МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА РСФСР
ПРИКАЗ
от 30 июля 1992 г. N 57
О МЕРАХ ПО УЛУЧШЕНИЮ ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
В ЦЕНТРАЛЬНОМ АППАРАТЕ МИНИСТЕРСТВА ТРАНСПОРТА
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
В целях дальнейшего улучшения организации делопроизводства в
аппарате Министерства, обеспечения единого порядка взаимодействия
руководителей и подразделений при подготовке и исполнении
служебных документов и поручений Министра, усиления контроля за
своевременным и качественным их исполнением приказываю:
1. Утвердить Временный регламент взаимодействия руководителей
Министерства и его подразделений при подготовке решений,
распорядительных и иных служебных документов и их исполнении в
аппарате Министерства транспорта Российской Федерации и Временную
инструкцию о делопроизводстве в центральном аппарате Министерства
транспорта Российской Федерации.
2. С 1 августа 1992 г. начать введение в действие утвержденных
в п. 1 документов.
3. Начальникам подразделений аппарата Министерства:
3.1. Обеспечить изучение всеми работниками прилагаемых
Временного регламента и Временной инструкции о делопроизводстве и
строгое соблюдение установленных или порядка и сроков работы с
документами, а также взаимодействия руководителей и подразделений.
3.2. В месячный срок привести положения об отделах в
соответствие с положением о Министерстве транспорта России,
положениями о департаментах и требованиями Временного регламента.
4. В целях обеспечения эффективности и контроля за внедрением
Временного регламента образовать при руководстве Министерства
группу сопровождения в составе двух главных экспертов.
Руководство группой возложить на помощника Министра Коновалова
Н.Е., а в оперативном порядке на период внедрения Временного
регламента - на его разработчика Иванова А.Б. (НИИАТ).
5. Управлению делами систематически осуществлять проверку
состояния делопроизводства и выполнения настоящей Временной
инструкции подразделениями центрального аппарата.
6. Комиссии по вопросам совершенствования стиля и методов
работы центрального аппарата Министерства регулярно рассматривать
на своих заседаниях ход внедрения Временного регламента и
Временной инструкции по делопроизводству и при необходимости
вырабатывать предложения по их корректировке.
7. Поручить Научно-техническому отделу в месячный срок
подготовить план мероприятий по разработке и внедрению единой
компьютерной сети по вопросам делопроизводства в Министерстве.
8. Создать в центральном аппарате Министерства распорядительно-
информационную группу в следующем составе:
- помощник Министра - руководитель группы;
- помощник Министра;
- ответственный секретарь коллегии;
- старший инспектор.
Отделу социальной политики внести соответствующие изменения в
штатное расписание Министерства.
9. Возложить на указанных работников выполнение функций по
рассмотрению поступающей на имя Министра корреспонденции, в том
числе правительственной, и подготовке ее для доклада Министру,
контролю за своевременным и качественным выполнением личных
поручений и указаний Министра, протокольных решений совещаний у
Министра, оперативных совещаний, заседаний коллегии Министерства,
контролю за качеством подготовки исходящих документов,
представляемых на подпись Министру.
Руководителю группы подготовить положение о группе и
должностные обязанности работников.
10. Установить порядок, при котором:
10.1. Подразделения Министерства обязаны представлять
необходимую информацию о ходе и результатах выполнения поручений и
указаний Министра и протокольных решений, указанных в п. 2,
работникам группы.
10.2. Не допускается представлять на подпись Министру исходящие
документы, минуя руководителя группы помощников.
11. Контроль за выполнением настоящего Приказа возложить на
заместителя Министра т. Шевчука А.А.
Министр
В.Б.ЕФИМОВ
Утверждаю
Министр транспорта
Российской Федерации
В.Б.ЕФИМОВ
30 июля 1992 года
ВРЕМЕННЫЙ РЕГЛАМЕНТ
ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ РУКОВОДИТЕЛЕЙ МИНИСТЕРСТВА И ЕГО
ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ ПРИ ПОДГОТОВКЕ РЕШЕНИЙ, РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ
И ИНЫХ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ И ИХ ИСПОЛНЕНИИ В АППАРАТЕ
МИНИСТЕРСТВА ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящий Регламент определяет порядок взаимодействия
руководителей и подразделений при реализации функций управления в
аппарате Министерства транспорта Российской Федерации (далее -
Министерства) в процессе подготовки, принятия и исполнения решений
и служебных документов.
Регламент распространяется на распорядительные действия
должностных лиц Министерства транспорта Российской Федерации на
всех уровнях управления от Министра до руководителя отдела
(самостоятельного подразделения).
1.2. В Регламенте используется следующая терминология:
центральный аппарат - общетранспортные и отраслевые
подразделения аппарата Министра и департаменты с их структурными
подразделениями;
аппарат Министра - подразделения центрального аппарата,
находящиеся в ведении заместителей Министра и обеспечивающие
решение общетранспортных задач и координацию работы видов
транспорта;
руководство Министерства, руководители Министерства, высший
уровень управления - Министр, первый заместитель по вопросам
координации работы видов транспорта и заместители Министра по
общетранспортным вопросам (далее - заместители Министра),
директора департаментов в ранге заместителей Министра (далее -
директора департаментов), члены коллегии Министерства;
руководители подразделения - начальники общетранспортных
отделов, отделов департаментов и других самостоятельных
подразделений центрального аппарата Министерства;
помощники Министра и его заместителей - штатные работники
аппарата Министра;
распорядительные Указания (далее - Указания) - оформленные
документально (письменно) Указания, поручения, резолюции, решения,
приказы и др. подобные документы;
распорядительные действия (функции) - действия (функции) по
подготовке и принятию распорядительных Указаний и решений.
1.3. Регламент действует во взаимосвязи со следующими
нормативными документами:
- Положениями о Министерстве и его департаментах;
- Распределением обязанностей между руководителями Министерства
высшего уровня управления (далее - Распределение обязанностей);
- Положениями о подразделениях аппарата управления Министерства
и отраслевых департаментов;
- Временной инструкцией о делопроизводстве в центральном
аппарате Министерства транспорта Российской Федерации (далее -
Инструкция по делопроизводству).
1.4 Регламент предусматривает:
1.4.1. Разделение функций и ответственности должностных лиц
всех уровней управления аппаратом по двум главным направлениям
деятельности Министерства:
1.4.1.1. Общетранспортные вопросы - разработка и реализация
руководством Министерства и общетранспортными и отраслевыми
функциональными подразделениями аппарата Министра единой
государственной политики в транспортно-дорожном комплексе (ТДК)
страны, основанной на общих для всех отраслей комплекса социально-
экономических и административных принципах; координация работы
отраслей ТДК.
1.4.2.2. Отраслевые (по видам транспорта) вопросы - разработка
и реализация руководством и подразделениями департаментов
Министерства государственной политики в отраслях ТДК, находящейся
в соответствии с единой государственной транспортной политикой;
реализация в течение периода, установленного правительством
России, функций руководства на государственном уровне
хозяйственной деятельностью предприятий и организаций отраслей
ТДК.
1.4.3. Сочетание в аппарате Министерства линейных и матричных
организационных структур при подготовке и исполнении Указаний и
решений; реализация важнейших задач Министерства через
государственные и отраслевые научно-технические программы и
формирование для этих целей временных структур - координационных
групп, дирекций программ и других организационных структур на
матричной основе.
1.4.4. Обеспечение контрольно-информационными подразделениями
Управления делами Министерства и подразделениями-исполнителями
своей деятельности на основе единой информационной базы,
ориентированной на реализацию в сети персональных ЭВМ и
использующей государственные, межотраслевые и отраслевые банки
данных о работе ТДК.
2. ОБЩИЙ ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ, ПРИНЯТИЯ И ИСПОЛНЕНИЯ
РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ И ИНЫХ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ
В АППАРАТЕ МИНИСТЕРСТВА
2.1. Распорядительная деятельность осуществляется в
Министерстве для решения следующих основных задач в части,
касающейся деятельности ТДК:
исполнение законов Российской Федерации, постановлений и
решений ее законодательных органов;
исполнение указов и распоряжений Президента Российской
Федерации, постановлений, поручений и иных обязательных решений
Правительства Российской Федерации;
выполнение текущих функций государственного регулирования
транспортно-дорожного комплекса России в соответствии с
положениями о Министерстве и его департаментах.
2.2. Предложения по подготовке и реализации распорядительных
указаний во исполнение указов и распоряжений Президента и вице-
президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений
Правительства России, других важных документов, подлежащих докладу
лично Министру, подготавливаются его помощниками.
Руководитель группы помощников при необходимости привлекает для
подготовки проектов указаний Министра подразделения или отдельных
специалистов центрального аппарата Министерства и согласует их с
соответствующим руководителем высшего уровня.
Подготовленные проекты Указаний рассматриваются по
представлению помощника лично Министром, который принимает
необходимое решение, оформляемое резолюцией или Указанием иного
вида. Его исполнение организуется подразделением (группой
подразделений) под управлением руководителя высшего уровня,
определяемого Министром с учетом Распределения обязанностей.
Помощник Министра, подготовивший проект Указания, обеспечивает
в процессе его исполнения контроль за соответствием содержания
работ поставленным Министром задачам.
Порядок регистрации и контроля сроков исполнения Указаний
Министра определяется Инструкцией о делопроизводстве.
Порядок подготовки, принятия и исполнения распорядительных
Указаний Министра изложен в Приложении 1 к настоящему Регламенту.
2.3. Предложения по принятию и реализации управленческих
решений, связанных с выполнением текущих функций государственного
регулирования ТДК, подготавливаются в подразделениях аппарата
Министра или департаментов по поручению руководителей высшего
уровня, а также по инициативе руководителей этих подразделений.
Они рассматриваются руководителями Министерства по подчиненности,
которые в пределах своей компетенции принимают необходимые
решения. Эти решения оформляются указаниями (резолюциями), после
чего организуется их исполнение соответствующим подразделением
(группой подразделений), подчиненных данному руководителю.
Порядок подготовки, принятия и исполнения Указаний заместителей
Министра изложен в Приложении 2 к настоящему Регламенту.
Порядок подготовки, принятия и исполнения указаний директоров
департаментов изложен в Приложении 3 к настоящему Регламенту.
Порядок подготовки, принятия и исполнения Указаний
подразделениями аппарата изложен в Приложении 4 к настоящему
Регламенту.
2.4. В случаях, когда принятие решения по рассматриваемому
вопросу выходит за пределы компетенции руководителя подразделения
или руководителя высшего уровня, они организуют совместное
рассмотрение вопроса группой руководителей подразделений или
Министерства для принятия согласованного решения. Принятое таким
образом в пределах совместной компетенции решение оформляется
общим Указанием, после чего организуется его исполнение
соответствующим подразделением (группой подразделений),
подчиненных этим руководителям, и осуществляется контроль в
соответствии с Регламентом.
2.5. В случаях, когда не достигнуто согласованное решение или
его принятие выходит за пределы установленной компетенции
руководителей, вопрос рассматривается Министром. Принятое решение
реализуется в соответствии с настоящим Регламентом.
2.6. Для подготовки решений по комплексным, долговременным
проблемам привлекаются научно-технические и иные необходимые
организации, эксперты. Подготовленные проекты решений, в первую
очередь в форме утверждаемых Министерством программ и проектов,
рассматриваются на специальных совещаниях, заседаниях
Межведомственного координационного совета Министерства или его
секций.
Для реализации принятых решений могут создаваться специальные
организационные структуры соответствующими распорядительными
документами: координационные и рабочие группы, дирекции программ
(проектов) на правах структурных подразделений с делегированием
необходимых специалистов, дирекции программ (проектов) на правах
специально создаваемых Министерством предприятий.
3. ОБЩИЙ ПОРЯДОК КООРДИНАЦИИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
РУКОВОДИТЕЛЕЙ ВЫСШЕГО ЗВЕНА, ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ ДЕПАРТАМЕНТОВ
И ОБЩЕТРАНСПОРТНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ МИНИСТЕРСТВА
3.1. В процессе деятельности руководители высшего уровня, а
также подразделения аппарата Министра и департаментов обеспечивают
взаимную информацию и координацию работ.
3.2. Руководители высшего уровня - заместители Министра и
директора департаментов действуют в пределах компетенции,
установленной Положением о Министерстве транспорта России,
положениями о его департаментах и Распределением обязанностей
между ними.
3.3. Приказами и иными распорядительными документами,
нормативными актами (положениями) могут устанавливаться
дополнительные полномочия руководителя высшего уровня по
организации решения конкретных задач, возложенных на Министерство
и требующих привлечения подразделений аппарата Министра и
подразделений департаментов.
Дополнительные полномочия могут включать право на выдачу
распорядительных указаний, распространяющихся на руководителей и
подразделения, не находящиеся в ведении данного руководителя.
Эти полномочия и сроки их предоставления конкретно
оговариваются в указанных выше документах.
3.4. В соответствии с возложенными обязанностями руководители
высшего уровня используют программные методы и матричные структуры
для решения комплексных проблем ТДК.
3.5. Заместитель Министра организует решение порученных ему
общетранспортных задач в первую очередь с привлечением
подразделений аппарата Министра, находящихся в его ведении. При
наличии официальных полномочий, в том числе дополнительных, он
имеет право привлечь к работе подразделения аппарата Министра,
неподведомственные ему, и (или) подразделения департаментов своим
указанием с одновременным информированием руководителя высшего
уровня, в чьем ведении находятся привлекаемые подразделения.
В этом случае заместитель Министра имеет право затребовать у
других руководителей высшего уровня или подразделений материалы и
предложения, необходимые для выполнения официально возложенных на
него общетранспортных задач.
При отсутствии официальных полномочий привлечение подразделений
центрального аппарата, не находящихся в ведении данного
заместителя Министра, допускается только по согласованию с
соответствующим заместителем Министра или директором департамента.
3.5. Директор департамента организует решение порученных ему
отраслевых задач главным образом силами подразделений
департамента. Директор департамента имеет право требовать от
любого руководителя высшего уровня и подразделений аппарата
Министра содействия в решении возложенных на него отраслевых
задач.
При необходимости принятия решений Министра по вопросам
департамента директор информирует, а в установленных случаях -
согласует свои предложения с соответствующими подразделениями
аппарата Министра, включая отраслевой отдел.
При наличии официальных полномочий, в том числе дополнительных,
по решению задач, выходящих за пределы компетенции департамента,
он имеет право привлечь к работе подразделения аппарата Министра,
неподведомственные ему, и (или) подразделения других департаментов
своим Указанием с одновременным информированием руководителя
высшего уровня, в чьем ведении находятся привлекаемые
подразделения. В этом случае директор департамента имеет право
затребовать у других руководителей высшего уровня или
подразделений материалы и предложения, необходимые для выполнения
официально возложенных на него общетранспортных задач.
При отсутствии официальных полномочий привлечение подразделений
аппарата Министра или других департаментов к работе по указаниям
данного директора департамента допускается только по согласованию
с соответствующим заместителем Министра или директором
привлекаемого департамента.
3.6. Руководители общетранспортных подразделений и
подразделений департаментов действуют в пределах компетенции,
установленной положениями о них. Приказами и иными
распорядительными документами Министерства, нормативными актами
(положениями) могут устанавливаться дополнительные полномочия
руководителей подразделений по организации решения конкретных
задач, возложенных на Министерство и требующих привлечения других
подразделений аппарата Министра и подразделений департаментов.
Дополнительные полномочия руководителя подразделения могут
включать право на выдачу по решаемому вопросу распорядительных
указаний, распространяющихся на другие подразделения. Полномочия
конкретно оговариваются в распорядительных документах.
3.7. В соответствии с возложенными обязанностями руководители
общетранспортных и отраслевых отделов аппарата Министра организуют
решение порученных им задач силами своего подразделения и с
привлечением в первую очередь подразделений своего блока,
находящихся в ведении того же заместителя Министра.
При наличии официальных полномочий, в том числе дополнительных,
по решению задач, выходящих за пределы компетенции отдела, он
имеет право привлечь к работе другие подразделения аппарата
Министра и (или) подразделения других департаментов с
одновременным информированием руководителя высшего уровня, в чьем
ведении находятся привлекаемые подразделения. В этом случае
руководитель подразделения аппарата Министра имеет право
затребовать у других руководителей подразделений материалы и
предложения, необходимые для выполнения официально возложенных на
него общетранспортных задач.
При отсутствии официальных полномочий привлечение других
подразделений аппарата Министра или департаментов к работе
допускается только по согласованию с их руководителями или на
основе совместного указания соответствующих заместителей Министра
или директоров департаментов.
3.8. В соответствии с возложенными обязанностями руководители
подразделений департаментов организуют решение порученных им задач
силами своего подразделения и с привлечением в первую очередь
подразделений своего департамента.
Руководитель подразделения департамента имеет право требовать
содействия подразделений аппарата Министра в решении возложенных
на него отраслевых задач в пределах их официальных обязанностей.
Привлечение подразделений аппарата Министра к решению задач,
возложенных на подразделение департамента, допускается только по
согласованию с их руководителями или на основе совместного
указания соответствующего заместителя Министра и директора
департамента.
3.9. Руководители подразделений аппарата Министра и
департаментов принимают меры к координации своих действий и
обеспечивают обмен необходимой информацией при решении совместных
задач, организуя взаимодействие преимущественно в рабочем порядке,
на основе взаимной договоренности, оперативно и по безбумажной
технологии.
3.10. В случае разногласий по оценке официальных полномочий
между руководителями высшего уровня решение принимается Министром.
При наличии разногласий по оценке официальных полномочий между
руководителями подразделений решение принимается руководителями
высшего уровня и департаментов по подчиненности.
Приложение 1
ПОРЯДОК
ПОДГОТОВКИ, ПРИНЯТИЯ И ИСПОЛНЕНИЯ
РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ УКАЗАНИЙ МИНИСТРА
1. На уровне Министра решаются вопросы подготовки и реализации
распорядительных действий, связанные с исполнением:
1.1. Законов Российской Федерации, решений Съездов народных
депутатов Российской Федерации, решений и постановлений Верховного
Совета Российской Федерации, Президиума Верховного Совета
Российской Федерации в части, касающейся деятельности транспортно-
дорожного комплекса.
1.2. Указов и распоряжений Президента Российской Федерации.
1.3. Распоряжений, указаний, постановлений и поручений
Правительства Российской Федерации за подписью вице-премьеров, в
части, касающейся деятельности ТДК.
1.4. Документов в адрес лично Министра за подписями Министров
Российской Федерации, первых руководителей государственных
ведомств, руководителей законодательных и исполнительных органов
иностранных государств, в том числе входящих в СНГ, министров
транспорта этих стран; руководителей организаций международного
сотрудничества государств; первых руководителей законодательных,
представительных и исполнительных органов республик, краев и
областей, входящих в состав Российской Федерации, г. г. Москвы и
Санкт-Петербурга; народных депутатов Российской Федерации, членов
Верховного Совета Российской Федерации.
1.5. Указаний Министра своим заместителям, директорам
департаментов, руководителям подразделений аппарата Министерства.
1.6. Личных Указаний Министра организациям и предприятиям ТДК.
1.7. Постановлений коллегии и решений других коллегиальных
органов Министерства, содержащих конкретные обращения в адрес
лично Министра.
1.8. Указаний по поводу личных обращений к Министру сотрудников
Министерства и юридических и физических лиц.
1.9. Указаний Министра по поводу критических замечаний о
деятельности Министерства и работе ТДК в средствах массовой
информации.
Других документов, требующих по мнению заместителей или
помощников Министра или начальника Канцелярии, личного
рассмотрения Министром.
2. Порядок подготовки Указаний
2.1. Документы, соответствующие п. 1.1 - 1.4 и 1.7,
направляются Канцелярией после регистрации в установленном порядке
помощникам Министра, которые в соответствии с закрепленными за
ними (курируемыми) вопросами, самостоятельно либо с привлечением
для консультаций советников Министра и при необходимости других
специалистов, в суточный срок, а в экстренных случаях - немедленно
по получении:
изучают поступивший документ, готовят краткое резюме и проект
Указания (резолюции) Министра и в установленное им время, а в
экстренных случаях - немедленно, представляют его Министру или
докладывают содержание документа (подборки документов), а также
свои предложения о содержании Указания по его (их) реализации. В
отсутствие Министра в экстренных случаях документ докладывается
первому заместителю Министра, исполняющему его обязанности во
время доклада, с последующей информацией лично Министра;
ставит на контроль в Инспекции оформленные по результатам
доклада в письменном виде Указания Министра, которые передается
для исполнения соответствующему заместителю Министра или
руководителю отдела. В этом случае руководитель подразделения
обязан в кратчайший срок проинформировать заместителя Министра
(для общетранспортных подразделений) или директора департамента
(для руководителей подразделений департаментов) о полученном
задании Министра.
2.2. Указания Министра, соответствующие пунктам 1.5, 1.6, 1.8,
подготавливаются его помощником на основании данных ему прямых
поручений Министра, либо на основании поручений, данных Министром
другим лицам в его присутствии. Они передаются на регистрации и
исполнителям в установленном порядке только в письменном виде
через помощника Министра.
Указания, данные Министром не через помощников, в изложенном
выше порядке не регистрируются. Их исполнение и доклад Министру
осуществляется самим исполнителем.
3. Рассмотрение документов Министром. Указания Министра
3.1. По результатам рассмотрения документов, подготовленных в
соответствии с п. 2.1, как на основе личного доклада помощника,
так и без его участия, при отсутствии замечаний к проекту Указание
подписывается Министром, при наличии замечаний Министр дает
поручения помощнику устно или в письменном виде на подготовленном
проекте Указания о его доработке, после которой Указание
подписывается и передается помощнику для исполнения
непосредственно или через секретаря.
3.2. При выработке Указаний в ходе совещаний Министр
формулирует соответствующие поручения, которые фиксируются
присутствующим помощником и оформляются последним совместно с
руководителем подразделения - исполнителем (головным исполнителем)
в соответствии с п. 2.2.
3.3. В остальных случаях при выработке Указаний Министр лично,
по телефону, либо в письменном виде формулирует необходимые
поручения своим помощникам, которые оформляют их в соответствии с
п. 2.2.
3.4. При подготовке и оформлении Указаний в обязательном
порядке указывается форма рассмотрения итогов исполнения:
совещание у Министра с привлечением исполнителей и др.
заинтересованных лиц, специальный доклад помощника, информация о
факте выполнения Указания без рассмотрения, подписание письма,
нормативного или иного документа и др.
4. Контроль исполнения и информирование Министра
4.1. При исполнении Указаний Министра, соответствующих п. п.
1.1 - 1.3, аппарат помощников осуществляет контроль соответствия
содержания работ поставленным Министром задачам, привлекая при
необходимости для этих целей экспертов или других специалистов.
Для реализации этих функций помощникам Министра предоставляется
право получать в необходимые сроки и в требуемых объемах служебную
информацию от исполнителей любого уровня, в том числе заместителей
Министра и директоров департаментов. Регистрация и контроль сроков
исполнения производятся Инспекцией Управления делами.
4.2. При получении информации о возможном срыве исполнения
Указания Министра помощник обязан доложить ему об этом в возможно
более короткий срок и дать предложения о необходимых, по его
мнению или мнению исполнителей, уточнениях и изменениях, а также
получить соответствующие дополнительные распоряжения.
4.3. Информирование Министра о выполнении Указаний
осуществляется в соответствии с предусмотренной в Указании (п.
3.4) процедурой, если Министр не потребует ее изменения по
собственной инициативе или в результате оперативной информации
помощника.
Приложение 2
ПОРЯДОК
ПОДГОТОВКИ, ПРИНЯТИЯ И ИСПОЛНЕНИЯ УКАЗАНИЙ
ЗАМЕСТИТЕЛЕЙ МИНИСТРА
1. На уровне заместителей Министра реализуются распорядительно-
информационные функции, связанные с исполнением:
1.1. Указаний Министра, соответствующих изложенным в п. 1.3
Приложения 1.
1.2. Распоряжений, указаний, решений директивных органов
Российской Федерации, кроме указанных в п. 1.1 Приложения 1.
1.3. Документов, поступивших на имя заместителей Министра за
подписями:
заместителей руководителей республиканских министерств и
ведомств Российской Федерации, руководителей хозяйственных
организаций и предприятий республиканского масштаба,
республиканских общественных организаций;
заместителей руководителей законодательных и исполнительных
органов иностранных государств, в том числе входящих в СНГ,
заместителей министров транспорта этих стран;
заместителей руководителей организаций международного
сотрудничества государств;
заместителей руководителей законодательных, представительных и
исполнительных органов республик, входящих в состав краев и
областей Российской Федерации, г. г. Москвы и Санкт-Петербурга;
депутатов Верховных Советов республик и автономных областей,
входящих в состав Российской Федерации;
министров правительств республик и автономных областей,
входящих в состав Российской Федерации, а также г. Москвы.
В случаях отсутствия в перечисленных выше документах фамилии
заместителя Министра они направляются на рассмотрение заместителю
Министра только в соответствии с его функциональными обязанностями
и в пределах компетенции, определенной Распределением
обязанностей.
1.4. Указаний заместителей Министра руководителям подчиненных
ему подразделений аппарата Министерства, выданных в соответствии с
Регламентом и Распределением обязанностей и положением о
подразделении.
1.5. Постановлений и решений коллегии, других коллегиальных
органов Министерства, содержащих поручения в адрес конкретного
заместителя Министра.
1.6. Указаний по поводу предложений, писем и жалоб работников
Министерства, физических и юридических лиц на имя заместителя
Министра.
1.7. Документов, направленных заместителями Министра на
согласование друг с другом, в том числе и между руководителями
департаментов.
2. Порядок учета Указаний заместителей Министра и контроля их
исполнения определяется Инструкцией о делопроизводстве.
3. Рассмотрение документов заместителями Министра. Указания
заместителей Министра.
3.1. При рассмотрении документов заместитель Министра в
соответствии с содержанием документа и в пределах своей
компетенции, определенной Распределением обязанностей между
заместителями Министра, принимает решение о его исполнении и
оформляет это решение Указанием в виде:
резолюции на самом документе, определяющей исполнителя, а также
при необходимости, сроки исполнения как документа в целом, так и
отдельных его этапов;
прилагаемого к рассмотренному документу отдельного письменного
Указания, имеющего характер резолюции с содержанием, аналогичным
изложенному выше;
отдельного Указания, документа, в письменной форме
определяющего порядок исполнения, как правило, в случае
привлечения нескольких подразделений, создания рабочих и
координационных групп, существенного объема работ и т.п.
3.2. При рассмотрении вопросов и документов, для решения
которых требуется Указание Министра, заместитель Министра
организует подготовку проекта такого Указания и далее действует
через помощников Министра в соответствии с настоящим Регламентом,
в том числе и в части регистрации и контроля за исполнением.
3.3. При рассмотрении вопросов и документов, для решения
которых требуется согласование с Министром, оно производится
заместителем Министра лично в рабочем порядке, о чем, при
необходимости, им делается соответствующая запись в Указании,
которое будет оформлено во исполнение принятого решения.
3.4. При рассмотрении вопросов, требующих либо согласования с
другими заместителями Министра или с директорами департаментов,
либо совместного с ними решения (Указания), действия
осуществляются по одному из следующих вариантов:
согласование производится в рабочем порядке лично, после чего
оформляется Указание в соответствии с п. п. 3.1, 3.2, 3.3. Такой
вариант возможен только в случае, если в Указании, оформляемом в
результате такого согласования за подписью заместителя Министра,
отсутствуют распоряжения руководителям и подразделениям, не
подчиненным этому заместителю Министра в соответствии с
Распределением обязанностей;
заместители Министра согласовывают принимаемое решение в
рабочем порядке, либо на согласительном совещании, не оформляя
никаких промежуточных Указаний об исполнении, а сразу подписывают
необходимые исполнительные документы;
заместитель Министра оформляет служебную записку для
согласования принимаемого решения с другим заместителем
(заместителями) Министра, директором (директорами) департамента,
которая вместе с согласуемым документом регистрируется, а ее
прохождение контролируется в порядке, указанном в п. 3. В этих
случаях подготовленное Указание подписывается всеми согласующими
его руководителями Министерства. Это Указание обязательно к
исполнению соответствующими руководителями и структурными
подразделениями, подчиненными упомянутым выше руководителям
Министерства, в соответствии с Распределением обязанностей.
3.5. По материалам доклада руководителя подчиненного
подразделения о существе полученного им прямого Указания Министра,
заместитель Министра в случае необходимости принимает участие в
выполнении данного задания, предпринимая одно из действий,
предусмотренных в п. 3.4, либо в устной форме санкционирует
предпринятые меры по организации исполнения Указания.
4. Информирование заместителя Министра о выполнении Указания
осуществляется в соответствии с предусмотренной в нем процедурой,
если он не изменит ее по собственной инициативе или в результате
оперативной информации исполнителя.
Приложение 3
ПОРЯДОК
ПОДГОТОВКИ, ПРИНЯТИЯ И ИСПОЛНЕНИЯ УКАЗАНИЙ
ДИРЕКТОРОВ ДЕПАРТАМЕНТОВ
1. На уровне директора департамента реализуются распорядительно-
информационные функции, связанные с регулированием деятельности
отдельного вида транспорта и функциями хозяйственного руководства
его предприятиями и организациями на государственном уровне, а
также с исполнением:
1.1. Указаний Министра по вопросам, изложенным в Приложении 1.
1.2. Документов, направленных другими заместителями Министра на
согласование с директором департамента, а также направленных им
самим на согласование в соответствии с п. 3.4.
Регламент рассмотрения других документов непосредственно в
адрес руководства департаментов, а также их контроля
устанавливается директорами департаментов.
2. Порядок учета Указаний
2.1. Документы, соответствующие п. 1.1, 1.2, после их учета в
аппарате Министра в установленном порядке, направляются
ежесуточно, а в экстренных случаях - немедленно по получении в
общий отдел (Канцелярию) департамента в соответствии с
установленным в департаменте порядком. Указанные документы должны
быть доложены директору департамента в суточный срок, а в
экстренных случаях - немедленно по получении.
2.2. Исполненные или согласованные документы, необходимые
справки и другая требуемая информация представляется
соответственно помощникам Министра, либо в инспекцию Управления
делами Министерства в суточный срок, а в экстренных случаях -
немедленно. Дальнейшие действия по этим документам определяются
разделами 4 и 5 настоящего Регламента.
Директор департамента устанавливает в подведомственном аппарате
порядок, обеспечивающий возможность своевременного предоставления
необходимой информации об исполнении Указаний в соответствии с
настоящим Регламентом.
3. Рассмотрение документов директорами департаментов. Указания
директоров департамента
3.1. При рассмотрении документов, на которые распространяется
действие настоящего Регламента, директор департамента в
соответствии с содержанием документа и в пределах своей
компетенции, определенной Распределением обязанностей, принимает
решения об их исполнении и оформляет эти решения Указанием в виде:
резолюции на самом документе, определяющей исполнителя из
аппарата <...> и сроки исполнения как Указания (документа) в
целом, так и отдельных его этапов;
прилагаемого к рассмотренному документу отдельного письменного
Указания с содержанием, аналогичным изложенному выше;
отдельного Указания;
своей подписи на документах, требующих согласования.
3.2. При рассмотрении вопросов и документов, для решения
которых требуется Указание Министра, директор департамента
организует подготовку проекта такого Указания и далее действует
сам или через помощников Министра в соответствии с разделом 4
настоящего Регламента, в том числе в части регистрации и контроля
за исполнением.
3.3. При рассмотрении вопросов и документов, для решения
которых требуется согласование с Министром, оно производится
директором департамента лично в рабочем порядке, о чем, при
необходимости, им делается соответствующая запись в Указании,
которое оформляется в исполнение принятого решения.
3.4. При рассмотрении вопросов и документов, требующих либо
согласования с заместителями Министра и директорами других
департаментов, либо совместного с ними решения (Указания),
действия свершаются по одному из следующих вариантов:
согласование производится в рабочем порядке лично, после чего
оформляется Указание в соответствии с п. п. 3.1 - 3.3. Такой
вариант возможен только в случае, если в Указании, оформляемом в
результате такого согласования за подписью директора департамента,
не содержится распоряжений руководителям и подразделениям, не
входящим в состав департамента, или предприятиям и организациям,
не входящим в сферу деятельности этого департамента в соответствии
с Распределением обязанностей;
директор департамента оформляет служебную записку для
согласования принимаемого решения с другими заместителями Министра
или директорами департаментов, которая вместе с согласовываемым
документом в установленном в департаменте порядке регистрируются и
контролируются. В этих случаях Указание подписывается всеми
согласующими его заместителями Министра, директорами
департаментов. Оно обязательно к исполнению всеми руководителями и
структурными подразделениями, подчиненными этим руководителям
высшего уровня в соответствии с Распределением обязанностей;
директор департамента согласовывает принимаемое решение с
другими заместителями Министра и директорами департаментов в
рабочем порядке, либо на согласительном совещании, не оформляя
никаких промежуточных документов, а сразу подписывая необходимые
указания.
3.4. Контроль исполнения и информация директоров департаментов
3.4.1. Контроль исполнения всех Указаний директора департамента
и его информация о ходе исполнения в самом департаменте
производится в соответствии с установленным им порядком.
3.4.2. Контроль за исполнением документов, направленных
директору департамента в соответствии с Регламентом,
осуществляется в соответствии с требованиями Инструкции о
делопроизводстве с учетом с уровнем документа.
Приложение 4
ПОРЯДОК
ПОДГОТОВКИ И ИСПОЛНЕНИЯ УКАЗАНИЙ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМИ АППАРАТА
1. На уровне руководителей подразделении аппарата Министра
реализуются распорядительно-информационные функции, связанные с
исполнением:
1.1. Указаний руководителей Министерства, соответствующих
вопросам, изложенным в Приложениях 1 и 2.
1.2. Документов, поступивших на имя руководителя подразделения
за подписями: руководителей подразделений республиканских
Министерств и ведомств Российской Федерации, руководителей
хозяйственных организаций и предприятий, общественных организаций;
руководителей подразделений исполнительных органов иностранных
государств, в том числе входящих в СНГ, руководителей
подразделений министерств транспорта этих стран;
руководителей подразделений исполнительных органов республик,
краев и областей, входящих в состав Российской Федерации, г. г.
Москвы и Санкт-Петербурга;
В случаях отсутствия в перечисленных выше документах фамилии
руководителя подразделения они направляются на рассмотрение
руководителя подразделения только в соответствии с его
функциональными обязанностями и в пределах компетенции,
определенных положениями о подразделениях аппарата Министерства.
1.3. Постановлений и решений коллегии, других коллегиальных
органов Министерства, содержащих обращения в адрес конкретного
руководителя подразделения.
1.4. Указаний по поводу предложений, писем и жалоб работников
Министерства, физических и юридических лиц на имя руководителей
Министерства и на свое имя.
1.5. Документов, направленных руководителями подразделений на
согласование друг с другом, в том числе и между руководителями
подразделений департаментов.
2. Порядок учета Указаний
2.1. Документы, соответствующие п. 1, направляются
руководителям подразделений помощниками Министра, Канцелярией или
секретариатами руководителей Министерства после регистрации в
установленном порядке ежесуточно, а в экстренных случаях -
немедленно по получении. Полученные документы регистрируются и
контролируются работником подразделения, ответственным за ведение
делопроизводства.
2.2. В указанном выше порядке регистрируются и ставятся на
контроль также служебные записки для согласования с другими
руководителями подразделений подготавливаемых решений (Указаний).
3. Рассмотрение документов руководителем подразделения
3.1. При рассмотрении документов руководитель подразделения в
соответствии с содержанием документа и в пределах своей
компетенции, определенной положением о подразделении, принимает
решение об организации его исполнении и оформляет это решение в
виде:
резолюции на самом документе, определяющей исполнителя, суть
задания, сроки исполнения как документа в целом, так и, при
необходимости, отдельных его этапов;
прилагаемого к рассмотренному документу отдельного письменного
Указания, имеющего характер резолюции с содержанием, аналогичным
изложенному выше.
3.2. При рассмотрении вопросов и документов, для решения
которых требуется Указание заместителя Министра, руководитель
подразделения организует подготовку проекта такого Указания и
представляет его заместителю Министра, курирующему подразделение,
который в дальнейшем действует в соответствии с Приложением 4 к
Регламенту.
3.3. При рассмотрении вопросов, требующих либо согласования с
другими руководителями подразделения, в том числе из состава
департаментов, либо совместного с ними решения, действия
осуществляются по одному из следующих вариантов:
согласование производится в рабочем порядке лично, после чего
оформляется резолюция в соответствии с п. 3.1. Такой вариант
возможен только в случае, если в резолюции, оформляемой в
результате согласования, не содержит <...> сотрудникам, не
подчиненным этому руководителю;
руководители подразделений согласовывают предлагаемое решение в
рабочем порядке, либо на согласительном совещании, не оформляя
никаких промежуточных документов, а сразу визируют необходимые
проекты Указаний;
руководитель подразделения оформляет служебную записку для
согласования подготавливаемого решения с другими руководителями,
которая вместе с согласуемым документом регистрируется в
подразделении, а ее прохождение контролируется. В этих случаях
подготовленное Указание визируется всеми согласующими его
руководителями.
4. Контроль исполнения и информация руководителя подразделения
4.1. Контроль исполнения всех документов осуществляется в
подразделении сотрудником, ответственным за ведение
делопроизводства.
4.2. Он обеспечивает промежуточный контроль сроков исполнения
Указаний. В случаях возможного срыва заданий докладывает лично
руководителю подразделения и получает от него полную информацию о
принятых <...> по изменению содержания и сроков выполнения.
4.3. Информирование руководителя подразделения об исполнении
Указаний осуществляется исполнителем.
4.4. Дополнительные требования к работе руководителей
подразделений департаментов устанавливаются внутренними
документами департаментов, утверждаемыми их директорами.
Утверждена
Приказом
Министерства транспорта
Российской Федерации
от 30 июля 1992 г. N 57
ВРЕМЕННАЯ ИНСТРУКЦИЯ
О ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ В ЦЕНТРАЛЬНОМ АППАРАТЕ
МИНИСТЕРСТВА ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая Временная инструкция определяет правила, приемы
и процессы создания документов, порядок работы с ними в
Министерстве транспорта Российской Федерации.
1.2. Правила ведения делопроизводства, установленные Временной
инструкцией, распространяются на служебные документы несекретного
характера и являются обязательными для всех работников
центрального аппарата Министерства.
Порядок работы с секретными документами и документами для
служебного пользования устанавливаются специальными инструкциями.
1.3. Ответственность за ведение делопроизводства в центральном
аппарате возлагается на Управление делами (Канцелярию, Инспекцию).
Ответственность за организацию и правильное ведение
делопроизводства в отделах центрального аппарата возлагается на
руководителей соответствующих отделов.
Ведение делопроизводства в отделе возлагается на секретаря
(инспектора) или другое лицо, выделенное для этой работы.
1.4. Руководители отделов в пределах своей компетенции обязаны:
- обеспечить неукоснительное соблюдение порядка подготовки
служебных документов и правил делопроизводства, установленных
настоящей Временной инструкцией. Принимать решительные меры по
сокращению излишней переписки. Не допускать переписку по вопросам,
которые могут быть решены путем переговоров по телефону или
личного общения;
- не допускать истребования от подведомственных Министерству
предприятий и организаций сведений, отчетов и справок, не
предусмотренных установленной периодической отчетностью или
решениями Госкомстата России;
- не допускать направления сторонним организациям справок,
обзоров, других служебных документов без согласования с
руководством Министерства, компетентными подразделениями
центрального аппарата Министерства.
1.5. Управление делами (Канцелярия, Инспекция) осуществляет:
- организацию и ведение делопроизводства в центральном аппарате
Министерства в соответствии с положением об Управлении делами;
- методическое руководство работой по ведению делопроизводства
в отделах центрального аппарата;
- контроль за соблюдением настоящей Временной инструкции;
- обучение и повышение деловой квалификации работников,
ответственных за ведение делопроизводства;
- координацию с общими отделами департаментов по вопросам
организации и ведения делопроизводства, контроля за исполнением
документов.
2. ТРЕБОВАНИЯ, ПРЕДЪЯВЛЯЕМЫЕ К ПОДГОТОВКЕ
СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ
2.1. Проекты служебных документов (приказов, указаний,
постановлений коллегии, инструкций, положений, служебных писем)
подготавливаются отделами центрального аппарата и департаментами
Министерства во исполнение решений вышестоящих органов или по их
поручениям, либо по указанию руководства Министерства или по
собственной инициативе.
2.2. Подготовленный проект документа должен соответствовать:
- действующему законодательству;
- нормативным актам министерств (ведомств) Российской
Федерации, регулирующим данные правоотношения;
- ранее принятым актам Минтранса России, если проект не
предусматривает их отмену или изменение.
2.3. Проекты служебных документов должны быть тщательно
отредактированы. Содержание документа необходимо излагать кратко и
исчерпывающе, не допуская излишних и неправильных сокращений слов.
2.4. Документы должны быть отпечатаны аккуратно, с соблюдением
установленных правил, без помарок, поправок и ошибок.
2.5. Документ должен быть исполнен (составлен, отпечатан,
считан и представлен на подпись) в соответствии с указаниями
руководства (Министерства, отдела, департамента) и в установленный
срок.
Указание об исполнении документа (резолюция) должно содержать
фамилию и инициалы исполнителя, предписываемое действие, порядок и
сроки исполнения, подпись руководители и дату подписания.
2.6. Если срок исполнения не обозначен ни в резолюции
руководства, ни в тексте исполняемого документа и не вытекает из
существа выполняемого задания, то подготавливаемый в Министерстве
документ должен быть исполнен не позднее сроков, указанных в
разделе "Организация контроля за исполнением документов".
2.7. Ответственность за своевременную и правильную подготовку
документов, в том числе за их содержание, согласование,
аккуратность, грамотность, четкость редакции и соответствие
установленным стандартам возлагается персонально на руководителей
отделов, департаментов, которым была поручена подготовка
документа. Наряду с ними главную ответственность несут
непосредственные исполнители.
В тех случаях, когда резолюция руководства Министерства
адресована нескольким руководителям отделов центрального аппарата,
ответственность за своевременную и правильную подготовку документа
несет лицо, указанное первым. Отделы соисполнители представляют
необходимые материалы ответственному исполнителю не менее, чем за
два дня до истечения контрольного срока.
2.8. Подготовленные соответствующими отделами на подпись
документы должны быть согласованы с заинтересованными
подразделениями. Согласование является способом предварительного
рассмотрения и оценки проекта документа.
Согласование документа может производиться как внутри
Министерства, так и вне его (с подчиненными и неподчиненными
организациями).
Формой внутреннего согласования проекта документа является
визирование.
Визы включают в себя личную подпись визирующего, расшифровку
подписи и дату.
Подготовленные на подпись руководству Министерства проекты
приказов, постановлений коллегии, инструкций, положений, указаний
визируются на первом экземпляре-подлиннике (на последней странице
ниже реквизита "подпись") руководителем отдела-исполнителя
документа, руководителями заинтересованных отделов и
департаментов, Юридического отдела, а также заместителем Министра,
ведающим соответствующими вопросами.
Исходящие документы визируются на экземплярах, остающихся в
Министерстве.
Фамилию исполнителя (составителя) документа, номер его
служебного телефона следует располагать на лицевой стороне
последнего листа документа в левом нижнем углу.
2.9. Внешнее согласование документа оформляется грифом
согласования, справкой согласования или представлением протокола
обсуждения проекта документа на совещании или заседании
коллегиального органа.
2.10. Материалы, прилагаемые к документу, представляемому на
подпись руководству, должны быть завизированы исполнителем,
руководителем отдела, исполнявшего документ, и другими лицами,
ответственными за их содержание. Визы ставятся на первом
экземпляре приложений, а если первые экземпляры направляются
адресату - на втором экземпляре, остающемся в Министерстве.
Первые экземпляры приложений к служебным письмам Министерства в
вышестоящие органы визируются Министром или, в отсутствие
Министра, исполняющим его обязанности заместителем Министра. Если
к указанным письмам прилагаются проекты законов, указов,
постановлений, распоряжений и других правительственных нормативных
актов, то вторые экземпляры этих проектов, помимо руководителей
отделов, ответственных за исполнение, должны визироваться
Юридическим отделом центрального аппарата Министерства.
2.11. Документы, адресованные Президенту РФ, вице-президенту
РФ, в Верховный Совет РФ и в Правительство РФ, подготовленные на
подпись Министру департаментами, должны, кроме вышеназванных виз,
иметь визы директора департамента и начальника соответствующего
отраслевого отдела центрального аппарата Министерства.
2.12. Исходящие документы, кроме инициативных, должны
представляться на подпись руководству Министерства со всеми
основаниями, имеющимися для их подготовки.
2.13. При наличии замечаний или возражений руководители
соответствующих отделов обязаны завизировать представленный на
подпись руководству документ с оговоркой "см. замечания" или "см.
возражения" и представить справку с содержанием замечания или
возражения.
2.14. Юридический отдел Министерства отвечает за соответствие
подготовленных проектов приказов, постановлений коллегии,
указаний, инструкций, положений и служебных писем в вышестоящие
органы действующему законодательству, согласование их с
заинтересованными подразделениями Министерства, а также за
четкость и грамотность редакции.
Исполнители сдают в Юридический отдел подготовленные ими
проекты документов не позднее, чем за сутки до истечения
установленного срока исполнения.
Возражения Юридического отдела по проектам указанных документов
оформляются справкой или докладываются руководству Министерства.
Сам документ в этом случае Юридическим отделом не визируется.
В случае, когда документ подписан без визы Юридического отдела
и при отсутствии принципиальных возражений с точки зрения
соответствия документа законодательству, документ визируется
Юридическим отделом с пометкой "после подписи". При наличии
принципиальных возражений они докладываются руководителю
Министерства, подписавшему документ.
2.15. Документы, подготовленные на подпись Министру, должны
представляться исполнителем через помощника Министра, на подпись
заместителю Министра - через помощника заместителя Министра,
которые визируют принимаемые документы.
2.16. Внесение изменений в подписанный документ, а также в
первый экземпляр согласованного проекта документа не допускается
за исключением исправления опечаток и искаженных наименований, не
требующих переоформления документа.
3. ТРЕБОВАНИЯ, ПРЕДЪЯВЛЯЕМЫЕ К ОФОРМЛЕНИЮ
СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ
3.1. Оформление служебных документов Министерства и его
структурных подразделений производится в соответствии с ГОСТом
6.38-72 "Система организационно-распорядительной документации.
Основные положения", основными положениями Государственной системы
документального обеспечения управления, ГОСТом 6.38-90 "Требования
к оформлению документов", согласно которым каждый вид документа
должен иметь строго определенный набор реквизитов и стабильный
порядок их расположения.
3.2. Документы, входящие в систему организационно-
распорядительной документации (приказы, указания, служебные
письма, постановления и протоколы коллегии), оформляются на
бланках Министерства:
- приказы - на бланках приказа;
- указания - на бланках служебных писем без реквизитов;
- постановления и протоколы коллегии - на бланках постановлений
и протоколов;
- служебные письма - на бланках писем с реквизитами.
Размеры полей для указанных документов должны составлять:
левого поля - 35 мм, верхнего поля - 20 мм, правого - не менее 8
мм, нижнего - 19 мм.
3.3. Документы, подписываемые руководителями двух и более
Министерств, их структурных подразделений (отделов,
департаментов), оформляются не на бланке. Поскольку при этом в
документе будут отсутствовать реквизиты "наименование Министерства
или его структурного подразделения", эти данные должны включаться
в наименование должности в реквизите "подпись".
3.4. Обязательными реквизитами при оформлении организационно-
распорядительных документов являются: номер и дата документа,
заголовок, фамилия и телефон исполнителя, визы, подпись. Для
служебных писем - еще и адрес получателя.
3.5. На проектах служебных документов номера страниц
проставляются по середине верхнего поля листа арабскими цифрами
без слова "страница" (стр.) и знаков препинания.
3.6. На каждом приложении к служебным документам в правом
верхнем углу первой страницы указывается нaзвaние документа, его
дата и номер по следующей форме: Приложение к Приказу Минтранса
России от 15.03.92 N 40. На последующих страницах приложения в
правом верхнем углу, начиная со 2-й страницы, проставляются
порядковые номера и делается отметка: Продолжение Приложения N
___. При наличии нескольких приложений к документу на них
проставляется порядковый номер: Приложение N 1, Приложение N 2 и
т.д.
В тех случаях, когда в приложении содержатся сведения, нормы,
задания и т.д., установленные вышестоящими органами, помимо грифа
"Приложение" проставляется гриф: Утверждено Постановлением
(распоряжением) Правительства Российской Федерации от ___ N ___.
Каждое приложение должно содержать реквизит: подпись лица,
ответственного за его содержание.
Отметка в служебном письме о наличии приложения оформляется по
следующей форме, например:
Приложение: на 2 л. в 1 экз.
Если к служебному письму прилагается документ, имеющий
приложение, то отметка о наличии приложения оформляется по
следующей форме:
Приложение: Письмо Госкомстата России от ___ N ___ и Приложение
к нему, всего на 4 л.
3.7. Служебные письма должны быть краткими и ясными и
составляться, как правило, только по одному вопросу.
При ответах на служебные письма делается ссылка на номер и дату
письма, на которое дается ответ. Например: на N 150 от 20.05.91.
Если дается ответ на поручение вышестоящего органа, то в
заголовке ответа под чертой указывается также наименование
документа, содержащего поручение и наименование органа, давшего
поручение, например: Поручение Правительства Российской Федерации
от 15.03.92 N ЕТ-38-11015.
3.8. Заголовок составляется исполнителем к любому документу
формата А-4 (210 х 297 мм), независимо от его назначения.
Заголовок не проставляется на телефонограммах, извещениях и на
документах, текст которых печатается на бланке формата А-5 (148 х
210 мм), если объем текста не превышает 8 - 10 строк.
3.9. Все служебные письма должны адресоваться, как правило,
учреждению, организации, предприятию или группе организаций и
предприятий.
Наименование органа (учреждения), куда направляется письмо,
дается в именительном падеже без предлогов, располагается в правом
верхнем углу листа. Например: Правительство Российской Федерации,
Администрация Красноярского края и т.д.
Конкретному должностному лицу (с указанием фамилии и инициалов)
документ адресуют лишь в том случае, если решение поставленного в
документе вопроса зависит только от этого лица. В этих случаях
должность и фамилия пишутся в дательном падеже.
3.10. После наименования учреждения (организации, предприятия)
следует под чертой писать почтовый адрес учреждения (организации,
предприятия), которому направляется документ.
Служебное письмо не должно содержать больше четырех адресов.
При направлении письма более чем в четыре адреса составляется
список на рассылку и на каждом письме после размножения
указывается только один адрес.
Адрес не проставляется на документах, направляемых в
правительственные органы, местные Советы народных депутатов,
территориальные органы исполнительной власти Российской Федерации.
3.11. Датой документа является дата его подписания, утверждения
или события, которое зафиксировано в документе, например: датой
приказа, указания, постановления коллегии, служебного письма
является дата их подписания, датой протокола - дата события, датой
документов, требующих утверждения, - дата их утверждения.
Дату на документах следует проставлять тремя парами арабских
цифр, например: 01.03.92.
3.12. Все служебные отметки на документе, связанные с его
прохождением и исполнением, датируются и подписываются.
4. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА
4.1. Порядок прохождения входящих документов
4.1.1. Прием и первоначальная обработка поступающей в
Министерство корреспонденции, кроме правительственной,
осуществляется группой приема и отправки корреспонденции
(экспедицией) Канцелярии, которая отмечает дату ее поступления.
4.1.2. Все конверты вскрываются, за исключением личной
корреспонденции и писем граждан. При этом проверяется целостность
конвертов и наличие вложенных в них документов. При обнаружении
повреждения, отсутствия документа или приложения к нему об этом
сообщается отправителю.
4.1.3. Корреспонденция, адресованная Министру и Министерству,
передается для регистрации в группу общей переписки Канцелярии, а
на имя заместителей Министра - в секретариаты заместителей
Министра.
Корреспонденция, адресованная непосредственно отделам и
департаментам, направляется этим подразделениям, которые
регистрируют и осуществляют контроль за ее прохождением и
исполнением, а также обеспечивают сохранность в установленном
порядке.
Порядок регистрации документов установлен в разделе 5 настоящей
Временной инструкции "Регистрация документов и построение
справочного аппарата".
4.1.4. Поступившая в группу общей переписки Канцелярии
корреспонденция, адресованная Министру и Министерству,
регистрируется и первоначально рассматривается начальником
Канцелярии, который определяет дальнейшее прохождение документов.
Документы по вопросам, требующим решения Министра, передаются в
группу помощников Министра для подготовки проекта резолюции и
доклада Министру.
Остальные документы передаются в секретариаты (помощникам)
заместителей Министра в зависимости от курируемых ими вопросов.
Документы, поступившие в ответ на исходящий номер Министерства
или его подразделения, направляется в подразделение, готовившее
указанный исходящий документ.
4.1.5. После рассмотрения указанных документов Министром они
возвращаются в Канцелярию для перенесения текста резолюции на
регистрационную карточку и затем передаются в Инспекцию для
постановки на контроль.
4.1.6. Поставленные на контроль документы с резолюцией Министра
направляются Инспекцией по назначению через экспедицию с возвратом
первых экземпляров карточек в Канцелярию.
Документ передается ответственному исполнителю, указанному в
резолюции Министра первым, который обязан ознакомить с резолюцией
курирующего заместителя Министра и организовать исполнение в
установленный срок.
Передача документа другим исполнителям производится только
через Инспекцию с отметкой в регистрационной карточке.
Исполненные документы снимаются с контроля и подшиваются в дело
тем отделом, который является ответственным исполнителем.
4.1.7. В случае, если в резолюции Министра первым исполнителем
указан заместитель Министра, документ передается в секретариат
(помощнику) соответствующего заместителя Министра.
4.1.8. Документы, поступившие из Канцелярии в секретариаты
(помощникам) заместителей Министра, после их рассмотрения
возвращаются в секретариаты для перенесения текста резолюции на
регистрационную карточку.
Документы, требующие исполнения, передаются секретариатами в
Инспекцию для постановки на контроль.
Документы, не требующие исполнения, направляются по назначению
в подразделение, указанное в резолюции первым.
4.1.9. Поставленные на контроль документы с резолюцией
заместителя Министра направляются Инспекцией по назначению через
экспедицию с возвратом первых экземпляров карточек в Канцелярию.
Документ передается ответственному исполнителю, указанному в
резолюции первым, который обязан организовать его исполнение в
установленный срок.
Передача документов, поставленных на контроль Инспекцией,
другим исполнителям производится только через Инспекцию с отметкой
в регистрационной карточке.
Исполненные документы снимаются с контроля и подшиваются в дело
тем отделом, который является ответственным исполнителем.
Документы, не требующие исполнения, передаются только через
секретариат заместителя Министра с отметкой в регистрационной
карточке. После ознакомления всеми отделами, указанными в
резолюции заместителя Министра, документы подшиваются в деле того
отдела, который указан первым.
4.1.10. Если документ направляется для исполнения или
ознакомления в соответствии с резолюцией в департамент, то внутри
департамента контроль за прохождением и исполнением документа, его
передачей в установленном выше порядке осуществляется общим
отделом департамента.
4.2. Порядок прохождения правительственных документов
4.2.1. Корреспонденция, поступившая из правительственных
органов, принимается под расписку: в рабочее время -
непосредственно группой правительственной переписки Канцелярии, в
вечернее время - секретарем Министра либо дежурным по
Министерству.
4.2.2. Поступившая правительственная корреспонденция
регистрируется в группе правительственной переписки Канцелярии и
передается в группу помощников Министра для подготовки проектов
резолюций и доклада Министру.
4.2.3. После рассмотрения документов Министром они возвращаются
в группу правительственной переписки Канцелярии для перенесения
текста резолюции на регистрационную карточку и затем передаются в
Инспекцию для постановки на контроль.
4.2.4. Поставленные на контроль документы передаются Инспекцией
через экспедицию под расписку ответственному исполнителю,
указанному в резолюции Министра первым, который обязан ознакомить
с резолюцией курирующего заместителя Министра и организовать
исполнение в установленный срок. Первые экземпляры регистрационных
карточек возвращаются в Канцелярию.
Передача документа от одного исполнителя к другим производится
только через Инспекцию с отметкой в регистрационной карточке и под
расписку.
4.2.5. Исполненные документы ответственным исполнителем
снимаются с контроля в Инспекции и возвращаются в Канцелярию с
копией ответа или другого материала, которым исполнен
правительственный документ, для подшивки в дело, хранения и
последующей передачи в архив.
4.2.6. Правительственные документы, не требующие исполнения,
направляются Канцелярией под расписку в подразделение, указанное в
резолюции Министра первым.
Передача документов другим подразделениям, указанным в
резолюции, осуществляется только через Канцелярию с отметкой в
регистрационной карточке и под расписку.
После ознакомления всеми подразделениями и заместителями
Министра, указанными в резолюции, документы возвращаются в
Канцелярию для подшивки в дело, хранения и последующей передачи в
архив.
4.2.7. В случае, если первым исполнителем в резолюции Министра
указан заместитель Министра, то после рассмотрения заместителем
Министра документов они возвращаются в секретариат заместителя
Министра для перенесения текста резолюции на регистрационную
карточку.
Документы, требующие исполнения, передаются секретариатом
заместителя Министра в Инспекцию для постановки на контроль.
Поставленные на контроль документы направляются Инспекцией
через экспедицию под расписку ответственному исполнителю,
указанному в резолюции заместителя Министра первым для организации
исполнения в установленный срок. Первые экземпляры регистрационных
карточек возвращаются в Канцелярию.
Передача правительственных документов, поставленных на
контроль, от одного подразделения другому, снятие с контроля и
возврат осуществляются в соответствии с п. п. 4.2.4, 4.2.5.
Документы, не требующие исполнения, передаются секретариатом
заместителя Министра под расписку подразделению, указанному в
резолюции заместителя Министра первым.
Передача документов другим подразделениям, указанным в
резолюции заместителя Министра, осуществляется только через
секретариат заместителя Министра с отметкой в регистрационной
карточке под расписку.
После ознакомления с документами всеми подразделениями их
возврат осуществляется в соответствии с п. 4.2.6.
4.2.8. Если правительственный документ направляется на
исполнение или ознакомление в соответствии с резолюцией
руководства Министерства в департамент, то внутри департамента
контроль за прохождением, исполнением, передачей и возвратом
документа в соответствии с установленным выше порядком
осуществляется общим отделом департамента.
4.3. Порядок подписания и прохождения исходящих документов
4.3.1. Служебные документы, подготовленные в центральном
аппарате Министерства, могут направляться адресатам только за
подписью руководства Министерства: Министра, заместителей
Министра, а также членов коллегии Министерства и руководителей
структурных подразделений (департаментов, отделов) в пределах их
компетенции, либо лиц, на которых в установленном порядке
возложено исполнение обязанностей этих руководителей.
4.3.2. Подготовленные проекты приказов и указаний во исполнение
постановлений и распоряжений Президента, вице-президента,
Верховного Совета и Правительства Российской Федерации,
постановлений коллегии, инструкций и положений Министерства
подписываются только Министром, а в его отсутствие - первым
заместителем Министра.
Служебные письма в адрес Президента, вице-президента, в
Верховный Совет, Правительство Российской Федерации направляются
только за подписью Министра и лишь в его отсутствие (отпуск,
болезнь, командировка) - первого заместителя Министра, а в
отсутствие Министра и его первого заместителя - за подписью
заместителя Министра, на которого в установленном порядке
возложено общее руководство деятельностью Министерства.
Письма на имя руководителей Министерств, государственных
комитетов, ведомств Российской Федерации, глав администраций и
представителей Президента, руководителей местных Советов, мэров
городов, а также народных депутатов Российской Федерации
направляются за подписью Министра.
Ответы на обращения указанных руководителей и народных
депутатов, поступившие в адрес департаментов, подписываются
директорами департаментов.
Письма на имя заместителей указанных руководителей направляются
за подписью заместителей Министра, директоров департаментов.
4.3.3. Проекты документов, требующие подписи Министра,
передаются на подпись только через помощника Министра, который
обязан проверить правильность их оформления, наличие виз.
Оформленные в том же порядке проекты документов, требующие
подписи заместителей Министра, передаются на подпись через
помощников (секретарей), которые, проверив правильность оформления
документов, обеспечивают своевременное их подписание, регистрацию
и передачу на отправку в экспедицию.
4.3.4. Если документ направляется более чем в четыре адреса, то
одновременно с представлением документа на подпись исполнителем
составляется список организаций и предприятий, которым этот
документ должен быть разослан, с определением количества
экземпляров, направляемых в каждый адрес, и общего тиража
документа.
При составлении списка рассылки исполнитель должен пользоваться
типовой рассылкой, затем подписать список у начальника
соответствующего отдела и заверить в Юридическом отделе
Министерства.
4.3.5. В Канцелярии регистрируются приказы по основной
деятельности Министерства, циркулярные указания и указания во
исполнение правительственных документов, а также все исходящие
служебные письма за подписью Министра и письма за подписью
руководства Министерства в адрес правительственных органов.
Личные указания Министра оформляются в группе помощников
Министра.
Приказы по личному составу центрального аппарата Министерства
регистрируются в Отделе кадровой политики.
Приказы, указания по департаментам и служебные письма за
подписью руководителей департаментов регистрируются в
соответствующих подразделениях департаментов.
Подлинники приказов и указаний по Министерству остаются в делах
Канцелярии, приказов по личному составу - в делах Отдела кадровой
политики, приказов и указаний по департаментам - в соответствующих
подразделениях департаментов.
Заверенные работником Канцелярии копии зарегистрированных и
отправленных служебных писем с визами и внесенными при подписании
подлинника поправками остаются в деле Канцелярии, второй экземпляр
заверенной копии направляется исполнителю в структурное
подразделение.
Категорически запрещается в качестве подлинника или копии для
подшивки в дело оставлять экземпляры, снятые на множительных
аппаратах.
4.3.6. Подписанные руководителями отделов исходящие документы
регистрируются секретарем (инспектором) отдела, либо другим лицом,
ответственным за ведение делопроизводства в отделе, и передаются
для отправки в экспедицию.
4.3.7. Рассылка документов из Министерства осуществляется
группой приема и отправки документов (экспедицией) Канцелярии.
Запрещается выдача на руки исполнителям и другим работникам
подразделений для отправки подписанных руководством Министерства
документов без разрешения руководства либо начальника Канцелярии.
В случае, если такое разрешение будет дано, документ может быть
выдан с обязательной отметкой на копии, остающейся в делах
Канцелярии, кем и когда дано указание и распиской лица,
получившего документ из руки.
Исключение из этого правила может быть сделано для
руководителей подразделений, либо их заместителей при
необходимости их личного участия в решении поставленных вопросов в
организациях, которым документ адресован.
4.3.8. При приеме, оформлении и отправке исходящих документов
работник экспедиции Министерства обязан проверить: правильность
оформления документа, соответствие даты и исходящего номера,
наличие приложений, указанных в основном документе, и адреса.
Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям.
Если имеется расхождение между датами подписи документа и
сдачей его на отправку больше чем на один день, то дата,
проставленная на документе, должна быть исправлена лицом,
подписавшим документ.
4.3.9. Получение документов, направляемых через экспедицию в
департаменты, производится курьерами департаментов ежедневно по
установленному графику.
5. РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ И ПОСТРОЕНИЕ СПРАВОЧНОГО АППАРАТА
5.1. Правила регистрации документов
5.1.1. Основным принципом регистрации документов является
однократность. Каждый документ должен регистрироваться в
Канцелярии, секретариатах заместителей Министра, департаментах,
отделах только один раз. Входящие документы регистрируются в день
поступления, исходящие - в день подписания.
5.1.2. Канцелярия присваивает секретариатам заместителей
Министра, департаментам и отделам центрального аппарата
Министерства условный индекс.
Входящий номер документа состоит из индекса подразделения,
номера дела по номенклатуре, через дробь - порядкового входящего
регистрационного номера документа и даты получения документа.
Исходящий номер документа состоит из индекса подразделения,
номера дела по номенклатуре, порядкового исходящего
регистрационного номера документа и даты подписания документа.
5.2. Форма регистрации документов и порядок их заполнения
5.2.1. Для регистрации всех категорий входящих документов в
центральном аппарате Министерства применяется единая
регистрационная карточка (Приложение N 1), которая заполняется
машинописным способом. Регистрационная карточка для регистрации
правительственных документов отличается наличием красной полосы по
диагонали с левого нижнего до правого верхнего угла.
Приказы, указания, постановления коллегии регистрируются в
журналах.
5.2.2. На поступившие правительственные документы в Канцелярии
заполняются пять экземпляров карточек.
Если в резолюции Министра к правительственному документу первым
указан заместитель Министра, то в этом случае один экземпляр
карточки остается в Канцелярии с резолюцией Министра, второй -
остается в секретариате заместителя Министра после перенесения
резолюции заместителя Министра, третий - в Инспекции после
установления контрольного срока исполнения, четвертый вместе с
документом поступает в подразделение-исполнитель. Первый экземпляр
карточки с резолюцией заместителя Министра и контрольным сроком
исполнения возвращается в Канцелярию.
Если резолюция Министра адресована подразделению, то один
экземпляр карточки остается в Канцелярии, второй экземпляр после
постановки документа на контроль - в Инспекции, третий - вместе с
документом поступает в подразделение-исполнитель. Первый экземпляр
карточки с контрольным сроком исполнения возвращается в
Канцелярию.
Если поступивший документ исполняется несколькими
подразделениями, то он передается от одного подразделения к
другому вместе с карточкой.
Если документ не требует исполнения, то в Инспекцию карточка,
как и сам документ, не передается.
5.2.3. Регистрация неправительственных входящих документов,
адресованных Министру и Министерству, осуществляется аналогично
регистрации правительственных документов (п. 5.2.2).
5.2.4. На документы, адресованные заместителям Министра, в
секретариатах заместителей Министра заполняется три экземпляра
карточки на документы, требующие исполнения, и два экземпляра - на
документы, не требующие исполнения.
Первый экземпляр карточки после перенесения резолюции
заместителя Министра остается в секретариате. Второй экземпляр
карточки контрольного документа остается в Инспекции после
постановки на контроль, третий - поступает вместе с документом в
подразделение-исполнитель. На неконтрольные документы второй
экземпляр карточки поступает вместе с документом в подразделение.
5.2.5. На документы, адресованные непосредственно в отделы
центрального аппарата, секретарем руководителя отдела
(инспектором) или лицом, ответственным за ведение
делопроизводства, заполняется карточка в двух экземплярах. Первый
экземпляр после перенесения резолюции руководителя помещается в
картотеку (для справок и контроля), второй вместе с документом
передается исполнителю.
5.2.6. Регистрация документов, адресованных непосредственно
департаментам, осуществляется общими отделами департаментов в
соответствии с требованиями настоящей Временной инструкции.
5.3. Построение справочного аппарата
5.3.1. Регистрационные карточки систематизируются по
определенной схеме и расставляются в картотеках, составляющих
основу справочного аппарата к служебным документам.
Справочная картотека делится на две части: неисполненные и
исполненные документы.
Разделами первой части картотеки (неисполненные документы)
являются названия корреспондентов структурных подразделений
Министерства (исполнителей) или сроки исполнения.
Разделы и рубрики второй части картотеки (исполненные
документы) должны соответствовать номенклатуре дел.
По мере исполнения документов карточки из разделов первой части
с проставленными на них необходимыми отметками перемещаются в
соответствующий раздел второй части картотеки.
5.3.2. Справочные картотеки в соответствии с порядком
регистрации, прохождения и исполнения документов, установленным
настоящей Временной инструкцией, образуются:
- в Канцелярии - для справок о поступлении правительственных
документов и документов, адресованных Министру и Министерству, и
их направлении на исполнение или ознакомление;
- в секретариатах заместителей Министра - для справок о
поступлении в секретариат правительственных документов с
резолюцией Министра и документов, адресованных заместителю
Министра, и их прохождении;
- в Инспекции - для справок (и контроля) об исполнении и
прохождении всех документов, поставленных на контроль Инспекцией;
- в отделах центрального аппарата и департаментах - для справок
о прохождении документов, поступивших на исполнение или
ознакомление с резолюцией руководства Министерства, а также о
прохождении и исполнении документов, адресованных непосредственно
отделу или департаменту.
6. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ И ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ
6.1. Документы после их исполнения группируются в дела в точном
соответствии с разработанной и утвержденной номенклатурой дел.
6.2. Номенклатура дел представляет собой список конкретных
наименований дел, заводимых Министерством и его структурными
подразделениями.
6.3. Номенклатуры дел отделов центрального аппарата
Министерства составляются исполнителями, окончательно оформляются
лицами, ответственными за ведение делопроизводства, и
согласовываются с Канцелярией. На основании указанных номенклатур
дел Канцелярией составляется сводная номенклатура дел центрального
аппарата Министерства, которая согласовывается в установленном
порядке с Государственным архивом Российской Федерации и
утверждается руководством Министерства.
Номенклатуры дел департаментов составляются общими отделами
департаментов. Эти номенклатуры не включаются в сводную
номенклатуру дел центрального аппарата Министерства. Они
согласовываются с Канцелярией и утверждаются руководством
департаментов.
6.4. Формирование дел осуществляет Канцелярия, отделы
центрального аппарата, общие отделы департаментов (по месту
регистрации документов). Формирование и хранение дел у
исполнителей не разрешается.
6.5. Канцелярия формирует в дела следующие категории
документов: приказы по основной деятельности Министерства;
циркулярные указания; указания, изданные во исполнение
правительственных документов; правительственные документы;
переписку с правительственными органами.
6.6. Приказы о назначении, перемещении, увольнении кадров по
центральному аппарату Министерства, о поощрениях и взысканиях и
другие приказы по личному составу, а также личные дела сотрудников
отделов и центрального аппарата формируются в дела Отделом
кадровой политики Министерства.
7. ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТАЛЬНЫХ МАТЕРИАЛОВ
7.1. Поступившие в Министерство законы, указы Президента
Российской Федерации, постановления, распоряжения и поручения
Президента, вице-президента, Верховного Совета и Правительства
Российской Федерации, другие документы правительственных органов,
приказы и указания по основной деятельности Министерства, а также
копии направленных в правительственные органы служебных писем за
подписью Министра и заместителей Министра хранятся в Канцелярии.
Приказы по личному составу и личные дела сотрудников
центрального аппарата хранятся в Отделе кадровой политики.
7.2. Документы, кроме правительственных, адресованные Министру,
Министерству, заместителям Министра и поступившие на исполнение и
ознакомление в отделы центрального аппарата и департаменты, а
также адресованные непосредственно этим подразделениям, хранятся в
них централизованно.
Ответственность за сохранность этих документов в отделах
центрального аппарата возлагается на лиц, ответственных за ведение
делопроизводства, в департаментах - на общие отделы.
Постановления, протоколы и материалы коллегии хранятся у
ответственного секретаря коллегии.
7.3. Исполнители хранят у себя только документы, находящиеся у
них на исполнении. В случае увольнения или перемещения работника,
выезда в командировку, ухода в отпуск или иного временного
отсутствия он обязан передать все имеющиеся у него документы
другим работникам по указанию начальника структурного
подразделения с обязательной пометкой в регистрационной карточке.
7.4. Документы находятся в структурных подразделениях
центрального аппарата и департаментов в течение года после
окончания работы с ними, затем в установленном порядке по описям
сдаются в архивы: документы Канцелярии и отделов центрального
аппарата - в центральный архив Министерства; документы
подразделений департаментов - в архивы департаментов. Вместе с
делами в архивы передаются и регистрационные карточки на
документы.
7.5. Законченные делопроизводством документальные материалы
принимаются в архив только после полного приведения их в порядок.
Дела постоянного хранения должны быть переплетены.
Металлические скрепления из документов удаляются. Все листы в
таких делах должны быть пронумерованы черным графитным карандашом
в правом верхнем углу, не задевая текста. В конце единицы хранения
на бланке делается заверительная надпись, в которой указывается
цифрами и прописью количество пронумерованных листов.
Заверительная надпись должна быть заверена сотрудником,
составившим ее, разборчиво и с указанием должности и даты
составления. На обложке дела указывается и количество
пронумерованных листов.
Для правительственных документов, постановлений и материалов
коллегии Министерства или материалов по личному составу необходима
внутренняя опись документов.
7.6. На дела постоянного срока хранения составляется опись.
Опись составляется в двух экземплярах, заверяется лицом,
ответственным за делопроизводство, и подписывается руководителем
структурного подразделения.
Дела временного срока хранения сдаются в архив по номенклатуре
дел.
Копии постановлений коллегии, приказов, указаний, других
документов, получаемых подразделениями, в архив не сдаются; они
хранятся в подразделениях до минования надобности в них.
8. РАССМОТРЕНИЕ ПРЕДЛОЖЕНИЙ, ЗАЯВЛЕНИЙ И ЖАЛОБ ГРАЖДАН
8.1. Предложения, заявления и жалобы граждан, адресованные
Министерству, а также направленные министерствами, ведомствами,
редакциями газет и журналов, принимаются и регистрируются в
Инспекции Управления делами.
Предложения, заявления и жалобы граждан, адресованные отделам
центрального аппарата, департаментам Министерства, принимаются и
регистрируются в этих подразделениях отдельно от общей переписки.
8.2. На оборотной стороне последней страницы предложения,
заявления и жалобы ставится штамп, указывается дата поступления,
начальная буква фамилии автора и порядковый (входящий) номер.
8.3. Поступившие в Министерство предложения, заявления и жалобы
граждан регистрируются на ПЭВМ, на карточках установленной формы и
в тот же день докладываются руководству Министерства или
направляются в соответствующее подразделение центрального
аппарата, департаменты Министерства.
8.4. Инспекцией Управления делами на каждое предложение,
заявление и жалобу печатается на ПЭВМ карточка в необходимом
количестве, в том числе для направления с письмом автора
соответствующему структурному подразделению.
На предложения, заявления и жалобы, поступившие непосредственно
в структурные подразделения центрального аппарата, департаменты,
заполняется карточка в этих подразделениях, департаментах.
8.5. Поступившие в структурные подразделения центрального
аппарата, департаменты предложения, заявления и жалобы граждан не
позднее следующего дня докладываются руководству структурного
подразделения, департамента и с получением указаний немедленно
направляются исполнителю для рассмотрения и подготовки решения и
ответа.
8.6. Заявления и жалобы граждан рассматриваются в срок до
одного месяца, а не требующие дополнительного изучения и проверки
не позднее 15 дней со дня их поступления.
В тех случаях, когда для разрешения заявления или жалобы
необходимо проведение специальной проверки, истребования
дополнительных материалов и принятия других мер, срок разрешения
заявления или жалобы может быть в порядке исключения продлен на
основании своевременной (за 3 - 4 дня до истечения срока) и
мотивированной просьбы исполнителя тем должностным лицом, которое
его установило, но не более чем на один месяц с сообщением об этом
автору заявления или жалобы.
8.7. Предложения граждан рассматриваются в срок до одного
месяца, за исключением тех предложений, которые требуют
дополнительного изучения, о чем сообщается автору, внесшему
предложение, а также органу, поручившему рассмотреть внесенное
гражданином предложение и потребовавшему сообщить о результатах
его разрешения.
8.8. Рассмотрение предложений, заявлений и жалоб, взятых на
контроль, считается лишь тогда законченным, когда полностью
разрешены поставленные в них вопросы и о принятом решении сообщено
заявителю. Отметка об исполнении делается в регистрационной
карточке и в ПЭВМ.
На каждом предложении, заявлении, жалобе (или на копии ответа
автору, на докладной записке) после окончательного их разрешения
должны быть надпись "В дело", личная подпись руководителя или
другого должностного лица, принявшего это решение, указана дата.
8.9. При ответах на предложения, заявления и жалобы исходящим
номером является входящий номер полученного предложения,
заявления, жалобы.
По повторным предложениям, заявлениям, жалобам, поступившим от
одного и того же автора, производится проверка причин их
повторного поступления. Они регистрируются в установленном
порядке.
8.10. При наличии в заявлении, жалобе любых компрометирующих
данных фамилия автора не разглашается. Запрещается направлять
заявления, жалобы граждан для разрешения тем должностным лицам или
предприятиям и организациям, действия которых обжалуются или
критикуются.
8.11. Предложения, заявления и жалобы граждан, направленные для
рассмотрения в подразделения центрального аппарата Министерства,
департаменты, после их разрешения должны быть возвращены в
инспекцию Управления делами с копией ответа заявителю;
департаменты возвращают только копию ответа.
Предложения, заявления и жалобы граждан, поступившие
непосредственно в подразделения Министерства, департаменты, по
исполнении хранятся в установленном порядке в этих подразделениях.
8.12. Письменное обращение гражданина должно быть им подписано
с указанием фамилии, имени, отчества и содержать помимо изложения
существа предложения, заявления либо жалобы также данные о месте
его жительства, работы или учебы. Обращение, не содержащее этих
сведений, признается анонимным и рассмотрению не подлежит.
8.13. Инспекция Управления делами с использованием персональной
ЭВМ:
организует учет предложений, заявлений и жалоб граждан,
поступающих в Министерство;
направляет их на рассмотрение в соответствующие структурные
подразделения центрального аппарата Министерства, департаменты;
осуществляет в установленном порядке контроль за полным и
своевременным рассмотрением предложений, заявлений и жалоб
граждан, поступивших в Министерство;
осуществляет методическое руководство организацией работы с
письмами и по приему граждан в центральном аппарате Министерства,
департаментах.
8.14. Начальники отделов центрального аппарата Министерства,
руководство департаментов:
лично рассматривают поступившие предложения, заявления и жалобы
граждан и, в зависимости от характера поставленных вопросов,
определяют исполнителей для проверки и подготовки проектов ответов
заявителям или принимают решение о передаче указанных писем в
подведомственные предприятия и организации для принятия мер;
при обнаружении в предложениях, заявлениях и жалобах граждан
фактов, представляющих особую важность для деятельности
Министерства в целом или отдельных его подразделений, реализация
которых требует решений руководства Министерства, после проведения
необходимой проверки представляют эти предложения, заявления и
жалобы с докладом руководству Министерства;
организуют систематический контроль за соблюдением
установленных сроков рассмотрения предложений, заявлений и жалоб
граждан, качеством их проверки и выполнением принятых по ним
решений;
назначают должностных лиц, ответственных за учет и контроль за
рассмотрением и хранением писем граждан;
систематически организуют проведение анализа рассмотренных
предложений, заявлений и жалоб граждан и своевременно принимают
меры к устранению причин, порождающих жалобы граждан.
8.15. Прием граждан по личным вопросам проводится:
руководством Министерства, департаментов - в установленное
графиком время;
руководителями отделов центрального аппарата Министерства,
департаментов - ежедневно в течение рабочего дня.
8.16. Учет граждан, явившихся на прием, а также решений,
принятых по устным заявлениям, осуществляется:
в приемной Министра - помощником Министра;
в приемной заместителя Министра - секретарем заместителя
Министра;
в отделах центрального аппарата Министерства, департаментов -
секретарем (инспектором).
Учет ведется в журнале по установленной форме.
В том же журнале отдельным разделом ведется учет депутатов,
явившихся на прием к руководству.
8.17. Контроль за выполнением решений Министра по результатам
приема депутатов осуществляет помощник Министра, а по решениям
заместителей Министра - помощник (секретарь) заместителя Министра.
9. ОРГАНИЗАЦИЯ КОНТРОЛЯ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ
9.1. Задачи и правила контроля исполнения документов
9.1.1. В аппарате Министерства транспорта Российской Федерации
организацию контроля за исполнением документов осуществляет
Инспекция Управления делами.
Организация контроля за исполнением документов должна
обеспечивать их своевременное и качественное исполнение.
Обязательному контролю за исполнением подлежат документы,
требующие исполнения Министерством транспорта Российской
Федерации.
9.1.2. Инспекция Управления делами осуществляет контроль за
своевременным и качественным исполнением документов, поступивших в
Министерство:
из аппарата Президента, вице-президента, Верховного Совета,
Правительства Российской Федерации и других правительственных
органов;
от народных депутатов Российской Федерации и местных Советов;
от руководителей министерств, ведомств, глав администраций,
представителей Президента, руководителей местных Советов,
содержащих резолюции руководства Министерства;
из предприятий и организаций транспортно-дорожного комплекса и
различных сторонних организаций, содержащих резолюции руководства
Министерства;
а также осуществляет контроль за выполнением приказов, указаний
Министерства (если в документе контроль не возложен на другое
подразделение) и рассмотрением предложений, заявлений и жалоб
граждан.
По указанию руководства Министерства могут быть поставлены на
контроль и другие документы.
9.1.3. Помощники Министра и заместителей Министра контролируют
своевременное и качественное исполнение протокольных и личных
поручений руководства Министерства.
Ответственный секретарь коллегии осуществляет контроль за
своевременным выполнением поручений, содержащихся в протоколах
коллегии и оперативных совещаний, постановлениях коллегии.
9.1.4. Непосредственный контроль за исполнением документов в
отделах центрального аппарата Министерства осуществляют
руководители этих подразделений с помощью секретаря (инспектора)
или другого лица, выделенного для этой цели, а в департаментах -
Общий отдел.
9.2. Сроки исполнения документов
9.2.1. Сроки исполнения документов могут быть типовыми и
индивидуальными. Типовые сроки исполнения устанавливаются для
определенных, наиболее массовых категорий документов, подлежащих
контролю. В остальных случаях сроки исполнения документов не
должны превышать 30 дней.
Индивидуальные сроки исполнения устанавливаются по документам,
поступившим в адрес Министерства - Министром или заместителями
Министра, в адрес структурного подразделения центрального
аппарата, департаментов - руководителем подразделения,
департамента.
Индивидуальные сроки должны фиксироваться (если срок не указан
в документе) в резолюции Министра, заместителей Министра,
руководителей отделов центрального аппарата Министерства,
руководителей департаментов.
Если в документе указан срок, к которому предполагается
получить ответ (решение), этот срок должен соблюдаться.
Срок исполнения документа исчисляется с момента поступления в
Министерство. Если вышестоящий орган - Президент Российской
Федерации, Правительство Российской Федерации - не указал срок
исполнения, и он не установлен Министром или его заместителями, то
поручение должно быть исполнено в течение месяца со дня его
подписания.
В тех случаях, когда в поручениях руководства Министерства срок
указывается в днях, срок исполнения исчисляется со дня подписания
поручения руководством Министерства.
Если поручение вышестоящего органа носит перспективный,
длительный характер, то срок исполнения устанавливается с пометкой
"условно".
9.2.2. Если в процессе исполнения документа выяснится
невозможность исполнения его в установленный срок, он может быть
продлен на основании мотивированной просьбы исполнителя только
лицом или учреждением, которое его установило. Продление срока
исполнения должно быть оформлено не менее чем за 2 - 3 дня до
истечения срока исполнения документа. В противном случае документ
будет считаться не исполненным в срок. Докладная записка о
продлении срока исполнения с резолюцией руководства Министерства
представляется в Инспекцию.
9.3. Ведение контроля за исполнением документов
9.3.1. Контроль за исполнением поступивших документов и
поручений, содержащихся в постановлениях коллегии, приказах и
указаниях Министерства, осуществляется на персональной ЭВМ в
соответствии с общими требованиями к документам и службам
контроля.
9.3.2. На контролируемых документах проставляется штамп "На
контроле Инспекции" и срок исполнения документа, после чего
документ направляется исполнителю.
9.3.3. Работники Инспекции Управления делами, отделов
центрального аппарата, общих отделов департаментов, осуществляющие
контроль за исполнением документов, в том числе и за рассмотрением
писем граждан и поручений руководства Министерства, помощники
руководства Министерства, ответственный секретарь коллегии обязаны
систематически проверять ход подготовки материалов по ним;
систематически докладывать руководству Министерства,
департаментов, отделов о нарушениях сроков исполнения документов и
поручений.
9.3.4. О документах, поставленных на контроль Инспекцией,
подразделениям-исполнителям, департаментам направляются регулярно
напоминания о приближении сроков исполнения и неисполненных
поручениях подразделениями Минтранса России.
С получением напоминания о приближении сроков исполнения и
неисполненных поручениях лицо, ответственное за контроль в
структурном подразделении, департаменте, обязано установить
состояние исполнения документа. В случаях, если исполнение
документа под угрозой срыва, немедленно доложить своему
руководству для принятия мер. По документам, не исполненным в
установленный срок, лицо, ответственное за контроль, обязано
срочно установить фамилию и должность исполнителя документа,
причину неисполнения в установленный срок, состояние исполнения и,
сделав об этом отметки на справке, доложить руководству.
О принятых мерах и о том, когда будет исполнен документ,
руководством подразделения на справке делается соответствующая
отметка, после чего справки возвращаются соответствующему
контролирующему органу (в Инспекцию Управления делами, Общий отдел
департамента и др., где документ был поставлен на контроль).
9.3.5. После исполнения документы, находящиеся на контроле
Инспекции Управления делами, снимаются с контроля по получении
необходимых материалов от исполнителей, аналогично снимаются
документы с контроля в Общих отделах департаментов. Документы,
поступавшие непосредственно в подразделения центрального аппарата,
департаменты, снимаются с контроля по направлении адресатам
письменных ответов.
О снятии с контроля документов делается отметка в контрольной
карточке, введенной в персональную ЭВМ, с указанием даты, номера
письма (ответа) или номера приказа (указания), а также фамилии и
должности подписавшего ответ (приказ, указание).
Отделы центрального аппарата, Общие отделы департаментов об
исполнении документов, поставленных на контроль, должны в день
подписания окончательного ответа по этому документу
незамедлительно сообщить в контролирующий орган номер и дату
письма для того, чтобы своевременно снять этот документ с контроля
в персональной ЭВМ.
Промежуточные запросы и переписки не являются основанием для
признания документа исполненным.
9.3.6. Исполнители обязаны по первому требованию работников
Инспекции Управления делами и других лиц, ответственных за
контроль и проверку исполнения, давать исчерпывающие данные о ходе
подготовки материалов по контролируемым документам и поручениям.
9.3.7. Инспекция Управления делами, Общие отделы департаментов
ежеквартально проводят анализ исполнения поставленных ими на
контроле документов и соответствующие справки представляют
руководству Министерства, отделов центрального аппарата,
департаментов.
9.3.8. Контроль за своевременным получением ответов на запросы
Министерства, департаментов, направленные сторонним и подчиненным
организациям, осуществляется непосредственно исполнителем.
Приложение N 1
ФОРМА РЕГИСТРАЦИОННОЙ КАРТОЧКИ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ
-----------------------------------------------------------------¬
¦ 1 3 5 7 9 11 13 15 17 19 21 23 25 27 29 31 ¦
+----------------------------------------------------------------+
¦ Корреспондент¦
+-----------------------------------T----------------------------+
¦ ¦ ¦
¦Дата поступления и индекс документа¦ Дата и индекс документа¦
+-----------------------------------+----------------------------+
¦ ¦
¦ Краткое содержание¦
+----------------------------------------------------------------+
¦ ¦
¦ Резолюция или кому направлен документ¦
+----------------------------------------------------------------+
¦ ¦
¦ Отметка об использовании документа¦
L-----------------------------------------------------------------
-----------------------------------------------------------------¬
¦ ¦
¦ ¦
¦ ¦
¦ Контрольные отметки¦
+-------------------T----------------------T---------------------+
¦ Фонд ¦ Опись N ¦ Дело N ¦
L-------------------+----------------------+----------------------
|
