КОМИТЕТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПО ЗЕМЕЛЬНЫМ РЕСУРСАМ И ЗЕМЛЕУСТРОЙСТВУ
Санкт-Петербург
--------------------------------------------------------------------
ПРИКАЗ
от 15 мая 1995 года N 33
О делопроизводстве, в т.ч.
"ДСП", в районных отделах
Для упорядочения делопроизводства и регламента хранения
материалов, в том числе для служебного пользования ("ДСП"), в
районных отделах Комитета
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить прилагаемое Положение о делопроизводстве и
регламенте хранения материалов, в том числе "ДСП", в районных
отделах Комитета.
2. Канцелярии довести настоящий приказ до сведения всех
подразделений Комитета и обеспечить его исполнение в части
взаимодействия с делопроизводителями районных отделов.
3. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя
председателя - начальника Управления землеустройства Л.Б.Наумкина.
Председатель Комитета И.А.Южанов
ПОЛОЖЕНИЕ
о делопроизводстве и регламенте хранения материалов,
в том числе "ДСП", в районных отделах Комитета
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Делопроизводство в районных отделах осуществляется на
ограниченной основе на принципах делегирования ряда полномочий
канцелярии Комитета из-за объективной территориальной удаленности
структурных подразделений Управления землеустройства Комитета.
1.2. Ограниченность делопроизводства, т.е. ведение частичного
делопроизводства, обусловлена отсутствием у начальника структурного
подразделения (районного отдела) права юридического лица. Основное
делопроизводство в Комитете осуществляется канцелярией Комитета.
1.3. Руководство делопроизводством в районных отделах
осуществляется по территориально-функциональному признаку
начальником районного отдела, а по профессионально-законодательному
признаку начальником канцелярии Комитета.
1.4. Ведение ограниченного делопроизводства в районном отделе
осуществляется служащим (должностным лицом отдела), назначенным
организационно распоряжением начальника Управления землеустройства
по представлению, либо по дополнительным функциональным
обязанностям.
1.5. Ограниченному делопроизводству в районных отделах подлежат
документы (в том числе и с грифом "ДСП"), находящиеся в работе, на
исполнении и хранении:
1.5.1. документы, взятые на входящие номера в канцелярии
Комитета и направляемые в районный отдел в работу и на исполнение;
1.5.2. документы, взятые канцелярией на учетные, инвентарные
номера и передаваемые в районный отдел в постоянное или временное
хранение;
1.5.3. внутренние документы, разрабатываемые отделом в
служебном порядке;
1.5.4. документы, сведенные в дела согласно номенклатуре дел и
хранящиеся в районных отделах;
1.5.5. документы, полученные районным отделом из иных
источников и зарегистрированные в установленном порядке.
2. ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ
2.1. Организация ограниченного делопроизводства в районных
отделах осуществляется в целях обеспечения эффективного прохождения
документов, рационального их исполнения, а также в целях обеспечения
их сохранности.
2.2. Делопроизводством в районных отделах предусмотрено
выполнение:
2.2.1. учета поступающих в отдел на исполнение документов;
2.2.2. учета факта исполнения, места нахождения и движения
документа;
2.2.3. организации хранения и уничтожения документов;
2.2.4. распоряжений по ведению регистрационных книг (журналов)
согласно распоряжениям управления землеустройства.
3. ФУНКЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
В районных отделах делопроизводством решается:
3.1. Учет поступающих в отдел документов из различных
источников. Учету подлежат в книге регистраций все документы:
3.1.1. документы, направляемые канцелярией Комитета
установленным порядком и имеющие входящие номера Комитета. В книге
учета эти документы учитываются под входящим номером Комитета;
3.1.2. документы, поступающие в отдел, минуя канцелярию
Комитета, либо разработанные в отделе, учитываются в той же книге
учета порядковым номером заполнения;
3.1.3. документы с грифом "ДСП" учитываются тем же порядком,
изложенным в пункте 3.1.1. и 3.1.2., с обязательным добавлением к
учетному номеру отметки "ДСП".
3.2. Движение документов (в том числе "ДСП") должно
своевременно отражаться в регистрационных учетных журналах. Для
документов "ДСП" движение должно отражаться под роспись в карточке
учета либо в журнале учета.
3.3. Тиражирование, размножение, печатание документов
осуществляется с разрешения и под ответственность руководителя
районного отдела. Тиражирование и размножение документов с грифом
"ДСП" возможно с разрешения и согласия разработчиков этих документов
на правах авторства под контролем режимного органа с обязательной
регистрацией размноженных копий.
3.4. Хранение в районных отделах документов осуществляется в
местах и порядком, определенным решением начальника отдела, с
соблюдением принципов:
3.4.1. ограничения доступа посторонних лиц к материалам;
3.4.2. наличия на материалах резолюций-решений канцелярии либо
администрации Комитета о целесообразности хранения их в районных
отделах;
3.4.3. обязательного группирования документов в зависимости от
производственной необходимости в дела, количество и сроки их
хранения определяются номенклатурой дел на календарный год.
Документы "ДСП" разрешено включать в эти дела по
производственной направленности, при этом само дело должно иметь
гриф "ДСП";
3.4.4. По окончании календарного года дела закрываются решением
начальника отдела совместно с ответственным делопроизводителем, либо
представляются в экспертную комиссию на их уничтожение или передачу
в архив, либо на продолжение ведения этого дела в следующем году.
Свое решение начальник отдела доводит до канцелярии для корректуры
номенклатуры дел.
3.4.5. Ведение дел, определенных номенклатурой дел, в сроки не
более 5-ти лет, на постоянной основе не более 10 лет. После
указанных сроков решением экспертной комиссии Комитета такие дела (в
том числе и "ДСП") должны либо уничтожаться, либо сдаваться на
архивное хранение, после обязательной полистной проверки их.
3.4.6. Издания и документы, находящиеся на инвентарном учете,
хранятся в местах, определенных начальником отдела.
3.5. Уничтожение документов осуществляется по решениям
экспертной комиссии Комитета методом измельчения документов до
степени, исключающей возможность прочтения текста, и обязательной
отметкой в учетных документах факта уничтожения "Уничтожено. Акт
N _____от _____".
4. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ
4.1. Начальник районного отдела, в пределах выделенных отделу
помещений, определяет одно рабочее место, оборудованное согласно
требованиям на исполнение функций делопроизводства и хранения
документов "ДСП", печатей, штампов и бланков строгой отчетности с
ограниченным доступом посторонних, а также для хранения дел и
документов (изданий) инвентарного учета.
4.2. Финансовое вознаграждение за исполнение нештатных функций
делопроизводства подлежит согласованию с компетентными службами
Комитета в виде персональной надбавки к штатному окладу.
Текст документа сверен по:
официальная рассылка.
|
