|
Стр. 1
Утратил силу- ПРИКАЗ ГТК РФ от 09.03.99 N 150
ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТАМОЖЕННЫЙ КОМИТЕТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПРИКАЗ
от 28 февраля 1996 г. N 110
О ТИПОВОЙ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ И РАБОТЕ
АРХИВА В РЕГИОНАЛЬНЫХ ТАМОЖЕННЫХ УПРАВЛЕНИЯХ
(в ред. Приказа ГТК РФ от 29.01.97 N 33)
В целях улучшения организации документационного обеспечения и
работы архивов в региональных таможенных управлениях приказываю:
1. Утвердить и ввести в действие с 01.07.96 согласованную с
Росархивом Типовую инструкцию по делопроизводству и работе архивов
в региональных таможенных управлениях (прилагается).
2. Начальникам региональных таможенных управлений обеспечить
организацию делопроизводства и работу архивов в соответствии с
указанной Типовой инструкцией.
3. Региональному таможенному управлению по эксплуатации
объектов таможенной инфраструктуры и социальному развитию
(А.Д. Листопад) обеспечить тиражирование необходимого количества
экземпляров указанной Инструкции.
4. Управлению делами (В.И. Борисов) обеспечить контроль за
исполнением настоящего Приказа.
Председатель ГТК России
А.С.КРУГЛОВ
Приложение
к Приказу ГТК России
от 28 февраля 1996 г. N 110
ТИПОВАЯ ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ И РАБОТЕ АРХИВА В РЕГИОНАЛЬНЫХ
ТАМОЖЕННЫХ УПРАВЛЕНИЯХ
(в ред. Приказа ГТК РФ от 29.01.97 N 33)
1. Общие положения
1.1. Типовая инструкция по делопроизводству и работе архива в
региональных таможенных управлениях <*> подготовлена с целью
совершенствования на единой основе документационного обеспечения
управления и повышения его эффективности путем унификации состава,
форм управленческих документов и технологии работы с ними <**>.
--------------------------------
<*> В дальнейшем тексте - таможенные управления (таможенное
управление).
<**> Под документационным обеспечением управления понимается
создание документированной информационной базы на различных
носителях для использования управленческим аппаратом в процессе
реализации его функций.
Инструкция устанавливает общие требования к документированию
управленческой деятельности и организации работы с документами в
таможенных управлениях <*>.
--------------------------------
<*> Порядок работы с секретными документами, документами с
грифом "Для служебного пользования" (включая правила учета,
хранения и использования печатей, штампов, бланков) и другой
специфической документации регламентируется специальными
нормативными актами.
1.2. Положения настоящей Инструкции распространяются как на
традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с
документами, создаваемыми при помощи средств вычислительной
техники, машиночитаемые и др., независимо от их носителей.
Компьютерные (автоматизированные) технологии обработки
документной информации должны отвечать требованиям настоящей
Инструкции.
1.3. Документационное обеспечение управления, контроль за
соблюдением в отделах таможенного управления единой системы
делопроизводства, методическое руководство работой с документами и
обучение работников основам делопроизводства возлагаются на отдел
документационного обеспечения (Приложение 1 <*>).
--------------------------------
<*> Не приводится.
(в ред. Приказа ГТК РФ от 29.01.97 N 33)
Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение
установленных правил и порядка работы с документами в отделах
таможенного управления возлагается на их руководителей.
Руководитель отдела определяет ответственного за ведение
делопроизводства, который обеспечивает учет и прохождение
документов в установленные сроки, информирует руководство о
состоянии их исполнения (Приложение 2).
Передача документов, их копий работникам сторонних организаций
допускается с разрешения руководства управления или отдела.
При уходе работника в отпуск, выбытии в командировку,
увольнении или перемещении имеющиеся у него документы по указанию
руководителя отдела передаются другому работнику.
1.4. Задачи, функции, порядок работы отдела документационного
обеспечения регламентируются положением (Приложение 1).
(в ред. Приказа ГТК РФ от 29.01.97 N 33)
Права, обязанности и ответственность работников
делопроизводства определяются должностными инструкциями
(Приложение 3 <*>).
--------------------------------
<*> Не приводится.
2. Документация таможенного управления
2.1. Деятельность таможенного управления обеспечивается
системой взаимоувязанных управленческих документов, составляющих
его документационную базу. Состав документационной базы
определяется компетенцией управления, порядком разрешения вопросов
(единоначальный или коллегиальный), объемом и характером
взаимосвязей между управлением и ГТК России, таможнями,
таможенными постами и сторонними организациями.
2.2. Таможенные управления издают следующие нормативно -
распорядительные акты: приказы, указания, инструкции, положения,
протоколы, иные документы в соответствии с их компетенцией.
Установленные указанными актами нормы, требования и правила
могут быть отменены или изменены только путем издания новых
распорядительных актов. Запрещается применять в этих целях такой
вид документов, как письма.
Использование в этих целях телеграмм, телетайпограмм,
факсограмм, телефонограмм допускается только в случае принятия
безотлагательных мер и при условии обязательного последующего
издания соответствующих нормативных актов по данному вопросу.
2.3. В целях эффективного использования средств вычислительной
техники (ВТ) устанавливаются единые правила оформления документов
и их реквизитов, проводится унификация состава, форм документов, а
также процессов работы с документами.
3. Правила подготовки и оформления документов
3.1. Документирование управленческой деятельности
Документирование управленческой деятельности заключается в
фиксации на бумаге или других носителях по установленным правилам
управленческих действий, т.е. в создании управленческих
документов.
Документирование осуществляется на естественном языке
(рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы,
телефонограммы, телетайпограммы и т.д.), а также при использовании
ВТ - на машинном языке.
Документ должен иметь следующие реквизиты: наименование
Государственного таможенного комитета Российской Федерации,
наименование таможенного управления - автора документа, название
вида документа <*>, заголовок к тексту, дату, индекс, текст, визы,
подпись, отметку об исполнении документа и направлении его в
дело.
--------------------------------
<*> На письмах не указывается.
В процессе подготовки и оформления состав реквизитов
дополняется другими реквизитами <*>, если того требуют назначение
документа, его обработка и т.д.
--------------------------------
<*> Индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес,
номера абонентского телеграфа и телефона, место составления или
издания, ссылка на индекс и дату входящего документа, адресат,
грифы утверждения и внешнего согласования, отметки о наличии
приложения, заверении копий, о поступлении, переносе данных на
машинный носитель, фамилия исполнителя и номер его телефона (для
писем обязательно), печать, резолюция и др.
3.2. Бланки документов
Документы должны оформляться на бланках, иметь установленный
комплекс реквизитов и стабильный порядок их расположения <*>.
--------------------------------
<*> Расположение реквизитов на бланках организационно -
распорядительных документов должно соответствовать ГОСТ 6.38-90.
"Унифицированные системы документации. Система организационно -
распорядительной документации. Требования к оформлению
документов".
Устанавливается два вида бланков: бланк для писем
(Приложение 4) и общий бланк (Приложение 5) для других видов
организационно - распорядительных документов (приказы, указания,
протоколы и др.).
Бланки документов изготавливаются на бумаге форматов А4
(210 x 297 мм) и А5 (148 x 210 мм).
Бланки каждого вида изготавливаются на основе углового
(являющегося наиболее рациональным и экономичным вариантом) или
продольного расположения реквизитов.
Бланки документов должны иметь поля, мм:
левое - 20,
верхнее - не менее 10,
правое и нижнее - не менее 8.
Бланки документов печатаются на белой бумаге или бумаге
светлых тонов красками насыщенного цвета, позволяющими
тиражировать документы с помощью средств оперативной полиграфии.
При печатании на бланках трафаретных частей текста основания
смежных строк, в которые вносится машинописный текст,
располагаются на расстоянии, кратном межстрочному интервалу
пишущих машин.
Ограничительные отметки для полей и отдельных реквизитов
наносятся на бланк в виде уголков.
Документы, создаваемые от имени двух или более организаций,
оформляются без бланка.
3.3. Оформление реквизитов документов
3.3.1. Изображение Государственного герба
Изображение Государственного герба помещается на верхнем поле
распорядительных документов (приказ, указание) и письма. Диаметр
изображения - не более 20 мм.
3.3.2. Наименование Комитета, таможенного управления - автора
документа и структурного подразделения.
Наименование Комитета и управления указываются в точном
соответствии с положениями о них. Сокращенные наименования
применяются только в том случае, если они официально зафиксированы
в положениях о Комитете и управлении. Сокращенные наименования
помещаются на бланке вслед за полным.
Наименование структурного подразделения указывается только на
оформленных не на бланках внутренних документах (докладная и
объяснительная записки, справка и др.).
3.3.3. Изображение эмблемы таможенного органа располагается на
уровне наименования таможенного управления.
3.3.4. При оформлении реквизита "Индекс предприятия связи,
почтовый и телеграфный адрес, номера абонентского телеграфа и
телефона" следует указывать справочный номер телефона (справочная
служба, отдел документационного обеспечения и т.п.).
3.3.5. Название вида документа
Название вида документа должно соответствовать компетенции
таможенного управления, содержанию документируемого
управленческого действия, а также табелю унифицированных форм
документов (УФД), разрабатываемому Управлением делами ГТК России и
утверждаемому руководством Комитета.
3.3.6. Дата документа
Датой документа, является дата его подписания; для документа,
принимаемого коллегиальным органом, - дата его принятия; для
утверждаемого документа - дата утверждения, для протокола - дата
проведения заседания.
Документы вступают в силу с момента их подписания (или
утверждения), если в тексте или законодательством не предусмотрена
другая дата.
Даты подписания, утверждения, согласования документа, а также
даты, содержащиеся в тексте, оформляются цифровым способом.
Элементы даты приводятся арабскими цифрами в одну строку в
последовательности: число, месяц, год. Например: 25.07.95. При
ссылке в тексте на правовой акт или иной документ дата оформляется
следующим образом: письмо __________ от 31.07.95 N _____.
Если порядковый номер месяца или числа состоит из одной цифры,
то перед ними проставляется ноль, например: 02.08.95.
Все отметки на документе, связанные с его прохождением и
исполнением, датируются и подписываются.
3.3.7. Индекс документа
Индекс документа состоит из порядкового номера в пределах
регистрируемого массива документов, который дополняется индексами
дел (п. 8.7).
Составные части индекса отделяются.
3.3.8. Ссылка на индекс и дату входящего документа включает
индекс и дату документа, на который дается ответ.
3.3.9. Реквизит "Место составления или издания" оформляется в
соответствии с классификатором "Система обозначений объектов
административно - территориального деления, а также населенных
пунктов" (СОАТО). Сокращение "г" при обозначениях "Москва" и
"Санкт - Петербург" в данном реквизите не употребляется.
3.3.10. Реквизит "Гриф ограничения доступа к документу" ("Для
служебного пользования" и др.) с указанием номера экземпляра
размещается в верхнем правом углу первой страницы документа выше
реквизитов "Адресат" или "Гриф утверждения".
3.3.11. Адресование документа
Документы адресуют в организации, их структурные подразделения
или конкретному должностному лицу.
При адресовании документа в организацию или ее структурное
подразделение без указания должностного лица их наименования
пишутся в именительном падеже. Например:
Минкультуры России
Управление делами
или
РАО "Газпром"
Управление планирования
производства и статотчетности
При направлении документа должностному лицу название
организации указывается в именительном падеже, а должность и
фамилия адресата - дательном. Например:
Минобразование России
Управление делами
Ведущему специалисту
Петрову А.И.
При адресовании документа руководителю организации ее
наименование входит в состав наименования должности адресата.
Например:
Генеральному директору
СП "Гранэл"
Танченко Н.И.
или
Президенту ГП "Роснефть"
Путилову А.Е.
При адресовании документа в несколько однородных организаций
их названия указываются обобщенно. Например:
Начальникам финансовых
отделов организаций
Роскомторга
или
Начальникам таможен и
таможенных постов
В состав реквизита "Адресат" входит почтовый адрес. При
отправке в областные, краевые центры и столицы республик в начале
адреса указываются название города, наименование предприятия связи
(почтамта, узла связи) или номер отделения связи, обсуживающего
адресата; при адресовании в Москву, Санкт - Петербург и Сочи перед
номером отделения связи, кроме того, проставляется заглавная буква
алфавита, присвоенная предприятию связи указанных городов,
например, "Москва, Д-423".
При адресовании в города и районные центры в начале адреса
указывается название области (края, республики); затем
наименование города или райцентра, где находится предприятие
связи, которое должно вручить почтовое отправление, а там, где
отделения связи имеют номер, то и номер этого отделения.
Если населенный пункт по административному делению ниже
районного центра, то после названия области (края, республики)
указываются перед его наименованием названия района, отделения
связи, а в пункты, имеющие разноименные наименования с отделением
связи, кроме того, названия деревни, села, поселка и т.п.
Далее в адресе пишутся название улицы, номер дома и
наименования предприятия, организации, учреждения.
Полный почтовый адрес указывается при направлении документа
разовым корреспондентам. Например:
Редакция журнала "Новый мир"
103806, ГСП, Москва, К-6,
Малый Путинковский пер.,
д. 1/2
или
АООТ "Мурманскнефтепродукт"
183010, г. Мурманск,
ул. Халтурина, д. 1
Документ не должен содержать более четырех адресатов, каждый
экземпляр такого документа должен быть подписан.
При направлении документа более чем в 4 адреса составляется
список на рассылку и на каждом документе проставляется только один
адресат. В этом случае подписывается лишь один экземпляр, который
затем размножается в количестве, необходимом для рассылки всем
заинтересованным организациям.
Адрес не проставляется на документах, направляемых в ГТК
России и постоянным корреспондентам; в эти случаях применяются
конверты с заранее напечатанными адресами.
При адресовании документа частному лицу вначале указываются
почтовый адрес, затем фамилия и инициалы получателя. Например:
119115, Москва,
ул. Остоженка,
д. 11, кв. 5
гр. Карпухину А.Е.
3.3.12. Утверждение документа
Документы утверждаются начальником управления или его
заместителями.
Утверждение документов производится проставлением грифа
утверждения или изданием распорядительного документа (в тех
случаях, когда требуются дополнительные предписания и
разъяснения).
Грифы утверждаются следующим образом:
УТВЕРЖДАЮ
Начальник Московского
таможенного управления
А.М.Староха
26.07.95
или
УТВЕРЖДЕНО
Приказ Московского
таможенного управления
16.03.95 N 88
Гриф утверждения располагается в верхнем правом углу
документа.
3.3.13. Резолюция
В резолюции даются указания по исполнению документа. В состав
резолюции входят следующие элементы: фамилия исполнителя
(исполнителей), содержащие поручения, срок исполнения, подпись,
дата.
Если указание изложено на бланке - резолюции или отдельном
листке, приложенном к документу, на нижнем поле этого листка
указываются номер и дата документа, к которому относится
резолюция.
В случаях, когда поручение дано нескольким должностным лицам,
основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым,
если не оговорено иное. Ему предоставляется право созыва
соисполнителей и координации их работы.
На документах, не требующих дополнительных указаний по
исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции
указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.
3.3.14. Заголовок к тексту документа
Заголовок к тексту документа - краткое изложение содержания
документа. Он должен быть максимально кратким, точно передавать
смысл текста.
Заголовок должен грамматически согласовываться с названием
документа. Например: приказ (о чем) о порядке выдачи сертификатов
подтверждения качества, карточка (чего?) учета движения основных
средств.
На документе формата А5 заголовок к тексту не указывается.
3.3.15. Отметка о контроле проставляется на документах,
подлежащих контролю, в виде штампа "Контроль" напротив реквизита
"Заголовок к тексту".
3.3.16. Текст документа
Текстом управленческого документа является выраженное
средствами делового языка содержание управленческих действий.
Текст должен содержать достоверную и аргументированную информацию.
Содержание увязывается с ранее изданными по данному вопросу
документами.
При ссылке в тексте на другой документ соблюдается следующая
последовательность: наименование документа; наименование органа,
издавшего документ; дата (издания, подписания, утверждения);
номер, заголовок к тексту.
Текст документа оформляется в виде связного текста, анкеты,
таблицы или соединения этих форм.
Сплошной связный текст документа содержит грамматически и
логически согласованную информацию об управленческих действиях и
применяется при составлении правил, положений, писем,
распорядительных документов.
Форма анкеты применяется при изложении цифровой или словесной
информации об одном объекте по определенному набору признаков.
Форма таблицы применяется при изложении цифровой или словесной
информации о нескольких объектах по ряду признаков.
3.3.17. Оформление приложений к документу
Приложения к документу могут быть трех видов:
приложения, утверждаемые или вводимые в действие
соответствующими распорядительными документами (приказами,
указаниями);
приложения, поясняющие или дополняющие содержание основного
документа;
приложения, являющиеся самостоятельными документами,
направляемые с сопроводительным письмом.
Приложения оформляются на стандартных листах и должны иметь
все необходимые для документа реквизиты.
Если документ имеет приложения, названные в тексте, то отметка
о них оформляется по форме: Приложение: на 10 л. в 3 экз.
Если приложения в тексте не названы, то перечисляются их
названия, количество листов и экземпляров каждого:
Приложение: 1. Штатное расписание ............... на 4 л. в 3 экз.
2. Смета расходов ................... на 3 л. в 3 экз.
При наличии нескольких приложений они нумеруются:
Приложение 1, Приложение 2 и т.д.
На приложении к распорядительному документу в верхнем правом
углу первого листа делается отметка с указание названия
распорядительного документа, его даты и номера. Например:
Приложение
к Приказу Московского
таможенного управление
22.03.95 N 93
Если в приложении к приказу даны документы другой организации
(например, инструкция Минфина России), то в верхнем правом углу
данного приложения делается соответствующая запись:
Приложение
к Приказу Московского
таможенного управления
02.02.95 N 4
(Инструкция Минфина России
от 22.12.94 N 305/27)
Если к документу прилагается документ, имеющий приложение, то
отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:
Приложение: письмо Минюста России от 17.02.94
N 01-4/172 и приложение к нему, всего на 7 л.
Если приложение направляется не во все указанные в документе
адреса, отметка о наличии приложения оформляется по форме:
Приложение: на 5 л. в 2 экз. в первый адрес.
Если приложения сброшюрованы, количество листов не
указывается. При большом количестве приложений на них составляется
отдельная опись, а в самом документе после текста указывается:
Приложение: согласно описи на ... л.
3.3.18. Подпись документа
Документы, направляемые таможенным управлением в ГТК России,
подписываются начальником управления или в его отсутствие -
заместителями.
Документы, направляемые сторонним организациям <*> от имени
управления, подписываются начальником управления или его
заместителями.
--------------------------------
<*> В данном пункте и последующем тексте "организация" -
обобщенное название учреждений, государственных и иных
предприятий, банков, и др. структур.
Документы, направляемые таможням и таможенным постам,
подписываются начальником управления, его заместителями, а также
начальниками отделов в соответствии с их компетенцией.
Подписание начальниками отделов управления нормативных актов
не допускается.
В состав подписи входят: наименование должности лица,
подписывающего документ; личная подпись и ее расшифровка <*>.
--------------------------------
<*> В документах, оформленных не на бланках, наименование
управления, отдела в реквизите "подпись" включается в состав
наименования должности.
Например:
Заместитель начальника
управления (подпись) Н.Н.Мельников
Документы коллегиальных органов (совета, коллегии и др.)
подписываются председательствующим на заседании коллегиального
органа и секретарем.
В документах, подготовленных комиссией, указываются не
должности лиц, составивших их, а распределение обязанностей в
составе комиссии.
При подписании документа несколькими должностными лицами их
подписи располагают одну под другой в последовательности,
соответствующей занимаемой должности.
При подписании документа несколькими лицами равных должностей
их подписи располагаются на одном уровне.
Если должностное лица, подпись которого заготовлена на проекте
документа, отсутствует, то документ подписывается лицом,
исполняющим его обязанности, или заместителем. При этом
указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и
его фамилия.
3.3.19. Внешнее согласование документа
Внешнее согласование документа оформляется соответствующим
грифом. Гриф согласования располагается ниже подписи на лицевой
стороне документа и включает в себя:
слово "СОГЛАСОВАНО";
наименование должности лица, с которым согласовывается
документ (включая наименование организации); личную подпись,
расшифровку подписи и дату согласования
или
название документа, подтверждающего согласование; его дату и
индекс.
Например:
СОГЛАСОВАНО
Заместитель начальника
Московского таможенного
управления
В.Г.Крылов
26.07.95
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания коллегии
Северо - Западного таможенного
управления
27.07.95 N 5
СОГЛАСОВАНО
Письмо Росархива
30.12.93 N 02-15/1247-Т
Грифы согласования располагаются ниже реквизита "Подпись" или
на отдельном "Листе согласования", если содержание документа
затрагивает интересы нескольких организации. На документе делается
отметка "Лист согласования прилагается".
Если документ имеет 2 грифа согласования, то они располагаются
на одном уровне, при большом количестве - их размещают двумя
вертикальными рядами.
Согласование в зависимости от содержания документа
осуществляется в следующей последовательности:
с организациями, интересы которых затрагивает содержание
документа;
при необходимости с органами, осуществляющими государственный
надведомственный контроль (надзор) в определенной области
(пожарный, санитарный, экологический и т.п.); с общественными
организациями;
с вышестоящими органами - в случаях, когда законодательством
предусматривается возможность совершения управленческих действий
только с согласия этих органов.
3.3.20. Визирование документа
При необходимости оценки целесообразности документа, его
обоснованности, соответствия действующему законодательству и
правовым актам проводится согласование документа.
Согласование проводится как внутри таможенного управления, так
и вне его.
Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта
документа должностным лицом. Виза включает в себя личную подпись,
ее расшифровку и дату визирования; при необходимости указывается
должность визирующего.
Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа,
излагаются на отдельном листе, о чем при визировании ставится
отметка "Замечания прилагаются".
Визы проставляются на экземплярах документов, остающихся в
таможенном управлении, на лицевой стороне последнего листа
документа ниже реквизита "подпись". Проекты приказов, указаний и
другие акты визируются на оборотной стороне последнего листа
первого экземпляра документа.
3.3.21. На документах, удостоверяющих права должностных лиц,
фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных
ценностей, а также специально предусмотренных правовыми актами,
подпись ответственного лица заверяется гербовой печатью. Оттиск
печати проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть
наименования должности лица, подписавшего документ.
3.3.22. Изготовление, оформление и заверение копий документов
Копия документа выдается с разрешения руководства управления
или руководителя отдела.
Заверение копии документа производится для придания ей
юридической силы. Управление может заверить копии только тех
документов, которые создаются в самом управлении.
При решении дел, касающихся приема граждан на работу,
удовлетворения их трудовых, жилищных и др. прав, при формировании
личных дел управление может изготовить копии документов, выданных
другими организациями и необходимых для решения соответствующих
вопросов (копии дипломов, свидетельств о полученном образовании и
т.д.). При оформлении копий с документов, касающихся прав и
интересов граждан, на документе, с которого снята копия, делается
отметка, кому и когда она выдана, а на самой копии - отметка о
том, что подлинник хранится в данной организации.
Копия документа воспроизводится машинописным способом или
средствами оперативной полиграфии.
При изготовлении копии машинописным способом текст документа
перепечатывается полностью, включая элементы бланка.
Машинописная копия и копия, изготовленная с помощью средств
оперативной полиграфии, должны быть заверены должностным лицом,
удостоверяющим ее полное соответствие подлиннику. Заверительная
надпись проставляется ниже реквизита "подпись" по форме: "Верно";
наименование должности, личная подпись, инициалы и фамилия
сотрудника, заверившего копию; дата заверения.
При пересылке копии с документа в другие организации или
выдаче ее на руки частным лицам заверительная подпись должна
удостоверяться печатью без изображения государственного герба.
3.3.23. Фамилия исполнителя (составителя) документа и номер
его служебного телефона помещаются на лицевой стороне последнего
листа документа в нижнем левом углу, например: Лебедев 975 41 34.
3.3.24. Отметка об исполнении документа
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
включает: краткие сведения об исполнении, если отсутствует
документ, свидетельствующий об исполнении, или, при наличии такого
документа, ссылку на его дату и номер; отметку "В дело"; номер
дела, в котором будет храниться документ; дату; подпись начальника
отдела, в котором исполнен документ.
3.3.25. Отметка о переносе данных на машинный носитель
включает: запись "Информация перенесена на машинный носитель";
подпись лица, ответственного за перенос данных, и дату переноса.
3.3.26. Отметка о поступлении документа располагается в нижней
части первого листа документа и включает сокращенное наименование
таможенного управления - получателя документа, дату поступления
документа и его индекс.
3.4. Особенности подготовки и оформления отдельных видов
документов
3.4.1. Приказ
Приказ - распорядительный документ таможенного управления.
Проекты приказов разрабатываются отделами управления по поручению
руководства или по собственной инициативе.
Проекты приказов должны составляться на основе тщательного и
всестороннего изучения затрагиваемых в них вопросов с тем, чтобы
содержащиеся в проектах предложения были конкретными и реальными,
соответствовали действующему законодательству, обеспечивались
необходимыми материально - техническими средствами и
финансированием и исключали необходимость выпуска дополнительных
приказов в связи с неполнотой или недоработкой предыдущего
приказа.
Текст приказа состоит, как правило, из констатирующей и
распорядительной частей.
В констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых
действий. Если основанием к изданию приказа является правовой акт
или поручение ГТК России, то в констатирующей части указываются
его вид, дата, номер, заголовок и передается содержание той его
части, которая непосредственно касается управления.
Распорядительная часть начинается словом "ПРИКАЗЫВАЮ",
напечатанным прописными буквами без разрядки с новой строки от
нулевого положения табулятора (от границы левого поля). В пунктах
распорядительной части приказа указываются исполнители, конкретные
действия и сроки исполнения предписываемых действий.
Если приказ дополняет, отменяет или изменяет ранее изданные
приказы или их отдельные пункты, это оговаривается в тексте
приказа.
В последнем пункте распорядительной части приказа указывается
должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением
приказа в целом.
Страницы приказа и приложений нумеруются как единый документ.
Проекты приказов во исполнение решений, приказов, указаний и
распоряжений ГТК России должны быть подготовлены в срок,
установленный руководством ГТК России.
До представления на подпись проект приказа визируется на
оборотной стороне последнего листа первого экземпляра всеми
заинтересованными структурными подразделениями и юридическим
отделом, который определяет целесообразность оформления данного
вопроса приказом, соответствие проекта приказа действующему
законодательству, проверяет отсутствие противоречий ранее изданным
приказам (Приложение 6).
Проекты приказов представляются на подпись начальником отдела
документационного обеспечения, который несет ответственность за
правильность их оформления.
Приказы подписываются начальником управления, а в его
отсутствие - заместителем.
В приказах о назначении на должность, освобождении от
должности, поощрении и привлечении к дисциплинарной
ответственности фамилии, имена и отчества пишутся полностью.
К приказам о командировании работников управления прилагается
задание на командировку, подписанное руководителем
соответствующего отдела. Приказ подписывает начальник управления
или по его поручению заместитель.
Приказы нумеруются порядковыми номерами в пределах
календарного года.
3.4.2. Указание
Указание - распорядительный документ, издаваемый управлением
преимущественно по вопросам информационно - методического
характера, а также по вопросам, связанным с организацией
исполнения приказов, инструкций и других актов.
Указание подписывает начальник управления или по его поручению
заместитель.
Подготовка и оформление указаний проводится в соответствии с
установленным порядком подготовки и оформления приказов.
Распорядительная часть указания начинается словом
"ПРЕДЛАГАЮ (ОБЯЗЫВАЮ)", напечатанным прописными буквами без
разрядки с новой строки от нулевого положения табулятора (от
границы левого поля).
Последним пунктом указания возлагается контроль за его
исполнением на соответствующий отдел или должностное лицо.
Указания нумеруются порядковыми номерами в пределах
календарного года.
3.4.3. Инструкция
Инструкция - документ, в котором излагаются правила,
регулирующие специальные стороны деятельности таможенного
управления.
В заголовке к тексту инструкции обозначается объект или круг
вопросов, на которые распространяются ее требования.
Текст инструкции состоит из разделов, внутри которых делится
на пункты, а при необходимости - и на подпункты.
Инструкция визируется начальником отдела - разработчика и
утверждается начальником управления или по его поручению
заместителем путем издания приказа об утверждении инструкции или
проставлением грифа утверждения (п. 3.3.12).
3.4.4. Подготовка документов к заседаниям коллегии
Подготовка и представление документов к заседаниям коллегии
возлагается на руководителей отделов.
Представляются следующие документы:
справка объемом 4 - 5 страниц машинописного текста и, при
необходимости, приложения к ней;
проект решения или приказа с указанием исполнителей и сроков
исполнения;
список лиц, приглашаемых на заседание коллегии, с указанием их
должности и организации.
Указанные документы не позднее чем за 5 рабочих дней до
заседания передаются секретарю коллегии. Рассылаются документы за
3 дня до заседания.
Решение - акт, принимаемый коллегией в целях разрешения
наиболее важных вопросов.
Текст проекта любого решения, как правило, состоит из двух
частей: констатирующей и распорядительной.
В констатирующей части излагаются состояние вопроса, цели,
задачи проекта решения. Если основанием к изданию решения является
документ ГТК России, то в констатирующей части указываются
название, дата, номер и заголовок этого документа, который
относится к таможенному управлению, принимающему решение.
Распорядительная часть должна содержать перечень мероприятий
или действий, предписываемых решением, их исполнителей и сроков
исполнения.
Слово "РЕШИЛА" печатается без разрядки прописными буквами
отдельной строкой от нулевого положения табулятора (от границы
левого поля).
В качестве исполнителей могут быть указаны таможни, таможенные
посты, отделы управления или должностные лица.
Заседания коллегии оформляются протоколом.
Проекты решения коллегии и приказа дорабатываются в
соответствии с высказанными при обсуждении замечаниями и через
секретаря коллегии представляются на подпись руководству
управления в 3-дневный или установленный коллегией срок.
Совместное решение, принятое коллегией таможенного управления
и коллегиальным органом другой организации, оформляется не на
бланке (Приложение 7).
3.4.5. Протокол
Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и
принятия решений на заседаниях коллегиальных органов и совещаниях.
Текст протокола обычно состоит из двух частей: вводной и
основной.
В вводной части заполняются следующие реквизиты: председатель,
секретарь, присутствовали, повестка дня. На бланке протокола эти
реквизиты имеют типографское исполнение.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих
пунктам повестки дня. Текст каждого раздела состоит из трех
частей: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). Основное
содержание докладов и выступлений помещается в тексте
протокола <*>, решение печатается полностью, Слово РЕШИЛИ
(ПОСТАНОВИЛИ) печатается прописными буквами без разрядки с новой
строки с нулевого положения табулятора (от границы левого поля).
Текст решения строится по образцу текста приказа (п. 3.4.1).
--------------------------------
<*> Краткая форма протокола применяется в случае, когда к
протоколу прилагаются тексты докладов и выступлений.
|
