|
Стр. 3
(требованием) на выдачу архивных документов, копий фонда
пользования, описей дел, документов и регистрируется в книге
выдачи архивных документов, копий фонда пользования из хранилища в
читальный зал, в которой расписывается работник читального зала.
Исполненный заказ (требование) пользователя направляется в
читальный зал вместе с выданными архивными документами и хранится
в личном деле пользователя.
Выдача архивных документов работнику архива для использования
в служебных целях оформляется заказом (требованием) на выдачу
архивных документов, копий фонда пользования, описей дел,
документов, который визируется руководителем соответствующего
подразделения. Заказ (требование) регистрируется в книге выдачи
архивных документов, копий фонда пользования из хранилища в
рабочие помещения, в которой работник, получивший архивные
документы, расписывается за каждую единицу хранения. Заказ
(требование) находится в архивохранилище до истечения срока его
хранения.
Выдача архивных документов в лабораторию архива оформляется
заказом на проведение соответствующих работ и регистрируется в
книге выдачи архивных документов, копий фонда пользования из
хранилища в лабораторию, в которой расписывается работник
лаборатории. Заказ учитывается в лаборатории и в соответствующем
подразделении архива и служит контрольным документом за ходом
проведения всех этапов работы с архивными документами.
Выдача архивных документов во временное пользование
оформляется актом о выдаче архивных документов во временное
пользование и регистрируется в книге выдачи архивных документов,
копий фонда пользования из хранилища во временное пользование.
Выдача фонда пользования
2.11.10.3. Выдача копий архивных документов из фонда
пользования оформляется заказом (требованием) на выдачу архивных
документов, копий фонда пользования, описей дел, документов и
регистрируется в книге (книгах) выдачи фонда пользования,
ведущихся централизованно или раздельно по каждому
архивохранилищу.
Выдача описей дел, документов
2.11.10.4. Описи дел, документов выдаются на срок, не
превышающий пяти дней. Выдача описей дел, документов, имеющихся в
одном экземпляре и хранящихся централизованно, допускается в
исключительных случаях с разрешения руководителя архива или его
заместителя на срок, как правило, не превышающий один день, и
оформляется по аналогии с выдачей подлинных архивных документов.
Выдача описей дел, документов оформляется заказом
(требованием) на выдачу архивных документов, копий фонда
пользования, описей дел, документов и регистрируется в книге
выдачи архивных документов, копий фонда пользования из хранилища,
в которой расписывается получивший опись работник архива или
пользователь.
Контроль за сохранностью выданных архивных документов.
Возвращение архивных документов в архивохранилище
2.11.10.5. Выверка книг выдачи архивных документов проводится
не реже одного раза в квартал или в полугодие. Если в результате
выверки книг выдачи установлен факт нарушения сроков возвращения
архивных документов, выясняются его причины и принимаются меры к
возврату архивных документов. Если невозвращение архивных
документов в срок в архивохранилище вызвано необходимостью их
дальнейшего использования, выдача переоформляется. При задержке
возвращения архивных документов без уважительных причин
принимаются меры для их немедленного возврата в архивохранилище.
В целях контроля за сохранностью архивных документов
подразделение, ответственное за хранение архивных документов,
проводит проверки сохранности выданных из архивохранилища архивных
документов. Проверки проводятся в плановом порядке или по мере
необходимости по согласованию с руководством архива.
При возвращении архивных документов в архивохранилище
осуществляется полистная проверка их физического состояния в
установленном порядке (см. п. 2.11.10). В книге выдачи архивных
документов делается отметка о возвращении архивных документов в
присутствии возвративших их работников архива или
фондообразователя. Если выявлены повреждения возвращаемых архивных
документов, составляется акт в произвольной форме, который
подписывается работником архивохранилища и лицом, возвращающим
архивные документы, и представляется на рассмотрение руководства
архива.
Архив обязан уведомить пользователя о том, что он отвечает за
сохранность полученных архивных документов и соблюдение правил
работы с ними в соответствии с законодательством Российской
Федерации.
В случаях хищения или повреждения архивных документов, в том
числе внесения в их текст изменений (если это может быть
квалифицировано как повреждение архивного документа), архив
обращается с соответствующим заявлением в орган внутренних дел по
месту расположения архива, в трехдневный срок информирует
специально уполномоченный федеральный орган исполнительной власти,
уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской
Федерации, осуществляющие контроль за соблюдением законодательства
об архивном деле в Российской Федерации, принимает другие меры к
возмещению ущерба в соответствии с законодательством Российской
Федерации.
Транспортировка и перемещение архивных документов
2.11.11. При транспортировке архивных документов на любые
расстояния соблюдаются меры по охране и защите их от воздействия
вредных факторов окружающей среды путем применения специальных
видов упаковок, обеспечивающих защиту архивных документов от
осадков, света, механических повреждений.
Транспортировка архивных документов производится при их
плотной укладке, исключающей возможность перемещения архивных
документов внутри упаковки, ударов и различных сотрясений, при
этом фотофонодокументы упаковываются в вертикальном положении в
коробки жесткой конструкции соответствующего размера, обернутые во
влагонепроницаемую ткань. Другие аудиовизуальные и электронные
документы, графические и крупноформатные дела и документы
перемещаются только в упаковке, в которой они хранятся, или в
специально предназначенных для их перемещения средствах.
Для перемещения архивных документов внутри архива используются
передвижные тележки и другие средства транспортировки.
Внутригородские перевозки архивных документов производятся в
закрытых автомашинах при обязательном сопровождении работника
архива.
Транспортировка архивных документов на дальние расстояния
производится в упакованном виде в крытом транспортном средстве в
соответствии с правилами перевозки ценных грузов, установленными
для соответствующего вида транспорта.
Выявление уникальных документов
и особо ценных документов
2.11.12. Выявление уникальных документов и особо ценных
документов проводится в плановом порядке наиболее
квалифицированными специалистами на основании отраслевых
научно-методических разработок и методических пособий,
подготовленных в архиве.
Определение в составе Архивного фонда Российской Федерации
уникальных документов осуществляется в соответствии с Регламентом
Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда
Российской Федерации и включает в себя:
заполнение на каждый выявленный потенциально уникальный
документ листа учета и описания уникального документа;
рассмотрение экспертно-методической комиссией (или другим
совещательным органом) архива представленных материалов;
представление предложений о включении выявленных потенциально
уникальных документов в Государственный реестр уникальных
документов Архивного фонда Российской Федерации в соответствующий
уполномоченный орган исполнительной власти в сфере архивного дела.
Определение в составе Архивного фонда Российской Федерации
особо ценных документов осуществляется экспертно-проверочной
комиссией (ЭПК) федерального государственного архива, ЭПК
уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской
Федерации в сфере архивного дела, экспертной фондово-закупочной
комиссией государственного или муниципального музея, экспертной
комиссией государственной или муниципальной библиотеки, ЭПК Архива
Российской академии наук и закрепляется учетными документами
архива в установленном порядке (см. п. 3.7.5).
ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта
Российской Федерации в сфере архивного дела вправе делегировать
полномочия по определению в составе Архивного фонда Российской
Федерации особо ценных документов экспертно-методической
(методической) комиссии государственного архива субъекта
Российской Федерации.
Создание страхового фонда
2.11.13. Совокупность страховых копий уникальных и особо
ценных документов Архивного фонда Российской Федерации (далее -
страховой фонд) создается в целях сохранения документной
информации на случай утраты или повреждения оригиналов этих
документов. Страховой фонд является неприкосновенным и хранится
территориально обособленно от оригиналов уникальных документов и
особо ценных документов в специальных архивохранилищах (см. п.
4.13.3).
Очередность страхового копирования определяется с учетом
физического состояния уникальных документов и особо ценных
документов и интенсивности обращения к ним. Первоочередному
копированию среди них подлежат наиболее интенсивно используемые, с
повреждениями материального носителя и документной информации.
Подготовка уникальных документов и особо ценных документов к
страховому копированию осуществляется в соответствии с порядком
выдачи архивных документов из архивохранилищ (см. п. 2.11.10).
Страховое копирование проводится с соблюдением систематизации
единиц хранения в описи дел, документов, которая копируется перед
единицами хранения. Страховому копированию подлежат все входящие в
единицу хранения архивные документы.
При страховом копировании дела, как правило, расшивке не
подлежат. Расшивка дел производится в исключительных случаях по
согласованию с руководством архива при полной невозможности
копировать переплетенное дело. По окончании работы дело
переплетается лабораторией или организацией - изготовителем
страховых копий заново.
Страховое копирование уникальных документов и особо ценных
документов осуществляется в соответствии с технологическими
регламентами и другими действующими нормативно-техническими
документами.
Страховой копией архивного документа на бумажной основе
является негативная микроформа (микрофильм или микрофиша) 1-го
поколения, изготовленная на фотографической галогенидосеребряной
пленке соответствующего типа методом оптического фотографирования
документов.
Страховой копией кинодокумента является первая совмещенная
копия оригинала, изготовленная на пленке соответствующего типа
методом контактной печати.
Страховой копией фотодокумента является первая копия
оригинала, изготовленная на фотопленке соответствующего типа
методом репродуцирования или контактной печати.
Страховой копией фонодокумента является первая копия
оригинала, изготовленная современной системой записи.
Страховой копией видеодокумента является первая копия
оригинала, изготовленная в формате оригинала способом
видеозвукозаписи на магнитной ленте.
Создание, комплект и состав фонда пользования
2.11.13.1. Совокупность копий архивных документов, выполненных
на различных материальных носителях и предназначенных для
использования с целью обеспечения сохранности оригиналов архивных
документов (далее - фонд пользования) создается, как правило,
одновременно с созданием страхового фонда, а также целевым
порядком на наиболее используемые архивные документы, в процессе
других работ (рассекречивание архивных документов, организация их
использования).
Фонд пользования, изготовленный одновременно со страховым
фондом, создается в обязательном комплекте, включающем:
для архивных документов на бумажной основе - одну микроформу
2-го поколения на галогенидосеребряной пленке (негативная или
позитивная), изготовленную с негативной микроформы 1-го поколения,
и одну микроформу 3-го поколения, изготовленную с микроформы 2-го
поколения;
для фотодокументов - один позитивный фотоотпечаток и один
дубль-негатив;
для кинодокументов - одну позитивную совмещенную копию, один
промежуточный позитив изображения и один контратип фонограммы (для
звуковых кинодокументов). Позитивная копия и промежуточный позитив
изображения должны входить в комплект кинодокумента, принимаемого
на постоянное хранение. Допускается дополнительное изготовление
фонда пользования кинодокументов в виде видеофонограмм в форматах
Betacam и VHS;
для фонодокументов - одну копию на магнитной ленте;
для видеодокументов - одну копию в формате VHS.
Включение в фонд пользования копий архивных документов, в том
числе на электронных носителях, созданных в процессе других работ,
осуществляется архивом самостоятельно.
В фонд пользования включаются копии полностью скопированных
единиц хранения. Копии отдельных архивных документов могут быть
включены в фонд пользования в составе тематических подборок
архивных документов.
Проверка наличия и состояния, технический контроль
страхового фонда и фонда пользования
2.11.13.2. Все страховые копии должны соответствовать
оригиналу, как по содержанию, так и по ряду внешних признаков.
Изготовитель страховых копий обеспечивает соответствие всех
выпускаемых копий требованиям действующих нормативно-технических
документов по страховому копированию.
Все страховые копии проходят технический контроль в
лаборатории или организации-изготовителе, сведения об их качестве
фиксируются в актах технического состояния копий страхового фонда
(по формам в соответствии с отраслевыми нормативными документами).
При приеме страховых копий проверяется полнота выполнения
заказа на копирование, количество копий, комплектность,
правильность и полнота заполнения актов технического состояния,
визуально-техническое состояние копий.
В процессе хранения страховые копии подлежат:
проверке наличия и состояния в целях установления фактического
наличия страховых копий, их соответствия данным учетных
документов;
техническому контролю состояния и своевременному проведению
необходимых консервационно-профилактических мероприятий.
Технический контроль страхового фонда осуществляется один раз
в три года, при этом контролю подлежит 20% страховых копий
производства каждого года.
Результаты технического контроля фиксируются в документах о
техническом состоянии страховых копий, где даются заключения о
необходимости и сроках проведения профилактических и
реставрационных работ и устанавливаются сроки следующего
технического контроля.
Проверка наличия и состояния фонда пользования осуществляется
с целью контроля за сохранностью копий и организации работы по
своевременному восстановлению фонда пользования.
Объем и периодичность работы по проверке наличия и состояния
фонда пользования определяется с учетом его общего объема,
состава, интенсивности выдачи копий и частоты их воспроизведения,
а также условий хранения.
Передача страхового фонда на специальное хранение
(п. 2.11.13.3 не распространяется на государственные
и муниципальные музеи и библиотеки, организации
Российской академии наук)
2.11.13.3. Централизованное хранение страхового фонда
осуществляет федеральный государственный архив - Центр хранения
страхового фонда (ЦХСФ).
Хранение страхового фонда государственного архива субъекта
Российской Федерации и муниципального архива может осуществлять
специальное архивохранилище, расположенное на территории субъекта
Российской Федерации.
Разрешение на передачу страхового фонда в ЦХСФ дает специально
уполномоченный федеральный орган исполнительной власти в сфере
архивного дела по результатам рассмотрения докладной записки
федерального государственного архива или уполномоченного органа
исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере
архивного дела о готовности к отправке страховых копий.
Разрешение на передачу страхового фонда в специальное
архивохранилище, расположенное на территории субъекта Российской
Федерации, государственному архиву субъекта Российской Федерации и
муниципальному архиву дает уполномоченный орган исполнительной
власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела на
основании докладной записки архива о готовности к отправке
страховых копий.
Прием-передача страхового фонда осуществляется на основании
приказа соответствующего уполномоченного органа исполнительной
власти в сфере архивного дела актом установленной формы, к
которому прилагаются:
описи особо ценных дел, документов или копии описей дел,
документов, с которых изготовлен страховой фонд, или перечень
номеров особо ценных дел, документов (номерник);
описи передаваемого страхового фонда;
акты технического состояния копий страхового фонда;
сопроводительные документы на транспортную тару.
Страховые копии в порядке расположения их в описи страхового
фонда помещаются в соответствующую тару для транспортировки,
имеющую порядковую нумерацию в пределах отправляемой партии, и
направляются в опломбированных контейнерах. В сопроводительном
документе на транспортную тару указывается ее количество и число
страховых копий в ней, ставятся подписи должностных лиц,
ответственных за передачу.
Акты приема-передачи с приложениями помещаются в отдельную
упаковку с пометкой "Сопроводительные документы".
Оплата расходов по отправке страхового фонда производится
отправителем.
Страхование документов Архивного фонда
Российской Федерации
2.11.14. Страхование документов Архивного фонда Российской
Федерации направлено на обеспечение их сохранности, возмещение
ущерба в случае кражи, утраты, повреждений и иного возможного
ущерба.
Страхованию подлежат:
документы Архивного фонда Российской Федерации, а также
подлежащие возвращению их копии, вывозимые за рубеж для
экспонирования на выставках, реставрации или с другими целями;
уникальные документы, предоставляемые для экспонирования на
выставках внутри страны.
В исключительных случаях, под обязательство в договоре о
возмещении организаторами выставки ущерба в случае утраты или
порчи, уникальные документы могут экспонироваться без страхования
на организуемых в Российской Федерации выставках.
Страховая оценка документов Архивного фонда Российской
Федерации проводится в архиве комиссионно.
Категория ценности документов Архивного фонда Российской
Федерации и размер их страховой оценки устанавливаются на основе
специальных методических разработок.
Результаты страховой оценки документов Архивного фонда
Российской Федерации оформляются актом страховой оценки архивных
документов, который представляется в соответствующий
уполномоченный орган исполнительной власти в сфере архивного дела.
Оформление временного вывоза документов Архивного фонда
Российской Федерации за рубеж
2.11.15. Для рассмотрения вопроса о возможности временного
вывоза документов Архивного фонда Российской Федерации архив
представляет в специально уполномоченный федеральный орган
исполнительной власти в сфере архивного дела:
копию договора о проведении выставки, реставрационных или
других работ;
перечень документов Архивного фонда Российской Федерации
установленной формы, предназначенных к временному вывозу;
копии страхового полиса, гарантии принимающей стороны и
государственных органов страны назначения в отношении сохранности
и возврата временно вывозимых культурных ценностей;
письменное подтверждение удовлетворительного физического
состояния документов Архивного фонда Российской Федерации,
позволяющего их транспортировать и демонстрировать, а также
наличия их страховых копий;
разрешение уполномоченного органа исполнительной власти
субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела (только для
государственных архивов субъектов Российской Федерации);
разрешение органа местного самоуправления (только для
муниципального архива);
другие необходимые документы в соответствии с установленным
порядком.
В соответствии с установленным порядком государственной
экспертизы и контроля за вывозом и ввозом культурных ценностей для
получения свидетельства на право вывоза культурных ценностей с
территории Российской Федерации указанные документы вместе с
заключением специально уполномоченного федерального органа
исполнительной власти в сфере архивного дела и другими
необходимыми документами представляются в специально
уполномоченный федеральный орган исполнительной власти в сфере
государственного контроля за вывозом из Российской Федерации и
ввозом на ее территорию культурных ценностей.
Для продления в особых случаях срока временного вывоза
документов Архивного фонда Российской Федерации архив представляет
в специально уполномоченный федеральный орган исполнительной
власти в сфере государственного контроля за вывозом из Российской
Федерации и ввозом на ее территорию культурных ценностей:
копию договора о продлении срока выставки, реставрационных или
других работ;
копии страхового полиса, гарантии принимающей стороны и
государственных органов страны назначения в отношении сохранности
и возврата временно вывозимых культурных ценностей;
заключение специально уполномоченного федерального органа
исполнительной власти в сфере архивного дела;
другие необходимые документы в соответствии с установленным
порядком.
Обеспечение сохранности архивных документов
при чрезвычайных ситуациях
2.11.16. К чрезвычайным ситуациям относятся обстоятельства,
при которых невозможно выполнение архивом в полном объеме
возложенных на него задач в соответствии с требованиями настоящих
Правил и других нормативных правовых актов, создается угроза жизни
и здоровью людей, сохранности архивных документов архива.
К чрезвычайным ситуациям относятся:
объявление степеней готовности гражданской обороны;
введение в действие планов гражданской обороны;
объявление в государстве (регионе, городе) режима
чрезвычайного положения;
пожар, техногенные катастрофы и стихийные бедствия, повлиявшие
на жизнедеятельность архива;
исчезновение или порча архивных документов, хищение или порча
имущества в результате проникновения в архив посторонних людей или
других противоправных действий;
аварии систем жизнеобеспечения архива, а также здания архива;
снятие охраны архива;
другие обстоятельства, вынуждающие руководство архива принять
решение об изменении режима работы архива или приостановлении его
деятельности.
С учетом возможных чрезвычайных ситуаций архив разрабатывает и
при необходимости периодически пересматривает планы конкретных
мероприятий и другие нормативные документы о работе в чрезвычайных
ситуациях.
Планы и другие документы по мобилизационной подготовке,
гражданской обороне архива разрабатываются в установленном
порядке.
Планы мероприятий архива на случай чрезвычайных ситуаций, не
относящиеся к мобилизационной подготовке и гражданской обороне,
должны согласовываться с организационными и распорядительными
документами архива, разработанными по линии мобилизационной
подготовки и гражданской обороны.
С содержанием планов мероприятий и других нормативных
документов, определяющих работу архива при чрезвычайных ситуациях,
должны быть ознакомлены работники архива в части, их касающейся, с
обязательным выполнением требований, установленных в отношении
доступа к сведениям, составляющим государственную тайну.
Выполнение в архиве мероприятий, предусмотренных планами
мобилизационной подготовки и гражданской обороны, осуществляется
согласно этим планам в установленном порядке.
III. ОРГАНИЗАЦИЯ УЧЕТА ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И ДРУГИХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВЕ
3.1. Определение количества и состава документов Архивного
фонда Российской Федерации и других архивных документов в архиве в
установленных единицах учета и отражение этого количества и
состава в учетных документах обеспечивает организационную
упорядоченность и возможность адресного поиска архивных
документов, контроля за их наличием и состоянием.
Архив осуществляет государственный учет архивных документов.
Состав и порядок ведения документов государственного учета
архивных документов, в том числе формы паспорта архива и паспорта
источника комплектования архива, и порядок их представления
устанавливаются Регламентом государственного учета документов
Архивного фонда Российской Федерации.
Учету подлежат:
хранящиеся в архиве архивные документы, в том числе
неописанные и непрофильные для данного архива, а также страховые
копии архивных документов и копии фонда пользования, описи дел и
документов;
документы Архивного фонда Российской Федерации, а также
документы по личному составу, хранящиеся в источниках
комплектования архива.
Учет производится путем присвоения архивным документам
(единицам хранения/единицам учета) учетных номеров, являющихся
составной частью архивных шифров.
Архивный шифр (обозначение, наносимое на каждую единицу
хранения с целью обеспечения ее учета и идентификации) состоит из
следующих элементов: сокращенного названия архива (его официальной
аббревиатуры) и номеров: архивного фонда, описи дел, документов,
единицы хранения, единицы учета.
В состав архивного шифра единицы хранения аудиовизуальных
документов включаются также обозначения (буквенные и цифровые)
элемента комплекта, размера негатива, вида носителя звуковой
информации; единицы хранения электронных документов - формата
записи и вида носителя информации.
3.1.1. Документы Архивного фонда Российской Федерации,
одновременно входящие в состав Музейного фонда Российской
Федерации, учитываются в соответствии с порядком, установленным
настоящими Правилами и порядком, установленным специально
уполномоченным федеральным органом исполнительной власти для
Музейного фонда Российской Федерации.
Документы Архивного фонда Российской Федерации, одновременно
входящие в состав библиотечных фондов, учитываются в соответствии
с настоящими Правилами и порядком, установленным специально
уполномоченным федеральным органом исполнительной власти для
библиотечных фондов Российской Федерации.
3.2. Учет архивных документов в государственном архиве,
государственном и муниципальном музее, библиотеке, организации
Российской академии наук осуществляется специальным подразделением
или возлагается на специально выделенного работника.
В архивохранилище государственного архива, организации
Российской академии наук назначается работник, ответственный за
учет архивных документов архивохранилища.
Учет архивных документов, хранящихся в источниках
комплектования архива, осуществляется специальным подразделением
архива или возлагается на специально выделенного работника,
ответственных за организацию комплектования архива архивными
документами.
Учет архивных документов в муниципальном архиве и архивных
документов, хранящихся в его источниках комплектования,
осуществляют заведующий муниципальным архивом и/или специально
выделенный работник.
Записи в учетные документы вносятся только работниками,
ответственными за учет.
3.2.1. В архиве разрабатываются порядок и схема учета архивных
документов.
Порядок учета архивных документов определяет состав учетных
документов и учетных баз данных, ведущихся централизованно и в
каждом архивохранилище;
закрепляет последовательность выполнения работ по учету. Схема
учета архивных документов в графической форме фиксирует порядок
учета.
Порядок и схема учета архивных документов в архиве
утверждаются приказом руководителя (заведующего) архива(ом).
3.2.2. Учетные документы, кроме описей дел, документов,
предназначены для служебного пользования и пользователям не
выдаются. В отдельных случаях по решению руководства архива может
быть выдано дело фонда.
3.2.3. Хранение учетных документов осуществляется в
установленном порядке (см. п. 2.11.4.1.3).
Единицы учета архивных документов
3.3. Основными единицами учета архивных документов независимо
от вида носителя, способа и техники закрепления информации
являются архивный фонд и единица хранения.
Аудиовизуальные и электронные документы учитываются также по
единицам учета.
Архивные документы личного происхождения, прошедшие только
первичную обработку, учитываются по документам или листам.
Неупорядоченные архивные документы (россыпь) учитываются из
расчета 150 листов в одной условной единице хранения.
3.3.1. В целях настоящих Правил используются следующие понятия:
единица хранения - физически обособленные архивный документ
или архивные документы;
единица хранения архивных документов на бумажной основе - дело
- отдельный(е) архивный(е) документ(ы), заключенный(е) в
обособленную обложку, папку;
единица хранения кинодокументов - физически обособленный рулон
кинопленки или магнитной ленты с записью изобразительной и/или
звуковой информации;
единица хранения фотодокументов - физически обособленный кадр
(негатив, дубль-негатив, позитив, слайд (диапозитив), несколько
кадров панорамной съемки, фотоотпечаток, рулон диафильма,
фотоальбом;
единица хранения фонодокументов - физически обособленные рулон
кинопленки, магнитной или бумажной ленты, кассета, восковой валик,
диск с записью звуковой информации;
единица хранения видеодокументов - физически обособленные
рулон магнитной ленты, кассета, диск с записью изобразительной и
звуковой информации;
единица хранения электронных документов - физически
обособленный носитель с записью части электронного документа,
одного или нескольких электронных документов;
единица учета кинодокументов - часть единицы хранения, одна
или несколько единиц хранения с записью определенного фильма,
журнала, спецвыпуска, сюжета и т.п.;
единица учета фотодокументов - одна или несколько единиц
хранения с записью определенного диафильма;
единица учета фонодокументов - часть единицы хранения, одна
или несколько единиц хранения с записью звуковой информации об
определенном событии, произведении литературы и искусства
(нескольких произведений литературы и искусства, объединенных по
авторскому, тематическому или другим признакам) и т.п.;
единица учета видеодокументов - часть единицы хранения, одна
или несколько единиц хранения с записью определенного сюжета,
произведения литературы и искусства (нескольких произведений
литературы и искусства, объединенных по авторскому, тематическому
или другим признакам) и т.п.;
единица учета электронных документов - часть единицы хранения,
одна или несколько единиц хранения с записью части электронного
документа, одного или нескольких электронных документов.
Система учетных документов архива
3.4. В архиве ведутся основные (обязательные) и
вспомогательные учетные документы. Состав и формы основных учетных
документов (кроме паспорта архивохранилища) определены настоящими
Правилами. Состав и формы вспомогательных учетных документов
определяются архивом самостоятельно.
3.4.1. В состав основных (обязательных) учетных документов
архива входят:
книга учета поступлений документов (приложение N 5) - для
учета каждого поступления архивных документов в архив, а также
количества и состава архивных документов, поступивших на хранение
за определенный хронологический период времени; состояния их
описания;
список фондов (приложение N 6) - для регистрации принятых на
хранение архивных фондов, присвоения им номеров, учета количества
архивных фондов, находящихся на хранении и выбывших;
лист фонда - для учета в рамках архивного фонда количества и
состава описей дел, документов и их нумерации, количества и
состава архивных документов, состояния их описания, динамики
изменений по каждой описи дел, документов и архивному фонду в
целом, фиксации изменений в названии архивного фонда;
лист учета аудиовизуальных документов - для учета количества
аудиовизуальных документов определенного вида при их нефондовой
организации; учета и нумерации описей аудиовизуальных документов,
динамики их изменений;
опись дел, документов (приложения N N 7 - 8) - для
поединичного и суммарного учета архивных документов, закрепления
порядка их систематизации, учета изменений в составе и объеме
архивных документов, включенных в данную опись;
реестр описей дел, документов - для регистрации описей дел,
документов, учета их количества и состава;
инвентарная книга учета дел, имеющих в оформлении или в
приложении к ним драгоценные металлы и камни - для поединичного и
суммарного учета состава и состояния таких дел;
паспорт архивохранилища (произвольной формы) - для суммарного
учета архивных фондов и архивных документов данного
архивохранилища;
лист учета и описания уникального документа;
список фондов, содержащих особо ценные документы;
опись особо ценных дел, документов или перечень номеров особо
ценных дел (номерник);
реестр описей особо ценных дел, документов;
книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования;
опись страхового фонда;
дело фонда - комплекс документов по истории источника
комплектования (фондообразователя) и архивного фонда, ведущийся на
каждый архивный фонд, объединенный архивный фонд и архивную
коллекцию; при нефондовой организации аудиовизуальных и
электронных документов - дело организации - сдатчика документов;
лист-заверитель дела - для учета количества листов в деле
(приложение N 3);
внутренняя опись документов дела - для дел, в состав которых
входят уникальные документы.
3.4.2. В состав вспомогательных учетных документов архива
входят:
карточки и книги движения фондов, описей дел, документов,
книги учета документов, переданных в другие архивы, книги учета
фондов и документов, выделенных к уничтожению, книги повидового
учета документов и др.
Архив вправе вести другие вспомогательные учетные документы,
которые включаются в схему учета документов.
Вспомогательные учетные документы могут вестись на бумажном
и/или электронном носителе.
Общие требования к учетным документам архива
3.5. Учет архивных документов периода до 1917 г. ведется
раздельно от учета архивных документов периода после 1917 г. с
самостоятельной порядковой нумерацией фондов. Исключение
составляют специализированные архивы, хранящие архивные документы
личного происхождения и аудиовизуальную документацию.
Номера архивных фондов периода после 1917 г. в архиве должны
иметь индекс "Р", отделяемый от цифрового обозначения номера
архивного фонда чертой (Р-1, Р-2 и т.д.).
Номера архивных фондов ликвидированного партийного архива,
включенных в состав архивных фондов государственного архива
субъекта Российской Федерации, должны иметь индекс "П", отделяемый
от цифрового обозначения номера архивного фонда чертой (П-1, П-2 и
т.д.).
Перенумерация архивных фондов производится в исключительных
случаях и только с разрешения соответствующего уполномоченного
органа исполнительной власти в сфере архивного дела.
3.5.1. Изменения в учетные документы вносятся только на
основании соответствующих актов (см. п. п. 3.7.1, 3.7.2, 3.7.3),
утвержденных в установленном порядке.
После внесения изменений в учетные документы акты помещаются в
дело фонда, при нефондовой организации архивных документов - в
дело организации - сдатчика документов.
Акты нумеруются в деле фонда по видам актов в валовом порядке;
при нефондовой организации архивных документов - в деле
организации - сдатчика документов.
3.5.2. В книгу учета поступлений документов (приложение N 5)
последовательно вносятся все первичные и повторные поступления
архивных документов. Каждое поступление в пределах отчетного года
получает порядковый номер в валовой последовательности.
Ежегодно на 1 января подводится итог количества поступивших за
год архивных документов.
3.5.3. В список фондов (приложение N 6) архивный фонд
записывается только один раз, при первом поступлении в архив. Не
допускается внесение архивного фонда в список фондов ранее
поступления его архивных документов на хранение.
Номер, присвоенный архивному фонду по списку фондов, является
его учетным номером, сохраняется за ним во всех учетных
документах.
В специализированном архиве документов по личному составу к
номеру архивного фонда, присвоенному комплексу документов по
личному составу фондообразователя, через дробь добавляется номер
архивного фонда, за которым учтена документация по основной
деятельности фондообразователя.
Для учета архивных фондов используются номера в валовой
последовательности, а также "свободные номера" - номера архивных
фондов, архивные документы которых ранее были выделены к
уничтожению в установленном порядке или включены в состав
объединенных архивных фондов, и которые ранее не использовались.
Номера утраченных, переданных в другие архивы архивных фондов,
а также номера архивных фондов, вошедших в состав объединенного
архивного фонда, архивные документы которых ранее использовались,
не могут быть присвоены вновь поступившим архивным фондам.
Объединенные архивные фонды и архивные коллекции учитываются
на общих основаниях. Объединенному архивному фонду, образованному
из архивных фондов, ранее учтенных самостоятельно, присваивается
номер одного из архивных фондов, включенных в его состав.
Название архивного фонда вносится в список фондов на основании
исторической справки или титульного листа описи дел, документов.
Название архивного фонда состоит из полного и (в скобках)
официально принятого сокращенного названия фондообразователя с
указанием его подчиненности, местонахождения, крайних дат
существования. Если название фондообразователя менялось, то в
списке фондов указывается его последнее название в рамках периода,
за который приняты архивные документы.
Название объединенного архивного фонда состоит из обобщенного
названия включенных в него архивных фондов, из названия
руководящей организации и обобщенного названия подчиненных ей
организаций, из перечня названий сменявших друг друга организаций.
Конкретные названия всех организаций, архивные документы которых
вошли в объединенный архивный фонд, а также их переименования
указываются в листе фонда.
Название архивного фонда личного происхождения состоит из
фамилии и инициалов лица, его псевдонима, титула, ранга, звания;
название архивного фонда семьи или рода - из фамилий и инициалов
главных членов семьи или рода и их титулов, рангов, званий.
Фамилии, имена, отчества, титулы, ранги, звания, родственные
отношения всех членов семьи или рода указываются в листе фонда.
В названии архивной коллекции указывается признак (признаки)
ее формирования, а при необходимости - и ее составитель (прежний
владелец, собиратель коллекции).
Ежегодно на 1 января к списку фондов составляется итоговая
запись о количестве архивных фондов, поступивших и выбывших в
течение года, и общем количестве архивных фондов, находящихся на
хранении в архиве.
Список фондов заключается в твердую обложку, листы нумеруются,
составляется лист-заверитель.
Перепечатка списка фондов осуществляется только с разрешения
соответствующего уполномоченного органа исполнительной власти в
сфере архивного дела. В этом случае в список фондов обязательно
вносятся номера, названия и основания выбытия всех архивных
фондов, номера которых занимать запрещается.
3.5.4. Лист фонда составляется на каждый архивный фонд. В нем
учитываются все архивные документы архивного фонда, включая
неописанные и секретные.
Лист фонда может быть пересоставлен только в случае, если он
неисправимо поврежден или перестает отражать фактическое состояние
и объем архивного фонда, после переработки архивного фонда или
создания объединенного архивного фонда, уточнения истории
фондообразователя. В случае пересоставления листа фонда ранее
действовавший лист фонда помещается в дело фонда. В верхнем правом
углу обоих листов фонда делаются отметки: "Лист пересоставлен" с
указанием даты пересоставления, должности и подписи лица,
ответственного за учет.
Листы фондов хранятся в порядке номеров архивных фондов в
папке. К каждой папке составляется лист-заверитель, где
указываются начальные и конечные номера архивных фондов и общее
количество архивных фондов, листы которых находятся в папке.
К листам фондов ведутся указатели для оперативного поиска в
архиве архивных документов той или иной организации.
3.5.5. Листы учета аудиовизуальных документов составляются при
нефондовой организации архивных документов раздельно на различные
виды кинофотофоно- и видеодокументов. Порядок нумерации и хранения
листов учета аудиовизуальных документов аналогичен порядку
нумерации и хранения листов фондов.
3.5.6. В описи дел, документов (приложения N N 7 - 8) единицы
хранения/единицы учета учитываются в соответствии с их
систематизацией за порядковыми учетными номерами.
Номера дел с текстовой сопроводительной документацией к
аудиовизуальным документам должны соответствовать учетным номерам
аудиовизуальных документов.
Описям дел, документов присваиваются учетные номера по листу
фонда; при нефондовой организации архивных документов - по листу
учета аудиовизуальных документов определенного вида.
Не допускается присвоение описям дел, документов одинаковых
учетных номеров, за исключением случаев, предусмотренных п. 3.7.7.
В конце описи дел, документов во всех ее экземплярах делается
итоговая запись, в которой указывается количество находящихся на
хранении единиц хранения/единиц учета, первый и последний номера
единиц хранения/единиц учета по описи, оговариваются имеющиеся
пропуски номеров, литерные номера, выбывшие единицы и основание их
|
