Утратил силу- ПРИКАЗ КОМИТЕТА ПО КУЛЬТУРЕ ОТ 20.01.2005 N 8
АДМИНИСТРАЦИЯ САНКТ-ПЕТЕРБУРГА
КОМИТЕТ ПО КУЛЬТУРЕ
ПРИКАЗ
от 29 апреля 2002 г. N 71
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ РЕГЛАМЕНТА КОМИТЕТА ПО КУЛЬТУРЕ
АДМИНИСТРАЦИИ САНКТ-ПЕТЕРБУРГА
(в ред. ПРИКАЗА Комитета по культуре Правительства
Санкт-Петербурга от 05.12.2003 N 114)
В соответствии с приказами губернатора Санкт-Петербурга от
20.01.1998 N 3-п "Об утверждении Регламента Администрации Санкт-
Петербурга", от 06.07.1998 N 48-п "Об утверждении Инструкции по
делопроизводству в Администрации Санкт-Петербурга" и в целях
упорядочения деятельности Комитета по культуре Администрации Санкт-
Петербурга (далее - Комитет), совершенствования организации работы
с документами, письмами и обращениями граждан и организаций
приказываю:
1. Утвердить Регламент работы Комитета (приложение 1).
2. Утвердить Инструкцию по делопроизводству (приложение 2).
3. Утвердить график приема граждан и представителей организаций
руководителями Комитета (приложение 3).
4. Утвердить график проведения совещаний аппарата
руководителями Комитета (приложение 4).
5. Заместителям председателя Комитета, начальникам отделов
обеспечить выполнение Регламента, Инструкции, графика приема,
графика совещаний.
6. Считать утратившими силу приказы от 31.08.1998 N 161,
10.01.2001 N 4 и 14.01.2001 N 5.
7. Контроль за выполнением приказа возложить на начальника
организационного отдела Михайлову Е.М.
Председатель
Комитета по культуре
О.В.Иванова
ПРИЛОЖЕНИЕ 1
к приказу
Комитета по культуре
от 29.04.2002 N 71
РЕГЛАМЕНТ
КОМИТЕТА ПО КУЛЬТУРЕ АДМИНИСТРАЦИИ САНКТ-ПЕТЕРБУРГА
Глава 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Систему органов Комитета по культуре Администрации Санкт-
Петербурга (далее - Комитет) составляют: председатель Комитета
(далее - председатель); заместители председателя Комитета (далее -
заместители); структурные подразделения, подведомственные
организации.
1.2. Настоящий Регламент определяет порядок работы Комитета;
порядок подготовки и оформления проектов правовых актов; порядок
организации контроля за исполнением правовых актов Комитета и
поручений председателя Комитета; порядок проведения деловых
совещаний и встреч, протокольных мероприятий, в том числе с
участием представителей иностранных государств и иностранных
делегаций; порядок организации работы с письменными и устными
обращениями граждан в Комитете.
1.3. Порядок работы, установленный в регламенте
подведомственных организаций, не должен противоречить общему
порядку, установленному настоящим Регламентом.
1.4. Порядок работы со служебной документацией определяется
Инструкцией по делопроизводству в Администрации Санкт-Петербурга
(далее - Инструкция по делопроизводству).
Глава 2. ПЛАНИРОВАНИЕ РАБОТЫ КОМИТЕТА
2.1. Организующей основой деятельности Комитета являются
годовой, квартальный, ежемесячный планы работы Комитета,
разрабатываемые организационным отделом на основании указаний
председателя, предложений структурных подразделений Комитета,
подготавливаемых по установленной организационным отделом форме.
2.2. Предложения структурных подразделений Комитета в планы
представляются в организационный отдел не позднее 20 числа месяца,
предшествующего планируемому периоду.
2.3. Проекты планов работы Комитета разрабатываются
организационным отделом и за десять дней до начала планируемого
периода направляются на согласование заместителям.
2.4. Срок согласования проектов планов мероприятий у
заместителей не должен превышать двух рабочих дней.
2.5. Проекты планов работы Комитета с учетом замечаний
заместителей организационный отдел представляет 25 числа месяца,
предшествующего планируемому периоду, на утверждение председателю.
2.6. До начала планируемого периода утвержденные планы работы
Комитета организационным отделом направляются в Администрацию
Санкт-Петербурга, в структурные подразделения Комитета.
2.7. По поручению председателя могут разрабатываться
тематические планы работы Комитета.
2.8. Планы, утвержденные председателем, обязательны для
исполнения всеми структурными подразделениями Комитета и
подведомственными организациями.
2.9. В квартальном плане работы Комитета предусматриваются
отчеты структурных подразделений о выполнении ими программ
дальнейшего развития сферы культуры Санкт-Петербурга.
2.10. Ежемесячно не позднее 10 числа начальники отделов
представляют отчет о работе за прошедший месяц начальнику
организационного отдела. Сводный отчет не позднее 15 числа
направляется организационным отделом в Администрацию Санкт-
Петербурга.
2.11. Контроль за выполнением планов Комитета, утвержденных
председателем, осуществляет организационный отдел.
Глава 3. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ ПРАВОВЫХ АКТОВ
КОМИТЕТА И ИХ ОФОРМЛЕНИЕ
3.1. В Комитете по культуре издаются следующие правовые акты:
нормативные правовые акты, индивидуальные правовые акты, правовые
акты рекомендательного характера.
Под нормативными правовыми актами понимаются акты,
устанавливающие правовые нормы (правила поведения), обязательные
для неопределенного круга лиц, рассчитанные на неоднократное
применение и действующие независимо от того, возникли или
прекратились конкретные правоотношения, предусмотренные этими
актами.
Под индивидуально правовыми актами понимаются акты,
устанавливающие, изменяющие или отменяющие права и обязанности
конкретных лиц.
Под правовыми актами рекомендательного характера понимаются
акты, содержащие рекомендации по установлению правовых норм, прав
и обязанностей конкретных лиц.
3.2. Председатель Комитета издает следующие правовые акты:
- распоряжения председателя Комитета - нормативные или
индивидуальные правовые акты по вопросам, отнесенным
законодательством к компетенции Комитета по культуре;
- приказы председателя Комитета по культуре - нормативные или
индивидуальные правовые акты по вопросам внутренней организации
работы Комитета по культуре.
3.3. Проекты правовых актов Комитета по культуре
разрабатываются структурными подразделениями на основании
поручений и указаний председателя, заместителей председателя, а
также по собственной инициативе.
3.4. Проект правовых актов Комитета по культуре (далее -
проект) должен отвечать следующим требованиям:
3.4.1. Объем проекта, как правило, не должен превышать трех
листов текста без приложений. Проект может сопровождаться
пояснительной запиской объемом до трех страниц.
3.4.2. Текст проекта должен устанавливать механизм реализации
содержащихся в нем положений (дозволения, запреты, санкции и
т.п.), быть лаконичным, ясным, точным, соответствовать действующим
правилам орфографии и пунктуации. Содержание издаваемых правовых
актов Комитета по культуре не должно противоречить изданным ранее
или дублировать их, если при этом не изменяется (отменяется) ранее
изданный акт.
3.4.3. Тексты проектов правовых актов Комитета по культуре в
распорядительной части обязательно должны содержать пункты,
предусматривающие:
- конкретные задания исполнителям с указанием реальных сроков
их исполнения (при длительных сроках исполнения необходимо
указывать промежуточные (контрольные) сроки). При указании срока
используется цифровой способ оформления даты;
- точное наименование организаций - исполнителей задания
(должностное лицо в качестве исполнителя может быть указано только
в случае, если выполнение возлагается на него лично);
- поручение о контроле исполнения правового акта или его
отдельных пунктов с указанием, на кого возложен контроль;
- указание об изменении, отмене, дополнении действующих
правовых актов, если издаваемый акт отменяет действующий или
принимается в дополнение (изменение) действующего акта;
- указание о сроке введения правового акта в действие, если
такое указание необходимо.
3.4.4. Проект должен иметь необходимые реквизиты, установленные
Инструкцией по делопроизводству, а также должен быть оформлен в
соответствии с требованиями действующих государственных стандартов
и Инструкцией по делопроизводству.
3.4.5. Если правовые акты Комитета по культуре принимаются на
основе (в развитие, во исполнение) правовых актов федеральных
органов государственной власти, законов Санкт-Петербурга,
постановлений Правительства, правовых актов Администрации Санкт-
Петербурга, то вводная часть правового акта Комитета по культуре
должна содержать ссылку на соответствующий правовой акт с
указанием его наименования, даты, индекса и заголовка.
При проведении согласования проекта такого правового акта
Комитета по культуре к нему необходимо прилагать копию правового
акта, на который делается ссылка, объемом не более 3 страниц, а
если объем копии правового акта превышает 3 страницы, то к проекту
правового акта прилагают копию части (главы, статьи) правового
акта с указанием вида акта, его заголовка, даты и номера.
3.4.6. Если правовой акт устанавливает конкретные права и
обязанности предприятий (учреждений, организаций), не являющихся
органами государственной власти Санкт-Петербурга, лицо,
подготовившее проект, должно приложить копию титульного листа
учредительного документа организации, а в случае необходимости -
иные документы, подтверждающие точное наименование и правовой
статус организаций.
3.5. Проекты подлежат обязательному согласованию
(предварительному рассмотрению и аналитической оценке):
- со структурными подразделениями (должностными лицами)
Комитета по культуре в соответствии с их компетенцией;
- с территориальными органами городских и федеральных органов
государственной власти в установленных законодательством случаях;
- с конкретными предприятиями, учреждениями, организациями, не
являющимися органами государственной власти Санкт-Петербурга, в
случаях, когда правовой акт Комитета по культуре содержит
упоминание о них;
3.6. Обязанность по согласованию проекта возлагается на лицо,
подготовившее проект.
Передача проекта лицами, ответственными за разработку и
согласование проекта, другим лицам для получения согласований не
допускается.
3.6.1. Согласование проекта осуществляется путем его
визирования на оборотной стороне должностными лицами Комитета по
культуре в пределах компетенции с обязательным указанием даты
визирования.
3.6.2. Согласование проекта может осуществляться в процессе
совещания с участием руководителей или уполномоченных
представителей структурных подразделений Комитета по культуре,
участвующих в подготовке проекта. Протокол совещания, подписанный
всеми должностными лицами - участниками совещания, приобщается к
проекту, о чем делается соответствующая запись.
3.6.3. При необходимости (значительные по объему замечания и
т.п.) согласование оформляется в виде отдельного письма, о чем
делается отметка также на оборотной стороне первого листа проекта.
3.6.4. Срок рассмотрения в структурных подразделениях Комитета
по культуре проекта, направленного на согласование, не должен
превышать трех рабочих дней.
В случае когда необходима дополнительная экспертиза, срок может
быть продлен до 5 дней.
3.7. Полученные при согласовании проекта замечания и
предложения учитываются структурным подразделением, разработавшим
проект.
Если структурное подразделение, разработавшее проект, не
согласно с представленными замечаниями и предложениями, оно
готовит мотивированное заключение и прилагает его к проекту.
3.8. В случае согласия с представленными замечаниями
структурное подразделение, подготовившее проект, вносит в него
соответствующие изменения и дополнения. В этом случае текст
проекта подлежит повторному согласованию (за исключением случаев
внесения незначительных изменений технического характера) в
порядке, предусмотренном п. 3.6 Регламента.
3.9. Проект, имеющий необходимые согласования, вместе с
документами, ссылки на которые приведены в тексте проекта, и
другими необходимыми документами представляется юрисконсульту.
3.10. Юрисконсульт Комитета по культуре осуществляет правовую
экспертизу проекта на предмет его соответствия законодательству,
требованиям юридической техники и визирует его.
Срок правовой экспертизы проекта 3 дня. Срок может быть продлен
до 5 дней (в случае осуществления комплексного юридического
анализа, изучения дополнительных материалов и подготовки
юридического заключения).
3.11. После визирования юрисконсультом проекта и до подписания
председателем не допускается изменение проекта правового акта.
3.12. Распоряжения и приказы Комитета по культуре подписываются
председателем или должностным лицом, исполняющим его обязанности.
3.13. После подписания все правовые акты Комитета по культуре
направляются в организационный отдел для присвоения номера,
проставления даты, тиражирования и рассылки соответствующим
исполнителям и организациям, указанным в правовом акте.
3.14. После присвоения номера, проставления даты нормативный
правовой акт направляется в двух экземплярах в Административный
комитет Канцелярии Администрации Санкт-Петербурга для экспертизы,
внесения в реестр нормативных правовых актов Санкт-Петербурга и
опубликования.
Глава 4. УЧАСТИЕ КОМИТЕТА ПО КУЛЬТУРЕ
В ЗАКОНОДАТЕЛЬНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
4.1. Комитет по культуре самостоятельно не представляет проекты
правовых актов, а также заключения на указанные проекты в
федеральные органы государственной власти и в Законодательное
Собрание Санкт-Петербурга.
4.2. Проекты правовых актов и заключения на указанные проекты,
подготовленные структурными подразделениями Комитета по культуре,
визируются председателем Комитета и направляются в
Административный комитет Канцелярии Администрации Санкт-
Петербурга.
4.3. Структурное подразделение Комитета по культуре,
подготовившее проект правового акта, должно дать письменное
пояснение к проекту, обосновать целесообразность и актуальность
принятия правового акта, а также произвести необходимые расчеты и
прогнозы социально-экономических и иных последствий его
реализации.
Юрисконсульт Комитета по культуре осуществляет правовую
экспертизу проекта правового акта на предмет его соответствия
законодательству, требованиям юридической техники.
4.4. Подготовленные структурными подразделениями Комитета по
культуре заключения на проекты правовых актов должны содержать
мотивированные предложения о необходимости внесения изменений и
дополнений (включая текст поправок к конкретным статьям) в проекты
правовых актов либо об отклонении проектов правовых актов.
Заключения Комитета по культуре на принятые Государственной
Думой и направленные на рассмотрение Совета Федерации федеральные
законы и федеральные конституционные законы, а также на
поступившие из Законодательного Собрания на рассмотрение
губернатора Санкт-Петербурга законы Санкт-Петербурга должны
содержать мотивированные предложения о необходимости одобрить или
отклонить принятые федеральные законы, федеральные конституционные
законы, подписать или возвратить без подписания принятые законы
Санкт-Петербурга, включая (в случае отклонения или возвращения без
подписания) текст изменений и дополнений к отклоняемому
(возвращаемому без подписания) закону.
4.5. По предложению Комитета по культуре для организации
разработки законопроектов, имеющих комплексный характер и
требующих привлечения различных заинтересованных организаций,
могут создаваться комиссии (рабочие группы), состав которых
утверждается губернатором Санкт-Петербурга.
Глава 5. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ И ПРОВЕДЕНИЯ
КОЛЛЕГИИ КОМИТЕТА ПО КУЛЬТУРЕ
5.1. Планирование работы коллегии
5.1.1. Коллегия Комитета по культуре (далее - Коллегия)
организует свою работу на основе годового плана.
5.1.2. В план Коллегии включаются основные вопросы деятельности
Комитета по культуре, практического руководства учреждениями и
предприятиями, ход выполнения решений, принятых на встречах с
населением, вопросы работы с предложениями, заявлениями, жалобами
граждан.
5.1.3. Предложения по плану работы Коллегии подаются членами
Коллегии, а также руководителями Комитета по культуре не позднее
чем за две недели до начала планируемого периода секретарю
Коллегии.
5.1.4. Проект плана работы Коллегии составляется секретарем
Коллегии с учетом поступивших предложений и обсуждается на
заседании Коллегии.
5.1.5. В плане работы Коллегии указываются: дата и время
проведения заседаний; вопросы, подлежащие обсуждению;
ответственные лица за подготовку вопроса.
5.1.6. После обсуждения на заседании Коллегии план ее работы
утверждается председателем Комитета по культуре.
5.1.7. Председатель Комитета по культуре имеет право по
предложениям членов Коллегии или по своей инициативе ставить на
рассмотрение Коллегии вопросы, не включенные в план, если они
требуют срочного решения, а также исключать из плана вопросы,
необходимость решения которых отпала.
5.1.8. На заседания Коллегии могут выноситься предложения
депутатов Государственной Думы Российской Федерации,
Законодательного Собрания Санкт-Петербурга по наиболее важным
вопросам деятельности Комитета по культуре.
5.1.9. Заседания Коллегии проводятся один раз в квартал (как
правило, в 4-й четверг месяца, в 15 часов) и считаются
правомочными, если на них присутствует 50% членов Коллегии. При
необходимости проводятся внеочередные, выездные и расширенные
заседания Коллегии.
(в ред. Приказа Комитета по культуре Правительства СПб от
05.12.2003 N 114)
5.2. Подготовка вопросов к заседанию Коллегии
5.2.1. Ответственный за подготовку вопроса представляет
секретарю Коллегии не позднее чем за 10 дней до заседания проект
постановления, согласованный с руководителями Комитета, и краткую
справку, а также предложения о приглашении на заседание лиц, не
являющихся членами Коллегии.
Участие в работе заседания Коллегии приглашенных лиц
обеспечивается ответственным за подготовку проекта. Приглашение
иных должностных лиц, а также представителей средств массовой
информации производится по согласованию с председателем Коллегии.
5.2.2. Секретарь Коллегии за 5 дней до заседания знакомит
членов Коллегии с поступившими материалами.
5.2.3. Не позднее чем за 3 дня до заседания члены Коллегии
могут представить секретарю Коллегии замечания по представленным
проектам, дополнительные вопросы, которые желательно осветить.
Секретарь Коллегии передает эти замечания и предложения
докладчику и ответственному за подготовку вопроса не позднее чем
за 2 дня до заседания.
5.2.4. Если на заседании Коллегии ставится вопрос по
предложению депутата Государственной Думы РФ, Законодательного
Собрания Санкт-Петербурга, секретарь извещает депутата о заседании
не позднее чем за 5 дней до заседания.
5.2.5. Регистрация выступающих и приглашенных на Коллегию
осуществляется структурным подразделением, ответственным за
подготовку вопроса.
5.2.6. Структурное подразделение Комитета, ответственное за
подготовку вопроса, обеспечивает доработку проекта постановления
Коллегии и не позднее 5 дней после заседания Коллегии представляет
председателю Коллегии на подпись.
5.3. Проведение заседаний Коллегии
5.3.1. На заседании Коллегии председательствует председатель
Комитета по культуре или лицо, исполняющее эти обязанности.
5.3.2. В случае невозможности участвовать в заседании Коллегии
член Коллегии сообщает об этом председателю или секретарю
Коллегии.
5.3.3. Очередность рассмотрения вопросов на заседании Коллегии
определяется ее председателем.
5.3.4. Коллегия заслушивает доклад с обоснованием проекта
постановления, содоклад, выступления членов Коллегии и
приглашенных лиц.
Предельная продолжительность докладов - 20 минут, содокладов -
15 минут, выступлений - 10 минут. Председатель Коллегии в
отдельных случаях может предоставлять дополнительное время
докладчику, содокладчику и выступающим.
5.3.5. При согласовании всех членов Коллегии Коллегия может
начать обсуждение без заслушивания доклада.
5.4. Постановление и протокол заседания Коллегии
5.4.1. Постановление Коллегии принимается открытым голосованием
простым большинством голосов общего числа членов Коллегии.
5.4.2. На заседании Коллегии ведется протокол.
5.4.3. Постановление Коллегии оформляется не позднее чем в 10-
дневный срок после заседания и обязательно для исполнения всем
структурным подразделениям и организациям, подведомственным
Комитету по культуре.
5.5. Контроль и проверка исполнения
5.5.1. Коллегия призвана обеспечить систематический контроль за
выполнением в установленный срок постановлений, для чего не реже
одного раза в квартал Коллегия рассматривает на своих заседаниях
вопросы исполнения принятых постановлений.
5.5.2. Контроль за выполнением постановлений Коллегии
осуществляется лицами, указанными в постановлении.
5.5.3. Снятие с контроля постановлений Коллегии осуществляется
по указанию председателя Комитета по культуре после выполнения
всех пунктов, в которых указывались сроки исполнения и
исполнитель.
5.6. Секретарь Коллегии
5.6.1. Обязанности секретаря Коллегии возлагаются приказом на
ведущего специалиста организационного отдела.
5.6.2. Секретарь Коллегии обязан: обеспечивать подготовку
планов работы Коллегии и их рассылку; готовить заседания Коллегии;
знакомить членов Коллегии с материалами, поступившими на
обсуждение Коллегии; оповещать о заседании Коллегии членов
Коллегии; обеспечивать хранение протоколов Коллегии; доводить до
сведения учреждений и организаций постановления Коллегии; вести
учет документов Коллегии, находящихся на контроле.
5.6.3. Секретарь Коллегии имеет право:
- требовать от всех должностных лиц Комитета по культуре и
руководителей подведомственных организаций документы и материалы,
необходимые для работы Коллегии;
- давать соответствующим специалистам задания по размножению
материалов Коллегии.
Глава 6. ОРГАНИЗАЦИЯ КОНТРОЛЯ И ПРОВЕРКИ ИСПОЛНЕНИЯ
ПРАВОВЫХ И ОРГАНИЗАЦИОННЫХ АКТОВ КОМИТЕТА
6.1. Контролю подлежит исполнение правовых актов и
организационных актов Комитета (письменных указаний председателя,
поручений, содержащихся в протоколах совещаний с участием
председателя).
6.2. Контроль и организацию исполнения правового акта Комитета
в целом осуществляет должностное лицо, указанное в правовом акте.
Контроль за исполнением и организацию исполнения отдельных
поручений, содержащихся в правовых и организационных актах
Комитета, осуществляет руководитель соответствующего структурного
подразделения Комитета, которому дано поручение.
Если поручение дано нескольким должностным лицам, то работу по
его исполнению координирует должностное лицо, указанное в
поручении первым или определенное должностным лицом, давшим
поручение. Должностные лица представляют информацию ответственным
исполнителям в строго установленные сроки.
6.3. Общий контроль за исполнением правовых и организационных
актов Комитета осуществляет организационный отдел.
6.4. Руководители структурных подразделений Комитета назначают
ответственных по контролю исполнителей, которые обеспечивают сбор,
обработку и подготовку информации о ходе и результатах исполнения
правовых актов Комитета.
В структурных подразделениях Комитета обеспечивается
необходимый учет находящихся на контроле документов, в том числе в
компьютерных базах данных.
Информация об исполнении актов, указанных в пункте 6.3
настоящего Регламента, представляется по установленной форме в
организационный отдел.
6.5. Учет и контроль фактического исполнения правовых и
организационных актов Комитета осуществляется организационным
отделом. При этом организационным отделом подразделениям Комитета
- исполнителям поручений направляются контрольные карты
установленной формы и формируется база данных автоматизированной
системы контроля исполнения (АСКИ).
6.6. Поручения, содержащиеся в правовых и организационных актах
Комитета, с конкретными сроками исполнения должны исполняться в
установленные сроки, без указания конкретных сроков, в течение
одного месяца. Поручения с грифом "срочно" должны исполняться в
течение трех дней.
6.7. В исключительных случаях при невыполнении или неполном
выполнении по объективным причинам поручений, содержащихся в
правовых и организационных актах Комитета, решение о переносе
сроков (с учетом предложений должностных лиц, на которых в
установленном пунктом 6.2 Регламента порядке возложен контроль за
исполнением соответствующих актов) принимают председатель, первый
заместитель или, по их поручениям, - начальник организационного
отдела.
6.8. Снятие с контроля исполненных правовых актов Комитета
производится организационным отделом на основании письменных
представлений должностных лиц, на которых возложен контроль за
исполнением соответствующих правовых актов.
Снятие с контроля исполненных организационных актов Комитета
осуществляется организационным отделом на основании информации,
представленной руководителями структурных подразделений Комитета,
ответственных за исполнение, о полном исполнении организационного
акта или отдельного поручения, содержащегося в нем.
6.9. Лица, на которых возложено исполнение правовых и
организационных актов Комитета, несут ответственность за их
неисполнение или ненадлежащее исполнение в соответствии с
действующим законодательством.
Глава 7. ПОДГОТОВКА И ПРОВЕДЕНИЕ СОВЕЩАНИЙ В КОМИТЕТЕ
7.1. В целях выработки согласованных решений, координации
деятельности структурных подразделений Комитета председатель,
первые заместители, заместитель проводят совещания с
руководителями структурных подразделений Комитета, а также с
руководителями организаций.
7.2. Оповещение участников совещания, направление при
необходимости в их адрес материалов для проработки и регистрацию
приглашенных обеспечивает структурное подразделение, ответственное
за подготовку совещания.
7.3. Должностные лица, ответственные за подготовку вопросов,
вносимых на рассмотрение, представляют в организационный отдел не
позднее чем за день до совещания проекты соответствующих решений,
если они предусмотрены.
7.4. Работник подразделения, ответственный за подготовку
вопроса, ведет протокол совещания, который должен быть оформлен не
позднее следующего рабочего дня. Протокол подписывается
должностным лицом, председательствующим на соответствующем
совещании. Копии протоколов направляются исполнителям для
организации работы по выполнению принятых решений и в
организационный отдел.
Глава 8. ОРГАНИЗАЦИЯ ВСТРЕЧ С ЗАРУБЕЖНЫМИ
ДЕЛЕГАЦИЯМИ В КОМИТЕТЕ
8.1. Встречи руководства Комитета с зарубежными делегациями и
иностранными гражданами организуются и координируются отделом
международных культурных связей.
8.2. Все заявки на встречи от иностранных организаций, фирм,
граждан, а также юридических лиц Санкт-Петербурга с необходимой
информацией направляются в отдел международных культурных связей,
который определяет целесообразность проведения встречи с той или
иной делегацией и докладывает свои предложения руководству, при
этом согласовывается участие во встрече специалистов структурных
подразделений Комитета.
8.3. Пресс-конференции и интервью руководителей Комитета с
иностранными журналистами организуются пресс-секретарем Комитета.
8.4. В случае подписания во время встреч должностных лиц
Комитета с иностранными представителями контрактов, договоров и
других соглашений указанные документы предварительно готовятся
специалистами соответствующих структурных подразделений Комитета,
согласовываются с отделом международных культурных связей и при
необходимости переводятся на иностранные языки в установленном
порядке.
Глава 9. ОРГАНИЗАЦИЯ ПРИЕМА ГРАЖДАН И ПРЕДСТАВИТЕЛЕЙ
ОРГАНИЗАЦИЙ В КОМИТЕТЕ
9.1. Организацию приема граждан и представителей организаций
(далее - прием граждан), обращающихся в Комитет, обеспечивает
организационный отдел.
9.1.1. Специалисты организационного отдела осуществляют:
- прием граждан, оказание консультационно-правовой помощи по
обращениям;
- составление графика приема граждан председателем и
руководителями структурных подразделений Комитета;
- предварительную запись на прием к председателю и первым
заместителям;
- подготовку необходимых материалов;
- контроль за исполнением решений, принятых руководителем,
ведущим прием;
- подготовку информационно-аналитических материалов с анализом
причин и характера устных обращений граждан, а также предложений
по совершенствованию работы по личному приему граждан.
9.1.2. Для решения вопроса о записи на прием к должностным
лицам Комитета сотрудник организационного отдела принимает от
гражданина заявление, которое должно быть аргументированным,
содержать подробную информацию о том, куда гражданин обращался за
решением вопроса, в том случае, если решение вопроса отнесено
законодательством к компетенции соответствующих органов. Оценку
предъявляемых документов делает сотрудник организационного отдела
и по результатам рассмотрения представленных документов
осуществляет запись на прием к должностному лицу Комитета по
принадлежности вопроса.
В записи на прием может быть отказано, если решение вопроса не
относится к компетенции Комитета либо представленные документы не
удовлетворяют требованиям части первой настоящего пункта.
9.2. Сотрудник организационного отдела осуществляет регистрацию
устных обращений граждан и их документальное оформление, ведет
справочно-поисковую картотеку, направляет документы на
рассмотрение в структурные подразделения Комитета и иные
организации, подведомственные Комитету.
9.3. Каждое обращение регистрируется:
- в списке принятых граждан в приемной Комитета с указанием
фамилии, имени, отчества гражданина, даты и повторности обращения;
- в карточке личного приема граждан руководителями Комитета и
структурных подразделений Комитета (данная форма заполняется
только в том случае, если решением вопроса занимается
соответствующее должностное лицо Комитета);
- в журнале приема посетителей руководителями структурных
подразделений Комитета.
9.4. В соответствующую графу списка принятых граждан вносится
запись о содержании беседы сотрудника организационного отдела с
гражданином.
9.5. В случае записи гражданина на прием к должностному лицу
Комитета сотрудник организационного отдела подготавливает
следующие документы:
- карточку личного приема граждан руководителями Комитета;
- справку-заключение с рекомендациями;
- дело, в которое включают копии нормативных правовых актов
Российской Федерации и Санкт-Петербурга по данному вопросу,
справки структурных подразделений и подведомственных организаций,
рассматривавших обращение.
9.6. Принятое должностным лицом Комитета решение записывается в
карточке личного приема.
Решение оформляется в виде поручения структурным подразделениям
Комитета, подведомственным организациям и с сопроводительным
письмом на бланке за подписью руководителя, после регистрации
направляется адресату.
Поручение должностного лица Комитета ставится на контроль. При
этом формируется контрольная картотека в соответствии с
Инструкцией по делопроизводству.
9.7. Поручение должностного лица Комитета по обращению
гражданина должно исполняться в срок, не превышающий 30 дней, если
иное не установлено в поручении. Поручения по рассмотрению
обращений, не требующих дополнительного изучения и проверки,
исполняются безотлагательно.
9.8. Продление сроков исполнения поручений возможно только
руководителем, установившим срок исполнения, либо по его поручению
начальником организационного отдела.
Информация о продлении сроков фиксируется в карточке учета
личного приема граждан.
9.9. Справки-ответы исполнителей анализируются сотрудником
организационного отдела и докладываются должностному лицу
Комитета, направившему документы для рассмотрения в структурное
подразделение или в подведомственную организацию. Помимо справок-
ответов исполнители готовят проект ответа заявителю.
В случае если поступившая от исполнителя информация не отвечает
предъявляемым требованиям, специалист организационного отдела
повторно направляет документы в структурное подразделение или
подведомственную организацию с поручением для рассмотрения по
существу и ответа.
9.10. Поручение снимается с контроля, если вопрос решен, а
также если структурным подразделением или подведомственной
организацией дан обоснованный отказ в выполнении требований
гражданина и должностное лицо Комитета, давшее поручение
рассмотреть обращение, согласно с доводами исполнителя.
9.11. В карточке учета личного приема делается отметка об
исполнении. Одновременно делается запись об исполнении в журнале
приема посетителей должностными лицами Комитета.
9.12. В целях информирования должностных лиц Комитета о
состоянии и характере обращений граждан в сектор приема работники
организационного отдела готовят:
- статистические справки о количестве записавшихся на прием к
должностным лицам Комитета - 1 раз в месяц, квартал, полугодие,
год;
- статистические справки о выполнении поручений должностных лиц
Комитета по рассмотрению обращений - 1 раз в месяц, квартал,
полугодие, год;
- тематические справки по обращениям граждан - 2 раза в год;
- справки по обращениям граждан в соответствии с
классификатором вопросов - 1 раз в месяц, квартал, полугодие, год.
Глава 10. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ОБРАЩЕНИЯМИ
ГРАЖДАН В КОМИТЕТ
10.1. Единую систему работы с письменными обращениями граждан,
поступающими в канцелярию, организует организационный отдел.
10.2. Все поступившие в канцелярию обращения граждан
первоначально поступают в сектор служебной корреспонденции
организационного отдела, который в день поступления их
регистрирует.
10.3. Зарегистрированные письма передаются для рассмотрения
председателю Комитета.
10.4. Председатель Комитета налагает резолюцию о рассмотрении
обращения структурным подразделением Комитета в соответствии с
компетенцией.
10.5. Все письма граждан, на которых имеется резолюция
председателя, ставятся на контроль.
10.6. Сроки рассмотрения обращений установлены действующим
законодательством. Контроль за соблюдением сроков рассмотрения
обращений осуществляет организационный отдел.
10.7. Срок рассмотрения обращения может быть продлен в порядке
исключения руководителем Комитета с обязательным уведомлением об
этом заявителя. Промежуточный ответ готовит подразделение, которое
рассматривает обращение.
10.8. Рассмотрение обращения признается завершенным и снимается
с контроля, если рассмотрены все поставленные в нем вопросы,
приняты необходимые меры и заявителю дан письменный либо с его
согласия устный ответ.
10.9. Письменные ответы подписываются руководителями или иными
должностными лицами Комитета в соответствии с их компетенцией. В
ответе обязательно указываются фамилия исполнителя и его служебный
телефон.
Ответы в федеральные органы государственной власти имеют право
подписывать председатель Комитета и его заместители.
В случае устного ответа на обращение составляется справка,
подписываемая исполнителем, в которой указывается, какие меры
приняты, когда, кем и кому дан устный ответ, удовлетворен ли
заявитель устными разъяснениями.
10.10. Подлинники ответов передаются в сектор служебной
корреспонденции на отправку. Копии ответов подшиваются в дела.
10.11. Сформированные дела (письма с приложенными к ним
материалами) хранятся в канцелярии 3 года, затем передаются в
установленном порядке в архив.
10.12. Организационный отдел осуществляет контроль за
соблюдением действующего законодательства при работе с обращениями
граждан структурными подразделениями Администрации, а также
должностными лицами государственных предприятий, учреждений и
организаций, подведомственных Комитету.
10.13. Структурные подразделения Комитета в установленные сроки
представляют в организационный отдел не позднее 15 числа месяца,
следующего за отчетным, ежеквартальный отчет о работе с
обращениями и жалобами, а также предложения по совершенствованию
этой работы.
10.14. Организационный отдел осуществляет анализ деятельности
структурных подразделений Комитета по работе с обращениями и
жалобами, готовит заключения и отчеты с соответствующими выводами
и предложениями и после подписания у председателя Комитета
направляет отчеты в Управление по обращениям и жалобам Канцелярии
губернатора Санкт-Петербурга.
Глава 11. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ПАРЛАМЕНТСКИМИ
ЗАПРОСАМИ, ЗАПРОСАМИ ЧЛЕНОВ СОВЕТА ФЕДЕРАЦИИ
И ДЕПУТАТОВ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ДУМЫ, ДЕПУТАТОВ
ЗАКОНОДАТЕЛЬНОГО СОБРАНИЯ САНКТ-ПЕТЕРБУРГА,
ОБРАЩЕНИЯМИ ЧЛЕНОВ СОВЕТА ФЕДЕРАЦИИ,
ДЕПУТАТОВ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ДУМЫ, ДЕПУТАТОВ
ЗАКОНОДАТЕЛЬНОГО СОБРАНИЯ САНКТ-ПЕТЕРБУРГА
11.1. Ведение делопроизводства по запросам членов Совета
Федерации и депутатов Государственной Думы, депутатов
Законодательного Собрания Санкт-Петербурга, парламентским запросам
(запросам Государственной Думы, Совета Федерации), обращениям
членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы, депутатов
Законодательного Собрания Санкт-Петербурга, депутатов иных
выборных органов (далее для целей настоящего Регламента именуемых
"депутатские запросы и обращения") в Комитете возлагается на
организационный отдел.
11.2. Депутатские запросы и обращения в день поступают к
председателю Комитета и не позднее следующего дня направляются в
структурные подразделения по принадлежности решаемых вопросов.
Запрещается направлять депутатские запросы для рассмотрения тем
должностным лицам, действия которых обжалуются.
11.3. Все поручения председателя по депутатским запросам и
обращениям ставятся на контроль.
11.4. Депутатские запросы и обращения подлежат рассмотрению в
соответствии с федеральными законами, Уставом Санкт-Петербурга и
законами Санкт-Петербурга в следующие сроки:
парламентский запрос - в течение 15 дней со дня получения
запроса или в иной установленный соответствующей палатой
Федерального Собрания Российской Федерации срок;
запрос члена Совета Федерации, депутата Государственной Думы -
в течение 30 дней со дня получения запроса или в иной
согласованный с инициатором запроса срок;
обращение члена Совета Федерации, депутата Государственной Думы
- безотлагательно, при необходимости получения дополнительных
материалов - в течение 30 дней со дня получения обращения;
запрос депутата Законодательного Собрания Санкт-Петербурга - в
течение 7 дней со дня получения запроса;
обращение депутата Законодательного Собрания Санкт-Петербурга -
в течение 15 дней со дня получения обращения; в случае
необходимости проведения дополнительной проверки или
дополнительного изучения поставленных вопросов - в течение 30 дней
со дня получения обращения, при условии уведомления обратившегося
с обращением депутата Законодательного Собрания - в пятидневный
срок со дня получения обращения;
обращения депутатов иных выборных органов - в течение 30 дней
со дня получения обращения.
11.5. Контроль за своевременным, объективным и полным
рассмотрением депутатских запросов и обращений, поступивших
председателю, осуществляет руководитель структурного
подразделения, которому депутатский запрос и обращение направлены
для рассмотрения, а также специалист организационного отдела.
11.6. Рассмотрение депутатского запроса и обращения признается
завершенным и снимается с контроля, если рассмотрены все
поставленные в нем вопросы, приняты необходимые меры и
обратившемуся депутату дан письменный ответ.
11.7. Ответы на парламентские запросы, запросы членов Совета
Федерации, депутатов Государственной Думы имеют право подписывать
председатель или первый заместитель, исполняющий обязанности
председателя.
Ответы на депутатские запросы и обращения к структурным
подразделениям и должностным лицам Администрации подписываются
руководителями соответствующих структурных подразделений
(должностными лицами) Комитета. Проект ответа обязательно
согласовывается с заместителем председателя по принадлежности
вопросов.
В ответе обязательно указываются фамилия исполнителя и его
служебный телефон.
ПРИЛОЖЕНИЕ 2
к приказу
Комитета по культуре
от 29.04.2002 N 71
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В КОМИТЕТЕ ПО КУЛЬТУРЕ
АДМИНИСТРАЦИИ САНКТ-ПЕТЕРБУРГА
1. Общие положения
1.1. Инструкция по делопроизводству в Комитете по культуре
(далее - Инструкция) устанавливает порядок работы со служебной
документацией в Комитете по культуре (далее - Комитет) в процессе
его деятельности.
Инструкция регламентирует организацию делопроизводства и
рационального документооборота, создание и оформление документов,
порядок работы с документами и письмами граждан в Комитете,
контроль за их рассмотрением и исполнением, составление
номенклатуры и формирование дел, подготовку документов и писем
граждан к их дальнейшему хранению и использованию.
1.2. Инструкция разработана в соответствии с федеральными
законами и иными нормативными правовыми актами Российской
Федерации, законами Санкт-Петербурга и иными нормативными актами
Санкт-Петербурга, основными положениями Государственной системы
документационного обеспечения управления (ГСДОУ), действующими
государственными стандартами по оформлению организационно-
распорядительных документов, Регламентом Администрации Санкт-
Петербурга, Комитета.
1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию
системы делопроизводства аппарата Комитета и его структурных
подразделений.
1.4. Структурные подразделения Комитета должны организовывать и
вести делопроизводство на основании Инструкции и других нормативно-
методических документов. В подведомственных учреждениях Комитета
самостоятельно разрабатываются инструкции, не противоречащие
настоящей Инструкции, которые утверждаются руководителями этих
учреждений.
1.5. Ответственность за организацию и правильное ведение
делопроизводства в подразделениях Комитета возлагается на их
руководителей.
1.6. Методическое руководство и контроль за соблюдением
требований Инструкции возлагается на организационный отдел.
1.7. В Комитете устанавливается смешанная система
делопроизводства, по которой
централизованно:
в Комитете ведется организационная и методическая работа по
вопросам документационного обеспечения;
осуществляется контрольно-аналитическая работа по исполнению
поручений губернатора, председателя Комитета, правовых актов
Администрации, председателя Комитета;
осуществляются регистрация и рассылка правовых актов
губернатора, председателя Комитета, прием поступающей и отправка
исходящей корреспонденции; регистрация документов, адресованных
председателям и его заместителям; информационно-справочная работа
о прохождении служебной корреспонденции; техническое оформление
(печатание) документов и их хранение;
осуществляется делопроизводство по письменным и устным
обращениям граждан;
ведется работа по рассылке поступающих в Комитет правовых актов
в подразделения Комитета в соответствии с их компетенцией и
отраслевые отделы подведомственных организаций (в зависимости от
содержания поступающих правовых актов);
децентрализованно:
в подразделениях Комитета осуществляется регистрация,
рассмотрение, информационно-справочная работа по прохождению
документов, адресованных непосредственно этим подразделениям.
1.8. Требования Инструкции распространяются на все служебные
документы Комитета несекретного характера и обязательны для всех
сотрудников Комитета.
Правила, определяющие порядок работы с секретными,
конфиденциальными документами и документами, имеющими реквизиты
"для служебного пользования", устанавливаются специальной
Инструкцией.
Требования Инструкции распространяются как на традиционное
делопроизводство, так и на организацию работы с машиночитаемыми
документами, создаваемыми при помощи компьютеров, иных средств
вычислительной техники, и с другими документами независимо от их
носителей.
Компьютерные (автоматизированные) технологии обработки
информации, содержащиеся в документах, должны отвечать требованиям
настоящей Инструкции.
1.9. Исполнение (рассмотрение, подготовка ответов, депутатских
запросов депутатов Федерального Собрания Российской Федерации,
депутатов Законодательного Собрания Санкт-Петербурга, депутатов
иных выборных органов) осуществляется в порядке и в сроки,
установленные федеральными законами, законами Санкт-Петербурга.
1.10. Сотрудники Комитета несут персональную ответственность за
невыполнение требований Инструкции, сохранность служебных
документов и неразглашение содержащейся в них информации.
Об утрате документов немедленно докладывается руководителю
подразделения.
1.11. Передача документов (копий документов) из подразделений
Комитета работникам других организаций допускается только с
разрешения руководителей подразделений.
Передача документов (копий документов) из подразделений
Комитета представителям средств массовой информации осуществляется
уполномоченными должностными лицами Комитета.
При уходе работника в отпуск, выбытии в командировку,
увольнении или переводе на другую должность имеющиеся у него
документы передаются по указанию руководителя структурного
подразделения другому работнику.
1.12. Нарушение требований Инструкции влечет дисциплинарную
ответственность сотрудника Комитета.
2. Общие требования к оформлению документов
2.1. Правовые, организационно-распорядительные и иные документы
- постановления, распоряжения, приказы, протоколы, акты, письма и
др. (далее - документы), подготавливаемые в Комитете и фиксирующие
решения административных и организационных вопросов, а также
вопросов управления, взаимодействия, обеспечения регулирования
деятельности подразделений территориального управления, должны
иметь необходимые реквизиты и быть оформлены в соответствии с
ГОСТом Р 6.30-97 "Унифицированные системы документации.
Унифицированная система организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению документов", утвержденным
постановлением Госстандарта России от 31.07.1997 N 273, а также
настоящей Инструкцией.
2.1.1. При подготовке и оформлении соответствующих документов
Комитет использует следующие реквизиты:
01 - герб Санкт-Петербурга;
02 - код подразделения территориального управления - автора
документа;
03 - код формы документа;
04 - наименование автора документа;
05 - справочные данные об авторе документа;
06 - наименование вида документа;
07 - дата документа;
08 - регистрационный номер документа;
09 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;
10 - место составления документа;
11 - гриф ограничения доступа к документу;
12 - адресат;
13 - гриф утверждения документа;
14 - резолюция;
15 - заголовок к тексту;
16 - отметка о контроле;
17 - текст документа;
18 - отметка о наличии приложения;
19 - подпись;
20 - гриф согласования документа;
21 - визы согласования документа;
22 - печать;
23 - отметка о заверении копии;
24 - отметка об исполнении;
25 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
26 - отметка о поступлении документа;
27 - отметка для автоматического поиска документа.
2.2. Бланки документов
2.2.1. Документы, подготавливаемые в Комитете, должны
оформляться на бланках определенного образца.
2.2.2. Бланки документов должны иметь поля не менее:
левое - 20 мм;
правое - 10 мм;
верхнее - 20 мм;
нижнее - 10 мм.
2.2.3. Устанавливается два основных формата бланков документов
- А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210). Допускается использование
бланков форматов А3 и А6 по ГОСТу 9327.
2.2.4. Для подразделений Комитета, их руководителей
устанавливаются следующие виды бланков документов:
общий бланк (формат А4);
бланк письма (формат А4, А5).
На бланке писем реквизиты располагают угловым способом.
Общий бланк используют для изготовления любых видов документов
(в том числе и правовых актов), кроме писем. Общий бланк включает
реквизиты 01 и 04.
Бланк письма включает реквизиты 01, 02, 04, 05 и при
необходимости ограничительные отметки для верхних границ, зон
расположения реквизитов 07, 08, 09, 10, 12, 13, 14, 15, 16, 17. В
Комитете применяются следующие бланки писем:
Комитета и его структурных подразделений.
Бланк резолюции и бланк конкретного вида документа (кроме
письма) включает реквизиты 01, 03, 04, 06, 10 и при необходимости
ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 07,
08, 09, 10, 15, 16.
2.2.5. Бланки документов изготавливаются на белой бумаге или
бумаге светлых тонов.
2.2.6. При разработке макетов бланков должны быть соблюдены
требования действующих государственных стандартов.
Реквизит 01 располагают над серединой реквизита 04.
Реквизиты 04, 05, 06, 10, ограничительные отметки для
реквизитов 07, 08, 09 в пределах границ зон расположения
реквизитов размещают одним из способов:
- центральным (начало и конец каждой строки реквизита равно
удалены от границ зоны расположения реквизитов);
- флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы
зоны расположения реквизитов).
2.2.7. При оформлении многостраничных документов на бланке
печатается первый лист документа, последующие - на обычной бумаге
одинакового с бланком формата, цвета и качества.
2.3. Требования к оформлению реквизитов документа
2.3.1. Герб Санкт-Петербурга
В Комитете для документов используют бланки с воспроизведением
герба Санкт-Петербурга (далее - гербовые бланки). Исключение
составляют проекты документов, а также письма, направляемые одним
подразделением Комитета в другое подразделение Комитета, которые
изготавливают на соответствующих бланках без воспроизведения герба
Санкт-Петербурга.
Применение гербовых бланков обязательно при изготовлении
документов, направляемых:
за рубеж;
в федеральные органы государственной власти;
в органы государственной власти субъектов Российской Федерации;
в Законодательное Собрание Санкт-Петербурга;
в органы местного самоуправления;
в различные учреждения, организации или на предприятия;
гражданам Российской Федерации, иностранным гражданам, лицам
без гражданства.
2.3.1.1. Гербовые бланки подлежат учету. На гербовых бланках
проставляют порядковые номера.
2.3.2. Код подразделения Комитета - автора документа
Код подразделения Комитета проставляют по Общероссийскому
классификатору предприятий и организаций (ОКПО), а также
Общероссийскому классификатору органов государственной власти и
управления (ОКОГУ).
2.3.3. Код формы документа
Код формы документа проставляют по Общероссийскому
классификатору управленческой документации (ОКУД).
2.3.4. Наименование автора документа
Наименование подразделения Комитета (его структурного
подразделения), являющегося автором документа, должно
соответствовать наименованию, закрепленному в Положении о
соответствующем подразделении Комитета (о его структурном
подразделении).
Сокращенное наименование подразделения Комитета производится на
бланке документа (в скобках, после указания полного наименования
данного подразделения) только в тех случаях, когда оно закреплено
в Положении о данном подразделении.
Над наименованием подразделения Комитета указывают наименование
вышестоящей организации - Комитет по культуре Администрации Санкт-
Петербурга.
Автором документа может быть должностное лицо, представляющее
Комитет, или соответствующее подразделение Комитета.
2.3.5. Справочные данные об авторе документа
Справочные данные о подразделении Комитета включают: почтовый
адрес, номера телефонов и другие сведения (номера факсов,
телексов, счетов в банке, адрес электронной почты, адрес (WWW-
сервис) в сети Интернет и др.).
2.3.6. Наименование вида документа
Наименование вида документа указывается на всех, кроме писем,
документах - постановлениях, распоряжениях, приказах, протоколах,
справках, заключениях и т.д. и печатается прописными буквами.
2.3.7. Дата документа
Датой документа является дата его подписания или утверждения,
для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата
события. Если авторами документа являются несколько подразделений
Комитета, то датой документа является наиболее поздняя дата
подписания.
2.3.7.1. Дату документа оформляют тремя парами арабских цифр в
следующей последовательности: день месяца, месяц, год. Например,
дату 15 января 1998 года следует оформить 15.01.1998.
Допускается оформление даты документа в следующей
последовательности: год, месяц, день месяца. При этом
рекомендуется оформлять год четырьмя арабскими цифрами, а месяц и
день месяца - парами арабских цифр. Например, дату 15 января 1998
года рекомендуется оформить: 1998.01.15.
При подготовке нормативных и финансовых документов допускается
словесно-цифровой способ (без кавычек) оформления даты документа,
например, 15 января 1998 года.
2.3.8. Регистрационный номер документа
Регистрационный номер документа состоит из его порядкового
номера. По усмотрению подразделения Комитета порядковый номер
может быть дополнен буквой, характеризующей вид документа
(например, порядковый номер приказа будет выглядеть как N 56-п,
инструкции - N 56-и), индексом дела по номенклатуре дел,
информацией о корреспонденте, исполнителях, номером журнала
регистрации исходящих документов, индексом тематического
классификатора вопросов, содержащихся в документе (если в
соответствующем подразделении такой классификатор утвержден), и
др.
2.3.8.1. Регистрационный номер документа, составленного
совместно с двумя и более подразделениями Комитета, состоит из
регистрационных номеров документа каждого из этих подразделений,
проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в
документе.
2.3.9. Ссылка на регистрационный номер и дату документа
Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в
себя регистрационный номер и дату документа, на который дается
ответ.
2.3.10. Место составления документа
Местом составления или издания документа указывают, если
затруднено его определение по реквизитам "наименование автора
документа" и "справочные данные об авторе документа". В таком
случае указывают, как правило, город Санкт-Петербург.
В случае если документ составлен в ином населенном пункте, не
находящемся в границах Санкт-Петербурга, в документе указывают
наименование соответствующего населенного пункта.
2.3.11. Гриф ограничения доступа к документу
Гриф ограничения доступа к документу (секретно, конфиденциально
и др.) проставляют без кавычек на первом листе документа и при
необходимости дополняют данными, предусмотренными
законодательством об информации, отнесенной к государственной
тайне или конфиденциальной информации.
2.3.12. Адресат
Реквизит "адресат" располагается в правом верхнем углу
документа. Если документ изготавливается на гербовом бланке,
реквизит "адресат" размещают на одном уровне с реквизитом
"наименование автора документа" (ниже уровня расположения герба
Санкт-Петербурга).
2.3.12.1. В качестве адресата могут быть: органы
государственной власти (Российской Федерации, Санкт-Петербурга,
иных субъектов Российской Федерации), их структурные
подразделения, органы местного самоуправления, их структурные
подразделения, предприятия, учреждения, организации, их
структурные подразделения; должностные лица; граждане.
2.3.12.2. Документ не должен содержать более четырех адресатов.
Если документ направляется нескольким разным адресатам, то
адресаты указываются в документе один под другим. Слово "копия"
перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается.
При большем количестве адресатов составляют список рассылки
документа.
2.3.12.3. Если документ является ответным, первым (основным)
адресатом указывается автор инициативного документа, на который
дается ответ, вне значимости остальных адресатов.
2.3.12.4. Документ печатается в количестве экземпляров,
соответствующем количеству адресатов, плюс один (последний
экземпляр документа). Первый экземпляр документа, подписанный
руководителем подразделения Комитета, подготовившего документ,
изготавливается одновременно с подлинником (оригиналом) документа,
содержит все его реквизиты (за исключением реквизитов бланка
документа, если документ оформляется на бланке) и остается в деле
отправителя.
2.3.12.5. Наименование органа государственной власти, органа
местного самоуправления, предприятия, учреждения, организации,
соответствующего структурного подразделения указывают в
именительном падеже, например:
Минюст России
Управление систематизации
законодательства.
Должность и фамилию лица, которому адресован документ,
указывают в дательном падеже, например:
ЗАО "Торговый мир"
Бухгалтерия
Главному бухгалтеру
Николаевой Л.П.
или
Председателю
Законодательного Собрания
Санкт-Петербурга
Иванову И.И.
2.3.12.6. Если документ отправляется в несколько однородных
организаций или в несколько структурных подразделений одной
организации, то их следует указать обобщенно, например:
Территориальные управления
административных районов
Санкт-Петербурга
или
Муниципальные советы
муниципальных образований
Санкт-Петербурга.
2.3.12.7. В состав реквизита "адресат" при необходимости может
входить почтовый адрес. Элементы адреса указывают в
последовательности, установленной почтовыми правилами.
Если документ адресуется органу государственной власти, органу
местного самоуправления, предприятию, учреждению, организации,
соответствующему структурному подразделению, указывают его (ее)
наименование, а затем почтовый адрес, например:
Комитет по культуре
Администрации
Санкт-Петербурга
191011, Санкт-Петербург,
Невский пр., 40.
При адресовании документа физическому лицу указывают почтовый
адрес, затем фамилию и инициалы получателя, например:
198253, Санкт-Петербург,
пр. Ветеранов, д. 45, кв. 4.
Вербину Р.О.
2.3.13. Гриф утверждения документа
Гриф утверждения документа располагается в правом верхнем углу
документа.
2.3.13.1. Документ утверждается должностным лицом (должностными
лицами) или специально издаваемым документом.
2.3.13.2. При утверждении документа должностным лицом гриф
утверждения документа должен состоять из слов УТВЕРЖДАЮ (без
кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его
подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:
УТВЕРЖДАЮ
Комитет по культуре
Администрации
Санкт-Петербурга
личная подпись Иванова О.В.
17.01.1998.
При утверждении документа несколькими должностными лицами их
подписи располагают на одном уровне.
2.3.13.3. При утверждении документа постановлением,
распоряжением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из
слов УТВЕРЖДЕНО (без кавычек), наименования утверждающего
документа в именительном падеже, его даты и номера, например:
УТВЕРЖДЕНО
распоряжение председателя
Комитета по культуре
Администрации
Санкт-Петербурга
от 17.01.1998 N 12-р
2.3.14. Резолюция
2.3.14.1. Резолюция пишется соответствующим должностным лицом
как правило на документе в верхней его части на свободном поле.
При отсутствии свободного поля на документе резолюция оформляется
на отдельном листе (специальном бланке формата А6, скрепляемом с
документом).
Резолюция включает фамилию исполнителя (исполнителей),
содержание поручения, срок исполнения (при необходимости),
подпись, дату, например:
Ларионовой О.А.
Жукову П.К.
Прошу подготовить проект
распоряжения Комитета по
культуре по данному вопросу
к 24.08.1998
личная подпись
17.01.1998
Если резолюция оформляется на специальном бланке, то в левом
верхнем углу бланка резолюции могут быть указаны реквизиты
(регистрационный номер и дата либо заголовок) документа, к
которому относится данная резолюция.
2.3.14.2. При наличии в резолюции нескольких исполнителей
указывается ответственный исполнитель (как правило, это лицо,
названное в резолюции первым).
2.3.14.3. Если документ направляется на исполнение в
подведомственное подразделение, в резолюции обязательно
указывается наименование этого подразделения (управления,
комитета, отдела, сектора).
2.3.15. Заголовок к тексту
2.3.15.1. Заголовок к тексту включает краткое содержание
документа. Заголовок согласуется с наименованием вида документа.
Заголовок может отвечать на вопросы:
о чем (о ком)?, например:
О создании аттестационной комиссии;
чего (кого)?, например:
Должностная инструкция секретаря-референта.
2.3.16. Отметка о контроле
Отметка о контроле - это отметка о контроле за исполнением
документа, которую отмечают штампом "контроль". Организация
контроля за исполнением документов осуществляется в порядке,
установленном разделом 10 настоящей Инструкции.
2.3.17. Текст документа
2.3.17.1. Текст документа составляется на русском языке (с
учетом особенностей составления документов, отправляемых за рубеж)
и, как правило, оформляется в виде связанного текста.
2.3.17.2. Содержание и структура текста документа определяются
функциональным назначением документа.
Общими требованиями к тексту документа являются лаконичность,
ясность и точность его содержания. Текст документа должен быть
изложен грамотно в соответствии с действующими правилами
орфографии и пунктуации, в официально-деловом стиле.
При оформлении текста документа (приложения к документу) на
двух и более страницах первая страница документа (имеющего
приложения) не нумеруется, а вторая и последующие страницы должны
быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются
арабскими цифрами по центру верхнего поля документа без знака
точки. Многостраничные приложения к документу нумеруются как
самостоятельный документ (с первой страницы приложения).
2.3.17.3. Терминология, употребляемая в документах, должна
соответствовать терминологии, установленной законодательными и
другими нормативными актами. К терминам, которые могут быть
непонятны адресату и применение которых необходимо в тексте
документа, должны быть даны разъяснения в скобках. Следует
избегать неоправданного употребления иностранных слов.
В тексте документа допускается использование общепринятых
сокращений, установленных действующими правилами орфографии,
стандартами. Также допускается использование сокращений и
аббревиатуры наименований федеральных органов государственной
власти, органов государственной власти Санкт-Петербурга и иных
субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления
муниципальных образований Санкт-Петербурга, предусмотренных в
соответствующих правовых актах (положениях).
В реквизитах "адрес" и "подпись" сокращения не допускаются.
Инициалы, как правило, располагаются перед фамилией (в тексте, в
реквизите "подпись"). В протоколах, выписках при перечислении
фамилий в порядке алфавита инициалы следует располагать после
фамилии.
Сокращение наименований предприятий, учреждений, организаций
должно соответствовать сокращениям, установленным учредительными
документами (положениями, уставами) этих организаций. В текстах
правовых актов наименование организаций-исполнителей следует
приводить полностью.
2.3.17.4. Текст документа состоит, как правило, из двух частей.
В первой (вводной, констатирующей) части указывают причины,
основания и цели документа, во второй (заключительной) - решения,
выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
Текст может содержать одну заключительную часть. Например,
приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма,
заявления - просьбу без пояснения; справки, докладные записки -
оценку фактов, выводы.
2.3.17.5. В тексте документа, подготовленного на основании
документов других организаций или ранее изданных документов,
указывают их реквизиты; наименование документа, наименование
организации - автора документа, дату документа, регистрационный
номер документа, заголовок к тексту.
2.3.17.6. Если текст содержит несколько решений, выводов и
т.д., то его содержание следует разбивать на разделы, подразделы,
пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
2.3.17.7. В распорядительных документах (распоряжение, приказ и
т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также
документах, адресованных руководству организации, изложение текста
должно идти от первого лица единственного числа ("приказываю",
"предлагаю", "прошу" и т.п.).
В распорядительных документах коллегиальных органов текст
излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет",
"решил" и т.п.).
В совместных распорядительных документах текст излагают от
первого лица множественного числа ("решили", "постановили" и
т.п.).
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа
("слушали", "выступили", "постановили" и т.п.).
В документах, устанавливающих права и обязанности подразделений
территориального управления, их структурных подразделений
(положения, инструкции), а также содержащих описание, оценку
фактов или выводы (справки, акты, заключения), используют форму
изложения текста от третьего лица единственного или множественного
числа ("комитет осуществляет функции", "в состав комитета входят",
"комиссия установила", "комитет полагает").
В письмах используются следующие формы изложения:
от первого лица множественного числа ("просим направить",
"направляем на рассмотрение");
от первого лица единственного числа ("прошу подготовить",
"прошу предоставить");
от третьего лица единственного числа ("комитет не возражает",
"территориальное управление Московского административного района
направляет").
2.3.17.8. Документ с ограниченным сроком действия должен иметь
соответствующую ссылку в тексте.
2.3.17.9. Сведения о сроке исполнения каких-либо действий
(мероприятий) помещаются, как правило, в конце текста и могут быть
выделены самостоятельным предложением (без абзаца).
2.3.17.10. Оформление рукописного текста документов должно
соответствовать установленным требованиям к оформлению правовых
документов. Рукопись пишется четко и разборчиво на стандартных
листах бумаги, не допускается писать карандашом, очень мелким
почерком и делать многочисленные вставки, сноски, исправления.
2.3.18. Отметка о наличии приложения
2.3.18.1. Отметку о наличии приложения, названного в тексте,
оформляют следующим образом:
Приложение: на 4 л. в 2 экз.
2.3.18.2. Если документ имеет приложение, не названное в
тексте, то указывают его наименование, количество листов и
количество экземпляров, при наличии нескольких приложений их
нумеруют, например:
Приложение:
1. Положение о Городской комиссии по недвижимости при
Правительстве Санкт-Петербурга на 2 л. в 2 экз.
2. Состав Городской комиссии по недвижимости при Правительстве
Санкт-Петербурга на 1 л. в 1 экз.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не
указывают.
2.3.18.3. В приложении к распорядительному документу на правом
его листе в правом верхнем углу пишут Приложение (без кавычек) с
указанием наименования распорядительного документа, его даты и
регистрационного номера, например:
ПРИЛОЖЕНИЕ N 2
к распоряжению председателя
Комитета по культуре
Администрации Санкт-Петербурга
от 14.01.1998 N 8-р
2.3.18.4. Если к документу прилагают другой документ, также
имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют
следующим образом:
Приложение: Инструкция по делопроизводству Комитета по культуре
Администрации Санкт-Петербурга и приложения к ней, всего на 52 л.
2.3.18.5. Если приложение направляют не во все указанные в
документах адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим
образом:
Приложение: на 3 л. в 2 экз. в первый адрес.
2.3.19. Подпись
2.3.19.1. Подпись является обязательным реквизитом документа и
располагается с интервалом не менее двух сантиметров под текстом
документа.
2.3.19.2. Проекты документов представляются на подпись
соответствующим должностным лицам, исходя из их компетенции,
полностью оформленными, проверенными, согласованными, вместе с
приложениями и материалами, на основании которых документ
готовился.
Документы информационно-справочного или аналитического
характера могут быть подписаны непосредственным составителем
документа, если решаемые вопросы не выходят за пределы его
компетенции.
2.3.19.3. Подписываются экземпляр документа, отсылаемый
адресату, и экземпляр документа, который остается в деле
отправителя.
При оформлении документа, направляемого нескольким адресатам,
или совместного документа, издаваемого от имени двух или
нескольких органов (организаций), подписываются все экземпляры
документа.
При массовой рассылке копий документа подписываются только
экземпляр документа, оставляемый в деле отправителя, а адресатам
рассылаются размноженные и заверенные его копии.
2.3.19.4. В состав реквизита "Подпись" входят: наименование
должностного лица, подписавшего документ, личная подпись,
расшифровка подписи. При оформлении документа на бланке
соответствующего органа или должностного лица должность этого лица
в реквизите "Подпись", указывается сокращенно, а если документ
оформлен не на бланке, приводится полное наименование должности,
например:
Председатель Комитета личная подпись О.В.Иванова
или
Председатель Комитета по культуре личная подпись О.В.Иванова
Администрации Санкт-Петербурга
2.3.19.5. При подписании документа несколькими должностными
лицами их подписи располагают одну под другой в
последовательности, соответствующей занимаемой должности.
При подписании документа несколькими лицами равных должностей
их подписи располагают на одном уровне.
2.3.19.6. В документе, составленном комиссией, указывают не
должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе
комиссии в соответствии с распределением, например:
Председатель комиссии личная подпись Б.Д.Никольский
Заместитель председателя комиссии личная подпись Т.Н.Кожевникова
Секретарь комиссии личная подпись И.Е.Листвина
Члены комиссии: личная подпись А.А.Алексеев
личная подпись Б.Б.Бочкин
личная подпись В.В.Вербина.
2.3.19.7. Документ может быть подписан исполняющим обязанности
должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии.
При этом перед наименованием должности не допускается ставить
предлог "за", подпись от руки "Зам." или косую черту.
2.3.19.8. В подписанные документы не допускается вносить какие-
либо изменения или дополнения.
2.3.20. Гриф согласования документа
2.3.20.1. Подготовленный проект документа (с имеющимися
приложениями) подлежит при необходимости согласованию.
Согласование (предварительное рассмотрение и оценка проекта
документа) производится до подписания (утверждения) проекта.
Проект документа может быть согласован с подведомственными
структурными подразделениями (должностными лицами) подразделения
территориального управления - автора документа, а также с другими
подразделениями территориального управления и внешними
организациями (органами) по вопросам, входящим в компетенцию или
затрагивающим интересы соответствующих подразделений, организаций
(органов).
2.3.20.2. Согласование проекта документа оформляется грифом
согласования. Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО без
кавычек, наименования должности лица, с которым согласовывается
документ (включая наименование организации), его личной подписи,
расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования,
например:
СОГЛАСОВАНО
Председатель
Комитета финансов
личная подпись И.Ю.Артемьев
23.04.1998
2.3.20.3. Для ускорения процесса согласования проект документа
может быть размножен и разослан в копиях заинтересованным
сторонам. В этом случае согласование документа оформляется, как
правило, письмом. Если согласование осуществляют письмом
(протоколом и др.), гриф согласования оформляют по следующей
форме:
СОГЛАСОВАНО
Письмо Комитета по здравоохранению
Администрации Санкт-Петербурга
от 09.07.1998 N 4-56
2.3.20.4. Полученные при согласовании проекта документа
замечания (дополнения) учитываются. Если замечания не принимаются,
составитель проекта документа готовит заключение (отзыв) на
замечания и прилагает его к этому проекту.
При внесении незначительных изменений (дополнений) технического
характера (устранение опечаток, грамматических ошибок и т.д.)
проект документа после перепечатки вторично не подлежит
согласованию.
2.3.21. Визы согласования документа
Согласование документа оформляют визой, которая включает
подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и
дату, а при необходимости - также должность лица, визирующего
документ, например:
Председатель Юридического комитета
Личная подпись Д.Н.Козак
25.03.1998.
Согласование проекта правового акта Комитета оформляют в
соответствии с Регламентом Комитета.
При наличии замечаний по проекту правового акта Комитета визу
согласования оформляют следующим образом:
Замечания прилагаются:
Личная подпись Е.А.Савельева
25.03.1998.
2.3.22. Печать
Печатью Комитета заверяют подлинность подписи должностного лица
на документах, предусмотренных специальными нормативными актами,
удостоверяющими права лиц, фиксирующих факты, связанные с
финансовыми средствами.
2.3.23. Отметка о заверении копии
2.3.23.1. При заверении соответствия копии документа подлиннику
ниже реквизита "Подпись" проставляют: заверительную надпись
"Верно", должность лица, заверившего копию, личную подпись этого
должностного лица, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату
заверения, например:
Верно
Заведующая протокольной частью личная С.А.Логдачева
подпись
26.01.1998
Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по
усмотрению организации.
2.3.23.2. Комитет и его подразделения, как правило, могут
выдавать копии только издаваемых ими документов (актов
председателя Комитета, других служебных документов).
2.3.24. Отметка об исполнителе
Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя,
отчество) исполнителя документа и номер его рабочего телефона (или
телефон, по которому с ним можно связаться).
Отметку об исполнителе исполнитель включает при подготовке
документа и располагает ее на лицевой или оборотной стороне
последнего листа документа в левом нижнем углу, например:
Петров
3141314
или
Петров Лев Иванович
3141314.
2.3.25. Отметка об исполнении документа и направлении его в
дело
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа,
свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого
документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело N __"
(указывается номер дела, в котором будет храниться документ).
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна
быть подписана и датирована исполнителем документа или
руководителем подразделения Комитета, в котором исполнен документ.
2.3.26. Отметка о поступлении документа
Отметка о поступлении документа Комитета содержит порядковый
номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и
минуты). Отметку о поступлении документа располагают в правом
нижнем углу первого листа документа. Допускается проставлять
отметку о поступлении документа в виде штампа.
2.3.27. Отметка для автоматического поиска документа
Отметка для автоматического поиска документа может включать имя
файла, код оператора, а также другие поисковые данные,
устанавливаемые в соответствующем подразделении.
3. Особенности оформления документов, направляемых за рубеж
3.1. Документы, направляемые адресатам в зарубежные страны,
оформляются на гербовых бланках для писем Комитета.
3.2. Текст документа, как правило, печатается на русском языке.
Оформление документов, направляемых по линиям факсимильной
связи, производится на чистом листе бумаги без использования
бланка. Текст печатается прописными буквами на русском языке либо
языке адресата.
3.3. В реквизите "Адресат" указывается вначале имя, фамилия,
должность лица, которому направляется документ, название
учреждения или фирмы, затем адресные данные в следующей
последовательности: дом, улица, город, почтовый индекс, страна.
Название страны может быть полным (Соединенные Штаты Америки)
или кратким (США), но обязательно должно быть официально принятым
(нельзя вместо Федеративная Республика Германия или ФРГ писать
Германия).
3.4. Заголовок к тексту не составляется.
3.5. При ответе на документ, поступивший от зарубежного
партнера в территориальное управление, целесообразно в тексте
сделать ссылку на этот документ, например: "На Ваше письмо от ...
числа".
3.6. При регистрации документа, отправляемого за рубеж,
регистрационный номер проставляется на втором экземпляре,
остающемся в деле. Первый экземпляр документа имеет только дату
подписания.
3.7. Одновременно с документом исполнитель готовит конверт для
отправки данного документа с указанием адресных данных адресата
(согласно пункту 3.3 настоящей Инструкции) и адреса отправителя.
При этом адрес может быть написан как на английском языке, так и
языке страны-адресата.
4. Особенности оформления и выпуска правовых актов Комитета
4.1. Оформляются правовые акты Комитета на гербовых бланках
установленной формы в соответствии с требованиями Инструкции и
действующими нормативно-методическими материалами.
Совместный правовой акт может быть оформлен на соответствующем
бланке территориального управления (без воспроизведения герба
Санкт-Петербурга) с указанием наименования органа или должностного
лица, совместно с которым издается данный правовой акт, либо на
чистом листе бумаги с указанием, от имени каких органов
(должностных лиц) принимается (издается) правовой акт.
4.2. Распоряжения и приказы председателя Комитета
изготавливаются на гербовых бланках, на которых реквизиты правовых
актов располагают продольным способом.
Проекты правовых актов, направляемые на соответствующие
согласования (до вынесения на подпись председателя Комитета),
изготавливают на соответствующих бланках без воспроизведения герба
Санкт-Петербурга и в правом верхнем углу указывают слово "Проект".
Согласованные и отредактированные в установленном порядке
проекты правовых актов перепечатываются на соответствующие
гербовые бланки в базе данных и вносятся на подпись председателю
Комитета и его заместителям.
4.3. Содержание издаваемых правовых актов Комитета не должно
противоречить изданным ранее или дублировать их, если при этом не
изменяется (отменяется) ранее изданный акт.
4.4. Текст правового акта Комитета содержит, как правило,
вводную (констатирующую) и распорядительную часть. Если содержание
правового акта не нуждается в пояснении, то вводная
(констатирующая) часть отсутствует.
4.5. Вводная часть может содержать мотивы и цели издания
правового акта.
4.6. Если правовые акты Комитета принимаются на основе (в
развитие, во исполнение) правовых актов федеральных органов
государственной власти, законов Санкт-Петербурга, постановлений
Правительства Санкт-Петербурга, правовых актов губернатора, то
вводная часть правового акта Комитета должна содержать ссылку на
соответствующий правовой акт с указанием его наименования, даты,
индекса и заголовка.
При проведении согласования проекта такого правового акта к
нему необходимо прилагать копию правового акта, на который
делается ссылка, объемом не более 3 страниц, а если объем копии
правового акта превышает 3 страницы, то к проекту правового акта
Комитета прилагают копию части (главы, статьи) правового акта (с
указанием вида акта, его заголовка, даты и номера).
4.6.1. В случае если правовой акт федерального органа
государственной власти, закон Санкт-Петербурга, постановление
Правительства Санкт-Петербурга или правовой акт губернатора
содержит прямое указание Комитета по выполнению определенных
действий, вводная часть правового акта Комитета, как правило,
содержит формулировку "во исполнение", например:
"Во исполнение пункта 2 приказа губернатора Санкт-Петербурга от
20.01.1998 N 3-п "Об утверждении Регламента Администрации Санкт-
Петербурга...".
При отсутствии прямого указания ссылка на соответствующий
правовой акт федерального органа государственной власти, закон
Санкт-Петербурга, постановление Правительства Санкт-Петербурга или
правовой акт губернатора указывается в правовом акте Комитета
следующим образом:
"В соответствии с п. 29 Правил..., утвержденных Указом
Президента Российской Федерации от 13.02.1998 N __".
4.7. Вводная (констатирующая) часть должна быть изложена, по
возможности, кратко и не превышать 1/3 документа (без приложения).
4.8. К проекту правового акта Комитета необходимо прилагать
пояснительную записку или аналитическую справку, в которой должны
быть изложены обоснования принятия данного правового акта,
пояснения о состоянии законодательства в данной сфере правового
регулирования. Пояснительную записку (справку) следует изложить
объемом не более 3 страниц.
4.9. При необходимости в тексте правового акта Комитета
допускается краткое изложение содержания правового акта,
послужившего основанием для издания правового акта Комитета.
Издание правового акта Комитета (распоряжения, приказа),
воспроизводящего содержание правового акта федерального органа
государственной власти, закона Санкт-Петербурга, постановления
Правительства Санкт-Петербурга, правового акта губернатора только
с целью доведения содержания соответствующего правового акта до
исполнителей и не включающее никаких предписаний, не допускается.
4.10. Текст распоряжений и приказов как правовых актов,
издаваемых на основе единоначалия, излагается от первого лица
единственного числа и начинается словами "В целях...", "В
соответствии...", "Приказываю...".
4.11. При необходимости распорядительная часть правового акта
может разбиваться на пункты и подпункты, которые группируются по
их значимости (от наиболее существенных к более второстепенным)
либо в последовательности развития темы (содержания) правового
акта. Возможна компоновка пунктов и по другим признакам:
исполнители, сроки исполнения и т.п.
Каждый пункт, как правило, должен начинаться с предписываемого
действия, выраженного глаголом неопределенной формы (утвердить,
внести, обязать, указать, считать и т.д.). Использовать
формулировки "решить вопрос", "обратить внимание" и т.д. в
правовых актах Комитета не допускается.
4.12. Тексты правовых актов Комитета (распоряжений, приказов) в
распорядительной части обязательно должны содержать пункты,
предусматривающие:
конкретные задания исполнителям с указанием реальных сроков их
исполнения (при длительных сроках исполнения необходимо указывать
промежуточные (контрольные) сроки). При указании срока
используется цифровой способ оформления даты;
точное наименование организаций-исполнителей задания (фамилии
руководителей организаций указывать не следует, должностное лицо в
качестве исполнителя может быть указано только в случае, если
выполнение возлагается на него лично);
поручения о контроле исполнения правового акта или его
отдельных пунктов с указанием, на кого возложен контроль;
указания о снятии с контроля ранее принятого правового акта в
случае его выполнения или принятия нового правового акта взамен
ранее принятого;
указание о сроке введения правового акта в действие, если такое
указание необходимо;
указание об отмене, изменении или дополнении действующих
правовых актов, если издаваемый правовой акт отменяет действующий
или принимается в дополнение (изменение) действующего акта.
4.13. Предписания, адресуемые подведомственным подразделениям
(отделам, секторам), формулируются в категорической форме. В
отношении не находящихся в подчинении органов (организаций),
расположенных на подведомственной территории, применяются глаголы
типа "предложить", "рекомендовать". В отдельных случаях возможна и
категоричная форма обращения, если правовой акт (распоряжение,
приказ) издается по тем вопросам компетенции Комитета, по которым
оно вправе давать общеобязательные указания.
4.14. Пункт об отмене действующих правовых актов начинается со
слов: "Считать утратившим (утратившими) силу...".
4.14.1. Перечень отменяемых правовых актов приводится с
указанием даты, номера и заголовка каждого правового акта в
хронологической последовательности.
Перечень, содержащий более 4 отменяемых правовых актов, может
быть приложен к основному правовому акту. В этом случае пункт об
отмене правовых актов формулируется следующим образом:
"Считать утратившими силу распоряжения председателя Комитета
согласно приложению".
4.14.2. Пункт об изменении отдельного положения действующего
правового акта строится по схеме:
"Пункт 3 распоряжения председателя Комитета от ... N ________
"О ..." изложить в следующей редакции:
"3... (текст новой редакции пункта) ...".
4.14.3. Пункт о дополнении отдельного положения действующего
правового акта строится по схеме:
"Пункт 4 распоряжения председателя Комитета от ... N ______ "О
..." после слов "..." дополнить словами "...".
4.15. При существенных и многочисленных изменениях
(дополнениях) действующий правовой акт председателя Комитета, как
правило, подлежит отмене и издается новый правовой акт, в который
включаются все необходимые положения из ранее действовавшего.
4.16. В случае когда к правовому акту Комитета приобщается
другой документ, он указывается в тексте этого правового акта как
приложение.
Приложение к правовому акту Комитета, поясняющее или
дополняющее содержание этого правового акта, может быть оформлено
в виде таблицы, перечня, списка и т.п.
4.17. Если правовым актом Комитета утверждается какой-то
документ (положение, устав, правила, инструкция), ссылка на такой
документ в тексте правового акта оформляется следующим образом:
"Утвердить Положение о...".
В правом верхнем углу первой страницы утверждаемого документа
оформляется гриф утверждения согласно пункту 2.3.13 настоящей
Инструкции.
4.18. До подписания проекты правовых актов Комитета,
подготовленные в соответствии с требованиями Регламента Комитета и
настоящей Инструкции, должны быть согласованы в порядке,
установленном Регламентом Комитета.
4.19. После подписания правовые акты Комитета поступают в
организационный отдел для регистрации и присвоения
соответствующего индекса (порядкового номера).
Распоряжениям присваиваются в течение года порядковые номера с
добавлением буквы "р", например: "распоряжение председателя
Комитета Администрации Санкт-Петербурга от 03.01.1998 N 5-р".
Приказам присваиваются порядковые номера с добавлением буквы
"п", например: "приказ председателя Комитета от 05.01.1998 N 3-п".
4.20. Датой правовых актов Комитета является дата их
подписания, которая, как правило, совпадает с датой их
регистрации.
4.21. Правовой акт, издаваемый совместно несколькими
организациями, имеет единую дату (наиболее позднюю дату
подписания) и единый регистрационный номер, состоящий из
регистрационных номеров правового акта каждой из организаций,
которые проставляются через косую черту в порядке указания авторов
на правовом акте (слева направо).
4.22. Подписанные правовые акты Комитета тиражируются в
соответствии со списком рассылки, который определяется
ответственным исполнителем при подготовке проекта этого правового
акта. Кроме этого, осуществляется обязательная рассылка актов в
соответствии с установленным перечнем официальной рассылки.
4.23. Копии правовых актов Комитета при тиражировании
документов с помощью множительной техники в необходимых случаях
заверяются печатью организационного отдела.
5. Ведение протоколов совещаний с участием председателя
Комитета
5.1. В целях выработки согласованных решений, координации
деятельности подразделений Комитета председатель Комитета проводит
совещания с руководителями подразделений Комитета, а также
различных предприятий, учреждений и организаций.
5.2. Ответственное лицо за подготовку совещания по ходу
совещания ведет записи и не позднее следующего рабочего дня
оформляет протокол совещания на бланке протокола (приложение 1 к
Инструкции).
В протоколе совещания указываются дата, время и место
проведения совещания, состав участников, обсуждаемые вопросы,
фамилия и должность председательствующего.
5.3. По каждому рассмотренному вопросу в протоколе указываются:
выступающие, содержание принятого решения, ответственные за
исполнение, срок реализации.
5.4. Общие требования к оформлению протокола совещания:
5.4.1. В заголовок текста протокола следует включать
наименование совещательного органа, которым проводится совещание.
5.4.2. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и
основной.
5.4.2.1. Вводная часть текста располагается под реквизитом
"Заголовок", состоит из разделов: "Председатель",
"Присутствовали", "Повестка дня".
В разделе "Председатель" протокола указываются должность,
инициалы и фамилия председателя совещания.
В разделе "Присутствовали" протокола совещания при количестве
участников свыше 15 человек указывается, как правило, общее
количество присутствующих. К протоколу прилагается список
(регистрационный лист) участников совещания. При количестве
участников до 15 человек в протоколе совещания в разделе
"Присутствовали" перечисляются фамилии всех участников совещания в
последовательности, соответствующей занимаемой должности, и с
разбивкой по вопросам повестки дня.
В разделе "Повестка дня" перечисляются вопросы, подлежащие
рассмотрению на совещании (заседании). Вопросы располагаются в
порядке их важности или сложности и установленного времени
рассмотрения. Формулируются вопросы, как правило, в именительном
падеже или с использованием обобщающей фразы, отвечающей на вопрос
"О чем?", например: "Об итогах...", "О деятельности...".
5.4.2.2. Основная часть текста протокола делится на разделы,
нумерация которых должна соответствовать нумерации пунктов
повестки дня совещания (заседания). Разделы строятся по единой
схеме:
1. Слушали-выступили-решили:
2. Слушали-выступили-решили и т.д.
Содержание разделов зависит от формы изложения протокола -
краткой или полной.
Протокол краткой формы изложения составляется в случае ведения
стенограммы совещания (заседания).
В протоколе краткой формы изложения в разделах "Слушали"
указываются только фамилии докладчиков, а в разделах "Выступили" -
фамилии выступавших в прениях по каждому вопросу повестки дня. При
этом тексты докладов и выступлений прилагаются к протоколу, в
котором делают ссылку "Текст доклада прилагается". Раздел
"Выступили" может отсутствовать, если протокольное решение
принимается без обсуждения.
В протоколе полной формы изложения в разделах "Слушали"
излагается краткое содержание докладов по вопросам повестки дня. В
разделах "Выступили" дается запись всех выступлений по каждому
вопросу повестки дня, в том числе вопросов к докладчику и ответов
на них (слова "вопрос" и "ответ" указывать не следует, вместо них
проставляются инициалы и фамилия спрашивающего и отвечающего).
В разделе "Решили" излагается текст принятых на совещании
(заседании) решений с указанием при необходимости конкретных
исполнителей, сроков исполнения, должностного лица, ответственного
за контроль исполнения.
5.5. Протоколы датируются и регистрируются в организационном
отделе, при необходимости тиражируются и рассылаются исполнителям
для организации работы по выполнению решений и в сектор контроля
для контроля за исполнением.
6. Порядок регистрации и рассмотрения служебной документации в
Комитете
6.1. Регистрация служебной документации - это фиксация фактов
поступления документов в Комитет или отправки их из Комитета путем
проставления на документе регистрационного индекса и даты с
последующей записью необходимых сведений о документе (в
регистрационных формах) в компьютер.
Запись сведений о документе в компьютер производится путем
заполнения электронной регистрационной карты. Исключение
составляют нормативные правовые акты, письменные обращения
граждан, иные документы, которые в соответствии с настоящей
Инструкцией регистрируются иным образом.
6.2. Прием, регистрация и отправка документов Комитета
осуществляются организационным отделом.
В структурных подразделениях Комитета принимают и регистрируют
документы, адресованные им, а также отправляют подготовленные ими
документы.
6.2.1. При приемке и отправке документов проверяется
правильность их оформления: адресование, комплектность, наличие
указанных приложений, наличие удостоверяющих реквизитов (подписи,
печати, регистрационного номера, фамилии и номера телефона
ответственного исполнителя и др.).
6.2.2. Неправильно оформленные документы возвращаются
исполнителям для доработки.
6.2.3. На документах, поступивших в Комитет до 16.00 текущего
дня, проставляется регистрационный штамп с указанием даты
поступления.
На корреспонденции, поступившей после 16.00, проставляется
регистрационный штамп с указанием даты дня, следующего за днем
поступления документов.
6.2.4. Корреспонденция, поступившая в Комитет в нерабочее
время, а также в выходные и праздничные дни, принимается дежурной
службой Комитета с последующей обязательной передачей в
организационный отдел для регистрации. Такую корреспонденцию
организационный отдел регистрирует как поступившую в рабочий день,
следующий за соответствующим выходным или праздничным днем.
6.2.5. Работники организационного отдела производят сортировку
полученных документов по следующим группам:
почта председателя Комитета;
почта заместителей председателя Комитета;
почта подразделений Комитета;
нормативные правовые акты;
документы для служебного пользования.
6.3. Регистрации подлежит вся служебная корреспонденция,
требующая учета, исполнения и использования, в том числе в
справочных целях (как создаваемая в Комитете, так и поступающая из
других организаций).
Обязательной регистрации подлежат все документы, требующие
ответа (как входящие, так и исходящие), а также все без исключения
документы, поступающие из федеральных органов государственной
власти, органов государственной власти субъектов Российской
Федерации, органов местного самоуправления.
6.3.1. Существуют отдельные документы, которые не подлежат
регистрации, примерный перечень которых приводится в приложении 2
к Инструкции.
6.3.2. Телефонограммы в адрес председателя Комитета и его
заместителей принимаются и регистрируются организационным отделом.
6.3.3. Телефаксы, поступившие в Комитет, регистрируются так же,
как служебная корреспонденция.
6.4. Регистрационный индекс входящего документа (входящий
номер) документа проставляется в регистрационном штампе в нижнем
правом углу документа.
6.4.1. Повторным служебным документам присваивается входящий
номер первичной регистрации с добавлением признака повторности.
Повторными считаются документы, поступившие по одному и тому же
вопросу из одной организации в течение года, считая от даты
первичной регистрации.
6.5. Проверенные и правильно оформленные документы направляются
организационным отделом адресатам заказной или простой почтой.
6.6. Из организационного отдела в подразделения Комитета
документы передаются под расписку.
6.7. Документы, требующие срочного рассмотрения, с грифом
"Срочно", "Весьма срочно", правительственные документы, телеграммы
и др. доставляются немедленно адресату.
6.8. Все служебные документы, за исключением писем граждан и
нормативных правовых актов, зарегистрированные в организационном
отделе, направляются исполнителям, а также из подразделения в
подразделение только через Управление делами для фиксации
информации, содержащейся в резолюциях.
6.8.1. По всем повторным документам в организационном отделе
подбираются дела из архива, которые вместе с поступившим
документом направляются исполнителю.
В случае если документ повторный, а при рассмотрении первого
документа дело сформировано не было, исполнителю вместе с
повторным документом направляется распечатка регистрационной
карточки первого документа, содержащейся в компьютере.
6.9. Документы, адресованные председателю Комитета и его
заместителям, после регистрации направляются им по принадлежности
вопросов.
6.10. Руководители Комитета рассматривают документы, как
правило, в день их поступления. Указание об исполнении документа
дается в форме резолюции.
6.11. Сроки исполнения документов, поступивших из других
организаций, устанавливаются руководителем Комитета с учетом
срока, установленного организацией, направившей документ, и
сроков, установленных законодательством. Сроки исполнения таких
документов исчисляются в календарных днях с даты их поступления
(регистрации).
6.12. Служебные документы, полученные работниками Комитета,
минуя соответственно организационный отдел, подлежат обязательной
регистрации в организационном отделе.
6.13. Документы с реквизитом "Для служебного пользования"
направляются для рассмотрения в соответствии с правилами работы с
документами, имеющими реквизит "Для служебного пользования".
6.14. Исходящим документам (кроме ответов на письма граждан)
присваиваются самостоятельные регистрационные номера.
Исходящие документы передаются соответственно в организационный
отдел для отправки адресатам заказной или простой почтой.
7. Регистрация писем граждан, порядок и сроки их рассмотрения
7.1. Делопроизводство по письменным обращениям граждан ведется
отдельно от других видов делопроизводства и возлагается:
в Комитете - на организационный отдел;
в подразделениях Комитета - на ответственных за
делопроизводство.
7.2. Все письма граждан, поступившие непосредственно в Комитет
и структурные подразделения Комитета, регистрируются, как правило,
в день поступления писем.
7.3. Все поступившие в организационный отдел Комитета
письменные обращения (далее - письма) граждан первоначально
поступают в организационный отдел, который в день их поступления
проверяет правильность доставки, производит вскрытие конвертов,
проверяет целостность вложений, и в расконвертованном виде вместе
с конвертом регистрируются.
Организационный отдел регистрирует письма граждан, поступившие
в Комитет, как правило, в день их поступления.
7.4. При регистрации на письмах граждан ставится штамп
организационного отдела, куда вписывается дата регистрации и
входящий номер письма.
Входящий номер письма состоит из индекса тематического
классификатора вопросов, содержащихся в письмах граждан, и
порядкового номера письма, например:
N 10.5-25 от 21.01.1998, где:
10.5 - индекс классификатора;
25 - порядковый номер письма;
21.01.1998 - дата регистрации.
7.5. Письма граждан разделяются на следующие виды:
личные - от конкретного заявителя;
коллективные - от группы заявителей, объединенных общими
интересами (общая работа, членство в одном из политических и
общественных формирований, проживание в одном доме, микрорайоне и
др.);
анонимные - от гражданина или группы граждан без указания
данных, позволяющих установить личность обратившегося или не
содержащих адресных данных, позволяющих определить, куда следует
направлять ответ.
Анонимные письма, как правило, не рассматриваются, а
списываются в дело.
7.6. Регистрация писем граждан производится в
автоматизированном сетевом режиме ЭВМ. При этом в компьютер
вводится следующая информация:
фамилия, имя, отчество автора, его адрес, номер телефона;
краткая информация о поставленных в письмах вопросах;
весь ход рассмотрения письма с записью поручений (резолюций)
соответствующих должностных лиц, фамилиями конкретных
исполнителей, результатами рассмотрения, отметками об исполнении и
снятии с контроля (если документ взят на контроль);
информация о письме: дата поступления, признак письма (личное
или направлено в Комитет с сопроводительным письмом организации),
категория письма (жалоба, заявление, предложение), вид письма
(личное, коллективное, анонимное), куда и кому адресовано, к какой
социальной группе относится автор (участник Великой Отечественной
войны, инвалид Великой Отечественной войны, многодетный и т.д.).
7.7. Все зарегистрированные письма граждан проверяются на
повторность поступления. При поступлении повторных писем граждан
исполнителю в обязательном порядке подбирается переписка по
предыдущим обращениям.
Повторным считается письмо, поступившее от одного и того же
лица по одному и тому же вопросу; если со времени первого
обращения истек установленный срок рассмотрения или заявитель не
согласен с ответом на его обращение.
Повторные письма, а также письма одного и того же гражданина
(коллектива граждан) по одному и тому же вопросу, направленные им
в различные адреса, а затем поступившие в организационный отдел,
учитываются под регистрационным номером первого письма.
7.8. Подразделения Комитета, организационный отдел несут в
соответствии с законодательством ответственность за хранение
регистрационной информации и оперативное представление ее
работникам Комитета и заявителям по их запросам.
7.9. Поступившие в Комитет письма граждан, адресованные
председателю Комитета и его заместителям, после регистрации
направляются руководителям Комитета по принадлежности вопросов.
По поручению, содержащемуся в резолюции руководителей Комитета,
письма направляются для рассмотрения в подразделение Комитета.
Письма граждан передаются в подразделения Комитета.
7.10. Письма граждан, рассмотрение которых не относится к
компетенции Комитета, не позднее чем в 3-дневный срок направляются
по принадлежности вопроса с одновременным извещением об этом
автора письма.
7.11. Запрещается направлять жалобы граждан тем органам и
должностным лицам, действия которых обжалуются.
7.12. Рассмотрение поступивших непосредственно в подразделения
Комитета писем граждан и принятие по ним решений (например, о
направлении конкретным исполнителям) осуществляется руководителями
этих подразделений, как правило, ежедневно по рабочим дням и не
должно превышать 3 рабочих дней со дня регистрации письма.
7.13. Если исполнение поручения по письму гражданина было
поручено нескольким лицам и в резолюции не указан ответственный
исполнитель, ответственным за подготовку ответа на письма является
лицо, указанное в резолюции первым.
В этом случае организационный отдел снимает с подлинника письма
и резолюции к нему необходимое количество копий и направляет их
соисполнителям, а сам подлинник письма и резолюцию к нему
направляет ответственному исполнителю.
7.14. Если в резолюции к письму указано несколько исполнителей,
то соисполнители не позднее чем за 5 дней до наступления срока
ответа на письмо представляют ответственному исполнителю справки
на соответствующих бланках писем, в которых отражают результаты
рассмотрения своих вопросов.
7.15. Срок рассмотрения исполнителями писем граждан и
исполнения поручений по ним не должен превышать 30 календарных
дней, а писем, не требующих дополнительной проверки и изучения, -
15 календарных дней со дня регистрации письма, если в резолюции не
указан другой срок исполнения.
7.16. Отдельные категории писем рассматриваются в сроки,
отличные от сроков, установленных в пункте 7.15 Инструкции.
Например, письма военнослужащих и членов их семей рассматриваются
не позднее 7 календарных дней со дня их регистрации. Телеграммы,
требующие срочного решения, рассматриваются безотлагательно.
7.17. В отдельных случаях, когда для решения вопросов,
указанных в письме, необходимо проведение специальной проверки,
истребование дополнительных материалов либо принятие других мер,
срок рассмотрения исполнителем письма и исполнения поручения по
нему может быть продлен руководителем Комитета, но не более чем на
один месяц, а рассмотрения отдельных категорий писем, указанных в
пункте 7.16 настоящей Инструкции, и исполнения поручений по ним -
не более чем на 7 дней, о чем исполнитель уведомляет автора
письма.
Для продления срока рассмотрения письма исполнитель готовит
справку о проделанной за текущий период работе по выполнению
поручения, указанного в резолюции, с изложением обоснования
невозможности исполнения его в сроки в полном объеме. Справка
должна быть подготовлена на бланке письма соответствующего
подразделения Комитета и подписана его руководителем или лицом,
официально его замещающим.
Справки направляются только через организационный отдел.
7.18. Ответы на письма граждан даются, как правило, в
письменном виде.
В отдельных случаях с согласия гражданина ответ может быть дан
в устной форме. В таком случае исполнитель составляет справку
определенного образца (приложение 3 к Инструкции), в которой
должна быть отражена информация, перечисленная в пункте 7.19
Инструкции.
Ответы из подразделений Комитета по исполнению поручений,
содержащихся в резолюциях к письмам граждан, зарегистрированным в
организационном отделе, направляются должностному лицу, давшему
соответствующее поручение.
7.19. Ответ на письмо гражданина должен содержать:
информацию раздельно по каждому рассмотренному вопросу, если в
письме содержится несколько вопросов;
информацию о результатах проверки всех перечисленных в
обращении фактах, четко указав при этом, подтвердились факты или
нет, в случае подтверждения фактов - информацию о принятых мерах
по их устранению;
аргументы, обосновывающие излагаемую в ответе позицию;
аргументированные разъяснения со ссылкой на законодательство в
случае отказа рассмотрения или решения затрагиваемых в письме
вопросов.
7.20. Руководители подразделений Комитета несут персональную
ответственность за правильность и полноту ответов, направляемых
гражданам, в соответствии с законодательством.
7.21. Рассмотренные письма граждан и оформленные ответы со
всеми относящимися к ним материалами передаются соответственно в
организационный отдел, где вся информация вводится в компьютер.
Сотрудники служб организационного отдела, отвечающие за работу
с письмами граждан, проверяют все исполненные и подготовленные к
отправке документы. В случае небрежного оформления, ненадлежащего
исполнения поручения по письму или отсутствия ответов на все
поставленные вопросы подготовленный ответ возвращается исполнителю
на доработку (без продления срока исполнения).
7.22. Если письмо гражданина (исполнение поручения по нему)
было взято на контроль, то снять это письмо с контроля может
должностное лицо, давшее контрольное поручение по нему.
7.23. На бланке ответа на письмо гражданина проставляются дата
отправки и регистрационный номер письма. Исходящим номером ответа
на письмо гражданина является входящий регистрационный номер
письма.
Подлинники ответов направляются организационным отделом
гражданам.
Копии ответов подшиваются в соответствующие дела.
7.24. Организационный отдел представляет ежеквартально в
Канцелярию губернатора не позднее 5 числа месяца, следующего за
отчетным, отчет о работе с письмами граждан, а также предложения
по совершенствованию этой работы.
Статистические данные о поступивших в Комитет письмах (в том
числе и информация об исполнительской дисциплине) представляются
начальнику организационного отдела для подготовки информационно-
аналитической справки.
Информационно-аналитические справки ежеквартально готовятся
организационным отделом и доводятся до сведения председателя
Комитета, руководителей подразделений Комитета.
8. Организация приема и рассмотрения устных обращений граждан
8.1. Организацию приема граждан председателем Комитета и его
заместителями (далее в этой главе именуются "должностные лица
Комитета") обеспечивает организационный отдел.
Организацию приема граждан руководителями структурных
подразделений Комитета обеспечивают аппараты соответствующих
подразделений.
Организационный отдел при необходимости может привлекать
руководителей подразделений Комитета к приему граждан в Комитете.
8.1.1. Организация приема граждан включает в себя:
прием граждан, оказание консультационно-правовой помощи по
вопросам, затронутым в обращениях;
составление графика приема граждан соответствующим должностным
лицом, обеспечение его соблюдения;
предварительная запись граждан на прием к соответствующим
должностным лицам;
документационное обеспечение приема граждан;
ведение делопроизводства по обращениям граждан, принятых на
приеме;
осуществление контроля за исполнением поручений, принятых
соответствующими должностными лицами на приемах граждан.
В структурных подразделениях Комитета прием граждан может
осуществляться без предварительной записи.
8.1.2. Прием граждан осуществляется на двух уровнях:
консультативно-правовая работа, предварительная беседа
проводится специалистами организационного отдела;
решение принципиальных, сложных вопросов, рассмотрение
обращений, содержащих жалобы на должностных лиц, производится
должностными лицами Комитета или руководителями подразделений
Комитета.
8.2. К делопроизводству принимаются заявления граждан о записи
на прием к должностным лицам Комитета (руководителям структурных
подразделений Комитета), содержащие подробную информацию о
причинах, побудивших гражданина лично обратиться к
соответствующему должностному лицу, а также о том, куда гражданин
обращался за решением вопроса, в том случае, если решение вопроса
отнесено законодательством к компетенции Комитета. Оценку
предъявляемых документов делает сотрудник сектора приема граждан
(сотрудник аппарата соответствующего подразделения
территориального управления) и по результатам их рассмотрения
осуществляет запись на прием к соответствующему должностному лицу
Комитета (руководителю подразделения Комитета).
В записи на прием может быть отказано, если решение вопроса,
содержащегося в обращении гражданина, не относится к компетенции
Комитета либо представленные документы не удовлетворяют
требованиям первого абзаца данного пункта Инструкции.
8.3. Учет обращений граждан, касающихся записи на прием,
осуществляет соответственно организационный отдел или
подразделения Комитета в журнале.
8.4. В случае необходимости гражданина принимает председатель
Комитета или его заместители. В таком случае на каждое обращение
гражданина работники организационного отдела:
подготавливают регистрационный талон устных обращений граждан
(приложение 4 к Инструкции);
формируют дело, в которое включают законодательные акты,
правовые документы Администрации по данному вопросу, справки
организаций, рассматривавших обращения и иные материалы.
8.4.1. Решение, принятое соответствующим должностным лицом
Комитета на приеме гражданина, оформляется в виде резолюции,
содержащей поручения подразделениям Комитета, подписывается
должностным лицом, производившим прием, и после регистрации в
организационном отделе направляется исполнителю, о чем гражданин
ставится в известность.
8.4.2. Поручения должностных лиц Комитета записываются в
регистрационный талон приема граждан и ставятся на контроль (см.
пункты 10.16-10.16.4 Инструкции).
8.5. Поручение, данное должностным лицом Комитета по обращению
гражданина, должно исполняться безотлагательно, если иное не
установлено в поручении. В случае если для исполнения поручения
необходимо провести дополнительное изучение и проверку обращения
либо истребовать дополнительные материалы, поручение исполняется в
срок, не превышающий 30 календарных дней.
8.6. Сроки исполнения поручений могут быть продлены только
должностным лицом, установившим срок исполнения, либо по его
поручению начальником организационного отдела.
8.7. Справки-ответы исполнителей анализируются соответственно
работниками организационного отдела и докладываются должностному
лицу, давшему поручение.
Помимо справок-ответов исполнители готовят проект ответа
заявителю.
В случае если поступившая от исполнителя информация не отвечает
предъявляемым требованиям, организационный отдел повторно
направляет исполнителю документы для рассмотрения по существу
ответа.
8.8. Поручение снимается с контроля:
если вопрос решен;
если исполнителем дан обоснованный отказ в выполнении
требований гражданина и должностное лицо Комитета, давшее
поручение рассмотреть обращение, согласно с доводами исполнителя.
8.9. В целях информирования должностных лиц Комитета о
состоянии и характере обращений граждан работники организационного
отдела готовят:
статистические справки о количестве граждан, принятых
председателем Комитета и его заместителями, - один раз в месяц,
квартал, год;
статистические справки о выполнении поручений должностных лиц
Комитета по рассмотрению обращений граждан - один раз в месяц,
квартал, год.
8.10. Ведение делопроизводства по устным обращениям граждан в
Комитете является составной частью документационного обеспечения
Комитета и должно соответствовать правилам и требованиям,
изложенным в разделе 2 Инструкции с учетом особенностей,
предусмотренных в настоящем разделе.
9. Организация работы с нормативными правовыми актами,
поступающими в Комитет
9.1. Поступающие в Комитет нормативные правовые акты, принятые
федеральными органами государственной власти, Законодательным
Собранием Санкт-Петербурга, органами государственной власти Санкт-
Петербурга и Ленинградской области, органами государственной
власти иных субъектов Российской Федерации, органами местного
самоуправления, учитываются в организационном отделе.
9.2. В организационном отделе нормативные правовые акты
проходят регистрацию на компьютере с заполнением регистрационных
карт (приложение 5) с указанием вида акта (федеральный
конституционный закон, федеральный закон, указ Президента
Российской Федерации, постановление Правительства Российской
Федерации, Правительства Санкт-Петербурга, распоряжение Президента
Российской Федерации, губернатора Санкт-Петербурга и другие
нормативные правовые акты, принятые федеральными органами
государственной власти; Устав Санкт-Петербурга, закон Санкт-
Петербурга, постановление Законодательного Собрания Санкт-
Петербурга, закон соответствующего субъекта Российской Федерации,
иные нормативные правовые акты органов государственной власти
субъектов Российской Федерации, устав муниципального образования
Санкт-Петербурга, иные правовые акты органов местного
самоуправления муниципальных образований Санкт-Петербурга), его
даты принятия (издания) и номера, а также регистрационного номера
и даты поступления (регистрации) в Комитет.
9.3. Регистрационная карта прилагается к нормативному правовому
акту, который передается руководителю Комитета для ознакомления,
утверждения списка рассылки, дачи поручений по исполнению, а при
необходимости - постановке их на контроль (см. раздел 10
Инструкции), а также определения ответственного исполнителя.
Учет отправляемых правовых актов ведется организационным
отделом в регистрационной карте, где указываются дата рассылки,
адресат рассылки.
9.4. Все этапы продвижения правовых актов отмечаются в
компьютере. После того как осуществлена рассылка, правовой акт
помещается в соответствующее дело для дальнейшего хранения.
9.5. При необходимости организационный отдел осуществляет
справочную работу по нормативным правовым актам, поступившим в
Комитет.
10. Организация контроля за исполнением документов
10.1. Основной целью системы контроля является обеспечение
высокой эффективности управления отраслью на основе
систематической проверки хода исполнения правовых документов
Администрации, Комитета и принятия своевременных мер по
безусловному их выполнению в установленные сроки.
10.1.1. Согласно Регламенту Комитета контролю подлежит
исполнение:
правовых актов Администрации, Комитета;
письменных указаний губернатора, первых вице-губернаторов и
вице-губернаторов, председателя Комитета и его заместителей;
поручений, содержащихся в протоколах совещаний (заседаний) с
участием губернатора, первых вице-губернаторов и вице-
губернаторов, председателя Комитета;
планов работы Администрации, Комитета;
письменных обращений граждан;
поручений по исполнению поступивших в Комитет нормативных
правовых актов (см. раздел 9 настоящей Инструкции).
Контролю также подлежит исполнение поручений председателя
Комитета по депутатским запросам депутатов Федерального Собрания
Санкт-Петербурга, поступившим в Комитет в установленном порядке.
Депутатские запросы подлежат исполнению в сроки, установленные
законодательством.
10.1.2. В подразделениях Комитета, помимо поручений от
вышестоящих должностных лиц Комитета, на контроль ставятся данные
руководителем подразделения поручения по исполнению служебных
документов.
10.2. Контроль за исполнением правовых и организационно-
распорядительных актов Комитета;
за исполнением распоряжений губернатора, приказов губернатора,
постановлений Правительства Санкт-Петербурга, письменных указаний
губернатора, поручений, содержащихся в протоколах совещаний
(заседаний) с участием губернатора, письменных обращений граждан,
на которых имеется резолюция губернатора или начальника
секретариата Канцелярии губернатора;
поручений (резолюции) председателя Комитета по исполнению
служебных документов;
поручений, содержащихся в протоколах совещаний председателя
Комитета;
планов работы Администрации и Комитета;
за рассмотрением письменных обращений и жалоб граждан
осуществляет организационный отдел.
10.3. Контроль за исполнением включает:
постановку на контроль;
контроль за сроками исполнения;
непосредственную проверку хода исполнения;
проверку качества исполнения;
учет и анализ результатов исполнения.
10.3.1. На документах, исполнение которых контролируется,
проставляется штамп "контроль" с указанием даты постановки на
контроль.
10.3.2. Контроль осуществляется с помощью контрольных карт
(приложение 6 к Инструкции).
Контрольные карты заполняются в одном экземпляре на каждое
контролируемое задание (пункт документа, резолюция и т.д.).
10.4. В организационный отдел для постановки на контроль
поступают из:
протокольного сектора Администрации - правовые акты
Администрации; поручения, содержащиеся в протоколах совещаний
(заседаний) с участием губернатора, первых вице-губернаторов и
вице-губернаторов, письменные указания первых вице-губернаторов и
вице-губернаторов, приказы руководителя Канцелярии;
сектора писем Администрации - письменные обращения граждан, на
которых имеется резолюция губернатора либо начальника секретариата
Канцелярии или заместителя начальника секретариата Канцелярии;
секретариата Канцелярии губернатора - планы работы
Администрации;
организационного отдела Комитета - правовые акты (распоряжения)
председателя Комитета, протоколы совещаний руководителей Комитета;
приемной председателя Комитета - поручения главы председателя
Комитета;
от председателя Комитета - поручения по служебной переписке;
от начальника организационного отдела - планы работы Комитета.
10.5. В секторе контроля документы подготавливают (кодируют)
для последующего ввода информации в компьютер.
Контроль осуществляется с помощью контрольных карт.
Контрольные карты заполняются в одном экземпляре на каждое
контролируемое задание (пункт документа, резолюцию и т.д.).
10.6. Оформление контрольных карт и их отправка исполнителям
осуществляется в срок, не превышающий трех рабочих дней после
поступления контролируемых документов (поручений) соответственно в
сектор контроля организационного отдела.
10.7. На каждое контролируемое решение оформляется дело, в
которое подшивается прошедший регистрацию документ, контрольный
лист, контрольные карты со справками исполнителей о выполнении
задания и другие материалы, характеризующие исполнение.
10.8. Предупреждение о наступлении сроков исполнения сектор
контроля осуществляет с помощью справок предупредительного
контроля, которые направляются руководителям подразделений
Комитета и исполнителям два раза в месяц. Справка содержит
сведения о мероприятиях, которые должны быть выполнены в течение
ближайшего времени.
10.8.1. Исполнитель обязан не позднее чем за один рабочий день
до наступления срока исполнения представить в сектор контроля
соответствующую заполненную контрольную карту.
Допускается прилагать к контрольной карте документы,
объясняющие причины невыполнения соответствующего поручения в
установленный срок.
10.9. Контрольная карта с информацией о невыполнении или
частичном выполнении его и все представленные исполнителем
материалы направляются сектором контроля соответствующему
руководителю для рассмотрения и принятия одного из следующих
решений:
снятие с контроля;
возвращение материалов и контрольной карты для надлежащего
исполнения;
установление нового срока исполнения или контроля.
Результаты рассмотрения фиксируются руководителем в контрольных
картах, которые вместе с приложенными материалами направляются в
сектор контроля.
10.9.1. Снятие документа (поручений) с контроля производится
после полного исполнения документов (поручений) и проверки
качества исполнения либо при отсутствии возможности их исполнения.
Свидетельством исполнения является наличие подготовленного
исполнителем документа (если исполнение документировалось) или
справки об исполнении (например: отметки об отправлении ответа на
письмо гражданина). Контрольная карта с отметкой об исполнении
документа (поручения) и приложенные документы подшиваются в дело.
Снять документ (поручение) с контроля может должностное лицо,
поставившее его на контроль, или другое должностное лицо по его
поручению.
10.9.2. В случае принятия решения о возвращении материалов и
контрольной карты для надлежащего исполнения руководитель
указывает на это в контрольной карте. В этом случае исполнитель
незамедлительно готовит соответствующие материалы по исполнению
документа (поручения).
10.9.3. В случае установления нового срока контроля сектор
контроля вводит изменения в компьютер и заполняет новую карту,
которая направляется исполнителю.
Представленная исполнителям контрольная карта с
соответствующими материалами подшивается в дело.
10.10. Распоряжение председателя Комитета снимается с контроля
руководителем Комитета по представлении сектором контроля
материалов, характеризующих исполнение.
10.11. Поручения председателя Комитета снимаются с контроля
начальником организационного отдела после предварительного
рассмотрения председателем Комитета материалов, свидетельствующих
об исполнении.
Поручения, в исполнении которых отпала необходимость, снимаются
с контроля начальником организационного отдела по поручению лица,
давшего поручение.
10.12. Сроки исполнения заданий, содержащихся в правовых актах
Администрации, Комитета, планах работы Администрации, Комитета,
протоколах, поручениях (резолюциях) должностных лиц по служебным
документам, указываются в тексте документов либо поручениях
(резолюциях) руководителей.
10.12.1. Документы, по которым срок исполнения не указан,
исполняются в течение 30 дней.
10.12.2. Сроки исполнения заданий могут изменяться должностными
лицами или органами, установившими сроки исполнения.
10.13. В случае когда исполнение поручения возложено на двух
или более исполнителей, ответственность за исполнение несет
основной исполнитель, указанный в документе первым, если нет
других указаний.
10.14. Замена исполнителя или организации-исполнителя может
быть осуществлена только с разрешения или по указанию руководителя
или органа, давшего поручение.
10.15. В организационном отделе осуществляется контроль за
сроками и качеством рассмотрения писем граждан, поступивших в
Комитет.
10.15.1. Для осуществления контроля ответы из подразделений
Комитета, куда были направлены для рассмотрения письма граждан,
зарегистрированные ранее в организационном отделе, должны вновь
направляться в организационный отдел, где фиксируется исполнение,
вносится соответствующая информация в компьютер и, в случае
удовлетворительного исполнения, делается отметка о снятии с
контроля.
10.15.2. Все письма граждан, по рассмотрению которых получены
резолюции губернатора, начальника секретариата Канцелярии или
заместителя начальника секретариата Канцелярии, ставятся на
контроль в организационном отделе.
10.15.3. В случае исполнения поручения по рассмотрению письма
гражданина (см. пункты 7.18 и 7.19 Инструкции) в секторе писем оно
снимается с контроля только после отправки ответа гражданину.
10.16. В организационном отделе осуществляется контроль за
рассмотрением устных обращений граждан в Комитете, по исполнению
которых даны поручения должностными лицами Комитета (см. пункты
8.4.1 и 8.4.2 Инструкции).
10.16.1. Карточка устного приема с поручением должностного лица
Комитета поступает в организационный отдел, где помещается в
картотеку текущего контроля. Карточки в картотеке размещаются по
срокам исполнения поручения.
10.16.2. Каждый из исполнителей (если в резолюции указано
несколько исполнителей) несет ответственность за своевременное и
качественное исполнение поручения, данного ему.
10.16.3. Продление срока исполнения поручения по обращению
гражданина должно быть оформлено не менее чем за 2-3 дня до его
истечения с уведомлением об этом гражданина, обратившегося в
Комитет.
Если заявителю дается промежуточный ответ, в котором
указывается срок окончательного рассмотрения его просьбы, эта
информация подлежит обязательной постановке на дополнительный
контроль.
10.16.4. Работники организационного отдела приобщают информацию
(справку) к карточке учета устного приема и помещают ее в
картотеку дополнительного контроля, где карточки также располагают
по срокам исполнения.
11. Составление номенклатуры дел, формирование дел, подготовка
документов к последующему хранению и использованию
11.1. Номенклатура дел
Номенклатура дел представляет собой систематизированный
перечень заголовков дел, формируемых в процессе работы с
документами, с указанием сроков их хранения, и оформленный в
установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных
документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков
их хранения. Номенклатура дел является основным учетным документом
в делопроизводстве и служит основой для составления описей дел
постоянного и временного (более 10 лет) срока хранения и по
личному составу.
11.1.1. Организационным отделом совместно с директором
ведомственного архива ежегодно до 1 ноября текущего года
разрабатываются и составляются сводные номенклатуры дел
соответствующих подразделений Комитета на следующий год
(приложение 7 Инструкции) на основе номенклатур дел их структурных
подразделений (управлений, отделов, секторов и т.д.).
11.1.2. Сводная номенклатура дел Комитета подписывается
начальником организационного отдела, согласовывается с Центральным
государственным архивом Санкт-Петербурга (далее - ЦГА) не реже чем
один раз в 5 лет, в случае коренного изменения функций
подразделений Комитета и структуры Комитета согласовывается заново
независимо от срока ее согласования.
Сводная номенклатура дел Комитета в конце каждого года
уточняется, утверждается председателем Комитета, вводится в
действие с 1 января следующего календарного года.
11.1.3. При составлении сводных номенклатур дел подразделений
Комитета следует руководствоваться положениями о подразделениях
Комитета, их штатным расписанием, планами и отчетами о работе,
номенклатурами дел за прошлые годы.
11.1.4. Вновь созданное подразделение Комитета в месячный срок
разрабатывает номенклатуру дел подразделения и согласовывает ее с
организационным отделом.
11.1.5. Названиями разделов сводной номенклатуры дел Комитета
являются наименования его структурных подразделений, разделы
располагаются в соответствии с утвержденной структурой Комитета.
11.1.6. После утверждения сводной номенклатуры дел Комитета его
структурные подразделения получают выписки соответствующих
разделов сводной номенклатуры дел для использования в работе.
11.1.7. Графы сводной номенклатуры дел Комитета заполняются
следующим образом.
В графе "Индекс дела" проставляется индекс дела, включенного в
номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного обозначения
его структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела
по номенклатуре дел этого структурного подразделения. Индексы дел
обозначаются арабскими цифрами. Например: 07-15, где 07 - цифровое
обозначение соответствующего структурного подразделения; 15 -
порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел.
В графу "Заголовок дела" включаются заголовки дел (томов,
частей). Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и
подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности
документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Заголовок дела
должен в краткой, обобщенной форме отражать основное содержание и
состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке
дела неконкретных формулировок типа "разные материалы", "общая
переписка" и т.д., а также вводных слов, сложных синтаксических
оборотов, сокращенных слов и наименований организаций.
Заголовок включает в себя: название вида дела или видов
документов, наименование соответствующего структурного
подразделения; краткое содержание документов, включенных в дело.
Если заголовок включает в себя термин "документы", то в скобках
дается расшифровка (планы, отчеты, записки и т.д.). Заголовки дел
могут уточняться в процессе их формирования и оформления.
Заголовок может быть дополнен следующими элементами:
наименованием организации, которой адресованы или от которой
получены документы (адресата или корреспондента документа);
наименованием территории, с которой связано содержание
документов дела;
датой (хронологическими рамками), к которой относятся документы
дела;
сведениями о наличии копий документов дела (если в деле подшиты
копии) и другими.
В графе "Срок хранения" указывается срок хранения дела. На дела
временного срока хранения, в которых могут находиться документы,
имеющие научную, историческую и практическую значимость, при их
отборе на хранение проставляются сроки временного хранения и
пометка соответствующей экспертной комиссии "Подлежат экспертизе
ценности" (см. пункт 11.4 Инструкции).
В графе "Примечание" приводятся дополнительные сведения о
делах, включенных в номенклатуру дел (например, названия
документов, используемых при определении сроков хранения дел,
отметки о завершении дел, о переходящих делах, о выделении дел к
уничтожению, о передаче дел в другое структурное подразделение для
продолжения, о месте хранения и др.), которые отражают специфику
организации делопроизводства в Комитете.
11.1.8. В течение года организационным отделом по согласованию
с ЦГА в утвержденную сводную номенклатуру дел Комитета могут
вноситься изменения и дополнения.
11.1.9. Для упрощения ведения корректировки, дополнения или
переработки утвержденная номенклатура дел Комитета может быть
введена в компьютер.
11.2. Формирование дел
Формирование дел представляет собой группировку исполненных
документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
Формированием дел занимаются структурные подразделения.
11.2.1. Законченные делопроизводством документы сдаются в
архив.
Документы должны быть оформлены и переданы исполнителем в дело
в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.
В электронную карточку документа вносится отметка "в дело" о
включении документа в дело с указанием его номера согласно
номенклатуре дел.
Неисполненные и неправильно оформленные документы возвращаются
исполнителю для доработки.
11.2.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие
правила:
помещать в дела документы, по виду, наименованию и содержанию
соответствующие заголовкам дел по номенклатуре дел;
помещать в дела только исполненные, правильно оформленные
документы, т.е. с наличием необходимых подписей, дат и номеров,
отметок об исполнении, подписей, заверяющих копии, и т.п.;
помещать вместе все документы, относящиеся к решению одного
вопроса;
подшивать в разные дела документы постоянного и временного
сроков хранения;
группировать в дела документы одного календарного года (за
исключением переходящих дел);
не подшивать в дело документы, подлежащие возврату,
неисполненные, лишние экземпляры, черновики.
11.2.3. Сформированное дело не должно превышать 250 листов.
Если дело превышает установленные нормы, следует формировать
документы, относящиеся к данному делу, в два или несколько томов
(частей) под одним и тем же индексом. При наличии в деле
нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на
каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.
11.2.4. Номер дела, в которое будет подшит документ, определяет
исполнитель, согласовав номер с работником соответствующей службы
делопроизводства. На документе проставляется отметка "в дело N
__", дата передачи документа в дело, подпись исполнителя (с
расшифровкой и инициалами), а при необходимости также отметка о
решении вопроса, затронутого в данном документе.
11.2.5. На обложках дел (папок) должны указываться согласно
номенклатуре дел заголовки дел, отражающие виды и разновидности, а
также обобщенное содержание документов, подшитых в данные дела. На
корешках обложек дел проставляются индексы дел согласно
номенклатуре дел.
11.2.6. По истечении срока хранения дел в подразделениях
Комитета по месту формирования дел (через 3 года после окончания
дел) документы постоянного и временного (более 10 лет) срока
хранения передаются в архив.
11.2.7. Дела временного срока хранения (до 10 лет включительно)
хранятся до истечения срока хранения в соответственной службе
подразделения Комитета, ответственной за хранение документов.
Ответственность за сохранность документов и дел в
подразделениях Комитета несут руководители соответствующих служб,
ответственных за хранение документов.
11.3. При формировании дела осуществляют систематизацию
документов внутри дела. В дело подшиваются все документы по
конкретному вопросу, вместе с приложениями, указанными в тексте
документа.
При отсутствии приложений, указанных в тексте документа,
исполнитель обязан сделать запись на документе об их
местонахождении.
11.3.1. Документы внутри дела располагаются по хронологии.
Нормативные и организационно-распорядительные документы и
приложения к ним группируются в дела по видам актов и хронологии.
Положения, инструкции и т.п., являющиеся приложениями к
распорядительным документам, группируются вместе с указанными
документами. Если же они утверждены как самостоятельные документы,
то группируются в самостоятельные дела.
Протоколы в деле располагаются по хронологии по номерам.
Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела,
систематизируются по номерам протоколов.
Дела переписки группируются, как правило, за период
календарного года и систематизируются по хронологии: документ-
ответ помещается за документом-запросом.
При возобновлении переписки по определенному вопросу,
начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего
года с указанием индекса дела предыдущего года.
11.3.2. В делах, находящихся в делопроизводстве, документы
текущего года располагаются по хронологии снизу вверх по мере
поступления. При подготовке к сдаче в архив дела с документами
постоянного и временного (более 10 лет) сроков хранения
переформировываются в обратном порядке: документ, поступивший в
календарном году последним, должен быть внизу дела, а первый
документ календарного года - вверху дела, первым.
11.3.3. Все документы по одному вопросу, поступившие и
рассмотренные в течение календарного года, группируются вместе в
один раздел переписки. При возобновлении переписки по истечении
года подшивка документов производится в дело переписки текущего
года с обязательными взаимными ссылками.
11.3.4. Перешивка (переформирование) документов из одного дела
в другое допускается только при обнаружении ошибки в отнесении
документа к соответствующему делу. При перешивке документа из
одного дела в другое на вкладыше указывается, куда перешит
документ.
11.3.5. Если в деле имеются обращения нескольких организаций,
поступившие в разные сроки и исполненные одним решением, то они
группируются сначала по корреспондентскому признаку, а внутри этой
группы - по хронологическому.
11.4. Подготовка документов к последующему хранению и
использованию
Подготовка документов к последующему хранению и использованию
включает: экспертизу ценности документов, оформление дел, описание
дел, обеспечение сохранности документов, передачу дел в архивную
службу Комитета.
Подготовка документов к последующему хранению и использованию
осуществляется ежегодно работниками архива.
11.4.1. Экспертиза ценности документов проводится в архиве
экспертными комиссиями для установления научной, исторической и
практической значимости документов.
При проведении экспертизы ценности документов производится
отбор документов постоянного и временного (более 10 лет) сроков
хранения для подготовки к передаче в архив; отбор документов
временного срока хранения (до 10 лет включительно), выделение к
уничтожению документов и дел за предыдущие годы, сроки хранения
которых истекли (в том числе с отметкой "До минования
надобности").
При этом одновременно уточняются действующая номенклатура дел,
сроки хранения дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел,
проверяется соблюдение правил оформления документов и формирования
дел.
11.4.2. По результатам экспертизы ценности документов
соответствующего подразделения Комитета составляются описи дел
постоянного и временного (более 10 лет) сроков хранения
(приложение 8 к Инструкции) и по личному составу, а также акты о
выделении документов (дел) к уничтожению (приложение 9 к
Инструкции). При этом в номенклатуре дел напротив каждого
заголовка дела (в графе "Примечание") делается соответствующая
отметка, например: "уничтожено 02.04.1998" или "передано на
хранение в ______ по описи 04.02.1998" и т.п.
Каждая запись визируется руководителем соответствующего
подразделения Комитета и начальником организационного отдела.
11.4.3. Дела постоянного, временного (более 10 лет) срока
хранения и по личному составу подлежат полистному просмотру в
целях изъятия дублетных экземпляров документов, черновиков,
факсограмм, документов, подлежащих возврату, документов временного
срока хранения, неоформленных копий документов.
11.4.4. Оформление дела включает в себя комплекс работ по
описанию дела (на обложке), подшивке (или переплету), нумерации
листов, составлению заверительной надписи.
Дела Комитета, его структурных подразделений подлежат
оформлению при их заведении и по завершении года.
11.4.5. Дела постоянного, временного (более 10 лет) срока
хранения и по личному составу подшиваются или переплетаются в
твердую обложку, листы нумеруются карандашом в верхнем правом
углу, не задевая текста документа, а в конце дела на отдельном
листе делается заверительная надпись (приложение 10 к Инструкции).
Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения
подлежат частичному оформлению: допускается хранить их в папках-
скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в
делах, листы дел не нумеровать, заверительные надписи не
составлять.
11.4.6. Обложка дел постоянного, временного (более 10 лет)
срока хранения и по личному составу оформляется в соответствии с
существующими правилами (приложение 11 к Инструкции). По окончании
года в надписи на обложках этих дел вносятся уточнения,
проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию
подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела
вносятся дополнительные сведения.
11.4.7. Подшивка дел производится только после проведения
экспертизы ценности документов.
11.4.8. На прошедшие экспертизу ценности, сформированные и
оформленные (подшитые) дела ежегодно составляются описи.
Описи составляются отдельно на:
дела постоянного срока хранения;
дела временного (более 10 лет) срока хранения;
дела по личному составу.
11.4.9. Каждое дело (том) вносится в опись под самостоятельным
порядковым номером с указанием индекса дела по номенклатуре дел.
Заголовок дела, которое вносится в опись, должен соответствовать
заголовку дела на обложке и в номенклатуре дел.
11.4.10. Описи дел Комитета, их структурных подразделений
составляются в двух экземплярах, подписываются руководителем
соответствующего подразделения и начальником организационного
отдела.
Один экземпляр описи вместе с документами передается в архив,
осуществляющий управление архивным делом Комитета, а второй
экземпляр (с отметкой о приеме дел в архив) остается в структурном
подразделении, в котором составляется опись.
На дела постоянного, временного (более 10 лет) срока хранения и
по личному составу ежегодно составляются сводные описи дел
Комитета. Сводные описи составляются соответствующим
подразделением Комитета по согласованию с организационным отделом.
11.4.11. Дела постоянного, временного (более 10 лет) срока
хранения и по личному составу с момента их заведения и до передачи
на хранение в архив хранятся по месту их формирования.
11.4.12. Документы, не подлежащие сдаче на дальнейшее хранение
в архив, и дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения
по истечении срока хранения уничтожаются в подразделении Комитета
по акту, который согласовывается с соответствующей экспертной
комиссией, утверждается руководителем соответствующего
подразделения Комитета и хранится постоянно.
Документы, подлежащие уничтожению, должны измельчаться на
машинах для уничтожения бумаг или в разорванном виде помещаться
перед сдачей на переработку в металлические бачки, матерчатые или
крафт-мешки.
|
