, республиканских, ¦ ¦ ¦в разные ¦
¦ ¦областных, городских, районных ¦ ¦ ¦госархивы на ¦
¦ ¦партийных, советских, ¦ ¦ ¦хранение ¦
¦ ¦государственных и ¦ ¦ ¦принимаются ¦
¦ ¦общественных организаций: ¦ ¦ ¦постановления, ¦
¦ ¦ а) по месту разработки ¦Пост. ¦ - ¦относящиеся к ¦
¦ ¦ б) в других организациях ¦До ¦До ¦деятельности ¦
¦ ¦ ¦минования ¦минования ¦данной ¦
¦ ¦ ¦надобности ¦надобности ¦организации ¦
¦ ¦ ¦<1> ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦3 ¦Постановления, распоряжения ¦ ¦ ¦<1> При ¦
¦ ¦Советов Министров СССР, ¦ ¦ ¦поступлении ¦
¦ ¦союзных и автономных ¦ ¦ ¦в разные ¦
¦ ¦республик: ¦ ¦ ¦госархивы на ¦
¦ ¦ а) по месту разработки ¦Пост. ¦ - ¦хранение ¦
¦ ¦ б) в других организациях ¦До ¦До ¦принимаются ¦
¦ ¦ ¦минования ¦минования ¦постановления, ¦
¦ ¦ ¦надобности ¦надобности ¦распоряжения, ¦
¦ ¦ ¦<1> ¦ ¦относящиеся к ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦деятельности ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦данной ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦организации ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦4 ¦Протоколы заседаний Советов ¦Пост. ¦ - ¦ ¦
¦ ¦Министров СССР, союзных и ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦автономных республик, их ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦президиумов и комиссий; ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦документы (докладные записки, ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦справки, доклады, обзоры) ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦к ним ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦5 ¦Решения, распоряжения, протоколы ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦заседаний местных Советов ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦народных депутатов и их ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦исполнительных комитетов: ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ а) по месту разработки ¦Пост. ¦ - ¦ ¦
¦ ¦ б) в других организациях ¦До ¦До ¦ ¦
¦ ¦ ¦минования ¦минования ¦ ¦
¦ ¦ ¦надобности ¦надобности ¦ ¦
¦6 ¦Постановления ВЦСПС, ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦центральных комитетов, ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦республиканских, краевых и ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦областных комитетов и советов ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦профсоюзов: ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ а) по месту разработки ¦Пост. ¦ - ¦ ¦
¦ ¦ б) в других организациях ¦До ¦До ¦ ¦
¦ ¦ ¦минования ¦минования ¦ ¦
¦ ¦ ¦надобности ¦надобности ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦7 ¦Совместные постановления, ¦ ¦ ¦<1> При ¦
¦ ¦решения ВЦСПС, ЦК профсоюзов, ¦ ¦ ¦поступлении ¦
¦ ¦министерств и ведомств, местных ¦ ¦ ¦в разные ¦
¦ ¦профсоюзных органов и учреждений, ¦ ¦ ¦госархивы на ¦
¦ ¦организаций, предприятий: ¦ ¦ ¦хранение ¦
¦ ¦ а) по месту разработки ¦Пост. ¦ - ¦принимаются ¦
¦ ¦ б) в других организациях ¦До ¦До ¦постановления, ¦
¦ ¦ ¦минования ¦минования ¦относящиеся к ¦
¦ ¦ ¦надобности ¦надобности ¦деятельности ¦
¦ ¦ ¦<1> ¦ ¦данной ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦организации ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦8 ¦Постановления, решения, ¦ ¦ ¦<1> При ¦
¦ ¦распоряжения центральных, ¦ ¦ ¦поступлении ¦
¦ ¦республиканских и местных ¦ ¦ ¦в разные ¦
¦ ¦органов общественных ¦ ¦ ¦госархивы на ¦
¦ ¦организаций и союзов ¦ ¦ ¦хранение ¦
¦ ¦(творческих, научно-технических, ¦ ¦ ¦принимаются ¦
¦ ¦научных, спортивных и других): ¦ ¦ ¦постановления, ¦
¦ ¦ а) по месту разработки ¦Пост. ¦До ¦решения, ¦
¦ ¦ ¦ ¦минования ¦распоряжения, ¦
¦ ¦ ¦ ¦надобности ¦относящиеся к ¦
¦ ¦ б) в других организациях ¦До ¦До ¦деятельности ¦
¦ ¦ ¦минования ¦минования ¦данной ¦
¦ ¦ ¦надобности ¦надобности ¦организации ¦
¦ ¦ ¦<1> ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦9 ¦Проекты законов, указов, ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦постановлений, решений; ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦инициативные предложения, ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦внесенные в высшие ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦правительственные и партийные ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦органы, в местные органы ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦государственной власти; документы ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦(докладные записки, заключения, ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦справки) по их разработке: ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ а) по месту разработки ¦Пост. ¦ - ¦ ¦
¦ ¦ б) в других организациях ¦До ¦До ¦ ¦
¦ ¦ ¦минования ¦минования ¦ ¦
¦ ¦ ¦надобности ¦надобности ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦10 ¦Заключения на проекты ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦постановлений, решений: ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ а) по месту разработки ¦Пост. ¦ - ¦ ¦
¦ ¦ б) в других организациях ¦До ¦До ¦ ¦
¦ ¦ ¦минования ¦минования ¦ ¦
¦ ¦ ¦надобности ¦надобности ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦11 ¦Поручения (задания) ¦Пост. ¦5 л. ¦ ¦
¦ ¦правительственных и ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦вышестоящих органов; документы ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦(обзоры, доклады, расчеты, ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦справки) по выполнению ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦поручений ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦12 ¦Постановления, решения, ¦ ¦ ¦<1> При ¦
¦ ¦протоколы, стенограммы ¦ ¦ ¦поступлении ¦
¦ ¦заседаний коллегий министерств ¦ ¦ ¦в разные ¦
¦ ¦и ведомств; документы (справки, ¦ ¦ ¦госархивы ¦
¦ ¦доклады, докладные записки) ¦ ¦ ¦на хранение ¦
¦ ¦к ним: ¦ ¦ ¦принимаются ¦
¦ ¦ а) по месту проведения ¦Пост. ¦ - ¦постановления, ¦
¦ ¦ б) в других организациях ¦До ¦До ¦решения, ¦
¦ ¦ ¦минования ¦минования ¦относящиеся к ¦
¦ ¦ ¦надобности ¦надобности ¦деятельности ¦
¦ ¦ ¦<1> ¦ ¦данной ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦организации ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦13 ¦Протоколы, стенограммы ¦Пост. ¦5 л. ¦ ¦
¦ ¦совещаний у министров, ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦руководителей учреждений, ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦организаций, предприятий; ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦документы (справки, доклады, ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦докладные записки) к ним ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦14 ¦Документы (постановления, ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦решения, рекомендации, протоколы, ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦стенограммы) международных, ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦всесоюзных, республиканских, ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ведомственных и межведомственных, ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦отраслевых съездов, конгрессов, ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦симпозиумов, конференций, ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦совещаний, семинаров: ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ а) в организации, проводящей ¦Пост. ¦До ¦ ¦
¦ ¦ мероприятие ¦ ¦минования ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦надобности ¦ ¦
¦ ¦ б) в других организациях ¦До ¦До ¦ ¦
¦ ¦ ¦минования ¦минования ¦ ¦
¦ ¦ ¦надобности ¦надобности ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦15 ¦Документы (справки, отчеты, ¦Пост. ¦10 л. ¦ ¦
¦ ¦доклады, обзоры) о реализации ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦решений съездов, конгрессов, ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦симпозиумов, конференций, ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦совещаний, семинаров ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦16 ¦Постановления, протоколы, ¦Пост. ¦10 л. ¦ ¦
¦ ¦стенограммы собраний активов ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦организаций ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦17 ¦Протоколы общих собраний: ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ а) сотрудников организаций ¦Пост. ¦10 л. ¦ ¦
¦ ¦ б) структурных подразделений ¦5 л. ¦5 л. ¦ ¦
¦ ¦ организаций ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦18 ¦Постановления, решения, ¦ ¦ ¦<1> При ¦
¦ ¦распоряжения, рекомендации, ¦ ¦ ¦поступлении ¦
¦ ¦протоколы, стенограммы постоянно ¦ ¦ ¦в разные ¦
¦ ¦действующих научных, экспертных, ¦ ¦ ¦госархивы на ¦
¦ ¦методических, консультативных и ¦ ¦ ¦хранение ¦
¦ ¦других комитетов, советов, ¦ ¦ ¦принимаются ¦
¦ ¦секций организаций: ¦ ¦ ¦постановления, ¦
¦ ¦ а) по месту проведения ¦Пост. ¦5 л. ¦решения, ¦
¦ ¦ б) в других организациях ¦До ¦До ¦протоколы, ¦
¦ ¦ ¦минования ¦минования ¦относящиеся к ¦
¦ ¦ ¦надобности ¦надобности ¦деятельности ¦
¦ ¦ ¦<1> ¦ ¦данной ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦организации ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦19 ¦Приказы, указания ¦ ¦ ¦<1> Присланные ¦
¦ ¦министерств, ведомств и ¦ ¦ ¦для ¦
¦ ¦других организаций: ¦ ¦ ¦сведения - ¦
¦ ¦ а) по основной деятельности ¦Пост. <1> ¦До ¦5 л. ¦
¦ ¦ ¦ ¦минования ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦надобности ¦ ¦
¦ ¦ б) о приеме, переводе, ¦75 л. <1> ¦75 л. <1> ¦ ¦
¦ ¦ поощрении, премировании, ¦ЭПК ¦ ¦ ¦
¦ ¦ увольнении, длительных ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ командировках рабочих и ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ служащих (по указанным ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ вопросам издаются приказы, ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ распоряжения) ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ в) о предоставлении отпусков, ¦3 г. ¦3 г. ¦ ¦
¦ ¦ назначении дежурных, ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ взысканиях, командировках ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ рабочих и служащих ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ г) по ¦5 л. ¦5 л. ¦ ¦
¦ ¦ административно-хозяйственным¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ вопросам ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦20 ¦Проекты приказов, указаний ¦1 г. ¦1 г. ¦ ¦
¦ ¦министерств, ведомств и ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦других организаций ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦21 ¦Правила, положения, ¦ ¦ ¦<1> При ¦
¦ ¦инструкции, методические ¦ ¦ ¦поступлении ¦
¦ ¦указания и рекомендации: ¦ ¦ ¦в один ¦
|
