|
Стр. 7
Центральной экспертной комиссией (далее - ЦЭК) ФССП России, с
экспертной проверочной комиссией (далее - ЭПК) федерального
архива, в который документы передаются на постоянное хранение, и
утверждается не позднее конца текущего года Директором.
Согласовывается сводная номенклатура дел с федеральным архивом
не реже одного раза в 5 лет, если не было коренных изменений в
функциях и структуре ФССП России.
10.1.7. После утверждения сводной номенклатуры дел управления
центрального аппарата ФССП России получают выписки из
соответствующих ее разделов для использования в работе.
10.1.8. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом
количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры
дел является документом постоянного срока хранения и включается в
номенклатуру дел в раздел Управления делопроизводства. Второй
используется в Управлении делопроизводства в качестве рабочего.
Третий применяется в архиве. Четвертый - в федеральном архиве, с
которым согласовывалась номенклатура дел.
10.1.9. Сводная номенклатура дел в конце каждого года
уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января
следующего календарного года приказом ФССП России.
10.1.10. Сводная номенклатура дел составляется и
согласовывается заново в случае коренных изменений функций и
структуры ФССП России.
10.1.11. Названиями разделов сводной номенклатуры дел
центрального аппарата ФССП России являются названия управлений
центрального аппарата ФССП России. В сводной номенклатуре дел
центрального аппарата ФССП России разделы располагаются в
соответствии с утвержденной структурой ФССП России. Раздел
Управления делопроизводства располагается первым для удобства
пользования сводной номенклатурой.
10.1.12. В номенклатуру дел включаются заголовки дел,
отражающие все документируемые участки работы ФССП России.
В номенклатуру дел не включаются периодические издания.
10.1.13. Графы номенклатур дел заполняются следующим образом.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела,
включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного
в ФССП России цифрового обозначения управлений центрального
аппарата ФССП России и порядкового номера заголовка дела в
пределах номенклатуры данного управления. Индексы дел обозначаются
арабскими цифрами.
Например: 08-05, где 08 - обозначение управления центрального
аппарата ФССП России (соответствует Управлению делами), 05 -
порядковый номер дела по номенклатуре.
В сводной номенклатуре дел центрального аппарата ФССП России
рекомендуется сохранять одинаковые порядковые номера для
однородных дел в разных управлениях центрального аппарата ФССП
России; для переходящих дел индекс сохраняется.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов,
частей).
Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать
основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных
формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а
также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление
сокращенных слов и сокращенных наименований федеральных органов
исполнительной власти и учреждений.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей
последовательности:
- название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или
разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);
- название федерального органа исполнительной власти или его
структурного подразделения (автор документа);
- название организации, которой будут адресованы или от
которой будут получены документы (адресат или корреспондент
документа);
- краткое содержание документов дела;
- название местности (территории), с которой связано
содержание документов дела;
- дата (период), к которой относятся документы дела.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но
не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела
употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках
указываются основные разновидности документов, которые должны быть
сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).
Например:
"Документы о проведении семинаров, конференций по вопросам
деятельности Федерального архивного агентства (планы, списки,
доклады, информации)".
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и
по какому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными
корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее
видовое название.
Например:
"Переписка с архивными учреждениями о комплектовании Архивного
фонда Российской Федерации документацией".
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными
корреспондентами, последние не перечисляются.
Например:
"Переписка о награждении работников, присвоении почетных
званий".
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если
переписка ведется только с ним.
Например:
"Переписка с Российской академией государственной службы при
Президенте Российской Федерации по вопросам подготовки кадров".
При обозначении в заголовках дел
административно-территориальных единиц учитывается следующее: если
содержание дела касается нескольких однородных
административно-территориальных единиц, в заголовке дела не
указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое
название.
Например:
"Переписка с главами администраций областей по вопросам,
отнесенным к ведению ФССП России".
Если содержание дела касается одной
административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее
(его) название указывается в заголовке дела.
Например:
"Переписка с Учебным центром Федеральной налоговой службы (г.
Нижний Новгород) по вопросам подготовки кадров".
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную
документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который
составлены планы (отчеты).
Например:
"Годовые планы финансовых мероприятий";
"Годовые статистические отчеты о расходах на содержание
автотранспорта".
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то
составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости
составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание
заголовка дела.
Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том,
должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и
подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности
документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале
располагаются заголовки дел, содержащих
организационно-распорядительную документацию.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и
оформления дел.
Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного
года.
В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по
перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной
номенклатуре дел или согласованный с Центральной
экспертно-проверочной комиссией Федерального архивного агентства
срок хранения.
В графе 5 "Примечание" указывается название перечней
документов, использованных при определении сроков хранения дел,
проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах
(например, переходящее с 2004 г.), о выделении дел к уничтожению,
о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в
другой федеральный орган исполнительной власти для продолжения и
др.
10.1.14. Если в течение года в ФССП России возникают новые
документированные участки работы, то наименования и индексы дел,
не предусмотренных номенклатурой, дополнительно вносятся в нее.
Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры могут
оставляться резервные номера.
10.1.15. По окончании года в конце номенклатуры дел делается
итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).
10.2. Формирование и оформление дел
10.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов
в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация
документов внутри дела.
10.2.2. В центральном аппарате ФССП России дела формируются,
как правило, децентрализованно, т.е. в управлениях (отделах
управлений) центрального аппарата ФССП России.
10.2.3. Исполненные и законченные делопроизводством документы
должны в 10-дневный срок сдаваться исполнителем, в зависимости от
принятой системы ведения делопроизводства, в Управление
делопроизводства или лицам, ответственным за ведение
делопроизводства в управлениях центрального аппарата ФССП России,
для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть
подшит документ, определяет начальник отдела или исполнитель в
соответствии с номенклатурой дел.
10.2.4. Контроль за правильным формированием дел
осуществляется Управлением делопроизводства.
10.2.5. При формировании дел необходимо соблюдать следующие
общие правила:
- помещать в дело только исполненные документы, в соответствии
с заголовками дел по номенклатуре;
- группировать в дело документы одного календарного года, за
исключением переходящих дел;
- раздельно группировать в дела документы постоянного и
временных сроков хранения;
- помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на
общих основаниях;
- в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату,
лишние экземпляры, черновики;
- по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в
деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела
проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.
10.2.6. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в
хронологической (вопросно-логической) последовательности или в их
сочетании.
Распорядительные документы группируются в дела по видам и
хронологии с относящимися к ним приложениями.
В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида
документов, формируются копии принятых федеральных законов, актов
Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской
Федерации и выписки из соответствующих протоколов заседаний
Правительства Российской Федерации или его Президиума.
Все документы отчетного и информационного характера по
исполнению акта Президента Российской Федерации или Правительства
Российской Федерации, находящегося на контроле, подшиваются в
заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то
отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока
хранения за текущий год.
Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов,
подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество
копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера
дела, в котором подшит подлинник этого документа.
Документы коллегий группируются в два дела: протоколы и
решения коллегии; документы к заседаниям коллегии.
Положения, инструкции, утвержденные распорядительными
документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с
указанными документами.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от
приказов по личному составу.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по
номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела,
систематизируются по номерам протоколов.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и
другие документы группируются отдельно от проектов.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы
федеральных органов исполнительной власти и все документы по их
рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений
граждан по личным вопросам.
Переписка группируется, как правило, за период календарного
года и систематизируется в хронологической последовательности;
документ-ответ помещается за документом-запросом. При
возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в
предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с
указанием индекса дела предыдущего года.
10.2.7. Дела в делопроизводстве ФССП России подлежат
оформлению при их заведении и по завершении года.
Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела
включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке,
брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи.
Оформление дел в центральном аппарате ФССП России проводится
работниками Управления делопроизводства, иных управлений
центрального аппарата ФССП России, в обязанность которых входит
заведение и формирование дел, при методической помощи и под
контролем работников архива.
10.2.8. В зависимости от сроков хранения проводится полное или
частичное оформление дел.
Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного
(свыше 10 лет) хранения и по личному составу.
Полное оформление дела предусматривает:
- оформление реквизитов обложки дела по установленной форме
(Приложение N 42);
- нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела
(Приложение N 43);
- составление в необходимых случаях внутренней описи
документов дела (Приложение N 44);
- подшивку или переплет дела; внесение необходимых уточнений в
реквизиты обложки дела.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается
хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию
документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи
не составлять.
10.2.9. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет)
хранения, временного (до 10 лет включительно) и по личному составу
оформляется по установленной форме.
На обложке дела указываются реквизиты:
- наименование федерального органа исполнительной власти
(фондообразователя);
- наименование структурного подразделения;
- номер (индекс) дела;
- заголовок дела;
- дата дела (тома, части);
- количество листов в деле;
- срок хранения дела;
- архивный шифр дела.
Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются
следующим образом:
- наименование федерального органа исполнительной власти
указывается полностью, в именительном падеже, с указанием
официально принятого сокращенного наименования, которое
указывается в скобках после полного наименования, - Федеральная
служба судебных приставов (ФССП России);
- наименование структурного подразделения - записывается
название управления центрального аппарата ФССП России в
соответствии с утвержденной структурой;
- номер дела - проставляется цифровое обозначение (индекс)
дела по номенклатуре дел федерального органа исполнительной
власти;
- заголовок дела - переносится из номенклатуры дел
федерального органа исполнительной власти, согласованной с ЭПК
федерального архива;
- дата дела - указывается год(ы) заведения и окончания дела в
делопроизводстве.
Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также
для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние
даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации
(составления) самого раннего и самого позднего документов,
включенных в дело.
Датой приложения к делу, сформированному в отдельный том,
является дата регистрации основного документа, приложение к
которому помещено в этот том. При этом число и год обозначаются
арабскими цифрами, название месяца пишется полностью словами.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка
расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме
листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются
простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом
верхнем углу листа.
Лист формата A3 и большего формата, подшитый за один край,
нумеруется как один лист в правом верхнем углу.
Документы с собственной нумерацией листов, в том числе
печатные издания, нумеруются в общем порядке.
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей,
нумеруются по каждому тому или части отдельно.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и
специфические документы, представляющие самостоятельный лист в
деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала
конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как
самостоятельный том и нумеруются отдельно.
После завершения нумерации листов составляется заверительная
надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись
составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В
заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество
листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи,
фотографии, рисунки и т.п.).
Заверительная надпись подписывается ее составителем с
указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.
Количество листов в деле проставляется на обложке дела в
соответствии с итоговой надписью.
Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из
соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком
хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне
документов, образующихся в деятельности ФССП России, с указанием
сроков хранения.
На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".
Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и
номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения
проставляется в архиве ФССП России черными чернилами только после
включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных
ЭПК соответствующего федерального архива (до этого он
проставляется карандашом).
На обложках дел постоянного хранения предусматривается место
для наименования федерального архива, в который будут передаваться
дела, кодов федерального архива и ФССП России по Общероссийскому
классификатору предприятий и организаций (ОКПО) и Общероссийскому
классификатору органов государственной власти и управления
(ОКОГУ).
По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и
временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при
несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых
документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.
Наименования фондообразователя и подразделения, год и номер
дела могут проставляться на обложке штампом.
10.2.10. Для учета документов определенных категорий
постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет
которых вызывается спецификой данной документации (документы с
пометкой "Для служебного пользования", особо ценные, личные дела,
дела с приказами и распоряжениями по основной деятельности и по
личному составу и др.), составляется внутренняя опись документов
дела.
Внутренняя опись составляется на отдельном листе по
установленной форме, которая содержит сведения о порядковых
номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах
листов дела, на которых расположен каждый документ (Приложение N
44). К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой
указываются цифрами и прописью количество включенных в нее
документов и количество листов внутренней описи.
Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с
указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи.
Заверенная составителем внутренняя опись документов дела
подшивается в обложку дела перед первым из документов, помещенных
в дело.
10.2.11. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре
прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом
возможного свободного чтения текста всех документов. При
подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления
(булавки, скрепки) из документов удаляются.
10.3. Организация оперативного хранения документов
10.3.1. С момента заведения и до передачи в архив дела
хранятся по месту их формирования - в отделах, управлениях и
отделах территориальных органов ФССП России.
Начальники отделов, управлений центрального аппарата,
руководители территориальных органов ФССП России, работники,
отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность
документов и дел.
10.3.1.1. Дела хранятся в рабочих комнатах и специально
отведенных для этой цели помещениях, располагаются в запирающихся
шкафах, обеспечивающих их полную сохранность и предохраняющих
документы от пыли и солнечного света.
10.3.1.2. В целях повышения оперативного поиска документов
дела располагаются в шкафах в соответствии с номенклатурой дел.
Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней
стороне шкафа.
На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре
дел.
10.3.1.3. Завершенные дела постоянного и долговременного
(свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в
течение трех лет, а затем сдаются в архив.
10.3.2. Выдача дел другим управлениям центрального аппарата
ФССП России производится с разрешения начальника управления.
10.3.2.1. Выдача дел работникам отделов, управлений для работы
осуществляется под расписку. На выданное дело заводится
карта-заместитель (Приложение N 45). В ней указываются отдел,
управление, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата
его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении
и обратном приеме дела.
Документы выдаются с оформлением листа-заместителя (Приложение
N 45). Листы-заместители хранятся в делах до возвращения
документа.
10.3.2.2. Дела и документы, находящиеся на оперативном
хранении в отделах, управлениях, выдаются во временное пользование
работникам других управлений, ответственным за делопроизводство,
на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока
дело должно быть возвращено на место его хранения.
10.3.2.3. Сторонним организациям дела выдаются на основании их
письменных запросов с разрешения Директора или его заместителя,
курирующего Управление делопроизводства, по актам.
10.3.3. Изъятие документов из дел постоянного хранения
допускается в исключительных случаях и производится с разрешения
Директора с обязательным оставлением в деле заверенной копии
документа и акта о причинах выдачи подлинника.
XI. ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ НА ХРАНЕНИЕ В АРХИВ
Документы ФССП России являются федеральной собственностью,
после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном
Федеральным архивным агентством, они подлежат обязательной
передаче на постоянное хранение в федеральный архив, как часть
Архивного фонда Российской Федерации.
Для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации,
относящихся к государственной собственности, и документов
временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое
значение, а также документов по личному составу, их учета,
использования, отбора и подготовки к передаче на постоянное
хранение в ФССП России создан ведомственный архив - отдел
центрального архива Управления делопроизводства (далее - архив).
Подготовка документов к передаче на хранение в ведомственный
архив включает работу Управления делопроизводства и работников,
ответственных в управлениях центрального аппарата ФССП России за
делопроизводство, по проведению экспертизы ценности документов,
формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о
выделении к уничтожению документов и дел.
11.1. Экспертиза ценности документов
11.1.1. Экспертиза ценности документов - изучение документов
на основании критериев их ценности в целях определения сроков
хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного
фонда Российской Федерации.
11.1.2. Экспертиза ценности документов в ФССП России на стадии
делопроизводства проводится:
- при составлении номенклатуры дел;
- в процессе формирования дел и проверки правильности
отнесения документов к делам;
- при подготовке дел к передаче в архив федерального органа
исполнительной власти.
11.1.3. Для организации и проведения экспертизы ценности
документов в ФССП России создается постоянно действующая
центральная экспертная комиссия (далее - ЦЭК) и экспертные
комиссии (далее - ЭК) в территориальных органах, а также, при
необходимости, в управлениях центрального аппарата ФССП России.
11.1.4. Функции и права ЦЭК (ЭК), а также организация их
работы определяются положениями, которые утверждаются Директором -
для ЦЭК и руководителем территориального органа ФССП России - для
ЭК.
Положение о ЦЭК до его утверждения подлежит согласованию с
Федеральным архивным агентством.
Положение об ЭК управления центрального аппарата ФССП России
до его утверждения согласовывается с Управлением делопроизводства,
а положение об ЭК территориального органа ФССП России с
соответствующими архивными органами субъекта Российской Федерации.
11.1.5. Экспертиза ценности документов постоянного и
временного хранения осуществляется ежегодно в управлениях
центрального аппарата и территориальных органах ФССП России
работниками, ответственными за делопроизводство, совместно с ЦЭК
(ЭК) под непосредственным методическим руководством архива.
11.1.6. При проведении экспертизы ценности документов
осуществляется:
- отбор дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и
по личному составу для передачи в архив;
- отбор дел с временными сроками хранения и с пометкой "До
минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в
структурных подразделениях;
- выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки
хранения которых истекли.
11.1.7. Отбор документов для постоянного хранения проводится
на основании перечней документов с указанием сроков их хранения, а
также отраслевых перечней документов и номенклатуры дел ФССП
России путем полистного просмотра дел.
В делах постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по
личному составу подлежат изъятию дублетные экземпляры документов,
черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к
вопросу документы с временными сроками хранения.
Не допускается отбор документов для хранения и выделения к
уничтожению только на основании заголовков дел.
Окончательное решение по результатам экспертизы ценности
документов принимает ЦЭК ФССП России (ЭК территориального органа
ФССП России).
11.1.8. По результатам экспертизы ценности документов
составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет)
хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к
уничтожению.
11.1.9. Опись дела - архивный справочник, содержащий
систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда,
коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.
Отдельная опись представляет собой перечень дел с
самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.
11.1.10. Описи составляются отдельно:
- на дела постоянного хранения;
- на дела временного (свыше 10 лет) хранения;
- на дела по личному составу.
На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
11.1.11. В каждом управлении центрального аппарата ФССП России
описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под
непосредственным методическим руководством архива. По этим описям
документы сдаются в ведомственный архив.
Описи дел, подготовленные управлениями центрального аппарата
ФССП России, служат основой для подготовки сводной описи дел ФССП
России, которую готовит архив и по которой он сдает дела на
государственное хранение в соответствующий федеральный архив.
11.1.12. Описи дел управлений центрального аппарата ФССП
России составляются по установленной форме (Приложение N 46) и
представляются в архив не позднее чем через три года после
завершения дел в делопроизводстве.
11.1.13. Описательная статья описи дел управления центрального
аппарата ФССП России имеет следующие элементы:
- порядковый номер дела (тома, части) по описи;
- индекс дела (тома, части);
- заголовок дела (тома, части);
- дата дела (тома, части);
- количество листов в деле (томе, части);
- срок хранения дела.
11.1.14. При составлении описи дел соблюдаются следующие
требования:
- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым
номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый
том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение
к делу, вносится в опись под самостоятельным номером;
- порядок нумерации дел в описи - валовый;
- графы описи заполняются в точном соответствии с теми
сведениями, которые вынесены на обложку дела;
- при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками
пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные
однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие
сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе
описи заголовок воспроизводится полностью);
- графа описи "примечание" используется для отметок о приеме
дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим
структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о
наличии копий и т.п.
11.1.15. В конце описи вслед за последней описательной статьей
делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и
прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний
номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации
дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).
11.1.16. Опись дел управления центрального аппарата ФССП
России подписывается составителем с указанием его должности,
согласовывается с начальником Управления делопроизводства и
утверждается начальником соответствующего управления центрального
аппарата ФССП России.
При наличии в управлении центрального аппарата,
территориальном органе ФССП России ЭК опись дел до ее утверждения
должна быть согласована с ЭК.
11.1.17. Опись дел управления центрального аппарата ФССП
России составляется в двух экземплярах, один из которых передается
вместе с делами в архив, а второй остается в качестве контрольного
экземпляра в управлении. При наличии в управлении центрального
аппарата ФССП России ЭК опись дел составляется в трех экземплярах,
так как один экземпляр описи передается в ЭК для рассмотрения и
согласования.
11.1.18. Отбор документов за соответствующий период к
уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению
(Приложение N 47) производится после составления сводных описей
дел постоянного хранения за этот же период.
Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК (ЭК)
одновременно. Согласованные ЦЭК (ЭК) акты о выделении дел и
документов к уничтожению утверждаются Директором только после
согласования экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК)
соответствующего федерального архива, описей дел постоянного
хранения и описей дел по личному составу.
После этого ФССП России имеет право уничтожить дела,
включенные в данные акты в соответствии с установленным порядком.
11.1.19. В центральном аппарате ФССП России акт о выделении
документов к уничтожению составляется, как правило, на дела всех
управлений центрального аппарата ФССП России.
Если в акте указаны дела нескольких управлений центрального
аппарата ФССП России, то название каждого управления указывается
перед группой заголовков дел этого управления.
11.2. Подготовка и передача документов в архив
11.2.1. В архив ФССП России передаются дела с исполненными
документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по
кадрам. Их передача производится только по описям дел.
11.2.2. Дела с исполненными документами постоянного и
временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу передаются
в ведомственный архив ФССП России не позднее чем через три года
после их завершения в делопроизводстве.
11.2.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения
передаче в архив не подлежат. Они хранятся в управлениях
центрального аппарата ФССП России и по истечении сроков хранения
подлежат уничтожению в установленном порядке.
11.2.4. Передача дел в архив осуществляется по графику,
составленному архивом, согласованному с начальниками управлений
центрального аппарата ФССП России и утвержденному начальником
Управления делопроизводства.
11.2.5. В период подготовки дел управлением центрального
аппарата ФССП России к передаче в архив сотрудниками архива
предварительно проверяется правильность их формирования,
оформления и соответствие количества дел, включенных в опись,
количеству дел, заведенных в соответствии со сводной номенклатурой
дел центрального аппарата ФССП России.
Все выявленные при проверке недостатки в формировании и
оформлении дел работники управлений центрального аппарата ФССП
России обязаны устранить.
11.2.6. Прием каждого дела производится работниками архива в
присутствии работника управления центрального аппарата ФССП
России, ответственного за делопроизводство. При этом на обоих
экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается
отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи
указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел,
дата приема-передачи дел, а также подписи начальника архива и
работника, передавшего дела.
Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки
на документы и (или) программные средства и базы данных,
содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых
документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается
в опись.
11.2.7. В случае ликвидации управления центрального аппарата
ФССП России (его реорганизации) работник, ответственный за
делопроизводство в данном управлении, в период проведения
ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в
дела, оформляет дела и передает их в архив независимо от сроков
хранения.
Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.
XII. ПОРЯДОК РАССМОТРЕНИЯ ОБРАЩЕНИЙ И ОРГАНИЗАЦИИ ЛИЧНОГО
ПРИЕМА ГРАЖДАН В ФССП РОССИИ И ЕЕ ТЕРРИТОРИАЛЬНЫХ ОРГАНАХ
12.1. Работа с предложениями, заявлениями и жалобами граждан
(далее - обращения граждан) в ФССП России ведется в соответствии с
Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом от
02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан
Российской Федерации", Указом Президента Российской Федерации от
13.10.2004 N 1316 "Вопросы Федеральной службы судебных приставов",
Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов
исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства
Российской Федерации от 28.07.2005 N 452, Регламентом Министерства
юстиции Российской Федерации, утвержденным Приказом Минюста России
от 26.12.2005 N 252, Регламентом Федеральной службы судебных
приставов, утвержденным Приказом ФССП России от 27.10.2006 N 140,
настоящей Инструкцией.
12.2. Настоящая глава Инструкции предусматривает общие правила
рассмотрения обращений граждан, поступивших в центральный аппарат
ФССП России и ее территориальные органы, включая районные,
межрайонные (городские) отделы судебных приставов, а также
требования к организации приема граждан должностными лицами ФССП
России.
В ФССП России рассматриваются индивидуальные и коллективные
обращения граждан, а также ходатайства в их поддержку по вопросам
сферы деятельности ФССП России, порядка исполнения государственных
функций и оказания государственных услуг, поступающие в письменной
форме или в форме устного личного обращения к должностному лицу во
время приема граждан.
Под коллективным обращением понимается обращение двух и более
граждан, а также обращение, принятое на митинге (собрании) и
подписанное организаторами или участниками митинга (собрания).
12.3. Требования положений настоящей главы Инструкции
распространяются на порядок рассмотрения обращений граждан по
вопросам, входящим в предмет ведения ФССП России и ее
территориальных органов, за исключением обращений, которые
подлежат рассмотрению в порядке, установленном федеральными
конституционными законами и федеральными законами.
На порядок рассмотрения обращений представителей организаций
по вопросам, отнесенным к предмету ведения ФССП России и ее
территориальных органов, также распространяются требования
настоящей главы Инструкции.
12.4. Для целей настоящей главы Инструкции в соответствии со
статьей 4 Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке
рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" используются
следующие термины:
обращение - направленные в ФССП России, ее территориальные
органы либо их должностным лицам письменные предложения,
заявления, жалобы гражданина;
предложение - рекомендация гражданина по совершенствованию
законов и иных нормативных правовых актов по направлениям
деятельности ФССП России и ее территориальных органов, развитию
общественных отношений в сферах обеспечения установленного порядка
деятельности судов, принудительного исполнения судебных решений и
актов иных уполномоченных органов;
заявление - просьба гражданина о содействии в реализации его
конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод
других лиц, либо сообщение о нарушении законов и иных нормативных
правовых актов, недостатках в работе ФССП России, ее
территориальных органов, должностных лиц этих органов, либо
критика указанных органов и должностных лиц;
жалоба - просьба гражданина о восстановлении или защите его
нарушенных прав, свобод или законных интересов либо прав, свобод
или законных интересов других лиц.
12.5. Порядок приема, регистрации обращений, их формирования в
производства, оформления производства, размножения, систематизации
и хранения, а также контроля за их исполнением устанавливается в
V, VI и VII главах настоящей Инструкции.
12.6. В части, не урегулированной настоящей Инструкцией,
порядок рассмотрения обращений, а также личного приема граждан
может устанавливаться приказом соответствующего руководителя
территориального органа ФССП России.
12.7. Общие требования к рассмотрению обращений граждан
12.7.1. Обращение, поступившее в ФССП России или должностным
лицам ФССП России в соответствии с их компетенцией, подлежит
обязательному рассмотрению, за исключением обращений, указанных в
части второй пункта 12.7.4 и в пунктах 12.7.9, 12.7.10 настоящей
Инструкции.
Обращение, поступившее в ФССП России по информационным
системам общего пользования в электронно-цифровой форме, подлежит
рассмотрению в порядке, установленном настоящей Инструкцией.
12.7.2. ФССП России, ее территориальный орган:
12.7.2.1. Обеспечивает объективное, всестороннее и
своевременное рассмотрение обращения, в случае необходимости - с
участием гражданина, направившего обращение;
12.7.2.2. Запрашивает необходимые для рассмотрения обращения
документы и материалы в других государственных органах, органах
местного самоуправления и у иных должностных лиц;
12.7.2.3. Принимает меры, направленные на восстановление или
защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов гражданина;
12.7.2.4. Дает письменный ответ по существу поставленных в
обращении вопросов с включением в его содержание необходимых
разъяснений. Под разъяснением по обращению, в котором не
содержится просьб об удовлетворении каких-либо требований или
ходатайств, понимается разъяснение вопросов правового характера,
отнесенных к компетенции ФССП России;
12.7.2.5. Уведомляет гражданина о направлении его обращения на
рассмотрение в другой государственный орган, орган местного
самоуправления или иному должностному лицу в соответствии с их
компетенцией;
12.7.2.6. При поступлении нескольких обращений от одного и
того же лица по одному и тому же вопросу регистрируется первое
обращение, а все последующие учитываются в РКФ базы данных по
обращениям граждан под регистрационным номером, присвоенным
первому обращению, с проставлением на них отметки "Дубликат" и
приобщаются к ранее поступившим обращениям с уведомлением
заявителя о результатах рассмотрения первого обращения.
12.7.3. Ответ на письменное обращение, поступившее в ФССП
России, либо должностному лицу по информационным системам общего
пользования в электронно-цифровой форме, направляется по почтовому
адресу, указанному в обращении.
12.7.4. В соответствии с пунктом 1 статьи 7 Федерального
закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений
граждан Российской Федерации" письменное обращение гражданина в
обязательном порядке должно содержать его фамилию, имя, отчество,
личную подпись и дату, а также почтовый адрес, по которому должен
быть направлен ответ (уведомление о переадресации обращения).
В случае, когда обращение является коллективным, ответ
направляется гражданину, первым подписавшему обращение, если в
обращении не содержится информации об адресовании (направлении)
ответа.
В случае, если в письменном обращении не указаны фамилия
гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому
должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается.
12.7.5. В сообщении о результатах рассмотрения обращения
заявителю должно быть указано, какие меры приняты к восстановлению
его прав и законных интересов, или мотивы отказа в удовлетворении
обращения.
Обращение гражданина считается удовлетворенным, когда приняты
меры к полному или частичному восстановлению его прав и законных
интересов. При отказе в удовлетворении обращения гражданина ответ
должен быть мотивирован и понятен.
В центральном аппарате ФССП России решение об отказе в
удовлетворении первичного обращения гражданина принимается
начальником управления, а об отказе в удовлетворении повторного
обращения - заместителями Директора.
Ответ заявителю об отказе в удовлетворении повторного
обращения дается заместителями Директора.
В аппарате территориального органа ФССП России решение об
отказе в удовлетворении первичного обращения гражданина
принимается заместителем руководителя, повторного обращения -
руководителем территориального органа ФССП России, он же
подписывает ответ заявителю.
В районном, межрайонном (городском) отделе судебных приставов
решение об отказе в удовлетворении первичного обращения гражданина
принимает его руководитель (начальник отдела - старший судебный
пристав), он же подписывает ответ заявителю.
|
