УПРАВЛЕНИЕ МИНИСТЕРСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПО НАЛОГАМ И СБОРАМ ПО Г. МОСКВЕ
ПИСЬМО
от 1 октября 2003 г. N 26-12/54542
Вопрос: Какими документами подтверждаются расходы на проживание
в гостинице, осуществленные сотрудником организации во время
пребывания в командировке?
Ответ:
На основании ст. 252 Налогового кодекса Российской Федерации
(далее - НК РФ) в целях налогообложения прибыли расходы
принимаются в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль, если
они одновременно соответствуют следующим условиям:
- являются обоснованными;
- являются документально подтвержденными;
- произведены для осуществления деятельности, направленной на
получение дохода.
Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные
затраты, оценка которых выражена в денежной форме.
Как отмечается в разделе 5 Методических рекомендаций по
применению главы 25 "Налог на прибыль организаций" части второй
Налогового кодекса Российской Федерации, утвержденных приказом МНС
России от 20.12.2002 N БГ-3-02/729, под документально
подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные
документами, оформленными в соответствии с законодательством
Российской Федерации. При этом порядок оформления документов
предусмотрен нормативными правовыми актами соответствующих органов
исполнительной власти, которым в соответствии с законодательством
Российской Федерации предоставлено право утверждать порядок
составления и формы первичных документов, которыми оформляются
хозяйственные операции.
В силу п. 1 ст. 11 НК РФ институты, понятия и термины
гражданского, семейного и других отраслей законодательства
Российской Федерации, используемые в НК РФ, применяются в том
значении, в каком они используются в этих отраслях
законодательства, если иное не предусмотрено НК РФ.
В пункте 1 ст. 9 Федерального закона от 21.11.96 N 129-ФЗ "О
бухгалтерском учете" установлено, что все хозяйственные операции,
проводимые организацией, должны оформляться оправдательными
документами. Эти документы служат первичными учетными документами.
Согласно п. 13 Положения по ведению бухгалтерского учета и
бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного
приказом Минфина России от 29.07.98 N 34н, первичные учетные
документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:
а) наименование документа;
б) дату составления документа;
в) наименование организации, от имени которой составлен
документ;
г) содержание хозяйственной операции;
д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном
выражении;
е) наименование должностей лиц;
ж) личные подписи указанных лиц.
Первичные учетные документы принимаются к учету, если они
составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм
первичной учетной документации, а документы, форма которых не
предусмотрена в этих альбомах, разрабатываются организацией
самостоятельно с учетом вышеизложенных требований и утверждаются
приказом руководителя.
При оформлении оплаты за проживание в гостинице заполняется
счет по форме N 3-г, утвержденной приказом Минфина России от
13.12.93 N 121, который является бланком строгой отчетности
(бланки заказываются по утвержденным образцам в любой типографии)
и выдается помимо приходного кассового ордера (или кассового
чека), подтверждающего осуществление фактической оплаты по этому
счету.
Таким образом, для подтверждения в целях исчисления и уплаты
налога на прибыль организаций расходов на проживание в гостинице,
осуществленных сотрудником организации во время пребывания в
командировке, необходимо прежде всего наличие счета из гостиницы,
оформленного по утвержденной в соответствии с требованиями закона
порядке форме N 3-г, платежных документов, подтверждающих
осуществление фактической оплаты по этому счету (например, чек
контрольно-кассовой машины или приходный кассовый ордер), и иных
документов, подтверждающих факт оказания гостиничных услуг.
При этом следует учитывать, что в настоящее время действуют
Правила предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации,
утвержденные постановлением Правительства Российской Федерации от
25.04.97 N 490.
Согласно п. 8 указанных выше правил договор на предоставление
услуг заключается при предъявлении потребителем паспорта или
военного билета, удостоверения личности, иного документа,
оформленного в установленном порядке и подтверждающего личность
потребителя.
Здесь же отмечается, что при оформлении проживания в гостинице
исполнитель выдает квитанцию (талон) или иной документ,
подтверждающий заключение договора на оказание услуг, который
должен содержать:
- наименование исполнителя (для индивидуальных предпринимателей
фамилию, имя, отчество, сведения о государственной регистрации);
- фамилию, имя, отчество потребителя;
- цену номера (места в номере);
- другие необходимые данные по усмотрению исполнителя.
В том случае, если понесенные налогоплательщиком расходы не
будут документально подтверждены, то указанные расходы в
соответствии с п. 49 ст. 270 НК РФ не учитываются в целях
налогообложения прибыли как не отвечающие всем условиям ст. 252 НК
РФ.
Заместитель
руководителя Управления
советник налоговой службы I ранга
А.А. Глинкин
|
