МИНИСТР ПРАВИТЕЛЬСТВА МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ -
РУКОВОДИТЕЛЬ АППАРАТА ПРАВИТЕЛЬСТВА МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 14 мая 2005 г. N 158-р
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОРЯДКА РАБОТЫ В СИСТЕМЕ
АВТОМАТИЗИРОВАННОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ДОКУМЕНТООБОРОТА
АППАРАТА ПРАВИТЕЛЬСТВА МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ
В целях повышения эффективности текущей деятельности
государственных гражданских служащих Московской области в аппарате
Правительства Московской области при использовании компьютерных
технологий, координации работы в системе автоматизированного
документооборота и делопроизводства (далее - САДД):
1. Утвердить Порядок работы в системе автоматизированного
делопроизводства и документооборота аппарата Правительства
Московской области (далее - Порядок).
2. Руководителям структурных подразделений аппарата
Правительства Московской области организовать изучение Порядка
государственными гражданскими служащими Московской области в
аппарате Правительства Московской области, использующими САДД.
3. Отделу информационных систем Управления по обеспечению
деятельности аппарата Правительства Московской области (Н.Е.
Серегина), Управлению по работе с обращениями граждан аппарата
Правительства Московской области (В.П. Кудин) и отделу служебной
корреспонденции аппарата Правительства Московской области
оказывать методическую и техническую помощь структурным
подразделениям аппарата Правительства Московской области в
использовании САДД в соответствии с требованиями Порядка.
4. Контроль за выполнением настоящего распоряжения оставляю за
собой.
Министр Правительства Московской
области - руководитель аппарата
Правительства Московской области
Б.А. Жиганов
Утвержден
распоряжением министра Правительства
Московской области - руководителя
аппарата Правительства
Московской области
от 14 мая 2005 г. N 158-р
ПОРЯДОК
РАБОТЫ В СИСТЕМЕ АВТОМАТИЗИРОВАННОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
И ДОКУМЕНТООБОРОТА АППАРАТА ПРАВИТЕЛЬСТВА
МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ
1. Общие положения
1.1. Настоящий Порядок устанавливает порядок работы в системе
автоматизированного делопроизводства и документооборота (далее -
САДД) государственных гражданских служащих Московской области в
аппарате Правительства Московской области (далее - работники).
Порядок обязателен для исполнения руководителями и работниками
структурных подразделений аппарата Правительства Московской
области (далее - секретариаты и подразделения).
1.2. САДД предназначена для автоматизированной обработки
служебных документов, обращений граждан, содержащих открытую
информацию и циркулирующих в аппарате Правительства Московской
области.
Разрешается производить регистрацию документов ограниченного
распространения (имеющих пометку "Для служебного пользования").
Ввод текстов документов, имеющих пометку "Для служебного
пользования", их сканирование, хранение и распечатка в системе
САДД запрещается.
Запрещается осуществлять регистрацию и иную обработку
документов, содержащих сведения, составляющие государственную
тайну.
САДД объединяет автоматизированные рабочие места (далее - АРМ)
работников подразделений, участвующих в делопроизводственных
процессах. Работа с документами в подразделениях, подключенных к
САДД, осуществляется в соответствии с Инструкцией по
делопроизводству в исполнительных органах государственной власти
Московской области и государственных органах Московской области,
распоряжением министра Правительства Московской области -
руководителя аппарата Правительства Московской области от
14.01.2002 N 12-р "Об организации работ по внедрению системы
автоматизированного документооборота и делопроизводства в аппарате
Правительства Московской области" и настоящим Порядком.
2. Порядок работы в САДД
2.1. Работник, ответственный за организацию делопроизводства в
подразделении, подключается к САДД на основании письменной заявки,
подписанной руководителем структурного подразделения, в адрес
министра Правительства Московской области - руководителя аппарата
Правительства Московской области.
В заявке должны быть указаны фамилия, имя, отчество, должность,
функции работника и права доступа в САДД, инвентарный номер
компьютера.
На основании этой заявки уполномоченный работник отдела
информационных систем Управления по обеспечению деятельности
аппарата Правительства Московской области (далее - отдел
информационных систем) обеспечивает установку программного
обеспечения САДД на компьютер работника подразделения, производит
регистрацию работника в базе данных САДД, передает работнику его
идентификационные данные (имя и пароль) для доступа к САДД,
проводит его обучение.
2.2. Работник при входе в САДД обязан идентифицироваться
посредством ввода имени и пароля. В случае невозможности
идентификации работник обязан доложить об этом в отдел
информационных систем.
2.3. Работник не имеет права передавать свои идентификационные
данные другим работникам или любому другому лицу. Он обязан
периодически, но не реже 1 раза в квартал самостоятельно менять
свой пароль. В случае утраты пользователем САДД пароля доступа
выдача нового пароля допускается только по письменной заявке
руководителя соответствующего подразделения с указанием причин.
В случае увольнения или перевода работника руководитель
структурного подразделения обязан направить в отдел информационных
систем заявку о перерегистрации АРМ на другого работника или об
удалении идентификационных данных работника из САДД.
2.4. В САДД проводятся следующие виды работ с документами,
отрабатываемыми в подразделениях: регистрация, прохождение,
исполнение, списание документов в дело, а также информационно-
справочная и отчетная деятельность.
2.5. Регистрацию документов в аппарате Правительства Московской
области в САДД производят работники отдела служебной
корреспонденции, отдела писем и отдела приема граждан Управления
по работе с обращениями граждан (далее - отдел писем и отдел
приема граждан), протокольного отдела.
Работники отдела служебной корреспонденции регистрируют
входящую и исходящую корреспонденцию, работники отдела писем и
отдела приема граждан регистрируют письменные и устные обращения
граждан, работники протокольного отдела - постановления и
распоряжения Губернатора Московской области, постановления
Правительства Московской области, распоряжения Вице-губернатора
Московской области, первых заместителей и заместителей
Председателя Правительства Московской области, министра
Правительства Московской области - руководителя аппарата
Правительства Московской области.
Работники секретариатов и других подразделений могут по
отдельной заявке получить право регистрировать свои внутренние
рабочие документы.
2.6. Все работники, подключенные к САДД, вносят в САДД отметки
о прохождении документов, осуществляют ввод резолюций (в
обязательном порядке - работники секретариатов) и заполнение
журналов передачи документов (в обязательном порядке - работники
отдела служебной корреспонденции), отмечают отправку документов
адресатам и другие этапы прохождения документов.
2.7. Ход исполнения документов в САДД обязаны производить все
подразделения, подключенные к САДД. Работники берут на контроль
исполнение резолюций руководителей своего подразделения, вносят
результаты исполнения документов, устанавливают взаимосвязь
документов по существу вопроса, исполнению или другим необходимым
признакам.
2.8. Списание документов в САДД обязаны производить работники
отдела служебной корреспонденции, отдела писем. Работники других
подразделений также списывают документы в дела, готовят описи для
передачи документов в архив.
2.9. Информационно-справочную и отчетную деятельность работники
осуществляют на основе поисковых возможностей САДД, типовых
отчетов из состава САДД и разработанных для аппарата Правительства
Московской области специальных отчетов и программных модулей.
2.10. Для корректного и полноценного функционирования САДД
ведение и контроль классификаторов САДД осуществляется в полном
объеме отделом информационных систем и в части, их касающейся, -
отделом служебной корреспонденции, отделом писем и отделом приема
граждан.
3. Контроль работы в САДД
3.1. Организационно-методическое руководство и контроль за
организацией документооборота в аппарате Правительства Московской
области с использованием САДД осуществляет отдел информационных
систем по согласованию с отделом служебной корреспонденции,
отделом писем, отделом приема граждан, протокольным отделом.
Указания (в устной или письменной форме) уполномоченного
работника отдела информационных систем по порядку использования
системы и технологии работы с ней обязательны для всех
пользователей САДД.
3.2. Контроль за соблюдением порядка работы со сведениями
ограниченного доступа в САДД осуществляется отделом информационных
систем, подразделением, для которого эти сведения предназначены, и
отделом защиты информации и секретного делопроизводства аппарата
Правительства Московской области.
3.3. Ответственность за организацию использования САДД
возлагается на руководителя подразделения.
Руководитель подразделения определяет работника, в обязанности
которого входит организация делопроизводства в подразделении с
использованием САДД, с отражением в установленном порядке данных
обязанностей в его должностном регламенте.
Руководитель подразделения своевременно предоставляет в отдел
информационных систем информацию об увольнении, переводе в другое
подразделение или изменении обязанностей работников, ответственных
за работу с САДД.
3.4. Отдел информационных систем обеспечивает устойчивое и
надежное функционирование, а также сопровождает развитие и
усовершенствование программного комплекса САДД.
|
