|
Стр. 12
учреждения, а также непосредственно подчиненных ему организаций и
предприятий, если создание архивов при них практически
нецелесообразно;
б) документальные материалы ликвидированных организаций и
предприятий, входивших в систему данного учреждения, а также их
предшественников;
в) печатные материалы, в том числе ведомственные издания,
дополняющие документальные материалы архива, а также материалы,
необходимые для научно-исследовательской, информационно-справочной
и другой работы архива;
г) научно-справочный аппарат, раскрывающий состав и содержание
документальных материалов архива (описи, исторические справки,
каталоги, указатели, обзоры и т.д.).
8. В состав архива могут также входить личные фонды деятелей
науки, техники, культуры, выдающихся новаторов производства,
передовиков коммунистического труда, работавших в данном
учреждении или подчиненных ему организациях и предприятиях.
III. Функции архива
9. Архив осуществляет следующие функции:
а) принимает, учитывает и хранит законченные делопроизводством
документальные материалы, обработанные в соответствии с "Основными
правилами постановки документальной части делопроизводства и
работы архивов учреждений, организаций и предприятий СССР";
б) совместно с канцелярией контролирует сохранность и
правильность оформления дел в структурных подразделениях
учреждения, принимает участие в составлении номенклатур дел и
проверяет правильность формирования дел в соответствии с
утвержденной номенклатурой;
в) участвует в проверке состояния архивов и делопроизводства в
подведомственных учреждениях, организациях и предприятиях;
г) организует экспертизу научной и практической ценности
документальных материалов, находящихся в архиве;
д) создает и пополняет научно-справочный аппарат на
документальные материалы, подлежащие передаче на государственное
хранение (описи, исторические справки, каталоги, обзоры и т.д.);
е) осуществляет учет документальных материалов, хранящихся в
подведомственных учреждениях, организациях и предприятиях;
ж) передает документальные материалы в государственные архивы
в установленные сроки;
з) организует использование документальных материалов и выдает
в установленном порядке справки, копии, выписки по документальным
материалам как заинтересованным учреждениям, так и отдельным
лицам.
10. Архив ведет следующую методическую работу:
а) изучает и обобщает опыт работы архивов учреждений,
организаций и предприятий системы;
б) принимает участие в разработке методических пособий по
делопроизводству и архивному делу (инструкций и памяток по
делопроизводству и работе архивов, классификаторов, номенклатур
дел, перечней материалов с указанием сроков их хранения и т.д.)
для учреждений системы;
в) консультирует работников подведомственных учреждений,
организаций и предприятий по вопросам постановки документальной
части делопроизводства и архивного дела;
г) участвует в проведении мероприятий по повышению деловой
квалификации секретарей, делопроизводителей, а также работников
архивов подведомственных учреждений.
11. Архив ежегодно высылает в соответствующее архивное
учреждение паспорт архива согласно установленной форме, карточки
фондов и сведения об изменениях в составе и объеме фондов.
IV. Права архива
12. Для выполнения указанных выше функций архиву
предоставляется право:
а) требовать от руководителей структурных подразделений своего
учреждения и подведомственных организаций и предприятий соблюдения
установленных правил постановки документальной части
делопроизводства и работы архивов;
б) запрашивать от структурных подразделений учреждения и
подчиненных ему организаций и предприятий сведения, необходимые
для работы архива;
в) привлекать в необходимых случаях в качестве экспертов и
консультантов специалистов, работающих в данном учреждении.
Приложение N 2
ТИПОВОЕ ПОЛОЖЕНИЕ
ПОСТОЯННО ДЕЙСТВУЮЩЕЙ ЭКСПЕРТНОЙ
КОМИССИИ (ЭК) УЧРЕЖДЕНИЯ <*>
I. Общие положения
1. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности
документальных материалов учреждения и отбору их на хранение или
уничтожение создается постоянно действующая экспертная комиссии
(ЭК).
--------------------------------
<*> - Положение распространяется на центральные союзные и
республиканские учреждения, их управления и отделы, краевые и
областные исполкомы Советов депутатов трудящихся, на кооперативные
и общественные организации союзного, республиканского и областного
значения.
2. В своей работе ЭК руководствуется "Основными
правилами постановки документальной части делопроизводства и
работы архивов учреждений, организаций и предприятий СССР",
указаниями Главного архивного управления при Совете Министров
СССР, соответствующих республиканских и местных архивных
учреждений, приказами и инструкциями министерства (ведомства),
типовыми и ведомственными перечнями документальных материалов с
указанием сроков их хранения и настоящим положением.
3. ЭК является совещательным органом. Ее решения вступают в
силу после утверждения их руководителем учреждения либо после
рассмотрения экспертно-проверочной комиссией (ЭПК)
соответствующего архивного учреждения.
4. ЭК назначается приказом руководителя учреждения в составе
не менее 3-5 человек. Председателем ЭК назначается один из
руководящих работников учреждения. В состав комиссии включается
заведующий архивом учреждения (ответственный за архив) с
возложением на него обязанностей секретаря комиссии, а в основных
ведущих учреждениях - также представитель соответствующего
государственного архива.
II. Функции экспертной комиссии
5. ЭК осуществляет следующие функции:
а) ежегодно организует отбор документальных материалов на
хранение и уничтожение в учреждении и осуществляет контроль за
отбором материалов на хранение и уничтожение в непосредственно
подчиненных учреждениях, организациях и предприятиях. При этом
основное внимание ЭК уделяет отбору на постоянное хранение
материалов, подлежащих передаче в государственные архивы;
б) рассматривает описи на хранящиеся в архиве данного
учреждения документальные материалы постоянного хранения,
подлежащие передаче в государственный архив, и представляет их на
утверждение экспертно-проверочной комиссии архивного учреждения;
в) рассматривает акты о выделении к уничтожению документальных
материалов структурных подразделений своего учреждения и
подведомственных учреждений, материалы которых не подлежат
передаче в государственные архивы;
г) рассматривает предложения об изменении сроков хранения
отдельных категорий документов, установленных действующими
перечнями, для внесения их на утверждение в архивные учреждения;
д) участвует в подготовке и рассматривает проекты перечней
документальных материалов со сроками хранения, типовые (примерные)
номенклатуры дел учреждений системы, номенклатуры дел данного
учреждения и его структурных подразделений и другие методические
пособия по делопроизводству и архивному делу;
е) организует инструктаж и консультирует ЭК подчиненных
учреждений по вопросам организации и методики отбора
документальных материалов на хранение и уничтожение.
III. Организация работы экспертной комиссии
6. ЭК работает в контакте с экспертно-проверочной комиссией
соответствующего архивного учреждения и получает от нее
необходимые организационно-методические указания.
7. Заседания ЭК созываются по мере надобности, но не реже двух
раз в год.
Заседания ЭК протоколируются; протокол подписывается
председателем и секретарем комиссии и утверждается руководителем
учреждения.
8. Решения ЭК принимаются большинством голосов. При разделении
голосов поровну спорный вопрос разрешается руководителем
учреждения. Особые мнения членов комиссии отражаются в протоколе
или прилагаются к нему.
9. ЭК предоставляется право:
а) в соответствии с установленными требованиями давать
указания структурным подразделениям своего учреждения и
подведомственным организациям и предприятиям по вопросам отбора
документальных материалов на хранение и уничтожение, их
научно-технической обработки и о порядке передачи материалов в
архив учреждения;
б) запрашивать от структурных подразделений своего учреждения
и подчиненных ему учреждений, организаций и предприятий сведения,
необходимые для определения ценности документальных материалов;
в) приглашать для консультаций квалифицированных специалистов
своего ведомства и работников архивных учреждений.
|
