ПРАВИТЕЛЬСТВО МОСКВЫ
ДЕПАРТАМЕНТ ИМУЩЕСТВА ГОРОДА МОСКВЫ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 5 апреля 2005 г. N 853-р
О РЕГЛАМЕНТЕ ДЕПАРТАМЕНТА ИМУЩЕСТВА ГОРОДА МОСКВЫ
(с изм., согл. распоряжения Департамента имущества
от 29.09.2005 N 2769-р)
В целях совершенствования работы с документами в аппарате
Департамента и в связи с изменением законодательных и нормативных
правовых актов, влияющих на процесс документирования
управленческой деятельности:
1. Утвердить Регламент Департамента имущества города Москвы
(приложение).
2. Контроль за выполнением настоящего распоряжения оставляю за
собой.
Руководитель Департамента
В.Н. Силкин
Приложение
к распоряжению Департамента
имущества города Москвы
от 5 апреля 2005 г. N 853-р
РЕГЛАМЕНТ
ДЕПАРТАМЕНТА ИМУЩЕСТВА ГОРОДА МОСКВЫ
1. Общие положения
1.1. Настоящий Регламент определяет порядок организационного,
документационного, информационного обеспечения деятельности
Департамента имущества города Москвы (далее - Департамент).
1.2. Статус, полномочия, порядок назначения, принципы и
гарантии деятельности руководителя Департамента, его заместителей
и руководителей структурных подразделений определены Положением о
Департаменте имущества города Москвы, утвержденным постановлением
Правительства Москвы от 16.07.2002 N 559-ПП.
1.3. Ответственность за организационно-методическое,
информационное, правовое и документационное обеспечение
деятельности руководителя Департамента возлагается на заместителей
руководителя Департамента.
1.4. В перечень информационных ресурсов Департамента входят:
- распорядительные и служебные документы, подписанные
руководителем Департамента, его первыми заместителями и
заместителями, руководителями структурных подразделений, на
бумажных носителях;
- компьютерные базы данных.
1.5. Информационные ресурсы Департамента по доступу
подразделяются на три категории:
- ресурсы, содержащие открытую (общедоступную) информацию;
- ресурсы, содержащие конфиденциальную информацию;
- ресурсы, содержащие сведения, отнесенные к государственной
тайне.
К категории открытой информации относятся сведения,
содержащиеся в документах и базах данных Правительства и
затрагивающие права, свободы и обязанности граждан.
К категории конфиденциальной информации относятся сведения,
составляющие коммерческую и служебную тайны, а также персональные
данные о сотрудниках, сведения о доходах, об имуществе и
обязательствах имущественного характера, представленные
гражданскими служащими тайну переписки, телефонных переговоров,
почтовых отправлений, телеграфных или иных сообщений и т.д.
В органах исполнительной власти для обозначения степени
конфиденциальности сведений, составляющих коммерческую и служебные
тайны, персональные данные, объединенных понятием "служебная
информация ограниченного распространения", применяется реквизит
"Для служебного пользования".
Степень секретности документов, составленных на основе
материалов (выписки, сводные отчеты, заключения и т.д.), в том
числе поступивших из других организаций и учреждений, определяется
степенью секретности сведений исходных материалов, а также Указом
Президента РФ "Об утверждении Перечня сведений, отнесенных к
государственной тайне" от 30.11.95 N 1203.
1.6. Режим защиты информации ограниченного доступа (сведения,
составляющие государственную, служебную, коммерческую тайны, а
также персональные данные) устанавливается в соответствии с
законодательством Российской Федерации. Руководитель Департамента
утверждает организационно-распорядительные документы,
регламентирующие требования и порядок обеспечения режима защиты,
установленный в отношении информации ограниченного доступа в
соответствии с законодательством.
1.7. Должностные лица несут персональную ответственность за
соответствие реквизита носителя информации или документа степени
секретности или конфиденциальности содержащихся в нем сведений,
определяемой в соответствии с действующим Перечнем сведений,
отнесенных к категории информации ограниченного доступа,
утвержденным руководителем Департамента.
1.8. Защита сведений ограниченного доступа в Департаменте
регулируется настоящим Регламентом, а также нормативно-правовыми
актами Российской Федерации и организационно-распорядительными
документами Правительства Москвы по направлению защиты информации.
Текущий контроль за соблюдением сотрудниками требований по
защите сведений, отнесенных к категории конфиденциальной
информации (бумажные носители), осуществляет Управление
экономической безопасности Департамента. Защита информации
ограниченного доступа от утечки по техническим каналам
осуществляется сотрудниками отдела специальных работ (далее -
отдел спецработ).
1.9. Требования настоящего Регламента распространяются на все
документы и обязательны для всех государственных гражданских
служащих и других сотрудников Департамента.
1.10. Ведение секретного делопроизводства осуществляет отдел
спецработ - подразделение по защите государственной тайны в
Департаменте.
1.11. Несоблюдение требований настоящего Регламента
государственными гражданскими служащими и другими сотрудниками
Департамента влечет их дисциплинарную ответственность,
установленную законодательством Российской Федерации, законами и
иными нормативными актами города Москвы и Департамента.
2. Организация работы Департамента
2.1. Планирование работы Департамента
2.1.1. Департамент организует свою работу на основе годовых и
квартальных планов работы, составляемых с учетом ежегодной
программы Правительства Москвы.
2.1.2. Подготовка планов работы Департамента на предстоящий год
(квартал) осуществляется на основании предложений первых
заместителей и заместителей руководителя Департамента, а также
предложений руководителей самостоятельных структурных
подразделений Департамента.
2.1.3. Управление организационного и кадрового обеспечения
деятельности Департамента обобщает поступившие предложения
должностных лиц и готовит для передачи на подпись руководителю
Департамента.
2.1.4. Обобщение и анализ информации о выполнении планов работы
Департамента возлагается на начальника Управления организационного
и кадрового обеспечения деятельности Департамента.
2.1.5. Управление организационного и кадрового обеспечения
деятельности Департамента на основе квартальных планов работы
Департамента и поручений руководителя Департамента разрабатывает
еженедельный план работы Департамента.
2.2. Подготовка и проведение заседаний
Коллегии Департамента
2.2.1. Деятельность Коллегии Департамента имущества города
Москвы (далее - Коллегия) регламентируется Положением о
Департаменте и осуществляется в соответствии с законодательством
Российской Федерации, города Москвы и распоряжениями руководителя
Департамента.
Положение о Коллегии утверждается Мэром Москвы.
2.2.2. Председателем Коллегии является министр Правительства
Москвы, руководитель Департамента.
2.2.3. Заместители председателя Коллегии назначаются из числа
первых заместителей руководителя Департамента.
2.2.4. Ответственным секретарем Коллегии назначается
заместитель руководителя Департамента.
2.2.5. Членами Коллегии являются первые заместители,
заместители руководителя Департамента, руководители структурных
подразделений Департамента, Комплекса экономической политики и
развития города, а также представители иных городских структур.
2.2.6. Изменение состава Коллегии осуществляется распоряжением
Мэра Москвы по представлению председателя Коллегии.
2.2.7. Основным направлением работы Коллегии является
рассмотрение важнейших вопросов деятельности Департамента,
направленной на решение следующих задач:
- управление и распоряжение в установленном порядке объектами
собственности города Москвы;
- осуществление межотраслевой координации управления имуществом
города Москвы в целях повышения эффективности его использования
для реализации социально-экономических программ города Москвы;
- реализация на основе законодательства Российской Федерации и
города Москвы государственной политики в области приватизации
предприятий, объектов недвижимости и другого имущества города
Москвы;
- руководство деятельностью своих территориальных агентств.
2.2.8. Организационно-правовой формой деятельности Коллегии
являются заседания, обеспечивающие коллективное обсуждение
вопросов, включенных в повестку дня, и принятие обоснованных
решений.
2.2.9. Коллегия является совещательным органом, ее решения
имеют статус рекомендаций.
2.2.10. Решения Коллегии принимаются большинством голосов от
числа присутствующих на заседании членов Коллегии.
2.2.11. Заседания Коллегии проводятся на регулярной основе или
по мере необходимости, но не реже одного раза в квартал в
соответствии с перспективным и текущими планами работы
Департамента.
2.2.12. Повестка дня заседаний Коллегии утверждается
руководителем Департамента.
2.2.13. Председательствует на заседаниях Коллегии руководитель
Департамента. В случае его отсутствия - лицо, исполняющее его
обязанности.
2.2.14. В заседаниях Коллегии принимают личное участие члены
Коллегии без права замены. Заседание считается правомочным, если
на нем присутствует более половины членов Коллегии.
2.2.15. На заседания Коллегии могут приглашаться представители
государственных организаций, общественных объединений и др.
2.2.16. На заседаниях Коллегии могут присутствовать
представители средств массовой информации.
2.2.17. На заседании Коллегии ведется протокол. Протокол и
решения Коллегии подписываются председателем и ответственным
секретарем Коллегии.
2.2.18. Подготовку материалов к заседаниям Коллегии,
формирование проекта повесток дня заседаний Коллегии (по
предложениям членов Коллегии), подготовку проектов решений и
контроль за исполнением принятых решений осуществляет Управление
организационного и кадрового обеспечения деятельности
Департамента.
3. Распорядительные документы Департамента
3.1. Виды распорядительных документов Департамента
Распорядительными документами Департамента являются приказы,
распоряжения Департамента, поручения руководителя Департамента,
поручения первых заместителей руководителя Департамента,
заместителей руководителя Департамента.
Образцы распорядительных документов даны в приложениях к
настоящему Регламенту (приложения 1, 2, 3).
3.2. Порядок подготовки, оформления и выпуска
распорядительных документов Департамента
3.2.1. Общие положения
3.2.1.1. Распорядительные документы готовятся, принимаются и
издаются в соответствии с поручениями Мэра, первых заместителей,
заместителей Мэра Москвы в Правительстве Москвы, руководителя
Департамента, по инициативе структурных подразделений
Департамента, а также СГУП по продаже имущества города Москвы и
ГУП "Московское имущество".
3.2.1.2. Прохождение распорядительных документов на этапах их
подготовки и оформления осуществляется в соответствии с общим
порядком обращения исходящих документов, а на этапе исполнения -
входящих документов.
3.2.1.3. Руководитель Департамента подписывает распоряжения по
основным направлениям деятельности Департамента, приказы по
вопросам работы аппарата, кадрам, командировкам и т.п. Для решения
срочных вопросов структурным подразделениям даются поручения
руководителя Департамента на бланках установленного образца.
3.2.1.4. Ответственность за подготовку и выполнение
распорядительных документов возлагается на заместителей
руководителя Департамента, в том числе первых, руководителей
структурных подразделений, территориальных агентств, а также
Специализированное государственное унитарное предприятие по
продаже имущества города Москвы и Государственное унитарное
предприятие "Московское имущество".
3.2.1.5. При подготовке проектов распорядительных документов
требуется соблюдение следующих правил:
- распорядительные документы оформляются на специальных бланках
установленного образца;
- заголовок к тексту должен быть кратким и соответствовать
содержанию документа, начинаться с предлога "о" или "об";
- текст распорядительного документа, как правило, состоит из
мотивированной и распорядительной частей. Если распоряжение,
приказ издается на основании документа вышестоящий организации, в
мотивированной части указываются его полное название, номер и
дата. Мотивированная часть может отсутствовать, если
предписываемые действия не нуждаются в разъяснении (обосновании);
- каждый пункт распорядительного документа должен содержать
конкретные поручения исполнителям с указанием реальных сроков их
выполнения. В последнем пункте указывается лицо, на которое
возлагается контроль;
- если принимаемый распорядительный документ исключает действие
ранее принятых по этому вопросу, в нем должно содержаться указание
о признании их утратившими силу. К проекту распоряжения (приказа),
имеющему ссылки на решения вышестоящих органов, необходимо
прилагать их копии;
- если к проекту распорядительного документа имеются
приложения, то об этом указывается в тексте.
Приложения, подготовленные в подразделениях Департамента,
должны содержать в правом верхнем углу первого листа отметку с
указанием названия распорядительного документа, его даты и номера.
Приложение визируется исполнителем.
3.2.1.6. Приказы по вопросам прохождения государственной службы
и кадрового обеспечения готовит отдел государственной службы и
кадров Управления организационного и кадрового обеспечения
деятельности Департамента.
3.2.1.7. Распорядительные документы Департамента с грифом
"Секретно" готовит и регистрирует отдел специальных работ в
порядке, предусмотренном специальной инструкцией по работе с
данными документами.
3.2.1.8. Оформленные в соответствии с требованиями настоящего
Регламента проекты распоряжений, приказов должны быть завизированы
ответственным исполнителем, руководителем структурного
подразделения, заместителями руководителя Департамента, в
компетенции которых находится вопрос, вносимый на рассмотрение.
Виза включает в себя личную подпись (с расшифровкой), дату,
наименование должности визирующего.
3.2.1.9. На оборотной стороне последнего листа проекта
распоряжения оформляются визы руководителей структурных
подразделений Департамента, префектур, территориальных агентств и
других заинтересованных организаций, а также указываются, кем
внесен вопрос и кем представлен проект, фамилия исполнителя и его
телефон. Срок рассмотрения проектов распорядительных документов,
представленных на согласование, не должен превышать трех дней.
3.2.1.10. Замечания и дополнения, высказанные в ходе
согласования, вносятся исполнителем в проект распорядительного
документа, текст перепечатывается и к нему прилагается прежний
вариант с визами.
В случае внесения в текст проекта изменений и дополнений,
имеющих принципиальный характер и изменяющих суть документа,
проводится согласование нового варианта проекта.
3.2.1.11. Проекты распорядительных документов после
согласования передаются в организационно-распорядительный отдел
Управления организационного и кадрового обеспечения деятельности
Департамента (далее - организационно-распорядительный отдел) для
передачи на подпись руководителю Департамента.
3.2.1.12. Документы, оформленные с нарушением требований
Регламента Правительства Москвы и настоящего Регламента,
организационно-распорядительным отделом не принимаются и
возвращаются в соответствующие структурные подразделения для
переоформления.
3.2.1.13. Не допускается представлять на подпись
распорядительные документы на бланках "проект" и без полного
согласования.
3.2.1.14. Срок регистрации - два рабочих дня. Тиражирования и
рассылки подписанных распорядительных документов - два рабочих дня
(в случае необходимости рассылка осуществляется оперативно).
3.2.2. Основные требования к оформлению проектов
распорядительных документов Департамента
3.2.2.1. Лист согласования (приложения 4, 5).
Согласование проектов распорядительных документов
осуществляется исполнителем (исполнитель направляет проект
распорядительного документа для согласования). Согласование
действительно в течение 4 месяцев.
Лист согласования заполняется на оборотной стороне последнего
листа проекта распорядительного документа.
Реквизиты листа согласования:
- вопрос внесен (1);
- проект представлен (2);
- исполнитель (3);
- проект согласован (4);
- разослать (5).
Все реквизиты (кроме "Разослать") печатаются прописными
(заглавными) буквами.
Реквизиты 1, 2, 3, 4 печатаются в именительном падеже.
Реквизит 4 "Проект согласован". Визу, т.е. подпись согласующего
и дату согласования, следует проставлять синими чернилами (для
четкого различия подлинника от копии).
Реквизит 5 "Разослать". В перечень рассылки включаются:
- организации и должностные лица, названные в проекте в
качестве исполнителей заданий, например: Управлению имущественных
комплексов Департамента, Ануприенко В.Ю. (в качестве конкретных
исполнителей могут выступать только первые заместители и
заместители руководителя Департамента, а также его советники);
- должностные лица, на которых возложен контроль исполнения,
например: Кондратенко В.К.;
- согласующие организации, например: ГУП "Московское
имущество";
- организации городского подчинения, на которые
распространяется действие данного документа, например: Комитет по
культурному наследию города Москвы.
Если действие документа распространяется на целый ряд
однородных органов или подразделений, то в реквизите "Разослать"
они называются обобщенно, например: органам исполнительной власти
города Москвы или структурным подразделениям Департамента, а к
проекту прилагается перечень этих организационных структур.
Конкретные фамилии могут указываться только при рассылке документа
первым заместителям и заместителям руководителя Департамента, его
советникам, а также должностному лицу, на которого возложен
контроль исполнения документа. Органы исполнительной власти,
структурные подразделения, организации и фамилии должностных лиц
печатаются в дательном падеже.
При направлении адресатам более одного экземпляра следует
указать необходимое количество экземпляров.
3.2.3. Порядок согласования распорядительных документов
3.2.3.1. Организация процесса согласования проекта
распорядительного документа.
Согласование проектов распорядительных документов
осуществляется исполнителем, подготовившим проект
распорядительного документа.
Ответственность за согласование проектов распорядительных
документов (установление порядка согласования в рамках
Департамента, обобщение замечаний и дополнений, устранение
разногласий и принятие решений о согласовании) возлагается на
первых заместителей, заместителей руководителя Департамента, на
которых возложена координация и контроль деятельности структурных
подразделений, являющихся исполнителями проектов распорядительных
документов.
При наличии замечаний или дополнений к проекту
распорядительного документа структурным подразделением
(должностным лицом) подготавливается записка с указанием перечня
замечаний (предложений) или правки вносятся непосредственно в
текст проекта распорядительного документа. При этом на листе
согласований кроме визы ставится отметка "С замечаниями".
Согласование без замечаний предусматривает только визирование
листа согласований с указанием даты и должности согласующего.
3.2.3.2. Рассылка проекта распорядительного документа на
согласование в структурные подразделения осуществляется
исполнителем, подготовившим проект распорядительного документа.
Рассылаемый проект распорядительного документа должен быть
завизирован:
- исполнителем (реквизит "Исполнитель");
- руководителем структурного подразделения, подготовившего
документ (реквизит "Ответственный исполнитель");
- первым заместителем или заместителем руководителя
Департамента в компетенции которого находится вносимый вопрос
(реквизит "Проект... представлен").
Рассылка проекта распорядительного документа на согласование в
структурные подразделения Департамента может быть произведена
параллельно, за исключением Юридического управления, которому на
согласование документ представляется при наличии всех виз и листа
разногласий (если таковые имеются).
Рассылка может быть произведена в электронном виде с
применением электронной цифровой подписи в соответствии с
действующим законодательством.
3.2.3.3. Сроки согласования.
При приеме проекта распорядительного документа согласующим
структурным подразделением на документе проставляется дата его
получения. По требованию исполнителя согласующее подразделение
обязано на копии документа проставить отметку с указанием даты
приема документа на рассмотрение.
Срок рассмотрения проектов распорядительных документов,
представленных на согласование, не должен превышать:
- двух рабочих дней с момента поступления проекта в структурное
подразделение;
- трех рабочих дней с момента поступления проекта в Юридическое
управление.
Срок с момента разработки распорядительного документа до
момента его выпуска не должен превышать 10 рабочих дней.
При оперативной подготовке проекта распорядительного документа
по указанию руководителя Департамента срок согласования не должен
превышать одного рабочего дня с момента получения документа
согласующим должностным лицом или структурным подразделением.
Юридическим управлением согласование проводится в течение двух
рабочих дней.
В отдельных случаях в течение одного рабочего дня может быть
осуществлено согласование:
- проектов распорядительных документов по организации приема
зарубежных делегаций, прибывающих в Москву, и командированию за
рубеж представителей Департамента.
В случае непредставления исполнителю согласующим подразделением
информации о результатах рассмотрения проекта документа в
указанный срок проект считается согласованным. В этом случае
исполнитель представляет на имя руководителя Департамента в
произвольной форме записку о несоблюдении согласующим
подразделением или должностным лицом срока согласования (с
указанием поступления проекта распорядительного документа
согласующему подразделению), подписанную должностным лицом,
представившим проект. На листе согласования делается надпись
"Согласование по умолчанию. Записка прилагается".
Согласование действительно в течение 4 месяцев.
В случае необходимости продления срока действия согласования
исполнитель обращается к согласующему подразделению с просьбой
подтвердить согласование. Подтверждение согласования оформляется
запиской в произвольной форме или дополнительным визированием.
При повторном представлении на согласование проектов
распорядительных документов, доработанных по замечаниям
согласующих подразделений и должностных лиц, согласование не
должно превышать одного рабочего дня, если руководителем
Департамента не установлен другой срок.
Согласование с другими органами исполнительной власти и
организациями производится в сроки и в порядке, установленные
Регламентом Правительства Москвы.
3.2.3.4. Оформление согласования.
Согласование осуществляется путем визирования: на листе
согласования указываются должность, инициалы, фамилия, подпись
должностного лица, согласующего проект, и дата согласования.
Право согласования проектов распорядительных документов имеют
первые заместители и заместители руководителя Департамента,
руководители структурных подразделений Департамента, руководители
подведомственных организаций, а также лица, их официально
замещающие. Согласование проектов распорядительных документов,
фиксирующих итоги конкурсов, осуществляют члены конкурсных
комиссий, представляющие интересы Департамента.
При необходимости в процессе согласования визы могут быть
проставлены на всех листах проекта.
В случае наличия однозначных, небольших по объему замечаний по
проекту распорядительного документа замечания указываются в тексте
проекта (на любом свободном месте), а на листе согласования рядом
с подписью указывается: "С замечаниями по тексту...".
3.2.3.5. Оформление разногласий.
Разногласия по проекту распорядительного документа, возникающие
в процессе его согласования, оформляются исполнителем в
соответствии с требованиями настоящего Регламента и подписываются
должностным лицом, вносящим проект распорядительного документа.
При этом на листе согласования указывается: "Лист разногласий
прилагается". Надпись на листе согласования и лист разногласий
оформляются исполнителем.
Лист разногласий оформляется в произвольной форме, обязательным
является указание спорных пунктов проекта распорядительного
документа, а также изложение точек зрения исполнителя и
согласующего должностного лица, дается обоснование окончательной
редакции проекта. Лист разногласий прилагается к проекту
распорядительного документа.
3.2.3.6. Повторное согласование.
Внесение согласующими должностными лицами или структурными
подразделениями в проект распорядительного документа
незначительных, не меняющих сути документа изменений не влечет за
собой повторного визирования. При появлении замечаний, имеющих
принципиальное значение, исполнитель должен заново согласовать
проект распорядительного документа.
Ответственность за принятое решение возлагается на должностные
лица, внесшие и подготовившие проект распорядительного документа.
3.2.4. Доработка проекта распорядительного документа после
согласования должностными лицами и структурными
подразделениями Департамента
3.2.4.1. Доработка проекта распорядительного документа
осуществляется исполнителем после согласования всеми должностными
лицами и структурными подразделениями, кроме Юридического
управления, и включает в себя внесение в единый экземпляр проекта
всех замечаний и (или) дополнений.
3.2.4.2. Ответственность за соответствие внесенных изменений и
дополнений в проект распорядительного документа замечаниям
согласующих должностных лиц возлагается на должностные лица
Департамента, внесшие и подготовившие проект распорядительного
документа.
3.2.4.3. Доработанный вариант проекта распорядительного
документа Департамента оформляется исполнителем на бумажном
носителе на бланке "Проект...", подписывается руководителем
структурного подразделения или лицом, его официально замещающим, а
также сотрудником Юридического управления.
3.2.4.4. Доработанный проект распорядительного документа
визируется ответственным исполнителем (реквизит на листе
согласования "Ответственный исполнитель") и представляется на
подпись первому заместителю, заместителю руководителя
Департамента, в компетенции которого находится вносимый вопрос. В
случае когда проект распорядительного документа представлен
структурным подразделением, координацию и контроль за
деятельностью которого осуществляет непосредственно руководитель
Департамента, проект вносится руководителем структурного
подразделения Департамента (реквизит на листе согласования "Вопрос
внесен").
3.2.5. Контроль соответствия проектов распорядительных
документов законам и иным правовым нормативным актам
Российской Федерации и города Москвы, требованиям Регламента
Правительства Москвы и настоящего Регламента
Ответственность за качество подготовки проектов
распорядительных документов и их согласование с должностными
лицами и структурными подразделениями Департамента возлагается на
должностные лица, внесшие и подготовившие проект распорядительного
документа.
К проекту распорядительного документа прилагаются:
- все согласованные экземпляры проекта распорядительного
документа (с визами должностных лиц и руководителей структурных
подразделений, дополнениями, запиской о разногласиях);
- копии распорядительных документов, названных в тексте
подготовленного проекта (при больших объемах указанных документов
допустимо прилагать неполные экземпляры, состоящие из первой и
последней страницы, а также тех страниц, на которые есть указания
или ссылки в тексте представленного проекта распорядительного
документа);
- копия поручения о необходимости подготовки данного проекта
распорядительного документа.
3.2.5.1. Юридическое управление осуществляет:
- контроль соответствия представленного проекта
распорядительного документа законодательным и иным нормативным
правовым актам Российской Федерации и города Москвы, действующим
распорядительным документам Мэра и Правительства (правовая
экспертиза).
3.2.5.2. Контроль соответствия требованиям настоящего
Регламента представленного проекта распорядительного документа
осуществляет Управление по работе с документами и письменными
обращениями граждан.
Контроль соответствия требованиям Регламента Департамента
проектов распорядительных документов включает в себя:
- проверку правильности использования бланка, наличия
заголовка, его соответствия содержанию текста, наличия
обязательного пункта о контроле, наличия при необходимости пунктов
об отмене или изменении ранее принятого документа, оформления
подписи, наличия всех необходимых согласований, действительности
согласований (правомочность согласовавшего проект должностного
лица, срок действия согласования);
- проверку правильности оформления (структура текста,
соотношение размеров мотивировочной и распорядительной частей,
четкость и однозначность толкования формулировок, наличие в тексте
ссылок на документы с точным указанием их даты, номера и названия,
наличие приложений, правильность наименований подразделений и
должностных лиц, указание сроков исполнения, указание справочных
данных исполнителя на листе согласования, полнота и достаточность
списка рассылки);
- проверку комплектности документов, представленных документов
совместно с проектом распорядительного документа.
3.2.5.3. При положительном решении структурное подразделение,
осуществляющее согласование проекта распорядительного документа,
визирует проект на листе согласования.
Проект распорядительного документа, представленный с
отступлением от установленных настоящим Регламентом правил,
подлежит возврату с указанием замечаний.
3.2.6. Регистрация и рассылка распорядительных
документов Департамента
Распоряжения, приказы, поручения после их подписания сдаются в
организационно-распорядительный отдел, в котором регистрируются,
оформляются и рассылаются согласно списку рассылки.
Внесение каких-либо исправлений в подписанные распорядительные
документы запрещено.
Подготовка и рассылка выписок из текста распорядительных
документов не осуществляется.
3.2.6.1. Регистрация распорядительных документов Департамента.
Регистрация распоряжений и приказов производится в течение года
в порядке возрастания номеров с указанием автора.
Распоряжения Департамента регистрируются в течение года
порядковыми номерами с добавлением аббревиатуры "Р".
Приказы Департамента регистрируются в течение года порядковыми
номерами с добавлением аббревиатур "К" (приказы по личному
составу), "П" (приказы по основной деятельности).
Датой указанных документов является дата их регистрации,
которая, как правило, должна совпадать с датой принятия
(подписания).
3.2.6.2. Формирование дел распорядительных документов
Департамента.
Подписанные распорядительные документы формируются
организационно-распорядительным отделом в дела в течение года в
порядке возрастания номеров в соответствии с установленным
порядком регистрации распорядительных документов: дело
распоряжений Департамента, дело приказов Департамента по личному
составу и дело приказов Департамента по основной деятельности.
Дело распорядительного документа включает в себя:
- подлинник распорядительного документа;
- приложения к распорядительному документу;
- все экземпляры проекта распорядительного документа, имеющие
визы, пометки согласующих;
- листы согласований и листы разногласий (если имеются);
- документы, послужившие основанием для принятия
распорядительного документа (оригинал поручения).
Приложения являются неотъемлемой частью распорядительного
документа и подлежат рассылке в соответствии со списком рассылки.
Рассылка распорядительных документов производится через
Управление по работе с документами и письменными обращениями
граждан.
3.2.6.3. Замена отдельных листов разосланных распорядительных
документов.
Замена разосланных экземпляров распорядительных документов при
обнаружении орфографических или технических ошибок может быть
произведена только с разрешения руководства Управления
организационного и кадрового обеспечения деятельности
Департамента.
При необходимости исправления (замены) одного или более слов
производится замена полного листа распорядительного документа, при
этом сохраняется нумерация страниц утвержденного распорядительного
документа.
В этом случае Управление оформляет заменяемый лист
распорядительного документа следующим образом: на верхнем поле
нового (изменяемого) листа делается надпись "Взамен разосланного"
(при замене нескольких листов надпись делается на каждой странице)
и указываются дата, номер и название распорядительного документа,
в котором производится замена листов (при замене первой страницы
дату, номер и название указывать не обязательно).
Дело распорядительного документа (подлинник) дополняется
заменяемым листом (листами).
4. Подготовка проектов распорядительных документов
Мэра Москвы, Правительства Москвы и Московской
городской Думы
Подготовка проектов указов и распоряжений Мэра Москвы,
постановлений и распоряжений Правительства Москвы, распоряжений
первых заместителей Мэра Москвы в Правительстве Москвы,
распоряжений заместителей Мэра Москвы в Правительстве Москвы и
постановлений Московской городской Думы осуществляется в строгом
соответствии с регламентом Правительства Москвы.
5. Порядок работы с договорами и соглашениями Департамента
5.1. Общие положения
5.1.1. Порядок подготовки, оформления, подписания, утверждения,
выполнения и прекращения действия договоров и соглашений города,
заключаемых руководителем Департамента и его заместителями с
субъектами договорных отношений, определяется действующим
федеральным законодательством и Законом города Москвы "О договорах
и соглашениях города Москвы", а также постановлением Правительства
Москвы от 7 августа 2001 г. N 726-ПП "О реализации положений
Закона города Москвы "О договорах и соглашениях города Москвы".
К договорам и соглашениям Департамента, на которые
распространяются требования настоящего Регламента, относятся:
- договоры и соглашения, заключаемые руководителем
Департамента;
- договоры и соглашения, заключаемые первыми заместителями и
заместителями руководителя Департамента.
5.1.2. Договоры и соглашения, заключаемые Департаментом,
подписываются руководителем Департамента.
5.1.3. Полномочия по ведению переговоров и подписанию договоров
и соглашений руководитель Департамента может передавать первым
заместителям и заместителям руководителя Департамента.
5.1.4. Передача полномочий на ведение переговоров и подписание
договоров и соглашений города должностным лицам Департамента
оформляется распоряжением Департамента.
5.1.5. Указанные полномочия подтверждаются доверенностью,
оформленной и заверенной в соответствии с порядком, установленным
настоящим Регламентом.
5.1.6. Проекты договоров, соглашений, заключаемых
Департаментом, а также проекты документов по их реализации,
подписываемые субъектами договорных отношений, до доклада
руководителю Департамента Мэру Москвы и уполномоченным должностным
лицам подлежат согласованию с Юридическим управлением.
5.1.7. Заключение соглашений первыми заместителями и
заместителями руководителя Департамента осуществляется на
основании поручения руководителя Департамента.
5.2. Основные требования к оформлению договоров
и соглашений Департамента
Договоры и соглашения Департамента должны соответствовать
правилам, установленным федеральными законами, законами города
Москвы и иными правовыми актами, действующими на момент их
заключения.
Подписываемые договоры и соглашения должны содержать:
- наименование;
- преамбулу (вводную часть), в которой могут указываться
основные цели;
- дату, место подписания, наименование сторон;
- предмет правового регулирования;
- раскрытие используемых терминов и понятий;
- права и обязанности сторон;
- ответственность сторон;
- способы и порядок обеспечения обязательств сторон;
- основания прекращения и приостановления их действия;
- порядок разрешения споров;
- срок и условия вступления в силу;
- срок действия;
- сведения о регистрации и месте хранения текста документа;
- наименование должности, фамилии, имени, отчества
уполномоченного лица, подписывающего договор или соглашение;
- подписи сторон.
Подпись каждой из сторон на всех экземплярах договоров и
соглашений, кроме соглашений об осуществлении международных и
внешнеэкономических связей, удостоверяется гербовой печатью
Департамента.
Договоры визируются:
- первыми заместителями руководителя, заместителями
руководителя Департамента, курирующими структурное подразделение,
которое участвовало в подготовке договора;
- Юридическим управлением.
6. Информационное обеспечение деятельности Департамента
6.1. Целью информационного обеспечения деятельности
Департамента является внедрение современных информационных
технологий в области управления имуществом, находящимся в
собственности города Москвы. С этой целью создана Корпоративная
сеть Департамента.
6.1.1. Корпоративная сеть Департамента является составной
частью территориальной сети Мэрии Москвы.
6.1.2. Локальные вычислительные сети территориальных агентств
являются подсетью Корпоративной сети Департамента, на них
распространяются все требования, предъявляемые к Корпоративной
сети Департамента.
6.2. Информационные ресурсы Департамента.
6.2.1. Информационные ресурсы Департамента подразделяются на
внешние и внутренние.
Информация, расположенная на информационных серверах
Департамента, называется внутренней и относится к внутренним
информационным ресурсам.
Данные, полученные с серверов, находящихся вне компьютерной
сети Департамента, называются внешними и относятся к внешним
информационным ресурсам.
6.2.2. Внутренние информационные ресурсы:
- АИС "Делопроизводство";
- АС "Система контроля специального делопроизводства";
- АС "Заключения";
- АИС "Распоряжения по Департаменту";
- АИС "Доверенность";
- АИС "Недвижимость";
- АИС "Недвижимость-финансы";
- САИС "Недвижимость (Специальные объекты)";
- АИС "Реестр хозяйствующих субъектов (ГУА, АО)";
- электронная почта (внутренняя, внешняя);
- справочно-правовые системы "Консультант Плюс", "Гарант".
6.2.3. Внешние информационные ресурсы:
- Intranet (сеть Правительства Москвы).
6.3. Правила доступа к информационным ресурсам.
6.3.1. Сотрудникам Департамента предоставляется допуск к
информационным ресурсам по рабочим дням с 9.00 до 18.00.
6.3.2. При необходимости работы с информационными ресурсами в
другое время, а также в выходные и праздничные дни сотруднику
Департамента может быть предоставлено право после рассмотрения
заявки на заседании комиссии по защите информации и безопасности.
6.3.3. К САИС "Недвижимость (Специальные объекты)", АС "Система
контроля специального делопроизводства", АС "Заключения" допуск
пользователей осуществляется в соответствии с требованиями допуска
к закрытой информации.
6.4. Порядок допуска к информационным ресурсам Департамента.
6.4.1. Сотрудникам Департамента предоставляется допуск к
информационным ресурсам Департамента в соответствии с их
должностными обязанностями, в которые должен быть внесен перечень
информационных ресурсов, доступ к которым необходим сотрудникам
для исполнения их должностных обязанностей.
6.4.2. На основании п. 6.4.1 руководитель структурного
подразделения составляет заявку на имя председателя Комиссии по
защите информации и безопасности Департамента и согласует ее с
Управлением экономической безопасности и отделом спецработ.
6.4.3. При положительном решении вопроса Управление
информационного обеспечения предоставляет доступ к информационным
ресурсам в соответствии с запрашиваемыми правами.
6.4.4. Сотрудники, получающие доступ к информационным ресурсам,
проходят первичный инструктаж в Управлении информационного
обеспечения, знакомятся под роспись с Памяткой пользователю
корпоративной сети Департамента, получают ключ и пароль.
6.4.5. При нарушении пользователем требований политики
безопасности Департамента и правил работы в корпоративной сети
права доступа к соответствующим информационным ресурсам
приостанавливаются и вопрос выносится на заседание Комиссии по
защите информации и безопасности Департамента.
6.5. Обязанности пользователя информационных ресурсов.
6.5.1. Пользователь информационных ресурсов Департамента
обязан:
- строго придерживаться принятой Департаментом политики
безопасности при работе в сети;
- не допускать ознакомления посторонних лиц с назначенным ему
личным паролем доступа к информационным ресурсам и
автоматизированным информационным системам;
- регулярно проверять свой почтовый ящик и читать адресованную
ему электронную почту;
- соблюдать правила сетевого этикета, а именно, быть кратким в
изложении сообщения, посылать сообщения только тогда, когда это
действительно необходимо, быть корректным и рассылать копии
сообщения всем, чьи имена в нем упомянуты, пересылать по
назначению почту, ошибочно попавшую в его почтовый ящик, но
предназначенную другому.
6.6. Пользователю сети Департамента категорически запрещается:
- использовать электронную почту для пересылки сведений,
включенных Департаментом в Перечень сведений, отнесенных к
категории информации ограниченного доступа;
- нарушать требования Политики безопасности Департамента
имущества, утвержденной 17.12.2002 руководителем Департамента. В
случае нарушения администратор сети имеет право отключить
пользователя от сетевых ресурсов до принятия решения заседания
комиссии по защите информации и безопасности;
- знакомить кого-либо с назначенным ему личным паролем доступа
в сеть и паролями доступа к ее информационным ресурсам;
- предпринимать попытки обхода реализованной в сети
Департамента системы разграничения доступа (СРД) как с рабочего
места, так и с удаленного терминала (с использованием как штатных,
так и нештатных программно-технических средств). Подобные действия
рассматриваются администратором защиты как попытки
несанкционированного доступа (НСД) со всеми вытекающими
последствиями;
- рассылать сообщения, содержащие непристойности, расистскую,
сексуальную и другую аналогичную информацию;
- работать в сети с отключенным (неправильно настроенным)
программным обеспечением антивирусной защиты, антивирусное
программное обеспечение устанавливается и настраивается
специалистами Управления информационного обеспечения в рамках
реализации единой политики антивирусной защиты в Департаменте;
- вести личную переписку в непроизводственных целях;
- сообщать адрес личной электронной почты незнакомым лицам или
без производственной необходимости;
- просматривать страницы с активными мультимедиаприложениями
(видео, аудио);
- использовать внешние накопители информации (дискеты, CD, флэш-
карты и т.д.). При производственной необходимости (передача
информации в аппарат Правительства Москвы, платежные документы в
Депфин, работа с ЭЦП и т.д.) допускается использование накопителей
на основании служебных записок руководителя структурного
подразделения на имя заместителя руководителя Департамента,
председателя комиссии по защите информации и безопасности.
Перечень АРМ с активированными интерфейсами внешних накопителей
информации утверждается на комиссии по защите информации и
безопасности.
6.7. Ответственность пользователя сети Департамента.
Пользователь сети Департамента несет персональную
ответственность за нарушение требований настоящего Регламента, а
именно:
- приостановление (лишение) права доступа к ресурсам сети - в
случае безосновательного превышения установленных ограничений или
нарушений правил;
- административное взыскание - в случае нарушений, повлекших
необратимые для Департамента последствия;
- компенсация причиненного Департаменту материального ущерба;
- ответственность, оговоренную в заключенном пользователем и
Департаментом Договоре об оформлении допуска к сведениям,
отнесенным к категории конфиденциальной информации (служебной
информации ограниченного доступа), - в случае утечки по вине
пользователя сведений, отнесенных к конфиденциальной информации и
включенных Департаментом в Перечень информации ограниченного
доступа;
- ответственность в соответствии с Российским законодательством
- в случае утечки по вине пользователя сведений, отнесенных к
государственной тайне.
7. Организация работы со служебными документами
и письменными обращениями граждан
7.1. Общие правила оформления и учета документов,
организация делопроизводства
7.1.1. Регистрация, прохождение документов на исполнение (в
аппаратах заместителей руководителя, управлениях и территориальных
агентствах Департамента) и контроль за их исполнением ведутся в
Департаменте с использованием АИС "Делопроизводство".
7.1.2. Рассмотрение поступивших документов в Управлении по
работе с документами и письменными обращениями граждан включает
ознакомление с их содержанием, подготовку проекта поручения,
передачу документа с проектом поручения на доклад руководителю
Департамента.
7.1.3. Рассмотрение поступивших документов в Управлении по
работе с документами и письменными обращениями граждан и
последующий ввод необходимых данных в АИС "Делопроизводство"
производится не позднее трех дней с момента их регистрации,
срочных документов - в течение 4 часов.
7.1.4. Передача всех документов из Управления по работе с
документами и письменными обращениями граждан, а также прием
документов в Управление осуществляется по реестру с отметкой
времени передачи (приема), подписью на реестре сотрудника
структурного подразделения, принявшего (передавшего) документы, и
расшифровкой подписи.
7.1.5. Ответственность за соблюдение установленных норм и
правил работы с документами и обращениями граждан, организацию
делопроизводства, ввод в АИС "Делопроизводство" информации о
прохождении документов в аппаратах заместителей руководителя
возлагается на заместителей руководителя, в структурных
подразделениях - на их руководителей.
7.2. Порядок приема, регистрации и предварительного
рассмотрения входящих документов
7.2.1. Вся корреспонденция, адресованная в Департамент,
независимо от способа доставки (почта, курьер, фельдсвязь и т.д.)
принимается централизованно в экспедиции отдела обработки и
хранения документов Управления по работе с документами и
письменными обращениями граждан (далее - отдел обработки и
хранения документов) (Каретный ряд, 2/1).
7.2.2. Корреспонденция, поступившая после окончания рабочего
дня, в нерабочие и праздничные дни принимается дежурным по
Департаменту, регистрируется в специальном журнале и передается не
позднее 9.30 следующего дня в отдел обработки и хранения
документов.
7.2.3. Служебная корреспонденция, поступившая к любому
должностному лицу, минуя экспедицию, должна быть в течение суток
сдана и зарегистрирована в отделе обработки и хранения документов.
7.2.4. При приеме корреспонденции в экспедиции проверяется
правильность адресации, целостность упаковок, наличие документов и
указанных в них приложений, а также обязательных реквизитов
документа.
В случае обнаружения несоответствия указанным требованиям или
недостачи отдельных материалов отделом обработки и хранения
документов служебные документы в установленном порядке
возвращаются отправителю с указанием причин возврата не позднее
трех рабочих дней с момента получения.
Конверты после вскрытия уничтожаются, кроме тех случаев, когда
только по ним можно установить адрес отправителя и дату отправки
документов. Ошибочно доставленная в Департамент корреспонденция
отделом обработки и хранения документов пересылается по
принадлежности или возвращается отправителю.
7.2.5. На все служебные документы, обращения предприятий и
организаций, письма граждан, поступившие в Департамент через
курьера до 14.00, в экспедиции отдела обработки и хранения
документов ставится штамп "Получено" с указанием даты текущего дня
и количества листов, на поступившие после 14.00 документы
проставляется дата следующего дня.
7.2.6. Регистрация документов ведется в течение календарного
года, начиная с первого номера, с указанием года через "флэш".
7.2.7. Сотрудниками отдела обработки и хранения документов
обеспечивается регистрация поступившей в Департамент
корреспонденции с проставлением в правом верхнем углу лицевой
стороны первого листа штампа единого образца с указанием входящего
номера, даты, количества листов и приложений к нему.
7.2.8. Документы с грифом "Секретно" регистрируются отделом
спецработ Департамента.
7.2.9. Решения, определения, постановления, отзывы,
апелляционные и кассационные жалобы арбитражных судов всех
инстанций регистрируются Юридическим управлением Департамента.
7.2.10. Документы с пометкой "Срочно", "Весьма срочно",
"Вручить немедленно" регистрируются в течение одного часа.
7.2.11. Входящие документы, адресованные руководителю
Департамента, передаются из отдела обработки и хранения документов
в организационный и контрольный отделы Управления по работе с
документами и письменными обращениями граждан для подготовки
проектов резолюций руководителя Департамента.
Корреспонденция, адресованная заместителям руководителя
Департамента, направляется в их приемные через экспедицию отдела
обработки и хранения документов.
7.2.12. Доставка входящих документов из экспедиции отдела
обработки и хранения документов в структурные подразделения
Департамента и территориальные агентства осуществляется
сотрудниками подразделений и территориальных агентств,
ответственными за делопроизводство, не реже одного раза в день,
срочных документов - безотлагательно, после уведомления
сотрудником экспедиции отдела обработки и хранения документов об
их поступлении.
7.3. Порядок подготовки и оформления исходящих документов
7.3.1. Порядок прохождения исходящих документов состоит в
подготовке проекта документа (ответа), визировании, подписании,
регистрации и отправке фельдсвязью или почтой.
7.3.2. Документы в Департаменте оформляются на бланках
утвержденного образца.
7.3.3. Обязательными реквизитами документов являются:
регистрационный номер, дата документа, наименование организации,
должностное лицо - адресат, текст, подлинная подпись.
7.3.4. Содержание документа должно быть кратким,
аргументированным, обеспечивать однозначное восприятие
содержащейся в нем информации.
7.3.5. Фамилия исполнителя и номер его служебного телефона
проставляются на лицевой стороне первого листа в левом нижнем углу
документа.
7.3.6. Исходящие письма отправляются с подлинной подписью.
Копии ответов, направленных в вышестоящие организации, хранятся
в отделе обработки и хранения документов, копии остальных ответов
- в структурных подразделениях и территориальных агентствах
Департамента, получаемых в экспедиции отдела обработки и хранения
документов.
7.3.7. До передачи документа на подпись руководителю
Департамента исполнитель обязан обеспечить правильность оформления
документа в соответствии с требованиями к оформлению документов
Регламента Правительства Москвы, наличие необходимых приложений к
нему и обязательных виз - заместителя руководителя (директора
территориального агентства), начальника Управления и исполнителя.
Ответственность за указание адреса фактического нахождения
организации-адресата возлагается на исполнителя документа.
Документы, оформленные с нарушением указанного Регламента, не
принимаются отделом обработки и хранения документов и возвращаются
для переоформления.
7.3.8. Срочность отправки исполненного документа определяется
ответственным исполнителем, который проставляет на нем пометку о
срочности и ставит в известность об этом сотрудника Управления по
работе с документами и письменными обращениями граждан.
7.3.9. Отдел обработки и хранения документов осуществляет
отправку исходящей корреспонденции адресатам через фельдсвязь в
14.00 текущего дня, курьером первому заместителю Мэра Москвы в
Правительстве Москвы Ю.В. Росляку в 14.30 текущего дня и по почте
- в понедельник, среду и пятницу до 10.00. Заказными письмами
направляются ответы на запросы судебных органов, обращения
граждан, обращения граждан и организаций, поступившие с приема
руководителя Департамента.
При необходимости разрешается выдача документов адресату на
руки непосредственно в отделе обработки и хранения документов под
роспись и с разрешения заместителя руководителя Департамента с
отметкой о выдаче на втором экземпляре.
7.4. Подготовка и оформление резолюций
7.4.1. Проекты поручений руководителя Департамента готовятся
организационным и контрольным отделами Управления по работе с
документами и письменными обращениями граждан на бланке
руководителя Департамента.
7.4.2. В правом верхнем углу бланка указывается срок
представления ответа в контрольный отдел для передачи на подпись
руководителю Департамента.
7.4.3. Документы, адресованные руководителю Департамента и не
требующие доклада, направляются по принадлежности заместителям
руководителя и директорам территориальных агентств Департамента.
7.4.4. Копии срочных документов с проектами поручений
руководителя Департамента незамедлительно передаются в приемную
заместителей руководителя Департамента, а в случае его отсутствия
- начальнику структурного подразделения.
7.4.5. Документы срочного исполнения передаются в
подразделения, расположенные на Электрическом пер., д. 3, и в
территориальные агентства Департамента по факсу, при этом
фиксируется время передачи, фамилия сотрудника Департамента,
принявшего документ.
7.4.6. Допускается возможность повторного рассмотрения
документа. При этом исполнитель в трехдневный срок после получения
документа информирует Управление по работе с документами и
письменными обращениями граждан о необходимости определить других
исполнителей.
7.5. Формирование дел, их хранение
7.5.1. Формирование дел, их хранение осуществляется в
структурных подразделениях в соответствии с номенклатурой дел.
7.5.2. Законченные делопроизводством дела постоянного и
временного хранения (свыше 10 лет) и по личному составу в течение
двух лет остаются в структурных подразделениях, а затем в
соответствии с номенклатурой дел сдаются в отдел обработки и
хранения документов.
7.5.3. Отделом обработки и хранения документов осуществляются
сохранность документов, справочная работа по переданным
документам, выдача архивных справок, копий, выписок и документов
организациям и гражданам.
7.5.4. Дела (документы) временного хранения (до 10 лет), не
подлежащие передаче в отдел обработки и хранения документов,
хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков
хранения согласно номенклатуре дел подлежат уничтожению в
установленном порядке, о чем составляется акт, который
подписывается руководителем структурного подразделения и
ответственными исполнителями (форма акта приведена в приложении
6).
7.6. Организация контроля за исполнением поручений
7.6.1. Контроль за исполнением поручений руководителя
Департамента, поставленных им на контроль, осуществляет
контрольный отдел Управления по работе с документами и письменными
обращениями граждан (далее - контрольный отдел).
7.6.2. Ответы на контрольные поручения представляются в
контрольный отдел только в комплекте со всеми документами, во
исполнение которых подготовлен данный документ.
7.6.3. Документы об исполнении поручений в контрольный отдел
представляются ответственными за делопроизводство в структурных
подразделениях.
7.6.4. Информация о ходе выполнения поручений, содержащихся в
распорядительных документах Правительства Москвы, оформляется, как
правило, на бланке талона-отчета.
Талоны-отчеты, подготовленные в структурных подразделениях
Департамента, визируются заместителями руководителя Департамента.
Талоны-отчеты, подготовленные в территориальных агентствах,
визируются руководителем Департамента.
7.6.5. Документы на подпись руководителю Департамента
передаются контрольным отделом по реестру, составленному в двух
экземплярах, с отметкой времени, даты и указанием фамилии
сотрудника приемной руководителя Департамента, принявшего
документы.
7.6.6. При возврате документа руководителем Департамента с
подписи на доработку проект письма безотлагательно направляется
контрольным отделом в структурное подразделение.
7.6.7. Документы, возвращенные на доработку, повторно
представляются на подпись руководителю Департамента в течение
одного дня.
7.6.8. Документы, возвращенные руководителем Департамента без
подписи с пометкой "Переговорить", исполняются в течение одного
дня.
7.6.9. При невозвращении документа с подписи от руководителя
Департамента контрольный отдел безотлагательно ставит в
известность об этом исполнителя, который в течение одного дня
готовит информацию о продлении срока исполнения.
7.6.10. Документы, некачественно подготовленные или оформленные
с нарушениями требований Регламента Правительства Москвы,
возвращаются исполнителю на доработку.
7.6.11. Контрольный отдел еженедельно, в среду, в четверг и при
необходимости в пятницу представляет руководителю Департамента
сведения о непредставленных на подпись контрольных документах,
сроки которых истекли.
Сроки выполнения поручений устанавливаются в соответствии с
Регламентом Правительства Москвы.
7.6.12. Контрольный отдел ежеквартально готовит информацию
руководителю Департамента о выполнении всех документов,
поступивших в Департамент.
7.6.13. Ответственность за организацию работы с документами в
подразделении несет руководитель подразделения.
7.6.14. Группа советников руководителя Департамента
осуществляет контроль:
- за своевременной подготовкой материалов к совещаниям (в том
числе выездным), проводимым руководителем Департамента;
- за выполнением протоколов совещаний (в том числе выездных), а
также поручений руководителя Департамента по служебным документам,
связанным с выполнением протоколов, контроль за исполнением
которых руководитель Департамента оставил за собой;
- за прохождением служебных документов Мэра, руководителя
Комплекса экономической политики и развития, руководителя
Департамента в высшие государственные органы;
- исполнения отдельных поручений руководителя Департамента по
наиболее важным документам, стоящим на "Особом контроле";
- за выполнением устных поручений руководителя Департамента и
оформленных на специальных бланках "Поручение";
- исполнения документов с личной резолюцией Мэра, руководителя
Комплекса экономической политики и развития, руководителя
Департамента;
- исполнения резолюций руководителя Департамента, данных в ходе
личного приема граждан и представителей организаций.
8. Организация приема граждан и представителей организаций
8.1. Прием граждан и организаций осуществляется в Департаменте
на основании Закона города Москвы "Об обращении граждан" от
18.06.1997 N 25 (ред. 21.06.2000), Регламента Правительства
Москвы, а также данного Регламента.
8.2. Прием осуществляется руководителем Департамента, его
заместителями, в том числе первыми, согласно утвержденному
руководителем Департамента графику.
8.3. Организация приема граждан и организаций в Департаменте
возложена на организационно-распорядительный отдел. Работниками
отдела проводится предварительная беседа с гражданами,
представителями предприятий, организаций и запись на прием. Помимо
организации приема граждан работники отдела оказывают гражданам
консультативную помощь по вопросам деятельности Департамента.
8.4. Каждое обращение граждан или организаций о приеме
руководством Департамента регистрируется организационно-
распорядительным отделом.
8.5. Решение должностного лица, ведущего прием, оформляется на
бланке в виде поручения структурным подразделениям Департамента,
подписывается этим должностным лицом и после регистрации в отделе
отправляется для исполнения адресату.
8.6. Поручение должностного лица, проводившего прием, ставится
на контроль организационно-распорядительного отдела.
Непосредственный контроль исполнения поручений, данных во время
приема граждан, представителей организаций, осуществляется
работниками организационно-распорядительного отдела.
8.7. Поручение, данное должностным лицом по обращению
гражданина (представителя организации), должно исполняться в 30-
дневный срок со дня подписания (регистрации) поручения, если
поручением не установлен другой срок.
8.8. Продление сроков исполнения поручений возможно только
должностным лицом, установившим срок исполнения, либо по его
поручению начальником Управления организационного и кадрового
обеспечения Департамента.
8.9. Справки-ответы исполнителей анализируются работниками
организационно-распорядительного отдела и докладываются
должностному лицу, давшему поручение.
В случае если поступившая от исполнителя информация не отвечает
предъявляемым требованиям, отдел повторно направляет документы с
поручением для рассмотрения по существу и подготовки ответа.
8.10. Поручение снимается с контроля:
- если вопрос решен положительно;
- если структурным подразделением Департамента дан обоснованный
отказ в выполнении требования гражданина и должностное лицо,
давшее поручение рассмотреть обращение, согласно с доводами
исполнителя.
Начальник организационно-распорядительного отдела регулярно
информирует начальника Управления организационного и кадрового
обеспечения, а начальник Управления - руководителя Департамента о
состоянии и характере обращений граждан и представителей
организаций.
8.11. Прием иностранных граждан и делегаций в Департаменте
проводится по решению руководителя Департамента, оформленному в
письменном виде.
8.12. Подготовка и проведение приема иностранных граждан у
руководства осуществляется подразделением Департамента, по
вопросам которого проводится прием, с участием Управления
экономической безопасности и отдела спецработ. Прием иностранных
граждан (делегаций) на территории Департамента проводится в
соответствии с требованиями, указанными в Инструкции по
обеспечению режима секретности N 3-1.
8.13. Руководитель организации направляет не позднее чем за 30
дней до планируемого приема иностранных граждан в вышестоящий
орган письменное ходатайство, согласованное с соответствующим
органом безопасности и указанием программы приема и плана
мероприятий по обеспечению режима работы с секретной информацией в
Департаменте во время приема делегации (граждан).
8.14. После завершения приема иностранных граждан (делегаций)
ответственным за их прием оформляются отчетные материалы по приему
в соответствии с пп. 142, 143, 144 Инструкции N 3-1.
9. Порядок работы с документами, содержащими
конфиденциальную информацию
9.1. Общие положения
9.1.1. Работа с документами, содержащими конфиденциальную
информацию, определяется действующими нормативными правовыми
актами Российской Федерации, города Москвы и настоящим
Регламентом.
9.1.2. К конфиденциальной информации относится несекретная
информация, касающаяся деятельности Департамента, ограничения на
распространение которой диктуются служебной необходимостью.
9.1.3. Перечень сведений, отнесенных к категории информации
ограниченного доступа, утверждается приказом руководителя
Департамента.
9.1.4. Служебная информация, относящаяся к категории
"конфиденциальная", без согласования руководителя структурного
подразделения не подлежит разглашению (распространению).
9.1.5. За разглашение служебной конфиденциальной информации, а
также нарушения порядка обращения с документами, содержащими такую
информацию, сотрудник Департамента может быть привлечен к
дисциплинарной или иной, предусмотренной действующим
законодательством, ответственности.
9.2. Порядок обращения с документами, содержащими
конфиденциальную информацию
9.2.1. На документах, содержащих конфиденциальную информацию,
проставляется пометка "Для служебного пользования" (далее - ДСП).
9.2.2. Необходимость проставления пометки "ДСП" определяется
исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим
документ, который несет персональную ответственность за
обоснованность принятого решения.
9.2.3. Указанная пометка, номер экземпляра проставляются в
правом верхнем углу первой страницы документа, а также на первой
странице сопроводительного письма к таким документам.
9.2.4. Прием и учет (регистрация) документов, поступающих в
Департамент и содержащих конфиденциальную информацию,
осуществляется Управлением по работе с документами и письменными
обращениями граждан, а в структурных подразделениях -
сотрудниками, ответственными за ведение делопроизводства.
При этом проверяется количество листов и экземпляров
документов, а также наличие указанных в сопроводительном письме
приложений.
В случае отсутствия в конвертах отдельных документов
составляется акт в двух экземплярах, один из которых высылается
отправителю.
9.2.5. Регистрация всех входящих документов с пометкой "ДСП"
производится совместно с документами общего делопроизводства.
К входящему регистрационному номеру добавляется гриф "ДСП",
вносятся сведения о номере экземпляра, количестве листов документа
и приложений к нему.
При необходимости направления документа в несколько адресов
составляется реестр рассылки, в котором поадресно проставляются
номера отправляемых экземпляров.
9.2.6. Необходимо соблюдение следующих требований к документам
с пометкой "ДСП":
- документы печатаются на специально выделенных (не имеющих
выхода на момент печатания в корпоративную сеть Департамента)
электронно-вычислительных машинах с последующим уничтожением
введенной в компьютер информации;
- на обороте последнего письма документа указываются количество
отпечатанных экземпляров, фамилия и телефон исполнителя, дата
печатания;
- отпечатанные и подписанные документы вместе с черновиками
передаются для регистрации сотруднику, осуществляющему их учет,
после чего черновики уничтожаются с отметкой факта уничтожения в
учетных формах;
- документы хранятся отдельно от несекретной документации;
- служебные документы пересылаются сторонним организациям
фельдъегерской связью заказными или ценными почтовыми
отправлениями;
- документы размножаются (тиражируются) только с письменного
разрешения руководителя соответствующего подразделения;
- документы хранятся в надежно запираемых и опечатываемых
металлических шкафах, сейфах.
9.2.7. Исполненные документы группируются в дела в соответствии
с номенклатурой дел несекретного делопроизводства.
При этом на обложке дел, в которых помещены такие документы,
также проставляется гриф "ДСП".
9.2.8. Уничтожение дел документов с грифом "ДСП", утративших
свое практическое назначение, производится по акту.
9.2.9. Передача документов и дел от одного сотрудника к другому
осуществляется с разрешения руководителя соответствующего
подразделения.
9.2.10. При смене сотрудника, ответственного за учет документов
с пометкой "ДСП", составляется акт приема-сдачи этих документов,
который утверждается соответствующим руководителем.
9.2.11. Передача документов с пометкой "ДСП" сторонним
организациям допускается только при наличии письменного обращения
в адрес руководителя Департамента и соответствующего письменного
разрешения на обращение.
9.2.12. Проверка наличия документов с пометкой "ДСП" проводится
Комиссией, назначаемой приказом руководителя Департамента, не реже
одного раза в год.
Результаты проверок оформляются актами.
9.2.13. О фактах утраты документов с грифом "ДСП" либо
разглашения этой информации ставится в известность руководитель
Департамента и назначается Комиссия для расследования
обстоятельств утраты или разглашения.
Результаты расследования докладываются руководителю
Департамента.
9.2.14. На утраченные документы составляется акт, на основании
которого делаются соответствующие отметки в учетных формах.
9.2.15. При снятии грифа "ДСП" на документах, а также в учетных
формах делаются соответствующие отметки и информируются все
адресаты, которым эти документы отправлялись.
10. Оформление служебных документов
10.1. Общие требования к оформлению документов
10.1.1. Служебные документы (письма, докладные записки,
служебные записки, пояснительные записки, справки, заявки,
заявления и т.д.) составляются и оформляются структурными
подразделениями Департамента в соответствии с требованиями,
изложенными в данном разделе Регламента.
10.1.2. Документы Руководителя Департамента, его заместителей и
руководителей структурных подразделений оформляются на бланках
документов утвержденного образца (кроме "внутренней" переписки) и
должны иметь определенный состав реквизитов, расположенных в
установленном порядке. Документы, кроме распорядительных,
рекомендуется оформлять в диалоговом режиме текстового редактора
Word для WINDOWS (версия 7.0 и последующие) с использованием
шрифтов Times New Roman Cyr размером 12-14 кеглей с межстрочным
интервалом 1,0-1,5. Начало абзаца устанавливается через 12,7 мм от
границы левого поля документа.
Размеры полей каждого листа документа, оформленного как на
бланке, так и без него, должны быть не менее, мм:
20 - левое;
10 - правое;
15 - верхнее;
10 - нижнее.
10.2. Реквизиты документов
При составлении и оформлении документов должны соблюдаться
требования и правила, обеспечивающие юридическую силу документов,
способствующие оперативному исполнению и последующему
использованию их в справочных целях, а также созданию предпосылки
для машинной обработки информации.
Обязательными реквизитами, обеспечивающими юридическую силу
документов, являются: наименование организации (должностного лица)
- автора документа, название вида документа (кроме писем), дата и
индекс документа, текст, подпись, печать (в случаях, требующих
дополнительного удостоверения документа).
В процессе подготовки и оформления документов состав
обязательных реквизитов может быть дополнен другими реквизитами,
если того требует назначение документа, его обработка.
Реквизиты документов отделяются друг от друга 2-3 межстрочными
интервалами.
10.2.1. Наименование организации (должностного лица) - автора
документа приведено на бланках документов Департамента.
10.2.2. Наименование вида документа указывается на всех
документах (распоряжение, приказ, поручение, протокол, заявление,
справка и т.д.), кроме служебных писем. При его отсутствии на
бланке реквизит печатается прописными буквами. Как правило, для
каждого вида распорядительного документа Департамента используется
свой бланк, на котором типографским способом воспроизведено
наименование вида документа.
10.2.3. Датой документа в зависимости от его вида и назначения
является:
- дата подписания и регистрации - для распорядительных и
служебных документов;
- дата составления (принятия решения) - для протоколов
заседаний и совещаний.
Элементы даты должны приводиться в следующей
последовательности: день месяца, месяц, год.
В служебных письмах, протоколах и других документах, содержащих
сведения финансового характера, а также в распорядительных
документах предпочтительным является буквенно-цифровой способ
оформления дат.
Дата документа указывается в специально обозначенном месте
бланка документа. При оформлении письма на листе бумаги реквизит
"Дата документа" печатается от границы левого поля и на расстоянии
30 - 40 мм от верхнего края листа.
10.2.4. Индекс документа - это порядковый номер для указов,
постановлений, распоряжений, протоколов, приказов; для писем,
поручений и служебной корреспонденции - это входящий или исходящий
номер с указанием индекса дела по номенклатуре дел. Проставляется
в специально обозначенном месте бланка документа - на уровне и
после реквизита "Дата документа".
Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа в
обязательном порядке указывается на документах-ответах под датой и
номером документа-ответа.
10.2.5. Заголовок к тексту указывается к каждому документу
формата А4. Заголовок должен быть кратким, точно отражать
содержание документа и формулироваться в виде ответа на вопрос "о
чем?".
Печатается от границы левого поля под реквизитами "Дата и
регистрационный номер документа" или "Ссылка на регистрационный
номер и дату поступившего документа" (на документах-ответах).
Длина заголовка в одной строке не должна превышать 80 мм.
Допускается выделение заголовка к тексту жирным шрифтом.
10.2.6. Адресат указывается на отправляемых документах.
Документы адресуются в организации, их структурные подразделения,
конкретному должностному лицу.
Наименование органа исполнительной власти города, организации
(структурного подразделения) указывается в именительном падеже,
наименование должности и фамилия адресата - в дательном, например:
Комитет образования
города Москвы
Начальнику Управления
дошкольного и среднего
образования
О.Н. Держицкой
Если в качестве адресата выступает руководитель органа
(организации), то наименование органа (организации) входит в
наименование должности адресата, например:
Руководителю Департамента
здравоохранения города Москвы
А.П. Сельцовскому
При адресации документа физическому лицу инициалы указывают
после фамилии.
Если документ отправляют в несколько однородных организаций, то
их следует указать обобщенно, например:
Руководителям органов
исполнительной власти
города Москвы
При адресации документа должностному лицу исполнительной власти
города наименование должности указывается в соответствии с
наименованием, приведенном в распорядительном документе о
назначении на должность, например: первый заместитель Мэра Москвы
в Правительстве Москвы; заместитель Мэра Москвы в Правительстве
Москвы, полномочный представитель Мэра Москвы в Московской
городской Думе; министр Правительства Москвы, руководитель
Департамента науки и промышленной политики города Москвы; министр
Правительства Москвы по вопросам информации и общественно-
политическим связям.
При адресации документа первому заместителю Мэра в
Правительстве, на которого возложено руководство комплексом
городского управления, в наименование должности может включаться
указание на руководство комплексом, например:
Первому заместителю Мэра Москвы в
Правительстве Москвы,
руководителю Комплекса экономической
политики и развития города
Ю.В. Росляку
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово
"копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатом не ставится.
При этом каждый экземпляр документа должен быть подписан, а
адресат, которому направляется конкретный экземпляр,
подчеркивается.
При направлении документа более чем в четыре адреса составляют
список рассылки и на каждом документе указывают только одного
адресата. В этом случае адресатам направляются копии документов.
В состав реквизита "Адресат" должен входить почтовый адрес, при
этом должен соблюдаться следующий порядок написания адреса
адресата:
- наименование адресата (наименование организации или при
адресации документа физическому лицу - фамилия, имя, отчество);
- название улицы, номер дома, номер квартиры;
- название населенного пункта (город, поселок и т.п.);
- название области, края, автономного округа (области),
республики;
- страна (для международных почтовых отправлений);
- почтовый индекс.
Например:
Всероссийский научно-
исследовательский
институт документоведения
и архивного дела
Б. Черкасский пер., д. 5/2
Москва, 103012
Адрес не проставляется на документах, направляемых в органы,
должностным лицам государственной власти Российской Федерации и в
органы, должностным лицам государственной власти города
(Московская городская Дума, Правительство, департаменты, комитеты,
главные управления, управления, инспекции, префектуры
административных округов, управы районов), а также при переписке
между структурными подразделениями Департамента.
В конце строк адреса знаки препинания не ставятся, в середине
строк знаки сохраняются.
Реквизит "Адресат" печатается на расстоянии 110-120 мм от
левого края листа бумаги и на 20-40 мм от его верхнего края (при
угловом расположении реквизитов). На бланках с продольным
расположением реквизитов адресат печатается на 10-20 мм ниже
разделительной полосы между реквизитами бланка. Допускается
выделение реквизита "Адресат" жирным шрифтом.
10.2.7. Текст документа строится в зависимости от вида
(разновидности) документа.
Текст документа должен, как правило, состоять из двух основных
частей. В первой части излагается причина составления документа,
даются ссылки на основополагающие документы и содержится
информация по существу рассматриваемого вопроса, во второй части -
выводы, предложения, решения или просьбы.
Текст документов допускается подразделять на разделы,
подразделы, пункты и подпункты, которые должны быть пронумерованы
арабскими цифрами.
Текст документа должен излагаться четко, последовательно,
кратко.
При направлении документа в адрес конкретного должностного лица
допускается начинать текст с персонального обращения к адресату с
использованием слов "уважаемый" или "уважаемая", например:
Уважаемый Иван Иванович!
При адресации документов в иные организации допускается также
обращение с использованием слова "господин", например:
Уважаемый господин Иванов!
или
Господин Иванов!
В конце текста перед подписью возможно проставление слов "С
уважением" (пишутся с прописной буквы, выравниваются по левому
краю, запятая после них не ставится). При оформлении документа на
двух и более страницах вторая и последующая должны быть
пронумерованы. Номера страниц должны быть проставлены по середине
верхнего поля листа арабскими цифрами без слова "страница" (стр.)
и знаков препинания.
10.2.8. Если документ имеет приложения, упоминаемые в тексте,
то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:
Приложение: по тексту на ___ л. в ___ экз.
Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их
наименования необходимо перечислить с указанием количества листов
в каждом приложении и числа их экземпляров, например:
Приложение:
1. Копия приказа Департамента имущества города Москвы от
01.01.2003 N 1-п "Об утверждении плана работы Департамента" на 10
л. в 1 экз.
2. Справка о документообороте в Департаменте имущества города
Москвы за IV квартал 2004 г. на 5 л. в 2 экз.
Если к документу прилагается документ, имеющий приложение, то
отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:
Приложение: __________________________________________________
__________________________________________________________________
(название документа и наименование организации или
__________________________________________________________________
автора, дата и индекс документа)
и приложение к нему, всего на ___ л. в ____ экз.
Если приложение направляется не во все указанные в документе
адреса, то отметку о наличии приложения делают по форме:
Приложение: на 5 л. в 2 экз. в первый адрес.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не
указывают.
Отметка о наличии приложения печатается от границы левого поля
документа, через два межстрочных интервала после текста документа.
10.2.9. Подпись является обязательным реквизитом документа. В
состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего
документ (при использовании должностного бланка наименование
должности указывать не нужно), личная подпись и ее расшифровка
(инициалы и фамилия), например:
Заместитель руководителя Департамента
имущества города Москвы В.В.Белов
При подписании документа несколькими должностными лицами их
подписи располагают одну над другой в последовательности,
соответствующей занимаемой должности.
При подписании документа несколькими лицами равных должностей
их подписи располагают на одном уровне.
Наименование должности печатается от границы левого поля
документа, расшифровка подписи - на уровне последней строки
наименования должности без пробела между инициалами и фамилией.
10.2.10. Гриф согласования проставляется на проектах
документов, требующих предварительного рассмотрения
заинтересованными органами (организациями), структурными
подразделениями, должностными лицами.
Согласование документов может быть внешним и внутренним.
Внешнее согласование оформляется грифом согласования, справкой
о согласовании, листом согласования или протоколом обсуждения
документа.
В гриф согласования входит слово СОГЛАСОВАНО, наименование
должности лица, с которым согласовывается документ (включая
наименование организации), личная подпись, ее расшифровка и дата,
например:
СОГЛАСОВАНО
Первый заместитель Мэра Москвы в
Правительстве Москвы
Ю.В. Росляк
Подпись
Дата
При согласовании документа членом Правительства, руководителем
органа исполнительной власти города указываются наименования обеих
должностей, например:
СОГЛАСОВАНО
Министр Правительства Москвы,
руководитель Департамента
продовольственных ресурсов
города Москвы
А.И. Бабурин Подпись
Дата
Грифы согласования располагаются ниже реквизита "Подпись" или
на отдельном листе согласования.
Лист согласования, справка о согласовании, протокол обсуждения
составляются в том случае, когда содержание документа затрагивает
интересы нескольких организаций, о чем делается отметка на месте
грифа согласования, например: Лист согласования (справка,
протокол) прилагается. Подпись, дата.
Формой внутреннего согласования является визирование
документов. Виза включает личную подпись визирующего, ее
расшифровку и дату визирования, при необходимости можно указывать
должность визирующего.
При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим
образом: "Замечания прилагаются" или "С замечаниями по пункту..."
(при внесении замечаний в текст документа), подпись, ее
расшифровка, дата.
Грифы (визы) согласования должны проставляться на подлинниках
документов, за исключением отправляемых документов, которые
визируются на копиях.
Гриф согласования печатается от границы левого поля.
10.2.11. Фамилия и номер служебного телефона исполнителя на
документах за подписью руководителя Департамента или его
заместителей располагаются в левом нижнем углу лицевой стороны
последнего листа документа.
Для автоматического поиска документа ниже отметки об
исполнителе может проставляться имя файла, код оператора, а также
другие поисковые данные документа.
10.2.12. Особым способом введения документа в действие,
санкционирующим распространение его на определенный круг
организаций, подразделений, должностных лиц, является утверждение
документа.
Утверждаются документы, авторы которых не правомочны ввести их
в действие. Документ, подлежащий утверждению, приобретает
юридическую силу только с момента его утверждения.
Утверждение документа производится посредством грифа
утверждения или издания соответствующего распорядительного
документа. Оба способа утверждения имеют одинаковую юридическую
силу.
Распорядительный документ необходимо составлять в тех случаях,
когда требуются пояснения либо действие документа выходит за рамки
одного структурного подразделения, в остальных случаях может
проставляться гриф утверждения.
В состав грифа утверждения входят слово УТВЕРЖДАЮ (печатается
заглавными буквами, без кавычек), наименование должности лица,
утвердившего документ, личная подпись, расшифровка подписи и дата
утверждения.
Гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу на
расстоянии 130-140 мм от левого края листа бумаги и 15-20 мм от
его верхнего края. При наличии двух грифов они располагаются в
правом и левом (от границы левого поля документа) верхних углах
документа.
10.3. Применение гербовой печати Департамента и оформление
подписи должностного лица Департамента
10.3.1. На документах, требующих особого удостоверения,
ставится печать. Печать удостоверяет подлинность подписи
должностного лица.
10.3.2. Подпись является обязательным реквизитом документа. В
состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего
документ (при использовании должностного бланка наименование
должности указывать не нужно), личная подпись и ее расшифровка
(инициалы и фамилия).
10.3.3. Если должностное лицо, правомочное подписать документ,
отсутствует, то документ может подписывать лицо, исполняющее его
обязанности, или его заместитель. При этом документ
перепечатывается и указываются фактическая должность лица,
подписавшего документ, и его фамилия: "Исполняющий обязанности..."
или "Заместитель...".
Не допускается подписывать документы с предлогом "за" и
проставлением косой черты перед наименованием должности.
Использование факсимильного воспроизведения подписи допускается
при подписании документов нефинансового характера: приглашений,
справок, извещений и др.
10.3.4. Гербовой печатью Департамента заверяются подписи
руководителя Департамента, первых заместителей и заместителей
руководителя Департамента, главного бухгалтера - начальника
Финансово-бухгалтерского управления и заместителей начальника
Финансово-бухгалтерского управления на документах, требующих
особого удостоверения: доверенностях, уполномочивающих
представлять интересы Департамента; банковских счетах; документах
финансового характера; договорах, заключенных от имени
Департамента; командировочных удостоверениях и т.д.
10.3.5. Печать хранится в организационно-распорядительном
отделе.
10.4. Заверение копии документа
10.4.1. Департамент выдает копии только тех документов, автором
которых являются руководитель Департамента, его заместители или
руководители структурных подразделений Департамента, по
письменному заявлению заинтересованного лица (организации).
10.4.2. Копия должна быть заверена должностным лицом,
удостоверяющим полное соответствие подлиннику.
10.4.3. Заверительная надпись "Верно" проставляется ниже
реквизита "Подпись" и составляется по форме:
Верно
Главный специалист Управления
информационного обеспечения
Департамента имущества г. Москвы (подпись) (расшифровка подписи)
Дата заверения копии
10.4.4. Заверительная надпись удостоверяется печатью:
- для копий распорядительных документов - печатью Управления по
работе с документами и письменными обращениями граждан и архива
Департамента (в зависимости от места хранения документа);
- для служебных документов - штампом "Копия верна".
10.4.5. Отметка об исполнении документа и направлении его в
дело должна включать следующие данные: краткие сведения об
исполнении (если отсутствует документ, свидетельствующий об
исполнении), слова "В дело", дата, подпись исполнителя или
руководителя структурного подразделения Департамента, в котором
исполнен документ.
10.5. Оформление документов, направляемых за рубеж
10.5.1. В целях координации международных связей Департамента,
а также обеспечения протокольных требований к международной
переписке проекты документов, готовящихся для отправки за рубеж на
имя руководителей государственного и муниципального уровня,
представляются на согласование (визирование) в Департамент
международных связей города Москвы в соответствии с требованиями
Регламента Правительства Москвы.
10.5.2. Документы, направляемые адресатам, находящимся за
рубежом, оформляются на официальных или специальных бланках для
писем.
Применение бланков производится в соответствии с требованиями,
изложенными в настоящем Регламенте.
Оформление документов, направляемых по линиям телеграфной
связи, производится на чистом листе бумаги без использования
бланка, текст печатается заглавными буквами на русском языке
латинским шрифтом ("клером") либо на языке адресата.
10.5.3. При подготовке документов для отправки зарубежным
партнерам, в том числе документов, направляемых по телефаксу,
следует соблюдать следующие правила оформления:
10.5.3.1. Текст документа, как правило, печатается на русском
языке (за исключением телеграфной связи).
10.5.3.2. В реквизите "Адресат" указываются вначале имя,
фамилия, должность лица, которому направляется документ, название
учреждения или фирмы, затем адресные данные (дом, улица, город,
почтовый индекс, страна).
10.5.3.3. Заголовок к тексту не составляется.
10.5.3.4. Подписание вышеперечисленных документов производится
только тем должностным лицом, подпись которого заготовлена на
проекте документа. При использовании бланка подпись оформляется
следующим образом: вначале указываются имя, отчество, фамилия,
затем должность лица, подписывающего документ, и его подпись.
Реквизит "Подпись" печатается на уровне реквизита "Адресат".
10.5.3.5. Дата документа проставляется при его подписании.
Применяется словесно-цифровой способ оформления дат: например, 1
января 2003 г.
Реквизит "Дата" печатается от границы левого поля документа
после текста письма на уровне или ниже подписи.
10.5.3.6. При ответе на документ, поступивший от зарубежного
партнера в Департамент, сделать ссылку на этот документ по
следующей форме: "На Ваше письмо от...".
10.5.3.7. При регистрации документа, отправляемого за границу,
регистрационный номер проставляется на втором экземпляре,
остающемся в деле, первый экземпляр письма имеет только дату
подписания.
10.5.3.8. Одновременно с письмом исполнитель готовит конверт
для отправки с адресом, напечатанным на русском и иностранном
языках, и указанием адреса отправителя.
При этом адрес может быть написан как на английском, так и на
языке страны-адресата.
10.5.4. Порядок отправления документов за рубеж определяется
исходя из срочности содержащейся в них информации: по почте, через
Министерство связи, Министерство иностранных дел Российской
Федерации либо аккредитованные в Москве иностранные
представительства, нарочным, техническими средствами оперативной
связи (телефакс, международная телеграмма).
В случае отправления документа через Департамент международных
связей города Москвы на имя руководителя Департамента
международных связей готовится соответствующее письмо с просьбой о
пересылке документа адресату.
10.6. Оформление доверенности
10.6.1. Доверенность - документ, удостоверяющий передачу
полномочий руководителя Департамента на представление интересов
или совершение каких-либо действий конкретному должностному лицу
(служащему) Департамента, а также адвокатам, привлекаемым
Департаментом для представления его интересов в судах.
Срок действия доверенности не может превышать трех лет. Если
срок в доверенности не указан, то она сохраняет силу в течение
года со дня ее выдачи.
10.6.2. Доверенность оформляется на бланке Департамента.
10.6.3. Обязательные реквизиты доверенности:
- заголовок ("ДОВЕРЕННОСТЬ");
- регистрационный номер и дата выдачи;
- фамилия, имя, отчество (полностью) руководителя Департамента,
передающего свои полномочия;
- фамилия, имя, отчество (полностью) и должность
уполномоченного должностного лица (для ведения дел в судах
уполномоченный представитель должен являться штатным сотрудником
Департамента имущества города Москвы либо адвокатом);
- перечисление предоставляемых полномочий;
- срок действия доверенности;
- подпись руководителя Департамента;
- гербовая печать "Департамент имущества города Москвы".
Дополнительные реквизиты (для ведения гражданских дел):
- паспортные данные уполномоченного должностного лица;
- образец его подписи.
Образец доверенности приведен в приложениях к настоящему
Регламенту (приложение 7).
11. Порядок подготовки и проведения заседаний и совещаний
у руководителя Департамента, первых заместителей
и заместителей руководителя Департамента
11.1. Общие положения
11.1.1. Протокол - организационно-распорядительный документ,
фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на
заседаниях и совещаниях, проводимых руководителем Департамента,
его первыми заместителями и заместителями, а также комиссиями,
советами, коллегиями и т.д.
11.1.2. Решения, зафиксированные в протоколах, руководителя
Департамента являются обязательными для исполнения должностными
лицами и сотрудниками Департамента.
11.1.3. Протокольные решения, как правило, имеют
непродолжительный характер действия и распространяются на
ограниченный круг должностных лиц.
11.1.4. На совещаниях, проводимых руководителем Департамента,
необходимо личное присутствие руководителей структурных
подразделений или лиц, исполняющих их обязанности.
На совещаниях, проводимых первыми заместителями, заместителями
руководителя Департамента, допускается присутствие заместителей
руководителей структурных подразделений или лиц, исполняющих их
обязанности.
11.1.5. Ответственные за подготовку совещания не позднее чем за
5 дней до его проведения (кроме оперативных, проводимых по
поручению руководителя Департамента) обеспечивают приглашение
участников, а также оповещение их при отмене совещания или его
переносе.
11.2. Подготовка и проведение совещаний
у руководителя Департамента
11.2.1. Оперативные совещания у руководителя Департамента
проводятся еженедельно по понедельникам и средам.
11.2.2. В понедельник (по предварительному уведомлению) в зале
заседаний руководителя Департамента проводится оперативное
совещание, на котором обязаны присутствовать:
- первые заместители руководителя;
- заместители руководителя;
- директора территориальных агентств;
- начальник Управления корпоративного контроля над долями
города;
- начальник Управления по работе с документами и письменными
обращениями граждан;
- начальник Юридического управления;
- начальник Управления имущественных комплексов;
- начальник Экономического управления;
- начальник Управления экономической безопасности;
- начальник Управления информационного обеспечения;
- начальник Управления приватизации;
- начальник Управления организационного и кадрового обеспечения
деятельности Департамента;
- начальник отдела специальных работ;
- руководитель СГУП по продаже имущества;
- руководитель ГУП "Московское имущество".
К участию в совещаниях могут привлекаться иные руководители
управлений и отделов Департамента.
11.2.3. В среду (по предварительному уведомлению) в зале
заседаний руководителя Департамента проводится оперативное
совещание, на котором обязаны присутствовать:
- первые заместители руководителя;
- заместители руководителя.
11.2.4. Оперативные еженедельные совещания с директорами
территориальных агентств по поручению руководителя Департамента
проводит заместитель руководителя.
К участию в совещаниях с директорами территориальных агентств
могут привлекаться иные руководители управлений и отделов
Департамента.
По итогам совещания оформляется протокол. Поручения по
протоколу направляются исполнителям в виде выписок.
11.2.5. Первые заместители руководителя, заместители
руководителя, директора территориальных агентств, начальники
управлений и отделов обязаны представлять в Управление
организационного и кадрового обеспечения деятельности Департамента
предложения по формированию повестки дня оперативного совещания у
руководителя Департамента.
Материалы представляются не позднее чем за два рабочих дня до
начала совещания (для совещания, проводимого в понедельник,
материалы представляются в четверг предшествующей недели; для
совещания, проводимого в среду, материалы представляются в
понедельник).
11.2.6. В соответствии с решениями, принятыми руководителем
Департамента по рассмотренным на оперативных совещаниях вопросам,
не позднее чем в трехдневный срок с момента проведения совещания
оформляется протокол и представляется на подпись руководителю
Департамента.
11.2.7. Протокол оперативного совещания у руководителя
Департамента является организационно-распорядительным документом и
носит гриф "Для служебного пользования". В протоколе совещания
указываются конкретные исполнители поручений и сроки их
исполнения.
11.2.8. Управление организационного и кадрового обеспечения
деятельности Департамента:
- несет ответственность за подготовку, проведение оперативного
совещания у руководителя Департамента;
- осуществляет контроль исполнения протокола совещания;
- осуществляет организацию совещания, оформление протокола и
контроль хода выполнения поручений, данных на оперативном
совещании;
- осуществляет приглашение участников оперативного совещания, а
также оповещение их при отмене совещания или его переносе;
- осуществляет регистрацию протокола оперативного совещания,
копирование и рассылку.
11.2.9. Решения, зафиксированные в протоколах оперативных
совещаний у руководителя Департамента, являются обязательными для
исполнения должностными лицами, указанными в протоколе.
11.2.10. Выписка из протокола с конкретными поручениями и
сроками их исполнения направляется исполнителям на следующий день
после его подписания. Стенограмма и техническая запись
оперативного совещания производится по указанию руководителя
Департамента. Руководитель Департамента информируется о ходе
выполнения поручений, содержащихся в протоколе, в соответствии с
установленными сроками.
11.2.11. Исполнители поручений обязаны представлять в
Управление организационного и кадрового обеспечения деятельности
Департамента в письменном виде информацию о выполнении поручения.
Если представленная информация не соответствует установленным
требованиям, она может быть возвращена исполнителю для доработки.
Управление может запрашивать информацию о ходе исполнения
поручения до истечения конечного срока в порядке упреждающего
контроля.
11.3. Оформление протоколов в Департаменте
11.3.1. Ведение и оформление протоколов осуществляется:
- заседаний Коллегии Департамента - секретарем Коллегии;
- совещаний руководителя Департамента - Управлением
организационного и кадрового обеспечения Департамента;
- совещаний первых заместителей и заместителей руководителя
Департамента - подразделениями (сотрудниками), на которые
возложены обязанности обеспечения деятельности соответствующих
должностных лиц.
Оформление протоколов осуществляется в течение двух рабочих
дней.
11.3.2. Протоколы подписываются:
- заседаний Коллегии Департамента - руководителем Департамента
или лицом, исполняющим его обязанности;
- совещаний должностных лиц Департамента - соответствующим
должностным лицом Департамента, проводившим совещание, и
должностным лицом, отвечающим за подготовку совещания в данном
структурном подразделении и ведущим протокол.
11.3.3. Протоколы заседаний (совещаний) оформляются следующим
образом: основная часть протокола делится на разделы в
соответствии с пунктами повестки дня, каждый раздел протокола
строится по форме: слушали - выступили - решили.
В последнем пункте указывается должностное лицо, на которое
возлагается контроль исполнения поручений, зафиксированных в
протоколе.
В протоколах указываются номер протокола, дата проведения
совещания или заседания, отмечается, кто присутствовал;
записываются рассмотренные вопросы и фамилии выступивших по ним.
Ход обсуждения не записывается, но отдельно по каждому вопросу
кратко записывается констатирующая часть (состояние обсуждаемого
вопроса) и полностью - поручения с указанием органа (организации),
должностного лица, которым дается поручение, а также его сроков
исполнения.
11.3.4. Оформленные протоколы заседаний Коллегии регистрируются
секретарем Коллегии в течение года в порядке возрастания номеров.
Оформленные протоколы совещаний, проводимых руководителем
Департамента, регистрируются в Управлении организационного и
кадрового обеспечения деятельности Департамента в течение года в
порядке возрастания номеров.
Протоколы совещаний у первых заместителей и заместителей
руководителей Департамента регистрируются в структурных
подразделениях (сотрудниками), на которые возложены функции по
организации работы соответствующих должностных лиц, в течение года
в порядке возрастания номеров.
11.3.5. Протоколы в течение двух лет хранятся в указанных
подразделениях, а затем оформляются в установленном порядке и
передаются в архив Департамента.
11.4. Подготовка и проведение тематических совещаний
у руководителя Департамента имущества города Москвы
(введен распоряжением Департамента имущества
от 29.09.2005 N 2769-р)
11.4.1. Совещания у руководителя Департамента, в том числе
выездные, проводятся в соответствии с поручениями руководителя
Департамента.
11.4.2. Подготовка совещаний возлагается на заместителей
руководителя Департамента, на руководителей структурных
подразделений (по отдельным поручениям).
11.4.3. Должностные лица, ответственные за подготовку
совещания, обеспечивают приглашение участников совещания (при
необходимости обеспечивают рассылку справочной информации
участникам совещания), представляют руководителю Департамента
следующие материалы:
- повестку дня с указанием докладчика;
- список участников;
- сводную (справочную) информацию по существу рассматриваемого
вопроса;
- при рассмотрении вопросов по разногласиям в связи с
подготовкой проекта распорядительного документа Департамента или
Правительства Москвы - сводную справку с указанием разногласий и
обоснованием позиции исполнителя проекта документа в отношении
замечаний, не включаемых в подготавливаемый документ.
11.4.4. Предложение о проведении совещания с участием сторонних
организаций должно быть внесено инициатором на рассмотрение
руководителя Департамента не позднее чем за 7 рабочих дней до даты
предполагаемого совещания.
11.4.5. Должностные лица, ответственные за подготовку
совещания, обеспечивают ведение и оформление протокола совещания с
указанием исполнителей поручений и сроков исполнения, определенных
руководителем Департамента в соответствии с решениями, принятыми
на совещании, а также возложение контроля за исполнением протокола
в целом. При отсутствии конкретных указаний руководителя по срокам
исполнения поручений сроки выполнения предлагаются ответственным
за подготовку совещания.
Протокол представляется на подпись руководителю Департамента не
позднее чем в двухдневный срок с момента проведения совещания.
11.4.6. Заместитель руководителя Департамента, курирующий
работу Управления организационного и кадрового обеспечения
деятельности Департамента, по заявке должностных лиц,
ответственных за организацию проведения совещания, обеспечивает
подготовку помещения для его проведения (при необходимости -
звукоусиление, звукозапись).
11.4.7. Должностное лицо, на которое возложен контроль за
исполнением протокола в целом, обеспечивает размножение и рассылку
протокола, осуществляет контроль за сроками исполнения поручений,
указанных в протоколе совещания, и готовит руководителю
Департамента отчет об их выполнении.
В случае когда контроль за исполнением поручений, указанных в
протоколе, руководитель Департамента оставил за собой, сбор
информации, ее анализ и оформление отчета осуществляет Управление
организационного и кадрового обеспечения деятельности
Департамента, которое также обеспечивает размножение и рассылку
протокола.
11.4.8. Список рассылки протокола и выписок из него
определяется должностным лицом, ответственным за подготовку
совещания, с учетом данных на совещании поручений.
Реквизит "Разослать" печатается в дательном падеже на последней
странице протокола. В случае рассылки протокола в организации
следует указать адреса организаций с индексом и номером факса.
При рассылке протокола один экземпляр направляется в Управление
по работе с документами и письменными обращениями граждан для
учета в работе.
11.4.9. Оригиналы протоколов совещаний регистрируются и
хранятся в организационно-аналитическом секторе Управления
организационного и кадрового обеспечения деятельности
Департамента.
12. Порядок выполнения копировально-множительных
работ в Департаменте
12.1. В копировально-множительном бюро размножаются только
служебные материалы.
Размножение больших объемов производится типографским способом.
12.2. Документы на размножение принимаются по заявкам
установленного образца (приложение 8) и регистрируются в журнале.
12.3. При изготовлении свыше двух копий на обратной стороне
заявки пишется их рассылка.
12.4. Заявки подписываются руководителем структурного
подразделения Департамента.
12.5. Документы на размножение представляются в раскрепленном,
разброшюрованном виде. Материалы с бледным, расплывчатым текстом и
рукописи не принимаются.
12.6. При срочном размножении материалов заявки подписываются
начальником Управления организационного и кадрового обеспечения
деятельности Департамента или начальником организационно-
распорядительного отдела.
12.7. Размножение документов с грифом "Для служебного
пользования" производится с разрешения начальника Управления
организационного и кадрового обеспечения деятельности
Департамента. Документы с грифом "Секретно" размножению не
подлежат.
12.8. Доклады, выступления, информация руководства Департамента
размножаются с разрешения руководства.
12.9. Документы вышестоящих органов размножаются только с
разрешения начальника Управления организационного и кадрового
обеспечения деятельности Департамента. Оборотная сторона с листом
согласования копированию не подлежит.
12.10. Доклады, справки, информации, инструкции и другие
текстовые материалы, как правило, размножаются с оборотом и
уменьшением.
12.11. Сроки выполнения заказов на копировально-множительные
работы:
- обычное - в течение дня;
- срочное - в течение часа.
12.12. График работы копировально-множительного бюро:
- прием и выдача документов:
9.30-12.00;
13.00-17.30.
13. Взаимодействие между структурными подразделениями
Департамента при подготовке справок о принадлежности
объектов недвижимого имущества к казне города Москвы
13.1. Общие положения
13.1.1. Справки о принадлежности объектов недвижимого имущества
к казне города (далее - справки) печатаются в двух экземплярах на
чистых листах бумаги (приложение 9).
13.1.2. Справки готовятся:
- Управлением оформления документов и реестра городской
собственности Департамента;
- территориальными агентствами;
- представителями организаций, действующих по доверенности от
Департамента на основании соглашений с Департаментом по
осуществлению работ по регистрации права собственности города.
13.1.3. В справках указываются: адрес объекта, площадь (кв. м)
либо протяженность (м) для инженерных коммуникаций, назначение (по
данным технической документации), отсутствие закрепления данных
объектов за государственными организациями и учреждениями города
Москвы на правах оперативного управления или хозяйственного
ведения.
13.1.4. На втором экземпляре справки должны быть визы
исполнителя, руководителей соответствующих подразделений,
директора территориального агентства (для справок, подготовленных
территориальными агентствами) либо руководителей организаций,
представители которых действуют по доверенности от Департамента и
на основании заключенных соглашений.
13.1.5. Справки подписываются руководителем Департамента или
его заместителями, заверяются печатью Департамента в установленном
порядке.
13.1.6. Справки направляются в приемные заместителей
руководителя Департамента и выдаются по реестру.
13.1.7. Департамент и его территориальные агентства ведут
строгий учет выданных справок: вторые экземпляры справок с визами
исполнителя и руководителей подразделений подшиваются, и записи о
них с порядковыми номерами вносятся в специальный журнал (до
появления возможности выдачи справок с автоматическим присвоением
номеров из АИС "Недвижимость").
13.1.8. Копии распоряжений Правительства Москвы о назначении на
должность первых заместителей руководителя Департамента Ануприенко
В.Ю., Лукина И.С., заместителей руководителя Преснякова И.В.,
Сербиновой Н.В., заверенные протокольным отделом Правительства
Москвы, сдаются в Центральную приемную Главного управления
Федеральной регистрационной службы по Москве один раз. Входящий
номер данного дела указывается в каждом заявлении на регистрацию
права собственности города.
13.2. Объекты нежилого фонда
Справки направляются в приемные:
- заместителя руководителя Сербиновой Н.В. - подготовленные
Управлением оформления и реестра городской собственности (на
справках по спецобъектам должна быть виза начальника отдела
спецработ Корневой И.Н.), территориальными агентствами: Северо-
Западным, Зеленоградским, представителями организаций, действующих
на основании доверенностей Департамента и заключенных соглашений;
- заместителя руководителя Преснякова И.В. - подготовленные
территориальными агентствами: Центральным, Северным, Северо-
Восточным;
- первого заместителя руководителя Ануприенко В.Ю. -
подготовленные территориальными агентствами: Южным, Юго-Западным,
Западным;
- первого заместителя Лукина И.С. - подготовленные
территориальными агентствами: Восточным, Юго-Восточным и ГУП:
"Мосводоканал", "Москоллектор", "Мосводосток", "Мосгаз",
"Мосгортепло", "Теплоремонтналадка", "Мостеплоэнерго", ОАО "МОЭК".
13.3. Объекты инженерно-коммунального назначения
(тепловые сети, кабельные линии)
Справки, подготовленные Управлением оформления документов и
реестра городской собственности, подписывает заместитель
руководителя Департамента Сербинова Н.В.
13.4. Объекты инженерно-коммунального назначения
(регистрация права собственности города осуществляется
государственными унитарными предприятиями на основании
соглашений с Департаментом)
Справки, подготовленные специалистами государственных унитарных
предприятий "Мосводоканал", "Москоллектор", "Мосводосток",
"Мосгаз" и пр., подписывает первый заместитель руководителя
Департамента Лукин И.С.
14. Работы по защите государственной тайны в Департаменте
14.1. Вопросы делопроизводства и исполнения документов
14.1.1. Прием и отправка документов, содержащих сведения,
составляющие государственную тайну, осуществляется фельдъегерской
службой.
14.1.2. Входящие документы, содержащие сведения, составляющие
государственную тайну, поступают в отдел спецработ (режимно-
секретный орган) Департамента.
14.1.3. Регистрация и работа с документами осуществляется в
соответствии с требованиями Инструкции по обеспечению режима
секретности в Российской Федерации, утвержденной постановлением
Правительства РФ от 05.01.2004 N 3-1 (далее - инструкция 3.1).
14.1.4. Проекты резолюций на документы, содержащие сведения,
составляющие государственную тайну, готовятся отделом спецработ.
14.1.5. Поступившие документы с проектами резолюций
докладываются руководству Департамента.
14.1.6. Ознакомление исполнителей с документами согласно
резолюции осуществляется в соответствии с требованиями инструкции
3.1.
14.1.7. Документы, содержащие сведения, составляющие
государственную тайну, на рабочие места исполнителям не выдаются.
Ознакомление исполнителей с закрытыми документами осуществляется в
специально выделенном помещении отдела спецработ.
14.1.8. Отработка документов производится на аттестованном
автоматизированном рабочем месте (объекте информатизации),
находящемся в режимном помещении отдела спецработ.
14.1.9. Для осуществления контроля за исполнительской
дисциплиной открытая информация о документах, проходящих по
специальному делопроизводству, вносится в БД АИС Департамента: АИС
"Делопроизводство" и АИС "Система контроля специального
делопроизводства".
14.1.10. Порядок оформления, подготовки и сроки исполнения
документов, а также формирование и хранение дел, содержащих
сведения, составляющие государственную тайну, должны
соответствовать требованиям Регламента Правительства Москвы,
настоящего Регламента и инструкции 3.1. Подготовка
распорядительных документов, содержащих сведения, составляющие
государственную тайну, осуществляется в соответствии с
требованиями Регламента Правительства Москвы, настоящего
Регламента и инструкции 3.1.
Номера распорядительных документов, подготовленных в отделе
спецработ в отношении оформления организациям имущественных прав,
выдаются отделу из общей нумерации распорядительных документов
Департамента. Регистрация правовых актов, издаваемых в организации
по линии секретного делопроизводства и защиты информации,
осуществляется отделом спецработ в соответствии с Инструкцией по
обеспечению режима секретности в РФ.
14.1.10. Отдел спецработ:
- осуществляет оформление договоров аренды (субаренды),
контрактов хозяйственного ведения, оперативного управления,
безвозмездного пользования на помещения, относящиеся к категории
помещений специального назначения. Оформление осуществляется после
получения в установленном порядке из Управления недвижимости
пакета документов и уведомительного письма;
- производит расчет и перерасчет арендной платы по договорам
аренды, стоящим на учете в САИС "Недвижимость (Специальные
объекты)";
- направляет материалы (БТИ и др.) для оформления прав
собственности города в Управление оформления документов и реестра
городской собственности;
- выдает информацию исполнителям Департамента по заключениям на
размещение фирм, имеющих иностранного инвестора (или инвестиции);
- осуществляет защиту информации ограниченного доступа от
утечки по техническим каналам.
14.2. Взаимодействие отдела спецработ с другими
подразделениями Департамента
14.2.1. Управление организационного и кадрового обеспечения
деятельности Департамента представляет в отдел спецработ:
- сведения и материалы в соответствии с Инструкцией о порядке
допуска должностных лиц и граждан Российской Федерации к
государственной тайне N 1050 от 28.10.95;
- копию штатного расписания и структуры Департамента для
разработки номенклатуры должностей работников Департамента,
подлежащих оформлению на допуск к государственной тайне.
14.2.2. Управление информационного обеспечения в части
обеспечения требований по защите информации согласует с отделом
спецработ:
- технические задания на проектирование и разработку новых
автоматизированных информационных систем АИС, а также на
модернизацию действующих АИС;
- акты приемки в опытную и промышленную эксплуатацию при
наличии требований по защите информации;
- допуск специалистов сторонних организаций к информации
ограниченного доступа и работам на автоматизированных
информационных системах Департамента, обрабатывающих ее;
- оформляет блокировки по служебным запискам отдела спецработ
(при указании номера поручения).
14.2.3. Отдел спецработ привлекает специалистов Управления
информационного обеспечения для осуществления следующих работ:
- разработки политики информационной безопасности, методов
защиты средств вычислительной техники и автоматизированных систем
Департамента от несанкционированного доступа к информации;
- тестирования и проведения эксплуатационных испытаний средств
защиты информации, анализа их эффективности и возможности
применения для защиты автоматизированных систем Департамента;
- сопровождения (администрирования) внедряемых в Департаменте
программно-технических комплексов защиты информации;
- проверок средств вычислительной техники Департамента на
предмет соответствия установленного программного обеспечения и
конфигурации, условий эксплуатации и порядка использования
требованиям регламентирующих данные вопросы документов;
- разработки технических заданий на комплексы защиты информации
в средствах вычислительной техники и автоматизированных системах.
14.2.4. Управление недвижимости в части предоставления
помещений, относящихся к категории "специальные":
- осуществляет подбор помещений для организаций;
- готовит распорядительные документы;
- отрабатывает документы (пакет документов), полученные от
организаций на оформление имущественных прав, и осуществляет
подготовку в САИС "Недвижимость (Специальные объекты)"
уведомительного письма;
- осуществляет проверки использования помещений.
14.2.5. Финансово-бухгалтерское управление осуществляет работу
по ведению финансово-лицевых счетов арендаторов договоров, которые
находятся в САИС "Недвижимость (Специальные объекты)".
14.2.6. Управление оформления документов и реестра городской
собственности регистрирует права собственности города по служебным
запискам (с представлением БТИ) отдела спецработ.
15. Порядок работы Департамента в режиме "одного окна"
15.1. Общие положения
15.1.1. Данный раздел настоящего Регламента разработан в
соответствии с постановлением Правительства Москвы от 1 июня 2004
года N 361-ПП "О мерах по реализации принципа "одного окна" в
работе органов исполнительной власти города Москвы и городских
организаций", постановлением Правительства Москвы от 28 декабря
2004 года N 949-ПП "О реализации принципа "одного окна" в работе
органов исполнительной власти города Москвы", соглашениями
Департамента с Управлением государственного пожарного надзора
Главного управления по делам гражданской обороны и чрезвычайным
ситуациям города Москвы, Центром государственного санитарно-
эпидемиологического надзора города Москвы, Государственным
унитарным предприятием города Москвы "Московское городское бюро
технической инвентаризации", Главным управлением Федеральной
регистрационной службы по Москве, Специализированным
государственным унитарным предприятием по продаже имущества города
Москвы, префектурами города Москвы.
15.1.2. Настоящий раздел Регламента разработан в целях
реализации мероприятий, направленных на исключение возможностей
необоснованного привлечения физических и юридических лиц к
оформлению документов, выдаваемых в режиме "одного окна",
повышения эффективности работы.
15.1.3. Настоящий раздел Регламента определяет порядок
организационного, документационного и информационного обеспечения
работы Департамента в режиме "одного окна".
15.2. Порядок работы Департамента в режиме "одного окна"
15.2.1. Отдел "одного окна" Департамента (службы "одного окна"
территориальных агентств Департамента) принимает от заявителя
исходные документы для оформления в режиме "одного окна"
имущественных прав на объекты нежилого фонда, находящегося в
собственности г. Москвы. Регистрация в АИС "Делопроизводство"
пакетов документов, принятых от заявителей, в режиме "одного окна"
осуществляется в день обращения заявителя специалистами службы
"одного окна".
15.2.2. Отдел "одного окна" (службы "одного окна"
территориальных агентств Департамента) выполняет следующие
функции:
- копирование, брошюровку, заверение комплектов документов для
передачи согласующим организациям;
- в течение двух рабочих дней с момента регистрации заявления
передает согласующей организации (под роспись) копии заявления и
документов, представленных заявителем, оформленный
сопроводительный реестр с указанием сроков исполнения,
установленных настоящим Регламентом (далее - комплект документов).
Передача комплекта документов согласующим организациям
осуществляется по параллельной схеме;
- получает от согласующей организации заключения (согласование)
либо мотивированный отказ в сроки, установленные действующим
законодательством;
- в случае утраты заключения (согласования) согласующей
организацией по независящим от держателя "одного окна" причинам
требует представления копий (дубликатов) ранее выданных заключений
(согласований);
- порядок внутреннего прохождения документов, обязанности
структурных подразделений по их согласованию и оформлению
определяются настоящим Регламентом.
16. Порядок делопроизводства Юридического
управления Департамента
16.1.1. Проекты распорядительных актов Департамента
представляются на рассмотрение в Юридическое управление (далее -
Управление) после согласования со всеми заинтересованными
структурными подразделениями Департамента и третьими лицами.
Проекты нормативно-правовых актов города Москвы представляются
на рассмотрение в Управление после согласования со всеми
заинтересованными структурными подразделениями Департамента.
Соответствующий требованиям проект направляется сотруднику
Управления, ответственному за делопроизводство, в комплекте с
документами, послужившими основанием для его разработки, в том
числе:
- нормативно-правовыми актами (либо ссылками на соответствующие
нормативно-правовые акты с указанием полных реквизитов нормативных
документов) и (или) поручениями Правительства Москвы и руководства
Департамента, судебными актами, во исполнение которых разработан
проект;
- копиями правоустанавливающих документов на имущество (в
случае, если проектом предполагается регламентация соответствующих
имущественных отношений);
- копиями свидетельств о регистрации прав на объекты
недвижимого имущества (в случае, если проектом предполагается
регламентация отношений по распоряжению соответствующим недвижимым
имуществом);
- копиями справок БТИ, экспликаций и поэтажных планов (в
случае, если проектом предполагается регламентация отношений по
распоряжению соответствующим недвижимым имуществом);
- иными документами, необходимость приложения которых
определяется сотрудником Управления, ответственным за проработку
представленного на согласование проекта (далее - исполнитель).
16.1.2. В случае некомплектности представленной документации
ответственный за делопроизводство сотрудник Управления обязан
вернуть проект инициатору, указав на недостаточность
представленного пакета документов.
16.1.3. Поступивший комплект документов незамедлительно
направляется начальнику Управления либо его заместителю, который в
течение одного рабочего дня определяет подразделение Управления,
ответственное за проработку проекта, и передает поступившие
материалы для правовой экспертизы и подготовки заключения в
соответствующий отдел Управления (далее - отдел).
16.1.4. В течение одного рабочего дня начальником отдела
назначается исполнитель.
16.1.5. Исполнитель проводит правовую экспертизу проекта на
предмет:
- соответствия законодательным и иным нормативным правовым
актам Российской Федерации и города Москвы;
- соответствия распорядительным документам Департамента, ранее
принятым по данному, а также по смежным вопросам;
- наличия или отсутствия юридических и юридико-технических
неточностей и ошибок.
16.1.6. Представленный проект исполнитель обязан рассмотреть в
течение трех рабочих дней, по истечении которых:
- при отсутствии замечаний или предложений по проекту -
визирует его и представляет на подпись начальнику отдела;
- при наличии замечаний или предложений - готовит
мотивированное заключение, которое должно содержать обоснованные
предложения по исключению, изменению и (или) дополнению
соответствующего положения проекта, и представляет его на подпись
начальнику отдела.
Исправления, не влекущие изменения смысловой нагрузки текста
документа, могут быть сделаны непосредственно по тексту с
визированием каждого исправления исполнителем.
В случае если в ходе рассмотрения представленного на
согласование проекта исполнитель придет к выводу о невозможности
полной и всесторонней оценки документов без получения
дополнительных материалов, он вправе запросить необходимые
сведения у инициатора с указанием перечня необходимых документов.
В случае непредставления инициатором по требованию исполнителя
дополнительных документов исчисление срока рассмотрения проекта
приостанавливается до момента их получения исполнителем.
16.1.7. При отсутствии замечаний или предложений начальник
отдела в тот же день визирует проект и представляет его на подпись
начальнику Управления.
16.1.8. Начальник Управления по представленному проекту или
заключению:
- при отсутствии замечаний - визирует его и незамедлительно
передает сотруднику, ответственному за делопроизводство;
- при наличии замечаний - возвращает представленные документы
исполнителю на повторное рассмотрение.
Исполнитель в течение двух рабочих дней обязан повторно
рассмотреть проект и представить материалы для согласования
начальнику Управления.
17. Формирование и оформление дел
в структурных подразделениях
17.1. Общие положения
17.1.1. Исполненные документы группируются в дела в
соответствии с номенклатурой дел и систематизируются внутри дела
ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях
Департамента.
17.1.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие
правила:
- в дело помещаются только исполненные, правильно оформленные
документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю на
доработку;
- все документы, относящиеся к решению одного вопроса,
формируются в одно дело;
- в дело группируются документы одного календарного года, за
исключением переходящих дел;
- документы постоянного и временного сроков хранения
формируются в дела раздельно;
- в дело включается только по одному экземпляру каждого
документа со всеми приложениями;
- объем каждого дела не должен превышать 250 листов, при
наличии большего количества листов заводится новый том;
- документы внутри дела располагаются в хронологической или
вопросно-логической последовательности или в их сочетании.
17.1.3. В зависимости от сроков хранения проводится полное или
частичное оформление дел. Комплекс работ по оформлению дел
проводится сотрудниками соответствующих структурных подразделений
при методической помощи отдела обработки и хранения документов
Управления по работе с документами и письменными обращениями
граждан (далее - отдел обработки и хранения документов).
17.1.4. Полному оформлению подлежат дела постоянного и
временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное
оформление дела предусматривает:
- оформление реквизитов титульного листа дела (приложение 10);
- нумерацию листов в деле;
- составление листа-заверителя дела (приложение 11);
- составление в необходимых случаях внутренней описи документов
дела (приложение 12);
- подшивку и переплет дела;
- внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела
(уточнение названия структурного подразделения, индекса и
заголовка дела, даты дела и др.).
17.1.5. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения
допускается хранить в скоросшивателях, пересистематизация их не
проводится, листы дела не нумеруются, заверительные надписи не
составляются.
17.1.6. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка
расположения документов, включенных в дело постоянного хранения,
все листы, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи,
нумеруются. Листы нумеруются арабскими цифрами в правом верхнем
углу сверху вниз, не задевая текста документа, простым карандашом.
17.1.7. Обложка дел постоянного и временного (свыше 10 лет)
хранения оформляется по установленной форме.
17.1.8. По окончании года на обложках дел постоянного и
временного хранения (свыше 10 лет) вносятся уточнения:
- проверяется соответствие дел на обложке содержанию подшитых
документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся
дополнительные сведения (проставляются номера приказов,
протоколов, виды и формы отчетности и др.).
17.2. Составление описей дел
17.2.1. На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10
лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности,
оформленные в соответствии с настоящими требованиями, ежегодно
составляются описи. На дела временного (до 10 лет) хранения описи
не составляются.
17.2.2. Описи составляются отдельно на дела постоянного
хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному
составу (приложение 13).
17.2.3. При составлении описи дел соблюдаются следующие
требования:
- заголовки дел вносятся в описи в соответствии с принятой
схемой систематизации на основе номенклатуры дел;
- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым
номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то
каждый том или часть вносятся в опись самостоятельным номером);
- графы описи заполняются в точном соответствии с теми
сведениями, которые вынесены на обложку дела, при внесении в опись
подряд нескольких дел с одинаковыми заголовками пишется полностью
заголовок первого дела, а на остальных однородных делах
надписывается "то же", другие реквизиты дела вносятся в опись
полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится
полностью);
- графа описи "Примечание" используется для отметок о передаче
дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый
акт, о наличии копий и др.;
- описи дел составляются ответственными за делопроизводство в
структурных подразделениях при методической помощи архивной службы
и отдела обработки и хранения документов по установленной форме в
трех экземплярах.
17.2.4. Департамент имеет право уничтожать дела, включенные в
сводные описи постоянного хранения, после согласования с Экспертно-
проверочной комиссией Главархива города Москвы.
17.3. Организация оперативного хранения документов
17.3.1. С момента заведения и до передачи в отдел обработки и
хранения документов дела хранятся в структурных подразделениях по
месту их формирования. Ответственность за сохранность документов
несут руководители структурных подразделений и сотрудники,
ответственные за ведение делопроизводства.
17.3.2. Документы должны храниться в специально отведенных
помещениях или в рабочих комнатах в запирающихся шкафах.
17.3.3. Дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел.
Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней
стороне шкафа. На корешках обложек дел указываются индексы дел по
номенклатуре. Завершенные дела постоянного и долговременного
(свыше 10 лет) сроков хранения хранятся в структурных
подразделениях в течение двух лет, а затем сдаются в отдел
обработки и хранения документов.
17.3.4. Выдача дел другим подразделениям или сторонним
организациям производится с разрешения руководства Управления. На
выданное дело заводится карточка - заместитель дела.
17.3.5. Изъятие документов из дел постоянного хранения
производится с разрешения руководства Департамента только по
решению судебных органов и прокуратуры с обязательным оставлением
в деле заверенной копии документа и акта об изъятии подлинника.
Приложение 1
к Регламенту
Образец
ПРАВИТЕЛЬСТВО МОСКВЫ
РУКОВОДИТЕЛЬ ДЕПАРТАМЕНТА ИМУЩЕСТВА ГОРОДА МОСКВЫ
ПРИКАЗ
_________ N __________
О создании базы данных
нежилых помещений
В целях выполнения распоряжения Правительства Москвы от
23.04.2004 N 345-РП "О мерах по учету объектов нежилого фонда" и
поручения первого заместителя Мэра Москвы в Правительстве Москвы
Росляка Ю.В. от 14.08.2004 N 56789/04 приказываю:
1. Заместителю руководителя Департамента Преснякову И.В. в срок
до 30 ноября 2004 г. составить перечень нежилых помещений,
переданных в аренду по конкурсу коммерческим организациям в 2004
году.
2. Директорам территориальных агентств Департамента в срок до
20 декабря 2004 г. представить списки организаций, которым
оформлены договоры аренды на нежилые помещения в 2004 году.
3. Начальнику Финансово-бухгалтерского управления главному
бухгалтеру Департамента Саввиной В.С. в срок до 25 декабря 2004 г.
представить списки организаций, имеющих задолженности по арендной
плате.
4. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на
первого заместителя руководителя Департамента Ануприенко В.Ю.
Руководитель Департамента
В.Н. Силкин
Приложение 2
к Регламенту
Образец
ПРАВИТЕЛЬСТВО МОСКВЫ
ДЕПАРТАМЕНТ ИМУЩЕСТВА ГОРОДА МОСКВЫ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
______ N _____
Об использовании нежилого помещения
по ул. Воронцово Поле, д. 15/38-40, стр. 9
В соответствии с постановлением Правительства Москвы от 13
августа 1996 г. N 689 "О поступлении средств по итогам первого
полугодия 1996 года от приватизации, аренды земли и нежилых
помещений и дополнительных мерах по совершенствованию учета
городского имущества и повышению эффективности его использования":
1. Передать в аренду сроком на 5 лет обществу с ограниченной
ответственностью "Атлант-М-2000" (ООО "Атлант-М-2000") нежилое
помещение (1 этаж, помещение II, комнаты 8-22) общей площадью
445,5 кв. м по ул. Воронцово Поле, д. 15/38-40, стр. 9 под офис.
2. Центральному территориальному агентству Департамента:
2.1. Внести в Реестр объектов недвижимости, находящихся в
собственности города Москвы, нежилое помещение (п. 1) и оформить
его передачу в установленном порядке.
2.2. Произвести расчет арендной платы по рыночной величине
годовой арендной платы на основании заключения независимого
оценщика.
3. Принять к сведению, что ООО "Атлант-М-2000":
3.1. Представит в установленном порядке в Центральное
территориальное агентство Департамента необходимые документы для
заключения договора аренды.
3.2. За счет собственных средств проведет ремонт нежилого
помещения (п. 1) в течение 6 месяцев со дня заключения договора
аренды.
4. В случае непредставления ООО "Атлант-М-2000" в течение двух
месяцев со дня выхода настоящего распоряжения полного комплекта
документов для заключения договора аренды данное распоряжение
утрачивает силу.
5. Контроль за выполнением настоящего распоряжения возложить на
директора Центрального территориального агентства Департамента
Петрова Н.А.
Руководитель Департамента
В.Н. Силкин
Приложение 3
к Регламенту
Образец
ПРАВИТЕЛЬСТВО МОСКВЫ
ДЕПАРТАМЕНТ ИМУЩЕСТВА ГОРОДА МОСКВЫ
РУКОВОДИТЕЛЬ ДЕПАРТАМЕНТА
ПОРУЧЕНИЕ
_____ N _____
Заместителю руководителя
Департамента
Белову В.В.
Директорам территориальных
агентств Департамента
Об организации проверки
нежилых помещений
В целях повышения оперативности исполнения поручений Мэра
Москвы и руководителя Комплекса экономической политики и развития
Москвы:
1. Заместителю руководителя Департамента Белову В.В. в срок до
30 декабря 2004 г. организовать проверку нежилых помещений,
планируемых для передачи в аренду.
2. Директорам территориальных агентств Департамента в срок до
20 декабря 2004 г. представить списки сотрудников, привлекаемых
для участия в проверках.
3. Контроль за выполнением настоящего поручения оставляю за
собой.
Руководитель Департамента
В.Н. Силкин
Приложение 4
к Регламенту
ОБРАЗЕЦ ЛИСТА СОГЛАСОВАНИЯ ПРИКАЗА РУКОВОДИТЕЛЯ
ДЕПАРТАМЕНТА ИМУЩЕСТВА ГОРОДА МОСКВЫ
ВОПРОС ВНЕСЕН: ПРОЕКТ СОГЛАСОВАН:
Первый заместитель Заместитель руководителя
руководителя Департамента имущества
Департамента имущества города Москвы
города Москвы В.В. Белов
И.С. Лукин Подпись
Подпись Дата
Дата
ПРОЕКТ ПРЕДСТАВЛЕН: Начальник Финансово-
Начальник Управления бухгалтерского управления
имущественных комплексов Департамента имущества
Департамента имущества города Москвы
города Москвы В.С. Саввина
А.А. Васильковский Подпись
Подпись Дата
Дата
Начальник Юридического
управления
Департамента имущества
города Москвы
М.А. Тараканова
ИСПОЛНИТЕЛЬ: Подпись
Начальник отдела Управления Дата
имущественных комплексов
Департамента имущества
города Москвы
С.В. Харьков
Подпись
Дата
Разослать: Лукину И.С., Белову В.В., Саввиной В.С.,
Департаменту топливно-энергетического хозяйства города Москвы,
Департаменту жилищно-коммунального хозяйства и благоустройства
города Москвы, Управлению имущественных комплексов Департамента
имущества города Москвы (3 экз.), ГУП "Мосэнерго", ГУП "Мосгаз",
ГУП развития Московского региона города Москвы, ОАО "МОЭК", в
дело.
Приложение 5
к Регламенту
ОБРАЗЕЦ ЛИСТА СОГЛАСОВАНИЯ РАСПОРЯЖЕНИЯ ДЕПАРТАМЕНТА
ИМУЩЕСТВА ГОРОДА МОСКВЫ
ВОПРОС ВНЕСЕН: ПРОЕКТ СОГЛАСОВАН:
Управление недвижимости Префект Центрального
Департамента имущества административного округа
города Москвы С.Л. Байдаков
Подпись Подпись
Дата Дата
Заместитель руководителя
Департамента имущества
ПРОЕКТ ПРЕДСТАВЛЕН: города Москвы
Заместитель начальника Н.В. Сербинова
Управления недвижимости Подпись
Департамента имущества Дата
города Москвы
Н.В. Ястребова Директор Центрального
Подпись территориального агентства
Дата Департамента имущества
города Москвы
Н.А. Петров
Подпись
Дата
Начальник Юридического
ИСПОЛНИТЕЛЬ: управления Департамента
Ведущий специалист имущества города Москвы
Управления недвижимости (виза на листе согласования)
Департамента имущества
города Москвы НОУ "Детский музыкальный
Н.А. Суханова театр-студия "Непоседы"
Подпись Подпись
Дата Дата
Разослать: префектуре ЦАО, Управлению недвижимости Департамента
имущества города Москвы, Центральному территориальному агентству
Департамента имущества города Москвы, НОУ "Детский музыкальный
театр-студия "Непоседы" (125413, г. Москва, ул. Онежская, д. 25,
кв. 141).
Приложение 6
к Регламенту
УТВЕРЖДАЮ
АКТ Заместитель руководителя
___________ N _____ Департамента имущества города
О выделении к уничтожению Москвы
документов, не подлежащих ________________ расшифровка
хранению (подпись) подписи
______________________________
(дата)
На основании номенклатуры дел за ___________ год отобраны к
уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и
утратившие практическое значение документы, хранившиеся в ________
__________________________________________________________________
(наименование структурного подразделения)
-----T----------T----------T-----------T--------------T----------¬
¦N ¦Заголовок ¦Крайние ¦Количество ¦Срок хранения ¦Примечание¦
¦п/п ¦дела или ¦даты ¦дел (томов,¦дела (тома, ¦ ¦
¦ ¦групповой ¦документов¦частей) ¦части) и ¦ ¦
¦ ¦заголовок ¦дел ¦ ¦номера статей ¦ ¦
¦ ¦дел ¦ ¦ ¦по перечню ¦ ¦
+----+----------+----------+-----------+--------------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
+----+----------+----------+-----------+--------------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+----+----------+----------+-----------+--------------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+----+----------+----------+-----------+--------------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L----+----------+----------+-----------+--------------+-----------
Начальник Управления
___________________________ (подпись) (расшифровка подписи)
(наименование структурного
подразделения)
___________________________ (подпись) (расшифровка подписи)
(ответственный исполнитель)
Акт составил:
___________________________ (подпись) (расшифровка подписи)
(должность)
Документы в количестве _______________________________________ дел
(цифрами и прописью)
весом ______________________ кг сданы в __________________________
(наименование организации)
на переработку по приемо-сдаточной накладной от __________________
N _________________________
Наименование должности
работника, сдавшего документы (подпись) (расшифровка подписи)
Изменения в учетные документы внесены
Наименование должности
работника архива (службы (подпись) (расшифровка подписи)
ДОУ), внесшего изменения в
учетные документы
Дата
Форма А4 (210 x 297 мм)
Приложение 7
к Регламенту
ДОВЕРЕННОСТЬ
Департамент имущества города Москвы в лице руководителя ______
_____________, действующего на основании Положения, уполномочивает
(Ф.И.О.)
__________________________________________________________________
(Ф.И.О., паспорт, адрес)
действовать от имени Департамента по вопросу, связанному с
__________________________________________________________________
_________________________________________________________________,
в связи с чем доверяет осуществлять следующие действия: __________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Настоящая доверенность выдана сроком до __________________ <*>
Подпись _____________________________________ удостоверяю <**>
(Ф.И.О.)
Руководитель Департамента ________________________
Примечания:
1. На бланке Департамента.
2. <*> Без права передоверия.
3. <**> Нотариально заверенная (по необходимости).
Приложение 8
к Регламенту
ЗАКАЗ-НАРЯД N _____
НА ВЫПОЛНЕНИЕ МНОЖИТЕЛЬНЫХ РАБОТ
Заказчик _________________________________________________________
Ответственный ____________________________________________________
N телефона _______________________________________________________
Наименование заказа ______________________________________________
Страниц оригинала _______________________ тираж _____________ экз.
Выполнение заказа ________________________________________________
(с уменьшением, без уменьшения)
Печать ___________________________________________________________
(с оборотом, без оборота)
Примечание. Заказчик несет персональную ответственность за
содержание материалов заказа.
Подпись _______________________________
Дата __________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Материал в количестве ____________ экз.
Получил _______________________________
Дата __________________________________
Приложение 9
к Регламенту
СПРАВКА
О ПРИНАДЛЕЖНОСТИ ОБЪЕКТОВ НЕДВИЖИМОГО ИМУЩЕСТВА К КАЗНЕ
ГОРОДА МОСКВЫ
Объект недвижимого имущества (адрес, площадь (кв. м),
назначение) составляет казну города Москвы. Данный объект не
закреплен на правах оперативного управления и хозяйственного
ведения за государственными организациями и учреждениями города
Москвы.
Руководитель Департамента
(первый заместитель, заместитель
руководителя Департамента) __________________________
Приложение 10
к Регламенту
----------------¬
_______________________________________________ ¦Ф. N _________ ¦
_______________________________________________ ¦Оп. N. _______ ¦
_______________________________________________ ¦Д. N _________ ¦
_______________________________________________ ¦ ¦
L----------------
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
(наименование органа исполнительной власти
__________________________________________________________________
и структурного подразделения)
Дело N _______ том N ____
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
(заголовок дела)
__________________________________________________________________
(дата)
На __________ лист
Хранить __________
----------------¬
¦Ф. N _________ ¦
¦Оп. N. _______ ¦
¦Д. N _________ ¦
¦ ¦
L----------------
Формат А4 (210 х 297 мм)
Приложение 11
к Регламенту
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N _______
В деле подшито и пронумеровано __________________________ лист(ов)
(цифрами и прописью)
в том числе литерные листы ___________ пропущенные номера ________
+ листов внутренней описи ________________________________________
----------------------------------T----------------------------¬
¦Особенности физического ¦N листов ¦
¦состояния и формирования дела ¦ ¦
+---------------------------------+----------------------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦
+---------------------------------+----------------------------+
¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦
L---------------------------------+-----------------------------
__________________________________________________________________
(должность, подпись, расшифровка подписи, дата)
Формат А4 (210 х 297 мм)
Приложение 12
к Регламенту
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов дела N __________
-----T---------T----------T----------T-----------T-----------¬
¦N ¦Индекс ¦Дата ¦Заголовок ¦Номера ¦Примечание ¦
¦п/п ¦документа¦документа ¦документа ¦листов дела¦ ¦
+----+---------+----------+----------+-----------+-----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
+----+---------+----------+----------+-----------+-----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L----+---------+----------+----------+-----------+------------
Итого _____________________________________________ документов
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи _______________________________
(цифрами и прописью)
Наименование должности лица,
составляющего внутреннюю опись
документов дела (подпись) (расшифровка подписи)
Дата
Формат А4 (210 х 297 мм)
Приложение 13
к Регламенту
__________________________________________________________________
(наименование органа исполнительной власти)
__________________________________________________________________
(наименование структурного подразделения)
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
руководителя структурного
подразделения
(подпись) (расшифровка
(дата) подписи)
ОПИСЬ N _________
-----T-------T---------T------T-----------T-----------T----------¬
¦N ¦Индекс ¦Заголовок¦Дата ¦Количество ¦Срок ¦Примечание¦
¦п/п ¦дела ¦дела ¦дела ¦листов в ¦хранения ¦ ¦
¦ ¦(тома, ¦(тома, ¦(тома,¦деле (томе,¦дела (тома,¦ ¦
¦ ¦части) ¦части) ¦части)¦части) ¦части) ¦ ¦
+----+-------+---------+------+-----------+-----------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 <1> ¦ 7 ¦
+----+-------+---------+------+-----------+-----------+----------+
¦ Название раздела ¦
+----T-------T---------T------T-----------T-----------T----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+----+-------+---------+------+-----------+-----------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+----+-------+---------+------+-----------+-----------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+----+-------+---------+------+-----------+-----------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L----+-------+---------+------+-----------+-----------+-----------
В данную опись внесено ____________________ дел с N ______________
(цифрами и прописью)
по N ______________________, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности (подпись) (расшифровка подписи)
составителя описи
Дата
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Начальник отдела приема Протокол ЭК структурного
и обработки документов подразделения
Управления по работе с от _________ N _______
документами и письменными
обращениями граждан
(подпись) (расшифровка подписи)
Дата
--------------------------------
<1> Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения.
Приложение 14
к Регламенту
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель
Департамента имущества
города Москвы
В.Н. Силкин
ПРОТОКОЛ
СОВЕЩАНИЯ У РУКОВОДИТЕЛЯ ДЕПАРТАМЕНТА ИМУЩЕСТВА
ГОРОДА МОСКВЫ СИЛКИНА В.Н. ПО ВОПРОСУ РАЗРАБОТКИ РЕГЛАМЕНТА
ПО ПОДГОТОВКЕ И ПРОВЕДЕНИЮ ТЕМАТИЧЕСКИХ СОВЕЩАНИЙ
У РУКОВОДИТЕЛЯ ДЕПАРТАМЕНТА
(введен распоряжением Департамента имущества
от 29.09.2005 N 2769-р)
13 мая 2005 г. 17.30
Присутствовали: Белов В.В., Устимова О.Б., Коновалов Ю.Л.,
Кучеров Н.И.
Повестка дня
1. О разработке регламента по подготовке и проведению
тематических совещаний у руководителя Департамента имущества
города Москвы.
2. О принятии мер по усилению исполнительской дисциплины.
I. Слушали: Белова В.В. - заместителя руководителя
Департамента.
Предложены к рассмотрению два варианта регламента по подготовке
и проведению тематических совещаний у руководителя Департамента
имущества города Москвы.
Выступили: Силкин В.Н., Коновалов Ю.Л., Устимова О.Б.
Решили:
Белову В.В. до 1 июня 2005 года представить на утверждение
руководителю Департамента вариант номер один.
II. Слушали: Кучерова Н.И.
Отмечено, что 30% поручений исполняется с нарушением сроков.
Выступили: Силкин В.Н., Белов В.В.
Решили:
Заместителям руководителя Департамента принять необходимые меры
к исполнению поручений в указанные сроки.
III. Контроль за выполнением решений, принятых на совещании,
возложить на заместителя руководителя Департамента Белова В.В.
|
