ЦЕНТРАЛЬНАЯ ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПРОТОКОЛ
от 23 октября 1996 г. N 116
О ПОРЯДКЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ
ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ КОМИССИИ СУБЪЕКТА
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
(Выписка)
Руководствуясь статьей 12 Федерального закона "Об основных
гарантиях избирательных прав граждан Российской Федерации",
Центральная избирательная комиссия Российской Федерации решила:
Одобрить Порядок документационного обеспечения деятельности
Избирательной комиссии субъекта Российской Федерации
(прилагается).
Секретарь Центральной
избирательной комиссии
Российской Федерации
А.А.ВЕШНЯКОВ
Одобрен
Центральной избирательной
комиссией Российской Федерации
23 октября 1996 года
ПОРЯДОК
ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ КОМИССИИ СУБЪЕКТА
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
I. Общие положения
Порядок подготовки материалов для проведения заседаний
Избирательной комиссии субъекта Российской Федерации, работы с
документами в избирательной комиссии субъекта Российской Федерации
определяются Федеральными законами "Об основных гарантиях
избирательных прав граждан Российской Федерации", "О выборах
депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской
Федерации", "О выборах Президента Российской Федерации",
Федеральным конституционным законом "О референдуме Российской
Федерации", законами и иными нормативными правовыми актами
законодательного (представительного) органа государственной власти
субъекта Российской Федерации, Регламентом Избирательной комиссии
субъекта Российской Федерации, Инструкцией по делопроизводству в
Избирательной комиссии субъекта Российской Федерации.
Ответственность за документационное обеспечение заседаний
избирательной комиссии субъекта Российской Федерации (далее -
Избирательная комиссия), оформление принятых постановлений,
протоколов заседаний, методическое руководство организацией
делопроизводства, обеспечение сохранности документов Избирательной
комиссии и передачу их в архив возлагается на секретаря
Избирательной комиссии.
Председатель Избирательной комиссии возлагает на одного из
сотрудников аппарата комиссии ответственность за ведение
делопроизводства, обеспечение учета и прохождения документов в
установленные сроки.
II. Составление номенклатуры дел и формирование дел
Делопроизводство в Избирательной комиссии ведется в
соответствии с номенклатурой дел.
Номенклатура дел представляет собой систематизированный
перечень заголовков дел, заводимых в Избирательной комиссии, с
указанием сроков их хранения.
Номенклатура дел на предстоящий календарный год
разрабатывается в последнем квартале предшествующего года,
согласовывается с архивным органом субъекта Российской Федерации.
При составлении номенклатуры дел учитывается характер выборов,
проводимых на территории субъекта Российской Федерации в
предстоящем году.
Номенклатура дел подписывается секретарем Избирательной
комиссии и утверждается председателем Избирательной комиссии.
Если в течение года возникают новые дела, они дополнительно
вносятся в утвержденную номенклатуру дел Избирательной комиссии.
Все изменения, вносимые в номенклатуру дел, согласовываются с
секретарем Избирательной комиссии.
При формировании дел соблюдаются следующие требования:
раздельно группируются в дела документы постоянного и
временного сроков хранения;
подлинные (первые) экземпляры документов формируются отдельно
от их копий;
в дело подшивается только один экземпляр документа; черновики
и варианты проектов документов не подшиваются (за исключением тех,
которые явились основанием для принятия постановлений и на которых
имеются визы, резолюции и другие отметки, дополняющие первый
экземпляр);
в дело подшиваются, как правило, документы одного календарного
года (исключение составляют личные, переходящие дела);
каждое дело не должно превышать 250 листов; при большем объеме
документов в деле формируется несколько томов (частей).
Протоколы заседаний Избирательной комиссии располагаются в
деле по хронологии в порядке возрастания номеров.
Постановления Избирательной комиссии группируются в дела в
рамках одного протокола в хронологическом порядке вместе с
относящимися к ним приложениями.
Документы к заседаниям помещаются после соответствующего
протокола.
Документы в личных делах располагаются в хронологическом
порядке по мере их поступления.
Лицевые счета сотрудников аппарата Избирательной комиссии
формируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке
алфавита.
Плановая и отчетная документация подшивается в дело того года,
к которому она относится, независимо от даты составления этих
документов.
Переписка группируется, как правило, за период календарного
года и систематизируется в хронологической последовательности;
документ - ответ помещается за документом - запросом. При
возобновлении переписки по вопросу, начавшемуся в предыдущем году,
документы включаются в дело текущего года и указывается индекс
того дела по номенклатуре дел предыдущего года, в котором хранятся
предшествующие документы по этому вопросу.
Обращения граждан и документы по их рассмотрению формируются в
отдельное дело.
Примерная номенклатура дел Избирательной комиссии <*>
--------------------------------
<*> Образец оформления прилагается, Приложение 1.
Документы постоянного хранения
1. Документы Избирательной комиссии:
1.1. Закон (Положение) об Избирательной комиссии.
1.2. Протоколы заседаний Избирательной комиссии.
1.3. Постановления Избирательной комиссии.
1.4. Регламент Избирательной комиссии.
1.5. Распоряжения председателя Избирательной комиссии.
1.6. Инструкция по делопроизводству Избирательной комиссии.
1.7. Аналитические записки членов Избирательной комиссии и
сотрудников ее аппарата.
2. Документы по вопросам подготовки и проведения выборов
Президента Российской Федерации <*>.
--------------------------------
<*> Включаются в номенклатуру дел в случае проведения в
предстоящем году выборов Президента Российской Федерации.
2.1. Второй экземпляр протокола Избирательной комиссии об
итогах голосования на территории субъекта Российской Федерации.
2.2. Второй экземпляр сводной таблицы к протоколу
Избирательной комиссии об итогах голосования, включающей данные
протоколов всех территориальных избирательных комиссий.
2.3. Заверенные копии жалоб (заявлений) на нарушения
Федерального закона "О выборах Президента Российской Федерации",
поступившие в день голосования в Избирательную комиссию, и копии
принятых по ним решений.
2.4. Списки членов Избирательной комиссии с правом
совещательного голоса, наблюдателей от кандидатов, избирательных
объединений, избирательных блоков, иностранных (международных)
наблюдателей, представителей средств массовой информации,
присутствовавших при установлении итогов голосования и составлении
протокола.
2.5. Первые экземпляры протоколов территориальных
избирательных комиссий об итогах голосования с приложенными к ним
особыми мнениями членов комиссии в письменной форме.
2.6. Сводные таблицы к первым экземплярам протоколов
территориальных избирательных комиссий, включающие данные
протоколов всех участковых избирательных комиссий.
2.7. Жалобы (заявления) на нарушения Федерального закона,
поступившие в день голосования в территориальные избирательные
комиссии, и принятые по ним решения.
2.8. Первые экземпляры сводных финансовых отчетов
территориальных избирательных комиссий о фактических расходах
денежных средств, выделенных на подготовку и проведение выборов
Президента Российской Федерации, и приложения к ним.
2.9. Второй экземпляр сводного финансового отчета
Избирательной комиссии о фактических расходах денежных средств,
выделенных на подготовку и проведение выборов Президента
Российской Федерации (с подлинными подписями и печатью), и
приложения к нему.
2.10. Протоколы заседаний территориальных избирательных
комиссий.
2.11. Решения (постановления) территориальных избирательных
комиссий.
2.12. Первые экземпляры протоколов участковых избирательных
комиссий об итогах голосования с приложенными к ним особыми
мнениями членов комиссии в письменной форме.
2.13. Жалобы (заявления) на нарушения Федерального закона "О
выборах Президента Российской Федерации", поступившие в день
голосования в участковые избирательные комиссии, и принятые по ним
решения.
3. Документы по вопросам подготовки и проведения выборов
депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской
Федерации <*>.
--------------------------------
<*> Включаются в номенклатуру дел в случае проведения в
предстоящем году выборов депутатов Государственной Думы
Федерального Собрания Российской Федерации.
3.1. Решения (постановления) окружных избирательных комиссий о
регистрации кандидатов в депутаты.
3.2. Данные о кандидатах в депутаты Государственной Думы
Федерального Собрания Российской Федерации, представленные для
регистрации по одномандатному избирательному округу, заявления
кандидатов о согласии баллотироваться по указанному избирательному
округу.
3.3. Второй экземпляр протокола N 1 окружной избирательной
комиссии о результатах выборов в одномандатном избирательном
округе со сводной таблицей об итогах голосования по избирательному
округу, включающей в себя полные данные протоколов всех
территориальных избирательных комиссий.
3.4. Второй экземпляр протокола N 2 окружной избирательной
комиссии об итогах голосования по федеральному избирательному
округу.
3.5. Первые экземпляры протоколов N 1 и N 2 территориальных
избирательных комиссий со сводными таблицами, списками членов
территориальных избирательных комиссий с правом совещательного
голоса, списками наблюдателей от кандидатов, избирательных
объединений, избирательных блоков, иностранных наблюдателей,
представителей средств массовой информации, с заверенными копиями
жалоб (заявлений) и принятых по ним решений, записями, содержащими
особое мнение членов избирательных комиссий.
3.6. Копии жалоб (заявлений) на нарушения законодательства о
выборах, поступивших в окружную избирательную комиссию, и решений
Избирательной комиссии, принятых по этим жалобам (заявлениям).
3.7. Списки членов окружных избирательных комиссий с правом
совещательного голоса, наблюдателей от кандидатов, избирательных
объединений, избирательных блоков, иностранных (международных)
наблюдателей, представителей средств массовой информации,
присутствовавших при установлении итогов голосования и составлении
протоколов.
3.8. Вторые экземпляры сводных финансовых отчетов окружных
избирательных комиссий о фактических расходах денежных средств,
выделенных на подготовку и проведение выборов депутатов
Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, и
приложения к ним.
3.9. Вторые экземпляры сводных финансовых отчетов о
поступлении и расходовании средств кандидатов в депутаты
Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации,
зарегистрированных по одномандатным избирательным округам (с
подлинными подписями и печатью); подлинники финансовых отчетов
этих кандидатов с первичными финансовыми документами к ним и
справками отделений Сбербанка об остатках средств на временных
счетах кандидатов.
3.10. Первые экземпляры сводных финансовых отчетов
территориальных избирательных комиссий о фактических расходах
денежных средств, выделенных на подготовку и проведение выборов
депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской
Федерации, и приложения к ним.
3.11. Второй экземпляр сводного финансового отчета
Избирательной комиссии о фактических расходах денежных средств,
выделенных на подготовку и проведение выборов депутатов
Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации (с
подлинными подписями и печатью), и приложения к нему.
3.12. Первые экземпляры сводных финансовых отчетов окружных
избирательных комиссий о поступлении и расходовании средств
избирательных фондов кандидатов в депутаты Государственной Думы
Федерального Собрания Российской Федерации, зарегистрированных по
одномандатным избирательным округам.
3.13. Первые экземпляры сводных финансовых отчетов окружных
избирательных комиссий о фактических расходах денежных средств,
выделенных на подготовку и проведение выборов депутатов
Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, и
приложения к ним.
4. Документы по вопросам подготовки и проведения референдума
Российской Федерации <*>.
--------------------------------
<*> Включаются в номенклатуру дел в случае проведения в
предстоящем году референдума Российской Федерации.
5. Документы по вопросам подготовки и проведения выборов главы
администрации (губернатора) субъекта Российской Федерации, включая
финансовые отчеты и первичные финансовые документы к ним <*>.
6. Документы по вопросам подготовки и проведения выборов
депутатов законодательного (представительного) органа
государственной власти субъекта Российской Федерации, включая
финансовые отчеты и первичные финансовые документы к ним <*>.
7. Документы по вопросам подготовки и проведения выборов
органов местного самоуправления <*>.
--------------------------------
<*> Включаются в номенклатуру дел в случае проведения в
предстоящем году названных выборов.
8. Документы по вопросам подготовки и проведения референдума
(республики, края, области, города, автономной области,
автономного округа), включая финансовые отчеты и первичные
финансовые документы к ним <*>.
--------------------------------
<*> Включаются в номенклатуру дел в случае проведения в
предстоящем году референдума.
9. Документы по вопросам реализации Федеральной программы
повышения правовой культуры избирателей и организаторов выборов в
Российской Федерации.
9.1. Программа повышения правовой культуры избирателей и
организаторов выборов в субъекте Российской Федерации.
9.2. Методические рекомендации по реализации Программы.
9.3. Документы координационного совета по реализации
Программы.
9.4. Планы мероприятий по реализации Программы.
9.5. Отчеты о выполнении мероприятий Программы.
9.6. Финансовые отчеты о расходовании средств, выделенных из
федерального бюджета и бюджета субъекта Российской Федерации,
первичные финансовые документы к ним.
10. Документы по вопросам внедрения и использования
Государственной автоматизированной системы Российской Федерации
"Выборы".
10.1. Документы Федерального центра информатизации при
Центральной избирательной комиссии Российской Федерации.
10.2. Список избирателей субъекта Российской Федерации
(электронная версия).
10.3. Первые экземпляры договоров с органами исполнительной
власти на передачу во временное пользование и на ответственное
хранение оборудования ГАС "Выборы".
10.4. Финансовые отчеты о расходовании выделенных из
федерального бюджета средств и первичные финансовые документы к
ним.
11. Номенклатура дел Избирательной комиссии.
12. Плановая и отчетная документация.
12.1. Штатное расписание Избирательной комиссии.
12.2. Утвержденные в установленном порядке сметы расходов на
обеспечение деятельности Избирательной комиссии.
12.3. Лицевые счета работников аппарата Избирательной
комиссии.
12.4. Бухгалтерские отчеты и первичные финансовые документы к
ним.
12.5. Акты ревизий финансовой деятельности.
12.6. Копии отчетов о расходовании средств, выделенных на
обеспечение деятельности Избирательной комиссии.
13. Кадровые документы.
13.1. Трудовые книжки.
13.2. Личные дела работников аппарата Избирательной комиссии.
13.3. Личные карточки работников аппарата Избирательной
комиссии.
14. Описи дел постоянного хранения, переданных на
государственное хранение.
15. Акты об уничтожении документов.
Документы временного срока хранения
1. Законы и нормативные акты.
1.1. Федеральные законы о выборах (копии).
1.2. Законы субъекта Российской Федерации о выборах (копии).
1.3. Распоряжения руководителей администрации субъекта
Российской Федерации по вопросам подготовки и проведения выборов
(копии).
1.4. Постановления Центральной избирательной комиссии
Российской Федерации (копии).
1.5. Инструктивные письма Центральной избирательной комиссии
Российской Федерации.
2. Переписка Избирательной комиссии.
2.1. С Центральной избирательной комиссией Российской
Федерации.
2.2. С администрацией субъекта Российской Федерации по
вопросам деятельности Избирательной комиссии.
2.3. С законодательным (представительным) органом
государственной власти субъекта Российской Федерации по вопросам
деятельности Избирательной комиссии.
2.4. С окружными, территориальными и участковыми
избирательными комиссиями.
2.5. С администрациями городов и районов субъекта Российской
Федерации.
2.6. С правоохранительными органами субъекта Российской
Федерации.
2.7. С телерадиокомпаниями.
2.8. С партиями, движениями, избирательными объединениями,
избирательными блоками.
2.9. С гражданами (по вопросам проведения выборов).
3. Распечатанные документы, полученные по электронной почте.
4. Копии документов, направленных по каналам факсимильной
связи.
5. Отчеты о командировках членов Избирательной комиссии и
сотрудников ее аппарата.
6. Должностные инструкции работников аппарата Избирательной
комиссии.
7. Журналы регистрации, книги учета, картотеки.
Примечания. 1. При проведении на территории субъекта
Российской Федерации выборов Президента Российской Федерации и
депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской
Федерации, референдума Российской Федерации предлагаемый перечень
документов постоянного хранения (пункты 2, 3 и 4) обязателен для
включения в номенклатуру дел Избирательной комиссии.
2. При проведении выборов главы администрации (губернатора),
депутатов законодательного (представительного) органа
государственной власти субъекта Российской Федерации, органов
местного самоуправления перечень документов для включения в
номенклатуру дел Избирательной комиссии согласовывается с архивным
органом субъекта Российской Федерации.
III. Порядок подготовки документов для проведения
заседаний Избирательной комиссии
Проект повестки дня заседания Избирательной комиссии готовит
секретарь Избирательной комиссии.
Проект повестки дня заседания Избирательной комиссии
формируется на основании планов работы, а также поручений,
содержащихся в постановлениях Центральной избирательной комиссии
Российской Федерации, Избирательной комиссии в сроки,
предусмотренные Регламентом Избирательной комиссии, и после
согласования с председателем Избирательной комиссии подписывается
секретарем Избирательной комиссии (Приложение 2).
Материалы по вопросам, включенным в проект повестки дня
заседания, готовятся членами Избирательной комиссии с привлечением
специалистов.
Все материалы, вносимые на рассмотрение Избирательной
комиссии, должны быть озаглавлены.
Проекты документов, представляемые на рассмотрение
Избирательной комиссии, должны быть завизированы членом
Избирательной комиссии, ответственным за их подготовку. Проекты
документов, содержащие вопросы финансового характера, визируются
главным бухгалтером Избирательной комиссии. Визы проставляются на
лицевой стороне последнего листа проекта. Исполнитель визирует
также каждое приложение к проекту документа.
К подготовленному для рассмотрения на заседании Избирательной
комиссии материалу исполнитель приобщает список приглашенных на
заседание лиц, согласованный с секретарем Избирательной комиссии
(Приложение 3).
Разрешение на тиражирование материалов к заседанию
Избирательной комиссии в необходимом количестве дает секретарь
комиссии.
Материалы, подлежащие рассмотрению на заседании Избирательной
комиссии, в соответствии с проектом повестки дня направляются всем
членам Избирательной комиссии, в том числе и с правом
совещательного голоса, в установленные Регламентом сроки.
IV. Оформление и выпуск документов, рассмотренных
на заседаниях Избирательной комиссии
Принимаемые Избирательной комиссией решения оформляются
постановлениями Избирательной комиссии.
Материалы, рассмотренные на заседании Избирательной комиссии,
подлежат дальнейшему оформлению для подписания, выпуска и
рассылки.
Срок доработки документов определяется Регламентом
Избирательной комиссии.
При доработке документа исполнитель вносит в текст
согласованные в ходе заседания изменения и дополнения.
Текст постановления печатается на бланке Избирательной
комиссии установленного образца и представляется на окончательное
визирование лицам, с которыми ранее согласовывался проект. На
документах, подлежащих подписанию, визы проставляются на оборотной
стороне того листа, на котором располагаются подписи председателя
и секретаря Избирательной комиссии.
Исполнитель следит за комплектностью прилагаемых к
постановлению материалов, располагая их в той же
последовательности, в которой они упомянуты в тексте. Каждое
приложение должно быть завизировано исполнителем, а также главным
бухгалтером Избирательной комиссии, если в приложении обозначены
вопросы финансового характера.
К оформленному для подписания постановлению исполнитель
прилагает список его рассылки должностным лицам и организациям,
которые задействованы в реализации обозначенных в постановлении
задач либо которые должны быть проинформированы о его содержании.
При оформлении списка рассылки принимается во внимание требование
Федерального закона "Об основных гарантиях избирательных прав
граждан Российской Федерации" о том, что решения Избирательной
комиссии подлежат опубликованию в средствах массовой информации.
Список рассылки утверждается секретарем Избирательной комиссии
(Приложение 4).
Постановления Избирательной комиссии подписываются
председателем и секретарем Избирательной комиссии.
Постановления Избирательной комиссии регистрируются в
специальном журнале, им присваиваются порядковые номера. Нумерация
постановлений осуществляется в хронологической последовательности
в пределах срока полномочий Избирательной комиссии
(Приложение N 5).
После тиражирования в соответствии со списком рассылки на
каждом экземпляре проставляется печать Избирательной комиссии.
Постановления, исполненные на персональной электронно -
вычислительной машине (ПЭВМ), должны иметь наименование файла и
сохраняться в машиночитаемом виде для дальнейшего использования с
применением компьютерных средств.
Оформление протоколов заседаний Избирательной комиссии
Заседания Избирательной комиссии оформляются в виде протокола
(Приложение 6).
Текст протокола заседания Избирательной комиссии состоит из
двух частей: вводной и основной.
В вводной части указываются фамилии и инициалы председателя
(председательствующего), заместителя председателя, секретаря и
членов Избирательной комиссии, в том числе с правом совещательного
голоса, работников аппарата комиссии. В вводной части указываются
также фамилии и инициалы приглашенных на заседание представителей
избирательных объединений, избирательных блоков, сторонних
организаций и средств массовой информации.
В случае, если на заседание приглашается большое число
представителей сторонних организаций, средств массовой информации
и работников аппарата, их фамилии перечисляются в прилагаемом к
протоколу списке.
В основной части протокола указываются: повестка дня, название
вопроса повестки дня, перечисляются фамилии и инициалы выступивших
при обсуждении, констатируется решение Избирательной комиссии по
обсуждаемой проблеме, фиксируются итоги голосования.
К протоколу заседания прилагаются подлинные экземпляры
постановлений.
Протокол заседания подписывается председательствующим на
заседании и секретарем Избирательной комиссии.
Протоколам заседаний Избирательной комиссии присваиваются
порядковые номера в пределах срока полномочий Избирательной
комиссии.
Протокол заседания оформляется в срок, установленный
Регламентом Избирательной комиссии.
Протоколы заседаний Избирательной комиссии хранятся отдельно
от других документов.
V. Порядок оформления распоряжения председателя
Избирательной комиссии
Текст распоряжения председателя Избирательной комиссии
состоит, как правило, из констатирующей и распорядительной частей.
В констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых
действий. Если основанием издания распоряжения является
законодательный акт, нормативный или распорядительный документ, то
в констатирующей части указывается его название, дата, номер.
В пунктах распорядительной части указываются конкретные
действия, сроки и исполнители. В последнем пункте называется
должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением
распоряжения в целом.
Если распоряжение дополняет, отменяет или изменяет ранее
изданные распоряжения или их отдельные пункты, то это
оговаривается в тексте распоряжения.
Распоряжение председателя Избирательной комиссии печатается на
бланках установленной формы.
Проект распоряжения должен быть завизирован исполнителем. Если
в распоряжении затронуты вопросы финансового характера, то
необходима виза главного бухгалтера Избирательной комиссии. Визы
проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта
распоряжения.
Распоряжение подписывает председатель, а в его отсутствие -
заместитель председателя Избирательной комиссии.
Распоряжения председателя Избирательной комиссии
регистрируются и формируются в дела в соответствии с
номенклатурой.
VI. Правила и порядок работы с документами
Правила и порядок работы с документами в Избирательной
комиссии определяются Инструкцией по делопроизводству в
избирательной комиссии субъекта Российской Федерации.
Прием, регистрация и прохождение документов
Вся поступающая в Избирательную комиссию корреспонденция
принимается и регистрируется в день поступления работником,
ответственным за ведение делопроизводства.
Входящие документы регистрируются с использованием ПЭВМ с
распечаткой карточек (Приложение 7) или в специальном журнале
учета документов. На документах проставляется регистрационный
штамп с указанием даты поступления и входящего номера. На
приложениях указывается входящий номер документа, к которому они
относятся.
Постановления и иные документы Центральной избирательной
комиссии Российской Федерации регистрируются и хранятся отдельно
от других документов.
После регистрации (в день поступления) документ представляется
председателю Избирательной комиссии либо, в его отсутствие,
заместителю председателя.
Представленные документы возвращаются работнику,
ответственному за ведение делопроизводства, для переноса резолюции
председателя Избирательной комиссии (его заместителя) в
регистрационно-контрольные карточки, после чего документы
направляются на исполнение в соответствии с резолюцией.
Регистрационно-контрольные карточки помещаются в справочную
картотеку.
Работник, ответственный за ведение делопроизводства в
Избирательной комиссии, организует контроль за сроками их
исполнения, информирует секретаря комиссии о выполнении поручений.
Исполненные документы с визой исполнителя списываются в дело
председателем Избирательной комиссии (его заместителем) и
передаются работнику, ответственному за ведение делопроизводства,
для подшивки в дело в соответствии с утвержденной номенклатурой
дел комиссии.
Постановления и другие документы Центральной избирательной
комиссии Российской Федерации доводятся до сведения всех членов
Избирательной комиссии.
Оформление и отправка исходящей документации
Исходящие документы Избирательной комиссии оформляются на
соответствующих бланках и подписываются председателем
Избирательной комиссии, а в его отсутствие - заместителем
председателя либо секретарем комиссии. В состав подписи входят
наименование должности лица, подписывающего документ, личная
подпись и ее расшифровка. Не допускается подписывать документы с
предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием
должности.
При оформлении ответных документов (писем) следует приводить
ссылку на номер и дату документа (письма), на который дается
ответ.
В исходящих из Избирательной комиссии документах названия
учреждений и организаций пишутся в именительном падеже.
В документах, направляемых конкретному лицу, указывается его
должность, фамилия (в дательном падеже) и инициалы.
Адрес печатается в правом верхнем углу документа.
Документы, исполненные на ПЭВМ, должны иметь наименования
файла.
Подписанные документы вместе с копиями, завизированными
исполнителями, передаются на отправку работнику, ответственному за
ведение делопроизводства Избирательной комиссии. На документах
проставляется исходящий номер, который состоит из индекса дела по
номенклатуре и, через дробь, порядкового номера документа, а также
даты подписания.
Исходящий номер указывается также на копии документа,
остающегося в деле.
Работник, ответственный за ведение делопроизводства
Избирательной комиссии, ведет учет количества отправляемой
корреспонденции на карточках (Приложение 8) или в специальном
журнале.
Документы, передаваемые по каналам факсимильной связи,
электронной почте, также регистрируются.
Подлинники документов, переданных по каналам факсимильной
связи, электронной почте с отметкой о времени отправки, хранятся в
деле в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
Рассмотрение писем, жалоб и заявлений граждан
Письма, жалобы и заявления граждан рассматриваются в
Избирательной комиссии в порядке, установленном законодательством
Российской Федерации.
Поступившие в Избирательную комиссию обращения граждан
регистрируются в день поступления работником, ответственным за
ведение делопроизводства, с использованием ПЭВМ или в специальном
журнале учета писем и заявлений граждан.
На обращениях граждан проставляется регистрационный штамп,
состоящий из порядкового номера письма и даты поступления. Если
письмо поступило от коллектива граждан, то к порядковому номеру
письма через дробь проставляется буква "к".
После регистрации обращения граждан докладываются председателю
Избирательной комиссии либо, в его отсутствие, заместителю
председателя. После доклада в соответствии с резолюцией они
передаются исполнителям для рассмотрения.
Обращения граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все
поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры, авторам дан
ответ в письменной или устной форме.
Письменный ответ направляется автору на бланке Избирательной
комиссии за подписью председателя комиссии, заместителя
председателя либо секретаря комиссии.
В случае, если автору дан устный ответ, в справке или
регистрационной карточке делается соответствующая отметка.
Исполненные письма граждан подшиваются в дела вместе с копией
ответа, завизированной исполнителем.
VII. Организация контроля за исполнением документов
Контролю за исполнением подлежат постановления Центральной
избирательной комиссии Российской Федерации, постановления
Избирательной комиссии, распоряжения председателя Избирательной
комиссии, поручения председателя Избирательной комиссии, его
заместителя, секретаря Избирательной комиссии, наиболее важные
входящие и исходящие документы, письма граждан.
Ответственность за состояние работы по исполнению документов
возлагается на секретаря Избирательной комиссии. Контроль за
сроками рассмотрения документов осуществляется работником,
ответственным за ведение делопроизводства Избирательной комиссии.
Ежемесячно работник, ответственный за ведение делопроизводства
Избирательной комиссии, представляет секретарю Избирательной
комиссии справку о соблюдении установленных сроков исполнения
документов.
Сроки исполнения документа устанавливаются в соответствии с
действующим законодательством и исчисляются с даты его
регистрации, если в самом документе не указан конкретный срок.
Если во входящем документе указан срок, к которому
предполагается получить ответ, этот срок, как правило, должен
соблюдаться.
Срок исполнения документа может быть продлен только
председателем Избирательной комиссии, его заместителем, секретарем
Избирательной комиссии. Продление срока исполнения должно быть
оформлено не позднее чем за 2 - 3 дня до истечения срока
исполнения документа, если в процессе исполнения выясняется
невозможность соблюдения указанного срока. В противном случае
документ считается не исполненным в срок.
На каждый контрольный документ распечатывается контрольная
карточка, копия которой вместе с документом направляется
исполнителю.
Документ считается исполненным лишь тогда, когда решены все
поставленные в нем вопросы и автору дан ответ по существу. Если об
исполнении доложено устно, то отметка о результатах рассмотрения
делается на самом документе и контрольной карточке.
После исполнения документы снимаются с контроля.
Снять документ с контроля может только то должностное лицо,
которое поставило его на контроль, при этом на документе и в
карточке делается отметка о снятии с контроля.
Приложение 1
Утверждаю
Председатель
Избирательной комиссии
_______________ области
_______________________
И.И. Иванов
"__" ________ 1996 года
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ КОМИССИИ _________ ОБЛАСТИ
НА ____ ГОД
-----T-------T---------------T-------------T---------T-----------¬
¦ N ¦Индекс ¦Заголовок дела ¦Срок хранения¦ Номер ¦ Примечание¦
¦п/п ¦ дела ¦ ¦ ¦статьи по¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ перечню ¦ ¦
+----+-------+---------------+-------------+---------+-----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
L----+-------+---------------+-------------+---------+------------
1. 1.1
2. 1.2
3. 1.3
Секретарь
Избирательной комиссии
______________ области П.П. Петров
Приложение 2
Проект
ПОВЕСТКА ДНЯ
ЗАСЕДАНИЯ ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ КОМИССИИ
_______________ ОБЛАСТИ
11 июня 1996 года
Начало заседания в 15 часов
1. О плане работы Избирательной комиссии ______________
области на второе полугодие 1996 года.
Михайлов Михаил член Избирательной комиссии
Михайлович _____________________ области
2.
3.
Секретарь
Избирательной комиссии
_______________ области П.П. Петров
Приложение 3
СПИСОК ПРИГЛАШЕННЫХ
НА ЗАСЕДАНИЕ ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ КОМИССИИ
_______________ ОБЛАСТИ ПО ВОПРОСУ "..."
"__" _____________ 1996 года
1. Сергеев Сергей Сергеевич главный редактор газеты "Колос"
2.
3.
(Виза исполнителя)
Согласовано:
Секретарь
Избирательной комиссии
______________ области
______________ П.П. Петров
Приложение 4
Утверждаю
Секретарь
Избирательной комиссии
______________ области
______________________
П.П. Петров
СПИСОК
ДОЛЖНОСТНЫХ ЛИЦ (ОРГАНИЗАЦИЙ), КОТОРЫМ НАПРАВЛЯЕТСЯ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ КОМИССИИ
____________ ОБЛАСТИ
N _______ от "__" ___________ 1996 года
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
----T-----------------------------------T-------T----------------¬
¦ N ¦Наименование органа (организации), ¦Кол-во ¦ Примечание ¦
¦п/п¦ Ф.И.О. получателя, адрес ¦ экз. ¦ ¦
L---+-----------------------------------+-------+-----------------
Исполнитель __________________
"__" _______________ 1996 года
Приложение 5
ЖУРНАЛ
РЕГИСТРАЦИИ ПОСТАНОВЛЕНИЙ ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ
КОМИССИИ _______________ ОБЛАСТИ
----T----------T-----T-------------T------T----------T------T--------¬
¦ N ¦Регистрац.¦Дата ¦ Название ¦Кол-во¦ Кол-во ¦Испол-¦ Дата ¦
¦п/п¦ номер ¦прин.¦постановления¦листов¦приложений¦нитель¦рассылки¦
+---+----------+-----+-------------+------+----------+------+--------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦
L---+----------+-----+-------------+------+----------+------+---------
Приложение 6
ПРОТОКОЛ N
ЗАСЕДАНИЯ ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ КОМИССИИ
_____________ ОБЛАСТИ
"__" _____________ 1996 года
Председательствовал: Председатель Избирательной
комиссии _________________
области _________________
И.И. Иванов
Присутствовали:
Заместитель председателя
Избирательной комиссии
___________________ области С.С. Сергеев
Секретарь Избирательной
комиссии__________________ П.П. Петров
области
Члены Избирательной комиссии
______________ области
с правом решающего голоса: С.П. Сидоров, В.П. Федоров,...
Члены Избирательной комиссии
______________ области
с правом совещательного голоса: Н.И. Николаев, Г.В. Павлов,...
Работники аппарата Избирательной
комиссии________________ А.П. Волков, И.М. Соколов,...
области:
Приглашенные на заседание
Избирательной комиссии
_________________ области: Ф.И. Чирков, М.Г. Архипов,...
Повестка дня
1. О плане работы Избирательной комиссии ____________ области
на второе полугодие 1996 года.
2.
3.
I.
О плане работы Избирательной комиссии _____________ области на
второе полугодие 1996 года
(М. М. Михайлов, С. С. Сергеев,
..., И. И. Иванов)
Избирательная комиссия _________________ области постановила:
Принять прилагаемое Постановление Избирательной комиссии
________________ области "О плане работы Избирательной комиссии
________________ области на второе полугодие 1996 года"
(принимается единогласно) (принимается голосованием: "за" - 12,
"против" - 2, "воздержалось" - 1).
II.
...
III.
...
Председатель Избирательной
комиссии _____________ области И.И. Иванов
Секретарь Избирательной
комиссии ____________ области П.П. Петров
Приложение 7
-----------------------------------------------------------------¬
¦ РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА ¦
¦ НА ВХОДЯЩИЙ ДОКУМЕНТ N ¦
¦ ¦
¦ ¦
¦исх. ном. от ¦
¦экз. кол. листов гриф ¦
+----------------------------------------------------------------+
¦Организация ¦
¦ ¦
¦ Адрес ¦
¦ ¦
¦ Ф.И.О. ¦
¦___________________________ Содержание _________________________¦
¦ ¦
¦______________________ Резолюция руководства ___________________¦
¦ ¦
+----------------------------------------------------------------+
¦ ¦
¦Автор -----------------Исполнители-------+
¦ ¦ ¦
¦Дата ¦ ¦
¦ ¦ ¦
¦Планов. дата исп. ¦ ¦
+----------------------------Исполнение--------------------------+
¦ Номер дела ¦
L-----------------------------------------------------------------
Приложение 8
-----------------------------------------------------------------¬
¦ РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА ¦
¦ НА ИСХОДЯЩИЙ ДОКУМЕНТ N ¦
¦ ¦
¦ ¦
¦На ном. от ¦
¦Вид документа гриф ¦
+----------------------------------------------------------------+
¦ ¦
¦Адресат ¦
¦ ¦
¦ ¦
¦ ¦
¦ ¦
+----------------------------Содержание--------------------------+
¦ ¦
+-----------------------Резолюция руководства--------------------+
¦ ¦
+-----------------------------T----------------------------------+
¦ ¦ ¦
¦Подписал ¦ Кол. листов ¦
¦ ¦ ¦
¦Подготовил ¦ Номер дела ¦
¦ ¦ ¦
L-----------------------------+-----------------------------------
|
