ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТАМОЖЕННЫЙ КОМИТЕТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПРИКАЗ
от 15 июня 1998 г. N 394
О ВНЕСЕНИИ ИЗМЕНЕНИЙ
В ТИПОВУЮ ИНСТРУКЦИЮ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ И РАБОТЕ АРХИВА
В РЕГИОНАЛЬНЫХ ТАМОЖЕННЫХ УПРАВЛЕНИЯХ
В связи с введением нового ГОСТа Р 6.30-97 "Унифицированные
системы документации. Унифицированная система организационно-
распорядительной документации. Требования к оформлению документов"
приказываю:
1. Утвердить в новой редакции отдельные разделы и пункты
(Приложение) Типовой инструкции по делопроизводству и работе
архивов в региональных таможенных управлениях, утвержденной
Приказом от 28.02.96 N 110.
2. Начальникам региональных таможенных управлений обеспечить
организацию делопроизводства в соответствии с утвержденными
изменениями.
3. Управлению делами (В.И. Борисов) обеспечить контроль за
исполнением настоящего Приказа.
Председатель Комитета
В.Г.ДРАГАНОВ
Приложение
к Приказу ГТК России
от 15 июня 1998 г. N 394
2.2, абз. 1. Таможенные управления издают следующие
ненормативные правовые акты: приказы, распоряжения, инструкции,
положения, протоколы, иные документы в соответствии с их
компетенцией.
3.1. Документирование управленческой деятельности
3.1.1. Документирование управленческой деятельности заключается
в фиксации на бумаге или других носителях по установленным
правилам управленческих действий, т.е. в создании управленческих
документов.
Документирование осуществляется на естественном языке
(рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы,
телефонограммы, телетайпограммы и т.д.), а также при использовании
ВТ - на машинном языке.
3.1.2. При подготовке и оформлении документов используются
следующие реквизиты: Государственный герб Российской Федерации,
наименование комитета - Государственный таможенный комитет
Российской Федерации, наименование таможенного управления - автора
документа, справочные данные об управлении, наименование вида
документа <*>, дата документа, регистрационный номер документа,
ссылка на регистрационный номер и дату документа, место
составления или издания документа, гриф ограничения доступа к
документу, адресат, гриф утверждения документа, резолюция,
заголовок к тексту, отметка о контроле, текст документа, отметка о
наличии приложения, подпись, гриф согласования документа, визы
согласования документа, печать, отметка о заверении копии, отметка
об исполнителе, отметка об исполнении документа и направлении его
в дело, отметка о поступлении документа в управление, отметка для
автоматического поиска документа.
--------------------------------
<*> На письмах не указывается.
3.2. Требования к бланкам документов
3.2.1. Документы изготавливаются на бланках, должны иметь
установленный комплекс реквизитов и стабильный порядок их
расположения <**>.
--------------------------------
<**> Расположение реквизитов на бланках организационно-
распорядительных документов должно соответствовать ГОСТ Р 6.30-97
"Унифицированные системы документации. Унифицированная система
организационно-распорядительной документации. Требования к
оформлению документов".
Устанавливаются два основных формата бланков документов - А4
(210 х 297 мм) и А5 (148 x 210 мм).
Бланки документов должны иметь поля, мм:
20 - левое,
10 - правое,
20 - верхнее,
10 - нижнее.
3.2.2. Бланки документов изготавливаются на белой бумаге или
бумаге светлых тонов.
Бланки изготавливаются типографским способом, с помощью средств
оперативной полиграфии или воспроизводятся с помощью средств ВТ
непосредственно при изготовлении конкретного документа. Исключение
составляют бланки документов таможенного управления с изображением
Государственного герба Российской Федерации (далее - гербовые
бланки), порядок изготовления которых изложен в п. 3.3.
3.2.3. Устанавливаются два варианта расположения реквизитов на
бланках - угловой (являющийся наиболее рациональным и экономичным)
или продольный.
3.2.4. Реквизит "Государственный герб Российской Федерации"
располагается над серединой реквизита "Государственный таможенный
комитет Российской Федерации".
3.2.5. Для таможенного управления устанавливаются следующие
виды бланков документов:
общий бланк (Приложение 4);
бланк письма (Приложение 5);
бланк конкретного вида документа, кроме письма.
Общий бланк используется для изготовления любых видов
документов, кроме письма, и включает реквизиты "Государственный
герб Российской Федерации", наименование комитета -
"Государственный таможенный комитет Российской Федерации",
"Наименование управления".
Бланк письма управления включает реквизиты "Государственный
герб Российской Федерации", наименование комитета -
"Государственный таможенный комитет Российской Федерации",
"Наименование управления", "Справочные данные об управлении".
Бланк конкретного вида документа (кроме письма) таможенного
управления включает реквизиты "Государственный герб Российской
Федерации", наименование комитета - "Государственный таможенный
комитет Российской Федерации", "Наименование управления",
"Наименование вида документа", "Место составления или издания
документа".
3.3. Требования к изготовлению, учету, использованию и хранению
гербовых бланков
3.3.1. Гербовые бланки являются полиграфической продукцией,
подлежащей учету.
3.3.2. Гербовые бланки таможенного управления изготавливаются
только полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями,
имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности, сертификаты
о наличии технических и технологических возможностей для
изготовления указанного вида продукции на должном качественном
уровне.
3.3.3. Гербовые бланки в таможенном управлении подлежат учету.
На них типографским способом или нумератором проставляются
порядковые номера, а при необходимости - и серии этих номеров.
Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков в
регистрационно-учетном журнале, при этом используются следующие
реквизиты:
при поступлении бланков:
наименование вида гербового бланка,
дата поступления,
номер сопроводительного документа,
наименование организации - поставщика гербовых бланков,
количество экземпляров,
серия и номера гербовых бланков;
при выдаче бланков:
наименование вида гербового бланка;
количество экземпляров;
серия и номера гербовых бланков;
наименование структурного подразделения управления, фамилия и
инициалы должностного лица - получателя гербовых бланков;
расписка в получении;
примечание (отметка об уничтожении и т.д.).
3.3.4. Гербовые бланки хранятся в надежно запираемых и
опечатываемых шкафах.
3.3.5. Уничтожение гербовых бланков осуществляется по акту с
отметкой в учетно-регистрационном журнале.
3.3.6. Контроль за изготовлением, использованием и хранением
гербовых бланков возлагается на отдел документационного
обеспечения. Лица, персонально ответственные за учет,
использование и хранение бланков, назначаются распорядительным
документом руководителя управления.
3.3.7. Проверка наличия, использования и хранения гербовых
бланков осуществляется не реже раза в год комиссией, назначаемой
распорядительным документом руководителя управления. О проверках
делаются отметки в учетно-регистрационном журнале после последней
записи. В случае обнаружения нарушений при учете, хранении и
использовании гербовых бланков комиссия проводит служебное
расследование, результаты которого оформляются актом и доводятся
до сведения руководителя управления.
3.4. Оформление реквизитов документов
3.4.1. Изображение государственного герба.
Государственный герб Российской Федерации помещается на верхнем
поле распорядительных документов (приказ, распоряжение) и письма.
3.4.2. Наименования комитета, таможенного управления - автора
документа и структурного подразделения.
Наименования комитета и управления указываются в точном
соответствии с положением и приказом о их создании, образовании.
Сокращенные наименования применяются только в том случае, если они
закреплены в положении и приказе о создании, образовании комитета
и управления. Сокращенные наименования (в скобках) помещаются ниже
полного.
Наименование структурного подразделения указывается только на
оформленных не на бланках внутренних документах (докладная и
объяснительная записки, справка и др.).
3.4.3. При оформлении реквизита "Справочные данные об
управлении" указываются почтовый и телеграфный адрес, номера
телефонов (справочная служба, отдел документационного обеспечения
и т.п.), факсов, телексов и др.
3.4.4. Наименование вида документа.
Наименование вида документа, составленного или изданного
управлением, регламентируется Общим положением о региональном
таможенном управлении, утвержденным приказом ГТК России от
10.01.96 N 12, должно соответствовать компетенции таможенного
управления, содержанию документируемого управленческого действия,
а также табелю унифицированных форм документов (УФД),
разрабатываемому Управлением делами ГТК России и утверждаемому
руководством комитета.
3.4.5. Дата документа.
Датой документа является дата его подписания или утверждения,
для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата
события. Если авторами документа являются несколько организаций,
то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.
Документы вступают в силу с момента их подписания (или
утверждения), если в тексте или законодательством не предусмотрена
другая дата.
Даты подписания, утверждения, согласования документа, а также
даты, содержащиеся в тексте, оформляются тремя парами арабских
цифр в следующей последовательности: день месяца, месяц, год;
например: 22.05.98. При ссылке в тексте на правовой акт или иной
документ дата оформляется следующим образом: письмо... от 25.05.98
N...
Если порядковый номер месяца или числа состоит из одной цифры,
то перед ними проставляется ноль; например: 09.05.98.
Все отметки на документе, связанные с его прохождением и
исполнением, датируются и подписываются.
3.4.6. Регистрационный номер документа.
Регистрационный номер документа состоит из его порядкового
номера в пределах регистрируемого массива документов, который
дополняется номерами дел по номенклатуре (п. 8.7).
Составные части регистрационного номера отделяются.
Регистрационный номер документа, составленного совместно
таможенным управлением и другими организациями, состоит из
регистрационных номеров документа каждой из этих организаций,
проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в
документе.
3.4.7. Ссылка на регистрационный номер и дату документа
включает регистрационный номер и дату документа, на который дается
ответ.
3.4.8. Место составления или издания документа указывается в
случае, если затруднено его определение по реквизитам
"Наименование управления" и "Справочные данные об управлении".
Место составления или издания указывается с учетом принятого
административно-территориального деления и включает только
общепринятые сокращения.
3.4.9. Гриф ограничения доступа к документу (для служебного
пользования и др.) с указанием номера экземпляра проставляется в
верхнем правом углу первой страницы документа.
3.4.10. Адресование документа.
Документы адресуют в организации, их структурные подразделения,
конкретным должностным или физическим лицам.
Наименования организации и ее структурного подразделения
указываются в именительном падеже, например:
Минюст России
Управление систематизации
законодательства
или
РАО "Газпром"
Управление планирования
производства и статотчетности
Должность лица, которому адресован документ, указывается в
дательном падеже, например:
АОЗТ "Болшевский текстиль"
Бухгалтерия
Старшему экономисту
Николаеву А.С.
или
Президенту АОЗТ
"Ломоносовский фарфоровый
завод"
Петрову В.И.
При адресовании документа руководителю организации ее
наименование входит в состав наименования должности адресата,
например:
Генеральному директору
СП "Гранэл"
Панченко Н.И.
или
Президенту ГП "Роснефть"
Путилову А.Е.
Если документ отправляется в несколько однородных организаций,
их наименования указываются обобщенно, например:
Начальникам финансовых
отделов организаций
Роскомторга
или
Начальникам таможен и
таможенных постов
В состав реквизита "Адресат" входит почтовый адрес. Элементы
адреса указываются в последовательности, установленной Почтовыми
правилами <*>.
--------------------------------
<*> Правилами оказания услуг почтовой связи (п. 60),
утвержденными Постановлением Правительства РФ от 26.09.97 N 1239,
установлен следующий порядок написания адреса на почтовых
отправлениях (конвертах и др.):
наименование адресата (фамилия, имя, отчество для физических
лиц);
название улицы, номер дома, номер квартиры;
название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
название области, края, автономного округа, республики;
почтовый индекс.
В таком же порядке указывается адрес отправителя.
Документ не должен содержать более четырех адресатов, каждый
экземпляр такого документа должен быть подписан.
При большем количестве адресатов составляется список рассылки и
на каждом документе проставляется только один адресат.
Адрес не проставляется на документах, направляемых в ГТК России
и постоянным корреспондентам; в этих случаях применяются конверты
с заранее напечатанными адресами.
3.4.11. Утверждение документа.
Документ утверждается начальником управления (его
заместителями) или специально издаваемым документом.
При утверждении документа начальником управления или его
заместителями гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ,
наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи,
инициалов, фамилии и даты утверждения; например:
УТВЕРЖДАЮ
Начальник Дальневосточного
таможенного управления
(подпись) О.Н.Свиридов
26.05.98
При утверждении документа несколькими должностными лицами их
подписи располагаются на одном уровне.
При утверждении документа приказом, протоколом гриф утверждения
состоит из слова УТВЕРЖДЕНО, наименования утверждающего документа
в именительном падеже, его даты и номера; например:
УТВЕРЖДЕНО
Приказ Московского
таможенного управления
от 16.03.95 N 88
Гриф утверждения документа располагается в верхнем правом углу
документа.
3.4.12. Резолюция.
Резолюция пишется на документе соответствующим должностным
лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок
исполнения, подпись, дату; например:
Зайцевой А.В.
Никитину П.С.
Прошу подготовить проект письма-ответа
фирме "ХИТЭК" к 26.05.98.
Личная подпись
15.05.98
В случаях, когда поручение дано нескольким должностным лицам,
основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым,
если не оговорено иное. Ему предоставляется право созыва
соисполнителей и координации их работы.
На документах, не требующих дополнительных указаний по
исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции
указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.
Если поручение изложено на бланке-резолюции или отдельном
листе, приложенном к документу, на нижнем поле этого листа
указываются номер и дата документа, к которому относится
резолюция.
3.4.13. Заголовок к тексту.
Заголовок к тексту включает краткое содержание документа.
Заголовок согласуется с наименованием вида документа, например:
приказ (о чем) о создании аттестационной комиссии, карточка (чего)
учета движения основных средств.
К тексту документов, оформленных на бланках формата А5,
заголовок не составляется.
3.4.14. Отметка о контроле проставляется в документах,
подлежащих контролю, в виде штампа "Контроль".
3.4.15. Текст документа.
Текстом управленческого документа является выраженное
средствами делового языка содержание управленческих действий.
Текст должен содержать достоверную и аргументированную информацию.
Содержание увязывается с ранее изданными по данному вопросу
документами.
Тексты документов оформляются в виде анкеты, таблицы, связного
текста или соединения этих структур.
Форма анкеты применяется при изложении цифровой или словесной
информации об одном объекте по определенному набору признаков.
Форма таблицы применяется при изложении цифровой или словесной
информации о нескольких объектах по ряду признаков. Графы и строки
таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным
в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны
согласовываться с заголовками. Если таблица печатается более чем
на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на
следующих страницах печатаются только номера этих граф.
Сплошной связный текст документа содержит грамматически и
логически согласованную информацию об управленческих действиях и
применяется при составлении правил, положений, писем,
распорядительных документов.
Связный текст состоит из двух частей. В первой части
указываются причины, основания, цели составления документа; во
второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения,
рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть
(например, приказы - распорядительную часть без констатирующей;
письма - просьбу без пояснения; справки, докладные записки -
оценку фактов, выводы).
В тексте документа, подготовленного на основании документов
других организаций или ранее изданных документов, указываются их
реквизиты: наименование документа, наименование организации -
автора документа, дата документа, регистрационный номер документа,
заголовок к тексту.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то он
разбивается на разделы, подразделы, пункты и подпункты, которые
нумеруются арабскими цифрами.
В распорядительных документах (приказ, распоряжение), а также
документах, адресованных руководству, изложение текста должно идти
от первого лица единственного числа (ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ,
Прошу).
В распорядительных документах коллегиальных органов текст
излагается от третьего лица единственного числа (ПОСТАНОВЛЯЕТ,
РЕШИЛА).
В совместных распорядительных документах текст излагается от
первого лица множественного числа (ПРИКАЗЫВАЕМ, РЕШИЛИ).
Текст протокола излагается от третьего лица множественного
числа (СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ).
В документах, устанавливающих права и обязанности структурных
подразделений таможенного управления (положение, инструкция), а
также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт,
справка), используется форма изложения текста от третьего лица
единственного или множественного числа ("отдел осуществляет
функции", "комиссия установила").
3.4.16. Оформление приложений к документу.
Приложения к документу могут быть трех видов:
приложения, утверждаемые или вводимые в действие
соответствующими распорядительными документами (приказами,
распоряжениями);
приложения, поясняющие или дополняющие содержание основного
документа;
приложения, являющиеся самостоятельными документами,
направляемые с сопроводительным письмом.
Приложения оформляются на стандартных листах и должны иметь все
необходимые для документа реквизиты.
Отметка о наличии приложения, названного в тексте, оформляется
следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если документ имеет приложение, не названное в тексте,
указываются его наименование, количество листов и экземпляров; при
наличии нескольких приложений они нумеруются, например:
Приложение: 1. Штатное расписание ... на 4 л. в 3 экз.
2. Смета расходов... на 3 л. в 3 экз.
В приложении к распорядительному документу в верхнем правом
углу первого листа делается отметка с указанием наименования
распорядительного документа, его даты и регистрационного номера;
например:
Приложение 2
к Приказу Московского
таможенного управления
от 22.03.97 N 93
Если в приложении к приказу даны документы другой организации
(например, инструкция Минфина России), то в верхнем правом углу
данного приложения делается соответствующая запись:
Приложение
к Приказу Московского
таможенного управления
от 02.02.95 N 4
(Инструкция Минфина России
от 22.12.94 N 305/27)
Если к документу прилагается другой документ, также имеющий
приложение, то отметка о наличии приложения оформляется следующим
образом:
Приложение: письмо Минюста России от 17.02.94 N 01-4/172 и
приложение к нему, всего на 7 л.
Если приложение направляется не во все указанные в документе
адреса, отметка о его наличии оформляется следующим образом:
Приложение на 3 л. в 5 экз. в первый адрес.
Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается.
При большом количестве приложений на них составляется отдельная
опись, а в самом документе после текста указывается:
Приложение: согласно описи на... л.
3.4.17. Подпись документа.
Документы, направляемые таможенным управлением в ГТК России,
подписываются начальником управления или в его отсутствие -
заместителем, исполняющим его обязанности.
Документы, направляемые сторонним организациям <*> от имени
управления, подписываются начальником управления или его
заместителями в соответствии с их компетенцией.
--------------------------------
<*> В данном пункте и последующем тексте "организация" -
обобщенное название учреждений, государственных и иных
предприятий, банков, др. структур.
Документы, направляемые таможням и таможенным постам,
подписываются начальником управления, его заместителями, а также
начальниками отделов в соответствии с их компетенцией.
В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности
лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на
бланке, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке);
личная подпись и ее расшифровка (инициалы, фамилия); например:
Заместитель начальника
Московского таможенного управления (подпись) П.З. Борисенко
или
Заместитель начальника управления (подпись) П.З. Борисенко
Документы коллегиальных органов (коллегии, совета и др.)
подписываются председательствующим на заседании коллегиального
органа и секретарем.
В документах, составленных комиссией, указываются не должности
лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в
соответствии с распределением; например:
Председатель комиссии (подпись) Н.В.Куликов
Члены комиссии (подпись) К.М.Артемьева
(подпись) С.П.Матвеев
(подпись) В.А.Филатов
При подписании документа несколькими должностными лицами их
подписи располагаются одна под другой в последовательности,
соответствующей занимаемой должности; например:
Начальник управления (подпись) А.Т.Бычков
Главный бухгалтер (подпись) Е.Д.Брынкина
При подписании документа несколькими лицами равных должностей
их подписи располагаются на одном уровне.
Документ может быть подписан исполняющим обязанности
должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии.
3.4.18. Согласование документа.
При необходимости оценки целесообразности документа, его
обоснованности, соответствия действующему законодательству и
правовым актам проводится согласование документа.
Согласование проводится как внутри таможенного управления, так
и вне его.
Внешнее согласование документа оформляется соответствующим
грифом. Гриф согласования располагается ниже подписи на лицевой
стороне документа и состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица,
с которым согласовывается документ (включая наименование
организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов,
фамилии), даты согласования; например:
СОГЛАСОВАНО
Начальник Калининградского
таможенного управления
(подпись) И.Ю.Краснянский
27.05.98
Если согласование осуществляется письмом, протоколом и др.,
гриф согласования оформляется по следующей форме:
СОГЛАСОВАНО
Письмо Росархива
от 30.12.93 N 02-15/1247-Т
или
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания коллегии
Северо-Западного таможенного
управления
от 27.07.95 N 5
Грифы согласования могут располагаться на отдельном "Листе
согласования", если содержание документа затрагивает интересы
нескольких организаций. На документе делается отметка "Лист
согласования прилагается".
Если документ имеет два грифа согласования, то они
располагаются на одном уровне, при большом количестве - их
размещают двумя вертикальными рядами.
Согласование в зависимости от содержания документа
осуществляется в следующей последовательности:
с организациями, интересы которых затрагивает содержание
документа;
при необходимости с органами, осуществляющими государственный
надведомственный контроль (надзор) в определенной области
(пожарный, санитарный, экологический и т.п.); с общественными
организациями;
с вышестоящими органами - в случаях, когда законодательством
предусматривается возможность совершения управленческих действий
только с согласия этих органов.
Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта
документа должностным лицом. Виза включает подпись визирующего, ее
расшифровку (инициалы, фамилия) и дату; при необходимости -
должность визирующего; например:
Начальник юридического отдела
(подпись) В.М.Мошинский
28.05.98
При наличии замечаний по документу виза оформляется следующим
образом:
Замечания прилагаются.
(подпись) А.С.Орлов
29.05.98
Визы проставляются:
на оборотной стороне последнего листа подлинника
распорядительного документа (приказа, распоряжения и др.);
на лицевой стороне последнего листа (ниже реквизита "подпись")
копии отправляемого документа (письма).
3.4.19. Гербовая печать заверяет подлинность подписи
должностного лица на документах, предусмотренных специальными
нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты,
связанные с финансовыми средствами. Оттиск печати проставляется
таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности
лица, подписавшего документ.
3.4.20. Копия документа выдается с разрешения руководства
управления или руководителя отдела.
Заверение копии документа производится для придания ей
юридической силы. Управление может заверить копии только тех
документов, которые создаются в самом управлении.
При решении дел, касающихся приема граждан на работу,
удовлетворения их трудовых, жилищных и др. прав, при формировании
личных дел управление может изготовить копии документов, выданных
другими организациями и необходимых для решения соответствующих
вопросов (копии дипломов, свидетельств о полученном образовании и
т.д.).
При оформлении копий с документов, касающихся прав и интересов
граждан, на документе, с которого снята копия, делается отметка,
кому и когда она выдана, а на самой копии - отметка о том, что
подлинник хранится в данной организации.
Копия с документа воспроизводится машинописным способом или
средствами оперативной полиграфии.
При изготовлении копии машинописным способом текст документа
перепечатывается полностью, включая элементы бланка.
Машинописная копия и копия, изготовленная с помощью средств
оперативной полиграфии, должны быть заверены должностным лицом,
удостоверяющим их полное соответствие подлинникам. При заверении
соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись"
проставляются: заверительная надпись "Верно"; должность лица,
заверившего копию; личная подпись, расшифровка подписи (инициалы,
фамилия); дата заверения; например:
Верно
Инспектор отдела кадров (подпись) М.В.Колосков
01.06.98
При пересылке копии с документа в другие организации или выдаче
ее на руки частным лицам заверительная подпись должна
удостоверяться печатью без изображения государственного герба.
3.4.21. Отметка об исполнителе включает фамилию исполнителя
документа и номер его телефона. Отметка об исполнителе
располагается на лицевой стороне последнего листа документа в
нижнем левом углу, например:
Лебедев
975-41-51
3.4.22. Отметка об исполнении документа.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
включает следующие данные: ссылка на дату и номер документа,
свидетельствующего о его исполнении, а при отсутствии такого
документа - краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер
дела, в котором будет храниться документ.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна
быть подписана и датирована руководителем структурного
подразделения, в котором исполнен документ.
3.4.23. Отметка о поступлении документа содержит сокращенное
наименование таможенного управления - получателя документа,
порядковый номер и дату поступления документа.
3.4.24. Отметка для автоматического поиска документа включает
имя файла, код оператора, а также другие поисковые данные.
3.5. Особенности подготовки и оформления отдельных видов
документов
3.5.1. Приказ.
Приказ - распорядительный документ таможенного управления.
Проекты приказов разрабатываются отделами управления по поручению
руководства или по собственной инициативе.
Проекты приказов должны составляться на основе тщательного и
всестороннего изучения затрагиваемых в них вопросов с тем, чтобы
содержащиеся в проектах предложения были конкретными и реальными,
соответствовали действующему законодательству, обеспечивались
необходимыми материально-техническими средствами и финансированием
и исключили необходимость выпуска дополнительных приказов в связи
с неполнотой или недоработкой предыдущего приказа.
Текст приказа состоит, как правило, из констатирующей и
распорядительной частей.
В констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых
действий. Если основанием к изданию приказа является правовой акт
или поручение ГТК России, то в констатирующей части указываются
его вид, дата, номер, заголовок и передается содержание той его
части, которая непосредственно касается управления.
Распорядительная часть начинается словом "ПРИКАЗЫВАЮ",
напечатанным прописными буквами без разрядки с новой строки от
нулевого положения табулятора (от границы левого поля). В пунктах
распорядительной части приказа указываются исполнители, конкретные
действия и сроки исполнения предписываемых действий.
Если приказ дополняет, отменяет или изменяет ранее изданные
приказы или их отдельные пункты, это оговаривается в тексте
приказа.
В последнем пункте распорядительной части приказа указывается
должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением
приказа в целом.
Страницы приказа и приложений нумеруются как единый документ.
Проекты приказов во исполнение решений, приказов и распоряжений
ГТК России должны быть подготовлены в срок, установленный
руководством ГТК России.
До представления на подпись проект приказа визируется на
оборотной стороне последнего листа первого экземпляра всеми
заинтересованными структурными подразделениями и Юридическим
отделом, который определяет целесообразность оформления данного
вопроса приказом, соответствие проекта приказа действующему
законодательству, проверяет отсутствие противоречий ранее изданным
приказам (Приложение 6).
Проекты приказов представляются на подпись начальником отдела
документационного обеспечения, который несет ответственность за
правильность их оформления.
Приказы подписываются начальником управления, а в его
отсутствие - заместителем, исполняющим его обязанности.
В приказах о назначении на должность, освобождении от
должности, поощрении и привлечении к дисциплинарной
ответственности фамилии, имена и отчества пишутся полностью.
К приказам о командировании сотрудников управления прилагается
задание на командировку, подписанное руководителем
соответствующего отдела. Приказ подписывает начальник управления
или по его поручению - заместитель.
Приказы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного
года.
3.5.2. Распоряжение.
Распоряжение - документ, издаваемый управлением преимущественно
по вопросам информационно-методического характера, а также по
вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций
и других актов.
Распоряжение подписывает начальник управления или по его
поручению заместитель.
Подготовка и оформление распоряжений проводится в соответствии
с установленным порядком подготовки и оформления приказов.
Распорядительная часть начинается словом "ПРЕДЛАГАЮ
(ОБЯЗЫВАЮ)", напечатанным прописными буквами без разрядки с новой
строки от нулевого положения табулятора (от границы левого поля).
Последним пунктом распоряжения возлагается контроль за его
исполнением на соответствующий отдел или должностное лицо.
Распоряжения нумеруются порядковыми номерами в пределах
календарного года.
3.5.3. Инструкция.
Инструкция - документ, в котором излагаются правила,
регулирующие специальные стороны деятельности таможенного
управления.
В заголовке к тексту инструкции обозначается объект или круг
вопросов, на которые распространяются ее требования.
Текст инструкции состоит из разделов, внутри которых делится на
пункты, а при необходимости - и на подпункты.
Инструкция визируется начальником отдела-разработчика и
утверждается начальником управления или по его поручению
заместителем путем издания приказа об утверждении инструкции или
проставлением грифа утверждения (п. 3.4.11).
3.5.4. Подготовка документов к заседаниям коллегии.
Подготовка и представление документов к заседаниям коллегии
возлагается на руководителей отделов.
Представляются следующие документы:
справка объемом 4 - 5 страниц машинописного текста и, при
необходимости, приложения к ней;
проект решения или приказа с указанием исполнителей и сроков
исполнения;
список лиц, приглашаемых на заседание коллегии, с указанием их
должности и организации.
Указанные документы не позднее чем за 5 рабочих дней до
заседания передаются секретарю коллегии. Рассылаются документы за
3 дня до заседания.
Решение - документ, принимаемый коллегией в целях разрешения
наиболее важных вопросов.
Текст проекта любого решения, как правило, состоит из двух
частей: констатирующей и распорядительной.
В констатирующей части излагаются состояние вопроса, цели,
задачи проекта решения. Если основанием к изданию решения является
документ ГТК России, то в констатирующей части указываются
наименование, дата, номер и заголовок этого документа, который
относится к таможенному управлению, принимающему решение.
Распорядительная часть должна содержать перечень мероприятий
или действий, предписываемых решением, их исполнителей и сроков
исполнения.
Слово "РЕШИЛА" печатается без разрядки, прописными буквами,
отдельной строкой от нулевого положения табулятора (от границы
левого поля).
В качестве исполнителей могут быть указаны таможни, таможенные
посты, отделы управления или должностные лица.
Заседания коллегии оформляются протоколом.
Проекты решения коллегии и приказа дорабатываются в
соответствии с высказанными при обсуждении замечаниями и через
секретаря коллегии представляются на подпись руководству
управления в 3-дневный или установленный коллегией срок.
Совместное решение, принятое коллегией таможенного управления и
коллегиальным органом другой организации, оформляется не на бланке
(Приложение 7).
3.5.5. Протокол.
Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и
принятия решений на заседаниях коллегиальных органов и совещаниях.
Текст протокола обычно состоит из двух частей: вводной и
основной.
В вводной части заполняются следующие реквизиты: председатель,
секретарь, присутствовали, повестка дня. На бланке протокола и
реквизиты имеют типографское исполнение.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих
пунктам повестки дня. Текст каждого раздела состоит из трех
частей: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). Основное
содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола
<*>, решение печатается полностью. Слово РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)
печатается прописными буквами без разрядки с новой строки от
нулевого положения табулятора (от границы левого поля). Текст
решения строится по образцу текста приказа (п. 3.5.1).
--------------------------------
<*> Краткая форма протокола применяется в случае, когда к
протоколу прилагаются тексты докладов и выступлений.
Протокол может фиксировать решение об утверждении того или
иного документа (приложения). В этом случае документ, утверждаемый
коллегиальным органом, прилагается к протоколу.
Содержание особого мнения записывается в протоколе после
соответствующего протокольного решения.
Протокол подписывается председательствующим на заседании и
секретарем (п. 3.4.17).
Дата, проставленная на протоколе, должна соответствовать дню
проведения заседания коллегиального органа или совещания.
Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах
календарного года. Протоколы совместных заседаний (совещаний)
должны иметь составные номера, включающие порядковые номера
протоколов таможенного управления и организаций, принимавших
участие в работе коллегиального органа.
Порядок подготовки, выпуска протоколов и решений коллегиальных
органов определяется в положениях об этих органах или регламентах
их работы.
3.5.6. Акт.
Акт - документ, составляемый группой лиц и подтверждающий
установленные ими факты или события.
Текст акта, как правило, состоит из двух частей: вводной и
констатирующей. При заполнении вводной части (основание,
составлен, присутствовали) перечисляются: наименование
распорядительного документа (в именительном падеже); дата, номер и
заголовок к тексту, наименования должностей, фамилии и инициалы (в
именительном падеже). Фамилии членов комиссии, приглашенных лиц
располагаются в алфавитном порядке. При написании должностей лиц,
участвовавших в составлении акта, указывается название
организации. Слова "Основание", "Составлен", "Председатель",
"Члены комиссии", "Присутствовали" пишутся с прописной буквы.
В констатирующей части акта излагаются цели и задачи
актирования, существо и характер проведенной комиссией работы,
установленные факты и события.
Заключительная часть содержит решения, выводы или заключения
комиссии, составившей данный акт.
Количество экземпляров акта определяется наличием
заинтересованных в нем сторон.
Сведения о количестве экземпляров акта и их направлении
помещаются в конце текста перед отметкой о наличии приложений к
акту от нулевого положения табулятора; например:
"Составлен в 3 экземплярах:
1-й экземпляр -
2-й экземпляр -
3-й экземпляр -".
При наличии приложений ссылка на них дается в конце текста акта
перед подписями и оформляется как реквизит "отметка о наличии
приложений".
Акт подписывается всеми членами комиссии. При расшифровке
подписей инициалы ставятся перед фамилиями.
3.5.7. Подготовка и оформление совместных документов.
Таможенным управлением могут быть приняты документы совместно с
другими организациями (приказы, распоряжения, инструкции,
положения, письма).
При оформлении совместных документов указываются полные
наименования организаций, участвовавших в подписании документа.
Первым указывается наименование организации, являющейся
инициатором создания документа. Подписи руководителей оформляются
на одном уровне; например:
Начальник Северо-Западного Президент АОЗТ "Ломоносовский
таможенного управления фарфоровый завод"
В.А.Шамахов В.И.Петров
02.06.98 03.06.98
Подписывается столько экземпляров документа, сколько
организаций участвовало в его создании. Каждый подписанный
экземпляр является подлинником и хранится в делах организаций-
участников. Экземпляр совместного документа с визами согласования
хранится в делах организации инициатора создания документа.
На подписанных документах проставляются даты и номера,
присвоенные документу в каждой организации.
3.6. Требования к документам, изготовляемым с помощью
печатающих устройств; размножение документов
3.6.1. Документы изготавливаются на пишущей машинке или при
помощи печатающих устройств средств ВТ.
Отдельные внутренние документы, авторами которых являются
должностные лица, пишутся от руки (заявление, объяснительная
записка и т.п.).
Проекты документов, подготовленные к печатанию на пишущей
машинке, должны быть написаны разборчиво, синими, черными,
фиолетовыми чернилами и тщательно выверены.
Не принимаются для печатания материалы, написанные небрежно и
неразборчиво, правленные карандашом.
При подготовке материалов для печатания особое внимание
обращается на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных
терминов, иностранных слов и географических названий. Сокращения
слов применяются только общепринятые.
3.6.2. Заказ на печатание оформляется на специальном бланке
(Приложение 8).
3.6.3. На выполнение работ вне очереди разрешение выдает
начальник отдела документационного обеспечения.
3.6.4. Тексты документов, не превышающие семи строк, печатаются
на листе формата А5 (148 x 210 мм).
3.6.5. Текст документов на бланках формата А4 печатается через
1,5 межстрочных интервала, на бланках формата А5 - через один
межстрочный интервал <*>.
-------------------------------
<*> Межстрочным интервалом называется расстояние между
основаниями смежных строк машинописного текста.
Тексты документов, подготовляемых к типографскому изданию,
печатаются через 2 межстрочных интервала.
3.6.6. Машинописный текст должен быть напечатан аккуратно, без
ошибок, пропусков, помарок и правильно расположен.
3.6.7. Реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк,
печатаются через один межстрочный интервал. При этом составные
части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения", "Отметка о наличии
приложения", "Гриф согласования" отделяются друг от друга 1,5 - 2
межстрочными интервалами.
3.6.8. Реквизиты документа отделяются друг от друга 2 - 3
межстрочными интервалами.
3.6.9. Наименование вида документа, а также слова СОГЛАСОВАНО,
УТВЕРЖДАЮ, УТВЕРЖДЕНО, ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ, ПОСТАНОВЛЯЕТ
печатаются прописными буквами.
Слова Примечание, Приложение, Основание печатаются строчными
буквами, кроме начальных, а относящийся к ним текст - через один
интервал.
3.6.10. В одной строке реквизита "Заголовок к тексту" должно
быть не более 28 печатных знаков. Если заголовок превышает 150
печатных знаков (5 машинописных строк), его допускается продлевать
до границы правого поля документа.
3.6.11. Расшифровка подписи в реквизите "Подпись" печатается на
уровне последней строки наименования должности без пробела между
инициалами и фамилией.
3.6.12. Максимальная длина строки многострочных реквизитов - 28
знаков.
3.6.13. При печатании документов используются 8 стандартных
положений табулятора <**>:
--------------------------------
<**> Табулятором называется устройство, позволяющее
останавливать каретку пишущей машинки в заданных положениях.
0 - от границы левого поля для печатания реквизитов "Заголовок
к тексту", "Текст" (без абзацев), "Отметка о наличии приложения",
"Фамилия исполнителя и номер его телефона", "Отметка об исполнении
документа и направлении его в дело", наименования должности в
реквизитах "Подпись" и "Гриф согласования", заверительной надписи
"Верно", а также слов "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ",
"ПОСТАНОВИЛИ", "ПРИКАЗЫВАЮ", "ПРЕДЛАГАЮ";
1 - после 5 печатных знаков для начала абзацев в тексте;
2 - после 16 печатных знаков для составления таблиц и
трафаретных текстов;
3 - после 24 печатных знаков для составления таблиц и
трафаретных текстов;
4 - после 32 печатных знаков для реквизита "Адресат";
5 - после 40 печатных знаков для реквизитов "Гриф утверждения"
и "Гриф ограничения доступа к документу";
6 - после 48 печатных знаков для расшифровки подписи в
реквизите "Подпись";
7 - после 56 печатных знаков для составления таблиц и
трафаретных текстов.
3.6.14. При наличии нескольких грифов утверждения и
согласования они располагаются на одном уровне вертикальными
рядами, начиная от 0-го и 5-го положений табулятора.
3.6.15. Если в тексте документа имеются примечания или
выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший
основанием к его изданию, слова "Примечание" и "Основание"
печатаются от 0-го положения табулятора, а относящийся к ним текст
- через один межстрочный интервал.
3.6.16. При изготовлении документов на двух и более страницах
вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы.
Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа
арабскими цифрами и на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края
листа.
3.6.17. Документы, поступающие в копировально-множительную
службу для размножения на множительных аппаратах, должны быть
тщательно подготовлены (отпечатаны четким шрифтом без ошибок),
подписаны и завизированы руководством (реквизиты или их части,
вносимые рукописным способом в документы, предназначенные для
размножения, а также подписи и пометки должны выполняться
чернилами или пастой черного цвета и разборчивым почерком).
Прием и движение заказов на копировально-множительные работы
осуществляются на основании следующих документов:
заказа на размножение, оформленного на бланке установленной
формы (Приложение 9), подписанного руководителем структурного
подразделения и начальником отдела документационного обеспечения;
специального журнала регистрации поступления и выполнения
заказов (нумерация заказов порядковая, должна быть предусмотрена
расписка исполнителя за получение подлинника и тиража) -
Приложение 10.
За содержание и тираж документов, передаваемых на размножение,
ответственность несут исполнитель и руководство структурного
подразделения.
На последнем листе размноженных документов проставляются номер
заказа, тираж и дата.
3.7. Тираж документов
При определении тиража для рассылки документов следует исходить
из необходимости обеспечить своевременное доведение их до таможен
и таможенных постов, которых эти документы касаются. Тираж
определяется ответственным исполнителем по согласованию с отделом
документационного обеспечения.
3.8. Подготовка и передача телеграмм, телетайпограмм,
факсограмм, телефонограмм.
3.8.1. Телеграммы посылаются только по срочным вопросам и лишь
в случаях, когда другим способом передать информацию нельзя.
В состав телеграммы входят следующие элементы: наименование
документа, отметка о категории телеграммы ("Срочная" и т.п.),
подробный адрес с указанием номера отделения связи, текст,
исходящий номер; сокращенное наименование должности лица,
подписавшего телеграмму; подпись, расшифровка подписи.
Текст телеграммы излагается кратко и печатается в двух
экземплярах на одной стороне листа прописными буквами через 2
интервала без переноса слов, абзацев, союзов, предлогов (если при
этом не искажается смысл). Знаки препинания пишутся полными или
сокращенными словами: точка - тчк, запятая - зпт, двоеточие -
двтч, скобка - скб, кавычки - квчк.
Словами указываются следующие знаки: "N" - номер, "+" - плюс, "-
" - минус, "!" - знак восклицательный, "?" - знак вопросительный,
"%" - процент.
Проценты обозначаются следующим образом: 42 зпт 4 процента.
Текст телеграммы не должен заканчиваться цифрами, так как в
конце текста проставляется исходящий номер. После исходящего
номера телеграммы с новой строки указываются должность и подпись.
В нижней части телеграммы под чертой указываются обратный
телеграфный адрес управления; должность и фамилия лица,
подписавшего телеграмму; дата отправки, фамилия и номер телефона
исполнителя.
Текст ответной телеграммы начинается с исходящего номера
телеграммы, на которую дается ответ, без слов "номер", "Ваш", "На
Ваш".
Визирование телеграмм аналогично визированию писем.
Телеграмма, направляемая в несколько адресов, подписывается в
одном экземпляре. На экземпляре, остающемся в управлении,
указываются все адреса и прилагается список адресатов.
Телеграммы сдаются в отдел документационного обеспечения на
подпись руководству управления и отправку в двух экземплярах с
визой исполнителя на копии, которая подшивается в дело.
Телеграммы, поступившие в адрес управления и его подразделений,
регистрируются в отделе документационного обеспечения, передаются
на рассмотрение руководству управления или структурных
подразделений.
3.8.2. Передача оперативной информации в таможни и другие
организации, имеющие телексную связь, осуществляется в виде
телетайпограмм, которые печатаются так же, как телеграммы. Частью
реквизита "Адресат" телетайпограммы является номер телетайпа,
принадлежащего адресату.
Телетайпограммы должны содержать не более 30 - 40 слов. Текст
печатается прописными буквами без переноса слов и не должен
заканчиваться цифрами, так как в конце текста телетайпограммы
проставляется исходящий номер. После исходящего номера
телетайпограммы с новой строки указываются должность и подпись.
Под чертой слева указываются дата отправки, фамилия и номер
телефона исполнителя (Приложение 11).
В ответных телетайпограммах перед текстом указываются номер и
дата документа, на который дается ответ.
Визирование и подписание телетайпограммы аналогично визированию
писем.
Телетайпограммы сдаются на телетайп в одном экземпляре
независимо от числа абонентов с приложением списка абонентов.
Исходящие телетайпограммы регистрируются оператором в журнале
(Приложение 12) и подшиваются в дело. Исполнитель получает копию
телетайпограммы, на которой оператором проставляется отметка о
времени и дате передачи сообщения.
Телетайпограммы, являющиеся ответом на документ-запрос с
поручением руководства управления, печатаются в двух экземплярах
(на втором экземпляре ставится виза руководителя отдела-
исполнителя) и вместе с документом-запросом передаются через отдел
документационного обеспечения на подпись лицу, давшему поручение.
Затем первый экземпляр передается отделом документационного
обеспечения на телетайп, второй - вместе с документом-запросом
подшивается в дело в соответствии с номенклатурой.
Входящие телетайпограммы учитываются в журнале (Приложение 12)
и передаются в отдел документационного обеспечения для последующей
регистрации и исполнения.
3.8.3. Предназначенная для передачи по каналам факсимильной
связи информация (тексты, схемы, графические изображения)
выполняется черным цветом, должна иметь четкое и контрастное
изображение.
Объем передаваемого документа не должен превышать пяти листов.
На передаваемом документе в верхнем правом углу проставляется
отметка "Факс с досылкой" или "Факс без досылки". Документ,
принятый по факсимильной связи, не имеет юридической силы, за
исключением случаев, предусмотренных п. 2.2 настоящей Инструкции.
В нижнем левом углу лицевой стороны последнего листа документа
указываются фамилия и номер телефона исполнителя.
Подписанный документ регистрируется (проставляются исходящий
номер и дата). После этого документ поступает к оператору для
передачи.
Тексты документов с пометкой "Для служебного пользования"
передавать запрещается.
Документы, предназначенные для отправки, подлежат обязательному
учету в журнале (Приложение 12). После передачи информации
подлинники документов возвращаются исполнителю с отметкой о
времени отправки.
Поступившие в управление факсограммы подлежат обязательному
учету в журнале (Приложение 12).
Принятые факсограммы доставляются по назначению под расписку в
день приема, срочные - немедленно.
3.8.4. Для оперативного решения вопросов используются
телефонограммы, которые составляются в одном экземпляре.
Текст должен включать не более 50 слов.
Телефонограмма подписывается лицом, от имени которого она
передается.
Подписанные телефонограммы регистрируются; после передачи на
них проставляются дата и время передачи, фамилии и номера
телефонов передавшего и принявшего (Приложение 13).
Переданные телефонограммы подшиваются в хронологическом порядке
в отдельное дело. Если телефонограммой подтверждается исполнение
какого-либо документа, то ее копия приобщается к этому документу.
Входящая телефонограмма должна иметь те же реквизиты, что и
исходящая, за исключением подписи, которая на входящей
телефонограмме отсутствует.
Принятые телефонограммы печатаются в двух экземплярах. Первый
экземпляр передается руководству управления на рассмотрение,
второй - подшивается в дело входящих телефонограмм.
После исполнения первый экземпляр телефонограммы с отметкой о
выполнении поручения руководства подшивается в дело по вопросному
принципу в соответствии с номенклатурой дел.
3.8.5. Исходящие телеграммы, телетайпограммы, факсограммы,
телефонограммы подписываются руководством управления.
Ответственность за содержание информации, передаваемой по
каналам телексной и факсимильной связи, правильность оформления
документов возлагается на исполнителя, подготовившего документ к
передаче, и руководителя соответствующего структурного
подразделения.
3.8.6. Срочные документы, поступившие из ГТК России, доводятся
до таможен и таможенных постов в день получения также в виде
телеграммы, телетайпограммы, факсограммы, телефонограммы с
последующей досылкой самого документа.
3.9. Автоматизация документирования
Для подготовки документов могут применяться автоматизированные
технологии. При этом создаются базы данных: корреспондентов, форм
документов, трафаретных текстов и текстовых заготовок, машинные
редакторские программы и др.
Автоматизированная подготовка документов представляет собой
процесс документирования деятельности таможенного управления с
применением средств ВТ. Подготовленные таким образом
организационно-распорядительные документы выдаются пользователю в
форме машинограммы, машиночитаемого документа и т.п.
Машинограмма - документ, изготовленный при помощи средств ВТ, -
оформляется на основании единых правил, изложенных в настоящей
Инструкции, и используется на равных основаниях с машинописными
документами.
Машинограмма оформляется на бланках или стандартных листах
бумаги.
Стр. 28, абз. 2. Во всех остальных случаях конверты
уничтожаются. На полученном документе в нижней части первого листа
проставляется штамп (отметка о поступлении), который включает
наименование управления - получателя документа, дату поступления,
количество листов и его номер.
4.3.1. Регистрация документов - фиксация факта создания или
поступления в таможенное управление документа путем проставления
на нем регистрационного номера с последующей записью необходимых
сведений о документе в регистрационных формах (карточках)
традиционным или автоматизированным способом.
4.3.4. Документы регистрируются при помощи средств ВТ или
машинописного заполнения форм в зависимости от наличия технических
средств. Для достижения информационной совместимости
регистрационных данных и поисковой системы, создания условий для
последующего перехода к построению отраслевой информационной
системы (на базе "Ирис-20") обеспечивается совместимость
программных и технических средств, устанавливается следующий
минимум реквизитов регистрации: автор (корреспондент),
наименование вида документа, дата документа, номер документа; дата
поступления, индекс поступления; заголовок документа или краткое
содержание; резолюция, срок исполнения, отметки об исполнении и
направлении документа в дело.
4.3.6, абз. 2. Номер исходящего документа состоит из условного
обозначения структурного подразделения, номера соответствующего
дела по номенклатуре дел этого структурного подразделения и
регистрационного номера документа (индивидуального порядкового
номера, присвоенного ему при регистрации по "шахматке" для
исходящих документов, - приложение 16); например:
4.3.8. Автоматизированная регистрация документов производится в
местах регистрации документов на автоматизированных рабочих
местах. Запись производится непосредственно с документа с
использованием установленного набора обязательных реквизитов,
единой структуры номера. Запись на машинном носителе дублируется
машинограммой карточки ("твердая копия"), которая используется в
качестве вспомогательной справочной картотеки по месту регистрации
в целях страховки информации и при передаче документа в другие
структурные подразделения.
При автоматизированной регистрации формируется банк
регистрационных данных и организуется эффективное его
использование при учете документов, поиске, контроле исполнения,
отборе документов для хранения и уничтожения, анализе
информационного массива и исполнительской деятельности и др. (п.
5.4.2).
Обработка информации при использовании автоматизированной
технологии регистрации документов осуществляется с помощью банка
данных, включающего комплекс следующих баз данных
("автоматизированных картотек"):
картотека приказов по основной деятельности и распоряжений,
картотека приказов по кадрам,
картотека входящей корреспонденции,
картотека исходящей корреспонденции.
Автоматизированный банк данных обеспечивает информацией о всех
документах и месте их нахождения сотрудников аппарата таможенного
управления при помощи вывода информации на дисплей и изготовления
машинограмм. При частичной автоматизации поисковых операций должна
соблюдаться совместимость традиционной и автоматизированной систем
регистрации, поиска.
Поиск информации производится на автоматизированных рабочих
местах и позволяет получить информацию по всем или нескольким
реквизитам регистрации и точному местонахождению документа в
данный момент.
5.3.2, абз. 3. На документе и в регистрационных формах
проставляются отметка об исполнении (п. п. 3.4.22, 4.3.4); подпись
лица, подтверждающего исполнение; дата.
6.3, абз. 2. Исполнитель определяет необходимое количество
экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На
документ, рассылаемый более чем в 4 адреса, исполнитель готовит
список на рассылку (п. 3.4.10).
7.7.3. Регистрационный номер обращения указывается в
регистрационном штампе. Регистрационный номер состоит из начальной
буквы фамилии автора и порядкового номера документа (например, А-
1, где "А" начальная буква фамилии автора, а "1" - порядковый
номер поступившего документа).
7.7.4, абз. 1. При поступлении повторных обращений граждан им
присваивается очередной регистрационный номер, а в соответствующей
графе регистрационно-контрольной карточки указывается
регистрационный номер первого документа. В верхнем правом углу
повторных обращений и на карточках делается отметка "Повторно" и
подбирается вся предшествующая переписка.
Стр. 39, абз. 1. Обращения одного и того же лица по одному и
тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие в
последующем для рассмотрения в таможенное управление, повторными
не считаются и учитываются под регистрационным номером первого
обращения с добавлением порядкового номера, проставляемого через
дробь (например, А-1/1, А-1/2, А-1/3).
7.8.11, абз. 4. Номер ответа состоит из регистрационного номера
и номера дела (по номенклатуре), в которое подшивается переписка
по данному вопросу.
Стр. 44, абз. 1. - "являются наименования отделов, разделы
располагаются в соответствии с утвержденной структурой. Первый
раздел номенклатуры включает заголовки дел отдела
документационного обеспечения".
8.7. Графы номенклатуры дел управления, его отделов заполняются
следующим образом.
В графе 1 номенклатуры проставляются индексы каждого дела,
включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного
в таможенном управлении цифрового обозначения отдела (направления
деятельности) и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре
в пределах отдела. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.
Например: 10-05, где 10 - обозначение отдела, 05 - порядковый
номер заголовка дела по номенклатуре.
В номенклатуре сохраняются одинаковые индексы однородных дел в
пределах разных отделов, для переходящих дел индекс также
сохраняется.
В графу 2 номенклатуры включаются заголовки дел (томов,
частей).
Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделов
номенклатуры определяется степенью важности документов,
составляющих дела, и их взаимосвязью.
В начале располагаются заголовки дел, содержащих
распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих
приказы, распоряжения ГТК России, располагаются перед заголовками
дел с приказами и распоряжениями управления. Далее располагаются
заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы.
Заголовки дел, заведенных по географическому и
корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру по алфавиту
корреспондентов или географических названий.
Заголовок четко, в обобщенной форме отражает основное
содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в
заголовке дел неконкретных формулировок ("разные материалы",
"общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных
оборотов.
Заголовки уточняются в процессе формирования и оформления дел.
Заголовок состоит из элементов, располагаемых в следующей
последовательности:
название вида дела (переписка, документы к заседаниям коллегии
и т.д.) или видов документов (протоколы, приказы и т.д.);
наименование управления или отдела;
краткое содержание документов дела.
Заголовок дополняется следующими элементами:
наименование организации, которой будут адресованы или от
которой будут получены документы (адресат или корреспондент
документа);
название территории, с которой связано содержание документов
дела;
даты (хронологические рамки), к которым относятся документы
дела;
указание на копийность документов (если в деле подшиты копии) и
др.
Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного
года.
В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по
перечню, а при его отсутствии - по типовой, примерной номенклатуре
дел или согласованный с госархивом срок хранения.
При включении в номенклатуру заголовков, содержащих документы,
срок хранения которых не предусмотрен перечнями, срок их хранения
устанавливается ЭПК соответствующего госархива по представлению ЭК
управления.
В графе 5 "Примечание" указываются названия перечней
документов, использованных при определении сроков хранения дел;
проставляются отметки о заведении дел, переходящих делах,
выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за
формирование дел, и др.
По окончании календарного года в конце номенклатуры
составляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов,
частей) отдельно постоянного и временного хранения.
10.13. Проведение экспертизы в архиве базируется на анализе
состава документации таможенного управления, в первую очередь
организационно-распорядительной (приказов, распоряжений, решений,
протоколов и т.п.), а также плановой и отчетной документации. При
этом уточняется, где (в каких отделах) оставляются на хранение
основные экземпляры этих документов. Дублетные экземпляры
выделяются к уничтожению.
10.15, абз. 2. Решения ЭК и требование архива о необходимости
переформирования дел, розыске недостающих дел и документов
доводятся до сведения начальников отделов в форме приказа или
распоряжения начальника управления.
10.19. Акт о выделении к уничтожению документов составляется на
дела всего управления. Если в акте указаны дела нескольких
отделов, то наименование каждого отдела указывается перед группой
заголовков дел этого отдела. Заголовки однородных дел, отобранные
для уничтожения, вносятся в акт под общим заголовком с указанием
количества дел, отнесенных к данной группе.
11.5, абз. 2. Внутренняя опись составляется на отдельном листе
по установленной форме (Приложение 27), которая содержит сведения
о порядковых номерах документов дела, их номерах, датах,
заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый
документ.
11.6. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет)
хранения и по личному составу оформляется по установленной форме
(приложение 28).
На обложке дела указываются:
наименование управления;
наименование отдела;
номер дела (тома, части);
заголовок дела;
дата дела (тома, части);
количество листов в деле;
срок хранения дела;
архивный шифр дела.
На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для
наименования государственного архива, в который они будут
переданы. Архивный шифр на обложках дел постоянного хранения
проставляется в архиве управления только после включения этих дел
в годовые разделы сводных описей дел, утвержденных ЭПК
соответствующего госархива.
Архивные шифры на обложках дел временного (свыше 10 лет) срока
хранения и по личному составу проставляются после включения дел в
годовые разделы сводных описей дел, одобренных ЭК управления,
согласованных с ЭПК соответствующего госархива (для описей дел по
личному составу) и утвержденных руководством управления.
При оформлении обложки дел наименование управления указывается
полностью, в именительном падеже.
Заголовок дела на обложку переносится из номенклатуры дел
управления, согласованной с ЭПК соответствующего госархива.
В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей),
на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и
заголовок каждого тома (части).
В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их
копийность.
На обложке дела обязательно указывается дата дела - год(ы)
заведения и окончания дела в делопроизводстве. Дата дела может не
указываться только на обложках дел, содержащих годовые планы и
отчеты, т.к. их даты отражаются в заголовках дел.
Датой дел, содержащих распорядительную и иную документацию
(доклады, письма, стенограммы и т.д.), а также для дел, состоящих
из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов
дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления)
самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.
Датой дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты
утверждения (если они утверждаются) или составления первого и
последнего протокола, составляющих дело.
Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и
увольнении лица, на которое оно заведено.
Обязательными реквизитами обложки дела является указание
количества листов в деле, которое проставляется на основании
заверительной надписи дела, и срока хранения дела, который
переносится на обложку из номенклатуры дел.
По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и
временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: проверяется
соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых
документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся
дополнительные сведения (проставляются номера приказов,
протоколов; виды и формы отчетности и т.п.).
14.2. В своей практической деятельности архив таможенного
управления руководствуется законодательством Российской Федерации,
приказами и распоряжениями ГТК России, нормативными и
методическими документами Росархива, других организаций
Федеральной архивной службы России, положением об архиве
управления (приложение 30).
15.3.19, абз. 2. К коробкам приклеиваются (а к связкам
прикрепляются) ярлыки, в которых указываются: наименование
управления и отдела, номер фонда и описи, год (годы) и крайние
номера дел, включенных в данную коробку (связку). Коробки (связки)
нумеруются порядковыми номерами в пределах фонда или описи.
15.3.23. Основной задачей проверки наличия и состояния дел
является установление фактического наличия дел, числящихся по
описям.
Проверка наличия и состояния дел является постоянной плановой
работой архива, осуществляется не реже чем один раз в 5 лет и в
обязательном порядке перед передачей их на государственное
хранение.
Проверка наличия и состояния дел по личному составу и
документов временного (свыше 10 лет) хранения осуществляется не
реже чем один раз в 10 лет.
Единовременные проверки наличия и состояния дел осуществляются
в архиве:
после перемещения дел в другое помещение;
после чрезвычайных происшествий, вызвавших перемещение
(эвакуацию) дел;
при смене заведующего архивом или лица, ответственного за
архив;
при реорганизации и ликвидации таможенного управления.
Итоги каждой проверки оформляются актом (приложение 36). После
утверждения акта руководством управления по всем его пунктам в
учетные документы (лист фонда и др.) вносятся необходимые
изменения, за исключением изменений, зафиксированных в пп. 2 и
8.6, которые вносятся в учетные документы только после
согласования с соответствующим госархивом.
До начала работы по проверке наличия и состояния дел изучаются
документы предыдущих проверок, проверяется правильность нумерации
дел в каждом годовом разделе сводной описи дел, соответствие
нумерации дел итоговым записям в описях и сведениям в листах
фондов.
Проверка наличия и состояния дел осуществляется путем сверки
описательных статей описи с описанием дел на обложках (шифра,
наименования фондообразователя и его структурных подразделений,
делопроизводственных номеров дел, заголовков дел, дат дел,
количества листов).
Все обнаруженные недостатки фиксируются в листе проверки
(приложение 37), затем в акте проверки.
Дела, выданные в отделы управления, проверяются на общих
основаниях, по книге выдачи дел из хранилища (приложение 38).
Дела, выданные во временное пользование другим организациям,
проверяются по книгам и актам выдачи дел и считаются имеющимися в
наличии.
Лист проверки наличия и состояния дел в фонде составляется
непосредственно в ходе проверки на документы всего фонда.
Допускается составление отдельных листов на каждую опись при
большом объеме фонда и большом количестве описей. Листы проверки
нумеруются по порядку номеров и подписываются исполнителем.
В случае обнаружения в ходе проверки наличия и состояния дел
недостатков, не предусмотренных графами листа проверки, в лист
вводятся дополнительные графы. После окончания проверки фонда
лист(ы) проверки включается в дело фонда.
При проверке наличия и состояния дел необходимо подкладывать на
соответствующие места обнаруженные во время проверки неправильно
подложенные дела фонда, составлять на каждое необнаруженное дело
карточку (приложение 39).
По окончании проверки в конце каждой описи после заверительной
надписи делается запись "Проверено", проставляется дата проверки;
запись подписывается осуществлявшим проверку с указанием
должности.
В случае обнаружения в описи не отмеченных в итоговой записи
литерных, свободных, повторных и пропущенных номеров итоговая
запись пересоставляется, а в листе проверки делаются отметки,
которые затем фиксируются обобщенно в акте проверки наличия и
состояния дел фонда.
На основании итоговых записей в листах проверки составляется
акт проверки наличия и состояния дел в фонде. Каждый акт
подписывается осуществлявшим проверку и утверждается руководством
управления. Акты нумеруются по порядку номеров проверок и
включаются в дело фонда после их утверждения. В соответствии с
актами проводится работа по устранению выявленных недостатков.
Если проверкой обнаружена недостача дел, то организуется их
розыск.
В этих целях:
изучаются все учетные документы по выдаче дел из хранилища;
организуется розыск необнаруженных дел в отделах, в
деятельности которых образовались необнаруженные дела,
предварительно изучив их описи, по которым дела передавались в
архив;
изучается дело фонда, в первую очередь имеющиеся акты о
выделении дел к уничтожению, акты выдачи дел во временное
пользование, ранее составленные акты проверки наличия и состояния
дел фонда.
Розыск осуществляется в течение года после завершения проверки
наличия дел.
Найденные в итоге розыска дела подкладываются на места, а в
соответствующей карточке учета необнаруженных дел делается запись
"Найдено и подложено в фонд". Запись подписывается с указанием
должности и даты.
Дела, причина отсутствия которых подтверждена соответствующими
документами, исключаются из описей и других учетных документов в
установленном порядке. В соответствующих карточках картотеки учета
необнаруженных дел указываются даты и номера документов, в которых
подтверждается отсутствие дел.
Документами, подтверждающими отсутствие дел, являются акты:
о выделении документов и дел к уничтожению;
о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны (приложение
40);
о неисправимых повреждениях дел (приложение 41);
передачи дел в другие архивы и организации.
На дела, пути розыска которых исчерпаны, а также на неисправимо
поврежденные дела заведующим архивом или лицом, ответственным за
архив, составляются соответствующие акты, которые рассматриваются
ЭК управления и утверждаются начальником управления.
К акту о необнаружении дел составляется справка о проведении
розыска.
При недостаче и неисправимом повреждении дел, подлежащих
передаче на государственное хранение, акты утверждаются
начальником управления только после их согласования с
соответствующим госархивом. После утверждения актов о недостаче
или о неисправимо поврежденных делах изменения вносятся во все
учетные документы.
По результатам проверки наличия и состояния дел принимаются
меры, обеспечивающие физическое и санитарно-гигиеническое
состояние документов.
Проверка наличия и состояния дел считается завершенной после
внесения изменений, выявленных проверкой, в учетные документы
фонда и представления соответствующих сведений о делах постоянного
хранения в государственный архив для внесения изменений в
контрольный экземпляр описей дел, утвержденных ЭПК госархива.
15.4.2, абз. 2. Фонду присваиваются название и номер. Название
фонда соответствует официальному наименованию фондообразователя
(таможенного управления).
15.4.4. Под классификацией документов в пределах фонда
понимается их группировка и расположение в фонде.
За единицу классификации и учетную единицу управленческой
документации в пределах фонда принимается единица хранения (дело),
представляющая собой физически обособленный отдельный документ или
совокупность документов, заключенных в отдельную обложку.
Практическое осуществление классификации документов (дел) в
пределах фонда называется их систематизацией, которая проводится в
архиве управления при подготовке дел к передаче на государственное
хранение.
Систематизация дел фонда проводится и в делопроизводстве
таможенного управления при составлении номенклатуры дел и при
подготовке дел к передаче в архив управления.
Систематизация дел фонда осуществляется на основе разработанной
и согласованной с соответствующим государственным архивом схемы
систематизации дел фонда.
Схема систематизации фонда закрепляется описью дел фонда.
В зависимости от признака группировки дел схема систематизации
может отражать структуру фондообразователя (таможенного
управления), функции его деятельности, виды и разновидности
документов или важнейшие темы (вопросы), освещаемые в документах
фонда.
Распределение дел внутри фонда по всем делениям схемы
систематизации проводится с учетом следующих классификационных
признаков:
структурного (в соответствии с отделами);
хронологического (по периодам или датам, к которым относятся
документы);
функционального, отраслевого, тематического, предметно-
вопросного;
номинального (по родам дел, видам и разновидностям документов);
корреспондентского (по организациям и лицам, в результате
переписки с которыми образовались документы);
географического;
авторского (по наименованиям организаций или фамилиям лиц,
которые являются авторами документов).
Дела группируются, как правило, не по одному, а последовательно
по тем признакам, применение которых окажется наиболее
целесообразным.
Документы по личному составу выделяются в особую группу,
систематизируются обособленно и включаются в отдельную опись.
При распределении дел по схеме систематизации необходимо иметь
в виду следующее:
дела относятся к тому году, в котором они начаты
делопроизводством;
планы, отчеты, сметы и документы к ним относятся к тому году,
на который или за который они составлены, независимо от времени их
составления; перспективные планы относятся к начальному году их
действия, а отчеты за эти годы - к последнему году отчетного
периода;
в пределах года или хронологического периода дела отделов
располагаются по их значимости.
При расположении дел по хронологии вначале помещаются дела,
датированные числом, месяцем и годом, затем - дела, датированные
месяцем и годом, и, наконец, дела, датированные только годом.
Стр. 75, абз. 9 - "название фонда пишется в виде официального
наименования фондообразователя (таможенного управления) со всеми
его переименованиями, изменениями подчиненности и сокращенными
наименованиями (в круглых скобках), относящимися к периоду, за
который документы включены в опись в хронологической
последовательности;".
15.6.9, абз. 1. В листе фонда (приложение 49) в графе "Название
фонда" в хронологической последовательности перечисляются все
наименования и подведомственность таможенного управления
(фондообразователя) с момента его возникновения, вне зависимости
от наличия документов за этот период. Все последующие изменения в
наименовании и подведомственности таможенного управления вносятся
в лист фонда по мере поступления в архив документов фонда.
15.7.5. Историческая справка о фондообразователе (таможенном
управлении) и фонде состоит из трех разделов: истории
фондообразователя, истории фонда, характеристики документов фонда.
В первом разделе справки отражаются в хронологической
последовательности следующие сведения:
распорядительные акты о создании, преобразовании и ликвидации
управления;
крайние даты деятельности управления;
задачи, функции управления и их изменения;
масштаб деятельности управления, состав системы
подведомственных организаций;
изменения в наименовании и подчиненности управления;
структура управления и ее изменения.
Во втором разделе:
количество дел в фонде и крайние даты дел фонда;
время поступления фонда в архив;
изменения в составе, объеме фонда и их причины;
указание даты первой передачи документов на государственное
хранение;
место передачи;
степень сохранности документов.
В третьем разделе:
обобщенная характеристика фонда как по разновидностям
документов, так и по их содержанию;
НСА к фонду;
использование документов фонда (в каких целях).
Историческая справка дополняется при дальнейшем пополнении
фонда, а также в случае реорганизации, изменения структуры,
функций таможенного управления и т.д.
Справка подписывается заведующим архивом (лицом, ответственным
за архив).
15.8.2, абз. 4 и 5. Архивные справки составляются по
установленной форме на бланке письма таможенного управления с
обозначением наименования документа: "Архивная справка".
В справке приводятся наименования документов, их даты и
излагаются сведения, имеющиеся в этих документах. При этом
изложение дается в хронологической последовательности событий, а
не документов, в которых они освещаются. После текста справки
помещаются архивные шифры документов, послуживших основанием для
составления архивной справки (номера фонда, описей и листов дел).
15.8.4, абз. 4. Машинописные архивные копии (выписки)
составляются на бланке письма управления с обозначением
наименований: "Архивная копия", "Архивная выписка". Наименование
документа, его номер и дата воспроизводятся полностью.
Приложение 4
к п. 3.2.5
Образец общего бланка
-----------------------------------------------------------------¬
¦ Изображение Государственного герба ¦
¦ Российской Федерации ¦
¦ ¦
¦ Государственный таможенный комитет ¦
¦ Российской Федерации ¦
¦ ¦
¦ Наименование таможенного управления ¦
¦ ¦
¦ ¦
¦ Наименование вида документа ¦
¦ ¦
¦ _____________ N ___________________ ¦
¦ ¦
¦ город ¦
¦ ¦
¦ ¦
¦ ¦
¦ ¦
¦ ¦
¦ ¦
¦ ¦
¦ ¦
¦ ¦
¦ ¦
¦ ¦
L-----------------------------------------------------------------
Приложение 5
к п. 3.2.5
Образец бланка письма
Герб РФ
ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТАМОЖЕННЫЙ КОМИТЕТ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ЗАПАДНО-СИБИРСКОЕ
ТАМОЖЕННОЕ УПРАВЛЕНИЕ
630122, г. Новосибирск, ул. Тимирязева, 74
Тел.: 26-72-01, 28-11-11
Телетайп 133692 "VIZA RU", Факс 28-14-34
____________ N __________________________
На N _________________ от _______________
Приложение 6
к п. 3.5.1
Форма листа согласования проекта приказа
ВНЕСЕНО:
Наименование отдела, ___________________ ________________
подготовившего приказ (подпись (расшифровка
начальника отдела) подписи)
СОГЛАСОВАНО:
(наименования отделов, ___________________ ________________
с которыми согласовывается (подпись (расшифровка
приказ) начальника отдела) подписи)
___________________ ________________
(подпись (расшифровка
начальника отдела) подписи)
Заместитель начальника
управления, курирующий ___________________ ________________
отдел, подготовивший приказ (подпись) (расшифровка
подписи)
Юридический отдел ___________________ ________________
(подпись) (расшифровка
подписи)
Отдел ___________________ ________________
документационного (подпись) (расшифровка
обеспечения подписи)
Исполнитель (фамилия) ___________________ ________________
(номер телефона) (подпись) (расшифровка
подписи)
Приложение 7
к п. 3.5.4
Образец оформления совместного решения коллегий
таможенного управления и другой организации
-----------------------------------------------------------------¬
¦ Коллегия Коллегия ¦
¦(наименование таможенного управления) (наименование организации)¦
¦ ¦
¦ ПРОТОКОЛ ЗАСЕДАНИЯ ПРОТОКОЛ ЗАСЕДАНИЯ ¦
¦ ________ N ______ _______ N ________ ¦
¦ ¦
¦ ¦
¦ ¦
¦ ¦
¦ ¦
¦ РЕШЕНИЕ ¦
¦ ¦
¦ ¦
¦ Москва ¦
¦ ¦
¦ Заголовок ¦
¦ ¦
¦ ¦
¦ ¦
¦ ¦
¦ ¦
¦ Текст ¦
¦ ¦
¦ ¦
¦ ¦
¦ ¦
¦ ¦
¦ ¦
¦ ¦
¦ Подпись Подпись ¦
¦ ¦
¦ ¦
L-----------------------------------------------------------------
Приложение 8
к п. 3.6.2
Форма бланка заказа на машинописные работы
ЗАКАЗ N _________________
на машинописные работы
Фамилия исполнителя ________________ N телефона __________________
Отдела ___________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
(наименование работы)
напечатать ______ экз. с интервалом ____________________________
Подпись руководителя отдела ______________ Дата ________________
Исполнила машинистка _____________________ Дата ________________
Форма оригинала ________________________________________________
(рукопись, печатный текст)
Количество напечатанных страниц ________________________________
Категория сложности работы _____________________________________
Расписка в получении _________________________________________
Зав. машбюро подпись И.О. Фамилия
00.00.00.
Приложение 9
к п. 3.6.17
Форма бланка заказа на размножение документов
ЗАКАЗ-НАРЯД N _____
на размножение документов
Отдел _________________________ Исполнитель ______________________
----------------------T----------------T-------T------T----------¬
¦Краткое наименование ¦ Номер ¦Кол-во ¦Тираж ¦Примечание¦
¦ документа ¦ документа ¦листов ¦ ¦ ¦
+---------------------+----------------+-------+------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---------------------+----------------+-------+------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---------------------+----------------+-------+------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L---------------------+----------------+-------+------+-----------
Начальник отдела (подпись)
Начальник отдела
документационного
обеспечения (подпись)
Приложение 10
к п. 3.6.17
Форма журнала регистрации поступления и выполнения заказов
на копировально-множительные работы
----T-------------T---------T------T-----T-----T--------T--------¬
¦ N ¦ Показания ¦Наимено- ¦Кол-во¦Тираж¦Объем¦ Работу ¦Оригинал¦
¦п/п¦ счетчика- ¦вание до-¦стра- ¦ ¦ ¦выполнил¦и копии ¦
¦ ¦ накопителя ¦кумента ¦ниц ¦ ¦ ¦ ¦получил ¦
¦ +------T------+или его ¦ориги-¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦начало¦конец ¦реквизиты¦нала ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦работы¦работы¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+------+------+---------+------+-----+-----+--------+--------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦
L---+------+------+---------+------+-----+-----+--------+---------
Приложение 11
к п. 3.8.2
Образец телетайпограммы
ЗАМ. НАЧАЛЬНИКА МОСКОВСКОЙ ВЫСТАВОЧНОЙ ТАМОЖНИ
ТРОФИМЕНКО Ю.И. =
ВАМ РАЗРЕШАЕТСЯ ОТПУСК 10 АВГУСТА 387
ЗАМ.НАЧАЛЬНИКА МУТ СЕМИЖЕН - (подпись)
__________________________
31.07.95
Фамилия исполнителя 000 00 00
Приложение 12
к пп. 3.8.2 и 3.8.3
ЖУРНАЛ
регистрации исходящих телетайпограмм (факсограмм)
----T-------T-----------------------------T----------T-----------¬
¦ N ¦Адресат¦ Составитель документа ¦Содержание¦ Расписка ¦
¦п/п¦(куда, ¦(наименование подразделения, ¦ ¦исполнителя¦
¦ ¦ кому) ¦ фамилия исполнителя) ¦ ¦в получении¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ копии ¦
L---+-------+-----------------------------+----------+------------
ЖУРНАЛ
регистрации входящих телетайпограмм (факсограмм)
----T-------T---------------T--------------T----------T----------¬
¦ N ¦ Время ¦ Откуда ¦ Кому ¦Содержание¦Расписка в¦
¦п/п¦ приема¦ (наименование ¦ (наименование¦ ¦ получении¦
¦ ¦ ¦ организации) ¦подразделения)¦ ¦ ¦
L---+-------+---------------+--------------+----------+-----------
Приложение 13
к п. 3.8.4
Образец телефонограммы
ТЕЛЕФОНОГРАММА
00.00.00. N ________ 12 ч 30 м
(для исходящих)
Заместителю директора
издательства...
Фамилия И.О.
тел: 211-00-00
Прошу направить 15 июля 1995 года к 10 часам утра
представителя для согласования условий договора.
Заместитель начальника
управления подпись Н.Н. Мельников
Передал: __________________________________________
(должность, фамилия, номер телефона)
Принял: ___________________________________________
(должность, фамилия, номер телефона)
Дата, время
(для входящих)
Приложение 27
к пп. 11.2, 11.5 и 15.6.3
Форма внутренней описи документов дела
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов дела N ___________
----T---------T---------T---------T------------T-----------------¬
¦ N ¦ Номер ¦ Дата ¦Заголовок¦Номер листов¦ Примечание ¦
¦п/п¦документа¦документа¦документа¦ дела ¦ ¦
+---+---------+---------+---------+------------+-----------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
+---+---------+---------+---------+------------+-----------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L---+---------+---------+---------+------------+------------------
Итого _______________________________________ документов
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи ___________________________
(цифрами и прописью)
Наименование должности лица, подпись инициалы,
составившего внутреннюю опись фамилия
документов дела
Дата
Приложение 42
к пп. 15.5.3 и 15.6.3
Форма годового раздела сводной описи дел
постоянного хранения
Фонд N ______ УТВЕРЖДАЮ
Опись N _____ Наименование должности
дел постоянного хранения руководителя таможенного
управления
За _________ год
подпись инициалы,
фамилия
дата
__________________________________________________________
Название раздела отдела таможенного управления
----T------T--------------T-------------T-------------T----------¬
¦ N ¦Номер ¦Заголовок дела¦ Дата дела ¦Кол-во листов¦Примечание¦
¦п/п¦ дела ¦(тома, части) ¦(тома, части)¦ в деле, ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦(томе, части)¦ ¦
+---+------+--------------+-------------+-------------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
+---+------+--------------+-------------+-------------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L---+------+--------------+-------------+-------------+-----------
В данный раздел описи внесено __________________________ дел
(цифрами и прописью)
с N _________ по N __________, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности подпись инициалы,
составителя описи фамилия
Заведующий архивом подпись инициалы,
(лицо, ответственное за архив) фамилия
Дата Дата
СОГЛАСОВАНО УТВЕРЖДЕНО
Протокол ЭК управления Протокол ЭПК архивного учреждения
от _______ N _______ от _________ N __________
Приложение 44
к пп. 15.5.5 и 15.5.7
Форма титульного листа законченной описи дел
постоянного хранения
__________________________________________________________________
(наименование государственного архива <*>)
__________________________________________________________________
(название фонда)
Фонд N _______
ОПИСЬ N ______
__________________________________________________________________
(название описи)
Крайние даты дел ________
--------------------------------
<*> Заполняется в государственном архиве.
Приложение 45
к пп. 15.5.6 и 15.6.3
Форма годового раздела сводной описи дел
временного (свыше 10 лет) хранения
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
руководителя
таможенного управления
Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Фонд N _______
ОПИСЬ N ______
дел временного (свыше 10 лет) хранения
за ____________ год
__________________________________________________________________
Наименование раздела (отдела таможенного управления)
-----T-----T--------------T------T-----------T-------T-----------¬
¦ N ¦Номер¦Заголовок дела¦ Дата ¦ Срок ¦Кол-во ¦Примечание ¦
¦п/п ¦дела ¦(тома, части) ¦ дела ¦ хранения ¦листов ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦(тома,¦дела (тома,¦в деле ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦части)¦ части) ¦(томе, ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦части) ¦ ¦
+----+-----+--------------+------+-----------+-------+-----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦
L----+-----+--------------+------+-----------+-------+------------
В данный раздел описи внесено __________________________ дел
(цифрами и прописью)
с N _________ по N __________, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности Подпись Расшифровка
составителя подписи
Дата
Заведующий архивом Подпись Расшифровка
(лицо, ответственное за архив) подписи
Дата
ОДОБРЕНО
Протокол ЭК управления
от _______ N _______
Приложение 46
к пп. 15.5.7 и 15.6.3
Форма годового раздела сводной описи дел
по личному составу
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
руководителя
таможенного управления
Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Фонд N _______
ОПИСЬ N ______
дел по личному составу
за ____________ год
__________________________________________________________________
Название раздела
-----T-----T--------------T------T-----------T-------T-----------¬
¦ N ¦Номер¦Заголовок дела¦ Дата ¦ Срок ¦Кол-во ¦Примечание ¦
¦п/п ¦дела ¦(тома, части) ¦(тома,¦ хранения ¦листов ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦части)¦дела (тома,¦в деле,¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ части) ¦ (томе ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦части) ¦ ¦
+----+-----+--------------+------+-----------+-------+-----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦
L----+-----+--------------+------+-----------+-------+------------
В данный раздел описи внесено __________________________ дел,
(цифрами и прописью)
с N _________ по N __________, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности Подпись Расшифровка
составителя подписи
Дата
ОДОБРЕНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК управления Протокол ЭПК архивного учреждения
от _______ N _______ от _________ N __________
|
