|
Стр. 1
ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТАМОЖЕННЫЙ КОМИТЕТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПРИКАЗ
от 26 февраля 1996 г. N 102
О ТИПОВОЙ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ И РАБОТЕ
АРХИВА В ТАМОЖНЕ (НА ТАМОЖЕННОМ ПОСТУ)
(В ред. Приказа ГТК РФ от 29.01.97 N 33)
В целях совершенствования организации документационного
обеспечения и работы архивов в таможнях (на таможенных постах)
приказываю:
1. Утвердить и ввести в действие с 01.07.96 Типовую
инструкцию по делопроизводству и работе архива в таможне (на
таможенном посту) (прилагается).
2. Начальникам таможен (таможенных постов) обеспечить
организацию делопроизводства и работу архива в таможне (на
таможенном посту) в соответствии с требованиями Типовой
инструкции.
(П.3 - в ред. Приказа ГТК РФ от 29.01.97 N 33)
3. Начальникам региональных таможенных управлений.
Управлению делами (Борисов В.И.) совместно с Российской
таможенной академией (Блинов Н.М.) в целях внедрения указанной
инструкции провести семинары для начальников отделов
документационного обеспечения и специальной информации таможен
по теме "Нормативные документы ГТК России по вопросам
документационного обеспечения управления" (Типовая инструкция по
делопроизводству и работе архива в таможне (на таможенном посту).
4. Начальнику Регионального таможенного управления по
эксплуатации объектов таможенной инфраструктуры и социальному
развитию Листопаду А.Д. обеспечить тиражирование Типовой
инструкции в необходимом количестве в рассылку.
5. Контроль за выполнением настоящего приказа осуществлять
Управлению делами (Борисов В.И.)
Председатель Комитета А.С.Круглов
Приложение
к приказу ГТК РФ
от 26 февраля 1996 г. N 102
Типовая инструкция
по делопроизводству и работе архива в таможне
(на таможенном посту)
(с изм. и доп. от 29 января 1997 г.)
Настоящая Инструкция введена в действие с 1 июля 1996 г.
Содержание
1. Общие положения
2. Документирование управленческой деятельности
таможни
3. Порядок подготовки и оформления документов
(Правила оформления реквизитов документов)
4. Оформление отдельных видов документов
5. Тираж документов
6. Автоматизированная подготовка документов
7. Выполнение машинописных и копировально-
множительных работ
8. Порядок хранения и использования печатей и штампов
9. Организация документооборота, прием, регистрация
и рассылка входящей и исходящей корреспонденции
10. Учет документов
11. Подсчет объема документооборота
12. Построение справочного аппарата
13. Контроль исполнения документов
14. Порядок рассмотрения и исполнения служебных
документов
15. Регистрация, рассмотрение и контроль исполнения
обращений граждан
16. Составление номенклатуры дел
17. Формирование дел
18. Экспертиза ценности документов
19. Оформление дел
20. Составление описей дел
21. Оперативное хранение документов и дел
22. Передача дел на архивное хранение
23. Организация работы с документами на таможенном
посту
24. Задачи и функции архива таможни
Об особенностях приема, хранения и формирования в дела первых
экземпляров ГТД см. порядок, утвержденный приказом ГТК РФ от 5
августа 1998 г. N 548
Приложения:
1. Типовое положение об отделе (группе)
документационного обеспечения и специальной
информации таможни (таможенного поста)
2.1. Примерная должностная инструкция начальнику отдела
документационного обеспечения и специальной
информации таможни
2.2. Примерная должностная инструкция инспектору
участка входящей корреспонденции отдела
документационного обеспечения и специальной
информации таможни
2.3. Примерная должностная инструкция инспектору
участка исходящей корреспонденции отдела
документационного обеспечения и специальной
информации таможни
2.4. Примерная должностная инструкция инспектору отдела
документационного обеспечения и специальной
информации, осуществляющему регистрацию приказов
и других внутренних документов таможни
2.5. Примерная должностная инструкция инспектору отдела
документационного обеспечения и специальной
информации таможни, осуществляющему контроль за
исполнением документов
2.6. Примерная должностная инструкция инспектору отдела
документационного обеспечения и специальной
информации таможни, ответственному за ведение
делопроизводства
2.7. Примерная должностная инструкция инспектору отдела
документационного обеспечения и специальной
информации таможни, ответственному архив
2.8. Примерная должностная инструкция инспектору
экспедиции отдела документационного обеспечения и
специальной информации таможни
2.9. Примерная должностная инструкция инспектору отдела
документационного обеспечения и специальной
информации таможни, выполняющему машинописные
работы
2.10. Примерная должностная инструкция инспектору отдела
документационного обеспечения и специальной
информации таможни, ответственному за
копировально-множительные работа
2.11. Примерные должностные обязанности инспектора,
ответственного за ведение делопроизводства в
структурном подразделении таможни (на таможенном
посту)
3. Выдержка из ГОСТ 6.38-90
4. Расположение и размеры реквизитов
5. Образец оформления общего бланка
5.1. Образец оформления бланка приказа
6. Образец оформления бланка для писем
7. Общие правила оформления бланков документов
8. Адресование внутренних почтовых отправлений
(извлечение из Почтовых правил)
9. Образцы адресования документов
10. Образцы оформления грифа утверждения
11. Примерный перечень документов, подлежащих
утверждению
12. Методика составления текста документа
13. Образцы оформления отметок о наличии приложений
14. Образцы оформления подписей
15. Образцы оформления внешнего согласования
документов
16. Форма листа согласования
17. Образцы оформления визирования документов
18. Примерный перечень документов, требующих заверения
гербовой печатью
19. Примерный перечень печатей и штампов
20. Образец приказа по основной деятельности на общем
бланке с угловым расположением реквизитов
21. Порядок подготовки выписки из приказа
22. Порядок подготовки приказов по личному составу
23. Образец оформления личного заявления
24. Образец приказа по личному составу на общем бланке
с угловым расположением реквизитов (О приеме)
25. Образец приказа по личному составу на общем бланке
с угловым расположением реквизитов (Об увольнении)
26. Образец приказа по личному составу на общем бланке
с угловым расположением реквизитов (О назначении)
27. Образец приказа по личному составу на общем
бланке с угловым расположением реквизитов
(О премировании)
28. Образец оформления протокола
29. Образец оформления выписки из протокола
30. Образец оформления акта
31. Образец оформления докладной записки
32. Образец оформления объяснительной записки
33. Образец оформления телеграммы
34. Образец оформления телетайпограммы
35. Журнал учета входящих телетайпограмм (факсограмм)
36. Журнал учета исходящих телетайпограмм (факсограмм)
37. Образец оформления телефонограммы
38. Форма бланка заказа на машинописные работы
39. Порядок оформления документов машинописным
способом
40. Форма бланка заказа на размножение документов
41. Форма журнала учета заказов на копировально-
множительные работы
42. Журнал учета печатей и штампов
43. Примерный перечень документов, не подлежащих
регистрации в отделе документационного обеспечения
и специальной информации
44. Форма "шахматки" для регистрации документов
45. Образец регистрационно-контрольной карточки
45.1. Правила заполнения основных реквизитов
регистрационно-контрольной карточки
46. Примерный перечень документов, не подлежащих
регистрации в отделе документационного обеспечения
и специальной информации и передаваемых в
структурные подразделения по реестру
47. Форма реестра учета документов в отделе
документационного обеспечения и специальной
информации
48. Перечень документов, подлежащих контролю за
исполнением, с указанием сроков исполнения
49. Примерная форма справки о состоянии исполнения
документов
50. Примерная форма сводки о количестве поступивших в
таможню обращений граждан
51. Журнал учета приема посетителей
52. Форма номенклатуры дел структурного подразделения
таможни
53. Форма номенклатуры дел таможни
54. Примерное положение о постоянно действующей
экспертной комиссии таможни
55. Форма листа-заверителя дела
56. Форма внутренней описи документов дела
57. Форма обложки дела постоянного и в ременного
(свыше 10 лет) хранения
58. Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10
лет) хранения и по личному составу структурного
подразделения таможни
59. Форма годового раздела сводной описи дел
постоянного хранения
60. Форма годового раздела сводной описи дел
временного (свыше 10 лет) хранения
61. Форма, годового раздела сводной описи дел по
личному составу
62. Форма карты-заместителя дела
63. Форма акта о выдаче дел во временное пользование
64. Форма акта о выделении к уничтожению документов,
не подлежащих хранению
65. Форма журнала регистрации показаний контрольно-
измерительных приборов для измерения температуры и
влажности воздуха
66. Форма карточки постеллажного топографического
указателя
67. Форма заказа на выдачу дел
68. Форма акта проверки наличия и состояния дел фонда
69. Форма листа проверки наличия и состояния дел фонда
70. Форма титульного листа книги выдачи дел из
хранилища
71. Форма книги выдачи дел из хранилища
72. Форма карточки необнаруженных дел
73. Форма акта о необнаружении дел, пути розыска
которых исчерпаны
74. Форма акта о неисправимых повреждениях дел
75. Форма листа-заверителя описи дел
76. Форма титульного листа законченной описи дел
постоянного хранения
77. Форма титульного листа к книге учета поступления
и выбытия документов и форма книги учета
поступления и выбытия документов
78. Форма титульного листа списка фондов и форма
списка фондов
79. Форма листа фонда
80. Форма карточки архивного фонда
81. Форма годового плана работы архива
82. Форма акта приема-передачи документов на
государственное хранение
83. Форма акта приема-передачи при смене заведующего
архивом (лица, ответственного за архив)
84. Примерное положение об архиве таможни (таможенного
поста)
1. Общие положения
1.1. Типовая инструкция по делопроизводству и работе архива
в таможне (на таможенном посту) *1) подготовлена Управлением
делами ГТК России в целях совершенствования на единой основе
документационного обеспечения управления и повышения его
эффективности путем унификации состава и форм управленческих
документов и технологии работа с ними и утверждена
Государственным таможенным комитетом Российской Федерации *2).
1.2. Типовая инструкция устанавливает общие требования к
документированию управленческой деятельности и организации
работы с документами в таможнях и на таможенных постах
Российской Федерации.
(П. 1.3 - в ред. Приказа ГТК РФ от 29.01.97 N 33)
1.3. Общие требования к документам и службам
документационного обеспечения и специальной информации в системе
таможенных органов Российской Федерации разработаны в
соответствии с законами Российской Федерации, актами высших
органов государственного управления по вопросам принятия и
оформления управленческих решений, осуществления контроля за
исполнением документов, совершенствования информационного
обеспечения. государственными стандартами в области
документоведения и автоматизированной обработки информации.
1.4. Документы таможен являются собственностью государства,
и вопросы их сохранности регулируются нормативно-методическими
документами Государственной архивной службы России.
1.5. Положения Типовой инструкции распространяются и на
организацию работы с документами, создаваемыми при помощи
средств вычислительной техники, машиночитаемых и других,
независимо от их носителей. Компьютерные (автоматизированные)
технологии обработки документов должны отвечать требованиям
настоящей инструкции.
1.6. Порядок работы с секретными документами, документами,
содержащими сведения ограниченного распространения ("Для
служебного пользования"), устанавливается специальными
инструкциями.
1.7. Ответственность за организацию делопроизводства,
соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в
таможнях возлагается на начальников таможен, в структурных
подразделениях таможен - на начальников структурных
подразделений.
(П.1.8 - в ред. Приказа ГТК РФ от 29.01.97 N 33)
1.8. Ведение делопроизводства, контроль за соблюдением в
структурных подразделениях таможен единой системы работы с
документами, методическое руководство данной работой и обучение
работников основам делопроизводства осуществляются отделом
(группой) документационного обеспечения и специальной информации.
(П.1.9 - в ред. Приказа ГТК РФ от 29.01.97 N 33)
1.9. Задачи, функции, порядок работы отделов (групп)
документационного обеспечения и специальной информации
регламентируются Типовым положением об отделе (группе)
документационного обеспечения и специальной информации таможни
(таможенного поста) (приложение 1).
1.10. Начальник структурного подразделения определяет
ответственного за ведение делопроизводства в подразделении,
который обеспечивает учет и прохождение документов в
установленные сроки, информирует руководство о состоянии их
исполнения, осуществляет ознакомление работников подразделения с
нормативными и методическими документами.
(П.1.11 - в ред. Приказа ГТК РФ от 29.01.97 N 33)
1.11. Права, обязанности, ответственность работников
отделов (групп) документационного обеспечения и специальной
информации и ответственных за делопроизводство в структурных
подразделениях определяются должностными инструкциями,
утверждаемыми начальником таможни (примерные должностные
инструкции сотрудникам отдела документационного обеспечения и
специальной информации приведены в приложениях 2.1 - 2.11).
1.12. Передача документов, их копий работникам сторонних
организаций допускается с разрешения начальника таможни или
структурного подразделения. При уходе сотрудника в отпуск,
выбытии в командировку, увольнении или перемещении имеющиеся у
него документы по указанию начальника таможни или структурного
подразделения передаются другому сотруднику.
1.13. Должностные лица таможен обязаны выполнять требования
Типовой инструкции при подготовке и оформлении документов, в
процессе их исполнения, обработки, хранения и использования.
2. Документирование управленческой деятельности таможни
Документирование управленческой деятельности заключается в
фиксации на бумаге или на других носителях по установленным
правилам наличия и содержания управленческих действий, т.е. в
создании управленческих документов.
2.1. Состав управленческих документов таможни (таможенного
поста) определяется ее компетенцией и функциями, управленческими
действиями по реализации этих задач, единоначальным порядком
разрешения вопросов.
В соответствии с действующим Таможенным кодексом Российской
Федерации, нормативными документами ГТК России в таможнях
разрабатываются следующие основные виды управленческих
документов:
Организационно-распорядительные:
- приказ;
- распоряжение;
- инструкция;
- положение;
- структура и штатное расписание;
- регламент работы.
Информационно-справочные:
- протокол;
- акт;
- письмо;
- докладная записка;
- объяснительная записка;
- справка;
- телеграмма;
- телефонограмма;
- ориентировка;
- заявление;
- план;
- отчет.
С заинтересованными организациями таможни могут принимать
совместные документы в форме приказа, распоряжения (если
организация издает одинаковые с таможней по форме
распорядительные документы) или "совместного решения", которые
имеют правовую силу распорядительного документа каждой
организации, принимавшей этот документ.
(П.2.2 - в ред. Приказа ГТК РФ от 29.01.97 N 33)
2.2. Отдел (группа) документационного обеспечения и
специальной информации осуществляет работу с вышеперечисленными
видами документов.
Другие виды документов (бухгалтерские, статистические, по
оформлению грузов, материалы дознаний, документы по контрабанде
и личному составу и т.д.) направляются по реестру для учета,
обработки, контроля, исполнения и хранения в структурные
подразделения таможни.
2.3. В структурные подразделения таможни, на таможенные
посты нормативные документы вышестоящих таможенных органов
передаются в виде копий.
2.4. Распорядительный документ таможни может быть отменен
(изменен) распорядительным документом самой таможни,
регионального таможенного управления или ГТК России. Действие
распорядительного документа таможни может быть приостановлено
соответствующими компетентными органами.
3. Порядок подготовки и оформления документов
При оформлении документов необходимо соблюдать правила,
обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и
качественное их исполнение и поиск, возможность обработки
документов с помощью средств вычислительной техники, качество
документов как исторических источников.
Документ должен, как правило, оформляться на бланке,
соответствующем стандарту, иметь установленный комплекс
обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения.
Документ имеет юридическую силу при наличии следующих
обязательных реквизитов: наименование Государственного
таможенного комитета Российской Федерации, наименование
таможенного управления, наименование таможни - автора документа,
название вида документа (кроме писем), заголовок к тексту, дату,
индекс, текст, визы, подпись, отметку об исполнении и
направлении его в дело.
Расположение реквизитов на бланках
организационно-распорядительных документов должно
соответствовать ГОСТ 6.38-90 "Унифицированные системы
документации. Система организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению документов" (приложения
3,4). В процессе подготовки и оформления документов состав
обязательных реквизитов может быть дополнен другими реквизитами,
если того требуют назначение документа. его обработка и т.д. *3)
документы, независимо от того, печатаются они на чистом
листе или на бланке, оформляются на бумаге следующих форматов:
А4 (210х298 мм) И А5 (210х148 мм).
Для подготовки документов в таможне применяется два вида
бланков: общий бланк (приложение 5) и бланк письма (приложение
6).
На основе общего бланка могут быть разработаны бланки для
других видов документов (приказов, распоряжений, протоколов,
актов и т.д.) (приложение 5.1).
Общие правила оформления бланков даны в приложении 7.
Правила оформления реквизитов документов
Расположение реквизитов на бланках документов должно
соответствовать ГОСТ 6.38-90.
3.1. Государственный герб Российской Федерации помещается
на бланке таможни.
На бланках с угловым расположением реквизитов изображение
Государственного герба Российской Федерации помещают на верхнем
поле бланка над серединой строк наименования организации, а на
бланках с продольным расположением реквизитов - в центре
верхнего поля. Диаметр изображения не более 20 мм.
3.2. Эмблема организации - эмблема таможенных органов
Российской Федерации утверждена Указом Президента Российской
Федерации от 03.12.94 N 2152 "Об утверждении описания и рисунков
флага и эмблемы таможенных органов Российской Федерации,
размещения указанной эмблемы на транспортных средствах, а также
рисунка вымпела морских и речных судов таможенных органов
Российской Федерации".
3.3. Наименования Государственного таможенного комитета
Российской Федерации, таможенного управления, таможни (автора
документа) - указываются на бланках в точном соответствии с
положением о них.
Сокращенные наименования ГТК России, регионального
таможенного управления, таможни применяются в том случае, если
они официально зафиксированы в соответствующих положениях.
Сокращенные наименования помещаются на бланках вслед за полными.
3.4. Наименование структурного подразделения указывается на
внутренних документах, оформленных не на бланках, например:
докладная записка, объяснительная записка, справка, заявление,
акт и т.д., в том случае, если этого требует содержание
документа. Название указывается в соответствии с утвержденной
структурой таможни, положением об этом подразделении.
3.5. При оформлении реквизита "Индекс предприятия связи,
почтовый и телеграфный адрес, номер абонентского телеграфа и
т.д." следует указывать справочный номер телефона (справочной
службы, приемной, дежурной службы).
Номер телефона должен записываться следующим образом:
Тел. 262 16 90
Порядок и форма записи сведений о почтовом и телеграфном
адресах организации должны соответствовать Почтовым правилам
(приложение 8).
3.6. Название вида документа должно соответствовать
компетенции таможни, содержанию управленческих решений. Название
вида документа указывается на приказах, протоколах, справках,
записках и других документах (кроме писем).
3.7. Датой документа является дата его подписания (приказ.
письмо), утверждения (план, положение, устав), принятия (для
протокола - дата проведения совещания, заседания).
Документы вступают в силу с момента их подписания
(утверждения) или в соответствии с законодательством, если в
тексте не предусмотрена другая дата.
Дата документа, а также содержащиеся в тексте даты
оформляют цифровым способом. Элементы даты приводятся арабскими
цифрами в одной строке в следующей последовательности: число,
месяц, год.
Например: 2 марта 1995 года следует оформить 02.03.95.
В текстах документов, содержащих сведения финансового
характера, и при визировании документов допускается применять
словесно-цифровой способ оформления дат, например: 2 марта 1995
г.
На документах, составленных совместно с другими
организациями, указывается единая дата (самая поздняя дата
подписания документа).
Все отметки на документе, связанные с его прохождением и
исполнением, датируются.
3.8. Индексация документов в делопроизводстве - это
проставление при регистрации порядковых регистрационных номеров
и необходимых условных обозначений, указывающих место их
исполнения (составления) и хранения. Индексы используют при
поиске, учете и систематизации документов. Индекс документа
состоит из индекса структурного подразделения, номера дела по
номенклатуре дел и регистрационного номера документа.
Например, индекс исходящего письма состоит из следующих
элементов 04-15/125, где 04 - индекс структурного подразделения,
15 - номер дела по номенклатуре дел структурного подразделения,
125 - порядковый исходящий регистрационный номер письма.
На распорядительных документах указываются только
порядковые регистрационные номера, которые присваиваются с
начала календарного года в пределах каждого вида документа.
Например: приказ N 12, протокол N 4.
На документах, составленных совместно с несколькими
организациями, регистрационные номера авторов проставляют через
косую черту в порядке указания авторов на документе (слева
направо).
Например: 01-456/146/1095
3.9. Ссылка на индекс и дату входящего документа включает
индекс и дату, указанные на документе, на который дается ответ.
3.10. Реквизит "Место составления или издания" оформляется
в соответствии с классификатором "Система обозначения объектов
административно-территориального деления, а также населенных
пунктов (СОАТО). Сокращение "г." при обозначении городов
"Москва" и "Санкт-Петербург" не ставится.
3.11. Гриф ограничения доступа к документу обозначает
степень распространения информации, содержащейся в нем
(например, ограниченного распространения - ДСП) и определяется
автором документа.
Гриф ограничения доступа располагается в правом верхнем
углу документа выше реквизитов "Адресат" или "Гриф утверждения".
(П.3.12 - в ред. Приказа ГТК РФ от 29.01.97 N 33)
3.12. При адресовании документов необходимо соблюдать
следующие правила.
Документы адресуют в организации, их структурные
подразделения или конкретному должностному лицу. Наименование
организации и структурного подразделения указывается в
именительном падеже:
Борзинская таможня
Отдел документационного
обеспечения и специальной
информации
При адресовании документа руководителю организации
наименование организации входит в состав наименования должности
адресата:
Начальнику
Борзинской таможни
Цыримпилову Б.Н.
Если документ адресуют в несколько однородных организаций,
то их следует указывать обобщенно:
Начальникам таможенных постов
Документ не должен содержать больше четырех адресатов.
Слово "Копия" перед обозначением второго, третьего и четвертого
адресата не указывается, каждый экземпляр должен быть подписан.
При направлении документа более чем в четыре адреса составляется
список на рассылку и на каждом документе проставляется только
один адресат.
В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес,
который оформляется в соответствии с Почтовыми правилами в
следующем порядке: почтовый индекс, республика, область, город,
номер почтового отделения, улица, номер дома. Данный реквизит
проставляется при однократном обращении корреспондентов.
Особенностью адресования корреспонденции в города Москва,
Санкт-Петербург, Сочи является то, что перед номером отделения
связи проставляется буквенный индекс, например: Москва, И-347.
Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых
в правительственные организации и постоянным корреспондентам, в
этих случаях целесообразно применять конверты с заранее
отпечатанными адресами.
При адресовании документа гражданам сначала печатается
почтовый адрес, а затем фамилия и инициалы получателя.
Образцы адресования документов даны в приложении 9.
3.13. Особым способом введения документа в действие,
санкционирующим распространение его на определенный круг
организаций. должностных лиц или граждан, является утверждение
документа.
Документы утверждаются начальником таможни или его
заместителем, в компетенцию которого входит решение вопросов,
изложенных в утверждаемых документах.
Утверждение документа производится посредством грифа
утверждения или издания соответствующего приказа. Оба способа
утверждения имеют одинаковую юридическую силу.
Образцы оформления грифа утверждения и Примерный перечень
документов, подлежащих утверждению, даны в приложениях 10 и 11.
3.14. Резолюция - указания руководителя по содержании и
срокам исполнения документа.
В состав резолюции должны входить элементы: фамилия
исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок
исполнения, подпись, дата.
Резолюция пишется на документе в правой верхней части
первого листа документа или на специальном бланке для резолюции,
или на любой свободной площади лицевой стороны первого листа
документа, кроме полей.
Если для написания резолюций используются специальные
бланки или резолюция пишется на отдельном листе бумаги,
приложенном к документу, на нем указываются номер и дата
документа, к которому относится резолюция.
Не рекомендуются резолюции типа "на рассмотрение", "на
исполнение", так как они не формулируют конкретного действия.
Если указание дается нескольким должностным лицам, то
основным исполнителем документа является лицо. указанное в
резолюции первым, ему предоставляется право созыва
соисполнителей, направления запросов, сбора и обработки
предложений и замечаний соисполнителей.
На документах, не требующих дополнительных указаний по
исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции
указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.
(П.3.15 - в ред. Приказа ГТК РФ от 29.01.97 N 33)
3.15. Заголовок документа - краткое изложение содержания
документа, состоит из одной фразы, отвечающей на вопрос "О чем?".
Заголовки к тексту таких документов, как инструкция,
штатное расписание, протокол, правила, должны сочетаться в
падеже с наименованием документа.
Например: "Должностная инструкция (кому?) инспектору отдела
документационного обеспечения и специальной информации".
Если в тексте отражено несколько вопросов, заголовок должен
формулироваться обобщенно. В необходимых случаях в документах
большого объема составляются подзаголовки.
Заголовок и подзаголовки помещаются в левой части листа
перед текстом без кавычек и не подчеркиваются.
Заголовок не составляется к тексту документа,
подготовленного на бланке формата А5, а также к телеграммам,
телефонограммам.
3.16. Отметка о контроле проставляется в том случае, если в
резолюции или в тексте документа даны указания по его исполнению
или доведению до сведения, требующие дальнейшей проверки его
прохождения в таможне.
Отметка о контроле проставляется на документах в виде
условного обозначения (буква "К") или штампа "Контроль" на поле
документа напротив реквизита "Заголовок к тексту".
3.17. Текст документа - выраженное средствами делового
языка содержание управленческих действий.
Текст документа должен содержать достоверную и
аргументированную информацию.
Содержание должно быть увязано с ранее изданными по данному
вопросу документами.
Правила подготовки текстов отдельных видов документов
приведены в разделе 4 настоящей инструкции.
Методика составления текста документа дана в приложении 12.
3.18. Оформление приложений
Если к документу имеются приложения, то об этом указывается
в тексте (приказы, распоряжения) или после текста документа
перед подписью (письмо). Приложения, оформленные к различным
документам, должны иметь все необходимые для документа реквизиты
(название: заголовок; подпись лиц, ответственных за содержание:
дату: отметки о согласовании и т.д.). которые размещаются в
правом верхнем углу первого листа приложения.
Образцы оформления отметок о наличии приложений даны в
приложении 13.
При наличии нескольких приложений на них проставляются
порядковые номера: Приложение 1, Приложение 2 и т.д., знак "N"
перед цифровым обозначением не ставится.
Сведения о наличии приложений к планам, отчетам,
протоколам. письмам, не названных в тексте документа,
перечисляются после текста с указанием количества листов в
каждом приложении.
Если к документу прилагается документ с приложением, то
отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:
Приложение: заключение Постоянной комиссии Минфина от
16.10.95 N 58 и приложение к нему, всего на 31 л. в 3 экз.
Если приложение направляется не во все указанные в
документе адреса, то отметку о наличии приложения оформляют по
форме: Приложение на 5 л. в 1 экз. в первый адрес.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не
указывается.
3.19. Подпись документа
В состав реквизита "Подпись" входят наименование должности
лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не
на бланке, и сокращенное - на документе, составленном на
бланке), личная подпись и ее расшифровка.
Образцы оформления подписей даны в приложении 14.
Документы, направляемые таможней в вышестоящие таможенные
органы и сторонние организации, подписывает только начальник
таможни или, по его распоряжению, один из его заместителей.
Документы денежного, материального и кредитного характера,
служащие основанием для приема и выдачи денег,
товарно-материальных и других ценностей, а также изменяющие
кредитные и расчетные обязательства с другими организациями,
подписывают начальник таможни и главный бухгалтер.
В документах, подготовленных комиссией, указывают не
должности лиц, составивших его, а распределение обязанностей в
составе комиссии.
При подписании документа несколькими должностными лицами
равных должностей их подписи располагают на одном уровне.
При подписании документа несколькими должностными лицами не
равных должностей их подписи располагают одну под другой в
последовательности, соответствующей занимаемой должности.
При отсутствии руководителя, подпись которого заготовлена
на проекте документа, документ может быть подписан другим
руководителем (в соответствии с порядком замещения), при этом
обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего
документ, и его фамилия.
Не допускается подписывать документ с предлогом "за" или
проставлением косой черты перед наименованием должности.
Право подписи документов, направляемых в таможни и на
таможенные посты, может быть предоставлено руководителям
структурных подразделений таможни и начальникам таможенных
постов в пределах их компетенции.
3.20. Внешнее согласование документа (согласование с другой
организацией) может быть оформлено грифом согласования, справкой
о согласовании, листом согласования (если содержание документа
затрагивает интересы нескольких организаций) или представлением
протокола обсуждения проекта документа на заседании
коллегиального органа.
Реквизит "Гриф согласования" состоит из слова согласовано
(печатается прописными буквами без кавычек), наименования
должности лица, с которым согласовывается документ (включая
наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты.
Реквизит "Гриф согласования" располагают ниже реквизита
"Подпись" или на отдельном листе согласования, при этом делается
отметка на документе.
Если согласование производится с коллегиальным органом или
посредством письма, то на согласуемом документе указываются
реквизиты протокола или письма.
Если документ имеет два грифа согласования, то они
располагаются на одном уровне, при большем количестве - их
размещают двумя вертикальными рядами.
Образцы оформления грифа согласования даны в приложении 15.
(П.3.21 - в ред. Приказа ГТК РФ от 29.01.97 N 33)
3.21. Виза
При необходимости оценки целесообразности документа, его
обоснованности, соответствия действующему законодательству и
правовым актам проводится согласование документа.
Внутреннее согласование проекта документа оформляется
визой. которая включает в себя личную подпись визирующего и дату
визирования. При необходимости может быть указана должность
визирующего. Расшифровка его подписи (инициалы и фамилия)
обязательна.
Проекты приказов визируются всеми руководителями, в адрес
которых содержатся поручения, на "Листе согласования", который
является оборотной стороной последнего листа документа
(приложение 16).
Отправляемые адресатам документы визируются на лицевой
стороне последнего листа экземпляра документа, остающегося в
таможне, ниже подписи (письма, телеграммы, справки и другие виды
отправляемых документов).
На лицевой стороне первого экземпляра последнего листа
документа ниже подписи визируются проекты планов, отчеты, акты,
докладные и объяснительные записки, заявления, телефонограммы.
Замечания и дополнения к проекту документа излагаются на
отдельном листе, о чем на проекте делается соответствующая
отметка.
Проект документа должен быть завизирован исполнителем
(автором), руководителем структурного подразделения (автора).
руководителями структурных подразделений (чьи интересы
затрагивает содержание документа), юридической службой, отделом
документационного обеспечения и специальной информации,
заместителем начальника таможни, курирующим вопросы,
содержащиеся в проекте документа.
Образцы визирования документов даны в приложении 17.
3.22. На документах, удостоверяющих права должностных лиц,
фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных
ценностей, а также содержащих обязательства и гарантии, подпись
ответственного лица заверяется гербовой печатью.
Перечень документов, которые требуют заверения, дан в
приложении 18.
Печать, воспроизводящая наименование таможни, проставляется
на следующих документах:
|
