Утратил силу- ПРИКАЗ КОМИТЕТА ЭКОНОМИЧЕСКОГО РАЗВИТИЯ, ПРОМЫШЛЕННОЙ
ПОЛИТИКИ И ТОРГОВЛИ ОТ 28.01.2005 N 13-П
ПРАВИТЕЛЬСТВО САНКТ-ПЕТЕРБУРГА
КОМИТЕТ ЭКОНОМИЧЕСКОГО РАЗВИТИЯ, ПРОМЫШЛЕННОЙ
ПОЛИТИКИ И ТОРГОВЛИ
ПРИКАЗ
от 16 февраля 2004 г. N 39-п
О ПРАВИЛАХ РЕГИСТРАЦИИ, УЧЕТА, ОФОРМЛЕНИЯ И ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
В СЕКРЕТАРИАТЕ ГОСУДАРСТВЕННЫХ КОНКУРСНЫХ КОМИССИЙ
САНКТ-ПЕТЕРБУРГА
В целях совершенствования работы с документами в секретариате
Государственной конкурсной комиссии при Правительстве Санкт-
Петербурга и межведомственных государственных конкурсных комиссий
(далее - секретариат) приказываю:
1. Утвердить:
1.1. Правила регистрации, учета, оформления и хранения
документов в секретариате государственных конкурсных комиссий
Санкт-Петербурга согласно приложению 1 к настоящему приказу и
ввести их в действие с 15 марта 2004 года.
1.2. Образцы штампов секретариата согласно приложению 2 к
настоящему приказу.
2. Управлению государственного заказа Санкт-Петербурга Комитета
экономического развития, промышленной политики и торговли при
работе с документами, адресованными в государственные конкурсные
комиссии Санкт-Петербурга, руководствоваться настоящим приказом и
действующей Инструкцией по делопроизводству Комитета
экономического развития, промышленной политики и торговли.
3. Контроль за выполнением приказа остается за председателем
Комитета.
Председатель Комитета
экономического развития,
промышленной политики и торговли
В.В.Бланк
ПРИЛОЖЕНИЕ 1
к приказу Комитета
экономического развития,
промышленной политики и торговли
от 16.02.2004 N 39-п
ПРАВИЛА
УЧЕТА, ПОДГОТОВКИ И ХРАНЕНИЯ СЕКРЕТАРИАТОМ ДОКУМЕНТОВ
ДЛЯ РАССМОТРЕНИЯ ГОСУДАРСТВЕННЫМИ КОНКУРСНЫМИ
КОМИССИЯМИ САНКТ-ПЕТЕРБУРГА
1. Общие положения
1.1. Правила учета, подготовки и хранения секретариатом
государственных конкурсных комиссий Санкт-Петербурга (далее -
секретариат) документов для рассмотрения конкурсными комиссиями
Санкт-Петербурга (далее - Правила) устанавливают порядок работы со
служебной документацией, поступающей в адрес Государственной
конкурсной комиссии при Правительстве Санкт-Петербурга и
межведомственных государственных конкурсных комиссий и образуемой
в процессе их работы.
1.2. Настоящие Правила распространяются на организацию системы
делопроизводства в секретариате и регламентируют организацию
делопроизводства и документооборота, создание и оформление
документов, порядок работы с документами и письмами в
секретариате, контроль за их рассмотрением и исполнением,
формирование дел, подготовку документов и писем к их дальнейшему
хранению и использованию.
1.3. Структурные подразделения Управления государственного
заказа Санкт-Петербурга Комитета экономического развития,
промышленной политики и торговли, осуществляющие функции
секретариата (далее - структурные подразделения секретариата),
должны организовывать и вести делопроизводство на основании
настоящих Правил и Инструкции по делопроизводству Комитета
экономического развития, промышленной политики и торговли (далее -
Комитет).
1.4. Методическое руководство и контроль за соблюдением
настоящих Правил возлагаются на отдел документооборота Управления
государственного заказа Санкт-Петербурга (далее - отдел
документооборота).
1.5. В секретариате устанавливается смешанная система
делопроизводства, в соответствии с которой в отделе
документооборота:
- ведется организационная и методическая работа по вопросам
документационного обеспечения;
- прием и обработка поступающей и отправка исходящей
корреспонденции;
- информационно-справочная работа о прохождении служебной
корреспонденции;
- хранение документов.
В структурных подразделениях секретариата осуществляется
рассмотрение документов по существу, информационно-справочная
работа по прохождению документов, адресованных непосредственно
этим подразделениям.
1.6. Сотрудники секретариата несут персональную ответственность
за невыполнение настоящих Правил, сохранность служебных документов
и неразглашение содержащейся в них информации.
Об утрате документов немедленно докладывается заместителю
председателя Комитета - начальнику Управления государственного
заказа Санкт-Петербурга.
1.7. Передача документов (копий документов) из секретариата
сотрудникам других организаций допускается только с письменного
разрешения заместителя председателя Комитета - начальника
Управления государственного заказа Санкт-Петербурга.
При уходе сотрудника в отпуск, выбытии в командировку,
увольнении или переводе на другую должность имеющиеся у него
документы передаются по указанию руководителя структурного
подразделения секретариата другому сотруднику по акту.
1.8. Нарушение настоящих Правил влечет применение мер
дисциплинарной ответственности в установленном порядке.
2. Регистрация и обработка служебной документации
2.1. Прием, регистрация и отправка документов в секретариате
осуществляются отделом документооборота.
2.1.1. При приеме и отправке документов проверяется
правильность их оформления: адресование, комплектность, наличие
указанных приложений, наличие удостоверяющих реквизитов (подписи,
печати, регистрационного номера, фамилии и номера телефона
ответственного исполнителя и др.).
2.1.2. Неправильно оформленные документы возвращаются
исполнителям для доработки.
2.1.3. На документах, поступивших в секретариат до 16.00 часов
текущего дня, проставляется регистрационный штамп с указанием даты
поступления.
На корреспонденции, поступившей после 16.00 часов, может
проставляться регистрационный штамп с указанием даты дня,
следующего за днем поступления документов.
2.2. Регистрации подлежит вся служебная корреспонденция,
требующая учета, исполнения и использования, в том числе в
справочных целях.
2.3. Регистрационный индекс входящего документа (входящий
номер) проставляется в регистрационном штампе в правом нижнем углу
документа и включает:
признак структурного подразделения Комитета (ГЗ);
номер по порядку.
2.4. При поступлении входящей корреспонденции в секретариат в
отделе документооборота в обязательном порядке регистрируются:
- конкурсные и иные документы;
- реестровые заявки, содержащие информацию для внесения в
соответствующий Реестр государственного заказа Санкт-Петербурга;
- письма, адресованные в секретариат, Государственную
конкурсную комиссию при Правительстве Санкт-Петербурга и
межведомственные государственные конкурсные комиссии.
Письма и обращения, адресованные непосредственно председателю
Комитета или заместителю председателя Комитета - начальнику
Управления государственного заказа Санкт-Петербурга, проходят
регистрацию в отделе контроля и исполнения распорядительных
документов организационно-распорядительного управления Комитета в
общем порядке.
2.5. После регистрации по мере поступления документы передаются
на рассмотрение структурного подразделения секретариата.
2.6. При получении документов сотрудник секретариата
обязательно расписывается в реестре поступившей корреспонденции.
2.7. Руководители структурных подразделений Управления
государственного заказа Санкт-Петербурга (далее - Управление)
рассматривают документы, как правило, в день их поступления в
структурное подразделение. Указание об исполнении документа дается
в форме резолюции.
2.8. Не допускается получение служебных документов сотрудниками
Управления, минуя соответственно отдел документооборота.
2.9. Исходящим документам присваиваются самостоятельные
регистрационные номера. Регистрационный индекс включает:
признак структурного подразделения Комитета (ГЗ);
признак года (два знака);
номер по порядку.
Исходящие документы передаются соответственно в отдел
документооборота в 2 экземплярах с приложениями и копией запроса
при его наличии для регистрации, передачи или отправки адресатам
курьерской службой, заказной или простой почтой.
2.10. Официально поступившими в секретариат и официально
исходящими документами секретариата считаются документы, прошедшие
регистрацию в порядке, установленном настоящими Правилами, в
отделе документооборота.
3. Работа со служебной документацией в секретариате и ее
оформление
3.1. В структурных подразделениях секретариата готовятся
следующие документы:
- протокол заседания конкурсных комиссий (протокол вскрытия
конвертов, итоговый протокол);
- протокол заседания рабочей группы;
- письма, обращения, ответы на запросы, информационные и
справочные материалы для участников процесса формирования,
размещения и исполнения государственного заказа Санкт-Петербурга.
3.1.1. Протоколы оформляются в соответствии с требованиями,
установленными к формам документов.
3.2. По итогам конкурсной или иной процедуры секретари комиссий
передают в отдел документооборота следующие документы:
- сопроводительное письмо с указанием перечня документов,
передаваемых государственному заказчику Санкт-Петербурга;
- конкурсную и иную документацию (в соответствии с Положением о
секретариате);
- выписку из итогового решения конкурсной комиссии.
3.3. Отдел документооборота передает документы представителю
государственного заказчика Санкт-Петербурга при предъявлении им
подлинника доверенности, о чем производится соответствующая запись
в журнале регистрации. Подлинник доверенности подшивается в дело.
Представитель государственного заказчика обязан проверить
комплект документов согласно описи вложения (приложению к
сопроводительному письму).
3.4. Письма, оформленные на гербовом бланке секретариата,
утвержденном в установленном порядке, подписывает заместитель
председателя Комитета - начальник Управления государственного
заказа Санкт-Петербурга или лицо, исполняющее обязанности в его
отсутствие в соответствии с приказом председателя Комитета.
4. Учет и хранение
4.1. Учет и хранение документов в секретариате осуществляются в
соответствии с Инструкцией по делопроизводству Комитета и
номенклатурой дел Комитета.
|
