|
Стр. 1
Утратил силу- ПРИКАЗ МИНИСТРА ОБОРОНЫ РФ ОТ 16.02.2004 N 61
МИНИСТЕРСТВО ОБОРОНЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПРИКАЗ
от 4 июля 1996 г. N 270
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ НАСТАВЛЕНИЯ ПО АРХИВНОМУ ДЕЛУ
В ВООРУЖЕННЫХ СИЛАХ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
(с изм., согл. Приказа Министра обороны РФ от 05.06.2002 N 228)
1. Утвердить прилагаемое Наставление по архивному делу в
Вооруженных Силах Российской Федерации.
2. Считать не действующими в Вооруженных Силах Российской
Федерации пункты 1, 6, 7 Приказа министра обороны СССР 1981 г.
N 225, Приказ министра обороны СССР 1989 г. N 65, пункт 23
раздела 1 приложения к Приказу министра обороны СССР 1991 г. N 578
и директиву Генерального штаба Вооруженных Сил СССР 1989 г.
N ДГШ-6.
Исполняющий обязанности
Министра обороны
Российской Федерации,
генерал армии
М.КОЛЕСНИКОВ
Приложение
к Приказу Министра обороны
Российской Федерации
от 4 июля 1996 г. N 270
НАСТАВЛЕНИЕ
ПО АРХИВНОМУ ДЕЛУ В ВООРУЖЕННЫХ СИЛАХ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
(в ред. Приказа Министра обороны РФ от 05.06.2002 N 228)
ГЛАВА I
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Настоящее Наставление определяет основные правила
организации и ведения архивного дела в Вооруженных Силах
Российской Федерации и обязанности работников делопроизводств по
подготовке документов для сдачи в архивы.
2. Архивное дело в Вооруженных Силах Российской Федерации
организуется в соответствии с Основами законодательства Российской
Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах <*>,
Положением о Государственной архивной службе России <*>,
указаниями и нормативно-методическими документами Государственной
архивной службы России (далее - Росархив), приказами и директивами
министра обороны Российской Федерации и его заместителей,
директивами Генерального штаба Вооруженных Сил Российской
Федерации, а также настоящим Наставлением.
--------------------------------
<*> Не приводятся.
3. Общее руководство архивным делом в Вооруженных Силах
Российской Федерации осуществляет Генеральный штаб Вооруженных Сил
Российской Федерации через Историко-архивный и военно-мемориальный
центр Генерального штаба Вооруженных Сил Российской Федерации
(далее - ИАиВМЦ).
4. В видах Вооруженных Сил Российской Федерации, Тыле
Вооруженных Сил Российской Федерации организация архивного дела
возлагается на начальников главных штабов, начальника штаба Тыла
Вооруженных Сил Российской Федерации; в родах войск - на
начальников штабов родов войск; в главных и центральных
управлениях Министерства обороны Российской Федерации - на
начальников этих управлений.
5. В округах, группе войск, на флотах, в армиях и на флотилиях
ответственность за организацию и состояние архивного дела и за
деятельность архивов возлагается на начальников соответствующих
штабов.
6. Начальники штабов соединений и воинских частей, начальники
учреждений, военно-учебных заведений и организаций Вооруженных Сил
Российской Федерации отвечают за состояние и сохранность
законченных делопроизводством дел, качественную подготовку и
своевременную сдачу в архивы всех документов (дел), подлежащих
хранению.
7. Документы <*>, образовавшиеся в процессе деятельности
органов военного управления, объединений, соединений, воинских
частей, учреждений, военных академий, институтов, училищ и
организаций Вооруженных Сил Российской Федерации <**>, имеющие
историческое, военное, научное, социальное, экономическое,
политическое или культурное значение, входят в состав Архивного
фонда Российской Федерации.
--------------------------------
<*> Под документами в тексте настоящего Наставления понимаются
текстовые и графические материалы, выполненные любым способом
(написанные от руки, нарисованные, начерченные, выгравированные,
напечатанные на машинке, изданные типографским, электрографическим
или другим способом), а также кино- и фотонегативы и позитивы,
звуко- и видеозаписи, перфорированные карты и ленты, программы,
алгоритмы и другие материалы, содержащие определенную информацию.
<**> Далее в тексте настоящего Наставления органы военного
управления, объединения, соединения, воинские части, учреждения,
военно-образовательные учреждения высшего профессионального
обучения и организации Вооруженных Сил Российской Федерации, если
не оговорено особо, будут именоваться для краткости воинские части
и учреждения или воинские части (учреждения).
8. Поступившие в архивы Вооруженных Сил Российской Федерации
документы сохраняют установленные для них грифы секретности до
истечения 30 лет со времени их создания.
Увеличение указанного срока в отношении отдельных архивных
документов или снятие грифа секретности с документов до истечения
30 лет со времени их создания производится на основании приказов
министра обороны Российской Федерации.
9. Порядок сдачи, приема, учета, хранения и использования в
архивах документов, имеющих гриф "особой важности", документов
особорежимных, особо важных и режимных воинских частей и
учреждений, шифротелеграмм, программ, алгоритмов, машинно -
ориентированных (механографических) документов, кинодокументов,
звукозаписей и видеозаписей определяется приказами министра
обороны Российской Федерации и инструкциями по работе с этими
документами.
10. Лица, виновные в хищении, утрате, сокрытии, небрежном
хранении, порче или незаконном уничтожении архивных документов, а
также в разглашении содержащихся в них сведений, составляющих
государственную тайну, привлекаются к ответственности в
соответствии с законодательством Российской Федерации.
11. В настоящем Наставлении используются следующие основные
понятия:
архивное дело: 1) отрасль деятельности по организации
хранения, учета и использования архивных документов; 2) дело,
сохраняемое или подлежащее сохранению в силу его значимости для
общества;
архивный фонд - совокупность архивных документов, исторически
или логически связанных между собой;
архивный фонд личного происхождения - совокупность документов,
образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного лица;
архивная коллекция - совокупность отдельных документов
различного происхождения, объединенных по одному или нескольким
признакам (тематическому, номинальному, объектному, авторскому,
хронологическому и др.);
объединенный архивный фонд - совокупность документов,
образовавшихся в деятельности двух и более фондообразователей,
имеющих между собой исторически и (или) логически обусловленные
связи (однородность функций, подчиненность, преемственность или
общность делопроизводства);
опись дел - архивный справочник, представляющий собой
систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для
раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации
внутри фонда и учета дел.
ГЛАВА II
АРХИВЫ ВООРУЖЕННЫХ СИЛ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
И ИХ ЗАДАЧИ
12. Архивы Вооруженных Сил Российской Федерации (далее -
архивы) осуществляют прием, учет, хранение законченных
делопроизводством дел и обеспечение использования архивных
документов.
Систему архивов Вооруженных Сил Российской Федерации
составляют:
Центральный архив Министерства обороны Российской Федерации
(далее - ЦАМО) с филиалом;
Центральный военно-морской архив (далее - ЦВМА) <*>;
архив Ракетных войск стратегического назначения;
архив военно-медицинских документов Военно-медицинского музея
Министерства обороны Российской Федерации;
архивы округов, группы войск, флотов и флотилий (далее -
окружные и флотские архивы).
--------------------------------
<*> Далее в тексте настоящего Наставления ЦАМО и ЦВМА, если не
оговорено особо, будут именоваться для краткости центральными
архивами.
Архивы, не упомянутые в данной статье, свою работу организуют
и проводят в соответствии с требованиями настоящего Наставления.
13. В воинских частях и учреждениях, где нет архивов,
выполнение работ с архивными документами возлагается на
соответствующих работников строевых отделов (отделений, частей) и
делопроизводств штабов и учреждений.
14. Архивы являются юридическими лицами, имеют гербовую печать
с действительным наименованием <*>.
--------------------------------
<*> Архив военно-медицинских документов пользуется гербовой
печатью и угловым штампом Военно-медицинского музея Министерства
обороны Российской Федерации.
15. ЦАМО подчиняется начальнику Генерального штаба Вооруженных
Сил Российской Федерации. Непосредственное руководство
деятельностью ЦАМО осуществляет по решению начальника Генерального
штаба Вооруженных Сил Российской Федерации один из его
заместителей через ИАиВМЦ.
ЦАМО пользуется правами управления Генерального штаба
Вооруженных Сил Российской Федерации и является головным по
отношению к архивам округов.
Филиал ЦАМО подчиняется начальнику ЦАМО.
16. ЦВМА подчиняется начальнику Главного штаба Военно-Морского
Флота. Непосредственное руководство деятельностью ЦВМА
осуществляет по решению начальника Главного штаба Военно-Морского
Флота один из его заместителей.
ЦВМА пользуется правами отдела Главного штаба Военно-Морского
Флота и является головным по отношению к флотским архивам.
17. Архив Ракетных войск стратегического назначения
подчиняется начальнику Главного штаба Ракетных войск
стратегического назначения. Непосредственное руководство
деятельностью архива осуществляет по решению начальника Главного
штаба Ракетных войск стратегического назначения один из его
заместителей.
Архив Ракетных войск стратегического назначения пользуется
правами отдела Главного штаба Ракетных войск стратегического
назначения.
18. Архивы округов, группы войск, флотов и флотилий содержатся
на правах отделов соответствующих штабов и подчиняются
непосредственно начальникам этих штабов.
19. На архивы Вооруженных Сил Российской Федерации
возлагается:
прием, учет и хранение архивных документов;
фондирование принятых в архив дел и документов;
научно-техническая обработка принятых на хранение документов;
создание научно-справочного аппарата, обеспечивающего быстрый
поиск документов;
выдача архивных справок, копий и выписок из документов;
обеспечение работы исследователей;
изготовление копий документов;
высылка архивных дел (документов) во временное или постоянное
пользование;
проведение экспертизы ценности документов, находящихся на
хранении в архиве, и уничтожение в установленном порядке
документов с истекшими сроками хранения;
контроль за состоянием, сохранностью и экспертизой ценности
документов, за подготовкой и сдачей документов в архивы воинскими
частями и учреждениями;
консультация лиц, ответственных за ведение делопроизводства в
воинских частях и учреждениях (по вопросам составления
номенклатур, формирования и оформления дел, проведения экспертизы
ценности документов, подготовки и сдачи документов в архивы);
подготовка и передача документов на дальнейшее хранение в
другие архивы.
20. На центральные архивы, кроме указанного в ст. 19
настоящего Наставления, дополнительно возлагается:
подготовка по указаниям министра обороны Российской Федерации,
начальника Генерального штаба Вооруженных Сил Российской Федерации
и начальника Главного штаба Военно-Морского Флота обобщенных
справочных материалов на основе архивных документов;
участие в разработке нормативно-методических документов по
архивному делу и ведению делопроизводства в Вооруженных Силах
Российской Федерации;
организация использования документов в интересах военно -
научной и исторической работы, оперативной и боевой подготовки
штабов и войск (сил), информирование заинтересованных воинских
частей и учреждений о составе документов, публикация документов,
организация выставок и др.;
участие в контроле за деятельностью окружных и флотских
архивов, обобщение опыта работы и выработка предложений по
улучшению деятельности архивов и доклад их в Генеральный штаб
Вооруженных Сил Российской Федерации;
микрофильмирование уникальных и особо ценных документов с
целью создания страхового фонда и сохранности подлинников;
химобработка и реставрация дел и документов;
выявление, прием и хранение документов из личных архивов
военачальников.
21. Материальное и финансовое обеспечение архивов
осуществляется штабами, в подчинении которых они находятся, по
действующим нормам, штатам и табелям, в соответствии с
утвержденной сметой расходов.
22. Изготовление бланков, документов, книг и журналов,
предусмотренных настоящим Наставлением, и обеспечение ими архивов,
воинских частей и учреждений Вооруженных Сил Российской Федерации
возлагаются на Центральное вещевое управление Министерства обороны
Российской Федерации, Главное техническое управление
Военно-Морского Флота и соответствующие органы в округах и на
флотах. Заявки на обеспечение бланками, документами, книгами и
журналами направляются по подчиненности ежегодно к 1 августа
текущего года.
ГЛАВА III
ДОКУМЕНТАЛЬНЫЙ СОСТАВ АРХИВОВ ВООРУЖЕННЫХ СИЛ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ. СРОКИ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
В ВОИНСКИХ ЧАСТЯХ (УЧРЕЖДЕНИЯХ) И АРХИВАХ
23. В архивах Вооруженных Сил Российской Федерации хранятся
законченные делопроизводством документы органов военного
управления видов Вооруженных Сил Российской Федерации, Тыла
Вооруженных Сил Российской Федерации, округов, группы войск,
флотов, армий, флотилий, родов войск, главных и центральных
управлений Министерства обороны Российской Федерации, соединений и
воинских частей, учреждений, военно-учебных заведений и
организаций Вооруженных Сил Российской Федерации <*>.
--------------------------------
<*> В архивах Вооруженных Сил Российской Федерации хранятся
также документы Советской Армии и Военно-Морского Флота за период
Великой Отечественной войны 1941 - 1945 годов и последующие годы.
Кроме того, в архивах хранятся документы:
политических органов, партийных и комсомольских организаций
Советской Армии и Военно-Морского Флота за 1941 - 1991 годы;
военных трибуналов и военных прокуратур Народного комиссариата
внутренних дел СССР и Министерства внутренних дел СССР за 1941 -
1953 годы;
военно-строительных частей и учреждений, переданных в другие
министерства и ведомства;
воинских частей и учреждений железнодорожных войск <*>;
профсоюзных и других общественных организаций Вооруженных Сил
Российской Федерации;
персонального учета безвозвратных потерь генералов и офицеров
Советской Армии и Военно-Морского Флота за период Великой
Отечественной войны 1941 - 1945 годов;
персонального учета безвозвратных потерь прапорщиков,
мичманов, сержантов, старшин, солдат и матросов Советской Армии и
Военно-Морского Флота за 1941 - 1991 годы и Вооруженных Сил
Российской Федерации;
персонального учета офицеров Вооруженных Сил, снятых с
воинского учета;
персонального учета награжденных орденами и медалями
военнослужащих Советской Армии и Военно-Морского Флота за 1940 -
1974 годы;
личные дела офицеров, прапорщиков и мичманов, а также
сержантов, старшин, солдат и матросов, проходивших военную службу
по контракту в Вооруженных Силах Российской Федерации <**>;
пенсионные дела высших офицеров; военнослужащих - Героев
Российской Федерации (Героев Советского Союза), Героев
Социалистического Труда, кавалеров ордена Славы трех степеней,
лауреатов Государственных и Ленинских премий; старших офицеров, в
пенсионных делах которых содержатся личные дела; младших
офицеров - участников Великой Отечественной войны и боевых
действий на территориях других государств, в пенсионных делах
которых содержатся личные дела.
--------------------------------
<*> Порядок приема и хранения документов воинских частей и
учреждений железнодорожных войск, хозрасчетных промышленных
предприятий и строительных организаций в окружных, флотских и
центральных архивах определяет Генеральный штаб Вооруженных Сил
Российской Федерации.
<**> В центральных архивах хранятся также личные дела
генералов, адмиралов, офицеров, прапорщиков, мичманов,
военнослужащих сверхсрочной службы и военнослужащих - женщин
Советской Армии и Военно-Морского Флота.
Место хранения архивных документов воинских частей и
учреждений, не указанных в настоящем Наставлении, определяет
Генеральный штаб Вооруженных Сил Российской Федерации.
24. Не подлежат сдаче на хранение в архивы Вооруженных Сил
Российской Федерации документы военных комиссариатов, кроме личных
дел и пенсионных дел, поименованных в ст. 23 настоящего
Наставления.
Военные комиссариаты республик, краевые, областные, Московский
и Санкт-Петербургский городские военные комиссариаты свои
документы, имеющие научную, историческую и практическую ценность,
на дальнейшее хранение передают в республиканские, краевые и
областные государственные архивы.
Районные и городские военные комиссариаты (кроме Московского и
Санкт-Петербургского) все документы, за исключением личных дел и
пенсионных дел, хранят до истечения сроков хранения, после чего
уничтожают их в установленном порядке.
25. Документы хранятся в воинских частях (учреждениях) и в
архивах в течение сроков, установленных соответствующими перечнями
и статьями 26 - 28 настоящего Наставления.
Срок хранения документов (дел, книг, журналов и т.п.)
исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания их
ведения.
Срок хранения уголовных дел, а также надзорных, кассационных и
наблюдательных производств по уголовным делам и жалобам
исчисляется:
с момента окончания срока наказания, определенного вступившим
в законную силу приговором, или с момента истечения испытательного
срока для условно осужденных;
с момента вступления в законную силу оправдательного
приговора;
с момента вынесения постановления (определения) о прекращении
дела или производства по жалобам.
Срок хранения гражданских дел исчисляется с момента вступления
в законную силу решения или определения суда.
Срок хранения приостановленных уголовных дел и наблюдательных
производств по ним исчисляется с момента истечения срока давности
привлечения к уголовной ответственности.
26. В воинских частях и учреждениях, дислоцирующихся на
территории Российской Федерации, кроме указанных в ст. 27
настоящего Наставления, дела со сроками хранения до 5 лет
включительно хранятся в этих воинских частях и учреждениях до
истечения сроков хранения, после чего уничтожаются в установленном
порядке. Дела со сроками хранения 10 лет и более хранятся в
воинских частях и учреждениях 3 года <*>, после чего передаются на
дальнейшее хранение в соответствующие архивы.
--------------------------------
<*> В главных штабах и управлениях видов Вооруженных Сил
Российской Федерации, штабе Тыла Вооруженных Сил Российской
Федерации, штабах и управлениях родов войск, главных и центральных
управлениях Министерства обороны Российской Федерации в
необходимых случаях разрешается хранить дела до 10 лет.
27. В воинских частях (учреждениях) тыла окружного (флотского)
и центрального подчинения (арсеналы, базы, склады, госпитали,
заводы, мастерские, комендатуры, квартирно-эксплуатационные части,
управления и отделы торговли округов, флотов, флотилий, а также
предприятия и учреждения, подчиненные этим управлениям и отделам,
и др.) дела со сроками хранения до 25 лет включительно хранятся до
истечения сроков хранения, после чего уничтожаются в установленном
порядке. Дела со сроками хранения более 25 лет хранятся в этих
воинских частях и учреждениях в течение 5 лет, после чего
передаются на дальнейшее хранение в соответствующие архивы.
28. В воинских частях и учреждениях, находящихся за границей,
а также на кораблях и в штабах отдельных соединений кораблей, не
имеющих береговых и плавучих баз, дела со сроками хранения до
3 лет включительно хранятся до истечения сроков хранения, после
чего уничтожаются в установленном порядке. Дела со сроками
хранения 5 лет и более хранятся в этих воинских частях и
учреждениях один год, после чего передаются на дальнейшее хранение
в соответствующие архивы.
29. По истечении указанных в статьях 26 - 28 настоящего
Наставления сроков хранения документов в воинских частях и
учреждениях дела на дальнейшее хранение передаются:
воинскими частями (учреждениями) окружного подчинения, а также
управлениями и отделами округа, военными прокуратурами, воинскими
частями и учреждениями центрального подчинения, дислоцирующимися
на территории данного округа (кроме Московского военного
округа), - в архив военного округа;
воинскими частями (учреждениями), входящими в состав группы
войск, а также управлениями и отделами группы войск, воинскими
частями и учреждениями центрального подчинения, дислоцирующимися
на территории группы войск, военными прокуратурами, управлением
торговли группы войск и подчиненными ему предприятиями - в архив
группы войск;
воинскими частями и учреждениями, находящимися за границей и
не входящими в состав группы войск, - в ЦАМО;
воинскими частями, кораблями и учреждениями, входящими в
состав флота, флотилий, в том числе и базирующимися за границей,
управлениями и отделами флота, флотилий, военными прокуратурами, а
также воинскими частями и учреждениями Военно-Морского Флота
центрального подчинения, дислоцирующимися в местах базирования
флота, - соответственно в архив флота, флотилий;
гарнизонными военными судами - в окружной (флотский) военный
суд;
(абзац в ред. Приказа Минобороны РФ от 05.06.2002 N 228)
главными штабами и управлениями видов Вооруженных Сил
Российской Федерации (кроме Главного штаба и управлений Ракетных
войск стратегического назначения и Главного штаба и управлений
Военно-Морского Флота), штабом Тыла Вооруженных Сил Российской
Федерации, штабами и управлениями родов войск, главными и
центральными управлениями Министерства обороны Российской
Федерации, воинскими частями и учреждениями центрального
подчинения, дислоцирующимися на территории Московского военного
округа, а также Главной военной прокуратурой, окружными
(флотскими) военными судами - в ЦАМО;
(в ред. Приказа Минобороны РФ от 05.06.2002 N 228)
Главным штабом и управлениями Ракетных войск стратегического
назначения, воинскими частями и учреждениями Ракетных войск
стратегического назначения - в архив Ракетных войск
стратегического назначения;
Главным штабом и управлениями Военно-Морского Флота, воинскими
частями и учреждениями Военно-Морского Флота, дислоцирующимися в
Москве и Санкт-Петербурге, а также воинскими частями и
учреждениями Военно-Морского Флота центрального подчинения, не
дислоцирующимися в базах флотов и флотилий, - в ЦВМА;
штабами местной обороны воинских частей (учреждений)
Вооруженных Сил Российской Федерации вместе с документами этих
воинских частей и учреждений - в соответствующие архивы;
управлениями (отделами) торговли округов, флотов и флотилий,
предприятиями и учреждениями, подчиненными непосредственно этим
управлениям (отделам), а также военторгами и их предприятиями,
обслуживающими воинские части и учреждения центрального подчинения
и расположенными на территории этих округов (в базах флотов и
флотилий), - в соответствующие окружные и флотские архивы;
Федерацией профсоюзов Вооруженных Сил Российской Федерации и
общественными организациями центрального аппарата Министерства
обороны Российской Федерации - в ЦАМО;
профсоюзными и общественными организациями воинских частей и
учреждений вместе с документами воинских частей (учреждений) - в
соответствующие архивы;
окружными, районными и городскими военными комиссариатами
личные дела офицеров, прапорщиков и мичманов, а также сержантов,
старшин, солдат и матросов, проходивших военную службу по
контракту в Вооруженных Силах Российской Федерации, - в военные
комиссариаты республик, краевые и областные военные комиссариаты,
а военными комиссариатами республик, краевыми и областными
военными комиссариатами - в ЦАМО и ЦВМА соответственно;
военными комиссариатами республик, краевыми и областными,
Московским и Санкт-Петербургским городскими военными
комиссариатами пенсионные дела высших офицеров; военнослужащих -
Героев Российской Федерации (Героев Советского Союза), Героев
Социалистического Труда, кавалеров ордена Славы трех степеней,
лауреатов Государственных и Ленинских премий; старших офицеров, в
пенсионных делах которых содержатся личные дела; младших
офицеров - участников Великой Отечественной войны и боевых
действий на территориях других государств, в пенсионных делах
которых содержатся личные дела, - по истечении 10 лет после
прекращения выплаты пенсий передаются на дальнейшее хранение в
ЦАМО и ЦВМА соответственно.
30. В окружных и флотских архивах, а также в Главной военной
прокуратуре, окружных (флотских) военных судах дела со сроками
хранения до 25 лет включительно хранятся до истечения сроков
хранения, после чего уничтожаются в установленном порядке. Дела со
сроками хранения более 25 лет хранятся в этих архивах, Главной
военной прокуратуре и военных судах в течение 10 лет, включая
предшествующий срок их хранения в воинских частях и учреждениях,
после чего указанные дела, кроме дел управлений (отделов) торговли
округов, флотов и флотилий, предприятий и учреждений, подчиненных
непосредственно этим управлениям (отделам), передаются на
дальнейшее хранение в центральные архивы.
(в ред. Приказа Минобороны РФ от 05.06.2002 N 228)
31. Архив группы войск, а также воинские части (учреждения),
находящиеся за границей и не входящие в состав группы войск, все
дела со сроками хранения 5 лет и более ежегодно сдают в ЦАМО.
(в ред. Приказа Минобороны РФ от 05.06.2002 N 228)
32. Дела управлений (отделов) торговли округов, флотов и
флотилий, предприятий и учреждений, подчиненных непосредственно
этим управлениям (отделам), хранятся в окружных и флотских архивах
до истечения сроков, установленных соответствующими перечнями, без
передачи в центральные архивы.
33. Документы в архивах Министерства обороны Российской
Федерации хранятся в течение 75 лет со времени их образования <*>.
--------------------------------
<*> Соглашение между Государственной архивной службой России и
Министерством обороны Российской Федерации от 9 ноября 1994 года.
ГЛАВА IV
ПОДГОТОВКА И СДАЧА ДЕЛ В АРХИВЫ
А. Подготовка дел, книг, журналов, картотек
к сдаче в архивы
34. Законченные делопроизводством дела постоянного и
временного хранения после окончания календарного года, в котором
они были заведены, для подготовки их к сдаче в архив подлежат
оформлению в соответствии с требованиями приказов министра обороны
по ведению секретного и несекретного делопроизводства в
Вооруженных Силах Российской Федерации и настоящего Наставления.
Оформление дел в воинских частях и учреждениях проводится
соответствующими работниками строевых отделов (отделений, частей)
и делопроизводства при методической помощи и под контролем
окружных и флотских архивов.
35. Оформление дела предусматривает:
подшивку или переплет дела;
нумерацию листов в деле;
составление заверительной надписи дела;
составление внутренней описи документов дела;
внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела
(уточнение названия воинской части, учреждения,
делопроизводственного индекса и заголовка дела, даты дела, срока
его хранения и др.).
36. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре
прокола прочными нитками или переплетаются с учетом возможности
свободного чтения текста, который не должен подходить к линии
подшивки (переплета) ближе 2 см, а листы не должны выступать за
края обложки. В случаях когда текст на документе расположен близко
к краю листа, к такому листу подклеивается полоска бумаги, за
которую документ подшивается (переплетается) в дело.
В делах с грифом секретности место подклейки полоски бумаги к
листу скрепляется мастичной печатью "Для пакетов", и об этом
делается оговорка в заверительной надписи в конце дела.
При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические
скрепки (булавки, скрепки и т.п.) из документов удаляются.
В конце каждого дела подшиваются чистые бланки форм для
заверительной надписи, а в начале дела, в необходимых случаях, -
бланки форм для внутренней описи документов дела.
Карты, схемы, планы, чертежи, фотоснимки и другие документы
большого формата в целях их сохранности и удобства пользования не
подшиваются в дела, а хранятся сложенными в закрытых твердых
папках с тремя клапанами и с завязками или в картонных футлярах
(коробках) в качестве приложений к делам. На каждую папку
(коробку) составляется внутренняя опись находящихся в ней
документов.
Если в дело в ходе его формирования были подшиты документы с
различными сроками хранения, то дело расшивается и формируются
новые дела исходя из сроков хранения документов. При этом
документы с истекшими сроками хранения уничтожаются по актам в
установленном порядке.
Обложки дел с документами, исполненными на стандартных листах,
должны иметь размеры 229 x 324 мм <*>. Обложки дел с документами,
изготовленными на нестандартных листах, могут иметь размеры,
соответствующие размерам подшитых в них листов.
--------------------------------
<*> Далее в тексте настоящего Наставления, если не оговорено
особо, будут именоваться стандартным делом или стандартной
обложкой.
Обложки дел с документами, имеющими длительные (25 лет и
более) сроки хранения, должны быть изготовлены из твердого
картона.
Толщина дел со сроками хранения до 5 лет включительно не
должна превышать 10 см, а со сроками хранения более 5 лет - 5 см.
Дела, книги, журналы и т.п., имеющие грифы секретности,
прошнуровываются прочными нитками (шнуром) на расстоянии 1 - 2 см
от корешка с таким расчетом, чтобы не был поврежден текст
документов и их можно было свободно перелистывать при пользовании
делом. Выходные концы ниток (шнура) пломбируются или опечатываются
мастичной печатью "Для пакетов" на листе бумаги, приклеенном к
листу с заверительной надписью.
Дела, имеющие листы по размерам менее стандартных,
прошнуровываются двумя раздельными нитками (шнуром) так, чтобы все
листы дела были захвачены шнуром и опечатаны. В случае подшивки
документов одним цельным шнуром дело опечатывается или
пломбируется за выходные концы подшивочного шнура.
Для предохранения документов от механической порчи на первом и
последнем листах дела, книги перед прошнуровкой наклеиваются
полоски тонкого картона, через которые и пропускается шнур.
При оформлении дел применять силикатный клей, мучной и
крахмальный клейстеры запрещается.
37. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка
расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме
чистых <*>, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами
валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста
документов, черным графическим карандашом или нумератором.
Употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов
запрещается. Листы внутренней описи документов дела нумеруются
отдельно. Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по
каждому тому отдельно, начиная с N 1. Фотографии, чертежи,
диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие
самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в
левом верхнем углу. Сложенный лист разворачивается и нумеруется в
правом верхнем углу. При этом лист любого формата, подшитый за
один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за
середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист. Лист с
наглухо наклеенными документами (вырезками, выписками,
фотографиями и т.п.) нумеруется как один лист. В нижней части или
на обороте такого листа делается опись наклеенных на него
документов. Карты и схемы, склеенные из нескольких листов,
нумеруются как один лист. На таких листах на обороте или свободном
от текста месте указывается количество листов в склейке. В обоих
случаях заверительная надпись подписывается лицом, ответственным
за ведение делопроизводства, и скрепляется мастичной печатью "Для
пакетов". Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце
дела о таких листах делается оговорка. Например: "На листе 8
наклеено 5 фотографий согласно описи на обороте листа" или
"Лист 5 - карта - склейка из 10 листов". Если к документу (листу)
подклеены одним краем другие документы (переводы, вставки текста,
справки и т.п.), то каждый документ должен быть занумерован
отдельным очередным порядковым номером. Подшитые в дело конверты с
вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется конверт, а
затем очередным номером каждое вложение в конверт. Подшитые в дело
документы с собственной нумерацией листов (включая печатные
издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранить
собственную нумерацию, если она соответствует порядковому
расположению листов в деле.
--------------------------------
<*> Чистые листы из дела изымаются (без повреждения
целостности дела) и уничтожаются по акту в установленном порядке.
На титульном листе в заверительных надписях во внутренней описи и
в конце дела указывается фактическое количество листов, оставшихся
в деле. Из книг учета личного состава чистые листы не изымаются.
В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов
дела проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые
номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый
номер листа; в конце дела составляется новая заверительная
надпись, при этом старая заверительная надпись зачеркивается, но
сохраняется в деле. Вносятся исправления во внутреннюю опись или
опись составляется заново.
При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при
подготовке их к сдаче в архив допускается по согласованию с
архивом употребление литерных номеров листов.
38. При изъятии из дела документа на его место подшивается
справка - заместитель, в которой указываются номер изъятого
документа, количество и номера листов, куда и при каком номере
направлен или в какое дело подшит документ. Справка - заместитель
подписывается начальником секретного отдела (отделения) или
лицом, ответственным за ведение делопроизводства, и заверяется
мастичной печатью "Для пакетов". Во внутренней описи в графе
"Примечание" и в заверительной надписи в конце дела делается
отметка о местонахождении изъятого документа. Например: "Документ
вх. N 072 на 3 листах (листы 63 - 65) пошит в дело за 1990 год
N 22, л. л. 1 - 3" или "Документ вх. N 073 на 1 листе (лист 12)
выслан в войсковую часть 00000 16 августа 1990 года при исх.
N 018". Записи удостоверяются подписью лица, ответственного за
ведение делопроизводства, и проставлением мастичной печати "Для
пакетов".
Справка - заместитель на изъятые документы считается за такое
количество листов, какое она замещает, поэтому перенумерация
листов в деле не производится.
39. Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей
их нумерации составляется заверительная надпись дела.
Заверительная надпись составляется в деле на специально вшитом
бланке или на чистом листе, в книгах и журналах - на оборотной
стороне последнего чистого листа, в картотеках - на отдельном
чистом листе формата карточки.
Запрещается выносить заверительную надпись на обложку дела или
чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или
переплетено без бланка формы заверительной надписи, он
наклеивается за верхнюю часть на внутренней стороне обложки дела.
В заверительной надписи дела указываются цифрами и прописью
количество подшитых и пронумерованных листов дела и отдельно
количество листов внутренней описи (при ее наличии). Лист с
заверительной надписью входит в общее количество листов дела,
книги, журнала.
В заверительной надписи оговариваются следующие особенности
нумерации документов дела:
наличие литерных номеров листов и пропущенных номеров;
номера листов с наклеенными фотографиями, документами;
номера крупноформатных листов;
номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них
листов;
номера листов с неустранимыми дефектами;
номера листов, изъятых из дела по справкам - заместителям;
количество и наименования имеющихся к делу приложений.
Заверительная надпись подписывается лицом, ответственным за
ведение делопроизводства, с указанием расшифровки подписи,
должности, даты составления и скрепляется мастичной печатью "Для
пакетов".
Все последующие изменения в составе и состоянии дела
(повреждения, замена подлинных документов копиями, присоединение
новых документов и т.д.) отмечаются в заверительной надписи со
ссылкой на соответствующий акт.
Примеры заверительных надписей:
"В деле пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью
152 (сто пятьдесят два) листа". "В деле пронумеровано,
прошнуровано и скреплено печатью 314 (триста четырнадцать) листов.
Приложение к делу - схема постов на 1 листе. Кроме того,
внутренняя опись на 5 листах, "В деле пронумеровано, прошнуровано
и скреплено печатью 210 (двести десять) листов, нумерация
листов 96 и 97 повторяется. Нижний угол 97 листа частично оторван,
верхний угол 153 листа залит чернилами. Документ вх. N 072 на
3 листах (листы 63 - 65) подшит в дело за 1990 год N 22, листы 1 -
3".
40. Для учета документов дел постоянного и временного хранения
составляется внутренняя опись документов дела.
Внутренняя опись составляется на отдельном листе по
установленной форме, которая содержит сведения о номерах
(исходящих, входящих) документов дела, от кого поступил, кому
адресован документ или наименование документа, номера листов дела,
на которых расположен каждый документ.
Во внутреннюю опись помимо документов, подшитых в дело, должны
быть внесены и все приложения, относящиеся к нему.
К внутренней описи дела составляется итоговая запись, в
которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее
документов, приложений к делу и на скольких листах.
Внутренняя опись подписывается лицом, ответственным за ведение
делопроизводства, и скрепляется мастичной печатью "Для пакетов".
Листы внутренней описи подшиваются (но не прошнуровываются) в
начале дела.
При изменении состава документов дела (изъятии, включении
документов, замены их копиями и т.д.) эти изменения отражаются во
внутренней описи в графе "Примечание" со ссылками на
соответствующие акты и при необходимости составляется новая
итоговая запись.
41. На обложках дел, книг, журналов и т.п. указываются:
срок хранения дела и номер статьи перечня. При введении в
действие новых перечней документов со сроками хранения старые
записи зачеркиваются, а сверху или рядом пишутся новые данные;
инвентарный номер (указывается только на делах, учтенных в
инвентарных книгах);
гриф секретности (на обложках несекретных дел эта графа не
заполнятся);
наименование воинской части (учреждения). На делах с грифами
секретности пишется полное (без сокращений) действительное
наименование воинской части (учреждения). Если воинская часть
(учреждение) имеет и условное наименование, то под действительным
наименованием в скобках пишется и условное наименование. Например:
"2 гвардейский механизированный полк (войсковая часть 00000)".
В случаях когда в течение года, за который готовятся дела,
воинская часть (учреждение) была переименована (преобразована) и
это не вызвало возникновения нового фондообразователя <*>, то под
старым ее наименованием должно быть написано и новое наименование.
Например, "2 гвардейский механизированный полк. С 14 мая 1993 г. -
2 гвардейский мотострелковый полк (войсковая часть 00000)".
--------------------------------
<*> См. главу V настоящего Наставления.
На несекретных делах воинских частей и учреждений, имеющих
действительное и условное наименования, указывается только
условное наименование (войсковая часть 00000);
присвоенный делу номер. Если дело состоит из нескольких томов,
то на обложке первого тома должно быть указано количество томов
этого дела, а на последующих томах - номер очередного тома; на
последнем томе после его номера добавляется слово "последний";
наименование (заголовок) дела, книги, журнала. Наименование
(заголовок) должно быть кратким и в то же время полно раскрывать
содержание подшитых в дело документов. В наименовании (заголовке)
указываются виды имеющихся в деле документов, их автор и по какому
они вопросу. Например: "Приказы командира полка по строевой
части N 1-20", "Штатно-должностная книга учета офицерского состава
управления дивизии". Если наименование (заголовок) дела не
раскрывает содержание подшитых в нем документов ("Разная
переписка", "Переписка по общим вопросам" и т.п.), составляется
новое наименование, отражающее содержание подшитых в деле
документов, и обложка дела переоформляется. Если делу нельзя дать
одно общее краткое наименование, то заголовок составляется путем
|
